Gedragscode. Presteren met Integriteit. 1 mei Copyright: SAUDI BASIC INDUSTRIES CORPORATION All rights reserved.

Transcriptie

1 Gedragscode Presteren met Integriteit 1 mei 2010 Copyright: SAUDI BASIC INDUSTRIES CORPORATION All rights reserved.

2 Integriteitsboodschap van de CEO Presteren met integriteit! Dat is de fundering waarop SABIC is gebouwd en de fundering waarop we verder zullen groeien om de doelstellingen van SABIC 2020 te verwezenlijken. We moeten onszelf iedere dag aan de hoogste normen van ethisch gedrag houden, in elke transactie en overal waar we zaken doen... zonder compromis. We moeten een cultuur creëren waarin werknemers er zeker van zijn dat alle compliance problemen zullen worden aangepakt en dat er geen negatieve gevolgen zullen zijn voor diegenen die problemen naar voren brengen. De Code zal een uniforme basis vormen voor groei onder onze 1 SABIC-waarden. De Code zal: Onze werknemers inspireren door ze een duidelijk en algemeen inzicht te bieden in de ethische grenzen waarbinnen we moeten werken. Ons personeel engageren door ervoor te zorgen dat we een respectvolle en uitnodigende werkomgeving handhaven. Een duurzaam compliance- en integriteitskader creëren om de innovatie van producten, processen en oplossingen in een uiterst gereguleerde wereld te ondersteunen. Groei genereren door het vertrouwen van onze werknemers, klanten en zakenpartners te winnen dat we altijd een bedrijfsbeleid voeren dat gebaseerd is op compromisloze integriteit. Als we er geen sterke compliance cultuur op nahouden, kunnen de gevolgen dramatisch en pijnlijk zijn. We hoeven maar de krant te openen en daar vinden we nieuws over imploderende bedrijven, managers die veroordeeld worden en werknemers die hun job verliezen door illegale kartelvoming, omkoperij van overheidsambtenaren of boekhoudschandalen. Wij dragen allemaal een verantwoordelijkheid om een compliance cultuur in stand te houden waarin dit soort activiteiten geen wortel kunnen schieten. Om ervoor te zorgen dat we deze cultuur in stand houden, vraag ik drie dingen van elke werknemer: (1) Onze Gedragscode lezen en begrijpen; (2) De Gedragscode naleven (naar letter en geest) bij alles wat u doet. Geef het goede voorbeeld door uw leiding geven en laat uw integriteit door niets of niemand in gevaar brengen; en (3) Het melden van alle compliance problemen via een van de vele kanalen waarover u beschikt. U bent de ogen en oren van dit bedrijf wat betreft de compliance. Het is in ons bedrijf ten strengste verboden om tegen iemand vergeldingsacties te ondernemen voor het ter sprake brengen of het helpen aanpakken van een integriteitsprobleem. Bedankt voor uw inspanningen voor het opbouwen en in stand houden van een integriteitscultuur van wereldklasse bij SABIC. Mohammed Al Mady Vice President en CEO, Saudi Basic Industries Corporation 2

3 Inhoudstabel INTEGRITEITSBOODSCHAP VAN DE CEO i 4 ONZE VERPLICHTINGEN ONZE WERELDWIJDE OMGEVING 5 Concurrentiewetgeving (Antitrust) 6 Internationaal Handelstoezicht 10 Productrisicobeheer 12 Zakelijke Relaties met Derde Bedrijven 14 Werken met Overheden 16 ONZE WERKOMGEVING 18 Milieu, Gezondheid, Veiligheid & Beveiliging 19 Eerlijke Tewerkstellingsspraktijken 22 Belangenconflicten 24 Privacy / Gegevensbescherming 26 BESCHERMING VAN ONZE BEDRIJFSMIDDELEN 28 Intellectuele Eigendom 29 Controllership 31 Witwassen van Geld 33 Handel met Voorkennis & Stock Tipping 35 RAPPORTERING VAN COMPLIANCE PROBLEMEN 37 Rapportering van compliance problemen 38 3

4 Onze verplichtingen 1. De Gedragscode lezen en begrijpen: Onze Gedragscode geldt voor alle werknemers, directeuren, managers en derden die Saudi Basic Industries Corporation en haar volledig aangesloten filialen ( SABIC of het Bedrijf ) vertegenwoordigen. Een grondig inzicht verwerven in het beleid dat in onze Gedragscode staat beschreven. De details lezen van de Codebeleidslijnen die relevant zijn voor uw specifieke job, evenals de plaatselijke beleidslijnen en procedures die het Codebeleid ondersteunen. Volg tijdig de integriteitstraining die aan u is opgedragen. 2. De Gedragscode naleven (naar letter en geest) bij alles wat u doet: Geef het goede voorbeeld Creëer een compliance cultuur en houd deze in stand, en neem persoonlijk de leiding van compliance inspanningen op u. Neem compliance prestaties in overweging bij het aanwerven, het beoordelen en het belonen van werknemers. Bouw een infrastructuur op om compliance problemen te voorkomen, te detecteren en erop te reageren. Herken compliance risico s voor het bedrijf en roep procedures in het leven om deze risico s te voorkomen en/of te beheersen. Neem deel aan periodieke compliance evaluaties. Pak compliance problemen aan zodra ze zich voordoen. Raadpleeg de bedrijfsjurist als medewerking wordt verzocht bij welke noodzakelijke openbaarmakingen aan regelgevende- en rechtshandhavinginstanties dan ook. 3. Compliance problemen onmiddellijk melden: Laat van u horen - hoe sneller problemen aangepakt worden, hoe beter. Realiseert u zich dat er vele kanalen beschikbaar zijn voor het melden van compliance problemen. Verleen medewerking bij onderzoeken naar compliance problemen of schendingen. Onderneem geen vergeldingsacties tegen personen omdat ze een probleem gemeld hebben. 4

5 ONZE WERELDWIJD E OMGEVING

6 Concurrentiewetgeving (Antitrust) Ons Beleid Concurrentiewetgeving, soms ook mededingingswetgeving of antitrustwetgeving genoemd, heeft een invloed op elk aspect van het zakendoen op de regionale en wereldwijde markten van vandaag. Deze wetten zijn complex, hebben een wereldwijd bereik en kunnen leiden tot verschillende resultaten, afhankelijk van de specifieke situatie. Volgens ons beleid moeten wij bij alles wat wij doen de concurrentiewetgeving naleven, voldoende geïnformeerd zijn om een schending hiervan proactief te voorkomen en het advies opvolgen van onze bedrijfsjuristen om de compliance te verzekeren. Houd er rekening mee dat niet-naleven van de concurrentiewetten onze bedrijfsbelangen en reputatie ernstig kunnen schaden. Het kan het Bedrijf blootstellen aan hoge boetes die worden opgelegd door de desbetreffende autoriteiten, evenals aan schadevorderingen door onze klanten en leveranciers. Het kan individuele werknemers eveneens blootstellen aan persoonlijke aansprakelijkheid, inclusief mogelijke strafrechtelijke sancties. Onze verantwoordelijkheid De bespreking hieronder beschrijft enkele belangrijke vereisten van de concurrentiewetgeving. Elke persoon die handelsactiviteiten uitvoert voor SABIC moet een inzicht hebben in hoe concurrentiewetten van toepassing zijn op zijn of haar activiteiten, en om specifieke hulp vragen aan de bedrijfsjurist wanneer nodig. Alle werknemers moeten: BEGRIJPEN hoe de concurrentiewetgeving van toepassing is op onze dagelijkse activiteiten. Bijvoorbeeld, concurrentiewetgeving moet: overeenkomsten of afspraken tussen concurrenten verbieden, als deze de concurrentie ondermijnen. Alle bedrijfsplanning en besluitvorming moet onafhankelijk plaatsvinden, met het oog op de behoeften van ons bedrijf en zonder communicatie of coördinatie met concurrenten. Er moet in het bijzonder opgelet worden bij activiteiten waarbij de concurrenten aanwezig zijn, zoals trade shows, industrieverenigingen en normeringsorganen. De volgende onderwerpen (en verwante gegevens) mogen niet besproken of gedeeld worden met concurrenten: Prijzen; Offertes; Verkoopgebieden, klantentoewijzing of productlijnen; Verkoopvoorwaarden; Productiecapaciteit/-opbrengst of omzet; Kosten, winsten of winstmarges; Marktaandeel; Aan te bieden producten of diensten; en Distributiemethodes. 6

7 Alvorens enige activiteiten te ondernemen met Industry Groups omtrent de verzameling van Industry-gegevens, dient u eerst te overleggen met de bedrijfsjurist om de naleving van de toepasselijke Concurrentiewetgeving te verzekeren. Het gedrag regelen van bedrijven die alleen of met klanten handelen. De concurrentiewetgeving kan geschonden worden door een eenzijdige handeling of door afspraken met klanten. Bijvoorbeeld: Bedrijven met een dominante positie voor een bepaald product of marktsegment mogen deze positie niet misbruiken om de verkoop van andere producten te doen toenemen. In bepaalde landen, zoals de V.S., schrijft de concurrentiewetgeving algemeen voor dat onze klanten die met elkaar concurreren dezelfde prijzen en voorwaarden moeten krijgen als ze op of rond dezelfde tijd hetzelfde product aankopen. Er kunnen beperkingen zijn aan onze mogelijkheden om de wederverkoop van onze producten door klanten te beperken, of om de prijzen of de voorwaarden van de wederverkoop van onze producten te beïnvloeden. Fusies, overnames en joint ventures regelen. Concurrentiewetgeving vereist ook van veel voorstellen tot bedrijfscombinaties en joint ventures dat ze gecontroleerd worden door overheidsinstanties voor ze tot stand gebracht worden, om te verzekeren dat ze de concurrentie niet in aanzienlijke mate verminderen. Bij deze controles wordt vaak de nadruk gelegd op interne documenten, om de doelstellingen van de betrokken bedrijven te bepalen. Onze bedrijfsplannen, marktanalyses en business development voorstellen moeten altijd getuigen van onze wens om te groeien door in nieuwe marktsegmenten te werken en nieuwe manieren te ontdekken om onze klanten van dienst te zijn, en niet door de concurrentie te proberen verminderen. Joint venture activiteiten en communicaties moeten beperkt blijven tot het verwezenlijken van de goedgekeurde doelstellingen van het samenwerkingsverband. OPNEMEN van de naleving van de concurrentiewetten in onze bedrijfsprocedures. Elk proces waarbij klanten, leveranciers of concurrenten betrokken zijn, moet zo worden ontworpen dat het in overeenstemming is met de concurrentiewetgeving. We moeten ons houden aan SABIC s richtlijnen met betrekking tot het implementeren van prijsverhogingen, contacten met concurrenten, het verkrijgen en de behandeling van concurrentie-informatie en de deelname aan handels- of beroepsverenigingen. Bij het ontwerp van welk nieuw handelsproces ook, moet in een vroeg stadium de bedrijfsjurist worden betrokken. Onmiddellijk MELDING MAKEN aan de bedrijfsjurist van elke kennelijke niet-naleving van de concurrentiewetgeving, door een werknemer of een opdrachtnemer, of door de werknemer van een concurrent. Als u benaderd wordt door een concurrent met een onrechtmatig voorstel voor een overeenkomst, moet u uw deelname actief weigeren, de communicatie indien nodig volledig verbreken en de benadering onmiddellijk melden aan de bedrijfsjurist. De bedrijfsjurist RAADPLEGEN als u een vraag of probleem hebt of als u niet zeker bent van de toepassing van de concurrentiewetgeving op uw activiteiten. Blijf up-to-date met online en live trainingen op dit gebied. 7

8 Problemen waarvoor u moet oppassen ELKE TOENADERING DOOR EEN CONCURRENT die een overeenkomst wil afsluiten of een afspraak wil maken met betrekking tot prijzen, verkoopvoorwaarden, offertes, gemeenschappelijke klanten of het moment, de plaats of de wijze van de verkoop van onze producten of van de onderlinge concurrentie. ELKE COMMUNICATIE MET EEN CONCURRENT met betrekking tot de bovenvermelde onderwerpen, of waarin getracht wordt informatie te verkrijgen of te delen over onderwerpen met betrekking tot de concurrentie, zoals onze distributiemethodes, productiecapaciteit/-volume, bronnen of kosten van grondstoffen of productontwikkelingsplannen. ONGEPASTE CONTACTEN OF ACTIVITEITEN TUSSEN CONCURRENTEN die betrokken zijn bij handels- of beroepsorganisaties of normeringsorganen. ELK VERZOEK VAN EEN KLANT OF LEVERANCIER om een exclusieve regeling te treffen die mogelijk een nadelig effect inhoudt voor zijn of onze concurrenten. POGINGEN OM DE STERKE POSITIE VAN EEN PRODUCT OF MARKTSEGMENT TE GEBRUIKEN om een aandeel te verwerven in een ander product of marktsegment, bijvoorbeeld door te eisen van een klant dat deze een bepaald product koopt om toegang te krijgen tot een tweede product. DE EIS DAT EEN KLANT ZICH VERPLICHT TOT DE AANKOOP VAN EEN PRODUCT om een technologielicentie te ontvangen. SELECTIEVE KORTINGEN DIE LEIDEN TOT VERSCHILLENDE PRIJSSTELLING voor klanten die met elkaar concurreren, vooral wanneer SABIC een sterke marktpositie bekleedt. KORTINGEN DIE LOYALITEIT OPLEVEREN, waarbij de klant een grotere korting krijgt indien hij gedurende een langere periode andere of meer producten aanschaft. EEEN BEPERKING OP DE KLANT S KEUZES voor het wederverkopen van SABIC s producten. ONZORGVULDIG GESCHREVEN DOCUMENTEN die een verkeerde indruk geven van onze huidige concurrentiesituatie of onze toekomstplannen. Vragen & Antwoorden V. Ik heb zonet een grote klant op de hoogte gesteld van een belangrijk nieuw product dat wij spoedig op de markt gaan brengen. Hij wil met mij overeenkomen het nieuwe materiaal niet te verkopen aan zijn concurrenten tijdens de eerste vijf jaar na de lancering. Hij beweert ermee akkoord te gaan alles te kopen wat wij produceren, opdat wij geen nadeel ondervinden van deze regeling. Mag ik ingaan op dit voorstel tot een exclusiviteitsovereenkomst? A. Nee. Wij mogen niet overeenkomen met een klant om een nieuw product niet aan te bieden aan zijn concurrenten. Onder bepaalde omstandigheden (bijvoorbeeld als een klant een wezenlijke bijdrage levert aan de ontwikkeling van een nieuw product), kan aan de klant een korte periode van exclusiviteit toegekend worden. Raadpleeg de bedrijfsjurist om te bepalen wanneer en voor hoe lang dergelijke exclusiviteit mag worden toegekend. 8

9 V. Ik maak deel uit van een commissie die fysieke normen helpt op te stellen voor motorvoertuigmaterialen. Er is een rubberfabrikant die voor een bepaald materiaal een goedkeuring probeert te verkrijgen, om het te kunnen gebruiken in dashboards ter vervanging van thermoplasten. Het rubbermateriaal voldoet aan alle functionele vereisten voor deze toepassing. Een lid van de commissie die werkt voor een andere kunststoffabrikant wil aan de norm een niet-functioneel vereiste toevoegen, waaraan het rubbermateriaal niet kan voldoen. Het gevolg hiervan zou zijn dat het rubbermateriaal niet op de markt kan worden gebracht. Mag ik hiermee instemmen? A. Nee. Industriegroepen en normeringsorganen mogen geen niet-functionele normen opleggen louter om de lancering van nieuwe producten op de markt te beperken. V. Een klant heeft me zonet de laatste offerte van onze concurrent door g ed, met inbegrip van de prijzen die de concurrent aanbiedt voor acht verschillende producten die rechtstreeks met onze producten concurreren. Op de voorpagina staat Kunt u dit verbeteren? Ik denk dat ik lager kan bieden, maar ik maak me zorgen dat ik onbetamelijke informatie heb ontvangen over mijn concurrent. Wat moet ik doen? A. Maakt u geen zorgen. Onder de meeste omstandigheden is het volkomen aanvaardbaar om concurrentie-informatie te ontvangen van een klant. In dit geval deelt de klant de informatie om de concurrentie te bevorderen, niet om ze te beperken. Raadpleeg de bedrijfsjurist om informatie te verkrijgen over de wijze waarop u de van de klant moet documenteren en behandelen, maar het mag normaal gezien geen probleem zijn om deze informatie te gebruiken om een concurrerende offerte op te stellen. 9

10 Internationaal Handelstoezicht Ons Beleid Wetten over het toezicht op de internationale handel (TIH), die in de meeste landen waar wij handel drijven bestaan, reguleren de overdracht van goederen, diensten en technologie over de nationale grenzen. TIH wetten bevatten klantenregels voor invoer, embargo s die de handel met bepaalde landen verbieden, handelsmaatregelen zoals antidumping en compenserende heffingen, ontworpen om oneerlijke handelspraktijken tegen te gaan, en uitvoerbeperkingen voor goederen die gereguleerd worden omwille van nationale veiligheidsredenen (bijv. militair gebruik). Deze TIH wetten gelden voor veel aspecten van SABIC s activiteiten, niet alleen voor de verzending van producten. De uitwisseling van informatie en gegevens kan, ongeacht het medium (bv. telefoon, e-conferenties, enz.), onderworpen worden aan handelstoezicht. De niet-naleving van TIH wetgeving kan ernstige reputatie en financiële gevolgen hebben voor SABIC. Onze verantwoordelijkheid ONZE TIH PROCEDURES VOLGEN, ontworpen om de naleving te verzekeren van de voorschriften van alle landen waar wij actief zijn. BEGRIJPEN WELKE TRAININGS- EN COMPLIANCE VEREISTEN onder uw verantwoordelijkheid vallen in uw functie. Deze vereisten kunnen o.a. de volgende zijn: Er voor zorgen dat SABIC (of de vertegenwoordigers ervan) nauwkeurige en volledige uitvoer- en invoerinformatie verstrekt aan de juiste overheidsinstanties. Er voor zorgen dat SABIC juiste en volledige gegevens verschaft aan overheidsinstanties in het geval van een antidumping of compenserende heffingen kwestie binnen de vereiste tijdspanne. Vóór de uitvoer de uitvoerclassificaties van het product/de technologie controleren, om na te gaan of een speciale goedkeuring vereist is. Vóór het indienen van octrooien de toepasselijke uitvoer- en invoerbeperkingen en vergunningsvereisten voor de technologie controleren en in orde brengen. Samenwerken met leveranciers om ervoor te zorgen dat de juiste uitvoerlicenties en toezicht beschikbaar zijn zodat SABIC toegang heeft tot export-gereguleerde producten en systemen. De exportwetten begrijpen en naleven die mogelijk bepalen dat u geen technologie mag delen met buitenlanders waaronder collega s van SABIC in eigen land en in het buitenland. De uitvoerwetgeving van een ander land kan van toepassing zijn op het door u delen van technologieën, zelfs indien u zich in een land bevindt dat dergelijke export niet verbiedt. Transacties controleren (inclusief alle klanten en leveranciers) op beperkingen voor bepaalde landen, personen en verboden eindgebruiken. Beperkingen begrijpen en naleven die kunnen gelden voor militaire toepassingen of munitiegebruik, waaronder de daaraan verbonden technische gegevens. Alle INCO-voorwaarden (Internationaal contract) begrijpen en in acht nemen die vaak de verantwoordelijkheid regelen voor de naleving van de uitvoer- en invoervereisten. Voldoen aan alle toepasselijke vereisten voor het bewaren van documenten. BEDRIJFSJURIST RAADPLEGEN indien u een verzoek ontvangt om in te stemmen met beperkende handelspraktijken of belemmeringen; deze kunnen onder de toepasselijke nationale en internationale wetgeving verboden of bestraft worden, of kunnen onderworpen worden aan bepaalde nationale rapporteringsvereisten. 1 0

11 Problemen waarvoor u moet oppassen Indien u enige van de volgende problemen ondervindt, raadpleeg onmiddellijk de bedrijfsjurist om u te helpen de feiten te beoordelen. ALLE FEITEN OF RODE VLAGGEN die aangeven dat een klant of leverancier mogelijk probeert de TIH wetgeving te omzeilen, of ontwijkende, aarzelende of onbevredigende antwoorden van een klant op vragen over het eindgebruik, de eindgebruiker, de leveringsdatums of de leveringslocaties van producten. BETROKKENHEID OF CONNECTIES van partijen of activiteiten die verband houden met de ontwikkeling van biologische, chemische of nucleaire wapens, of ballistische raketten. TRANSACTIES WAARBIJ EEN LAND WAARAAN EEN EMBARGO IS OPGELEGD, een burger of vertegenwoordiger van een dergelijk land of een persoon of entiteit die onderworpen is aan een overheidssanctie, betrokken is. Gezien SABIC s wereldwijde organisatie kunnen er mogelijk conflicten optreden tussen de wetgevingen van landen waarin we actief zijn. Raadpleeg de bedrijfsjurist voor hulp. TEGENSTRIJDIGHEDEN OP FACTUREN VAN INGEVOERDE GOEDEREN als de vermelde prijs niet de volledige waarde voorstelt, als de beschrijving van de goederen niet volledig is of als het land van oorsprong niet correct geïdentificeerd is. ONJUISTE IMPORT PROCEDURES bv. een invoertariefclassificatie die geen nauwkeurige beschrijving geeft van de ingevoerde goederen, of de inklaring van goederen onder een programma voor preferentiële rechten (GSP, NAFTA enz.) zonder documentatie die naleving van de vereisten van het programma verzekert. Vragen & Antwoorden V. Een klant uit de VS wil dat wij materiaal ontwikkelen om te voldoen aan de specifieke vereisten van een defensiegerelateerde militaire toepassing. De klant bezorgt ons informatie over de toepassing met een label onderhevig aan uitvoercontrolewetten. Mag u deze informatie doorsturen naar een productontwikkelaar in India zodat hij/zij het werk voor de materiaalontwikkeling kan beginnen? A. Nee. De ontwikkeling van materiaal voor defensiegerelateerde toepassingen is onderhevig aan strikte uitvoercontrolewetten. Voordat u met de activiteiten verdergaat, moet u eerst de specifieke feiten bespreken met de bedrijfsjurist. Bovendien kunnen er speciale voorzieningen noodzakelijk zijn voor het ontvangen of het verzenden van klanten data die onderhevig zijn aan een uitvoercontrole. U mag de informatie NIET verzenden naar andere personen of ze opslaan op een open server zonder de bedrijfsjurist te raadplegen. V. U ontvangt een letter of credit (LC) van een klant in een ander land waar een certificaat vereist is dat verklaart dat onze producten niet worden geproduceerd in bepaalde landen of dat het transporterend schip een verbod tot aanleggen heeft in bepaalde havens. Mag ik dit certificaat gewoon verstrekken? A. Nee. Vele van onze activiteiten zijn onderhevig aan anti-boycotwetten die het ingaan op dergelijke boycotverzoeken ten strengste verbieden. U moet dit verzoek onmiddellijk melden aan de bedrijfsjurist, die u instructies zal verschaffen over hoe u in dit geval kunt handelen. V. U bent technoloog in Japan en werkt met technische gegevens waarover Japan uitvoertoezicht houdt en die een licentie vereisen om naar China te kunnen worden uitgevoerd. U wilt graag de inbreng van een collega over deze gegevens, die staatsburger is van Japan en momenteel op doorreis is in China. Is er een vergunning vereist om haar te bellen of een naar haar te verzenden voor haar inbreng ten aanzien van de gegevens? A. Ja. Het vrijgeven van de uitvoer-gecontroleerde gegevens per telefoon of aan een Japans staatsburger terwijl zij in China verblijft zou worden beschouwd als uitvoer en bijgevolg een licentie vereisen. 11

12 Productrisicobeheer Ons beleid Wij verbinden ons ertoe hoogwaardige producten te leveren die voldoen aan de behoeften en verwachtingen van onze klanten. Feitelijke of potentiële risico s die met onze producten worden verbonden (ook al ontstaan deze pas nadat onze producten opgenomen zijn in de toepassingen van onze klanten), kunnen onze goede naam aantasten, onze klanten teleurstellen en resulteren in de aansprakelijkheid van het Bedrijf. Als verantwoordelijke werknemers is het onze plicht om de risico s die zijn verbonden aan onze producten en het gebruik ervan in toepassingen van klanten te herkennen, te beperken en te rapporteren. Onze verantwoordelijkheid BEGRIJPEN WAT ONZE FUNCTIE IS wij zijn experts voor onze producten, maar niet wat de toepassingen en eindgebruik omgeving van onze klanten betreft. Wij geven informatie aan onze klanten on hen te helpen bij de materiaalselecties en de ontwerpkeuzes. Wij nemen geen beslissingen met betrekking tot de geschiktheid voor onze klanten. RISICOFACTOREN VAN PRODUCTEN EN TOEPASSINGEN LEREN IDENTIFICEREN EN BEOORDELEN zodat u vertrouwen kunt ontwikkelen in de werking van ons product in de doeltoepassing. ONZE STANDAARD VERKOOPSOVEREENKOMSTEN, STANDAARD VERKOOPSVOORWAARDEN EN STANDAARD VRIJWARINGSVERKLARINGEN GEBRUIKEN voor elke verkoop in overeenstemming met de betreffende plaatselijke richtlijnen voor contracten. Wijzig ze niet of aanvaard geen alternatieve voorwaarden zonder voorafgaande goedkeuring van de bedrijfsjurist. ER VOOR ZORGEN dat de productinformatie die u verstrekt of beschikbaar stelt aan klanten of anderen (met inbegrip van online informatie) up-to-date, nauwkeurig en volledig is. Meld onmiddellijk alle onjuistheden aan de managers van de Business Unit die verantwoordelijk zijn voor het beheer van de desbetreffende producten. LEREN HOE TE COMMUNICEREN over onze producten (zowel mondeling als schriftelijk) op een manier die duidelijk, volledig en nauwkeurig is. Houd u bij de feiten en vermijd speculaties of meningen. DUIDELIJK DEFINIËREN van de verantwoordelijkheden omtrent productaansprakelijkheid bij het aangaan van licentie- of marketingovereenkomsten met andere bedrijven. DE BEDRIJFSJURIST RAADPLEGEN ALS U EEN RODE VLAG ZIET VOOR EEN PRODUCT (bv. problemen in verband met de mogelijkheid van persoonlijk letsel, een juridische procedure, een terugroepactie) of als u problemen of vragen hebt met betrekking tot productrisico s. Problemen waarvoor u moet oppassen MOGELIJKE CONFLICTEN OF ONJUISTHEDEN in interne technische gegevens of andere productinformatie. EEN JURIDISCHE PROCEDURE of de mogelijkheid daartoe (ook al zijn wij geen partij) waarbij onze producten of de toepassingen van onze klanten betrokken zijn. KLANTEN DIE ONS VRAGEN HET ONTWERP, het materiaal, de matrijsmaker, de spuitgieter enz. te selecteren voor hun toepassing. 1 2

13 VERZOEKEN VAN KLANTEN OM SAMEN TE WERKEN met hen bij de ontwikkeling van hun product of verzoeken om garanties of uitgebreide garanties inzake productprestaties of andere waarborgen dat ons product zal functioneren of geschikt is voor hun toepassingen of dat ons product of het product dat zij vervaardigen aan de hand van ons product voldoet aan bepaalde regels of voorschriften. ONERVAREN KLANTEN met weinig of geen technische expertise in de ontwikkeling van nieuwe producten en/of met een gebrek aan een coherente strategie voor een geschikt ontwerp, tests van eindproducten, productverwerking en naleving van de voorschriften. VRAGEN VAN KLANTEN om eindgebruiksprotocols te ontwikkelen of algemene foutanalyses uit te voeren voor hun producten. HET GEBRUIK VAN ONZE PRODUCTEN in toepassingen die ernstige schade kunnen veroorzaken als ze niet werken of in toepassingen die aanleiding geven tot problemen in verband met de mensenrechten (bv. landmijnen). BERICHTEN VAN KLANTEN waarin gesuggereerd wordt dat wij op de ene of andere manier verantwoordelijk zijn voor hun problemen met producten. Vragen & Antwoorden V. Uw klant vertelt u dat hij ons benaderd heeft omdat hij weet dat wij de besten in de branche zijn en omdat hij vertrouwen heeft in onze expertise in kunststoffen. De klant wil vervolgens dat u beslist welk resin het beste is voor zijn nieuwe toepassing. De klant zegt dat hij grote hoeveelheden zal kopen van het resin dat u voor hem uitkiest. Moet u het resin uitkiezen voor uw klant? A. Nee. Wij selecteren geen resins voor onze klanten. Het is onze verantwoordelijkheid onze klant te helpen begrijpen wat de prestatiekenmerken zijn van onze materialen. De klant moet daarna zelf beslissen welk resin hij nodig heeft. V. Uw klant heeft een Data Sheet gevraagd met een omschrijving van de fysieke prestatiekenmerken van een van onze platstaalproducten voor gebruik in een automobieltoepassing. Voor u het Data Sheet verstuurt merkt u dat er een foute waarde op is vermeld voor de trekvastheid van het materiaal. U maakt zich niet zoveel zorgen over deze fout, omdat u gelooft dat de trekvastheid geen belangrijke overweging is voor de toepassing van de klant. Moet u het Data Sheet verzenden naar de klant zonder de fout te verbeteren? A. Nee. Wij mogen nooit informatie verzenden naar een klant waarvan we weten dat die onjuist is, ongeacht het feit of ze al dan niet relevant is voor de toepassing van de klant. U moet er samen met de verantwoordelijke BU leader voor zorgen dat het Data Sheet correct is en het dan pas verzenden naar de klant. V. Uw klant, een klein beginnend bedrijf, is een veeleisende toepassing met een hoge belasting aan het ontwikkelen, waarbij de waarschijnlijkheid op persoonlijke verwondingen groot is als er een onderdeel defect raakt. Omwille van de beperkingen van de productontwikkelingstijd en de slechte cashflow wil de klant niet de benodigde testen van het eindproduct uitvoeren om de geschiktheid van het materiaal te bepalen. Ondanks de garanties van de klant dat het hun product en bijgevolg hun probleem is als het product niet werkt, maakt u zich zorgen. Moeten wij materiaal verkopen voor dit soort toepassingen? A. Waarschijnlijk niet. Deze klant lijkt technisch onervaren en zal een duur terugroepings- of vervangingsprobleem in het veld hoogstwaarschijnlijk niet kunnen oplossen. Er bestaat een gegronde bezorgdheid over de werking van deze toepassing, en de klant is niet bereid de tests uit te voeren die zijn vereist om deze bezorgdheid te verminderen. In deze situatie wegen de mogelijke opbrengsten zo goed als zeker niet op tegen de risico s bij een verkoop van materialen voor deze toepassing. Onder deze omstandigheden moet u uw manager inlichten, die u zal helpen beslissen hoe u verder moet handelen. 13

14 Zakelijke Relaties met Derde Bedrijven Ons Beleid Onze zakelijke relaties met derde bedrijven, of dit nu klanten, leveranciers, distributeurs of vertegenwoordigers zijn, moeten gebaseerd zijn op wettige, ethische en eerlijke praktijken. Wij mogen nooit iets waardevols aanbieden om een ongepast voordeel te verkrijgen bij de verkoop van onze producten of diensten, de verrichting van zakelijke transacties of de vertegenwoordiging van onze belangen. Wat onze relaties met leveranciers betreft, mogen we alleen zaken doen met leveranciers die de toepasselijke wetgeving naleven, met inbegrip van de wetgeving betreffende eerlijke tewerkstelling en de milieu-, gezondheids- en veiligheidswetten. De integriteit van onze zakelijke relaties met derden is van fundamenteel belang voor het tot stand brengen en het behouden van de goede naam van SABIC en zijn mensen. Omgekeerd kunnen onethische zakelijke transacties met derden onze goede naam ernstig aantasten. Onze Verantwoordelijkheid DE TOEPASSELIJKE WETTEN EN ONZE BELEIDSREGELS VOLGEN en van elke leverancier of derde die ons bedrijf vertegenwoordigt eisen dat hij/zij de toepasselijke wetgeving en onze beleidsregels naleeft. Raadpleeg de bedrijfsjurist voor de correcte formuleringen in alle contracten met leveranciers en derde partijen. EEN OGEN WIJD OPEN -BELEID VOLGEN en ervoor zorgen dat de gepaste zorgvuldigheidsprocedures gevolgd worden wanneer leveranciers of derden (bv. distributeurs en handelsvertegenwoordigers) worden uitgekozen om ons te vertegenwoordigen. ERVOOR ZORGEN DAT WE EEN GEPASTE KEN JE KLANT EVALUATIE HEBBEN OPGEMAAKT voor we overgaan tot handelstransacties met een nieuwe klant. NOOIT IETS WAARDEVOLS (GELD, PRODUCTEN OF DIENSTEN) GEVEN OF AANBIEDEN, aan een derde, of hier uw goedkeuring aan geven, zij het rechtstreeks of onrechtstreeks, om een onbetamelijk voordeel te verkrijgen. NOOIT FACILITERENDE BETALINGEN VERRICHTEN (betalingen om routineuze bestuurshandelingen uit te laten voeren waar u recht op hebt) zonder goedkeuring van uw manager en de bedrijfsjurist. NOOIT EEN ZAKELIJKE GUNST AANBIEDEN OF AANVAARDEN zoals een geschenk, een bijdrage of vermaak, onder omstandigheden die zelfs maar de schijn van onbetamelijkheid zouden kunnen opwekken. Als het onder de omstandigheden toegelaten is een geschenk of vermaak te geven of te ontvangen, zorg er dan voor dat het geschenk of vermaak redelijk en beperkt is en voldoet aan de toepasselijke wettelijke vereisten, de voorschriften van de derde en de richtlijnen van ons Bedrijf met betrekking tot zakelijke geschenken. WANNEER MOGELIJK GEBRUIK MAKEN VAN EEN TENDERPROCEDURE om leveranciers de mogelijkheid te bieden een deel van ons aankoopvolume te verwerven, inclusief kleine en onbevoorrechte bedrijven. In bepaalde omstandigheden zullen overheidsvoorschriften van toepassing zijn op de tenderprocedure. 1 4

15 Problemen waarvoor u moet oppassen ELKE ACHTERGROND INFORMATIE over een klant, leverancier, distributeur of agent die wijst op de mogelijkheid van onbetamelijke handelspraktijken, of familieleden of andere kennissen die op onbetamelijke wijze de besluitvorming zouden kunnen beïnvloeden. ELK VERZOEK TOT DE BETALING VAN EEN COMMISSIE voor er een overeenkomst wordt gesloten om zaken te doen. ELK VERZOEK TOT DE DOCUMENTERING VAN EEN TRANSACTIE met een derde op een wijze die niet economisch zinvol lijkt of waarvoor geen rechtmatige zakelijke rechtvaardiging bestaat. SELECTIE VAN LEVERANCIERS op andere gronden dan open tenderprocedures waarbij een tenderprocedure het juiste selectieproces zou zijn. MOGELIJKE BELANGENCONFLICTEN BIJ DE SELECTIE VAN EEN DERDE of het toekennen van transacties aan een derde bedrijf dat eigendom is van of geleid wordt door een goede vriend of familielid. ONVEILIGE OMSTANDIGHEDEN, NIET-INACHTNEMING VAN MILIEUNORMEN OF TEWERKSTELLING VAN MINDERJARIGEN in het bedrijf van een leverancier of een ander derde bedrijf. Vragen & Antwoorden V. U werkt in de VS, waar een grote klant is uitgenodigd om één van onze kantoren te bezoeken voor het bijwonen van een klantevenement, en die u heeft gevraagd of u voor hem/haar tickets kunt kopen voor een groot sportevenement dat één van de volgende dagen plaatsheeft terwijl hij in de stad is. Mogen wij het volledige uitstapje betalen? A. U mag akkoord gaan om het klantevenement op het hoofdkantoor te betalen, maar u mag niet akkoord gaan met de betaling van de tickets voor het sportevenement, tenzij u hierover eerst uw manager hebt geraadpleegd en zijn/haar goedkeuring hebt gekregen. V. Een nieuwe goedkope leverancier biedt goede kwaliteit en een betrouwbare levering voor zeer concurrerende prijzen. U maakt zich zorgen over de werkomstandigheden die deze leverancier aan zijn werknemers biedt. Gaat u zaken doen met deze leverancier? A. Onze goede naam vereist van ons dat we alleen zaken doen met leveranciers die op een verantwoorde manier omgaan met hun werknemers en hun directe omgeving. In het kader van uw bezorgdheid moet u overleggen met uw manager en de bedrijfsjurist raadplegen om de juiste stappen te bepalen voor het evalueren van de geschiktheid van de leverancier. V. U werkt in Nederland. Uw leverancier biedt u tijdens het eerste bezoek aan zijn fabriek in Duitsland een geschenk aan ter waarde van 500 euro. Mag u dit aanvaarden? A. Hoewel onze Europese activiteiten doorgaans het aanvaarden van Geschenken met nominale waarden toelaten, is de waarde van dit Geschenk duidelijk niet nominaal en moet het beleefd worden geweigerd, tenzij een weigering in strijd zou zijn met de vaste gewoonten van het land. In dit geval moet u de aanvaarding van het geschenk aan uw manager melden. Raadpleeg de bedrijfsjurist om de locatie-specifieke nominale waarde die op u van toepassing is te bepalen. 15

16 Werken met overheden Ons Beleid Bij de uitvoering van onze zakelijke activiteiten werken wij af en toe met overheidsinstanties en regeringsambtenaren. In deze situaties moeten wij de hoogste ethische normen in acht nemen en alle toepasselijke wetten en voorschriften naleven, met inbegrip van de speciale wetten en voorschriften met betrekking tot de verkoop of aankoop van producten en diensten. De schending van een wet of voorschrift met betrekking tot overheidscontacten kan zowel het Bedrijf als de individuele werknemer blootstellen aan strafrechtelijke sancties (met inbegrip van boetes en gevangenisstraffen) of civielrechtelijke sancties (toekenning van schadevergoedingen, boetes en uitsluiting van toekomstige zakelijke transacties). Onze Verantwoordelijkheid DE HOOGSTE NORMEN VAN EERLIJKHEID EN INTEGRITEIT IN ACHT NEMEN en alle toepasselijke wetten en voorschriften naleven, met inbegrip van de wetten die de verkoop van producten en diensten aan een overheidsinstantie regelen. RAAK VERTROUWD MET EN BEGRIJP de toepasselijke regels en voorschriften alvorens zakelijke gesprekken aan te knopen met een regeringsambtenaar of overheidsinstantie. DE NAUWKEURIGHEID EN VOLLEDIGHEID VERZEKEREN van alle communicatie met en voorlegging van gegevens aan regeringsambtenaren of overheidsinstanties. DE TOEPASSELIJKE WETGEVING EN VOORSCHRIFTEN OMTRENT BELANGENCONFLICTEN NALEVEN op het vlak van aanwerving, indienstneming van, of dienstenverwerving van huidige of voormalige overheidsbeambten. EISEN DAT ALLE PERSONEN OF FIRMA S DIE SABIC VERTEGENWOORDIGEN in verband met overheidsgerelateerde zakelijke activiteiten (zoals adviseurs, vertegenwoordigers, handelsvertegenwoordigers, distributeurs of onafhankelijke contractanten) handelen in overeenstemming met dit beleid. Problemen waarvoor u moet oppassen GESCHENKEN, OOK AL HEBBEN ZE EEN NOMINALE WAARDE. Geef geen geschenken of vermaak aan ambtenaren of werknemers van eender welke overheid (lokaal, provinciaal of nationaal), tenzij u na gesprekken met de bedrijfsjurist hebt vastgesteld dat dit toegestaan is onder het toepasselijk recht. NIET-GOEDGEKEURDE SUBSTITUTIES. Wijk niet af van de vereisten voor de aanbesteding van de overheid of pas geen ongeoorloofde substituties van het contract toe zonder schriftelijke goedkeuring van de relevante overheidsambtenaar. TEGENSTRIJDIGE REGELS. In sommige gevallen kunnen de toepasselijke wetten en voorschriften van twee of meer overheden tegenstrijdig zijn. Als u wordt geconfronteerd met een dergelijk conflict is het belangrijk dat u de bedrijfsjurist raadpleegt om te kijken hoe dit conflict op gepaste wijze kan worden opgelost. 1 6

17 Vragen & Antwoorden V. Moeten we, aangezien de verkoop door mijn Business Unit aan overheidsinstanties bijna altijd gebeurt via een tussenpersoon (bijv., een distributeur of onderaannemer), toch nog aan dit beleid voldoen? A. Ja. Hoewel onze status als indirecte verkoper onze blootstelling aan sommige van de risico s die onder dit beleid vallen misschien vermindert, blijven de meeste van de hierboven vermelde vereisten - bv. de vereisten van eerlijkheid en integriteit in alle relaties en nauwkeurigheid en volledigheid in alle ingediende stukken - van kracht. V. Als op de order van een overheidsinstantie verwezen wordt naar bepaalde aankoopverplichtingen voor de verkoper, mogen we die dan negeren omdat we ze niet expliciet hebben besproken en er niet mee hebben ingestemd? A. Nee. Van veel overheidsbepalingen wordt verondersteld dat ze automatisch worden aanvaard en dat er automatisch mee wordt ingestemd als ze niet specifiek worden afgewezen. U dient samen te werken met de bedrijfsjurist wanneer u betrokken bent bij de verkoop aan een overheidsinstantie. 17

18 ONZE WERKOMGEVING

19 Milieu, Gezondheid, Veiligheid & Beveiliging Ons Beleid De bescherming van het milieu en van de gezondheid en veiligheid van werknemers en personen op het terrein van het Bedrijf is bij wet verplicht. Bij SABIC zijn we echter van mening dat we, in het kader van onze inzet voor het milieu, onze werknemers, mensen in de gebouwen en de maatschappij waarin we leven, zelfs nog meer moeten doen. Via het leiderschap van het management en de inzet van de werknemers moeten we allemaal samenwerken om onze activiteiten op een veilige manier uit te voeren, waarbij ongunstige invloeden voor het milieu tot een minimum beperkt blijven en verwondingen en ongevallen worden vermeden. Wij streven ernaar een wereldleider te zijn in milieu, gezondheid en veiligheidsprestaties. Bovendien moeten we, in een tijdperk van toenemende terroristische bedreigingen, de veiligheid van onze mensen, onze werkomgeving en onze informatiesystemen beschermen. Wij dragen allemaal een verantwoordelijkheid voor het in stand houden en het ondersteunen van een streng en uitgebreid beveiligings- en crisisbeheerprogramma, dat ontworpen is om te voorkomen dat terroristische en andere criminele daden een invloed hebben op onze werknemers, onze gebouwen en onze infrastructuur voor informatietechnologie (IT). Onze Verantwoordelijkheid VOLDOEN AAN ALLE TOEPASSELIJKE WETGEVING EN VOORSCHRIFTEN BETREFFENDE MILIEU, GEZONDHEID, VEILIGHEID & BEVEILIGING ( EHS&S, Environment, Health, Safety and Security), en aan het EHS&S-beleid van SABIC. Een veilige en beveiligde werkomgeving CREËREN EN IN STAND HOUDEN, en ongevallen, ziektes en geweld op het werk voorkomen. Onze productie faciliteiten ONTWERPEN EN BEHEREN, om te beschikken over doeltreffende procesveiligheidsprogramma s en om de kans op ongevallen te verkleinen. EHS&S-RISICO S INSCHATTEN alvorens een nieuwe activiteit, venture of een nieuw project op te starten, een nieuw product te kopen of te verkopen of een nieuw bedrijf over te nemen. SOLIDE PRODUCT STEWARSHIP TOEPASSEN bij het ontwerp en de productie van onze producten en diensten. ONREDELIJKE EHS&S-RISICO S VERWIJDEREN uit onze gebouwen, producten, diensten en activiteiten. Volg de praktijken voor het voorkomen van vervuiling en voor het behoud, de terugwinning en de recyclage van materialen, water en energie. VERBETERINGEN BLIJVEN AANBRENGEN in onze EHS&S-systemen en in de prestaties en de training van het personeel; voldoende middelen ter beschikking stellen en de prestaties met het oog op het nastreven van onze EHS&S-doelstellingen verwezenlijken en meten als een integraal onderdeel van onze bedrijfsstrategie. RIGOUREUZE PLANNEN IMPLEMENTEREN voor de beveiliging van werknemers, personen op onze terreinen, gebouwen, informatie, IT-eigendommen en de bedrijfscontinuïteit. DE TOEGANG TOT ONZE GEBOUWEN VERHINDEREN voor onbevoegd personeel, en onze IT-eigendommen BESCHERMEN tegen diefstal of verduistering. Uw Manager of EHS&S-contactpersoon ONMIDDELLIJK ATTENT MAKEN op onrechtmatige of onveilige omstandigheden en fouten in de beveiliging. 19

20 Problemen waarvoor u moet oppassen ONVEILIGE ACTIVITEITEN EN OMSTANDIGHEDEN, zoals: het niet gebruiken van een persoonlijke beschermingsuitrusting (schoenen, veiligheidsbril, gehoorbescherming, handschoenen, monitors enz.). niet-naleving van goedgekeurde werkprocedures voor de procesveiligheid. niet-gelabelde of niet-goedgekeurde chemische producten. blootliggende of onveilige bedrading. onveilig rijden of het niet dragen van veiligheidsgordels. werken op hoogtes zonder valbescherming. werken aan elektrische of onder spanning staande apparatuur zonder naleving van de veiligheidsprocedures (bv. lockout, tagout ). werken op onveilige wijze of onveilige werkomstandigheden aanvaarden in het bedrijf van een klant. mogelijke blootstelling aan ernstige besmettelijke ziektes. uitschakeling van veiligheidscontroles of beveiliging op apparatuur en machines. repetitieve taken uitvoeren zonder goede ergonomische praktijken. NIET-NALEVING van EHS&S voorschriften en procedures. EHS&S-KLACHTEN van werknemers, klanten of buren. NIET GEMELDE milieu-, gezondheids- of veiligheidsrisico s, ongevallen of bijnaongevallen. GEEN ONMIDDELLIJKE ACTIE NEMEN op mogelijke productveiligheidsproblemen. NIET-NALEVING VAN RICHTLIJNEN EN PROCEDURES voor het beheer, de verzending, het transport, de invoer/uitvoer en de verwijdering van gevaarlijke materialen. RISICO S EN AANSPRAKELIJKHEID met betrekking tot nieuwe overnames of ventures en nieuwe producten, processen of diensten. ONTOEREIKENDE VEILIGHEIDSPROCEDURES of -praktijken, of verdachte activiteiten die mogelijk een bedreiging inhouden voor de veiligheid van een fabriek, werknemers, personen in onze gebouwen, onze know-how of onze IT-eigendommen. Vragen en antwoorden V. Geldt ons EHS&S-beleid alleen voor de productie? A.Nee. Het EHS&S-beleid geldt voor al onze producten, diensten en activiteiten, en ook voor onze kantoren, voor werkzaamheden in bedrijven van klanten en voor onze transacties. Wij verwachten van onze werknemers, ongeacht de locatie waar ze hun taken uitvoeren, dat ze werken onder veilige omstandigheden en in overeenstemming met alle wetgeving. 20