BUDGET BEWAKEN F1.1 H ET BUDGET BEWAKEN F1.2 D EELBUDGETTEN BEWAKEN F1.3 B UDGET BEWAKEN VRAAGT OM AFSPRAKEN. Informatie: Financiën in de afdeling

Transcriptie

1 F1 Informatie: Financiën in de afdeling BUDGET BEWAKEN F1.1 H ET BUDGET BEWAKEN Een van de moeilijke dingen voor een penningmeester bij Jong Nederland is het bewaken van het budget. Hiermee wordt bedoeld, dat je: zicht houdt op de inkomsten en uitgaven aangeeft wanneer een begroting overschreden gaat worden maatregelen neemt wanneer dit zo is. Het is alleen mogelijk om een budget te bewaken als je van te voren duidelijke afspraken over het uitgeven en ontvangen van geld hebt gemaakt. (F1.3, F2.1) F1.2 D EELBUDGETTEN BEWAKEN In de meeste grote afdelingen is het gebruikelijk, dat iedere leeftijds- en werkgroep een eigen budget krijgt. Dit wordt gebruikt om een club te draaien of om een afgesproken activiteit of actie te realiseren. Vanaf het moment, dat de begroting (B3.2, B3.4)) door de leiding is goedgekeurd op de afdelingsvergadering: heeft iedere leeftijds- en werkgroep de beschikking over het haar toevertrouwde budget is iedere groep ook verantwoordelijk voor haar eigen uitgaven. Deze deelbudgetten van de werk- en leeftijdsgroepen worden beheerd door iemand in die groep. Hij is de penningmeester van de werk- of leeftijdsgroep en bewaakt het eigen budget. Bij hem leveren de leiders de bonnetjes in van uitgaven voor hun eigen groep of activiteit. De penningmeester van de leeftijds- of werkgroep legt over die inkomsten en uitgaven verantwoording af aan de penningmeester van de afdeling (F2.3). groep F1.3 B UDGET BEWAKEN VRAAGT OM AFSPRAKEN Dat dit bewaken moeilijk is, telt zowel voor de penningmeester van een werk- of leeftijdsgroep, als voor de penningmeester van de afdeling. Dit komt, omdat veel acties gelijk lopen en diverse mensen aankopen doen. Om zicht te houden op de diverse inkomsten en uitgaven en om te zien of een begroting niet overschreden wordt is het belangrijk, dat: de gemaakte afspraken bekend zijn iedereen zich daaraan houdt er regelmatig een overzicht van de stand van zaken wordt gegeven. Een resultatenoverzicht per halfjaar, het halfjaaroverzicht (F1.4), kan een goed inzicht in de financiële situatie van de club verschaffen.

2 Afspraken over financiën Waarover kan je afspraken maken? Een checklistje: wie mag of mogen er geld uitgeven en/of ontvangen? (F2.1) waarvoor mag er geld worden uitgegeven en/of ontvangen? (F2.1) op welke manier vinden er betalingen en/of ontvangsten plaats? (F2.1) wie is bevoegd voor het doen van contante betalingen? (F2.1) is er een maximum bedrag vastgesteld voor deze betalingen? (F2.1) van wie moet er toestemming zijn voor het uitgeven van grotere bedragen? (F2.1) wie mag er contant geld in bezit hebben? is het geld verzekerd? kunnen er voorschotten verstrekt worden? (F2.3) zijn er afspraken over het omgaan met overschotten en tekorten? (F2.4) wie is er bevoegd om contant geld bij de bank op te nemen en te storten? hoeveel contant geld mag er in huis zijn? wat mag wel en niet gedeclareerd worden? (F2.2) wat moet er gedaan worden als te voorzien is, dat de begroting overschreden zal worden? (F2.4) hoe en wanneer wordt verantwoording over de deelbudgetten afgelegd? (F1.2) wie controleert de verschillende afspraken? F1.4 E EN HALFJAAROVERZICHT Een halfjaaroverzicht is een goed middel om overzicht op de financiën te houden. Met de begroting (B3.2) naast de werkelijke uitgaven en inkomsten kun je controleren of alles volgens planning verloopt. We noemen dit budgetteren per halfjaar. De penningmeester geeft het bestuur en alle andere betrokkenen (penningmeesters van groepen) dit overzicht. Je hoeft dit niet per se per halfjaar te maken. Er zijn ook afdelingen die het plezieriger vinden eens in de drie maanden een overzicht te maken: de boeken af te sluiten en de balanswijzigingen op te stellen. De balans (B4.7) en het exploitatieoverzicht (B4.6) worden eenmaal per jaar opgemaakt. Het voordeel is: dat over een periode van drie maanden inkomsten en uitgaven makkelijker te overzien zijn er sneller overzicht van de financiën is voor het bestuur en de leiding Hoe maak je een halfjaaroverzicht? Bekijk welke kosten in de eerste en tweede helft van het jaar gelijk zijn: maandelijkse huur, rekening voor gas, water, licht, telefoon. Neem van die posten de helft van de bedragen (uitgaven en inkomsten) op de begroting (B3.4) Plaats vervolgens de halfjaarresultaten ernaast. Kijk dan naar de posten die je niet zo maar kunt delen. De contributie en de subsidie bijvoorbeeld krijg je op een bepaald moment in het jaar binnen en ook verzekeringen moeten meestal op één bepaald moment betaald worden. Neem ze afhankelijk van jullie situatie geheel of gedeeltelijk op in het eerste of tweede halfjaar. Maak een planning van de verwachte variabele inkomsten en uitgaven van de activiteiten, verdeeld over het eerste en tweede halfjaar. Voor beide laatste onderdelen kun je handig gebruik maken van de ervaring uit

3 voorafgaande jaren. In een halfjaaroverzicht hoef je geen afschrijvingen of investeringen in het betreffende jaar op te nemen. Wil je het doen, dan krijg je wel een reëel beeld hoe je er financieel gezien voorstaat. Wanneer je een overzicht maakt over een andere periode dan een halfjaar moet je de deelfactor van bovenstaand stuk aanpassen aan jouw situatie. Het voordeel hiervan is dat: je vrij snel in de gaten krijgt wat goed of wat mis is gegaan en in welke periode. je meteen ziet waar en wanneer je grote uitgaven en inkomsten kunt verwachten. En dus ook hoeveel geld je op een bepaald moment ter beschikking moet hebben. Stel dat je bijvoorbeeld in het begin van het jaar de helft van de leden- en huisvestingssubsidie ontvangt. Op je halfjaaroverzicht zie je, dat je de subsidie de eerste maanden niet nodig hebt. Je kan er dan voor kiezen deze voor een bepaalde periode op een spaarrekening te zetten of op een maanddeposito. Stel dat je pas in het tweede halfjaar ruim f aan uitgaven verwacht, terwijl je er in die periode slechts f ontvangt. Je moet het geld, dat je het eerste halfjaar niet besteedt rentedragend wegzetten, maar wel zo dat je er in het tweede halfjaar over kunt beschikken. Zet vast wat je over hebt en zorg dat je voldoende in huis hebt om aan je verplichtingen te voldoen. F F1.5 N AREKENEN VAN EEN ACTIVITEIT Zowel bij kort- of langlopende activiteiten is het goed om na afloop op een rijtje te zetten hoe deze activiteit financieel verlopen is. Hoe groter en duurder de activiteit, hoe belangrijker dit is. Deze gegevens kun je namelijk goed gebruiken, wanneer je een volgende (soortgelijke) activiteit op poten gaat zetten. Hoe reken je een activiteit na? Vergelijk de begrotingscijfers met de werkelijke cijfers. Ga na waarom de resultaten afwijken van de begroting.

4 Voorbeeld van het narekenen van het zomerkamp van de Senioren: ZOMERKAMP SENIOREN IN FRANKRIJK Nodig Begroot Werkelijk Toelichting 1. Accommodatie chalet Elzas 2. Verblijfskosten voeding/drank 3. Vervoer: huur pers.busje bagagebus personenauto 4. Materialen: sport/spelmat. Foto/videomat. lasten Baten lasten baten 400,- 394, ,- 500,- 500,- 200,- 100, , , ,- 480,- 15,- 21,- Niet nodig geweest Geleend 5. Onvoorzien 150,- 291,- Extra reisverzekering 6. Deelnemersbijdrage kamp: 9 x ƒ 285,- 7. Inkomsten oogstactie 2.280, ,- Eén persoon extra 200,- 899,- Oogst was fantastisch TOTALEN 4.350, , , ,- Tekosrt ƒ 186,- Bijgepast uit clubkas F1.6 W AT DOE JE MET GEGEVENS? De gegevens uit een halfjaaroverzicht en een nagerekende activiteit vertellen je hoe een activiteit financieel loopt of gelopen is. Gaat het tot nu toe goed, is het goed gegaan, of liep het mis? Misgaan wil niet alleen zeggen dat er teveel is uitgegeven. Het kan ook betekenen dat je: veel te veel voor een bepaalde activiteit begroot hebt veel te weinig hebt uitgegeven omdat je de activiteit kleinschaliger of slechter hebt uitgevoerd je het geld niet op de juiste manier hebt uitgegeven, bijvoorbeeld te veel geld aan snoep in plaats van aan spelmaterialen. Wanneer de penningmeester deze gegevens op papier zet, krijgen leiding en bestuur zicht op de activiteiten en de financiën. Daardoor kunnen zij samen met de penningmeester aan de hand van een halfjaaroverzicht (F1.4) en aan de nagerekende activiteit (F1.5) oplossingen voor financiële problemen zoeken en problemen in de toekomst vermijden. Er kan bijvoorbeeld gekozen worden om: een bepaalde activiteit af te blazen er op te bezuinigen te zoeken naar extra inkomsten In het geval van voorbeeld van het seniorenkamp (F1.5) kan besloten worden om een tweede actie te organiseren, extra inspanning aan ledenwerving te besteden of vrienden van buiten Jong Nederland mee op kamp te laten gaan.

5 F2 GELD UITGEVEN F2.1 B ETALINGEN DOEN In een afdeling doet de penningmeester betalingen, maar ook leiders geven geld voor de club uit. Deze betalingen moeten in overleg met de penningmeester gebeuren en op de manier die daarover is afgesproken. Dat betekent niet dat je voor iedere uitgave de penningmeester moet bellen. Het betekent wel, dat in iedere afdeling duidelijke afspraken gemaakt moeten worden over het doen van betalingen (F1.3). Deze afspraken moeten, ook wanneer jullie niet werken met deelbudgetten voor werk- en leeftijdsgroepen (F1.2) zwart op wit staan en bij alle leiders en bestuursleden bekend zijn. Voorbeelden van afspraken over betalingen In het algemeen kun je stellen dat de penningmeester de grotere betalingen voor zijn rekening neemt en de leeftijds- en werkgroepen zorgen voor een aantal kleinere betalingen. Wat suggesties: de penningmeester van de afdeling betaalt: accommodatiekosten landelijke contributie verzekeringen cursusgelden en reiskosten er naar toe betalingen boven f 500,- verplichtingen boven f 500,-. Verplichtingen zijn afspraken over het afnemen van goederen of diensten die je al gemaakt hebt, maar waarvan je de nota nog niet ontvangen hebt. de penningmeesters van de werk- en leeftijdsgroepen betalen: materialen, voeding, andere kosten voor activiteiten reiskosten voor activiteiten betalingen beneden f 500,- voor de eigen groep verplichtingen beneden f 500,- voor de eigen groep De hoogte van het bedrag dat bij de laatste twee punten wordt vastgesteld, mag nooit meer zijn dan het jaarbudget van de leeftijds- of werkgroep. groep De penningmeester van de afdeling houdt altijd inhoudelijk controle op de uitgaven van een leeftijds- of werkgroep. Hij controleert of de groep het geld bijvoorbeeld wel voor activiteiten gebruikt en niet alleen voor snoep of dat de groep niet één hele dure activiteit doet en dan geen geld voor andere programma's meer heeft. Suggesties voor verdere afspraken: betalingen en verplichtingen boven de f 1000,- mag de penningmeester niet alleen ondertekenen. Hiervoor heeft hij de handtekening van een tweede bestuurslid nodig. rekeningen moeten binnen een maand voldaan worden

6 de betalingen worden zoveel mogelijk per bank of giro voldaan. Op deze manier is de administratie het beste controleerbaar. er wordt zo min mogelijk met een kas gewerkt. Goede afspraken vooraf scheppen duidelijkheid en voorkomen discussie en onvrede. F2.2 D ECLARATIES Declaraties betreffen geld, dat vooraf door leiders of bestuursleden uit eigen zak betaald is ten behoeve van de afdeling. Het is belangrijk af te spreken wat wel en niet declarabel is. Gebruikelijk is, dat alle reëel gemaakte kosten vergoed worden: materiaal voor een spel, drinken tijdens een clubbijeenkomst, portokosten voor verjaardagskaarten. Maar wat doe je met benzinekosten? Of met telefoonkosten? Wanneer en hoeveel? Het is niet mogelijk om hier richtlijnen voor alle afdelingen te geven. Er zijn afdelingen, die bijvoorbeeld subsidie voor cursussen krijgen. In zo'n afdeling mag een leider de kosten voor een cursus en de reis er naar toe declareren. Over benzinekosten kun je bijvoorbeeld afspreken, dat je die vergoed krijgt als je expliciet gevraagd wordt voor de afdeling of groep te rijden. Bijvoorbeeld wanneer jullie met elkaar het kampterrein gaan verkennen. Het is aan te raden met standaarddeclaratieformulieren te werken. Op de volgende pagina een voorbeeld van een declaratieformulier, zoals dat gebruikt wordt door Jong Nederland Pius X in Wognum. Maak er een gewoonte van: uitgaven over vaste tijdvakken te declareren. Zo houdt de penningmeester er zicht op hoeveel geld er al is uitgegeven. Lever bij je declaratieformulier bonnetjes of kwitanties in. een uiterste datum voor het indienen van declaraties af te spreken. Het is bijvoorbeeld onmogelijk de kosten voor kerstactiviteiten te berekenen als je een halfjaar later nog declaraties daarvoor krijgt.

7 Declaratie Naam: Periode*: [ ] sep - okt - nov [ ] dec - jan - feb [ ] mrt - apr - mei [ ] jun - jul - aug Adres: Bank-/gironummer: Leeftijds- of werkgroep: Datum uitgave Omschrijving Bedrag Totaal Bonnetjes met nietje of paperclip aanhechten! - Dit gedeelte niet zelf invullen - Code Datum: bedrag Handtekening: Accoord penning- meester: *Kies deze kwartaalindeling wanneer het seizoen van september tot september loopt.

8 F2.3 H ET WERKEN MET VOORSCHOTTEN groep Vaak geeft de penningmeester een voorschot aan leeftijds- en werkgroepen, bijvoorbeeld per maand, per halfjaar of per activiteit. Bij iedere bestuursvergadering, maar toch zeker aan het eind van het halfjaar of direct na de activiteit volgt de afrekening (F1.2). De penningmeester van de groep laat aan de hand van de bonnetjes zien wat de werkelijke kosten zijn geweest. Het voorschot wordt daarmee verrekend. Om problemen te voorkomen moet je: de voorschotten op een correcte manier in de boekhouding verwerken (zie F4.5) elk voorschot zo snel mogelijk laten verantwoorden en verrekenen (F2.2). Wanneer je dat niet doet kun je het overzicht verliezen: bonnetjes zijn kwijt geraakt, niemand weet meer bij welke activiteit welke bonnetjes horen en of er nog declaraties volgen. F2.4 O VERSCHOTTEN EN TEKORTEN Stel je hebt voor jullie Minioren een budget van f 500,-. Bij het halfjaaroverzicht blijkt dat zij ruim f 200,- minder hebben uitgegeven dan begroot was. Mag de Miniorenleiding deze 'winst' nu gewoon aan iets voor de Minioren besteden, wat ze zelf leuk vinden? Nee, dat kan niet. Er is namelijk van tevoren in de begroting bepaald wat er met dat geld gedaan had moeten worden. Voordat het bestuur een beslissing neemt over wat er nu met dat geld gaat gebeuren, moet een aantal punten bekeken worden: zijn ook alle activiteiten uitgevoerd waar voor de begroting was opgesteld? zijn alle rekeningen, die je in het eerste halfjaar gepland had, ook al binnen en zijn zij geboekt? is de begroting mogelijk fout opgesteld. Voorzichtigheid bij het nemen van een beslissing hierover is geboden. Wanneer een werk- of leeftijdsgroep een tekort heeft, moet ook gekeken worden waardoor dit tekort is ontstaan. Pas als dat duidelijk is kan een beslissing genomen worden hoe het tekort wordt gedekt.

9 De vragen, die gesteld moeten worden zijn: zijn er meer activiteiten uitgevoerd, dan waar de begroting voor was opgesteld? Waren die zinvol voor de groep of afdeling? zijn er al rekeningen binnen en geboekt, die pas voor een komende periode begroot stonden? is de begroting fout opgesteld? Hamer er op, dat zowel tekorten als overschotten besproken worden met de afdelingspenningmeester, in het bestuur of op de afdelingsvergadering, zodra ze gesignaleerd worden. F

10 F3 GELD ONTVANGEN Zonder geld kun je geen club draaien. Dat geld moet ergens vandaan komen. Bij de meeste afdelingen zijn er vier bronnen van inkomsten. leden betalen contributie (F3.1) leden betalen deelnamegeld, bijvoorbeeld kampgeld. gemeente verstrekt subsidie (F3.4) acties op touw zetten F3.1 V ASTSTELLEN VAN DE CONTRIBUTIE De hoogte van de contributie stel je met je eigen afdeling vast. Daar zijn geen regels voor te geven. Iedere afdeling heeft namelijk zijn eigen lasten, inkomsten en activiteiten. Die verschillen onderling fors. Bepalend voor de hoogte van de contributie zijn jullie inkomsten uitgaven wensen, soort activiteiten. Hieronder vind je een aantal aspecten, die je zeker moet overwegen bij het vaststellen van de contributie. Betreffende de uitgaven de hoogte van de vaste lasten: huur, gas, licht, water, gemeentebelastingen, verzekeringen, landelijke contributie het onderhoud aan het gebouw: oud of nieuw gebouw, van jullie zelf of van de kerk of de gemeente. afschrijving inventaris en materialen aanschaf van materialen: tenten, kasten deelnamegeld voor cursussen en activiteiten voor leiding en de reiskosten erheen van hoeveel leden kan je uitgaan? wordt voor kampen en activiteiten een aparte deelnemersbijdrage gevraagd of wil je een all-in-contributie? betalen leeftijdsgroepen als Senioren en 16+ers meer contributie, omdat zij duurdere activiteiten doen? betaalt leiding haar eigen uitje, presentje of verreken je dat in de contributie? de hoogte van de organisatiekosten: portokosten, telefoonkosten, koffie en koekjes, drukken van clubblad, Jong Nederland-briefpapier, acceptgirokaarten enzovoort. Bepaal een streefpercentage van de contributie, dat rechtstreeks aan de leeftijdsgroepen wordt besteed. Dit is ook een stuk verantwoording naar ouders.

11 Betreffende jullie inkomsten subsidie van de gemeente (F3.4)? vaste inkomsten uit de verhuur van het clubgebouw? acties? Deze echter alleen mee laten tellen als je erop kunt rekenen, dat ze jaarlijks een redelijk constant bedrag opleveren. Simpel gezegd trek je nu de inkomsten van je uitgaven af. De uitkomst is het bedrag, dat je moet binnenkrijgen. Dit kan in de vorm van: all-in contributie: bedrag delen door gemiddeld aantal leden. contributie en extra deelnemersgeld: bijvoorbeeld voor kampen, weekenden, toernooien, grote activiteiten. houden van acties, werven van fondsen (F3.7), sponsors (F3.14), subsidies (F3.4). Wanneer je hiervoor kiest, moet je je goed realiseren, dat je hier jaarlijks een flinke hoeveelheid tijd en energie in moet steken. Verhoog je contributie jaarlijks een klein beetje. Een forse verhoging in één keer doorvoeren om extra lasten op te vangen geeft meer weerstand. Komt het grootste deel van je contributie via machtigingen of acceptgiro's binnen? Vraag je dan af of het extra werk opweegt tegen de baten. F F3.2 I NNEN VAN CONTRIBUTIE Hoe je de contributie en deelnamegelden int heb je als afdeling zelf in de hand. Er zijn verschillende mogelijkheden om dit te doen. Laat je bij jullie bank of bij de giro voorlichten en adviseren welke betalingswijze voor jullie afdeling het beste is. Punten die daarbij spelen zijn: het aantal betalingen op die manier de kosten die er aan verbonden zijn de voordelen die het jullie afdeling biedt De mogelijkheden zijn: contant betalen bij de eigen leiding van de groep Deze manier kent veel nadelen. Hij wordt nog maar erg weinig gebruikt. 1. Ouders en kinderen vergeten het geld mee of af te geven. 2. Geld komt op diverse plaatsen in de afdeling binnen. 3. Er ontstaan makkelijk fouten, door het niet of niet correct noteren, zeker als er geen betalingsbewijs wordt gegeven, of het kind dit niet thuis afgeeft. 4. Het kost veel tijd en energie achterstallige contributie binnen te krijgen. Per bank of giro over maken Dit is de meest gebruikelijke manier. Alle leden wordt gevraagd de contributie voor een bepaalde datum over te maken. Dit gebeurt met een nota aan de ouders of verzorgers. Bij een brief kan een voorbedrukte acceptgiro toegevoegd worden. Het grote voordeel hiervan is dat leden correct en snel betalen. Dit voordeel kan voor grote afdelingen opwegen tegen de kosten, die voor de acceptgiro en eventueel voor de verzending van de brief gemaakt moeten worden. Laat je dit goed voorrekenen door je bank! Wie met acceptgirokaarten wil gaan werken moet een acceptgirocontract met de bank afsluiten. Het beste kun je contact opnemen met je eigen bank om te infor-

12 meren: hoe dat in zijn werk gaat en wat de kosten zijn die de bank voor acceptgiro's berekent. Vraag dit ook na bij andere banken, omdat er verschillen in zitten. Machtiging Met een machtiging kun je op van te voren vastgestelde momenten de contributie automatisch van de giro of bank van de leden naar jullie giro of bank laten overschrijven. Betalen per machtiging biedt voor jullie veel voordelen: je kan de betalingsdatum zelf plannen. Zo weet je precies, wanneer je het geld op je rekening hebt staan. je hoeft ouders geen nota en/of acceptgirokaart te sturen. Dat bespaart je kosten. weinig last van wanbetalers Deze voordelen wegen op tegen de kosten die aan deze vorm van betalen verbonden zijn. Bedenk echter wel, dat lang niet iedereen per machtiging wil betalen. Er zijn verschillende manieren om via de machtigingen het geld te ontvangen: handmatig (via optisch leesbaar formulier) via diskette via een financieel computerprogramma (bijvoorbeeld girotel). De keuze ervan is afhankelijk van het aantal overschrijvingen en van jouw interesse. Informeer bij je eigen bank of de giro wat je moet doen om te starten met een systeem van machtigingskaarten. groep groep Stimuleren van het betalen per machtiging Bij Jong Nederland Drunen is dit op de hieronder beschreven manier goed geregeld. De eerste keer dat contributie betaald moet worden krijgen de ouders een acceptgirokaart met daarop de contributie voor het lopende kwartaal. Daarna zal Jong Nederland middels een automatische incasso de contributie van de rekening van de ouders afschrijven. Zij moeten de afdeling hiervoor wel machtigen. Een huisbezoek (C1.3) is daarvoor een goede gelegenheid. Voor dit systeem bestaat een drietal kaarten. De groene kaart: hiermee kunnen de ouders jullie machtigen. De penningmeester regelt dan dat aan het begin van ieder kwartaal (op 1 januari, 1 april, 1 juli en 1 oktober) de contributie automatisch van de rekening van de ouders wordt afgeschreven. Deze machtigingskaart laat je tijdens het ouderbezoek (C1.3) invullen en geef je daarna aan jullie secretaris. De gele kaart: als ouders het niet eens zijn met een automatische afschrijving hebben zij een maand de tijd om de bank of het girokantoor opdracht te geven het bedrag terug te boeken. Hiervoor moeten ze de gele kaart opsturen naar de bank. De rode kaart: op het moment dat een kind zich officieel (schriftelijk) afmeldt van Jong Nederland kan de machtiging ingetrokken worden door de rode kaart in te vullen. Dit kan door de eigen leiding of door jullie secretaris die over een actueel ledenbestand beschikt, gedaan worden. Houd wel rekening met één week tijd voor verwerking. Als ouders vragen hebben die jij niet kunt beantwoorden of als ouders onoverkomelijke bezwaren tegen automatische incasso's hebben, laat ze dan contact opnemen met jullie secretaris of de penningmeester. Het is dan mogelijk om de groep of

13 contributie met acceptgirokaarten te betalen. Hiervoor worden wel extra kosten in rekening gebracht. F F3.3 A DMINISTRATIE VAN DE CONTRIBUTIE Het innen van contributie vraagt een aantal administratieve stappen: tijdig versturen van de nota's al dan niet met acceptgiro's. Achterstallige contributie wordt hierop eveneens genoteerd. binnengekomen bedragen controleren. Bedrag en datum direct noteren op een contributielijst. de niet-betalers na een maand een aanmaning sturen met het verzoek binnen twee weken alsnog te betalen. Zorg ervoor dat je in principe de contributie vooraf laat betalen. Een voorbeeld van een contributielijst 1 e kwartaal 2 e kwartaal 3 e kwartaal 4 e kwartaal naam datum bedrag Datum bedrag datum bedrag datum bedrag totaal opmerkingen Bert Arends Dukdalf CC Angelique Emons Kastanjelaan 3824 KP Emy van Elst Mezenstraat CJ 10/ / / / / / / / / / / / Jack van Eerd Kanaristraat DL zie jaar vorig 10/ / / /12 ƒ 20.- voldaan vooraf Elmo Franuski Kennedylaan GW Amanda Geelen Daalstraat ZJ Evert de Groot Belgiëstraat BG Tristan Hoveniers Lijsterbos JN Suzanne van Heelst Kompas CA Berry de Hoop Chopinstraat AT 18/ / / / / / afdeling verlaten / / / e kwartaal nog betalen 12/ / / / / / / / / / / / /12 ƒ 20.- voldaan vooraf Totalen of Geautomatiseerde ledenadministratie Wie een geautomatiseerde ledenadministratie heeft kan deze combineren met een financieel programma (F4.6). Zo kan de administratie van de contributie-inning geautomatiseerd worden. Een goed computerprogramma om de ledenadministratie bij te houden is: Davie-adres. Bovendien erg makkelijk voor adressering. Daarbij natuurlijk aangetekend, dat computerprogramma's vernieuwen. Laat je dus goed voorlichten door een deskundige. Ook Jong Nederland heeft ze voor je! Zie onderstaande tip.

14 Heeft jullie afdeling behoefte aan advies of informatie over allerlei financiële zaken: opzetten financiële administratie, contributie-inning, financiële computerprogramma's, boekhoudkundige tips of ondersteuning? Je kunt altijd terecht bij: Jan Willems van de afdeling Jong Nederland Hoogezand-Sappemeer: een zeer ervaren afdelingspenningmeester. Zijn telefoonnummer is:

15 SUBSIDIES F3.4 S UBSIDIES, EEN BELANGRIJKE BRON VAN INKOMSTEN Subsidie is een structurele bijdrage van de overheid om particuliere initiatieven en activiteiten in stand te houden of op te zetten. Veel Jong Nederland-afdelingen krijgen van de gemeente subsidie. De laatste jaren snijden de gemeentes flink in de subsidies. Daarbij wordt Jong Nederland niet ontzien. Veranderingen van subsidieregels en bezuinigingen zijn bijna aan de orde van de dag. Om toch te kunnen (blijven) profiteren van de subsidie is het belangrijk goed voor jezelf op een rijtje te krijgen: hoeveel het clubdraaien jaarlijks kost vervolgens hoe je dat gaat betalen en op de hoogte te zijn van het subsidiebeleid en de wijzigingen. Hoewel de gemeenten steeds verder bezuinigen is het toch vaak nog één van de belangrijkste inkomstenbronnen voor de afdelingen. De gemeente geeft de subsidie nooit zomaar voor niks weg. Er staat altijd een tegenprestatie tegenover. Vraag bij de gemeente de subsidieregeling aan. Bestudeer hem heel goed. Je weet dan precies welke tegenprestatie de gemeente van jouw afdeling verlangt. Welke subsidieregelingen zijn er? Iedere gemeente kent eigen subsidieregelingen. Een aantal mogelijkheden waarop een gemeente subsidie kan geven is: subsidie in de vorm van een vast bedrag per jaar subsidie in de accommodatiekosten of een percentage ervan subsidie in de exploitatielasten of een percentage ervan, bijvoorbeeld een gedeelte van de activiteitenkosten of kadervorming subsidie op basis van aantal jeugdleden, aantal leiding of combinatie subsidie voor deskundigheidsbevordering eenmalige subsidies, bijvoorbeeld om de Oranjefeesten te organiseren projectsubsidies, bijvoorbeeld een survival waaraan 'moeilijke jeugd' kan deelnemen of voor een project gericht op een ontmoetingsactiviteit met het naburig asielzoekerscentrum allerlei combinaties zijn ook denkbaar Het rijk en veel gemeenten subsidiëren activiteiten voor en door jongeren. In veel regelingen vallen kinderen en jongeren tot 23 jaar in die categorie. Het kan dus meer opleveren als je jonge leiding voor de subsidie tot de jeugdleden rekent.

16 Als je vragen hebt over de subsidieregeling in je gemeente, blijf daar dan niet mee zitten. De gemeente kan je precies vertellen hoe de regeling in elkaar steekt en een gesprek met de wethouder of ambtenaar Jeugdzaken/ Welzijn is gauw geregeld (C3.3). F3.5 S UBSIDIE AANVRAGEN Een afdeling die in aanmerking wil komen voor gemeentesubsidie, belt de gemeente. Daar vraag je welke stappen bewandeld moeten worden. Deze verschillen per gemeente. De meeste gemeenten werken met een subsidieformulier. Dit is een formulier vol vragen. Deze moet je invullen. Uit de antwoorden moet blijken, dat jullie de aangevraagde subsidie op een goede manier zullen gebruiken voor het jeugdwerk en de besteding past in het beleid van de gemeente. Wanneer de gemeenteraad van deze beide zaken overtuigd is kan zij de subsidie toekennen. Wat wil de gemeente weten? de doelstelling van Jong Nederland de behoefte die er is aan deze vorm van jeugdwerk op welke leeftijdsgroepen je je richt de samenstelling van jullie jeugdleden: aantal, leeftijdverdeling, uit welke dorpen en/of wijken, wat de achtergrond is: allochtonen, gehandicapten samenstelling van kader: aantal, leeftijden, milieu het belang van jullie afdeling voor de wijk of het dorp? Behalve deze algemene vragen wil de gemeente de volgende stukken: statuten van de afdeling: hierin staat officieel het doel, de werkwijze en de middelen van de afdeling (G4) het beleidsplan (B2.1): daarin staat wat jullie met de afdeling in de komende jaren willen bereiken jullie werkplan (B2.2, B2.3): daar staan jullie activiteiten en acties van dit jaar in. een begroting (B3.2, B3.3): waarin de cijfers bij het beleidsplan en het werkplan te vinden zijn jaarverslag (B4.2): wat heeft de afdeling vorig jaar gerealiseerd een exploitatieoverzicht (B4.6) en de balans (B4.7)): dit zijn de cijfers bij je jaarverslag Stem je eigen plannen af op hetgeen waar aan de gemeente subsidie geeft. Je weet dit door het jeugdbeleid en de subsidieregelingen bij de gemeente aan te vragen. Dat betekent niet, dat je je eigen doelen moet laten varen. Wel dat je kunt inspringen op doelstellingen van de gemeente. Bijvoorbeeld: heeft de gemeente integratie met buitenlanders hoog in het vaandel? Dan is voor een activiteit samen met asielzoekers goed subsidie te krijgen. geeft de gemeente prioriteit aan jeugdparticipatie? Bij Jong Nederland zit dat al vanzelfsprekend in het programma. Benadruk dan juist dat element. heeft de gemeente behoefte aan kwalitatief goed jeugdwerk? Benadruk dan het belang van cursussen voor Jong Nederland-leiders. Je afdeling goed presenteren Je goed presenteren aan de gemeente is essentieel bij het aanvragen van subsidie. Daarom moet je:

17 weten wat je afdeling te bieden heeft en wat jullie zwakke kant is. (B1.3) in enthousiaste bewoordingen de vragen beantwoorden het ingevulde formulier, je beleidsplan, werkplan, jaarverslag, begroting, balans er goed uit laten zien. Dat betekent netjes, verzorgd, zonder taal- of spellingfouten, goed leesbaar en natuurlijk herkenbaar als Jong Nederland, door het Jong Nederland-logo. zorgen dat de papieren op de juiste datum bij de juiste ambtenaar liggen. Let dus goed op de uiterste inleverdatum. ervoor zorgen dat je 'behoeftig' overkomt. Een afdeling, die winst maakt komt minder gauw in aanmerking voor subsidie. Van aanvraag naar uitbetaling Tussen het tijdstip van aanvraag van subsidie en toekenning en tenslotte de uitbetaling van subsidie kan veel tijd zitten. De aanvragen voor het komende jaar moeten meestal al voor de zomervakantie bij de gemeente binnen zijn. Dat komt omdat de aanvraag langs veel ambtenaren moet voor uiteindelijk tot uitbetaling wordt overgegaan. De gemeente ontvangt subsidie van de rijksoverheid. Deze subsidie moet passen in een groter 'plan'. Dit is het sociaal-cultureel plan van de gemeente. De subsidieregelingen worden opgesteld door de gemeentecommissies, gemeenteambtenaren en de wethouder. Het sociaal-cultureel plan vormt het uitgangspunt. De gemeenteraad stelt deze regelingen vast. De gemeenteraad verdeelt de pot. Zij bepaalt hoeveel subsidie aan jullie afdelingen verstrekt wordt. Lobbyen dus! (C3) Vervolgens voert een ambtenaar in opdracht van de burgemeester en wethouders de regeling uit. Je ziet, dat de gemeenteraad, wethouders en de burgemeester bij het bepalen van het subsidiebeleid de hulp van gemeentecommissies, bijvoorbeeld de commissie jeugdzaken, en de ambtenaren krijgen. Het is hun dagelijks werk de plannen en voorstellen van de raad en het college voor te bereiden en uit te voeren. Hoewel de ambtenaren uiteindelijk niet de beslissingen in de gemeente nemen, is hun invloed op het gemeentebeleid erg groot. Zij beschikken immers over veel informatie, schrijven de voorstellen en voeren beslissingen uit. Dit geeft aan hoe belangrijk het is ook met deze mensen goede contacten te onderhouden. Stuur bijvoorbeeld je clubblad op en lobby binnen de politiek. (C3 en P1.1, P1.2, P3.2, P3.3) F F3.6 I NVLOED UITOEFENEN OP DE GEMEENTE Als je weet hoe de gemeente werkt en langs welke weg een subsidieaanvraag behandeld wordt, kun je gericht invloed uitoefenen op de gemeente. Een aantal tips vind je bij C3.

18 FONDSEN F3.7 F ONDSEN WERVEN Een fonds is een kapitaal dat voor een bijzonder doel is vastgelegd. Er zijn in Nederland honderden fondsen. Een stuk of twintig hebben het jeugdwelzijn tot doel. Al deze fondsen hebben daarbinnen een specifiek doel. Zij steken geld in initiatieven, instanties of particulieren die een stukje van dat doel kunnen realiseren. Ieder fonds heeft een doelstelling, een doelgroep en voorwaarden waaraan fondsaanvragen moeten voldoen. Op basis van die uitgangspunten kan een fonds beslissen tot het verstrekken van een gift of lening. Het verschil tussen subsidie en een fonds Het grote verschil met subsidie is dat een fonds eenmalig geld geeft en nooit voor steeds terugkerende zaken als onderhoud van je gebouw of kadertrainingen. Heb je echter eens een keer een bijzondere training op het oog, of moet je een reparatie of verbouwing uitvoeren dan kan een fonds de financiën hiervoor uitkeren. Ieder fonds heeft eigen voorwaarden Om er zeker van te zijn, dat het geld aan het door het fonds gestelde doel besteed wordt, stelt het een aantal voorwaarden. Zo'n voorwaarde is bijvoorbeeld dat het geld gebruikt moet worden om de participatie van jongeren te bevorderen. Daarnaast stelt het fonds een aantal randvoorwaarden. Bijvoorbeeld, dat de gift van het fonds aanvullend moet zijn. Dat betekent dat je als afdeling nooit voor alle kosten een beroep op een fonds kunt doen. De meeste fondsen willen meebetalen. Met deze (rand)voorwaarden moet je dus terdege rekening houden als je met je afdeling een fonds benadert. Ik dit, jij dat Wie een fonds benadert, stelt dus eigenlijk een ruil van diensten voor: ik (Jong Nederland) werk concreet aan het doel, jij (fonds) geeft geld om dat te doen. Als je met dit uitgangspunt werkt, betekent dat, dat de afdeling nooit de invalshoek kiest van 'we willen zoveel, maar we hebben geen geld'. Nee, je maakt als afdeling plannen en probeert op een zakelijke, maar enthousiaste manier op papier te zetten hoe deze plannen ook in het belang zijn van het fonds. Algemene voorwaarden Hoewel ieder fonds haar eigen voorwaarden stelt, is er een aantal, dat je bij vrijwel ieder fonds aantreft: de afdeling moet een rechtspersoonlijkheid (een stichting of vereniging) zijn en beschikken over statuten (G4) de bijdrage van een fonds is bijna altijd aanvullend. Dat wil zeggen het fonds neemt de kosten niet allemaal voor haar rekening. Het verwacht een eigen bijdrage van de afdeling. Dit kan in geld zijn, maar ook in vrijwillige arbeid. de bijdrage van een fonds is altijd aan een afgebakend project verbonden. Een fonds zal nooit structureel, elk jaar bijdragen aan het tekort in de exploitatierekening (B4.6) van de afdeling.

19 de vormen van geldelijke steun zijn vastgelegd. Fondsen zullen meestal een maximum en een minimale bijdrage hanteren. Vaak zijn de bijdragen in de vorm van giften, maar er bestaan ook regelingen voor leningen tegen lage renten of zelfs renteloos. F3.8 E EN FONDSGERICHTE AANVRAAG Als je bovenstaande leest, kun je concluderen, dat je ieder fonds op een eigen manier moet benaderen. Een standaard 'bedelbrief' schrijven, die niet aansluit op de doelstelling van het fonds en haar doelgroepen is verspilde moeite. Je moet duidelijk maken: wie je bent wat je doet wie je bereikt wat je wil op welke manier je dat wilt realiseren om hoeveel geld het gaat welke eigen bijdrage de afdeling levert of je nog andere fondsen aangeschreven hebt wat je in de toekomst doet met hetgeen waarvoor nu geld wordt aangevraagd: hoe levensvatbaar zijn jullie, en is jullie plan? Je kunt er baat bij hebben bij fondsen de nadruk te leggen op speciale kwaliteiten. Vermeld bijvoorbeeld bij het Fonds Katholieke Noden dat je afdeling van oorsprong katholiek is. F3.9 I NFORMATIE VERZAMELEN VOOR EEN FONDSAANVRAAG Voordat je een fonds gaat aanschrijven, verzamel je eerst allerlei informatie: bedenk op de eerste plaats waarvoor je het geld nodig hebt ga kijken hoe het financiële plaatje wordt om je plan te realiseren (financieringsplan). bedenk voor welk bedrag en welk onderdeel in het plan je voor een stuk aanvullende financiering een fonds kan benaderen. ga op zoek naar fondsen, wiens doel en doelgroep aansluiten bij jullie plan. Grote fondsen, zoals het Koningin Julianafonds benader je alleen voor grote projecten van bijvoorbeeld f en meer. Wanneer namelijk een fonds aan je afdeling een bijdrage heeft gegeven duurt het soms járen voordat ze weer bereid zijn een financiële bijdrage te leveren. Voor kleinere projecten, dus kleinere bedragen, benader je kleinere fondsen!

20 F3.10 V ERKOOP JEZELF GOED Alleen met het verzamelen van de zakelijke gegevens ben je niet klaar. Essentieel bij de fondsaanvragen is dat je heel goed weet waar jullie afdeling voor staat wat je je leden te bieden hebt wat je betekent in het eigen dorp of de eigen wijk wat jullie sterke en zwakke kanten zijn. Een hulpmiddel om dat te kunnen beschrijven is vind je beschreven in B1.3. Je moet nooit achteraf, nadat het project al gerealiseerd is, bij een fonds aan de deur kloppen. Terwijl je bezig bent met een financieringsplan voor je plan ga je ook al op zoek naar geschikte fondsen. F3.11 E EN FONDSAANVRAAG STAP VOOR STAP Wie een fonds aanschrijft moet het fonds goede en eerlijke informatie geven. Je probeert echter wel je aanvraag zo gunstig mogelijk op te stellen. Een voorbeeld: Jong Nederlanders doen hun klus vrijwillig, gewoon omdat het hartstikke leuk is. Ga je met fondsen in zee, dan willen de meeste niet alles betalen, maar mee financieren. Het is dan aan te bevelen de gratis inzet van Jong Nederlanders in geld om te zetten. Stel dat je al hun werkuren zou uitbetalen, hoeveel zou je dat als afdeling kosten? Een fonds wil weten wat jezelf inbrengt. Jullie inbreng is dus zoveel manuren à zoveel gulden per uur. Datzelfde telt voor materialen, die jullie ritselen. Ook dat breng je in! (F3.12) Ga er vanuit dat je voor bijna elke activiteit een drietal zaken nodig hebt: menskracht kennis materialen A. Zet op een rijtje wat voor jullie plan nodig is aan menskracht, kennis, en materialen. Vul in wat je hiervan als afdeling in huis hebt en wat je elders moet halen. Je werkt hiervoor met een paar standaardvragen: wat hebben we al in huis? wie kan iets krijgen, maken of lenen? wie kan iets regelen zonder geld? wie kan iets regelen met korting? Je stopt deze antwoorden niet onder de tafel met 'mooi geritseld', maar je noemt ze in de aanvraag (F3.12). B. Ga dan na wat er nog aan materialen en financiën ontbreekt en toch beslist noodzakelijk is om je plan uit te voeren.

21 C. Bepaal hoe je datgene wat ontbreekt voor elkaar gaat krijgen: met fondsen? met extra gemeentesubsidie? met acties? met sponsoring? D. Werk de aanvullende financiering wat betreft fondswerving verder uit: verzamel informatie over de verschillende fondsen en vooral ook over de criteria die de fondsen hanteren zijn er fondsen met wie jullie al eerder contact hadden? bedenk voor welke uitgaven je welk fonds wilt gaan benaderen. u kunt ook op internet zoeken E. Formuleer dan waarom het voor dat bewuste fonds zinvol is om juist aan jullie projecten geld uit te geven. Neem in die overweging mee: doelstelling van Jong Nederland de vraag naar jeugdwerk door de omgeving en speciaal naar jullie afdeling vraag/aanbod jeugdwerk in de gemeente en jullie afdeling jullie bereik: leeftijdsgroepen jeugdleden (beschrijving jeugdleden, aantallen, afkomst bijvoorbeeld kinderen uit achterstandswijk of allochtonen, gehandicapten in je afdeling) leiding (beschrijving leiding en aantal), beschrijving clubgebouw beschrijving activiteiten F. Schrijf tenslotte per fonds een gerichte fondsaanvraag. Geef daarbij altijd aan voor welke uitgaven voor het plan de afdeling bij het fonds aanklopt. Het fonds moet als het jullie aanvraag leest er van overtuigd zijn dat het om een zinvol, en levensvatbaar project gaat dat past binnen de criteria die het fonds zelf stelt. of Inhoud van de aanvraag: concrete omschrijving van het project: verwerk hierin stap D en E fasering van het project begroting van het project, zo realistisch mogelijk financiering van het project, zo realistisch mogelijk. Denk aan het belang van: eigen bijdrage in arbeid en geld, zoals aan het begin uitgelegd. medefinanciering door bijvoorbeeld de gemeente. Wanneer je al een toezegging van de gemeente binnen hebt, heb je een streepje voor. Bij de aanvraag wordt meestal ook een aantal bijlagen gevraagd: statuten van de afdeling (G4) werkplan (B2.3), begroting (B3.2) en exploitatieoverzicht (B4.6) Tenslotte vraagt het fonds meestal of: de afdeling overheidssubsidie ontvangt welke subsidieregeling hierbij van toepassing is en of het project ook nog bij andere fondsen is ingediend. Fondsen vinden het erg belangrijk dat een project 'duurzame' vruchten afwerpt. Dat betekent dat een fonds bij het beoordelen van projecten er op let dat het dorp, de

22 wijk of de afdeling ook nadat het plan voltooid is, nog steeds de positieve uitwerking ervan ervaart. Vaak hebben fondsen standaard aanvraagformulieren voor het indienen van een aanvraag. Gebruik deze formulieren in dat geval op een correcte manier. Wanneer je onvoldoende ruimte hebt op de aanvraagformulieren zelf, kun je aparte bijlagen bij de aanvraag toevoegen. G. Wanneer je aanvraag de deur uit is kan je soms wel vier maanden moeten wachten op de beslissing. Je ontvangt meestal wel een bevestiging van de ontvangst van de brief, of er nog informatie ontbreekt en wanneer je de beslissing kunt verwachten. Ontvang je dat niet dan kun je uiteraard tussentijds even telefonisch informeren of de aanvraag in goede orde ontvangen is en wat de verdere procedure is. Begin dus tijdig met een fondsaanvraag, want de wachttijd is langer dan je hoopt. Je ontvangt van een fonds altijd een schriftelijke toekenning of een afwijzing. Geef dan ook nooit eerder het geld uit! H. Uitvoering en nazorg. Wanneer het fonds de aanvraag goedkeurt dien je het fonds goed op de hoogte te houden van de vorderingen. Zowel inhoudelijk als financieel. Houd daarom de volgende aandachtspunten in de gaten: bedank het fonds voor de toekenning van de subsidie bedank na realisering voor het mogelijk maken van het project. Nodig ze uit voor een presentatie, een afsluitingsavond, een opening. stuur een verslag op van het gerealiseerde project inclusief de financiële verantwoording van het bestede fondsgeld. Zorg ervoor dat je de financiële verantwoording direct na afronding samenstelt en houd daarbij de termijnen die het fonds stelt ook in de gaten. meestal zijn fondsen ook geïnteresseerd in de aandacht, die de pers aan jullie project schonk Als je zo systematisch te werk gaat, blijken er veel meer mogelijkheden te zijn dan je ooit tevoren had durven denken. Heb je hulp nodig bij het benaderen van fondsen? Zoek je een voor jullie plan geschikt fonds? Vind je het plezierig als iemand jullie aanvraag doorleest? Bel het Infocentrum (C2.15). Niet alle moeite wordt beloond Houd er rekening mee dat een aantal fondsen de aanvraag zal afwijzen. Raak daar nooit gedemotiveerd door. Er komen meer afwijzingen binnen dan toezeggingen!

23 Meer weten over fondswerving? Lees dan: Het handboek voor fondsenwerving voor non-profitorganisaties. Uitgave: Nationaal Jeugdfonds, Utrecht De geldgids voor het Jeugd- en Jongerenwerk Uitgave: Nationaal Jeugdfonds, Utrecht Module fondsenwerving Uitgave: Scouting Nederland Fondsenboek van de vereniging van Fondsen in Nederland Uitgave: Walburg Pers, Zutphen Natuurlijk kunt u ook op internet kijken F3.12 VOORBEELD VAN EEN BEGROTING EN DE FINANCIERING VOOR DE RENOVATIE VAN DE J ONG N EDERLAND- BLOKHUT. De onderstaande begroting is een voorbeeld, hoe je eigen werkzaamheid omzet in geld. Daarom is hij geschikt om mee te sturen met een fondsaanvraag. loon 2. dakreparatie - uurloon 1 persoon à 52 uur à f65.- per uur - verwijderen pannen, aangeven nieuwe pannen - materialen dak 3. vernieuwing verwarming - uurloon 20 uur - verwijderen oude verwarming - materialen verwarming 4. fietsrek - uurloon 20 uur - zelf plaatsen - materialen 5. schilderwerk - uurloon 55 uur - zelf schilderen - materialen Totaal uurloon: Totaal zelfwerkzaamheid Totaal materialen 3400, , zelfwerkzaamheid 1560, , materiaal 1. ontwerp maken inclusief een haalbaarheidsstudie - uurloon , , Totaal te financieren: Uurlonen Materialen BTW Totaal Zelfwerkzaamheid ,- - te financieren 30725,- Als je een begroting opstelt op basis van offertes, kijk dan goed of de prijsopgave in- of exclusief BTW is. bedrijven offreren vaak exclusief BTW.

24 F3.13 V OORBEELD VAN EEN BRIEF AAN EEN FONDS Aan het fonds wordt de dakreparatie gevraagd. Het gaat om een bedrag van f lonen, f materiaalkosten en 18,5% BTW. Het bedrag is afgerond op f of Aan: Naam fonds t.a.v. contactpersoon adres postcode, plaats Plaats, datum Geacht bestuur, Graag willen wij u verzoeken ons een bijdrage te verstrekken in de renovatiekosten van het clubgebouw van Jong Nederland te Maartensbrug. Specifiek willen we u vragen om een bedrag van f voor het repareren van het dak. In het bijgaand aanvraagformulier hebben wij deze aanvraag financieel en inhoudelijk onderbouwd. In deze begeleidende brief willen we van de gelegenheid gebruik maken om de stand van zaken voor u te schetsen. Problematiek Jong Nederland Maartensbrug is een actieve jeugd- en jongerenclub in de gelijknamige gemeente. De club bestaat uit 75 jeugd- en uit 15 kaderleden. Deze laatsten bieden vrijwillig aantrekkelijke activiteiten voor de jeugd van vier tot achttien jaar. Hierdoor, en door een nieuwbouwproject in de wijk Overbos maakt de club een stevig groeiproces door. In twee jaar tijd zijn er ruim twintig jeugd- en tien kaderleden bij Jong Nederland gekomen. De clubbijeenkomsten van Jong Nederland worden gehouden in een eigen clubgebouw. Sinds een jaar is dit de oude dorpsschool, die zich in het centrum van Maartensbrug bevindt. Dit gebouw is een uitstekende locatie, maar er is een groot probleem. Het heeft een zeven jaar lang leeggestaan, er is daarom sprake van groot achterstallig onderhoud. Op de eerste plaats is het dak van het gebouw zeer slecht. De eerste lekkages dienen zich al aan. De gemeente, de vorige eigenaar, heeft bij de overdracht van het gebouw al aangegeven, dat het dak op korte termijn gerepareerd moet worden.

25 Een tweede probleem is de verwarming. Afgelopen jaar is deze regelmatig uitgevallen. Bij het sporten is dit niet zo'n probleem, maar bij de creatieve activiteiten als toneel en knutselen geeft dit 's winters grote problemen. Uit het onderhoudsrapport van de gemeente bleek al dat de verwarming aan vervanging toe was. Tenslotte kunt u in ons renovatieplan lezen, dat we ook van plan zijn het hele gebouw een schilderbeurt te geven. Oplossing problematiek Een bouwcommissie van Jong Nederland is vorig jaar gestart met een onderzoek naar de diverse wensen en eisen, die aan de renovatie gesteld worden. Daarnaast heeft de commissie ook een haalbaarheidsplan opgesteld. Met het fonds van Jantje Beton zijn inmiddels afspraken gemaakt over verdere advisering bij de renovatie. Een maand geleden kregen we van de gemeente een startsubsidie van f toegewezen. We zijn blij met deze toewijzing en vatten deze kredietverlening op als waardering voor onze inzet en de haalbaarheid van onze plannen. Het financieringsplan De totale lasten van de renovatie bedragen f (Zie hiervoor bijlage 3). Om tot een sluitende begroting te komen moeten we nog f op diverse manieren proberen te verwerven. We hebben inmiddels van het Nationaal Jeugdfonds een toewijzing van f ontvangen, waarvan f als gift en f als renteloze lening. Hoewel de begeleiding van de jeugd grote inzet van onze leiding vergt, is zij bereid om voor het clubgebouw extra investering in mankracht te geven. Bij elk onderdeel van het renovatieplan zal onze leiding letterlijk een steentje bijdragen. Uitdrukkelijk willen we ons ook bezig houden met sponsoring. Als tegenprestatie kunnen we medewerking bieden aan het vergroten van naambekendheid van de betreffende bedrijven. Tenslotte willen we met een aantal gerichte geldacties de financiering van het project verder rond krijgen. We streven naar een bedrag van f Ons verzoek In het financieringsplan is een tekort van f , opgebouwd uit f negatief en f lening. Graag willen we u vragen om ons een financiële bijdrage te geven voor de reparatie van het dak, Deze post is begroot op f Dit is opgebouwd uit materiaal en loonkosten inclusief BTW, minus onze eigen bijdrage. We hebben geen andere fondsen aangeschreven voor een bijdrage aan het dak. Informatie We zullen u over twee weken bellen om te informeren of u onze aanvraag ontvangen hebt en of u nog verdere toelichting nodig hebt. Wanneer u op een eerder moment vragen hebt, dan kunt u contact opnemen met ondergetekende. F

26 Wanneer u verder referenties wilt inwinnen over Jong Nederland Maartensbrug en het renovatieplan, dan kunt u ook terecht bij de landelijke organisatie Jong Nederland, telefonisch te bereiken onder nummer Met vriendelijke groeten, namens het bestuur van Jong Nederland Maartensbrug (naam contactpersoon) (functie contactpersoon: voorzitter, penningmeester) Bijlagen: 1. folder Jong Nederland 2. renovatieplan 3. financieringsplan 4. jaarbegroting 5. exploitatieoverzicht 6. brief met de garantietoekenning van de gemeente 7. statuten Jong Nederland Maartensbrug en kopie van inschrijvingsbewijs bij de Kamer van Koophandel 8. krantenknipsel