3 Een nieuwe definitie van vergaderen

Transcriptie

1 3 Een nieuwe definitie van vergaderen Een topvergadering is als het krachtig kloppende hart van een team of organisatie, dat alle aanwezige zuurstof gebruikt voor een gezamenlijke tour de force. Goede besluiten, slimme oplossingen en verdiepende inzichten zijn als zuurstofrijk bloed voor de organisatie en haar mensen. Elke vergadering heeft daarmee de potentie in zich om voor een team blijvend het verschil te maken. Als je vergaderingen erkent als het kloppende hart van een organisatie, dan is de kwaliteit van de bespreking de interactie tussen professionals de kransslagader. Die kransslagader is bij veel vergaderteams dichtgeslibd. We komen zuurstof tekort, terwijl er steeds meer van ons wordt gevraagd. In plaats van nog meer te vergaderen zouden we de zuurstof terug moeten brengen in onze vergaderingen. Daarvoor is Ongewoon Goed Vergaderen ontwikkeld: een aanpak die is gericht op de optimale bundeling van de juiste expertise. De focus ligt op het praktisch vormgeven van elke professionele ontmoeting, waar en met wie dan ook een nieuwe definitie van vergaderen

2 Alles bij Ongewoon Goed Vergaderen is erop gericht dat elke bespreking tussen professionals de moeite en tijd waard is. In de voorbereiding is het belangrijk dat alle betrokkenen er alles aan doen om een zo goed mogelijk vergaderresultaat te behalen. Zorg voor de juiste thema s, de juiste mensen, een goede inhoudelijke voorbereiding, individuele standpuntbepaling, een prikkelende doelstelling per agendapunt en een structurele wisseling van rollen. Zo zet je het vergaderteam op scherp. Het is belangrijk te beseffen dat een vergadering drie dimensies heeft: de voorbereiding, de uitvoering en de follow-up. Met de invoering van Ongewoon Goed Vergaderen wordt de netto vergadertijd per persoon substantieel verlaagd. (De netto vergadertijd is de tijd waarin iemand aan het vergaderen is. De bruto vergadertijd is de totale tijd die iemand nodig heeft om een vergadering voor te bereiden, te bezoeken, eraan deel te nemen en te verwerken.) Een deel hiervan zal worden benut voor een goede voorbereiding, zodat het vergaderteam gezamenlijk op een hoger niveau start en eindigt! Niet alleen de vergadering zelf, maar ook de voorbereiding moet worden gepland, anders blijven we ter plekke improviseren en onze stokpaardjes ventileren. Zo ontstijgen we het niveau van welgemeende borrelpraat niet. Het derde aspect van de vergadering, de follow-up, gaat over de opvolging van de gemaakte afspraken en besluiten in de vergadering. De gezamenlijke afronding bij Ongewoon Goed Vergaderen biedt daarvoor heldere input. Dit wordt besproken bij stap vijf van het vijfstappenplan, dat centraal staat in hoofdstuk 7. Onze tijd vraagt om een nieuwe definitie van vergaderen. Daarbij gaat het erom dat elke bespreking voor jou waarde toevoegt die er vóór de vergadering nog niet was. Maar het is ook belangrijk dat jij actief je bijdrage hebt kunnen leveren. Zo leiden vergaderingen tot uitkomsten waarop we kunnen terugvallen in ons werk. Ongewoon goede vergaderingen voegen waarde toe aan de waan van de dag. Bij deze overtuiging past de volgende definitie van vergaderen: Een vergadering is een georganiseerde, energieke ontmoeting tussen meer dan twee mensen binnen een beroepscontext. Zij is van toegevoegde waarde voor alle deelnemers en een inspiratiebron voor het alledaagse werk. 42 alleen nog maar ongewoon goed vergaderen

3 Mate van belangrijkheid voor alle deelnemers Iedere deelnemer heeft zijn standpunt ingenomen (uitroepteken) en is vanuit een open mind nieuwsgierig naar de standpunten van de rest (vraagteken). Als je dat wilt realiseren, dan moeten de agendapunten wel echt de moeite waard zijn. Het is goed om samen een voelbare spanning te creëren: er wordt een beslissing genomen, een nieuw op de markt gebracht product geëvalueerd, een lastig besluit met verstrekkende gevolgen toegelicht of kritieke informatie gedeeld. En natuurlijk moet er regelmatig ruimte zijn voor de sociale ontmoeting: gewoon even bijpraten en navragen hoe het met collega s gaat. Dat is een belangrijke, niet te onderschatten dimensie van vergaderen. Hoeveelheid energie tijdens de bespreking De drie cirkels illustreren de onderlinge dynamiek in het vergaderteam waarmee op energieke wijze de aanwezige expertise wordt aangewend voor collectieve wijsheid. Alles wordt in het werk gesteld om inzichten en gedachten op een hoger niveau te brengen om slimmere en betere besluiten en oplossingen te bedenken. De koppeling van een uitdagende doelstelling aan een goed ontwerp van de meeting creëert de gewenste spanning. Binnen dat speelveld vindt interactie tussen professionals afwisselend plaats in twee- en meertallen en worden ervaringen en expertise gedeeld en benut. Al het aanwezige denkpotentieel wordt gericht en gebundeld met het oog op een zo goed mogelijk eindresultaat. Toegevoegde waarde Ongewoon goede vergaderingen maken het verschil. Zij streven ernaar dat iedere aanwezige er rijker uit komt dan hij of zij erin ging. Als deelnemer heb je het gevoel dat je met jouw actieve deelname een onmisbare en eigen bijdrage hebt kunnen leveren aan het onderlinge debat of de goede dialoog die aan de basis heeft gestaan van kleine en grote beslissingen of oplossingen. Zo kun je dan als professional na afloop 43 3 een nieuwe definitie van vergaderen

4 vol inspiratie en energie de vergadering uit lopen, waarbij de uitvoering van je taken nooit meer precies hetzelfde zal zijn als voor de vergadering. Figuur 1. De elementen van Ongewoon Goed Vergaderen Je kunt de definitie van Ongewoon Goed Vergaderen ook in een formule zetten. Die ziet er als volgt uit: V = a (B * E * W) De kwaliteit van de vergadering (V) is dan de vermenigvuldiging van de dimensies mate van belangrijkheid voor alle deelnemers (B), hoeveelheid energie tijdens de bespreking (E) en grootte van de waarde die na afloop is toegevoegd (W). De kleine letter a is van cruciaal belang: die staat voor attitude en duidt op de gezamenlijke wil om met elkaar ongewoon goed te vergaderen. Het is de factor die alle andere factoren versterkt. 44 alleen nog maar ongewoon goed vergaderen

5 Ongewoon Goed Vergaderen in een notendop Ongewoon Goed Vergaderen is erop gericht om de collectieve denkkracht te bundelen en optimaal te benutten. Het functionele hart is een vijfstappenplan, waarmee je elk agendapunt zo kunt voorbereiden dat je altijd goed beslagen ten ijs komt. Dit zijn de vijf stappen, die in hoofdstuk 7 uitvoerig worden besproken: 1. Doel formuleren. 2. Organiseren van de groep. 3. Ontwerpen van de bespreking. 4. Tijd toekennen. 5. Gezamenlijke afsluiting. Uniek hierbij is dat je besprekingen leert ontwerpen met behulp van de ogv-vergaderkaarten, zeg maar het denkgereedschap voor de bespreking. Elke vergaderkaart is een aparte denkrol en nodigt het individu of de groep uit om vanuit een bepaalde richting te denken. Zo nodigt de vergaderkaart Doel formuleren je uit om een doel van de bespreking te formuleren, bijvoorbeeld: wij stellen het nieuwe jaarprogramma vast of we verkennen de mogelijke kansen op marktvergroting. De vergaderkaart Eigen logische gedachten biedt alle leden van het vergaderteam de gelegenheid om op hetzelfde moment even de eigen gedachten te ordenen en na te gaan wat men er nu precies van vindt. Veel mensen vinden het prettig om niet continu met elkaar door te ratelen en af en toe een kleine time-out te hebben om te reflecteren op wat er gezegd is. De vergaderkaart Standpunt van anderen nodigt je uit om vanuit het perspectief van bijvoorbeeld de belangrijkste betrokken partijen te denken. Dit is een waardevolle denkactie voordat je een besluit neemt 45 3 een nieuwe definitie van vergaderen

6 die consequenties heeft voor een aantal partijen. Maar deze denkrol is ook goed te gebruiken wanneer bij het bedenken van nieuwe ideeën en mogelijkheden veel mensen vastzitten in hun eigen aannames en vooronderstellingen. Met het bewust inzetten van vergaderkaarten in combinatie met het werken in twee- en meertallen en bewust ruimte voor het individuele denken kun je de vergaderprestaties enorm vergroten. Je kunt de vergaderkaarten zowel individueel als in een groep gebruiken. Het gebruik van de vergaderkaarten komt uitgebreid aan de orde in hoofdstuk 7. Achter in dit boek is een basisset van 24 uitscheurbare vergaderkaarten opgenomen (ze staan ook afgebeeld in bijlage a). Doel formuleren Eigen logische gedachten Standpunt van anderen De kracht van het ogv-concept zit hem in het samenspel tussen een aantal slimme en spannende spelregels, die het vergadergedrag professionaliseren, en het stappenplan, de methodiek voor het ontwerpen van een bespreking van een agendapunt. Bij spelregels moet je bijvoorbeeld denken aan: Maak onderscheid tussen voorzitter en eigenaar van een agendapunt. De maximale denkeenheid is zes mensen. Vergaderprestaties worden structureel geëvalueerd. 46 alleen nog maar ongewoon goed vergaderen

7 Het zijn allemaal interventies die gericht zijn op het verbeteren van het vergadergedrag. In hoofdstuk 8 worden de spelregels verder toegelicht. Ongewoon Goed Vergaderen is gebaseerd op de volgende basisprincipes: Structuur bepaalt gedrag. Door bijvoorbeeld de spelregel niet voorbereid = niet deelnemen in te voeren als werkafspraak voor de vergadering beïnvloed je het vergadergedrag. Het geleidelijk invoeren van de nieuwe spelregels voor vergaderen draagt bij aan het professionaliseren van de vergadering. Collectieve denkkracht moet je organiseren. Om ervoor te zorgen dat in elke vergadering het beste uit de mensen wordt gehaald, moet je de interactie tussen de deelnemers verbeteren. Zo voorkom je dat goede vergaderingen toevalstreffers zijn of afhangen van altijd dezelfde mensen. Vergaderen is een te leren vaardigheid. Ongewoon goede vergaderingen ontstaan door een collectieve verantwoordelijkheid voor de kwaliteit ervan. Rollen worden regelmatig gerouleerd, iedereen is voorbereid, en dialoog en discussie worden ontworpen door eigenaren van agendapunten. Iedereen zit in de leermodus en wil met elkaar veilig nieuwe vaardigheden oefenen, zodat groei van binnenuit en met elkaar ontstaat. Vallen en opstaan is de basis van groei en ontwikkeling; dat geldt ook voor ongewoon goede vergaderingen. Deze inzichten, die in de hoofdstukken 4, 5 en 6 worden toegelicht, zijn als de onzichtbare wortels van deze benadering en grijpen in op gedragsniveau. Een goed begrip van deze uitgangspunten is wezenlijk voor de echte paradigmaverschuiving waar Ongewoon Goed Vergaderen voor staat. Ze bieden een stevige basis voor de praktische aanpak, zodat het werken met de nieuwe spelregels en het ontwerpen van besprekingen nooit een truc wordt een nieuwe definitie van vergaderen