Voorraadbeheer in Bricks & Clicks

Transcriptie

1 Voorraadbeheer in Bricks & Clicks Hoe kan er een betrouwbaar voorraadbeheer systeem gerealiseerd worden waarmee de tijd die medewerkers besteden aan het op peil houden van de voorraad wordt gehalveerd en het aantal fouten in het voorraadbeheer tot 0 wordt terug gebracht? Auteurs Erik de Groot Joost Schildwacht 4 juli 2014 Documentinformatie en copyright Copyright 2014 Total Internet Group B.V. De Bilt, Amsterdam. Niets uit deze uitgave mag vermenigvuldigd of openbaar gemaakt worden zonder toestemming1 van de Total Internet Group.

2 Managementsamenvatting Een parfumerie in het midden van het land heeft sinds 2005 haar fysieke verkoopkanaal uitgebreid met een webshop. Sinds de komst van de webshop zijn de taken van de medewerkers steeds uitgebreider geworden, waardoor het steeds vaker voor komt dat medewerkers niet meer toekomen aan alle dagelijkse taken. Voornamelijk het voorraadbeheer neemt veel tijd in beslag. De hoofdvraag die bij dit project is opgesteld luidt dan ook: Hoe kan er een betrouwbaar voorraadbeheer systeem gerealiseerd worden waarmee de tijd die medewerkers besteden aan het op peil houden van de voorraad wordt gehalveerd en het aantal fouten in het voorraadbeheer tot 0 terug wordt gebracht? Het huidige voorraadbeheer In de huidige situatie is er geen geautomatiseerd voorraadbeheer systeem. De voorraden van de producten worden bijgehouden in de beheeromgeving van de webshop. In de winkel is er geen computergestuurde kassa, die voorraadmutaties direct terugkoppelt aan de webshop. De medewerkers zetten alleen producten waarvan de laatste in het schap is verkocht handmatig op 0 in de beheeromgeving van de webshop. Uit observaties is gebleken dat dit regelmatig vergeten wordt, waardoor de voorraadniveaus die in de webshop worden aangegeven dus niet betrouwbaar zijn. Bestellen bij de leverancier Momenteel vormen de onbetrouwbare voorraadniveaus in de webshop de basis voor bestellingen bij de leverancier. Doordat de voorraadniveaus onbetrouwbaar zijn, moeten de voorraadbeheerders eerst bij het schap controleren of het aangegeven voorraadniveau van de te bestellen producten wel accuraat is. Dit doen zij door de producten, waarvan in de webshop is aangegeven dat er minder dan twee in voorraad zijn één voor één bij het schap te controleren. Dit kost veel tijd. Het bestellen is een intensief proces voor de medewerkers. Voor elk product bepalen zij op eigen inzicht hoeveel producten er besteld moeten worden. Hierbij wordt volledig vertrouwd op het inzicht van de medewerker, wat de kans op fouten vergroot. Ook het ontvangen en verwerken van een bestelling van een leverancier kost de medewerkers veel tijd. Hierbij moet tevens het voorraadniveau van de binnengekomen producten één voor één worden bijgewerkt in de beheeromgeving van de webshop. Oplossingsrichting Er zijn, mede aan de hand van de observaties en interviews met de medewerkers, gebruikerseisen in kaart gebracht. Daarnaast is uitgebreid onderzoek gedaan naar de 2

3 automatiseringsmogelijkheden en techniekkeuze waarna er functionele eisen voor het te realiseren systeem zijn opgesteld. De oplossing die uit het onderzoek is gekomen is om een bestaand voorraadbeheer te implementeren. Er zijn zeven bestaande voorraadbeheer systemen onder de loep genomen. Om te kunnen bepalen welk systeem het beste in het programma van eisen voorziet is er onder andere een vergelijkingsmatrix gemaakt waar alle zeven de systemen aan diverse criteria zijn getoetst. Uiteindelijk is mede aan de hand van de vergelijkingsmatrix en demonstraties van de systemen de keuze gevallen op het voorraadbeheer systeem van Microcash. Het voorraadbeheer systeem van Microcash bestaat uit een Point of Sale (computergestuurde kassa) met barcode scanner. De Microcash kassa is de centrale plek waar de voorraadniveaus van de producten worden opgeslagen. De productdata die in de kassa worden gebruikt (productnaam, merk, EAN code, prijs, e.d.) worden dagelijks gesynchroniseerd met de webshop. De Microcash API is geïmplementeerd in de webshop. Gedurende het project is de koppeling tussen de kassa en de webshop gerealiseerd. Op deze manier worden zowel fysieke als online voorraadmutaties automatisch centraal bijgehouden waardoor er een betrouwbaar beeld van de voorraadniveaus gegeven kan worden. Resultaat Doordat de voorraadniveaus nu een stuk betrouwbaarder zijn, hoeft de voorraadbeheerder niet meer wekelijks bij het vak te controleren wat de voorraadniveaus zijn. Tevens bevat de kassa een inkoop module waarmee gemakkelijk bestellingen gemaakt kunnen worden aan de hand van de voorraadniveaus. De kassa helpt de voorraadbeheerder door per product een besteladvies te geven aan de hand van de omloopsnelheid van het product. Zodra de voorraadbeheerder zijn bestelling heeft opgemaakt, kan deze met één druk op de knop worden verstuurd naar de leverancier. Producten van leveranciers die binnenkomen hoeven de medewerkers alleen te scannen. De voorraad zal direct worden gewijzigd. Met het nieuwe voorraadbeheer systeem wordt een hoop tijd bespaard. Ook komt het nauwelijks meer voor dat klanten een product kopen dat niet in voorraad blijkt te zijn. 3

4 Inhoudsopgave Managementsamenvatting... 2 Inhoudsopgave Inleiding Aanleiding Probleemstelling Doelstelling Hoofdvraag Deelvragen Aanpak Probleemanalyse Observatie van de werkzaamheden Het huidige voorraadbeheer Het up- to- date houden van het voorraadniveau in de beheeromgeving van de webshop Het bestellen van producten bij de leveranciers: Het ontvangen en verwerken van de binnengekomen producten van de leveranciers: Programma van eisen Gebruikerseisen Taken die geautomatiseerd kunnen worden Functionele eisen voor het systeem Oplossing Techniek keuze Onderzoek bestaande voorraadbeheer systemen Vergelijkingsmatrix Lock- in Conclusie en aanbevelingen Het up- to- date houden van het voorraadniveau in de beheeromgeving van de webshop Het bestellen van producten bij de leveranciers Het ontvangen en verwerken van de binnengekomen producten van de leveranciers Conclusie en aanbevelingen Tijdsbestek Fouten in het voorraadbeheer Tijdsbesparing Slot Bibliografie Bijlagen Overzicht van de leveranciers Verantwoording keuze techniek voorraadbeheer systeem Request for Information

5 1. Inleiding 1.1. Aanleiding Een parfumerie is in 2005 uitgebreid met een online verkoopkanaal door middel van een webshop. Waar in de beginjaren van de webshop slechts één tot vijf bestellingen per week werden verstuurd, zijn de medewerkers nu dagelijks bezig om tientallen bestellingen te verwerken Probleemstelling De bestellingen van de webshop worden door de medewerkers van de parfumerie ingepakt en verstuurd vanuit de parfumerie. Doordat de webshop steeds groter wordt, is het takenpakket van de medewerkers van de parfumerie steeds breder geworden. Denk hierbij onder andere aan het klaarmaken van de bestellingen, de klantenservice en content management voor de webshop. Hierdoor komt het steeds vaker voor dat dagelijkse taken, die gedaan moeten worden door de medewerkers, aan het einde van de dag blijven liggen. Er is geen geautomatiseerd voorraadbeheer systeem, waardoor vooral het op peil houden van de voorraad veel tijd van de medewerkers vergt Doelstelling De doelstelling is om binnen vijf maanden het voorraadbeheer te automatiseren, waardoor er geen problemen meer ontstaan met het voorraadbeheer. Dit systeem moet er voor zorgen dat de tijd die de medewerkers besteden aan het op peil houden van de voorraad wordt gehalveerd. De aangegeven voorraadniveaus van de producten moeten betrouwbaar zijn. De automatisering zal het bestellen bij de leverancier moeten vergemakkelijken waardoor er tijd wordt bespaard en er minder inspanning verricht hoeft te worden door de medewerkers. Ook de voorraadniveaus van binnengekomen producten moeten sneller bijgewerkt kunnen worden Hoofdvraag Hoe kan er een betrouwbaar voorraadbeheer systeem gerealiseerd worden waarmee de tijd die medewerkers besteden aan het op peil houden van de voorraad wordt gehalveerd en het aantal fouten in het voorraadbeheer tot 0 kan worden teruggebracht? 5

6 1.5. Deelvragen Deelvraag 1 Deelvraag 2 Deelvraag 3 Deelvraag 4 Deelvraag 5 Op welke manier wordt momenteel de voorraad op peil gehouden en wat doen de medewerkers naast deze werkzaamheden? - Wie zijn er betrokken bij het voorraadbeheer? - Welke taken voeren de medewerkers uit om de voorraad op peil te houden? - Welke taken vinden zij vervelend en kosten veel tijd? - Hoe komt een bestelling bij de leverancier terecht? - Wat vinden de medewerkers zelf van de huidige voorraadbeheer methode? - Wat doen de medewerkers naast het voorraadbeheer? Hoe ziet hun dagindeling er uit? Wat doen zij voor de webshop en wat voor de winkel? In hoeverre kunnen voorraadbeheer taken geautomatiseerd worden waarmee tijd wordt bespaard voor de medewerkers? - Welke hulpmiddelen kunnen worden ingezet om voorraadbeheer taken te versnellen? - Draagt automatisering van taken genoeg bij om het voorraadbeheer te vergemakkelijken? - Hoe zal automatisering het voorraadbeheer proces kunnen verbeteren? Waar moet het voorraadbeheer systeem aan voldoen om tegemoet te komen aan de wensen en behoeften van de medewerkers? - Wat vinden de medewerkers belangrijk wanneer het systeem geautomatiseerd wordt (gebruikerseisen)? - Wat zijn de functionele eisen voor het systeem? - Ga ik dit voorraadbeheersysteem zelf bouwen of een bestaand systeem implementeren en koppelen aan de webshop? Welk bestaand voorraadbeheer systeem voorziet het beste in de functionele eisen en wensen van de opdrachtgever die in het vooronderzoek zijn vastgesteld? - Wat kunnen de bestaande voorraadbeheersystemen? - Wat zijn de beperkingen van de voorraadbeheersystemen? - In hoeverre past het bedrijf achter het voorraadbeheersysteem goed bij de opdrachtgever? (Factoren als afstand van het bedrijf tot de parfumerie, ervaringen die het bedrijf heeft met Bricks & Clicks implementaties, hoe is de servicedesk geregeld, heeft het bedrijf veel referenties?) - Kan ik zelf de koppeling tussen de webshop en het voorraadbeheersysteem maken? In hoeverre beschikt de opdrachtgever over data die benodigd is om van start te kunnen gaan met het voorraadbeheer systeem? - Zijn alle producten uit het assortiment van de opdrachtgever opgenomen in de database van de webshop? - In hoeverre beschikken de producten over benodigde kenmerken zoals naam, EAN, inkoopprijs, adviesprijs, verkoopprijs webshop, verkoopprijs winkel zodat deze vlekkeloos opgenomen kunnen worden in het voorraadbeheer systeem? - Op welke manier zal vanaf de start op een betrouwbare manier van elk product het actuele voorraadniveau in het systeem opgenomen worden? 6

7 1.6. Aanpak Het vooronderzoek vormde de basis van dit project. Hierbij is onderzocht welke taken er momenteel door de medewerkers van de parfumerie worden uitgevoerd. Daarbij zijn er veel observaties gedaan. Naar aanleiding van het vooronderzoek zijn de doelstelling, hoofdvraag en deelvragen opgesteld die in voorgaande paragrafen zijn opgenomen. Deze deelvragen zijn in chronologische volgorde onderzocht. Aan de hand van de resultaten van de beantwoorde deelvragen, is het voorraadbeheer systeem ontwikkeld. Na de technische realisatie van het voorraadbeheer systeem, is het systeem door de medewerkers in gebruik genomen. Aan de hand van observaties is geëvalueerd in hoeverre de doelstelling wordt bereikt. 7

8 2. Probleemanalyse Om een goed beeld te krijgen van de taken die de medewerkers in de parfumerie uitvoeren, zijn de medewerkers gedurende vijf werkdagen geobserveerd en, waar mogelijk, ondersteund bij het uitvoeren van hun taken. Op deze manier kon de huidige manier van voorraad op peil houden in kaart gebracht worden Observatie van de werkzaamheden Tijdens de observaties viel op dat de taken van de medewerkers zeer afwisselend zijn. De taken voor de parfumerie en voor de webshop lopen door elkaar heen. Er is geen moment dat een medewerker even niets te doen heeft. Wanneer er geen klant in de winkel is, zijn er altijd andere taken die opgepakt kunnen worden. De meeste taken hebben te maken met voorraadbeheer. Deze taken zijn in de tabel hieronder dikgedrukt weergegeven. Er is in de huidige situatie geen geautomatiseerd voorraadbeheer systeem. Belangrijke dagelijkse taken van de medewerkers in de parfumerie: Taken die er bij zijn gekomen sinds de komst van de webshop in 2005: Klanten in de winkel adviseren Balieverkoop Producten bestellen Binnengekomen goederen uitpakken Producten prijzen Producten spiegelen Winkel schoon houden Webshop bestellingen inpakken Telefoontjes en s van webshop klanten beantwoorden Klachten afhandelen Content van de webshop beheren Nieuwe producten toevoegen Voorraden van producten bijwerken Een overzicht van de werkzaamheden in de parfumerie De volgende paragraaf gaat dieper in op het huidige voorraadbeheer proces. 8

9 2.2. Het huidige voorraadbeheer Het voorraadbeheer is onder te verdelen in drie verschillende hoofdtaken: Het up-to-date houden van het voorraadniveau in de beheeromgeving van de webshop Het bestellen van producten bij de leveranciers Het ontvangen en verwerken van de binnengekomen producten van de leveranciers Deze hoofdtaken worden in de volgenden paragrafen nader toegelicht Het up-to-date houden van het voorraadniveau in de beheeromgeving van de webshop Momenteel worden de voorraadniveaus van alle producten bijgehouden in de beheeromgeving van de webshop. Op het moment dat er een product in de webshop wordt besteld en is betaald, wordt het voorraadniveau van het desbetreffende product automatisch bijgewerkt. Zodra het voorraadniveau van het product op 0 staat, is het niet mogelijk voor de webshop bezoeker om het product te bestellen. Het product wordt automatisch op de voorraadlijst gezet die gebruikt wordt bij het bestellen bij de leverancier. Aankopen die in de winkel worden gedaan, worden niet automatisch van de voorraad afgehaald. Wanneer het laatste product uit het schap wordt verkocht, zet de medewerker in de beheeromgeving van de webshop de voorraad van het product op 0. Uit de observaties is gebleken dat dit niet altijd gebeurt waardoor er fouten in de voorraadniveaus ontstaan Het bestellen van producten bij de leveranciers: Globaal bestaat deze hoofdtaak uit het controleren van de huidige voorraad, mede aan de hand van de voorraadniveaus van de producten dat is aangegeven in de beheeromgeving van de webshop. Vervolgens wordt er geïnventariseerd welke producten besteld moeten worden. De kenmerken: Twaalf verschillende taken Bestellen gebeurt meestal op dinsdag Zeven verschillende leveranciers; twee verschillende medewerkers Duur van het bestellen is afhankelijk van de leverancier (gemiddeld 2,5 uur per week) Het doorsturen van de bestelling gebeurt afhankelijk van de leverancier per telefoon, fax of via de vertegenwoordiger Op de volgende pagina is het use case diagram afgebeeld van het bestelproces bij de leverancier. 9

10 Use Case diagram van de taken die worden doorlopen om te bestellen bij de leverancier 10

11 Hieronder de belangrijkste punten die tijdens de observatie aan het licht kwamen: - Veel verschillende taken Er worden twaalf verschillende taken uitgevoerd voordat de bestelling uiteindelijk gestuurd wordt naar de leverancier. - Onbetrouwbare voorraadniveaus Het komt voor dat er producten die in de beheeromgeving van de webshop op 0 staan toch in het schap blijken te staan. Het voorraadniveau in de beheeromgeving van de webshop is dus niet betrouwbaar. Hierdoor is de voorraadbeheerder genoodzaakt om in het schap te controleren of het aangegeven aantal klopt (taak 3 in use case diagram). Tijdens het observeren van de voorraadbeheerder bleek dat van de 56 producten die gecontroleerd werden van 7 nog één of meerdere producten in het schap stonden, terwijl in het webshop beheersysteem stond dat er geen één meer voorradig was. - Veel op eigen inzicht van de voorraadbeheerder Het aantal dat van een product besteld wordt, wordt bepaald op het inzicht van de voorraadbeheerder. Hierbij wordt dus volledig vertrouwd op het inzicht van de medewerker. De voorraadbeheerder gaf aan dat hij het niet voor elk product even makkelijk vindt om in te schatten hoeveel hij moet bestellen. Er zijn twee voorraadbeheerders die verantwoordelijk voor de bestellingen bij de leveranciers. Wanneer beide afwezig zijn, wordt deze taak overgenomen door een verkoopmedewerker. Omdat die medewerker niet wekelijks bij het bestellen betrokken is, zal het voor die persoon nog moeilijker zijn om op basis van eigen inzicht het juiste aantal producten te bestellen. - Handgeschreven toevoegingen Producten die niet op de voorraadlijst staan, omdat in de lijst enkel producten zijn opgenomen waarvan er minder dan twee beschikbaar zijn, worden in de huidige situatie handgeschreven genoteerd. Dit kan consequenties 11

12 hebben voor de betrouwbaarheid. Wat gebeurt er bijvoorbeeld als een bestelling doorgefaxt wordt en de leverancier niet kan lezen welk product er staat? - Verschillende manieren van bestellen De manier van bestellen is afhankelijk van de leverancier en de persoon die de bestelling voor zijn rekening neemt. Dit is mede afhankelijk van de aanlevereisen van de leverancier. Bij een aantal van de negen leveranciers kan er zowel per telefoon, fax als besteld worden, waar andere alleen accepteren. Er is dus geen vaste flow om te bestellen bij een leverancier. - Invloed van buitenaf Degene die aan het bestellen is, doet tussendoor ook andere taken. Als een webshop klant belt of er een klant in de winkel is die geholpen wilt worden, verstoort dat dus het bestelproces. Dit vergroot de kans op fouten. In het volgende hoofdstuk worden de bevindingen omgezet naar gebruikerseisen voor het te realiseren voorraadbeheer systeem. In de volgende paragraaf wordt de laatste hoofdtaak van het op peil houden van de voorraad toegelicht Het ontvangen en verwerken van de binnengekomen producten van de leveranciers: Deze hoofdtaak bestaat uit het controleren en opwaarderen van de voorraadniveaus van de binnengekomen producten in de beheeromgeving van de webshop. Vervolgens gaat het om het uit de dozen halen van de binnengekomen producten, het berekenen van de verkoopprijs, het prijzen van het product en het product in het schap zetten. Bestaat uit elf verschillende taken De producten komen meestal op vrijdag en zaterdag binnen De verkoop medewerkers helpen bij het uitpakken, prijzen en in het schap zetten De voorraadbeheerder zorgt dat de voorraadniveaus van de binnengekomen producten worden opgewaardeerd in de beheeromgeving van de webshop Op de volgende pagina wordt het use case diagram gepresenteerd van de taken die worden uitgevoerd wanneer er producten binnenkomen. 12

13 Use Case diagram van de taken die worden uitgevoerd bij de ontvangst van goederen 13

14 Tijdens de observatie van het verwerken van de binnengekomen producten viel het volgende op: - Voorraadniveaus van producten bijwerken is tijdrovend De producten die zijn binnengekomen worden door de voorraadbeheerder één voor één in de beheeromgeving van de webshop opgezocht om vervolgens het voorraadniveau bij te kunnen werken. Gezien er vaak +/- 70 verschillende producten tegelijk binnenkomen, is de voorraadbeheerder lang bezig om het voorraadniveau van alle producten bij te werken. Omdat de producten handmatig opgezocht moeten worden, komt het ook wel eens voor dat in de haast de voorraad van een verkeerd product wordt bijgewerkt. - Wekelijks opnieuw de prijzen berekenen Het opzoeken van de adviesprijs en het uitrekenen van de verkoopprijs voordat de binnengekomen producten geprijsd kunnen worden duurt lang. De medewerkers geven aan dat ze het uitvoeren van deze taak als vervelend ervaren. Uit de observatie bleek dat het uitrekenen en prijzen van de producten de meeste tijd van het gehele proces in beslag nam. - Meerdere taken lopen door elkaar heen Tussendoor worden ook klanten geholpen, telefoontjes beantwoord en bestellingen voor de webshop ingepakt. - Rommelige uitstraling Doordat de dozen met binnengekomen producten de hele dag in de winkel staan totdat alle producten in het schap staan zorgt dit voor een rommelige uitstraling. In het volgende hoofdstuk wordt behandeld hoe het ontvangen en verwerken van de binnengekomen producten van de leveranciers verbeterd kan worden. 14

15 3. Programma van eisen In dit hoofdstuk worden de wensen en behoeften van de gebruikers in kaart gebracht en gekeken welke middelen er nodig zijn om hierin tegemoet te kunnen komen. De wensen en behoeften worden omgezet naar eisen voor het te realiseren voorraadbeheer systeem Gebruikerseisen Tijdens de observaties en bij de interviews noemen de medewerkers de huidige manier van voorraad op peil houden omslachtig, tijdrovend, inefficiënt en inspannend. Zij vinden het vervelend dat ze zelf voorraadniveaus van producten die in de winkel worden verkocht moeten aanpassen en dat het voorraadniveau van de producten vaak niet klopt. De medewerkers willen dat het voorraadbeheer nog liever gisteren dan vandaag wordt vereenvoudigd. Hieronder worden de belangrijkste wensen van de gebruikers ten opzichte van het te realiseren voorraadbeheer systeem toegelicht. Minder foutgevoelig Vaak klopt de voorraad in de beheeromgeving niet. Medewerkers vergeten regelmatig om het voorraadniveau van binnengekomen producten op te waarderen of van producten die in de winkel zijn verkocht te verlagen. Daardoor moet er continue gecontroleerd worden of de voorraad in de beheeromgeving van de webshop wel klopt. > De betrouwbaarheid van de voorraadniveaus moet minder afhankelijk zijn van de medewerkers en waar mogelijk automatisch worden bijgewerkt bij voorraadmutaties. Efficiënter maken Voordat een binnengekomen product geprijsd kan worden, moet de winkel verkoopprijs elke week worden berekend met een rekenmachine. > De verkoopprijs van de producten in de winkel moeten in het systeem worden opgeslagen zodat ze direct opvraagbaar zijn en deze niet elke week opnieuw berekend moeten worden voordat ze geprijsd kunnen worden. Tijd besparen Men is de gehele dag bezig om de voorraad op peil te houden. Wanneer producten binnenkomen, moet het voorraadniveau van de binnengekomen producten één voor één worden bijgewerkt. Dat kost veel tijd. 15

16 > Met één druk op de knop moet de voorraad van de binnengekomen producten worden opgewaardeerd. Minder inspannend Bij het bestellen van producten bij de leverancier moet de medewerker de aantallen bestellen op eigen inzicht. Dit kost de medewerker veel energie. > De medewerker helpen door bij het bestellen per product een bestel aantal suggestie te geven aan de hand van de omloopsnelheid 3.2. Taken die geautomatiseerd kunnen worden Er is onderzoek gedaan naar hoe de taken, die volgens de medewerkers niet geheel soepel verlopen, geautomatiseerd kunnen worden. Hierbij is een onder andere een expert interviews gedaan. Voorraadbeheer systeem suggesties Voor een voorraadbeheer systeem wordt aangeraden om gebruik te maken van een Point of Sale (computergestuurde kassa), kortweg POS, met barcode scanner en deze te koppelen aan de webshop. Op deze manier kunnen de voorraadniveaus van producten die in de winkel worden verkocht direct automatisch worden bijgewerkt. Hierdoor zijn meerdere taken die in het huidige proces gedaan moeten worden niet meer nodig en wordt de kans op fouten aanzienlijk verkleind. Tevens kan de barcode scanner worden gebruikt om voorraadniveaus van bestelde producten die binnenkomen direct bij te werken zonder dat men naar de beheeromgeving van de webwinkel hoeft te gaan en één voor één de voorraadniveaus moet aanpassen. Het gebruik van een barcode scanner verkleint tevens de kans op fouten, doordat aan de hand van de EAN code direct het juiste product wordt geselecteerd. Een product scannen met een barcode scanner 16

17 3.3. Functionele eisen voor het systeem Mede aan de hand van de observaties, gebruikerseisen en de technische mogelijkheden van voorraadbeheer systemen zijn de volgende functionele eisen voor het te realiseren voorraadbeheer systeem opgesteld: Het bestellen van producten bij de leveranciers - De medewerker moet eenvoudig een bestelling bij een leverancier kunnen doen aan de hand van een betrouwbaar overzicht van de voorraadniveaus van de producten. - De medewerker helpen door een besteladvies te geven aan de hand van de ijzeren voorraad die ingesteld is of aan de hand van de omloopsnelheid van het betreffende product. - Er moet een mogelijkheid zijn om in de winkel met een barcodescanner producten aan de bestelling toe te voegen. - Met één klik de bestelling door kunnen sturen naar de leverancier. - Bestellingen die in het verleden bij leveranciers zijn gedaan, altijd kunnen terugvinden in een digitaal archief. Het ontvangen en verwerken van de binnengekomen producten van de leveranciers - De voorraadniveaus moeten direct worden bijgewerkt, nadat de medewerker de binnengekomen producten heeft gescand met een barcodescanner en heeft aangegeven hoeveel er van het desbetreffende product is binnengekomen. - Het moet mogelijk zijn om eenvoudig schap etiketten van de producten te printen, zodat de medewerkers niet langer producten hoeven te prijzen. Het up-to-date houden van het voorraadniveau in de beheeromgeving van de webshop - Het POS-systeem zorgt er voor dat het voorraadniveau van de producten die verkocht worden in de winkel wordt bijgewerkt in de beheeromgeving van de webshop. - Het beheer van de producten kan blijven in de beheeromgeving van de webshop en men is niet genoodzaakt dit te doen in een ander systeem. Niet functionele eisen - De data moet op een veilige manier worden opgeslagen. - De informatie moet overal toegankelijk zijn. - Het systeem mag over vijf jaar gezien niet meer dan kosten, exclusief service kosten. In het volgende hoofdstuk wordt gekeken hoe het voorraadbeheer systeem gerealiseerd kan worden die in de eisen uit dit hoofdstuk kan voorzien. 17

18 4. Oplossing In dit hoofdstuk wordt het programma van eisen omgezet naar een oplossing. Hierbij komen onder andere de techniekkeuze, vergelijking van bestaande systemen en het definitief gekozen systeem aan bod Techniek keuze Er zijn drie mogelijkheden om het voorraadbeheer systeem te realiseren. Het complete voorraadbeheer systeem zelf bouwen Een bestaande voorraadbeheer extensie gebruiken van het webshop platform Een bestaand voorraadbeheer systeem implementeren Van elk van deze drie mogelijkheden is een SWOT analyse gemaakt. Deze zijn terug te vinden in de bijlage. Hierin is tevens een vergelijkingstabel terug te vinden waarin de mogelijkheden naast elkaar staan. Uiteindelijk is er voor gekozen om een bestaand voorraadbeheer systeem te implementeren om de volgende redenen: - Meeliften op succes van het bestaande ervaren systeem: Door jarenlange ervaringen hebben bestaande systemen handige en bruikbare functionaliteiten waar men zelf niet direct op komt. - Geen lange testperiode nodig om bugs te ontdekken en op te lossen: Er wordt gebruik gemaakt van het systeem dat al door meerdere bedrijven jarenlang succesvol wordt gebruikt. Doordat het systeem een grote gebruikersgroep heeft, is de kans groot dat de meeste bugs al getackeld zijn vanaf de ingebruikname van het systeem. - Toekomstige service en onderhoud is gegarandeerd: Wanneer er problemen zijn, kan men direct contact opnemen met een helpdesk waar vakkundige mensen direct kunnen helpen. - Bestaande Magento koppeling: De meeste voorraadbeheer systemen hebben al een koppeling met Magento, het e-commerce platform waar de opdrachtgever in de toekomst naar overstapt. Op het moment dat de opdrachtgever hier naar overstapt, hoeft niet het complete voorraadbeheer systeem op de schop. Daarnaast speelde er mee dat er op dit moment mogelijk niet genoeg technische vaardigheden in huis zijn om alle functionele eisen van het te realiseren voorraadbeheer systeem zelfstandig in het systeem te kunnen verwerken. Daardoor zou er mogelijk gaandeweg het proces functionaliteiten niet gerealiseerd kunnen worden, wat de gebruikers niet ten goede zal komen. Het bouwen van de technische 18

19 koppeling tussen de webshop en de kassa zal een grote uitdaging worden bij het gebruik van een bestaand voorraadbeheer systeem Onderzoek bestaande voorraadbeheer systemen Tijdens het onderzoek zijn er zeven bestaande voorraadbeheer systemen geanalyseerd. Omdat bleek dat er uit het online onderzoek niet voldoende informatie over de systemen kon worden vergaard om een goede vergelijking te kunnen maken, is aan de onderzochte bedrijven een Request for Information gestuurd. In deze RFI is de bedrijven gevraagd om per opgestelde functionele eis aan te geven in hoeverre dat standaard in hun voorraadbeheer systeem zit, maatwerk is, niet mogelijk is of dat een additionele module vereist is. Daarnaast bevatte de RFI diverse specifieke vragen over onder andere de service en de kosten van het voorraadbeheer systeem. Een aantal pagina s uit de verstuurde RFI is terug te vinden in de bijlage. De resultaten van de RFI s zijn meegenomen in de vergelijkginsmatrix op de volgende pagina Vergelijkingsmatrix In de vergelijkingsmatrix zijn de zeven voorraadbeheer systemen getoetst aan de hand van 22 criteria die samen met de medewerkers en opdrachtgever zijn opgesteld. Deze criteria zijn mede gebaseerd op de functionele eisen en gebruikerseisen die zijn opgesteld. Van Cocosoft, Microcash, STN en SW-Retail is er een demonstratie op locatie geweest van het voorraadbeheer systeem. Lock-in Microcash en STN zijn de enige partijen waarbij een lock-in van het voorraadbeheer systeem niet verplicht is. Mede hierdoor scoren zij als hoogste in de vergelijkingsmatrix. Lock-in houdt in dat men afhankelijk wordt van het systeem van de gekozen partij. Het productbeheer houden in de beheeromgeving van de webshop is niet mogelijk bij lock-in. Dit kan alleen in de software van de leverancier. Bij de meeste voorraadbeheer systemen is dit een Windows software applicatie. Gezien er ook medewerkers zijn die vanuit huis via een Mac content van producten beheren, is het niet handig om te kiezen voor een platform afhankelijk voorraadbeheer systeem. Bovendien is het voor de medewerkers een drastische verandering om het beheren van de producten in de webshop via een ander programma te doen dan dat zij gewend zijn. Zij willen niet gedwongen overstappen naar een ander systeem. 19

20 Vergelijkingsmatrix Cosmetica gerelateerd MKB bedrijf Cocosoft Microcash STN (Mplus) STR (Storeinfo) SW-Retail Telemos Valk Software Wegingsfactor Het bedrijf Uitstraling website / /- 2 Gerelateerde referenties /- +/- +/ Support Sales contact Aantal jaren actief /- +/ Afstand tot winkel Point of Sale Point of Sale aanbod Interace design van de kassa +/ / / Voorraadbeheer software Besteladvies EDI Cosmetica databank toegang mogelijk Algemeen Innovativiteit / leidend blijven (Geen lock-in) +/ / /- + 2 Koppeling met Magento /- 2 Koppeling met Exact / /- 2 Instore prijs kiosk voor cosument Keurmerk betrouwbaar afrekenen Prijs / /- 6 Punten 69 84,5 76, ,5 Toelichting Wegingsfactor 0. Onbelangrijk 1. Lage prioriteit 2. Redelijk belangrijk 3. Belangrijk 4. Heel belangrijk 5. Essentieel 6. Doorslaggevend Bedoordelingspunten ,5 +/ ,