7 Bestuurslid Sponsoring

Transcriptie

1 7 Bestuurslid Sponsoring 7.1 Wat u moet weten 7.2 Vragen en praktijkvoorbeelden 7.3 Extra informatie 7.1 Wat u moet weten. Sponsoring is voor veel verenigingen een belangrijke bron van inkomsten. Het is ook een gebied waarbij het absoluut noodzakelijk is om goede afspraken te maken. Denk daarbij aan mogelijkheden voor tegenprestaties (shirts, bordreclame of ook andere mogelijkheden), tarieven, doelgroepen als het gaat om potentiële sponsors, et cetera. Een goed sponsorbeleidsplan is van groot belang om sponsoring op langere termijn succesvol te laten verlopen. De opbrengsten uit diensten, zoals sponsoring, entreegelden en opbrengsten uit (shirt)reclame(borden), zijn tot een grensbedrag (zie 12.1) vrijgesteld van BTW). Daarbij moeten overigens de bijdragen in geld en in natura bij elkaar worden opgeteld. Als de vereniging boven dit bedrag uitkomt, is zij BTW verschuldigd over het gehele bedrag aan sponsorbijdragen. Deze BTW moet dan in rekening worden gebracht aan de sponsor en worden afgedragen aan de belastingdienst. Voor de vrijstellingsgrens geldt als waarde van de sponsoring in natura de inkoopwaarde (inclusief BTW) voor de vereniging of de verkoopwaarde van de goederen die de sponsor ter beschikking stelt. Hoewel sponsoring in natura, bijvoorbeeld in de vorm van sportkleding, vaak meerdere jaren kan worden gebruikt, worden deze sponsorontvangsten in het jaar van de verkrijging meegenomen voor de omzetbelasting. Het kan dus zijn dat de vereniging, als gevolg van het niet spreiden van deze sponsorgelden over de duur van het gebruik, het ene jaar boven de vrijstelling uitkomt terwijl zij er in andere jaren weer onder blijft. Hoewel de wettelijke bepalingen geen ruimte bieden tot spreiding, is overleg met de belastingdienst hierover zeker niet bij voorbaat kansloos gelet op de soms onbillijke consequenties Voor het bestuurslid sponsoring is het van groot belang dat er ten aanzien van de sponsoring correct opgestelde sponsorovereenkomsten (7.3.1) worden gemaakt. Ter ondersteuning hiervan is er voor de sportvereniging ook een scholings- en begeleidingsfaciliteit beschikbaar in de vorm van een project ontwikkeling sponsorbeleid. Bonden en provinciale sportraden kunnen dergelijke projecten verzorgen. Naast het bestuurslid sponsoring is het natuurlijk mogelijk om een sponsorcommissie in te stellen die aan de hand van een sponsorstappenplan (7.3.2) een beleidsvisie en een werkwijze ontwikkelt. Het stappenplan is een hulpmiddel om tot een structureel sponsorplan te komen.

2 7.2 Vragen en praktijkvoorbeelden Vraag 1: Vraag 2: Vraag 3: Vraag 4: Vraag 5: Moeten we belasting afdragen over sponsorinkomsten? Valt een advertentie in het clubblad onder sponsoring en moet de opbrengst dan mee worden geteld voor de BTW? Hoe werkt dat bij een sponsorstichting? Welke sponsors kunnen we benaderen en hoe? Welke tegenprestatie kunnen we aanbieden? Vraag 1: Moeten we belasting afdragen over sponsorinkomsten? Tegenover sponsorbijdragen staat meestal een tegenprestatie: het maken van reclame voor de sponsor (maar ook andere vormen zijn mogelijk). Deze sponsorbijdragen tellen mee voor de vrijstellingsgrens. Als uw vereniging boven de vrijstellingsgrens uitkomt, is uw vereniging BTW verschuldigd over deze sponsorbijdragen. Deze BTW moet uw vereniging in rekening brengen aan de sponsor en afdragen aan de Belastingdienst. Een sponsor kan zijn bijdrage verstrekken in geld, maar ook in natura. Bijvoorbeeld: hij stelt shirts ter beschikking waarop zijn naam staat afgedrukt. Uw vereniging maakt daarmee reclame voor de sponsor en is dan over deze reclamedienst BTW verschuldigd. Voor de verstrekking in natura moet de sponsor uw vereniging een rekening met BTW sturen. Uw vereniging moet aan de sponsor een rekening sturen voor de verrichte reclamedienst. Of u BTW moet berekenen, hangt af van het wel of niet bereiken van de vrijstellingsgrens. Voor de vrijstellingsgrens geldt als waarde de inkoopwaarde (inclusief BTW) of de voortbrengingskosten van de goederen die de sponsor ter beschikking stelt. U moet ook de waarde meetellen van de goederen die de sponsor aan de afzonderlijke leden van uw vereniging ter beschikking stelt. (Bron: Belastingdienst) Vraag 2: Valt een advertentie in het clubblad onder sponsoring en moet de opbrengst dan mee worden geteld voor de BTW? Nee. Het clubblad wordt gezien als een basisvoorziening voor de verenigingsactiviteiten en is daarom vrijgesteld van BTW-heffing. Vraag 3: Hoe werkt dat bij een sponsorstichting? Het komt voor dat de fondswerving van een sportvereniging is ondergebracht in een aparte rechtspersoon, bijvoorbeeld een sponsorstichting, een steunstichting of een stichting Vrienden van.... De genoemde vrijstellingen gelden dan niet. De steun- en sponsorstichtingen et cetera. zijn BTW verschuldigd over hun totale ontvangsten, ook als de totale opbrengst wordt doorgegeven aan de sportvereniging voor wie zij de fondsen werft. Deze stichtingen kunnen zelf BTW terugvorderen en/of verrekenen. Vraag 4: Welke sponsors kunnen we benaderen en hoe? Twee zaken die van belang zijn bij de verwerving van nieuwe sponsors: neem een actieve houding aan onderken de verschillen in benadering van potentiële sponsors Het advies is, gericht te kijken naar een mogelijke hoofdsponsor en binnen de vereniging en de directe relaties op zoek te gaan naar kleinere sponsors voor bijvoorbeeld een advertentie in het clubblad, borden langs de velden, shirtsponsoring van een tweede of jeugdteam. Vaak zijn ouders een zeer interessante doelgroep voor deze manier van sponsoren. Sponsoring kent vaak een extra dimensie: samenwerking. Probeer een langdurig contract voor te stellen. Vaak kost het vastleggen van een sponsor voor één jaar net zoveel tijd als voor vijf jaar. Het leggen van contact Nadat de potentiële sponsors in kaart zijn gebracht moet vaak het eerste contact worden gelegd. Doorgaans komt men in contact middels het schrijven van een brief. Een brief is als eerste contact beter dan een telefoongesprek. Een brief dwingt tot lezen, ligt op het bureau en vraagt om een (re)actie. Wel kan men van te voren met het bedrijf bellen om de brief aan te kondigen. Voor de vorm van de brief gelden de volgende regels: niet langer dan anderhalf A-4;

3 naam bedrijf en persoon overal correct gespeld; verwijs naar eventuele gezamenlijke relatie/kennis; enthousiast, met pakkende intro en bondige taal, zonder vakjargon; sluit af met de opmerking dat u graag verder meedenkt in een persoonlijke kennismaking en dat u zult bellen om een afspraak te maken; het bestuur tekent en er wordt één contactpersoon genoemd. Inhoudelijk moet de brief duidelijk maken wat de kansen zijn die de vereniging aan het bedrijf kan bieden. Vraag niet om geld, maar laat zien hoe het bedrijf de club kan inzetten voor zijn doelen. Geef in de brief informatie over de vereniging. Men kan hierbij denken aan de geschiedenis van de vereniging, het prestatieniveau, ambities, presentatie van de bestuursleden en andere sponsors als die er zijn. (Bron: Nevobo) Vraag 5: Welke tegenprestatie kunnen we aanbieden? De tegenprestaties zullen van geval tot geval verschillen. Zaak is om de tegenprestatie in het sponsorcontract vast te leggen zodat beide partijen precies weten waar men aan toe is. Bij benadering van een grotere (hoofd-)sponsor is het aan te raden om in een kennismakingsgesprek na te gaan wat de behoeften van het bedrijf zelf zijn, welke marketing- en communicatiestrategie het bedrijf voert. Enige oriëntatie vooraf is aan te bevelen (jaarverslag, internetsite, etc). Laat vooral de vertegenwoordiger van het bedrijf zelf vertellen, de laatste ontwikkelingen en inzichten zijn vaak nog niet te lezen in een jaarverslag of brochure. Spreek af dat je daarna op basis van het gesprek een voorstel schrijft of verder uitwerkt.

4 7.3 Extra informatie Overeenkomsten Sponsorstappenplan Overeenkomsten Er bestaan verschillende overeenkomsten en regelingen ten aanzien van sponsoring: sponsorovereenkomst met sportvereniging (zie bijlage 1) sponsorovereenkomst m.b.t. evenement (zie bijlage 2) sponsorovereenkomst individuele sporter (zie bijlage 3) overeenkomst plaatsen reclamebord (zie bijlage 4) contract sponsoring accommodatie (zie bijlage 5) verkort contract sponsoring accommodatie (zie bijlage 6) bevestigingsbrief overeenkomst (zie bijlage 7)

5 Sponsorstappenplan Sponsoring vraagt van de sportbestuurder een gedegen aanpak. Om tot een eigen verenigingssponsorplan te komen, zal systematisch gewerkt moeten worden. Dit artikel geeft daar handvatten voor, waarbij het aangegeven stappenplan hoogstens een spoorboekje is, dat mogelijkheden aangeeft. De reiziger zonder eigen reisdoel, zonder reisplan, heeft er niets aan. Voor een vereniging zonder eigen sponsorbeleid, zonder initiatieven en zonder mensen die zich willen inzetten, is een stappenplan geen oplossing maar een extra moeilijkheid. Het stappenplan is geen juk dat aan de vereniging wordt opgelegd; integendeel, het is de vereniging die met de fasering in de hand het proces voor het vinden van een sponsor ordelijk kan laten verlopen. De stappen: 1. vergaren van kennis en informatie; 2. analyseren van de eigen verenigingssituatie; 3. omschrijven van het aanbod aan de sponsor; 4. selecteren van potentiële sponsors; 5. doen van een aanbod; 6. opstellen van een contract; 7. uitvoeren van het contract; 8. evalueren van het contract. Stap 1. Vergaren van kennis en informatie Voor het voeren van een succesvol sponsorbeleid is het vergaren van kennis en informatie onvermijdelijk. Wellicht wordt met het lezen van dit boek een goede stap gedaan. Toch zal het in de steeds sneller veranderende sportmaatschappij nodig zijn, up-to-date te blijven. Daarvoor is het volgen van cursussen, het bijwonen van seminars e.d. voorwaarde. Veel informatie en kennis kan bij zusterverenigingen verkregen worden. Het inwinnen van informatie over hun werkwijze en de plannen die bij hen succes hebben geboekt, kunnen veel opleveren. Alleen het feit dat elk in dit boek gegeven voorbeeld door diezelfde zusterverenigingen zijn ontwikkeld en uitgevoerd, moet de lezer daarvan overtuigen. Voorschriften Voordat plannen uitgevoerd worden, dienen de richtlijnen en voorschriften die binnen de eigen sportbond gelden, bekend te zijn. Anders loopt men de kans, nadat men rond is met een shirtsponsor, er achter te komen dat de richtlijnen van de bond weliswaar shirtsponsoring toestaan, maar van zulke minimale omvang dat geen enkele sponsor daarvoor interesse toont. Experts Tot slot kan de hulp ingeroepen worden van experts. Vaststaat echter, dat het inhuren van beroepssponsorjongens duur is. Daarbij is het de vraag of dat wat zij kunnen, niet door de vereniging zelf gedaan kan worden. Wel kan bij de ontwikkeling van een verenigingssponsorplan het gebruik maken van stagiaires soelaas bieden. In dit verband is te denken aan bijvoorbeeld H.E.A.O. studenten e.d. Het door hen laten uitvoeren van een marktonderzoek gericht op welke bedrijven in de omgeving van de vereniging in sponsoring geïnteresseerd zijn, kan van veel nut zijn. Stap 2. Analyseren van de eigen verenigingssituatie Voor de analyse van de eigen vereniging is het handig de vereniging in een aantal schillen te verdelen. De eerste schil is die van de materialen, zoals: de kleding, de ballen, materiaal t.b.v de inrichting van de kantine, e.d. Aan het eind van de beschrijving van deze stap wordt een voorbeeld gegeven hoe met de gegevens voortkomend uit de analyse van de diverse schillen kan worden omgegaan.

6 Aandachtspunten bij de eerste schil zijn: Het ledenbestand; De materialen die er in de vereniging omgaan; De leveranciers; De ligging van de accommodatie; De product-analyse. Het ledenbestand Bij het ontwikkelen van een sponsorplan valt aan een analyse van het ledenbestand niet te ontkomen. Door het turven van het aantal leden per leeftijdsklasse en te analyseren wat zij voor bepaalde bedrijven kunnen betekenen, leidt deze analyse tot een eerste selectie van potentiële sponsors. Bij de verdere analyse van het ledenbestand wordt bekeken of er zich onder de leden of binnen de geleding en van de sportfamilie potentiële sponsors bevinden. Met de sportfamilie wordt bedoeld: de ouders van de jeugdleden, de directe familie en de kennissenkring van de leden. (zie ook stap 4) De materialen De analyse van de benodigde materialen kan veel voordeel opleveren. De materiaalanalyse dient niet beperkt te worden tot het sportmateriaal. Ook de aanschaf van materialen nodig voor de inrichting van het clubhuis, de materialen die gebruikt worden in de keuken, het propagandamateriaal e.d., kunnen voor bepaalde bedrijven (en dus potentiële sponsors) interessant zijn. De leveranciers Bij de analyse van de leveranciers stelt men zich vragen als: Welke materialen worden bij welke leveranciers gekocht? Zijn er in de omgeving leveranciers die meer te bieden hebben? Zijn er onder hen potentiële sponsors? etc. (zie ook stap 4) De accommodatie De analyse van de eigen accommodatie geeft o.a. inzicht in de mogelijkheden en onmogelijkheden voor het aanbieden van gastvrijheid, promotie- en verkooprechten. Productanalyse Elke sportvereniging heeft producten die te verkopen zijn, zoals: toernooien, een spel- en sportdag, een klaverjascompetitie e.d. Het stellen van de vraag, welke producten interessant zijn voor welke bedrijven, kan potentiële sponsors opleveren. De tweede schil De tweede schil is die van de processen. Het gaat hierbij om de bewegingen die in de vereniging zijn waar te nemen. Aandachtspunten zijn: Welke processen spelen zich in onze vereniging af? Hoe staat het met de continuïteit van het bestuur, de leden, de werkgroep sponsoring en het aanwezige kader? Betrouwbaarheid Bij sponsoring zijn twee partijen betrokken, die elkaars rechte n en plichten nauwkeurig in een contract vastleggen. Om te zorgen dat de overeenkomst voor beide partijen een succes wordt, zullen de sponsor en gesponsorde in overleg met elkaar voortdurend maatregelen moeten nemen, afspraken moeten maken en voorbereidingen moeten treffen. Daarbij is betrouwbaarheid van de partners een must. Het is nodig de processen, die belangrijk zijn voor de betrouwbaarheid t.o.v. de sponsor te analyseren, waarbij continuïteit

7 het toverwoord is. Want: hoe betrouwbaar komt de vereniging bij (potentiële) sponsors over, als elk jaar een nieuw bestuur wordt gekozen? Als de leden de vereniging zien als een duiventil, waar lukraak in en uit gevlogen wordt? Als de werkgroep sponsoring elke drie maanden een nieuwe bezetting krijgt? De sponsor keer op keer met andere gezichten geconfronteerd wordt? Als de leden na de wedstrijden ruzie makend aan de bar staan? Indien blijkt dat er geen continuïteit geboden kan worden, is het niet zinvol het pad van de sponsoring te bewandelen. Het sponsorplan kan dan bestaan uit het nemen van de stappen die nodig zijn toekomstige sponsors die continuïteit te waarborgen waar zij recht op hebben. De derde schil De derde schil is die van de functies. Deze schil laat zien, dat er achter de mierenhoop van processen een samenhang zit, zoals het inkopen van spullen voor het clubhuis, de ledenwerving, de planning, het wedstrijdsecretariaat e.d. Het zogenaamd functioneel denken vraagt om het toevoegen van waarden als het herkennen van de eigen kwaliteit of de speciale doelstellingen behorende bij een bepaalde functie. Aandachtspunten zijn: Worden alle functies verricht die nodig zijn om uitvoering aan het sponsorbeleid te kunnen geven? Heeft de vereniging de beschikking over voldoende kader, met voldoende kennis van zaken? Welke functies lopen goed en welke niet? Moeten er eventueel nieuwe functies in het leven worden geroepen? Functies Om uitvoering aan het beleid te kunnen geven, zullen alle daarvoor benodigde werkzaamheden zoals het onderhouden van contacten met de huidige sponsors, het Verzamelen van evaluatiemateriaal, het regelmatig schrijven van perspublicaties, artikelen t.b.v. het clubblad, het onderhouden van de reclameborden, het informeren van de leden, het ontwikkelen van nieuwe producten en het werven van nieuwe sponsors, verricht moeten worden. Kader Daarvoor dient de vereniging de beschikking te hebben over voldoende kader met voldoende kennis van zaken. Eventuele gebreken in de benodigde kwantiteit en kwaliteit, zullen door het werven van kader en door scholing verbeterd dienen te worden. Het komt binnen verenigingen nog te vaak voor dat de kennis t.a.v. sponsoring het eigendom van te weinigen is. Dit werkt niet alleen spanningen binnen de eigen organisatie in de hand, daar de ene helft van de leden de andere niet meer kan volgen. De consequentie daarvan kan zijn, dat een aantal leden minder geïnteresseerd raakt en afhaakt, met als gevolg, dat niet alle functies vervuld worden, die nodig zijn. Het gevolg is dan, dat aan de uitvoering van sponsorovereenkomsten onvoldoende kwaliteit gegeven kan worden. Het effect daarvan is te raden. De vierde schil De vierde schil is die van de mensen. Niet alleen moet er functioneel worden gedacht maar ook naar de mensen in de vereniging worden gekeken. Zij zijn het die de functies moeten uitvoeren. Aandachtspunten zijn: Wie van de leden heeft affiniteit met sponsoring? Bestaat er duidelijkheid over wat van het kader gevraagd wordt? Affiniteit Het vinden van het kader dat uitvoering aan de plannen moet geven is voor verenigingen die aan het begin staan van de ontwikkeling van een sponsorbeleid, vaak een probleem. Met andere woorden: het bemannen van een werkgroep of commissie sponsoring, is niet de gemakkelijkste klus. Toch lopen er ook in uw vereniging of binnen de sportfamilie mensen rond die door hun beroep, opleiding of interesse, affiniteit hebben met sponsoring. Het houden van een onderzoek binnen de vereniging (wie wil en kan

8 wat?) levert ongetwijfeld succes op. Verder is het bij het werven van kader noodzakelijk dat duidelijkheid bestaat over de taken, de taakomvang en de tijdsinvestering. Het kader weet dan precies waar het bij de uitvoering van zijn taak aan begint. Het voorkomt dat de werkgroep of commissie waar het kader deel van uitmaakt, op hol slaat, alles tegelijk wil doen en door de bomen het bos niet meer ziet. Het helpt de betrokkenen stap voor stap te werken, en bepaalde werkzaamheden af te ronden. De vijfde schil De vijfde schil is die van de relatiestructuren. Bij deze schil gaat het om de wijze van samenwerking in de vereniging. Aandachtspunten zijn: Wat zijn de benodigdheden van de leden van de werkgroep? Moet er iemand van het bestuur in de werkgroep zitting nemen? Hoe is de samenwerking tussen de werkgroep en andere instanties binnen de vereniging? Samenstelling van de werkgroep of commissie sponsoring Omdat elke vereniging anders gestructureerd is, zijn algemene richtlijnen voor de samenstelling van de werkgroep of commissie sponsoring moeilijk te geven. De eigen situatie bepaalt, hoe deze samenstelling er uit ziet en of bijvoorbeeld bestuursleden er wel of niet deel van moeten uitmaken. Wel staat vast, dat wil de werkgroep of commissie kunnen functioneren, het vastleggen van de taken, de functies en bevoegdheden voorwaarde is. Duidelijk moet bijvoorbeeld zijn of het werven van advertenties voor het clubblad een taak van de werkgroep of commissie sponsoring is, of dat deze is voorbehouden aan de redactie van het clubblad. En als dat zo is, wie coördineert dan, wie zorgt er voor dat het niet kan gebeuren dat de redactie vandaag naar bedrijf x gaat om een advertentie van 150,- te verkopen, terwijl de sponsorgroep voor dat zelfde bedrijf een plan aan het ontwikkelen is dat een week later 3000,- moet opleveren? De zesde schil De zesde schil is die van het beleid. Het gaat bij deze schil om de analyse van het sponsorbeleid. Aandachtspunten zijn: Liggen de uitgangspunten en doelstellingen vast? Wat is de huidige sponsorbeleid? In hoeverre worden de werkzaamheden van de werkgroep door de leden gedragen? Uitgangspunten en doelstellingen Wil van een succesvol sponsorbeleid sprake zijn dan zal het bestuur de uitgangspunten en doelstellingen van het sponsorbeleid helder moeten formuleren. Voor de leden moet duidelijk zijn hoeveel geld er nodig is en op welke wijze het besteed zal worden. Belangrijk daarbij is het besef dat de sponsorgelden een niet te structureel deel van de begroting gaan uitmaken. De organisatie zou dan te afhankelijk kunnen worden van de inkomsten uit sponsorgelden. Men doet er verstandig aan de sponsorgelden in eerste instantie uitsluitend te besteden aan extra activiteiten, pas wanneer de sponsorovereenkomst voor meerdere jaren is afgesloten en er uitzicht is op continuïteit van de sponsorinkomsten, is het mogelijk de gelden meer in de sfeer van terugkomende verplichtingen aan te wenden. Gedragenheid door de leden Om uitvoering aan het sponsorbeleid te geven is gedragenheid door de leden absolute voorwaarde, want uiteindelijk zijn zij het die voor een groot deel bepalen of de sponsoring een succes wordt. Van gedragenheid kan pas sprake zijn, wanneer de leden de beleidsuitgangspunten en-doelstellingen op de ledenvergadering goedgekeurd hebben. Zij weten dan waar ze ja dan nee tegen zeggen en waarom hun medewerking noodzakelijk is. De zevende schil De laatste schil is die van de identiteit.

9 Aandachtspunten zijn: Blijf bij sponsoring de verenigingsidentiteit nog dezelfde? Door welke soort bedrijven wil men wel, en door welke niet gesponsord worden? In de top-en beroepssport wordt sponsors maar al te vaak de mogelijkheid geboden, invloed uit te oefenen op het beleid van de eigen organisatie. In een aantal gevallen heeft de sponsor zelfs de belangrijkste stem. Indien de invloed van de sponsor op het verenigingsbeleid te groot wordt, is het gevaar dat de identiteit van de vereniging onder druk komt te staan, levensgroot aanwezig. Het zal niet de eerste keer zijn dat een vereniging onder invloed van de wensen, of zelfs eisen van de sponsor, overgaat tot het in welke vorm dan ook betalen van de selectiespelers, of die spelers zoveel gunsten biedt, dat het niet meer past binnen de totale cultuur van de vereniging. Indien dit het geval is, is het duidelijk dat u de problemen in huis heeft gehaald. Om de eigen identiteit niet te verliezen, zullen vooraf duidelijke richtlijnen opgesteld moeten worden t.a.v de bevoegdheden van de sponsor en het soort bedrijven dat in aanmerking kan komen als sponsor. Daarmee wordt een te grote invloed van de sponsors en de mogelijkheid dat b.v. het achtste team met shirtreclame van een seksclub het veld opkomt uitgebannen. Stap 3. Formuleren van het aanbod Deze stap moet leiden tot het nauwkeurig formuleren van het aanbod dat de potentiële sponsor zal worden voorgelegd. Het aanbod kan bestaan uit een pakket van prestaties die de vereniging standaard te leveren heeft, of een aanbod dat is toegesneden op de speciale wensen en behoeften van de te benaderen bedrijven. De beschrijving moet een reële voorstelling van zaken geven. Men is eerlijk over b.v. toeschouwersaantallen, het aantal leden en de hoeveelheid persaandacht. Het aanbod is helder en duidelijk, in goed verstaanbare taal geformuleerd en afgestemd op de doelgroepen van te benaderen sponsors. Markt Ondernemers delen hun markt immers in, in groepen van afnemers die min of meer gelijkgerichte verlangens hebben en ongeveer de zelfde kenmerken. Het houden van de auto-occasionshow is voor de sponsor niet interessant, als het publiek uitsluitend uit kinderen in de leeftijd van zes tot twaalf jaar bestaat. Een aanbod, waarbij reclame gemaakt kan worden tijdens een jeugdtoernooi, is misschien interessant voor McDonald's maar zeker niet voor een bedrijf dat afwasmachines verkoopt. Stappen 3 en 4 In een enkel geval worden de stappen 3 en 4 andersom gedaan en wordt er, voordat een aanbod geformuleerd wordt, eerst een potentiële sponsor gezocht. De volgorde 'waarbij eerst een aanbod wordt geformuleerd, om daarna bedrijven te benaderen heeft de voorkeur, omdat de vereniging voldoende producten en diensten aan te bieden heeft, die voor het bedrijfsleven interessant zijn om te sponsoren. Verder is het van belang te beseffen, dat de potentiële sponsor degene is die de centrale rol vervult. Hij en niemand anders bepaalt, of het aanbod voor hem bruikbaar is. De waarde van het aanbod wordt door hem bepaald; het gaat er om wat bij er van vindt en niet wat hij er van moet vinden. Bij het beschrijven van de geleverde tegenprestaties moet dus niet vanuit het aanbod zelf gedacht worden, maar moet de schrijver zich verplaatsen in de gedachtegang van de potentiële sponsor. Voor een goed begrip: de Nederlandse Spoorwegen bijvoorbeeld verkopen voor een bepaalde prijs geen treinkaartje van Amsterdam naar Heerenveen maar de mogelijkheid om zich snel en comfortabel, onder het lezen van de krant of het voorbereiden van een zakengesprek, te verplaatsen, zonder in de file te hoeven staan. Aandachtspunten zijn: Met wie heeft de potentiële sponsor van doen? Een beschrijving van het aanbod; Een beschrijving van de verlangde tegenprestatie.

10 Stap 4. Selecteren van sponsors De selectie van potentiële sponsors begint met een analyse van het ledenbestand, inclusief de sportfamilie, bedrijven waarmee sponsorrelaties bestaan of bestaan hebben en bedrijven die goederen aan de organisatie leveren. Deze analyse geeft inzicht in het potentiële sponsorbestand binnen het directe bereik van de vereniging en moet leiden tot het opstellen van een lijst van bedrijven die mogelijk geïnteresseerd zijn in het sponsoren van de vereniging. Indien de interne analyse onvoldoende mogelijkheden biedt, is het maken van een analyse van mogelijke sponsors buiten de vereniging noodzakelijk. Aandachtspunten bij de interne analyse zijn: Analyseren van het ledenbestand, inclusief de sportfamilie; Analyseren van de huidige sponsorovereenkomsten; Analyseren van vroegere sponsorrelaties; Analyseren van de huidige leveranciers. Analyseren van het ledenbestand Voor een zakenman kan het lidmaatschap van een vereniging onderdeel van zijn marketingstrategie zijn. Elke zakenman weet dat na afloop van de wedstrijd tijdens bijvoorbeeld de borrel met clubgenoten of relaties zaken gedaan worden. De analyse onder de leden en de sportfamilie, wie heeft een bedrijf kan de eerste potentiële sponsors opleveren. Nuttig is ook te analyseren welke werkgevers van leden aan sportsponsoring doen. Ook die bedrijven zijn potentiële sponsors. Immers indirect heeft uw vereniging al een relatie met dat bedrijf. Analyseren van de huidige overeenkomsten Tussentijdse evaluatie van de huidige overeenkomsten helpt bij de selectie van sponsors. Voortdurend zal bekeken moeten worden wanneer contracten aflopen, welke nieuwe inspanningen er verricht moeten worden om de sponsors te behouden en welke, door de vereniging nieuw ontwikkelde producten, aan de huidige sponsors in een nieuw contract aangeboden kunnen worden. Analyseren van vroegere sponsorrelaties Binnen bedrijven kunnen de commerciële en communicatieve doelstellingen veranderen. Bij sportverenigingen is veelal niet bekend, wat de bedrijfsdoelstellingen van de sponsors zijn. Zeker niet bij die bedrijven die in het verleden slechts een advertentie of reclamebord plaatsten. Na het niet verlengen van dat soort overeenkomsten wordt dat soort sponsors maar al te vaak uit het oog verloren. Een analyse van de sponsorinteresse van oud sponsors kan zeker zijn rendement opleveren. Analyseren van de leveranciers De analyse van de bedrijven die goederen aan de vereniging leveren, kan een goede hulp zijn bij het selecteren van potentiële sponsors. Hen kan voorgesteld worden de levering te betalen in de vorm van een sponsortegenprestatie. Indien de uitvoering van de interne analyse geen resultaten oplevert is het maken van een externe analyse noodzakelijk. Aandachtspunten bij de externe analyse zijn: Welke bedrijven staan bekend veel aan sponsoring te doen? Analyseren van bedrijven uit bedrijfstakken waar veel aan sponsoring gedaan wordt; Welke bedrijven leveren producten aan doelgroepen die de vereniging in huis heeft? Welke bedrijven leveren goederen aan de vereniging? Bij welke bedrijven bestaat een relatie tussen hun imago en dat van de eigen organisatie? Zijn er in de directe omgeving filialen van bedrijven die landelijk sponsoren? Aanleggen van een bestand. Bedrijven die bekend staan te sponsoren

11 Bedrijven die bekend staan veel aan sponsoring te doen, sponsoren vaak meerdere projecten tegelijk of zijn snel bereid mee te doen aan kleine vormen van sponsoring als het plaatsen van een reclamebord of een advertentie. Een voetbalvereniging verkocht 80 meter reclameborden door te analyseren welke bedrijven in de stad meer dan twee borden elders geplaatst hadden. Bij de benadering bleek het plaatsen van reclameborden onderdeel van de communicatiestrategie van die bedrijven te zijn. Doelgroepen Bedrijven die producten leveren aan doelgroepen die de vereniging in huis heeft, zijn per definitie potentiële sponsors, omdat hen het verkooprecht gegeven kan worden. De tennisvereniging, die tijdens het jaarlijks te houden clubtoernooi de plaatselijke sportzaakhouder het recht van verkoop van tenniskleding aanbood, begreep wat met het bovenstaande wordt bedoeld. Persoonlijke interesse Ondanks het feit dat sponsoring een zakelijke overeenkomst is, blijken er nog steeds bedrijven te zijn waarvan de eigenaar of leiding op basis van persoonlijke interesse bereid is te sponsoren. Veelal gebeurt dit, omdat er een persoonlijke relatie bestaat met de vereniging. Aanleggen van een bestand Het verdient aanbeveling, een bestand van potentiële sponsors aan te leggen. Dat helpt niet alleen bij het vinden van de eerste sponsors, maar heeft ook op langere termijn zijn effecten, zeker als de lijst up-to-date wordt gehouden. Het samenstellen van zo'n lijst is geen ingewikkeld karwei. Een eenvoudig kaartsysteem of een archief, opgeslagen in de computer, volstaat. In het bestand worden de naam van het bedrijf, de naam en functie van de contactpersoon, het adres en het telefoonnummer opgenomen. Stap 5. Benaderen van sponsors Na het uitwerken van het sponsorvoorstel en het selecteren van potentiële sponsors, moeten de geselecteerde bedrijven benaderd worden. Als er geen sprake is van een direct contact, is dat benaderen niet gemakkelijk. De volgende stappen kunnen genomen worden: Zoeken binnen de vereniging naar een bekende van de potentiële sponsor; Voeren van een telefoongesprek; Schrijven van een brief. Zoeken naar bekenden van de sponsor Binnen de vereniging kan gevraagd worden of er onder de leden werknemers of bekenden van de potentiële sponsor zijn. Laten zij het eerste contact leggen of u introduceren. Daarbij is het goed te bedenken dat niet elk verenigingslid voor het leggen van dat soort contacten even geschikt is. Selectief zijn is het parool, want anders loopt men de kans dat het contact met de potentiële sponsor verbroken wordt voordat het tot stand is gekomen. Telefonisch contact Een andere wijze om in contact te treden is door telefonisch contact op te nemen. Het voordeel van een telefonisch gesprek is het directe contact, waardoor de ontvanger zich moeilijk kan afwenden. Het voeren van een telefoongesprek is niet gemakkelijk. Een aantal tips: gebruik korte zinnen, praat luid en duidelijk, geef de presentatie beknopt weer, waarbij zoveel mogelijk de voordelen van een sponsorovereenkomst worden aangegeven. Rond het gesprek af met het maken van een vervolgafspraak. Schriftelijk contact In de meeste gevallen zal een schriftelijke benadering op prijs gesteld worden. De brief die dan geschreven wordt, is voorzien van de juiste naam, voorletters en eventueel titel en is persoonlijk ondertekend. De inhoud moet pakkend zijn en belangstelling opwekken.

12 Beschrijf bijvoorbeeld de interesse van uw potentiële sponsor voor de sport, het verenigingslidmaatschap van zijn kinderen, zijn eventuele andere sponsorprestaties, het mooie bedrijf dat hij heeft etc. Vraag aan het eind van de brief niet of de sponsor contact met u zoekt. U bent degene die de afspraak maakt. Sluit de brief af met concreet aan te geven op welke wijze en wanneer contact met hem wordt gezocht. Voeren van overleg Voordat overleg over het sponsorvoorstel plaats vindt, is het sponsorplan aan de gesprekspartner ter bestudering toegestuurd. Dit moet vooraf gebeuren, want van de gesprekspartner kan niet worden verwacht dat het sponsorplan gelezen wordt tijdens het moment van uitleg. Het voeren van het overleg is een vak apart Het is van het grootste belang dat de juiste man of vrouw uit de vereniging het gesprek voert, waarbij het vanzelfsprekend is dat de verenigingsonderhandelaars op de hoogte zijn van het aangeleverde voorstel en de details van het te sponsoren project. Daarnaast moeten de afgevaardigden op de hoogte zijn van informatie over het bedrijf waar ze te gast zijn en de personen met wie de onderhandelingen gevoerd worden. Stap 6. Opstellen van het contract Als de onderhandelingen tot succes geleid hebben, dient de overeenkomst in een contract te worden vastgelegd; daarin worden o.a. de prestatie, de te leveren tegenprestatie, de duur en de uitvoering van de overeenkomst opgenomen. Soms wordt het opstellen van een contract niet nodig of gewenst geacht. In een dergelijk geval is het goed mondelinge afspraken schriftelijk te bevestigen en ook binnen de vereniging vast te leggen. Dit moet gedaan worden, opdat als de samenstelling van de sponsorcommissie verandert, ook door nieuwe commissieleden afspraken nagekomen kunnen worden. Stap 7. Uitvoeren van het contract Alleen als bij de uitvoering van de overeenkomst de gemaakte afspraken zo worden nagekomen dat de sponsor naar volle tevredenheid aan de evaluatie begint, mag van succes gesproken worden. De kans dat de sponsorperiode verlengd wordt, is dan groot. En mocht dat niet zo zijn, dan heeft men bij het zoeken naar een nieuwe sponsor een voorsprong, omdat bewezen kan worden waar te maken wat afgesproken is Stap 8. Evalueren van het contract Zoals eerder geschreven, is het meten van het effect van sponsoring moeilijk en kostbaar. De sponsor kan bij de effectmeting geholpen worden door hem artikelen van kranten en clubbladen, foto's, bandopnamen van radio-interviews en de score van de waarde van vrije publiciteit toe te sturen. Een honkbalvereniging liet haar sponsors weten dat in een bepaald seizoen in de plaatselijke dag-en weekbladen de omvang van het aantal geschreven artikelen over de vereniging mm bedroeg, hetgeen een advertentiewaarde van ,- vertegenwoordigde. Deze waardebepaling is niet zonder nadelen: er wordt b.v. geen onderscheid gemaakt tussen goede of slechte publiciteit. Maar het is altijd beter dan dat de sponsor in het geheel niet geïnformeerd wordt. Naast dit alles zal de sponsor de waarde van de overeenkomst ook afmeten aan zijn eigen bevindingen, waarbij zijn oordeel over zaken als het onderhouden van een goed contact en een prettige samenwerking e.d, wel degelijk in de eindbeoordeling meetellen. In dit artikel is eerder aangegeven, dat het niet zinvol is het pad van de sponsoring te bewandelen, indien blijkt dat de vereniging geen continuïteit kan bieden in de relatie met de sponsor. Het sponsorplan zou dan moeten bestaan uit het ondernemen van die stappen die nodig zijn om toekomstige sponsors die continuïteit wel te waarborgen. (Bron: Fondswerving en sponsoring : voor sportverenigingen en andere organisaties met locale en regionale belangen / Jan Verhaert. [S.l] : Wietse Verhaert, p )

13 Bijlagen bij hoofdstuk 7 Bijlage 1 SPONSOROVEREENKOMST MET EEN SPORTVERENIGING De ondergetekenden: A. De rechtspersoonlijkheid bezittende vereniging gevestigd te volgens haar statuten rechtsgeldig vertegenwoordigd door hierna te noemen 'de vereniging' en B. De gevestigd te en ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel en Fabrieken te onder nummer ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door (naam en functie) hierna te noemen 'de sponsor'. VERKLAREN ALS VOLGT TE ZIJN OVEREENGEKOMEN: Inleidende bepalingen Art.1(voorschriften sportbond) (2)(3) Op deze overeenkomst zijn van toepassing de regelen met betrekking tot de sponsoring, welke door de sportbond, waarbij de vereniging is aangesloten, zijn gegeven. Partijen verklaren, dat deze voor- schriften een onverbrekelijk deel van deze overeenkomst uitmaken. Art.2(aard en inhoud) De vereniging verleent hierbij het recht aan de sponsor, die verklaart dit recht van de vereniging te aanvaarden, om de communicatie- mogelijkheden van de vereniging, welke voortvloeien uit haar sportbeoefening, aan te wenden ter bekendmaking van diens naam, goederen en/of diensten. (4) Onder communicatiemogelijkheden worden in deze overeenkomst begrepen (eventueel doorbalen hetgeen niet van toepassing is): a. het verbinden van de naam van de sponsor aan de vereniging: b. het voeren van de bedrijfs-, product- of merknaam van de sponsor op: 1. de wedstrijdkleding, 2. de trainingskleding en spelersuitrusting en 3. de spelattributen van de verenging, een en ander voorzover daaraan door een organiserende instantie geen beperkingen verbonden zijn c. ter beschikking stellen van ruimte in publiciteitsmateriaal, zoals affiches, advertenties, programmaboekjes, clubbladen, toe- gangsbewijzen, uitnodigingskaarten, lidmaatschapskaarten, etc.; d. het ter beschikking stellen van ruimte voor het plaatsen van reclameborden; (5) e. het toestaan van openbaar maken en verveelvoudigen door de sponsor van afbeeldingen van sportactiviteiten van de vereniging, in het bijzonder van haar leden, binnen het kader van de vereniging. (6) f. de vermelding van de titel 'official sponsor' en de bedrijfs-, handels-, product- of merknaam op alle officiële drukwerken vanwege de vereniging, zoals het verenigingsorgaan, posters, pers- berichten, briefpapier; g. de toestemming om tijdens op het publiek gerichte activiteiten van de vereniging gratis monsters en/of andere promotieartikelen uit te delen (sampling), onder meer via een door de sponsor bij die activiteit te plaatsen promotiestand ter grootte van..... m². h. het recht om tijdens de onder g genoemde activiteiten exclusief, derhalve met uitsluiting van concurrentie merken, de eigen goederen en/of diensten aan te bieden; i. het recht op het verkrijgen van tribuneplaatsen voor mede- werkers, relaties en consumenten, waarvan de kosten en aantallen in onderling overleg zullen worden bepaald; j. het recht op het verkrijgen van een (beperkt) afsluitbare ruimte bij de onder g genoemde activiteiten, waar uitsluitend de sponsor activiteiten kan verrichten in het kader van goed gastheerschap van de onder i genoemde personen; k. (... ).

14 Art.3(duur en opzegging) Deze overeenkomst wordt aangegaan voor de tijd van jaar, ingaande op en mitsdien eindigende op (7) De overeenkomst zal na het verstrijken van de overeengekomen periode niet van rechtswege ophouden. Hiertoe is vereist, dat een opzegging plaatsvindt tegen het einde van die termijn. leder der partijen is tot opzegging bevoegd. De opzegging dient bij aan- getekende brief te geschieden. De termijn van opzegging bedraagt tenminste zes maanden. Zodra één der partijen een bericht van opzegging heeft bereikt, heeft deze het recht om van de wederpartij te verlangen, dat partijen met elkaar in overleg treden aangaande vernieuwing respectievelijk verlenging van de overeenkomst. Mochten partijen hieromtrent geen overeenstemming bereiken binnen twee maanden nadat het bericht van opzegging een der partijen heeft bereikt dan zal iedere partij vrij zijn een sponsorovereenkomst met een derde aan te gaan. Vindt geen opzegging plaats krachtens het tweede lid van dit artikel, dan loopt de overeenkomst telkens door voor de duur van één jaar, onder gelijkblijvende voorwaarden. Art.4(tussentijdse beëindiging) Deze overeenkomst kan tussentijds worden opgezegd in de navolgende gevallen. a. Door ieder der partijen in geval het standaard-team van de vereniging niet meer uitkomt in de klasse beoogd ten tijde van het aangaan van deze overeenkomst en partijen na serieuze onderhandelingen geen overeenstemming hebben kunnen bereiken over de aanpassing van de overeenkomst. (8) Onder klasse beoogd ten tijde van het aangaan van deze overeenkomst wordt tussen partijen verstaan. (9) b. Door ieder der partijen in geval de wederpartij failleert, surséance van betaling aanvraagt, dan wel ontbonden respectievelijk geliquideerd wordt. c. Door de sponsor, in geval het aan de vereniging door de sportbond, bij wie de vereniging is aangesloten, wordt verboden een of meer van de in artikel 2 lid 2 sub a, b.1 en b.2 genoemde categorieën van communicatiemogelijkheden aan te wenden. Bij een tussentijdse beëindiging krachtens het eerste lid, dient een opzegtermijn in acht te worden genomen van tenminste twee maanden. Opzegging dient te geschieden bij aangetekende brief onder vermelding van de redenen van de tussentijdse beëindiging. Ingeval van tussentijdse beëindiging als bedoeld in dit artikel, vindt geen restitutie plaats hetgeen krachtens deze overeenkomst is betaald of gepresteerd. Voorzover betaling afhankelijk is gesteld van termijnen als bedoeld in artikel 5, kan een evenredig deel van de alsdan verschuldigde prestatie worden gevorderd respectievelijk teruggevorderd. (10) Verplichting van de sponsor Art.5 (sponsorbedrag) De sponsor verplicht zich tot betaling van een sponsorbedrag van... (exclusief BTW) per jaar. Dit sponsorbedrag dient de sponsor bij vooruitbetaling te voldoen in gelijke termijnen van... De eerste termijn vervalt en wordt opeisbaar op de tweede termijn op ; etc. De laatste termijn vervalt en wordt opeisbaar op (11) Jaarlijks, voor het eerst op (12), zal het sponsorbedrag worden aangepast aan de wijziging van de jaarprijsindexcijfers van de gezinsconsumptie (reeks voor werknemersgezinnen, 1985 = 100), zoals deze cijfers worden bekend gemaakt door het Centraal Bureau voor de Statistiek te 's-gravenhage. De aanpassing geschiedt door het in het eerste lid genoemde sponsorbedrag te vermenigvuldigen met een breuk, waarvan de teller wordt gevormd door het prijsindexcijfer voor het kalenderjaar voorafgaande aan het jaar van de aanpassing en de noemer, door het prijsindexcijfer voor het kalenderjaar voorafgaande aan het jaar waarin de overeenkomst wordt gesloten. Dit bedrag zal nimmer dalen beneden het in de eerste lid genoemde sponsorbedrag, dat gold bij de aanvang van deze overeenkomst. (13) De sponsor heeft bij het aangaan van deze overeenkomst tot zekerheid van de nakoming van zijn financiële verplichtingen ten behoeve van de vereniging een bankgarantie gesteld ter hoogte van....(13a) Art.6(bijzondere kosten) (14) De sponsor verplicht zich verder tot de volgende prestaties: a. het beschikbaar stellen van wedstrijdkleding, schoeisel, tassen, trainingspakken tot een maximum van sets. Deze uitrustingsstukken worden na afloop van één jaar eigendom van de vereniging; b. betaling van de kosten verbonden aan het in dienst hebben door de vereniging van een trainer/coach tot een maximum bedrag van ; c. betaling van de kosten verbonden aan het door de vereniging aantrekken van (buitenlandse) spelers, die de wens te kennen hebben gegeven lid te willen worden van de vereniging, tot een maximum van ; d. betaling van kosten verbonden aan de coaching en begeleiding van een jeugdteam tot een maximum van ; e. betaling van kosten verband houdende met Besteding van de in dit artikel bedoelde bedragen zal slechts zijn toegestaan na verkregen toestemming van de sponsor.

15 Alle kosten verbonden aan het gebruik van de (rechten op) communicatiemogelijkheden als hiervoor in artikel 2 omschreven komen voor rekening van de sponsor. Art.7(geen reclame-overeenkomsten met leden) Het is de sponsor niet toegestaan om reclame-overeenkomsten met de individuele leden van de vereniging aan te gaan zonder schriftelijke toestemming van de vereniging. Art.8(niet overdraagbaarheid) Het is de sponsor niet toegestaan zijn rechten uit deze overeenkomst geheel of gedeeltelijk aan derden over te dragen. Verplichting van de vereniging Art.9(naamwijziging en presentatie) De vereniging (het standaard-team van de vereniging) zal gedurende de looptijd van deze overeenkomst worden genoemd (15) De vereniging, in het bijzonder haar bestuursleden, officials en spelers (van het standaard-team) zullen zich zoveel mogelijk van de in het eerste lid aangegeven naam moeten bedienen. De vereniging verplicht zich om de nieuwe naam, op een met de sponsor nader overeen te komen wijze en voorzover door de sponsor gewenst, duidelijk te vermelden op alle bij haar (standaard- team) in gebruik zijnde attributen en/of uitrustingsstukken, zoals bedoeld en omschreven in artikel 2 lid 2 van deze overeenkomst, zowel in competitiewedstrijden, bekerwedstrijden, toernooien en vriendschappelijke wedstrijden en andere manifestaties. De vereniging zal ernaar streven dat aan haar activiteiten een zo groot mogelijke bekendheid wordt gegeven, met name door publiciteit via radio, televisie en gedrukte media. Art.10(presentatie) Over de wijze waarop de presentatie van de bedrijfs-, product- of merknaam van de sponsor dient te geschieden zal de vereniging steeds vooraf overleg met hem plegen (of met een hiertoe door de sponsor aangewezen publiciteitsbureau). Presentatie in voren- bedoelde zin, welke vallen buiten het sportieve optreden van de vereniging (het standaard-team van de vereniging) zijn slechts toegestaan na uitdrukkelijke goedkeuring van de sponsor. Art.11(representativiteit) De vereniging draagt er zorg voor, dat eik optreden door of namens haar in welk verband ook, voldoet aan de eisen van representativiteit. De vereniging zal zich onthouden van handelingen en/of gedragingen tengevolge waarvan de goede naam van de sponsor en de vereniging in diskrediet kunnen worden gebracht. Art.12(exclusiviteit) (16) Het is de vereniging niet toegestaan om gedurende de looptijd van deze overeenkomst sponsor- en/of reclameovereenkomsten met derden aan te gaan met betrekking tot communicatiemogelijkheden als bedoeld in artikel 2, zonder de schriftelijke toestemming van de sponsor. De vereniging garandeert dat in het bijzonder haar bestuursleden, officials en spelers (van het standaard-team) binnen het kader van hun sportbeoefening niet betrokken zullen zijn of worden bij reclame-activiteiten ten behoeve van derden zonder schriftelijke toestemming van de sponsor, tenzij deze reclame-activiteiten plaatsvinden binnen het kader van de door of namens de (internationale) sportbond, waarbij de vereniging is aangesloten, georganiseerd (internationale) bonds- en/of districtswedstrijden. Met reclame- activiteiten in laatstbedoelde zin verklaart de sponsor zich bij voorbaat akkoord. Onder reclame wordt ten deze verstaan iedere commerciële vorm van publiciteit. De sponsor is ermee bekend dat, in afwijking van het bepaalde in het eerste lid, de vereniging dan wel individuele leden bij het aangaan van deze overeenkomst, overeenkomsten van sponsoring heeft/hebben gesloten dan wel rekening heeft/hebben te houden met door derden gesloten overeenkomsten met de in de van deze overeenkomst deel uitmakende bijlage genoemde sponsors. De sponsor zal deze overeenkomsten respecteren. Art.13(vertegenwoordiging van de sponsor) De sponsor heeft het recht om zich in de bestuurs- en commissievergaderingen van de vereniging te laten vertegenwoordigen door een toehoorder. Deze toehoorder heeft het recht op inzage van alle stukken behorende tot die vergadering. (17) Art.14(begroting) (18) Door de vereniging wordt jaarlijks, uiterlijk tegen (19), een begroting voor het dan volgende seizoen opgesteld en ter goedkeuring aan de sponsor voorgelegd. Na verkregen goedkeuring heeft de vereniging het recht het aldus door de sponsor goedgekeurde begroting ter goedkeuring voor te leggen aan haar algemene ledenvergadering binnen zes weken na de goedkeuring van de sponsor.

16 Indien tussen partijen geen overeenstemming over de begroting kan worden bereikt, of indien na bereikte overeenstemming de algemene ledenvergadering de begroting afkeurt, zal de meest gerede partij het recht hebben om aan de arbiters, zoals bedoeld in artikel 19, te verzoeken de begroting tussen partijen bij wijze van bindend advies vast te stellen. De arbiters beslissen in hoogste ressort na partijen te hebben gehoord. De vereniging zal buiten de begroting geen verplichtingen aangaan of uitgaven doen, welke per begrotingspost... % van het begrote bedrag of maximaal... te boven gaan, zonder voorafgaande goedkeuring van de sponsor, met dien verstande, dat de vereniging het recht heeft om binnen haar begrotingen kosten- verschuivingen toe te passen van maximaal %. Art.15(boekhouding) De vereniging draagt zorg voor een deugdelijk ingerichte boek- houding. Eens per... maanden zal de vereniging de sponsor een financieel overzicht verstrekken. De sponsor heeft te allen tijden het recht de boekhouding en alle daarop betrekking hebbende bescheiden te doen controleren door een door hem aan te wijzen, externe accountant. De kosten hiervan zijn voor rekening van de sponsor. (20) Art.16(niet overdraagbaarheid) Het is de vereniging niet toegestaan haar rechten uit deze overeenkomst geheel of gedeeltelijk over te dragen aan derden. Het is de vereniging niet toegestaan fusies of andere samenwerkingsvormen met andere verenigingen aan te gaan zonder toestemming van de sponsor. Art.17(tekortkoming) In geval van niet nakoming door een van de partijen van een of meer verplichtingen krachtens deze overeenkomst of de wet op hem of haar rustende, heeft de wederpartij het recht om na een ingebrekestelling de overeenkomst door een schriftelijke verklaring te ontbinden, onverminderd het recht van de wederpartij om nakoming van de overeenkomst en/of schadevergoeding te vorderen. Art.18(beëindiging) Na beëindiging van deze overeenkomst, uit welke hoofde ook, zal het partijen niet langer zijn toegestaan, om rechten, welke ieder aan deze overeenkomst kon ontlenen, speciaal met betrekking tot het gebruik van de naam van de wederpartij, op enigerlei wijze uit te oefenen. Met name is de sponsor niet gerechtigd om na beëindiging van de overeenkomst enigerlei vorm van napubliciteit te verwerven. De sponsor verbindt zich alle onder zijn verantwoordelijkheid vervaardigde communicatiemiddelen direct na beëindiging van de overeenkomst te (doen) vernietigen. Art.19(arbitrage) Alle geschillen welke mochten ontstaan naar aanleiding van de onderhavige overeenkomst dan wel uit nadere overeenkomsten welke hieruit voortvloeien, zullen met uitsluiting van de gewone rechter worden beslecht door de Arbitragecommissie Sportsponsoring. De arbitrage vindt plaats conform het arbitragereglement van genoemde commissie, dat van kracht is op het moment dat een geschil aanhangig wordt gemaakt. Een geschil wordt geacht aanwezig te zijn, zodra een der partijen dit bij deurwaardersexploot of aangetekend schrijven aan de wederpartij meedeelt. Art.20(18) De vereniging verklaart dat haar algemene ledenvergadering het bestuur heeft gemachtigd om deze overeenkomst aan te gaan, blijkende een en ander uit de notulen (het procesverbaal) van de algemene vergadering van (22) Art.21 Bij de uitoefening van hun rechten dienen zowel de sponsor als de vereniging, voorzover dit in hun vermogen ligt, te handelen met inachtneming van de geldende wettelijke bepalingen, in het bijzonder de Mediawet en het Mediabesluit alsmede de Regeling niet-overheersende reclame-uitingen bij sportwedstrijden van 3 mei Art.22 Op deze overeenkomst is het Nederlands Recht van toepassing. Art.23 Van deze overeenkomst zal tussen partijen slechts schriftelijk kunnen worden afgeweken. De vereniging De sponsor Plaats Plaats

17 Datum Datum

18 TOELICHTING BIJ DE MODEL-SPONSOROVEREENKOMST MET EEN VERENIGING Uitgangspunt bij het opstellen van deze overeenkomst is geweest de omschrijving welke door de Nederlandse Sport Federatie en de Vereniging Sportsponsoring Nederland (VSN) is aanvaard van het begrip 'sponsoring'. Deze formule luidt: "Sportsponsoring is een overeenkomst, waarbij de ene partij (de sponsor) een op geld waardeerbare prestatie levert, waartegen de andere partij (de gesponsorde) communicatiemogelijkheden verschaft, voortvloeiende uit zijn sportbeoefening welke overeenkomst mede gericht is op de bevordering van deze sportbeoefening.' De toevoeging, dat sponsoring mede gericht dient te zijn op de bevordering van de sportbeoefening, is geen juridische toevoeging, doch een uitgangspunt van beleid, dat zowel door de VSN als de NOC*NSF wordt voorgestaan." De in de tekst van de overeenkomst vermelde cijfers corresponderen met de hierna volgende cijfers: 1. Over het algemeen zal de rechtsvorm van een sportorganisatie, zoals een sportbond of sportclub, die van een vereniging zijn. De stichtingsvorm komt echter wel voor. Zo zou het standaard- team van een vereniging, dat in het bijzonder voor sponsoring in aanmerking komt, van die vereniging kunnen worden afgesplitst en worden ondergebracht in een afzonderlijke stichting. Het model zal in geval sprake is van een stichting dienovereenkomstig moeten worden aangepast. Het woord vereniging zal overal moeten worden vervangen door het woord stichting. Van artikel 14, eerste lid, zal kunnen vervallen de tweede volzin; hetzelfde geldt voor de tussenzin in het tweede lid: of indien na tot en met afkeuren. Tenslotte kan artikel 20 vervallen. 2. In de overeenkomst wordt ervan uitgegaan, dat de inhoud hiervan niet strijdig mag zijn met de eventueel bestaande reglementen van de sportbonden op het gebied van de sponsoring. In geval van wijziging van deze reglementen gedurende de looptijd van de overeenkomst of in geval voor het eerst reglementen aangaande sponsoring worden uitgevaardigd, is het gevaar van strijdigheid aanwezig. Artikel 4, eerste lid onder e zou in een dergelijk geval toepassing kunnen vinden. Uit een oogpunt van rechtszekerheid zullen sportbonden bestaande rechtsverhoudingen zoveel mogelijk moeten respecteren en zo nodig overgangsbepalingen in hun reglementen moeten opnemen. In het bijzonder wordt erop gewezen, dat enkele sponsorreglementen van de sportbonden het voorschrift bevatten, dat een sponsorovereenkomst vooraf dient te worden goedgekeurd door de desbetreffende sportbond alvorens deze van kracht is. 3. Voorzover nodig dienen partijen ook reglementen van de Internationale Sport Federatie, waarbij de desbetreffende bond is aangesloten en/of van het Internationaal Olympisch Comité met betrekking tot de amateurstatus van spelers (regel 26) in acht te nemen. 4. Een sponsorovereenkomst zal over het algemeen de gehele vereniging aangaan. Bij teamsporten zal het standaardteam of de standaard-teams, waaronder hier wordt begrepen het dames- of herenteam, dat in de hoogste klasse uitkomt, hierin een voorname plaats innemen. Bij individuele sporten zal dit gelden voor de kernploeg of de selectieploeg. Doorgaans zal de vereniging de door de sponsor gewenste naam gaan dragen, terwijl de sponsor kan verlangen, dat ook de overige leden van de vereniging het door de sponsor gewenste tenue zullen dragen. Het is echter mogelijk de sponsorovereenkomst uitsluitend te beperken tot het (de) standaardteam(s), de kernploeg of de selectieploeg. Dit dient dan duidelijk in de overeenkomst te worden aangegeven. Daarbij moet worden bepaald, om welke team(s) of ploeg(en) het gaat. Op de volgende wijze kan de overeenkomst worden aangepast in geval de sponsorovereenkomst uitsluitend betrekking heeft op het (de) standaardteam(s). Het eerste lid van artikel 2 luidt dan: "De vereniging verleent hierbij het recht aan de sponsor, die verklaart dit recht van de vereniging te aanvaarden, om de communicatie- mogelijkheden van het (de) standaardteam(s) van de vereniging, welke voortvloeien uit zijn sportbeoefening, aan te wenden ter bekendmaking van de naam, de goederen en/of diensten van de sponsor'. Onder het (de) standaardteam(s) van de vereniging wordt (worden) in deze overeenkomst begrepen:". De tekst van de overeenkomst zal verder in gelijke zin moeten worden aangepast. In het model is dit reeds op diverse plaatsen aangegeven. Men dient hierbij evenwel te bedenken, dat een aantal verplichtingen uit de sponsorovereenkomst soms slechts het stan- daard-team betreft, ook wanneer de sponsorovereenkomst de gehele vereniging aangaat. Op gelijke wijze als hierboven aangegeven kan de overeenkomst worden beperkt tot de kernploeg of selectieploeg. In de verdere tekst van het model en de toelichting zal gemakshalve worden uitgegaan van een vereniging met standaardteam. 5. Deze communicatiemogelijkheid kan alleen dan onderdeel van een sponsorovereenkomst uitmaken, indien de vereniging op dit punt volledige zeggenschap toekomt. Verder geldt, dat indien de overeenkomst uitsluitend betrekking heeft op het aanwenden van communicatiemogelijkheden van een vereniging in de vorm van het plaatsen van reclameborden bij sportevenementen, niet kan worden gesproken van sponsoring in de zin van deze overeen-komst. 6. Partijen dienen zich te realiseren, dat met name de spelers en/of speelsters van het standaard-team van de vereniging nauw bij de sponsorovereenkomst zijn betrokken. Zij zijn het, die immers de naam van de sponsor op hun of haar sportkleding zullen moeten dragen. Foto- of filmopnamen van hun of haar sportverrichtingen zullen wellicht door de

19 sponsor commercieel worden gebruikt. Het verdient daarom aanbeveling, dat de betrokken spelers of speelsters kennis nemen van de inhoud van de overeenkomst en zich hiermee uitdrukkelijk akkoord verklaren. Indien de spelers of speelsters een bepaalde vergoeding ontvangen is het gewenst een en ander uitvoerig te regelen in de spelerscontracten, welke volledig moeten aansluiten bij de sponsorovereen-komst. 7. In het algemeen gaat de voorkeur uit naar een overeenkomst voor 3 jaar. Indien van naamskoppeling sprake is, dient daar volgens de Richtlijnen van uit te worden gegaan. 8. Over het algemeen zal deze bepaling voornamelijk gelden bij teamsporten. Zo nodig kan de bepaling worden weggelaten. Indien in de overeenkomst sprake is van meerdere standaardteams, zal moeten worden aangegeven op welk team de bepaling van toepassing is. 9. Hier dient te worden ingevuld de klasse waarin wordt gespeeld op het moment waarop de overeenkomst wordt aangegaan, alsmede een eventuele hogere klassen. Indien het de bedoeling van partijen is de overeenkomst bij promotie te kunnen herzien of in het uiterste geval te beëindigen, indien geen overeenstemming kan worden bereikt over de nieuwe voorwaarden (doorgaans een hoger sponsorbedrag), dient uitsluitend de klasse te worden vermeld waarin wordt gespeeld bij het aangaan van de sponsorovereenkomst. 10. Het komt wet voor, dat bij de aanvang van een sponsorovereen-komst of bij de aanvang van een sportseizoen door de sponsor bepaalde onkosten ineens worden voldaan. Zie hiervoor artikel 6. In het eerste lid van artikel 5 is de betaling geregeld van het sponsorbedrag, dat over het algemeen in termijnen zal worden voldaan. Op dit in artikel 5 bedoelde sponsorbedrag ziet de verrekeningsbepaling van het derde lid van artikel Over het algemeen zal de termijnbetaling zich uitstrekken over het sportseizoen. 12. Hier dient te worden ingevuld de datum van de eerste verjaardag van de overeenkomst. 13. Het is mogelijk de indexering achterwege te laten en de verhoging te regelen in absolute bedragen. ]3a. Deze bepaling is facultatief. 14. De inhoud van dit artikel is facultatief en niet volledig. Het betreft hier speciale uitgaven van de vereniging, welke niet onmiddellijk met haar gewone huishouding verband houden, doch een gevolg zijn van de aangegane verbintenis met de sponsor. 15. De sponsor kan verlangen, dat de vereniging haar naam statutair wijzigt. In dat geval dient aan het eerste lid van artikel 7 te worden toegevoegd: "De vereniging verbindt zich ten spoedigste haar statutaire en reglementaire naam te wijzigen in." Strikt genomen is een statutaire naamswijziging niet noodzakelijk. De vereniging zal zich zonder bezwaar kunnen bedienen van haar nieuwe (roep)naam en zich aldus laten inschrijven in een competitie. In officiële stukken en in het algemeen, indien zij als rechtspersoon deelneemt aan het rechtsverkeer, zal zij echter mede haar statutaire naam moeten blijven voeren. Voor een sponsor behoeft dit niet bezwaarlijk te zijn. Het voordeel hiervan is, dat bij de aanvang en de afloop van een verbintenis geen juridische formaliteiten behoeven te worden vervuld en de aanpassing aan de nieuwe status snel kan worden gerealiseerd. 16. Het zal duidelijk zijn, dat deze bepaling vooral bedoeld is voor sponsorovereenkomsten met een aanzienlijke prestatie van de zijde van de sponsor. Maar ook in dat geval zal een sponsor veelal geen bezwaar behoeven te maken tegen reclame-uitingen, zoals bedoeld in artikel 2 lid 2 onder e en d van derden, mits deze niet afkomstig zijn van concurrenten in zijn branche. 17. De sponsor kan verlangen en dit zal speciaal het geval kunnen zijn bij sponsorovereenkomsten met een aanzienlijke prestatie van de zijde van de sponsor, dat hij of zijn vertegenwoordiger als lid van de vereniging, wordt gekozen als bestuurslid. artikel 13 kan dan worden vervangen door de volgende tekst: "De vereniging verplicht zich om desgewenst een vertegenwoordiger van de sponsor, die is ingeschreven als lid van de vereniging, op de eerstvolgende algemene ledenvergadering voor te dragen ter verkiezing als lid van het bestuur.' 'Dit bestuurslid kan niet zijn voorzitter, vice-voorzitter, secretaris, penningmeester, wedstrijd- commissaris, manager van het standaard-team." Hierbij is het uitgangspunt van beleid van zowel de Verenigings Sportsponsoring Nederland als de Nederlandse Sport Federatie, dat de vertegenwoordiger van een sponsor in een dergelijk geval binnen een vereniging geen beleidsbepalende functie vervult. 18. Bij belangrijke sponsorbedragen kan de sponsor belang hebben bij het opstellen door de vereniging van haar begroting. In artikel 14 is geregeld de verplichting van de vereniging om haar begroting ter goedkeuring voor te leggen aan de sponsor. Indien partijen geen prijsstellen op inspraak van de sponsor bij de begrotingsvaststelling, kan artikel 14 vervallen. Hiervoor kan een bepaling in de plaats komen inhoudende een gespecificeerde besteding van het sponsorbedrag. Als tekst wordt voorgesteld: "Het in artikel 5 genoemde sponsorbedrag zal door de vereniging op de volgende wijze moeten worden besteed: onkostenvergoeding spelers vervoerskosten standaard-team trainingsaccommodatie continuïteitsreserve etc." 19. Het verdient aanbeveling deze datum te stellen op circa zes maanden vóór de aanvang van het begrotingsjaar. 20. Voor de verplichting van de vereniging om de sponsor regelmatig een financieel overzicht te verstrekken alsmede voor het recht van de sponsor op inzage en controle van de boekhouding van de vereniging, geldt dezelfde opmerking als die welke is gemaakt bij punt 16 voor wat betreft 'belangrijke sponsorovereenkomsten.

20 21. De VSN en de NOC*NSF hebben een Arbitragecommissie Sportsponsoring ingesteld om geschillen voortvloeiend uit sponsorovereenkomsten te kunnen beslechten. Dit om te voorkomen dat deze geschillen voor de gewone rechter zouden moeten worden beslecht. Geadviseerd wordt om deze vorm van arbitrage in de op te stellen overeenkomst op te nemen. 22. Nagegaan zal moeten worden of het bestuur van de vereniging bevoegd is om de sponsorovereenkomst aan te gaan, speciaal gelet op de naamswijziging. Een speciaal hiertoe strekkend besluit van de algemene ledenvergadering kan derhalve vereist zijn. Indien partijen door omstandigheden de overeenkomst reeds wensen aan te gaan voor de beslissing van de algemene vergadering, kan de overeenkomst zo nodig onder een opschortende voorwaarde worden gesloten. Artikel 20 dient dan te worden vervangen door de volgende tekst: "Deze overeenkomst is aangegaan onder de opschortende voor- waarde, dat de algemene vergadering van de vereniging uiterlijk binnen... weken na het aangaan van deze overeenkomst haar goedkeuring aan de inhoud hiervan zal hebben gegeven". Pas wanneer het besluit van de algemene vergadering is genomen en de goedkeuring verleend, zal de sponsorovereenkomst als volkomen geldig kunnen worden beschouwd.