Dienstverlening Leveranciersbeoordeling

Transcriptie

1 Inleiding Leveringsketens worden steeds langer, productie wordt in toenemende mate uitbesteed of verplaatst naar zogenaamde lage lonen landen. De kwaliteitseisen worden echter steeds strenger en de relaties tussen afnemer product / dienst leverancier worden steeds complexer. In normen als ISO 9001, ISO 22001, BRC, IFS maar ook in de EN 1090 staat dat organisaties hun leveranciers moeten beoordelen. Dit moet omdat het ingekochte product of dienst direct invloed heeft op de dienst of het product van de eigen organisatie en mogelijk bepalend is voor de mate van klanttevredenheid en de continuïteit van de organisatie. Daar stopt het echter niet. Het plannen, uitvoeren, rapporteren en opvolgen van verbeteracties is, mits goed uitgevoer, een goed hulpmiddel bij het optimaliseren van de samenwerking die een klant -leverancier relatie in feite is. Eindeloos inspecteren leidt echter tot niets. Het op een gestructureerde wijze beoordelen van leveranciers dwingt daarentegen tot nadenken, analyseren en verbeteren. Het is een moment van reflectie op de invloed van derden op de eigen resultaten en / of activiteiten. Dit past ook in het perspectief van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. Door goede afspraken met leveranciers en regelmatige beoordeling kunnen extra kosten door bijvoorbeeld herstel, vertraging of zelfs imagoschade worden voorkomen. Het is dus van belang om leveranciers van zogenaamd kritische producten of diensten regelmatig te beoordelen. De relatie leverancier-afnemer De relatie tussen leverancier en opdrachtgever laat zich niet makkelijk typeren. Soms moeizaam, vaak prettig, incidenteel verstoord, innig en zo kunnen we nog wel even doorgaan. Feit is dat de relatie gebaseerd is op een aantal variabelen. Stel dat u binnen de organisatie van uw gezin verantwoordelijk bent voor de inkoop van de verse levensmiddelen, drank en de zogenaamde droge kruidenierswaren. U kunt kiezen uit zeer veel aanbieders. Globaal gezien zijn deze aanbieders voor u te verdelen in een drietal categorieën: De versspecialist De discount supermarkt De full-service supermarkt BV Nova Invicta Pagina 1 leveranciersbeoordeling

2 Versspecialist X biedt een smal maar diep assortiment waarbij u mag rekenen op persoonlijk contact tijdens het verkoopmoment. Hoe vaak is u niet gevraagd of het een onsje meer mag zijn terwijl u nog staat te genieten van dat stukje kaas dat u mocht proeven. U verwacht dit ook en u wilt niets anders. U hebt immers bewust gekozen voor deze specialist. Naast deze specialist zit Y, een discount supermarkt. Hier gaat u naar binnen omdat een aantal artikelen een bijzonder goede prijs- kwaliteitverhouding hebben. U weet dat de kipkerrie salade zich kan meten met het A-merk van de full service supermarkt maar slechts de helft van de prijs kost. Het feit dat u zelf dozen open moet maken, er een breed maar ondiep assortiment is met weinig alternatieven en er altijd een lange rij staat bij die ene kassa die open is neemt u voor lief. Nadat u op de zaak de tassen hebt geleegd gaat u op weg naar de full-service supermarkt. Hierbij kunt u kiezen uit drie min of meer gelijkwaardige supermarkten van verschillende ketens. Over het algemeen liggen de prijzen niet ver uit elkaar en toch gaat u bijna altijd naar supermarkt C. Deze supermarkt ligt wel enigszins uit de route maar er zijn voldoende redenen die een klein autoritje rechtvaardigen: U kwam hier al als kind. Net als u krijgen ook uw kinderen hier een koekje bij de kassa. U wordt zonder uitzondering door alle medewerkers hartelijk begroet. Men kent u als vast klant. Er is voldoende keuze en het is altijd vers. Op verzoek wordt het vlees in kleinere of grotere porties klaargemaakt. Het brood is er erg lekker. U spaart er zegeltjes etc. Dit voorbeeld laat zien dat we min of meer systematisch en op basis van harde (prijs) en zachte (emotie) argumenten onze leveranciers kiezen. Uiteraard is er geen sprake van een statische situatie. Eén klacht die niet goed wordt opgelost of een negatief bericht in de media over de betreffende keten kan er al toe leiden dat u de bewuste leverancier anders ordent in uw preferentiestructuur. Zo is het ook bij professionele koop. Bewust of onbewust wordt er een bepaalde afweging gemaakt. Het gunnen van een opdracht is nog steeds een belangrijk argument in de beslissing. Veelal kan een opdrachtgever kiezen uit verschillende aanbieders. Aanbieders die allemaal een eigen invulling hebben van hun marketingmix, de bekende 5-P s van: product, prijs, plaats (lees distributie), promotie en personeel. BV Nova Invicta Pagina 2 leveranciersbeoordeling

3 Verbindend element is het product, en uiteraard is een dienst ook een product. Enerzijds de behoefte en anderzijds het aanbod. Dat hierbij verschillende keuzes gemaakt kunnen worden zal duidelijk zijn uit ons voorbeeld. Er is dus een aantal variabelen die mee spelen bij de keuze van een leverancier. Naast een aantal zachtere variabelen is er uiteraard ook een aantal harde criteria. In ieder geval spelen de volgende elementen mee in de beslissing: de specificaties van het product (of dienst) het belang van de koop (strategisch) de ordergrootte (aantallen geld) de samenstelling van de markt waarop het product ingekocht moet worden (concurrentie alternatieven prijsinvloeden) het risico dat de beslissing met zich mee brengt garantiebepalingen leverbetrouwbaarheid Maar ook het effect van de opdracht op de eigen organisatie zoals bijvoorbeeld bij outsourcing van productie of de noodzaak van extra ingangscontroles spelen een belangrijke rol. De (strategische) inkoopfunctie is dan ook steeds belangrijker. Niet alleen de wijze waarop deze functie is ingebed in de organisatie, denk hierbij aan taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, maar zeker ook de benodigde kennis is van wezenlijk belang. Hierbij zal het duidelijk zijn dat bijzondere kenmerken of bijzondere omstandigheden waarin een product gebruikt wordt zullen resulteren in meer aandacht bij het selecteren van de leverancier. Ook producenten van kritische producten die van strategisch belang zijn of producten waarmee grote risico s gepaard gaan krijgen tijdens de inkoopfase vaak extra aandacht. De impact van een leverancier op imago is echter iets wat niet altijd onderkent wordt. En imagoschade is moeilijk meetbaar maar onder aan de streep zeer kostbaar! Diensten Nova Invicta Nova Invicta kan u op diverse manieren ondersteunen bij het beoordelen van leveranciers: Maatwerk workshop Na afloop van deze workshop hebben uw medewerkers kennis gemaakt met diverse aspecten die van invloed kunnen zijn op het borgen en beheersen van de toeleveranciers. Daarnaast hebben zij inzicht gekregen in diverse praktische mogelijkheden om de leveranciersbeoordelingen te structureren en beheerst uit te voeren. BV Nova Invicta Pagina 3 leveranciersbeoordeling

4 Onderwerpen: Referentiekaders en relaties met diverse normen zoals o.a. ISO 9001, ISO en ISO 9004 De relaties in een leveringsketen Integrale ketenborging van gespecificeerde risicogebieden Ontwikkeling en implementatie beoordelingssysteem Maatwerk workshop Borgen en beheren van leveringsketens Tijdens deze workshop krijgt u praktische handvatten aangereikt om de regiefunctie verder in te vullen en uit te bouwen. Het resultaat: meer grip op uw leveringsketen en uiteindelijk Integrale Ketenkwaliteit! Onderwerpen Het definiëren en analyseren van uw leveringsketen. Inventariseren van direct en indirect belanghebbenden op basis van een zogenaamde stakeholdersanalyse. Borgen van zowel de individuele schakels als de kritische interfaces. Formuleren van ketenbrede, en per schakel afgeleide, doelstellingen. Het belang van goed ingericht communicatie binnen de keten en hoe u dit kunt inrichten. Hoe u structureel de kwaliteit binnen uw leveringsketen kunt verbeteren. Advies bij het ontwikkelen en implementeren van een eigen methode voor het beoordelen van leveranciers De specialisten van Nova Invicta kunnen u adviseren bij het vormgeven van uw eigen methodiek voor het beoordelen van leveranciers. Uitvoeren van leveranciersbeoordelingen De specialisten van Nova Invicta kunnen uiteraard ook kritische leveranciers voor u beoordelen. Deze beoordeling wordt uitgevoerd tegen criteria die wij vooraf met u afstemmen. De beoordeling bestaat uit voorbereidende analyses, eventuele onderzoeken bij de leverancier ter plaatse en een terugkoppeling. Hierbij wordt het volgende proces gevolgd: BV Nova Invicta Pagina 4 leveranciersbeoordeling

5 Intake 1 Commercieel Voorstel Selectie auditor(en) Intake 2 Technisch Planning en voorbereiding Informatie tbv leverancier Data analyse Uitvoering Rapport Terugkoppeling opdrachtgever Opvolging Optioneel Informeren overige leveranciers Meer weten over wat Nova Invicta voor u kan betekenen? Een telefoontje of mailtje volstaat om een afspraak te maken voor een persoonlijke kennismaking of het beantwoorden van eventuele vragen. BV Nova Invicta De Liesbosch LC NIEUWEGEIN T M E contact@novainvicta.nl W Sinds de oprichting in 2005 houdt Nova Invicta zich bezig met preventief risico management. Voorkomen is immers beter dan genezen. Wij ondersteunen onze klanten in het organiseren van efficiënte processen, het reduceren van fouten en verspilling en het realiseren van een veilige werkomgeving! BV Nova Invicta Pagina 5 leveranciersbeoordeling