Concept raadsvoorstellen project (Her)Huisvesting gemeentelijk apparaat BESLUITEN

Transcriptie

1 Aanbiedingsformulier Onderwerp Concept raadsvoorstellen project (Her)Huisvesting gemeentelijk apparaat BESLUITEN Behoudens advies van de commissie FAWV bijgaande conceptraadsvoorstellen Voortgangsrapportage project (Her)Huisvesting gemeentelijk apparaat en Aanvullende en nieuwe werken project (Her)Huisvesting gemeentelijk apparaat vast te stellen, waarbij de volgende besluiten worden genomen bij aanvaarding: 1. de onder begrotingsconsequenties gemelde wijzigingen van de begroting (zie hieronder); 2. kennis te nemen van de stand van zaken van het (Her)Huisvestingsproject; 3. eens per jaar een voortgangsrapportage aan de raad voor te leggen; 4. voor het zomerreces aan de raad een derde raadsvoorstel omtrent de meest recente ontwikkelingen (incl. grand-café) voor te leggen; 5. op korte termijn te komen tot een voorstel voor de projectorganisatie van het project. Korte overwegingen Bovengenoemde raadsvoorstellen brengen de voortgang en ontwikkelingen rond de (Her)Huisvesting van het gemeentelijk apparaat in beeld. Het gaat om integrale voorstellen die met als uitgangspunt RV inzicht bieden in de stand van het bouwproces, het meer- en minderwerk, mutaties in dekking en benodigde extra kredieten. Geconcludeerd kan worden dat -gegeven de karakteristieken van de diverse gebouwen- de saldi van meer- en minderwerk als percentage van de oorspronkelijke bouwsom voor de diverse projecten binnen de ervaringsgewijs te verwachten meermarges zijn gebleven. Wel is tijdens het bouwproces op diverse momenten aanvullend/extra werk (dat wil zeggen werk buiten hetgeen is aanbesteed) uitgevoerd. Daar waar geïndiceerd is (achterstallig) onderhoud meegelift. Er is nog een derde raadsvoorstel in de maak. Dit zal de meest actuele ontwikkelingen rond de huisvesting van het gemeentelijk apparaat in beeld brengen alsmede die terzake het grand-café in het Stadhuis. Voor het grand-café is nu reeds een forse overschrijding van het beschikbaar gestelde krediet te voorzien. Van beide zaken zijn de ontwikkelingen thans nog niet zover gevorderd dat besluitvorming door uw College en de Raad mogelijk is. Directeur BoWo verwacht dat dit voor het zomerreces wel het geval zal zijn. Met deze drie Raadsvoorstellen zijn nog niet alle mogelijke (en vaak noodzakelijke) werkzaamheden en daarmee samenhangende kredieten in voorstellen zijn vervat. Een illustratief voorbeeld is de alom als noodzakelijk erkende restauratie van de Koffiekamer van het stadhuis. Integrale beschouwing van het totaal van het proces geeft als conclusie dat een toets op de uitgangspunten van het project noodzakelijk is. Dit is met name gelegen in het feit dat deze reeds lange tijd geleden geformuleerd zijn. Daarom wordt voorgesteld een onderzoek daartoe

2 te laten verrichten. Op zeer korte termijn zijn de resultaten van een onderzoek naar de kwaliteit van de huidige projectorganisatie te verwachten. Kortheidshalve wordt, gezien de importantie en complexiteit van de problematiek, voor de verdere inhoud van de voorstellen naar de concept raadsvoorstellen verwezen. Wellicht ten overvloede wordt gemeld dat rond het nieuwbouwproject ESZ in het LCP separate besluitvorming zal plaatsvinden.

3 2000. Nr. : Dnst. : BOWO Aanvullende en nieuwe werken projecten (her)huisvesting gemeentelijk apparaat. Leiden, 4 april Inleiding Op basis van RV hebben wij de verbouwing en vernieuwing van de locatie Admiraal Banckertweg, van het Stadsbouwhuis en van het Stadhuis ter hand genomen. Aanbesteding en uitvoering van alle werken opgenomen in de betreffende bestekken heeft plaatsgevonden en/of loopt. In RV hebben wij een voortgangsrapportage gegeven. In het raadsvoorstel dat voor u ligt, geven wij u inzicht in de aanvullende/nieuwe werken zoals die zijn aangegaan bij Stadsbouwhuis en Stadhuis. Op de locatie Admiraal Banckertweg heeft zich dit niet voorgedaan. Algemeen Zoals ook al in RV is verwoord, heeft een project als de (her)huisvesting van het gemeentelijk apparaat voortdurend te maken met voortschrijdend inzicht. Diverse factoren oefenen hun invloed uit op aannames, wijze van uitvoeren en urgentie van aanpak. Het uitvoerende bouwproces op zich genereert diverse onverwachte ontmoetingen. Elke keer weer is het nodig af te wegen of een en ander noopt tot planwijziging en zo ja in welke mate, wanneer en hoe. Daarbij zijn tevens vragen rond besluitvorming en administratieve verwerking aan de orde. Het is belangrijk hierbij te overwegen dat het bouwproces dóórgaat en het heel efficiënt is nieuwe en aanvullende zaken die niet waren voorzien, maar wel noodzakelijk blijken met het uitvoerende bouwproces te laten meeliften. Per definitie ontstaat hierdoor spanning tussen het planningstraject van de uitvoering en de zorgvuldigheid van bestuurlijk administratieve procedures. Dit heeft ertoe geleid dat nieuwe en aanvullende zaken ook rond het project (her)huisvesting zijn opgepakt. Ze zijn in de uitvoering meegelift met het grote project en worden eerst nu ter definitieve besluitvorming aan U voorgelegd. Zo is

4 veel achterstallig onderhoud aangepakt, waardoor zeker de eerste jaren de onderhoudsbehoefte beperkt zal zijn. Op voorhand willen wij stellen dat dat niet de schoonheidsprijs verdient, maar dat de projectleiding en wij veelal moesten constateren dat zaken onuitstelbaar en onontkoombaar waren en daarom snel ter hand moesten worden genomen. Bovendien levert gelijktijdige uitvoering met het grote project voordelen op in financiële zin en wordt overlast beperkt. Stadsbouwshuis (SBH) Binnen het SBH is niet uitsluitend het wandenplan gerealiseerd zoals gesitueerd binnen de werkgrenzen van het grote bestek, maar is ook op de overige verdiepingen bezien op welke manier tot een zodanige indeling van verkeers- en werkruimte kon worden gekomen, dat de werkruimte werd geoptimaliseerd. Oók de vernieuwing van de vloerbedekking gaf hiertoe aanleiding. De herindeling van het SBH is tevens gebruikt om binnen grote ruimten (veelal tekenkamers) toch tot afgeschermde werkplekken te komen. Het aanpassen van het wandenplan bracht met zich mee dat de elektrische installatie, de databekabeling en de luchtbehandeling moesten worden aangepast. Ook een aantal eigenlijk beheerszaken is uitgevoerd: vernieuwen uitzetijzers, aanbrengen lamellen tegen lichtinval bij computerwerkplekken, aanbrengen gordijnen voor inkijk, verven kolommen etc.

5 Voor de huisvesting van de sector EZ is de voor de voormalige afdeling Woonruimteverdeling ingerichte kantoorruimte omgebouwd van beveiligd naar vrij toegankelijk. Zowel het gehele SBH, als meubilair en computers zijn één keer extra schoongemaakt. Het totaal van de met deze aanvullende/nieuwe werkzaamheden gemoeide kosten bedraagt f ,--. Stadhuis (SH) Oók bij het SH hebben wij ons genoodzaakt gezien aanvullende werken te laten uitvoeren. Het gaat om de volgende zaken. Asbest In het SH bleek een asbestprobleem aanwezig in de leidingen van het luchtbehandelingsysteem. Besloten is tot volledige sanering van dit probleem over te gaan. Inclusief het verwijderen van de tijdens de uitvoering van deze sanering tevoorschijn gekomen asbest (er bleken achter eenmaal opengebroken wanden méér kanaalstukken met asbest aanwezig dan in het asbestrapport opgenomen) bedragen de kosten hiervan f ,--. Brandveiligheid en ARBO De Brandweer geeft na een uitgevoerde verbouwing altijd een gebruiksvergunning af. In dat kader wordt getoetst op arboconformiteit en brandveiligheid. Tegen die achtergrond is de verbouwing van het SH aangegrepen om het gehele SH, dus ook die delen ervan die buiten de grenzen van het verbouwingsplan vallen, te controleren op genoemde aspecten. Resultaat hiervan is geweest dat wij hebben ingestemd met het laten uitvoeren van een aantal maatregelen. Voor wat betreft de brandveiligheid gaat het om zaken als verbeteren brandwerendheid en realiseren compartimentering. Voor wat betreft de ARBO om zaken als noodverlichting, brandblusvoorzieningen, brandmelders. De kosten van deze aanvullende werken bedragen f ,--. Hiervan betreft f ,-- de aanpassing aan de brandweereisen van de monumentale messingdeuren. Herhuisvestingplan Zoals U bekend is met de OC s van de Bestuursdienst en van de dienst Cultuur en Educatie verschil van inzicht ontstaan over het aantal arboconforme werkplekken

6 in het Stadhuis in relatie met de onder te brengen formatie van deze diensten. Om goed zicht te krijgen op zowel formatie als werkplekken en de verschillende huisvestingsvarianten heeft de projectleider door derden een herhuisvestingplan laten opstellen. Tot op dit moment wordt aan de definitieve vorm van dit herhuisvestingplan gewerkt. In het raadsvoorstel Recente ontwikkelingen (her)huisvesting zullen wij hierop verder ingaan. De kosten van de planomvang bedragen circa f ,-- (incl. f ,-- extra projectmanagement). Er moet rekening mee worden gehouden dat om in het gehele Stadhuis een uiteindelijk herhuisvestingplan vorm te geven een aantal kantoorruimten moet worden (her)ingedeeld. Ons wordt geadviseerd daarvoor een bedrag uit te trekken van f ,--. Wij stemmen met dit advies in. Vertraging bouw Het verschil van inzicht heeft op de voortgang van de uitvoering een aanzienlijk vertragend effect gehad. Ook het stilleggen van bouwwerkzaamheden tijdens huwelijken heeft tot fors productieverlies geleid. De bouwpartners ramen hiervoor een bedrag aan extra kosten groot f ,--.

7 Zon in atrium Wij hebben het als een onaangename verrassing ervaren dat er een probleem is ontstaan rond de zoninstraling in het atrium. Wij verkeerden in de veronderstelling dat naar aanleiding van deskundigenadviezen dit probleem in het ontwerpstadium voldoende zou zijn onderkend en dat er adequate oplossingen waren getroffen. Wij hebben in een en ander aanleiding gevonden de betreffende partijen voor dit probleem aansprakelijk te stellen. Intussen wordt gewerkt aan een oplossing voor het genoemde probleem. Wij zullen later rapporteren over de gekozen oplossing, de kosten daarvan en het resultaat van de aansprakelijkstellingen. Inrichting atrium In de diverse bestekken is uitgegaan van het toen veronderstelde concept voor de indeling en het gebruik van de vaste inrichtingsvoorzieningen (balies) in het atrium. De toekomstige gebruikers bleken met dit concept niet te kunnen instemmen. Eerst na een uitvoerig proces met werkgroep "gebruik atrium" en "dienstverlening naar de klant" kwamen de gewijzigde uitgangspunten voor realisatie beschikbaar. Hierdoor is bouwvertraging ontstaan. De kosten voor bouwverlenging bedragen f ,--. Totaal financieel effect en dekking Het totale kostenplaatje van de aanvullende/nieuwe werken waartoe wij in de loop van het project hebben besloten ziet er als volgt uit: aanvullende werken SBH f ,-- asbest SH ,-- brandwerende- en arbovoorzieningen SH ,-- herhuisvestingplan en projectmanagement SH c.a ,-- aanpassen kantoorruimten SH ,-- vertragingen a.g.v. herhuisvesting ,-- gewijzigde uitgangspunten ontwerp atrium ,-- TOTAAL f ,-- Voorstel dekking Als dekkingsvoorstel voor dit totaal aan aanvullende/nieuwe werken leggen wij het volgende aan U voor: In complex 32 van het Grondbedrijf (zie FEP 1999) is een normvergoeding ad f ,-- opgenomen voor de realisatie van een nieuwe gymzaal. Intussen is de realisatie van deze gymzaal meegenomen in het bouwkundig bestek van het woningbouwproject Apollolaan/Bachstraat.

8 Het aanbestedingsresultaat van dit project is dusdanig dat t.o.v. de raming de gymzaal gratis wordt geleverd. Daarmee valt de eerdergenoemde normvergoeding vrij. Wij stellen voor deze vrijval voor het (her)huisvestingsproject in te zetten f ,-- De aanpassing van de monumentale messingdeuren stellen wij voor ten laste te brengen van de component Monumentten in de Stadsvernieuwingsdienst ,--

9 Gelet op het feit dat zaken als asbestverwijdering en arbo- en brandveiligheid voorzieningen als autonoom, onbeïnvloedbaar en onuitstelbaar zijn te duiden stellen wij voor het restbedrag ten laste te brengen van de Algemene Reserve. Het rente-effect hiervan zullen wij betrekken bij de opstelling van de Perspectiefnota f ,-- Met verwijzing naar het advies van de Commissie voor Financiën, Automatisering, Waterbeheer en Veiligheidsbeleid en de overige in de leeskamer ter inzage gelegde stukken, geven wij u in overweging het hierna in ontwerp afgedrukte besluit te nemen. Leiden, Burgemeester, POSTMA. Burgemeester en Wethouders van de loco-secretaris, de E.H.T. v.d. VLIST. J.K.T. Aan de gemeenteraad. De Raad der gemeente Leiden; Gezien het voorstel van Burgemeester en Wethouders (raadsvoorstel nr van 2000); B E S L U I T: voor de aanvullende en nieuwe werken behorend bij het project (her)huisvesting gemeentelijk apparaat akkoord te gaan met de voorgestelde dekking van het extra benodigde krediet groot f ,--. Gedaan ter openbare vergadering van De Secretaris, De Voorzitter,