Gemeentelijke uitgangspunten en gebruikerseisen voor een nieuw PGB-systeem

Transcriptie

1 Trekkingsrecht PGB Gemeentelijke uitgangspunten en gebruikerseisen voor een nieuw PGB-systeem Dit document is vastgesteld door commissie Gezondheid & Welzijn in een schriftelijke ronde in april Het document is aangeboden aan SVB en VWS en ter informatie toegestuurd aan de leden van het overleg Ketenregie Trekki ngsrecht PGB Versie: 1.0 Datum: 2 mei 2017

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Achtergrond Context Doel Uitgangspunten Aanpak Inventarisatie Vaststelling Toetsen Randvoorwaarden Kaders Wet- en regelgeving Gebruikerseisen Primair proces gemeenten (incl. beleidsvrijheid) Portaal voor gemeentemedewerkers Proceskeuzes gemeenten Functiesoorten (zorgfuncties/productcategorieën) Berichtenverkeer Koppeling externe systemen (incl. CAK voor eigen bijdrage) Papieren stroom Management informatie Bijlage: Overzicht randvoorwaarden en gebruikerseisen Randvoorwaarden Gebruikerseisen ( must-haves ) Trekkingsrecht PGB: Gemeentelijke uitgangspunten en gebruikerseisen voor een nieuw PGB-systeem 2

3 1. Inleiding 1.1 Achtergrond Afgelopen jaren is met veel inzet en betrokkenheid door ketenpartners gewerkt aan een stabiele basis binnen het trekkingsrecht, van waaruit verder gewerkt kan worden aan verbeteringen. De zekerheid voor budgethouders en zorgverleners omtrent het toekenningsproces en de tijdige, juiste en volledige betalingen is vergroot. Ook is er een wenkend perspectief over de toekomst van het trekkingsrecht pgb, na de vele politieke en maatschappelijke debatten. Gemeenten hebben besloten dat het trekkingsrecht (Jeugdhulp en Wmo) vooralsnog een taak blijft die in gezamenlijkheid wordt uitgevoerd. Gemeenten willen een integraal, gebruiksvriendelijk en werkend ICT-systeem hebben voor de uitvoering van het trekkingsrecht. Dit systeem moet voldoen aan alle functionele wensen die Per Saldo stelt vanuit het perspectief van de budgethouder, maar moet ook voldoen aan de uitgangspunten en gebruikerseisen die gemeenten stellen. 1.2 Context Op 21 juni 2016 heeft de staatssecretaris van VWS de Tweede Kamer geïnformeerd over de toekomst van de uitvoering van het pgb (Kamerstukken en , nr. 249). Het ontwikkelen van een budgethoudersportaal, het vergaand standaardiseren en digitaliseren en het beter borgen van de taken en verantwoordelijkheden voor de verstrekkers (gemeenten en zorgkantoren) zijn elementen die in een aangepast systeem van trekkingsrechten dienen te worden verankerd. De politieke context en bestuurlijke besluitvorming zijn inmiddels een aantal stappen verder. Op 16 december jl. heeft de staatssecretaris de Kamer geïnformeerd dat DSW/Vecozo het portaal om niet bouwt (Kamerstukken en , nr. 275). Op basis van een bestuurlijk besluit op 31 oktober jl. is de SVB tevens gestart met de bouw van het fundament van hun vernieuwde ICT-landschap (Top-6). Daarnaast is gemeenten in het bestuurlijk overleg van 28 september jl. gevraagd om met voortvarendheid de implementatie van de digitalisering van het berichtenverkeer ter hand te nemen, waarbij gebruik wordt gemaakt van de bestaande infrastructuur en standaarden. Het gezamenlijk doel is om toe te werken naar een efficiënt werkend, gebruiksvriendelijk en toekomstvast systeem voor budgethouders, zorgverleners en ketenpartijen. De ontwikkeling van het nieuwe ICT-landschap voor de uitvoering van het trekkingsrecht vindt door de besluitvorming echter plaats op meerdere plekken. Als één van de verstrekkers en de verantwoordelijke partij voor de pgb s binnen de Wmo en Jeugdwet hebben gemeenten daarom dit document opgesteld met de uitgangspunten, eisen en wensen van gemeenten ten aanzien van het nieuwe ICT-landschap voor de uitvoering van het trekkingsrecht pgb (verder te noemen PGB-systeem). 1.3 Doel Het doel van dit document is: 1) het beschrijven van de gebruikerseisen van gemeenten ten aanzien van het PGB-systeem, en 2) het benoemen van de uitgangspunten waaraan het gebruik, implementatie en beheer van het PGB-systeem moet voldoen. De VNG rekent erop dat deze gebruikerseisen onverkort worden meegenomen in de (door)ontwikkeling/vernieuwing van het systeem door DSW/Vecozo en de SVB. In de bijlage is een genummerd overzicht opgenomen met alle gebruikerseisen in termen van must-haves, should-have en nice-to-have. Trekkingsrecht PGB: Gemeentelijke uitgangspunten en gebruikerseisen voor een nieuw PGB-systeem 3

4 1.4 Uitgangspunten Voor gebruik en beheer van het PGB-systeem gelden de volgende uitgangspunten van gemeentelijk perspectief: a) Primaire doelgroep zijn de 388 Nederlandse gemeenten en hun budgethouders. Daarnaast zijn dat ook gemeentelijke samenwerkingsverbanden en gemeentelijke ICT-leveranciers gebruikers; b) Dit plan richt zich primair op de benodigde functionaliteiten vanuit het trekkingsrechtenproces. Wijzigingen op deze uitgangspunten, eisen en wensen hebben binnen het gemeentelijk domein effect op thema s die een breder karakter hebben (bijvoorbeeld beschermd wonen, fraude, jeugd, eigen bijdrage en het toekenningsproces). Bij iedere afwijking zal moeten worden beoordeeld wat de effecten hiervan zijn voor de bredere context binnen gemeenten; c) Het systeem dient ontwikkeld, beheerd en gebruikt te worden binnen de randvoorwaarden om de bestaande wettelijke taken van alle ketenpartijen te borgen, onder andere aanbestedingsregels, privacywetgeving, alsmede de overheidsrichtlijnen die gelden voor ICT-systemen; d) Het beheer van het PGB-systeem vindt plaats door een publiekrechtelijke organisatie, gelet op de aard van de informatie en de waarborging van privacy 1 ; e) Voor het PGB-systeem wordt een releasekalender opgesteld, zodat tijdig en juiste afstemming kan plaatsvinden m.b.t. implementatie mijlpalen; f) Behoudens eventuele taakverschuivingen (bijvoorbeeld zorgovereenkomst naar gemeenten ) blijft de taak- en verantwoordelijkheidsverdeling tussen gemeenten en de uitvoerende organisatie gelijk. Ofwel vanaf het moment van insturen van het toekenningsbericht is de beheerorganisatie van het PGB-systeem verantwoordelijk voor een juiste verwerking; g) Beleidsvrijheid en procesvrijheid van gemeenten wordt gefaciliteerd door het systeem; h) Gemeenten zijn gekoppeld met het PGB-systeem door berichtenuitwisseling met hun eigen ICTsystemen via het gemeentelijk gegevensknooppunt (GGk), of afhankelijk van nog vast te stellen implementatie- en terugvalscenario s in het PGB-systeem; i) Gemeenten hebben toegang tot het PGB-systeem met behulp van een verstrekkersportaal, dat als onderdeel van het nieuwe systeem wordt ontwikkeld; j) Beschikbaarheid van het PGB-systeem is gegarandeerd, behoudens eventuele vooraf aangegeven onderhoudsvensters. Tussen de nieuwe beheerorganisatie en VNG zullen hierover nadere afspraken worden gemaakt; k) Gemeenten zijn zelf verantwoordelijk voor de implementatie van verbeteringen in de eigen organisatie en aanpassing van gemeentelijke ICT-systemen. Dit document stelt daarmee ook eisen aan de zijde van gemeenten. Gemeenten kunnen dit alleen doorvoeren indien er een tijdig implementatieplan ligt; l) Implementatie van het PGB-systeem kent in redelijkheid voldoende voorbereidingstijd voor gemeenten en de mogelijkheid om verbeteringen gespreid door te voeren; m) Alle actieve budgetten en zorgovereenkomsten op 1 januari 2018 en verder worden geconverteerd naar het nieuwe systeem. Oude gegevens moeten beschikbaar blijven bij de SVB; n) Het huidige landschap bij de SVB blijft beschikbaar voor de volledige afwikkeling van de pgb s in 2017 en eerdere jaren (correcties tot 5 jaar terug), en zolang het nieuwe systeem nog niet in productie is genomen. 1 Kamerbrief VWS, Beheer budgethoudersportaal PGB, d.d. 22 februari 2017 Trekkingsrecht PGB: Gemeentelijke uitgangspunten en gebruikerseisen voor een nieuw PGB-systeem 4

5 2. Aanpak 2.1 Inventarisatie VNG heeft afgelopen jaren al meermalen de gebruikerseisen van gemeenten geïnventariseerd. Deze eisen komen voort uit: 1) de invoering van het trekkingsrecht voor 1 januari 2015, 2) de aanpassing van de systemen en processen gedurende de herstelwerkzaamheden en verbeteringen van het huidige systeem, en 3) ter voorbereiding op de totstandkoming van de ICT-vernieuwingen bij de SVB (o.a. Top-14 en Top-6). Al deze eerdere uitwerkingen zijn verzameld en hebben mede als input gediend voor dit document. Dit document maakt al deze uitgangspunten en eisen expliciet voor de bouwende partijen en waar mogelijk zijn referenties opgenomen naar besluitvorming en vaststelling van deze uitgangspunten en eisen. 2.2 Vaststelling Vanwege de voortschrijdende ontwikkelingen en politiek bestuurlijke besluitvorming heeft de VNG besloten de eisen ten aanzien van het PGB-systeem in dit document te verwoorden. Het document is opgesteld in samenwerking met gemeenten en bij werkgroep PGB van de G4/G32 getoetst op volledigheid en juistheid. Het document is aangeboden aan de VNG commissie Gezondheid & Welzijn en na een schriftelijke ronde vastgesteld. 2.3 Toetsen Dit document met gemeentelijke uitgangspunten en gebruikerseisen wordt door gemeenten en VNG tijdens het ontwikkeltraject gebruikt om bij de bouwende partijen (DSW/Vecozo en SVB) te toetsen of de functionele eisen en wensen van gemeenten worden gewaarborgd. Daarnaast zal dit document door gemeenten en VNG worden gebruikt tijdens het opstellen van de acceptatiecriteria voor de acceptatietest van het PGB-systeem. Dit geldt enerzijds voor de acceptatietest door een onafhankelijke partij die VWS als randvoorwaarde heeft gesteld aan ZN voor het om niet ontwikkelen van het budgethoudersportaal 2, alsmede het oordeel van het over de aansluiting van het portaal op de ICT-systemen van de SVB 3 in een gezamenlijke ketentoets 4. Dit document dient vanuit VNG als input voor deze acceptatietest en ketentoets. Bij de gebruikersacceptatietesten dient een representatieve vertegenwoordiging vanuit gemeenten te worden betrokken, zodat goed kan worden getest of de uitgangspunten en gebruikerseisen goed zijn gebouwd in het nieuwe PGB-systeem, dan wel dat de risico s kunnen worden ingeschat als dit niet zo is. 2 Brief van VWS aan ZN inzake Bevestiging afspraken randvoorwaarden bouw portaal, d.d. 13 januari Kamerbrief VWS, Voortgang portaal, pgb-wlz en pgb-zvw, d.d. 16 december Kamerbrief VWS, Beheer budgethoudersportaal PGB, d.d. 22 februari 2017 Trekkingsrecht PGB: Gemeentelijke uitgangspunten en gebruikerseisen voor een nieuw PGB-systeem 5

6 3. Randvoorwaarden 3.1 Kaders Gemeenten stellen de volgende kaders aan het (technische) systeem voor het pgb-trekkingsrecht. Deze kaders komen voort uit de brief die de VNG heeft verstuurd aan de SVB 5. Deze punten zijn tevens als randvoorwaarden opgenomen in de brief van VWS aan ZN 6. Deze kaders worden waar nodig nader onderbouwd in de volgende paragrafen: A) Gebruiksvriendelijkheid Het systeem van het trekkingsrecht kent meerdere gebruikers. Primair moeten budgethouders met bewezen technologie goed worden ondersteund om regie te kunnen voeren op de administratie van hun pgb. Hiervoor vormen de functionele wensen van het portaal, zoals opgesteld door Per Saldo, het uitgangspunt. Tevens moet het systeem aansluiten op het primaire proces van gemeenten en verschillende vormen daarvan ondersteunen. B) Betrouwbaarheid (kwaliteit) Het systeem moet voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. Het behoud van gegevens bij een eventuele migratie moet zijn geborgd. Gegevens moeten gestandaardiseerd en digitaal worden uitgewisseld en verwerkt, zodat synchronisatie van gegevens in de gemeentelijke systemen met de centrale bronadministratie is geborgd. Tevens is het van belang voor gemeenten om continu inzicht te hebben in de gegevens van budgethouders en is managementinformatie vereist om de budgethouders goed te kunnen ondersteunen en grip te houden. C) Bewezen technologie en kennis Na de moeizame invoering van het pgb-trekkingsrecht kiezen gemeenten nu voor zekerheid en stabiliteit. Als gemeenten zijn we zelf al bezig om het gemeentelijk gegevensknooppunt (GGk) ook geschikt te maken voor de berichtenuitwisseling binnen de keten. De nieuwe ICT moet dan ook bewezen technologie bevatten en hierop kunnen aansluiten (o.a. gebruik van i-standaarden, tenzij). Tevens moet opgedane kennis en ervaringen van de SVB worden hergebruikt. D) Planning De staatssecretaris van VWS heeft aan de Kamer toegezegd dat begin 2018 de budgethouders en gemeenten de verbeteringen kunnen gebruiken, wat betekent dat in ieder geval in het laatste kwartaal van 2017 het PGB-systeem operationeel moet zijn. De keten is gebaat bij een tijdige oplevering van de resultaten en verbeteringen, mits niet wordt ingeboet op de stabiliteit van het huidige systeem. Zorgvuldigheid in het belang van een stabiel goed functionerend systeem voor budgethouders en gemeenten staat voorop. E) Beheersbaarheid (exploitatie) Voor gemeenten is niet alleen de implementatie van belang, maar staat juist de beheersbaarheid van het nieuwe (technische) systeem centraal. VNG wil één verantwoordelijke partij met publiekrechtelijke borging als aanspreekpunt voor het gehele systeem van de uitvoering van het 5 Brief VNG aan SVB, Verzoek om plan van aanpak voor pgb-trekkingsrecht, d.d. 28 november Brief van VWS aan ZN inzake Bevestiging afspraken randvoorwaarden bouw portaal, d.d. 13 januari 2017 Trekkingsrecht PGB: Gemeentelijke uitgangspunten en gebruikerseisen voor een nieuw PGB-systeem 6

7 trekkingsrecht. Deze (tijdelijke) beheerorganisatie moet zijn ingericht, voordat het PGB-syteem in gebruik kan worden genomen (ook ten behoeve van het testen en delen van data). F) Kosten efficiënt Gemeenten gaan ervanuit dat de noodzakelijke ICT-investeringen zullen leiden tot een efficiënt werkend systeem. Uitgangspunt is dat de huidige exploitatiekosten met de helft moeten worden gereduceerd en de investeringen zich binnen drie jaar terugverdienen 7. Dit wordt meegenomen als onderdeel van reeds bestaande audit-cycli. G) Overdraagbaarheid Het oorspronkelijke kader voor de ICT-investeringen blijft gelden conform de afspraken van het bestuurlijk overleg van 15 juni 2016, wat betekent dat de investeringen zich binnen een redelijke termijn kwantitatief of kwalitatief dienen terug te verdienen, dan wel overdraagbaar zijn. H) Onderaannemerschap Het staat de bouw- en beheerpartij vrij om ook gebruik te maken van de kennis en kunde van andere partijen. Uitgangspunt is dat gemeenten geen last en hinder ondervinden van eventuele onderaannemers. Uitgangspunt is dat onderaannemerschap voor het beheer volgens wetgeving en overheidsrichtlijnen plaatsvindt. I) Onafhankelijke (acceptatie-)toets Voor oplevering zal een onafhankelijk test moeten worden uitgevoerd of het gebouwde systeem tot het bovenstaande geformuleerde resultaat leidt. Dit geldt enerzijds voor de acceptatietest door een onafhankelijke partij die VWS als randvoorwaarde heeft gesteld aan ZN voor het om niet ontwikkelen van het budgethoudersportaal 8, alsmede het oordeel van het over de aansluiting van het portaal op de ICT-systemen van de SVB 9 in een gezamenlijke ketentoets 10. Doel van de toets zijn waarborging van de functionele eisen van gemeenten, maar ook controle van de technische kwaliteit, onderhoudbaarheid en toekomstvastheid van het systeem. 3.2 Wet- en regelgeving Het PGB-systeem moet blijvend voldoen aan geldende wet- en regelgeving. Toekomstige wijzigingen in wet- en regelgeving moet in het systeem worden doorgevoerd. Kader dat hiervoor geldt betreft in ieder geval de volgende wet- en regelgeving. Taken en verantwoordelijkheden gemeenten Wmo 2015, Jeugdwet en daarmee samenhangende besluiten en regelingen Wetten, regelingen en protocollen m.b.t. verantwoordingsprocessen door budgetverstrekkers (BADO MinBZK) Wbp (Wet Bescherming Persoonsgegevens)/AVG (vanaf 25 mei 2018) Wet gegevensverwerking en meldplicht cybersecurity (aanhangig in Eerste Kamer) Normen en voorschriften uit de vaktechniek van accountancy (NBA) 7 Top-14 investeren in ICT bij de SVB, versie 0.91, 21 september Brief van VWS aan ZN inzake Bevestiging afspraken randvoorwaarden bouw portaal, d.d. 13 januari Kamerbrief VWS, Voortgang portaal, pgb-wlz en pgb-zvw, d.d. 16 december Kamerbrief VWS, Beheer budgethoudersportaal PGB, d.d. 22 februari 2017 Trekkingsrecht PGB: Gemeentelijke uitgangspunten en gebruikerseisen voor een nieuw PGB-systeem 7

8 Lokaal beleid per gemeente (beleidsvrijheid gemeenten) m.b.t. toekenning van pgb s, proceskeuzes, oneigenlijk gebruik, etc. Systemen Wet- en regelgeving en richtlijnen vanuit het Rijk (tenminste Archiefwet, GDI en DigiD) Informatiebeveiliging (BIR, BIG, NEN normen rondom informatiebeveiliging) ISAE 3402 type 2 Data Wetgeving rondom het gebruik en beheer van basisregistraties (o.a. GBA/BRP) Archiefwet Minimale dataset voor controles op zorgovereenkomsten en declaraties, zoals vastgesteld in de keten tijdens het overleg Ketenregie van 8 september 2016 Verplicht model zorgovereenkomsten, zoals verplicht vanaf 1 april 2017 Mogelijke verplicht model declaratieformulier (nog nader te bepalen) Trekkingsrecht PGB: Gemeentelijke uitgangspunten en gebruikerseisen voor een nieuw PGB-systeem 8

9 4. Gebruikerseisen 4.1 Primair proces gemeenten (incl. beleidsvrijheid) Doelen Het PGB-systeem moet uit kunnen gaan van procesonafhankelijkheid. Dit betekent dat het systeem elke gemeentelijke procesvariant moet kunnen ondersteunen, ongeacht dus welke stap het eerst gezet wordt. Procesinrichtingen a) Proces omtrent afgeven van een beschikking Voor het afgeven van de beschikking willen gemeenten dat het systeem procesonafhankelijk werkt met betrekking tot het insturen van het toekenningsbericht en het accorderen van de zorgovereenkomst. Dit betekent dat het systeem de volgende mogelijkheden moet faciliteren: 1) Eerst een zorgovereenkomst opstellen en accorderen, dan pas een beschikking afgeven en toekenningsbericht insturen; 2) eerst beschikking afgeven en toekenningsbericht insturen, waarna de budgethouder vervolgens een zorgovereenkomst kan opstellen. b) Declaratie- en facturatieproces Er zijn verschillende manieren voor het automatiseren van het declaratieproces. Zo wordt er gesproken over de mogelijkheid om geen uploads van facturen meer te doen voor digitaal ingediende facturen. De budgethouder voert alleen data van een factuur in, inclusief gewerkte uren en de periode van de factuur. Op dit moment eisen accountants van gemeenten prestatieverklaringen, waarbij ook het bewijsstuk van declaraties nodig zijn. Om administratieve lasten aan de achterkant te voorkomen en budgethouders hiermee lastig te vallen, eisen gemeenten dat facturen worden geupload in het systeem. c) Intramaand Binnen het gemeentelijk domein geldt dat toekennen, wijzigen en afsluiten van budgetten op ieder gewenst moment van de maand moet kunnen plaatsvinden en worden verwerkt. d) Meerjarige budgetten Gemeenten beschikken pgb s voor verschillende termijnen, afhankelijk van de zorgbehoefte van budgethouders. De toekenningen voor budget willen gemeenten kunnen koppelen aan de duur van de beschikking, wat betekent dat het systeem meerjarige budgetten moet kunnen faciliteren e) Zorgfuncties en schotten Het systeem ondersteunt het gebruik van zorgfuncties en biedt gemeenten optioneel de mogelijkheid om de registratie in het PGB-systeem met, zonder of met een combinatie van verschillende zorgfuncties te kunnen voeren. Gemeenten moeten individueel per budgethouder een keuze kunnen maken hoe zij willen sturen op de inzet, kwaliteit en resultaat van pgb-zorg. Als gemeenten werken met zorgdifferentiatie moet dit door gemeenten in de beschikking worden opgenomen, en moet dit doorwerken in de zorgovereenkomsten en declaraties/ facturen. Het schotten wordt door het systeem gefaciliteerd, op voorwaarde dat gemeenten dit ook in hun toekenningsberichten aangeven. Het systeem moet dus kunnen faciliteren dat er een schot kan worden geplaatst tussen de verschillende zorgfunctiebudgetten, dat er wordt gewerkt met een arrangement van zorgfuncties, dan wel een integraal pgb-budget. Onafhankelijk van de zorgfuncties geldt dat gemeenten schotten willen kunnen plaatsen tussen verschillende vormen van zorg met aparte zorgovereenkomsten. Specifiek betreft dit een schot tussen formele en informele zorg. Trekkingsrecht PGB: Gemeentelijke uitgangspunten en gebruikerseisen voor een nieuw PGB-systeem 9

10 f) Wijzigingen en accordering Het PGB-systeem legt automatisch alle wijzigingen voor aan gemeenten met betrekking tot zorgovereenkomsten en/of gegevens van budgethouders (o.a. machtigingen), zodat gemeenten dit kunnen toetsen aan het recht op een pgb en hierover een besluit kunnen nemen. g) Misbruik, fraude en (de)blokkeringen Het systeem moet het opsporen en acteren op misbruik en fraude faciliteren. Dit geldt voor signaleringen bij vermoedens van fraude en signalering bij bijzonder gebruik op basis van logging van gegevens. Daarnaast moeten mogelijkheden worden geboden om hierop te acteren vanuit gemeenten door op het niveau van declaratie, budgethouder en zorgverlener (tijdelijk) te kunnen (de)blokkeren. h) Delegatie van taken Er zijn gemeenten die de pgb taken voor andere gemeenten uitvoeren (bijvoorbeeld in het kader van beschermd wonen). Anderzijds zijn er ook gemeenten die hun taken rondom pgb s (deels) uitbesteden, soms ook aan private partijen. Dit moet mogelijk zijn en worden gefaciliteerd vanuit het PGB-systeem, bij voorkeur via single sign on en het gebruik van gemeentecodes. 4.2 Portaal voor gemeentemedewerkers 11 Doelen Faciliteren van een realtime integraal klantbeeld Inzicht geven in (betaal) en budgetgegevens ( self-service voor gemeenten) Inzicht geven in zorgverleners binnen de gemeente (formeel, informeel en per type zorg) Inzicht geven in facturen, machtigingsformulieren en wijzigingsformulieren (op zorgovereenkomsten/vertegenwoordigers) Mogelijkheid tot uitvoeren acties op niveau van zorgverlener, budgethouder, vertegenwoordiger, declaratie en ZOK Mogelijkheid voor downloaden van samengestelde informatie t.b.v. management rapportages Mogelijkheid voor gemeenteprofielen, waarin beleidskeuzes per gemeente kunnen worden ingesteld Toegang Uitgangspunt voor toegang vanuit gemeenten is single sign on Gemeenten maken nu gebruik van Gemnet voor authenticatie en autorisatie. Vanuit Gemnet worden de loginnaam, de wetrollen (voor welke wet is een gebruiker geautoriseerd) en de rol van de ingelogde medewerker meegegeven Gewenst: doorontwikkeling op basis van e-overheidsstandaarden (eid, eherkenning, etc.) voor het inloggen door gemeentemedewerkers Randvoorwaarden Minimaal hetzelfde aan functionaliteit als wat we nu hebben, aangevuld met de mogelijkheid om te kunnen werken met gemeenteprofielen en de mogelijkheid om op individueel budgethouder niveau de procesgang te kunnen beïnvloeden (zorgfuncties, blokkeringen, etc.) Publiek beheerd vanaf het moment dat een pilot of invoer /migratie van data start 11 Reeds in samenspraak ontwikkeld bij de totstandkoming van de Top-14 van de SVB, document: Impact Analyse 01; Portaal voor verstrekkers, september 2016 Trekkingsrecht PGB: Gemeentelijke uitgangspunten en gebruikerseisen voor een nieuw PGB-systeem 10

11 Lijst met functionaliteiten Functionaliteiten Toelichting a) Raadplegen budgethouder Gegevens kunnen worden bekeken voor zover geautoriseerd gezien de rol, gemeente en wet b) Raadplegen zorgverlener Inzicht geven in zorgverleners binnen de gemeente (formeel, informeel en per type zorg) c) Raadplegen vertegenwoordiger d) Raadplegen zorgovereenkomst Inzicht in vertegenwoordigers binnen de gemeente, soort vertegenwoordiger (gemachtigde, wettelijk vertegenwoordiger) en per budgethouder (incl. rechten en verantwoordelijkheden) Inzicht geven in zorgovereenkomsten (en wijzigingen) met terugwerkende kracht e) Raadplegen budget (incl. tkb en uitputting/declaraties) f) Raadplegen bevoorschotting Inzicht in hoogte van de bevoorschotting bij de SVB per wet (Wmo, Jeugdwet en apart voor beschermd wonen) g) Raadplegen audit trail Mbt. fraudesignalen h) Raadplegen ziek- en betermeldingen Dit betreft ziek- en betermeldingen van zorgverleners van budgethouders binnen de gemeente i) Raadplegen klantcontacten Vastgelegde contacten vanuit de helpdesk bij de SVB moeten helpdesk voor gemeenten inzichtelijk zijn j) Raadplegen fraudesignalen Obv. signaleringen moeten gemeenten fraudesignalen kunnen raadplegen en hierop kunnen acteren k) Raadplegen managementen sturingsinformatie l) Goed- of afkeuren zorgovereenkomst m) Invoeren maximum zorgtarief per eenheid per zorgfunctie Zie ook paragraaf 4.8 Eventueel met een optie voor on hold, in afwachting van nadere informatie, zodat dit als status voor de gemeente helder is en actie bij de budgethouder bekend is Het maximum zorgtarief kan per zorgfunctie ongeacht de eenheid worden ingevoerd (zie ook de proceskeuzes, paragraaf 4.3) n) Accorderen wijzigingen O.a. tarieven, tijdelijk andere zorgverlener binnen bestaande contract, etc. o) (De)blokkeren Tijdelijk of definitief blokkeren, deblokkeren, op niveau van zorgverlener (binnen gemeenten en andere verstrekkers krijgen een signaal) en/of budgethouder p) Declaraties voorcontroleren Bij bepaalde budgethouders is toetsing van de declaratie voor betaling door de gemeente in en uit te stellen q) Onderhouden autorisatie De beheerder voegt medewerkers toe, en koppelt één of meer rollen aan deze medewerker r) Onderhouden proceskeuzes Functionaliteit om proceskeuzes te maken door verstrekker en in te stellen via gemeenteprofiel, waarbij het systeem hierop automatisch (digitaal) controleert (zie paragraaf 4.3) s) Onderhouden schermindeling t) Instellen en ontvangen van notificaties Beheerder van een verstrekker past de indeling van het dashboard voor de eigen organisatie aan. Het dashboard kan per rol verschillen Van welke notificaties de gebruiker een signaal in het portaal of bericht van GGk (wordt nog ontwikkeld) wenst te ontvangen Trekkingsrecht PGB: Gemeentelijke uitgangspunten en gebruikerseisen voor een nieuw PGB-systeem 11

12 Functionaliteiten Toelichting u) Selecties voor specifieke Via het verstrekkersmenu van het systeem zijn meerdere productietaken selecties toe te passen en is lijstwerk te genereren. v) Actueel kantbeeld Actuele status van budgetten, zorgovereenkomsten, uitnutting, etc. w) Track and trace Volgen van status afhandeling processen (declaraties, zorgovereenkomsten, etc) x) Archief Inzien documenten (zorgovereenkomsten, declaraties, urenbriefjes) y) Optioneel: upload mogelijkheid tkb s z) Optioneel: arbeidsrechtelijke toets Afhankelijk van het plan B moeten gemeenten tkb s kunnen uploaden in het portaal, zoals dit nu ook kan in het portaal bij de SVB Functionaliteit om (delen van) de arbeidsrechtelijke toets te laten uitvoeren door de SVB NB. Voor de in de tabel benoemde functionaliteiten voor het raadplegen van functionaliteiten, geldt dat gemeenten deze ook altijd in de vorm van lijstwerk kunnen draaien. 4.3 Proceskeuzes gemeenten 12 Doelen Ondersteunen van het eigen beleid van gemeenten bij de uitvoering van het pgb, zoals zorgfuncties (zie hierna) of een integraal pgb. Beter aansluiten bij de (interne) gemeentelijke processen. Verhogen van de digitaliseringsgraad en voorkomen van handmatige verwerken en controle Realiseren van een rechtmatig proces dat aansluit op wetgeving én gemeentelijk beleid, inclusief ondersteuning van gemeentelijke samenwerkingsverbanden of BPO-constructies (vb. Zorg- Lokaal). Aandachtspunt Voor uitvoeringstoets (mbt. project ZOK naar voren gemeenten ): onderzoeken van de mogelijkheid om wel/geen gebruik te maken van de SVB om de arbeidsrechtelijke toets op zorgovereenkomsten uit te laten voeren. Als dit mogelijk is, betreft dit een proceskeuze. Gevolgen Inrichten van de financiële administratie en registers om proceskeuzes mogelijk te maken die per individuele gemeente kunnen worden ingesteld. Via het portaal wordt de gemeente de mogelijkheid geboden om vast te leggen hoe de gemeente wil omgaan met de proceskeuzes. Randvoorwaarden Een proceskeuze geldt per wet/zorgfunctie 13 per gemeente. Een proceskeuze is van toepassing op alle budgethouders per wet/zorgfunctie van een gemeente. 12 Reeds in samenspraak ontwikkeld bij de totstandkoming van de Top-14 van de SVB, document: Impact Analyse 13; Faciliteren proceskeuzes, september Omissie in het huidige systeem is dat beschermd wonen niet apart inzichtelijk kan worden gemaakt. Door het gebruik van zorgfuncties moet dit probleem worden opgelost en daarnaast kan de huidige indeling op Wmo BG en Wmo HH worden losgelaten. Trekkingsrecht PGB: Gemeentelijke uitgangspunten en gebruikerseisen voor een nieuw PGB-systeem 12

13 Proceskeuzes zijn onderdeel van de controles en business rules in het PGB-systeem. Dit betekent dat zorgovereenkomsten en declaraties kunnen worden afgekeurd vanwege incompatibiliteit met de daaraan gestelde business rules (waaronder de proceskeuzes) die per gemeente instelbaar zijn. Proceskeuzes die validaties strenger maken mogen uitsluitend met een ingangsdatum in de toekomst ingevoerd kunnen worden, zodat er dus geen betalingen met terugwerkende kracht onrechtmatig kunnen worden. Lijst met proceskeuzes Proceskeuzes a) Tabel (Hoogte) maximum tarief invoeren (per wet/zorgfunctie) formele zorg14 b) Tabel (Hoogte) maximum tarief invoeren (per wet/zorgfunctie) informele zorg 15 c) Wel/geen bandbreedte van x% toestaan in controle op maximum tarief d) Toetsing op maximum tarief uitzetten 16 e) Wel/geen vast maandloon/4-wekenloon f) Wel/geen eenmalige uitkering bij overlijden budgethouder g) Wel/geen compensatie budget (vervangende zorgkosten) bij ziekte h) Wel/geen reiskosten zorgverlener i) Wel/geen feestdagenuitkering j) Wel/geen controle op bijkomende zorgkosten k) Wel/geen verantwoordingsvrij bedrag VVB 4.4 Functiesoorten (zorgfuncties/productcategorieën) Doelen Productcategorieën kunnen een plek krijgen in de landelijke financiële verantwoording die gemeenten moeten afleggen aan het ministerie van Binnenlandse Zaken Productcategorieën kunnen door gemeenten gebruikt worden in de verantwoording aan college van B&W en gemeenteraad Productcategorieën kunnen door gemeenten gebruikt worden in de operationele sturingsinformatie In de afstemming met CAK over eigen bijdrage zijn de productindelingen noodzakelijk Realisatie van een uniforme werkwijze voor zowel zorg in natura als pgb, door de voor iwmo en ijw breed vastgestelde productcategorieën te hanteren Randvoorwaarden In het gemeentelijk domein bestaat de mogelijkheid voor differentie van de zorg door middel van zorgfuncties. Gemeenten kunnen een integraal budget afgeven voor zorg, maar hebben ook de mogelijkheid om een budget op te splitsen in meerdere zorgfuncties of een combinatie ervan (arrangementen). Deze zorgdifferenties wordt door gemeenten in de beschikking opgenomen, en moet doorwerken in de zorgovereenkomsten en declaraties/facturen. 14 Bedoeld wordt dat de tarieven collectief kunnen worden ingevoerd. Dit staat los van de expliciete goed/afkeuring van een zorgovereenkomst. 15 Gemeenten willen kunnen sturen op verschillende vormen van zorg. Specifiek geldt dit voor formele en informele zorg, waartussen ook schotten moeten kunnen worden geplaatst. Verder geldt dat ook voor informele zorg collectief de tarieven kunnen worden ingevoerd. Dit staat los van de expliciete goed/afkeuring van een zorgovereenkomst. 16 Door het uitzetten van het maximum tarief kunnen ook resultaatgerichte pgb s mogelijk worden gemaakt. Trekkingsrecht PGB: Gemeentelijke uitgangspunten en gebruikerseisen voor een nieuw PGB-systeem 13

14 Indien er gebruik wordt gemaakt van zorgfuncties, dan moeten ook de zorgovereenkomsten, declaraties en budgetafsluitingen gebruik maken van deze indeling (differentiatie aan de voorkant zorgt voor differentiatie in het hele proces). Uitgangspunt is dat gemeenten beleidsvrijheid hebben in de uitvoering van de Wmo en Jeugdwet. In het berichtenverkeer wisselen gemeenten informatie uit over zorgproducten die budgethouders mogen afnemen bij hun zorgverleners. Voor een gestandaardiseerde werkwijze en uitwisseling zijn hierover afspraken gemaakt binnen de iwmo en ijw. Deze productcodestructuren zijn leidend voor de zorgfuncties/productcategorieën vastgesteld, die verplicht gebruikt moeten worden in de berichten. Het gebruik van zorgfuncties staat los van de keuze hoe gemeenten sturen op de uitnutting van het pgb budget. Hierin zijn verschillende opties die moeten worden gefaciliteerd (integraal pgb, zorgarrangementen, schotten ). Algemene zorgfunctie Als een gemeente het toestaat dat er over zorgfunctiebudgetten heen mag worden gedeclareerd, dan is er sprake van een integraal toegekend budget. Feitelijk worden dan geen gedifferentieerde zorgfunctiebudgetten aangeleverd maar een budget dat binnen de wettelijke regeling vrijelijk kan worden besteed. In de bedrijfsregels van de 501/502 (TKB2.0) is voorzien in een dergelijk arrangementsbudget, namelijk zorgfunctie 99. Functiesoorten Wmo 17 Code Betekenis 01 Hulp bij het huishouden 02 Begeleiding 03 Persoonlijke verzorging 04 Kortdurend verblijf 05 Woondiensten 06 Overige ondersteuning zelfstandig leven 07 Dagbesteding 08 Vervoerdiensten 09 Overige groepsgerichte ondersteuning 10 Overige maatwerk arrangementen 11 Rolstoelen 12 Vervoervoorzieningen 13 Woonvoorzieningen 14 Overige hulpmiddelen 15 Beschermd wonen 16 Opvang 17 Spoedopvang 18 Overige opvang en beschermd wonen 99 Integraal budget Wmo 17 Zie ook: en Trekkingsrecht PGB: Gemeentelijke uitgangspunten en gebruikerseisen voor een nieuw PGB-systeem 14

15 Functiesoorten Jeugd 18 Code Betekenis 31 (2015) Zonder verblijf: uitgevoerd door wijk- of buurtteam 32 (2015) Zonder verblijf: ambulante jeugdhulp op locatie van de aanbieder 33 (2015) Zonder verblijf: daghulp op locatie van de aanbieder 34 (2015) Zonder verblijf: jeugdhulp in het netwerk van de jeugdige 35 (2015) Met verblijf: pleegzorg 36 (2015) Met verblijf: gezinsgericht 37 (2015) Met verblijf: gesloten plaatsing 38 (2015) Met verblijf: overig residentieel 40 Persoonlijke verzorging 41 Dagbehandeling 42 Vervoerdiensten 43 Jeugdhulp verblijf (incl. behandeling) 44 Jeugdhulp verblijf (excl. behandeling) 45 Jeugdhulp ambulant 46 Jeugdhulp crisis 47 Jeugdreclassering 48 Jeugdbescherming 49 Activiteiten in het preventief justitieel kader 50 Maatwerkarrangementen jeugd 51 Generalistische basis-ggz 52 Specialistische ggz 53 Kindergeneeskunde 99 Integraal budget Jeugdwet 4.5 Berichtenverkeer 19 Achtergrond Voor een goede werking van het PGB-systeem moet dit systeem beschikken over de gegevens van gemeenten. Voor eenduidige en efficiënte informatie-uitwisseling is standaardisatie van het berichtenverkeer noodzakelijk. Dat heeft geleid tot de informatiestandaard ipgb, die randvoorwaardelijk is voor de gegevensuitwisseling in het trekkingsrecht. Het informatieverkeer verloopt via elektronische berichten, en op basis van landelijk gemaakte afspraken en vastgestelde regels. In de ipgb-berichten is XML de primaire taal: de specificaties van ipgb bestaan uit XML-schemadefinities (XSD's). De XSD s zijn voor de ipgb-berichten beschikbaar. Het berichtenverkeer met gemeenten verloopt via het Gemeentelijk Gegevensknooppunt (GGk). Op deze wijze kunnen gemeenten geautomatiseerd en beveiligd digitale gegevens uitwisselen met andere ketenpartners in het sociaal domein. Het GGk is aangesloten op een landelijke infrastructuur. Sinds 2015 wordt het GGk al volop gebruikt voor de uitwisseling van gegevens met zorgaanbieders voor zorg in natura. In het overleg ketenregie van 15 december 2016 is ingestemd met de samenwerkingsafspraken en daarmee met de afspraak dat op 1 januari Zie ook: 19 Zie ook: Trekkingsrecht PGB: Gemeentelijke uitgangspunten en gebruikerseisen voor een nieuw PGB-systeem 15

16 tenminste 50% van de gemeenten de toekenningsberichten via het GGk aanlevert, d.w.z. minimaal via de portaalfunctie en waar mogelijk als webservice. Doelen Realiseren van functionaliteit om via het GGk toekenningen, wijzigingen, intrekkingen en beëindigingen door te geven aan de bronadministratie op basis van berichten van gemeenten via het ipgb-berichtenverkeer (inclusief retourberichten) Realiseren van functionaliteit om via het GGk budgetafsluitingsberichten te ontvangen van de bronadministratie via het ipgb-berichtenverkeer (inclusief retourberichten) Terugdringen van de papierstroom voor wijzigingen vanuit verstrekkers Vermindering van administratieve lasten Verhoging van de kwaliteit van de data door controles in het bericht, bij de verwerking en door directe terugkoppeling Randvoorwaarden Alle berichtenverkeer van en met gemeenten verloopt via het GGk De berichtdefinitie (en bedrijfsregels) is vastgesteld in afstemming met alle betrokken partijen en bevat voldoende gegevens om aan alle requirements te kunnen voldoen Het PGB-systeem moet bij invoering zowel de ipgb1.0 als ook de ipgb2.0 standaard ondersteunen 20. Het nieuwe toekenningsbericht komt immers in het najaar van 2017 beschikbaar en moet uiterlijk 1 november 2017 in productie zijn in het PGB-systeem. Dit vraagt om een conversie/transitieperiode waarbij het TKB1.0 bericht en de 501/502 (TKB2.0) naast elkaar kunnen bestaan. Uiteraard moet per gemeenten per tijdseenheid een duidelijke keuze worden gemaakt. Het insturen van een TKB (zowel versie 1.0 als 2.0) moet als terugvalscenario mogelijk blijven via het nieuwe verstrekkersportaal (afhankelijk van de implementatiescenario s die nog moeten worden vastgesteld). Functionaliteiten Functionaliteiten a) Doorgeven van een budget, budgetperiode en budgethouder b) Wijzigen, beëindigen en intrekken van een budget en budgetperiode. c) Doorgeven wijziging budgethouder d) Doorgeven/wijziging vertegenwoordiger Toelichting Via TKB (versie 1.0 en 501/502) via het GGk Via TKB (versie 1.0 en 501/502) via het GGk Gebruik van TKB (bijvoorbeeld bij verhuizing binnen de gemeente) Hieronder valt ook het toevoegen / wijzigen/ intrekken van een vertegenwoordiger bij een budgethouder. Gebruik van het TKB 20 Volgens de huidige planning wordt het Toekenningsbericht (TKB) 2.0 in het najaar van 2017 in gebruik genomen. Het Budgetafsluitbericht (BAB) 2.0 volgt begin Om dit mogelijk te maken worden de definitieve specificaties van de twee ipgb-berichten in april 2017 gepubliceerd op: Trekkingsrecht PGB: Gemeentelijke uitgangspunten en gebruikerseisen voor een nieuw PGB-systeem 16

17 Functionaliteiten Toelichting e) Budget afsluiting na einde Via BAB (versie 1.0 en 507/508) via het GGk budgetperiode en tbv de jaarafsluiting. f) Ontvangen van signalen Bericht nog te ontwikkelen (bijvoorbeeld bij combi s en buitengewone uitnutting van budgetten) Overige berichten Na oplevering van de specificaties van de TKB2.0 en BAB2.0, wordt bekeken welke volgende berichten moeten worden uitgewerkt: signaalbericht, bericht zorgovereenkomst, declaratie/facturatie berichten, etc. Hierbij wordt ook onderzocht of reeds bestaande iwmo en ijw berichten kunnen worden toegepast. De doorontwikkeling van het PGB-systeem moet aansluiten op deze berichten. 4.6 Koppeling externe systemen (incl. CAK voor eigen bijdrage) Doelen Directe koppeling voor controle van gegevens met BRP/GBA, RNI en NHR (en eventuele andere basisregistraties) Directe koppeling voor uitwisseling (op basis van berichten) tussen de bronadministratie en het CAK. Het betreft hier berichten die te maken hebben met de toekenning van het budget in relatie tot de inning van de eigen bijdrage en budgetuitnutting in relatie tot de jaarafsluiting (of budgetbeëindiging) en verwerking/bijstelling van de eigen bijdrage van de budgethouder Beter aansluiten bij het proces van gemeente en het CAK inzake de eigen bijdrage Verbetering rechtmatigheid, waarbij aan de voorkant van het proces kan worden aangesloten op de uitgangspunten en beleid dat gemeenten hebben opgesteld voor eigen bijdrage (bijvoorbeeld via een gemaximeerd bedrag) Vermindering van administratieve lasten Uitgangspunt Er mogen geen afwijkingen ontstaan in de gegevens van CAK versus gegevens van de gemeente. De gemeente blijft als vertrekker de bron van de gegevens (op basis van afgegeven beschikkingen). Wanneer de beheerorganisatie van het PGB-systeem vervolgens communiceert met het CAK over dezelfde gegevens moeten er garanties worden ingebouwd dat dit niet tot vervuiling leidt bij de gemeente Toelichting gebruikerseis koppeling CAK Indien een verstrekker aan een budgethouder een PGB toekent, dan wordt vervolgens door het CAK de eigen bijdrage voor de budgethouder berekend. Het CAK doet dit op basis van het toegekende budget, waarna maandelijks de persoonlijke bijdrage rechtstreeks bij de budgethouder wordt geïnd. Diverse gemeenten hebben eigen beleid rondom eigen bijdrage. Zodoende willen gemeenten aan de voorkant kunnen sturen, bijvoorbeeld door wel of geen gebruik te maken van een eigen Trekkingsrecht PGB: Gemeentelijke uitgangspunten en gebruikerseisen voor een nieuw PGB-systeem 17

18 bijdrage 21 en/of een gemaximeerd bedrag aan eigen bijdragen (per periode) te koppelen. Voor de rechtmatigheid moet dit kunnen worden meegegeven en worden gecontroleerd. Na afsluiting van het budget moet het CAK nagaan of op basis van de werkelijk bestede zorgkosten de eigen bijdrage juist is. Bij onderbesteding van het budget krijgt de budgethouder in sommige gevallen naar rato een deel van de eigen bijdrage teruggestort (afhankelijk van onder andere het inkomen). Deze berekening vindt in elk geval aan het einde van elk budgetjaar plaats, maar kan ook plaatsvinden bij tussentijdse afsluiting van het budget (bijvoorbeeld bij overlijden, emigratie, stopzetten van de zorg). Afhandeling van de eigen bijdrage vraagt nu veel handmatig werk bij gemeenten, omdat zorgfuncties niet worden vastgelegd en er geen directe koppeling is met het CAK. Het nieuwe systeem moet, direct bij de toekenning en na afsluiting van een budget, onder bepaalde voorwaarden, de gegevens direct aan het CAK beschikbaar kunnen stellen. Bij voorkeur verloop dit via het 501/502 en 507/508 (BAB) bericht. Aandachtspunt is dat met het CAK moet worden afgestemd over de mogelijkheden van koppeling, de inhoud van de berichten en de afstemming over de eventuele aanpassingen die aan de zijde van het CAK moeten worden gerealiseerd om de berichten ook te kunnen ontvangen en verwerken. De laatste stand van zaken is dat het CAK ook bezig is met ICTvernieuwingen en een koppeling op zijn vroegst op 1 januari 2018 kan worden gerealiseerd. 4.7 Papieren stroom Doelen Eenduidige verwerking van op papier/digitaal ingediende zorgovereenkomsten en declaraties Integraal overzicht in het nieuwe systeem van zorgovereenkomsten en declaraties (en daarvan afgeleid budgetbeheer), ongeacht wijze van aanlevering op papier/digitaal Systeemondersteuning voor papieren verwerking heeft voor gemeenten, waar nodig en relevant, directe controles en terugkoppeling Digitaal werken wordt gepromoot en ondersteund. Budgethouders/zorgverleners die eerst op papier werken kunnen later altijd nog overstappen op digitaal werken in het portaal Reduceren administratieve lasten Toelichting Papieren stroom omvat het scannen, digitaliseren van gegevens en het aanmaken van brieven voor die budgethouders die op papier willen werken (inkomende en uitgaande stroom) Voor zorgovereenkomsten geldt dat de standaard modellen per 1 april 2017 het uitgangspunt vormen. Voor declaraties geldt dat het formulier nog niet is gestandaardiseerd (onderwerp op de Ketenbrede werkagenda 2017) Gebruikerseisen De verwerking van papieren en digitale aanlevering is zoveel mogelijk gelijk. Dit zodat verwerking eenduidig is (duidelijk/eerlijk). Hier komt o.a. uit voort dat dezelfde controles worden toegepast op papieren aanlevering als op digitale aanlevering Het systeem herkent de gescande data op de zorgovereenkomst en declaraties 21 Gezien het aandachtspunt dat de mogelijkheden van de koppeling nog in onderzoek zijn met het CAK is deze optie nog niet als proceskeuze gedefinieerd. Trekkingsrecht PGB: Gemeentelijke uitgangspunten en gebruikerseisen voor een nieuw PGB-systeem 18

19 Inkomende post: via de scanstraatvoorziening (nog nader te bepalen waar deze wordt gepositioneerd: beheerorganisatie/svb) wordt papieren input eerst gescand, alvorens het wordt ingevoerd in het nieuwe systeem Uitgaande post: post voor de budgethouder wordt via de PGB-applicatie gegenereerd, eventueel per gemeente instelbaar of dit op eigen briefpapier plaatsvindt, en via de beheerorganisatie/svb verzonden (nog nader te bepalen afhankelijk van implementatie scenario s), dan wel als PDF geplaatst in de Berichtenbox MijnOverheid. 4.8 Management informatie Doelen Om de prestaties van de keten als geheel en van de afzonderlijke ketenpartijen in samenhang te kunnen managen en verantwoorden levert het systeem management- en stuurinformatie Informatie kan op geaggregeerd niveau (landelijk, lokaal per gemeente/regio, beheerorganisatie en SVB) voor verantwoordingsdoeleinden worden opgevraagd Tevens levert het systeem productie-informatie (procesvoortgang) over declaraties, zorgovereenkomsten en verwerking van de verschillende in gebruik zijnde berichten (o.a. TKB en BAB) Toelichting Het stelsel van trekkingsrechten wordt in een keten uitgevoerd door verschillende ketenpartijen waarbij de rollen en de verantwoordelijkheden van de ketenpartijen verschillen. Om de prestaties van de keten als geheel en van de afzonderlijke ketenpartijen in samenhang te kunnen managen en verantwoorden is management- en stuurinformatie nodig. Management-, stuur- en productie-informatie wordt getoond in het verstrekkersportaal van gemeenten Op detaillistisch niveau voor sturingsdoeleinden wordt tevens een BI-mogelijkheid geboden in het PGB-systeem om eigenstandig selecties uit te kunnen voeren op een recente kopie van de productiebestanden (van de beheerorganisatie en de SVB). Tevens zijn hierin voor gedefinieerde selecties opgenomen van de meest gewenste zoekopdrachten (bijvoorbeeld het niveau van maximum tarieven, aanstaande einddata van zorgovereenkomsten, aanstaande einddata van budgetperiodes, etc.) De BI-voorziening wordt gerealiseerd m.b.v. een koppeling met de PGB-applicatie(s) en ontsloten via de verstrekkerstoegang. Realisatie en beheer dient te worden ingeregeld zonder dat dit intervenieert met de reguliere productie. Trekkingsrecht PGB: Gemeentelijke uitgangspunten en gebruikerseisen voor een nieuw PGB-systeem 19

20 Bijlage: Overzicht randvoorwaarden en gebruikerseisen De randvoorwaarden en eisen die gemeenten stellen aan de werking van het nieuwe PGB-systeem zijn middels de in dit document beschreven uitgangspunten en gebruikerseisen aan de bouwende partijen (SVB en DSW) geleverd. In deze bijlage zijn de randvoorwaarden voor het in gebruik nemen en de gebruikerseisen nogmaals benoemd en gecategoriseerd. Randvoorwaarden Onderstaande opsomming zijn de minimale randvoorwaarden die gemeenten stellen aan de invoering van het nieuwe PGB-systeem. Aan deze voorwaarden moet worden voldaan, anders kunnen gemeenten het systeem niet gaan gebruiken. a) Het systeem dient ontwikkeld, beheerd en gebruikt te worden binnen de randvoorwaarden om de bestaande wettelijke taken van alle ketenpartijen te borgen, onder andere aanbestedingsregels, privacywetgeving, alsmede de overheidsrichtlijnen die gelden voor ICT-systemen; b) Het (tijdelijk) beheer van het PGB-systeem vindt plaats door een publiekrechtelijke organisatie, gelet op de aard van de informatie en de waarborging van privacy; c) Implementatie van het PGB-systeem kent in redelijkheid voldoende voorbereidingstijd voor gemeenten en de mogelijkheid om verbeteringen gespreid door te voeren. Specifiek betekent dit dat bij een invoering op 1 januari 2018, het systeem minimaal vanaf 1 november 2017 voor gemeenten beschikbaar moet zijn en de TKB1.0 en de nieuwe TKB2.0 (501/502) berichten kunnen verwerken; d) Het PGB-systeem werkt hybride voor Gemeenten kunnen op basis van 1.0 of 2.0 berichten uitwisselen. Dit geldt zowel voor TKB als BAB. Ofwel TKB1.0 en BAB1.0 of 501/502 en 507/508. De transitie van 1.0 naar 2.0 moet geruisloos voor gemeenten kunnen plaatsvinden, zonder dat berichten opnieuw moeten worden aangeboden etc. e) Er heeft een onafhankelijke acceptatietoets plaatsgevonden op zowel de functionaliteiten als de techniek (architectuur en codeniveau), waarbij dit programma van eisen als uitgangspunt wordt genomen voor de acceptatiecriteria. De uitkomsten van deze toetsen moet uiterlijk begin september 2017 beschikbaar zijn; f) Alle actieve budgetten en zorgovereenkomsten op 1 januari 2018 en verder worden gemigreerd naar het nieuwe systeem. Oude gegevens moeten beschikbaar blijven bij de SVB; g) Het huidige landschap bij de SVB blijft beschikbaar voor de volledige afwikkeling van de pgb s in 2017en zolang het nieuwe systeem nog niet in productie is genomen. Gebruikerseisen ( must-haves ) In onderstaande tabel is aangegeven welke functionaliteit beschikbaar moet zijn bij het in gebruik nemen van het nieuwe PGB-systeem. Deze functionaliteiten zijn absoluut noodzakelijk voor het kunnen continueren van de uitvoering en voor een rechtmatig en doelmatig trekkingsrecht. In onderstaande tabel zijn de gebruikerseisen gecategoriseerd in: must-haves, should-haves, nice to haves. Let op! Deze tabel is gebaseerd op de feiten en inzichten die wij tot op heden hebben. Trekkingsrecht PGB: Gemeentelijke uitgangspunten en gebruikerseisen voor een nieuw PGB-systeem 20

21 Primair proces gemeenten # Categorie Gebruikerseis en toelichting 1 Should-have 4.1a) Procesonafhankelijkheid: omtrent het afgeven tkb en accorderen van de zok moeten de volgende mogelijkheden worden gefaciliteerd: 1) Gemeente stuurt eerst een tkb, daarna stelt budgethouder een zok op 2) Budgethouder stuurt eerst een zok voor akkoord, daarna volgt de tkb De huidige werkwijze bij de SVB is conform werkwijze 1, waarbij de gemeente eerst een tkb afgeeft en daarna pas de zok accordeert. Er zijn gemeenten die echter de zorgovereenkomst naar voren hebben gehaald. Deze gemeenten vragen van budgethouders na het eerste gesprek niet meer om een budgetplan/ondersteuningsplan, maar beoordelen op basis van de zok of een budgethouder voor een pgb in aanmerking komt. Pas daarna wordt de tkb ingestuurd. Voor de toekomstvastheid is het gewenst dat dit wordt ondersteund 2 Must-have 4.1b) Opslag facturen: een foto/scan van facturen en declaratieformulieren moet verplicht worden meegestuurd bij het indienen van declaraties Accountants eisen prestatieverklaringen, waarbij ook bewijsstukken van declaraties nodig zijn. Om administratieve lasten aan de achterkant te voorkomen en budgethouders hiermee niet lastig te vallen, is het voor gemeenten noodzakelijk dat facturen worden geüpload in het systeem en zodoende de rechtmatigheid te waarborgen. 3 Must-have 4.1c) Intramaand: toekennen, wijzigen en afsluiten van budgetten moet op ieder gewenst moment kunnen plaatsvinden en worden verwerkt. Live events kunnen op ieder willekeurig moment plaatsvinden. Dit geldt ook voor het afgeven van budgetten, maar dus ook het wijzigen of afsluiten van budgetten (bijvoorbeeld bij verhuizingen of overlijden). Vanuit het perspectief van rechtmatigheid is het noodzakelijk dat het systeem dit activiteiten op ieder moment in de maand kan verwerken. 4 Must-have 4.1d) Meerjarige budgetten: toekenningen voor budget moeten kunnen worden gekoppeld aan de duur van de beschikking, ook als dit over de jaargrens heen gaat Toekenningsberichten moeten conform de beschikkingsperiode kunnen worden ingestuurd. Idealiter komt er één budget voor de gehele periode. De budgetafsluiting op de jaargrens gaat over wat tot dan toe is uitgenut. Budgetbeëindiging vindt plaats bij het aflopen van het budget. In de huidige situatie geldt dat er nu een tijdschot wordt geplaatst op de jaargrens. Onderwater is sprake van deelbudgetten voor het oude en nieuwe jaar. Een eventueel tekort in eerste jaar wordt opgeplust met het begrote budget voor het tweede jaar. Voor de toekomst van het systeem heeft deze oplossing echter niet de voorkeur, maar moet worden gewerkt met meerjarige budgetten. 5 Must-have 4.1e) Zorgfuncties: het systeem ondersteunt het gebruik van zorgfuncties en biedt gemeenten de mogelijkheid om de registratie met, zonder of met een combinatie van verschillende zorgfuncties te kunnen voeren Gemeenten geven beschikkingen af, waarbij vaak sprake is van meerdere soorten van zorg. Deze zorgdifferentie moet doorwerken in de zorgovereenkomsten en declaraties/facturen. Vanuit rechtmatigheidsoogpunt is het noodzakelijk dat het PGB-systeem het gebruik van zorgfuncties ondersteund, omdat gemeenten die nodig hebben voor accountantsverklaring, verantwoording aan BZK, gemeenteraad, eigen bijdrage en voor managementinformatie. Voor een uniforme Trekkingsrecht PGB: Gemeentelijke uitgangspunten en gebruikerseisen voor een nieuw PGB-systeem 21