Bibbank. Handleiding voor de bibliotheek

Transcriptie

1 Bibbank Handleiding voor de bibliotheek Versie Bibbank 1.1 Meta4Books 1

2 Inhoudstafel A. Registratieprocedure Eerste registratie van een Gebruiker Aanmelden van een geregistreerde gebruiker Vraag een nieuw wachtwoord aan Aanpassen van jouw Gegevens Extra contactpersonen toevoegen bij jouw Bibliotheekaccount... 9 B. Startpagina en Collecties De Startpagina Waarom een collectieprofiel aanmaken? Aanmaken van een collectieprofiel Titels in de kijker Titels markeren Commentaar bij een titel C. Suggestielijsten Wat zijn suggestielijsten? Navigeren naar suggestielijsten Verwerking van een suggestielijst Inleidende gegevens Titels NIEUW! Meerdere bibliotheken Topgeleverd boeken D. Zichtzendingen Navigeren naar zichtzendingen Een zichtzending bewerken NIEUW! Meerdere bibliotheken E. Bestellingen Navigeren naar bestellingen Een bestelling aanmaken NIEUW! Meerdere bibliotheken F. Aanvragen Navigeren naar aanvragen Een aanvraag plaatsen G. Contactgegevens Meta4Books 2

3 A. Registratieprocedure 1. Eerste registratie van een Gebruiker Heb je nog geen Gebruikersaccount op Bibbank, dan kan je de volgende stappen ondernemen om een Gebruikersaccount aan te maken. a. Ga naar Kies in de rechterbovenhoek voor de knop Registreren. b. Kies op de volgende pagina het type registratie. Je kan je op Bibbank registreren als Bibliotheek of Boekhandel. Kies als bibliotheek voor het type Bibliotheek. c. Op de registratiepagina vraagt Bibbank een aantal identificatiegegevens als bibliotheek. Gegevens met een rood sterretje *zijn verplichte gegevens. Meta4Books 3

4 Opgelet: de gegevens die je hier invult zijn zichtbaar voor alle deelnemers van Bibbank! Zorg ervoor dat ze zeker correct zijn. Bibbank vraagt de volgende gegevens om een Bibliotheekaccount aan te maken: - Mijn bibliotheekgegevens: 1. ISIL-nummer De ISIL-code is een unieke code per bibliotheek, waardoor elke bibliotheek makkelijk identificeerbaar is. Elke bibliotheek kan over een ISIL-code beschikken. Ken je de code van jouw bibliotheek niet, dan kan je deze opzoeken via volgende link: Het veld is niet verplicht, maar het wordt wel aangeraden om dit in te vullen 2. Naam van de Bibliotheek 3. Straat, Huisnummer en/of Busnummer er kan ook aangegeven worden of dit adres tevens het Facturatie-adres is of niet. 4. Gemeente/Stad en Postcode 5. Provincie 6. Telefoonnummer van de bibliotheek 7. Website - Mijn Contactgegevens: dit zijn de contactgegevens van de verantwoordelijke bij de bibliotheek. De verantwoordelijke kan na zijn registratie voor zijn collega s extra contactpersonen toevoegen. 1. Naam van de contactpersoon 2. Voornaam van de contactpersoon 3. Telefoonnummer van de contactpersoon 4. Faxnummer 5. adres van de contactpersoon: dit adres wordt gebruikt als inlogcode. Zorg ervoor dat het zeker correct is! - Mijn Logingegevens 1. adres van de contactpersoon: dit is hetzelfde adres dat werd ingegeven onder Mijn Contactgegevens 2. Wachtwoord 3. Wachtwoord Bevestigen - Bevestigen van de privacy clausule Meta4Books 4

5 Klik op Bevestigen om de registratie te bevestigen, of klik op Annuleren om de registratie te annuleren. d. Na je registratie ben je onmiddellijk ingelogd op Je ontvangt tevens een bevestigingsmail Bibliotheek geregistreerd. e. Vanaf nu kan je steeds inloggen op Bibbank met het geregistreerde adres en Wachtwoord. Opgelet: uit veiligheidsoverwegingen worden het adres en het Wachtwoord niet meegegeven in de Bevestigingsmail Bibliotheek geregistreerd. Onthoud het gekozen wachtwoord dus goed. Indien je je Wachtwoord vergeten bent, kan je steeds een nieuw Wachtwoord aanvragen op het geregistreerde adres (zie punt 3. Vraag een nieuw wachtwoord aan ). 2. Aanmelden van een geregistreerde gebruiker Ben je reeds een geregistreerde gebruiker van Bibbank, vul dan je logingegevens in op de startpagina Om in te loggen heb je enkel jouw geregistreerd adres en Wachtwoord nodig. Meta4Books 5

6 3. Vraag een nieuw wachtwoord aan Ben je jouw wachtwoord vergeten, dan kan je via Bibbank een nieuw wachtwoord aanmaken. a. Vul jouw contactgegevens in op de Startpagina Indien je het veld Wachtwoord open laat of foutief invult, zal Bibbank de volgende foutmelding geven: b. Kies voor Bent u uw wachtwoord vergeten?, vul het geregistreerde adres van je Gebruikersaccount in, en klik tenslotte op Nieuw wachtwoord aanvragen. Meta4Books 6

7 c. Je ontvangt nu in je mailbox een die een link bevat om een nieuwe wachtwoord aan te vragen. Klik op de link in de toegestuurde mail. Je krijg daarna het volgende scherm te zien: Van Bibbank ontvang je een eenmalige login naar jouw Gebruikersaccount om jouw wachtwoord opnieuw in te stellen. Klik op Inloggen en open je Gebruikersaccount. Je kan hier een nieuw wachtwoord ingeven. 4. Aanpassen van jouw Gegevens Wil je jouw Bibliotheekgegevens aanpassen? Klik dan op Mijn Gegevens bovenaan de startpagina in jouw account op Bibbank. In deze module kan je drie zaken beheren: - Jouw Bibliotheekgegevens - Jouw Contactgegevens van het Gebruikersaccount - Toevoegen van nieuwe contactpersonen onder het Bibliotheekaccount a. Aanpassen van jouw Bibliotheekgegevens doe je door te klikken op Mijn Gegevens op de startpagina van Bibbank. Bovenaan de nieuwe pagina krijg je jouw Bibliotheekgegevens te zien. Door te klikken op Wijzigen kan je jouw Gegevens bewerken en de aanpassingen opslaan. Velden met een rood sterretje zijn verplichte velden. Meta4Books 7

8 Je kan eveneens een logo of foto van de bibliotheek opladen om jouw bibliotheekaccount te personaliseren. Klik op Opslaan om wijzigingen op te slaan. Alle boekhandels die gebruikmaken van Bibbank kunnen de bibliotheekgegevens raadplegen. b. Aanpassen van jouw Contactgegevens doe je door te klikken op Mijn Gegevens op de startpagina van Bibbank. Op de nieuwe pagina vind je je Contactgegevens onder Meta4Books 8

9 de Bibliotheekgegevens. Door te klikken op Wijzigen kan je jouw Gegevens bewerken en de aanpassingen opslaan. Opgelet: je kan via Mijn Gegevens ook Contactpersonen verwijderen. Als er slechts één contactpersoon is, dan verwijder je jouw enige toegang tot Bibbank. Deze verwijdering kan niet ongedaan gemaakt worden. Je hebt daarna geen toegang meer tot Bibbank en jouw Bibliotheekaccount. Let dus goed op vooraleer een contactpersoon te verwijderen op Bibbank. Je kan ook per contactpersoon een foto opladen om jouw contactgegevens te personaliseren. Klik op Opslaan om wijzigingen op te slaan. 5. Extra contactpersonen toevoegen bij jouw Bibliotheekaccount Onder het beheer van Mijn Gegevens valt ook het toevoegen van nieuwe contactpersonen onder jouw Bibliotheekaccount. Je koppelt dus nieuwe contactpersonen aan jouw Bibliotheek op Bibbank. Het is de contactpersoon die de bibliotheek heeft geregistreerd op Bibbank (de verantwoordelijke) die als eerste nieuwe contactpersonen kan toevoegen. Nadien kan elke contactpersoon nieuwe contactpersonen toevoegen onder hetzelfde Bibliotheekaccount. a. Klik op Mijn Gegevens op de startpagina van Bibbank en klik daarna op Een nieuw contact toevoegen onderaan de contactpagina Meta4Books 9

10 b. Je kan een onbeperkt aantal contactpersonen koppelen aan jouw Bibliotheek op Bibbank. c. Je moet voor jouw nieuwe contactpersoon een aantal velden invullen (verplichte velden worden aangegeven door een rood sterretje): a. Voornaam van de contactpersoon b. Achternaam van de contactpersoon c. Telefoonnummer van de contactpersoon d. Faxnummer e. Mijn Logingegevens i. adres van de contactpersoon Opgelet: dit adres moet uniek zijn. Een adres is persoonlijk en kan slechts één keer voorkomen. ii. Wachtwoord iii. Wachtwoord bevestigen d. Bezorg na het aanmaken van de nieuwe contactpersoon de inloggegevens aan jouw contactpersoon zodat hij kan inloggen op het platform. Opgelet: elke contactpersoon heeft dezelfde rechten op Bibbank. Elke contactpersoon kan dus : 1. nieuwe contactpersonen toevoegen 2. andere contactpersonen verwijderen. Geef dus enkel personen toegang tot Bibbank die het platform verantwoordelijk gebruiken. Meta4Books 10

11 B. Startpagina en Collecties 1. De Startpagina Als je inlogt op Bibbank, krijg je dit openingsscherm te zien. Je kan de startpagina van Bibbank op 2 verschillende manieren oproepen: - Door te klikken op het icoon van bibbank - Door te klikken op het Huisje. De startpagina ziet er als volgt uit: Meta4Books 11

12 Op de startpagina vind je: - Titels in de kijker (zie 4.) - Gemarkeerde titels (zie 5.) - Nieuw: Suggestielijsten (zie C.) - Nieuw: zichtzendingslijsten (zie D.) - Juist Verschenen titels - Nog te verschijnen titels Om van start te gaan op Bibbank moet je allereerst je collectieprofiel aanmaken. 2. Waarom een collectieprofiel aanmaken? Op Bibbank moet je aangeven in welke collectie(s) je geïnteresseerd bent. Het geheel van deze collecties vormt het collectieprofiel. Bij elke collectie die je aanmaakt, dien je aan te geven met welke boekhandel je voor deze collectie samenwerkt. Via een collectieprofiel wordt met andere woorden de link tussen bibliotheek en boekhandel gelegd. Op deze manier weet de boekhandel welke suggesties hij kan doorsturen en krijg je als bibliotheek de mogelijkheid om gerichte aanvragen te doen. Daarnaast zorgt het collectieprofiel ook dat er op de startpagina ( Juist Verschenen en Nog te verschijnen ) enkel boeken getoond worden die vallen binnen de aangeduide collecties van het collectieprofiel. Als er geen collectieprofiel wordt aangemaakt, dan kan je geen suggesties ontvangen van jouw favoriete boekhandels, en krijg je geen automatische suggesties van Bibbank op de startpagina. 3. Aanmaken van een collectieprofiel Een collectieprofiel aanmaken doe je als volgt. 1. Je klikt op Mijn Gegevens op de startpagina van Bibbank. Je krijgt daar een overzicht van je Boekhandelsgegevens en je contactgegevens. Klik op Wijzigen bij de Contactgegevens. Meta4Books 12

13 2. Je komt op de Contact Bewerken -pagina waar je voor een contactpersoon de collectiedetails kan invullen. 3. Er zijn vier velden die verplicht ingevuld moeten worden: a. Collectie (dropdownmenu): Onder Collectie heb je de keuze tussen 4 hoofdcollecties: 1. Volwassenen Fictie 2. Volwassenen Non-Fictie 3. Kinder- en Jeugdboeken 4. Strips Daarnaast kan je ook kiezen voor een Topgeleverde Collectie (zie verder voor meer informatie). Meta4Books 13

14 b. Genre (vinkjes): Als je voor een Collectie gekozen hebt, verschijnen er bij Genre een aantal aanklikbare mogelijkheden. Klik die Genres aan die je wenst toe te voegen aan je Collectie. Indien je niets aanduidt, zal je ook geen zoekresultaten bekomen op de startpagina. Deze Genre indelingen zijn NUR gebaseerd, en zijn bepalend voor de titels die je te zien krijgt op de startpagina van Bibbank. c. Favoriete boekhandel: per collectie dien je op te geven met welke boekhandel je samenwerkt. Je kan kiezen uit een lijst met aangesloten boekhandels via een dropdownmenu. De boekhandels Boekhandel Boek.be, Testboekhandel Boek.be en Test zijn testaccounts van het adminteam van Bibbank. 4. Optionele velden 1) Geen interesse voor: Er zijn tevens een aantal optionele velden die je te zien krijgt als je klikt op Geen interesse voor : a. Auteurs b. Uitgevers/Imprints c. Reeksen Hier kan je aangeven in welke auteurs, uitgevers of reeksen jouw bibliotheek totaal niet geïnteresseerd is. Dit kan dienen als geheugensteun voor de boekhandel waarmee je samenwerkt. 2) Budget: Daarnaast kan je ook opgeven welk Budget jouw bibliotheek per collectie kan spenderen. De volgende velden kan je hierbij invullen: a. Jaarbudget collectie (in ) b. Budget code: dit is een vrij in te vullen veld. Deze informatie is louter informatief, maar is wel zichtbaar in jouw bibliotheekfiche op Bibbank. 5. Klik op Opslaan om de Collectie toe te voegen aan de Contactpersoon. Klik op Annuleren om de wijzigingen te annuleren. 6. Wens je nog een Collectie toe te voegen aan deze Contactpersoon, klik dan op Item toevoegen. Je kan meerdere Collecties toevoegen onder één contactpersoon. Meta4Books 14

15 7. Wens je een Collectie te verwijderen, dan kan je kiezen voor Verwijderen. De Collectie wordt verwijderd bij deze Contactpersoon. 4. Titels in de kijker De boekhandel waarmee je samenwerkt, kan er voor kiezen om bepaalde titels in de kijker te plaatsen. Dit zijn titels waarvan ze willen dat ze extra aandacht krijgen. Deze titels vind je terug aan de rechterkant van het scherm. Ze zijn te zien als het veld in de kijker aangeklikt staat. De boeken die in de kijker zijn dus suggesties van je eigen favoriete boekhandel(s). Meta4Books 15

16 Als je met jouw cursor over een titel gaat, krijg je meteen een detailscherm te zien met commerciële gegevens van deze titel. 5. Titels markeren Je kan titels markeren. Op deze manier kan je voor jezelf aangeven dat je nog iets moet doen met deze titel. Je plaatst het boek als een reminder op jouw prikbord. De markeringen zijn enkel te zien op jouw eigen account. Andere gebruikers zien deze markeringen niet. Ze zijn louter bedoeld als geheugensteuntje voor jezelf. Je kan een titel markeren door op het sterretje naast Toevoegen te klikken onder de titels. Het sterretje waarop je geklikt hebt, zal blauw worden. Als je de tekst overloopt, weet je zo ook meteen welke titels gemarkeerd zijn. Meta4Books 16

17 6. Commentaar bij een titel Een boekhandel wil soms nog wat extra informatie toevoegen aan een titel. Hij wil bijvoorbeeld een wervend tekstje bijplaatsen. Je ziet dat er commentaar werd toegevoegd aan een titel als het tekstballonnetje in de kolommen In de kijker of Gemarkeerd opgevuld is. De commentaar kan je lezen door op de tekstballon te klikken. Je krijgt dan een pop-up te zien met de commentaar. Daarnaast kan je de commentaar ook terugvinden in de detailpagina van het boek door op de titel te klikken. Meta4Books 17

18 C. Suggestielijsten 1. Wat zijn suggestielijsten? De boekhandel waarmee je samenwerkt (aangeduid bij het collectieprofiel als favoriete boekhandel, kan specifiek voor jouw bibliotheek een lijst opstellen met titels waarvan hij denkt dat ze geschikt zijn om in jouw collectie op te nemen. Hij kan ook een lijst maken op basis van een aanvraag die jij naar hem gestuurd hebt. Als je een suggestielijst ontvangen hebt, kan je aangeven welke titels je ervan wilt bestellen. Nieuw! Sommige bibliotheken werken als groep samen. Dat betekent dat iemand uit de groep bibliotheken de collectie beheert van een bepaald onderdeel, voor alle bibliotheken uit de groep. Concreet kan dat zijn dat bibliotheek A de non-fictie collecties beheert van zowel Meta4Books 18

19 bibliotheek A als bibliotheek B, C en D. Bibliotheek C beheert bijvoorbeeld de collectie Strips voor bibliotheken A, B en C. Wie op deze manier werkt dient goede afspraken te maken met zijn boekhandel zodat deze op de hoogte is van de manier van werken en hier mee rekening houdt bij het verwerken van suggestielijsten en bestellingen. 2. Navigeren naar suggestielijsten - Nieuwe suggestielijsten zullen op je startpagina verschijnen onder de hoofding Nieuw. - Je kan de suggestielijsten ook oproepen door op de tab Suggestielijsten in de navigatiebalk te klikken. Als je geklikt hebt op de tab Suggestielijsten krijg je een overzicht van de ontvangen suggestielijsten: De volgende statussen worden in Bibbank bijgehouden: - Nieuw Voorstel: dit is een nieuwe suggestielijst die nog niet bekeken werd - In verwerking: dit is een suggestielijst die reeds bekeken werd, maar nog niet afgewerkt. Bij het bekijken van de lijst werd er op Opslaan geklikt. - Historiek: dit is een suggestielijst die reeds bekeken en afgewerkt werd. Bij het bekijken van de lijst werd er op Verzenden geklikt. De eventuele Meta4Books 19

20 bestellingen werden doorgestuurd naar de favoriete boekhandel die de lijst heeft doorgestuurd. 3. Verwerking van een suggestielijst 1. Inleidende gegevens Een suggestielijst is opgebouwd uit een aantal blokken met gegevens. Sommige zijn louter informatief, andere kan je zelf aanpassen. De aanpasbare velden zijn in het vet aangeduid. We lijsten alle velden even op: 1. Titel van de suggestielijst a. Van 1. Naam Boekhandel 2. Aansluitingsnummer Boekenbank b. Naar 3. Collectie (bv. Strips of Kinder- en Jeugdboeken) 4. Naam van de bibliotheek c. Codes 5. Orderreferentie: dit veld kan je zelf invullen. d. Afgesproken korting 6. Korting (in %) e. Bibliotheekgegevens 7. Leveringsadres Straat Nummer Bus Gemeente/stad Postcode 8. Facturatieadres Straat Nummer Bus Gemeente/stad Postcode f. Commentaar 9. Begeleidende commentaar van de boekhandel. Meta4Books 20

21 2. Titels Onderaan de suggestielijst krijg je te zien welke boeken de boekhandel voorstelt. Je ziet er de titel, auteur en prijs (deze is enkel inclusief korting, als in het overzicht de Afgesproken korting is ingevuld). De lijnreferentie kan je zelf invullen. Je kan de begeleidende commentaar bekijken. In de laatste alinea kan je aangeven hoeveel exemplaren je per titel wil bestellen. Meta4Books 21

22 Je kan ook het veld Bestel Alles linksboven aanvinken. Dan zal je van alle titels één exemplaar bestellen. De lijst kan opgeslagen worden als je hem later nog wil bewerken. Zodra je op verzenden klikt, wordt de verwerkte lijst met de eventuele bestellingen naar de boekhandel verstuurd. 4. NIEUW! Meerdere bibliotheken Indien je als bibliotheekgroep samenwerkt kan je ook bestellingen plaatsen voor een andere bibliotheek uit de groep. In de kolom ACTIES staat er een plusteken in de suggestielijst. Klik je hierop dan zal de lijn zich verdubbelen. Dit kan je zoveel keren doen als je bibliotheken hebt in je groep waarvoor je bestellingen wil doen. Nadat je op de knop gedrukt hebt verdubbelt de lijn zodat je hetzelfde boek voor verschillende filialen kan bestellen. Meta4Books 22

23 Vervolgens vul je bij lijnreferentie de naam van het filiaal in waarvoor je een bestelling wil plaatsen. Tips: - gebruik steeds een consequente naamgeving zodat de boekhandel gemakkelijk de bestelling kan behandelen. - Gebruik met heel de groep bibliotheken dezelfde afkorting of benaming voor de verschillende filialen zodat er geen verwarring kan ontstaan bij de boekhandel tijdens het verwerken van de bestellingen. Meta4Books 23

24 - Spreek ook het gebruik van hoofdletters en kleine letters goed af in de schrijfwijze van het filiaal, bij het invullen van de lijnreferentie zodat de boekhandelaar optimaal kan sorteren op lijnreferentie bij het verwerken van de bestellingen. - Vul je geen referentie in maar wél het aantal boeken, dan zal de boekhandel dit als een bestelling behandelen zonder lijnreferentie. In het laatste kolommetje kan je het aantal te bestellen exemplaren ingeven. In dit geval worden er 2 boeken geleverd aan Bib 01 en 3 boeken bij Bib 02 van dezelfde titel. De bestelde boeken zal je dan ook terugvinden onder het tabblad Bestellingen. De lijst kan ook verwijderd worden uit het overzicht. Je kan de lijst ook afdrukken, door op de knop Afdrukken bovenaan de pagina te klikken. 5. Topgeleverd boeken Topgeleverde titels zijn titels waarvan de boekhandel weet dat hij ze snel zal kunnen leveren. Dit zijn gewoonlijk recente en populaire boeken, waarvan hij denkt dat vele bibliotheken ze in hun aanbod zullen willen hebben. Van alle hoofdgenres is er een topgeleverde versie mogelijk: Volwassenen Fictie, Volwassenen Non-Fictie, Kinder- en Jeugdboeken en Strips. Meta4Books 24

25 D. Zichtzendingen 1. Navigeren naar zichtzendingen Een boekhandel kan via Bibbank een begeleidende lijst voor een zichtzending doorsturen. Deze lijst heeft het voordeel dat je meteen kan aanduiden of je de boeken wenst te houden en of je extra exemplaren wenst te bestellen. Ook bij het onderdeel zichtzendingen kan er met verschillende bibliotheken worden samengewerkt. Er zijn twee manieren om de zichtzendingen die je gekregen hebt te bekijken: - Net toe gekregen zichtzendingen worden aangekondigd op jouw startpagina onder de hoofding Nieuw. - Je kan jouw zichtzendingen (nieuw en ouder) ook altijd terug oproepen door op de tab Zichtzendingen in de navigatiebalk te klikken. Als je klikt op de tab Zichtzendingen, dan krijg je een overzicht van de ontvangen zichtzendingslijsten: Meta4Books 25

26 De volgende statussen worden in Bibbank bijgehouden: - Nieuw Voorstel: dit is een nieuwe zichtzendingslijst die nog niet bekeken werd - In verwerking: dit is een zichtzendingslijst die reeds bekeken werd, maar nog niet afgewerkt. Bij het bekijken van de lijst werd er op Opslaan geklikt. - Historiek: dit is een zichtzendingslijst die reeds bekeken en afgewerkt werd. Bij het bekijken van de lijst werd er op Verzenden geklikt. De eventuele bijbestellingen werden doorgestuurd naar de favoriete boekhandel die de lijst heeft doorgestuurd. 2. Een zichtzending bewerken Net als een suggestielijst heeft een zichtzending een gedeelte met louter informatieve gegevens en een gedeelte waarin je acties kan ondernemen. a. Informatieve gegevens In dit onderdeel vind je de begeleidende informatie die bij de zichtzendingslijst hoort. Je ziet bijvoorbeeld welke boekhandel hem verstuurd heeft en welke korting er voorzien wordt. Het veld orderrefentie is verplicht en moet door jou ingevuld worden. Daarnaast worden ook de leverings- en facturatiegegevens van jouw bibliotheek weergegeven. Bovendien wordt ook een commentaarveld voorzien, waarin de boekhandel nog extra informatie kwijt kan. Meta4Books 26

27 b. Het titelgedeelte In dit deel kan je zien welke titels onderdeel van de zichtzending uitmaken. Eerst zie je een aantal titelgegevens zoals de titel, auteur, ISBN, prijs en lijnreferentie. Vervolgens biedt het systeem je de mogelijkheid om een aantal acties te ondernemen: je kan de commentaar bij de titel bekijken, je kan aangeven of je een titel wil houden en je kan vragen om exemplaren Meta4Books 27

28 bij te bestellen. Indien je alle titels wilt houden, kan je dat aangeven door het veldje Alle titels houden dat boven het titelgedeelte staat, aan te vinken. Vervolgens kan je de lijst opslaan, als je hem later nog verder wil aanpassen. Als je klaar bent met de lijst te bewerken en hem naar de boekhandel wil sturen, klik je op Finaal bewaren. Wil je de lijst niet meer terug zien in dit overzicht, dan kan je op verwijderen klikken. Als je op opslaan hebt geklikt, wordt de zichtzending weergegeven met status in verwerking in de lijst. Indien er een korting opgegeven werd, wordt dit meteen verrekend in de prijs van de boeken. Meta4Books 28

29 c. Commentaar van de boekhandel bij een boek Als een boekhandel een commentaar heeft toegevoegd aan een boek, zie je in de kolom ACTIES een blauw tekstballonnetje verschijnen. d. Verdere verwerking Wanneer je op finaal bewaren hebt geklikt, wordt de zichtzending lijst doorgestuurd naar de boekhandel. Deze krijgt dan te zien welke boeken je wil houden en of je nog extra exemplaren wil bijbestellen. 3. NIEUW! Meerdere bibliotheken Meta4Books 29

30 Het is mogelijk om voor verschillende bibliotheken binnen één groep samen te werken en de zichtzendingen te regelen voor andere filialen. Je kan als filiaal de andere filialen ook voorzien van zichtzendingen door de lijnen of titels de verdubbelen in de zichtzendingslijst. Volgende functies maken dit mogelijk. i. Verdubbelen lijn Als je op het plustekentje klikt verdubbelt zich de lijn van de titel. Op die manier kan je zoveel kopieën van de lijn aanmaken als je nodig hebt om boeken te behouden als zichtzending voor de verschillende filialen waarvoor je de zichtzendingen wil organiseren. ii. Verwijderen lijn Naast het plustekentje staat er ook een kruisje dat dient om de lijn met het boek te verwijderen uit de lijst zichtzendingen. Meta4Books 30

31 iii. Invullen lijnreferentie In het kolommetje LIJNREFERENTIE kan je de naam van elk filiaal invullen waarvoor je de zichtzending regelt of waarvoor je meteen een exemplaar wenst te bestellen. iv. Aantal exemplaren bijbestellen Wil je voor je filialen het boek dat je in zichtzending kreeg niet alleen bij houden maar ook meteen bestellen? In dat geval geef je het aantal exemplaren in, in de laatste kolom bij EXEMPLAREN BIJBESTELLEN. In het voorbeeld hieronder worden, van dezelfde titel, het exemplaar uit de zichtzending behouden en wordt er bijbesteld. Voor Bib 01 vijf exemplaren en voor Bib 02 twee exemplaren. Meta4Books 31

32 E. Bestellingen 1. Navigeren naar bestellingen Het is ook mogelijk om bestellingen te plaatsen via Bibbank, afzonderlijk van een zichtzending of suggestielijst. Het bestelformulier kan je via twee wegen bereiken: - Op de startpagina vind je aan de rechterkant een blauwe knop Bestelling plaatsen. Deze leidt je naar het bestelformulier. - Het bestelformulier kan je ook bereiken door op Bestellingen te klikken in het tabblad. 2. Een bestelling aanmaken a. Inleidende gegevens Meta4Books 32

33 Als je een bestelling wil aanmaken, moet je eerst een aantal basisgegevens invullen. De velden die verplicht ingevuld moeten worden, zijn aangeduid met een rood kruisje. - Titel (verplicht) - Van: 1. Collectie (verplicht, te kiezen uit drop-down menu) 2. Bibliotheek (wordt automatisch ingevuld) - Naar: 1. Boekhandel (verplicht, te kiezen uit drop-down menu) 2. Aansluitingsnummer (wordt automatisch ingevuld) - Orderreferentie (verplicht) - Afgesproken korting (wordt ingevuld door boekhandel) - Bibliotheekgegevens 1. Leveringsadres (wordt automatisch ingevuld) 2. Facturatieadres (wordt automatisch ingevuld) b. Toevoegen van titels Je kan titels zoeken door de ISBN, auteur, medewerker, imprint of uitgever in te geven in het zoekveld. Daarna klik je op zoeken. In de resultatenlijst vink je Meta4Books 33

34 vervolgens de titel of titels aan die je wil bestellen. Vervolgens klik je op selectie toevoegen. De toegevoegde titels vind je met prijsinformatie in de lijst onderaan. Je kan nog een lijnreferentie ingeven. Daarnaast kan je ook zien of er nog een commentaar is toegevoegd door de boekhandel. Dat kan je raadplegen bij acties: als de tekstballon met blauw is opgevuld, is het commentaarveld ingevuld. De titels kunnen ook verwijderd worden uit de lijst door op het rode kruis te klikken. Bij bestel aantal kan je ingeven hoeveel exemplaren je van een boek wenst te bestellen. De bestellijst kan nog opgeslagen worden door op Opslaan te klikken. Hierdoor kan je de lijst later nog aanpassen. Hij zal dan in de lijst met bestellingen staan als in verwerking. De lijst naar de boekhandel sturen doe je door op Verzenden te klikken. Je krijgt een bevestiging van de verzending te zien en de lijst komt terecht in de bestelhistoriek. Ook reeds geplaatste bestellingen krijg je in deze lijst te zien. Meta4Books 34

35 De boekhandel zorgt voor de verdere afhandeling van de bestelling. 3. NIEUW! Meerdere bibliotheken Het kan zijn dat u voor meerdere filialen binnen één bibliotheek groep de bestellingen dient te doen. Met deze functies kan u bestellingen per filiaal in één keer uitvoeren. Via het plusteken kan je gemakkelijk een lijn of titel verdubbelen zodat je voor elk filiaal apart kan bestellen. Het kruisje laat toe om een lijn ook terug te verwijderen. In het vakje lijnreferentie kan je de naam invullen van het filiaal waarvoor je een bestelling plaatst. In het laatste vakje plaats je het aantal dat je wil bestellen per lijn. Tips: - gebruik steeds een consequente naamgeving zodat de boekhandel gemakkelijk de bestelling kan behandelen. Meta4Books 35

36 - Gebruik met heel de groep bibliotheken dezelfde afkorting of benaming voor de verschillende filialen zodat er geen verwarring kan ontstaan bij de boekhandel tijdens het verwerken van de bestellingen. - Spreek ook het gebruik van hoofdletters en kleine letters goed af in de schrijfwijze van het filiaal, bij het invullen van de lijnreferentie zodat de boekhandelaar optimaal kan sorteren op lijnreferentie bij het verwerken van de bestellingen. - Vul je geen referentie in maar wél het aantal boeken, dan zal de boekhandel dit als een bestelling behandelen zonder lijnreferentie. In onderstaande lijst werd een titel verdubbeld zodat dezelfde titel geleverd zou worden in Bib 01 en een ander filiaal Bib 02. In het laatste vakje in kolom BESTEL AANTAL kan je het aantal boeken ingeven dat je wenst te bestellen per filiaal. In dit geval gaan van dezelfde titel 2 boeken naar Bib 01 en 3 boeken naar Bib 02. Meta4Books 36

37 Meta4Books 37

38 F. Aanvragen Het is ook mogelijk om aan een boekhandel te vragen om een lijst met boeken samen te stellen in verband met een zelf gekozen onderwerp. 1. Navigeren naar aanvragen Een aanvraag plaatsen kan op twee manieren: - Door aan de rechterkant op de rode knop Aanvraag plaatsen te klikken. - Door te klikken op Mijn aanvragen in de navigatiebalk. In het Aanvraagmenu vind je ook een knop Aanvraag plaatsen. 2. Een aanvraag plaatsen a. Inleidende gegevens Bij een aanvraag dien je ook eerst een aantal inleidende gegevens in te vullen: - Titel (verplicht) - Van: 1. Collectie (verplicht) 2. Bibliotheek (wordt automatisch ingevuld) - Naar: 1. Boekhandel (verplicht) 2. Aansluitingsnummer (wordt automatisch ingevuld) - Type (verplicht): suggestielijst/zichtzending/andere. Hiermee geef je aan of je een zichtzending of een suggestielijst wil ontvangen. - Code: Aanvraag referentie (vrij te kiezen) - Aanvraag (verplicht): Hier kan je extra informatie ingeven in verband met je aanvraag. Meta4Books 38

39 G. Contactgegevens Indien er nog vragen of onduidelijkheden zijn, kan er steeds contact opgenomen worden met Meta4Books 39