Infosessie stage Communicatiewetenschappen. Prof. dr. An-Sofie Claeys

Transcriptie

1 Infosessie stage Communicatiewetenschappen Prof. dr. An-Sofie Claeys

2 Master Communicatiewetenschappen 2

3 Overzicht 1. Introductie 2. Voorwaarden 3. Verloop 4. Leerdoelen 5. Stagerapport 6. Tussentijds verslag 7. Begeleiding 8. Timing 9. Puntenverdeling 10. Overgangsmaatregelen 3

4 1. Introductie Tijdens het eerste semester van de master krijg je de mogelijkheid om stage te lopen Een stage laat toe om: De theoretische kennis die je hebt verworven toe te passen in de praktijk Praktische vaardigheden en kennis uit te breiden Nader kennis te maken met de communicatiesector Inzicht te krijgen in wat je later wil doen tijdens je loopbaan Een netwerk uit te bouwen Je op persoonlijk vlak te ontwikkelen Een opstapje te zoeken naar je eerste job 4

5 2. Voorwaarden Minstens dertig werkdagen Wanneer? Gedurende de laatste zes weken van het eerste semester (13 november tem 22 december) Uitzondering mogelijk, maar moet sterk worden gemotiveerd en tijdig worden aangevraagd (bv. stage bij een relevant cultuurfestival dat altijd tijdens het tweede semester plaatsvindt) Geen stage lopen bij vrienden of familie 5

6 2. Voorwaarden Een stageplaats uit de stagedatabank of zelf gezocht Indien de stageplaats zelf wordt gezocht: Aanvraag ten laatste vrijdag 29 september voorleggen aan Eva Koppen Moet door ons worden goedgekeurd op basis van twee voorwaarden Voorwaarden voor zelf gezochte stageplaats: Communicatiefunctie (bv. geen human resources) Begeleiding door iemand met ervaring in de uitgeoefende functie 6

7 3. Verloop a) Een stageplaats zoeken b) Contact opnemen met de geselecteerde stageplaatsen c) Gesprek met de stageplaats d) Administratieve processen e) Evaluatie door de stageplaats f) Tussentijds rapport g) Evaluatie door de stagiair h) Het stagerapport 7

8 a) Een stageplaats zoeken Databank (zie website) Eigen voorstel: Voorleggen aan Eva Koppen Keuze goed beargumenteren Aansluiting bij de opleiding moet gegarandeerd zijn Begeleiding moet gegarandeerd zijn 8

9 a) Een stageplaats zoeken Stages die gericht zijn op communicatie en aansluiten bij de opleiding (bv. geen HR, geen grafisch ontwerp) Stages die aansluiten bij je verwachtingen en je persoonlijkheid 9

10 a) Een stageplaats zoeken Mediaproductie Bedrijfscommunicatie Marketing Journalistiek 10

11 Mediaproductie Bv. Eén, Ketnet, Studio Brussel, Hotel Hungaria, De Chinezen, Functies: Productie Redactie Aandachtspunten: Van belang om zelf veel initiatief te nemen Zelf feedback vragen Stage in de mediasector catering verzorgen, kuisen, knutselen, 11

12 Mediasector De stage mag productie omvatten, maar moet zeker voor ongeveer de helft of meer bestaan uit redactiewerk Denk daaraan bij de sollicitatie en het bespreken van het takenpakket Redactiewerk moet vermeld worden in het takenpakket en dus in je contract We gaan achteraf na of je daadwerkelijk een significant deel redactiewerk hebt verricht 12

13 Bedrijfscommunicatie Kan op twee manieren: In een communicatiebureau (bv. Akkanto, Bepublic, Finn) Op de communicatieafdeling van een bedrijf, overheidsorganisatie, culturele organisatie, NGO, enz. Takenpakket bestaat vaak uit: Persknipsels samenstellen Persberichten versturen Persconferentie voorbereiden Sociale media updaten/aanpassen/ontwikkelen 13

14 Marketing Kan op twee manieren: In een reclamebureau (bv. Boondoggle) Op de marketingafdeling van een organisatie Takenpakket bestaat vaak uit: Marktonderzoek uitvoeren Marketingplan opstellen Marketing campagnes (Direct Mailings, POS-material, online content,...) uitwerken 14

15 Journalistiek Kan zowel bij radio, tv als magazines Bij dagbladen van belang dat je gemotiveerd bent en goed kan schrijven Takkenpakket bij bijvoorbeeld een krant bestaat uit: s Ochtends de (online) kranten doornemen en relevante onderwerpen zoeken Redactievergadering met verdeling van de onderwerpen (van belang initiatief te nemen en mondig te zijn) Artikels uitwerken Aandachtspunten: Schrijfstijl aanpassen aan doelpubliek ( academisch) Vaak nodig zelf feedback te vragen 15

16 b) Contact opnemen met de stageplaatsen Geef je keuze door aan Eva Koppen Contacteer na goedkeuring zelf de geselecteerde stageplaatsen: Dit doe je in principe per mail De mail omvat een verzorgde motivatiebrief en CV (cf. Infosessie 2) Vervolgens word je door één of meerdere stageplaatsen uitgenodigd op gesprek Belangrijke stap in het proces want stagebegeleiders zijn drukbezet en voor sommige plaatsen zijn er veel gegadigden 16

17 b) Contact opnemen met de stageplaatsen Wacht hier niet te lang mee! Denk bij voorkeur nu al na over een mogelijke stageplaats Uiterste deadlines (het is aan te raden deze zaken vroeger in orde te brengen): Draftversie van je contract (met leerdoelen en takenpakket) bezorgen aan Eva Koppen: 16 oktober Finaal contract bezorgen aan Kristel Vanhees: 30 oktober Hou er rekening mee dat je voldoende tijd moet hebben om indien nodig een andere stageplaats te zoeken, de leerdoelen aan te passen of het takenpakket aan te passen 17

18 c) Gesprek met de stageplaats Sollicitatiegesprek waarin de wederzijdse verwachtingen worden geëxpliciteerd en het takenpakket wordt besproken Bereid dit goed voor want cruciaal voor de kwaliteit van je stage: Zoek op voorhand zaken op over het bedrijf Denk goed na over wat je verwacht van je takenpakket Formuleer je verwachtingen (bv. niet: ik weet het niet goed, ik wil een beetje van alles proberen en aan een veelheid van projecten meewerken; wel: ik wil graag zowel productie als redactiewerk doen en bij voorkeur grondig aan één of een paar projecten werken) 18

19 e) Evaluatie door de stageplaats Tussentijds: Opgemaakt door de stagebegeleider na 1/3 van de stage Moet aan jou worden bezorgd en met jou worden besproken tegen ten laatste vrijdag 24 november (indien nodig zelf naar vragen) Geeft inzicht in je werkpunten Finale evaluatie (op 6 van de 20 punten): Moet eveneens met jou worden besproken (aarzel niet om ernaar te vragen) Na stage zo snel mogelijk bezorgen aan Eva Koppen 19

20 g) Evaluatie door de stagiair Zelf zal je ook gevraagd worden om je stageplaats te evalueren Dit helpt om de kwaliteit van de stageplaatsen te beoordelen Evaluatie op vlak van: Collega s Begeleiding Takenpakket Algemene beoordeling 20

21 4. Leerdoelen 4 algemeen geformuleerde leerdoelen die door elke student tijdens het verloop van de stage moeten worden bereikt Na het eerste gesprek met de stageplaats moet elk leerdoel toegepast worden op jou stage en specifieker worden geformuleerd De leerdoelen maken deel uit van: Het stagecontract Het tussentijds rapport Het evaluatieformulier door de stageplaats Het stagerapport 21

22 Leerdoelen 1. Het toepassen van gevorderde communicatiewetenschappelijke kennis en diepgaand inzicht in één van de specialisatiedomeinen in de praktijk 2. Het uitbreiden van communicatiewetenschappelijke kennis en verwerven van praktische vaardigheden 3. Het kritisch beoordelen van het eigen functioneren en de werkomgeving, steunend op gevorderde communicatiewetenschappelijke kennis 4. Het opbouwen van een communicatiewetenschappelijk netwerk 22

23 5. Stagerapport Verslag van de stage waarin aandacht is voor: Zelfreflectie/leerproces De link tussen theorie en praktijk Telt mee voor 12 van de 20 te behalen punten 23

24 5. Stagerapport a) Omschrijving van de stageplaats b) Omschrijving van de eigen functie c) Omschrijving van de eigen taken d) Essay e) Evaluatie van de leerdoelen f) Referentielijst 24

25 a) Omschrijving van de stageplaats Omschrijving van de activiteiten van de stageplaats Omschrijving van de marktpositie van de stageplaats t.o.v. gelijkaardige organisaties op vlak van: Inhoudelijke activiteiten Doelgroep Concurrentiepositie 25

26 b) Omschrijving van de eigen functie Beschrijf de interne structuur van de stageplaats Jou plaats in die structuur Je functie (bv. Interne communicatie) 26

27 c) Omschrijving van de eigen taken Leg uit welke taken je tijdens de stage hebt uitgevoerd Niet aan de hand van een dagboek, maar d.m.v. een overzicht van de verschillende: Taken (bv. sociale media van de organisatie updaten, de nieuwsbrief opstellen, persberichten schrijven) of projecten waaraan je hebt gewerkt (bv. klanten waarvoor je aan de PR hebt gewerkt, programma s waaraan je meewerkte) Aandachtspunten: Niet alleen zeggen wat je hebt gedaan, maar vooral hoe je de taak hebt ingevuld, wat goed en minder goed is gegaan en wat je hebt geleerd 27

28 d) Essay Je dient één opdracht of thema dat aan bod kwam tijdens je stage grondig academisch terug te koppelen: Zoek literatuur op over dat onderwerp, zowel tijdens als na de stage Gebruik deze wetenschappelijke literatuur om tijdens de stage je taak beter uit te voeren of over het thema te reflecteren Gebruik deze wetenschappelijke literatuur om na de stage te reflecteren over de taak of het thema Dit essay telt mee voor 5 van de 12 punten voor het stagerapport 28

29 d) Essay Het doel is om grondig de link te leggen tussen theorie en praktijk Hiervoor raadpleeg je een significant aandeel recente en relevante academische bronnen (dus geen cursussen) De keuze over het onderwerp is vrij maar moet betrekking hebben op een communicatiewetenschappelijk onderwerp en betreft: Ofwel een taak (bv. hoe selecteren journalisten nieuws o.b.v. persberichten, de impact van sociale media in bedrijfscommunicatie, het belang van perifere cues in reclame) Ofwel een breder thema dat aan bod kwam tijdens de stage (bv. arbeidsomstandigheden in de mediaproductie, framing, ethiek en PR, de impact van marketing op journalistieke vrijheid) 29

30 d) Essay Opbouw van een essay over een taak: Wat wordt hier in de wetenschappelijke literatuur over geschreven? Hoe heb je hiermee rekening gehouden bij de uitvoering van je taak Hoe kan je het eindresultaat van die taak verklaren a.d.h. van de literatuur? Opbouw van een essay over een bredere problematiek: Wat wordt hier in de wetenschappelijke literatuur over geschreven? Koppel die literatuur terug aan je ervaring binnen de organisatie Reflecteer o.b.v. die literatuur over mogelijke oplossingen/evoluties 30

31 e) Evaluatie van de leerdoelen Evalueer kritisch tot op welke hoogte je elk van de vier leerdoelen hebt behaald: 1. Hoe heb je de kennis en ervaring uit gevolgde opleidingsonderdelen en de opleiding in het algemeen concreet gebruikt tijdens de stage? 2. Welke praktische vaardigheden, relevant voor je opleiding, heb je aangeleerd? 3. Zelfreflectie over je eigen functioneren en je leerproces 4. Hoe heb je getracht een netwerk op te bouwen en hoe ga je dit onderhouden? 31

32 6. Tussentijds verslag Na één derde van de stage word je geacht een kort tussentijds verslag in te dienen omdat je zo: al tijdens de stage nadenkt over de link tussen opleiding en praktijk, tijdig gemotiveerd wordt tot zelfreflectie over je eigen aanpak, tijdig begint te werken aan je rapport. Dit verslag dien je in kort nadat je de tussentijdse evaluatie van de stagebegeleider hebt ontvangen Telt mee voor 2 van de 20 te behalen punten 32

33 6. Tussentijds verslag 1. Korte beschrijving van het reeds uitgevoerde takenpakket en een voorlopige zelfreflectie wat betreft de eigen aanpak 2. Leerdoelen: 1. Beschrijven in hoeverre de leerdoelen reeds zijn behaald, waaraan je nog moet werken en hoe je dat zal doen 2. Verwerk hierin waar relevant ook de opmerkingen uit de tussentijdse evaluatie 3. Aanzet tot het essay: 1. Het gekozen onderwerp 2. Een korte bespreking van dit thema in relatie tot de stage 3. Minstens vijf zelf gezochte wetenschappelijke bronnen (niet uit de cursus) 33

34 6. Tussentijds verslag Wordt via mail bezorgd aan Eva Koppen tegen ten laatste maandag 27 november om 12u00 Jullie ontvangen via mail feedback tegen vrijdag 1 december Hou rekening met deze feedback voor het verdere verloop van de stage en de uitwerking van het rapport 34

35 7. Begeleiding Stagepromotor: prof. dr. An-Sofie Claeys Stagecoördinator: Eva Koppen Stageadministrator: Kristel Vanhees Stagebegeleider: 35

36 8. Timing Bij het niet respecteren van de deadlines kan een punt worden afgetrokken Deadlines: (29 september: Eventuele aanvraag voor een zelf gezochte stageplaats bij Eva Koppen) 16 oktober: Draftversie van het stagecontract met leerdoelen en takenpakket bij Eva Koppen 30 oktober: Finaal contract indienen bij Kristel Vanhees 27 november: Tussentijds verslag 8 januari: Indienen stagerapport 36

37 9. Puntenverdeling Punten van de stagebegeleiding: 6/20 Punten van de stagepromotor: 14/20 2 punten voor het tussentijds verslag 12 punten voor het stagerapport 37

38 ?(meer info volgt op de stagewebsite) 38

39 Infosessie stage communicatiewetenschappen Stagecoördinator Eva Koppen

40 Stagecoördinator? Voor alle vragen of opmerkingen in verband met stage communicatiewetenschappen Voor de stage: praktische vragen, keuzestress, meer info over stageplaatsen (bijvoorbeeld eerdere ervaringen van studenten, concrete invulling van de stage), aftoetsen welke plaatsen bij jou passen aan de hand van concrete voorkeuren, Tijdens de stage (voor studenten en begeleiding): praktische vragen, bij problemen of onverwachte omstandigheden zoals ziekte, Ondersteuning tijdens administratief proces (komt later aan bod) 2

41 Stap voor stap richting stage - De zoektocht naar een stageplaats - Administratieve processen - Combinatie met de opleiding - Tips 3

42 Op zoek naar een stageplaats: databank - Databank kan je bezichtigen via link op portaal: - Er wordt gewerkt aan een nieuw systeem dat betere zoekfunctionaliteiten biedt (wordt vermoedelijk één van de komende weken in gebruik genomen), maar de stageplaatsen blijven dezelfde - Nadien krijg je de concrete vacature te zien met contactgegevens. Merk je dat deze verouderd zijn, geef dan een seintje aan de stagecoördinator 4

43 Zoektocht naar een stageplaats: vacatures in de databank Indien er een specifieke deadline is voor de stage aanvraag staat dit vermeld in de vacature Takenpakket + vereiste competenties van student staan omschreven (is veranderlijk!) Ook eigen voorstellen zijn mogelijk: let op, je kan geen stage lopen in een bedrijf waar je mensen waarmee je samenwerkt al persoonlijk kent, in éénmansbedrijven of op plaatsen waar geen werknemers met communicatiegerelateerde functie werken 5

44 Administratieve processen - Wanneer? - Alle stages vallen in dezelfde periode die vrijgeroosterd is van plichtvakken - Voor academiejaar : 13 november tot en met 22 december - Een langere periode stage lopen? Mogelijk door een extra vrijwillig stagecontract (via Kristel Vanhees) af te sluiten - Let op, dit kan niet tijdens de intensieve lesperiode voor de stage of vlak er na tijdens blok- of examenperiode, wel erna tijdens 2 e semester of bijvoorbeeld tijdens de zomervakantie (zowel die voor als na het masterjaar) 6

45 Administratieve processen: voor de stage 7

46 Administratieve processen: contract (draft) Modelcontract KU Leuven volledig invullen en een draftversie ter feedback indienen bij de coördinator: Takenpakket Voldoende concreet Afgestemd op gesprek Bij mediaproductie: minstens 50% redactiewerk vereist! Leerdoelen Toepassing kennis opleiding in de stage Leidraad gesprek Vaardigheden Reflectie/houding Communicatiewetenschappelijk netwerk uitbouwen 8

47 Administratieve processen: contract (draft) Ten laatste indienen op 16 oktober bij coördinator -> best vóór start academiejaar stageplaats vastleggen! Bij feedback geef ik aan of: Je concrete kleine zaken dient aan te passen en je me nog één maal de aangepaste versie dient te sturen Er nog grotere inhoudelijke zaken ontbreken of aangepast moeten worden (en leggen we vervolgens een afspraak vast) 9

48 Administratieve processen: contract (definitief) Na goedkeuring in drievoud afdrukken en ondertekend door jezelf en de stageplaats binnenbrengen bij Kristel Vanhees (ten laatste 30 oktober). Ingevuld exemplaar van het Veiligheid, Gezondheid en Milieu (VGM) - dossier in drievoud afdrukken + ondertekend door jezelf en de stageplaats binnenbrengen bij Kristel Vanhees (ten laatste 30 oktober) -> Je krijgt van elk formulier telkens één exemplaar voor jezelf en één exemplaar voor de stageplaats terug mee -> Op je eerste stagedag hebben zowel jij, de stageplaats als de stage administrator een exemplaar van zowel het contract als het VGM-dossier dat door de drie partijen ondertekend werd -> Deadlines dienen gerespecteerd te worden, bij nalatigheid kunnen er punten worden afgetrokken 10

49 Administratieve processen tijdens de stage 11

50 Administratieve processen: tussentijdse evaluatie en verslag Tussentijds evaluatierapport door begeleider: Na 1/3 e van de stage (2 weken) het tussentijds evaluatierapport laten invullen door de begeleider en vragen om dit samen met jou te bespreken (geef dit tijdig aan zodat je stagebegeleider dit kan inplannen) tussentijdse evaluatie inscannen en bijvoegen in het tussentijdse stagerapport Hou zeker een versie voor jezelf bij! Tussentijds verslag: Deadline maandag 27 november om 12u00 Indienmodaliteiten worden meegedeeld via het stageportaal op de pagina deadlines Feedback: ten laatste vrijdag 1 december 12

51 Administratieve processen: eindevaluatie Eindevaluatie: Aan het eind van de stage het eindevaluatierapport laten invullen door de begeleider en vragen om dit samen met jou te bespreken (geef dit tijdig aan zodat je stagebegeleider dit kan inplannen) Na de stage (08/01): het volledige document digitaal bezorgen (indienmodaliteiten worden meegedeeld via pagina deadlines op het stageportaal) en afgedrukt bijvoegen in de printversie van je rapport. 13

52 Administratieve processen na de stage 14

53 Administratieve processen: evaluatie door de stagiair Evaluatierapport door stagiair: na de stage de stageplaats zelf evalueren Je geeft hierin je mening weer over de begeleiding, de collega s, het takenpakket, het toekomstperspectief en de je algemene indruk Voor al deze elementen vul je een schaal in én geef je een korte toelichting in de daarvoor voorziene kaders invullen via Qualtrics en bevestiging mailen naar stagecoördinator (deadline 08/01) 15

54 Administratieve processen: stagerapport Definitief rapport: Deadline maandag 8 januari om 12u00 Digitaal (indienmodaliteiten worden meegedeeld via het stageportaal op de pagina deadlines ) + afgedrukt exemplaar in lokaal in daarvoor bestemde doos leggen Feedback: punten via examenresultaten, bijkomende feedback mogelijk bij inzagemoment. 16

55 Overzicht administratieve processen 17

56 Administratieve processen: documenten Attest NMBS/ De Lijn aanvragen: via centrale diensten én stageadministrator Kristel Vanhees. Alle andere documenten + link naar online vragenlijst: vind je bij documenten op stageportaal Stages bij de vrt: werkpostfiche -> invullen en laten ondertekenen door stagecoördinator Voor alle administratieve processen: alle deadlines dienen gerespecteerd te worden, zo niet, kunnen er punten worden afgetrokken 18

57 Combinatie met de opleiding Vrijgeroosterde periode geldt voor opleidingsonderdelen uit de master communicatiewetenschappen De lessen van sommige keuzevakken vallen wel samen met de stageperiode -> makkelijkst: keuzevakken uit andere majoren of uit tweede semester Ook studenten die nog OPO s uit de bachelor volgen moeten afwegen of een stage in die omstandigheden praktisch haalbaar en wenselijk is 19

58 Combinatie met de opleiding - Vrijwillige stage is steeds mogelijk, onafhankelijk van het feit of je een masterstage loopt en in elke fase van de opleiding - Er wordt speciaal contract door KU Leuven aangeboden, je bent dus verzekerd - Het vastleggen ervan verloopt via Kristel Vanhees van het studentensecreariaat - Voor ideeën rond stageplaatsen kan je kijkje nemen in de databank of contact opnemen met de coördinator voor extra advies 20

59 Tips Stage zoeken: Tijdens stage Op tijd beginnen aan de zoektocht Wat spreekt je het meest aan? Waar leer je het meest bij? Waar voel je je het best? Groot/klein bedrijf, start-up/gevestigde waarde? Kijk niet enkel naar het organisatie maar ook naar het takenpakket Wie wordt je stagebegeleider? Durf verder te zoeken indien je zelf merkt dat je verwachtingen niet kloppen Stage kan heel belangrijk zijn bij start op de arbeidsmarkt Niet bang zijn om vragen te stellen Motivatie en inzet tonen Wees aandachtig voor interne communicatie! 21

60 Volgende sessie Meer specifieke sessie met concrete informatie door HR experts over het solliciteren voor een stageplaats, morgen van 09u30 tot 11u00 in HOGM (Naamsestraat 69)) TO DO: nadenken over vragen die jullie hebben bij het sollicitatiegesprek 22

61 Tot slot Veel succes met de zoektocht! Vragen, problemen of keuzestress? spreekuur op maandagnamiddag van 14u30 tot 16u30 of maak een afspraak. Ook tijdens schoolvakanties maak je best een afspraak 23