Tussentijdse evaluatie. Rekenkamercommissie het Hoogeland

Transcriptie

1 Tussentijdse evaluatie Rekenkamercommissie het Hoogeland (gezamenlijke rekenkamercommissie De Marne, Winsum en Eemsmond)

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave...2 Inleiding...3 Inhoud en doel van de evaluatie...3 Methodiek van het evaluatieonderzoek...3 Opbouw van het rapport...4 De raden van De Marne, Eemsmond en Winsum...4 De griffiers van De Marne, Eemsmond en Winsum...7 De colleges van De Marne, Eemsmond en Winsum...8 De managementteams van De Marne, Eemsmond en Winsum...9 De rekenkamercommissie...10 Conclusies en aanbevelingen...12 Ten slotte...14 Reactie rekenkamercommissie...15 Nawoord

3 Inleiding Sinds begin 2006 werkt de gezamenlijke rekenkamercommissie Het Hoogeland voor de gemeenten De Marne, Eemsmond en Winsum. De gezamenlijke rekenkamercommissie bestaat uit drie externe leden. De leden zijn benoemd voor een periode van vijf jaar. De verordening op de rekenkamercommissie ligt hieraan ten grondslag. Bij het vaststellen van deze verordening is ook afgesproken regelmatig te evalueren. Enerzijds omdat de rekenkamercommissie een nieuw instrument voor elk van de drie raden is, anderzijds omdat de samenwerking op dit gebied nieuw is. Inhoud en doel van de evaluatie De toelichting van de verordening geeft aan waar de evaluatie over moet gaan. Zo dient in de evaluatie de meerwaarde van de verrichte onderzoeken van de rekenkamercommissie centraal te staan. Deze meerwaarde komt tot uitdrukking in de lessen die kunnen worden getrokken uit de ervaring uit het verleden ter verbetering van doelmatigheid en doeltreffendheid van het huidig en toekomstig gemeentelijk beleid. Daarom richt de evaluatie zich in de eerste plaats op de mate waarin de uitkomsten van onderzoek en de aanbevelingen van de rekenkamercommissie zich lenen voor dergelijke leereffecten voor de gemeente. Het tweede aspect dat geëvalueerd wordt, is de samenwerking tussen de gemeenten. Daarbij wordt gekeken in hoeverre de samenwerking tot kostenvoordelen heeft geleid. Ook wordt nagegaan in hoeverre samenwerking ertoe heeft geleid dat gemeenten van elkaars onderzoek kunnen leren. Een derde aspect heeft betrekking op de vraag of er leereffecten voor de rekenkamercommissieleden zijn geweest. Geconstateerd kan worden dat de rekenkamercommissie tot nu toe twee onderzoeksrapporten heeft opgeleverd. Het betreft: 1- het rapport kostprijsberekening en tariefbepaling ; 2- het rapport sturing en beheersing van subsidierelaties. In die zin kan van mogelijke leereffecten slechts beperkt sprake zijn. Daarom dient deze evaluatie te worden beschouwd als een tussentijdse evaluatie. Deze evaluatie richt zich op de huidige invulling en gang van zaken inzake de rekenkamercommissie, en in beperkte mate op de leereffecten. Doel van deze evaluatie is om inzicht te krijgen in de werkwijze tot nu toe in relatie tot de wensen per deelnemende gemeente. Verder maakt de evaluatie het mogelijk om daar waar nodig bij te sturen. Methodiek van het evaluatieonderzoek In de periode 1 februari 2009 tot 6 maart 2009 is een kleinschalig onderzoek verricht door de drie griffiers. Het onderzoek bestond uit een (beknopte) schriftelijke enquête onder raadsleden, leden van de rekenkamercommissie, de griffiers, collegeleden, en MT-leden (gemeentesecretarissen). 3

4 Er zijn verschillende vragenlijsten opgesteld. Eén vragenlijst is bestemd voor de leden van de gemeenteraden en griffiers, één vragenlijst is bedoeld voor de leden van de colleges en MT s en één vragenlijst is bedoeld voor de leden van de rekenkamercommissie. Vanuit praktische overwegingen is ervoor gekozen om de lijsten gezamenlijk in te (laten) vullen. Dat wil zeggen per raadsfractie, per college, per MT, door de rekenkamercommissie en ten slotte door de drie griffiers gzamenlijk. Van in totaal drie raadsfracties (uit twee gemeenten) is geen reactie ontvangen. Behoudens dat zijn alle vragenlijsten ingevuld retour ontvangen. De vragenlijsten omvatten open vragen over verschillende aspecten van de rekenkamercommissie, zoals bijvoorbeeld de (interne) werkwijze van de rekenkamercommissie, de rekenkamercommissie als controle instrument en de kwaliteit van de onderzoeksrapporten en aanbevelingen. Opbouw van het rapport De resultaten van de tussentijdse evaluatie worden per doelgroep beschreven. Voor zover van toepassing wordt binnen de afzonderlijke doelgroepen een vergelijking gemaakt tussen de drie deelnemende gemeenten. Op basis van de resultaten zijn enkele aanbevelingen geformuleerd. Een concept van het evaluatierapport is voor een reactie voorgelegd aan de rekenkamercommissie. De reactie is in een bijlage opgenomen. Tevens is met inachtname daarvan een nawoord geschreven. De raden van De Marne, Eemsmond en Winsum 1. Werkwijze omtrent het voordragen van onderzoeksonderwerpen In 2006 hebben (vertegenwoordigers van) de drie deelnemende raden in een plenaire bijeenkomst onderwerpen voor onderzoek aangedragen. De ervaringen met deze werkwijze zijn verschillend. Sommigen hebben de werkwijze als goed ervaren, omdat deze mede inzicht geeft in wat leeft bij andere gemeenten (Winsum). Ook omdat het de eerste keer was om onderwerpen aan te dragen (De Marne). Verder wordt opgemerkt dat de raden te veel verschillen in samenstelling om een gezamenlijk besluit te kunnen nemen (De Marne). Enkelen vonden deze werkwijze niet efficiënt (Winsum). Geconcludeerd wordt dat het gemiddeld oordeel neigt naar goed. 2. Selectie onderzoeksonderwerpen Er wordt zoal aangegeven dat de rekenkamercommissie een onafhankelijk orgaan is en zij haar eigen afweging maakt met betrekking tot de selectie van het onderwerp. Daarom wil een raadsfractie (De Marne) ook niets over de keuze zeggen, maar zij is het wel eens met de motivatie van de rekenkamercommissie. Verder vraagt een raadsfractie (Eemsmond) zich af of het gevaar niet reëel is dat de selectie van onderwerpen door de commissie deels bepaald wordt door het aanbod aan onderzoeksmogelijkheden. Een andere raadsfractie (De Marne) heeft aangegeven geen begrip te hebben voor de motivering en de afwijzing van het verzoek dat de raad heeft gedaan. De 4

5 fractie vindt dat met de opstelling van de rekenkamercommissie niet blijkt dat de rekenkamercommissie een verlengstuk, een instrument van de raad is om zijn controlerende taak beter te kunnen uitoefenen zoals in de literatuur wordt aangegeven. Geconcludeerd kan worden dat de selectie van onderzoeksonderwerpen gemiddeld als goed wordt beoordeeld. 3. Inbreng van de raden in de onderzoeksagenda Een raadsfractie geeft aan dat het nog een leerproces is voor zowel de raad als de rekenkamercommissie (De Marne). De raad wordt wel gelegenheid geboden om in te spelen op de onderzoeksagenda, maar worstelt nog met vragen wat wel en wat niet (De Marne). Volgens een andere raadsfractie verliest het instrument zijn meerwaarde als niets van wat de raad inbrengt wordt gehonoreerd (De Marne). Weer een andere raadsfractie zegt dat de raad zelf ook geen aanstalten heeft gemaakt om actief te willen participeren in de onderzoeksagenda (Eemsmond). Het gemiddelde oordeel is matig tot voldoende. 4. Kwaliteit van de onderzoeksrapporten Ten aanzien van de kwaliteit geldt dat een raadsfractie (Winsum) aangeeft dat deze matig is. Daarbij wordt ter toelichting vermeld dat er sprake is van het intrappen van open deuren, oppervlakkigheid en te zeer voor de hand liggende conclusies. Een andere raadsfractie (De Marne) stelt wat betreft de bruikbaarheid (als onderdeel van kwaliteit) dat de rapporten voor hen geen toegevoegde waarde hebben. Daarnaast zijn er raadsfracties die zich positiever uitdrukken en aangeven dat de kwaliteit uitstekend is en de rapporten duidelijk en goed leesbaar. Wanneer tot een gemiddeld oordeel moet worden gekomen, kan worden gesteld dat dit tendeert naar ruim voldoende. 5. Onderling uitwisselen en vergelijken van onderzoeksresultaten Door een raadsfractie (Eemsmond) wordt aangegeven dat het onderling uitwisselen en vergelijken van onderzoeksresultaten interessant zou zijn, maar waarschijnlijk niet goed uitvoerbaar. Enkele andere raadsfracties bevestigen dit en vermelden daarbij dat vergelijking van appels en peren niet kan, het zal moeten gaan om vergelijkbare grootheden. Weer andere raadsfracties geven zondermeer aan hieraan geen behoefte te hebben. Het totaal van de reacties geeft noch een positief, noch een negatief antwoord op de vraag of onderlinge uitwisseling en vergelijkbaarheid van onderzoeksresultaten wenselijk is, zo valt te concluderen. 6. Procedure met betrekking tot het onderzoeksproces Bij deze vraagstelling is met name ingezoomd op het aspect van de bestuurlijke reactie van het college alvorens een rapport (met aanbevelingen) aan de raad wordt aangeboden. Het blijkt dat de verschillende raadsfracties hier zeer verschillend over oordelen. Sommige fracties vinden de werkwijze goed en geven aan dat sprake is van een prettige manier van werken. Andere fracties geven aan dat het absoluut verkeerde werkwijze is, en ook het oordeel zeer slecht is vermeld. 5

6 Wanneer alle reacties als geheel worden beschouwd, is de gemiddelde conclusie dat de werkwijze op deze wijze kan, mits de bestuurlijke reactie niet van invloed is op het onderzoeksresultaat (de aanbevelingen). 7. Behandeling van het eindrapport door de raad Bij deze vraagstelling gaat het over de wijze waarop de raad zelf is omgegaan met de twee rapporten die zijn aangeboden. Daarbij komt naar voren dat een enkele raadsfractie (Winsum, De Marne) stelt dat de wijze van het behandeling niet goed is en weinig toevoegt. Andere raadsfracties geven juist aan dat de raad de rapporten prima/ goed heeft behandeld. Het totaalbeeld is gemiddeld matig positief. 8. Versterken van de controlerende functie van de raad De rekenkamer(commissie) is een instrument ten behoeve van de raad. Het is bedoeld ter ondersteuning van de raad in het controleren van het door het college gevoerde bestuur. De raadsfracties hebben duidelijk een verschillend beeld, waar het gaat om de vraag of de rekenkamercommissie de raad in die controlerende rol heeft versterkt. Door één van de raadsfracties (Eemsmond) wordt aangegeven dat de rekenkamercommissie de controlerende functie van de raad in belangrijke mate versterkt. Anderen geven in min of meer vergelijkbare bewoordingen aan dat dit slechts marginaal is. Als gemiddelde van alle reacties wordt geconcludeerd dat de raadsfracties van mening zijn dat de controlerende rol beperkt wordt versterkt. 9. Leerpunten en (eventuele) bijsturing en suggesties Er zijn diverse raadsfracties die geen leerpunten e.d. hebben aangedragen. Sommige fracties hebben bij andere vraagstellingen al zaken aan de orde gesteld en verwijzen daar kortheidshalve naar. Voor zover bij deze vraagstelling expliciete punten zijn genoemd, is dat hierna per gemeente vermeld: - snelheid van een onderzoek (Eemsmond); - graag tussentijdse rapportage (Eemsmond); - de rekenkamer(commissie) gebruiken waar die voor bedoeld is. En dus niet als overbodige aanvulling op de accountant (Winsum); - wellicht nog scherper de opdracht formuleren (Winsum); - we hebben diverse voorstellen en suggesties gegeven, overigens zouden we dit graag in het audit committee toe willen lichten en willen bespreken (Winsum); - rechtstreekse contacten tussen fractie en rekenkamer (Winsum); - er dient voldoende financiële ruimte te zijn voor onderzoek. Indien die ruimte niet geven kan worden kan beter met de werkzaamheden van de rekenkamer worden gestopt (De Marne); - de rekenkamer alleen gebruiken als er zinnige onderwerpen te onderzoeken zijn en niet maar onderzoeken er neer leggen, omdat de rekenkamer werk moet houden (De Marne); - wanneer de rekenkamercommissie deze taak wil versterken zal zij in ieder geval ook de door de raad aangedragen onderwerpen dienen te onderzoeken en aan het gevraagde (onderwerp, opzet en vragen) moeten voldoen. Ook dient het onderzoeksrapport op zich zelf te staan (dus een rapport zonder inbreng van partijen). Het college behoeft er 6

7 niet op voorhand op te reageren. Dit kan ook na de bespreking en desgevraagd in de raad. Wanneer er wel een reactie op wordt gegeven, dient de commissie daarop haar reactie weer te geven en dit op te nemen in het eindrapport. Overigens geldt hetzelfde bij andere partijen die bij het onderwerp betrokken zijn, dit kan dus ook de raad zijn (De Marne); - zoals al eerder opgemerkt, misschien meer directe sturing over de onderwerpen van onderzoek. Meer benadrukken dat de rekenkamercommisie een instrument van de raad is (De Marne). De griffiers van De Marne, Eemsmond en Winsum 1. Werkwijze omtrent het voordragen van onderzoeksonderwerpen In 2006 hebben (vertegenwoordigers van) de drie deelnemende raden in een plenaire bijeenkomst onderwerpen voor onderzoek aangedragen. De griffiers vinden dat deze werkwijze voor dat moment passend was. De rekenkamercommissie was een nieuw instrument van de raad en de bijeenkomst diende als leermoment. In de huidige situatie lijkt deze werkwijze minder nodig. 2. Selectie onderzoeksonderwerpen In zijn algemeenheid is er tevredenheid over de werkwijze. De rekenkamercommissie werkt op basis van haar onderzoeksprotocol en de besluitvorming hierover is transparant. 3. Inbreng van de raden in de onderzoeksagenda Het plan was om onderwerpen naar aanleiding van de jaarrekeningen te destilleren. In de praktijk is dit nog niet echt uit de verf gekomen. Hierin zou een verbeterslag gemaakt kunnen worden. 4. Kwaliteit van de onderzoeksrapporten Tot nu toe zijn twee eindrapporten verschenen. Het zijn heldere en bruikbare rapporten. De aanbevelingen zijn helder geformuleerd. De griffiers zijn van mening dat in enkele gevallen de aanbevelingen (iets) uitgesprokener geformuleerd zouden kunnen worden. 5. Onderling uitwisselen en vergelijken van onderzoeksresultaten Tot op heden is bij de griffiers geen behoefte gebleken aan een benchmark van de onderzoeksresultaten (dit in relatie tot de nu toe onderzochte onderwerpen). 6. Procedure met betrekking tot het onderzoeksproces De procedure van de rekenkamercommissie is dat een bestuurlijke reactie van het college wordt gevraagd, voordat het eindrapport aan de gemeenteraad wordt aangeboden. Volgens de griffiers is deze werkwijze vanuit oogpunt van de onderzoeksmethodiek (hoor en wederhoor) een prima werkwijze. Vanuit de 7

8 politieke invalshoek is een werkwijze waarop het rapport eerder aan de raad wordt aangeboden wenselijk. 7. Behandeling van het eindrapport door de raad De inhoudelijke behandeling van de twee onderzoeksrapporten en rapporten van aanbevelingen is verschillend verlopen in de drie gemeenten. Zo is bijvoorbeeld in Eemsmond het eerste rapport in een informatieve raadsbijeenkomst behandeld, waarbij ook de leden van de rekenkamercommissie en de leden van het college aanwezig waren. Het tweede rapport is inhoudelijk behandeld in de rekeningcommissie (bestaande uit leden van alle raadsfracties), waarbij alleen de leden van de rekenkamercommissie aanwezig waren. In de openbare raadsvergadering werd op basis van de beraadslagingen het college vervolgens verzocht om uitvoering te geven aan de aanbevelingen. In zowel De Marne als Winsum zijn de rapporten aan de raad gepresenteerd en heeft aansluitend raadsbehandeling plaatsgevonden. Gesteld kan worden dat de raden over het algemeen de aanbevelingen onderstrepen. 8. Versterken van de controlerende functie van de raad De griffiers vinden dat de rekenkamercommissie bijdraagt aan de controlerende functie van de raad. Op basis van twee onderzoeksrapporten is de mate waarin de controlerende functie is (wordt) versterkt nog moeilijk te bepalen. 9. Leerpunten en (eventuele) bijsturing en suggesties Volgens de griffiers zou de rekenkamercommissie zich meer kunnen profileren richting de gemeenteraden, door bijvoorbeeld tussentijds te rapporteren over het verloop van een onderzoek. Verder vinden de griffiers de borging van de uitvoering van de aanbevelingen een aandachtspunt. De colleges van De Marne, Eemsmond en Winsum 1. Wijze van onderzoek door rekenkamercommissie De beantwoording van de colleges is erg uiteenlopend op deze vraag. De termen goed (Eemsmond) en zorgvuldig (De Marne) komen naar voren, maar ook zeer matig (Winsum). Opgemerkt wordt dat de uitkomsten weinig toegevoegde waarde hebben en het proces erg lang duurde (Winsum). Daarentegen wordt ook opgemerkt dat de ingeschakelde deskundigheid als goed wordt ervaren (Eemsmond). 2. Samenwerking met onderzoekers De colleges geven aan dat er van directe samenwerking geen sprake was. Er werd periodiek teruggekoppeld aan de secretaris en het afdelingshoofd, met de mogelijkheid te sturen op onjuistheden (Eemsmond). Het college is alleen achteraf betrokken bij het onderzoek (Winsum). De overleggen die hebben plaatsgevonden zijn steeds naar tevredenheid verlopen (Eemsmond). 8

9 3. Knelpunten in het onderzoeksproces Er is slechts één knelpunt in het onderzoeksproces ervaren. Het betreft de lange doorlooptijd van het proces. Beide onderzoeken kende een langere doorlooptijd dan oorspronkelijk gepland (Winsum). 4. Totstandkoming bestuurlijke reactie De bestuurlijke reactie is bij de gemeenten via bespreking in het college tot stand gekomen. Opgemerkt wordt dat bij het eerste onderzoek de bestuurlijke reactie lang op zich heeft laten wachten, bij het tweede onderzoek is sneller gereageerd, maar had er scherper geformuleerd kunnen worden (Winsum). 5. Borging van de uitvoering van de aanbevelingen Bij de beantwoording van deze vraag lopen de antwoorden uiteen. Zo wordt er aangegeven dat de borging wellicht nog onvoldoende is, maar in de P&Ccyclus wordt verankerd en er nog een afzonderlijk evaluatiemoment plaatsvindt (Winsum). Ook wordt er aangegeven dat de uitkomsten van het onderzoek niet altijd overeen komen met het standpunt van het college. Voor zover door de raad opmerkingen worden gemaakt over de uitkomst van het rapport, worden deze door het college zoveel mogelijk geborgd (Eemsmond). Omtrent het laatst uitgebrachte rapport wordt een raadsvoorstel uitgewerkt en overleg gepleegd met subsidiepartners (De Marne). 6. Leerpunten en (eventuele) bijsturing en suggesties Als leerpunt wordt aangedragen vooraf scherper de gewenste opdracht te formuleren (Winsum) en er wordt een aantal suggesties gedaan; de portefeuillehouder te betrekken bij de start van het onderzoek, een kick off ; diepgaander onderzoek te verrichten en een betere bewaking van deadlines (Winsum). Bijsturing wordt op dit moment niet nodig geacht (Eemsmond en De Marne). De managementteams van De Marne, Eemsmond en Winsum 1 1. Wijze van onderzoek door rekenkamercommissie Uit de resultaten blijkt dat de managementteams vinden dat de uitvoering van de onderzoeken goed en adequaat is verlopen. Opgemerkt wordt dat de doorlooptijd wel erg lang was. 2. Samenwerking met onderzoekers In het algemeen is de samenwerking met de onderzoekers prima verlopen. Eén managementteam (De Marne) geeft aan dat er sprake was van onduidelijkheid (onduidelijke afspraken van beide partijen). Zij geeft aan dat de samenwerking voor verbetering vatbaar is. 1 Het managementteam van De Marne heeft aangegeven dat de beantwoording van de vragenlijst betrekking heeft op het tweede onderzoek. 9

10 3. Knelpunten in het onderzoeksproces Er is slechts één knelpunt in het onderzoeksproces ervaren; het moment van onderzoek was niet bekend, waardoor het leveren van de stukken en de interviews vrij urgent ingepland moest worden (Winsum) 4. Totstandkoming bestuurlijke reactie De managementteams geven aan dat de bestuurlijke reactie via een ambtelijk advies aan het college is voorgelegd. 5. Borging van de uitvoering van de aanbevelingen De beantwoording van de managementteams lopen op dit punt uiteen. Zo geeft één managementteam aan dat de aanbevelingen worden meegenomen in de lopende werkzaamheden (Winsum). Eén managementteam geeft aan dat de uitkomsten van het onderzoek niet altijd overeen komen met het standpunt van het college. Voor zover door de raad opmerkingen worden gemaakt over de uitkomst van het rapport, worden deze door het college zoveel mogelijk geborgd (Eemsmond). En één managementteam geeft aan dat de aanbevelingen uit het laatste rapport worden overgenomen in de nieuwe subsidieverordening die momenteel wordt opgesteld. 6. Leerpunten en (eventuele) bijsturing en suggesties Op de vraag "Wat zou u willen bijsturen/veranderen?", wordt aangedragen dat het de vraag is of een gezamenlijke rekenkamer wel dat brengt wat ervan verwacht wordt. De rekenkamer staat redelijk ver van de individuele gemeente. Het is de vraag of specifiek gemeente eigen onderwerpen wel voldoende aan bod komen (Winsum). De twee andere managementteams geven aan tot nu toe geen aanleiding tot bijsturing/verandering te wensen. Als suggestie wordt meegegeven: een betere afstemming in de gemeente over de onderzoeksonderwerpen (Winsum) en het onderzoeksproces in een kortere periode uitvoeren met duidelijkere afspraken. De rekenkamercommissie 1. Functioneren van de rekenkamercommissie In zijn algemeenheid zijn de leden van de rekenkamercommissie redelijk tevreden over hoe de rekenkamercommissie tot nu toe heeft gefunctioneerd. Als aandachtspunt wordt genoemd de betrokkenheid van de raden bij de rekenkamercommissie. Deze is misschien beperkt. Verder wordt als aandachtspunt de onderlinge afstand genoemd. De rekenkamercommissie vindt deze wat groot. 2. Taakinvulling van de leden van de rekenkamercommissie De onderlinge taakverdeling binnen de rekenkamer verliep in goed overleg. De ondersteuning door de ambtelijk secretaris verliep op zich goed. Tot nu toe was de rol van de ambtelijk secretaris inhoudelijk beperkt. De werkzaamheden betroffen vooral het afhandelen van de financiën, het vermenigvuldigen van 10

11 rapporten en betrokkenheid bij de opzet en het bijhouden van de website en dergelijke. De voorzitter en de secretaris ervaren het schrijven van conclusies en aanbevelingen als grootste belasting. Dit betreft niet zozeer de aard van het werk, maar wel het tijdsbeslag. Op basis van praktijkervaringen kost het schrijven tussen de 12 en 18 uur. Deze uren moeten vooral in het weekend en op vrije dagen worden gemaakt. Dit heeft ook invloed op de doorlooptijd van het onderzoek. Een mogelijk alternatief zou volgens de leden van de rekenkamercommissie kunnen zijn om de conclusies en aanbevelingen door het onderzoeksbureau te laten opstellen. De rekenkamercommissie vindt dat hieraan wel nadelen kleven, zoals de greep verliezen op de conclusies en aanbevelingen. Ook zal het de uniformiteit van de conclusies en aanbevelingen geen goed doen. 3. Knelpunten in het onderzoeksproces De leden van de rekenkamercommissie geven aan dat van echte knelpunten in het onderzoeksproces geen sprake is geweest. Opgemerkt wordt dat het wel de nodige tijd kost voordat een onderzoeksrapport op tafel ligt, waarop de rekenkamercommissie vervolgens haar conclusies en aanbevelingen kan baseren. Het begeleiden van het onderzoek en het schrijven van de conclusies en aanbevelingen is een tijdrovend geheel. Volgens de voorzitter van de rekenkamercommissie vloeit dit voort uit het feit dat de rekenkamercommissie invloed wil hebben op de inhoud en kwaliteit van het onderzoeksrapport. Een suggestie van de rekenkamercommissie is om met grotere onderzoekbureaus te gaan werken. Verder zegt de rekenkamercommissie dat de doorlooptijd van het onderzoek nu (vrij) lang is. Als verklaringen worden genoemd: - de tijd die een onderzoeksbureau nodig heeft om het onderzoek af te ronden; - de tijd die de rekenkamercommissie nodig heeft voor het schrijven van conclusies en aanbevelingen; - de tijd dat een conceptrapport bij de gemeente ligt voor ambtelijk en bestuurlijk commentaar. Op basis hiervan is de rekenkamercommissie van mening dat het terug dringen van de doorlooptijd de inspanning van de verschillende partijen zal vergen. Verder vindt de rekenkamercommissie een belangrijk punt van aandacht de vraag in hoeverre de rekenkamercommissie nauw betrokken moet/ wil zijn bij de uitvoering van onderzoeken door onderzoekbureaus. Het is niet zonder meer duidelijk wat de rekenkamercommissie zou moeten doen. 4. Werkwijze omtrent het voordragen van onderzoeksonderwerpen In 2006 hebben (vertegenwoordigers van) de drie deelnemende raden in een plenaire bijeenkomst onderwerpen voor onderzoek aangedragen. De rekenkamercommissie vindt dat dit mag worden herhaald, omdat raadsleden dan van elkaar kunnen horen welke ideeën er leven en hierover overleggen. Overigens is het voor de rekenkamercommissie geen enkel probleem als de raden afzonderlijk onderwerpen aandragen. 11

12 5. Leerpunten en (eventuele) bijsturing en suggesties De leden van de rekenkamercommissie willen proberen om de uitvoering van de onderzoeken door onderzoekbureaus sneller te laten verlopen. Verder zou de rekenkamercommissie regelmatiger suggesties vanuit de raden voor te onderzoeken onderwerpen willen ontvangen. Ook vindt de rekenkamercommissie een actieve(re) behandeling van de rapporten in de raad wenselijk. Tevens zou de raad meer kunnen kijken naar wat een rapport nu zou moeten betekenen voor B&W en voor de ambtelijke organisatie en hier naderhand ook nog eens op terug komen. Verder proberen om binnen de raad en de gemeente systematischer na te gaan wat er elders in de organisatie geleerd kan worden van de inhoud van een rapport. Conclusies en aanbevelingen Geconcludeerd kan worden dat met de uitkomsten van deze tussenevaluatie inzicht is verkregen in de huidige werkwijze en gang van zaken rond de rekenkamercommissie. Enkele opvallende punten worden hieronder nader beschreven, namelijk: a) het aandragen van onderzoeksonderwerpen door de raad; b) de onderwerpenselectie door de rekenkamercommissie (de invloed van de raad op de onderzoeksagenda); c) doorlooptijden van de onderzoeken en de rol van- en invloed daarop van de rekenkamer, waaronder het formuleren van de conclusies en aanbevelingen; d) bestuurlijke reactie op onderzoeksrapport nog voordat de raad daarvan kennis heeft kunnen nemen. Ad a In 2006 hebben (vertegenwoordigers) van de drie deelnemende raden tijdens een plenaire bijeenkomst onderzoeksonderwerpen voorgedragen. De rekenkamercommissie heeft niet alle onderzoeksonderwerpen gehonoreerd. Uiteindelijk zijn twee onderzoeken voor alle drie de deelnemende gemeenten uitgevoerd. Uit de antwoorden van de raadsleden, leden van de rekenkamercommissie en griffiers concluderen wij dat deze werkwijze op zich (redelijk) heeft gewerkt. Maar er lijkt nu een voorkeur te zijn om afzonderlijk onderwerpen aan te dragen, omdat de gemeenteraden (te) verschillend zijn (c.q. een eigen onderzoeksbehoefte hebben). Aanbeveling Wij bevelen de raden aan regelmatig(er) en actiever onderzoeksonderwerpen voor te dragen. Aangrijpingspunten hiervoor kunnen bijvoorbeeld worden gevonden in de (behandeling van de) bestuursrapportages, jaarrekeningen en jaarverslagen. Ad b Wij concluderen dat raadsleden de invloed van de raad op de onderzoeksagenda matig tot voldoende vinden. Volgens een enkele raadsfractie verliest de rekenkamercommissie haar meerwaarde als controleinstrument als niets van wat de raad inbrengt wordt gehonoreerd. Uit de 12

13 antwoorden van de raadsleden blijkt verder dat zij de versterking van de controlerende taak als beperkt ervaren. Aanbeveling Wij bevelen aan dat de afzonderlijke raden en de rekenkamercommissie met elkaar in gesprek komen (en blijven) over de selectie van onderwerpen en de vaststelling van de onderzoeksagenda (door de rekenkamercommissie). Eén en ander zal (wederzijds) verduidelijkend kunnen werken en de onderlinge afstand kunnen verkleinen. Ad c Wij concluderen uit de antwoorden van alle betrokkenen dat de doorlooptijd van de onderzoeken als (te) lang wordt ervaren. De leden van de rekenkamercommissie hebben een aantal verklaringen voor de lange doorlooptijd genoemd, zoals de tijd die een onderzoeksbureau nodig heeft om het onderzoek af te ronden, de tijd die de rekenkamercommissie nodig heeft voor het schrijven van conclusies en aanbevelingen en de tijd dat een conceptrapport bij de gemeente ligt voor ambtelijk en bestuurlijk commentaar. De rekenkamercommissie doet de suggestie om met grotere onderzoeksbureaus te gaan werken die ook de conclusies en aanbevelingen gaan opstellen. Aanbeveling Wij bevelen de raden aan om de rekenkamercommissie te vragen de gedane suggestie uit te werken in een nader voorstel, waarbij ook de financiële consequenties in kaart worden gebracht. Ad d Wij concluderen dat de werkwijze waarbij de rekenkamercommissie een bestuurlijke reactie van het college op het onderzoeksrapport vraagt, nog voordat de raad daarvan kennis heeft kunnen nemen op zich kan. Voor een aantal fracties is dit echter wel een heikel punt. Daarom willen we graag het volgende aanbevelen. Aanbeveling Wij bevelen de raden aan om in overleg te treden met de rekenkamercommissie over de huidige werkwijze ten aanzien van dit punt. Indien en voor zover in dit overleg blijkt dat aanpassing van de werkwijze wellicht toch wenselijk is, kan bij wijze van experiment, gedacht worden aan het volgende. Het onderzoeksrapport wordt na een ambtelijke check waarbij wordt vastgesteld of de rekenkamercommissie de juiste feitelijke informatie heeft gebruikt (wederhoor) tegelijkertijd aan het college voor een bestuurlijke reactie én aan de raad (vooralsnog ter informatie) toegezonden. Na ontvangst van de bestuurljike reactie stelt de rekenkamercommissie het definitieve rapport vast en dat wordt ter behandeling aan de raden aangeboden. Nadat hiermee ervaring is opgedaan, kan beoordeeld worden of de verordening dient te worden aangepast. Teneinde in praktische zin tot uitvoering van de genoemde aanbevelingen te kunnen komen, willen wij nog de volgende aanbeveling doen. 13

14 Aanbeveling Wij bevelen de raden aan een (kleine) werkgroep te formeren die zich gaat richten op de uitvoering van de geformuleerde aanbevelingen. De werkgroep kan bestaan uit een vertegenwoordiger per afzonderlijke raad, aangevuld met een griffier. Ten slotte Zoals reeds meerdere malen vermeld, gaat het hier om een tussentijdse evaluatie. Vandaar dat aspecten als de samenwerking tussen de gemeenten, de leereffecten voor gemeenten en de financiële aspecten niet aan bod zijn gekomen. Deze aspecten zullen in een volgende evaluatie naar het functioneren van de rekenkamercommissie worden meegenomen. 14

15 Reactie rekenkamercommissie 15

16 16

17 Nawoord Wij hebben kennis genomen van de reactie van de rekenkamercommissie Het Hoogeland. In algemene zin geeft de rekenkamercommissie aan dat zij de gedane constateringen en geformuleerde aanbevelingen graag betrekt bij haar toekomstige werkzaamheden. De rekenkamercommissie spreekt verder de hoop uit dat zij mede op basis van deze evaluatie haar ondersteunende rol in de richting van de gemeenteraden verder kan ontwikkelen. Wij onderstrepen dit. Op één specifiek punt geeft de rekenkamercommissie een nadere reactie. Dit betreft de aanbeveling om bij wijze van experiment een rapport gelijktijdig voor een bestuurlijke reactie toe te zenden aan het college van B&W en aan (ter informatie) aan de raad. De rekenkamercommissie is hier geen voorstander van. Ze heeft hiervoor verschillende redenen. Zo vindt ze dat met de huidige werkwijze de raad een compleet beeld wordt gegeven van de onderzoeksbevindingen en eraan te verbinden conclusies en aanbevelingen en de reactie van het college. Dit biedt volgens de rekenkamercommissie een uitgebreide basis voor verdere discussie in de raad. Wij zijn van mening dat het experiment niet ten koste hoeft te gaan van de discussie in de raad. Ook bij het experiment wordt het onderzoeksrapport met de bestuurlijke reactie van het college aan de raad voorgelegd. Het experiment is bedoeld om de raad eerder in dit proces te betrekken dan wel te informeren. Dit kan de betrokkenheid van de raad vergroten. Daarnaast komt het de transparantie van het onderzoeksproces ten goede. Zoals uit de uitkomsten van de evaluatie blijkt wordt de doorlooptijd van het onderzoek door alle betrokkenen als (te) lang ervaren. Mede hierdoor heeft de raad nu weinig zicht op het proces. Het experiment kan hier verandering in brengen. Daarom stellen we voor om de nieuwe werkwijze op experimentele basis in de praktijk te brengen. Op basis van de praktijkervaringen kan beoordeeld worden of het wenselijk is om deze werkwijze een structureel karakter te geven. 17