INHOUDSTAFEL WEGWIJZER I. TERREINVERKENNING. Voorwoord 1. De redactieleden en auteurs 3. Afkortingenlijst 4 1

Transcriptie

1 INHOUDSTAFEL WEGWIJZER Voorwoord 1 De redactieleden en auteurs 3 Afkortingenlijst 4 1 I. TERREINVERKENNING Hoofdstuk I.1 Situering van het begrip informatie Afbakening informatie, data en kennis De rol van informatie in de organisatie Het wegwerken van onzekerheden Innovatie 4 Hoofdstuk I.2 Informatie als een uitdaging Informatie als een organisatorische uitdaging Wederzijdse beïnvloeding Informatiestromen Informatieprocessen Wat is zinvolle en betrouwbare informatie? Informatie als een technologische uitdaging Gevaar voor overbudgettering Evolutie in opslag en beheer Van IT- naar informatiestrategie Efficiënte informatie genereren Implementatie van een managementsysteem Ergonomie en usability Besluit Informatie als een cognitieve uitdaging Informatieoverdaad 12 Afl. 6, mei 2013 Wegwijzer / 7

2 1.4.2 Informatieverslaving Gebrek aan mediawijsheid Bounded rationality en hidden flaws Besluit 16 Hoofdstuk I.3 Normen en standaarden in informatiemanagement en -beveiliging 1.1 Algemeen overzicht Wat is een standaard of norm? Standaarden voor geautomatiseerde systemen Unicode Andere Standaarden voor gegevensuitwisseling Z SGML XML URI Specifieke vormen van data ISO (informatie in productie en ontwikkeling) SDMX (statistische informatie) NEN 2082 (archiefstukken) Standaarden voor metadata Bibliografie- en archiefformaten Webdocumenten Citatieformaten APA MLA CMOS Harvard referencing Andere Standaarden voor informatiebeveiliging ISO/IEC serie NEN Enkele specifieke standaardiseringsorganisaties NISO OASIS AIIM ISO 27001: de standaard voor informatiebeveiliging 12 Inleiding Het beveiligen van informatie De ISO 2700X-familie De normen ISO versus ISO Wegwijzer / 8 Afl. 6, mei 2013

3 1.2.3 Information Security Management System (ISMS) Procesbenadering Opzet en implementatie van een ISMS Valkuilen Kosten van implementatie Case: voor en na Situering Resultaten Conclusie Bronnen OSLO informatie op zoek naar beleid Waar zit de broodnodige informatie nu? Is het dan allemaal kommer en kwel? Hoe de Babylonische spraakverwarring ontwarren? Over semantiek en semantische interoperabiliteit OSLO: de datastandaard voor lokale besturen in Vlaanderen Europese context Verdere verankering van OSLO Wat zit er onder de motorkap? OSLO in de praktijk Samenvatting Bestandsformaten en digitale duurzaamheid Digitale duurzaamheid Wat is digitale duurzaamheid? Waarom is digitale duurzaamheid belangrijk? Wat zijn de bedreigingen? Bestandsformaten en codecs Wat zijn bestandsformaten, containerformaten en codecs? Wat is datacompressie? Moederbestanden, archiveringsbestanden, reproductiebestanden en raadplegingsbestanden Open bestandsformaten en codecs Digitale duurzaamheid en bestandsformaten Wat is de relatie tussen digitale duurzaamheid, bestandsformaten en codecs? Wat zijn criteria voor een goed bestandsformaat (en codec) in functie van digitale duurzaamheid? Hoe kun je controleren welk formaat en codec een bepaald bestand heeft? Hoe kun je verifiëren of een bepaald bestandsformaat (of codec) duurzaam is? 43 Afl. 13, december 2014 Wegwijzer / 9

4 Wat zijn de gangbare bestandsformaten en codecs voor langetermijnbewaring van tekst, grafische beelden, video en audio? Volstaan duurzame bestandsformaten om een digitale duurzaamheid te verzekeren? Referenties 49 II. BELEID Hoofdstuk II.1 Rol van informatie in de strategie Wat is strategisch informatiemanagement? Het belang van strategisch informatiemanagement Het doel van strategisch informatiemanagement Case: strategisch informatiemanagement bij de overheid 5 Hoofdstuk II.2 De informatie-audit Inleiding Een informatie-audit uitvoeren Promotie- en planningsfase Identificatie- en analysefase Aanpak Bronnen voor de analyse Informatiearchitectuur opstellen Verwerking en berekening Synthese en rapportage Case: het Maarifa-quickscanmodel 14 Hoofdstuk II.3 De informatiekaart Inleiding Het Negenvlak De Balanced Score Card Het Maarifa-model Algemeen Informatiedimensies De rijen De kolommen Uitwerking Gebruik van de informatiekaart voor een quickscan Voorbeeld van een procesbeschrijving van een quickscan Case: managementsamenvatting van een gemeenteadministratie 16 Wegwijzer / 10 Afl. 13, december 2014

5 1.5.1 Belangrijke en dringende werkpunten Belangrijke, maar minder dringende werkpunten Nice-to-have Case: adressenbeheer bij een organisatie 18 Hoofdstuk II.4 Informatieprocessen 1.1 Informatiemanagement is een teamsport Introductie Echte samenwerking Verandering van tijdperk Succesvolle teamsamenwerking Fundamentele uitgangspunten Een gezamenlijk doel Een brandende ambitie Een overkoepelende tactiek Samenstelling De opstelling IT-onderaannemer IT-hoofdaannemer Functioneel beheer Informatiemanager van een organisatieonderdeel Informatiemanager gezamenlijk belang De Chief Information Officer (CIO) Afdelingsmanagement De hoogste manager en de Raad van Bestuur Een succesvol team Duidelijke afspraken Lokale tactiek Training De wedstrijd spelen Evaluatie Een goede selectie Faciliteiten Teambuilding Besluit 19 Bronnen 19 Hoofdstuk II.5 Juridische aspecten van informatiemanagement 1.1 Privacywetgeving op informatiesystemen en het internet Welke privacywetgeving bestaat er? Op wie is ze van toepassing? Organisatie Persoonsgegevens Verwerking 3 Afl. 13, december 2014 Wegwijzer / 10 1

6 1.1.3 Welke organisatie is verantwoordelijk? Verantwoordelijke voor de verwerking Verwerker Welke verplichtingen draagt de verantwoordelijke organisatie? Basisverplichtingen Rechten van de betrokken individuen Verplichtingen bij specifieke verwerkingen Beheersverplichtingen Casestudie: gegevensverwerkingen in de cloud De bescherming van persoonsgegevens in de cloud 18 Inleiding Algemeen Begrip cloud computing 19 Wegwijzer / 10 2 Afl. 13, december 2014

7 Cloud computing en de bescherming van persoonsgegevens De Privacywet en cloud computing Verwerking van persoonsgegevens Territoriaal toepassingsgebied van de Privacywet Verantwoordelijke voor de verwerking Onderaanneming Technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen Rechten van gebruikers Transfers naar derde landen De interesse van opsporingsautoriteiten in de cloud Toegang tot de cloud door opsporingsautoriteiten Toegang tot de cloud door Belgische opsporingsautoriteiten Toegang tot de cloud vanuit de Verenigde Staten Gegevensbeschermingsrecht in de cloud Op naar een Belgische cloud? Enkele praktische richtlijnen Alvorens een contract aan te gaan Tijdens het contract en bij de beëindiging ervan Het auteursrecht in tekst en beeld Is het werk auteursrechtelijk beschermd? Wie is de auteur van het werk, of wie exploiteert het werk namens de auteur? Welke rechten komen hem toe? Bestaat er een wettelijke uitzondering die me toelaat bepaalde gebruikshandelingen te stellen zonder toestemming van de rechthebbende? Wat zijn de contractuele gebruiksbeperkingen en waar kan ik terecht om toestemming te verkrijgen voor een bepaald gebruik? Bronnen Beheersvennootschappen voor auteurs (tekst- en beeldsector) Beheersvennootschappen voor uitgevers (tekst- en beeldsector) Creative Commons in theorie en praktijk Auteursrechten als struikelblok Probleem: de exclusiviteit van auteursrecht Vrije en open bewegingen: een beknopt overzicht Creative Commons: voorwaarden en licenties Creative Commons in de praktijk 55 Conclusies 57 Hoofdstuk II.6 Financieel beleid De kost van de informatiehuishouding De productiviteitsparadox 1 Afl. 12, september 2014 Wegwijzer / 11

8 1.1.2 Het mislukken van IT-projecten Enkele cases Oorzaken van de mislukking Succesvolle IT-projecten De wet van de afnemende opbrengsten en stijgende kosten van informatie Competenties: de verborgen kosten De kostprijs van het gebrek aan competenties Aanbevelingen Outsourcen Wat is outsourcing? Voordelen van outsourcing Voorwaarden voor succesvolle outsourcing Checklist outsourcing 10 Hoofdstuk II.7 Kwaliteitscontrole op informatiesystemen* Hoofdstuk II.8 Gedragscode en informatie-afspraken* Hoofdstuk II.9 Informatiecompetenties Informatievaardigheden op de werkvloer Inleiding Wat betekent informatievaardigheden? Het waarom inzake informatievaardigheden Wie en wanneer? Informatievaardigheden in de praktijk De informatievaardighedencyclus stap voor stap beschouwd Onderkennen van een informatiebehoefte Formuleren van de informatievraag Identificeren van de informatiebronnen Het beheersen van de benodigde informatietechnologie Selecteren, beoordelen en verwerken van de gevonden informatie Trainen van informatievaardigheden 20 Meer weten? Mediawijsheid: een inleiding Inleiding Definitie Mediawijsheid: verschillende achtergronden, verschillende noden Beginnende medewerkers Dertigers en veertigers Oudere medewerkers 28 Wegwijzer / 12 Afl. 12, september 2014

9 Kansarmen Mensen met een verstandelijke beperking Mensen met een fysieke beperking Teach the teacher Uitdagingen omtrent mediawijsheid in organisaties Functionele mediawijsheid Kritische mediawijsheid Actieve mediawijsheid Besluit 37 Hoofdstuk II.10 Informatie en overheid 1.1. Van e-government naar digitaal Vlaanderen (en een digitale wereld) Lokale overheden + government cloud + open source = e-government Onderzoeksmateriaal ICT in de lokale overheden Organisatie in de lokale overheden Lokale overheden en ICT-leveranciers Lokale besturen en e-government Lokale overheid en security Verwachtingen van de burgers Open data Cloudcomputing Open source Government cloud LO + OS + GC = e-government tot de tiende macht Open data: digitale brandstof of marketingtool? Ervaringen van Stad Gent Waarom open data? Wat zijn open data nu echt? Vòòr de publicatie Welke data? Technische uitdagingen Het dataportaal Voor wie? De URL Disclaimers Link, API of dump Platform? Machine readable vs. human readable Context is king Hergebruik Daar is een app voor Duurzaam? Hackaton 25 Afl. 13, december 2014 Wegwijzer / 13

10 Datadives Feedback Tot slot 26 III. INSTRUMENTEN Hoofdstuk III.1 Een overzicht van softwareoplossingen* Hoofdstuk III.2 Open Source De verborgen kost van open source Wat is open source? Overzichten van open source De maatschappelijke context van open source Open source in de lage landen Open source: de voordelen Open source: de kost en risico's Businessmodellen Besluit 8 Hoofdstuk III.3 Cloud computing Alles in de cloud? Wat is cloud computing? Soorten Voordelen Risico's en bezwaren Dataveiligheid Datacontrole en privacy Performantie De kosten van de cloud Het belang van een goed Service Level Agreement (SLA) De cloud bij de overheid Conclusie 11 Hoofdstuk III.4 Contentmanagementsystemen (CMS) Overzicht Joomla! Joomla! als platform voor informatieportalen Inleiding Wat is Joomla!? 2 Wegwijzer / 14 Afl. 13, december 2014

11 Hosting en installatie Template Extensie Beveiliging Access Control Levels of toegangsniveaus Meer weten? Joomla! in de praktijk Project: uniforme websites voor de politie Vijf pilootzones aan de slag met Joomla! Globaal aanbod Groeipijnen Politieplatform Samenwerking Intranet Toekomst Drupal Een Belgisch product Voorbeelden van overheidssites met Drupal Kañooh DrupalOverheid Installatie Onderdelen Een voorbeeld: de toptakenwebsite van de Nederlandse gemeente Vught Versies Voordelen Nadelen Risico s Toekomst Meer weten? 26 Hoofdstuk III.5 Enterprise Resource Planning (ERP) en Customer Relationship Management (CRM)* Hoofdstuk III.6 Management Decision Systems* Hoofdstuk III.7 Document Management Systems (DMS)* Hoofdstuk III.8 Mobiele toepassingen* Hoofdstuk III.9 Sociale media 1.1 Inleiding tot de sociale media Wat zijn sociale media? 1 Afl. 13, december 2014 Wegwijzer / 14 1

12 1.1.2 Welke sociale media zijn er? Facebook Twitter LinkedIn YouTube Instagram Pinterest Waarom sociale media? Torenhoge verwachtingen dwingen organisaties voorbij het hokjesdenken Het informatietijdperk vergroot het bereik Hoe sociale media? De converserende overheid gebruikt sociale media om de klant centraal te zetten Essentieel uitgangspunt: de klant centraal Het algemeen belang en een cultuur van vertrouwen Sociale media in DNA van de organisatie Het management: de top moet mee Inzetten wie wil: iedereen ambassadeur Het (al dan niet virtuele) conversatieteam Een twee drie start Conclusie Sociale media strategisch inzetten: tips en tricks Context Sociale media zorgen voor een publiek Mensen horen graag van andere mensen Er is geen social-mediawaarheid De eerste social-mediastrategie: luisteren 27 Wegwijzer / 14 2 Afl. 13, december 2014

13 1.3.4 De tweede strategie: sociale media als praatkanaal Sociale media bij crisissen Sociale media om aan klantenmanagement te doen Sociale media om te communiceren, communiceren, communiceren En ten slotte, culture eats strategy for breakfast Sociale media in het beleid van een organisatie: een stappenplan 36 Hoofdstuk III.10 Linked data en informatieontsluiting 1.1 Inleiding Wat zijn linked data Linked data: grondgedachten Van documenten naar data Betekenis Het semantisch web: datamodel en componenten RDF: het datamodel voor het semantisch web Componenten van het semantisch web Basisprincipes van linked data De architectuur van het semantisch web Een bijzonder web Ontologieën Semantic Web stack Big, open en linked data Big data Open data Kosten en baten van open data Linked data en overheid Linked dataontwikkelingen Beweging naar linked open data Overheidsdata toegankelijk Initiatieven in België en Nederland Linked open data en transparantie Parlementaire en politieke informatie Wetgeving De waarde van open data Aandachtspunten 26 Bronnen 27 Afl. 10, februari 2014 Wegwijzer / 15

14 IV. AAN DE SLAG Hoofdstuk IV.1 Informatiesystemen uitwerken Een projectmatige aanpak van informatiesystemen Het projectplan Formele IT-projectmanagement-methodieken Conclusie Projectmanagement van de informatietechnologie Inleiding Begrippen Portfoliomanagement Programmamanagement Projectmanagement sensu strictu Portfoliomanagement: tussen strategie, veranderinitiatieven en de dagelijkse werking Inleiding Voordelen van portfoliomanagement Principes van portfoliomanagement De opzet van portfoliomanagement De uitwerking van portfoliomanagement Programmamanagement: van veranderinitiatief naar aantoonbare voordelen Wat is een programma? Voordelen van programmamanagement Principes van programmamanagement Thema s van programmamanagement Processen in programmamanagement Projectmanagement: nieuwe of geoptimaliseerde capaciteiten binnen de organisatie Inleiding Principes van projectmanagement Thema s in projectmanagement Processen van projectmanagement Bestaande methodologieën Make or buy in een IT-omgeving Inleiding Definitie Probleemstelling voor organisaties met een IT afdeling Vanuit de businesszijde Vanuit het IT-departement Vanuit de directie Pragmatische aanpak Buy 29 Wegwijzer / 16 Afl. 10, februari 2014

15 Make Probleemstelling voor organisaties zonder IT-afdeling Klikt het met de IT-partner? Intellectuele eigendom Re-usable code Conclusie: Make or buy? Beslissingstabel Outsourced IT Service Management Introductie Outsourcing is niet nieuw Outsourcing is Big Business Welke IT-competenties worden uitbesteed? Service Management en ITIL De servicecatalogus Partnerschap Afspraken maken Conclusie 44 Hoofdstuk IV.2 Datamanagement Gegevensmodellering Inleiding Wat is gegevensmodellering? Waarom gegevens modelleren? Modellen op verschillende niveaus Zeer hoog niveau-model Hoog niveau-model Logisch gegevensmodel Fysiek gegevensmodel Componenten van conceptuele en logische modellen Concepten Entiteiten Attributen Primaire sleutel Relaties Vreemde sleutels Supertype en subtype Kwaliteit van een gegevensmodel Benaderingen voor gegevensmodellering Tools voor gegevensmodellering Samenvatting en besluit Datacentermigraties To move or not to move Standaardisatie Consolidatie 31 Afl. 12, september 2014 Wegwijzer / 17

16 1.2.4 Virtualisatie Offloading Analyse Afhankelijkheden Migratieplan Implementatie en test Ready, set GO 45 Hoofdstuk IV.3 Databescherming 1.1 Informatieveiligheid in een overheidscontext Inleiding en situatieschets Wetgeving De veiligheidsconsulent Kader De rol van de veiligheidsconsulent Vertaling naar het bestuur Het veiligheidsplan Omgeving Veiligheidsplan Managementmodellen COSO ITIL Projectmanagement ISO Business continuity Andere frameworks Cloud computing Hoe breien we dit allemaal aan elkaar? 27 Hoofdstuk IV.4 Van informatiestrategie tot webcontent 1 Hoofdstuk IV.4.1 Van websites naar webdiensten Inleiding Service design: online en offline diensten op elkaar afstellen De theorie: principes voor gebruiksvriendelijke webdiensten Begin met eindgebruikersbehoeften Doe minder Ontwerp op basis van data Werk hard aan vereenvoudiging Verbeter, en blijf verbeteren Bouw voor inclusie Begrijp de context Bouw digitale diensten, geen websites 7 Wegwijzer / 18 Afl. 12, september 2014

17 1.3.9 Wees consistent, niet uniform Wees open, en maak je product open De praktijk: een aanpak voor webprojecten Analyseer eindgebruikers en hun noden Kader online diensten in een organisatiestrategie Stel gebruikersscenario s op Kader online diensten in een webstrategie Informatiearchitectuur als grondplan Prototype als maquette Gefaseerd en flexibel bouwproces Huisstijl en design Copywriting en vindbaarheid Monitoring in functie van voortdurende optimalisering 13 Wie doet wat? 13 Conclusies 14 Bronnen 14 Hoofdstuk IV.4.2 Webstatistieken verzamelen en analyseren Een introductie tot Google Analytics Inleiding Waarom webstatistieken gebruiken? Waarom Google Analytics en wat zijn de alternatieven? Wees realistisch wanneer je webstatistieken analyseert Installeren Hoe werkt GA? Wat als jouw website nog niet gemeten wordt? Google Analytics is al actief op de site Rapporteren Inloggen Zich oriënteren in de interface Linkernavigatie Rapporten onder de rubriek Doelgroep Belangrijke begrippen Benchmarks Overige rapporten onder de rubriek Doelgroep Linkernavigatie. Rapporten onder de rubriek Acquisitie Rapport Alle verkeer Rapport Kanalen Campagnetagging Linkernavigatie. Rapporten onder de rubriek Gedrag Rapport Site-inhoud/Alle pagina s Navigatie doorheen de site Bestemmingspagina s Linkernavigatie. Rapporten onder de rubriek Conversies Doelen 22 Afl. 12, september 2014 Wegwijzer / 19

18 Trechters Plan van aanpak Besluit 25 Bronnen 25 Hoofdstuk IV.5 Richtlijnen voor het uitbouwen van kennisbeheer in uw organisatie Aan de slag met kennismanagement* Kennismanagement: een kennisgids voor uw organisatie Wat is kennismanagement of kennisbeheer? Een kennisgids voor uw organisatie Doel en voordelen Aandachtspunten voor een succesvolle implementatie Wat moet er op een kennisfiche staan? De context voor kennismanagement Organisatorische context Systeem Cognitieve context Stappenplan voor het uitbouwen van een kennisgids Besluit 10 Meer weten? Professionalisering via e-learning Introductie Terminologie Kiezen voor e-learning: perspectieven versus uitdagingen Perspectieven: waarom is e-learning een goede strategische keuze voor een organisatie? Uitdagingen bij het opzetten van e-learning in een organisatie E-content: top 10 van de succesfactoren Top 10 valkuilen bij het ontwikkelen en implementeren van e-learning Hoe e-learning opzetten zonder veel budget? Praktisch: wat hebben de deelnemers aan een e-learningpakket nodig? Besluit 28 V. Trefwoordenregister De onderdelen aangeduid met * zullen worden toegevoegd in een aanvulling op deze publicatie. Wegwijzer / 20 Afl. 12, september 2014