Opbouw van een vrijwilligersbeleid voor Brussel Onthaal/Bruxelles Accueil

Transcriptie

1 Opbuw van een vrijwilligersbeleid vr Brussel Onthaal/Bruxelles Accueil Situering In 2016 begeleidde Hefbm bij Brussel Onthaal/Bruxelles Accueil een traject m in een werkgrep, en in nauw verleg met het team, een kader uit te tekenen vr het vrijwilligersbeleid van de rganisatie. De grte grep vrijwilligers maakt immers de kern uit van de rganisatie en realiseert rechtstreeks de maatschappelijke delstelling van Brussel Onthaal/Bruxelles Accueil. Onderstaande tekst is het resultaat van de besprekingen in de werkgrep. Aanvullend verde de rganisatie een tevredenheidsmeting uit bij haar gebruikers en werd gepeild naar de verwachtingen van de vrijwilligers. De resultaten van beide bevragingen zijn in bijlage pgenmen. Visie p vrijwilligersbeleid - Als vrijwilliger beschuwen we iedereen die vr BO/BA werkt met een samenwerkingsvereenkmst vrijwilliger. Het vergrte deel van de vrijwilligers wrdt ingezet als vertaler/tlk. Hierp stemmen we ns vrijwilligersbeleid af. Andere vrijwilligers (raad van bestuur, vrijwilligers p secretariaat ) zijn uiteraard k belangrijk, maar nemen we niet mee in de specifieke uitwerking van het vrijwilligersbeleid. - De vrijwilligers nderscheiden zich van de andere medewerkers met diverse statuten (zelfstandig, PWA, Smart) dr het feit dat zij geen ln ntvangen en hun pdrachten niet factureren. BO/BA kan vrijwilligers wel een nkstenvergeding tekennen, cnfrm de bepalingen van artikel 10 van de vrijwilligerswet van 3 juli 2005 en de latere herzieningen van dit artikel. - Uit de missie en visie van BO/BA halen we alvast enkele belangrijke elementen met betrekking tt vrijwilligers: Ze helpen ns m de delstelling te realiseren m een beheftedekkend aanbd sciaal tlken en vertalen te realiseren. De ntwikkeling van de vrijwilliger zelf (springplank naar maatschappelijke participatie) is een belangrijke delstelling. 1

2 BO/BA zet vrijwilligers in m haar kernpdracht (nl. sciaal vertalen en tlken) te realiseren. Vrijwilligers dragen dus rechtstreeks bij tt de realisatie van de rganisatiedelstelling. - Wat is de meerwaarde van het werken met vrijwilligers? Sneller bepaalde talen vinden en kunnen inzetten, laat te m beheftedekkend te werken. De beschikbaarheid van vrijwilligers is anders, bv. werken k in het weekend (interessant vr bv. vgden en pvangcentra), kunnen p allerlaatste mment gecntacteerd wrden, drdat het een grte grep is, kunnen vrijwilligers tegelijkertijd ingezet wrden... Dit geeft flexibiliteit. Vrijwilligers hebben meestal minder meite met krte pdrachten, mdat het financiële aspect een minder grte rl speelt. Vrijwilligers hebben (meestal) k een andere jb die ndersteunend en verrijkend kan zijn. Vrijwilligers zetten zich in vanuit een grte betrkkenheid en met het engagement m te willen helpen. Ze velen zich slidair en verbnden met de cliënt van de gebruiker. Dit wrdt dr smmige gebruikers erg gewaardeerd. Nt: flexibiliteit en engagement is uiteraard k terug te vinden bij vele zelfstandige vertalers/tlken. Het is zeker geen exclusiviteit vr vrijwilligers. De kstprijs van werken met vrijwilligers is lager. - Belangrijke pmerking: uit bvenstaande mag niet gecncludeerd wrden dat BO/BA haar maatschappelijke delstelling enkel met vrijwilligers realiseert, en evenmin dat de hierbven gefrmuleerde meerwaarden exclusief vr vrijwilligers zuden zijn. Ok vertalers/tlken met andere statuten (PWA, zelfstandige, smart, ) nemen hierin een essentiële plaats in. Het is dus een en en verhaal. Het is precies de cmplementariteit die BO/BA z sterk maakt. - BO/BA is gegreid als een netwerk van engagement en slidariteit. Vele vrijwilligers hebben BO/BA leren kennen als nieuwkmer in België en ten ze zelf in een situatie waren dat ze hulp ndig hadden en de taal niet begrepen. Ten hebben ze vaak al de keuze gemaakt m ltgenten te willen helpen, van zdra ze het NL en/f FR vldende nder de knie hadden. Ok vandaag is dit een heel sterke mtivatr en tegelijk een uitdaging m de nieuwe asielzekers p te nemen in het BO/BA-netwerk. - Vr de vrijwilligers streven we naar een gelijkwaardige basiskwaliteit als van gecertificeerde vertalers/tlken. Cncreet verwachten we dat vrijwilligers zich huden aan de dentlgische cde vr vrijwillige tlken, die dezelfde basis heeft als de dentlgische cde vr de gecertificeerde tlken. Afhankelijk van de vraag/verwachtingen van de gebruiker en het inlevingsvermgen van de vrijwillige tlk kan een zekere suplesse aangewend wrden in de praktijk. 2

3 Vrijwillige tlken meten een greiprces kunnen afleggen in hun kunnen en kennen. Tussentijdse evaluaties van gebruikers kunnen dit prces mee ndersteunen. Wat de talenkennis betreft vullen we de taalniveautesten aan met een eigen berdeling p basis van een praktijkefening. We zijn hierin genuanceerder dan de certificatievereisten. Ok hier geldt dat het vrijwilligerswerk een greiprces is dat vrijwilligers kan helpen m zich in de praktijk te schlen tt een gecertificeerde vertaler/tlk. En k hier kijken we naar wat de gebruiker vraagt/ndig heeft. Een vrijwilliger zullen we maximaal inzetten in pdrachten waarvan we weten dat die ged matchen met de eigen beheften, talenten en vrkeuren. Een vrijwilliger kan neen zeggen indien een pdracht haar f hem niet interesseert. Rekruteren en nthalen - He werft BO/BA vrijwilligers? De meeste vrijwilligers kmen via mnd aan mndreclame bij BO/BA. Via netwerk van tlken/vertalers prep lanceren bij een tekrt aan een bepaalde taal. Vacature bij Het Punt/Assciatin pur le Vlntariat, steunpunt vrijwilligers, p website vrijwilligerswerk.be. Standaardzinnetje in handtekening van mails. Spntane aanmeldingen via de website, via andere gebruikers die mensen uit hun delpubliek drverwijzen. - He speelt de rganisatiecultuur een rl in het welkm heten van vrijwilligers? We zijn laagdrempelig en tegankelijk. Iedereen die zich wil inzetten als vrijwilliger, is bij ns welkm. Van vrijwilligers wrdt verwacht dat ze de dentlgie en de gemaakte afspraken respecteren. Deze wrden pgenmen in een samenwerkingsvereenkmst vrijwilliger. We spelen in p de slidariteit met het anderstalige delpubliek (bv. zelf vluchteling geweest, nu nieuwe vluchtelingen helpen). Het warme nthaal/het familiale karakter wrdt erg gewaardeerd dr de vrijwilligers. Een persnlijke aanpak is belangrijk. Vrijwilligers kunnen bij alle medewerkers van de rganisatie terecht. Vragen wrden drverwezen naar de bevegde medewerker. We geven de kans aan vrijwilligers m zich flexibel in te zetten. Ze bepalen zelf he vaak, wanneer en vr welke pdrachten ze zich engageren. 3

4 De beslissing m vrijwilligers te vergeden heeft de vrijwilligersgrep verruimd en gediversifieerd. - He beslissen we m een vrijwilliger in te schakelen? De prcedure m vrijwilligers in te schakelen, is uitgeschreven. Nieuwe kandidaten melden zich aan en vlgen verplicht de vrming dentlgie. Franstalige en Engelstalige kandidaten leggen intern een taaltest af waarp ze 70% meten scren. De Nederlandstalige wrden drgestuurd naar het Huis van het Nederlands m daar een specifieke taaltest af te leggen die werd ntwrpen vr kandidaten sciaal tlken. Indien nieuwe kandidaten slagen vr de taaltest en de vrming dentlgie gevlgd hebben, kunnen ze zich inschrijven. Deze frmulieren wrden ter plaatse ingevuld f per mail/pst bezrgd. Nieuwe vrijwilligers wrden bij de start tweemaal geëvalueerd dr de gebruiker. Deze feedback wrdt aan de vrijwilliger gegeven en pgenmen in zijn/haar fiche. Het bevragen van de gebruikers is geautmatiseerd. Vrijwilligers waar enige twijfel ver bestaat wrden intensiever getest p de vrming en wrden daarna k beter pgevlgd. - Wat verwachten we van nieuwe vrijwilligers met betrekking tt de waarden van BO/BA? In de samenwerkingsvereenkmst wrdt verwezen naar het belang van wederzijds respect, slidariteit, geest van vrijwilligheid. BO/BA hudt maximaal rekening met wensen van gebruikers met betrekking tt geslacht, religie, natinaliteit Vrijwilligers kunnen hierin hun eigen grenzen aangeven die k gerespecteerd wrden. Als een vrijwilliger een bepaalde pdracht niet ziet zitten, dan wrdt daar rekening mee gehuden. Wanneer een vrijwilliger een pdracht aanvaardt, wrdt verwacht dat zij f hij die uitvert in vereenstemming met de waarden van BO/BA, d.w.z. respect vr religie, afkmst, gender Tijdens de prestaties kan dus niet discriminerend pgetreden wrden. In dit kader is een gede vraagverheldering belangrijk, zdat evt. geveligheden vraf gekend zijn en wederzijds kunnen gecmmuniceerd wrden. - He wrden nieuwe vrijwilligers geïnfrmeerd? Alle inf wrdt gegeven tijdens de vrming dentlgie, waarin k het eerste nthaal is pgenmen. Indien er ng extra vragen zijn, dan kunnen de vrijwilligers deze stellen en wrden ze persnlijk begeleid. Op de website wrdt een pagina vrzien waarin veel gestelde vragen dr vrijwilligers beantwrd wrden. 4

5 Inzetten van vrijwilligers - De taken die de vrijwilligers pnemen zijn: tlken (telefntlken en/f tlken per plaatse) en/f vertalen, vlgens de dentlgie. De taken van de vrijwilliger zijn duidelijk mschreven en afgebakend in een taakmschrijving. - De vrijwilliger is niet eindverantwrdelijk vr de prestatie, maar wrdt wel geacht m binnen zijn f haar mgelijkheden alles te den m een pdracht tt een ged einde te brengen. De vrijwilliger is het visitekaartje van BO/BA. De vrijwilliger respecteert de dentlgie en de afspraken die gemaakt werden (kwaliteitsbewaking). De vrijwilliger kan feedback geven ver de tlkpdracht en ver de gebruiker. De tlk ter plaatse heeft de verantwrdelijkheid m zijn reisrute vraf te plannen en zeker de eerste keer vldende tijd in te buwen m de juiste bestemming te vinden. De belangrijkste verantwrdelijkheid m de uitvering van een pdracht praktisch mgelijk te maken, ligt bij de gebruiker en de tlk. De gebruiker heeft de verantwrdelijkheid m crrect en duidelijk aan te geven wanneer en waar de tlk precies verwacht wrdt (en m indien ndig nthaal van de tlk te rganiseren). De rl van BO/BA bestaat er vral in m de praktische afspraken te faciliteren. Z kan het ndersteunend zijn dat de tlk erkend wrdt als tlk, dr bv. een badge. De vrijwilliger kan aangeven welke vertaal- f tlpdracht ze willen uitveren en welke niet. Ok de vrm van tlken (telefnisch f ter plaatse) kunnen ze aangeven. Willen ze niet (meer) vr een bepaalde dienst/sectr tlken, dan kan dit. Redenen hierbij kunnen zijn: afstand, krte duur, cmbinatie Wanneer een vrijwilliger een pdracht aanvaardt, wrdt deze uitgeverd vlgens de gemaakte afspraken en binnen het dentlgische kader. Dit alles wrdt pgenmen in de samenwerkingsvereenkmst vrijwilliger. - Mmenteel bestaat het netwerk van vrijwilligers p papier uit meer dan 1000 persnen. We willen dit netwerk beheersbaar huden m een kwaliteitsvlle pvlging te kunnen bieden. We willen dit netwerk k ptimaal gebruiken en meer pdrachten spreiden, zdat minder vrijwilligers aan hun vergedingsplafnd kmen. Een verdere grei van de rganisatie met een keuze zijn, die zich k vertaalt in een grei van de mkadering. Onze gebruikers waarderen nze flexibiliteit en beschikbaarheid, maar die is niet eindels. Op laattijdige aanvragen kunnen we niet zmaar ingaan. - De vrijwilligers wrden ingezet ver heel het land. Dit is zwel vr de rganisatie als vr de betrkken vrijwilliger niet vanzelfsprekend, mwille van de afstanden en de mbiliteit. Daarm wil BO/BA bekijken f het mdel van het webcamtlken een alternatief kan bieden. 5

6 Betrekken en waarderen - He hebben vrijwilligers impact p het beleid? - De vrijwilligers wrden rechtstreeks betrkken bij het beleid dr twee bestuursmandaten in de Raad van Bestuur van BO/BA. Feedback vanuit het vrijwilligersnetwerk kan k een invled hebben p de manier van werken en p het beleid. - He wrden vrijwilligers gewaardeerd? Via ntmetingsactiviteiten (BBQ, uitstap, receptie). Via vrmingen (maatwerk) Via persnlijk cntact (bedankje). Dr tijd vrij te maken als de vrijwilligers langskmen, dr naar hen te luisteren en hen te helpen (k met zaken die niet meteen iets te maken hebben met hun activiteit als vertaler/tlk). Dr feedback te bezrgen van hun tlkpdrachten (zwel psitieve als negatieve). Elke medewerker is aanspreekbaar en vragen wrden drverwezen wanneer ndig. - Welke waarderende randvrwaarden rganiseren we? De vrijwilligers zijn verzekerd tijdens hun pdracht in het kader van de uitefening van hun vrijwilligersactiviteit. Smmige vrijwilligers vragen tbc-tests en medisch nderzek. Dit wrdt enkel tegestaan wanneer er specifieke risic s zijn. Met bedrijfsgeneeskundige dienst wrdt nagegaan welke regels i.v.m. zwangerschap meten gerespecteerd wrden. Vrijwilligers krijgen een nkstenvergeding per actieve dag. De annimiteit van de vrijwilligers wrdt gegarandeerd (gegevens wrden nit vrijgegeven znder hun akkrd). - He begeleiden we vrijwilligers? Om hun taken kwaliteitsvl uit te veren Via vrmingen en individuele caching. In de relatinele dimensie Er wrdt gevraagd dat de vrijwilligers respect hebben vr iedereen, ngeacht gelf f afkmst. - He kunnen vrijwilligers leren? Vrmingen (maatwerk) 6

7 Bij de start van het engagement: vrming in dentlgie vr nieuwe kandidaat tlken. Nadien wrden vrmingen en intervisies gerganiseerd waarp vrijwilligers wrden uitgendigd m eraan deel te nemen. Deze vrmingen en intervisies baseren zich p hun activiteit als tlk en p hun nden als vrijwilliger. Aandacht vr het ntwikkelingsptentieel van vrijwilligers BO/BA beschuwt vrijwilligerswerk als een greiprces. Vrijwilligers krijgen daarm de kans m te greien in hun engagement en m stap vr stap sterker te wrden in het vertalen en tlken. Opdrachten die dr de vrijwilliger wrden uitgeverd, wrden geëvalueerd. We geven psitieve feedback: als het ged is, dan zeggen we het. We laten vrijwilligers hun verhaal den. Bepaalde vrijwilligers hebben een achtergrnd die ze k p een andere manier vr BO/BA kunnen inzetten, bv. Een vrijwilliger is dkter van pleiding én sciaal tlk: hij geeft vrming rnd medische terminlgie vr cllega s tlken; een andere vrijwilliger met in het kader van een stage een vrming uitwerken en rganiseert deze vr cllega s tlken; een vrijwilliger is dcent van pleiding en werkt een taaltest uit Beëindigen van het engagement - De redenen vr het stpzetten van een engagement kan zeer verscheiden zijn en ligt zelden bij BO/BA (bv. vinden van een vaste jb, verhuis ). Tch willen we leren uit het vertrek van een vrijwilliger, bv. als deze te weinig werk kreeg. We willen vral k te weten kmen welke rl BO/BA heeft gespeeld vr deze persn, k bij een psitief vertrek uit de rganisatie. We willen k weten wat deze persn ver BO/BA zal vertellen aan andere mensen. - Het huidige bestand van vrijwilligers wrdt nagekeken. Niet-actieve vrijwilligers die aangeven dat ze niet langer actief willen zijn, wrden uit het bestand verwijderd, zdat de actieve vrijwilligers beter kunnen pgevlgd wrden. - We zeken uit f het mgelijk is m een beter zicht te krijgen p vrijwilligers die dankzij BO/BA hun arbeidssituatie hebben kunnen verbeteren. 7