Scenario s voor de dienstverlening

Transcriptie

1 Scenario s voor de dienstverlening Oude vormen van dienstverlening staan onder druk. Veranderende marktomstandigheden en toenemende mogelijkheden van ICT zijn daar debet aan en hebben impact op de gehele kantoororganisatie. De inhoud van het beroep zal binnen nu en een aantal jaren veranderen. De accountantsmarkt in de toekomst zal minder kantoren bevatten. Fusies en overnames vinden plaats om de vraag naar multidisciplinair advies te kunnen beantwoorden. Kantoren kunnen zich specialiseren en opereren in niche-markten. En kantoren werken in netwerken, sturend op processen. Is uw kantoor van de toekomst regisseur van de behoeften? Vanwege de slagkracht en klantenbehoeften werkt men in proactieve en multidisciplinaire teams. De digitale samenwerking tussen kantoor en cliënt is verder vormgegeven met webportals. De adviesfunctie is als regisseur en financiële huisarts verder versterkt en uitgebouwd. Oude dienstverlening migreert naar nieuwe vormen. Welke stappen moeten accountantskantoren de komende jaren zetten om toekomstproof te worden? Voor elk accountantskantoor is die weg anders; kantoren verschillen en dat verschil zal in de toekomst ook blijven bestaan. Daarom hebben wij een aantal scenario s op basis van de bestaande dienstverlening geschetst die kantoren naar keuze en passend bij hun eigen identiteit kunnen uitrollen. Waar denken we dan aan? 1 Scenario Administratieve dienstverlening Bij de administratieve dienstverlening zullen gegevens -ook niet-financiële data- meer en meer elektronisch worden vastgelegd aan de bron. Werkzaamheden worden teruggelegd bij de cliënt en de techniek neemt taken over. Met scan & boek worden facturen automatisch herkend en ingeboekt. Met elektronische transacties via XML/ XBRL (door middel van koppelvlakken of realtime geïntegreerd) als E- facturering is het (uiteindelijk) mogelijk om administratieve vastlegging zonder menselijke handelingen te laten plaatsvinden. De kans op fouten zal daarmee afnemen waardoor de kwaliteit van zowel de financiële- als bijvoorbeeld de loonadministratie zal toenemen. Verhoging van de kwaliteit en actualiteit van de administratieve dienstverlening is noodzakelijke voorwaarde voor kwartaalrapportage of continous reporting. 1 De Blauwdruk en de aanzetten tot scenario s zijn besproken en bediscussieerd in diverse SRA gremia: het SRAbestuur met Commissievoorzitters, de Commissies Automatisering, Vaktechniek Accountancy, HRM en Educatie, de Fiscale Commissie, de Klankbordgroep De uitkomsten daarvan zijn verwerkt in de scenario s.

2 Scenario Samenstelpraktijk Bij de samenstelpraktijk komt de jaarrekening rechtstreeks uit de administratie (SBR/XBRL). Het is mogelijk om op basis van continous reporting de jaarrekening van vandaag uit te draaien. De jaarrekening wordt meer en meer een accountantsverslag dat stuurinformatie voor de ondernemer bevat. Verklaringen zijn afgestemd op de assurancebehoeften van de verschillende stakeholders. De jaarrekening verdwijnt dus niet. Zolang er ondernemingen bestaan, zal er altijd behoefte blijven aan verantwoording. Alleen de wijze waarop -en met welke doelstelling- zal de komende jaren sterk veranderen. Alhoewel de rapportgenerator verdwijnt, blijft rapportagesoftware noodzakelijk vanwege de werkprogramma s voor samenstelopdrachten, dossiervorming, kwaliteitsborging en toetsing. Operational excellence De behoefte van SRA-kantoren is op dit moment veel meer gericht op het basisproces: men werkt hard aan het optimaliseren van de efficiency in de controlepraktijk (operational excellence). Dit proces is noodzakelijke voorwaarde voor groei naar de toekomst. Het accountantskantoor richt zich in als de fabriek om ondernemer te ontzorgen. De volgende stap is advisering van de ondernemer en advies vertalen naar producten en tools. Van belang is dat we ons realiseren dat de combinatie/koppeling IT en Vaktechniek nog moeilijk wordt gelegd. Customer intimacy En wat willen onze cliënten? Hoe ziet de cliënt van de toekomst eruit? Accountantskantoren doen te weinig aan het meten van de klantbehoeften en klanttevredenheid. Accountants vullen de wensen van hun cliënten vaak zelf in. De accountant denkt productgericht en is operationeel bezig. In plaats daarvan zou hij zijn cliënt eens vanuit comfort-denken moeten benaderen. Eén van die comforts is de behoefte aan zekerheid. Customer intimacy biedt kantoren een kans, met op het gebied van alle financiële elementen van de onderneming. Omdat cliënten vaak niet weten dat zij daarvoor ook bij hun accountantskantoor terecht kunnen, moeten kantoren zich nadrukkelijker profileren als autoriteit op financieringsgebied. Segmentatie Hoe bereikt een kantoor customer intimacy? Elke cliënt heeft een andere comfortbehoefte; de een vliegt graag via Cathay Pacific, de ander met Easyjet. Kantoren moeten klantendifferentiatie gaan toepassen en schuiven met verschillende klantformules. De ene klant wil wel mee in de innovatieslag en kiest voor continous reporting terwijl de andere klant graag nog de jaarrekening.nu wil ontvangen. Kunnen klantformules bijvoorbeeld naast elkaar staan en naast elkaar functioneren? Is dat afhankelijk van de omvang van het kantoor? En hoe de interne organisatie in elkaar steekt? Afbeelding 3 geeft de verschillende scenario s weer waarvoor een kantoor kan kiezen: van de huidige papieren jaarrekening [schuif 1], via verschillende tussenscenario s/klantformules, tot aan continous reporting [schuif 7]. Van schuif 1 tot aan schuif 7 neemt de mate van customer intimacy steeds verder toe. Per klant en klantbehoefte kiest het kantoor de formule en de ontwikkeling in de tijd. Zo kan klant A alleen behoefte hebben aan standaard digitale jaarrekening zodat het kantoor alleen schuif 3 gebruikt. Klant B wil echter doorgroeien naar continous reporting; het kantoor zal de schuiven 1 t/m 7 gebruiken om de ontwikkeling in de tijd uit te zetten.

3 toekomst Jaarrekening.nu Standaard papieren jaarrekening Standaard digitale Gepersonifieerde Jaarrekening jaarrekening jaarrekening Plus 5 Periodieke Jaarrekening 6 Continuous reporting Anno nu Operational Excellence Customer Intimacy Afbeelding 3 Mix Samenstelpraktijk Wat betekenen de verschillende schuiven/scenario s? 2 Scenario 1: de jaarrekening.nu De jaarrekening.nu is semi-maatwerk; alleen optellen/aftrekken is geautomatiseerd en de invoer van de gegevens vindt plaats uit gemengde bronnen. De accountant ziet de jaarrekening.nu als het product waarmee voor 99,9% aan financiële verantwoording wordt afgelegd. Er vindt geen differentiatie naar gebruik plaats. Cijfers en administratieve bescheiden zijn niet eenvoudig herbruikbaar. Scenario 2: de papieren standaard jaarrekening De transformatie van administratieve bescheiden naar de administratie vindt zodanig plaats dat dat voor alle klanten op dezelfde wijze gebeurt: de SBR/XBRL-code wordt al toegevoegd bij het vastleggen van de basisbescheiden. Administreren wordt rapporteren. Het samenstellen van de administratie is dan alleen nog het op een andere wijze presenteren van de administratie. Door de uniforme codering wordt het ook eenvoudiger om een aantal controles verregaand te automatiseren. De klant krijgt uiteindelijk een standaardproduct. Het ligt voor de hand dat voor fiscale waarderingsgrondslagen wordt gekozen om ook het aangifteproces verder te integreren en te vereenvoudigen. Dit kan alleen werken als het accountantskantoor een groot aantal identieke klanten heeft. Anders is het niet mogelijk om het proces zover te optimaliseren. Accountantskantoren die gaan voor dit scenario, kunnen zich het beste specialiseren in één of meerdere branches. Ander marktsegment is natuurlijk de steeds groter wordende groep van zelfstandige professionals (zzp ers). Het businessmodel zal veranderen; de vraag is of het mogelijk blijft om de prijs van de jaarrekening te bepalen door middel van uren maal tarief of dat er nieuwe prijsmodellen moeten worden bedacht. De kosten voor personeel zullen afnemen, maar de kosten voor ICT zullen daarnaast toenemen. En nog steeds komt de jaarrekening uit op papier. Scenario 3: de standaard digitale jaarrekening Het is maar een kleine stap van een papieren jaarrekening naar een digitale jaarrekening. En wat is digitaal? Een jaarrekening in pdf-formaat, een jaarrekening in een portaal of een interactieve jaarrekening op een ipad? Wat dat betreft is er niet één digitale jaarrekening; de komende jaren zullen we jaarrekeningen steeds vaker in verschillende verschijningsvormen zien. Basis voor al deze jaarrekeningen is echter wel het XBRL-formaat waarin de data voor de jaarrekening opgesloten zullen zijn. 2 SRA bestuurslid en voorzitter van de Commissie Automatisering Fou Khan Tsang RA schreef hierover een uitgebreide column getiteld De toekomst van de jaarrekening: (25 februari 2011)

4 Scenario 4: de gepersonaliseerde jaarrekening Een tegenhanger van de sterk gestandaardiseerde jaarrekening is de gepersonaliseerde jaarrekening; maatwerk, toegesneden op de behoefte van de klant. Deze jaarrekening heeft als doelstelling de klant vooral te adviseren en focust op kernonderdelen. De gepersonaliseerde jaarrekening is natuurlijk bestemd voor díe klanten die ook behoefte hebben aan advisering en die bereid zijn hiervoor te betalen. Het businessmodel verandert omdat de jaarrekening niet meer het eindproduct is, maar juist de basis is voor advisering. Dit scenario heeft wel gevolgen voor het personeel op het accountantskantoor; zij zullen meer adviseur dan accountant moeten zijn. Scenario 5: de jaarrekening Plus Naast de gebruikelijke wettelijk verplichte informatie zal de jaarrekening bijvoorbeeld ook benchmark-, ratinggegevens en een prognose bevatten, aangevuld met niet-financiële data. Deze jaarrekening heeft als doelstelling om de klant optimaal te adviseren over zijn financiële situatie, kan nog steeds op papier worden verstrekt maar ook heel goed in digitale vorm. Zeker bij forecasts en benchmarks is de klant misschien zelf wel in staat om bijvoorbeeld via een portaal te spelen met de uitgangspunten. Scenario 6: de periodieke jaarrekening Dit scenario wordt mogelijk als steeds meer informatie digitaal bij het accountantskantoor binnenkomt en het invoeren van gegevens overbodig maakt. Dan zal het maken van een (jaar)rekening niet meer een jaarlijkse aangelegenheid zijn, maar ook eenvoudig per kwartaal, maand of wel dag gerealiseerd kunnen worden. Dat kan vandaag natuurlijk ook wel, maar dat brengt nog steeds te veel kosten met zich mee. De verwachting is dat banken veel vaker gegevens zullen uitvragen om de kredietwaardigheid van ondernemingen te volgen. We gaan dan richting continous reporting. Scenario 7: continous reporting Dashboard voor ondernemers die zij dagelijks online kunnen raadplegen. Het dashboard geeft de cliënt prikkels om zijn adviseur te raadplegen.

5 Scenario Fiscale aangiftepraktijk 2010 Vooringevulde aangiften Integratie administratie / aangiften (XBRL) Continuous tax returns ( ondernemer heeft rekening courant bij Belastingdienst) Workflow management / Management dashboards??? Integratie met samenstelpraktijk (gaan uit van zelfde data) Mix fiscale adviespraktijk Afbeelding 4 Met het scenario zoals dat in afbeelding 4 in de tijd wordt weergegeven, zal het proces van de klassieke fiscale aangiftepraktijk verdwijnen. Dat komt onder meer doordat de fiscale wetgeving veel eenvoudiger wordt. Als de klant de administratie op orde heeft -en jonge ondernemers hebben enorm veel oog voor IT-, dan komt de winst er zonder al te veel afwijkingen uitrollen. Een simpele particuliere aangifte geeft nu al veel minder werk dan een aantal jaren geleden. En met de vooringevulde aangifte zit de vermogende particuliere markt over vijf jaar wellicht al voor 100% dichtgetimmerd. Als de BTW vervalt tussen ondernemingen, vervalt een adviestraject. En wanneer op de langere termijn een cashflowtax met uniforme tarieven wordt ingevoerd, dan blijft er voor de fiscalist weinig werk meer over. Ook slaat de digitalisering bij uitvragende partijen als de Belastingdienst toe (over 5 jaar sturen ze de EKA s niet meer op papier toe), en bieden andere aanbieders (banken) zich aan op de adviesmarkt als het gaat om bijvoorbeeld estateplanning, financiering, bedrijfsopvolging of rechtsvormen. Van generiek naar specifiek Met de fiscalisering van de jaarrekening kunnen de klassieke fiscalisten het voorbereidende werk aan de accountantsafdeling overlaten, en zich meer gaan richten op advies en controle van het voorbereidende werk. Deze ontwikkelingen zullen impact hebben op de kantoororganisatie en bedrijfsprocessen, maar bieden ook kansen. Breder denken en adviseren dan alleen vanuit de jaarrekening is daarbij een vereiste. En je klant kennen en ermee weten om te gaan vanuit de kwaliteitsgedachte. De fiscalist zal zijn generieke rol moeten inruilen voor een specifieke: hij/zijkan bijvoorbeeld meer ondernemers- of arbeidsrechtelijke vraagstukken oplossen voor zijn klant. Ook een meer juridische insteek, bijvoorbeeld op het gebied van aansprakelijkheid, past in de huisartsenfunctie en het ontzorgen van de ondernemer. Om de regie te behouden in de keten kan de fiscalist een (startende) ondernemer met gebruikmaking van (online) audit trails adviseren, ook als het gaat om tankpassen. Of scenario s schetsen waar de cliënt over vijf jaar zal staan. Ook liggen er legio mogelijkheden als het gaat om managementrisicobeheersing. In dat kader zijn data-analisten een welkome toevoeging op het accountantskantoor. Regisseur Ook samenwerking zoeken met banken behoort tot de kansen; we werken immers voor dezelfde klanten. Als accountants beschikken we over een potentieel datawarehouse voor benchmark en ratings; ratings die we gebruiken als financieringscoach voor de ondernemer. Datzelfde geldt bijvoorbeeld ook voor verzekeringen. Een zelfde bundeling van financiële gegevens als het Nationaal Pensioenregister doet met polissen en bankrekeningnummers, biedt mogelijkheden om data te koppelen en te gebruiken vanuit de financiële huisartsenfunctie. En omdat de fiscaal intermediair een hogere compliance strategie heeft dan een ondernemer, gaat de Belastingdienst ervanuit dat de fiscalist een belangrijke schakel blijft in het maatschappelijke verantwoordingsproces. Kwaliteit wordt daarbij steeds belangrijker; een gecertificeerde

6 belastingadviseur gaat er ook komen. Belangrijk algemeen vraagstuk vanuit de Fiscale commissie is: hoe maak je een businessplan voor het SRA-kantoor in de toekomst? Scenario Controlepraktijk Doordat de jaarrekeningcontrole steeds meer vanuit systemen wordt gedaan, staat de omvorming van de traditionele controlepraktijk met name onder invloed staan van de mogelijkheden om de systemen te controleren waaruit de data voor de jaarrekening komen (IT Audit): de controle van de bronsystemen via bestandanalyses en business analyses. De focus daarbij ligt op risicoprofielen en duurzaam rendement. Uiteindelijk zal dit proces leiden tot controle van de automatisering (IT auditing), de controle van de processen bij de cliënt (operational audit) en de automatisering van de controle (continous auditing) Financial audit Financial + IT audit Financial + IT + Operational audit Audit risk Business risk management??? Continuous audit Afbeelding 5 Mix controlepraktijk Wanneer we alle afbeeldingen en scenario s in elkaar schuiven, komen we tot het volgende beeld: 2011 Operational Excellence Customer Intimacy??? Samenstelpraktijk Offshoring Afbeelding 6 Admi ni stra ti eve dienstverlening Zelf doen Onl ine Sca n + Boek Ele ktronische transacti es Continuous Monitoring Jaarreke - ning.nu Co ntinuous Reporting Standa ard pa pi eren Standaard di gi ta al Gepersonifi eerd Ja arrekening Plus Fiscale praktijk Voori ng evuld e Aa ng if t e Integra ti e Aangifte & Administratie Continuo us Tax Returns Integra ti e met Samenstelpraktijk Workflow Manage ment Controle - pra ktijk Financi al Financial + IT Financial + IT + Opera ti onal Continuous Auditing Advisering - Procesbeheersing - Kwaliteitsbewaking - KPI s (ook non-financial) - Prognoses - Benchmarking - Ra ting services Proactief Ef ficient Meerwaarde Totaalbeeld Wat betekent dit plaatje voor de interne organisatie en de medewerkers van het accountantskantoor in de toekomst?