Inwoner is degene die zijn woonplaats heeft in de gemeente Haarlemmermeer en aan wie op grond daarvan integrale ondersteuning kan worden geboden.

Transcriptie

1 Toelichting Privacyregeling Meer-teams en gemandateerde professionals Artikelen 1 tot en met 5 Algemene bepalingen Artikel 1 Begrippen Agendadeelnemer is de instelling of de vrij gevestigde beroepskracht die ad hoc voor een overleg in het Meer-team wordt uitgenodigd vanwege zijn betrokkenheid bij de inwoner en zijn huishouden, of vanwege zijn bijzondere expertise. Een agendadeelnemer kan meedoen aan een overleg als hij de privacyverklaring voor agendadeelnemers heeft ondertekend. De beheerder is de functionaris die de dagelijkse zorg heeft voor het bestand en voor de persoonsgegevens die daarin zijn opgenomen. De programmamanager Sociaal Domein is in de privacyregeling aangewezen als beheerder van het bestand. Het bestand is de term die wordt gebruikt voor het registratiesysteem van het Meer-team. In dit systeem worden gegevens vastgelegd over inwoners en hun huishoudens in verband met de integrale ondersteuning die het Meer-team biedt. NB: Als het reglement de term bestand gebruikt gaat het uitdrukkelijk om de verzameling van persoonsgegevens van het Meer-team, niet om de cliëntdossiers van de instellingen die deelnemen aan het Meer-team. De gemandateerde professional is de beroepskracht van een instelling die door het college van B&W gemandateerd is om verleningsbesluiten te nemen voor niet vrij toegankelijke vorm van ondersteuning. Onder dit begrip vallen ook de leden van het ondersteuningsteam. Dat informatie is de (niet juridische) term die wordt gebruikt voor gegevens over de buitenkant van de ondersteuning die wordt geboden: of er ondersteuning wordt geboden, om welk type het gaat, door wie of door welke instelling de ondersteuning wordt geboden, en wanneer deze is gestart en is afgerond. De term dat informatie is van belang om de gegevensuitwisseling tussen de verschillende vormen van ondersteuning enigszins te beperken. In veel gevallen zal het voldoende zijn voor de verschillende instanties die bij de integrale ondersteuning zijn betrokken om te weten of er nog andere vormen van ondersteuning worden geboden en om welk type ondersteuning het gaat. Als daaraan dan ook nog de contactgegevens van de instelling of beroepskracht worden toegevoegd die de betreffende ondersteuning biedt, dan zal deze informatie in veel gevallen volstaan. Integrale ondersteuning is de verzamelterm voor alle vormen van maatschappelijke ondersteuning en jeugdhulp die als een samenhangend geheel worden geboden zo nodig aangevuld met ondersteuning in de sfeer van werk en inkomen. Het huishouden wordt gevormd door de persoon of personen met wie de inwoner in gezinsverband leeft of heeft geleefd. Het gaat voor deze regeling om de personen op wie de ondersteuning zich mede richt, in het kader van 1Gezin 1 Plan. Inwoner is degene die zijn woonplaats heeft in de gemeente Haarlemmermeer en aan wie op grond daarvan integrale ondersteuning kan worden geboden. Het begrip jeugdhulp is overgenomen uit de Jeugdwet. Het is een verzamelterm voor nagenoeg alle vormen van hulp en steun aan inwoners en hun huishouden bij opgroei en opvoedproblemen, bij gedragsstoornissen, bij lichamelijke of verstandelijke beperkingen en bij adoptiegerelateerde problematiek. Jeugdhulp valt onder de brede paraplu van het begrip integrale ondersteuning zoals in deze regeling gehanteerd. Onder het begrip persoonsgegevens valt alle informatie over een individuele ouder of jeugdige zoals: naam, adres, hulpvraag en informatie over de hulp die wordt geboden. Toelichting Privacyregeling Meer-teams en gemandateerde professionals 1

2 Bepaalde persoonsgegevens genieten een bijzondere bescherming, dat zijn de zogeheten bijzondere persoonsgegevens. Het gaat om gegevens die bijzonder privacygevoelig zijn zoals o.a. persoonsgegevens over ras en etniciteit, gegevens over de gezondheid, over de godsdienst, over de politieke overtuiging, enzovoort. Sociale omgeving is de term in de regeling voor het netwerk van de inwoner en zijn huishouden: de personen met wie het huishouden zich verbonden voelt en die daarom mogelijkerwijs kunnen worden betrokken bij de integrale ondersteuning aan het huishouden. Triage is de beoordeling van het Meer-team of van de gemandateerde professional van de hulpvraag of de problematiek van de inwoner en zijn huishouden. Deze triage heeft tot doel om vast te stellen of het Meer-team wel ingezet moet worden. Verwerken van persoonsgegevens is de verzamelterm voor iedere handeling met persoonsgegevens zoals: opslaan, opvragen, doorgeven, bewerken, analyseren en bewaren. Artikel 2 Doel In artikel 2 wordt het doel beschreven van de verwerking van persoonsgegevens. Dit artikel geeft daarmee antwoord op de vraag waarom de gegevens van inwoners en hun huishouden worden verwerkt. Deze bepaling is van belang omdat aan dit doel de gegevensverwerking door het Meer-team en door de gemandateerde professional wordt opgehangen. Doel is kort gezegd integrale ondersteuning bieden aan inwoners en hun huishouden waarbij goed wordt ingespeeld op de hulpvraag en op de eigen mogelijkheden van de inwoner, zijn huishouden en de sociale omgeving. Artikel 3 Reikwijdte De regels over de omgang met persoonsgegevens gelden voor iedere verwerking van persoonsgegevens van de inwoner en zijn huishouden door het Meer-team, ongeacht of dit schriftelijk, via beeldmateriaal of elektronisch gebeurt. De regeling geldt eveneens voor de gemandateerde professional voor zover hij in verband met een verleningsbesluit persoonsgegevens vastlegt in het registratiesysteem. Artikel 4 en 5 verantwoordelijkheden De Wet bescherming persoonsgegevens noemt het orgaan of de persoon die de eindverantwoordelijkheid draagt voor de gegevensverwerking de verantwoordelijke. Dit is degene die ook deze regeling vaststelt en kan wijzigen of intrekken. In deze regeling is als verantwoordelijke in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens aangewezen het college van B&W van Haarlemmermeer. De verantwoordelijke draagt, ook naar buiten toe, de eindverantwoordelijkheid voor de gegevensverwerking. Artikel 5 beschrijft de eigen verantwoordelijkheid van alle beroepskrachten die met persoonsgegevens van inwoners en hun huishouden omgaan. Artikel 5 maakt duidelijk wat er op dit punt van de leden van de Meer-teams en van de gemandateerde professionals verwacht wordt. Artikel 6 Triage door het Meer-team De triage is een kernbepaling in de privacyregeling. Eigenlijk gaat het om de vraag of het Meer-team wel als team in actie moet komen, of het wel nodig is om gegevens van inwoners en hun huishouden breed dwars door de sectoren heen te delen. Als het om een eenvoudige hulpvraag gaat, zal dat niet nodig zijn. In dat geval word de hulpvraag gewoon afgehandeld conform de wetgeving die van toepassing is en conform de relevante privacyregels.is er sprake van een meervoudige en complexe hulpvraag (of zodanige problematiek), dan is een integrale aanpak door het Meer-team aan de orde en is ook gegevensverwerking in het registratiesysteem van het Meer-team noodzakelijk. Daarop richt zich de privacyregeling. Triage is niet alleen van belang uit privacyoverwegingen om te voorkomen dat onevenredig veel personen of instellingen kennis nemen van persoonsgegevens van inwoners, het is ook belangrijk Toelichting Privacyregeling Meer-teams en gemandateerde professionals 2

3 voor een efficiënte werkwijze. Het wil, zwart wit gezegd, voorkomen dat een heel team van professionals zich buigt over de relatief eenvoudige aanvraag van een verhoogd toilet, NB: Triage kan op ieder moment in het proces plaats vinden. Is er aanvankelijk gedacht dat het om een eenvoudige hulpvraag ging maar blijkt later dan er toch sprake is van meervoudige en complexe problematiek, dan kan alsnog worden besloten om integrale ondersteuning te gaan bieden door het Meer-team. Artikel 7 Triage door de gemandateerde professional Ook de gemandateerde professional dient af te wegen of het wel noodzakelijk is om gegevens vast te leggen in het registratiesysteem van de Meer-teams. Dat is alleen nodig als hij een verleningsbesluit neemt in verband met niet vrij toegankelijke vormen van ondersteuning. Artikel 8 Informeren van de inwoner en zijn huishouden en het vragen van toestemming Als de triage duidelijk heeft gemaakt dat er integrale ondersteuning dient te worden geboden vanwege de meervoudige en/of complexe hulpvraag van de inwoner en zijn huishouden, is er toestemming nodig van de inwoner en zijn huishouden voor het uitwisselen van hun gegevens in het Meer-team. Van belang is dat eerst goed uitgelegd wordt waarom deze uitwisseling nodig is en welke instanties bij de gegevensuitwisseling betrokken zijn. Pas nadat de inwoner daarover is geïnformeerd, is de vraag van toestemming aan de orde. Deze toestemming kan mondeling of schriftelijk worden gegeven. Is mondeling toestemming gegeven dan legt het Meer-team deze toestemming zorgvuldig vast in het bestand van het Meer-team. Een schriftelijke toestemming wordt eveneens vastgelegd in het bestand. In schema verloopt een gesprek waarin toestemming wordt gevraagd als volgt: 1. leg uit waarom de uitwisseling van gegevens in het Meer-team nodig is en welke instanties mee doen aan het Meer-team; 2. Nodig de inwoner uit om een reactie te geven (Wat vindt u daarvan?) 3. Ga in gesprek over vragen en mogelijke bezwaren 4 stelt vast of er toestemming is (Dus u vindt het wel/niet goed dat ) Een aandachtspunt is dat de toestemming in vrijheid moet worden gegeven. Als te kort door de bocht de aanpak geen toestemming, geen ondersteuning wordt gekozen wordt onvoldoende recht gedaan aan de positie van de burger. Dit is niet alleen vanuit juridisch oogpunt problematisch maar ook methodisch. Hij wordt immers door het Meer-team aangesproken op zijn eigen kracht en het is de bedoeling dat hij zelf de regie over de ondersteuning houdt. Daarin past niet dat zijn toestemming min of meer afgedwongen wordt. Overigens zal het feit dat de inwoner als regel uitgenodigd wordt voor het overleg in het Meer-team al veel mogelijke bezwaren tegen de uitwisseling en het vastleggen van zijn gegevens wegnemen. Door deze uitnodiging wordt duidelijk dat het Meer-team niet over maar met de inwoner in gesprek wil gaan. Zie ook artikel 9 van de regeling en van de toelichting. Voor de gemandateerde professional geldt dat hij de inwoner en zijn huishouden meedeelt dat hij het verleningsbesluit vastlegt in het bestand van de Meer-teams en waarom dit gebeurt. Hij informeert hen dan meteen ook over de uitoefening van hun rechten. Artikel 9 Verstrekken en vastleggen van gegevens zonder toestemming van de inwoner Geen enkel toestemmingsvereiste is absoluut. Daarom biedt de regeling de leden van het Meer-team, als zij geen toestemming krijgen of als zij deze niet kunnen vragen en de inwoner of een gezinslid zich in een ernstige situatie bevindt, de mogelijkheid om zonder toestemming van de inwoner zijn gegevens in het team uit te wisselen en vast te leggen. Bevindt de inwoner of een gezinslid zich in een ernstige situatie, en heeft hij dringend hulp of een andere interventie nodig, en krijgt het Meer-team geen toestemming, of kan hij deze niet vragen, Toelichting Privacyregeling Meer-teams en gemandateerde professionals 3

4 dan kan er toch overleg worden gevoerd en kunnen er gegevens worden vastgelegd voor zover dit noodzakelijk is voor het bieden van ondersteuning gericht op het beschermen van de inwoner en zijn huishouden en het bieden van de dringend noodzakelijke ondersteuning. Opmerkingen - Overleg met de leidinggevende van het Meer-team is noodzakelijk als een lid van het Meer-team moet vaststellen of er echt sprake is van een zo ernstige situatie dat het toestemmingsvereiste komt te vervallen. Een gemandateerde professional voert hierover overleg met zijn leidinggevende. NB: Van het voeren van overleg en het vastleggen van gegevens zonder toestemming (en in sommige gevallen ook zonder medeweten) van de inwoner, maakt het Meer-team of de gemandateerde professional een aantekening in het bestand onder vermelding van de reden voor deze verstrekking en de afweging die is gemaakt. Artikel 10 Aanwezigheid van de inwoner bij extern overleg Lid 1 van artikel 10 beschrijft het doel van het extern overleg: beoordelen of en zo ja welke integrale ondersteuning moet worden geboden. Lid 2 schrijft voor dat in alle gevallen wordt beoordeeld of het mogelijk en gewenst is de inwoner en zijn huishouden voor het extern overleg uit te nodigen. Uitgangspunt is dat de inwoner uitgenodigd wordt, tenzij er goede redenen zijn om hier bij wijze van uitzondering van af te zien. Lid 3 geeft door een verwijzing naar de regels van artikel 5 een instructie voor het voeren van zorgvuldig overleg over inwoners. In feite doet lid 3 een beroep op de professionaliteit van de leden van het team en van andere deelnemers aan het overleg om het overleg over inwoners en de leden van hun huishouden zo feitelijk en zakelijk mogelijk te laten verlopen, waarbij meningen en hypothesen gebaseerd zijn op feiten, de deelnemers met hun oordelen binnen het eigen deskundigheidsterrein blijven en de bron vermelden als ze ook informatie verstrekken die van anderen afkomstig is.. Artikel 11: Gegevensverstrekking aan of overleg met derden Ofschoon het Meer-team veel verschillende vormen van ondersteuning vertegenwoordigt is het denkbaar dat het voor de integrale ondersteuning toch nodig is dat het team informatie over een inwoner en zijn huishouden aan derden van buiten het team verstrekt. Bijvoorbeeld aan een behandelend arts of therapeut, aan de Beschermingstafel of aan het Veiligheidshuis. Hoofdregel is dat het Meer-team voor deze gegevensverstrekking aan derden toestemming vraagt aan de inwoner en zijn huishouden. In artikel 10 wordt verwezen naar artikel 7 voor de manier waarop er toestemming wordt gevraagd en naar artikel 8 voor de uitzondering op het toestemmingsvereiste. Algemene toestemmingsverklaring is te weinig gericht NB: Een algemene toestemmingsverklaring, die bijvoorbeeld in het eerste contact wordt gevraagd, zowel voor intern overleg binnen het Meer-team als voor mogelijk overleg met mogelijke derden, is niet geldig omdat deze toestemming veel te algemeen is. In feite wordt dan een blanco cheque gevraagd aan de inwoner. Daarmee wordt geen recht gedaan aan de eigen regie van de inwoner. Er wordt dus bij het eerste contact, als blijkt dat integrale ondersteuning nodig is, toestemming gevraagd voor het uitwisselen en vastleggen van gegevens in het Meer-team. Alleen als (meteen of later) blijkt dat ook met anderen van buiten het Meer-team moet worden overlegd of dat aan anderen gegevens moeten worden verstrekt, wordt ook voor deze externe verstrekking of dit extern overleg expliciet toestemming gevraagd. Kan dat niet, of lukt het niet om toestemming te krijgen, dan moet weer de afweging worden gemaakt zoals beschreven in artikel 8. Artikel 12: Meldrecht Veilig Thuis De Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 biedt iedere beroepskracht (ook een beroepskracht met een beroepsgeheim) het recht om vermoedens van kindermishandeling of huiselijk geweld te melden aan Veilig Thuis, het Advies en Meldpunt Huiselijk Geweld en Kindermishandeling, ook als hij daarvoor geen toestemming van zijn cliënt of zijn ouders kan krijgen. Dit wettelijk meldrecht omvat Toelichting Privacyregeling Meer-teams en gemandateerde professionals 4

5 ook het recht om informatie te verschaffen over de cliënt, als Veilig Thuis daar in het kader van een onderzoek naar kindermishandeling of huiselijk geweld, om vraagt. Volgen van de stappen van de meldcode In geval van vermoedens of signalen van huiselijk geweld of kindermishandeling volgen de leden van het Meer-team de stappen van de Meldcode bij signalen van kindermishandeling en huiselijk geweld die door het Meer-team wordt gehanteerd. Het gaat om de volgende stappen: 1. signalen vastleggen; 2. collegiaal advies en/of advies van Veilig Thuis; 3. gesprek over de signalen met de cliënt tenzij dit in verband met de veiligheid van de cliënt, van de beroepskracht of die van anderen niet mogelijk is; 4. wegen van de ernst en de aard van het huiselijk geweld of de kindermishandeling en in alle gevallen van twijfel verplicht (opnieuw) advies van Veilig Thuis; 5. beslissen: zelf hulp bieden of organiseren of (ook) een melding doen bij Veilig Thuis. Voor meer informatie over het signaleren van kindermishandeling en huiselijk geweld en over het volgen van de meldcode verwijzen we naar de Meldcode bij signalen van Kindermishandeling en huiselijk geweld van de Meer-teams Haarlemmermeer. Kindcheck In verband met de meldcode wijzen we op de zogeheten kindcheck. Dit wil zeggen dat beroepskrachten die met volwassen cliënten werken, in sommige gevallen ook een zekere verantwoordelijkheid hebben ten aanzien van de eventuele minderjarige kinderen van deze cliënten. Verkeert een cliënt in zulke zorgwekkende omstandigheden, of in een zo slechte medische conditie dat de zorg voor eventuele kinderen in de knel zou kunnen komen, dan moet de beroepskracht de cliënt vragen of er kinderen bij hem thuis wonen. Is dit het geval dan vraagt de beroepskracht wie er voor hen zorgen, gelet op de toestand of omstandigheden waarin de cliënt verkeert. Blijkt uit het antwoord bijvoorbeeld dat de andere partner of een grootmoeder voor de kinderen zorgt, dan zijn de zorgen waarschijnlijk weggenomen. Blijft het onduidelijk of er voldoende voor de kinderen wordt gezorgd, dan zet de beroepskracht de stappen van de meldcode. Al met al verplicht de kindcheck de beroepskracht om, ook als hij alleen volwassen cliënten heeft, ook aan de minderjarige kinderen te denken, ook al zijn dat niet zijn cliënten. Artikel 13 Verwijsindex risicojongeren In artikel 12 is de tekst overgenomen uit de Jeugdwet over het meldrecht van beroepskrachten voor de verwijsindex. Dit meldrecht biedt een beroepskracht het recht om een kind of een jongere (0 23) in de verwijsindex te melden vanwege risico s op een bedreiging in de ontwikkeling van de jeugdige. Het meldrecht wil zeggen dat de beroepskracht niet afhankelijk is van de toestemming van de jeugdige en zijn ouders. Ook als zij geen toestemming geven kan de melding worden gedaan. Wel moet de beroepskracht open zijn over zijn melding, bij voorkeur voordat hij de melding doet. Ontstaat er een match en willen verschillende melders van de jeugdige overleggen dan gelden de gewone regels: toestemming vragen voor overleg, conform artikel 7 en als dat niet mogelijk is tot een afweging komen op basis van artikel 8. Artikel 14 Vastleggen, bewaren en vernietigen van persoonsgegevens in het bestand Artikel 14 geeft regels over het opslaan van gegevens in het registratiesysteem van het Meer-team. In dit registratiesysteem, dat in de regeling bestand wordt genoemd, slaat het Meer-team die gegevens op die nodig zijn voor het bieden van integrale ondersteuning. Het is niet de bedoeling dat dit systeem uitgroeit tot een mega cliëntdossier waarin alles is opgenomen over de inhoud van jeugdhulp, zorg en andere ondersteuning aan inwoners. Bedoeling is dat er die informatie in staat die voor alle leden van het team die betrokken zijn bij de ondersteuning relevant is. Zoals: het ondersteuningsplan, afspraken tussen partners wie wat gaat doen, naam en contactgegevens van de casusregisseur, gegevens over de voortgang van de ondersteuning e.d. De inhoud van trajecten, zeker als het gaat om zorg en Toelichting Privacyregeling Meer-teams en gemandateerde professionals 5

6 jeugdhulp, leggen de hulp of zorgverleners vast in hun eigen cliëntdossiers. Men speekt in dit verband wel van dat en wat informatie of over binnenkant en buitenkant. Terughoudendheid in verband met gegevens over de lichamelijke en gezondheid en over zorg en hulp die worden geboden, is ook van belang omdat deze informatie bijzondere persoonsgegevens zijn die extra worden beschermd. Vandaar de bepaling van lid 2. In lid 3 is voor alle duidelijkheid het wettelijk verbod overgenomen uit de Wet bescherming persoonsgegevens om gegevens over nationaliteit, ras en etniciteit vast te leggen en te bewaren. In lid 5 staat welke gegevens een gemandateerde professional vastlegt in het bestand. Kort gezegd gaat het om de NAW gegevens, het verleningsbesluit en eventueel gegevens over de toeleiding naar de vormen van ondersteuning waarover een besluit is genomen, en/ of gegevens over het afstemmen van de verschillende vormen van ondersteuning op elkaar (voor zover deze verschillende vormen van ondersteuning zich in het domein van de betreffende gemandateerde professional bevinden). De bewaartermijn van de gegevens bedraagt 15 jaar. Dit is de wettelijke bewaartermijn van de WMO en de Jeugdwet. Artikel 15 Toegang tot het bestand en verstrekken van gegevens uit het bestand Artikel 15 regelt de toegang tot de gegevens die in het registratiesysteem zijn opgenomen. Lid 1 beschrijft wie rechtstreeks toegang hebben. Dat zijn om te beginnen de leden van het Meer-team. Zij kunnen op grond van lid 2 gegevens uit het bestand verstrekken aan anderen zoals agendadeelnemers en anderen die rechtstreeks zijn betrokken bij de integrale ondersteuning, voor zover zij deze gegevens nodig hebben voor de ondersteuning. Voor deze verstrekking is toestemming nodig van de inwoner en zijn huishouden, conform artikel 8 en zo nodig kan een afweging gemaakt worden zoals beschreven in artikel 9. De gemandateerde professionals hebben toegang tot het bestand om daarin gegevens in verband met verleningsbesluiten vast te leggen. Zij hebben niet de bevoegdheid om gegevens uit het bestand aan anderen te verstrekken. Toezichthouders, zoals de inspectie Jeugdzorg en ook de toezichthouder in verband met archiefbeheer (dit wil zeggen de archivaris en de archiefinspectie) hebben op grond van de wet toegang tot de gegevens in het bestand. Het gemeentebestuur heeft toegang tot de gegevens als verantwoordelijke in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens. De noodzaak tot toegang zal zich zelden voor doen voor de verantwoordelijke, maar moet wel mogelijk zijn omdat het gemeentebestuur de eindverantwoordelijkheid draagt voor de gegevensverwerking en zich dus ook, bijvoorbeeld in geval van misstanden, moet kunnen verantwoorden bijvoorbeeld richting gemeenteraad of richting pers. Niet alleen voor het gemeentebestuur als verantwoordelijke maar voor allen die toegang tot het bestand hebben, geldt de belangrijke beperking voor zover noodzakelijk voor de taakuitoefening. Dit wil zeggen dat toegang tot gegevens alleen is toegestaan voor zover dit nodig is voor de eigen taken en verantwoordelijkheden. Artikel 16, 17, 18 en 20 Rechten van betrokkenen Een persoon van wie het Meer-team of een gemandateerde professional gegevens heeft vastgelegd wordt in de wet een betrokkene genoemd. Te denken valt bij betrokkenen vooral aan inwoners en de leden van hun huishouden die integrale ondersteuning krijgen, Maar de kring van betrokkenen is ruimer, want het Meer-team kan bijvoorbeeld ook gegevens vastleggen van leden van het sociaal netwerk die bij de ondersteuning zijn betrokken. De Wet bescherming persoonsgegevens kent een aantal rechten toe aan de betrokkene voor zover het gaat om gegevens die in het bestand zijn opgenomen en die op hem betrekking hebben. Het gaat om de volgende rechten: - Recht op informatie, inzage en afschrift (artikel 16); Toelichting Privacyregeling Meer-teams en gemandateerde professionals 6

7 - Recht op correctie van feitelijke onjuistheden en een recht op het toevoegen van een eigen verklaring als de betrokkene het niet eens is met een oordeel dat over hem in het bestand is opgenomen (artikel 17); - Recht op vernietiging van (bepaalde) gegevens die over de cliënt in het bestand zijn opgenomen (artikel 18). Artikel 16: informatie inzage en afschrift Een betrokkene kan het Meer-team verzoeken hem mede te delen of er gegevens over hem in het bestand zijn opgenomen. Is dit het geval, dan dient de betrokkene in principe inzage te krijgen in en/of een volledig afschrift te krijgen van alle gegevens die over hem in het bestand zijn opgenomen. Dit recht kan alleen in bijzondere gevallen worden beperkt of geweigerd. In artikel 15 lid 4 worden de redenen daarvoor genoemd. Van belang voor de praktijk van Meer-team is vooral dat inzage en of afschrift beperkt of geweigerd kan worden in verband met rechten en vrijheden van anderen. Dit maakt het mogelijk om in een bijzonder geval bepaalde gegevens niet ter inzage te geven in verband met privacybelangen of de veiligheid van een lid van het huishouden of een (ex) partner van de inwoner. NB: Vanwege deze beperking is het van belang dat de gegevens in het bestand eerst goed worden doorgelezen voordat de gegevens aan de verzoeker bekend worden gemaakt, zodat eerst wordt beoordeeld of er een reden is om bepaalde gegevens (zoals bijvoorbeeld een geheim adres) af te schermen voordat de betrokkene zijn gegevens inziet. Artikel 17: Correctierecht Blijkt uit het recht op inzage en informatie dat het bestand informatie bevat die feitelijk onjuist is, of die overbodig is, gelet op de ondersteuning van het Meer-team, dan kan de betrokkene het Meer-team verzoeken om deze informatie te corrigeren of weg te halen. Het Meer-team dient binnen vier weken op dit verzoek te reageren. Een afwijzing van het verzoek moet zorgvuldig worden gemotiveerd. Is een betrokkene het niet eens met een oordeel of een mening die over hem in het bestand is opgenomen, dan heeft hij het recht om een eigen verklaring aan de gegevens toe te voegen waarin hij uitlegt dat hij het niet eens is met dit oordeel en waarom niet. Artikel 18: Vernietigingsrecht De betrokkene kan het Meer-team verzoeken (een deel van) zijn gegevens uit het bestand te verwijderen. In principe moet het Meer-team binnen drie maanden aan een dergelijk verzoek voldoen. Maar het verzoek kan (gedeeltelijk) worden geweigerd als het bewaren van de gegevens van aanmerkelijk belang kan zijn voor een ander dan de betrokkene. Op basis van deze uitzondering kan Meer-team bijvoorbeeld besluiten om gegevens over mogelijk huiselijk geweld te bewaren in verband met de veiligheid van de partner of van de kinderen van de betrokkene die om vernietiging verzoekt. Artikel 19: Mandaat van de verantwoordelijke aan de beheerder Formeel moet de betrokkene zich voor het uitoefenen van zijn rechten wenden tot de verantwoordelijke, dit wil zeggen tot B&W van Haarlemmermeer. Het college kan deze taak op basis van een mandaatbesluit echter overdragen aan de beheerder van het bestand, dit is de programmamanager Sociaal Domein. Op basis van dit mandaat kan deze functionaris verzoeken om inzage, informatie, correctie en vernietiging afhandelen. Artikel 20 Klachtrecht Ieder die meent dat er niet zorgvuldig, dit wil zeggen in strijd met de wet of in strijd met de regeling, is omgegaan met zijn gegevens, kan bij de Klachtencommissie van de gemeente een klacht daarover indienen. Toelichting Privacyregeling Meer-teams en gemandateerde professionals 7

8 Artikel 21: De positie van ouders en kinderen De hierboven beschreven rechten worden in sommige gevallen uitgeoefend door de wettelijk vertegenwoordiger. Dit is degene die het gezag over de minderjarige uitoefent. Is een betrokkene nog geen twaalf jaar oud dan oefenen de wettelijk vertegenwoordigers) de rechten namens hun kind uit. Is een betrokkene al wel twaalf maar nog geen zestien jaar oud, dan oefenen de wettelijk vertegenwoordigers en de jeugdige de rechten van de jeugdige beiden uit. Vanaf zestien jaar oefent de jeugdige betrokkene zijn rechten zelfstandig uit. Mocht een jeugdige tussen twaalf en zestien jaar door het Meer-team wilsonbekwaam worden geacht, dit wil zeggen dat hij bijvoorbeeld door een geestelijke beperking of een psychiatrische stoornis niet in staat is om zijn rechten uit te oefenen of de gevolgen daarvan te overzien, dan worden zijn rechten uitgeoefend door de wettelijk vertegenwoordiger(s). Gaat het om een meerderjarige wilsonbekwame cliënt dan worden zijn rechten uitgeoefend door de curator, mentor of bewindvoerder en als deze er niet is door de echtgenoot of partner of door familieleden. Beperken van rechten van wettelijk vertegenwoordiger(s) Bij het uitoefenen van rechten door de wettelijk vertegenwoordiger(s) geldt een belangrijke beperking, die is geformuleerd in lid 5 van artikel 19. Is het uitoefenen van deze rechten in strijd met zwaarwegende belangen van de jeugdige, dan kan het Meer-team deze rechten beperken of zo nodig weigeren. Bijvoorbeeld als een ouder wil dat de aantekeningen over een vermoeden van kindermishandeling en een melding bij het AMHK uit het dossier wordt verwijderd. Het Meer-team kan dit weigeren indien zij meent dat het van belang is om deze aantekeningen te bewaren gelet op de veiligheid van het kind van de cliënt. Artikel 22: Geheimhouding Artikel 22 bepaalt uitdrukkelijk dat ieder die op basis van het reglement kennis neemt van persoonsgegevens van cliënten een geheimhoudingsplicht heeft. Het verstrekken van gegevens is alleen toegestaan volgens de regels van de wet en van dit reglement. Toelichting Privacyregeling Meer-teams en gemandateerde professionals 8