Infobrochure Beleidsmedewerker (bestuurssecretaris) A1a A3a Gemeente Knesselare

Transcriptie

1 Infobrochure Beleidsmedewerker (bestuurssecretaris) A1a A3a Gemeente Knesselare 1. Algemene informatie Functietitel Plaats in de organisatie Doel van de functie Functiefamilie Graad Statuut Salarisschaal Wijze van invulling Beleidsmedewerker (bestuurssecretaris) Voorlopig situeert deze functie zich binnen de dienst burgerzaken. Op termijn zal de beleidsmedewerker (bestuurssecretaris) evenwel deel uit maken van de stafdiensten van de gemeentesecretaris. Als beleidsmedewerker rapporteert u aan de gemeentesecretaris en maakt u deel uit van het managementteam. U bekleedt in eerste instantie geen leidinggevende functie maar kan later daartoe eventueel wel de bevoegdheid krijgen. De beleidsmedewerker fungeert als de rechterhand van de gemeentesecretaris en ondersteunt deze laatste bij het uitvoeren van allerhande beleidsvoorbereidende taken en het coördineren van de administratie. Tijdens diens afwezigheid, treedt hij/zij op als vervanger. Hij/zij staat daarnaast in voor het uitwerken van adviezen m.b.t. een verscheidenheid aan beleidsdomeinen en het opvolgen van beleidsbeslissingen. Expert - beleidsvoorbereidend en -uitvoerend Adjunct van de directie (m/v) Contractueel Voltijds A1a - A3a Deze functie wordt begeven via externe aanwerving en bevordering 2. Resultaatsgebieden Resultaatgebied 1: HRM-beleid Opzetten, opvolgen, evalueren en bijsturen van een strategisch HRM-beleid om zo de continuïteit en de inzetbaarheid van het menselijk potentieel binnen de organisatie te waarborgen en een correct juridisch en aan de organisatienoden aangepast kader voor personeelsbeheer en beleid te creëren.

2 - (Mee) werken aan nieuwe initiatieven en aan optimalisaties in de regelgeving zoals de rechtspositieregeling en andere personeelsgerelateerde documenten. Initiëren van besprekingen over deze optimalisaties met betrokken actoren. - Werken aan, organiseren en stroomlijnen van uniforme procedures en processen inzake selectie, onthaal, vorming, training, opleiding etc. Indien nodig formuleren van adviezen hieromtrent en ondersteuning bieden aan de personeelsdienst en andere diensten om zo een goede samenwerking te bewerkstelligen - Verlenen van advies aan het managementteam en de secretaris m.b.t. personeelsaangelegenheden en reglementeringen alsook op inhoudelijk vlak inzake welzijn op het werk, loopbaanbegeleiding, vorming, evaluatie, selectie, organisatieontwikkeling, enz - Maken van een voorontwerp van het organogram van de gemeentelijke administratie, het personeelsbehoeftenplan en de personeelsformatie Resultaatgebied 2: Projectmanagement Leiden van projecten en/of deelprojecten teneinde de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen te garanderen en rekening houdende met de vooropgestelde normen in termen van tijd, kwaliteit en kosten. - Instaan voor het formuleren van voorstellen en adviezen over acties die nodig zijn om de werking van de organisatie te optimaliseren. Inhoudelijk uitwerken van adviezen en zorgen voor duidelijke nota s en rapporten - Opmaken en bespreken van projectplannen - Opvolgen, mee uitvoeren en eventueel bijsturen van het project teneinde erover te waken dat de projectresultaten behaald worden - Informeren en sensibiliseren van alle betrokken actoren - Anticiperen via structurele maatregelen op toekomstige uitdagingen en vernieuwing stimuleren Resultaatgebied 3: Organisatiemanagement Ondersteunen, als lid van het managementteam, van de coördinatie van de verschillende entiteiten teneinde de gemeentelijke werking te optimaliseren en te komen tot een efficiënte beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en beleidsevaluatie. - Deelnemen, voorbereiden en opvolgen van de taken en opdrachten van het managementteam - Mee bewaken van de eenheid in werking, kwaliteit van de organisatie en de werking van de gemeentelijke diensten - Invoeren van proces- en/of productgericht werken - Suggesties formuleren en projecten initiëren en opvolgen m.b.t. de optimalisering van de werking van de entiteiten - Voorbereiden en afwerken van dossiers - Ondersteunen van het voorbereiden van een voorontwerp van strategische nota voor het meerjarenplan - Formuleren of voorbereiden van adviezen die een antwoord bieden op bestuurlijke of juridische vraagstukken, hiertoe in overleg plegen met leidinggevenden of specifieke deskundigen van de diensten en de nodige informatie verzamelen

3 - Ondersteunen van strategische dossiers onder leiding van de gemeentesecretaris vb. dossier rond samenwerking en integratie van gemeente en OCMW, begeleiden van aanpassingen in de dienstwerkingen naar aanleiding van organogramwijzigingen (changemanagement) Resultaatgebied 4: Digitalisering Continu alert zijn voor en uitkijken naar mogelijkheden om te digitaliseren en zodoende een meer efficiënte interne werking en opvolging te verzekeren. - Coördineren van het invoeren van een software voor e-notulering - Coördineren van het invoeren systeem van een software voor postregistratie - Digitaliseren van klant- en productgerichte processen - Moderniseren en/of digitaliseren van het systeem van archivering en andere ICT-processen Resultaatgebied 5: Communiceren Bijdragen aan zowel een open interne communicatie naar medewerkers, diensthoofden, andere entiteiten en het bestuur alsook voor een open externe communicatie naar andere organisaties en belanghebbenden. - Meewerken aan een optimale interne communicatie over de verschillende diensten heen - Informeren en enthousiasmeren van betrokken actoren m.b.t. het strategisch beleid en veranderingsprocessen - Informeren van de leden van het managementteam over projecten en werkzaamheden - Bevorderen van de informatiedoorstroming en uitwisseling tussen actoren - Bestaande relaties met externen (andere openbare diensten, toezichthoudende overheden ) opbouwen en onderhouden - Communicatie steeds op een efficiënte en professionele manier afhandelen Resultaatgericht 6: Voortdurend verbeteren Studiewerk verrichten en evoluties opvolgen binnen het vakdomein. Analyseren van trends, visies, reglementering enz. en formuleren van voorstellen ter implementatie ervan. - actief op zoek gaan naar vakliteratuur, regelgeving, enz. relevant voor het werkveld en zich hierin verdiepen - samenwerkingsverbanden zoeken met experten/partners in het werkveld - nieuwe ontwikkelingen, wetgeving en methodieken binnen het vakgebied inventariseren en analyseren - noden, opportuniteiten en knelpunten binnen het vakdomein detecteren - voor- en nadelen en mogelijke implicaties van nieuwe methodieken, trends en visies onderzoeken - nieuwe visies en methodieken aftoetsten aan de bestaande beleidslijnen en werkrealiteit en de implicaties ervan inschatten en bespreken Verruimende bepaling: op vraag van de gemeentesecretaris verricht de medewerker ook andere taken.

4 3. Competentieprofiel Functiespecifieke kennis Degelijke kennis van de regelgeving van toepassing op lokale besturen (gemeentedecreet, wet op de overheidsopdrachten ) of bereid dit op korte termijn te verwerven Inzicht in HRM-beleid en sociale wetgeving Inzicht in project- en procesmanagement Grondige kennis van de gangbare informatica- en softwareprogramma s zoals MS Office, sociale media en toepassingen rond sharing Basiskennis van algemene managementtechnieken Generieke competenties Klant- en resultaatgericht werken Organisatiebewust en betrokken zijn Veranderings- en leerbereid zijn Integer zijn Persoonsgebonden competenties Zin voor verantwoordelijkheid en autonomie Visie (conceptueel denken) Flexibiliteit Communiceren Plannen en organiseren 4. Aanwervingsvoorwaarden Om deel te kunnen nemen aan de selectieprocedure voor beleidsmedewerker (bestuurssecretaris), dien je aan volgende aanwervingsvoorwaarden te voldoen: Om toegang te hebben tot de functie van beleidsmedewerker, moeten de kandidaten: een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor ze solliciteren. Het passend gedrag wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister, niet ouder dan drie maanden. Als daarop een ongunstige vermelding voorkomt, mag de kandidaat daarover een schriftelijke toelichting voorleggen; de burgerlijke en politieke rechten genieten; medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk. De medische geschiktheid van de kandidaat, moet in overeenstemming met artikel 27 van het koninklijk besluit van 28 mei 2003 betreffende het gezondheidstoezicht op de werknemers vaststaan vóór de effectieve tewerkstelling bij de gemeente; Belg zijn. Bij aanwerving: Om in aanmerking te komen voor aanwerving, moeten de kandidaten: voldoen aan de vereiste over de taalkennis opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966;

5 over een diploma of getuigschrift beschikken dat toegang geeft tot niveau A (zoals masterdiploma s of diploma s van licentiaat ); minimaal 2 jaar relevante beroepservaring bewijzen slagen in de selectie Bij bevordering: EN EN je bent aangesteld als statutair personeelslid of je bent een contractueel personeelslid dat: 1. de proeftijd heeft beëindigd; 2. aangesteld is na een algemeen geldende wervings- en selectieprocedure; je bent titularis van een graad van niveau B of C en hebt ten minste 4 jaar graadanciënniteit in een graad van niveau B, niveau C of in beide niveaus samen en je beschikt over het einddiploma bestuurswetenschappen/bestuurspraktijk; (RPR art 127) Je kreeg een gunstig evaluatieresultaat voor de laatste periodieke evaluatie EN om aangesteld te kunnen worden in deze functie moet je slagen in de selectie. 5. Aanbod Een voltijdse contractuele functie voor onbepaalde duur Een boeiende job in een organisatie die zich dynamisch en toekomstgericht wil ontplooien. Een bruto geïndexeerd jaarloon tussen ,11 euro en ,07 euro; Relevante werkervaring als zelfstandige of in de privésector kan voor maximum 10 jaar in aanmerking genomen worden voor het verwerven van anciënniteit. Relevante ervaring in de publieke sector wordt integraal overgenomen voor het verwerven van anciënniteit; Glijdende werktijdregeling en aangepaste opleidingsmogelijkheden; Extralegale voordelen zoals maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, fietsvergoeding, tussenkomst woon-werkverkeer (indien openbaar vervoer), tweede pensioenpijler voor contractuele personeelsleden en een interessant verlofstelsel; Er wordt een werfreserve aangelegd met een geldigheidsduur van twee jaar. 6. Selectieprogramma 1. CV-screening Aan de hand van de informatie in het curriculum vitae en de bewijsstukken wordt nagegaan of kandidaten al dan niet aan de aanwervingsvoorwaarden voldoen. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. 2. Preselectieproef Wanneer meer dan 30 kandidaten voldoen aan de aanwervingsvoorwaarden, kan een deel van het online sollicitatieformulier als schriftelijke preselectieproef beschouwd worden. De schriftelijke preselectieproef bestaat uit 4 delen: Motivatie

6 Inzicht in de functie Affiniteit met / ervaring binnen het domein van projectwerking en/of HRM-beleid Competentie: communiceren De preselectieproef is eliminerend. Enkel de 15 best gerangschikte kandidaten worden toegelaten tot het volgende selectieonderdeel. In geval een kandidaat afhaakt, kan hij worden vervangen door de volgende gerangschikte kandidaat. 3. Schriftelijk deel Het schriftelijk gedeelte bestaat uit één of meerdere praktijkgerichte cases gelinkt aan de functieinhoud, functiespecifieke kennis en persoonsgebonden competenties. Het schriftelijk deel wordt van op afstand opgenomen. Kandidaten krijgen op 18 april de opgave via e- mail toegestuurd en krijgen tot 25 april om 12u de tijd om het ingevulde document terug te sturen. Enkel de kandidaten die tijdig hun document terug sturen, worden verder in aanmerking genomen. Dit onderdeel staat op 30 punten. Kandidaten moeten minstens 50% behalen om toegelaten te worden tot het volgende selectieonderdeel. 4. Mondeling deel Tijdens het mondeling deel gaan de leden van de jury in op: Motivatie en ervaring Inzicht in de functie van beleidsmedewerker Vaktechnische competenties Één of meerdere van de persoonsgebonden competenties Het mondeling gedeelte kan inhoudelijk aansluiten bij het schriftelijk gedeelte en staat op 70 punten. Om als geslaagd te worden beschouwd, moet men minstens 50% van de punten behalen. Om toegelaten te worden tot het volgende selectieonderdeel dienen kandidaten minstens 60% behalen (schriftelijk + mondeling deel). Het mondeling gedeelte vindt plaats op 22 en/of 23 mei in het gemeentehuis van Knesselare. Meer concrete informatie hieromtrent volgt later. De 3 best gerangschikte kandidaten worden uitgenodigd voor het psychotechnisch deel. In geval een kandidaat afhaakt, kan hij worden vervangen door de volgende gunstig gerangschikte kandidaat. 5. Psychotechnisch deel Tijdens het psychotechnisch deel zal door middel van een interview aangevuld met één of meerdere psychotechnische testen en/of assessment-oefeningen een beoordeling gemaakt worden van een aantal competenties. Het psychotechnisch deel vindt plaats op 6 of 7 juni in de kantoren van Vandelanotte HR Solutions te Brugge (Torhoutse Steenweg 250). Meer concrete informatie hieromtrent volgt later. Dit onderdeel is eliminerend en resulteert in een beoordeling gunstig of ongunstig. Enkel kandidaten met de beoordeling gunstig worden opgenomen in de werfreserve. 6. Eindbeslissing De selectieprocedure resulteert in een opsomming van de geslaagde kandidaten. Kandidaten moeten 60% behalen op het geheel van de selectieprocedure en een beoordeling gunstig behalen op het psychotechnisch deel om als geslaagd te worden beschouwd.

7 De meest geschikte kandidaat wordt gekozen op basis van een volledige vergelijking van de titels en verdiensten. Er wordt een werfreserve aangelegd met een duurtijd van 2 jaar. 7. Solliciteren Solliciteren kan tot uiterlijk op 5 maart 2017 via het online sollicitatieformulier op (bekijk onze jobs). Om als geldig te worden beschouwd, bevatten kandidaturen minstens: Het CV (inclusief vermelding van je nationaliteit) Een kopie van het diploma Een uittreksel uit het strafregister (niet ouder dan 3 maanden) Voor meer informatie m.b.t. de functie-inhoud kan je contact opnemen met de personeelsdienst T personeelsdienst@knesselare.be. Voor meer informatie m.b.t. de selectieprocedure kan je contact opnemen met selectiekantoor Vandelanotte HR Solutions T sarah.vandenbroucke@vdl.be. 8. Indiensttreding De voorziene datum van indiensttreding is 1 juli Als je aangesteld wordt via externe aanwerving, maar wegens een te respecteren opzeggingstermijn bij je huidige werkgever niet onmiddellijk in dienst kan treden, wordt de datum van indiensttreding in onderling overleg afgesproken. Bij aanstelling via interne bevordering: als je aangesteld wordt, zal samen met je huidige dienst bekeken worden op welke termijn je tewerkstelling begint.