Deze leergang is een vliegwiel voor beweging

Transcriptie

1 PROGRAMMA URBAN PROFESSIONAL Deze leergang is een vliegwiel voor beweging Door: Rieke Veurink / Fotografie: Kees Winkelman

2 De afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling van de gemeente Utrecht ontwikkelde zelf een leergang om nieuw vakmanschap vorm te geven. Het is een groot succes. Zo groeien de leergierigheid, de resultaatgerichtheid én het plezier van medewerkers. Organisatieadviseur Annemieke Overmans: Vakinhoud en persoonlijke ontwikkeling komen samen. Beleidsadviseur en projectleider Kees van Engelenhoven schudt de voorbeelden zo uit zijn mouw. Stel, je zit bij een presentatie en je denkt: hier kan ik helemaal niets mee. Wat zouden we dan een aantal jaren geleden doen? Waarschijnlijk achteraf zeggen: dat was zonde van de tijd. Terwijl je veel beter al tíjdens de presentatie kunt aangeven dat het niet is wat je ervan verwacht had en met de presentator overleggen hoe het anders kan. Dat is wel even spannend, maar het resultaat is wel dat je een zinnige bijeenkomst hebt. Dat soort dingen leren we bij de Leergang Urban Professional en we oefenen er ook mee. Even wat achtergrond. Bij de afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling (MO) van de gemeente Utrecht werken zo n 140 mensen. MO is een ontwikkelafdeling, gericht op het sociale domein en bestaat sinds de gemeentebrede organisatievernieuwing in Directeur Toke Tom: We wilden onderwerpen als onderwijs, sport, jeugd en het sociale domein niet meer apart benaderen, maar integraal. Waarbij we werken over de grenzen van programma s sámen met inwoners en organisaties in de stad. Dat vraagt nogal wat van medewerkers. We denken niet meer in functies, maar in werkpaketten. Dit vraagt een meer generalistische manier van werken en sterke procesvaardigheden. Je moet bijeenkomsten kunnen leiden, goed kunnen onderhandelen. Eigenlijk ontstaat er dus een nieuw soort vakmanschap. VISITEKAARTJE Van Engelenhoven: Dat zie je terug op mijn visitekaartje. Daar stond vroeger op: accountmanager gebiedsgericht werken. Terwijl er nu staat: beleidsadviseur en projectleider. Die twee begrippen raken de kern van mijn werk: denken en doen. Tom: De vraag was: wat is dat nieuwe vakmanschap precies en wat heb je vervolgens nodig om daar naartoe te groeien? Medewerkers en managers bedachten in 2013 samen wat het nieuwe vakmanschap inhoudt. Een bureau heeft ons geholpen hiervoor een leergang te ontwikkelen. Resultaat: het programma Urban Professional. Deze leergang bestaat uit ongeveer zes modules waarin groepen collega s, zogenoemde basisgroepen, aan de slag gaan met onderwerpen zoals jezelf in relatie tot de ander, regie krijgen in een gesprek en technieken van co-creatie. Na iedere bijeenkomst gaat iedere basisgroep met het geleerde aan de

3 Toke Tom: We denken niet meer in functies, maar in werkpaketten Toke Tom slag in de praktijk. En op basis van de ervaringen wordt de leergang voortdurend aangepast. Organisatieadviseur Annemieke Overmans: Het mooie aan deze structuur is dat er verbinding komt. Een collega zei: tot nu toe ging ik voor de inhoud naar congressen en voor ontwikkeling naar De Baak. In deze leergang komen die twee samen. En doordat iedereen dezelfde leergang volgt, ontwikkel je een gemeenschappelijke taal. Waardoor je een nieuwe manier van werken nog beter kunt toepassen in de praktijk. GEMEENTETJE SPELEN Een voorbeeld. Een onderdeel van de leergang gaat over werken vanuit de bedoeling. Overmans: We horen nu regelmatig iemand bij ons in huis roepen: Wat was ook alweer de bedoeling? Van Engelenhoven: Dat komt omdat helpen vanuit de bedoeling ook echt werkt. Wij moeten vaak vergelijkbare gesprekken voeren met verschillende partijen in de stad. Hoe zorg je er dan voor dat die gesprekken eenzelfde lijn houden en niet verzanden in allemaal deelonderwerpen? Het helpt om te vragen naar de bedoeling van de ander, wat hij wil bereiken. Dan hou je op met gemeentetje spelen en ga je echt naast mensen zitten. De leergang prikkelt bovendien de leergierigheid en het eigenaarschap van mensen. Van Engelenhoven: Als ik bij een andere organisatie ben, vraag ik regelmatig: ik doe een leergang, wil jij mij eens feedback geven? En als een

4 Annemieke Overmans Annemieke Overmans: Doordat iedereen dezelfde leergang volgt, ontwikkel je een gemeenschappelijke taal vergadering niet loopt zoals het zou moeten, durven we in te grijpen en te zeggen: misschien moeten we het anders doen. Zo ziet Tom het graag: We willen een lerende organisatie zijn. En de leergang helpt daar enorm bij. Het vuurtje blijft maar branden. Overmans: Het is een vliegwiel voor een cultuuromslag, voor een echte beweging. EEN-OP-EEN KOPIËREN De leergang is een groot succes. Inmiddels is de vierde groep ermee aan de slag en ook medewerkers van buiten de afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling staan in de rij om mee te doen. Bovendien is de leergang als gemeentebreed voorbeeld meegenomen in het rapport van de Visitatiecommissie Via B, die de organisatievernieuwing monitort. Dat succes is volgens Overmans geen vanzelfsprekendheid. Het is niet zo dat andere gemeenten deze modules een-op-een kunnen kopiëren en dat het dan ook een succes wordt. Er komt meer bij kijken. Allereerst moet zo n leergang op maat gemaakt worden. Anders blijven theorie en praktijk alsnog los van elkaar bestaan. Bovendien moet de leergang passen in een grotere beweging. Van Engelenhoven: In Utrecht was dat niet alleen de oprichting van de afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling, maar ook de invoering van Het Nieuwe Werken, het ambitieuze coalitieakkoord en de verhuizing naar een nieuw pand.

5 Kees van Engelenhoven Kees van Engelenhoven: Als iemand in de stad komt met een idee, heb je binnen drie minuten boven tafel wat de kern is, en stel je de juiste vragen Overmans: En misschien nog wel belangrijker bij ons neemt het management een voortrekkersrol. Tom: Dat klopt. We hebben er nooit zware druk op gelegd, maar de leergang vooral gepresenteerd als een cadeau, dat mensen zelf moesten uitpakken. En we zijn zelf heel betrokken gebleven. Ik ga bij elke groep een keer kijken, en maak regelmatig een rondje langs de teams om te horen hoe het ervoor staat. En wij als managementteam doen in lijn met de leergang ook aan voortdurende reflectie. We oefenen met ontwikkelingsgesprekken voeren en leidinggeven. Hoe benoem je het gewenste gedrag, hoe moedig je aan, hoe coach je? Eigenlijk was de hele afdeling meteen enthousiast over de leergang. Mensen hebben er plezier in. Tom: Natuurlijk zijn er ook mensen die bijvoorbeeld bij een onderdeel Opdrachtgeverschap zeggen: dat kan ik allemaal al. Dan zeg ik: doe toch maar mee, want dan bouw je mee, en ook dat is belangrijk. Bovendien is mijn stelling dat je je moet blijven ontwikkelen. Overmans: Daarom voegen we ook steeds onderdelen toe om het interessant te houden. Datagedreven sturing bijvoorbeeld. BUURTHUISADMINISTRATIE De beweging wordt steeds groter. Er worden steeds meer mensen bij betrokken. Deelnemers vragen bijvoorbeeld wethouders wat zij nodig hebben. Van Engelenhoven: Het is belangrijk dat ook zij begrijpen wat wij doen, en dat we één lijn houden. We hebben als gemeente een tijd geleden bijvoorbeeld gezegd: er zijn te veel buurthuizen, er

6 moet een aantal dicht. Toen kwamen er inwoners die zeiden: kunnen wij die buurthuizen niet overnemen? Wij kunnen een hartstikke leuke programmering maken en er is belangstelling genoeg. Alleen in de administratie zijn we niet goed willen jullie dat dan doen? Geweldig natuurlijk, want dan zijn wij als gemeente echt partner. Maar dan is het wel handig als de Raad het ook zo ziet. De cultuuromslag en de energie van de beweging leveren ook in harde cijfers iets op. Tom: We hebben heel veel geleerd in het proces. We werken meer geïntegreerd en we denken in werkpakketen in plaats van functies. Hierdoor is de wendbaarheid van medewerkers toegenomen en hebben we 20 procent bezuinigd zonder dat er ontslagen hoefden te vallen. En ook dit effectievere werken geeft weer energie. Van Engelenhoven: Wij hebben bijvoorbeeld een Kompas voor Initiatief gemaakt. Als iemand in de stad komt met een idee, heb je binnen drie minuten boven tafel wat de kern van dat idee is, en stel je de juiste vragen. Ik zat laatst met een aantal dames die een idee hadden voor kinderopvang. We hebben de kern besproken, wat zij nodig hadden om dat te realiseren en wat ik van hen nodig had om daarbij te kunnen helpen. We hebben een kwartier gesproken terwijl er een uur voor gereserveerd stond. En iedereen was tevreden. Annemieke Overmans: De leergang wordt vooral gepresenteerd als een cadeau, dat mensen zelf moesten uitpakken