Intervisie voor de VPM 2013 Workshop Intervisie VPM 2013 Xtensys HRM-consultancy & training

Transcriptie

1 Intervisie voor de VPM 2013

2 Wat is intervisie? Intervisie is een manier om met collega s te sparren over inhoudelijke thema's en over persoonlijke dilemma s in het werk. De frequentie voor de intervisie is eens per 4-5 weken. Intervisie wordt, om waardevol te zijn, van enkele spelregels voorzien, zoals vertrouwelijkheid en het goed naar elkaar willen luisteren. Het vraagt daarom om wat oefening op het terrein van communicatie (intervisie is goede vragen stellen en goed luisteren en pas als daarom gevraagd wordt adviseren of informeren of inhoudelijk reageren) én effectief "vergaderen" (tijdsaspect, doelmatigheid van het samen - zijn). Zo brengt intervisie inhoudelijke groei en persoonlijke groei en een zinvol samenzijn met gelijkgestemden. Je kan door intervisie dus zowel antwoord krijgen op vragen waar je tijdens je werk tegenaan loopt als je adviesvaardigheden oefenen. Bij toerbeurt leid je de bijeenkomst. Voorbeelden van thema's zijn klantenbenadering, hoe communiceer ik met de klant over tarieven, commerciële dilemma's ethische dilemma's, zoals euthanasie, verwaarlozing, mishandeling omgaan met kwesties van buitenaf, zoals wet- en regelgeving, bezorgdheden, veranderde behoeften aan zorg collega's: verwachtingen, bedrijfscultuur, arbeidsethos, rechten en plichten, belangenverstrengeling, waarden en normen, beoordelen zingeving, waar haal ik mijn plezier uit, wat delegeer ik hoe, eigen motivatie, belasting, tijdverslinders (time management) Intervisie is; Leren van elkaars (werk)problemen (ook successen mogen behandeld worden) Analyseren Gelijkwaardigheid Adviseren Vertrouwen Reflecteren Systematische aanpak Wisselbare rollen Ervaringsleren Intervisie is niet; 'Gezellig samen zijn' Oplossingen halen Voorwaarden; Vertrouwelijkheid Vertrouwen en zuinig zijn op elkaar Werkelijke interesse voor de ander! Gelijkwaardigheid Openlijke feedback Accepteren van elkaars grenzen Goede gespreks- & vergader technieken

3 Intervisie Basisstructuur 1. Inkom-rondje: hoe is het met iedereen? Keuze van gespreksleider. 2. Inventarisatie van kwesties die spelen, bijvoorbeeld een leervraag of werkprobleem 3. Keuze van te behandelen kwestie(s) 4. Keuze van te gebruiken werkvorm 5. Werkvorm uitvoeren (scheiden van analyse, advies en actieplan) 6. Evaluatie 7. Vooruitblik naar volgende bijeenkomst, afscheid

4 Incidentmethode Werkvormen Wanneer de incidentmethode? Problemen uit de werksituatie waarin de groepsleden zich kunnen verplaatsen Een actueel probleem dat verwijst naar het verleden (zonder dat de afloop bekend gemaakt wordt) of naar heden/toekomst Voorbeelden: een verschil van mening een vraag waarop je het antwoord zoekt een keuze waar je nog niet uit bent een ervaring die je aan het twijfelen heeft gebracht Tijdsduur: ongeveer 1 uur en 30 minuten Structuur: 1: Introductie en keuze van het incident (20 ) Ieder groepslid brengt een incident in, schrijft dit op en leest het voor. De groep kiest het te behandelen incident. 2: Toelichting op de gekozen probleemsituatie (2 ) Gebeurtenis eventueel wat uitvoeriger schetsen, inclusief gevoelens. Ideeën over oplossingen worden niet genoemd. 3: Noteren van vragen om informatie (5 ) Ieder groepslid schrijft vragen op die hij heeft met betrekking tot het incident. 4: Informatieronde (15 ) Informatieve vragen ter verheldering. Voorkom het ontstaan van discussie. Voorkom dat de inbrenger teveel zijn eigen analyse en oplossing geeft. 5: Analyse van de situatie (10 ) Groepsleden analyseren de situatie terwijl de inbrenger alleen toeziet. Er mogen geen vragen meer gesteld worden. Wat lijken de oorzaken van het probleem? Wat is de rol van de verschillende betrokkenen? Wat zijn de omgevingsfactoren? Wat is de kern van het probleem? 6: Standpuntbepaling en advisering door de groep (10 ) Wat zou jij doen? Iedereen schrijft zijn plan van aanpak op papier en leest het voor. 7: Wat deed/doet de inbrenger? (5 ) De inbrenger vertelt hoe hij feitelijk handelde of wat hij zich (in grote lijnen) voorneemt om te gaan doen.

5 8: Afsluitende discussie en actieplan (15 ) Iedereen mag weer meepraten! a: Afweging van verschillende benaderingen (voor- en nadelen per aanpak) door inbrenger. b: Inbrenger maakt concreet actieplan dat de groep toetst op realiseerbaarheid. 9: Evaluatie (5 ) a: Wat heeft inbrenger geleerd? b: Wat hebben groepsleden geleerd? c: hoe heeft men de methode ervaren?

6 Incidentmethode met warme en koude vragen Zie hiervoor (maar het is wel actueel, het speelt nog steeds en behoeft een aanpak) Deze variant duurt 1,5-2 uur. Structuur: 1: Introductie en keuze van het incident (20 ) 2: Toelichting op de gekozen probleemsituatie (2 ) 3: Noteren van vragen om informatie (5 ) Ieder groepslid schrijft vragen op die hij heeft met betrekking tot het incident. Anders: 4: Informatieronde (25 ) Er wordt om beurten een vraag gesteld door de groepsleden, de intervisant schrijft de vragen op en waardeert ze met een `koud of warm`. Koude vragen leiden niet tot de kern van probleem en oplossing... Warme vragen wel, ze raken je / doen iets met je om een reden. De intervisant beantwoordt de 'warme' vragen. De koude blijven onbeantwoord. 5: Analyse van de situatie (10 ) Groepsleden helpen de inbrenger diens situatie te analyseren. Er mag alleen worden herhaald / samengevat. Wat lijken de oorzaken van het probleem? Wat is de rol van de verschillende betrokkenen? Wat zijn de omgevingsfactoren? Wat is de kern van het probleem? Waar zitten de oplossingsrichtingen en aanknopingspunten? 6: Standpuntbepaling door de inbrenger (10 ) De inbrenger geeft aan wat hij zou doen. De groepsleden geven hun eerste reactie. 7: Afsluitende discussie en actieplan (15 ) Inbrenger maakt concreet actieplan dat de groep toetst op realiseerbaarheid. 8: Aanscherping en succeswensen (10 ) De groepsleden adviseren (na enige bedenktijd) over randvoorwaarden nu zij de oplossingsrichting kennen en wensen succes. 9: Evaluatie (5 ) a: Wat heeft inbrenger geleerd? b: Wat hebben groepsleden geleerd? c: hoe heeft men de methode ervaren?

7 Praktijksimulatie Wanneer de praktijksimulatie? Tijdens de praktijksimulatie wordt de situatie waarmee de inbrenger moeite heeft uitgespeeld. De inbrenger speelt de hoofdrol om te onderzoeken waar de moeilijkheden liggen en wat er aan gedaan kan worden. Daarmee oefent hij meteen de benodigde vaardigheden. De methode is persoonsgericht en soms confronterend. Tijdsduur: ongeveer 1 uur Structuur 1: Inventarisatie van kwesties die spelen (15 ) 2: Keuze van te behandelen kwestie(s) (5 ) 3: Keuze van te gebruiken werkvorm (5 ) 4: Analyse van de kwestie A: Opzetten van de simulatie en keuze van de spelers en de observatoren (8 ) De situatie en de rolverhoudingen worden in grote lijnen vastgesteld. De inbrenger is hoofdrolspeler De hoofdrolspeler kiest zijn tegenspeler(s) De rest observeert De observatoren overleggen waarop ze zullen letten B: Noteren van leerwens van de inbrenger (2 ) De discussieleider noteert de leerwensen en de voornemens van de inbrenger op flap. C: Spelen van de situatie (5 ) D: Feedback (10 ): 1. hoofdrolspeler aan zichzelf 2. tegenspeler(s) aan de hoofdrolspeler 3. observanten aan de hoofdrolspeler Wees kort en concreet Beschrijf gedrag, gevoel, gevolg Geef compliment en verbeterpunt E: Zo nodig nogmaals een stukje spelen (5 ) F: Hoofdrolspeler noteert leerpunten en voornemens (2 ) 5: Evaluatie (5 )

8 Collegiale consultatie Wanneer collegiale consultatie? Collegiale consultatie is een simpele intervisievorm waarbij de inbrenger een concreet kennistekort heeft of graag tips wil ontvangen van zijn collega s naar aanleiding van een helder geformuleerd concreet probleem. Structuur 1: Inbrenger stelt een vraag 2: De inbrenger vraagt wie uit de groep antwoord heeft op deze vraag NB: De leiding van het gesprek berust bij de inbrenger.

9 Zelf-intervisie 1. Formuleer in één zin het probleem / vraagstuk waar je aan wilt werken. 2. Wat wil je aan het einde van deze opdracht bereikt hebben met jouw probleem? 3. Welk doel wil je op de lange termijn bereiken? 4. Wat is het kernpunt van de huidige situatie? 5. Wie zijn nog meer betrokken bij het probleem? 6. Wie is verantwoordelijk voor de uitkomst? 7. Wat heb je tot nu toe aan de oplossing van het probleem gedaan? 8. Wat was daarvan het effect? 9. Welke obstakels moet je nog overwinnen? 10. Welke hulpmiddelen heb je? 11. Welke vraag zou ik je kunnen stellen waardoor je je prettig voelt? 12. Maak een lijst van stappen die je zou kunnen zetten om het vraagstuk aan te pakken 13. Welke van de mogelijkheden is: het makkelijkst het meest uitdagend het meest tijdrovend het meest bevredigend 14. Wat ga je doen? 15. Hoe groot schat je de kans dat je wat je je nu voorneemt ook daadwerkelijk zal realiseren (prognose tussen 1 en 10)? 16. Wat betekent dit?

10 Tips bij intervisie Werk ook met succesverhalen: je kan veel leren door te ontrafelen waarom iets goed gelopen is. Bespreek één probleem tegelijk. Maak onderscheid tussen analyse en adviesfase en rond af met concreet actieplan. Houdt elkaar aan afspraken. Ruim eventuele irritaties, bijvoorbeeld uit vorige bijeenkomsten eerst op; ze werken verstorend. Tips voor de inbrenger Breng je probleem in! Grijp die kans! Zorg wel dat het een probleem van jou is. Kies een relevante kwestie, geschikt voor intervisie: persoonlijk functioneren in de werksituatie. Kies een probleem / vraagstuk dat te overzien is en voor een ander te begrijpen. Breng het probleem zo helder mogelijk, kort en duidelijk onder woorden. Stel je open voor hulp van collega s: laat je adviseren zonder direct te reageren. Wees zelf actief in het vinden van een oplossing voor je probleem. Reflecteer op elke oplossing of het wel is wat je wilt en of het praktisch uitvoerbaar is. Leg de geselecteerde oplossingen vast in de vorm van voornemens. Tips voor groepsleden Interviseren is vooral goed luisteren. Stel verhelderingsvragen, vraag neutraal door. Eerst vooral: Wat, wie, wiens, waar, wanneer, waartoe? (en niet meteen: hoe? waarom?). Vraag om concretiseringen. In het begin niet interpreteren en analyseren. Stel de juiste vragen: kom niet meteen met oplossingen en stel geen suggestieve vragen. Denk niet te snel dat je de kern van het probleem te pakken hebt. Pas op voor vooroordelen. Verplaats je in je collega. Schenk aandacht aan non-verbale signalen. Vraag je steeds af waarom je iets wilt weten. Wees zuinig met oplossingen en reik ze niet te snel aan. Geef creatieve, alternatieve adviezen (niet meer van hetzelfde). Laat de inbrenger het werk doen. Help de inbrenger met het maken van concrete voornemens en bewaak dat ze worden teruggekoppeld.

11 Tiplijst begeleider intervisie 1. Een wisselend leiderschap in de groep is een voorwaarde om de groep zelfstandig en onafhankelijk te laten functioneren. 2. Het allerbelangrijkste is dat de begeleider de vertrouwelijkheid benadrukt en partijen vraagt om individueel commitment hierop. Daarnaast voorkomt de begeleider dat intervisie vooral gezellig wordt. Natuurlijk is dit ook de verantwoordelijkheid van een ieder. 3. De begeleider zorgt voor een ruimte en agendeert. 4. Het is mogelijk om vooraf de kwesties te verzamelen. Hier zijn dan al wel onderling afspraken over gemaakt. De begeleider houdt dit in de gaten. 5. Tijdens het inkomrondje vraagt de begeleider aan een ieder wat ze gedaan hebben met het advies uit de vorige bijeenkomst. 6. De begeleider heeft oog voor het op een juiste wijze verzamelen van kwesties, het formuleren en het kiezen ervan. Ook de begeleider brengt een kwestie in. 7. Hij verschaft helderheid rond de methode en bewaakt de werkwijze en tijdsfasering. Een ieder weet zijn rol. 8. Hij houdt in de gaten of de methode geschikt is; leren we wat we willen leren met deze methode? 9. Bij de analyse van de kwestie kan de gespreksleider meedoen. 10. In de nabespreking leidt hij de discussie. 11. Hij stimuleert de groep, zorgt voor een positieve sfeer en de juiste focus. 12. Hij maakt ruimte voor het bespreken van irritaties en storingen. 13. De discussieleider moet ervoor waken dat er geen sfeer van aanval en verdediging ontstaat. Mits goed begeleid, kan de intervisiebijeenkomst zeer levendig worden voor alle groepsleden, omdat het dan niet meer gaat om daar en dan maar om hier en nu. 14. Het zorgvuldig formuleren door alle groepsleden is een voorwaarde voor het accepteren van wat is gezegd door de probleemsteller. Respect voor elkaar in het anders zijn is belangrijk. 15. De begeleider is bewust dat de intervisiebijeenkomst moet voldoen aan de behoefte van de probleeminbrenger en van de gehele intervisiegroep. Hij kan daarom beslissen om de structuur los te laten wanneer daar aanleiding toe is. Vaak is de aanleiding te vinden in het groepsproces. Door de structuur los te laten ontstaat een situatie, waarin de persoon en de intervisiegroep naast taakgericht ook persoons- en groepsgericht leren. Dit schept de ruimte om kwesties ook van een andere kant te bekijken. Een kwestie is dan niet meer een kwestie van een eventuele deelnemer, maar een kwestie van een groep in een hier-en-nu-situatie.