Verslag. Harmonisatieoverleg 30 januari VOOR : Werkgroep Harmonisatieoverleg. DATUM : 30 januari PLAATS : De Meern (Albron)

Transcriptie

1 Verslag VOOR : Werkgroep Harmonisatieoverleg DATUM : 30 januari 2014 PLAATS : De Meern (Albron) NUMMER : AANWEZIG : Mevrouw M.J. Berkers (SGS Nederland BV Systems & Services Certification), de heer A. Wesseling (DNV Business Assurance Group), mevrouw J. van Buuren (Sodexo), mevrouw I. Snijders (Albron), mevrouw J. van Straten (secretariaat) en mevrouw E.M. Dirven (secretariaat en verslag) 1. Opening en behandeling van het verslag van 24 januari 2013 Mevrouw Van Straten heet iedereen welkom. Vanuit Dekra kon er niemand aanwezig zijn. In het schema staat beschreven dat er jaarlijks een harmonisatieoverleg plaats moet vinden en dat de CI s 2 maal in de 3 jaar aanwezig moeten zijn. Het harmonisatieoverleg wordt een jaar vooraf gepland, maar toch kan het gebeuren dat iemand niet aanwezig kan zijn. Dit jaar is er weer een externe audit van de RvA. Ook is een interne audit gepland. Omdat niet iedereen elkaar kent volgt een kennismakingsronde. Daarbij wordt toegelicht dat de Veneca commissie Kwaliteit gevraagd en ongevraagd adviseur is van Cercat. Het verslag van vorig jaar wordt behandeld. N.a.v. agendapunt 9: meelopen audits: de heer Stassen zit niet meer in het College van Deskundigen. Rob Heijink (categorymanager vanuit de Rijksoverheid) is nieuw in het college en heeft al meegelopen met een audit. Met mevrouw De Vries is een nieuwe afspraak gepland in september. Vervolgens wordt de actiepuntenlijst besproken: 13; ISO integreren met ISO is besproken in de commissie Kwaliteit, maar een toegevoegde waarde voor Cercat noch voor de bedrijven wordt onderschreven. Vrijwillige modules voor MSC en ASC worden wel wenselijk geacht. Er zijn al gesprekken geweest maar gezien de wisselingen bij MSC is dat tijdelijk stopgezet. Inmiddels is het MSC-secretariaat weer op volle sterkte en zal er vanuit Cercat een afspraak gemaakt worden. 15; Steekproefgrootte: de RvA zit aan internationale normen vast, waardoor de kans zeer gering is dat zij iets kunnen doen. Bij de herziening van het schema kan dit meegenomen worden. Vanuit Cercat moet men in gesprek blijven. Het secretariaat pakt het weer op. 16; FoodService Europe (FSE) heeft geen zicht op het gebruik van ISO 9001 in diverse landen. Mevrouw Van Buuren merkt op dat dit wel een issue is in andere Europese landen, maar dat Nederland veel verder is. In andere landen is het ook niet mogelijk dit gezamenlijk op te pakken zoals dit in Nederland is gedaan. Bovendien is het in het buitenland vooral een locatie aangelegenheid in plaats van een hoofdkantoor aangelegenheid. In aanbestedingen wordt er wel naar gevraagd. De multisiteregeling speelt ook in de zorg (voorbeeld thuiszorg). Het secretariaat zal bij de sectoren van de zorg, schoonmaak en beveiliging nagaan hoe daar omgegaan wordt met de multisiteregeling. Ook zal er bij individuele leden van FSE nagegaan worden hoe hiermee wordt omgegaan. 17; Algemene voorwaarden, Arbo en de Code Verantwoordelijk Marktgedrag. Hier is vanuit de Veneca-commissie Kwaliteit naar gekeken en op grond daarvan is het niet Harmonisatieoverleg 30 januari

2 nodig gevonden de algemene voorwaarden aan te passen. Wel is het zo dat een algehele actualisatie van de algemene voorwaarden nodig is. Samen met juristen van de Veneca-leden wordt dit opgepakt. 18; Deelname in ISO Dit wordt vooralsnog niet zinvol gevonden. Het is vooral voor landen die nu bezig zijn de HACCP goed te implementeren. Via Jan Weide van SGS wordt Cercat goed op de hoogte gehouden. 19; Opsturen certificaten: Eigenlijk zijn er 2 setjes nodig. Een setje van de cateraars en een setje van de CI s. Voor Veneca moet het van de leden komen, voor Cercat van de CI s, dit eist de RvA. Dit onderwerp komt jaarlijks op de agenda van de commissie Kwaliteit. 20; Ervaringen met CI s met betrekking tot hun kennis en kunde. RvA toetst vaak op dit onderwerp. Hoe kunnen we aan bruikbare informatie komen om dit onderwerp te bespreken. Hoe komen we achter de problemen. Er worden een aantal mogelijkheden genoemd (vragenlijst naar leden, doorgeven van minors door CI). Uiteindelijk wordt besloten te kijken of het mogelijk is de auditrapportages naar Cercat te sturen. Dit zal in de commissie Kwaliteit aan de orde komen. Het zal vanuit Cercat opgelegd moeten worden. Vervolgens kan er een inhoudelijk beter harmonisatieoverleg komen. Bestuur en CCvD moeten besluit nemen. Het secretariaat zal een voorstel maken. Het verslag wordt goedgekeurd. 2. Correspondentie en mededelingen - Convenanten NVWA Horizontaal toezicht. In principe zouden alle Cercat-gecertificeerde bedrijven in aanmerking kunnen komen voor een convenant met de NVWA. Vervolgens hebben zich incidenten voorgedaan met bedrijven in andere sectoren waarmee een convenant was gesloten (geen voeding) en heeft de NVWA een stap teruggedaan. Voorlopig blijft het bij de 3 bedrijven die reeds in de pijplijn zaten en zal er in het volgende bestuurlijk overleg met de NVWA weer aandacht aan worden besteed. - MSC Vanuit het secretariaat zal het gesprek worden aangegaan met MSC en ASC. - Green Key Green Key en HTC hebben een Green Key standaard voor de catering ontworpen en zijn hiermee de markt op gegaan. Een aantal opdrachtgevers staat hier positief tegenover waardoor van cateraars geëist wordt aan de voorwaarden te voldoen. Op verzoek van enkele leden is besloten dat er vanuit Veneca een gesprek gevoerd zal worden met Green Key met als doel inbedding in een vrijwillige Cercat-module. 3. Lering uit het verleden a. Uitwisseling auditervaringen Er is altijd wel iets te vinden waar je in een audit iets over kan zeggen. Vooral op het gebied van de RI&E, of temperaturen. Het is voor cateraars erg moeilijk om het uiterste middel in te zetten en een locatie stil te leggen. Ten aanzien van de multisiteregeling wordt opgemerkt dat het goed is een breed scala aan locaties te krijgen. Officieel moet de auditor zelf een keuze maken maar dit is onmogelijk omdat hij de specifieke gegevens (bijvoorbeeld openingstijden etc.) niet kent. Het is de bedoeling dat uit ieder bedrijfsonderdeel locaties worden bezocht. Daarnaast moeten ook alle activiteiten bekeken worden. De CI s doen hiervoor een oproep aan de Veneca-leden. Districtmanagers, locatieverantwoordelijken en iemand Harmonisatieoverleg 30 januari

3 vanuit de KAM-afdeling zijn bij het gesprek aanwezig. Hierdoor is meer diepgang mogelijk. Verbeterslagen zitten in de aansturing. Terugkoppeling gebeurt per mail de volgende dag. De bevindingen horen in lijn te zitten met de interne audits. Ook een gesprek met de directeur zit in de audits. b. Trends Hier is niets over op te merken. c. Incidenten die voor ons van belang zijn Hier is niets over op te merken. 4. Uitvoering schema a. Interpretatieverschillen Dit is vorige keer reeds besproken. Er zijn geen nieuwe gevallen. b. Werken met hoofdstuk 7 na besluiten Het beoogde resultaat is effectief. 5. Vooruitblik a. Interne audit Cercat door DNV op 13 februari 2014 b. RvA audit (opvolgingsaudit) aan het eind van 2014 c. Nieuwe NEN EN 9001 norm m.i.v Cercat wil het schema actualiseren. Dit is opgeschort in afwachting van de nieuwe norm. De vraag is of er bij de nieuwe norm niet te veel op de stoel van de directie wordt plaatsgenomen. De effectiviteit van marketing wordt al onderzocht, het wordt nu alleen niet meegenomen in een audit. De leden zien de aanpassingen niet als een verzwaring. Er is al een concept. Deze verandert nog waardoor we het proces nog niet moeten starten om te herzien. Er is al wel een Nederlandse versie maar deze staat nog niet op de NEN-site. Zodra de tekst er is kunnen de aanpassingen in Cercat-schema worden doorgevoerd. Verwachting is dat we eind 2014 kunnen starten met de revisie. Er zijn een aantal vragen over alle afkortingen die in het stuk worden genoemd: ISO MS(S): Information Standardisation Organisation Management System (Scheme) SAG MSS: Strategic Advisory Group JTCG: Joint Technical Coordination Group HLS (Annex SL): High Level Structure (Annex Service Level) HLS: High Level Structure d. Revisie Cercat-schema + aanvullingen Als er aanvullingen op het lijstje zijn deze graag doorgeven aan het secretariaat zodat het lijstje up-to-date kan blijven. Harmonisatieoverleg 30 januari

4 5. Marktontwikkelingen Krimp Er is nog steeds sprake van een krimpende markt. Ook de overheid doet hieraan mee door in het sociaal akkoord te praten over inbestedingen. Alhoewel is aangegeven dat catering niet zou worden inbesteed, wordt deze trend wel waargenomen. Code Verantwoordelijk Marktgedrag Men is nog druk bezig met de verbreding van de Code Verantwoordelijk Marktgedrag. Voor ABU en Nederlandse Veiligheidsbranche zijn er nog wat angels die uit de tekst moeten. Met de vakbonden van de catering wordt in goede harmonie samengewerkt. Verduurzaming Gezond (waaronder het akkoord productverbetering. Taak van de Veneca-leden zal zijn het kopen en verkopen van deze producten. RvA kijkt heel erg naar de kwalificaties auditoren. Dat is goed. Daarnaast vragen tussenpersonen allerlei sectorvreemde certificaten. 6. Rondvraag en sluiting Er wordt geen gebruik gemaakt van de rondvraag. Nieuwe datum: donderdag 29 januari 2015, van uur in Gorinchem. Indien een andere locatie gewenst is, kan dit worden doorgegeven. De bijeenkomst wordt afgesloten met een lunch en voor parkeerplaatsen wordt gezorgd. Hierna wordt de vergadering met dank voor de inbreng van de aanwezigen gesloten. Harmonisatieoverleg 30 januari

5 Actiepuntenlijst behorende bij het verslag van de vergadering van 30 januari 2014 Afgehandelde actiepunten: 9, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20 Actiepunten die blijven staan: Nr.: Actie: Door wie: 21 Auditdata doorgeven zodra die bekend zijn aan het secretariaat CI s Nieuwe actiepunten: Nr.: Actie: Door wie: 22 Vanuit Cercat een afspraak maken met MCS en ASC 23 In gesprek blijven met RvA over steekproefgrootte 24 Bij herziening Cercat-schema steekproefgrootte meenemen 25 Bij de sectoren zorg, schoonmaak en beveiliging en bij de individuele leden van FSE nagaan hoe met de multisiteregeling wordt omgegaan 26 Kijken of het mogelijk is om de auditrapportages naar Cercat te sturen 27 Voorstel maken om het mogelijk te maken dat opgelegd gaat worden auditrapportages naar Cercat te laten sturen 28 Zodra de tekst voor de nieuwe norm bekend is, aanpassingen in het Cercat-schema doorvoeren 29 Aanvullingen voor op het lijstje tbv revisie Cercat-schema doorgeven aan het secretariaat /commissie Kwaliteit commissieleden Harmonisatieoverleg 30 januari