Global Project Performance

Transcriptie

1 Return on investment in project management PRINCE2 FOR AFRICA FOUNDATION PRINCE2 and The Swirl logo are trade marks of AXELOS Limited.

2 PAUL MOOIJ Gemeente Amsterdam Stadsdeel Nieuw-West Binnen de Gemeente Amsterdam, Stadsdeel Nieuw-West werk ik fulltime aan nieuwbouw-, verbouwen renovatieprojecten. Ik wordt ingezet in diverse rollen waaronder: (gedelegeerd) opdrachtgever, projectmanager, projectborging en projectsupport. Mijn ervaring als onderhouds- en bouwbegeleider bij een architectenbureau draagt ertoe bij dat ik de taal van mijn gesprekspartners spreek. Binnen de organisatie werken we zoveel mogelijk met standaarddocumenten en -processen. Deze zijn gebaseerd op twee methodes voor projectmanagement: PRINCE2 en Projectmatig Werken. Er zijn diverse trainingstrajecten georganiseerd om nieuwe medewerkers op te leiden en bestaande medewerkers bij te scholen. Om de business en gebruikers op een passende te betrekken bij de projecten wordt er met behulp van Factor C een krachtenveldanalyse uitgevoerd. Zo wordt gezorgd voor een goed draagvlak onder de projecten gedurende de gehele levenscyclus van het project. Tijdens de bouwreis naar Kaapstad met de PRINCE2 for Africa Foundation heb ik mijn eerste praktijkervaring met PRINCE2 opgedaan. In Nederland zijn we begonnen met de voorbereiding van de reis en het maken van het Project Initiatie Document (PID) voor de renovatie van een kinderdagverblijf. In Zuid-Afrika hebben we met Peter Postema als projectmanager een prachtig project resultaat neer gezet. Er zijn daar drie werkpakketten verdeeld waarvan ik een werkpakket als teamleider heb begeleid. Dagelijks keken we naar de voortgang van de producten en werden de issue s, wijzigingen en afwijkingen op het plan besproken. De afgelopen jaren hebben we vooral geleerd dat het belangrijk is om ervoor te zorgen dat er één standaard wordt gevoerd voor het werken in projecten. We hebben deze laten opstellen door de mensen die ermee werken zodat ze voor iedereen te begrijpen zijn. Hierdoor wordt de communicatie onder betrokkenen bij de projecten sterk verbeterd. Ook helpen standaarden om leerpunten te verwerken en deze te borgen in de werkwijze waardoor de organisatie groeit in haar projectmanagementvolwassenheid. We zien een duidelijke verbetering in de projectresultaten. Er is minder tijdverlies en het afbreukrisico is afgenomen door heldere documenten en een goede terugkoppeling aan de belanghebbenden van de projecten. Door gebruikers in dezelfde laag te plaatsen als de opdrachtgever en de leverancier, is de betrokkenheid onder gebruikers sterk toegenomen. Wat me vooral motiveert als projectmanager, is het genoegen om met mensen die elkaar vaak nog niet eerder hebben gezien, een mooi resultaat te behalen waar iedereen trots op kan zijn. Het was een unieke ervaring om mee te mogen werken aan een verbetering van een kinderdagverblijf. Een noodzakelijke, veilige plek en een kans voor de kinderen om een goede start te kunnen maken in de ontwikkeling van hun jongste jaren. De inzet van PRINCE2 was erg leerzaam en bood in veel situaties overzicht over het project. Vooral het werken met en denken in producten leverde een toegevoegde waarde op ten opzichte van andere projectmanagementmethodes. De reis naar Kaapstad is een geweldige mogelijkheid om met andere professionals ervaringen te delen over projectmanagement. Het biedt een platform om te ervaren hoe je PRINCE2 in de praktijk als team effectief kunt inzetten om belangrijke doelen te bereiken in lastige omstandigheden. Mocht je in de mogelijkheid zijn om een praktijkreis met te kunnen maken dan kan ik dat van harte aanbevelen!

3 Vooral het werken met en denken in producten leverde een toegevoegde waarde op

4 Doel van de Stichting PRINCE2 for Africa Foundation De Stichting PRINCE2 for Africa Foundation is door ons opgericht omdat we onze talenten willen gebruiken om minderbedeelde mensen van dienst te zijn. De schaal van de achterstanden, de armoede en de ellende in Afrika zijn onvergelijkbaar. Het geeft ons een extra goed gevoel wanneer we de mensen in Zuid-Afrika kunnen ondersteunen door hen te helpen om het land op te bouwen. Met de stichting ontwikkelen we in Nederland aandacht voor de grote sociale ongelijkheid en achterstanden in Zuid-Afrika en door mensen te inspireren om mee te werken aan de oplossing ervan. Wij hebben gekozen om te investeren in onderwijs omdat we geloven dat onderwijs een belangrijke sleutel is voor duurzame ontwikkeling van het land. Inspirerende bouwreizen van een week naar Kaapstad De bouw van scholen biedt unieke mogelijkheden voor het opdoen van projectmanagementervaring. Door deelname aan onze programma s hebben deelnemers de kans om hun projectmanagementvaardigheden te ontwikkelen. Tegelijkertijd dragen ze bij aan een betere wereld. In onze prestatiesamenleving biedt de ervaring om onderdeel uit te maken van een belangrijk ontwikkelingsproject mensen een unieke levenservaring. Tijdens onze bouwreizen worden deelnemers zich opnieuw bewust van essenties die in het leven van mensen belangrijk zijn. Deze bewustwording heeft een helende werking en inspireert mensen om in hun dagelijkse leven een waardevolle bestemming te geven aan de activiteiten die zij uitvoeren in werk en privé. Ze bouwen zelfvertrouwen op en ervaren dat belangrijke problemen en uitdagingen kunnen worden aangepakt als mensen zich samen achter een doel scharen en initiatief nemen. ze voeren het uit en ze werven de fondsen. Na afloop van de reis worden de benefits gemonitord zodat het rendement op de investering kan worden beoordeeld. Deze unieke training on the-job heeft de afgelopen jaren haar waarde bewezen. We nodigen uit graag uit om met uw medewerkers en met ons de werkhandschoenen aan te trekken en een mooi verbeterproject te organiseren. Organisatie van de reis in Zuid-Afrika Onze bouwreizen worden uitgevoerd onder leiding van SASDI waarmee we al meer dan 10 jaar samenwerken. SASDI (Southern Africa Sustainable Development Initiative) is een lokale NGO. Vision SASDI s preferred future for South Africa is: A South Africa where every citizen is engaged and educated and capable of satisfying their fundamental human needs. Mission We identify, design and manage the implementation of holistic, sustainable, community development projects and work with high-impact individuals to develop their leadership capabilities and empower people in the communities they serve. We achieve this by building collaborative networks with diverse partners, bringing the right mix of skills and capabilities together to achieve practical results through social entrepreneurship. Poverty alleviation is one of SASDI s core goals. We focus on education to uplift children, youth and adults through opportunity creation and the development of sustainable small businesses run by community-based people with appropriate skills and capabilities. Projectmanagementervaring van A tot Z in de praktijk Organisaties kunnen in samenwerking met Global Project Performance een bouwreis organiseren naar Kaapstad. In een week tijd bouwen we met uw medewerkers een school of een deel ervan. Dat doen we in samenwerking met een lokale non-governmental organisation (NGO). Het initiatief wordt projectmatig aangepakt. De deelnemers plannen het project,

5 A South Africa where every citizen is engaged and educated and capable of satisfying their fundamental human needs

6

7 Starting Chance Campaign : het realiseren van 30 best practice scholen in de townships van Kaapstad In onze samenwerking met SASDI hebben we ervoor gekozen om ons te richten op een bijdrage aan de Starting Chance Campaign. Dit programma heeft tot doel om 30 peuter- en kleuterscholen in de townships van Kaapstad naar een hoger plan te leiden. Een goede basisvorming van kleuters vergroot hun kans om uit te groeien tot een volwaardige burger aanzienlijk. Starting Chance Campaign: integraal programma voor transformational change Om de kwaliteit van onderwijs voor peuters en kleuters in de townships te ontwikkelen en te borgen, investeert SASDI in een integrale aanpak: 1. Bouw of upgrade van schoolgebouwen zodat deze voldoen aan overheidsstandaarden waardoor de kwaliteit van onderwijs kan worden verbeterd en de scholen in aanmerking komen voor overheidssubsidie. 2. Ontwikkeling van onderwijsprogramma s die aan overheidseisen voldoen en die rekening houden met de specifieke context van elke betrokken school. 3. Opleiding, training en begeleiding van leraren om in het nieuwe schoolgebouw met de nieuwe onderwijsprogramma s te leren werken en de ontwikkeling van de kinderen te meten en te monitoren. 4. Opleiding en training van het schoolhoofd om te sturen op kwaliteit van onderwijs en bedrijfskundige prestatie-indicatoren. 5. Professionalisering van het schoolbestuur en verankering in en samenwerking met de lokale gemeenschap. 6. Deze samenhangende aanpak levert een blauwdruk die ervoor moet zorgen dat binnen een tijdsbestek van 5 jaren een school zich zelfstandig en duurzaam verder kan ontwikkelen en dat de onderwijsprestaties zich op het gewenste niveau bevinden. De investeringen die wij samen met onze relaties doen in de projecten van SASDI worden verdeeld over de diverse doelen zodat niet alleen het gebouw maar ook de benefits kunnen worden gerealiseerd. Investeringsoverzicht voor 5 jaar Bouw of upgrade school (eenmalig) Ontwikkeling onderwijs programma s Ontwikkeling leraren Ontwikkeling schoolhoofd Bestuur en community

8 Return on investment in social development SASDI past de principes van PRINCE2 en MSP toe bij het plannen en uitvoeren van de Starting Chance Campaign. De aanpak van SASDI is volledig op maat gemaakt voor de uitdagende omstandigheden in Zuid- Afrika en in het bijzonder de townships. Het bevestigen van gerealiseerde benefits moet ervoor zorgen dat de steun voor het programma groeit. SASDI maakt gebruik van ECERS (Early Childhood Environment Rating Scale) om de ontwikkeling van de leerprestaties te meten. ECERS richt zich op de prestaties van de kinderen en de leraren. Doordat er meerdere scholen zijn opgenomen in het programma, wordt het mogelijk om te benchmarken en van elkaar te leren. De benefits reviews van de al uitgevoerde projecten laten zien dat de ontwikkeling van kinderen en leraren groot is. De eerste blauwdruk die is opgeleverd in de township Mfuleni wordt regelmatig als showcasegebruikt door de gemeente Kaapstad. Meten van leerprestaties kinderen en benchmarking school 2 7 school 1: school 3 Fine motor 4 Art school 1: 4-5b School 4 Music Blocks Sand/water Dramatic play Nature/science school 1: 4-5a school 5 Maths school 1: 5-6b school 1: 5-6a

9 Voordelen voor uw organisatie De onderstaande opsomming toont de voordelen van deelname aan de bouwreizen voor uw organisatie. De bouwreizen worden volledig op maat gemaakt voor uw organisatie en kunnen met diverse methodieken voor projectmanagement en vaardigheden worden gecombineerd. Opbouw van een bouwreis De onderstaande tabel toont de opbouw van onze bouwreizen. Tijdens een kennismakingsgesprek bespreken we graag de mogelijkheden die we uw organisatie kunnen bieden. Voordelen voor organisaties 1. Ontwikkeling leiderschapsvaardigheden medewerkers 2. Projectmanagementkennis leren toepassen 3. Vermogen om samen te werken met diverse mensen en culturen 4. Verhoogde efficiëntie 5. Over de grenzen van project heen leren kijken 6. Verhoogde focus op benefits en risico s van projecten en programma s 7. Stressbestendigheid en werken in een omgeving met beperkingen 8. Oefenen met je eigen gedragscompetenties in projecten 9. Persoonlijke en directe ervaring in ontwikkelingssamenwerking 10. Medewerkers inspireren en binden aan de organisatie Levenscyclus bouwreis Kaapstad In nederland Opstarten van het project Initiatiefase In kaapstad Uitvoeringsfase In nederland Vervolg uitvoeringsfase Projectvoorstel Project initiatie documentatie Hoofdpuntenrapporten Projectbeheersing Fase eindrapport Productoplevering Projectbeheersing Leerinterventies Hoofdpuntenrapporten Checkpoint rapporten Acceptatie schoolgebouw Leerpuntenrapport Projecteindrapport Aanbevelingen voor vervolgactie Organisatiedoel Selectie leerdoel Selectie school Werving deelnemers reis Fondsenwerving Organisatie logistiek reis Fundament Muren Daken Interieur Vrijetijdsprogramma Presentatie universiteit Kaapstad Communicatiie Support transformatie onderwijs Jaarlijkse fondsenwerving

10 Adopteer een school en realiseer de benefits Om zeker te stellen dat uw investering in de Starting Chance Campaign tot de beoogde voordelen leidt voor de kinderen, bieden we organisaties de mogelijkheid om een school voor een periode van 5 jaar te adopteren. De investering bestaat dan uit het bouwen van de nieuwe school en het ondersteunen van de ontwikkeling van het onderwijs gedurende een periode van 5 jaar. Youtube, Facebook en www. prince2forafrica.com Bent u nieuwsgierig naar het verloop van een bouwweek met de Stichting PRINCE2 for Africa Foundation? Bekijk dan de schitterende films op ons Youtube kanaal, bezoek onze website www. prince2forafrica.com of bekijk onze pagina op Facebook. Op jaarlijkse basis ontvangt u de uitkomsten van de benefits reviews van SASDI zodat u betrokken blijft bij de leerprestaties van de kinderen en leraren en verantwoording kunt afleggen aan uw donateurs. De onderstaande afbeelding laat een investering van 5 jaar zien ter waarde van ,- voor een satellietschool. Businesscase sateliet school: from shack to chic Social Return on investment Bouw van de school ,- Ontwikkeling onderwijs Jaar ,- Jaar ,- Jaar ,- Jaar ,- Jaar ,-

11

12

13 Deelnemers van de volgende organisaties zijn u voor gegaan naar Kaapstad: Philips Healthcare, KPN, Nationale Politie eenheid Den Haag, NS, Urenco, SVO, Post NL, Free Press Unlimited, PMI Nederland, Heineken, Gemeente Amsterdam, Politie Zaanstad, Accenture, Consynthes, Com- Firm, Diakonessenhuis Utrecht, Virtual Affairs, De Vries & Partners bedrijfskundig adviseurs B.V., Naturalis, UL, Ericsson, Jacobs, Marevisie, ING, ZooEasy.