Ook financiële afdeling zet flexwerkers in

Transcriptie

1 THEMA: WERVING & SELECTIE/DETACHERING FLEXIBILISERING VAN DE ARBEIDSMARKT INGEBURGERD Ook financiële afdeling zet flexwerkers in Uitzendkrachten, detachering, interimmanagement, het zijn termen die niet meer weg te denken zijn uit ons vocabulaire. Toch zijn dit relatief nieuwe arbeidsverhoudingen die enkele tientallen jaren geleden nog vrijwel niet voorkwamen in het bedrijfsleven. In dit artikel verneemt u hoe u het beste om kunt gaan met flexibele arbeid, met name op de financiële administratie. Door Raoul van Neer, productmanager Financieel a.i. bij Randstad Nederland bv (raoulvanneer@orange.nl) De beste manier om naar de inzet van personeel in uw organisatie te kijken is met behulp van het flexschil-model (zie figuur 1). De organisatie bestaat bij dit model uit drie soorten medewerkers: vast, semi-flexibel en flexibel. flexibel semi-flexibel vast personeel Figuur 1. Het flexschil-model Vast personeel De kern van de organisatie bestaat uit vaste medewerkers. Zij staan op de loonlijst van het bedrijf en maken gebruik van alle faciliteiten die voor de medewerkers zijn bestemd. De contracten van deze medewerkers zijn voor onbepaalde tijd. Wanneer een werkgever geen gebruik meer wenst te maken van een van deze medewerkers, zal een ontslagvergunning moeten worden aangevraagd bij het Centrum voor Werk en Inkomen (CWI) of bij de kantonrechter, behalve natuurlijk bij wederzijds goedvinden. Een ontslagprocedure heeft vaak ook een emotioneel effect op de medewerkers die achterblijven. De afkoopsom die normaliter bij een ont- bindingsprocedure via de kantonrechter wordt vastgesteld, bedraagt één maandsalaris per gewerkt jaar. Afhankelijk van de reden van afvloeiing en de opgebouwde case van de werkgever wordt deze afkoopsom vermenigvuldigd met een factor variërend tussen de 0,5 en 2. Semi-flexibel personeel De semi-flexibele schil bestaat uit medewerkers met een tijdelijk contract en interimmers. Deze medewerkers worden gezien als vaste medewerkers voor de salarisuitbetalingen en voor alle faciliteiten. In sommige gevallen gaat de pensioenopbouw pas na een bepaalde periode in. De semi-flexibele medewerkers kunnen maximaal drie maal een tijdelijk contract aangeboden krijgen, met een looptijd van in totaal maximaal drie jaar. Een werkgever kan dus bijvoorbeeld drie keer een jaarcontract met iemand aangaan, of twee keer een contract van een half jaar, gevolgd door een contract van twee jaar. Maar er kan ook drie keer een contract voor een kortere periode worden aangegaan, of bijvoorbeeld één keer een contract van drie jaar. Na drie tijdelijke contracten en/of de periode van drie jaar gaat een dienstverband automatisch over naar een vast dienstverband. Een interim-medewerker is veelal werkzaam op basis van een contract voor een bepaalde periode. Interimmers werken meestal via detacheringsbureaus of zijn TIJDSCHRIFT ADMINISTRATIE - NUMMER 10 - OKTOBER

2 De verdeling van de medewerkers over vast, semi-flexibel en flexibel kan het beste worden gemaakt op basis van een inschatting van de vervangbaarheid. volledig zelfstandig. In het laatste geval werken ze als zzp er (zelfstandige zonder personeel) of dga (directeur-grootaandeelhouder) in het geval ze over een bv beschikken. Bij beide groepen is het van groot belang dat de interimmer beschikt over een verklaring arbeidsrelatie (VAR). Deze verklaring, die wordt afgegeven door de Belastingdienst, geeft de zekerheid dat de interimmer winst uit onderneming geniet. Hiermee wordt voorkomen dat de Belastingdienst het dienstverband achteraf toch aanmerkt als loondienst, waardoor de werkgever wordt aangeslagen voor de loonbelasting en premies. Een werkgever kan na afloop van een tijdelijk contract zonder extra kosten en procedures van een medewerker en interimmer af. Flexibel personeel De echte flexibele arbeidskrachten bevinden zich in de buitenste schil van het model. Deze schil bestaat uit uitzendkrachten, uitgezonden door een uitzendbureau. Deze vorm van ter beschikking stellen van arbeid is vastgelegd in de algemene voorwaarden van de ABU (algemene bond uitzendondernemingen), de cao voor uitzendkrachten en het Burgerlijk Wetboek. Belangrijkste uitgangspunt van deze arbeidsvorm is dat de uitzendkracht formeel in dienst is bij de uitzendonderneming. Omdat de uitzendkracht uiteraard feitelijk werkzaam is bij de opdrachtgever, berusten leiding over en toezicht op de werkzaamheden dan ook bij die opdrachtgever. De uitzendtermijn kan in overleg worden afgesproken. Feitelijk heeft de opdrachtgever voor een opdracht met een onbekende periode een opzegtermijn van vijftien EISEN AAN DE FINANCIËLE FLEXWERKER De eisen die aan financiële flexwerkers worden gesteld, zijn hoog. Het allerbelangrijkste is dat de flexibele kracht inhoudelijk goede kennis van zaken heeft. Relevante financiële opleidingen zijn een voorwaarde en recent behaalde diploma s of opfriscursussen zijn een pre. Omdat de flexwerker bij verschillende klanten terecht kan komen, moet hij ook flexibel zijn. Hij moet zich gemakkelijk kunnen aanpassen aan de administratieve procedures van het bedrijf, aan de te gebruiken boekingscodes en aan de in dat bedrijf gebruikte softwareprogramma s. Verder hangt het af van de specifieke functie en de invulling hiervan bij de opdrachtgever of zaken als communicatieve vaardigheden (debiteurenadministrateur), leidinggevende capaciteiten (hoofd administratie) of het beheersen van analysetechnieken (controllers) van doorslaggevend belang zijn. TIJDSCHRIFT ADMINISTRATIE - NUMMER 10 - OKTOBER

3 kalenderdagen, maar in de praktijk is een samenwerking om moverende reden per direct te beëindigen. VERVANGBAARHEID De verdeling van de medewerkers over vast, semi-flexibel en flexibel kan het beste worden gemaakt op basis van een inschatting van de vervangbaarheid. De vaste medewerkers kunnen in het flexschil-model het beste worden ingezet in het hart van het bedrijf. Dat is het gedeelte van het bedrijf waar de kerncompetenties van de organisatie zich bevinden. Bij een transportbedrijf zijn dat bijvoorbeeld de planners en (een deel van) de chauffeurs. Bij een reclamebureau zijn dat de creatieve mensen en bij een accountantskantoor de accountants. Het idee hierachter is dat als een bedrijf in slecht weer terechtkomt, deze medewerkers nog steeds nodig zullen zijn. Daarnaast kan een organisatie voor zeer gespecialiseerde functies of schaarse groepen het beste direct een vast dienstverband aangaan. Semi-flexibele medewerkers zijn optimaal in te zetten als de organisatie groeit. Groei van een organisatie gaat vrijwel altijd gepaard met onzekerheid of de investeringen wel goed uitpakken. Met semi-flexibele medewerkers kan gedurende een bepaalde periode worden gekeken of de groei doorzet en of de semi-flexibele medewerkers dusdanig bijdragen aan de organisatie dat ze op termijn kunnen gaan behoren tot de SCHAARSTE AAN FINANCIALS Er ontstaat grote schaarste op het vlak van financieel personeel. Dit is het gevolg van het feit dat de vraag naar goed financieel personeel toeneemt door de groeiende weten regelgeving en door de scherpere controles die het gevolg zijn van internationale boekhoudfraudes. Daartegenover staat dat de instroom van kandidaten voor financiële opleidingen stagneert. De schaarste die hierdoor ontstaat, heeft een aantal ontwikkelingen tot gevolg: Stijging van de beloningen De salarissen van de financiële krachten zullen gaan stijgen. Secundaire arbeidsvoorwaarden als een auto van de zaak en een dertiende (zelfs een veertiende) maand gaan weer tot de beloning behoren. Nieuwe instroom Net zoals alle beroepsgroepen zal ook de financiële sector meer zijn best gaan doen om zo veel mogelijk jongeren te interesseren voor financiële opleidingen. Alternatieve instroom Herintredende huisvrouwen, mannen in de vut, maar ook omgeschoolde vluchtelingen en andere beroepsgroepen worden opgeleid voor financiële functies. - Buitenlandse werkkrachten Polen, Grieken, Hongaren zijn voorbeelden van buitenlanders die, inclusief een opleiding, aan de slag gaan in de financiële sector in Nederland. groep vaste medewerkers. Tijdelijke dienstverbanden worden op die manier dus als het ware gebruikt als proefperiode, om te kijken of de medewerker bevalt, maar ook of de medewerker echt nodig blijkt te zijn in een organisatie. Flexibele medewerkers, uitzendkrachten dus, zijn het beste in te zetten voor eenvoudige werkzaamheden die gemakkelijk door meerdere, vervangbare medewerkers kunnen worden uitgevoerd. Voorbeelden hiervan zijn productiewerk en simpele administratieve werkzaamheden. Maar ook de horeca, callcentra en de logistiek zijn voorbeelden van branches waar uitzendkrachten perfect kunnen worden ingezet. Deze medewerkers zijn relatief eenvoudig te vervangen en moeten daarom te allen tijde deel uitmaken van de buitenste schil in het flexschil-model. WERVING EN SELECTIE Naast het inschakelen van een uitzendbureau voor het vinden van flexibele arbeidskrachten worden uitzendorganisaties steeds vaker ingezet om ook de semi-flexibele schil in te vullen, en zelfs om medewerkers te vinden voor de vaste kern. In het laatste geval beperkt de rol van het uitzendbureau zich tot de werving en selectie van personeel. De uitzendperiode wordt daarbij steeds vaker beschouwd als een proefperiode van deze medewerker. FINANCIËLE AFDELING Doordat organisaties flexibel willen blijven en tijdelijke extra werkdruk niet op willen VOOR- EN NADELEN FLEXIBELE ARBEID De inzet van flexibele arbeid voorziet in een behoefte bij zowel het inlenende bedrijf als de flexwerker. Uiteraard zijn er ook nadelen aan verbonden. We zetten hier voor- en nadelen voor beide partijen op een rij. Voordelen voor bedrijf Voordelen van flexibel personeel voor een bedrijf: opvangen pieken in de werkdruk; capaciteit eenvoudig af te stemmen op de behoefte; groot aanbod kandidaten; snel starten is mogelijk; geen kosten werving; grondige selectie; lagere administratiekosten; uitzendperiode als proefperiode. Nadelen voor bedrijf Nadelen van flexibel personeel voor een bedrijf: hogere directe salariskosten; inwerkperiode nodig; investeringen in opleidingen worden vaak niet of nauwelijks terugverdiend; gevoel van verbondenheid aan bedrijf is voor de flexwerker vaak kleiner. Voordelen voor flexwerker Voordelen van flexibele arbeid voor de flexwerker: veel aanbod werk; snel kunnen starten; veel ervaring opdoen in verschillende bedrijven c.q. functies; goede beloning; snelle betaling. Nadelen voor flexwerker Nadelen van flexibele arbeid voor de flexwerker: geen vast dienstverband; (gevoel van) onzekerheid; gevoel van er niet helemaal bij horen. TIJDSCHRIFT ADMINISTRATIE - NUMMER 10 - OKTOBER

4 UITZENDBRANCHE GOEDE VOORSPELLER De flexibilisering van de arbeidsmarkt is een van de meestgebruikte voorspellers van de conjunctuurschommelingen in Nederland. De omzetcijfers van de uitzendbranche geven een goed beeld van de komende groei van de economie (zie figuur 2). Perioden Groeipercentages % Figuur 2. Uitzendmarkt groeipercentages totale omzet Bron: ABU-Marktmonitor, Flex & Figures vangen door vaste krachten aan te nemen, is het inzetten van flexwerkers ook op de financiële afdelingen steeds vaker aan de orde. Zaken waar specifiek de financiële afdeling mee te maken heeft, zijn: het bedrijfsspecifieke karakter van een administratie; betrouwbaarheid; leiding en toezicht; aansprakelijkheid; kosten. Bedrijfsspecifieke processen In elke onderneming wordt met weer andere software gewerkt. Dat varieert van ingenieuze ERP-pakketten tot het compactste boekhoudpakket. Maar alle financiële administraties in Nederland hebben dezelfde basis, namelijk het dubbel boekhouden. Ook alle financiële opleidingen behandelen deze wijze van administreren. Dit heeft tot gevolg dat alle financieel opgeleiden elkaar in ieder geval op het financieel-administratieve vlak begrijpen. En voor wie al vaker met een financieel pakket heeft gewerkt, is het overschakelen naar een ander pakket in de meeste gevallen geen probleem. Uiteraard dient er wel rekening mee te worden gehouden dat een nieuwe medewerker ingewerkt moet worden in de software van het bedrijf en in het rekeningenstelsel van de administratie. Betrouwbaarheid Hoe betrouwbaar is een tijdelijke financiële kracht? Het antwoord op deze vraag is eenvoudig: even betrouwbaar als de vaste krachten. Omdat tijdelijke financiële krachten het product zijn van uitzendbureaus of detacheerders, worden voor hun aanstelling in de meeste gevallen assessments afgenomen en referenties gecheckt. Op deze manier worden flexibele financiële krachten goed gescreend, alvorens ze aan het werk gaan. Natuurlijk blijft het ook voor de werkzaamheden van een uitzendkracht van belang dat de noodzakelijke controlemechanismen in de boekhouding zijn ingebouwd. Leiding en toezicht De leiding over en toezicht op de (uitvoering van de) werkzaamheden door een uitzendkracht liggen bij het bedrijf dat de uitzendkracht inleent. De uitzendorganisatie, waar de uitzendkracht formeel gezien in dienst is, mag ervan uitgaan dat haar klant alle (wettelijke) verplichtingen tegenover de flexwerker nakomt. Denk bijvoorbeeld aan het naleven van de regels omtrent arbeidstijden en het verstrekken van een arbodocument aan de uitzendkracht. Het inlenende bedrijf is verantwoordelijk voor het werk en de werkomstandigheden van de flexwerker. Dit bedrijf wordt geacht de uitzendkracht net zo goed te instrueren, te begeleiden en te behandelen als zijn eigen werknemers. Aansprakelijkheid In het verlengde van de verantwoordelijkheid van uitoefening van leiding en toezicht is de opdrachtgever ook aansprakelijk als zich schade voordoet. Mocht er, om welke reden dan ook, door toedoen van een fout van de flexibele kracht, schade optreden, dan is de inlenende organisatie aansprakelijk. Is de schade het gevolg van Kijk als opdrachtgever voorafgaand aan het inlenen van flexwerkers uw verzekeringspolis na. een fout van het uitzendbureau (bijvoorbeeld een chauffeur uitzenden zonder rijbewijs), dan is de uitzendorganisatie hiervoor aansprakelijk. Kosten Een tijdelijke flexibele kracht is duur. Dat is een beeld dat bij veel werkgevers bestaat. En het klopt dat de out of pocket kosten die gemaakt moeten worden voor een uitzendkracht hoger liggen dan voor een vaste kracht. Maar er zijn ook kosten die de werkgever voor een uitzendkracht niet hoeft te maken: wervingskosten, selectiekosten en administratiekosten. Daarnaast is de opdrachtgever altijd in staat om tussentijds een arbeidsrelatie te verbreken, zonder bijkomende kosten. Bij een vast dienstverband komen hier een heleboel extra (verborgen) kosten bij kijken. Wanneer het om een tijdelijk dienstverband gaat, is de werkgever altijd goedkoper uit met een uitzendkracht. Wanneer een bedrijf iemand in vaste dienst wil nemen, kan de uitzendperiode prima dienst doen als proefperiode. Uiteraard komen in het laatste geval wel overnamekosten om de hoek kijken. CONSEQUENTIES VOOR DE ADMINISTRATIE De enige consequenties voor de financiële administratie van het werken met flexibele tijdelijke krachten is dat, in plaats van de salarisboekingen, er eenmaal per periode een factuur binnenkomt van het uitzendof detacheringsbureau. Deze worden uiteraard op de personeelskosten geboekt. Het uitzendbureau verzorgt de afdracht van loonbelasting en premies, net als de eerstedagmelding en de pensioenopbouw. BETROKKEN Doordat uitzendkrachten vaak het gevoel hebben dat ze er niet echt bijhoren, is het belangrijk dat de tijdelijke medewerkers worden betrokken bij de organisatie. Zaken als het ontvangen van een kerstpakket of een nieuwsbrief geven de flexwerkers het gevoel dat ze ook deel uitmaken van de organisatie waar ze tijdelijk voor werken. TIJDSCHRIFT ADMINISTRATIE - NUMMER 10 - OKTOBER

5 TIJDSCHRIFT ADMINISTRATIE - NUMMER 10 - OKTOBER