OVEREENKOMST TUSSEN DE FEDERALE OVERHEID EN DE VLAAMSE GEMEENSCHAP MET BETREKKING TOT DE TEGEMOETKOMING VOOR HULP AAN BEJAARDEN

Transcriptie

1 OVEREENKOMST TUSSEN DE FEDERALE OVERHEID EN DE VLAAMSE GEMEENSCHAP MET BETREKKING TOT DE TEGEMOETKOMING VOOR HULP AAN BEJAARDEN Samenwerking en verantwoordelijkheden 1. De FOD Sociale Zekerheid en het IVArp Vlaamse sociale bescherming (VSB) werken nauw samen bij de overdracht van de dossiers tegemoetkoming voor hulp aan bejaarden (THAB) naar Vlaanderen. Zij waken erover dat de transitie voor de burger naadloos verloopt. Beide partijen hebben hierin een gedeelde verantwoordelijkheid, ieder wat hun opdracht betreft. Mochten tijdens de transitie toch problemen opduiken, dan communiceren zij hierover gezamenlijk en in onderling akkoord. Transitie en datamigratie 2. De data worden vanuit de federale applicatie MyHandicap naar de Vlaamse applicatie ethab gemigreerd. 3. Alle lopende dossiers met een beslissing worden drie maanden na de go live van MyHandicap gemigreerd of drie maanden na de go live van ethab, afhankelijk van welke applicatie het eerst in productie gesteld wordt. Daarna worden maandelijks en gedurende een periode van zes opeenvolgende maanden de data van besliste dossiers gemigreerd. Dossiers die na die periode nog niet beslist zijn, worden manueel gemigreerd. De FOD SZ en IVArp VSB spreken onderling af hoe de dossiers manueel gemigreerd worden. 4. De transitieperiode start op 1 januari 2017 en loopt tot 10 maanden na de go live van MyHandicap. Voor de start van de transitieperiode op 1 januari bezorgt de FOD SZ een bestand met de rijksregisternummers van alle personen met een THAB en van alle personen met een aanvraag THAB in onderzoek in de applicatie van de FOD SZ. Tot de start van de datamigratie dient dit bestand maandelijks geactualiseerd te worden. De lay-out van dit bestand wordt in overleg vastgelegd. 5. De FOD SZ behandelt vanaf 1 januari 2017 geen nieuwe Vlaamse dossiers THAB meer. De FOD SZ voert hiervoor de nodige technische aanpassingen uit aan haar applicatie(s). Wie toch een aanvraag indient via de federale applicatie, krijgt een foutboodschap die naar ethab leidt. 6. De aanvragen THAB die op 31 december 2016 nog geen beslissing kregen worden verder via de applicatie van de FOD SZ behandeld. De FOD SZ verleent hiertoe toegang tot haar applicatie(s) aan alle medewerkers die van de FOD SZ werden overgedragen aan de zorgkassen of aan de IVArp VSB. Zij neemt hiertoe alle technische en andere maatregelen die nodig zijn en bezorgt een ondersteunend document met detailuitwerking. De SLA die afgesloten werd met Cap Gemini geldt ook voor de medewerkers van de zorgkassen en IVArp VSB. In de brieven die de applicatie van de FOD SZ genereert, kan de dossierbehandelaar geen contactgegevens van de zorgkas inbrengen (telefoonnummer en adres).

2 Het IVArp VSB staat in voor een standaardinternetconnectie en voor het recupereren van het materiaal na de transitieperiode. DG HAN/de federale overheid staat toe dat personen die overgaan naar Vlaanderen, en desgevallend aan een beperkt aantal personen reeds werkzaam bij Vlaanderen of bij de zorgkassen, om tijdens de overgangsperiode de federale toepassingen te gebruiken. De betrokken zorgkassen en erbij betrokken personeelsleden nemen de verantwoordelijkheid voor een zorgvuldig gebruik van het betrokken materiaal en van de federale toepassingen die in dit kader ter beschikking worden gesteld. Alles wordt tevens in het werk gesteld opdat het materiaal dat ter beschikking werd gesteld in goede staat kan terugkeren naar de FOD SZ. 7. Medewerkers van de zorgkassen kunnen documenten die in het kader van een aanvraag THAB bezorgd worden, inscannen en integreren in de federale applicatie. Na 1 januari kunnen ook medewerkers van de FOD SZ documenten die in het kader van een aanvraag THAB bezorgd worden verder inscannen en integreren in de federale applicatie. 8. Bij gemigreerde dossiers betaalt de FOD SZ de tegemoetkomingen uit tot en met de maand van de migratie. Vanaf de maand erna neemt de zorgkas de maandelijkse betalingen over. 9. De FOD SZ staat gedurende de transitieperiode verder in voor de business - functionele ondersteuning. De medewerkers van de zorgkassen worden ook uitgenodigd voor alle verdere vormingsinitiatieven die gerelateerd zijn met de werking van MyHandicap. 10. De FOD SZ staat gedurende de transitieperiode verder in voor en de technische ondersteuning. Hiertoe wordt een implementatieplan uitgewerkt. 11. De FOD SZ realiseert tijdig 2016 de Tetra fallback voor medische inschaling. 12. De FOD SZ bezorgt gedurende de hele transitieperiode boordtabellen over het aantal rechthebbenden, het uitbetaalde bedrag, het aantal afgewerkte dossiers e.a. 13. Tevens bezorgt de FOD SZ met het oog op de operationele opvolging managementrapporten met de rijksregisternummers van de aanvrager of rechthebbende. De aard en de layout van deze rapporten wordt in overleg bepaald. Indicatiestellingen 14. De FOD Sociale Zekerheid voert in opdracht van het IVArp Vlaamse sociale bescherming indicatiestellingen uit met het oog op het toekennen van de tegemoetkoming voor hulp aan bejaarden. 15. Het inschalingsinstrument dat hiervoor gehanteerd wordt, is de medisch sociale schaal.

3 16. De aanvragen voor het uitvoeren van een indicatiestelling THAB worden via de zorgkassen en op elektronische wijze via het digitaal platform Vlaamse sociale bescherming bezorgd aan de FOD SZ. 17. De FOD SZ staat in voor de planning, de oproeping en de uitvoering van de indicatiestelling. 18. De FOD SZ behandelt de aanvragen voor indicatiestellingen binnen een termijn van 4 weken, tenzij er bijkomende informatie moet opgevraagd worden bij de gebruiker of de behandelend arts van de gebruiker, er uitstel gevraagd is door de gebruiker of de gebruiker voor het onderzoek niet opgedaagd is. 19. De FOD SZ ontvangt voor de uitgevoerde indicatiestellingen jaarlijks een bedrag dat overeenkomt met de reële kost van de uitgevoerde indicatiestellingen. De kostprijs wordt in overleg met het IVA VSB vastgesteld op basis van de techniek van activity based costing. De FOD SZ raamt de uitgaven op basis van de realisaties 2015 op euro. Voorafgaande trimestriële stortingen zullen gebeuren uiterlijk op 13 januari, 13 april, 13 juli en 13 oktober op basis van de kostenraming Een afrekening op basis van de reële kosten zal uitgevoerd worden in december. 20. De FOD SZ rapporteert maandelijks aan het IVArp VSB hoeveel aanvragen in die maand geregistreerd werden, hoeveel aanvragen beslist werden, welke de gemiddelde doorlooptijd is, hoeveel aanvragen nog hangende zijn en hoeveel indicatiestellingen langer dan 120 dagen duurden. De doorlooptijd wordt gedefinieerd als zijnde het verschil tussen de ontvangst van de aanvraag en het verzenden van de beslissing aan de zorgkas. 21. De FOD SZ rapporteert per kalenderjaar aan het IVArp VSB hoeveel aanvragen in dat jaar geregistreerd werden, hoeveel aanvragen beslist werden, welke de gemiddelde doorlooptijd is en hoeveel aanvragen nog hangende zijn en hoeveel indicatiestellingen langer dan 120 dagen duurden. De FOD SZ rapporteert ook jaarlijks over de doorlooptijden per medisch centrum. Ze geeft aan hoeveel dossiers beslist zijn na 1 maand, 2 maanden, 3 maanden Medische inschaling 22. De FOD SZ deelt het resultaat van de medische inschaling mee via het digitaal platform Vlaamse sociale bescherming mee aan de zorgkassen. De elektronische mededeling aan de zorgkas bevatten minstens: - de totaalscore van de indicatiestelling; - de score per criterium; - desgevallend de indeling in de categorieën I tot V; - de start en de einddatum van de beslissing; - de datum van de beslissing.

4 23. De FOD SZ informeert de gebruiker over alle afgeleide rechten die voortvloeien uit de medische inschaling. De zorgkassen informeren de gebruiker over alle afgeleide rechten die gerelateerd zijn aan de tegemoetkoming voor hulp aan bejaarden. 24. De FOD SZ kan enkel een correctie op een reeds aan de zorgkas meegedeeld resultaat van de indicatiestelling aan de zorgkas bezorgen, als ze hiervoor een aanvraag van de zorgkas heeft gekregen. Als de FOD SZ vaststelt dat een indicatiestelling moet gecorrigeerd worden, dan contacteert de FOD SZ de IVArp VSB met het oog op de correctie. Zij brengt de zorgkas op de hoogte die met het oog op het verkrijgen van de gecorrigeerde indicatiestelling een nieuwe aanvraag naar de FOD SZ zal sturen. 25. De FOD SZ kan niet verzaken aan een aanvraag tot medische inschaling die vanuit ethab bezorgd werd. 26. Alle vragen die de zorgkas heeft met betrekking tot een indicatiestelling worden via het contactformulier van de FOD SZ bezorgd als professional uit de sociale sector. Vragen over interpretatie van de zorgbehoefte worden gesteld via de rubriek erkenning van de handicap. Administratieve vragen worden gesteld via de rubriek erkenning van de handicap. 27. In geval een gebruiker bij de Arbeidsrechtbank of het Arbeidshof in een gerechtelijke procedure het resultaat van de indicatiestelling aanvecht, dan verleent de FOD SZ aan IVArp VSB alle medewerking bij het opstellen van het dossier. De controlearts van de FOD SZ dient ook de medische inschaling te verdedigen tegenover de door de rechtbank aangestelde expert. De forfaitaire vergoeding voor de controlearts wordt betaald door de IVArp VSB. 28. De FOD SZ bezorgt in oktober of november met het oog op het toekennen van abonnementen aan De Lijn een totaaloverzicht van de afgeleide rechten die THABgerelateerd zijn voor de dossiers in eigen beheer en indien de datamigratie op dat moment niet voltooid zou zijn,. Tot zo lang een dossier beheerd wordt in de toepassing van de FOD SZ is de FOD SZ verantwoordelijk voor het afleveren van het afgeleid recht. 29. FOD SZ blijft aanspreekpunt voor vragen over afgeleide rechten voor de periode vóór de migratie van de betreffende dossiers. Terugvorderingen en verzakingen 30. De FOD SZ behandelt alle dossiers terugvordering die betekend werden voor 1 januari De zorgkassen en het IVArp behandelen alle dossiers terugvordering die betekend werden na 31 december De FOD SZ en de Commissie voor Sociaal Hulpbetoon behandelen alle dossiers verzaking die betekend werden voor 1 januari De zorgkassen en het IVArp VSB behandelen alle dossiers verzaking die betekend werden na 31 december 2016.

5 Juridische dossiers 32. De FOD SZ behandelt alle juridische dossiers die voor 1 januari 2017 werden ingeleid. De FOD SZ bezorgt het vonnis ter uitvoering aan de IVArp VSB. Op vraag bezorgt de FOD SZ de nodige documenten in verband met het dossier THAB aan de zorgkas. Het IVArp VSB behandelt alle juridische dossiers die na 31 december 2016 werden ingeleid. Werkafspraken 33. De FOD SZ en de IVArp VSB voeren de werkafspraken die als bijlage opgenomen zijn, uit met betrekking tot : - aanvraag voor tegemoetkoming voor hulp aan bejaarden en persoon heeft een inkomensvervangende en/of integratietegemoetkoming - tegemoetkoming voor hulp aan bejaarden en verhuis van Vlaanderen naar Brussel of Wallonië - tegemoetkoming voor hulp aan bejaarden en verhuis van Brussel of Wallonië naar Vlaanderen. Budgettaire afspraken 34. Het IVArp VSB draagt gedurende de transitieperiode aan de FOD SZ de vereiste budgetten over voor het uitbetalen van de dossiers THAB die vanuit MyHandicap uitbetaald worden. Daartoe worden de dossiers THAB maandelijks gemonitord. De eerste storting bedraagt 1/4 de van de uitgaven THAB van het jaar De stortingen gebeuren uiterlijk op 13 januari, 13 april, 13 juli en 13 oktober. De definitieve afrekening gebeurt in de maand december Contacten en communicatie 35. De FOD SZ en het IVArp VSB werken in overleg een communicatiedraaiboek uit, dat ertoe leidt dat de overdracht van dossiers van de FOD SZ naar Vlaanderen naadloos verloopt. De zorgkassen worden betrokken bij dit overleg. Er is bijzondere aandacht voor de toeleiding van de burger naar de juiste contactpersoon, vanuit het principe no wrong door. 36. De FOD SZ en het IVArp VSB hebben een generiek mailadres voor het melden van mogelijke problemen.

6 Duur van overeenkomst en opzeggingsvoorwaarden 37. De overeenkomst geldt voor een periode van 3 jaar en kan telkens stilzwijgend verlengd worden. 38. De overeenkomst kan door beide partijen opgezegd worden, op voorwaarde dat een opzegtermijn van 12 maanden in acht wordt genomen. Brussel, Elke Sleurs, Staatssecretaris voor personen met een handicap Jo Vandeurzen, Vlaams minister van Welzijn, Volksgezondheid en Gezin

7 Bijlage werkafspraken Aanvraag voor THAB en persoon heeft IT/IVT - De THAB is hoger dan IT/IVT. De zorgkas wil een positieve beslissing nemen over THAB, terwijl er een IT of IVT is bij de FOD SZ. In dat geval mag de zorgkas (nog) niet beslissen over de THAB. De zorgkas informeert de FOD SZ via het contactformulier op de website van de FOD SZ. De mededeling is als volgt: de persoon met rijksregisternummer xx heeft recht op een THAB die voordeliger is dan IT/IVT. Aanvraagdatum van de THAB is xx. Titel: THAB en IT/IVT. De FOD SZ doet na ontvangst van de mail volgende acties: - Ze zet de beslissing IT/IVT bij haar stop met als einddatum het einde van de maand na de maand waarin ze de mededeling van de zorgkas heeft ontvangen. Vb. mededeling ontvangen op 5 april, IT/IVT stopzetten op 31 mei. - Ze stuurt via het contactformulier een mail naar de zorgkas met daarin de mededeling: de FOD SZ heeft de beslissing in verband met IT/IVT voor rijksregisternummer xx stopgezet met als einddatum van de IT/IVT xx. De zorgkas beslist positief over de aanvraag THAB. Ze neemt de beslissing in dezelfde maand waarin de FOD SZ de beslissing IT/IVT heeft stopgezet. Pas wanneer FOD SZ het tijdstip heeft gemeld waarop de betaling gestopt wordt, mag de zorgkas over de THAB beslissen. - De THAB is lager of gelijk aan de IT/IVT De zorgkas neemt een negatieve beslissing over de aanvraag THAB. IT/IVT blijft doorlopen. De FOD SZ wordt niet via een aparte procedure op de hoogte gebracht. Dossier THAB en verhuis van Brussel of Wallonië naar Vlaanderen De FOD SZ stuurt een brief om de persoon met een zorgnood (PMZ) te informeren dat hij een aanvraag THAB moet indienen bij verhuis naar Vlaanderen, op moment dat hij officieel in Vlaanderen woont. Elementen in de brief: - Persoon heeft een dossier THAB bij FOD SZ die stopgezet wordt wegens verhuis. - Bij verhuis naar Vlaanderen: persoon moet een THAB in Vlaanderen aanvragen binnen de 3 maanden na verhuis (hulp kan via sociale dienst van het ziekenfonds of het ocmw of de gemeente) - Aanvraag indienen bij een zorgkas + link naar online aanvraag - PMZ moet na verhuis eerst aansluiten bij een zorgkas (als hij nog niet aangesloten is) - PMZ dient brief aan zorgkas te bezorgen met oog op vlotte afhandeling van het dossier.

8 De FOD SZ stuurt een brief met dezelfde elementen en het resultaat van de medische inschaling naar IVArp VSB. Indien de persoon binnen de 3 maanden de aanvraag bij de zorgkas ingediend heeft, dan past de zorgkas bij het nemen van de beslissing over de Vlaamse THAB de initiatiedatum aan zodat persoon recht heeft vanaf de eerste dag van de maand na verhuis. Aanvraag of herziening voor Brusselse of Waalse THAB en verhuis naar Vlaanderen De FOD SZ beslist over de aanvraag. Bij een positieve beslissing loopt het recht tot de maand van verhuis. De FOD SZ zet vervolgens de beslissing stop op het einde van de maand van verhuis. De brieven naar de zorgbehoevende en naar IVArp VSB worden onmiddellijk verstuurd. Er wordt dus niet gewacht tot wanneer de FOD SZ een beslissing heeft genomen over de aanvraag. Rest van de procedure is idem als bij een dossier THAB. Dossier THAB in Vlaanderen en verhuis naar Brussel of Wallonië De zorgkas stuurt brief om PMZ te informeren dat hij een aanvraag THAB moet indienen bij verhuis naar Brussel of Wallonië. Elementen in de brief: - Persoon heeft een dossier THAB bij de zorgkas die stopgezet wordt wegens verhuis. - Bij verhuis naar Brussel/ Wallonië: persoon moet een THAB bij de FOD SZ aanvragen binnen de 3 maanden na verhuis - Aanvraag indienen bij FOD SZ + link naar online aanvraag (hulp kan via ocmw of gemeente of sociale dienst van het ziekenfonds) - PMZ dient brief aan FOD SZ te bezorgen met oog op vlotte afhandeling van het dossier. De zorgkas bezorgt een kopie van de brief via mail aan de FOD SZ (via het IVArp VSB ). Indien persoon binnen de 3 maanden de aanvraag ingediend heeft, dan past FOD SZ bij het nemen van de beslissing over de THAB de beslissing aan zodat persoon recht heeft vanaf de eerste dag van de maand na verhuis. Aanvraag voor Vlaamse THAB en verhuis naar Brussel of Wallonië Zorgkas beslist over de aanvraag. Bij een positieve beslissing loopt het recht tot de maand van verhuis. De zorgkas zet vervolgens de beslissing stop op het einde van de maand van verhuis. De brief naar de zorgbehoevende wordt onmiddellijk verstuurd. Er wordt dus niet gewacht tot wanneer de zorgkas een beslissing heeft genomen over de aanvraag. De rest van de procedure is overeenkomstig een beslist dossier THAB.