Voorbereiding 3D Brummen

Transcriptie

1 Voorbereiding 3D Brummen Aanpak voor de voorbereiding van de nieuwe gemeentelijke taken op het gebied van Maatschappelijke ondersteuning, Jeugdzorg en Arbeidsparticipatie. 17 oktober oktober 2013 pagina 1 van 21

2 INHOUDSOPGAVE 1. PROJECTIDENTIFICATIE INLEIDING PROJECTOPDRACHT PROJECTOMSCHRIJVING ACHTERGROND DOEL EN RESULTATEN AFBAKENING RANDVOORWAARDEN OPZET VAN HET PROJECT PLAN VAN AANPAK PLANNING RISICOMANAGEMENT COMMUNICATIE PROJECTORGANISATIE PROJECTSTRUCTUUR OVERLEGSTRUCTUUR PROJECTFINANCIËN FINANCIËLE MIDDELEN PERSONELE CAPACITEIT (GEMEENTE) SUBSIDIES OVERIGE BATEN oktober 2013 pagina 2 van 21

3 1. Projectidentificatie 1.1 Inleiding Het voorliggende projectplan geeft aan hoe de gemeente Brummen komt tot de voorbereiding van de nieuwe taken op het terrein van Maatschappelijke ondersteuning, Jeugdzorg en Participatie (oftewel de drie decentralisaties). Het gaat hierbij om een omvangrijk en complex proces. Rond de decentralisaties bestaan ook nog veel onzekerheden. Desalniettemin geeft het projectplan aan wat de doelstellingen zijn en hoe we dit nastreven. Als hier aanleiding voor bestaat, stellen we het projectplan bij. 1.2 Projectopdracht Projectnaam Doelstelling Bestuurlijk opdrachtgever Ambtelijk opdrachtgever Projectleider Voorbereiding 3D Brummen Het integraal ontwikkelen en uitwerken van de decentralisaties in het sociale domein in nauwe samenspraak met maatschappelijke partners en cliënten/inwoners om tot een effectieve en efficiënte uitvoering te komen. Wethouder Decentralisaties (Frans Bruning) Manager Beleid en Bedrijfsvoering (Marcel Klos) Programmamanagement: Maikel Swaters en Bob Terlingen Projectleiders deelterreinen: Nader in te vullen (Maatschappelijke ondersteuning) Grietje Bijlsma (Jeugdzorg) Bob Terlingen (Participatie) Projectresultaten I. Een integraal beleidskader II. Verordeningen en beleidsregels III. Overeenkomsten IV. Opzet projectorganisatie uitvoeringsfase Startdatum project Einddatum project 31 december 2014 Totaal budget externe kosten Oktober 2013 (voorbereidingen zijn eerder gestart) euro Totaal budget interne uren 1400 uur (2013) 6250 uur (2014) Kredietbeheer/uren nummers Kwaliteitsplan of pakket van eisen Specifieke afspraken m.b.t. mandaten Nader te bepalen Doelstellingen zijn opgenomen in paragraaf 2.2 Geen 17 oktober 2013 pagina 3 van 21

4 2. Projectomschrijving 2.1 Achtergrond De gemeente Brummen staat voor de uitdaging om in het sociale domein rond Maatschappelijke ondersteuning, Jeugdzorg en Arbeidsparticipatie nieuwe taken uit te gaan voeren. Het Rijk wil deze taken namelijk naar de gemeenten decentraliseren. Deze nieuwe taken zijn zeer omvangrijk en hebben grote consequenties voor (kwetsbare) inwoners in onze gemeente. Met deze nieuwe taken breiden de verantwoordelijkheden van onze gemeente zich uit naar vrijwel de gehele ondersteuning aan kwetsbare groepen in onze gemeente (zie bijlage 1 voor een eerste en voorlopige inschatting van de omvang van de doelgroep). De doelstellingen van al deze nieuwe taken vertonen een sterke overeenkomst: het bevorderen van de sociale participatie, het nemen van eigen verantwoordelijkheid, het stimuleren van eigen kracht en ondersteuning voor inwoners die het op eigen kracht niet redden. Er is dus niet alleen sprake van een transitie van taken richting gemeente, maar ook van een transformatie. Ondersteuning gaat op een andere manier plaatsvinden. Hoewel er rond wetgeving nog veel onduidelijkheid bestaat, ontstaan er mogelijkheden om een integraal en ontkokerd stelsel van sociale ondersteuning in te richten voor alle leefgebieden en alle levensfasen van de inwoners. De nieuwe taken betekenen dat de gemeentebegroting met ruim 40 procent toeneemt, grofweg van 36 naar 52 miljoen euro. De nieuwe taken brengen financiële en uitvoeringsrisico s met zich mee. Zoals het er nu naar uitziet moet namelijk per 1 januari 2015 met de nieuwe taken worden gestart en moeten we taken uitvoeren met kortingen op bestaande (rijks)budgetten (efficiencykorting). Om de uitvoering van de transitie goed op te kunnen pakken en de financiële risico s te beperken kiezen we voor een projectmatige aanpak. In dit projectplan geven we aan hoe dit gebeurt. In 2012 is de gemeente Brummen gestart met het project samenhang decentralisaties. In de tussentijd hebben zich landelijk rond de decentralisaties veel ontwikkelingen voorgedaan. Dit betekent een vergaande actualisatie van de eerdere aanpak. Het nu voorliggende projectplan komt dan ook in de plaats van het eerdere projectplan. 2.2 Doel en resultaten De centrale doelstelling van het project omschrijven we als volgt: Het integraal ontwikkelen en uitwerken van de decentralisaties in het sociale domein in nauwe samenspraak met maatschappelijke partners en cliënten/inwoners om tot een effectieve en efficiënte uitvoering te komen. Deze doelstelling bestaat uit de volgende 3 subdoelstellingen: 1 I. Het integraal ontwikkeling en uitwerken van de 3 decentralisaties II. Het betrekken van maatschappelijke partners 1 en cliënten/inwoners III. Het voorbereiden van een effectieve en efficiënte uitvoering Onder maatschappelijke partners verstaan we het totaal aan maatschappelijke instellingen, zorgaanbieders, woningcorporaties, ondernemers en advies- en cliëntenraden. We lichten deze subdoelen hieronder toe. I. Het integrale ontwikkelen en uitwerken van de 3 decentralisaties De drie nieuwe taken die de gemeente moet gaan uitvoeren vertonen overlap. De taken zijn namelijk allen gericht op de ondersteuning van kwetsbare groepen mensen in de gemeenten. Dit betekent ook dat onze inwoners te maken kunnen krijgen met verschillende ondersteuningsvormen vanuit 17 oktober 2013 pagina 4 van 21

5 bijvoorbeeld begeleiding, jeugdzorg en toeleiding naar werk. Binnen het project pakken we de voorbereiding in samenhang op om daarmee tot integrale ondersteuning te komen. Dit leidt tot efficiencyvoordelen en hogere effectiviteit van de ondersteuning, omdat schotten (met bijvoorbeeld vertraging als gevolg) tussen ondersteuningsvormen zoveel mogelijk worden voorkomen. II. Het betrekken van maatschappelijke partners en cliënten/inwoners Met de uitvoering van de nieuwe taken gaat er veel veranderen voor de betrokkenen, zowel voor cliënten, zorgaanbieders en andere maatschappelijke partners. De taken moeten met minder middelen worden uitgevoerd en vanuit de landelijke wetgeving worden andere eisen gesteld. Daarnaast willen we de nieuwe taken kwalitatief zo goed mogelijk voor onze inwoners worden uitgevoerd. Om deze redenen betrekken we bij de voorbereiding op diverse momenten cliënten/inwoners en maatschappelijke partners. In paragraaf 3.1 komen we hier op terug. III. Effectieve en efficiënte uitvoering De nieuwe taken moeten met minder middelen worden uitgevoerd, daarnaast zijn er de laatste jaren nieuwe inzichten ontstaan bij het bieden van ondersteuning. Zo is steeds meer de eigen kracht van de inwoner/cliënt centraal komen te staan. De voorbereiding is er op gericht om de uitvoering efficiënt uit te voeren, zodat de kosten beheerst worden. Met effectief bedoelen we dat inwoners de ondersteuning krijgen die nodig is. Wat dit inhoudt werken we in het vervolg van het project uit. Er is ook een aantal concrete producten benoemd waartoe het project moet leiden. We geven dit hieronder weer I. Een integraal beleidskader II. Verordeningen en beleidsregels III. Overeenkomsten IV. Opzet projectorganisatie uitvoeringsfase In de eerste plaats gaat het dan om een integraal beleidskader. Dit integrale beleidskader wordt per decentralisatie waar nodig aangevuld met specifieke elementen. In de tweede plaats leidt het project tot verordeningen en beleidsregels. Het derde product betreft overeenkomsten met zorgaanbieders en eventueel met andere partijen. Tot slot leidt het project tot een opzet voor de projectorganisaties in de uitvoeringsfase na 1 januari Afbakening Voor het project geldt een afbakening die voortkomt uit landelijke wet- en regelgeving en lokale uitgangspunten. In schema 1 geven we de afbakening weer die voortkomt uit de landelijke wet- en regelgeving. Hierbij is van belang dat de wet- en regelgeving op dit moment nog in ontwikkeling is. Dat betekent dat ook de afbakening kan wijzigingen De gemeente moet de nieuwe taken vanaf 1 januari 2015 invullen Regionale samenwerking wordt van belang geacht, maar de wijze waarop het kabinet dit wil realiseren is nog onduidelijk. De nieuwe taken moeten worden uitgevoerd met kortingen op de bestaande budgetten. Naast de landelijke afbakening zijn er ook lokale pijlers die voor een afbakening zorgen, namelijk Aansluiten bij toekomstvisie Integrale en procesmatige aanpak Lokaal wat lokaal kan, regionaal wat regionaal moet Regierol van de gemeente Ruimte voor pilots en proeftuinen 17 oktober 2013 pagina 5 van 21

6 We lichten deze pijlers kort toe. In de eerste plaats de aansluiting bij de toekomstvisie. Het afgelopen jaar is met veel betrokkenen de Brummense toekomstvisie 2030 opgesteld. Hierin is een aantal thema s benoemd die we ook bij de voorbereiding van de 3D s betrekken, zoals het nieuwe noaberschap en van buurt, naar wijk, naar dorp, naar gemeenten. In de tweede plaats voeren we de voorbereiding uit volgens een integrale en procesmatige aanpak. De voorbereiding is een grootschalig traject. Voor een goede beheersbaarheid vraagt dit om procesmatige aanpak. Daarnaast kent iedere decentralisatie een eigen dynamiek. We streven naar integrale uitgangspunten en slimme verbindingen. In de derde plaats doen we lokaal wat lokaal kan en regionaal wat regionaal moet. Ook dit sluit aan bij toekomstvisie. De rijksoverheid wil regionale samenwerking bij de nieuwe taken stimuleren en deels verplichten. De wijze waarop dit moet gaan gebeuren is nog niet geheel duidelijk. Wel zijn op sommige punten in conceptwetgeving verplichtingen opgenomen, zoals verplichte samenwerking bij zwaardere jeugdzorg. Als bijlage is een overzicht opgenomen van de nieuwe taken naar schaalniveau (zie bijlage 2). Hierbij merken we op dit overzicht nog aan veranderingen onderhevig is. Als vierde pijler zetten we als gemeente bij dit project in op een stevige regie. De gemeente is verantwoordelijk voor het realiseren van de nieuwe taken en is ook financieel verantwoordelijk. Dit betekent dat in principe tekorten voor rekening van de gemeente komen. Om de risico s te beheersen voert de gemeente als eindverantwoordelijke een stevige regie. De laatste pijler is aandacht voor pilots en proeftuinen. Zoals al aangegeven is nog veel onduidelijk rond wet- en regelgeving. Aan de andere kant komt de start van de uitvoering 1 januari 2015 snel dichterbij. Om die reden kiezen we er voor om nu al ervaringen met nieuwe werkwijzen op te doen en deze te betrekken bij de definitieve opzet van de nieuwe taken. 17 oktober 2013 pagina 6 van 21

7 2.4 Randvoorwaarden De voorbereiding van de 3 decentralisaties vindt plaats in een omgeving waarin al verschillende beleidsinitiatieven lopen dan wel in ontwikkeling zijn (zie schema 1). Deze initiatieven en projecten nemen we mee bij voorbereiding van de 3D (bottom-up benadering). Beleidsinitiatieven die in ontwikkeling zijn, blijven gewoon doorlopen tijdens de voorbereiding van de 3D. Wel zal bij deze projecten rekening moeten worden gehouden met het 3D traject (topdown benadering). Hierdoor worden ad-hoc-acties voorkomen en versterken we de integraliteit van het beleid. In de overlegstructuur van het 3D project nemen we dit mee. Het uitgangspunt hierbij is dat op aanpalende beleidsterreinen geen initiatieven worden genomen die volgens het programmamanagement belemmerend zijn voor het project voorbereiding 3D Brummen. Schema 1 Wisselwerking project voorbereiding 3D en (bestaande) initiatieven/projecten (selectie) Projectvoorbereiding 3D We zullen nu bovenstaand schema nader toelichten.. Top down Bottom up Initiatieven en projecten Gezondheidsbeleid onderwijs vesting Welzijns- beleid Jeugdbeleid Passend Volkshuis- Zorg- en Economisch Procesmatig vraagt het bovenstaande om een goede afstemming tussen de totstandkoming van de beleid 2.5 Relaties met andere projecten en initiatieven De voorbereiding van de 3D s heeft een relatie met de volgende wet- en regelgeving: Nieuwe Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) Nieuwe Jeugdwet Nieuwe Participatiewet Bestaande wetgeving Wmo, Jeugd en Participatie Wet Passend onderwijs Wet Publieke Volksgezondheid Wetgeving volkshuisvesting Provinciale richtlijnen woningbouw en lokale bestemmingsplannen Specifiek lokaal en regionaal heeft de voorbereiding van de 3D relaties met onder andere de volgende initiatieven/projecten: 17 oktober 2013 pagina 7 van 21

8 Toekomstvisie 2030 Beleid rondom Stichting Welzijn Brummen Uitvoering van de Wmo Lokale Jeugdbeleid Centrum voor Jeugd en Gezin Lokaal gezondheidsbeleid (inclusief jeugdgezondheidszorg/ouderenbeleid) Vrijwilligers- en mantelzorgbeleid Regionale samenwerking rond jeugd, Wmo en Participatie Uitvoering van het Regiocontract (Sociale kracht en burgerparticipatie) Ontwikkelingen rond woningbouw Centrumplannen Lokaal economisch beleid 17 oktober 2013 pagina 8 van 21

9 3. Opzet van het project 3.1 Plan van aanpak In het plan van aanpak om de 3 decentralisaties voor te bereiden onderscheiden we een viertal fasen, namelijk de ontwikkel-, ontwerp-, implementatie- en uitvoeringsfase. Met de aanpak is al een vliegende start gemaakt vanwege de noodzaak om op 1 januari 2015 met de voorbereiding gereed te zijn. De uitvoeringsfase valt in feite buiten het bereik van het project maar is hier wel genoemd om het project in perspectief te plaatsen richting het doel (de uitvoering van de nieuwe taken). Ontwikkelfase Ontwerpfase Implementatiefase Uitvoeringsfase In de aanpak zijn per fase activiteiten te onderscheiden. In schema 2 geven we dit weer. Schema 2 Activiteiten plan van aanpak voorbereiding 3D Brummen I. Ontwikkelfase 1.1 Organiseren inspiratiebijeenkomst met maatschappelijke partners 1.2 Organiseren werkgroepen met maatschappelijke partners 1.3 Organiseren van visie-ontwikkelbijeenkomst met cliënten/inwoners 1.4 Leggen van regionale verbinding 1.5 Start pilots en proeftuinen 1.6 Verkrijgen eerste inzicht wettelijk en financieel kader 1.7 Update bestaande projectplannen deelterreinen 1.8 Opzetten projectadministratie en financieel beheer 1.9 Opstellen communicatieplan 1.10 Opstellen van beleidskader met uitgangspunten II. Ontwerpfase 2.1 Organiseren verdiepingsgroepen met maatschappelijke partners en cliënten/inwoners 2.2 Vervolg uitvoeren en ontwikkelen van pilots en proeftuinen 2.3 Uitwerken inrichting toegang tot zorg 2.4 Opstellen kwaliteitskaders 2.5 Continuering van regionale verbinding 2.6 Opstellen verordeningen en beleidsregels 2.7 Start inkoop en/of subsidietraject III. Implementatiefase 3.1 Afronding inkoop en/of subsidietraject 3.2 Voorbereiden interne organisatie op uitvoering 3.3 Uitwerken procesbewaking, monitoring- en evaluatiesystematiek IV. Uitvoeringsfase 4.1. Start uitvoering 4.2 Bewaken van proces 4.3 Monitoren en evalueren 4.4 Meten resultaten voor inwoners 4.5 Bijstellen van de uitvoering 17 oktober 2013 pagina 9 van 21

10 We zullen de verschillende activiteiten uit het plan van aanpak hieronder nader omschrijven. I. Ontwikkelfase Het doel van deze fase is om te komen tot een integraal beleidskader voor alle nieuw taken. Per decentralisatie kunnen hier nog specifieke elementen aan worden toegevoegd. Om hieraan vorm te geven worden bijeenkomsten georganiseerd met maatschappelijke partners en cliënten/inwoners. (zie schema 3). De resultaten van de bijeenkomsten betrekken we bij het opstellen van het beleidskader. Deze input heeft deels de status van een raadpleging en deels van een advies. Een raadpleging omdat we met de bijeenkomst op verschillende aspecten en niveaus input verkrijgen die voor het vervolg van het proces van belang is. Advisering omdat we met de bijeenkomsten betrokkenen (binnen de probleemstellingen) de gelegenheid bieden problemen aan te dragen en oplossingen te formuleren. De resultaten van de bijeenkomsten spelen een volwaardige rol bij het ontwikkelen van het beleid. Bij de besluitvorming kan echter van de adviezen (beargumenteerd) worden afgeweken. Deels zullen de partners ook later in het proces betrokken worden. Schema 3 Overzicht te betrekken maatschappelijke partners Welzijnsinstelling en maatschappelijke instellingen Zorgaanbieders Woningcorporatie Ondernemersverenigingen Belangenorganisaties (Wmo-raad/cliëntenraad/Zorgbelang Gelderland) Vrijwilligersorganisaties Huisartsen/verpleegkundigen Daarnaast willen we in deze fase een eerste inzicht verkrijgen in het wettelijk en financieel kader. Ook gaan we al aan de slag met pilots en proeftuinen. Een aantal hiervan zijn al gestart. Regionale afstemming en (projectmatige) samenwerking vormt een belangrijk onderdeel van de fase (en het vervolg). We sluiten aan bij regionale overleggen rond jeugd, maatschappelijke ondersteuning en participatie. Ook participeren we in de voor Brummen relevante projecten. Hiertoe behoren ook projecten uit het Regiocontract. Betrokkenheid hierbij en bij andere regionale overleggen is van groot belang om de voorbereiding van de 3 decentralisaties goed op te kunnen pakken, om kennis op te doen of beleid voor te bereiden (incl. inkoop en aanbesteding). Een andere activiteit in deze fase is om te komen tot een update van de bestaande projectplannen per deelterrein. Verder benutten we de ontwikkelfase om een communicatieplan op te stellen. Hierin worden communicatiedoelstellingen, doelgroepen en de in te zetten instrumenten uitgewerkt. Tot slot zetten we de projectadministratie op waarin we samen met financieel beheer komen tot een structuur waarin kosten en ureninzet voor het project in totaliteit (dus inclusief de deelprojecten) op een adequate wijze wordt beheerd. II. Ontwerpfase De ontwerpfase heeft als doel om te bepalen op welke wijze we nieuwe taken gaan uitvoeren. Dit moet leiden tot bijvoorbeeld verordeningen en beleidsregels. Om hiertoe te komen worden er verdiepingsgroepen ingesteld met betrokkenheid van projectleiders en beleidsadviseurs (van aanpalende beleidsterreinen) van de gemeente, maatschappelijke partners en cliënten/inwoners. Deze werkgroepen gaan aan de slag om tot een uitwerking te komen van de wijze waarop we de nieuwe taken in de praktijk vormgeven. Hierin zal ook aandacht worden besteed aan de inrichting van de toegang tot zorg. De resultaten van deze werkgroepen hebben de status van een raadpleging en van advies zoals hiervoor bij het onderdeel Ontwikkelfase aangegeven. Ook in deze fase is er samenwerking met regiogemeenten. In deze fase willen we ook al eerste stappen zetten richting de inkoop van zorg- en ondersteuningsvormen. Het streven is om in de ontwerpfase zoveel mogelijk tot samenhang in uitvoering te komen. De haalbaarheid hiervan is voor een belangrijk deel afhankelijk van de ruimte die de landelijke wetgeving biedt. 17 oktober 2013 pagina 10 van 21

11 III. Implementatiefase In de implementatiefase treft de gemeente (intern) en maatschappelijke partners (extern) organisatorische voorbereidingen om op 1 januari 2015 de nieuwe taken te kunnen uitvoeren. Hiervoor is het van belang dat de inkoop en subsidie(toekennings)trajecten worden afgerond. Verder wordt de wijze waarop we de procesbewaking vormgeven uitgewerkt en bereiden we de monitoringen evaluatiesystematiek voor IV. Uitvoeringsfase In de uitvoeringsfase start de uitvoering. Het doel hiervan is een efficiënte en effectieve uitvoering. We gaan deze uitvoering intensief volgen en stellen waar nodig bij. De opzet hiervan werken we tijdens het voorbereidingsproject uit. 3.2 Planning In schema 4 geven we de planning weer. Hierin worden de verschillende fasen en activiteiten benoemd. De planning is afhankelijk van verschillende externe factoren, zoals wetgevingstrajecten (zie paragraaf 3.4). 17 oktober 2013 pagina 11 van 21

12 Schema 4 Planning project voorbereiding 3D Brummen j j a s o n d j f m a m j j a s o n d Ontwikkelfase Inspiratiebijeenkomst Werkgroepen Bijeenkomst cliënten/inwoners Regionale verbinding Pilots en proeftuinen Inzicht wettelijk en financieel kader Update bestaande projectplannen Opzetten projectadministratie en financieel beheer Opstellen communicatieplan Opstellen beleidskader Ontwerpfase Verdiepingsgroepen Uitwerking toegang tot zorg Kwaliteitskader Verordeningen en beleidsregels Inkoop-/subsidietraject Implementatiefase Voorbereiden externe organisaties Voorbereiden interne organisatie Uitwerken procesbewaking Uitvoeringsfase (vanaf 2015) Collegebesluit X X Raadsbesluit X X De planning is erop gericht om op 1 januari 2015 gereed te zijn om de uitvoering op te pakken. Onderaan in het schema is aangegeven op welke momenten het gemeentebestuur een besluit neemt. Het resultaat van de ontwikkelfase, namelijk het beleidskader met de uitgangspunten wordt ter vaststelling aan het college en de gemeenteraad voorgelegd. Medio 2014 wordt het resultaat van de ontwerpfase, verordeningen en beleidsregels ter vaststelling aan het college en de gemeenteraad voorgelegd. In het traject wordt rekening gehouden met wettelijke bepaling rond bijvoorbeeld inspraak en advisering en rol van Wmo-adviesraad en cliëntenraad Wwb/Wsw. 17 oktober 2013 pagina 12 van 21

13 De voorbereiding van de decentralisaties vindt plaats in nauwe relatie met de gemeenteraad. Hieronder geven we deze betrokkenheid weer aan de hand van een drietal rollen van de raad. I. Informerend informerende raadsbijeenkomst 20 juni 2013 jl maandelijks op agenda van de raad (eventueel met schriftelijke voortgangsberichten) informatiegroep met raadsleden voor kennisuitwisseling/informatieoverdracht bijeenkomst(en) raad met zorgaanbieders en cliënten/inwoners bijeenkomsten raad met partners op terrein werk en inkomen en cliënten (participatieraad) kennisnemen van ervaringen met pilots en proeftuinen II. Besluitvormend kaderstellend vaststellen van de uitgangspunten/beleidskader vaststellen van elementen implementatie, zoals beleidsregels en verordeningen III. Controlerend Uitvoering binnen kaders 3.3 Risicomanagement De voorbereiding van de 3 decentralisaties is een project met een grote complexiteit en veel onzekerheden. De risicofactoren zin weergegeven in schema 5. Schema 5 Overzicht risicofactoren Risicofactor Voortgang wetgevingstraject Inhoud definitieve wetgeving Beschikbare budgetten (voor invoering en uitvoering) Gemeenteraadsverkiezingen Inhoud van de nieuw taken Regionale samenwerking Beschikbaarheid en kwaliteit ambtelijke inzet Betrokkenheid maatschappelijke partners Beschrijving De wet- en regelgeving waarin de nieuw taken voor de gemeente worden bepaald, is op dit moment nog niet gereed. Het is niet duidelijk wanneer het wetgevingstraject is afgerond. Zolang het wetgevingstraject loopt is er onzekerheid over welk taken er exact richting de gemeenten komen en welke eisen er aan de uitvoering worden gesteld. Op dit moment is het nog niet bekend over welke budgetten de gemeente kan beschikken voor de voorbereiding en uitvoering van de verschillende taken. Maart 2014 vinden de gemeenteraadsverkiezing plaats. Dit kan gevolgen hebben voor de keuze die rond de voorbereiding van de 3 decentralisaties worden gemaakt. Met de decentralisaties moeten gemeenten taken uitvoeren waar men eerder niet verantwoordelijk voor was. Dit vraagt nieuwe kennis en expertise. Door het kabinet wordt belang gehecht aan regionale samenwerking. Het is nog onbekend welke verplichtingen er op dit punt gaan gelden. Op bepaalde onderdelen wordt in conceptwetgeving regionale samenwerking verplicht gesteld (zoals voor zwaardere jeugdzorg). Binnen de regio loopt op dit moment een verkenning naar regionale samenwerking. De uitkomst hiervan is niet bekend. Onvoldoende capaciteit, continuïteit en kwaliteit van de ambtelijke organisatie kan leiden tot een slechte voorbereiding en daarmee een ineffectieve en inefficiënte uitvoering van de taken na We hechten belang aan een intensieve betrokkenheid van maatschappelijke partners. Onvoldoende aandacht voor deze betrokkenheid vanuit gemeente en partners zelf kan de voorbereiding belemmeren. 17 oktober 2013 pagina 13 van 21

14 De genoemde risico s willen we op de volgende wijze beheersen: Beschikbaarheid van voldoende capaciteit en financiële middelen (via projectplan) Werken volgens een procesmatige aanpak (via projectplan) Sterke regierol voor de gemeente Maandelijkse voortgangs- en risicoanalyse Duidelijke projectstructuur en afstemmingsoverleggen (incl. verslaglegging) 3.4 Communicatie In de ontwikkelfase van het project wordt een communicatieplan opgesteld. 17 oktober 2013 pagina 14 van 21

15 4. Projectorganisatie 4.1 Projectstructuur De voorbereiding van de decentralisatie kent gezien de omvang en complexiteit een structuur met twee lagen, namelijk het overkoepelende programmamanagement en de projectleiders per decentralisatie. Ambtelijk verantwoordelijk is de manager Beleid en Bedrijfsvoering, Marcel Klos. Bestuurlijk verantwoordelijk is wethouder Frans Bruning. Programmamanagement 3D Projectleider Maatschappelijke ondersteuning Projectleider Jeugdzorg Projectleider Participatie Programmamanagement Het programmamanagement kent de volgende taken en verantwoordelijkheden: regievoering decentralisaties overkoepelende projectleiding opstellen projectplan opstellen integrale beleidskader en andere overkoepelende producten het opstellen van overall planningen en procesbewaking van deelterreinen het doen van investeringen en kredietbeheer op programmaniveau interne beleidsafstemming (ambtelijk en bestuurlijk) plannen en voorbereiden bijeenkomsten (maatschappelijke partners, cliënten/inwoners, raad) communicatie met inwoners, cliënten, partners en raad (overkoepelend) afstemming op overkoepelend niveau met de regio Het programmamanagement wordt ingevuld door Maikel Swaters en Bob Terlingen. Zij werken als team en zijn samen verantwoordelijk voor bovengenoemde taken. Hierbij zal Maikel Swaters in hoofdzaak de procesmatige kant en penvoering van beleidsstukken op zich nemen en Bob Terlingen in hoofdzaak de interne en externe beleidsafstemming. De werkwijze met 2 programmamanagers leidt tevens tot een betere borging van de continuïteit van het project. De benodigde tijdinzet hiervoor is voorlopig ingeschat op in totaal 32 uur per week in 2013 en 40 uur per week in 2014 (inclusief secretariële ondersteuning). Het programmanagement zal ook in de uitvoeringsfase (na 1 januari 2015) een rol blijven spelen, rond bijvoorbeeld procesbewaking, afstemming en communicatie. Tijdens de voorbereiding werken we dit nader uit in taken en ureninzet. Projectleiding deelprojecten De drie deelprojecten waarop de transities betrekking hebben (Maatschappelijk ondersteuning, Jeugdzorg en Participatie), kennen elk een eigen projectleider. Deze projectleider is verantwoordelijk voor het voorbereiden van de transitie op het afzonderlijke deelterrein en het realiseren van de daarbij behorende deelproducten. Deze projectleider levert ook de inhoudelijke bijdragen aan overkoepelende beleidsstukken/communicatie/bijeenkomsten/etc. Daarnaast zorgt de projectleider voor de interne en externe beleidsafstemming op de deelterreinen. In samenwerking met het 17 oktober 2013 pagina 15 van 21

16 programmamanagement wordt per deelproject een planning opgesteld, up-to-date gehouden en bewaakt. Het projectleiderschap voor de deelprojecten wordt als volgt ingevuld: Maatschappelijk Ondersteuning Jeugdzorg Participatie Nader in te vullen Grietje Bijlsma Bob Terlingen Taken en verantwoordelijkheden van de projectleiders zijn met name: Voorbereiden en uitvoeren deelprojecten Inhoudelijke voorbereiding transitie Leveren bijdragen aan overkoepelende beleidstukken/bijeenkomsten/communicatie Samenwerking en afstemming met regio op deelprojectniveau Participatie in deelprojecten regiocontract De tijdsinzet van de projectleiding per deelproject verschilt, omdat dit afhankelijk is van bijvoorbeeld de mate van regionale samenwerking, omvang en complexiteit van de transitie Globaal gaat het per transitie om uur per week. Deels bestaat dit uit de reeds beschikbare uren. In paragraaf 5.2 is een inschatting gemaakt van de extra uren. 4.2 Overlegstructuur In het onderstaande schema geven we de overlegstructuur weer. Hieraan zal een bestuurlijk overleg met maatschappelijke partners worden toegevoegd (zie paragraaf 4.3). Dit werken we op korte termijn uit. Stuurgroep 3D Brummen Projectgroep 3D Brummen We lichten de verschillende onderdelen uit de structuur hieronder toe. I. Stuurgroep Taken Eindverantwoordelijkheid voor het project Adviseren college van Burgemeester en Wethouders Scheppen van kaders voor de projectorganisatie en de projectleiding Samenstelling Voorzitter portefeuillehouder Decentralisaties Manager Beleid en Bedrijfsvoering Programmamanagement Projectleiders deelterreinen (facultatief) Vergaderfrequentie Maandelijks Rollen 17 oktober 2013 pagina 16 van 21

17 De voorzitter zorgt voor verbinding met college van Burgemeester en Wethouders en de Gemeenteraad De ambtelijk opdrachtgever stemt af met het Managementteam. II. Projectgroep Taken Adviseren stuurgroep en programmamanagement over de te volgen koers en de uit te voeren werkzaamheden. Aanreiken van oplossingen voor eventuele knelpunten die optreden. Realiseren van afstemming binnen het project (inclusief beleidsstukken). Samenstelling Programmamanagement Projectleider Maatschappelijke ondersteuning Projectleider Jeugdzorg Projectleider Participatie Financieel beleidsadviseur Beleidsadviseurs aanpalende beleidsterreinen Medewerkers communicatie, juridische zaken, I&A (facultatief) Vergaderfrequentie Maandelijks Rollen Het programmamanagement brengt verslag uit aan de stuurgroep Het programmamanagement bespreekt de voortgang maandelijks met de ambtelijk opdrachtgever De deelnemers adviseren vanuit hun eigen deelterrein III. IV. Overige overlegvormen Periodiek bestuurlijk overleg met maatschappelijke partners (nader uit te werken) Bilaterale afstemmingsmomenten tussen de betrokken medewerkers. Afstemmingsoverleg van het programmamanagement met de wethouder decentralisaties (tweewekelijks) Informatiegroep waarin het programmamanagement en (facultatief de deelprojectleiders) inhoudelijke kennis en informatie rond de decentralisaties uitwisselen met vertegenwoordigers vanuit de gemeenteraadfracties (één of tweemaandelijks). Voortgangsoverleg over uitvoering projectplan tussen programmamanagement, ambtelijk opdrachtgever (manager Beleid en Bedrijfsvoering) en Teamleider Beleid (maandelijks) Betrokkenheid aanpalende beleidsterreinen Beleidsadviseurs van aanpalende beleidsterreinen (zoals weergegeven in paragraaf 2.4 en 2.5) zijn intensief betrokken bij de voorbereiding van de 3 decentralisaties Dit vindt onder andere plaats door: Participatie in de projectgroep Participatie in verdiepingsgroepen en eventuele andere bijeenkomsten Participatie bij de voorbereiding van de decentralisaties per deelproject 17 oktober 2013 pagina 17 van 21

18 5. Projectfinanciën 5.1 Financiële middelen Met de transities is voor Brummen op jaarbasis circa 16 miljoen euro gemoeid. De exacte bedragen die de gemeente Brummen krijgt om de taken uit te voeren is in totaliteit nog niet bekend. Alleen voor jeugdzorg is bekend dat voor het uitvoeren van de nieuwe taken in 2015 circa 3,7 miljoen euro beschikbaar komt. Daarnaast ontvangt de gemeente Brummen in ieder geval voor de voorbereiding van de transities Wmo en Jeugdzorg invoerings- of transitiebudgetten. Deze invoeringsbudgetten komen beschikbaar als toevoeging aan het gemeentefonds. Uitgangspunt hierbij zou moeten zijn dat deze middelen worden benut voor het doel waarvoor ze zijn bestemd. Uit deze middelen kan een deel van de kosten worden betaald. Daarnaast zal een zorgvuldige voorbereiding financiële risico s beheersen en bijdragen aan een efficiënte uitvoering door het leggen van verbindingen. Simpel gezegd betekent een besparing van 1 procent op het totaalbudget op jaarbasis al een voordeel euro. Een deel van de uitkeringen die we vanaf 2015 krijgen kunnen benut worden voor de voorbereiding. In tabel 6 is een overzicht opgenomen van de projectkosten in 2013 en Dit is exclusief de benodigde personele capaciteit (die staat in paragraaf 5.2). We willen hierbij opmerken dat gezien de omvang en de complexiteit, de voorbereidingskosten nog niet volledig zijn in te schatten. Het onderstaande vormt daarmee een ruwe begroting, die we daar waar nodig bijstellen. Voor de deelprojecten geldt dat een deel van kosten vermengd zijn met bestaande kostenposten. Voorbeelden hiervan zijn kosten voor projecten rond de decentralisatie Jeugdzorg die samenhangen met het Centrum voor Jeugd en Gezin. Een ander voorbeeld zijn trainingskosten voor klantmanagers rond de kanteling. Dit knelpunt is inherent aan het proces waarbij nieuwe taken (die deels aanhaken bij bestaande taken) door de gemeenten moeten worden opgepakt. In overleg met financiën zullen we in de beginfase van het project tot een uitwerken en verfijning hiervan komen. In schema 6 is alleen een inschatting gemaakt van de kosten die niet worden gedekt vanuit bestaande budgetten. Hierin zijn ook de kosten voor de uitvoering van en participatie in projecten vanuit het Regiocontract meegenomen. 17 oktober 2013 pagina 18 van 21

19 Schema 6 Kostensoort Voorlopige projectkosten voorbereiding 3D Brummen 2013 en 2014 (inclusief Regiocontract) Kosten (in euro) Extern advies (pm) Onderzoek (bijv. rond klantgroepen) Communicatie (nieuwsbrieven, website, bijeenkomsten, etc ) Deskundigheidsbevordering/kennisontwikkeling programmamanagement en projectleiding Pilots en experimenten (extra tov bestaande budgetten) Voorbereiden evaluatie en monitoring Subtotaal voorbereiding Regioproject Cliëntondersteuning Regioproject Vergroten leefbaarheid door participatie inwoners* Overige regioprojecten (pm) Subtotaal Regiocontract Onvoorzien Totaal * In eerste instantie ging het hierbij om het project Baas in Eigen Buurt (Bieb). Nieuwe opzet is in ontwikkeling. Dekking De gemeente Brummen ontvangt voor de voorbereiding van de decentralisaties invoerings- of transitiebudgetten. Daarnaast krijgt de gemeente vanaf 2015 financiële middelen om de uitvoering van de nieuwe taken te financieren. Deels dienen deze middelen ook om de gemeentelijke organisatiekosten rond de decentralisaties te financieren. De dekking voor de kosten en extra ureninzet voor het project voorbereiding 3D Brummen kunnen worden gefinancierd uit de invoeringsbudgetten, de eventueel nog beschikbare aanvullende invoerings- en transitiebudgetten vanuit het Rijk en de financiële middelen die de gemeente vanaf 2015 voor het uitvoeren van de nieuwe taken ontvangt. De exacte verdeling is op dit moment niet aan te geven. De te maken kosten in 2013 en 2014 zijn te zien als kosten voor de baat uit. Indien de werkelijke kosten in 2013 en 2014 samen hoger zijn dan de beschikbare middelen, dan zal dat tot een nadeel leiden bij de jaarrekening Gedurende het proces zullen we dit via de reguliere systematiek melden in de burap. Het nadeel over 2014 kan dan in 2015 weer aan de algemene reserve worden teruggeven door dit bedrag dan uit het uitvoeringsbudget van de 3D's te halen. Hiermee wordt aangegeven dat de gehele operatie die nu al in 2013 start, financieel binnen de te ontvangen rijksmiddelen voor dit doel opgevangen wordt. Uitgangspunt is en blijft dat de uitvoering van de nieuwe taken zich financieel zelf kan redden. In de komende periode wordt een voorstel voor één egalisatiereserve voor het gehele sociale domein uitgewerkt. 5.2 Personele capaciteit (gemeente) In schema 7 is de benodigde personele capaciteit opgenomen. Het betreft hier de extra capaciteit ten opzichte van de bestaande situatie Per deelterrein kan dit verschillen vanwege bestaande capaciteit die al is ingezet voor de voorbereiding van nieuwe taken, taken die in het verlengde komen of in plaats komen van oude taken, mate van regionale samenwerking, etc. Daarmee is de tijdsinzet voor de nieuwe taken zeer lastig te isoleren van bestaande taken. Daarnaast merken we op dat het om een 17 oktober 2013 pagina 19 van 21

20 voorlopig overzicht gaat, omdat het gehele proces nog niet in detail is te overzien (bijvoorbeeld omdat landelijke wetgeving nog niet gereed is). Schema 7 Voorlopige benodigde extra personele capaciteit voorbereiding 3D Brummen 2013 en 2014 in uren (vanaf oktober 2013) Onderdeel Programmamanagement Ondersteuning programmamanagement (secretarieel) Projectleider Maatschappelijke ondersteuning Projectleider Jeugdzorg Projectleider Participatie Betrokkenheid projecten Regiocontract* Betrokkenheid Wmo-klantmanagement Betrokkenheid Communicatie (advisering) Betrokkenheid Financiën Betrokkenheid Juridische Zaken (bijvoorbeeld rond inkoop en aanbesteding) Betrokkenheid I&A** PM PM Onvoorzien (ca 10%) Totaal * excl trainingsuren klantmanagers ** Gaandeweg de ontwerpfase ontstaat meer zicht welke ict-toepassingen voor de uitvoering van de nieuwe taken van belang zijn. 5.3 Subsidies Binnen het Regiocontract ontvangt de regio Stedendriehoek subsidie van de provincie Gelderland voor projecten binnen het programma Sociale kracht. Dit zijn projecten op het terrein van Kwetsbare groepen en Actief burgerschap. Een belangrijke voorwaarde hierbij is dat gemeenten (of derden) cofinanciering inzetten. De inbreng van de gemeente kan in financiële middelen of in ureninzet. De gemeente Brummen heeft binnen het programma Sociale Kracht van Regiocontact twee projecten ingediend, namelijk Cliëntondersteuning vanuit eigen kracht en Leefbaarheid door burgerparticipatie. Deze projecten zijn gehonoreerd, maar moeten nu wel verder opgepakt worden. Hierbij zijn ook andere regiogemeenten betrokken. In schema 6 en 7 is rekening gehouden met de te leveren cofinanciering door middel van ureninzet of financiële middelen voor deze projecten. Het totaal aan projecten binnen het Regioproject is weergegeven in schema 8. Deze projecten zijn op dit moment in ontwikkeling. Ook Brummen heeft belang bij betrokkenheid bij de uitvoering van deze projecten, omdat de projecten een bijdrage leveren aan het voorbereiden van de decentralisaties. Voor participatie in deze overige regioprojecten hebben we voorlopig een bedrag in de begroting en de ureninzet opgenomen (zie paragraaf 5.1 en 5.2). 17 oktober 2013 pagina 20 van 21

21 Schema 8 Projecten Regiocontract Programma Sociale Kracht Methoden voor de kanteling Clientondersteuning vanuit eigen kracht Multiprobleemgezinnen Huisvesting, begeleiding, toeleiding tienerouders Scheiden van wonen en zorg Pilot regionale aanpak arbeidsmatige dagbesteding Regionale uitrol project talent (niet-arbeidsmatige dagbesteding) Aansluiting onderwijs/arbeidsmarkt jonggehandicapten Vergroten leefbaarheid door participatie inwoners, activering buurt en verhogen betrokkenheid Pilot coöperatiemodel Tijdens het project voorbereiding 3D Brummen worden aanvullende nadere subsidiemogelijkheden onderzocht. 5.4 Overige baten Geen 17 oktober 2013 pagina 21 van 21