Visualisatie van Enterprise architectuur ten behoeve van het strategisch besluitvormingsproces

Transcriptie

1 Posterpagina s Met het oog op morgen: Visualisatie van Enterprise architectuur ten behoeve van het strategisch besluitvormingsproces met Inventarisatie en aanbevelingen Paul Wokke Bedrijfskundige Informatica Hogeschool Arnhem en Nijmegen i

2 Dank Velen hebben meegewerkt aan de totstandkoming van dit adviesrapport: de mededeelnemers van de werkgroep VEA, de respondenten van de enquête en de architecten en consultants die ik geïnterviewd heb; allen dank ik hartelijk voor hun bijdrage aan mijn verworven kennis en inzicht over Enterprise architectuur en de visualisatie ervan. Debbie Tarenskeen wil ik danken voor haar vriendelijke en hulpvaardige invulling van haar rol als bege leidend docent en coach: met haar brede kennis en ervaring trad zij doortastend en corrigerend op als ik dreigde af te dwalen van het rechte pad naar het eindresultaat. Raymond Slot en Jos van Reenen dank ik hartelijk voor hun constructieve en kritische bijdrage aan dit adviesrapport, ook van hen heb ik zeer veel geleerd. Ten slotte wil ik Regina Bennink danken; met haar deel ik méér dan de liefde voor architectuur. Door haar inzet kon ik beschikken over voldoende tijd, ruimte en energie voor dit afstudeer project. Paul Wokke, 14 Augustus 2012 Afb. 1: Kid Staring at Rothko s Orange and Red on Red (1957). ii

3 Met het oog op morgen: Visualisatie van Enterprise architectuur ten behoeve van het strategisch besluitvormingsproces met Inventarisatie en aanbevelingen in het kader van de afstudeeropdracht Visualisatie van Enterprise architectuur ter afronding van de opleiding Bedrijfskundige Informatica aan de Hogeschool Arnhem en Nijmegen. Begeleidend docent: Opdrachtgevers: Debbie Tarenskeen Raymond Slot (Nederlands Architectuur Forum), Jos van Reenen (Hogeschool Utrecht) Copyright 2012 P. Wokke, Zutphen Alle informatie uit dit document, de posterpagina s uitgezonderd, mag worden hergebruikt in publicaties, presentaties, of in welke andere vorm dan ook, mits de herkomst wordt genoemd en de informatie in de nieuwe vorm op eenzelfde manier als deze voor iedereen beschikbaar wordt gesteld. i

4 Visualisatie van Enterprise architectuur t.b.v. het strategisch besluitvormingsproces Managementsamenvatting Doelstelling Dit adviesrapport wilt een bijdragen leveren aan de Body of Knowledge van het vakgebied Enterprise architectuur op het gebied van visualisatietechnieken. Gebaseerd op onderzoek bevat het rapport een inventarisatie en concrete aanbevelingen. Probleemstelling Visualisatie van EA kan als kennisintensieve informatiedrager een waardevolle bijdrage leveren aan het strategisch beslissingsproces. Dat belang wordt vooralsnog onvoldoende erkend. Architecten slagen er niet in de toegevoegde waarde van hun visualisatie aan te tonen als beslissingsinstrument bij door het topmanagement te nemen strategische beslissingen. Opdracht In samenspraak met de opdrachtgever, het Nederlands Architectuur Forum (NAF) is de opdracht als volgt geformuleerd: Hoe kan de toegevoegde waarde van visualisatie van Enterprise Architectuur (EA) als beslissings instrument bij door het topmanagent te nemen strategische beslissingen verhoogd worden? Centrale vraagstelling Welke EA-visualisaties zijn geschikt voor het topmanagement ter ondersteuning bij het nemen vanstrategische beslissingen? Onderzoeksdeelvragen 1. Wat is de huidige praktijk rond de visualisatie van Enterprise Architectuur? 2: Levert Enterprise architectuur een bijdrage aan het strategisch besluitvormingsproces? 3: Wat is de meest effectieve visualisatie voor de ontsluiting van de informatie die nodig is bij het strategisch besluitvormingsproces? Antwoorden zijn gezocht bij drie pijlers: Enterprise architectuur, visualisatie en strategie (en stra te gische besluitvorming). Pijler 1: Enterprise architectuur 1 Deelvraag 2: Levert enterprise architectuur een bijdrage aan het strategisch besluitvormingsproces? 3 Pijler 3: Strategie (en strategische besluitvorming) Deelvraag 1: Wat is de huidige stand van zaken omtrent enterprise architectuur visualisatie? 2 Pijler 2: Visualisatie Deelvraag 3: Welke visualisatietechnieken ondersteunen het strategisch besluitvormingsproces? ii

5 Resultaten Na een inventarisatie met kwantitatief onderzoek (enquête), kwalitatief onderzoek (interviews) en literatuuronderzoek zijn zes concrete aanbevelingen geformuleerd. Aanvullend is gekeken hoe deze aanbevelingen bij één specifiek type strategische beslissing uitpakken: de besluitvorming binnen het fusie- en overnameproces. Conclusies 1. Er is geen eenduidig antwoord gevonden op de vraag welke visualisatietechnieken voldoen en welke niet. Zowel formele modellen als informele afbeeldingen kunnen in sommige gevallen het gewenste overzicht en inzicht bieden. 2. Drie factoren bepalen welke visualisatietechniek geschikt is voor ondersteuning in het strategisch besluitvormingsproces: De cultuur van de organisatie en de beschouwer. Het type verandering dat gevraagd wordt. De persoonlijkheid van de adviseur (architect). Of de besluitnemer een visualisatie als aansprekend ervaart is niet zozeer afhankelijk van de vorm en inhoud van de visualisatie. Belangrijker is de mate waarin de besluitnemer betrokkenheid is geweest bij het creatieproces van de visualisatie: Resultaat = (proces) 2 x inhoud x vorm. 3. Aan het strategisch besluitvormingsproces kan een EA-visualisatie toegevoegde waarde bieden indien: de visualisatie een overzicht van de keuzemogelijkheden biedt en inzicht geeft in de mogelijke gevolgen en consequenties, de visualisatie een voor de besluitnemer herkenbare relatie met de werkelijkheid vertoont, en de visualisatie het resultaat is van het samenspel tussen besluitnemer en architect. 4. Visual thinking en Mental images zijn krachtige hulpmiddelen voor het verhogen van de communicatieve informatiewaarde van de visualisatie en daarmee ook de effectiviteit. 5. Voor inzicht in de mogelijke gevolgen en consequenties moet de methode een integraal overzicht geven van de bij de strategie betrokken domeinen en goede informatie opleveren: nauwkeurig, tijdig, relevant, efficiënt en rendabel. 6. Binnen het fusie- en overnameproces dragen EA-visualisaties niet bij aan de besluitvorming omdat architectuur geen rol speelt. Het besloten, directieve karakter van de onderhandelingen en de hoge tijdsdruk staan geen inmenging van een architect toe. Bovendien zal de blauwe architect (naar Caluwé s kleurdrukdenken) de gele wereld van de onderhandelaars met politieke en persoonlijke motieven niet gedogen blauw en geel zijn oorlogskleuren. Advies De conclusies en aanbevelingen hebben betrekking op traditionele EA-platen: grafische, 2-dimensionale, statische representaties van een systeem. De communicatieve informatiewaarde blijft echter beperkt door specifieke kenmerken van het medium: papier is geduldig, 2-dimensionaal en statisch. Daardoor zijn de visualisaties zelden actueel en up-to-date, zijn alle oorzaak-en-gevolg relaties vooraf gedefinieerd en komt het integrale karakter van EA niet totuiting. Interacteren, experimenteren en simuleren is niet mogelijk. Andere disciplines bieden hiervoor interactieve oplossingen zoals Gaming en Data visualisatie: repository s met informatie waarbinnen interactief genavigeerd kan worden. Data mining en Big Data bieden technieken voor het genereren van geparametriseerde views op actuele data, het signaleren van patronen en het maken van prognoses en dat alles in realtime, on-the-fly. EA-visualisaties kunnen nauwkeurig én tijdig én relevant én efficiënt én rendabel zijn maar niet op papier. De toekomst ligt in dynamische rendering van modellen en visualisaties die kunnen informeren én inspireren. Daarvoor is vandaag, met het oog op morgen, een open blik en een innovatieve houding nodig. iii

6 Visualisatie van Enterprise architectuur t.b.v. het strategisch besluitvormingsproces Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 Inleiding Aanleiding Context 2 De opdrachtgever: het NAF Het kader: de werkgroep VEA Doelgroep van dit adviesrapport Doel van dit adviesrapport Relevantie van het onderwerp 1.3 Opdrachtformulering, centrale vraagstelling Doelstelling Afbakening Methodische verantwoording De plattegrond als leeswijzer 4 Hoofdstuk 2 EA-visualisatie bij strategische besluitvorming Deelvraag 1: Wat is de huidige stand van zaken omtrent Enterprise architectuur visualisatie? 6 Pijler 1: Enterprise architectuur Definities van EA De waarde van IT-architectuur De effectiviteit van EA Pijler 2: Visualisatie Methoden en doelen van visualisatie Pijlers 1 & 2: Visualisatie van Enterprise architectuur Het belang van visualisatie van EA Richtlijnen naar proces, inhoud en vorm Inventarisatieonderzoek Methoden en technieken van EA, langs de visuele meetlat Welke visualisatiestijl spreekt aan? Antwoorden en conclusies. 2.2 Deelvraag 2: Levert EA een bijdrage aan het strategisch besluitvormingsproces? 12 Pijler 3: Strategie (en strategische besluitvorming) Definities van strategie De Strategische Dialoog Kenmerken van strategievorming De zes stappen van een strategische beslissing Het belang van feedback: gestructureerde feedback Valkuilen bij besluitvorming. Pijlers 1 & 3: Enterprise architectuur & Strategie (en strategische besluitvorming) EA en strategie Het bedrijfsprocesverandertraject onder architectuur Business Model Canvas als brug Antwoorden en conclusies. 2.3 Deelvraag 3: Wat is de meest effectieve visualisatie voor de ontsluiting van de informatie die nodig is bij het strategisch besluitvormingsproces? 17 Pijlers 2 & 3: Visualisatie en strategievorming, besluitvorming Strategy Visualization en Convergent thinking Activiteitensysteemkaart van Porter Strategy Maps van Kaplan en Norton Visual thinking: ik zie, ik zie, wat jij niet ziet Back of the Napkin: zien in plaats van kijken Business Model Canvas Mindmap en mental image Antwoorden en conclusies. 2.4 Welke EA-visualisatie zijn geschikt voor het topmanagement ter ondersteuning bij het nemen van strategische beslissingen? 23 Antwoord op de deelvragen ICT-landschapsfotografie voor inzicht en besluitvorming Hoofdstuk 3 Over EA-visualisatie bij strategische besluitvorming fusie en overname 27 Fusie en overname zijn strategische samenwerkingsverbanden Post-fusie integratie van informatiesystemen: zes integratiestrategieën Waarom een architect geen rol speelt bij het fusie- en overname proces De gele onderhandelaar en de blauwe architect Recht praten wat krom is De fusie en ontvlechting van UVIT Conclusie Hoofdstuk 4 Conclusies en advies Eindconclusie Advies 33 Hoofdstuk 5 Bijlagen Rapportage van kwalitatief onderzoek (enquête) Bibliografie en afbeeldingen 35 iv

7 Hoofdstuk 1 Inleiding Hoofdstuk 1 Inleiding Dit hoofdstuk bevat ondermeer de rationale, context, centrale vraagstelling en methodische verantwoording van de opdracht Aanleiding Architectuur speelt bij organisaties een steeds belangrijkere rol omdat het krachtenveld waarbinnen ze opereren grote ontwikkelingen ondergaat. Door ondermeer economische ontwikkelingen zijn trends waar te nemen als individualisering, informalisering, informatisering en digitalisering; markt en omgeving worden steeds dynamischer door internationalisering, globalisering en liberalisering. Snel en adequaat hierop aansluiten wordt voor organisaties steeds belangrijker. Tegelijkertijd worden door governance de regels waaraan voldaan moet worden ten aanzien van traceerbaarheid en transparantie steeds strikter. Werken onder architectuur is een antwoord op deze ontwikkelingen: het brengt structuur aan in de dynamiek van veranderende organisaties, de veranderdynamiek. Enterprise architectuur (EA) biedt het noodzakelijke inzicht en overzicht van de organisatie, de processen, de informatievoorziening en de ICT-infrastructuur en daardoor een beter inzicht in de reikwijdte en impact van veranderingen op business, informatievoorziening en technologieinfrastructuur. Visualisatie is daarbij een uitstekend middel om de samenhang tussen de organisatie, de processen, informatievoorziening en ICT-infrastructuur te representeren: één plaatje vertelt meer dan 1000 woorden is hier van toepassing. De druk op het strategisch management om de juiste beslissingen te nemen over de vertaling van missie naar strategie en visie wordt steeds groter en dus ook de bijdrage die EA daaraan kan leveren. Visualisatie kan het inzicht en overzicht bieden dat het strategisch beslissingsproces ondersteunt. Veel architectuurmethodes gebruiken als communicatiemedium voor haar kennisintensieve inzicht doelgroepspecifieke viewpoints, maar die zijn vaak te IT-gericht en te gecompliceerd om door decisionmakers zoals de leden van de Raad van Bestuur en CXO correct geïnterpreteerd te worden. Zij gebruiken hun eigen, niet EA-gerelateerde modellen en technieken, zoals het 7S diagnosemodel van McKinsey, een SWOT-analyse of de veranderstrategieën van Berenschot. Voor het nemen van een strategische beslissing is inzicht in de Enterprise architecturale fitheid van de organisatie echter minstens zo belangrijk. Visualisatie van EA kan als kennisintensieve informatiedrager een waardevolle bijdrage leveren in het strategisch beslissingsproces. Dat belang wordt vooralsnog onvoldoende erkend. Architecten slagen er niet in de toegevoegde waarde van hun visualisatie aan te tonen als beslissingsinstrument bij door het topmanagement te nemen strategische beslissingen. Afb. 2: De communicatieve waarde van een visualisatie. «If you can t explain it simply, you don t understand it well enough» (Toegeschreven aan Albert Einstein) 1 De achtergronden van de opdracht staan beschreven in het Plan van Aanpak dat als bijlage is opgenomen in het Afstudeerverslag. 1

8 Visualisatie van Enterprise architectuur t.b.v. het strategisch besluitvormingsproces 1.2 Context De opdrachtgever: het NAF Het Nederlands Architectuur Forum (NAF) treedt op als opdrachtgever voor dit adviesrapport dat geschreven is in de context van een afstudeeropdracht ter afronding van de opleiding Bedrijfskundige Informatica. Het NAF is een vereniging van organisaties die (de professionaliteit van) het werken onder architectuur wil bevorderen en is leveranciersonafhankelijk en methode-neutraal. Als voorstander van Open kennisuitwisseling en Open standaarden organiseert zij ondermeer jaarlijks het Landelijk Architectuur Congres (LAC); de meeste activiteiten vinden echter plaats binnen de ± 15 werkgroepen die elk een aspect van het vakgebied belichten, zoals de ontwikkeling van ArchiMate, IT Governance en de werkgroep Visual Enterprise Architecture (VEA) die in januari 2012 opgericht is. Het kader: de werkgroep VEA Dit adviesrapport is geschreven in het kader van de werkgroep VEA waarvoor de drie initiatief nemers 2 als missie hebben gesteld: Het bevorderen van het gebruik van visualisatie methoden en -technieken bij enterprise architecture en het delen van kennis hierover, om hiermee de rol en toegevoegde waarde van EA en architecten voor organisaties te vergroten. De deelnemers van de werkgroep vormden een belangrijke informatie- en inspiratiebron voor het onderzoek, maar ook als klankbord hebben zij bijgedragen bij het verifiëren van de resultaten. Doelgroep van dit adviesrapport De aanbevelingen in dit adviesrapport betreffen visualisatie van Enterprise architectuur dat daarbij de focus ligt op strategie betekent niet dat het alleen bestemd is voor architecten en consultants die zich op strategisch niveau begeven. Informatie- en kennisoverdracht is ook cruciaal bij het ontwerpen en implementeren van architectuur (zonder communicatie geen architectuur) en bewustwording van de communicatieve waarde van een visualisatie leidt tot een meer effectieve informatieuitwisseling op alle organisatorische niveaus. Doel van dit adviesrapport Op basis van de probleemstelling van 1.2 bevat dit adviesrapport concrete aanbevelingen om de bijdrage, die EA-visualisatie als kennisintensieve informatiedrager kan leveren aan het strategisch beslissingsproces, te verhogen. Relevantie van het onderwerp Er is behoefte aan inzicht in EA-visualisatiemethoden en -technieken. Dat blijkt uit: de grote belangstelling bij de opstartbijeenkomst van de werkgroep VEA: met ± 50 deelnemers is het een van de grootste werkgroepen van het NAF, de resultaten van de enquête die het NAF organiseerde in het kader van haar 10-jarig bestaan, State-of-the-Art Architectuur na Op vraag 24: Welke methodologische aspecten verdienen nog verbetering? antwoordde 65,9% met: Visualisatie t.b.v. communicatie. 3 2 Mark Paauwe, Petra Adema, Sjako ten Haken 3 Meer over deze enquête is te vinden op 2

9 Hoofdstuk 1 Inleiding 1.3 Opdrachtformulering, centrale vraagstelling Opdrachtformulering: De huidige praktijk omtrent de visualisatie van Enterprise architectuur; hoe de toegevoegde waarde van EA-visualisatie te verhogen als beslissingsinstrument bij door het topmanagement te nemen strategische beslissingen. Centrale vraagstelling: Welke EA-visualisatie-technieken zijn voor bestuur en directie geschikt als strategisch beslissingsinstrument? Deelvragen die tijdens het onderzoek beantwoord zullen worden: 1. Wat is de huidige stand van zaken omtrent Enterprise architectuur visualisatie? 2. Levert Enterprise architectuur een bijdrage aan het strategisch besluitvormingsproces? 3. Welke visualisatietechnieken ondersteunen het strategisch besluitvormingsproces? 1.4 Doelstelling Dit rapport wil een bijdragen leveren aan de Body of Knowledge van het vakgebied Enterprise architectuur op het gebied van visualisatietechnieken. Deze bijdrage zal in de vorm van een worden aangeboden aan de opdrachtgevende instantie NAF en de werkgroep VEA. 1.5 Afbakening Het onderzoeksterrein beperkt zich tot de grafische, statische 2-dimensionale reproducties van een systeem. De meest gebruikte vorm is de EA-poster op A0-formaat (120 x 84 cm). 1.6 Methodische verantwoording Visualisatie van EA is, afgezien van enkele promotieonderzoeken 4 en publicaties rond Dragon1 5 zelden het primaire onderwerp van onderzoek of publicaties geweest. Het onderzoek kon daardoor niet beperkt blijven tot deskresearch, het zou onvoldoende resultaten opleveren om een representatief beeld te krijgen van de toegevoegde waarde van EA-visualisatie. Aanvullend onderzoek was nodig. Middels kwantitatief onderzoek, een enquête, is de huidige praktijk van EA-visualisaties globaal in kaart gebracht: het toont aan welke visualisatiemethoden en -technieken architecten momenteel inzetten, welke doelen ze daarmee nastreven en wie hun opdrachtgevers en afnemers zijn. De enquête bestond uit twaalf korte gesloten vragen en twee open vragen. Met kwalitatief onderzoek, de interviews, is nagegaan waar de informatiebehoefte ligt bij het nemen van strategische beslissingen: waaraan moet een visualisatie voldoen om geschikt te zijn als beslissingsinstrument? Door de diversiteit in achtergronden van de geïnterviewde architecten en consultants is een representatief beeld ontstaan van de gedachtewereld van bestuurders en hun denkwijze bij strategische besluitvorming. Literatuur was een belangrijke informatiebron omdat er veel gepubliceerd is over Enterprise architectuur, Visualisatie en Strategie (en strategische besluitvorming). Geraadpleegd zijn boeken, tijdschriften en white papers, websites en databanken, afstudeerscripties en promotieonderzoeken. 4 Resultaten van het onderzoek van Baida wordt in 2.1 op pagina 9 besproken. 5 Dragon1 is een methode voor het werken onder architectuur. De focus ligt op het ontwerpen en visualiseren van bedrijfs- en ICT-oplossingen en strategische innovaties ( 3

10 Visualisatie van Enterprise architectuur t.b.v. het strategisch besluitvormingsproces Dit rapport is gebaseerd op exploratief onderzoek in het kader van een hbo-bachelor afstudeer opdracht. Het heeft geen wetenschappelijke status, hetgeen niet wil zeggen dat resultaten niet verifieerbaar zijn of het advies niet gedragen wordt door leden van de architectencommunity. Gezien de instemming waarmee dit advies is ontvangen bij de opdrachtgever (Raymond Slot, bestuurslid NAF) en binnen de werkgroep VEA is het onderzoek als geslaagd te noemen. 1.7 De plattegrond als leeswijzer De opdracht bevindt zich op het snijvlak van drie onderwerpen die in dit adviesrapport globaal beschreven worden: 1. Enterprise Architectuur 2. Visualisatie 3. Strategie (en strategische besluitvorming) De gebieden waar deze drie pijlers samensmelten zijn interessant omdat zich daar de deelvragen bevinden die geformuleerd zijn in 1.3. Het schema dat daarmee ontstaat zal in dit adviesrapport dienst doen als plattegrond (afbeelding 3). Pijler 1: Enterprise architectuur 1 Deelvraag 2: Levert enterprise architectuur een bijdrage aan het strategisch besluitvormingsproces? 3 Deelvraag 1: Wat is de huidige stand van zaken omtrent enterprise architectuur visualisatie? 2 Pijler 3: Strategie (en strategische besluitvorming) Pijler 2: Visualisatie Deelvraag 3: Welke visualisatietechnieken ondersteunen het strategisch besluitvormingsproces? Afb. 3: De drie pijlers in relatie met de drie deelvragen. 4

11 Hoofdstuk 2 EA-visualisatie bij strategische besluitvorming Hoofdstuk 2 EA-visualisatie bij strategische besluitvorming In de centrale vraagstelling Hoe kan de toegevoegde waarde van visualisatie van EA als beslissingsinstrument bij door het topmanagent te nemen strategische beslissingen verhoogd worden? zitten aannames besloten die geverifieerd of genuanceerd dienen te worden voordat een antwoord gegeven kan worden. Speelt EA eigenlijk wel een rol van betekenis bij een strategische beslissing? Om de toegevoegde waarde van visualisatie te kunnen verhogen moet die toegevoegde waarde wel aanwezig zijn, en kan een visualisatie handvaten bieden om een strategische beslissing te ondersteunen? In dit hoofdstuk wordt derhalve de centrale vraagstelling benaderd vanuit drie deelvragen die zich bevinden in het krachtenspel van de drie pijlers Enterprise architectuur, Visualisatie en Strategie (en strategische besluitvorming) Deelvraag 1 Wat is de huidige stand van zaken omtrent Enterprise architectuur visualisatie? betreft Pijler 1 (Enterprise architectuur) Deelvraag 1: Wat is de huidige stand van en Pijler 2 (Visualisatie). zaken omtrent enterprise architectuur visualisatie? In 2.1 worden de factoren gegeven die de geschiktheid van een type architectuurvisualisatie bepalen: de cultuur van de organisatie ; het type verandering dat gevraagd wordt en de persoonlijkheid en competenties Pijler 1: Pijler 2: van de adviseur. Het grote belang van het Enterprise architectuur Visualisatie (ontstaans-)proces om te komen tot een geschikte visualisatie komt tot uiting in de formule: resultaat = (proces)2 x inhoud x vorm. Deelvraag 2 Levert Enterprise architectuur een bijdrage aan het strategisch besluitvormingsproces? betreft Pijler 1 (Enterprise architectuur) Deelvraag 2: Levert enterprise architectuur en Pijler 3 (Strategie (en strategische een bijdrage aan het strategisch besluitvormingsproces? besluitvorming )). In 2.2 wordt duidelijk gemaakt dat de strategische bijdrage van EA afhankelijk is van het type organisatie, Pijler 1: Pijler 3: het type verandering dat gevraagd wordt Enterprise architectuur Strategie (en strategische besluitvorming) en de competenties van de architect. Deelvraag 3 Wat is de meest effectieve visualisatie voor de ontsluiting van de informatie die nodig is bij het strategisch besluitvormings proces? Deelvraag 3: Welke visualisatietechnieken betreft Pijler 2 (Visualisatie) en Pijler 3 ondersteunen het strategisch besluitvormingsproces? (Strategie (en strategische besluitvorming)). In 2.3 zal Visual thinking een cruciale plaats krijgen bij onder andere Back of the Napkin en Business Model Canvas. Voor de executie van Pijler 2: Pijler 3: strategie wordt Strategy Maps als startpunt Visualisatie Strategie (en strategische gesuggereerd. besluitvorming) 5

12 Visualisatie van Enterprise architectuur t.b.v. het strategisch besluitvormingsproces [marius langerak] De architectuurlagen van het Universitair Medisch Centrum Groningen. De illustratie is gemaakt ter gelegenheid van de ICT-dagen ter ondersteuning van de communicatie van de ICT-afdeling, om de rol van de ICT-afdeling en de complexiteit aan een breed publiek te verduidelijken. II

13 Posterpagina s [Loek Weijts NRC, 4 maart 2011] Genomineerd voor de Infographics priis 2011: Freelance infographics-maker Loek Weijts maakte "Zicht op de weg" voor het relatieblad Geel van Rijkswaterstaat. III

14 Visualisatie van Enterprise architectuur t.b.v. het strategisch besluitvormingsproces In 2.4 worden de drie deelvragen verenigd. Aan de hand van de antwoorden worden zes specifieke aanbevelingen gegeven die aansluiten op de centrale probleemstelling van dit adviesrapport. Aan de hand van een visualisatiemethode wordt aangetoond hoe de aanbevelingen toegepast kunnen worden. 2.1 Deelvraag 1: Wat is de huidige stand van zaken omtrent Enterprise architectuur visualisatie? Binnen de werkgroep VEA heeft een subwerkgroep zich ten doel gesteld inzicht te verschaffen in de huidige stand van zaken omtrent de visualisatie van Enterprise architectuur. Een inventarisatieonderzoek daarnaar is middels een online enquête uitgevoerd in april en mei Uitnodigingen voor deelname aan de enquête zijn via het online publicatiemedium van NAF ( en sociale media verstuurd (twitter en LinkedIn). Het volledige rapport van het onderzoek is opgenomen als bijlage 1. 6 Het onderzoeksgebied van deelvraag 1 is omvangrijk. Daarom zijn drie deelvragen als handvaten opgesteld die de leidraad vormden bij het kwantitatieve onderzoek (de enquête) en het literatuuronderzoek. Deelvraag 1a: Welke EA-visualisatietechnieken worden momenteel toegepast? Deelvraag 1b: Welke doelgroepen worden beoogd? Deelvraag 1c: Welke doelen worden nagestreefd? Deze deelvragen (waarin hoe, wie en waarom te herkennen zijn) betreffen Pijler 1: Enterprise architectuur en Pijler 2: Visualisatie: Deelvraag 1: Wat is de huidige stand van zaken omtrent enterprise architectuur visualisatie? Pijler 1: Enterprise architectuur Pijler 2: Visualisatie In deze paragraaf zullen eerst de twee pijlers globaal beschreven worden, waarna dieper wordt ingegaan op hun versmelting. Vervolgens worden de deelvragen 1a, 1b en 1c beantwoord om daarna conclusies te kunnen trekken uit deelvraag 1. Pijler 1: Enterprise architectuur Definities van EA Er lijken evenveel definities van Enterprise architectuur te zijn als dat er architecten zijn. Vaak wordt de formele definitie van IEEE geadopteerd 7 maar daarnaast worden situationeel definities opgesteld als: Een beschrijving van de manier waarop een organisatie werkt en interacteert met andere partijen 8 en deze charmant eenvoudige, doeltreffende typering: Architectuur = Vorm geven aan visie. 9 6 Zie bijlage 1: Enquêterapport Visualisatie van Enterprise architectuur. Resultaten van Plateau 1: kwantitatief onderzoek. De enquête is uitgevoerd door de deelnemers van de VEA Subwerkgroep 6: Arnold Reuser en Paul Wokke. 7 ANSI/IEEE : An architecture is the fundamental organization of a system, embodied in its components, their relationships to each other and to the environment, and the principles governing its design and evolution. 8 Overgenomen uit: Slot, R. (2010). Enterprise architectuur: Zegen of Plaag? Over het nut en de rol van business architectuur en ICT architectuur. Hogeschool Utrecht, Kenniscentrum Technology & Innovatie. (ISBN ) 9 Overgenomen uit: Bouwens, S. (2009). White paper Dya architectuurprincipes. Sogeti, Vianen. 6

15 Hoofdstuk 2 EA-visualisatie bij strategische besluitvorming Om de strategieondersteunende rol van architectuur te kunnen toetsen met modellen, principes en requirements, wordt in het kader van dit rapport de definitie van Gartner gehanteerd: 10 Enterprise architecture (EA) is the process of translating business vision and strategy into effective enterprise change by creating, communicating and improving the key requirements, principles and models that describe the enterprise s future state and enable its evolution. The scope of the enterprise architecture includes the people, processes, information and technology of the enterprise, and their relationships to one another and to the external environment. Enterprise architects compose holistic solutions that address the business challenges of the enterprise and support the governance needed to implement them. De waarde van IT-architectuur De potentiële toegevoegde waarde van architectuur binnen IT-gerelateerde projecten is in 2009 aangetoond in een promotieonderzoek waarbij 49 ICT-projecten zijn onderzocht op de aanwezigheid van bedrijfsprocessenanalyse en systematisch softwareontwerp. Resultaat van het onderzoek toonde aan dat architectuur kan bijdragen aan een hoger bedrijfsresultaat, hogere effectiviteit van de IT en een verlaging van de IT-kosten. [Slot, 2010] De effectiviteit van EA De toegevoegde waarde kan dan wel in potentie aanwezig zijn, in de praktijk blijken IT-projecten onvoldoende getoetst te worden aan de opgestelde architectuur: EA helpt wel het inzichtelijk maken en terugdringen van de complexiteit van de informatievoorzieningen, veel organisaties hebben moeite dat inzicht te verzilveren [Steenbergen, 2011]. De effectiviteit van architectuurfuncties blijkt niet zozeer afhankelijk te zijn van de methoden en technieken die binnen een organisatie gebruikt worden, maar een belangrijkere succesfactor is de aansluiting van architectuurkeuzes op de bedrijfsdoelstellingen. Het Architecture Effectiveness Model 11 helpt focus aan te brengen in de architectuuractiviteiten. Pijler 2: Visualisatie Visualisatie als representatie van een systeem kan vele vormen aannemen. Gangbaar zijn bijvoorbeeld informatievisualisatie (het afbeelden van informatie, ook wel infographic genoemd), 3D visualisatie (het afbeelden van een 3D afbeelding), datavisualisatie (het afbeelden van gegevens), geovisualisatie (het afbeelden van ruimtelijke informatie) en wetenschappelijke visualisatie (scientific visualization: het afbeelden van gegevens van wetenschappelijk onderzoek) Visualisatie in de context van dit rapport is de grafische, systematische representatie van een systeem met als doel het verkrijgen of communiceren van inzicht, kennis of ervaring. 12 Bij visuele informatieverwerking speelt het menselijke cognitieve vermogen een grote rol daaraan zal weliswaar gerefereerd worden maar valt buiten de scope van dit onderzoek. Methoden en doelen van visualisatie Visualisatiemethoden kunnen geclassificeerd worden met het Periodic Table of Visualization Methods for Management waarvoor specifieke kenmerken gebruikt worden, zoals: de complexiteit van de informatie, het toepassingsgebied van de visualisatie, de aard van de informatie (expliciete, objectieve kennis versus stilzwijgende, subjectieve kennis), het karakter van de gegevens (convergerend versus divergerend) (afbeelding 3 op pagina 8). [Lengler, Eppler, 2007] 10 Overgenomen van: (geraadpleegd op ). 11 Dit Enterprise Maturity Model kan ook gerelateerd worden aan de (BSC) Strategy Map die in 2.3 op pagina 18 besproken wordt. 12 A visualization method is a systematic, rule-based, external, permanent, and graphic representation that depicts information in a way that is conductive to acquiring insights, developing an elaborate understanding, or communicating experiences [Lengler, Eppler, 2007]. 7

16 Visualisatie van Enterprise architectuur t.b.v. het strategisch besluitvormingsproces [NRC, 4 maart 2011] IV

17 Posterpagina s [NRC, 4 maart 2011] V

18 Visualisatie van Enterprise architectuur t.b.v. het strategisch besluitvormingsproces product manager, CIO, CEO architect, software developer, business process designer Designing Deciding Informing customer, employee, others Details Coherence Overview Afb. 3: Periodic Table of Visualization Methods for Management. Afb. 4: Classificatie van viewpoints. De granulariteit van gegevens is eveneens een criterium dat gebruikt wordt: worden details weergeven of betreft het een overzicht; wat is de ooghoogte? Deze granulariteit wordt ook gebruikt bij een architecturale visualisatie-classificatie: de viewpoints van het IEEE framework. Binnen ArchiMate zijn deze viewpoints verfijnd en geformaliseerd op basis van het doel ervan (designing, deciding, informing), de granulariteit (details, coherence en overview) en de betrokken stakeholders (architects, product owner, customer) (afbeelding 4). [Lankhorst e.a., 2005] Binnen het Periodic Table of Visualization Methods zijn enkele visualisatiemethoden relevant voor dit onderzoek: Decision tree: wetenschappelijk model voor de weergave van alternatieven en keuzen in een besluitvormingsproces. Mindmap: diagram met begrippen, teksten, relaties en/of afbeeldingen die geordend zijn in de vorm van een boomstructuur rond een centraal thema. Mindmapping wordt gebruikt om creatieve processen te ondersteunen en te onthouden. Cartoon, tekening: door hun laagdrempeligheid worden tekeningen ondermeer gebruikt om betrokkenheid te creëren, zoals bij bouwkundige architectuur om in de ontwerpfase bewonersparticipatie te bewerkstelligen. 13 Ishikawadiagram / visgraatdiagram: voor het in kaart brengen van de oorzaken van een probleem. Visual thinking: techniek waarbij het intuïtieve deel van de hersenen actief gebruikt wordt voor een beeldende manier van informatieverwerking. Vaak wordt Visual thinking in verband gebracht met Back of the Napkin. 13 Tekeningen als Bindmiddel, door Troche, F.T. (2010). In: Urhahn Urban Design De spontane stad, BIS Publisher. (ISBN: ) 8

19 Hoofdstuk 2 EA-visualisatie bij strategische besluitvorming Pijlers 1 & 2: Visualisatie van Enterprise architectuur Het belang van visualisatie van EA Het succes van Enterprise architectuur staat of valt met de communiceerbaarheid ervan; als een architect zijn kennis niet kan overdragen levert hij geen bijdrage aan de organisatie. Die kennisoverdracht is zijn bestaansrecht; visualisatie is daarbij een bijzonder krachtig middel. 14 Visualiseren is daarmee een belangrijke vaardigheid die elke architect zou moeten beheersen, naast invloed uitoefenen, samenwerken, luisteren, interviewen, analyseren en synthetiseren, adviseren, presenteren en rapporteren. 15 Richtlijnen naar proces, inhoud en vorm In 2002 zijn veertien richtlijnen ontwikkeld waaraan een visualisatie van digitale architectuur moet voldoen: [Baida, 2002] Ten aan zien van het (onstaans-)proces: De visualisatie moet aantonen dat de architect de taal van de business spreekt. Gebruik afbeeldingen die anticiperen op de mentale modellen die managers gebruiken om mogelijke resultaten te voorzien. 16 Ten aanzien van de (presentatie-)vorm: De visualisatie moet het mogelijk maken om te schakelen tussen het vak van de architect en de manager. De visualisatie moet consistent zijn in ontwerp door alle detailleringen heen Een mondelinge toelichting heeft de voorkeur boven een schriftelijke begeleidende tekst Met het gebruik van voor de toeschouwers herkenbare elementen zullen zij zich identificeren met de inhoud. When presenting pictures and text at the same time, present pictures on the Left Visual Field, and text on the Right Visual Field. Verberg complexiteit; hou het snel en compact. Ten aan zien van de inhoud: Vermijd het gebruik van jargon. Gebruik herkenbare elementen om identificatie en acceptatie te verhogen. Proces, inhoud en vorm blijken in hoge mate de communicatieve waarde van de visualisatie te bepalen. Inventarisatieonderzoek In april en mei 2012 heeft in het kader van dit project een enquête plaatsgevonden onder Enterprise architecten, IT architecten, informatie architecten, consultants en informatiemanagers. Daarbij is de huidige stand van zaken omtrent de visualisatie van enterprise architectuur geïnventariseerd. Het volledige rapport van het onderzoek is opgenomen als bijlage Methoden en technieken van EA langs de visuele meetlat Voor het documenteren van Enterprise architectuur worden verschillende frameworks gebruikt met modellen, methoden en technieken. Die frameworks kunnen geplot worden op een matrix waarin Architectuur versus Implementatie afgezet is tegen Informeel versus Formeel ; in de verticale as is tevens strategisch / tactisch / operationeel te herkennen (afbeelding 5 op pagina 10). In die matrix zijn onderaan IT-aspecten dominant aanwezig met executeerbare BPEL en Model Driven Application Development. Linksboven worden de strategische beslissingen genomen, 14 Adequate visualisering van de architectuur is een absolute noodzaak om te borgen dat de stakeholders weten waar zij voor kiezen. Het feit dat dit meestal niet de sterkste kant is in de IT-sector, veroorzaakt dat topmanagers niet echt interesse hebben voor IT, laat staan voor de architectuur daarachter. Dat laatste is dus onze eigen schuld! [Schekkerman, Rijsenbrij, 2002] 15 Architectuur is 50% vakkennis en 50% vaardigheden. [Bayens, Tönissen, 2009] 16 Managers require powerful mental models of those things they must understand within the organization and its environment, in order to be able to simulate outcomes [Baida, 2002]. 17 Zie bijlage 1: Enquêterapport Visualisatie van Enterprise architectuur. Resultaten van Plateau 1: kwantitatief onderzoek. De enquête is uitgevoerd door de deelnemers van de VEA Subwerkgroep 6: Arnold Reuser en Paul Wokke. 9

20 Visualisatie van Enterprise architectuur t.b.v. het strategisch besluitvormingsproces VI

21 Posterpagina s [pinkroccade, globalgram e-foundry] VII

22 Visualisatie van Enterprise architectuur t.b.v. het strategisch besluitvormingsproces Architectuur Implementatie rechtsboven worden de formele modellen gemaakt. De uitdaging is om daartussen een brug te slaan: de informele schets op architectuurniveau als basis voor het Back of the napkin Dragon1 UML formele implementatietraject van morgen ER ArchiMate ( ) maar het is niet altijd zo rationeel als we zouden willen. [Gils, 2012] BPMN NIAM In Ngi s Wegwijzer voor methoden bij enterprise-architectuur worden elf BPEL methoden besproken en met elkaar Informeel Formeel vergeleken. [Berg e.a., 2009] Criteria Afb. 5: Modellen en notatie RUP ArchiMate IAF Dragon1 A'dam raamwerk TOGAF DEMO BIP DYA Zachman ANSI/iEEE Afb. 6: Architectuurmethoden gerangschikt op representatie- en modelleerwijze. RUP en ArchiMate geven relatief veel handvaten voor het representeren en modelleren van een architectuur. daarbij zijn ondermeer het beheer en de exploitatiewijze (eigenaar en gebruiker), de gebruikswijze, de denkwijze en de werkwijze. Ook wordt de representatie- en modelleerwijze geëvalueerd met vragen als: 6.3: Maakt de methode gebruik van visualisatietechnieken? Zo ja, welke? en: 6.4: Is er een representatiemodel van de methode? Zo ja, is dit beschikbaar? Opmerkelijk is dat Dragon1 lager scoort dan het formele ArchiMate; Dragon1 neemt immers de visuele aspecten van Enterprise architectuur als uitgangspunt. (afbeelding 6) Welke visualisatiestijl spreekt aan? Tijdens de interviews van het kwalitatief onderzoek is uitgebreid gesproken over visualisatie ten behoeve van informatie-uitwisseling met het topmanagement: is een informele schets beter dan een formeel model? Voedt de visualisatie de gewenste strategische dialoog; informeert en inspireert het? Uit tal van gesprekken 18 blijkt dat een zeer belangrijke voorwaarde de betrokkenheid van de besluitnemer in het creatieproces van de visualisatie is: herkent hij zijn eigen bijdrage? Ziet hij de beslissingen die eraan vooraf gegaan zijn, herkent hij de voorgeschiedenis? Ziet hij het als een suggestieve, solide stap in de richting van de oplossing van zijn probleem? Interacteert hij met de visualisatie? Meer nog dan de inhoud van de visualisatie (infrastructuur, applicatielandschap, interfaces e.d.) en de vorm (complexiteit, kleur, foto s of tekeningen) blijkt zijn betrokkenheid bij het creatieproces doorslaggevend voor het feit of de bestuurder de visualisatie als aansprekend ervaart, of hij zichzelf in de visualisatie herkent. In formulevorm: resultaat = (proces) 2 x inhoud x vorm. Daarnaast blijken drie factoren doorslaggevend te zijn of een visualisatie aanslaat bij een bestuurder: De organisatiecultuur: hoe bureaucratisch in termen van formaliteit, centralisatie en managementstijl is de organisatie? Worden strikte regels en procedures gehanteerd bij besluitvorming, wordt ICT een groot belang toegekend? Hoe formeler de regels en procedures, des te eerder zullen managers bereid zijn om een gestructureerde aanpak van EA-visualisatie te accepteren. [Stoop, Silvius, 2012] Tot de cultuur behoort in dit kader ook de EA-maturity van de organisatie. 19 Is architectuur zichtbaar en doorgedrongen tot in de haarvaten van de organisatie, of is de alignment tussen business en ICT nog een toekomstdroom? Zijn business- en ICT-strategieën en -plannen op elkaar afgestemd en geïntegreerd? Maken modellen onderdeel uit van het collectieve gedachtegoed van de organisatie? Is het een creatieve organisatie waarin tot de verbeelding sprekende visualisaties worden gewaardeerd? Het type verandering dat gevraagd wordt: wáár ligt de uitdaging? Scenario s en plateaus zijn nodig bij migratieprojecten, maar een eenmalige inventarisatie zal volstaan als er behoefte is aan inzicht 18 Gespreksverslagen zijn als bijlage opgenomen in het Afstudeerverslag. Gerefereerd wordt naar de interviews met o.a. Rob Poels (Twynstra Gudde), Cor Baars (Sogyo), Jan Bartling (Sambo-ICT), Albert ten Oever (Novius). 19 Verdieping hierover biedt [Steenbergen, 2011]. 10

23 Hoofdstuk 2 EA-visualisatie bij strategische besluitvorming in het huidige landschap. Als bijvoorbeeld externe partijen betrokken zijn bij een uitdaging in de IT-infrastructuur zal een uniforme systematische modellering gehanteerd moeten worden óf de richtlijnen van de referentiearchitectuur gevolgd worden. Als architectuurproduct is een visualisatie zelden een doel vaker is het een mijlpaalproduct als startmoment voor een architectuur- of implementatietraject. De persoonlijkheid en competenties van de adviseur: wat is zijn stijl, waarmee heeft hij zelf affiniteit? Gebruikt hij formele modellen als steunpilaar voor de architectuur maar tevens als houvast voor hemzelf, of tekent hij tijdens een vergadering spontaan het hele landschap op een whiteboard? Antwoorden op de deelvragen 1a, 1b en 1c Deelvraag 1a: Welke EA-visualisatietechnieken worden momenteel toegepast? Zoals blijkt uit het kwantitatieve onderzoek speelt visualisatie bij Enterprise architectuur een cruciale rol: 98,3% van de respondenten gebruikt wel eens visualisatie methoden of -technieken. Voor de representatie van Enterprise architectuur wordt ArchiMate het meest toegepast (75,0%). De roadmap en het stroomdiagram volgen met 71,9% en 59,6%, maar men acht ruimte voor verbetering aanwezig, aangezien 62,1% aangeeft slechts redelijk tevreden te zijn. Deelvraag 1b: Welke doelgroepen worden beoogd? De belangrijkste doelgroep voor EA-visualisaties bestaat uit directieleden en het senior management (86,4%); architecten en projectmanagers volgen met respectievelijk 74,1% en 70,7%. Deze diversiteit heeft grote impact op belangrijke aspecten van de visualisatie: terwijl leden van het topmanagement over het algemeen minder bedreven zijn in de ICT-component van EA, zijn architecten en projectleiders er juist méér vertrouwd mee, immers: zij nemen de business als leidend kader dat ondersteund moet worden met ICT. Bepaal éérst je doelgroep: wie gaat je EA-plaat aanschouwen? is ook bij de interviews veelvuldig naar boven gekomen. 20 De viewpoints van IEEE1471 en ArchiMate zijn te formeel van aard en ongeschikt voor presentatie aan de directie. Naast het criterium wel of niet technisch onderlegd blijkt ook een ander aspect bepalend of de visualisatie op de juiste wijze gepercipieerd wordt: Caluwé s theorie van kleurdrukdenken [Caluwé, Vermaak, 2006]. Van de geïnterviewden acht 70% het van groot belang rekening te houden met het kleurdenk- en veranderkader van de beschouwer van de visualisatie. Deelvraag 1c: Welke doelen worden nagestreefd? Het belangrijkste doel dat nagestreefd wordt is het delen van kennis en de uitwisseling van ideeën. Uit interviews 21 is gebleken dat daarbij de ondersteuning van de dialoog tussen architect en opdrachtgever wordt bedoeld: het op elkaar afstemmen van uitgangspunten, het verifiëren van een indruk: als ondersteuning bij de bidirectionele communicatie. Omdat kennis en inzicht uitgewisseld wordt is er een grote overeenkomst met kennismanagement. Ook deze kennisdeling is nader bekeken. Indien een eenmalige inventarisatie nodig is om inzicht te krijgen zou een tijdelijke wegwerpkaart, een eenmalige foto volstaan. Als een eerste aanzet gevraagd wordt voor strategieontwikkeling en operationalisering van ondergeschikt belang is, zal de focus liggen op het voorste deel van de architectuurketen dan zou Dragon1 bruikbaar kunnen zijn. 22 Het meest worden aspecten van de informatiearchitectuur in kaart gebracht, met name het applicatielandschap (96,5%). Het lijkt dat de Enterprise architect de alignment tussen business en ICT méér met applicaties stuurt dan met de processen, maar ook kan de oorzaak gelegen zijn in het feit dat de primaire processen relatief stabiel zijn ten opzichte van het meer dynamische applicatielandschap. 20 Gerefereerd wordt naar de interviews met o.a. Rob Poels (Twynstra Gudde), Cor Baars (Sogyo), Eric Onderdelinden (Deloitte), Jochem Schulenklopper (inspearit), Ria van Rijn (ECT), Jan Bartling (Sambo-ICT), Albert ten Oever (Novius). 21 Gerefereerd wordt naar de interviews met o.a. Rob Poels (Twynstra Gudde), Bas van Gils (BiZZdesign), Ria van Rijn (ECT), Jan Bartling (Sambo-ICT), Henk van Zuilenkom (LeasePlan Corporation), Marius van Erven (VGZ). 22 Albert ten Oever (Novius). 11

24 Visualisatie van Enterprise architectuur t.b.v. het strategisch besluitvormingsproces VIII

25 Posterpagina s [twynstra gudde ICT architectuur in beeld] Met deze praatplaat kon de verschillende bestuurders onder andere duidelijk gemaakt worden dat er veel handmatige koppelingen waren (weergegeven als roeibootjes), waardoor de gegevens niet altijd actueel en correct waren. Ook is te zien dat bepaalde eilanden, bijvoorbeeld managementinformatie, maar gekoppeld zijn aan een paar andere eilanden. Ten slotte is goed te zien waarom bepaalde locaties (weergegeven als huisjes) niet over de gewenste informatie kunnen beschikken. (Uit: ICT-Architectuur in beeld) IX