Registreren en factureren van jeugdzorg

Transcriptie

1 Registreren en factureren van jeugdzorg Vind je weg in codes Drie uitvoeringsvarianten maar geen verplichting Het woonplaatsbeginsel kan leiden tot onverwachte situaties Co-creatie met opdrachtgevers

2 Registreren en factureren van jeugdzorg Vind je weg in codes Met ingang van 1 januari 2015 is de wetgeving rondom zorg voor kind en jeugd veranderd. Sinds die tijd is de Jeugdwet van kracht, waarbij gemeenten verantwoordelijk zijn voor inkoop en toewijzing van jeugdhulp en jeugd-ggz. De wetswijziging bracht veel onduidelijkheid met zich mee bij jeugdzorgaanbieders over producten, financieringsvormen en declaratie- en verantwoordingsafspraken. Zorginstellingen moeten nu afspraken maken met meerdere gemeenten. Dat dat niet altijd even soepel gaat, werd de afgelopen periode wel duidelijk. Ook voor het EPD van Medicore (MC EPD) - een compleet, gebruiksvriendelijk en webbased elektronisch patiëntendossier - had deze nieuwe wet- en regelgeving veel gevolgen. MC EPD is continu in ontwikkeling om jeugdzorg te ondersteunen. Om de inkomsten voor haar opdrachtgevers veilig te stellen, heeft Medicore gekozen voor een flexibele oplossing voor de registratie en facturatie van jeugdzorg. Hierdoor ondersteunt MC EPD de meeste declaratievarianten. Bovendien is de oplossing van Medicore snel aan te passen aan eventuele toekomstige wijzigingen in de systematiek. In deze whitepaper leest u hoe Medicore omgaat met de veranderingen op het gebied van jeugdzorg. Onze ervaringen kunt u gebruiken voor uw eigen bedrijfsvoering: we zetten op een rij wat veranderd is in de jeugdzorg en hoe u hier het beste mee om kunt gaan. Vanuit de zorginstellingen gezien, levert de wetswijziging nog steeds veel vragen op. Hoe regelen we de zorg? Op welke manier wordt een beschikking toegekend? Hoe kunnen we factureren? Kunnen we voor onze declaraties naar Jeugdhulp of Jeugdzorg? verschillende gemeenten meerdere declaratiesystematieken naast elkaar gebruiken? De zorgcontinuering van 2014 naar 2015 is voor de cliënt gegarandeerd, maar krijgen we de door ons geleverde zorg wel betaald? Van jeugdzorg en jeugdhulp zijn veel definities in omloop. Vaak worden jeugdhulp en jeugdzorg door elkaar gebruikt. Wij hebben gekozen voor de volgende definitie. Op grond van de Jeugdwet zijn gemeenten verantwoordelijk voor alle vormen van jeugdzorg: Ambulante jeugdhulp Pleegzorg Jeugdzorgplus (gesloten jeugdzorg) Verblijf in een jeugdinstelling Jeugd-GGZ Jeugdzorg voor jongeren met een beperking Jeugdzorg voor jongeren met ernstige beperkingen Ondertoezichtstelling en voogdij Jeugdreclassering 2

3 Overgangsperiode op de helft De eerste drie jaar na de invoering van de Jeugdwet is voor de Jeugd-GGZ bestemd als overgangsperiode om van de oude naar een nieuwe productstructuur en het daarbij behorende uitvoeringsproces te gaan. De afspraken die zorgverzekeraars en gemeenten (VNG) over deze zachte landing hebben gemaakt staan in de brief die de Staatssecretaris van VWS in februari 2014 aan de Tweede Kamer heeft gestuurd. Gemeenten en zorgaanbieders hebben tot 1 januari 2018 de tijd om afspraken te maken over de overgang naar een uniforme werkwijze met een beperkt aantal varianten. Deze overgangsperiode is nu op de helft. De afgelopen anderhalf jaar van deze periode zijn de zorginstellingen vooral bezig geweest met het waarborgen van de continuering van de zorg, zorgcontractering en het afstemmen van facturatie met de gemeenten. Er is veel beweging, maar het is nog onduidelijk of deze de goede kant op is, aangezien de nieuwe productstructuur en uitvoeringsprocessen nog verre van uitgewerkt zijn. In de Tweede Kamer is in maart gesproken over problemen die nog steeds spelen. Belangrijk hierbij is de administratieve lastendruk met als concrete problematiek het woonplaatsbeginsel, standaardisatie en verantwoording. Onze opdrachtgevers ervaren deze problemen ook (zie de paragraaf Co-creatie met opdrachtgevers ). Samen met die opdrachtgevers ontwikkelt Medicore slimme oplossingen voor deze problemen. Doel blijft de jeugdzorg te kunnen registreren en factureren met minimale administratieve lasten. Hoe standaard is de landelijke registratiestandaard? VNG en Zorg Instituut Nederland hebben landelijke informatiestandaarden (istandaarden) voorgesteld Woonplaatsbeginsel op basis waarvan de zorg geleverd kan worden. Elke informatiestandaard is een verzameling regels en afspraken die ervoor zorgen dat gegevens elektronisch, gestandaardiseerd, goed en veilig worden uitgewisseld tussen alle gebruikers. De standaard voorziet echter niet in alle benodigde details, zoals productcodes, bedrijfsregels, afrondingsregels, facturatiefrequentie en wijze van factureren en is daar ook niet dwingend in. Zoals een zorgaanbieder het Kaart: Jan-Willem van Aalst Met de invoering van de Jeugdwet komt ook het woonplaatsbeginsel om de hoek kijken. Het woonplaatsbeginsel bepaalt welke gemeente verantwoordelijk is voor het inzetten van jeugdzorg of voor het uitvoeren van een maatregel jeugdbescherming of jeugdreclassering. Consequentie hiervan is dat een zorgaanbieder (zonder dat deze er erg in heeft) met een gemeente aan de andere kant van het land te maken kan krijgen. Dit is bijvoorbeeld het geval als de ouders van een kind worden ontzet uit de ouderlijke macht en het kind een voogd toegewezen krijgt in een andere gemeente. Dat leidt ertoe dat de zorginstelling, gedurende de behandeling, onverwachts afspraken moet maken met een nieuwe gemeente over processen, productcodes en manier en tijdstip van factureren. Medicore biedt de mogelijkheid om dit op een eenvoudige manier te registreren. Bij het opvoeren van de nieuwe gemeente bij de cliënt, signaleert MC EPD of er al een contract is met deze gemeente, zodat de instelling snel kan zien of er nieuwe afspraken gemaakt moeten worden. De beschikking van de oude gemeente wordt beëindigd door de oude gemeente. De zorginstelling dient een verzoek om toewijzing in bij de nieuwe gemeente. Daarna kan de zorginstelling een voorlopige beschikking aanmaken en de nieuwe behandeling starten in hetzelfde zorgtraject, met de organisatie eigen producten. Zodra de beschikking binnen is, kan de zorginstelling de eigen productcodes in MC EPD laten vertalen naar de codes van de nieuwe gemeente (zie kader Gemakkelijk registreren met de vertaaltool ). verwoordde: De standaarden zijn ideaal voor de inkoop van potloden, maar ongeschikt voor het afhandelen van de zorgbehoefte van jeugdigen. Daarnaast zijn de 390 gemeenten nog niet klaar om conform de landelijke standaarden te werken. Tijdens de algemene ledenvergadering van de VNG in juni 2015 hebben gemeenten wel nadrukkelijk de wil uitgesproken om te werken met de standaarden. 3

4 Status bij de 390 gemeenten (1ste helft 2016) Bron: i-sociaaldomein.nl 274 gemeenten maken gebruik van het JW301 bericht 165 gemeenten ondersteunen de JW gemeenten hebben nog geen mogelijkheid om digitale berichten uit te wisselen. Gemeenten houden nu nog vast aan de voor hen al bekende processen en communicatiekanalen. Dit levert veel creatieve oplossingen op, waardoor de zorgaanbieder met wel 390 verschillende systematieken te maken kan krijgen! Medicore heeft opdrachtgevers die bovenregionaal of landelijk opereren en soms met wel 300 verschillende gemeentes te maken hebben en daardoor met de een groot aantal verschillende productcodes, procesafspraken en communicatiekanalen. Dit betekent dat MC EPD de mogelijkheid biedt te kiezen en te wisselen tussen deze gemeenten (en de bijbehorende afspraken). Er zijn discrepanties tussen productomschrijvingen, maar ook de manier en het tijdstip van factureren kunnen totaal verschillend zijn. Een Jeugd-GGZ aanbieder had voorheen te maken met zo n 150 verschillende producten. Nu wordt hij in het slechtste geval geconfronteerd met wel verschillende productcodes. Naar gestandaardiseerde uitvoeringsvarianten Om ervoor te zorgen dat gemeenten zo veel mogelijk hetzelfde omgaan met jeugdzorg, is eind 2015 is een nieuwe standaard geïntroduceerd rondom het maken van procesafspraken, productafspraken en facturatieafspraken. Hierin kunnen drie verschillende uitvoeringsvarianten worden onderscheiden die gemeenten en zorginstellingen met elkaar overeenkomen. Ook hier geldt: niets is verplicht. Van naar nog geen duizend? VNG/KING en Zorg Instituut Nederland hebben in de tweede helft van 2015 gepoogd tot een bruikbare voorbeeld productcodelijst te komen en de productcodelijst voor landelijke aanbieders (landelijke contracten met VNG afgesloten zonder tussenkomst van gemeenten) op te schonen. Dit heeft geresulteerd in de voorbeeld productcodelijsten die momenteel beschikbaar zijn op istandaarden. Hierbij zijn tevens vertaaltabellen opgeleverd, omdat CBS en CAK weer andere codes verwachtten, dan wel aanvullende informatie per productcodes. Het aantal productcoderingen is daardoor teruggebracht van naar nog geen duizend. Helaas zijn gemeentes niet verplicht deze productcodelijst te gebruiken, net zoals ze wettelijk niet verplicht zijn volgens het Jw-berichtenverkeer te werken. En als ze de productcodelijst gebruiken, geven ze er elk hun eigen inhoudelijke betekenis aan. Bijvoorbeeld productcode 45A34 (van de standaardlijst) Jeugdhulp ambulant specialistisch: outputgericht (middel & individueel) kan voor Amsterdam zorginhoudelijk iets heel anders betekenen dan voor Groningen. De term middel (zwaarte van de aandoening) kan op verschillende manieren geïnterpreteerd worden, waardoor de prijs verschilt. Hoeveel productcodes nu (2016) echt in omloop zijn is bij niemand bekend. Of registratie en declaratie vanaf volgend jaar eenvoudiger verlopen, is daarom twijfelachtig. 1. Taakgericht: bijv. alle jeugdigen in deze regio moeten tijdig hun inentingen krijgen 2. Outputgericht: de cliënt en zijn familie moeten leren omgaan met autisme, bijvoorbeeld Psychiatrische Gezinsbehandeling by Autisme - kort, individueel 3. Inspanningsgericht: er wordt precies dat betaald dat gedaan is (alleen betalen voor de uren die daadwerkelijk zijn besteed), bijvoorbeeld Dyslexie Diagnostiek Vanwege het feit dat inspanningsgericht het meest wordt toegepast in de praktijk, heeft Medicore zich hierop toegespitst. Omdat veel contracten voor 2016 al waren afgesloten, zullen de gestandaardiseerde uitvoeringsvarianten op z n vroegst in 2017 geïmplementeerd worden. Voor meer informatie hierover, ga naar publicaties/handreiking-uitvoeringsvarianten-iwmo-en-ijw 4

5 91 gemeenten ondersteunen de JW322. Er zijn meer gemeenten die de JW321 accepteren. Het aantal gemeenten dat retourberichten ondersteunt blijft groeien. 32 gemeenten accepteren de JW315 en versturen een JW316 bericht. Nieuwe zorgstromen, een bedreiging of een kans? De invoering van de Jeugdwet biedt zorginstellingen niet alleen maar zorgen, maar ook een kans om het productaanbod te verbreden. Onder de Jeugdwet vallen nu alle vormen van jeugdzorg. Dat betekent bijvoorbeeld dat instellingen die eerst alleen Jeugd-GGZ boden zich nu ook kunnen richten op de andere vormen van jeugdzorg. Veel GGZ-instellingen vinden dit nog complex en weten nog niet goed hoe zij om moeten gaan met (nieuwe) financieringsstromen. Een aantal opdrachtgevers van Medicore heeft de traditionele Jeugd-GGZ activiteiten inmiddels aangevuld met jeugdhulp. Voor deze instellingen is het handig dat ze met een EPD werken dat alle vormen van kind- en jeugdzorg aankan. Hierdoor kan flexibel worden ingespeeld op de mogelijkheden in de markt. Het Jw-berichtenverkeer Een goede productbeschrijving is de basis Inmiddels zijn de verschillende partijen ook druk bezig om aanvullende procesafspraken te maken voor het berichtenverkeer. Op basis van deze procesafspraken kunnen (nieuwe) zorgaanvragen geregistreerd en gefactureerd worden. De landelijke standaarden Om goed gebruik te maken van de nieuwe kansen binnen de Jeugdwet is het voor een organisatie zaak om kritisch naar het bestaande productaanbod en een eventuele uitbreiding van producten te kijken en hiervan goede productomschrijvingen te maken: Welke zorgproducten lever ik? Hoe ziet dat product er precies uit? Op welke manier lever ik zorg? In welke eenheden? Past het product binnen de afspraken die ik met de gemeente maak? MC EPD levert diverse rapportages over het huidige productaanbod, die helpen bij het maken van een goede productomschrijving ten behoeve van presentatie aan de gemeente. Voor veel zorgaanbieders is deze manier van denken nieuw. Het proces en de producten zijn nog niet gestandaardiseerd en daardoor is het in de onderhandeling met gemeenten vaak niet helemaal duidelijk waarover wordt gesproken. Pas als duidelijk is wat het productaanbod van de organisatie is, kunnen zij hier goede afspraken over maken met de gemeente, welke goed aansluiten bij de interne organisatie en niet tot onnodige administratieve lasten leiden. worden verder uitgewerkt door VNG en Zorg Instituut Nederland om goed te kunnen worden toegepast door zorginstellingen en de gemeente. Er worden concrete afspraken gemaakt over welke bedrijfsregels er gevolgd moeten worden en welke processen gehanteerd moeten worden. Aanvullende voorbeelden uit de praktijk waar ook standaard afspraken voor nodig zijn, zijn: Hoe wordt er omgegaan met afrondingsverschillen uren minuten? Hoe wordt er omgegaan met fouten in het berichtenverkeer? Hoe kan een toewijzing gewijzigd worden? Wat moet de gemeente hierin doen en hoe moet de zorgaanbieder hierop reageren en hiermee omgaan? Hoe dient het berichtenverkeer te verlopen bij verhuizen of overlijden? Binnen MC EPD is een module beschikbaar waarmee de zorginstelling en de gemeente communicatieberichten met elkaar kunnen uitwisselen. Zo houden ze elkaar op de hoogte van de geboden zorg. Via deze module kan een zorginstelling bijvoorbeeld een verzoek om toewijzing versturen (JW315). Als de gemeente dit verzoek in goede orde heeft ontvangen, dan stuurt zij op haar beurt een verzoek om toewijzing retour (JW316) en na aanvaarding een beschikking toe (JW301). Deze beschikking is nodig om zorg te kunnen verlenen, registreren en factureren. MC EPD is dus een belangrijke schakel binnen dit zorgleveringsproces. Zo weten onze opdrachtgevers zeker dat ze zorg verlenen die is goedgekeurd door de gemeente. Dat voorkomt getouwtrek achteraf waar niemand iets aan heeft, de instelling niet, de gemeente niet en de cliënt al helemaal niet. 5

6 6

7 Co-creatie met opdrachtgevers De hele jeugdzorgsystematiek is voor alle betrokken partijen nieuw en uitdagend. Omdat er nog een aantal problemen opgelost moeten worden, zijn er continu aanpassingen in MC EPD nodig om het goed aan te laten sluiten bij de zorgprocessen. Onze opdrachtgevers weten natuurlijk het beste waar zij tegenaan lopen of behoefte aan hebben. Daarom organiseert Medicore regelmatig focusgroepsessies. Hierbij worden opdrachtgevers uitgenodigd mee te denken over de ontwikkeling van MC EPD. In de sessies komen onder andere de gewenste procesondersteuning vanuit de opdrachtgever en een demonstratie van wat al ontwikkeld is aan de orde. Opdrachtgevers mogen in deze focusgroepen zelf meedenken en ontwerpen. Zij spreken immers uit ervaring over zaken als: Welke processtappen loop je door? Welke informatie heb je daarbij nodig en hoe wil je deze gepresenteerd hebben? Welke informatie wil je vast leggen? Hoe wordt deze informatie verder in het proces gebruikt en door wie? Het doel van de klantfocussessies is om zoveel mogelijk informatie te verzamelen. Zo weet Medicore zeker dat zij een product levert met zoveel mogelijk toegevoegde waarde voor de klant. Gemakkelijk registreren met de vertaaltool In de focusgroepsessies met onze opdrachtgevers hoorden we dat hun behandelaren hun eigen codes en eigen manier van registreren moeten kunnen blijven gebruiken voor jeugdzorg. Zij zouden niet met tabellen naast de computer moeten zitten om per gecontracteerde gemeente de juiste, door die gemeente gewenste productcode, op te zoeken. Medicore heeft daarom een vertaaltool ontwikkeld waarmee de organisatie de eigen productcoderingen kan blijven gebruiken. Door middel van deze vertaaltool worden de eigen productcodes automatisch vertaald naar de productcodes van de betreffende gemeente. De zorgaanbieder hoeft dus niet de productcodelijst van de gemeenten over te nemen. MC EPD zorgt er gewoon voor dat de twee verschillende systematieken naast elkaar gebruikt kunnen worden. 7

8 Bent u geïnteresseerd in onze aanpak, of wilt u een focusgroepsessie bijwonen? Neem dan contact met ons op via onderstaande contactgegevens. Amy Ahluwalia, productmanager: Medicore ondersteunt de Jeugd-GGZ-systematiek én de jeugdhulpsystematiek. Daarmee lopen wij voorop en zo ook de zorgaanbieders die gebruikmaken van ons EPD. In de snel veranderende zorgmarkt kunnen cliënten, behandelaren en zorginstellingen op ons vertrouwen. Medicore verbindt en ontzorgt met het innovatieve en eigenzinnige MC EPD, zodat zorgverleners kunnen doen wat ze het liefste doen: uitstekende en betaalbare zorg geven aan hun cliënten. MC EPD van Medicore is een compleet EPD voor de geestelijke gezondheidszorg, ziekenhuiszorg en care. Deze web- en cloudbased totaaloplossing voor medische dossiers, zorgadministratie, zorgplanning en e-health ondersteunt behandelaren, begeleiders, managers en medewerkers optimaal. Medicore info@medicore.nl 8