Handleiding werkgeversportaal

Transcriptie

1 Handleiding werkgeversportaal Bedrijfspensioenfonds Versie 14 september

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding 2 2. Hoe logt u in op het werkgeversportaal? Eerste keer inloggen Wachtwoord wijzigen Wachtwoord vergeten Administratiekantoor machtigen 4 3. Gegevens bekijken Werkgevergegevens bekijken Werknemergegevens bekijken 5 4. Gegevens wijzigen of mutaties doorgeven Algemeen Individuele wijzigingen doorgeven Wijzigingen doorgeven via de mutatietabel Wijzigingen doorgeven via bestandsaanlevering Nieuw dienstverband doorgeven Piekarbeiders Overzicht ontbrekende gegevens Specifieke situaties Werkgevergegevens wijzigen Doorgevoerde wijzigingen bekijken Nota Nota bekijken Cumulatieve premie 16 Bijlage 1 Bestandsaanlevering: MDV/PLO-bestandspecificaties 16 Bijlage 2 Bestandsaanlevering: Problemen oplossen 21 Bijlage 3 Cao-codes Bedrijfspensioenfonds voor Landbouw 22 1

3 1. Inleiding Eenvoud, gemak en transparantie: dat zijn de uitgangspunten van het werkgeversportaal van het Bedrijfspensioenfonds voor de Landbouw. Hier levert u of uw administratiekantoor de gegevens aan, zodat het fonds de juiste premienota kan vaststellen. Afhankelijk van de verloningsperiode die u hanteert, levert u of uw administratiekantoor maandelijks of vierwekelijks de gegevens van uw werknemers aan op het werkgeversportaal. Na afloop van iedere verloningsperiode ontvangt u een nota op basis van actuele gegevens van uw werknemers. Het werkgeversportaal is zo ingericht dat u de gegevens eenvoudig kunt aanleveren. Daarnaast geeft het u volledig inzicht in de gegevens die u heeft aangeleverd, zodat u bijvoorbeeld zelf de hoogte van de nota kunt controleren. Met deze handleiding en diverse hulpmiddelen op het werkgeversportaal, willen wij het gebruik van het portaal zo eenvoudig mogelijk maken. Heeft u vragen? Neemt u dan contact op met de Werkgeversdesk via telefoonnummer (050) U kunt uw vraag ook per stellen via werkgever@bplpensioen.nl. Meer informatie? Kijk bij het vraagteken Op het werkgeversportaal staat bij verschillende onderwerpen een vraagteken (?). Ga met uw muis op het vraagteken staan en er verschijnt meer informatie over het onderwerp. 2

4 2. Hoe logt u in op het werkgeversportaal? Als u bent aangesloten bij het Bedrijfspensioenfonds, ontvangt u een brief met uw gebruikersnaam en een brief met uw wachtwoord voor het werkgeversportaal. Met deze gegevens logt u in. Heeft u een administratiekantoor gemachtigd de gegevens voor u aan te leveren? Dan krijgt het administratiekantoor een eigen gebruikersnaam en wachtwoord. 2.1 Eerste keer inloggen Als u voor het eerst inlogt, komt u op het startscherm. Hier bevestigt u uw bedrijfsgegevens en vult u ze waar nodig aan. Zo moet u bijvoorbeeld aangeven wie de contactperso(o)n(en) zijn/is en wie daarvan de rol Gegevensaanleveraar heeft (zie 4.8 Mijn contactpersonen ). Gegevens met een sterretje zijn verplicht. Na het bevestigen van uw gegevens komt u op het portaal. Vanaf het moment dat u uw gegevens heeft bevestigd, heeft u de mogelijkheid om onder andere wijzigingen in de gegevens van uw werknemers door te geven en kunt u loongegevens doorgeven. Let op! Nadat u uw gegevens heeft bevestigd, dient u ongeveer een half uur te wachten voordat u gegevens gaat aanleveren. Om in te loggen op het portaal als werkgever volgt u de volgende stappen: 1. Ga naar Op deze website vindt u allerlei informatie over het pensioen bij het Bedrijfspensioenfonds ; 2. Klik rechtsboven op het knopje Inloggen ; 3. Typ onder het kopje Werkgevers uw gebruikersnaam en wachtwoord in; 4. Klik hierna Log in. U bent nu op het werkgeversportaal. Om in te loggen op het portaal als administratiekantoor volgt u de volgende stappen: 1. Ga naar Op deze website vindt u allerlei informatie over het pensioen bij het Bedrijfspensioenfonds ; 2. Klik rechtsboven op het knopje Inloggen ; 3. Typ onder het knopje Werkgevers uw gebruikersnaam en wachtwoord in; 4.. Klik hierna op Log in. U bent nu op de Dashboard administrateur ; 5. Via Dashboard administrateur kunt u vervolgens de werkgever selecteren waarvoor u gegevens wilt wijzigen. U kunt zoeken op (een deel van de) naam, de vestigingsplaats, het Kamer van Koophandelnummer of het werkgeversnummer (dit is het nummer waaronder de werkgever geregistreerd staat bij het Bedrijfspensioenfonds. U vindt het terug in alle correspondentie bij Ons kenmerk ); 6. Nadat u een werkgever gekozen heeft, kunt u voor deze werkgever aan de slag op het werkgeversportaal. Let op! De werkgever moet dan al wel de gegevens bevestigd hebben; 7. Wilt u terug naar het overzicht met alle werkgevers? Klik dan op Dashboard administrateur rechtsboven in het scherm. Wat is verder belangrijk om te weten? Verloont u als werkgever maandelijks én vierwekelijks? Of heeft u werknemers in dienst die vallen onder verschillende cao s? Neemt u dan contact op met de Werkgeversdesk. 2.2 Wachtwoord wijzigen Als u bent ingelogd, kunt u uw wachtwoord wijzigen. Ingelogd als werkgever? 1. Klik op Mijn account, rechtsboven in het scherm; 2. Klik in het blok Acties op Wachtwoord wijzigen. In het volgende scherm kunt u uw wachtwoord wijzigen. Ingelogd als administratiekantoor? 1. Klik op Dashboard administrateur, rechtsboven in het scherm; 2. Klik in het blok Direct naar op Mijn account ; 3. Klik in het blok Acties op Wachtwoord wijzigen. In het volgende scherm kunt u uw wachtwoord wijzigen. 2.3 Wachtwoord vergeten Als u het wachtwoord niet meer weet, kunt u naast de knop Inloggen klikken op Wachtwoord vergeten. Na het invullen van uw gebruikersnaam ontvangt u, indien een adres is geregistreerd, een met een link waarmee u een nieuw wachtwoord kunt opgeven. Indien er geen adres bij ons bekend is, ontvangt u deze per post. 3

5 2.4 Administratiekantoor machtigen Bij het bevestigen van het startscherm kunt u ook een administratiekantoor machtigen voor het werkgeversportaal. Indien uw administratiekantoor er niet bij staat, kunt u het formulier Machtiging administratiekantoor downloaden op Als u een administratiekantoor gemachtigd heeft, kunt u nog steeds zelf inloggen en gegevens bekijken op het werkgeversportaal. Ook kunt u uw bedrijfsgegevens (Mijn gegevens) en uw contactpersonen (Mijn contactpersonen) wijzigen. Alle andere gegevens kunnen alleen door het administratiekantoor worden gewijzigd. Machtiging intrekken U kunt de machtiging van het administratiekantoor intrekken met het formulier Machtiging administratiekantoor. Nadat u het formulier heeft opgestuurd, wordt de machtiging ingetrokken en kunt u weer zelf alle gegevens wijzigen en aanleveren. Ook kunt u de machtiging intrekken door een te sturen naar werkgever@bplpensioen.nl. Wij streven ernaar om uw verzoek binnen 10 dagen na binnenkomst te verwerken. Hierna heeft u meteen de mogelijkheid om gegevens voor uw werknemer door te geven. 4

6 3. Gegevens bekijken 3.1 Werkgevergegevens bekijken Als u bent ingelogd, kunt u uw eigen gegevens inzien via de rechterkant van het scherm: - Mijn gegevens : hier staan de gegevens vermeld waarmee u in onze administratie bent geregistreerd. - Mijn contactpersonen : hier staat de contactpersoon vermeld en wat zijn of haar rol is. Hier moet minimaal één contactpersoon zijn opgenomen in de rol van Gegevensaanleveraar. Dit adres gebruiken wij o.a. voor het sturen van een herinnering voor de gegevensaanlevering (wanneer er een week voor de uiterste aanleverdatum nog niet is aangeleverd). - Mijn aansluiting : hier staan de regelingen vermeld waarmee u bent aangesloten bij het Bedrijfspensioenfonds voor de Landbouw. 3.2 Werknemergegevens bekijken Als u het tabblad Werknemers selecteert, vindt u een overzicht van de actuele dienstverbanden van het huidige kalenderjaar. De gegevens die van uw werknemers bekend zijn, worden naast elkaar weergegeven. Schuif de balk naar rechts om alle componenten te zien. Werknemer zoeken U kunt een werknemer zoeken op (een deel van de) achternaam of het Burgerservicenummer (BSN). Klik op de werknemer om de gegevens van een werknemer te wijzigen (zie verder 4.2 Individuele wijzigingen doorgeven). Bij Toon dienstverbanden kunt u kiezen uit alle, reguliere of piekarbeiders. Daarnaast kunt u het overzicht ook sorteren op soort dienstbetrekking. Werknemer niet in het overzicht? Werknemers die vóór het huidige kalenderjaar uit dienst zijn gegaan, staan niet automatisch in het overzicht. Zet een vinkje achter Beëindigd vóór om deze dienstverbanden te bekijken. Selectie maken in getoonde gegevens In dit scherm kunt u velden aan- en uitzetten met Selecteer velden. Zo maakt u een overzichtelijk scherm om mee te werken. Bovendien kunt u zo de gegevens selecteren waar u op dat moment mee aan het werk wilt. Let op! Wanneer u meerdere verloningsperioden hanteert, worden de werknemers per verloningsperiode getoond. Rechtsonder in het scherm kunt u de verloningsperiode kiezen. Overzicht werknemers downloaden U kunt de getoonde gegevens downloaden naar een Excel-bestand. Klik hiervoor linksboven op Download werknemers. Heeft u velden aan- of uitgezet via Selecteer velden? Dan ziet u alleen de velden in het Excel-bestand die actief zijn op het portaal. Wijzigingen bekijken Heeft u wijzigingen doorgevoerd en wilt u deze bekijken? Meestal ziet u de wijzigingen binnen enkele minuten terug, maar in ieder geval binnen 24 uur. Nadat de wijzigingen verwerkt zijn, kunt u deze ook nog raadplegen via het tabblad Historie. U klikt dan op het Excel-icoon om alle wijzigingen in te zien. Ontbrekende gegevens Op het tabblad Werknemers kunt u ook een overzicht met ontbrekende gegevens downloaden. Meer informatie hierover vindt u bij paragraaf 4.6 Overzicht ontbrekende gegevens. 5

7 4. Gegevens wijzigen of mutaties doorgeven 4.1 Algemeen Wijzigingen in de gegevens van uw werknemers kunt u op een aantal manieren doorgeven via het werkgeversportaal: 1. Individuele wijziging: u geeft wijzigingen of mutaties per werknemer door. Werk op deze manier als u weinig werknemers heeft. Zie 4.2 Individuele wijzigingen doorgeven. 2. Mutatietabel: via de mutatietabel heeft u de mogelijkheid om meerdere wijzigingen voor meerdere dienstverbanden door te geven. Zie 4.3 Wijzigingen doorgeven via de mutatietabel. 3. Bestandsaanlevering: u levert wijzigingen aan via een bestand als u in één keer voor uw gehele werknemersbestand de gegevens wilt doorgeven. Zie 4.4 Wijzigingen doorgeven via bestandsaanlevering. 4. Nieuw dienstverband: als u een nieuwe individuele werknemer wilt doorgeven, dan kunt u dit doen met behulp van een MDV-bestand, maar u heeft ook de mogelijkheid om dit via het tabblad Nieuw dienstverband te doen. Zie 4.5 Nieuw dienstverband doorgeven. In de tabel hieronder ziet u de mogelijkheden per manier van wijzigen: Nieuw dienstverband opvoeren BTER-loon, gewerkte uren en SV dagen Einde dienstverband opvoeren Individuele wijziging (paragraaf 4.2) Mutatietabel (paragraaf 4.3) Bestandsaanlevering (paragraaf 4.4) Nee Nee Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Nee Ja Ja Nieuw dienstverband (paragraaf 4.5) 4.2 Individuele wijzigingen doorgeven Individuele wijzigingen kunt u doorvoeren in het tabblad Werknemers. Klik in het overzicht op de werknemer waarvan u de gegevens wilt wijzigen. Vervolgens komt u in het scherm Individuele wijziging werknemer. Hier kunt u wijzigingen doorgeven voor de geselecteerde werknemer. De wijzigingen worden meteen gecontroleerd. Als u bijvoorbeeld tekst invult waar een bedrag gevraagd wordt, verschijnt een foutmelding. Tip: Ga met uw muis op het vraagteken staan voor meer informatie. Werknemer niet in het overzicht? Werknemers die vóór het huidige kalenderjaar uit dienst zijn gegaan, staan niet automatisch in het overzicht. Zet een vinkje achter Beëindigd vóór om deze dienstverbanden te bekijken en te wijzigen. Persoonsgegevens niet wijzigen Persoonsgegevens kunt u niet wijzigen. Het Bedrijfspensioenfonds krijgt de actuele gegevens via de Basisregistratie Personen (BRP). Dienstverbandgegevens Bij de dienstverbandgegevens kunt u alleen een werknemer uit dienst melden door een datum in te vullen bij Datum uit dienst. Vervolgens moet u ook de reden van ontslag aangeven. De overige dienstverbandgegevens van de werknemer kunt u niet wijzigen. Zijn er gegevens niet juist? Neemt u dan contact op met de Werkgeversdesk. Variabele componenten Voor het opvoeren van variabele componenten moet u een tijdvak kiezen. Variabele componenten moeten elke periode worden opgegeven bij uw werknemers met een vast dienstverband. U kunt geen componenten verwijderen. Wel kunt u 0 invullen. 6

8 Wijzigingen opslaan en verzenden Als u gegevens heeft gewijzigd, moet u ze nog opslaan en verzenden. 1. Klik op Opslaan onderaan het scherm. De wijzigingen worden opgeslagen. Klik op Annuleren als u de wijzigingen niet wilt opslaan. 2. Na het opslaan van de wijziging komt u automatisch terecht in het scherm Onafgeronde mutaties : 3. Selecteer de wijziging die u wilt verzenden. Wilt u alle wijzigingen verzenden? Klik dan op Alles selecteren. Ga verder met stap 4. - U kunt een selectie ongedaan maken door te klikken op Niets selecteren. - Wilt u een wijziging opnieuw aanpassen? Klik dan op een wijziging. U komt dan in het scherm Individuele wijziging werknemer en kunt de gegevens wijzigen. - U kunt een selectie verwijderen door te klikken op Verwijder. 4. Heeft u wijzigingen geselecteerd? Klik dan op Verzend. Meestal ziet u de wijzigingen binnen enkele minuten terug, maar in ieder geval binnen 24 uur. 4.3 Wijzigingen doorgeven via de mutatietabel Selecteer de optie Mutatietabel in het tabblad Werknemers. Afhankelijk van de geselecteerde periode, worden hier alleen de actieve dienstverbanden in de betreffende periode getoond. In de mutatietabel kunt u alleen de variabele componenten BTERloon, SV-dagen en Gewerkte uren doorgeven. Werknemer sorteren De werknemers in het overzicht staan standaard op alfabetische volgorde van achternaam weergegeven. Voor een andere volgorde van de werknemers kunt u op de titel van de kolom klikken. U kunt selecteren op achternaam of Burgerservicenummer. Let op! Werknemers waarvan de achternaam begint met een letter met een diakriet (bijvoorbeeld: Ø of Ç) staan helemaal achteraan in het overzicht. Binnen de mutatietabel kunt u een aantal selecties maken: - Boven in het scherm kiest u de periode waarin u wijzigingen aan wilt brengen. - U kunt velden aan- en uitzetten via Selecteer velden, bijvoorbeeld als u op dat moment alleen bepaalde gegevens wilt wijzigen. Door een veld uit te zetten, ziet u het gegeven niet langer in het scherm. Zo maakt u een overzichtelijk scherm om mee te werken. - Rechtsonder in het scherm kunt u werknemers selecteren op verloningsperiode en soort dienstverband. Ook kunt u het aantal getoonde dienstverbanden per pagina aanpassen en kiezen om alleen reguliere of premievrije dienstverbanden te tonen. 7

9 Wijzigingen doorgeven met behulp van de mutatietabel Via de mutatietabel geeft u de variabele componenten van het dienstverband door. Wijzig de componenten door een (andere) waarde in te vullen in de velden. Met de TAB-toets navigeert u eenvoudig door de velden. Als u wilt controleren wat de totaalsom is van de variabele componenten (BTER loon, SV-dagen en Gewerkte uren) in een bepaalde periode kunt u klikken op totalen tonen onderaan uw scherm. De onderstaande pop-up verschijnt in beeld. Hier staat per onderdeel weergegeven wat het totaal is voor de betreffende periode. Als u klaar bent met de controle klikt u op ok. Wijzigingen opslaan en verzenden Nadat u de gegevens in de kolommen heeft ingevoerd, kunt u onderaan in het scherm met behulp van de knop opslaan ervoor zorgen dat de mutatie wordt opgeslagen. U moet dan alleen nog via het scherm Onafgeronde mutaties de mutatie verzenden ter verwerking. 8

10 Tijdvak kopiëren Met behulp van de knop tijdvak kopiëren heeft u de mogelijkheid om via de mutatietabel de gegevens uit de voorgaande periode te kopiëren. Als u van deze mogelijkheid gebruik maakt, worden het BTER loon en de gewerkte uren uit het voorgaande tijdvak gekopieerd van de werknemers met een vast dienstverband. Let op! De SV-dagen worden niet mee gekopieerd, die moet u zelf nog invullen. Om de gegevens door te kopiëren moet u de volgende stappen doorlopen: 1. Selecteer eerst de periode waarvoor u de gegevens wilt kopiëren; 2. Klik vervolgens op de knop tijdvak kopiëren, daarmee heeft u de mogelijkheid om van werknemers met een vast dienstverband de variabele componenten uit het voorgaande tijdvak door te kopiëren naar het nieuwe tijdvak, met uitzondering van de SV-dagen. Wilt u alle wijzigingen ongedaan maken? Klik dan op Alles ongedaan maken ; 3. Klik op opslaan onder aan het scherm. De wijzigingen worden opgeslagen. U komt nu in het tabblad Onafgeronde mutaties ; Mutaties verzenden Wanneer u mutaties en/of wijzigingen hebt doorgegeven komt u op het tabblad Onafgeronde mutaties terecht. Hier kunt u de mutaties verzenden. Hiervoor dienen de volgende stappen gevolgd te worden: 1. Selecteer de wijziging die u wilt verzenden. Wilt u alle wijzigingen verzenden? Klik dan op Alles selecteren. - U kunt een selectie ongedaan maken door te klikken op Niets selecteren. - Wilt u een wijziging opnieuw aanpassen? Klik dan op een wijziging. U komt dan in het scherm Individuele wijziging werknemer en kunt de gegevens wijzigen/aanpassen. - U kunt een selectie verwijderen door te klikken op Verwijder ; 2. Heeft u wijzigingen geselecteerd? Klik dan op Verzend. Meestal ziet u de wijzigingen binnen enkele minuten terug, maar in ieder geval binnen 24 uur. 4.4 Wijzigingen doorgeven via bestandsaanlevering Op het tabblad Bestandsaanlevering kunt u gegevens aanleveren via een MDVPLO-bestand. In bijlage 1 wordt beschreven wat een MDVPLO-bestand is en hoe deze opgebouwd moet worden. Bijlage 2 bevat veelvoorkomende problemen en de oplossingen hiervoor. Aandachtspunten bij de bestandsaanlevering Wij willen u graag attent maken op een aantal punten waar u rekening mee moet houden bij de bestandsaanlevering: 1. U moet de gegevens altijd voor het hele tijdvak aanleveren, bijvoorbeeld: loongegevens over januari 2015 hebben een begindatum en een einddatum van Zo hebben loongegevens over het derde vierwekelijkse tijdvak van 2015 een begindatum van en een einddatum van Loongegevens voor medewerkers die binnen een tijdvak 21 jaar of 67 jaar oud worden dient u ook voor het hele tijdvak aan te leveren. 3. Als u een nieuwe medewerker in dienst wilt melden, levert u eerst het MDV-bestand aan en vervolgens pas het PLObestand. Wij registreren eerst het dienstverband voor wij loongegevens kunnen verwerken. U heeft daarbij ook nog de optie om een gecombineerd MDVPLO-bestand aan te leveren. Let op! Wanneer u een gecombineerd MDVPLO-bestand wilt aanleveren, let er dan op dat u het H-record (loongegevens) en het I-record (indienstmelding) direct onder elkaar zet (volgorde: eerst H dan I). Wanneer het H-record en het I-record worden onderbroken door een regel met gegevens van een andere deelnemer zal er uitval ontstaan. Zie bijlage 1 voor meer details over de bestandspecificaties. 4. De vierwekelijkse perioden volgen de perioden van de Belastingdienst. De eerste periode van 2015 start op 1 januari, en de dertiende periode eindigt op 3 januari De eerste periode van 2016 start op 4 januari Via bestandsaanlevering is het niet mogelijk in- en/of uitdienstdata, de cao-code of het type werknemer aan te passen. Neem hiervoor contact op met de Werkgeversdesk. 9

11 Bestand uploaden Wanneer u een bestand wilt aanleveren selecteert u eerst het bestand via de knop bladeren onderin het scherm. Wanneer u het correcte bestand heeft geselecteerd klikt u op de knop Upload. Na het inlezen van een bestand worden, voordat de gegevens bij ons verwerkt zijn, de volgende fasen doorlopen: - Ontvangen: Het bestand is opgepakt en wordt vervolgens gecontroleerd. - In verwerking: Het portaal is bezig het bestand te verwerken. - Verwerkt (zonder reden status): Het bestand is verwerkt. - Verwerkt (met als status: Er is uitval, zie het verwerkingsverslag): De verwerking is klaar maar er is uitval ontstaan. Via het tabblad Uitval kunt u de gegevens raadplegen die niet door de verwerking heen zijn gekomen. Voor een gedetailleerde melding over de verwerking kunt u het verwerkingsverslag raadplegen (de meest voorkomende meldingen in het verwerkingsverslag kunt u vinden in bijlage 2). - Afgekeurd (Uit het bestand kunnen geen mutaties worden afgeleid): Het bestand kon, i.v.m. fouten of reeds aangeleverde gegevens, niet worden verwerkt. Voor een gedetailleerde melding over de verwerking kunt u op de status klikken om een verwerkingsverslag (de meest voorkomende meldingen in het verwerkingsverslag kunt u vinden in bijlage 2) te raadplegen. - Afgekeurd (Het bestand heeft niet het juiste formaat): Het bestand voldoet in deze situatie niet aan de bestandsspecificaties. Na het uploaden verschijnt een nieuwe regel in het overzicht. Wilt u details over het uploaden? Klik dan op het Excel- of PDFicoon in de kolom Verslag van de desbetreffende upload. Zo kunt u o.a. foutmeldingen bekijken. In bijlage 2 leest u meer over veelvoorkomende foutmeldingen en de bijbehorende oplossingen. Nadat u de fout(en) heeft gecorrigeerd, moet u opnieuw een uploadbestand aanmaken en uploaden. Historie bestandsaanlevering Door een bepaalde periode te selecteren bij Filter aanleveringen van: kunt u raadplegen welke bestanden u heeft aangeleverd. Bestandsaanlevering voor meerdere werkgevers (door administratiekantoor) Als administratiekantoor kunt u voor meerdere werkgevers bestanden uploaden. U selecteert dan op het scherm Dashboard werkgever de optie Bestandsupload meerdere werkgevers. Vervolgens komt u terecht in het scherm Bestandsaanlevering waar u de mogelijkheid hebt om een bestand te uploaden voor meerdere werkgevers. Via de link Dashboard Administrateur heeft u de mogelijkheid om weer in het startscherm terug te komen. 4.5 Nieuw dienstverband doorgeven Als u een nieuwe werknemer aanneemt, moet u deze aanmelden bij het Bedrijfspensioenfonds. In bepaalde gevallen is het aanmelden niet verplicht, omdat er voor deze persoon geen premie afgedragen hoeft te worden, bijvoorbeeld bij een stageovereenkomst, een directeur-grootaandeelhouder of bij het ontbreken van een gezagsverhouding. Twijfelt u of een werknemer premieplichtig is? Neemt u dan contact op met de Werkgeversdesk. Werknemers van 21 jaar of ouder beginnen meteen met de opbouw van hun pensioen. Het deelnemerschap start op de 1e van de maand waarin de deelnemer 21 jaar wordt. Nieuwe werknemers moet u binnen een maand na indiensttreding aanmelden bij BPL. Werknemers jonger dan 21 jaar (aspiranten) Werknemers die nog geen 21 jaar zijn, bouwen geen pensioen op maar zijn wel verzekerd voor de risico's van arbeidsongeschiktheid en overlijden. Ondanks dat zij nog geen pensioen opbouwen, zult u ze wel aan moeten melden bij het pensioenfonds. Overigens zijn deze werknemers wel premieplichtig voor het Sociaal Fonds Colland Arbeidsmarktbeleid (CAM). 10

12 Via Nieuw Dienstverband of Bestandsaanlevering Nieuwe dienstverbanden geeft u per individu door via het tabblad Nieuw Dienstverband of via bestandsaanlevering. Over het inlezen en verwerken van een bestand kunt u meer lezen in paragraaf 4.4 Wijzigingen doorgeven via bestandsaanlevering. Geef het juiste Burgerservicenummer (BSN) door Als u een nieuw dienstverband doorgeeft, moet u het BSN, de naam, de initialen en de geboortedatum van de nieuwe werknemer opgeven. U kunt deze gegevens het beste overnemen van het paspoort of identiteitsbewijs van de medewerker. Het werkgeversportaal is gekoppeld aan de Basisregistratie Personen (BRP). Komen het BSN en de andere gegevens niet overeen, dan krijgt u een melding via het tabblad Uitval. Hier ziet u waarom het nieuwe dienstverband niet verwerkt is. Vervolgens moet u het dienstverband opnieuw aanmelden. Verwijder uitval door deze op het tabblad Uitval te selecteren en te klikken op Verwijder. Aanmelden via tabblad Nieuw dienstverband U kunt een nieuwe werknemer aanmelden via het tabblad Nieuw dienstverband. 1. Klik op het tabblad Nieuw dienstverband. Het scherm Aanmelden nieuwe werknemer verschijnt. Velden met een sterretje zijn verplicht; 2. Eerst ziet u alleen de velden voor de persoonsgegevens, adresgegevens en dienstverbandgegevens. Na het invullen van Datum in dienst, kunt u de variabele componenten invullen vanaf de datum in dienst tot en met nu. Bij Periode selecteert u de periode(n). U kunt dus meteen voor meerdere periodes loongegevens aanleveren. U bent niet verplicht om direct de variabele componenten op te geven; 3. Nadat u alle velden heeft ingevuld, klikt u onder in het scherm op Opslaan. Het nieuwe dienstverband is opgeslagen. Daarna komt u automatisch terecht in het scherm Onafgeronde mutaties ; 4. In het tabblad Onafgeronde mutaties kunt u de nieuwe aanmelding selecteren. Klik op Verzend. Meestal ziet u de wijzigingen binnen enkele minuten terug, maar in ieder geval binnen 24 uur; 5. Heeft u werknemers in dienst uit het buitenland, die tijdens de duur van de werkzaamheden bij u op het bedrijf onderdak hebben? Geef dan wel het woonadres in het buitenland door. 4.6 Piekarbeiders Vanaf 1 januari 2015 is de regeling voor gelegenheidswerk vervangen door piekarbeid. Een piekarbeider is een werknemer die korte tijd bij u in dienst is om pieken in het werkaanbod op te vangen die gerelateerd zijn aan oogst- en teeltwerkzaamheden (inclusief bewerking en verwerking van de oogst) voor agrarische gewassen. Deze werknemers hebben een tijdelijk dienstverband en zijn niet premieplichtig voor het fonds. De maximale termijn voor deze werknemers is acht weken per kalenderjaar op persoonsniveau. Controleer bij de werknemer of hij/zij niet eerder in het jaar als piekarbeider is ingezet. Deze periode mag niet worden opgeknipt. Voorbeeld U zet in de maanden mei/juni een werknemer als piekarbeider in gedurende vijf weken. Omdat de maximale termijn van acht weken nog niet verstreken is, wilt u de werknemer in september weer drie weken piekarbeid laten verrichten. Dit is niet toegestaan. De periode van piekarbeid moet aaneengesloten zijn. Mocht u de werknemer in dit voorbeeld toch in dienst willen nemen, dan zal het eerste dienstverband (in de maanden mei/juni) een dienstverband piekarbeid blijven. Het tweede dienstverband (in de maand september) zal een regulier dienstverband worden. Aanmelden van een piekarbeider Via het scherm Nieuw dienstverband heeft u de mogelijkheid om, naast reguliere medewerkers, piekarbeiders aan te melden. Daarvoor doorloopt u dezelfde stappen als wanneer u een nieuwe reguliere werknemer opvoert (zie paragraaf 4.5 Nieuw dienstverband doorgeven). Bij soort dienstverband geeft u aan of het een oproepkracht (iemand met wisselende uren) of een vast dienstverband (iemand die elke periode een vast aantal uren werkt) betreft. Vervolgens kunt u bij het veld Piekarbeider kiezen voor ja of nee. Daarnaast vragen wij u om bij het aanmelden ook gelijk een einddatum door te geven. Doet u dit niet, dan zullen wij zelf een einddatum registreren. De einddatum van een piekarbeid dienstverband kunt u op het portaal zelf wijzigen, zolang deze binnen de vrijstellingsperiode valt. Een dienstverband piekarbeid moet uiterlijk op de vijfde werkdag na indiensttreding worden aangemeld. Bent u hiermee te laat, dan geldt de pensioenregeling van het Bedrijfspensioenfonds Landbouw en moet er premie voor deze werknemer worden afgedragen. 11

13 Via bestandsaanlevering geeft u in het J-record aan dat het om een piekarbeider gaat. De specificaties kunt u bekijken in Bijlage 1 Bestandsaanlevering: MDV/PLO-bestand specificaties. Aanmelden van een gelegenheidswerker Tot 2015 was het mogelijk gelegenheidswerkers aan te melden. Vanaf 2015 is het alleen nog mogelijk om piekarbeiders aan te melden. Vervallen premievrijstelling Als achteraf blijkt dat het dienstverband van de betrokken werknemer niet voldoet aan de voorwaarden, is voor de volledig gewerkte periode geen sprake van piekarbeid. Wanneer bijvoorbeeld blijkt dat de werknemer langer dan 8 weken in dienst is geweest, dan wordt niet meer aan de voorwaarden van de regeling piekarbeid voldaan en is er voor de volledige periode geen sprake van piekarbeid. Dit betekent dat u alsnog de reguliere premies moet afdragen. Een volledig overzicht van de voorwaarden die gelden bij piekarbeid vindt u in de Handleiding Piekarbeid op onze website: Hier vindt u ook antwoorden op veelgestelde vragen. 4.7 Overzicht ontbrekende gegevens Wanneer de gegevens niet volledig zijn aangeleverd, krijgt u of het gemachtigde administratiekantoor een herinneringsmail. Deze kunt u een week voor de laatste aanleverdag van de loongegevens verwachten. Om na te kunnen gaan voor welke werknemers dit geldt, kan op het werkgeversportaal in het scherm Werknemers een Overzicht ontbrekende gegevens worden gedownload. In dit overzicht worden per periode (maand of vier weken) de werknemer(s) getoond waarvoor wij nog geen of niet alle gegevens hebben ontvangen. Er wordt alleen een tabblad getoond als er gegevens missen voor een bepaalde periode. Gegevens die ontbreken hebben we voor uw gemak rood gemarkeerd. Overzicht toont ontbrekende gegevens per kalenderjaar Wanneer u ontbrekende gegevens van een voorgaand jaar wilt opvragen dan moet u bovenin het scherm het betreffende jaar selecteren. Wanneer u dit niet doet dan worden alleen de eventueel ontbrekende gegevens van het huidige jaar getoond. Hanteert u zowel maand als vierwekenverloning? Selecteer onderin het scherm eerst de verloningsperiode waarvoor u de ontbrekende gegevens wilt raadplegen. Wilt u de ontbrekende gegevens voor beide verloningen raadplegen, dan moet u per verloningsperiode een overzicht downloaden. Gegevens wijzigen? De informatie over uw werknemer(s) in dit overzicht is alleen bedoeld om u een overzicht te geven van de gegevens die wij nog missen. U kunt op deze pagina geen wijzigingen doorvoeren. Toch een wijziging doorvoeren? Gebruik dan het tabblad Bestandsaanlevering, de Mutatietabel op het tabblad Werknemers of geef de mutatie door via een individuele wijziging. Let op! Dit overzicht wordt op dagbasis bijgewerkt. Als u uw wijzigingen heeft doorgevoerd, is het overzicht pas de volgende dag bijgewerkt. 4.8 Specifieke situaties Oproepkrachten en vaste medewerkers Onder een oproepkracht wordt verstaan een werknemer die op oproepbasis werkt. Voor een oproepkracht wordt geen aanlevering verwacht. U hoeft alleen maar gegevens aan te leveren wanneer de werknemer gewerkt heeft. Voor een vaste werknemer is aanlevering wel vereist. Hieronder wordt namelijk verstaan een werknemer die een vast aantal uren per week werkt. Niet-premieplichtig personeel U kunt op het portaal niet doorgeven dat een medewerker niet premieplichtig is vanwege het ontbreken van een gezagsverhouding. Het vragenformulier premieplicht is te vinden op onder Werkgever, Brochures en formulieren. 12

14 Verlof Wanneer een werknemer verlof opneemt en hij/zij ervoor kiest om de pensioenopbouw over deze uren (gedeeltelijk) voort te zetten, dan kunt u dit via het portaal doorgeven. De premie wordt volledig betaald door de betreffende werknemer. Bij Werknemers selecteert u de betreffende werknemer, u komt dan op het scherm Individuele wijziging werknemer. Bij de periode balk selecteert u de periode waarin het verlof begint. Vervolgens selecteert u onderaan de pagina bij Verlofregelingen het type verlof dat van toepassing is. Hierdoor verschijnt onderaan een veld waarin u kunt aangeven voor hoeveel uur de opbouw wordt voortgezet. Voor deze uren berekenen wij premie en opbouw naast de premie en opbouw voortkomend uit uw reguliere aanlevering. Let op! Wanneer een werknemer met verlof gaat, moeten de gewerkte uren in de reguliere aanlevering ook worden verlaagd. Indien de werknemer verlof opneemt en de pensioenopbouw niet wil voortzetten, dient u dit ook op het portaal door te geven. Dit is belangrijk voor het pensioen van de werknemer indien deze komt te overlijden tijdens onbetaald verlof. Om dit door te geven, volgt u de hierboven beschreven stappen. Om duidelijk te maken dat er geen sprake is van voortzetting, geeft u 0.01 uur verlof door. Arbeidsongeschiktheid Gegevens over arbeidsongeschiktheid kunt u niet via het werkgeversportaal doorgeven. Deze gegevens levert het UWV aan. Voor vragen kunt u contact opnemen met de Werkgeversdesk. Pensioneren De pensioenleeftijd is 67 jaar. Heeft u een werknemer die eerder dan 67 jaar met pensioen gaat, maar door blijft werken? Dan begint er vanaf de pensioneringsdatum een nieuwe deelname. Het oude dienstverband dient op de laatste dag van de maand voordat de werknemer met pensioen gaat te worden afgesloten en een nieuw dienstverband opgevoerd. 4.9 Werkgevergegevens wijzigen Op het werkgeversportaal ziet u rechts boven in het scherm het volgende menu als u bent ingelogd als werkgever: Bent u ingelogd als administratiekantoor, dan ziet u het volgende menu: Mijn gegevens In het scherm Mijn gegevens kunt u de volgende gegevens bekijken: - Adresgegevens (correspondentie- en factuuradres); - Algemene contactgegevens (telefoon- en faxnummer, adres, website); - Betaalgegevens (rekeningnummer (IBAN), BIC en betaalwijze); - Overige gegevens (brancheorganisatie, cao-code). Klik in het scherm op Wijzigen om in het scherm met de betreffende wijzigingen te komen. 13

15 Een aantal gegevens kunt u niet wijzigen, zoals de cao waaronder u valt en uw verloningsperiode. Om deze gegevens te wijzigen, kunt u contact opnemen met de Werkgeversdesk. Mijn contactpersonen Hier kunt u: - Een contactpersoon toevoegen. Klik in het blok Acties op Contactpersoon toevoegen ; - Een contactpersoon vervangen door te klikken op Vervangen ; - De gegevens van een bestaand contactpersoon wijzigen door op Wijzigen te klikken. Hierna komt u in het scherm Contactpersoon wijzigen en kunt u de gegevens wijzigen. Bij iedere contactpersoon kunt u de rol van deze persoon aangeven: Algemeen of Gegevensaanleveraar. Zo kunnen wij de juiste persoon benaderen als wij contact met u zoeken. Het is mogelijk om meerdere personen de rol van Algemeen te geven echter kunt u maar één persoon als Gegevensaanleveraar aanmerken. Als u bent ingelogd als administratiekantoor heeft u bovendien de mogelijkheid om contactpersonen toe te wijzen aan een specifieke werkgever. Mijn aansluiting Hier kunt u zien welke regelingen u afneemt. Deze gegevens kunt u niet wijzigen. Dashboard administrateur (alleen zichtbaar als u bent ingelogd als administratiekantoor) In dit scherm kiest u de werkgever waarvoor u wijzigingen wilt doorvoeren. In het blok Direct naar staan vier opties: - Via Bestandsupload meerdere werkgevers kunt u voor meerdere werkgevers tegelijk loongegevens aanleveren. - Via Bedrijfsgegevens kunt u adres- en correspondentiegegevens bekijken en wijzigen (zie ook hierboven bij Mijn gegevens ). - Via Contactpersonen kunt u contactpersonen vervangen, wijzigen en toevoegen (zie hiervoor bij Mijn contactpersonen ). - Via Mijn account kunt u uw accountgegevens zoals uw adres en wachtwoord wijzigen. Mijn account In het scherm Mijn account kunt u uw accountgegevens bekijken en wijzigen. Accountgegevens wijzigen kan ook via het blok Acties : 14

16 5. Doorgevoerde wijzigingen bekijken Op het tabblad Historie ziet u verwerkte mutaties. U kunt de gegevens sorteren op naam, BSN, dienstverbandnummer, datum, type mutatie, gebruiker en status. Klik hiervoor op de titel van de betreffende kolom. Wijziging bekijken Door op een Naam te klikken in het overzicht, komt u in het scherm Raadplegen mutatie. Hier ziet u welke mutatie(s) u voor de betreffende werknemer heeft doorgevoerd. Selecteer wel een periode, indien u loongegevens wil bekijken.. U heeft nog de mogelijkheid om de doorgegeven mutatie te wijzigen. Klik daarvoor op de doorgegeven mutatie, pas de mutatie aan en bied de mutatie alsnog ter verwerking aan. Klik op Annuleren om het scherm te verlaten. Historie in Excel Door links boven in het tabblad Historie te klikken en daarna op het Excel-icoon te klikken, kunt u een overzicht van uw verwerkte mutaties downloaden. 15

17 6. Nota Na afloop van iedere verloningsperiode ontvangt u een nota van het Bedrijfspensioenfonds. Deze nota is gebaseerd op de gegevens die u heeft aangeleverd via het werkgeversportaal. Heeft u geen of onvoldoende gegevens aangeleverd, dan ontvangt u een zogeheten ambtshalve nota die gebaseerd is op een schatting van het Bedrijfspensioenfonds. 6.1 Nota bekijken Op het tabblad Nota kunt u de nota en de notaspecificatie bekijken. Het nota-overzicht kunt u sorteren op notanummer, einddatum van de periode, verzenddatum en soort nota (onderwerp). Klik hiervoor op de betreffende kolomtitel. Rechts onder in het scherm kunt u zoeken op een notasoort (en eventueel op verzenddatum). Verder kunt u het aantal getoonde rijen aanpassen. De nota kunt u op verschillende manieren bekijken. Links in het overzicht vindt u per regel de volgende knoppen: Details in PDF Klik op het PDF-icoon om de nota te bekijken. Details in Excel U kunt de details van de nota ook opvragen in een Excel-bestand. Elke regeling waarvoor premie in rekening wordt gebracht heeft zijn eigen tabblad in het document. Details van de nota Klik op Details voor de details van de nota. U ziet dan de notaregels waarop totalen worden getoond. Er wordt onderscheid gemaakt in afgenomen regelingen. Wilt u de premie per werknemer zien? Klik op het pijltje in het blauwe vak aan de linkerkant van de regel: Ook kunt u in dit scherm (rechtsboven) zoeken op soort nota en datum. 6.2 Cumulatieve premie Links onder op het tabblad Nota vindt u het volgende blok: Hier kunt u de totaalpremie per medewerker voor een geselecteerd jaar bekijken. Dit is het totaal van de meest recent in rekening gebrachte bedragen op de premienota s. Als u op Downloaden klikt, kunt u het cumulatieve overzicht tonen of opslaan in een Excel-bestand. Klik op Details voor een overzicht op het werkgeversportaal. 16

18 Bijlage 1 Bestandsaanlevering: MDV/PLO-bestandspecificaties Als u gebruik maakt van een loonpakket, controleer dan of het bestand op de juiste manier is opgebouwd. Is dit niet het geval, neemt u dan contact op met de softwareleverancier van het loonpakket. Algemene informatie - Het MDV/PLO-bestand moet volledig opgebouwd zijn met leesbare ASCII-tekens. - MDV staat voor: melding dienstverband. - PLO staat voor: periodieke loonopgave. - Een MDV/PLO-bestand bestaat uit een aantal records in een vaste volgorde (zie verderop). - Elke regel in het bestand betreft precies één record type, verder begint de eerste regel (regel 1) altijd met record type A en de laatste regel eindigt altijd met record type Z. - Elke record kent op vaste plaatsen (kolomnummer(s)) binnen de regel verplichte velden, bijvoorbeeld het type record staat altijd op kolomnummer Het MDV/PLO-bestand levert u aan via het werkgeversportaal: o o Voor werkgevers vanuit Dashboard Werkgever via het tabblad Bestandsaanlevering. Voor administratiekantoren vanuit Dashboard Administrateur via de link Bestandsupload meerdere werkgevers of via een geselecteerde werkgever onder Selectie werkgevers en dan via Dashboard Werkgever via het tabblad Bestandsaanlevering. - Toegestane alfanumerieke tekens: o Kleine letters a t/m z o Hoofdletters A t/m Z o Cijfers 0 t/m 9 o Spatie o Koppelteken o Apostrof - Niet toegestane tekens: o In het bestand mogen geen diakritische tekens (bijvoorbeeld ä, é, ç, ö) en niet afdrukbare tekens (bijvoorbeeld tabs) voorkomen. Indeling MDV/PLO-bestand Het MDV/PLO-bestand kent drie verschillende mogelijkheden, namelijk: 1. Voor het doorgeven van alleen in- en/of uitdienstmeldingen van werknemers wordt gebruik gemaakt van een aanlevering van alleen MDV-gegevens (volgorde records A-C-E-I-J-Y-Z); 2. Voor het doorgeven van periodieke loonopgaven van werknemers wordt gebruik gemaakt van een aanlevering van alleen PLO-gegevens (volgorde records A-C-D-E-H-Y-Z); 3. Een gecombineerde aanlevering van MDV- en PLO-gegevens in één bestand. Type records uit een MDV/PLO-bestand Verder heeft een MDV/PLO-bestand negen verschillende record-typen: - A-record: instelrecord inzender - C-record: beginrecord werkgever - D-record: periodieke loonopgave werkgever - E-record: persoonsgegevens werknemer - H-record: periodieke loonopgave werknemer - I-record: meldingrecord werknemer - J-record: verzekeringsrecord werknemer - Y-record: sluitrecord werkgever - Z-record: sluitrecord inzender 17

19 In de volgende tabel is de structuur weergegeven van de drie typen bestanden. Aantal w erkgevers en/of LH-nummers 1 2 of meer Opbouw bestandstype MDV PLO MDVPLO A Per periode beginnen met A A C een C en D-record. C C Per periode beginnen met D Daarbinnen een E en H een C en D record. E D E record per w erknemer. Daarbinnen een E en H I E, I, J record per w erknemer. E H Eventueel aangevuld I en J record per w erknemer. J H Per periode eindigen met I record bij in- en/of uitdienstmelding. Y Y een Y-record. J Per periode eindigen met een Z Z Y Y-record. Z A C A A D C C E Per periode en E D H loonheffingsnummer I Per loonheffingsnummer E beginnen met een C en D- I J beginnen met een C-record. H record. J Y Daarbinnen E, I, J record per Y Daarbinnen een E en H Y C w erknemer. C record per w erknemer. C Per loonheffingsnummer Per periode en E D D afsluiten met een Y-record loonheffingsnummer I E E afsluiten met een Y- J H record. H Y Y I Z Z J Y Z Per periode en loonheffingsnummer beginnen met een C en D- record. Daarbinnen een E en H record per w erknemer. Eventueel aangevuld met een I en J record bij in- en/of uitdienstmelding. Per periode en loonheffingsnummer afsluiten met een Y-record. Let op! Wanneer u een MDV-, een PLO-bestand of een gecombineerd MDV/PLO-bestand wilt aanleveren, let er dan op dat u dit doet in de correcte volgorde: MDV-bestand: is een bestand met uitsluitend in-/uitdienstmeldingen. Hierin zijn geen H-records verwerkt. o A-C-E-I-J-Y-Z PLO-bestand: is een bestand met uitsluitend periodieke gegevens (PLO). Hierin zijn geen I-J-records verwerkt. o A-C-D-E-H-Y-Z MDVPLO-bestand: is een bestand waarin alle records aanwezig kunnen zijn, met minimaal een voorkomen van een H-record en een I-J-record. o Het bestand kan beginnen met indienstmeldingen en apart gevolgd worden door PLO-gegevens. Deze kan verschillende vormen hebben, waarbij de laatste vorm de voorkeur heeft: A-C-D-E-H-Y-C-D-E-I-J-Y-Z of; A-C-D-E-H-E-I-J-Y-Z of; A-C-D-E-H-I-J-Y-Z. 18

20 Een MDV/PLO-bestand wordt gekenmerkt door een vast formaat. Hierdoor moeten alle gegevens precies op de juiste kolomnummers geplaatst worden. In de volgende tabellen zijn, per record-type, de vereiste gegevens op kolomnummer weergegeven. Let op! Verplichte velden opvullen met spaties, tenzij anders vermeld. A-record (instelrecord) Kolomnummer(s) Verplicht Naam Type Posities Opmerking nvt J Recordtype CHAR 01 (hoofdletter) [A] nvt N Salarispakket CHAR N Versie salarispakket CHAR nvt 45 Z-record (sluitrecord inzender) Kolomnummer(s) Verplicht Naam Type Posities Opmerking nvt J Recordtype CHAR 01 (hoofdletter) [Z] nvt 155 C-record (beginrecord werkgever) Kolomnummer(s) Verplicht Naam Type Posities Opmerking nvt J Recordtype CHAR 01 (hoofdletter) [C] N Naam werkgever CHAR nvt J Loonheffingennummer CHAR 12 Opbouw: negen cijfers, eventueel met voorloopnullen gevolgd door hoofdletter "L" met daarna 2 cijfers nvt 81 D-record (periodieke loonopgave werkgever) Kolomnummer(s) Verplicht Naam Type Posities Opmerking nvt J Recordtype CHAR 01 (hoofdletter) [D] nvt 91 [DDMMJJJJ] (altijd de eerste van een periode volgens systematiek J Aanvangsdatum tijdvak NUM 08 (geen decimalen) belastingdienst) J Einddatum tijdvak NUM [DDMMJJJJ] (altijd de laatste van een periode volgens systematiek 08 (geen decimalen) belastingdienst) nvt 48 Y-record (sluitrecord werkgever) Kolomnummer(s) Verplicht Naam Type Posities Opmerking nvt J Recordtype CHAR 01 (hoofdletter) [Y] nvt 155 E-record (persoonsgegevens werknemer) Kolomnummer(s) Verplicht Naam Type Posities Opmerking nvt J Recordtype CHAR 01 (hoofdletter) [E] J Geboortedatum NUM 08 (geen decimalen) [DDMMJJJJ] Geslachtsnaam - beginletter is een hoofdletter J Achternaam CHAR 49 Let op: geen partnernaam gebruiken J Voorletter(s) CHAR 05 Voorletter(s) zonder punt(en) opnemen * Voorvoegsel(s) CHAR 08 Verplicht mits van toepassing Let op: voorvoegsel geslachtsnaam gebruiken J Straatnaam CHAR J Huisnummer NUM 05 (geen decimalen) * Huisnummer Toevoeging CHAR 05 Verplicht mits van toepassing J Postcode CHAR J Woonplaats CHAR J BSN werknemer NUM 09 (geen decimalen) * Land CHAR 15 Als land is Nederland dan leeg, anders verplicht 19

21 Let op! I.v.m. waarborging privacy van persoonlijke poststukken is het van belang dat de juiste adresgegevens van de werknemer doorgevoerd zijn. In sommige gevallen betekent dit het opvoeren van een buitenlands adres. H-record (periodieke loonopgave werknemer) Kolomnummer(s) Verplicht Naam Type Posities Opmerking nvt J Recordtype CHAR 01 (hoofdletter) [H] nvt J SV-dagen periode NUM 03 (geen decimalen) SV-dagen per periode. Als niet van toepassing vullen met nullen nvt J Gewerkte Uren NUM 09 Tijdseenheid in uren en honderdsten van uren. Opbouw: eerste zeven cijfers geven aantal uren aan eventueel met voorloopnullen; laatste twee cijfers geven de honderdsten van uren aan. Als niet van toepassing vullen met nullen nvt 18 J BTER-loon NUM 09 (geen decimalen) Bedrijftakeigen Regelingen-loon in hele euro's. Als niet van toepassing vullen met nullen. J Aanvangsdatum tijdvak NUM 08 (geen decimalen) [DDMMJJJJ] Verplicht als deze afwijkt van aanvangsdatum tijdvak in D-record, anders vullen met nullen of gelijk aan D-record J Einddatum tijdvak NUM 08 (geen decimalen) [DDMMJJJJ] Verplicht als deze afwijkt van einddatum tijdvak in D- record, anders vullen met nullen of gelijk aan D-record nvt 23 I-record (meldingrecord werknemer) Kolomnummer(s) Verplicht Naam Type Posities Opmerking nvt J Recordtype CHAR 01 (hoofdletter) [I] nvt J Geslacht deelnemer CHAR 01 (hoofdletter) keuze: [1] man of [2] vrouw nvt J Reden melding-a NUM 01 keuze:[0] nvt; [1] indiensttreding J Datum melding-a NUM 08 (geen decimalen) [DDMMJJJJ]. Als niet van toepassing vullen met nullen. 156 J Reden melding-b NUM 01 keuze:[0] nvt; [1] uitdiensttreding; [2] overlijden J Datum melding-b NUM 08 (geen decimalen) [DDMMJJJJ] Indien "Reden melding-b" = [1] of [2], dan verplicht nvt 04 Let op! Correcties van de in- en/of uitdienstdata, cao-code, en type werknemer kunnen niet via de bestandsaanlevering worden doorgegeven. Neem hiervoor contact op met de Werkgeversdesk. Wanneer u looncomponenten (PLO-gegevens) wilt corrigeren dan volstaat een nieuwe reguliere aanlevering voor de betreffende periode(s). Let op! Wanneer u adresgegevens opneemt in het I-record, controleer dan of deze correct zijn. Wij adviseren u de adresgegevens in het E-record op te geven. J-record (verzekeringsrecord werknemer) Kolomnummer(s) Verplicht Naam Type Posities Opmerking nvt CHAR J Recordtype CHAR 01 (hoofdletter) [J] nvt J Oproep-/invalkracht NUM 01 keuze: [0] nee of [1] ja. 027 J Directeur/grootaandeelhoud(st)er NUM 01 keuze: [0] nee of [1] ja. 028 J Stagiair (<minimum loon) NUM 01 keuze: [0] nee of [1] ja nvt 24 CAO moet geregistreerd zijn onder de werkgever. Zie voor een lijst J CAO-code NUM 04 (geen decimalen) Bijlage cao-codes nvt 35 keuze: op één of meerdere posities [1] ja J Piekarbeid NUM 04 Indien niet van toepassing vullen met nullen nvt 73 20

22 Bijlage 2 Bestandsaanlevering: Problemen oplossen In deze bijlage vindt u de voorkomende foutmeldingen en bijbehorende oplossingen waar u tegenaan kunt lopen wanneer u of uw administratiekantoor via bestandsaanlevering de gegevens aanlevert. Krijgt u een foutmelding die niet in dit hoofdstuk staat of kunt u het probleem niet oplossen, neem dan contact op met de Werkgeversdesk. Stuurt u een ? Geef dan aan wat de foutmelding is en stuur het uploadbestand mee. a. Melding: 'Het bestand heeft niet het juiste formaat' Mogelijke problemen en oplossingen: 1. Mogelijk is er geprobeerd om een Periodieke Loonopgave (PLO) aan te bieden in een formaat dat helaas niet door ons wordt ondersteund. Voorbeelden hiervan zijn PDF-, XML- en Excel-bestanden. 2. Ook is het mogelijk dat het MDV/PLO-bestand niet correct is opgebouwd (zie bijlage 1 bestandspecificatie). b. Melding: 'Uit het bestand kunnen geen mutaties worden afgeleid' Mogelijke problemen en oplossingen: 1. De aangeleverde gegevens zijn reeds in ons systeem bekend. Verdere actie is daarom niet nodig. c. Melding: 'Er is uitval, zie het verwerkingsverslag' Mogelijke problemen en oplossingen: 1. In de aangeleverde loonopgave kan een BSN-nummer voorkomen dat nog niet onder de werkgever is geregistreerd. Voor de betreffende BSN-nummers moeten de dienstverbanden nog aangemaakt worden. Dit kan door middel van het uploaden van een MDV-bestand (indienstmelding) of via het werkgeversportaal op het tabblad Nieuw dienstverband. 2. In de aangeleverde bestandsupload is een correctie opgenomen. Correcties kunnen niet via het werkgeversportaal worden verwerkt. Neem hiervoor contact op met de Werkgeversdesk. d. Melding: Ongeldige waarde Mogelijke problemen en oplossingen: 1. Mogelijk zijn er onjuiste loongegevens (SV-dagen, Gewerkte uren, BTER-loon) aangeleverd in het H- record. Zie de opmerkingen in bijlage 1 (tabel H-record) voor de voorwaarden waaraan de gegevens moeten voldoen. 21