Gebruikershulp

Transcriptie

1 Gebruikershulp bij de personeelskostencalculator voor INTERREG projecten

2 Doel en nut van de calculator INTERREG subsidiëring bestaat voor een groot deel uit personeelskosten. In het verleden waren rond 50% van alle uitgaven terug te brengen op de factor personeel. Dat maakt duidelijk hoe belangrijk een correcte en uniforme afrekening van personeelskosten is. Met deze personeelskostencalculator heeft u een instrument, waarmee u duidelijk en uniform uw subsidiabele personeelskosten kunt berekenen. In deze gebruikershulp worden het gebruik en de functies van deze calculator nader toegelicht. Enkele praktische voorbeelden verduidelijken het gebruik. Vervolgens zal nog het proces in twee fasen rond de exacte afrekening van personeelskosten in INTERREG projecten worden beschreven, zoals de beheersautoriteit van het INTERREG programma Deutschland-Nederland het in de toelichting van beschreven heeft. De calculator komt overeen met deze handelswijze. Belangrijke opmerking: De exacte afrekening van personeelskosten kan pas na afloop van het afrekeningsjaar worden uitgevoerd, omdat dan pas het bruto jaarloon definitief is vastgesteld. De calculator kan dan ook pas bij de eerste uitbetalingsaanvraag ingezet worden, die ook het decemberloon van het afrekeningsjaar bevat (uitzondering bij projecteinde, zie voorbeeld 5). Inhoudsopgave Werkwijze bij de berekening van personeelskosten in INTERREG projecten 2 Werking van de personeelskostencalculator 4 Voorbeeldcasussen 11 Afrekening van personeelskosten aan het projecteinde 15 Berekening van personeelskosten in uitbetalingsaanvragen in de loop van een afrekeningsjaar

3 Werkwijze bij de berekening van personeelskosten in INTERREG projecten Het proces voor de afrekening van personeelskosten is gebaseerd op twee wezenlijke grondslagen: 1. Exacte afrekening van personeelskosten pas met de uitbetalingsaanvraag met het decemberloon Aangezien in de subsidiegrondslagen het bedrag van de maximaal subsidiabele personeelskosten is berekend op basis van het jaarinkomen, kan ook de afsluitende en volledige afrekening resp. controle van de personeelskosten slechts plaatsvinden op basis van het werkelijk betaalde jaarsalaris, dat wil zeggen in de vorm van een naberekening! Deze naberekening moet worden uitgevoerd wanneer de uitbetalingsaanvraag opgesteld wordt die ook het decemberloon van een afrekeningsjaar bevat. Een declaratie die berust op prognoses op grond van het salaris in het voorafgaande jaar of op andere ervaringsgegevens, is in geen geval toelaatbaar. 2. Subsidiabel aandeel van het bruto jaarinkomen = verhouding van de INTERREG arbeidsuren t.o.v. de totale arbeidsuren Het subsidiabele en maximaal declareerbare percentage van het bruto jaarsalaris resp. van de werkgeverslasten mag niet hoger zijn dan het aandeel werkelijk voor het INTERREG project verrichte arbeidsuren in verhouding tot de werkelijke totale arbeidsduur. (Bijvoorbeeld: een medewerker werkt 10% van zijn werkelijke arbeidsduur voor een INTERREG project. Dan mag het subsidiabele en maximaal declareerbare deel van het bruto jaarsalaris resp. de werkgeverslasten eveneens maximaal 10% bedragen.) Om aan de relevante bepalingen in de subsidiegrondslagen te voldoen, moet bij de exacte afrekening van personeelskosten een procedure in twee fasen worden gevolgd. Daarbij wordt eerst het bruto jaarloon op subsidiabiliteit gecontroleerd. Vervolgens wordt aan de hand van de verhouding tussen totale werktijd en de bewezen arbeidsuren voor het INTERREG project het subsidiabele bedrag bepaald. Fase 1: Controle op naleving van subsidiabel uurtarief Ter bepaling van de subsidiabiliteit van personeelskosten wordt uitgegaan van het werkelijk betaalde bruto jaarsalaris bij een fulltime baan op basis van 1635 uur (zie subsidie- 2.

4 grondslagen ), d.w.z. dit salaris wordt door genoemd aantal uren gedeeld. Het resultaat is een theoretisch uurtarief. Ligt het resultaat onder het vastgestelde maximumtarief uit de subsidiegrondslagen, dan kan het bruto jaarsalaris voor het desbetreffende jaar als volledig subsidiabel worden aangemerkt. Ligt het resultaat boven het in de subsidiegrondslagen vastgelegde maximum, dan moet worden berekend hoe hoog het maximaal subsidiabele bruto jaarsalaris is volgens de subsidiegrondslagen, met inachtneming van de inschaling van de desbetreffende medewerker. De bijbehorende werkgeverslasten dienen in dat geval eveneens met het desbetreffende percentage te worden verlaagd. Fase 2: Berekening van het maximaal declareerbare en subsidiabele bedrag Op basis van het werkelijk betaalde en maximaal subsidiabele bruto jaarsalaris (zie fase 1) en het procentuele aandeel van de gewerkte INTERREG uren van het totaal aantal werkelijk verrichte arbeidsuren in het afrekeningsjaar, wordt berekend welk bedrag maximaal als personeelskosten van de medewerker in het afrekeningsjaar kan worden gedeclareerd. Wanneer daarbij mocht blijken dat in de voorgaande uitbetalingsaanvragen voor het afrekeningsjaar te veel is gedeclareerd, moet het verschil in mindering worden gebracht op de uitbetalingsaanvraag die het decembersalaris bevat. 3.

5 Werking van de personeelskostencalculator Technische Opmerkingen: De personeelskostencalculator is geprogrammeerd voor Microsoft Office Excel (vanaf versie Microsoft Office 97 ). In het algemeen kan de personeelskostencalculator echter ook met andere programma s voor tabellenberekeningen gebruikt worden (zoals OpenOffice). Het grootste deel van de calculator is beveiligd. Toevoegingen van tabbladen of andere formateringen zijn niet mogelijk. Het invoeren van gegevens kan alleen in de geel gemarkeerde velden. De overige gegevens in de groen gemarkeerde velden worden automatisch berekend. In de personeelskostencalculator zijn tabbladen vooraf ingesteld voor maximaal 10 medewerkers, die voor een INTERREG project werkzaam zijn. U kunt in de menulijst onderaan de tabbladen kiezen. Het laatste tabblad Overzicht biedt een overzichtelijke samenvatting van alle ingevoerde medewerkers. Voor het gebruik van de calculator: Voordat u de exacte afrekening van de personeelskosten voor een of meerdere medewerkers met behulp van de personeelskostencalculator uitvoert, moeten de volgende gegevens over de betreffende medewerkers bekend zijn: Uitbetaald bruto jaarsalaris van het afrekeningsjaar (en eventuele extra betalingen) en bijbehorende werkgeverslasten INTERREG urenformulier (Formulier: Bewijs van arbeidsuren per maand voor een project binnen het INTERREG IV A programma Deutschland-Nederland ) Werkt de medewerker voltijd of in deeltijd voor de organisatie? Hoeveel FTE in het geval van deeltijd? Inschaling van de medewerker conform subsidiegrondslagen en bijbehorend maximaal subsidiabele uurtarief (zie subsidiegrondslagen art ) Reeds ingediende personeelskosten voor het afrekeningsjaar in voorgaande uitbetalinsaanvragen Gebruik van de calculator: Na het invullen van de vereiste basisgegevens van de medewerker (in de geelgemarkeerde velden) controleert de calculator automatisch de subsidiabiliteit van het bruto jaarsalaris en berekent het maximaal declareerbare bedrag voor de personeelskosten. Hieronder worden de afzonderlijke regels nader toegelicht. 4.

6 Naam Hier s.v.p. de volledige naam van de medewerker invoeren, zodat duidelijk is welke medewerker het betreft. Afrek. jaar (afrekeningsjaar) Hier het betreffende afrekeningsjaar invullen. Het is principieel niet mogelijk alleen een periode van afzonderlijke maanden in te vullen. (Uitzondering: bij het projecteinde) 1: Aandeel in werkweek / FTE Hier s.v.p. de contracturen van de medewerker binnen de organisatie invullen. FTE is een factor bij de berekening van de subsidiabiliteit, gebaseerd op de arbeidsuren conform subsidiegrondslagen (zie ook regel 12). Wanneer de contracturen in de loop van het afrekeningsjaar verhoogd of verminderd zijn, berekent u s.v.p. een gemiddeld FTE, zoals in het voorbeeld beschreven. (Voorbeeld: een medewerker heeft tussen januari en mei dus 5 maanden een 0,5 baan. Vanaf juni dus voor de overige 7 maanden van het jaar heeft hij een 0,8 baan. Het gemiddelde FTE berekent zich als volgt: [(5x0,5) + (7x0,8)] : 12 = 0,675). Wanneer er geen FTE, respectievelijk aandeel in een werkweek te berekenen is, neemt u contact op met uw regionale programmamanagement. 2: Max. subsidiabel uurloon volgens subsidiegrondslagen Het maximaal subsidiabele uurloon baseert zich op vier groepen, die in de subsidiegrondslagen onder genoemd zijn. Reeds in de projectaanvraag wordt een aanstelling in een van deze vier categorieën ingedeeld. Neemt u s.v.p. het bijbehorende uurloon over in de calculator. Dit uurloon wordt bij de controle van de subsidiabiliteit met het theoretisch uurloon (zie regel 13) vergeleken. 3: Aanstellingsperiode bij de partner in maanden in het afrekeningsjaar Vult u hier s.v.p. in hoeveel maanden de bovengenoemde medewerker in het afrekeningsjaar voor de organisatie werkzaam was. Hier speelt geen rol of de medewerker in deze periode ook voor een INTERREG project werkzaam was. 4: Daarvan door INTERREG urenverantwoording gedocumenteerd Dit getal kan van regel 3 afwijken, wanneer de medewerker pas in de loop van het jaar werkzaamheden voor het INTERREG project heeft overgenomen of alleen bepaalde maanden in het jaar voor het project werkzaam was. Overeenkomstig zijn alleen de urenformulieren beschikbaar voor de maanden dat de medewerker voor een INTERREG project heeft gewerkt. Dit getal is van invloed op de berekening van de maximaal declareerbare personeelskosten (zie regel 17 en 24). 5.

7 5: Uitbetaald bruto jaarloon Geeft u hier s.v.p. het bruto jaarloon aan, dat de medewerker in totaal in het afrekeningsjaar heeft ontvangen. Het is niet van belang of deze medewerker de gehele tijd ook voor een INTERREG project werkzaam was. De bijbehorende werkgeverslasten moeten apart ingevuld worden (zie regel 8). 6: Projectgerelateerde overige betalingen Extra betalingen die het project betreffen, kunnen hier apart worden ingevuld, wanneer u deze nog niet bij het in regel 5 ingevulde jaarloon heeft opgeteld. 7: Totaal brutojaarloon De optelling van regel 5 en 6 geeft het totale bruto jaarloon. Dit bedrag wordt in regel op subsidiabiliteit gecontroleerd. 8: Totaal werkgeverslasten Vult u hier s.v.p. de bij het bruto jaarloon behorende werkgeverslasten in. Deze worden apart gevraagd, omdat het maximaal subsidiabele uurloon uit de subsidiegrondslagen (zie regel 2) uitsluitend betrekking heeft op het bruto jaarloon. 9: Totaal daadwerkelijk gewerkte arbeidsuren Vult u hier s.v.p. de totale arbeidsuren van de medewerker in het afrekeningsjaar in. Daarbij is het zeer belangrijk dat u de gegevens uit de bijbehorende INTERREG urenformulieren overneemt. Wanneer de totale arbeidsuren van een andere bron komen, houdt u er dan rekening mee dat in de INTERREG urenformulieren ziektedagen wel worden aangegeven, maar niet in het totaal worden meegerekend.* Bij het gebruik van een andere bron bestaat het gevaar dat in regel 11 een verkeerde verhouding wordt berekend. 10: Daarvan voor het INTERREG project Vult u hier s.v.p. de arbeidsuren van de medewerker voor het INTERREG project in het afrekeningsjaar in. Daarbij is het zeer belangrijk dat u de gegevens uit de bijbehorende INTERREG urenformulieren overneemt. Wanneer de totale arbeidsuren van een andere bron komen, houdt u er dan rekening mee dat in de INTERREG urenformulieren ziektedagen wel worden aangegeven, maar niet in het totaal worden meegerekend.* Bij het gebruik van een andere bron bestaat het gevaar dat in regel 11 een verkeerde verhouding wordt berekend. 11: Aandeel INTERREG uren in de totale arbeidsuren Deze waarde wordt automatisch uit de gegevens in regel 9 en 10 berekend. Het aandeel is een beslissende factor bij de berekening van de subsidiabele personeelskosten. Conform dit aandeel wordt het bedrag berekend dat van het subsidiabele bruto jaarloon, respectievelijk de werkgeverslasten voor het INTERREG project geldend kan worden gemaakt (zie regel 16 en 20). * Ziektedagen zijn in principe wel subsidiabel. Ze spelen echter voor de berekening van de maximaal geldend te maken personeelskosten geen rol, omdat voor deze berekening de verhouding tussen totale arbeidstijd en projectarbeidsuren uit de INTERREG urenformulieren wordt afgeleid (regel 16 en 23). In het geval van ziekte verminderen in het algemeen zowel het aantal totale arbeidsuren als ook het aantal projectarbeidsuren. De verhouding tussen beide factoren blijft dus gelijk. 6.

8 12: Ter berekening van de ten grondslag liggende arbeidsuren volgens subsidiegrondslagen Conform de subsidiegrondslagen zijn bij een medewerker met een voltijdaanstelling, die 12 maanden voor de organisatie heeft gewerkt, voor de berekening van de subsidiabiliteit 1635 uren als basis te nemen. Wanneer een medewerker echter geen 12 maanden voor de organisatie heeft gewerkt of slechts in deeltijd, wordt het aantal uren als basis overeenkomstig gereduceerd. Het aantal uren berekent zich automatisch uit de gegevens in regel 1 en 3. 13: Theoretisch uurloon ter controle van de subsidiabiliteit Uit het bruto jaarloon (zie regel 7) en de conform subsidiegrondslagen als basis genomen arbeidsuren (zie regel 12) wordt het theoretische uurtarief berekend. Dit wordt voor de vaststelling van de subsidiabiliteit van het aangegeven bruto jaarloon gebruikt. Daarvoor wordt dit uurtarief met het maximaal subsidiabele uurtarief (zie regel 2) vergeleken. Deze vergelijking gebeurt automatisch. Het resultaat is in het rode veld te zien. 14: Wanneer het theoretische uurtarief onder het maximaal subsidiabel uurtarief ligt, wordt het totale bruto jaarloon voor de verdere berekening van het subsidiabele bedrag als basis genomen. Wanneer het theoretisch uurtarief boven het maximaal subsidiabel uurtarief ligt, wordt het bruto jaarloon voor de verdere berekening zodanig gekort dat het met de subsidiabele grenzen overeenkomt. 7.

9 15: Daadwerkelijk uitbetaald en maximaal subsidiabel bruto jaarloon Het bedrag komt overeen met de waarde in regel : Aandeel INTERREG uren in de totale arbeidsuren Dit percentage komt overeen met de waarde in regel 11. Het maximaal subsidiabele bruto jaarloon mag niet hoger zijn dan het aandeel van de daadwerkelijk gewerkte arbeidsuren voor het INTERREG project in verhouding tot de daadwerkelijk gewerkte arbeidsuren. (Voorbeeld: een medewerker is volgens INTERREG urenformulier in het afrekeningsjaar 10% van zijn totale werktijd voor het INTERREG project werkzaam geweest. Daarmee mag het subsidiabel en maximaal te declareren aandeel van het bruto jaarloon eveneens maximaal 10% bedragen.) 18: Maximaal afrekenbaar bruto jaarloon voor het project in het afrekeningsjaar Dit is het aandeel van het bruto jaarloon dat voor de betreffende medewerker in het kader van het INTERREG project maximaal gedeclareerd kan worden. Dit bedrag laat zich uit het maximaal subsidiabel bruto jaarloon (zie regel 14 en 15), het aandeel van de INTERREG uren ten opzichte van de totale arbeidsuren (zie regel 11 en 16) en de berekeningsfactor in regel 17 berekenen. 17: Benodigde berekeningsfactor Deze factor wordt automatisch berekend aan de hand van de gegevens in regel 3 en 4. Het heeft de volgende betekenis: Is een medewerker in het totale afrekeningsjaar voor de organisatie werkzaam geweest, maar daarvan alleen in bepaalde maanden voor het project (minder dan 12 INTERREG urenformulieren zijn ingevuld!), dan kan ook alleen het overeenkomstige aandeel van het daadwerkelijk uitbetaalde bruto jaarloon voor het INTERREG project geldend worden gemaakt. 8.

10 19: Aandeel max. subsidiabel bruto jaarloon in het werkelijke bruto jaarloon Wanneer niet het totale bruto jaarloon als maximaal subsidiabel erkend wordt (zie regel 14), moeten ook de bijbehorende werkgeverslasten (zie regel 8) overeenkomstig aangepast worden. Voor deze berekening heeft de calculator het aandeel van het maximaal subsidiabel bruto jaarloon (zie regel 14) ten opzichte van het daadwerkelijke bruto jaarloon (regel 17) nodig. 20: Daadwerkelijk betaalde werkgeverslasten in het afrekeningsjaar Het bedrag komt overeen met de waarde in regel 8. 21: Daadwerkelijk betaalde en maximaal subsidiabele werkgeverslasten Het bedrag wordt automatisch berekend uit de vermenigvuldiging van regel 19 en 20. Hierdoor is gewaarborgd dat de aangegeven werkgeverslasten (zie regel 8) aangepast worden wanneer slechts een deel van het totale bruto jaarloon als subsidiabel erkend wordt (zie regel 14). Wanneer het totale bruto jaarloon als subsidiabel wordt erkend, dan komt het resultaat van deze regel overeen met de waarde in regel 8. 22: Daadwerkelijk uitbetaald en maximaal subsidiabele werkgeverslasten Het bedrag komt overeen met de waarde in regel : Aandeel INTERREG uren in de totale arbeidsuren Dit percentage komt overeen met de waarde in regel 11. De maximale subsidiabele werkgeverslasten mogen niet hoger zijn dan het aandeel van de daadwerkelijk gewerkte arbeidsuren voor het INTERREG project in verhouding met de daadwerkelijke werktijd. (Voorbeeld: een medewerker is volgens de INTERREG urenformulieren in het afrekeningsjaar 10% van zijn totale werktijd voor het INTERREG project werkzaam geweest. Daarmee mag het subsidiabele en maximaal te declareren aandeel van de werkgeverslasten eveneens maximaal 10% bedragen.) 24: Benodigde berekeningsfactor Deze factor wordt automatisch berekend aan de hand van de gegevens in regel 3 en 4. Het heeft de volgende betekenis: Is een medewerker in het totale afrekeningsjaar voor de organisatie werkzaam geweest, maar daarvan alleen in bepaalde maanden voor het project (minder dan 12 INTERREG urenformulieren zijn ingevuld!), dan kan ook alleen het over-eenkomstige aandeel van het daadwerkelijk uitbetaalde bruto jaarloon voor het INTERREG project geldend worden gemaakt. 25: Maximaal afrekenbare werkgeverslasten voor het project in het afrekeningsjaar Dit is het aandeel van de werkgeverslasten die voor de betreffende medewerker in het kader van het INTERREG project maximaal afgerekend kunnen worden. Dit bedrag wordt berekend uit de maximaal subsidiabele werkgeverslasten (zie regel 21 en 22), het aandeel van de INTERREG uren ten opzichte van de totale werktijd (zie regel 11 en 23) en de berekeningsfactor in regel

11 26: Maximaal afrekenbare personeelskosten voor het project in het afrekeningsjaar Het bedrag is de som van het maximaal subsidiabele bruto jaarloon (zie regel 18) en bijbehorende werkgeverslasten (zie regel 25). 27: Maximaal afrekenbare personeelskosten Het bedrag komt overeen met de waarde in regel : Nog afroepbaar voor het afrekeningsjaar Dit bedrag kunt u voor de personeelskosten van de betreffende medewerker in de uitbetalingsaanvraag, die het decemberloon van het afrekeningsjaar bevat nog declareren. 28: Tot dusver voor het afrekeningsjaar afgeroepen en uitgekeerde personeelskosten Geeft u hier s.v.p. de som van de personeelskosten aan, die voor de betreffende medewerker en het overeenkomstige afrekeningsjaar reeds in voorgaande uitbetalingsaanvragen gedeclareerd zijn. Indien een naberekening van de personeelskosten noodzakelijk is, wordt aangeraden deze naberekening in het tabblad personeelskosten van de uitbetalingsaanvraag met het decemberloon te verrekenen. Maakt u dit dan duidelijk met behulp van een overeenkomstige aanvulling in het veld afrekeningsperiode. (Bijvoorbeeld personeelskosten december incl. naberekening.) In het geval van een naberekening dient u ook een print van de berekeningen van de personeelskostencalculator aan de betreffende uitbetalingsaanvraag toe te voegen. Dit maakt het voor uw bevoegde controle instantie mogelijk een vlotte en efficiënte controle van de personeelskosten uit te voeren. 10.

12 Voorbeeldcasussen Casus 1 Paul Meyer heeft in 2009 een voltijdaanstelling (1 FTE) bij een projectpartner gehad. Volgens de projectaanvraag is zijn positie als overig personeel ingeschaald. Het maximale subsidietarief is daarmee 23,- euro. Dhr. Meyer was het gehele jaar bij de projectpartner aangesteld. In deze twaalf maanden was hij ook voor het INTERREG project werkzaam. In 2009 bedroeg zijn bruto jaarloon euro. Bovendien bedroegen de werkgeverslasten voor hem in dezelfde periode euro. Zijn INTERREG urenformulieren laten een totale arbeidstijd van 1758 uren zien. Daarvan heeft hij 88 uren voor het INTERREG project gewerkt. In de tot nog toe ingediende uitbetalingsaanvragen heeft de projectpartner voor de personeelskosten van dhr. Meyer reeds 1.137,00 euro opgegeven

13 Casus 2 Paul Meyer heeft in 2009 een voltijdaanstelling (1 FTE) bij een projectpartner gehad. Volgens de projectaanvraag is zijn positie als wetenschappelijk personeel, leidinggevend personeel ingeschaald. Het maximale subsidietarief is daarmee 43,- euro. Dhr. Meyer was het gehele jaar bij de projectpartner aangesteld. Vanaf september (4 maanden) heeft hij voor het INTERREG project gewerkt. Overeenkomstig zijn voor de maanden september tot en met december de INTERREG urenformulieren ingevuld. Volgens de loonafrekening bedroeg zijn bruto jaarloon in ,00 euro. Bovendien bedroegen de werkgeverslasten voor hem in dezelfde periode ,00 euro. Zijn vier INTERREG urenformulieren laten een totale arbeidstijd van 620 uren zien. Omdat hij bij de projectpartner van af september uitsluitend voor het INTERREG project werkte, bedraagt ook het aantal INTERREG uren 620. In de tot nog toe ingediende uitbetalingsaanvragen heeft de projectpartner voor de personeelskosten van dhr. Meyer reeds ,23 euro opgegeven. Let op: In regel 5 moet het totale bruto jaarloon van de medewerker in het afrekeningsjaar worden ingevuld. Anders worden regel 18 en 25 foutief berekend. In regel 9 en 10 mogen daarentegen alleen die arbeidsuren worden ingevuld, die de medewerker voor het INTERREG project werkzaam was. Wanneer in regel 9 bijvoorbeeld de arbeidsuren van het gehele afrekeningsjaar worden ingevuld, volgt in regel 17 en 23 een verkeerde verhouding. 12.

14 Casus 3 Paul Meyer heeft in 2009 een deeltijdaanstelling (0,7 FTE) bij een projectpartner gehad. Volgens de projectaanvraag is zijn positie als hoger uitvoerend personeel ingeschaald. Het maximale subsidietarief is daarmee 33,- euro. Sinds juli is dhr. Meyer voor het INTERREG project werkzaam. Hij werkt uitsluitend voor het INTERREG project. Overeenkomstig zijn voor de maanden juli tot en met december de INTERREG urenformulieren ingevuld. Volgens de loonafrekening bedroeg zijn bruto jaarloon in 2009 in totaal ,20 euro. Bovendien bedroegen de werkgeverslasten voor hem in dezelfde periode 6.003,14 euro. Zijn zes INTERREG urenformulieren laten een totale arbeidstijd van 620 uren zien. Omdat hij bij de projectpartner uitsluitend voor het INTERREG project werkte, bedraagt ook het aantal INTERREG uren 620. In de tot nog toe ingediende uitbetalingsaanvragen heeft de projectpartner voor de personeelskosten van dhr. Meyer reeds 9.785,23 euro opgegeven. Let op: In dit geval heeft de calculator vastgesteld dat met in acht name van het urenaandeel (0,7 FTE) en de duur van de aanstelling bij de projectpartner (6 maanden), het theoretisch uurloon met 4,84 euro boven de subsidiegrens ligt. Daarom wordt het maximaal subsidiabele brutoloon zodanig gekort dat het overeenkomt met de subsidiabele grenswaarden

15 Casus 4 Paul Meyer werkt het gehele jaar in deeltijd bij een projectpartner. Vanaf augustus heeft hij werkzaamheden voor het INTERREG project overgenomen. Door de aanvullende werkzaamheden heeft zijn werkgever het urenaandeel vanaf augustus van 0,5 naar 0,8 FTE verhoogd. Voor het gehele jaar gezien, komt dit neer op een gemiddeld urenaandeel van 0,625 FTE (berekening zie onder). Volgens de projectaanvraag is zijn positie als overig personeel ingeschaald. Het maximale subsidietarief is daarmee 23,- euro. Voor de maanden augustus tot en met december zijn de INTERREG urenformulieren ingevuld. Volgens de loonafrekening bedroeg zijn bruto jaarloon in 2009 in totaal ,47 euro. Bovendien bedroegen de werkgeverslasten voor hem in dezelfde periode 6.902,36 euro. Zijn vijf INTERREG urenformulieren laten een totale arbeidstijd van 580 uren zien. Voor het INTERREG project alleen was hij 290 uren werkzaam. In de tot nog toe ingediende uitbetalingsaanvragen heeft de projectpartner voor de personeelskosten van dhr. Meyer reeds 3.214,15 euro opgegeven. Let op: Wanneer in de loop van het afrekeningsjaar het urenaandeel van een medewerker wijzigt, moet een gemiddelde voor het FTE in het afrekeningsjaar worden berekend (zie voorbeeld boven): (7 maanden x 0,5) + (5 maanden x 0,8) = 0, maanden Dit gemiddelde is nodig om de subsidiabiliteit van het bruto jaarloon te controleren. 14.

16 Afrekening van personeelskosten aan het projecteinde Casus 5 Paul Meyer heeft in 2009 een voltijdaanstelling (1 FTE) bij een projectpartner gehad. Volgens de projectaanvraag is zijn positie als hoger leidinggevend personeel ingeschaald. Het maximale subsidietarief is daarmee 51,- euro. Het INTERREG project, waarvoor dhr. Meyer werkzaam was, eindigde in mei Bij het opstellen van de laatste uitbetalingsaanvraag is zijn definitieve jaarsalaris voor 2009 dus nog niet bekend. Als basis voor de afrekening van de kosten wordt in dit geval de periode van januari tot mei 2009 genomen. Overeenkomstig moeten bij Aanstellingsperiode bij de partner in maanden in het afrekeningsjaar (3e regel) ook 5 maanden ingevuld worden (ook als Dhr. Meijer na het einde van het project bij de organisatie blijft werken). Ter verduideliking mag in dit geval als afrekeningsjaar januari - mei 2009 ingevuld worden. Volgens de loonafrekening bedroeg de bruto jaarloon van dhr. Meyer voor de maanden januari tot en met mei 2009 in totaal ,12 euro. Bovendien bedroegen de werkgeverslasten voor hem in dezelfde periode 9.853,74 euro. Zijn vijf INTERREG urenformulieren laten een totale arbeidstijd van 736 uren zien (waarvan 100% voor het INTERREG project). In de tot nog toe ingediende uitbetalingsaanvragen zijn voor de personeelskosten van dhr. Meyer reeds ,39 euro opgegeven. Let op: In het algemeen kunnen in INTER- REG projecten alleen de daadwerkelijke betalingen in acht worden genomen. Dat betekent dat bij de project-afsluiting alleen de loonbetalingen ingediend kunnen worden, die tot het moment van afsluiting daadwerkelijk zijn uitbetaald. Een schatting van de loonbetalingen voor het gehele jaar is niet toegestaan

17 Berekening van personeelskosten in uitbetalingsaanvragen in de loop van een afrekeningsjaar De boven beschreven controle van de subsidiabiliteit en exacte afrekening van personeelskosten kunnen pas aan het einde van het jaar, respectievelijk met de utibetalingsaanvraag die ook het decemberloon bevat (uitzondering bij projecteinde, zie voorbeeld 5), uitgevoerd worden. Natuurlijk kunnen ook in de loop van een afrekeningsjaar personeelskosten in uitbetalingsaanvragen opgegeven worden. Daarbij moet in acht worden genomen dat de aangegeven personeelskosten voor de controle instanties herleidbaar berekend zijn. Hoe hiermee moet worden omgegaan, wordt met een voorbeeld duidelijk gemaakt. Casus 6 Paul Meyer heeft in de maanden mei, juni en juli bij een projectpartner voor een INTERREG project gewerkt. Per maand heeft hij een brutoloon van euro gekregen. Daarbij hoorden euro aan werkgeverslasten. Volgens de drie ingevulde INTERREG urenformulieren heeft hij in deze periode 450 uur gewerkt, inclusief 112,5 uur voor het INTERREG project. Hierdoor komt het aandeel INTERREG uren op 25%. Overeenkomstig declareert de projectpartner in de uitbetalingsaanvraag voor het INTERREG project, die in augustus wordt aangemaakt, 25% van het brutoloon en de bijbehorende werkgeverslasten in de betreffende maanden. Deze berekeningsmethode wordt door controllers als herleidbaar geaccepteerd. Een toetsing van de subsidiabiliteit is hiermee nog niet gedaan. De controller keurt het gedeclareerde bedrag slechts voorlopig goed, totdat de uitbetalingsaanvraag met het decemberloon een toetsing van de exacte afrekening van de personeelskosten voor dhr. Meyer mogelijk maakt. Verdere vragen over de afrekening van personeelskosten? Wanneer u nog verdere vragen over de afrekening van personeelskosten heeft, kunt u met uw verantwoordelijk regionale programmamanagement contact opnemen. 16.

18 Uitgever: Gemeenschappelijk INTERREG Secretariaat c/o Euregio Rijn-Waal Emmericher Straße Kleve (Duitsland) Stand: