Organisatieanalyse Erasmus MC

Transcriptie

1 Organisatieanalyse Erasmus MC Organisatiekunde Minor: Mobilizing Crowds Team en Rolverdeling Projectleider: Naam: Paul van Holst Studentnummer: Secretaris: Naam: Mark Hagethorn Studentnummer: Projectleden: Naam: Mats Hofman Studentnummer: Naam: Charlene Biesheuvel Studentnummer:

2 Inhoudsopgave Inleiding 1. Strategy 2. Structure Organogram 3. Systems Thema s Directie Informatie Informatiesystemen 4. Staff Afdelingen Gedragscode Beloningssystemen 5. Skills 6. Style 7. Shared values

3 Inleiding Naar aanleiding van de opdracht voor organisatiekunde voor de minor Mobilizing Crowds is er een analyze gemaakt van het Erasmus Medisch Centrum. Met behulp van het zogenoemde 7S-model van McKinsey worden analyses gemaakt op hardwareaspecten (rationeel, hard) en softwareaspecten (zacht, emotioneel). Aan de hardwarematige kant heb je de strategie, structuur en systemen. Aan de softwarematige kant heb je stijl, skills, shared values (cultuur) en staff (personeel). Afbeelding: 7S-model van McKinsey 1 In ieder komend hoofdstuk wordt er een onderdeel van dit model nader toegelicht. 1 Bron:

4 1. Strategy De missie van het Erasmus MC voor 2013 is: Het Erasmus MC is op het gebied van ziekte en gezondheid een internationaal erkend centrum voor excellente, met toewijding gegeven patiëntenzorg, gewaardeerde kennisoverdracht en hoogwaardige kennisontwikkeling. De strategische visie van het Erasmus MC is gebaseerd op drie uitgangspunten: samen en verbinden, samen en grenzen verleggen en samen in de maatschappij staan. Om dit te kunnen realiseren hebben zij zes doelstellingen geformuleerd. 1. In het Erasmus MC staat de patiënt centraal, in cure en care; 2. Het Erasmus MC streeft naar een plaats bij de beste medische onderzoeksinstituten in de wereld; 3. Het Erasmus MC streeft naar een verbreding en verdieping van het onderwijsaanbod en verbetering van de onderwijs infrastructuur; 4. Tussen de gelijkwaardige kerntaken patiëntenzorg, onderwijs en onderzoek bestaan zoveel mogelijk dwarsverbanden; 5. Het Erasmus MC wil in 2013 te boek staan als een van de beste werkgevers onder de universitair medische centra; 6. Het Erasmus MC wil zijn duurzaamheid en maatschappelijke betrokkenheid vergroten. De strategische visie en doelstellingen sluiten goed aan bij de missie die het Erasmus MC heeft opgesteld, er is een duidelijke samenhang. Echter zijn deze doelstelling ook realistisch en haalbaar. In samen en grenzen verleggen, staat aangegeven dat het Erasmus MC onder andere minder bureaucratie wil. De afgelopen jaren is de regeldruk van de overheid en zichzelf in der mate kritisch geworden dat dit moet veranderen. Om dit te kunnen realiseren worden de regels onderzocht en overbodige en/of onzinnige regels worden verwijderd. 2 2 Missie en strategie. Geraadpleegd op 1 oktober wat_doet_erasmus_mc/missstrat/

5 2. Structure Het bieden van zorg in een ziekenhuis vergt een goede structuur. Er zijn verschillende specialisten aanwezig, die de juiste taken moeten uitvoeren. Om de structuur binnen de organisatie inzichtelijk te maken, ziet u hieronder een organogram van het Erasmus MC. Organogram In de raad van toezicht zitten bestuursleden die beslissingen moeten nemen over de financiele aspecten, jaarverslagen en het bestuursregelement. Daarnaast hebben zij de taak om toezicht te houden op de raad van bestuur. De raad van bestuur heeft namelijk de algemene leiding over het ziekenhuis. Naast leiding geven aan de organisatie zorgen zij ook dat het beleid wordt uitgevoerd. Het bestuur wordt geadviseerd door een stafteam (advies- en overlegorganen). De verschillende afdelingen van het ziekenhuis en de verschillende directies vallen onder de raad van bestuur. 3 Erasmus MC is een top-down organisatie, dit houdt in dat het uitvoerende personeel wordt gestuurd vanuit het bestuur. Volgens de theorie van Mintzberg is de organisatie van het Erasmus MC een machinebureaucratie. Deze organisatiestructuur houdt in dat het bedrijf wordt bestuurd van bovenaf. In het Erasmus MC houdt de raad van toezicht het overzicht op de uitvoering van de raad van bestuur. Deze zorgt weer voor aansturing van de verschillende hoofden (leidinggevende), welk vervolgens weer leiding geven aan het uitvoerend personeel. 4 3 Bestuur, toezicht en advies. Geraadpleegd op 1 oktober overerasmusmc/wat_doet_erasmus_mc/bestuur-toezicht/ 4 De machinebureaucratie. Geraadpleegd op 1 oktober KB/Kennisbank-homepage/201-Organiseren/220---Organiseren/237-Structuur/239- Structuurconfiguraties/241-De-machinebureaucratie.html

6 3. Systems Middels deskresearch is onderzocht welke systemen het Erasmus MC hanteert, ondanks er veel afdelingen zijn die ieder haar eigen specifieke systemen gebruikt, is hieronder een overzicht weergegeven: Thema s Zoals beschreven bij de organogram is het Erasmus MC een machinebureaucratie. Dit komt terug in het gebruik van Thema s. Deze thema s zijn als ware samenwerkingsverbanden van afdelingen die processen binnen de afdelingsoverstijgende processen ondersteunt. Binnen deze thema s wordt gewerkt als een zelfstandig onderdeel, gericht op inhoudelijke overeenkomsten en gedeelde ambities. Elk thema wordt bestuurd door de afdelingshoofden en de themadirecteur (het algemeen themabestuur). De dagelijkse sturing op en uitvoer van afdelingsoverstijgende zaken ligt bij het dagelijks themabestuur: de themavoorzitter (een van de afdelingshoofden) en themadirecteur. Zij hebben een gelijkwaardige verantwoordelijkheid. 5 Directie Informatie De directie informatie is binnen het Erasmus MC verantwoordelijk voor het leveren van een groot scala aan diensten. Dit zijn diensten als Informatievoorzieningen, ICT en medische technologie (welke bestaat uit voorzieningen uit het informatiecentrum op het gebied van ICT, Innovatie en onderhoud van infastructuur, systemen en netwerken, onderhoud en beheer van informatiestemen), informatieanalyse, functioneel ontwerpen en programmeren van software, advies geven over levering nieuwe apparatuur en technologie (tevens informeren zij ook over de werking van apparatuur), dossierverwerking(archiveren, distribueren, structueren en converteren van dossiers) en tot slot het ondersteunen bij het beantwoorden van vragen van artsen en onderzoekers. 6 Informatiesystemen Calimiteiten systeem Op verscheide afdelingen gebruikt Erasmus MC de screensavers van computers om informatie door te geven. Wanneer er een wijziging plaats vindt, is dit met een druk op de knop aangepast op iedere computer, tevens won het Erasmus MC hier een communicatieprijs mee in Beloningssystemen Met oog op het 13 is besloten bestuurleden te laten starten met een lager inkomen en juist meer te belonen bij het behalen van gestelde doelen. 5 Themavorming en besturingsfilosofie. Geraadpleegd op 1 oktober jaarverslag-2011/csearch.chjvy2vzc2vu/adu1063_themavorming-en-besturingsfilosofie.aspx 6 Themavorming en besturingsfilosofie, Geraadpleegd op 1 oktober Calimiteiten Erasmus MC

7 4. Staff Personeel is het hart van elke organisatie. Het is dan ook belangrijk om, bij staff, een profiel op te stellen van al het personeel en management. Zo dient gekeken te worden naar de vorm van rekruteren en evalueren, maar moet ook gekeken worden naar het beloningsysteem en functioneren van het personeel. Het aantal personeelsleden bij het Erasmus MC was in het jaar personen. In de tabel en grafiek hieronder is het aantal voor de andere jaren te zien. Inzet Flexkrachten

8 Erasmus MC werkt ook met Flexkrachten, In 2011 heeft zij, via Bureau Flexwerk zelfs meer flexkrachten ingezet. 8 Afdelingen Erasmus MC bestaat uit 126 organisatie-onderdelen. De drie kerntaken van deze onderdelen zijn: onderwijs, patiëntenzorg en onderzoek. Daarnaast zijn er 67 afdelingen die de creatieve kern worden genoemd en verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van de kerntaken. Die afdelingen staan onder leiding van het Raad van Bestuur. Gedragscode Erasmus MC heeft een gedragscode opgesteld wat door iedereen te lezen is 9. Het gaat hier om integriteit en het gewenste gedrag wat door iedere staff (vrijwilligers of betaald) een maatstaf is hoe die moet reageren op patiënten en de omgeving. Beloningssystemen Zoals aangegeven bij systemen, is er besloten dat bestuursleden lagere inkomsten zullen verdienen, maar daar tegenover wel weer beloning kunnen verdienen middels het behalen van doelen/doelstellingen. 8 Bron: 9 URL:

9 5. Skills Als we kijken naar de sleutelvaardigheden van het Erasmus MC en de hoe zij zich willen onderscheiden van de concurrentie, zien we dat ze zich meer en meer richten op de het behoud en werven van specialisten in het ziekenhuis. In het boekje koers 2013 wordt hier aandacht aan besteed. Het Erasmus MC geeft aan dat haar succes onder andere wordt bepaald door hoog gekwalificeerde medewerkers. Om stijgende concurrentie voor te blijven wil het Eramus MC daarom investeren in een vernieuwend en vooruitstrevend communicatiebeleid om in de komende jaren nog meer gekwaliviseerde en talentvolle aan te trekken en deze te behouden. Dit personeelsbeleid wil zich voornamelijk richten op de balans tussen werk, prive, werktijden, gezondheid, beloning, interne mobiliteit, leeftijdsbeleid, opleidingsmogelijkheden, een flexibel arbeidsvoorwaardepakket en de stijl van leidinggeven. Daarbij wil Erasmus MC ook de instroom en doorstroom van allochten en vrouwen stimuleren. Om het maximale uit haar personeel te halen, wil het Erasmus MC onder andere het POP (persoonlijk ontwikkelingsplan) introduceren. Hierbij krijgt ieder personeelslid een eigen budget om groei mogelijkheden te bekostigen. Het Erasmus MC wil met dit personeelsbeleid in 2012 bekend staan als een van de beste werkgevers onder de universitair medishce centra en daarnaast in de top 3 komen te staan van de beste werkgevers in Rotterdam. Erasmus MC wil daarnaast ook dat hun personeel deze positie versterking ervaart Boekje koers Gelezen 1 oktober

10 6. Style In het Erasmus MC document Leiderschap op koers staat beschreven dat de Koers 013 zich richt op cultuurverandering. Zo ook van leidinggevende, zij zijn immers de cultuurdragers. De ambities die het Erasmus MC gesteld hebben in Koers 013 worden juist gerealiseerd met sterk leiderschap. Erasmus MC wil daarom dat alle leidinggevenden 4 leiderschapswaarden tot zich nemen: 1. Ik wil leren 2. Ik wil mij toetsbaar opstellen 3. Ik wil een teamspeler zijn 4. Ik wil verantwoordelijkheid nemen Met deze waarden moeten de leidinggevende zich versterken en dit overbrengen op het personeel 11 Onder style wordt geanalyseerd in welk vorm het management omgaat met de medewerkers. Zijn er veel lagen managementlagen of kan het personeel uit de werkhal direct naar de directeur komen? Wordt inbreng gewaardeerd, of wordt zoveel mogelijk gestandaardiseerd? De manier van leiderschap kan de werksfeer sterk beïnvloeden. Organisatiecultuur Gedreven, hard werken en resultaatgerichtheid zijn de typische kanten van de cultuur binnen het Erasmus MC. Doe maar gewoon geldt ook hier in dit ziekenhuis. Het Erasmus MC typeert zichzelf wel als ambtelijke bureaucratie. De gewenste cultuur en arbeidsrelatie In het document Leiderschap op koers 12, heeft het Erasmus MC de gewenste cultuur en arbeidsrelatie beschreven: Het creëren van een omgeving van vertrouwen en veiligheid. Vanuit de eisen van de samenleving meer interne samenhang organiseren. Kwetsbaar durven zijn en willen leren. Verantwoordelijkheid nemen. Vernieuwend en vooruitstrevend personeelsbeleid om gekwalificeerde en talentvolle medewerkers aan te trekken en te behouden. Gaan werken met persoonlijke ontwikkelingsplannen (POP). Het OCAI laat zien dat er een veel sterkere familiecultuur zou moeten ontstaan. Samenhang en de klant staan hier centraal. 11 Leiderschap op koers. Gelezen 1 oktober Bron:

11 Afbeelding: OCAI model ingevuld voor het Erasmus MC van Cameron & Quinn Activiteiten Er is veel aandacht besteed aan Koers 013, hier is dan ook een programma voor opgezet die een duidelijk nadruk heeft op het management, zoals bij eerdere factoren beschreven geeft dit wederom het beeld van een bureaucratie weer. Opzetten van een management development programma. Bottom-up bepalen van de strategie. Bijeenkomsten met de 100 (top) leidinggevenden. Uitgave van een kleurrijke publicatie Koers 013, Samen & Verbinden Impressie

12 7. Shared values Alle 7 S-factoren richten hun neuzen dezelfde kant op richting Koers 013. Het gaat erom dat de patiënt centraal staat en deze zo goed mogelijk wordt behandeld. Het identeit van het Erasmus MC moet bekend worden bij de doelgroep als De patiënt prominent 14. Er gaat meer rekening gehouden worden met de behoeftes en wensen van de patiënten. Dit moet gaan zorgen voor een aangenaam en gastvrij verblijf. Daarnaast investeerd het Erasmus MC ook meer tijd in het personeel. Hierbij hoor het ontwikkelen van huidige specialisten middels een POP(persoonlijk ontwikkelingsplan) tot het helpen integreren van meer allochtoon personeel. Tot slot wordt er ook aandacht besteed aan de leidinggevende, deze moeten zich positioneren middels krachtige en inspirerende leiderschapswaarden. Dit alles om zoveel mogelijk te onderscheiden van andere ziekenhuizen door bekend te willen staan als beste werkgever medisch centrum en top 3 werkgever in Rotterdam. 14 Bron: