Info-books. Toegepaste Informatica. Deel 32b: ERP met NAV 2009, Uitbreiding. HO32b. E. Goossens J. Gils

Transcriptie

1 Info-books HO32b Toegepaste Informatica Deel 32b: ERP met NAV 2009, Uitbreiding E. Goossens J. Gils

2

3 Woord vooraf Info-books geeft een reeks informaticahandboeken uit die opgesteld zijn voor leerlingen van alle onderwijsniveaus, zowel het middelbaar als het hoger onderwijs. Bovendien is er voor een aantal uitgaven een specifiek boek voor leerkrachten voorzien. Enerzijds is er een reeks boeken die voornamelijk bestemd is voor de derde graad van het middelbaar onderwijs. Deze reeks is een vervolg op de reeks Informatica 3 en Informatica 4 die door de uitgeverij Pelckmans voor de tweede graad uitgegeven wordt. Anderzijds richt Info-books zich ook naar het hoger onderwijs. Bepaalde boeken uit de vorige reeks werden herwerkt, andere zijn zonder meer bruikbaar en meer gespecialiseerde werken voor de richting Toegepaste Informatica werden toegevoegd. Bij het samenstellen van een boek probeert Info-books systematisch van een probleemstelling te vertrekken. Pas daarna wordt het materiaal aangereikt om dat probleem op te lossen. Informatica is een middel om problemen op te lossen. Het is niet louter een opsomming van hardwarecomponenten en programmeringstechnieken. Een ander punt waar Info-books veel belang aan hecht is integratie. Leerstofonderdelen zijn geen eilandjes. Het is dan ook logisch dat door vrijwel de hele boekenreeks een rode draad loopt. Een klein bedrijf wordt voortdurend met nieuwe problemen geconfronteerd en lost die met behulp van de computer op. Het gaat hier om concrete problemen zoals een facturatie die tot in het detail uitgewerkt wordt. Als het nodig is worden rekenblad, databaseprogramma en tekstverwerking samengebracht om tot een oplossing te komen. Integreren doe je niet om het integreren zelf maar om een probleem op te lossen. Niettemin is elk boekdeel zelfstandig bruikbaar. Je hoeft je dus bijvoorbeeld geen zorgen te maken dat voorkennis van Word noodzakelijk is om PowerPoint of FrontPage te kunnen gebruiken In Info-books wordt op een praktische manier in één omgeving, Windows en meestal Microsoft Office, gewerkt. De opdrachten zijn gedeeltelijk in de hoofdstukken opgenomen, gedeeltelijk gegroepeerd op het einde ervan. Na elk hoofdstuk volgen een besluit en de leerdoelen of eindtermen ('Wat je moet kennen en kunnen:'). In de leidraad voor leerkrachten worden de leerdoelen vervangen door praktische en didactische tips en nuttige informatie. Het is niet de bedoeling dat alle opdrachten in de klas gemaakt worden. Dat hangt van de beschikbare tijd af. De auteurs April 2011

4 De publicaties van Info-books werden samengesteld in een Windows XP-, en Internet Explorer 7.0- omgeving. Er werd gebruik gemaakt van Office 2002/2003/2007. Van zodra een recentere versie in de omgeving of in het Officepakket de belangrijkste op de markt wordt, zullen de publicaties aangepast worden. De reeks Informatica voor het Secundair 0nderwijs (Toegepaste Informatica) bestaat uit de volgende boeken: Boekhouden-informatica, Informaticabeheer: BI1c Deel 1: Systeemsoftware, Netwerken, Internet en Hardware (Win XP) BI2cd Deel 2: Het rekenblad Excel (*) BI3cd Deel 3: Gegevensbeheer in Access (*) BI4ac Deel 4: Programmeren in Visual Basic for Applications (**) (a: DAO-objecten, c: ADO-objecten) BI5 Deel 5: Programmeren voor een bedrijfsecon. toepassing: de facturatie (**) Voor alle richtingen, zowel Secundair als Hoger Onderwijs werden uitgewerkt: AL6cd Deel 6: Tekstverwerking met Word (*) AL7cd Deel 7: Elektronisch presenteren met PowerPoint (*) AL8cd Deel 8: Elektronisch publiceren: HTML en FrontPage (*) AL9cd Deel 9: Elektronisch publiceren: FrontPage (*) AL10 Deel 10: Elektronisch publiceren: HTML (uitgebreide versie) AL11cde Deel 11: Communicatie via Outlook (*) AL12 Deel 12: JavaScript AL13 Deel 13: VBScript AL20 Deel 20: Algoritmen en programmeren in Access en Excel (Basis) Voor het Hoger Onderwijs biedt Info-books de volgende publicaties aan: HO30e Deel 30e: Systeembeheer met Windows Vista en internet HO31 Deel 31: Dubbel boekhouden HO32a Deel 32a: ERP met NAV 2009, Basis en Financieel HO32b Deel 32b: ERP met NAV 2009, Uitbreiding HO33a Deel 33a: ERP met Navision, Basis en Financieel 1 HO33b Deel 33b: ERP met Navision, Financieel 2 HO34 Deel 34: Internetapplicaties HO35 Deel 35: XML-XSL HO36 Deel 36: JavaScript (uitgebreide versie) HO37 Deel 37: Programmeren in Java HO38cd Deel 38: Gegevensbeheer in Access (basis en uitbreiding) (*) HO40a,b Deel 40a,b: Programmeren in Java: AWT en SWING HO40c,d Deel 40c,d,e: Java voor het internet: Servlets, JSP, Persitentie en Threads (*) Deze boeken worden in de versie 2002/XP [c], 2003 [d] en/of 2007 [e] aangeboden. (**) Deze boeken zijn geschikt voor de versie 2000, 2002/XP en Inlichtingen kunt u ook bekomen op onze website: Jos Gils Boskant 26, 2970 Schilde Telefoon: jos.gils@telenet.be Erik Goossens Eekstraat 67, 9240 Zele Telefoon: erik.goossens@telenet.be 2011, Schilde Zele Niets uit deze uitgave mag verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt worden door middel van druk, fotokopie, digitale media, microfilm of op welke andere wijze ook, zonder voorafgaandelijke schriftelijke toestemming van de auteurs.

5 Hoofdstuk 1 De domeinen van NAV 1.1 Probleemstelling ERP-paketten worden binnen organisaties voornamelijk gebruikt om een hele reeks processen te ondersteunen. Een ERP-programma bestaat meestal uit deelprogramma s of modules met specifieke taken binnen een bepaald domein, bijvoorbeeld administratie of voorraadbeheer. In een ERP-programma worden een groot aantal processen ondergebracht. Een gevolg van het gebruik van een ERP-systeem is dat gegevens van bijvoorbeeld klanten en producten binnen de organisatie slechts eenmaal ingevoerd hoeven te worden omdat een enkele database wordt gebruikt. Een ERP-systeem biedt nog andere voordelen zoals een efficiëntere manier van werken, betere communicatie en kostenverlaging. Maar wat zit er allemaal in een ERP-systeem? In dit hoofdstuk worden een overzicht en een korte bespreking gegeven van de domeinen die in het ERP-systeem NAV aanwezig zijn. Dit wordt gedaan aan de hand van het voorbeeldbedrijf Cronus België NV. 1.2 Een overzicht In het openingsscherm van NAV vind je de volgende domeinen terug als je onderaan op AFDELINGEN klikt: FINANCIEEL BEHEER, VERKOOP & MARKETING en INKOOP zijn de domeinen die in het eerste boekdeel het meest uitgebreid behandeld werden. Aan elk van de domeinen PRODUCTIE en MAGAZIJN is een hoofdstuk gewijd. PROJECTEN, RESOURCEPLANNING, SERVICE, PERSONEEL en ADMINISTRATIE worden in dit hoofdstuk summier besproken. Deze domeinen zijn niet onafhankelijk van elkaar. Een bepaald bedrijfsproces kan in de verschillende domeinen verankerd zijn. E. Goossens J. Gils NAV 2009: Uitbreiding 5

6 Bijvoorbeeld: Een klant bestelt bij het bedrijf Cronus Opbouw een tafel (VERKOOP). Deze tafel werd geproduceerd met een tafelblad, vier tafelpoten en acht vijzen (PRODUCTIE). De onderdelen werden aangekocht (INKOOP). De tafel werd door de magazijnier, wiens gegevens staan in de module RESOURCEPLANNING, opgeslagen in een van de opslagplaatsen van het bedrijf (MAGAZIJN). De magazijnier is een personeelslid dat door Cronus Opbouw betaald moet worden (PERSONEEL en FINANCIEEL BEHEER). De aangekochte onderdelen werden aan de leverancier betaald en de klant betaalde de afgewerkte tafel (FINANCIEEL BEHEER). De secretaresse die bestellingen registreerde werkt in de INKOOP-afdeling, is lid van het PERSONEEL en heeft als gebruiker van het computersysteem bepaalde rechten. Deze rechten worden toegekend via de module ADMINISTRATIE. Door deze verankering in verschillende domeinen vind je in NAV bepaalde items in een aantal domeinen terug. Het dialoogvenster ARTIKEL(EN) bijvoorbeeld vind je onder andere in PRODUCTIE, PRODUCTONTWERP, in INKOOP, PLANNING, in MAGAZIJN, PLANNING EN UITVOERING en in SERVICE, CONTRACTBEHEER. Opdrachten 1. Zorg er voor dat het voorbeeldbedrijf Cronus België NV geopend is. In welk domein en map vind je budgetten terug? 2. Noem drie domeinen en mappen waarin voorraden behandeld worden. 3. In welke twee domeinen en mappen vind je de nummerreeksen van NAV? 1.3 Financieel beheer Wanneer het domein FINANCIEEL BEHEER geselecteerd wordt krijg je de volgende boomstructuur links bovenaan: Elk domein is onderverdeeld in een aantal deeldomeinen. Bij FINANCIEEL BEHEER zijn dit GROOTBOEKPOSTEN, KASBEHEER, TEGOEDEN, SCHULDEN, VASTE ACTIVA, VOORRAAD en PERIODIEKE ACTIVITEITEN. Een aantal van deze deeldomeinen worden verder in dit boek besproken. Elk deeldomein bevat een aantal onderdelen. In het deeldomein GROOTBOEKPOSTEN vind je onder andere het rekeningschema en budgetten terug. Er kunnen ook submappen of documenten in zitten. 6 NAV 2009: Uitbreiding E. Goossens J. Gils

7 Elk item kan geactiveerd worden door erop te klikken. Financieel beheer geeft de mogelijkheid om alle transacties met een financiële weerslag te registreren en te analyseren en er allerhande documenten en rapporten rond te maken. Opdrachten 4. In welk subdomein vind je de bankrekeningen van Cronus België NV? 5. De debiteuren zijn aan Cronus België NV nog ,56 verschuldigd (als je nog geen betalingen door debiteuren geboekt hebt). Waar vind je dit bedrag terug? 6. Voor welke vaste activa werd een verzekeringscontract afgesloten? Waar vind je dit terug? 7. Waar vind je de BTW-aangifte? 1.4 Verkoop & Marketing Standaard is in NAV VERKOOP & MARKETING het tweede domein. De structuur van dit domein ziet er als volgt uit: VERKOOP & MARKETING bevat onder andere de mappen VERKOOP, ORDERVERWERKING MARKETING en VOORRAAD EN PRIJZEN. In de figuur werd de map VERKOOP geopend. Je vindt er onder andere lijsten, taken en analysegegevens in terug. Opdrachten 8. Welke contactpersonen heeft Cronus België NV bij Koopmans Verzekeringen B.V.? Waar vind je ze terug? Welke verkopers van Cronus België NV nemen de contacten waar bij deze contactpersonen? 9. Waar vind je de prijslijst van de artikelen die niet in voorraad zijn? E. Goossens J. Gils NAV 2009: Uitbreiding 7

8 1.5 Inkoop Het domein INKOOP is op een analoge manier opgebouwd als het domein VERKOOP & MARKETING: In INKOOP vind je PLANNING, ORDERVERWERKING, EN VOORRAAD EN WAARDERING als onderdelen terug. Voor elk van deze deeldomeinen zijn een aantal lijsten, taken, analysemogelijkheden, documenten en administratie voorzien. Opdrachten 10. Waar kunnen inkoopvoorstellen worden ingebracht? 11. Waar vind je uitbestedingsvoorstellen? 1.6 Magazijn Bedrijven kopen grondstoffen en goederen aan en slaan deze op in magazijnen. Via het domein MAGAZIJN kunnen bedrijfsprocessen die hiermee verband houden bijgehouden worden. Onderdelen van het domein MAGAZIJN zijn ORDERS EN CONTACTEN, UIT-/INSLAG, PLANNING EN UITVOERING en VOORRAAD. Een begrip in dit domein is SKU (stock keeping unit): de eenheid die in voorraad gehouden wordt. Een artikel kan tot verschillende SKU s behoren. 8 NAV 2009: Uitbreiding E. Goossens J. Gils

9 Opdrachten 12. Waar vind je transferorders terug? Welke artikelen omvat transferorder 1001? Welke vestiging krijgt transferorder 1001 binnen en naar welke vestiging gaat deze bestelling? 13. Waar vind je het opslagoverzicht? Hoeveel artikelen staan er in deze lijst? 14. In welke vestigingen is artikel Bovenpaneel een SKU? 1.7 Productie In een producerend bedrijf worden aangekochte grondstoffen en onderdelen omgevormd tot verkoopbare producten. Dit bedrijfsproces wordt in de module PRODUCTIE opgevolgd. In de afdeling PRODUCTIE vind je onder andere de productiestuklijst waarin vastgelegd wordt uit welke onderdelen een artikel is samengesteld (PRODUCTONTWERP, PRODUCTIESTUKLIJST), gegevens over de plaatsen waar de artikelen worden gemaakt (CAPACITEIT, AFDELINGEN), gegevens over de plaatsen waar de artikelen speciale bewerkingen ondergaan (CAPACITEIT, BEWERKINGSPLAATSEN) en de productieprognoses (PLANNING, PRODUCTIEPROGNOSES). Opdrachten 15. Uit welke onderdelen is een fietsrem samengesteld? 16. Wat is de omschrijving van de SKU 70002? Hoe groot is de voorraad van deze SKU en wat is de kostprijs? E. Goossens J. Gils NAV 2009: Uitbreiding 9

10 1.8 Projecten In elk bedrijf worden projecten gepland en uitgevoerd. In NAV kan dit gerealiseerd worden met de module PROJECTEN. Opdrachten 17. Welke twee projecten staan op stapel en aan welke bedrijven worden ze gefactureerd? 18. Welke activiteiten staan ingeschreven in het projectdagboek voor het project bij Waterschap Oost? 19. Wat is de gebudgetteerde verkoopprijs van de twee hierboven vermelde projecten? 20. Hoeveel artikelen zijn nodig om de tien vergaderruimtes bij Waterschap Oost in te richten? 10 NAV 2009: Uitbreiding E. Goossens J. Gils

11 Hoofdstuk 7 Budgetten en prognoses 7.1 Probleemstelling Een budget opstellen is het cijfermatig in beeld brengen van doelstellingen en actieplannen. Het is een hulpmiddel om de plannen te controleren en uit te voeren. Budgetteren betreft dus het wezenlijke van management, namelijk plannen, coördineren en de uitvoering controleren. Budgetteren is een basistechniek om te managen en heeft dus een managementfunctie. Het is de taak van de ondernemingsleiding om een strategie vast te leggen. Deze strategie wordt duidelijk gemaakt in doelstellingen en objectieven die dan weer vertaald worden in kwantitatieve of meetbare gegevens. De kunst van het budgetteren is het bereiken van een evenwicht tussen het ambitieuze én het haalbare. Men probeert daarbij ook een zo efficiënt mogelijke combinatie van inputs te hebben, om op die manier zoveel mogelijk outputs te bereiken en zo groot mogelijke marges te halen. Natuurlijk zal de bedrijfsleiding tijdens de uitvoering van het budget voortdurend moeten controleren en, indien nodig, moeten bijsturen. Door het budgetteren worden streefcijfers vooropgezet. Zonder die cijfers is de onderneming stuurloos, de problemen worden niet voorzien. De afwijkingen worden niet opgemerkt en dus zeker niet verklaard. Men weet niet of men al dan niet goed aan het werken is. De dagelijkse gebeurtenissen hebben te veel invloed op de onderneming. Men denkt te weinig op lange termijn. NAV heeft een aantal functies voorzien om op een gebruiksvriendelijke manier budgetten op te stellen. Het begrip budget wordt in NAV wel ruim gezien: het gaat eerder om schattingen, bijvoorbeeld schattingen van verkoopbedragen (en niet alleen middelen die voorzien worden om de ondernemingsdoeleinden te bereiken). 7.2 Het rekeningschema ordenen Budgetten kunnen onder andere opgesteld worden op basis van het rekeningschema. Om een goed overzicht te krijgen is het wenselijk dat in het rekeningschema rekeningen gegroepeerd worden en dat er totalen worden gemaakt. Wens je bijvoorbeeld alle rekeningen die met 4 beginnen te groeperen, dan ga je als volgt tewerk: je opent het dialoogvenster REKENINGSCHEMA via FINANCIEEL BEHEER, GROOTBOEKPOSTEN, REKENINGSCHEMA. Via de knop NIEUW voeg je het rekeningnummer 4 toe. Het wordt automatisch op de juiste plaats in het rekeningschema gezet. In de kolom RESULTATEN/BALANS selecteer je BALANS, in de kolom REKENINGSOORT selecteer je TOTAAL. In de kolom SAMENTELLING zet je het interval van de rekeningen die met het cijfer 4 beginnen ( ). De totalen verschijnen in de kolommen MUTATIE en SALDO. E. Goossens J. Gils NAV 2009: Uitbreiding 69

12 Opdrachten 1. Verberg in Cronus Opbouw in het rekeningschema alle kolommen die tussen de kolommen SAMENTELLING en SALDO staan. 2. Maak in het rekeningschema de volgende totaalrekeningen: 4 VORD./SCH. OP HOOGSTENS 1 JAAR 55 KREDIETINSTELLINGEN 6 KOSTEN 7 OPBRENGSTEN 7.3 Het dialoogvester BUDGET Je kunt budgetten maken in het venster BUDGET van de module FINANCIEEL BEHEER. Je opent het dialoogvenster BUDGET via FINANCIEEL BEHEER, GROOTBOEKPOSTEN, taak BUDGETTEN: 70 NAV 2009: Uitbreiding E. Goossens J. Gils

13 Als je verschillende budgetten nodig hebt, kun je verschillende budgetnamen (meestal jaartallen) maken. Klik op de assistbutton rechts van het veld BUDGET in het venster BUDGET en daarna op een ander budget, als er meerdere zijn ingesteld, of maak een nieuw budget. Als je een nieuw budget wilt maken klik je op de knop NIEUW: In het venster BUDGET kun je een overzicht van het budgetbedrag voor elke grootboekrekening weergeven in verschillende periodes. Je kunt in de budgetmatrix navigeren doorheen de verschillende periodes met de knoppen VORIGE SET, VORIGE KOLOM, VOLGENDE KOLOM en VOLGENDE SET. De kop van het dialoogvenster BUDGET bevat drie rubrieken: Rubriek ALGEMEEN: BUDGET: hier kun je de naam selecteren voor het budget waaraan je wilt werken. ALS REGELS WEERGEVEN: hier kun je de dimensie selecteren die je in het venster BUDGET wilt weergeven als regels. ALS KOLOMMEN WEERGEVEN: hier kun je de dimensie selecteren die je in het venster BUDGET wilt weergeven als kolommen. WEERGEVEN PER: de periode (dag, week, ) AFRONDINGSFACTOR: hier kun je een afrondingsfactor selecteren om de bedragen in de kolommen af te ronden. Als je bijvoorbeeld 1000 selecteert, dan worden alle bedragen weergegeven in duizendtallen. KOLOMNAAM WEERGEVEN: als je het selectievakje KOLOMNAAM WEERGEVEN inschakelt, worden in plaats van de bijbehorende codes de omschrijvende namen voor E. Goossens J. Gils NAV 2009: Uitbreiding 71

14 de dimensiewaarden en grootboekrekeningen gebruikt als kolomkoppen. Zo is het matrixvenster overzichtelijker als je codes voor numerieke dimensiewaarden en grootboekrekeningen hebt ingesteld. Rubriek FILTERS: DATUMFILTER: in dit veld kun je een filter instellen om bedragvelden per datum te filteren. GROOTBOEKREKENINGFILTER: in dit veld kun je een filter voor grootboekrekeningen instellen zodat de waarden in de velden SALDO, BUDGET T/M DATUM en BUDGET (BEDRAG) alleen worden gebaseerd op de grootboekrekeningen in de filter. BUDGETDIMENSIEFILTERS: in deze velden kun je een budgetdimensie als filter selecteren zodat de waarden in de budgetvelden alleen op budgetposten met deze dimensiewaarden zijn gebaseerd. Rubriek BUDGETMATRIX: De kolommen aan de linkerzijde van het matrixvenster bevatten de volgende gegevens: CODE: dit veld bevat de dimensiewaardecode voor de geselecteerde dimensie in het veld ALS REGELS WEERGEVEN. Klik op de assistbutton in het veld voor een overzicht van de dimensiewaarden. NAAM: deze kolom bevat de naam van de dimensiewaarde op de regel. BUDGET (BEDRAG): deze kolom bevat het totale budget voor de dimensie of grootboekrekening of een bepaald budget als je een naam in het veld BUDGET hebt opgegeven. Klik op de assistbutton naast het veld voor een overzicht van de budgetposten. De koppen aan de rechterzijde van het matrixvenster bevatten de dimensiewaardecode voor de geselecteerde dimensie in het veld ALS KOLOMMEN WEERGEVEN. De velden aan de rechterzijde van het matrixvenster bevatten het totale budget voor de dimensie of grootboekrekening of een bepaald budget als je in het veld BUDGET een naam hebt opgegeven. Klik op de assistbutton naast het veld voor een overzicht. Wanneer je een budget maakt, kun je vier dimensies voor elk budget opgeven. Deze budgetspecifieke dimensies worden budgetdimensies genoemd. Je selecteert de budgetdimensies voor elk budget uit de ingestelde dimensies. Met budgetdimensies kunnen budgetfilters worden ingesteld en dimensiegegevens aan budgetposten worden toegevoegd. 72 NAV 2009: Uitbreiding E. Goossens J. Gils

15 7.4 Een eenvoudig budget opstellen Om een eenvoudig budget op te stellen activeer je in het dialoogvenster BUDGET, rubriek ALGEMEEN het veld BUDGET en kies je een naam en een omschrijving. Eventueel geef je codes voor budgetdimensies op. Je duidt ook aan welke dimensies als regels en welke als kolommen weergegeven worden. In de rubriek FILTERS kun je een datumfilter en een grootboekrekeningfilter opgeven. In het dialoogvenster kun je nu grootboekbudgetposten invullen door de muiswijzer in een cel te zetten en het bedrag in te vullen (zonder op de driepuntjesknop te klikken). Wanneer een bedrag ingevuld is worden onmiddellijk automatisch totalen gemaakt. Om tikwerk te vermijden kun je een bestaand budget geheel of gedeeltelijk kopiëren via de knop ACTIES, FUNCTIES, BUDGET KOPIËREN. Als je het budget van een bepaald jaar naar een volgend jaar wilt kopiëren, vul dan in KOPIËREN VAN het jaar in dat moet gekopieerd worden en geef als DATUMFORMULE 1J op. Het veld DATUMFORMULE moet een tijdseenheid bevatten, bijvoorbeeld D (Dag), WD (Weekdag), W (Week), M (Maand), K (Kwartaal), J (Jaar). L kan hier als prefix gebruikt worden, bijvoorbeeld LJ (Lopend jaar). E. Goossens J. Gils NAV 2009: Uitbreiding 73

16 Als je de cijfers wilt wijzigen, ga je naar het budgetvenster en vervang je de oude cijfers door de nieuwe. Wil je kopiëren met een verhogingsfactor, bijv. 5%, zet dan in het veld HERWAARDERINGSFACTOR 1,05. Wens je een budget te vervolledigen, bijv. de kwartaalcijfers van kwartaal 1 worden met 1% verhoogd in kwartaal 2, zet dan in de DATUMFORMULE 1K en gebruik dezelfde naam voor het te kopiëren budget als deze van het bronbudget. Opdrachten 3. Stel het eenvoudige budget voor 2011 op dat hierboven beschreven werd, rekeningen 604 en 700. Voer de gegevens van de vier kwartalen in. 4. Maak een kopie van het budget 2011 en noem deze kopie 2012, omschrijving Budget Alle bedragen verhogen met 1%. Wat zet je in het veld Datumformule? 74 NAV 2009: Uitbreiding E. Goossens J. Gils

17 5. Vervolledig het budget 2012 zodat de bedragen in het eerste kwartaal van 2013 met 2% dalen ten opzichte van het vierde kwartaal van 2012: TIP Zet een periode (1/10/12..31/12/12) in het datumveld van KOPIËREN VAN, anders wijzigen ook de kwartaalcijfers vanaf het tweede kwartaal van Budgetten en dimensies In een budget kun je ook gegevens per dimensie opnemen. Daarvoor selecteer je in het dialoogvenster BUDGETNAMEN een dimensiecode in het veld CODE BUDGETDIMENSIE 1: In het dialoogvenster BUDGET selecteer je in de rubriek ALGEMEEN de dimensiecode volgens dewelke je de gegevens wil weergeven in het veld ALS REGELS WEERGEVEN of in het veld ALS KOLOMMEN WEERGEVEN. In de rubriek FILTERS geef je een datumfilter en een grootboekrekeningfilter op. E. Goossens J. Gils NAV 2009: Uitbreiding 75

18 Wanneer je een budget voor een bepaalde periode hebt opgesteld is het handig om dit budget naar een volgende periode te kopiëren, eventueel met toepassing van een verhogingsfactor voor alle bedragen in het budget. Deze verhogingsfactor zet je in het veld HERWAARDERINGSFACTOR van het dialoogvenster BUDGET KOPIËREN. Een factor 1,05 betekent een verhoging van alle bedragen met 5 procent, 0,98 is een daling met 2%. Het is belangrijk dat je in het dialoogvenster BUDGET KOPIËREN de dimensies aanduidt die gekopieerd moeten worden (in het veld DIMENSIES). De budgetnaam in de rubriek KOPIËREN NAAR is dezelfde als in de rubriek KOPIËREN VAN. Na het kopiëren zet je de datumfilter in de rubriek FILTERS op de volgende periode (of klik op de knop VOLGENDE PERIODE). De aangepaste bedragen worden zichtbaar. 76 NAV 2009: Uitbreiding E. Goossens J. Gils

19 Opdrachten 6. Maak een nieuw budget met als naam 2012GEWEST en als omschrijving Budget per gewest. Doe de gewesten weergeven als kolommen en de grootboekrekeningen 604 en 700 als regels. De gegevens die getoond worden hebben betrekking op het eerste kwartaal van Voor Brussel, Vlaanderen en Wallonië zijn de gebudgetteerde aankopen respectievelijk 1 000, en euro, de gebudgetteerde verkopen 2 400, en euro. 7. Kopieer het budget van de vorige opdracht naar het volgende kwartaal. Alle bedragen worden met 5 procent verhoogd. Controleer of deze nieuwe budgetperiode met de verhoogde bedragen werd toegevoegd. E. Goossens J. Gils NAV 2009: Uitbreiding 77

20 7.6 Budgetten exporteren naar Excel Je kunt een budget naar een Excel-werkmap exporteren via de knop ACTIES, FUNCTIES, NAAR EXCEL EXPORTEREN. In de rubriek BUDGETPOST bepaal je onder andere welk budget, welke grootboekrekeningnummers en welke dimensies geëxporteerd worden, in de rubriek OPTIES bepaal je onder andere de begindatum, het aantal periodes en de periodelengte. Na het exporteren van een budget kun je in Excel wijzigingen aanbrengen en daarna het budget opnieuw in NAV importeren. Let op: exporteren en importeren werken feilloos als de Windows- en NAV-versies Engelstalig zijn (Amerikaans, ook de landinstellingen). Andere combinaties kunnen problemen geven. In de volgende figuur zie je het resultaat van het exporteren, in de eerste map wanneer er geen filter gezet is op de gewestcode, in de tweede map wanneer VL als gewestcode meegegeven werd. 78 NAV 2009: Uitbreiding E. Goossens J. Gils

21 Via de knop ACTIES, FUNCTIES, VANUIT EXCEL IMPORTEREN bereik je het dialoogvenster BUDGET VANUIT EXCEL IMPORTEREN: In de rubriek IMPORTEREN VANUIT selecteer je de te importeren map en het te importeren werkblad. In de rubriek IMPORTEREN geef je in het veld BUDGET de naam op van het te importeren budget, in het veld OPTIE bepaal je of je posten wilt vervangen of toevoegen. Opdrachten 8. Exporteer het volledige budget 2012 naar Excel. Sla het op onder de naam BUDGET2012.XLS. 9. Exporteer het budget 2012GEWEST twee keer naar Excel, een eerste keer met alle aankopen en verkopen van handelsgoederen voor de drie gewesten samen, een tweede keer met alleen de aankopen en verkopen van handelsgoederen in Vlaanderen. 10. Wijzig in BUDGET2012.XLS, werkblad BUDGET, een aankoopbedrag. Importeer daarna dit budget en controleer of de wijziging doorgevoerd werd. 11. Maak in Cronus Opbouw een nieuw budget met als naam 2012KLGR en als omschrijving Budget per klantgroep. Doe de klantgroepen weergeven als kolommen en de grootboekrekeningen 604 en 700 als regels. De gegevens die getoond worden hebben betrekking op het eerste kwartaal van Voor bedrijven en particulieren zijn de gebudgetteerde aankopen respectievelijk en euro, de gebudgetteerde verkopen en euro. 12. Kopieer het budget van de vorige opdracht naar het tweede kwartaal van 2012KLGR. Alle bedragen worden met 3 procent verhoogd. Let op: vergeet niet het veld DIMENSIES in te vullen (in het dialoogvenster DIMENSIESELECTIE het veld GESELECTEERD aanvinken). Kopieer daarna het budget van het tweede kwartaal naar het derde, verhogingsfactor: 10 procent. Controleer of deze nieuwe budgetperiodes met de verhoogde bedragen werden toegevoegd. Gebruik de navigatieknoppen om van de ene periode naar de andere over te E. Goossens J. Gils NAV 2009: Uitbreiding 79

22 stappen. 13. Exporteer het volledige budget 2012KLGR naar Excel. 14. Op te lossen in Cronus Opbouw: a. Maak een nieuw budget 2012KLGEW (Budget per klantgroep per gewest). De volgende gegevens worden in het eerste kwartaal van 2012 in het budget opgenomen: 2012 Kw 1 Aankopen Verkopen Bedrijven Particulieren Bedrijven Particulieren Brussel Vlaanderen Wallonië b. Kopieer het budget 2012KLGEW kwartaal per kwartaal tot eind 2012 met een verwachte herwaarderingsfactor van 2,5% per kwartaal. Wat zijn de totaal gebudgetteerde bedragen van de rekeningen 604 en 700 in het budget 2012KLGEW (vier kwartalen van 2012)? Welke bedragen hebben betrekking op particulieren in Wallonië? c. Geef in 2012KLGEW de gewesten als kolommen weer (de grootboekrekeningen blijven als regels weergegeven) en blader doorheen de kwartalen van Wat zijn de verwachte totale verkopen voor 2012 in Vlaanderen? Plaats de gewestfilter zo dat alleen de titels van Vlaanderen en Wallonië getoond worden (VL en WA). d. Exporteer het volledige budget 2012KLGEW naar Excel. Het resultaat ziet er ongeveer als volgt uit: 80 NAV 2009: Uitbreiding E. Goossens J. Gils

23 15. Open Cronus België NV en beantwoord de volgende vragen: a. Wat zijn de geschatte bedragen voor de rekeningen 604 en 700 in het budget van 2011? b. In welk kwartaal vind je deze bedragen? c. Welk deel van deze bedragen heeft betrekking op de verkoopcampagne in de zomer? d. Welk deel van het verkoopcijfer is rechtstreeks gelinkt aan de kostenplaats VERKOOP? E. Goossens J. Gils NAV 2009: Uitbreiding 81

24 Besluit NAV stelt mogelijkheden ter beschikking om budgetten op te stellen. Je vertrekt daar best van een rekeningschema waar rekeningen getotaliseerd en gegroepeerd worden. Je kunt bij het opstellen van budgetten gebruik maken van dimensies. Budgetten kunnen per periode gekopieerd worden. Je kunt daarbij een herwaarderingsfactor opgeven. Opgestelde budgetten kunnen naar Excel geëxporteerd worden. In Excel kunnen budgetten aangepast worden en daarna met de wijzigingen geïmporteerd in NAV. Wat je moet kennen en kunnen totalen maken en rekeningen groeperen in het rekeningschema; eenvoudige budgetten opstellen en kopiëren; budgetten met dimensies opstellen en kopiëren; bij het kopiëren van een budget gebruik maken van een herwaarderingsfactor; budgetten exporteren naar en importeren uit Excel-werkmappen. Opdrachten 16. Orden het rekeningschema van TuinComfort door een aantal totaalrekeningen toe te voegen. 17. Stel voor de kostenrekeningen van TuinComfort een eenvoudig jaarbudget op voor volgend jaar. Kopieer dit budget naar de volgende vier jaren. De verwachte jaarlijkse toename van de kosten is bijvoorbeeld 3%. 18. Stel ook een budget op waarbij gebruik gemaakt wordt van de dimensies die je vroeger ingesteld hebt. Kopieer ook dit budget naar een volgende periode. 19. Exporteer het eenvoudige budget naar Excel en sla de map op. Wijzig enkele bedragen in de Excel-map en importeer deze map met gewijzigde bedragen in NAV. Importeer de Excel-map in NAV (TuinComfort) en controleer of de wijzigingen geïmporteerd werden. 20. Exporteer ook het budget met dimensies naar Excel. Zorg er daarbij voor dat de gegevens op een overzichtelijke manier getoond worden. 82 NAV 2009: Uitbreiding E. Goossens J. Gils