Tijdelijke vacature (tot 31/03/2017) Logistiek bediende/export Coordinator

Transcriptie

1 1. Bijzonderheden van de functie Tijdelijke vacature (tot 31/03/2017) bediende/ Coordinator Functietitel: Coordinator Afdeling/SPU/Domein/Team: R&M/Lubes/E&A_SC/Customer Fulfilment Functieniveau: Baremiek Locatie: België Rapporteert aan: Manager 2. Organogram Country CF & Manager Frankrijk, Benelux/UK&I Distributiemanager () Distributiemanager manager Country CF & Manager UK & Ierland (non belgian ) Non Belgian Dispatcher non belgian () Dispatcher Inventory Controller non belgian (Freight Costing) SAP Superuser Inventory Controller Non belgian 3. Doel van de functie De dient een kostenefficiënt transportplan op te stellen en uit te voeren en ervoor te zorgen dat de transportactiviteiten aan de lokale en internationale voorschriften voldoen. 4. Belangrijkste resultaten/verantwoordelijkheden die van de functie worden verwacht 1) Uitvaardigen en handhaven van exportprocedures ter ondersteuning van OMS. 2) Correct aanpakken van export gerelateerde vragen en klachten. 3) Creëren en evalueren van IUS-bestellingen en communiceren met ontvangende units over status van bestellingen. 4) Creëren van kostenefficiënte zendingen in overeenstemming met de overeengekomen 1

2 leveringstijden. 5) Opstellen/verzamelen van de relevante exportdocumentatie (douanedocumenten, certificaten van oorsprong, vrachtbrief, EUR1-documenten). 6) Factureren van het correcte bedrag van de goederen aan andere BP-filialen en voor het volgende 'bestelling tot cash'-proces. 7) Verzamelen van en rapporteren over de relevante KPI's voor de exportactiviteiten, analyseren en voorstellen van domeinen van verbetering. 8) Samenwerken met de lokale logistiek- en produktieteams. Ondersteunen van de Manager bij relevante projecten. 9) Activiteits bevestiging met betrekking tot binnenkomende facturen. 10) Verantwoordelijk voor de relevante wettelijke, douane- en belastings documenten. 11) Waar nodig, vervanging binnen andere activiteits domeinen van het team. OMS accountabilities Verzekeren van de naleving van alle wettelijke regelgevingen en interne BP OMS en in lijn met de OMS matrix als bijlage toegevoegd aan proces 1.5 in OMS. Verantwoordelijkheden binnen het kader van deze wettelijke regelgevingen en BP OMS en kunnen aan deze rol toegewezen worden met afzonderlijke schriftelijke documenten. Human relations & contacts Distribution Team Customer Fulfilment teams Production Planning Transportfirma s Chauffeurs (GBS) Global Business Service Quality Coordinator 5. Belangrijkste uitdagingen op lange termijn waarmee de functie wordt geconfronteerd (met betrekking tot deel 4 & 10) 2

3 Meerdere stakeholders (IUS-teams, Distribution en Deployment planners, transportbedrijven, Manufaturing Scheduling, 3rd Party Toll Processors) waarbij grote hoeveelheden informatie regelmatig moeten worden bijgewerkt om operationeel te kunnen blijven en leveringen succesvol bij klanten te kunnen bezorgen. Binnen verschillende geografische gebieden nauw samenwerken met logistiekproviders en openstaan voor een breed gamma aan culturen, talen en werkmethoden. Aandacht besteden aan details en werken binnen strikte deadlines om de kwalitatief hoogstaande klantenservice die van ons premium merk wordt verwacht, te kunnen aanbieden. Oplossen van strijdige prioriteiten tussen projecten en lopende activiteiten. 6. Andere relevante informatie (specifieke verwijzing naar planning (aard en impact), reikwijdte van impact (team, BU, afdeling, BP in zijn geheel, enz.) Aantal verzendingen per jaar Volume per jaar 7. Ervaring & expertise (verplicht & gewenst) Relevante ervaring binnen een klantendienst of toeleveringsketen. Vertrouwd met computerprogramma's. Nederlands, Engels, Frans vlotte kennis, Duits pluspunt Actieve luistervaardigheden. In staat om zich aan deadlines te houden via goed tijdmanagement en toewijzen van prioriteiten. Goede balans tussen vaardigheden op het vlak van algemene klantenservice en kennis van de distributie-industrie. Sterk klantgericht - vertoont duidelijk de e vaardigheden om hoge normen van klantenservice te stellen en te behouden, zoekt actief naar manieren om de klant tevreden te stellen. Uitstekende teamspeler die de bijdrages van anderen aanmoedigt en respecteert en proactief informatie en ideeën deelt. Sterke interpersoonlijke vaardigheden, zich bewust van verschillende culturen binnen de klantenbasis, het team en de organisatie. Wettelijke kennis gerelateerd aan exportactiviteiten, douane, accijnzen enz 8. Economische dimensies die verband houden met de functie N/A 9. Land-/cluster specifieke informatie 3

4 Belgium Lubes Plant Gent (BLP-G) en VLS (maakloonwerk) zijn belangrijke leveranciers van smeermiddelen binnen de regionale Lubricants Supply Chain (LSCE). Beiden bevoorraden Automotive, industrial en marine lubricants (bulk en packed) - hoofdzakelijk Benelux, Frankrijk, UK en andere Europese en niet-europese associates. BLP-G wordt momenteel gezien al een heel strategische plant mede door de portfolio en locatie. 10. HSSE-verantwoordelijkheden Tijdig rapporteren van incidenten (met inbegrip van ongevallen, bijna-ongevallen, onveilige situaties, milieu-incidenten en apparatuur gerelateerde incidenten met een impact op de veiligheid) in lijn met de OMS en. Verankeren van een veiligheidscultuur in de dagelijkse activiteiten op de plant. Handelen met de juiste mentaliteit en het correcte gedrag ten aanzien van housekeeping, veiligheid, kwaliteit en productiviteit. Naleven van de veiligheidsvoorschriften en veiligheidsstandaarden. Een leidinggevende rol nemen in het continue streven naar HSSE verbetering en de werken stoppen indien die onveilig worden geacht. 11. Wettelijk e opleidingen en verantwoordelijkheden De volgende opleiding inzake Ethics & Compliance is : Opleidingsonderdeel Jaar 1 Jaar 2 Jaar 3 Jaar 4 BP-gedragscode Antiomkoping en -corruptie (ABC) E-learning E-learning Internationale handelsvoorschriften (ITR) E-learning E-learning Antiwitwaspraktijken (AML) E-learning E-learning Privacy van gegevens - Belangenconflicten SPU Ethics & Compliance Training Guidance op Ethics and Compliance 12. Vereiste competenties 4

5 De functie de volgende CF-vaardigheden: Niveau 2 in exportadministratie Niveau 2 in 'bestelling tot cash'-beheer Niveau 2 in SAP (incl. interfaces van 3e partijen) Secundaire vaardigheden omvatten: Transportbeheer Magazijnbeheer Gegevensanalyse & rapportering MS Office Zie vaardigheidskader voor CF De functie ook de volgende BP-waarden en -gedragingen: Uitmuntendheid Eén team Solliciteren kan via Frederik Lippens, HR advisor BP Ghent. Tel: 09/ frederik.lippens@bp.com Langerbruggekaai 18, 9000 Gent 12/07/2017 5