Bedrijfsfeest organiseren? 10 stappen voor een gegarandeerd succes!

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Bedrijfsfeest organiseren? 10 stappen voor een gegarandeerd succes!"

Renske de Vos
6 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Bedrijfsfeest organiseren? 10 stappen voor een gegarandeerd succes!

Ben jij dit jaar verantwoordelijk voor een bedrijfsfeest of personeelsfeest voor jouw organisatie? Met dit stappenplan wordt de organisatie ervan een gegarandeerd succes!

Hebben jullie iets te vieren (jaarlijkse traditie, een jubileum of verhuizing), dan is het doel van de dag/avond gezelligheid en feest.

2 Ben jij dit jaar verantwoordelijk voor een bedrijfsfeest of personeelsfeest voor jouw organisatie? Met dit stappenplan wordt de organisatie ervan een gegarandeerd succes! Stap 1: Bepaal het doel Misschien een schot voor open doel, maar toch belangrijk om mee te beginnen: bepaal het doel van jullie bedrijfsfeest. Hebben jullie iets te vieren (jaarlijkse traditie, een jubileum of verhuizing), dan is het doel van de dag/avond gezelligheid en feest. Maar misschien is het doel ook om medewerkers kennis met elkaar te laten maken? In dat geval moet er in het programma ook ruimte gemaakt worden voor kennismakingsspellen of - onderdelen. Of is het een doel om ook elkaars partners te ontmoeten? In dat geval moet een deel van het programma hier op aangepast worden. Bedenk dus, voordat je in de uitvoering schiet, wat het belangrijkste doel is van jullie bedrijfsfeest. Stap 2. Aantal deelnemers Met het doel voor ogen (wel of geen partners) weet je op hoeveel deelnemers je ongeveer kunt rekenen. Is het bedrijfsfeest voor alle medewerkers, of slechts voor enkele afdelingen, enzovoort. Denk ook na of er eventueel andere organen zijn die uitgenodigd moeten worden: Raad van Bestuur, Ondernemingsraad, Raad van Toezicht? Stel op basis hiervan vast hoeveel mensen er uitgenodigd gaan worden.

3 Stap 3. Budget Ja, hiervoor moet je zeer waarschijnlijk bij de directeur zijn. Zoek uit hoeveel budget er (per medewerker) beschikbaar is voor het bedrijfsfeest. Is dit naar jouw idee te weinig, dan is het misschien een optie om deelnemers zelf om een kleine bijdrage te vragen? In dat laatste geval moet je wel eerst vaststellen wat het programma (ongeveer) wordt. Medewerkers willen tenslotte wel weten waarvoor ze zelf geld bij moeten leggen. Als je bedrijf erg groot is kan je misschien nog op zoek gaan naar een sponsor. Stap 4. Locatie Dan volgt één van de leukste dingen: op zoek naar een te gekke locatie. Uiteraard speelt het budget hier een grote rol. Is er een gering budget, focus je dan vooral op locaties in de buurt, zodat medewerkers met eigen vervoer kunnen komen en je geen kosten hebt voor bijvoorbeeld een touringcar. Vraag offertes op bij meerdere locaties, zodat je goed kunt vergelijken wat je krijgt voor welke prijs. Bedenk goed wat voor type locatie aansluit bij jullie doel: een feestzaal, een buitenterras, plek voor sportieve activiteiten, rolstoeltoegankelijk, etc. En neem vooral een kijkje bij verschillende locaties om de sfeer te proeven en met eigen ogen te zien wat nu echt goed past bij jullie wensen en budget. Stap 5. Save the date Met de locatie stel je de datum vast, je maakt immers een reservering. Dan is het nu tijd om deze datum te delen met alle genodigden: jouw collega s dus. Stuur een save the date naar alle genodigden, zodat ze het bedrijfsfeest met koeienletters in hun agenda kunnen zetten. Niemand wil dit gave feest immers missen toch?

4 Stap 6. Wensen inventariseren Voordat je precies gaat bepalen wat het programma wordt van jullie bedrijfsfeest is het goed de wensen eens (globaal) te peilen bij je collega s. Hebben zij zin in een discofeest met verkleedkleding, of zitten ze juist meer te wachten op een rustige borrel waar ook ruimte is om ideeën m.b.t. het werk met elkaar te delen? Verwachten ze ook een diner, willen ze actief bezig zijn of willen ze zich volkomen laten verrassen? Peil de wensen door (een groepje) collega s te mailen of vragen. Vraag ook wat er voorgaande jaren in de smaak viel (en wat juist niet) en voorkom hiermee dat je de plank volledig mis slaat. Stap 7: Programma vaststellen Nu de belangrijkste onderdelen geregeld zijn kan je echt invulling gaan geven aan het programma. De locatie heb je niet voor niets gekozen, zij hebben vast een assortiment waar je uit kunt kiezen. Maak een mooie mix van voor ieder wat wils. Dus een dansvloer voor de dansliefhebbers en een rustige hoek voor mensen die lekker willen praten. Hebben collega s aangegeven dat ze zin hebben in een actief en uitdagend programma? Kies dan bijvoorbeeld voor een themafeest of een escape room als extra activiteit. Is het jullie doel om collega s beter te leren kennen of om de samenwerking te verbeteren? Voeg dan bijvoorbeeld teambuildingsopdrachten of een samenwerkingsspel toe. En wil je helemaal over the top (letterlijk en figuurlijk), dan zijn er zelfs locaties waarbij je een klimmuur op kunt of een parcours op een touwbaan aflegt. Wel voordat er alcohol genuttigd is uiteraard:)

5 Stap 8: Eten en drinken Ook hier heb je vast al over nagedacht toen je de locatie boekte, want wat zij op de kaart hebben staan is het startpunt van de keuzes die je kunt maken. Maar let op, vaak is er in overleg nog een heleboel meer mogelijk. Vooral als je met een grote groep komt is uitbreiding van het menu vaak een optie. Peil bij collega s wat voorgaande jaren in de smaak viel, zo kies je voor save. Verwacht je dat collega s iets nieuws en exotisch wel kunnen waarderen? Vraag dan of de kok een verrassend menu samenstelt. Inventariseer op tijd bij je collega s of ze dieetwensen hebben (glutenvrij, vegetarisch, etc) en geef dit door aan de locatie. Vergeet ook niet af te stemmen welke dranken er wel/niet inbegrepen zijn bij het arrangement dat jullie geboekt hebben. Stap 9: Extra aandachtspunten Zodra de datum van het feest dichterbij komt heb je vast nog een aantal keren contact met de locatie om de puntjes op de i te zetten. Een paar dingen die je sowieso ter sprake brengt: welke muziek wordt er gedraaid? Of: wat speelt de band of DJ? Is er een rookruimte? Hoe laat is de laatste ronde? Is er OV in de buurt? Verzamelen vragen die je krijgt van collega s en stuur ze door naar de locatie, zodat overal duidelijk over is. Stap 10: Geen ontkomen aan! Ja, alles is in kannen en kruiken. Als organisatie heb je geëxcelleerd en nu wil je natuurlijk dat niemand dit geweldige bedrijfsfeest mist. Hang posters op, maak een mooie uitnodigingsmail en zorg dat de datum vermeld wordt in een interne nieuwsbrief of op het intranet. Zweep je collega s de dag voor/van het feest lekker op, zodat de sfeer er goed in zit. En als het dan eenmaal zover is. vergeet vooral niet te genieten;)

6 Wat kost dat?? Een avondprogramma inclusief eten, drinken en een activiteit kost gemiddeld 50,- p.p. Een bus met buschauffeur kost gemiddeld 650,- per dag. Reken voor een sportieve activiteiten, zoals een escape room, mountainbiken of klimmuur op zo n 10,- tot 15,- per persoon. Een drankarrangement begint meestal bij zo n 15,- p.p. voor een avond. Wil je meer informatie over bedrijfsfeesten, te gekke locaties, sportieve en feestelijke activiteiten of eten en drinken? Neem eens een kijkje op

Vergelijkbare documenten

Kerst vieren met collega s

Kerst vieren met collega s Het is ieder jaar weer een uitdaging; de eigen plannen van het bedrijf, de vakanties én natuurlijk de feestdagen. Want wat ga je dit jaar weer verzinnen? Voordat je je helemaal