OCMW GROBBENDONK. CAF common assessment framework OCMW GROBBENDONK

Transcriptie

1 OCMW GROENDONK CF common assessment framework 2007 OCMW GROENDONK

2 1. Inleiding In 2004 wordt het OCMW en het rusthuis RVT voor de eerste maal onderworpen aan een zelfevaluatie d.m.v. het zelfevaluatiemodel CF. Een representatieve zelfevaluatiegroep van 11 mensen geeft een score op elk subcriterium van het model. De nulmeting is een feit. Na drie jaar intensief werken aan verbeterprojecten en tevredenheidsmetingen die voortvloeien uit de eerste meting, wordt een tweede maal geëvalueerd. De zelfevaluatiegroep wordt uitgebreid met een poetshulp van het OCMW, een poetsvrouw en een verzorgende van het rusthuis RVT en telt uiteindelijk 13 mensen. Eén raadslid zal waarnemend aanwezig zijn. De zelfevaluatiegroep wordt goedgekeurd in het VOK (Vast Overleg Kwaliteitszorg) en de OCMW - raad. De eerste informatienamiddag voor deze zelfevaluatiegroep vindt plaats in maart, de laatste evaluatiedag in april. Hierna vindt u het verslag van de zelfevaluatie zoals ze door de werkgroep is uitgevoerd. Scores worden vergeleken met de eerste meting en verduidelijkt daar waar soms serieuze verschillen zijn. chteraan is een lijst van verbeterpunten opgenomen. Tenslotte vindt u ook het advies voor de OCMW raad. Gerda Peeters kwaliteitscoördinator Jan Sledsens secretaris OCMW Grobbendonk 2 e zelfevaluatie d.m.v. het CF maart april

3 Inhoud 1. Inleiding Het CF 2004 versus Voorbereiding CF, de zelfevaluatie...8 CRITERIUM 1 : LEIDERSCHP...9 s.c Leiding te geven aan de organisatie door haar missie, visie en waarden te ontwikkelen....9 s.c Een systeem te ontwikkelen en te implementeren voor het beheer van de organisatie, de prestaties en de verandering s.c De medewerkers te motiveren en te ondersteunen in de organisatie en om als rolmodel te fungeren...10 s.c De relatie met politici en andere belanghebbenden te beheren om de gedeelde verantwoordelijkheid te verdelen...11 CRITERIUM 2 : STRTEGIE EN PLNNING...11 s.c Informatie te verzamelen over de huidige en toekomstige behoeften van de belanghebbenden s.c De strategie te ontwikkelen, te evalueren en te actualiseren, rekening houdend met de behoeften van de belanghebbenden en de beschikbare middelen...12 s.c De strategie en de planning te implementeren in de hele organisatie s.c Modernisering en vernieuwing te plannen, in te voeren en te evalueren...12 CRITERIUM 3: MEDEWERKERS...13 s.c De menselijke middelen te plannen, te beheren en te verbeteren met het oog op de strategie en de planning...13 s.c De competenties van de medewerkers te identificeren, te ontwikkelen en te gebruiken met oog op de individuele en organisatorische doelstellingen s.c De medewerkers te betrekken bij het beleid door een open dialoog te voeren en door hen meer verantwoordelijkheid te geven CRITERIUM 4: PRTNERSCHPPEN EN MIDDELEN...14 s.c Samenwerkingsverbanden met de belangrijkste partners te ontwikkelen...15 s.c Partnerschappen met de burgers klanten te ontwikkelen s.c De financiën te beheren s.c De informatie en kennis te beheren s.c De technologie te beheren s.c De voorzieningen te beheren CRITERIUM 5: PROCESSEN...17 s.c Op continue wijze de processen te identificeren, te ontwerpen, te beheren en te verbeteren s.c Klantgerichte diensten en producten te ontwikkelen en af te leveren s.c Vernieuwende processen te plannen...18 CRITERIUM 6: URGER KLNTGERICHTE RESULTTEN...19 s.c Resultaten van tevredenheidsmetingen bij burgers klanten s.c Resultaten van interne metingen van uit burger klant gerichte indicatoren. 19 CRITERIUM 7: RESULTTEN IJ DE MEDEWERKERS...19 s.c Resultaten van metingen van de tevredenheid en motivatie bij de medewerkers...20 OCMW Grobbendonk 2 e zelfevaluatie d.m.v. het CF maart april

4 s.c Resultaten van interne metingen van indicatoren gericht op de medewerkers. 20 s.c Resultaten van perceptiemetingen bij de belanghebbenden inzake de maatschappelijke effecten van de organisatie s.c Resultaten van de interne metingen van indicatoren gericht op de maatschappelijke effecten van de organisatie CRITERIUM 9: RESULTTEN OP HET VLK VN SLEUTELCTIVITEITEN...21 s.c Externe resultaten: outputs en outcomes in verhouding tot de doelstellingen. 21 s.c Interne resultaten s.c Financiële resultaten RESULTTEN 2007 vs Informatie personeel...33 OCMW Grobbendonk 2 e zelfevaluatie d.m.v. het CF maart april

5 2. Het CF 2004 versus 2007 CF of Common ssesment Framework is een gemeenschappelijk zelfevaluatiemodel voor overheidsdiensten. Het CF is één van de resultaten van de samenwerking tussen de ministers van ambtenarenzaken van de lidstaten van de Europese Unie. Het CF wordt aangeboden als een instrument om overheidsorganisaties over heel Europa te helpen bij het gebruik van technieken van management van kwaliteit om hun prestaties te verbeteren. Het CF biedt hiertoe een eenvoudig, gemakkelijk bruikbaar kader dat geschikt is voor de zelfevaluatie van overheidsdiensten 1. Het CF heeft vier belangrijke doelstellingen: 1. rekening houden met de specifieke eigenschappen van de overheidssector 2. een hulpmiddel zijn voor leidinggevenden in de publieke sector die de werking van hun organisatie willen verbeteren 3. een brugfunctie uitoefenen tussen de verschillende modellen van kwaliteitsmanagement die gebruikt worden 4. de uitvoering van benchmarking mogelijk maken tussen overheidsorganisaties ij de zelfevaluatie van 2004 wordt gewerkt met de CF versie Sindsdien is het gemeenschappelijk zelfevaluatiekader herwerkt en aangepast. We werken nu met de CF versie De belangrijkste verschillen t.o.v. het vorige model zijn: - de aspecten modernisering en innovatie zijn explicieter aanwezig in de criteria leiderschap en strategie - de noodzaak van de voortdurende innovatie van de processen wordt in het criterium processen naar voor geschoven - de voorbeelden zijn eenvoudiger - nieuwe voorbeelden - criterium 2 en 9 worden elk uitgebreid met één subcriterium - het scoresysteem is veranderd, doch er kan nog gemeten worden volgens het systeem CF versie Gebaseerd op het EFQM-model OCMW Grobbendonk 2 e zelfevaluatie d.m.v. het CF maart april

6 De structuur van het model 2 ziet eruit als volgt: FCTOREN RESULTTEN 3.medewerkers 7.resultaten bij de medewerkers 1.leiderschap 2.strategie en planning 5.processen 6.resultaten bij de burgerklant 9.resultaten op het vlak van de sleutelactiviteiten 4.partnerships en middelen 8.resultaten in de samenleving INNOVTIE EN LEREN De structuur van het CF bestaat uit negen vakken en geeft de belangrijkste aspecten weer die in overweging moeten worden genomen bij elke organisatieanalyse. ij elk van deze kenmerken ook criteria genoemd wordt een lijst met subcriteria opgesomd. Deze subcriteria bepalen de belangrijkste aandachtspunten die moeten worden onderzocht wanneer een organisatie evalueert. 3. Voorbereiding Volgende stappen gaan vooraf aan de tweede zelfevaluatie d.m.v. het CF: september 2006: de secretaris en de kwaliteitscoördinator volgen een bijkomende opleiding het vernieuwde CF. 2. Samenstelling van een voorlopige representatieve werkgroep CF door de secretaris en kwaliteitscoördinator. In het VOK stellen we de definitieve samenstelling vast. In totaal 13 personen: - voorzitter OCMW - 1 raadslid (waarnemend) - secretaris OCMW - kwaliteitscoördinator OCMW - hoofd sociale dienst - directeur rusthuis RVT - 2 maatschappelijk assistenten - hoofdverpleegkundige rusthuis RVT - kok keuken rusthuis RVT (gewezen verantwoordelijke keuken) - verzorgende rusthuis RVT 2 CF 2006 Het zelfevaluatiekader voor Overheidsdiensten Kwaliteit in beweging Ervaring met kwaliteitsmanagement in lokale besturen, Nick Thijs Geert ouckaert OCMW Grobbendonk 2 e zelfevaluatie d.m.v. het CF maart april

7 - poetsvrouw rusthuis RVT - poetshulp OCMW Elke deelnemer wordt door de kwaliteitscoördinator persoonlijk aangesproken en uitgenodigd voor de werkgroep. 12 februari 2007: de Raad voor Maatschappelijk Welzijn wordt ingelicht over het CF en de samenstelling van de zelfevaluatiegroep wordt goedgekeurd. OCMW Grobbendonk 2 e zelfevaluatie d.m.v. het CF maart april

8 4. CF, de zelfevaluatie 1. opleiding werkgroep Op de eerste bijeenkomst, 1 maart 2007, wordt het CF voorgesteld. Voor de deelnemers van de vorige zelfevaluatie is het een goede opfrissing, voor de nieuwkomers een must. Het doel en de aard van de zelfevaluatieprocedure wordt uitgelegd (de CF scoringstabel, de noodzaak om de score te motiveren met bewijzen, ). Het uiten van een eerlijke mening is van groot belang! Het vertrouwen t.o.v. mekaar des te meer! Naast de individuele score moet de groep komen tot een consensus. Vervolgens situeren we het CF in het geheel van het kwaliteitsdenken, in de integrale kwaliteitszorg (IKZ). Welke verschillen zijn er met de CF versie 2002? Tenslotte krijgt elk lid een documentatiemap mee. Hierin zit per bijeenkomst notitie papier op datum, de uiteenzetting van die dag, het boekje Het Gemeenschappelijk Zelf evaluatiekader voor Overheidsdiensten CF 2006 De organisatie verbeteren door zelf-evaluatie, geschreven door Patrick Staes en Jean-Marc Dochot adviseurs van het Openbaar mbt die elgië vertegenwoordigen in de IPGS (Innovative Public Service Group). 3 Tevens krijgt iedereen de opdrachtverklaring en visie van het OCMW en het rusthuis RVT De Wijngaard. Elk lid van de werkgroep wordt telkens 1 week voor de bijeenkomst verwittigd per brief. (zie bijlage 1: brief uitnodiging CF) (zie bijlage 2: uiteenzetting 1 e bijeenkomst) 2. data vergaderingen 01 maart u 16.00u kennismaking met het CF 06 maart u 16.00u zelfevaluatie criterium 1 13 maart u 16.00u zelfevaluatie criterium 2 en 3 27 maart u 16.00u zelfevaluatie criterium 3 (vervolg), 4, 5 19 april u 16.00u zelfevaluatie criterium 6, 7, 8, 9 3. werkwijze vergaderingen - Vóór elke vergadering overlopen secretaris en kwaliteitscoördinator elk criterium en geven het een score. - Elke deelnemer moet vooraf de criteria lezen die in de uitnodiging worden vermeld en een individuele score toekennen. - Op elke bijeenkomst krijgt iedereen blanco papier. - Er is een vaste agenda voor elke bijeenkomst: Een korte terugkoppeling van vorige vergadering. Waarschuwen voor het verschil in scoretabel beoordeling van de factoren en beoordeling van de resultaten. 3 CF kan je downloaden op OCMW Grobbendonk 2 e zelfevaluatie d.m.v. het CF maart april

9 Op elke vergadering wordt elk criterium voorgelezen. Vervolgens komen de eerste spontane reacties. Na een brainstorming worden zonodig de voorbeelden van de CF brochure overlopen. De persoonlijke score kan a.d.h.v. feiten bijgesteld worden. Na elk subcriterium worden de scores willekeurig genoteerd op een flap-over. Daarna komen we tot een consensus. De secretaris noteert onmiddellijk de feiten en eventuele verbeterpunten die worden aangehaald in de laptop en projecteert ze tijdens de vergaderingen. Tot slot wordt de volgende bijeenkomst overlopen. 4. criteria scores Zoals eerder vermeld, noteert de secretaris de feiten en verbeterpunten die worden aangehaald tijdens het bespreken van elk subcriterium. We vermelden ze hieronder respectievelijk onder = feitenmateriaal = verbeteracties, ideeën. Dag 1: 6 maart u 16u CRITERIUM 1 : LEIDERSCHP Ga na wat het leiderschap van de organisatie doet om s.c Leiding te geven aan de organisatie door haar missie, visie en waarden te ontwikkelen. - begeleiden, coachen nieuwe medewerkers - privacy meting - tevredenheidsmeting cliënteel OCMW rusthuis RVT - oprichting sociaal huis - zelfredzaamheid bewoners stimuleren - vorming georganiseerd in het kader van visie - overlegstructuren - opmaak van operationele doelstellingen op dienstniveau - ontwerptekst waarden vrijwilligers - pro actief dienstverlening - animatie op basis van waarden en visie - aangepast functieprofiel - kwaliteitszorg informatienamiddag personeel 4 s.c. = subcriterium OCMW Grobbendonk 2 e zelfevaluatie d.m.v. het CF maart april

10 - opmaak procedures in het kader van visie - communicatieproject voor al het personeel Score: 3,7 s.c Een systeem te ontwikkelen en te implementeren voor het beheer van de organisatie, de prestaties en de verandering. - overlegstructuren - invoeren van afsprakensysteem in de sociale dienst - personeelsformatie en organogram - communicatieschriftjes buitendienst rusthuis - functionerings evaluatiegesprekken - familie bewonersraad in rusthuis - personeelsgids - aanwerving onthaalbediende sociaal huis - dienstverlening o.a. rechtshulp, tewerkstelling - informatie in Groboscoop - vragenlijst lokaal sociaal beleid (LS) voor inwoners Grobbendonk - CF meting - kwaliteitshandboeken Score: 4,4 s.c De medewerkers te motiveren en te ondersteunen in de organisatie en om als rolmodel te fungeren. - aanwezigheid van verantwoordelijken op activiteiten - verantwoordelijke is aanwezig bij invoeren van veranderingen - werkgroep leidinggeven ter ondersteuning van elkaar - schouderklopje, positieve waardering - inspraak via werkgroepen, aankopen - verlof opnemen kan zeer soepel - opnemen van loopbaanregelingen - positieve benadering van de medewerker (schouderklopje) - is positieve feed back eerlijk?(1p.) - voorbeeldfunctie mag sterker naar voor komen OCMW Grobbendonk 2 e zelfevaluatie d.m.v. het CF maart april

11 o.a. nakomen van afspraken Score: 3,5 s.c De relatie met politici en andere belanghebbenden te beheren om de gedeelde verantwoordelijkheid te verdelen. - beroepsverenigingen(o.a. directeurs, secretarissen, hoofdverpleegkundigen, maatschappelijk werkers, kwaliteitscoördinators ) - medewerking aan werkgroepen extern voor ontwikkelen van o.a. wonen voor ouderen - lokaal sociaal beleid - ISOM - Welzijnszorg Kempen - samenwerking van rusthuis - RVT met basisschool - samenwerking met andere hulpverlenende diensten(kind en Gezin, ) - overleg met gemeente OCMW - uitwisseling van tewerkstelling (art.60) - samenwerking met vrijwilligers m.b.t. opvoedingsondersteuning - CF zelfevaluatiegroep, ambtenaren en politici Score: 4 Dag 2: 13 maart u 16u CRITERIUM 2 : STRTEGIE EN PLNNING Ga na wat de organisatie doet om s.c Informatie te verzamelen over de huidige en toekomstige behoeften van de belanghebbenden. - familie bewonersraad (zowel korte als lange termijn) - tevredenheidsmetingen - bevraging LS i.v.m. dienstverlening OCMW - gemeente - jaarverslagen - registratiesysteem sociale dienst - opmaak taakafsprakenblad en evaluatie ervan - wachtlijsten geven bijkomende strategische informatie - anamnese bij residenten - risicoanalyse (valverslagen, personeel, ) - mail adres op de website (info@ocmwgrobbendonk.be) - personeelsvergaderingen, teamvergadering, functioneringsgesprekken, OCMW Grobbendonk 2 e zelfevaluatie d.m.v. het CF maart april

12 - nazicht van de wachtlijst van het rusthuis (analyseren van de wachttijd, ) - systematisch metingen plannen Score: 3,5 s.c De strategie te ontwikkelen, te evalueren en te actualiseren, rekening houdend met de behoeften van de belanghebbenden en de beschikbare middelen. - vast overleg kwaliteitszorg (VOK) - managementteam - werkgroep LS - resultaten van vorige CF meting - 1 jaar durend communicatieproject + personeelsactiviteit - gesprekken tussen leidinggevenden en personeel - samenwerking OCMW en sociale bouwmaatschappij - netwerken (professioneel) - opmaken van beleidsplannen, nota s Score: 3 s.c De strategie en de planning te implementeren in de hele organisatie. - verschillende vergaderingen, werkgroepen, - bezoeken in het kader van de job (b.v. Klein Kasteeltje, KIN, ) - informatienamiddag, vorming - verbouwing - prioriteitenlijst naar aanleiding van het 1 ste CF - tijdsplannen - invoeren van doelstellingen Score: 3,5 s.c Modernisering en vernieuwing te plannen, in te voeren en te evalueren. - opleiding, vorming OCMW Grobbendonk 2 e zelfevaluatie d.m.v. het CF maart april

13 - gebruik van computerprogramma s - opleiding verzorgende naar verpleegkundige - verbouwing - e-award (CIPL) - bezoeken van professionele beurzen - tijdsregistratiesysteem - prijsvergelijkingen van materialen, mogelijkheid tot aanschaf van nieuwe materialen - aanpassen van procedures - functiebeschrijvingen aanpassen - kwaliteitshandboeken - opmaak van procedures, invoeren van kwaliteitssysteem - oprichten van managementteam - overlegstructuren - poetsdienst komt te weinig systematisch samen voor overleg Score: 4,5 CRITERIUM 3: MEDEWERKERS Ga na wat de organisatie doet om s.c De menselijke middelen te plannen, te beheren en te verbeteren met het oog op de strategie en de planning. - vorming, opsporen van vormingsbehoefte - functioneringsgesprekken - evaluaties - aanwervingsvoorwaarden - flexibele dienstroosters, - vormen van loopbaanplanning - personeelsformatie (uitbreiding, planning, ) - ergonomie op het werk - 1 jaar durend communicatieproject - vormingsverantwoordelijke - voldoende middelen, materieel - referentiepersonen in het rusthuis - aandacht voor vrijwilligers - personeelsgids - opsporen van vormingsbehoefte, b.v. in functioneringsgesprekken Score: 4,2 s.c De competenties van de medewerkers te identificeren, te ontwikkelen en te gebruiken met oog op de individuele en organisatorische doelstellingen. OCMW Grobbendonk 2 e zelfevaluatie d.m.v. het CF maart april

14 - coachen van nieuwe medewerkers, stagiaires - opleidingen - functioneringsgesprekken - werkgroepen - engagement binnen zelfevaluatiegroep - personeelsactiviteit door personeel zelf - mogelijkheid tot omscholing (b.v. verzorgende naar verpleegkundige) - referentiepersonen in rusthuis RVT - zoeken naar vaardigheden bij medewerkers (b.v. bloemschikken, pc gebruik, ) - verzorgende in het animatieteam - pedicure Score: 4,2 Dag 3: 27 maart u 16u s.c De medewerkers te betrekken bij het beleid door een open dialoog te voeren en door hen meer verantwoordelijkheid te geven. - 1 jaar durend communicatieproject - teamoverleg - werkgroepen - LS - functioneringsgesprekken - intervisiegroepen - CF - opmaken procedures - toewijzen van taken en verantwoordelijkheden (bv. tijdsregistratie Stefan, organisatie activiteit door personeel voor personeel, ) - referentiepersonen in het rusthuis - tevredenheidsmeting bij personeel Score: 4 CRITERIUM 4: PRTNERSCHPPEN EN MIDDELEN Ga na wat de organisatie doet om OCMW Grobbendonk 2 e zelfevaluatie d.m.v. het CF maart april

15 s.c Samenwerkingsverbanden met de belangrijkste partners te ontwikkelen. - ISOM - Welzijnszorg Kempen - samenwerking met scholen - kernvergadering sociale dienst - beroepsoverleg (VDOR, VEMSOK, SCHOR, ROK, KIVOR, ) - LS - coördinerend arts in het rusthuis - CIPL, Schaubroeck - kind en gezin, SIT - seniorenraad - KIN - VVSG - VVV gemeente Score: 4 s.c Partnerschappen met de burgers klanten te ontwikkelen. - vrijwilligerswerking - bewonersraad, familieraad - tevredenheidmetingen (bewoners, cliënteel sociale dienst) - vragenlijst LS - opvoedingsondersteuning (Luisterbank) - informatienamiddagen personeel - Groboscoop, website - klachtenboek rusthuis, communicatieschriften rusthuis RVT - wekelijkse zitdag voorzitter Score: 3,8 s.c De financiën te beheren. - software - externe audit - budgetcommissie OCMW Grobbendonk 2 e zelfevaluatie d.m.v. het CF maart april

16 - budget en meerjarenplan en jaarrekening - notulen web-site - subsidiëring - overheidsopdrachten - procedures voor beheer van overheidsgeld - publieke raad Score: 4,2 s.c De informatie en kennis te beheren. - vorming (o.a. Iris pakket, ) - vormingsverantwoordelijke - kwaliteitscoördinator - web-site - gebruik van pc - elektronische databanken (inforum, VVSG, Vandenbroele, ministerie, ciport,.) - vaktijdschriften - procedures, kwaliteitshandboeken - personeelsgids - informatienamiddag - bepalen van doelstellingen - coachen van nieuwe medewerkers - stageplaats rusthuis en sociale dienst Score: 4,3 s.c De technologie te beheren. - procedures - softwarepakketten - aankoop van didactisch materiaal - LCD -scherm voor informatie in de wachtzaal sociaal huis - web -site - procedure voor aankoop schrob zuig automaat - telefonie - toegangscontrole - onderhoudscontracten OCMW Grobbendonk 2 e zelfevaluatie d.m.v. het CF maart april

17 Score: 4,3 s.c De voorzieningen te beheren. - verhuis naar nieuwe burelen sociale dienst, administratie - verbouwing - eigen technische dienst - automatische deuren - toiletten voor rolstoelgebruikers - parking - personeelsruimte - vormingslokaal - paniekalarm sociale dienst - afscherming onthaal sociaal huis - gezamenlijk aankoopbeleid (LS) - zitdaglokaal in ouwel - energievriendelijk beheer van voertuigen Score: 4,5 CRITERIUM 5: PROCESSEN Ga na wat de organisatie doet om s.c Op continue wijze de processen te identificeren, te ontwerpen, te beheren en te verbeteren. - LS, vragenlijst voor de bevolking ivm dienstverlening, omgevingsanalyse - evaluatie van gezinszorg met indien nodig bijsturing - dienst gezinszorg - aanleunwoningen - sociale woningen - opvoedingsondersteuning - jaarverslaggegevens (vergelijken van aantal rusthuisbedden met wachtlijst) - deelname aan overleg extern (beroepsgroepen) - tevredenheidsmetingen en de acties daarbij - VOK, managementteam - 2 de CF meting - systematische tevredenheidsmeting - systematisch behoefteonderzoek OCMW Grobbendonk 2 e zelfevaluatie d.m.v. het CF maart april

18 Score: 3,5 s.c Klantgerichte diensten en producten te ontwikkelen en af te leveren. - openingsuren, vrije toegang in het rusthuis - afsprakensysteem voor cliënten sociale dienst - anamnese bij opname in het rusthuis RVT - communicatie via web-site - familie betrekken bij krantje - multidisciplinair team in het rusthuis RVT - informatie in verschillende talen voor vluchtelingen - bewonersbespreking - huisbezoek sociale dienst - klachtenprocedures - inspraakschriftjes rusthuis RVT - zitdag ouwel, avondzitdag - werkgroep dementerenden - onthaalfunctie in OCMW en rusthuis RVT - sociale dienst in het rusthuis RVT - antwoordapparaat OCMW - personeelsgids (5Xjaar) Score: 4,5 s.c Vernieuwende processen te plannen. - afsprakensysteem - taakafsprakenblad dienst gezinszorg - aanpassing maaltijduren in rusthuis - maaltijdbedeling - aanleunwoningen - strijkatelier - aanpassing software - dossierbespreking sociale dienst - anamnese bij opname in het rusthuis - manier van medicatiebedeling is gewijzigd - aankoop van materiaal in poetsdienst - MRS beleid OCMW Grobbendonk 2 e zelfevaluatie d.m.v. het CF maart april

19 Score: 4,5 Dag 4: 19 april u 16u CRITERIUM 6: URGER KLNTGERICHTE RESULTTEN Ga na welke inspanningen de organisatie levert om aan de behoeften en verwachtingen van de burgers klanten tegemoet te komen aan de hand van de s.c Resultaten van tevredenheidsmetingen bij burgers klanten. - tevredenheidsmeting in sociale dienst, thuisdienst, rusthuis - acties zijn ondernomen n.a.v. meting in het rusthuis Score: 3,2 s.c indicatoren. Resultaten van interne metingen van uit burger klant gerichte - bewonersraad - beroep bij steunaanvragen: 1% - wachtlijst bij sociale woningen, bejaardenwoningen (wachttijd is lang, bv. sociale woningen 650 dagen) - woningen LOI worden na inspectie aan de regelgeving aangepast - evaluatieschriftjes keuken maaltijden - systematiek inbrengen - bekendmaken van meetpunten Score: 2,3 CRITERIUM 7: RESULTTEN IJ DE MEDEWERKERS Ga na in welke mate de organisatie is tegemoetgekomen aan de behoeften en verwachtingen van haar medewerkers aan de hand van de OCMW Grobbendonk 2 e zelfevaluatie d.m.v. het CF maart april

20 s.c Resultaten van metingen van de tevredenheid en motivatie bij de medewerkers. - evaluatie nieuwe medewerkers - evaluatiegesprekken, functioneringsgesprekken - teamvergaderingen - functieoverleg - intervisie - 1 jaar durend communicatieproject Score: 3,5 s.c Resultaten van interne metingen van indicatoren gericht op de medewerkers. - vormingsstaat en opdracht om vorming te volgen - koppelen van loon aan vorming en prestatie - evaluatiegesprekken (bevat verschillende indicatoren) - aanwezigheid op initiatieven t.b.v. medewerkers - aantal voorstellen voor personeelsactiviteit Score: 3,2 CRITERIUM 8: RESULTTEN IN DE SMENLEVING Ga na welke impact de organisatie heeft bereikt op de samenleving aan de hand van de s.c Resultaten van perceptiemetingen bij de belanghebbenden inzake de maatschappelijke effecten van de organisatie. OCMW Grobbendonk 2 e zelfevaluatie d.m.v. het CF maart april

21 Score: 0,9 s.c Resultaten van de interne metingen van indicatoren gericht op de maatschappelijke effecten van de organisatie. Score: 0,3 CRITERIUM 9: RESULTTEN OP HET VLK VN SLEUTELCTIVITEITEN Ga na in welke mate de organisatie haar doelstellingen behaalt op het vlak van haar s.c Externe resultaten: outputs en outcomes in verhouding tot de doelstellingen. - externe audit gaf goed resultaat - goed verslag inspectie Vlaamse Gemeenschap (rusthuis RVT) - gunstig advies voedingsinspectie - CIPL award - gunstige tevredenheidsmeting (sociale dienst en rusthuis RVT) - tevredenheidsmeting gezinszorg - verbouwing Score: 4,5 s.c Interne resultaten. - goede resultaten bij inspecties - betrokkenheid medewerkers in organisatie is groot - eenvormigheid - beschrijven van processen in de organisatie (kwaliteitshandboeken) - vergrote samenwerking (b.v. Kind en gezin,.) OCMW Grobbendonk 2 e zelfevaluatie d.m.v. het CF maart april

22 Score: 4,2 s.c Financiële resultaten. - goede resultaten bij inspecties - betrokkenheid medewerkers in organisatie is groot - eenvormigheid - beschrijven van processen in de organisatie (kwaliteitshandboeken) - vergrote samenwerking (bv. Kind en gezin,.) Score: 4,6 LGEMEEN ESLUIT : - Er zijn weinig verbeterpunten naar voor gekomen (14). In tegenstelling tot de meting van 2004 waar een 60 tal verbeterpunten verzameld werden. - Dit kan te wijten zijn aan het feit dat vanuit die 60 verbeterpunten veel acties ondernomen werden. OCMW Grobbendonk 2 e zelfevaluatie d.m.v. het CF maart april

23 5. RESULTTEN 2007 vs Vergelijking scores meting 2007 vs Criterium 1 : leiderschap Ga na wat het leiderschap van de organisatie doet om 1.1. Richting te geven aan de organisatie door haar visie, missie en waarden te ontwikkelen 1.2. Een systeem te ontwikkelen en te implementeren voor het beheer van de organisatie, de prestaties en de verandering 1.3. De medewerkers te motiveren en te ondersteunen in de organisatie en om als rolmodel te fungeren 1.4. De relatie met politici en andere belanghebbenden te beheren om de gedeelde verantwoordelijkheid te verzekeren Criterium 2 : strategie en planning Ga na wat de organisatie doet om 2.1. Informatie te verzamelen over de huidige en toekomstige behoeften van de belanghebbenden 2.2. De strategie te ontwikkelen, te evalueren en te actualiseren, rekening houdend met de behoeften van de belanghebbenden en de beschikbare middelen 2.3. De strategie en de planning te implementeren in de hele organisatie 2.4. Modernisering en vernieuwing te plannen, in te voeren en te evalueren Criterium 3 : medewerkers Ga na wat de organisatie doet om 3.1. De menselijke middelen te plannen, te beheren en te verbeteren met het oog op de strategie en de planning 3.2. De competenties van de medewerkers te identificeren, te ontwikkelen en te gebruiken met oog op de individuele en Score , Richting te geven aan de organisatie door haar visie, missie en waarden te ontwikkelen en te communiceren 4, Een systeem te ontwikkelen en in werking te stellen om de organisatie te (be)sturen 3, De medewerkers in de organisatie te motiveren en te (onder)steunen en als rolmodel op te treden De relatie met de politici en de andere belanghebbenden te beheren 3, Informatie te verzamelen over de actuele en toekomstige behoeften van de belanghebbenden De strategie en de planning op te stellen, te evaleren en te actualiseren 3, De strategie en de planning te implementeren in de ganse organisatie 4,5 NVT 4, De menselijke middelen te plannen, te beheren en te verbeteren, afgestemd op de strategie en de planning 4, De competenties van de medewerkers te identificeren, te ontwikkelen en te gebruiken in onderlinge afstemming met de Score ,3 4,5 3,5 4 1,5 2,9 3 3,8 3,5 OCMW Grobbendonk 2 e zelfevaluatie d.m.v. het CF maart april

24 organisatorische doelstellingen 3.3. De medewerkers te betrekken bij het beleid door een open dialoog te voeren en door hen meer verantwoordelijkheid te geven Criterium 4 : partnerschappen en middelen Ga na wat de organisatie doet om doelstellingen van het individu, het team en de organisatie De medewerkers te betrekken door dialoog en het geven van verantwoordelijkheid Score 2007 Score Samenwerkingsverbanden met De relatie met de 3,4 de belangrijkste partners te ontwikkelen sleutelpartners ontwikkelt en onderhoudt 4.2. Partnerschappen met de 3, De partnershiprelatie met de 2,9 burgers klanten te ontwikkelen burger klant ontwikkelt en onderhoudt 4.3. De financiën te beheren 4, De financiën beheert 3, De informatie en kennis te 4, De kennis beheert 3 beheren 4.5. De technologie te beheren 4, De technologie beheert De voorzieningen te beheren 4, De gebouwen en uitrustingen 4 beheert Criterium 5 : processen Ga na wat de organisatie doet om 5.1. Op continue wijze de processen te identificeren, te ontwerpen, te beheren en te verbeteren 3, De processen te identificeren, te ontwerpen, te beheren en te verbeteren 3, Klantgerichte diensten en producten te ontwikkelen en af te leveren 5.3. Vernieuwende processen te plannen Criterium 6 : burger klant gerichte resultaten Ga na welke inspanningen de organisatie levert om aan de behoeften en verwachtingen van de burgers klanten tegemoet te komen aan de hand van de 6.1. Resultaten van tevredenheidsmetingen bij burgers klanten 6.2. Resultaten van interne metingen van uit burger klantgerichte indicatoren Criterium 7 : resultaten bij de medewerkers Ga na in welke mate de organisatie is tegemoetgekomen aan de behoeften en verwachtingen van haar medewerkers aan de hand van de 4, De diensten producten te ontwikkelen en af te leveren door de burger klant erbij te betrekken 4, De modernisering en de vernieuwing te plannen en te beheren Ga na welke resultaten de organisatie bereikt levert om aan de behoeften en verwachtingen van de burgers klanten tegemoet te komen aan de hand van de 3, Resultaten van tevredenheidsmetingen bij burgers klanten 2, Indicatoren van burger klantgerichte metingen Ga na welke resultaten de organisatie op dit vlak bereikt aan de hand van 7.1. Resultaten van metingen van de 3, De resultaten van de 2,5 3,2 1,3 2 0,9 1,3 OCMW Grobbendonk 2 e zelfevaluatie d.m.v. het CF maart april

25 tevredenheid en motivatie bij de medewerkers metingen van de tevredenheid en de motivatie van de medewerkers 7.2. Resultaten van interne metingen 3, Interne indicatoren van de 2,7 van indicatoren gericht op de medewerkers resultaten bij de medewerkers Criterium 8 : resultaten in de samenleving Ga na welke impact de organisatie heeft bereikt op de samenleving aan Score 2007 Score 2004 de hand van de 8.1. Resultaten van 0, De resultaten op 4 perceptiemetingen bij de belanghebbenden inzake de maatschappelijke effecten van de organisatie maatschappelijk vlak 8.2. Resultaten van de interne 0, Resultaten op vlak van het 2 metingen van indicatoren gericht op de maatschappelijke effecten van de organisatie leefmilieu Criterium 9 : resultaten op het vlak van sleutelactiviteiten Ga na in welke mate de organisatie haar doelstellingen behaalt op het vlak van Ga de tendensen na inzake de resultaten van de organisatie op het vlak van 9.1. Externe resultaten: outputs en 4, De doelbereiking 3,3 outcomes in verhouding tot de doelstellingen 9.2. Interne resultaten 4, Financiële resultaten 4, Financiële resultaten 3,5 Hogere score t.o.v. de meting Lagere score t.o.v. de meting De score is gelijk gebleven t.o.v. de meting Er is veel hoger gescoord dan de meting van 2004: m.n. 24 criteria van de Op 3 criteria scoren we lager, maar de vraagstelling was dan ook anders. Er is hier dus geen vergelijking mogelijk. - Op 2 criteria scoren we gelijk. - We mogen dus spreken van een succesvol resultaat t.o.v. de nulmeting in Dit is waarschijnlijk te danken aan het intensief werken aan de prioriteitenlijst van de verbeterpunten van de 1 e meting. OCMW Grobbendonk 2 e zelfevaluatie d.m.v. het CF maart april

26 Vergelijking van de score van 2004 vs 2007 score CF 2004 vs subcriterium OCMW Grobbendonk 2 e zelfevaluatie d.m.v. het CF maart april

27 laagste 10 hoogste scores. Overzicht: 10 laagste scores CF meting 2007 vs Criterium Score 2007 Criterium Score , , , , , , , , , , , , , , , , , ,5 - Van de 10 laagste scores van 2004 merken we dat er in 2007 hiervan 7 terug komen. Het gaat om: o s.c Indicatoren, opgesteld door de organisatie, van haar maatschappelijke effecten o s.c Indicatoren van burgerklant gerichte metingen o s.c De strategie en de planning opstellen, evalueren en actualiseren, rekening houdend met de behoeften van de belanghebbenden en de beschikbare middelen o s.c De resultaten van tevredenheidsmetingen bij burgersklanten o s.c Indicatoren van de resultaten bij de medewerkers o s.c Informatie verzamelen over de huidige en toekomstige behoeften van de belanghebbenden o s.c De resultaten van metingen van tevredenheid en de motivatie van de medewerkers ,3 0,9 0,9 1,3 3,5 2,3 1, ,5 2,5 3, ,2 2 1,5 3,5 2,5 1 3,5 2,7 0,5 3,5 2,9 3,5 2, OCMW Grobbendonk 2 e zelfevaluatie d.m.v. het CF maart april

28 Overzicht: 10 hoogste scores CF meting 2007 vs Criterium Score 2007 Criterium Score , , , , , , , , , , , , , , , ,5 - Van de 10 hoogste scores van 2004 merken we dat er in 2007 hiervan 5 terug komen. Het gaat om: o s.c De voorzieningen beheren o s.c Een systeem ontwikkelen en in werking stellen om de organisatie, haar prestaties en de verandering aan te sturen o s.c De competenties van de medewerkers identificeren, ontwikkelen en gebruiken in functie van de individuele en organisatorische doelstellingen o s.c De informatie en kennis beheren o s.c De technologie beheren ,6 4,5 4,5 4 4,5 4, ,5 4 4,5 4 3,5 4,5 3,8 4,4 3,6 3 4,3 3,5 4, , ,3 3, OCMW Grobbendonk 2 e zelfevaluatie d.m.v. het CF maart april

29 5.3. Wat met de verbeterpunten van de meting Nr. Prioriteit Doelstelling Uitvoering ctieplan 1 Ontwikkelen en afstemmen van de leiderschapsattitude op de opdrachtverklaring en visie van de organisatie 2 Tevredenheidsmeting van de klanten, gebruikers van het - OCMW - Rusthuis 3 Start managementteam OCMW + bekendmaken 4 Coachen en opvolgen van nieuwe medewerkers 5 Functieomschrijvingen herzien 6 anpassen onthaal snelloket éénloketfunctie in OCMW Leidinggevenden zijn coachende verantwoordelijken. De mate van tevredenheid van de cliënt kennen om alzo acties te kunnen starten. Toekomstvisie versterken. Nieuwe medewerkers een goede basis geven om aan hun nieuwe job te beginnen. 4 functieomschrijvingen herwerken tot voorbereidende tekst door het VOK In mei moet alles ok zijn. Wie, wat, hoe? VOK Werkgroep leidinggevenden terug starten (intervisie) Kwaliteitscoördinator Hoe: schriftelijk interviewstijl Uitgebreidere vragenlijst Tijdpad Van tot Maart 2005 Mei 2005 Oktober 2005 Februari 2006 Stand van zaken op juni 2007 Op is de werkgroep terug gestart. Voltooid in mei 2005 Voltooid in februari 2005 Maart 2006 VOK Juni 2005 Eerste vergadering: op 15 mei 2006 Coach zelf i.s.m. verantwoordelijke en kwaliteitscoördinator Maatschappelijk assistent, verzorgende rusthuis, verpleegkundige, poetsvrouw rusthuis Maart 2005 Op 4 april 2005 (start coaching) Juli augustus 2005 Sociale dienst Maart 2005 Mei juni 2005 Is gestart in april 2005: systematische aanpak en vernieuwing in het VOK Is voltooid. 7 lijvend uitleggen van de opdrachtverklaring en de visie Het belang ervan benadrukken en levendig houden. 8 Uitbouw sociaal huis Tegemoetkomen aan het lokaal sociaal beleidsplan. 9 Functioneringsgesprekken meer integreren 10 Strategische functies en taken in procedures en processen neerschrijven om de continuïteit bij afwezigheid te waarborgen. Het moet een persoonlijk planningsgesprek worden. Permanentie bij afwezigheid. VOK September 2005 tijdens infonm. (alle personeelsleden) Werkgroep lokaal sociaal beleid Secretaris OCMW VOK In combinatie met vorming feedback geven Kwaliteitscoördinator Leidinggevenden Juni 2005 wordt een voorbereidende tekst sociaal beleidsplan opgemaakt 2006: effectief maken September 2005 op infonm. bekendmaken December 2005 Vast thema op infonamiddagen, bij coaching, in de algemene werking 18 juni 2007 presentatie van de meting van gemeente en OCMW voor de verenigingen en belanghebbenden (LS). Wordt extra aandacht aan besteed in de dienst verpleging verzorging en de administratie OCMW. Is gestart. OCMW Grobbendonk 2 e zelfevaluatie d.m.v. het CF maart april

30 Uit de laatste kolom van de top 10 prioriteitenlijst van de meting van 2004 kunnen we opmaken dat er zeer intensief gewerkt is aan deze punten. ls we gaan kijken naar de verbeterpunten 11 t.e.m. 29 zien we het volgende: 11. Intervisiegroep leidinggevenden (extern) oprichten communicatietechniek. 1 jaar durend communicatieproject voor alle personeelsleden van het OCMW en het rusthuis RVT van september 2005 september Dossiers van de sociale dienst structureren. Start gegeven in januari Nieuwe dossiers worden onmiddellijk aangepakt, de oude dossiers worden systematisch gestructureerd. 13. De inwoners van Grobbendonk informeren over de diensten van het OCMW en het rusthuis. Is met de vragenlijst van het LS in mei 2007 gebeurd. 14. dministratieve en sociale processen omschrijven. Er worden elk jaar 2 tot 3 procedures uitgeschreven. 15. Uitbouw dossierbespreking sociale dienst. Dit gebeurt nu maandelijks elke dinsdag vóór het Vast ureau. 16. Processen en procedures implementeren en opvolgen (gezinszorg en rusthuis). Gebeurt systematisch voor het rusthuis. Het kwaliteitshandboek Gezinszorg is gebundeld. 17. Tevredenheidsmeting personeel + stressbestendigheid sociaal assistenten. 18. Familie meer betrekken bij de rusthuiswerking. 19. Nieuw elan geven aan vrijwilligerswerking (uitbouw + vorming). Vrijwilligersstatuut is opgemaakt (verzekering). Informatieavond voor de vrijwilligers. 20. Statuut reglementen meer bekendmaken. 21. Implementeren van de elektronische dossiers van de sociale dienst. 22. Pro-actief noden opzoeken bij toekomstige cliënten of familie van cliënten. 23. Waar nodig specialisatie binnen de dienst doorvoeren. 24. Maaltijdbedeling aan huis in eigen beheer organiseren. Vanaf september IRIS-programma beter benutten. Is gestart. 26. De oorzaken van terughoudendheid, bij personeelsleden bij het geven van feedback, nagaan. OCMW Grobbendonk 2 e zelfevaluatie d.m.v. het CF maart april

31 27. CF herhaling. Is gebeurd. 28. Samenwerking met andere partners bevorderen. ijsturing ISOM. In vraag stellen kernvergadering VEMSOK. Uitbouw Welzijnszorg Kempen. 29. Uitwisseling informatie thuisdiensten rusthuis (praktisch). OCMW Grobbendonk 2 e zelfevaluatie d.m.v. het CF maart april

32 Verbeterpunten 2007 s.c De medewerkers te motiveren en te ondersteunen in de organisatie en om als rolmodel te fungeren. - positieve benadering van de medewerker (schouderklopje) - is positieve feed back eerlijk?(1p.) - voorbeeldfunctie mag sterker naar voor komen o.a. nakomen van afspraken s.c Informatie te verzamelen over de huidige en toekomstige behoeften van de belanghebbenden. - nazicht van de wachtlijst van het rusthuis (analyseren van de wachttijd, ) - systematisch metingen plannen s.c Modernisering en vernieuwing te plannen, in te voeren en te evalueren. - poetsdienst komt te weinig systematisch samen voor overleg s.c De menselijke middelen te plannen, te beheren en te verbeteren met het oog op de strategie en de planning. - opsporen van vormingsbehoefte, b.v. in functioneringsgesprekken s.c De medewerkers te betrekken bij het beleid door een open dialoog te voeren en door hen meer verantwoordelijkheid te geven. - tevredenheidsmeting bij personeel s.c De voorzieningen te beheren. - zitdaglokaal in ouwel - energievriendelijk beheer van voertuigen s.c Op continue wijze de processen te identificeren, te ontwerpen, te beheren en te verbeteren. - systematische tevredenheidsmeting - systematisch behoefteonderzoek s.c Resultaten van interne metingen van uit burger klant gerichte indicatoren. - systematiek inbrengen - bekendmaken van meetpunten OCMW Grobbendonk 2 e zelfevaluatie d.m.v. het CF maart april

33 6. Informatie personeel Het informeren over de resultaten van de CF oefening en zijn prioriteiten aan alle personeelsleden zal gebeuren in drie grote stappen: 19 juni 2007: de zelf evaluatiegroep van het CF wordt uitgebreid geïnformeerd over de audit. 10 september 2007: de raadsleden worden geïnformeerd over de resultaten. 4 oktober 2007: de overige personeelsleden worden geïnformeerd op de jaarlijkse kwaliteitszorg infonamiddag voor personeel. OCMW Grobbendonk 2 e zelfevaluatie d.m.v. het CF maart april

34 Lijst van afkortingen. CF FG ISOM KIN KIVOR LOI LS ROK SCHOR SIT VDOR VEMSOK VOK VVSG Common ssessment Framework functioneringsgesprek Intergemeentelijke Samenwerking OCMW s Midden-Kempen Crisis Informatie Netwerk ntwerpen Kinesisten Vergadering OCMW rusthuizen Lokaal Opvang Initiatief Lokaal Sociaal eleid Regionaal Overleg Kwaliteitscoördinatoren regio Kempen Samenkomst van hoofdverpleegkundigen van openbare rusthuizen regio Kempen Samenwerkingsinitiatief Thuisverzorging arr. Turnhout Vereniging van directeurs van OCMW rusthuizen arr. Turnhout Vereniging van maatschappelijk assistenten van de OCMW s uit de Turnhoutse Kempen Vast Overleg Kwaliteitszorg Vereniging voor Vlaamse Steden en Gemeenten OCMW Grobbendonk 2 e zelfevaluatie d.m.v. het CF maart april