KRITISCH OP KOERS NAAR DE TOEKOMST

Transcriptie

1 JAARVERSLAG KRITISCH OP KOERS NAAR DE TOEKOMST Tweede Kamer der Staten-Generaal

2 Inoudsopgave Voorwoord 5 1 Kamerorgansate volop n bewegng Taakstellng ter and genomen Tweede Kamerorgansate 'beperkt doelmatg' Onzekered door doelmatgedsonderzoeken Denst Automatserng rct zc op kerntaken Bureau Informatserng & Projecten regsseert en toetst Stafdenst P&O reorganseert Neuw elan voor Denst Informatevoorzenng Stafdenst FEZ krjgt ander mago Grffe Interparlementare Betrekkngen krjgt neuw tus Bureau Onderzoek en Rjksutgaven trots op mpact 11 Grffer Jacquelne Beseuvel- Vermejden: 'Wj zjn een contnubedrjf geworden' 12 2 Parls, endeljk! Van kaartenbak naar computer Op maat gemaakt Als er geen weg terug meer s 'Het acterstallge onderoud s voorbj; nu gaan we verder ' 18 Peter Branger: 'We ebben de bass gelegd voor een grotere tevredened' 20 3 Energebesparng voor et voetlct 22 Leeswjzer Het jaarverslag eeft de ttel Krtsc op koers naar de toekomst meegekregen. Meer dan oot tevoren stond 2008 n et teken van veranderng van koers, krtsc kjken naar et egen functoneren en de blk gerct op dat ene doel: de Tweede Kamer en al aar leden zo goed mogeljk ondersteunen n et werk van medewetgever, controleur van de regerng en volksvertegenwoordger. Om et de lezer gemakkeljk te maken, s gekozen voor een magazneactge opbouw. De lezer kan n elk oofdstuk de elementen erut pkken de em of aar et meest nteresseren. Al met al s et een jaarverslag geworden dat utgebred verantwoordng aflegt over keuzes en beledsmaatregelen de n 2008 zjn genomen. De Tweede Kamerorgansate wordt gedragen door mensen. Daarom treft de lezer n dt jaarverslag er en der ctaten van medewerkers aan, de een bjdrage ebben geleverd aan de ondersteunng. Op wat voor werkterren en nveau dan ook. Ook kjken de twee drecteuren en de Grffer n ntervews terug op De poltek drngt aan op maatregelen Twee 'routes' naar et doel Energebesparende maatregelen Besparen zonder et aanzen te vervulen Het dak op voor bewustwordng Energelabel A als kerstcadeau 25 Henk Bakker: 'De metamorfose van FEZ s een succesveraal' 26 4 De Tweede Kamer als werkgever Daloog belangrjk n de neuwe gesprekscyclus Extntervews: "We bljven krtsc op de egen organsate" Zeer laag verzumpercentage Accent op gezondedsbeled Begrotngsutvoerng succesvol, maar Een enerverend jaar voor de afdelng Inkoop De Ondernemngsraad zoekt betrokkened Acteve medezeggenscap op vele fronten 33 3

3 Voorwoord Het parlementare proces ondersteunen en versterken door et beden van poltek neutrale, adequate en nnovateve ondersteunng van alle Kamerleden n alle facetten van un werk als volksvertegenwoordger. De polteke prortet s ledend voor de ambteljke organsate. Dt mplceert eel eenvoudg, dat de ambteljke denstverlenng zc rct naar de wensen en esen van et parlementare proces. Een proces dat steeds veelesender wordt en waarbj steeds meer moet, eerder en sneller. De meda treden op als scerprecters om de polteke daadkract te beoordelen en de burger s gewend geraakt aan een tecnologe de et mogeljk maakt om 24 uur per dag en zeven dagen n de week maatscappeljk actef te zjn. Waar de roep om corporate governance maatscappeljk lud klnkt, verwact de burger ook n et parlementare proces een oge mate van transparante. Dt alles maakt et parlementare proces n de Tweede Kamer complex. Om n deze omstandgeden Kamerleden zo goed mogeljk te ondersteunen, eeft de ambteljke organsate een krtsce blk nodg op et egen functoneren. Tegeljkertjd moet de blk gerct zjn op de toekomst. Om et oofd te kunnen bljven beden aan veranderende esen van et parlementare proces zjn nvesterngen nodg. Om de voortgang van et parlementare proces te garanderen, s oogwaardge kenns nodg. De fnancële mddelen zjn ecter scaars, dat vraagt lastge keuzes van et Managementteam. De Tweede Kamerorgansate laat zc daarom n 2008 omscrjven als een scp dat goed op koers lgt, maar nettemn met alle ens aan dek. Dt jaarverslag bescrjft nformatef welke keuzes n 2008 zjn gemaakt om koers te ouden. Om de ambteljke organsate toe te rusten voor de ondersteunende taken de aar morgen en n de verdere toekomst wacten. Veel leesplezer gewenst. Jacquelne E. Beseuvel-Vermejden Grffer Tweede Kamer der Staten-Generaal 5

4 JAARVERSLAG 2008 KAMERORGANISATIE VOLOP IN BEWEGING H 1 metode te anteren. Zonder gedwongen ontslagen. De werkgroep stelt n de conceptljst een aantal organsatebrede maatregelen voor. Na besprekng van de voorstellen n de drectes beslut et Managementteam dat gekeken wordt naar bezungngsmogeljkeden n de nformateketen, de ondersteunng van et Managementteam en de drectes, de logstek en door standaardserng van de denstverlenng. 1.2 Tweede Kamerorgansate beperkt doelmatg 1 Kamerorgansate volop n bewegng 1.1 Het polteke bedrjf zndert. Geen moment s etzelfde aan Plen 2. Poltc kennen geen gangbare kantoortjden. Onvoorzene zaken kunnen eder moment beslssngen vragen van bewndsleden en volksvertegenwoordgers. De ambteljke organsate speelt er zo goed mogeljk op n. Ook 2008 laat een Kamerorgansate zen de volop n bewegng s. Taakstellng ter and genomen De overed kan klener en effcënter. Dat s een van de doelstellngen van et kabnet- Balkenende IV. Het Presdum beslut dat de ambteljke ondersteunng van de Tweede Kamer meedoet met een taakstellng van 5 procent. End 2011 moet vergeleken met 1 januar 2007 et aantal ambtenaren n de Tweede Kamerorgansate zjn teruggebract met 28,3 fte (5 procent). Het Presdum legt end 2007 de utvoerng van de taakstellng n anden van et Managementteam. Voor de utwerkng van et beslut roept et Managementteam een werkgroep n et leven. Deze komt met voorstellen voor fte-besparende maatregelen. Zonder de kaasscaaf- 1.3 Het Presdum van de Tweede Kamer verzoekt n 2007 et onderzoeksbureau Berenscot een quck scan ut te voeren naar de doelmatged van de ambteljke organsate. In de rapportage stelt et bureau, dat de rol van et Presdum dudeljk anders moet zjn dan de van et Managementteam. De eerste s toezctouder op de ambteljke organsate. De tweede stuurt de ambteljke organsate aan. Het Presdum onderscrjft deze aan bevelng van et onderzoeksbureau. In 2008 focust et Presdum zc op de controletaak. Ook concludeert Berenscot dat de ambteljke organsate beperkt doelmatg s. De ambteljke organsate s er om de Kamerleden te ondersteunen. Als vergaderngen utlopen of er meer vergaderngen nodg zjn door aangevraagde debatten, levert dat extra werk op. En vaak buten kantooruren. Henk Bakker, drecteur Bedrjfsvoerng, Fnancën en Personeel & Organsate, noemt deze kwalfcate bepaald net verkeerd. Het polteke bedrjf s naar zjn aard geen doelmatg proces. Je kunt et Tweede Kamergebouw vergeljken met een bedrjfsverzamelgebouw. Daarn doen allerle fractes un werk als klene bedrjfjes. Wj ebben daarover natuurljk maar een beperkte zeggenscap. >> Lees et ele ntervew met Henk Bakker op pagna 26. Onzekered door doelmatgedsonderzoeken In 2008 laat et Managementteam verdere doelmatgedsonderzoeken utvoeren bj de Facltare Denst. De doelmatgedsonderzoeken bj de afdelngen Scoonmaakonderoud, Tecnek/ Husvestng, Reprografe en de Telefooncentrale ebben veel onzekered gebract bj de medewerkers, zegt Jan van Gls, oofd Facltare Denst. Veranderng s voor sommgen een utdagng, voor anderen just een bedregng. Om de mpact van de onderzoeken bj medewerkers zo gerng mogeljk te maken, communceert et oofd Facltare Denst n 2008 zo transparant mogeljk met de betrokken afdelngen. Er s gelegened voor oor en wederoor. De onderzoekers presenteren zelf de utkomsten van de onderzoeken aan de medewerkers. De resultaten van de doelmatgedsonderzoeken zjn end 2008 bekendgemaakt. Op bass daarvan scrjft de Facltare Denst een beledsvoornemen tot reorgansate. Medewerkers ebben baat bj een zorgvuldg proces ten aanzen van de doelmatgedsonderzoeken, maar óók bj een snelle doorlooptjd, vertelt Jan van Gls. Dat s de paradox waarn wj ztten. Jan van Gls Veranderng s voor sommgen een utdagng, voor anderen just een bedregng 6 7

5 JAARVERSLAG 2008 KAMERORGANISATIE VOLOP IN BEWEGING H 1 Denst Automatserng rct zc op kerntaken 1.4 we ngedende projecten toetsen aan de dre arctecturen waarvoor bnnen de Tweede Kamer een breed commtment bestaat: de concernarctectuur, de nformatearctectuur Met de toename van et aantal bedrjfskrtsce nformatesystemen zjn een bjdetjdse en de automatserngsarctectuur. In et verlengde daarvan zal et bureau n 2009 een ICT-nfrastructuur en een goed functonerende tecnsc beeerderder van strategsc IT-governance opstellen. Daarn staan de spelregels en de verantwoordeljkeden voor belang voor de Tweede Kamerorgansate. et ICT-beled van de Tweede Kamer omscreven. Ook kunnen Kamerbewoners daarn eel praktsc te weten komen wat nodg s om een project tot een goed ende te brengen. 1.5 End 2007 eeft de Denst Automatserng ngezet op et wegwerken van acterstallg onderoud en de modernserng van de ICT-nfrastructuur. Ook eeft de denst zc n 2008 geledeljk omgevormd tot een zuvere utvoerngsorgansate, de de rege voert op et tecnsc beeer van de ICT-nfrastructuur. Dt maakt et mogeljk de wensen en beoeften van gebrukersorgansate gecontroleerd tot leverbare producten en densten te verwerken. Martn Bal, oofd Denst Automatserng: Ik ben er trots op dat de Denst Automatserng deze metamorfose zo goed en zonder noemenswaardge verstorngen van de denstverlenng eeft doorstaan. Dt zegt ets over de veerkract van de organsate. Er lgt nu een solde bass, waarop n 2009 verder gebouwd kan worden, want er s nog wel wat werk te doen. Eén van de utdagngen s et voltooen van de reorgansate van de denst, et slutstuk van de kwaltetsverbeterng. Deze reorgansate voorzet n een organsatestructuur waarn proces- en ketengerct denken en andelen centraal staat. Dt vraagt om een andere oudng van de medewerkers; om een neuwe cultuur. De denst werkt ard aan deze cultuurveranderng. De medewerkers durven krtsc te kjken naar un egen functoneren. In plaats van taakgerct wllen zj klantgerct zjn n de ele keten van opdract tot afandelng. Het traject wordt n 2009 voortgezet. Door de concentrate van de denst op de utvoerng komt et strategsc/tactsce nformatserng- en automatserngsbeled te lggen bj et Bureau Informatserng & Projecten. Het Bureau IP creëert daarmee de voorwaarden voor de Denst Automatserng om klantgerct en proactef te zjn. Bureau Informatserng & Projecten regsseert en toetst De Tweede Kamer dgtalseert n rap tempo. Dat vraagt om een dudeljke rege en toetsng. Met de opdract wordt n 2008 et Bureau Informatserng & Projecten opgerct. Als een spl tussen enerzjds de verscllende densten met un wensen en anderzjds de Denst Automatserng. Het Bureau Informatserng & Projecten advseert et Managementteam over et strategsc nformatserngsbeled. De Denst Automatserng kan zc daardoor concentreren op de utvoerng. Alle projecten bnnen et e-parlementprogramma zjn ngebed n et Bureau IP, maar et voert ook et projectmanagement van ICT-gerelateerde projecten buten et e-parlementprogramma. Het Bureau Informatserng & Projecten opent op 1 januar 2009 aar deuren. Marja Boon, oofd Bureau IP: Wj zullen op een stevge maner de splfuncte gestalte geven. De densten kunnen met un vragen en wensen bj et Bureau IP terect. Daarbj zullen Stafdenst P&O reorganseert Voor personele aangelegened s de Stafdenst P&O de aangewezen gesprekspartner. In toenemende mate doet de Tweede Kamer een beroep op deze stafdenst met organsateadvesvragen. De Stafdenst P&O neemt et ntatef tot de neuwe gesprekscyclus (ze oofdstuk 4). Om aan de grotere vraag te kunnen voldoen, voert de stafdenst veranderngen door n de egen organsate. De personeels- en salarsadmnstrate worden samengevoegd. Daarvoor komt de salarsadmnstrate over van FEZ. De aanscaf van een neuw personeels- en salarssysteem ondersteunt deze samenvoegng. Een solde bass voor et consolderen en verder utbouwen van et dageljkse personeelswerk. De veranderngen ebben een sneeuwbaleffect. De P&O-advseur oudt zc steeds meer bezg met organsateadvestaken en daardoor s de neuwe functe van Personeelsconsulent ontstaan. Voor de utvoerende en praktsce personeelszaken. Jan Wetzels, oofd P&O (tot 1 februar 2009): Wj zjn er om de ambteljke organsate optmaal te laten werken, zodat de ele organsate op aar beurt weer de Kamerleden zo goed mogeljk van denst kan zjn. Dat vraagt om een professonele denst. Processen bewaken en ondersteunen. Het s allemaal wat zakeljker geworden. Ik vnd dat de Kamerorgansate trotser mag zjn op wat ze kan en doet. Neuw elan voor de Denst Informatevoorzenng De Denst Informatevoorzenng verzamelt en verrjkt nformate voor Kamerleden en burgers op tal van tema s. Om de producten en densten en de bjbeorende werk wjze beter af te stemmen op de vraag van de Tweede Kamer voert de denst verscllende veranderngen door. Gert-Jan Lodder, oofd Denst Informatevoorzenng: In 2008 zjn de nodge voorberedngen getroffen om de denst verder te professonalseren: er s een reorgansate gestart, de mdden 2009 zal zjn afgerond. Door neuwe werkwjzen en de nzet van nnovateve tecnologe zal er straks nog meer proactef en klantgerct worden gewerkt. Aan nformate s geen gebrek, dankzj de steeds verdergaande dgtalserng van de samenlevng. Vraag s vooral oe je de nformatestromen beeersbaar oudt en ut et enorme aanbod de meest relevante nformate snel boven tafel krjgt en n de juste context weet te plaatsen. De Denst Informatevoorzenng wl kwaltet én sneled beden. De denst vndt een oplossng n slmme zoekmacnes de à la mnute een dosser kunnen samenstellen over elk wllekeurg onderwerp. Wanneer s mddags bj de regelng van de Marja Boon Wj zullen op een stevge maner de splfuncte gestalte geven 8 9

6 JAARVERSLAG 2008 KAMERORGANISATIE VOLOP IN BEWEGING H werkzaameden een spoeddebat wordt aangevraagd voor dezelfde avond, s de Denst Informatevoorzenng n staat om rum voor et debat een dosser klaar te ebben voor de woordvoerders. En de ambtes reken nog verder: n samenwerkng met de Unverstet van Amsterdam wordt een project utgevoerd om de parlementare nformate transparanter toegankeljk te maken en met de Konnkljke Bbloteek om de Handelngen en Kamerstukken vanaf 1814 te dgtalseren. Met neuw elan zorgt de denst voor een betere ondersteunng. Stafdenst FEZ krjgt ander mago De Stafdenst Fnanceel-Economsce Zaken eeft aan et begn van 2008 nog te kampen met een dt mag net -mago. De gedaantewsselng n 2008 maakt eraan een ende. FEZ staat nu voor: oe kunnen wj je elpen? Dat maakt et werken bj deze stafdenst nteressanter. FEZ treedt steeds meer naar buten en bedt collega s van andere densten graag adves. De stafdenst wordt met ten andere organsates ut tactg gegadgden genomneerd als beste fnancële organsate n de overedssfeer. Bureau Inkoop komt over van de Facltare Denst. Het ele traject van aankoop tot betalen komt zo bj elkaar n een denst (ze ook oofdstuk 4). Joan van den Berg, oofd FEZ a.. (tot 1 februar 2009): De bereded om een extra stap te zetten, eb k over de volle breedte van de denst ervaren. De vraag of er ets moest veranderen was al beantwoord. Het gng alleen nog om et oe en et tempo. Grffe Interparlementare Betrekkngen krjgt neuw tus Leden van de Eerste Kamer of de Tweede Kamer de naar een vergaderng van een nterparlementare assemblee gaan, krjgen ondersteunng van de Grffe Interparlementare Betrekkngen (IB). Medewerkers van deze Grffe IB bereden de dossers en vergaderngen voor. Zj zorgen voor verslagleggng en beden ondersteunng bj alle actvteten de voortvloeen ut de nterparlementare betrekkngen. Jarenlang eeft de Grffe IB tussen bede Kamers n geangen en ad de denst een egen bevoegd gezag: de Gemengde Commsse van Toezct op de nterparlementare betrekkngen. Dt veranderde n jul Sndsden valt de Grffe IB rectstreeks onder de Grffer van de Tweede Kamer. De Gemengde Commsse eeft een andere, advserende en coördnerende taak. Voor Grffer Jacquelne Beseuvel-Vermejden s de overkomst van de Grffe IB een mjlpaal. We kunnen nu net alleen kwanttatef, maar vooral kwaltatef nog betere ondersteunng beden aan de Kamer leden. >> Lees et ele ntervew met Jacquelne Beseuvel-Vermejden op pagna Bureau Onderzoek en Rjksutgaven trots op mpact De Tweede Kamer wl de onderzoeksfuncte versterken. De tjdeljke commsse Infrastructuurprojecten onder voorztterscap van Adr Dujvesten concludeert n 2004 dat de Tweede Kamer een Kenns- en Controlecentrum moet krjgen. Dt resulteert n 2008 n et Bureau Onderzoek en Rjksutgaven, waarn et Onderzoeks- en Verfcatebureau en de staf van de Commsse voor de Rjksutgaven samengaan. Bj deze fuse krjgen zj n absolute zn een beperkte utbredng. Maar et effect s groter dan verwact. Op 1 december 2007 opent et BOR zjn deuren s et eerste volle jaar voor et bureau, onder ledng van Steven Oostlander (tot 1 februar 2009). Wj scrjven nottes bj de begrotngen en jaarverslagen. Wj ouden de nformate de departementen naar de Tweede Kamer sturen tegen et lct. Zo dragen wj voor de Kamerleden munte aan bj et stellen van vragen. Andere taken zjn de begeledng van tjdeljke commsses of enquêtecommsses. Wanneer de Tweede Kamer onderzoeken utbesteedt aan externe nsttuten, bewaakt et BOR de voortgang van et onderzoeksproces en de kwaltet van de rapportages. Soms besluten commsses om stukken van BOR openbaar te maken en daardoor alen BOR-analyses wel eens de meda. Het s vrj utzonderljk dat de Kamer beslut ambteljke advezen openbaar te maken. Als dat gebeurt, s et adves bljkbaar brukbaar voor de dscusse. Daar zjn we trots op. Steven Oostlander Wj ouden nformate tegen et lct 10 11

7 JAARVERSLAG 2008 JACQUELINE BIESHEUVEL-VERMEIJDEN - GRIFFIER INTERVIEW Jacquelne Beseuvel-Vermejden - Grffer Wj zjn een contnubedrjf geworden Er s veel gebeurd en ard gewerkt. Zo vat Grffer Jacquelne Beseuvel-Vermejden n een paar woorden 2008 samen. Vooral de nvoerng van Parls en de overkomst van de Grffe Interparlementare Betrekkngen bescouwt zj als oogtepunten. Het parlementare proces n de Tweede Kamer wordt steeds complexer. Het est ook veel van de ambteljke ondersteunng. Soms kan dt ertoe leden, dat de boog bj de medewerkers gespannen komt te staan. Dan probeer k natuurljk om n goed overleg met de denstoofden daarn veranderng te brengen. Soms zjn extra werkzaameden onvermjdeljk. De nvoerng van Parls eeft van veel medewerkers extra werktjd gevraagd. In et najaar waren er relatef veel lange vergaderdagen n de Tweede Kamer. De werkdruk bj de Denst Verslag en Redacte en de Bodedenst lep daardoor oog op. Het Managementteam eeft et Presdum daarover ngelct. De Voorztter eeft vervolgens een beroep gedaan op de Kamerleden om de plenare agenda net over te belasten. Dat eeft gewerkt. We zjn nu druk bezg om ervoor te zorgen dat de peken vlak voor et zomerreces en n et najaar beter kunnen worden opgevangen. Adeldom de verplct Onze samenlevng roept om meer opened en nzcteljked van et parlementar proces. Wat s gedaan om aan de roep geoor te geven? Steeds meer vergaderngen zjn openbaar. Onze webste s verneuwd. Je kunt nu zen wanneer de Kamer plenar en n commsseverband vergadert. De vergaderngen kun je vanacter je pc volgen. De belangrjke dossers staan op nternet. De publeksvoorlctng s verder ontwkkeld en de woordvoerng eeft onze volle aandact. Ook de vervlectng van et Nederlandse parlementare bedrjf met Europa wordt steeds belangrjker. Waarut s dat n 2008 gebleken? De Kamer eeft een paar jaar geleden besloten meer de focus op Europa te rcten. Als ambteljke organsate ebben we toestemmng gekregen om de ondersteunng ut te breden met ver externe advseurs. Het doel s de Kamerleden alle nformate te geven over de tema s de n Europa spelen. Steeds meer voorstellen worden n Europees verband voorbered. Als de Kamerleden te laat worden geïnformeerd, kunnen ze geen nvloed meer utoefenen op beslssngen de n Brussel of Straatsburg worden genomen. Kamerleden moeten ook kunnen zen welk deel van een voorstel ut de Europese koker komt en welk deel et kabnet daaraan eeft toegevoegd. Zj ebben dat nodg om un werk te kunnen doen. De ver advseurs stellen samen met de staf van de vaste commsse voor Europese Zaken en de commssegrffers alles n et werk om Kamerleden zo vroeg mogeljk te nformeren over wat er n Europa speelt en n andere parlementen. Ik krjg over deze extra ondersteunng veel posteve reactes. Natuurljk s et doel pas ect berekt wanneer Europa volledg s geïntegreerd n et werk van de Kamercommsses. Snds 1 decemer 2007 eeft de Kamer te maken gekregen met et Bureau Onderzoek en Rjksutgaven (BOR). Dt bureau moet de controlerende taak van de Kamer versterken. Welke resultaten eeft et BOR n 2008 geboekt? Het BOR scrjft zelfstandg nottes bj de begrotngen en ramngen. Het oudt de stukken tegen et lct en kjkt of de zaken kloppen. Waar ztten gaten? Wat s ondudeljk? Daarmee draagt et bureau voor de Kamerleden munte aan bj et stellen van vragen. Een andere taak van et BOR s om een Kamercommsse onderzoekstecnsc te begeleden bj een (ngesteld) onderzoek. De gescedens van et BOR gaat terug tot de jaren 90 van de vorge eeuw toen de Kamer akkoord gng met de vormng van de Commsse Rjksutgaven. Deze commsse kreeg een egen staf. Later ontstond n de Kamer de vraag naar een bureau dat gerct kon advseren bj Kameronderzoeken. De vraag ledde tot de oprctng van et Onderzoeks- en Verfcatebureau (OVB) n De staf Rjksutgaven en et OVB zjn op 1 december 2007 samengevoegd n et BOR. Twee op zczelf al sterke densten de door de samenvoegng een meerwaarde beden, waarmee de Kamer alleen maar blj kan zjn. De ambte van et BOR s oog. Het aantal verfcates wordt gestaag opgevoerd. De noud van de BOR-nottes staat altjd als een us. Terugzende op 2008 kan k net anders dan concluderen dat et BOR gezag eeft en gewaardeerd wordt, net als daarvoor de staf Rjksutgaven en et OVB. Adeldom verplct. Bevlogened stemt dankbaar De nvoerng van Parls eeft n 2008 de gemoederen van de ambteljke ondersteunng bezggeouden. Welke gevolgen eeft deze mplementate gead voor de organsate? Er s eel veel werk verzet. Al een paar jaar geleden zjn mensen vrjgemaakt om collega s op dt dosser te begeleden. Nadat et Managementteam n 2008 ad besloten, dat Parls per se op 1 september actef moest zjn, eeft dat bj de ambteljke organsate tot grote nspannngen geled. Sommge mensen zjn zelfs net met verlof geweest. Het was ook eel spannend. Want er was geen weg meer terug en de Kamer s toc een contnubedrjf geworden. Hoe ebt u de zorg onder uw medewerkers gemanaged? De ambteljke organsate eeft n 2008 alles op alles gezet om Parls te laten lukken. Ik eb altjd et vertrouwen gead dat de juste mensen bezg waren met de ontwkkelng en de mplementate van et systeem. Dat vertrouwen s net bescaamd. Ik ben trots op 12 13

8 wat zj ebben gepresteerd. Voor mj was de nvoerng van Parls een oogtepunt n Ik constateer ook dat veel Kamerbewoners zeer betrokken zjn geraakt bj Parls. Dat zj met deeën komen om et systeem nog beter, nog effcënter te maken. De bevlogened stemt mj dankbaar. U noemde zojust de nvoerng van Parls een oogtepunt n Waren er nog meer oogtepunten? Ja, een tweede oogtepunt was de overkomst van de Grffe Interparlementare Betrekkngen (IB), de mensen de zowel de Eerste Kamerleden als de Tweede Kamerleden ondersteunen bj nterparlementare contacten. In goed overleg met de Eerste Kamer en met nstemmng van de ondernemngsraden s besloten, dat deze mensen voortaan deel utmaken van de Tweede Kamer. Zj vallen daarmee onder et regulere personeelsbeled. Samen kunnen we ook meer kwaltet en meer ondersteunng beden aan de Kamerleden. De Grffe IB s n 2008 al ard aan de slag gegaan om Kamerleden de deelnemen aan een nterparlementare bjeenkomst te voorzen van kwaltatef goede dossers. En ook de follow-up van deze bjeenkomsten krjgt steeds meer aandact. Zjn er zaken n 2008 geïnteerd de n 2009 un beslag moeten krjgen? Dan denk k specaal aan et traject Parlementare Zelfreflecte. Vooral medewerkers van de Grfferdensten, de Denst Communcate en de Denst Informatevoorzenng zjn daar nauw bj betrokken. In 2008 zjn eel veel gesprekken gevoerd met Kamerleden en met externen over de vraag oe de Kamer werkt, wat et aanzen van de Kamer s, of de Kamer net te veel met ncdenten bezg s, etc. De verslagen van de gesprekken staan nu op paper. Er lgt nmddels een conceptrapport met aanbevelngen. Tjdens een grote conferente op 25 maart 2009 s erover verder gesproken. Op 22 jun 2009 worden bj et debat over de Ramng voor de Tweede Kamer voor 2010 de endconcluses en aanbevelngen door de Kamer vastgesteld. 14

9 JAARVERSLAG 2008 PARLIS, EINDELIJK! H 2 leden motes n en stellen zj scrfteljke vragen. De Handelngen van de Tweede Kamer tellen samen pagna s. De Kamerstukken beslaan n totaal bjna 14 mljoen pagna s. De vraag om dgtalserng van deze net aflatende documentenstroom leeft al lang bj de Kamerleden. Vanwege et complexe karakter laat een afdoend antwoord op zc wacten. Op 1 september 2008 s dat antwoord er: Parls. Dt parlementar nformatesysteem bedt de ambteljke ondersteunng de mogeljked om documenten te regstreren en te beeren, om nformate op nzcteljke en effcënte maner te verspreden en om vergaderngen te plannen. Met Parls wordt et bestaande brevenregstratesysteem vervangen en de oude kaartenbak van de Grffe kan voorgoed dct. In deze kaartenbak eeft de Grffe snds 1946 alle wetten, wetsvoorstellen, breven, stemmngsutslagen, etc. van de Kamer geregstreerd: een paperen procesregstrate de bj et sluten ervan meer dan kaarten telt. Waarbj op elke kaart tot wel duzend regstrates kunnen staan. Documenten Kamerstukken, maar ook breven van derden verscjnen na nvoer n Parls bnnen enkele mnuten bj de Kamerbewoners op et scerm, uteraard voor zover zj daartoe zjn geautorseerd. De doorklkbare agenda bedt alle relevante nformate, nclusef de bj een vergaderng benodgde documenten. Met Parls s een grote stap gezet naar een paperarm parlement. 2 Parls, endeljk! 2.1 We op 1 september 2008 Plen2 (ntranet) opent, oort bjna muzek klnken bj wat j of zj leest: Parls s lve! Kamerbewoners kunnen et neuwe nformatesysteem vanaf vandaag gebruken. Op uw bureaublad vndt u de snelkoppelng De vreugde s nog gemengd met bezorgded. Gaat et ook werken? Al snel bljkt dat de nvoerng van et neuwe systeem zonder noemenswaardge problemen verloopt. Reden voor de fractes om taart te brengen bj de Grffe en de Densten Commsseondersteunng, de densten de Parls ebben gemaakt tot wat et s. Van kaartenbak naar computer Breven, wetsvoorstellen, nottes, verslagen, scrfteljke vragen. Zj oren allemaal bj et consttutonele proces van de Tweede Kamer en vormen een duzelngwekkende stapel paper. Ter llustrate: n 2008 dent de regerng 285 wetsvoorstellen n, denen Kamer- 2.2 Op maat gemaakt De voordelen van Parls zjn dudeljk. Het systeem maakt et parlementare proces transparant en toegankeljk. Het bedt Kamerleden een betere ondersteunng n un werk. Allemaal wnst. Maar Parls s er net vanzelf gekomen. Het parlementare proces laat zc globaal n één alnea bescrjven. De Tweede Kamer controleert de regerng en s medewetgever. Na beandelng van een wetsvoorstel n een commsse, volgt een plenar debat. De Voorztter van de Kamer brengt een wetsvoorstel n stemmng. Bj een meerdered van stemmen gaat de wet-n-wordng naar de Eerste Kamer. Wanneer de senatoren et wetsvoorstel ebben goedgekeurd, kan de konngn er aar andtekenng onder zetten. Omdat tempo en route n dt proces steeds weer anders zjn, s et lastg om et proces te vangen n een geautomatseerd systeem. De poltek s net voorspelbaar en laat zc net beperken door een systeem. Eén dng s dan ook voor alle Kamerbewoners dudeljk: als zo n systeem er komt, moet et een oge mate van flexbltet vertonen en gemakkeljk kunnen worden aangepast. De ontwkkelng van Parls begnt daarom met et utgebred n kaart brengen van alle procedures. Een ntenseve samenwerkng van de verscllende densten s noodzakeljk. Parls s er voor de Kamer. Maar et systeem kan ook anderen nzct beden n et parlementare proces. Gegevens over commssevergaderngen en de agenda s waren al te zen op en dat bljft zo. Tjdens de ontwkkelng van Parls wordt utgebred gesproken over de vraag oe de nformate de Parls bedt, op een toegankeljke maner kan worden gepublceerd op de webstes van de Kamer. Medewerkers van de Denst Communcate, de Bodedenst en de projectleder Rk Dressen bugen zc erover. Joer Olerook Nu wj et acterstallg onderoud ebben gepleegd, denken we na over aanvullende functonalteten 16 17

10 2.3 Als er geen weg terug meer s Per 1 september 2008 moet Parls operatoneel zjn, beslst et Managementteam n de vergaderng van 11 februar van datzelfde jaar. Daarmee zet et Managementteam de plannng op scerp. Iedereen zet alles op alles om deze deadlne te alen. Vlak voor et zomerreces kan de testfase worden afgesloten. Kamerleden en fractemedewerkers maken tjdens nloopsesses kenns met de voordelen de Parls gaat beden. Medewerkers van de Grffe en van de Densten Commsseondersteunng de vanaf 1 september dageljks nformate zullen gaan nvoeren, krjgen tjdens et zomerreces een tranng. Ook voeren zj de lopende (aanangge) zaken alvast n. Zj zjn daarmee zo druk, dat ze deels et zomerverlof laten sceten voor Parls. De nvoerng van Parls s een multdscplnar oogstandje, gekenmerkt door teamwerk. Collega s van de Grffe, Densten Commsseondersteunng, Automatserng, Communcate en Bodedenst gaan gezamenljk voor et beste resultaat. Peter Branger, drecteur Informatserngsbeled, kjkt met trots terug op et afgelopen jaar. Trots op de prestate en op de medewerkers: Ik vnd et geweldg dat wj dt voor elkaar ebben gekregen, waar rjksbreed zo wordt geworsteld met de mplementate van systemen van deze omvang. >> Lees et ele ntervew met Peter Branger op pagna Het acterstallg onderoud s voorbj; nu gaan we verder Parls werkt, maar toc staat er snds 1 september 2008 geen punt acter de ontwkkelng van Parls, oogut een komma. Het systeem s op maat gemaakt en kan voortdurend worden vermaakt. Al naar gelang polteke procedures dat vragen en er wensen en beoeftes zjn van Kamerleden, fractemedewerkers en ambtenaren. Zo s een van de wensen van gebrukers dat de pagna Laatst bnnengekomen documenten overzcteljker moet worden gepresenteerd. Parls s noot af. Grffer Jacquelne Beseuvel-Vermejden noemt de nvoerng van Parls een belangrjk oogtepunt van Deze menng deelt et ele Managementteam en et Presdum. >> Lees et ele ntervew met Jacquelne Beseuvel-Vermejden op pagna 12. En de Kamer kjkt alweer verder. Hoe kan Parls worden utgebred en nog beter worden benut? Hoe kan et voor de butenwereld toegankeljk worden gemaakt? Het vervangen van de kaartenbakken, ordners en multomappen door Parls typeert Joer Olerook, medewerker Grffe en functoneel specalst Parls, dan ook als et plegen van acter stallg onderoud. Nu wj dat ebben afgerond, gaan we nadenken over belangrjke aanvullende functonalteten zoals de ontslutng va en Plen2 (ntranet). Het verder dgtaal toegankeljk maken van de Tweede Kamer komt n et verscet te lggen. Ook Sandro Gronés Hessels, functoneel beeerder van Parls, kjkt verder. Parls s net et ende van de dgtalserng. Nu wj de gegevens dgtalseren, kunnen wj ze doorgeven aan andere systemen. Systemen de nu msscen nog net bestaan, maar de ongetwjfeld komen. Dankzj de dgtalserng zjn documenten n prncpe besckbaar geworden voor edereen de deze nodg eeft, va welk systeem dan ook. 18

11 JAARVERSLAG 2008 PETER BRANGER - DIRECTEUR INFORMATISERINGSBELEID INTERVIEW Peter Branger, drecteur Informatserngsbeled We ebben de bass gelegd voor een grotere tevredened extra wensen. De werden getoetst om ze al dan net n een volgende verse van Parls op te nemen. Daarvoor ebben we de komende jaren ontwkkelbudget. Met dt systeem nemen wj een mooe vooroedeposte n onder de Europese parlementen. Er zjn parlementen de een soortgeljk systeem ebben. Maar andere bljven mjlenver bj ons acter. De nvoerng van Parls was een practg voorbeeld van teamwerk. Ik vnd et geweldg, dat wj dt voor elkaar ebben gekregen, waar rjksbreed zo wordt geworsteld met de mplementate van systemen van deze omvang. Een ectsc jaar. Zo karakterseert drecteur Informatserngsbeled Peter Branger Reorgansates, de aanloop naar een neuw systeem, de ontwkkelng van een neuwe denst, et oopte zc allemaal op n dat ene jaar. Peter Branger kjkt trots en tevreden terug op We ebben eel veel gedaan. Peter Branger zwaat bnnen de burelen van de Tweede Kamer de scepter over de Denst Communcate, de Denst Automatserng, de Denst Informatevoorzenng en de Denst Verslag en Redacte. De eerste dre densten verkeerden n 2008 alle n een ver of ets mnder ver gevorderd stadum van reorgansate. De Denst Verslag en Redacte ad te kampen met een aantal langdurg zeken en een oge werkdruk door een beoorljke toename van et aantal vergaderuren. Om de nformatevoorzenng beter te organseren, s et Bureau Informatserng en Projecten n et leven geroepen. Met rect een ectsc jaar. Extra meters en een bg bang Het jaarplan 2008 van uw drecte noemt de ICT-nfrastructuur te weng robuust. Wat s er n 2008 gedaan om de nfrastructuur te verbeteren? De Denst Automatserng eeft een tropenjaar acter de rug. De ICT-nfrastructuur let aan et begn van 2008 een forse acterstand zen. De mensen n deze denst ebben erg ard gewerkt om deze acterstand n te lopen. Ondanks de reorgansate ebben zj ongelofeljk veel meters gemaakt. Ik vnd dat een dkke plum waard. In 2008 eeft de denst tussen de actonderd en duzend pc s vervangen. Op dt moment besckt vrjwel edereen over een state of te art pc. Automatserng eeft et netwerk verneuwd en een groot deel van de netwerkapparatuur vervangen. Zj s begonnen met et opzetten van een neuw systeem voor vrtualsate. Daarmee boeken we wnst op et gebed van beeersbaared en energegebruk. Om tegemoet te komen aan de enorme groe van data, s onze opslag maxmaal utgebred. De quotumdscusse edere Kamerbewoner eeft maar een beperkte opslagcapactet s daarmee zeer bnnenkort voorbj. Een belangrjke gebeurtens n 2008 was de nvoerng van Parls. Bent u tevreden over de mplementate van et systeem en de eerste ver maanden van et gebruk? Ja, et s een bg bang geweest. Op 1 september was et er opeens. Parls eeft de laatste ver maanden van 2008 zonder noemenswaardge problemen gedraad. De fractes ebben de Grffe en de Densten Commsseondersteunng taart bezorgd. Dat geeft aan oe tevreden de Kamerleden zjn over dt systeem. De gebrukers kwamen met allerle Regeren s voorutzen Om un werk goed te kunnen utoefenen, ebben Kamerleden altjd beoefte aan actuele nformate over de dossers de zj beartgen, dus aan een prma functonerend documentatecentrum. Aan et begn van 2008 was de nformatevoorzenng toe aan een neuw elan. Heeft de Denst Informatevoorzenng gedaan wat zj eeft beloofd? Voor et overgrote deel ebben zj dat waargemaakt. Al jarenlang verzamelt en verrjkt deze denst nformate. Zj beandelen duzenden vragen vanut de Kamer en zjn voor de ondersteunng van de Kamerleden erg belangrjk. Het s nu mogeljk om met elektronsce zoekmacnes over eder tema bnnen een paar uur een dosser samen te stellen. Wanneer s mddags n de Kamer bj de regelng van werkzaameden een spoeddebat wordt aangevraagd voor dezelfde avond, s de Denst Informatevoorzenng n staat om op tjd een dosser samen te stellen voor de woordvoerders. Deze reorgansate verloopt zonder dure consultants, als et ware zact zoemend. De mensen daar ebben zelf alles n et werk gesteld om un beloften waar te maken. Dat s en gelukt. Ik vnd dat knap. Neuwe systemen zjn n gebruk genomen. Met edere mplementate komt et e-parlement een stukje dcterbj. We bewaakt de samenang van al de projecten? Het e-parlement s een programma waar je eder jaar grote of klene projecten n laat stromen de et parlement een stapje verder moeten brengen n de rctng van verdere dgtalserng. Het e-parlement s dus noot af. Om de samenang van de projecten te bewaken, ebben we n 2008 toegewerkt naar de totstandkomng van et Bureau Informatserng en Projecten (IP). Het s offceel op 1 januar 2009 begonnen. Bj eder project dat je begnt, moet je eel goed weten wat et kost en vooral wat je n 2012 moet doen om er een adequaat vervolg aan te geven. Regeren s voorutzen. Dat geldt ook voor de ambteljke ondersteunng. Het Bureau IP gaat de samenang van de dverse projecten bewaken en erop toezen dat zj een leven ebben na et project zelf. Welke perspecteven beden de resultaten van uw densten n 2008 voor 2009? Bj dre van de ver densten ebben we straks een afgeronde reorgansate. Het Bureau Informatserng en Projecten geeft ons een neuwe structuur om de nformatserngsgolf n de greep te ouden. Daartoe zal et Bureau n 2009 gaan werken aan een IT-governance. Kortom, doordat we de nfrastructuur zo stevg op orde ebben gebract n 2008, vermoed k dat we de bass ebben gelegd voor een grotere tevredened onder onze klanten n Wj kunnen gaan oogsten wat we et afgelopen jaar ebben gezaad

12 JAARVERSLAG 2008 ENERGIEBESPARING VOOR HET VOETLICHT H 3 De Rctljn energeprestate gebouwen de op 1 januar 2008 n werkng treedt, geeft aan wat de beeerders van gebouwen moeten doen om et energeverbruk n de gebouwen te vermnderen. Deze rctljn geldt voor alle 330 gebouwen de egendom zjn van de Rjksgebouwendenst en voor et vastgoed van de lagere overeden. Vanaf 1 januar 2009 moet dt label n eder overedsgebouw zctbaar aanwezg zjn. Het eeft een geldgedsduur van ten jaar. De rctljn vloet voort ut een prncpebeslut dat et kabnet-balkenende IV n 2007 eeft genomen: n 2020 moet de CO2-utstoot n Nederland met 30 procent zjn gereduceerd. Kamerleden drngen op 6 september 2007 aan op energebesparende maatregelen n et gebouw van de Tweede Kamer. De mote-duyvendak om n egen us tot 3 procent energebesparng te komen, krjgt rume steun. Bovenden zegt de Voorztter van de Tweede Kamer een bewustwordngscampagne toe. Het s vervolgens aan de ambteljke ondersteunng om geoor te geven aan deze roep vanut de poltek. 3.2 Twee routes naar et doel 3 Energebesparng voor et voetlct In et art van de democrate moet et lct branden. Maar overdaad scaadt. Het jaar 2008 staat n et teken van de energebesparng. LED-lampen doen Het doel s elder: streven naar een energereducte n egen us. Maar oe ga je als Kamerorgansate daarbj te werk? Hoe bespaar je energe n een gebouwencomplex, waarn gangen, trappen en loopbruggen oud en neuw aan elkaar verbnden? Waarn monumentale panden zjn opgenomen, gekenmerkt door oge plafonds, keren bj de ramen en toctge gangen? Om et doel te bereken, wordt n 2008 langs twee routes gewerkt. De Denst Communcate neemt et voortouw n de bewustwordngscampagne Energek. De Facltare Denst pleegt extra onderoud en nstalleert energezunge lampen en bewegngssensoren voor water en lct. un ntrede n et gebouw van de Tweede Kamer. Alleen al bj de roltrappen 3.3 Energebesparende maatregelen In een gezamenljke kractsnspannng werken de Rjksgebouwendenst, egenaar van de Tweede Kamergebouwen, en de Facltare Denst aan energebesparng. Het resultaat mag er zjn. Een greep ut de maatregelen: 3.1 ledt deze verlctng met een besparng van kw tot een kostenreducte van per jaar. De mote-duyvendak zet aan tot een Kamerbrede bewustwordngscampagne om zung te zjn met energe. Aan et end van et jaar ontvangt de Kamer energelabel A. De poltek drngt aan op maatregelen Het energelabel op usoudeljke apparatuur en auto s s bj edereen bekend. Snds 1 januar 2008 s er ook een energelabel op wonngen en gebouwen. Dt certfcaat s gebouwgebonden. In één oogopslag s op et label te zen oeveel energe et betreffende gebouw verbrukt. Het gaat dan om verwarmng, warmwatervoorzenng, verlctng, ventlate en koelng. Verlctng Op verscllende plekken verlcten LED-lampen rumtes en objecten n de Tweede Kamergebouwen. Zj kunnen n prncpe een besparng opleveren tot 80 procent. Om te voorkomen dat n werkkamers te lang et lct bljft branden, terwjl nemand daar aanwezg s, gaat dre keer per dag n de Tweede Kamergebouwen automatsc et lct ut: om 8.45 uur, om uur en om uur. Wanneer zeer weng mensen aanwezg zjn bjvoorbeeld tjdens een reces brandt alleen de loopverlctng. Ook spaarlampen en bewegngssensoren n de meeste openbare rumtes zorgen voor energebesparng. Verwarmng Om de Tweede Kamergebouwen te verwarmen, wordt gebrukgemaakt van stadsverwarmng. Deze beperkt de CO2-utstoot tot een mnmum. Ook gebrukt de Tweede Kamer al 22 23

13 JAARVERSLAG 2008 ENERGIEBESPARING VOOR HET VOETLICHT H snds 2000 zonne-energe. Zonnecollectoren op et dak van de neuwbouw verwarmen et water voor de spoelkeuken; dt levert een energebesparng op van 40 procent. Ventlate en water Om de luctkwaltet n de vergaderzalen te bewaken, gebrukt de Facltare Denst nstallates de veel energe vragen. Wanneer er net wordt vergaderd, gaan deze nstallates ut. In veel toletten regelen bewegngssensoren de watervoorzenng voor de wastafels. Per ongeluk een kraan laten lopen, kan daar noot lang duren. De Rjksgebouwendenst en de Facltare Denst werken n 2008 gezamenljk aan et voct dat n de kelders onder de gebouwen Justte en Bnnenof 4, 5 en 6 overlast geeft. Groot onderoud zorgt ervoor dat de kelders opneuw n gebruk kunnen worden genomen als opslagrumtes, waar voctsensoren 24 uur per dag de voctged meten. Besparen zonder et aanzen te vervulen Een belangrjke voorwaarde voor energebesparng s goed onderoud van gebouwen en nstallates. Het s dwelen met de kraan open wanneer je bewust met de verwarmng omgaat, terwjl et n de buurt van de ramen vreseljk toct. Het s lastg om n deze monumentale panden energebesparende maatregelen ut te voeren, stelt Gerard Spaans, waarnemend oofd afdelng Tecnek bnnen de Facltare Denst. Ramen staan ut et lood. Zj vertonen keren. Sommge muren zjn een meter dk. Je kunt daar net zo maar aan de slag met neuwe tecneken. De moet je voorzctg toepassen. In 2008 zjn we daarn goed geslaagd, zonder et aanzen van de storsce gebouwen te vervulen. Een concreet voorbeeld van energebesparende onderoudsmaatregelen n de monumentale panden s et plaatsen van acterzetramen. Het dak op voor bewustwordng Nadat de Voorztter van de Tweede Kamer et parlement eeft toegezegd dat er een voorlctngscampagne n egen us zou komen, krjgt een projectteam de taak om nvullng te geven aan deze opdract. Communcateadvseur Seren Wggers ledt et team van medewerkers van de Facltare Denst, de Densten Commsseondersteunng, Communcate en Voorlctng. Het team organseert verscllende actvteten, waaraan alle Kamer leden, fractemedewerkers en ambtenaren mee kunnen doen. De naam van de campagne s Energek. Daarn zt al een oproep om vooral te partcperen n de campagne. Een tema met flar Seren Wggers: Volgens mj s dat s nog net eerder gedaan n de Tweede Kamer. Ik ben er trots op, dat wj met eel weng mensen en mddelen en n korte tjd een mooe 3.6 bewustwordngscampagne ebben opgezet. Energebesparng s net zo n sexy onderwerp. Toc ebben verreweg de meeste Kamerbewoners een postef gevoel over de campagne. Omdat et team ern s geslaagd et tema flar mee te geven. In de Kamerbode geeft de Voorztter de aftrap en laat zj aar lct scjnen over spaarlampen, et utzetten van televses en et mnder vaak gebruken van de lft. Op Plen2 scrjven Kamerleden van de commsse VROM een column over un al dan net energezunge gedrag. Het projectteam nodgt Kamerbewoners ut zelf met deeën te komen om op et werk zunger met energe om te gaan. Seren Wggers: Wj ebben er bewust voor gekozen om alleen maar te faclteren en de Kamerbewoners zelf un concluse te laten trekken. Daarvoor krjgen de Kamerbewoners stof tot nadenken. In de columns komen uteenlopende vses naar voren en er worden twee documentares getoond: An Inconvenent Trut van Al Gore en dens tegenanger Te Great Global Warmng Swndle van de Brtse televseproducent Martn Burkn. De eerste wjt de opwarmng van de aarde aan de overdadge CO2-utstoot door de mens. De tweede stelt dat de klmaatveranderng ontstaat door een veranderng n de stralng van de zon. Rondledng zeer popular Een oogtepunt van de campagne s de rondledng door de kelders, over de zolder en op et dak. Plekken waar je noot komt. De rondledngen ebben de mensen antwoord gegeven op vragen waarmee zj dageljks worden geconfronteerd: oe zt et met de verwarmng van mjn kamer, van et water etc.? Het projectteam eeft et aantal rondledngen moeten utbreden om aan de vraag te kunnen voldoen. Veel mensen doen mee aan de prjsvraag om zelf met een orgneel dee voor energebesparng te komen. Een onafankeljke jury met daarn de voorztter van de commsse VROM, de drecteur Bedrjfsvoerng en et oofd Facltare Denst krjgt alle deeën geanonmseerd voor zc. De juryleden bekjken, beoordelen en waarderen eder dee. Het wnnende dee s van Koen Hans, neuwsredacteur bj de Denst Communcate: een stekkerdoos waarop je apparatuur aanslut de vaak lange tjd stand-by staat. De stekkerdoos scakelt deze apparatuur na bepaalde tjd automatsc ut. De Eerste Ondervoorztter van de Kamer, Jan ten Hoopen, rekt n januar 2009 de prjs aan Koen Hans ut. In 2009 wordt zjn wnnende dee op alle relevante plekken n et Tweede Kamergebouw geïnstalleerd. Energelabel A als kerstcadeau Het jaar waarn zo energek met energe s omgegaan, endgt goed. Vlak voor de kerst beloont Eberard van der Laan, mnster voor Wonen, Wjken en Integrate, de nspannngen van de Tweede Kamer. Hj stuurt Kamervoorztter Gerd Verbeet et energelabel A voor de neuwbouw van de Tweede Kamer. Als enge rjksgebouw ontvangt de neuwbouw n 2008 et A-label. Een practg kerstcadeau voor de Kamerbewoners. Gerard Spaans Snds Energek zjn veel kantoren s avonds elemaal donker. De bewustwordng onder Kamerbewoners s absoluut gegroed n

14 JAARVERSLAG 2008 HENK BAKKER, DIRECTEUR BEDRIJFSVOERING, FINANCIËN EN PERSONEEL & ORGANISATIE INTERVIEW Henk Bakker, drecteur Bedrjfsvoerng, Fnancën en Personeel & Organsate De metamorfose van FEZ s een succesveraal Voor et eerst n de gescedens van de ambteljke ondersteunng n de Tweede Kamer s n 2008 gesproken over et utbesteden van taken. Dat zou ten jaar geleden nog onbespreekbaar zjn geweest. Henk Bakker geeft als drecteur Bedrjfsvoerng, Fnancën en Personeel & Organsate een terugblk op een bjzonder jaar. Net alleen de utbestedng komt aan de orde, ook de metamorfose van de Stafdenst Fnanceel-Economsce Zaken (FEZ) en et zoeken naar een gezonde balans tussen velged en gastvrjed. Henk Bakker vergeljkt et Tweede Kamergebouw met een bedrjfsverzamelgebouw. Daarn doen allerle fractes als klene bedrjfjes un werk. Daarover ebben wj natuurljk maar een beperkte zeggenscap. Het polteke bedrjf s naar zjn aard geen doelmatg proces. Toc noemt et rapport Berenscot de Tweede Kamer beperkt doelmatg. Dat s bepaald net verkeerd. Op veel plekken gezaad U kreeg n 2008 te maken met de utvoerng van de beslutvormng over et rapport Berenscot. Dat gng over utbestedng van taken, over standaardsate, over samenwerkng, etc. Welke vorderngen zjn er n 2008 gemaakt op dt dosser? Het jaar 2008 stond vooral n et teken van et treffen van voorberedngen. Volgens et rapport Berenscot kan et utbesteden van taken zo n 20 procent kostenreducte opleveren. Wj zjn n 2008 bezg geweest met et ontwkkelen en bespreken van plannen. Dat s een tjdrovend proces. Aan et ende van 2008 waren wj zover om concrete stappen te zetten. Dan moet u denken aan et utbesteden van de scoonmaak, et beled nzake nterne veruzngen en de nrctng van de gebouwen en aan kostenreductes n et Restaurantbedrjf. Bj dat alles geldt, dat nemand gedwongen er de deur utgaat. Dat eeft et Presdum van de Kamer ons explcet gevraagd. Bjzonder daarn s dat et Presdum n navolgng van et rapport Berenscot met de vraag afstand neemt van de werkorgansate en zc als een Raad van Toezct focust op de controletaak. Dat noemde Berenscot ook een doelmatgedsbevorderende maatregel. De ambteljke ondersteunng eeft n 2008 de utvoerng van de beslutvormng over et rapport Berenscot vooral ervaren n de vorm van doelmatgedsonderzoeken. Wat ebben de opgeleverd? Wj werken momenteel concrete voorstellen ut oe we de Facltare Denst kunnen ernrcten. Ook zjn andere densten gereorganseerd. Wj zjn sereus bezg met de voorzctge nt ut et rapport Berenscot om bepaalde dngen buten de deur te laten doen. Vanouds eeft de Kamer alles n egen us geouden. In Europees perspectef waren wj daarn eel bjzonder. Daarn komt nu dus langzaam veranderng. Wj ebben er n 2008 ook alles aan gedaan om te voorkomen, dat de doelmatgedsonderzoeken ten koste gaan van de motvate van medewerkers. Want er wordt nogal wat gevraagd van de ambteljke ondersteunng. Mensen moeten soms tot dep n de nact aanwezg zjn. Al met al ebben wj n 2008 vooral gezaad. De oogsttjd s nu aanstaande. Energek bezg met energe Energebesparng was n 2008 ook een doelstellng van uw drecte. Bent u tevreden over de resultaten? Ook er geldt dat wj beled kunnen ontwkkelen, maar net alle Kamerbewoners dngen kunnen voorscrjven. Gegeven deze omstandgeden ben k tevreden over wat we n 2008 ebben berekt. In de campagne Energek ebben we op een speelse maner geprobeerd Kamerbewoners bewust te maken van oe zj met energe omsprngen. We ebben rondledngen georganseerd de en op plekken bract waar zj anders noot komen. Onder andere bj de grote zonnecollectoren op et dak. We ebben dre veegpulzen ngesteld: om 8.45 uur, om uur en om uur gaat automatsc de verlctng ut. Dan moet je naar de lctknop lopen om je lct weer aan te doen. Dat levert bewustwordng op om net automatsc et lct te laten branden. We ebben een wedstrjd utgescreven, waarn degene de et meest orgnele dee levert om tot energebesparng te komen een leuke prjs krjgt. De wnnaar s n januar 2009 bekendgemaakt. Practge actes, maar oe zt et met de concrete resultaten? End 2008 eeft de neuwbouw van de Tweede Kamer als enge rjksgebouw et energelabel A gekregen. Reorgansate ledt tot cultuuromslag Het jaarplan 2008 van de Bevelgngsdenst vermeldt als doelstellng de ratonalserng van et toegangsbeled en et betonen van gastvrjed aan mensen van buten. De zorg voor velged en gastvrjed. Hoe ebt u bede doelstellngen n armone met elkaar kunnen verwezenljken? Het s lastg om een goede balans te vnden tussen velged en gastvrjed. Wj waren decenna lang et meest open parlement ter wereld. We dregden et meest gesloten parlement te worden. In 2008 ebben we beled ontwkkeld, waarn we mensen veel gercter 26 27

15 dan vooreen door de scan wllen laten gaan. Werknemers van de mnsteres en gekende gasten zjn n dat beled vrjgesteld van de ntenseve velgedscontroles. We ebben dt beled ontwkkeld n nauw overleg met de polte en de Natonaal Coördnator Terrorsmebestrjdng. De bedoelde gastvrjed noemt u n et jaarplan 2008 ngetogen cc. Wat bedoelt u daarmee? Nederlanders moeten trots zjn op un parlement, op et functoneren en de uterljke verscjnngsvorm. Maar onze utstralng moet net protserg zjn. Wj oeven net een trap op te gaan om ons parlement te betreden. Dat s bjzonder n Europa. Wj wllen laagdrempelg zjn, maar wel met een zekere statuur. Ingetogen, maar toc ook cc. Als we kjken naar de opvang van bezoekers ebben we dat doel nog net berekt. In 2008 ebben we ntensef overlegd met onder meer de Rjksgebouwendenst. Omdat et scannen van mensen bj drukte soms lange wactrjen geeft, ebben we meer rumte nodg bj de ngang. Het beled s ontwkkeld. In 2009 wllen we et realseren. De Stafdenst Fnanceel-Economsce Zaken s n 2008 gereorganseerd. Waarom was de reorgansate nodg? De Stafdenst FEZ was tot voor 2008 vooral een dt mag net -denst. In 2008 s dat veranderd. Hoe kunnen we je elpen? s nu et motto. De reorgansate eeft geled tot een totale cultuuromslag. Tot een complete metamorfose qua mago. Voor de medewerkers van FEZ s et werk veel leuker geworden. Deze veranderng eeft ook buten de Tweede Kamer de aandact getrokken. In 2008 werd FEZ samen met crca ten andere organsates ut meer dan tactg gegadgden genomneerd als de beste fnancële organsate n de overedssfeer. De prjs s utendeljk naar een andere organsate gegaan. Maar voor de Tweede Kamer s dt toc een succesveraal. 28

16 JAARVERSLAG 2008 DE TWEEDE KAMER ALS WERKGEVER H 4 functonerngsgesprek neuwe stjl wordt afgesproken wat de medewerker et komende jaar gaat doen en wat j of zj daarbj nodg eeft aan ondersteunng of ontwkkelng. Wanneer de aard van de afgesproken werkzaameden daartoe aanledng geeft, eeft de ledng gevende de mogeljked om bjzondere prestates extra te belonen. Het competenteprofel s een onmsbaar nstrument bj et functonerngsgesprek neuwe stjl. Het lgt naast de functebescrjvng. In et competenteprofel staat net wat een medewerker doet, maar oe j of zj dat doet. Welk noodzakeljk en wenseljk gedrag de medewerker moet vertonen n essentële werkstuates. Lednggevenden en medewerkers gaan net blanco de neuwe gesprekscyclus n. De Stafdenst P&O organseert tranngen, waarn zj leren oe zj et neuwe functonerngsgesprek moeten voeren. Net edere medewerker krjgt n 2008 al te maken met de neuwe gesprekscyclus. Een aantal densten zt mdden n een reorgansate (ze oofdstuk 1). Pas wanneer een reorgansate acter de rug s, de medewerkers un competenteprofelen ebben gekregen en zj op tranng zjn geweest, begnnen zj aan de neuwe gesprekscyclus. Een aantal densten komen n 2008 nog net toe aan et functonerngsgesprek neuwe stjl. Andere maken een vlegende start. 4.2 Extntervews: We bljven krtsc op de egen organsate 4 De Tweede Kamer als werkgever De Tweede Kamerorgansate faclteert et democratsc proces optmaal. Als één geeel van densten. Ieder met zjn egen verantwoordeljked. Maar wel zo goed mogeljk op elkaar ngespeeld. Net als een olympsc team dat beseft: alleen door samen ard te werken voor dat ene doel kun je goud wnnen. 4.1 Daloog belangrjk n de neuwe gesprekscyclus Het totale aantal medewerkers van de Tweede Kamer bljft n 2008 nagenoeg geljk. Vergeleken met 2007 komen mnder medewerkers n denst, maar gaan er ook mnder weg. Met en de vrjwllg de Tweede Kamerorgansate verlaten, oudt de Stafdenst P&O vanaf 1 januar 2008 zogenoemde extntervews. Daarut rjst globaal et beeld dat de vertrekkende medewerkers tevreden zjn over de organsate, de werksfeer, de relate met un lednggevenden en collega s, de arbedsvoorwaarden en de persoonljke begeledng. Toc ebben zj de Tweede Kamerorgansate verlaten. Veel van en (55 procent) zen n de Kamer te weng mogeljkeden voor un persoonljke ontploong. Ilse Borg, beledsadvseur P&O: Opvallend n de cjfers s de relatef grote groep jonge medewerkers de utstroomt: 21 van de 38 vertrekkende personen s 35 jaar of jonger. Dat zjn mensen de graag wllen doorgroeen, waartoe ons type organsate te weng mogeljkeden bedt. De Stafdenst P&O wl, met deze utkomsten n anden, medewerkers gercter begeleden, tranngen en opledngen aanbeden om tegemoet te komen aan un ambtes. Ilse Borg: Maar et s net zo, dat wj edere ambte van edere medewerker kunnen waarmaken. We gebruken de extntervews als een nstrument n de verdere professonalserng. We bljven krtsc op de egen organsate en et egen beled. Ilse Borg We bljven krtsc op de egen organsate en et egen beled De nzet van de Stafdenst P&O s erop gerct edereen met plezer naar zjn werk te laten gaan, voldoende utdagng te beden en voldoende resultaten te laten bealen. Om aan dt streven vorm en noud te geven, neemt P&O n 2007 et ntatef tot de neuwe gesprekscyclus. Deze bestaat ut twee functonerngsgesprekken per jaar. In 2008 krjgen de medewerkers voor et eerst te maken met de gesprekscyclus. Belangrjk n de neuwe gesprekscyclus s de daloog. Geen monoloog van de drect lednggevende tegen de medewerker. In et neuwe functonerngsgesprek s tweerctngsverkeer vanzelfsprekend. Het gesprek s drect gekoppeld aan de functeomscrjvng van de medewerker, zjn of aar competenteprofel, et jaarplan van de denst waartoe de medewerker beoort, et opledngsplan en de organsatedoelstellngen. In et 4.3 Zeer laag verzumpercentage Dankzj de Wet Verbeterng Poortwacter (2002) dalen n Nederland de verzumcjfers. Ook n de Tweede Kamerorgansate. Was et verzumpercentage n 2002 nog 7,5%, aan et slot van 2008 s dat 3,9%, zo goed als een alverng. Vergeleken met andere overedsorgansates s et verzumpercentage van de Tweede Kamerorgansate een van de laagste. In et verzumbeled van de Tweede Kamer neemt de drect lednggevende de regerol op zc. We zc zek meldt, eeft net altjd een vervelende grep of oge koorts. Het s aan de drect lednggevende bj zjn of aar medewerkers na te gaan welke specfeke 30 31

17 JAARVERSLAG 2008 DE TWEEDE KAMER ALS WERKGEVER H 4 redenen aanledng kunnen geven voor verzum en oe een tuszttende medewerker zo snel mogeljk weer aan de slag kan gaan. De Stafdenst P&O trant snds 2005 de drect lednggevenden n et voeren van dergeljke verzumgesprekken en rekt en andvatten aan om onnodg verzum te voorkomen. Zoals de percentages aangeven, gebeurt dat met groot succes. meer dan et dubbele. Daarom drngt de Stafdenst FEZ aan op extra aandact voor beeersng en sturng van de zogenoemde personeelsbudgetten. Vanaf 2009 drukken kosten voor nuur van mensen voor projecten op de specfeke projectbudgetten en net op et algemene personeelsbudget Accent op gezondedsbeled Karn Wjnmalen, beledsadvseur P&O, verteld dat deze stafdenst maatwerk wl leveren. Als veel densten en afdelngen een gerng verzum ebben, eeft et geen zn om steeds op verzumbeeersng te bljven ameren. Daarom wllen we n 2009 et accent verleggen van een verzumbeled naar een gezondedsbeled. De accentverscuvng s een trend n Nederland. Omdat et zo goed gaat met et terugdrngen van et verzum, wordt et belangrjker aandact te besteden aan de prevente. En aan de afdelngen met een wat oger verzum bljven we extra aandact geven. Dt betekent net dat er mnder aandact zal zjn voor verzum. Om de ontwkkelng per denst goed te bljven montoren, eeft de Stafdenst P&O n 2006 de zogenoemde Verbaannorm geïntroduceerd. Deze norm s een statstsc rctcjfer, onder meer bepaald door de leeftjdsamenstellng van een team of een denst. De Verbaannorm geeft aan welk verzumpercentage aalbaar moet zjn voor een denst. Zt deze daar dudeljk boven, dan gaat de lednggevende na wat de oorzaak daarvan kan zjn en neemt passende maatregelen. Begrotngsutvoerng succesvol, maar Het optmaal faclteren van et democratsce proces kost geld. De Tweede Kamerorgansate werkt met een kassysteem. Er zjn geen wnsten en verlezen. Wat aan et end van et jaar overbljft, gaat terug naar de scatkst. De jaarljks terugkerende utdagng voor de dre drectes s de budgetten zo adequaat mogeljk n te zetten, zoals n de jaarplannen s verwoord. De Stafdenst FEZ s daarbj bewaker en advseur tegeljkertjd. In zjn ntervew vertelt Henk Bakker, drecteur Bedrjfsvoerng, Fnancën en Personeel & Organsate over et veranderde mago van FEZ. >> Lees et ele ntervew met Henk Bakker op pagna 26. De Stafdenst FEZ concludeert, dat de begrotngsutvoerng n 2008 succesvol s geweest. De denst maakt daarbj wel twee kanttekenngen: - Er lgt n december een oge pek aan betalngen. 23 procent van et besckbare jaarbudget s utgegeven n de laatste maand. Dt s net ncdenteel. Het gebeurt eder jaar. Om te komen tot een regelmatger rtme van betalngen, s een betere projectsturng en -plannng nodg. - Aan et begn van et jaar maakt et Managementteam met de densten de afspraak, dat zj n 2008 zo mn mogeljk extern personeel zullen nuren. Alleen de Denst Automatserng vormt erop een utzonderng, vanwege de ngrjpende reorgansate. Voor de post net-formatef personeel voor de ele ambteljke organsate wordt 2,3 mljoen begroot. De werkeljke kosten aan et ende van et jaar bedragen ecter Een enerverend jaar voor de afdelng Inkoop Het s een spannend jaar voor Inkoop. De afdelng gaat over naar de Stafdenst FEZ. Het nkoopproces wordt geprofessonalseerd. Dgtalserng s daarbj een belangrjke stap naar een egentjdse ondersteunng van de Kamerorgansate. In et project Van Aanvraag tot Betalen vervangt de computer post en paper. Alle voorberedngen voor de utvoerng van dt project vnden plaats n In 2009 gaat et van start. Deze professonalserngsslag zal een aanzenljke tjdbesparng opleveren en vermndert de kans op fouten. Omdat de Kamer meer dan vooreen zelf de rege wl bljven voeren bj aanbestedngen, doet zj n 2008 een toenemend beroep op Inkoop om deze aanbestedngen zelf ut te voeren. De ontwkkelngen op et terren van (Europese) aanbestedngen gaan zeer snel. De afdelng maakt een naalslag wat betreft kenns. Het s een nvesterng de zc terugverdent. De Ondernemngsraad zoekt betrokkened Op 10 december zjn de OR-verkezngen gepland. Maar met ten kanddaten voor elf zetels gaan de verkezngen net door. De besckbare kanddaten worden automatsc ld en de OR gaat de neuwe perode van dre jaar n met één vacature. Peter van Goc, voorztter n 2008, kjkt teleurgesteld terug op de verkezngen. Medewerkers voeren vaak et argument aan, dat zj et werk voor de OR net kunnen combneren met un functe. Terwjl een facltetenregelng en voor een deel vrjstelt van un gewone werkzaameden. Het belang van medezeggenscap n de werkorgansate wordt n de Tweede Kamer bljkbaar even weng gezen als n de rest van Nederland. Acteve medezeggenscap op vele fronten Als OR-ld word je n de gangen geregeld aangesproken door collega s, vertelt Peter van Goc. We doen geen belangenbeartgng van ndvduele werknemers. De Ondernemngsraad kjkt naar et belang van alle medewerkers en de organsate. Je zt er net voor jezelf of je egen denst. De Ondernemngsraad en et Managementteam komen n 2008 ten keer bjeen. Hoewel soms arde noten worden gekraakt, bljft de sfeer tussen et bevoegd gezag en de OR goed. Dat medezeggenscap n de ambteljke organsate van de Tweede Kamer geen paperen tjger s, bewjst de Ondernemngsraad ook n De raad spreekt zjn bezorgded ut over de dffuse afbakenng van twee onderzoeken de parallel aan elkaar lopen: een groot doelmatgedsonderzoek enerzjds en de concrete nvullng van een taakstellng de de Tweede Kamer zczelf eeft opgelegd anderzjds. Peter van Goc Je zt net n de Ondernemngsraad voor jezelf of je egen denst 32 33

18 In de praktjk ervaart de Ondernemngsraad te vaak dat bede onderzoeken verwarrend door elkaar een lopen. Over gedwongen ontslagen maakt de raad zc geen zorgen. De belofte van de Grffer dat de net aan de orde zjn, weegt zwaar bj de leden van de OR. Wel constateren zj dat vacatures dkwjls net worden ngevuld. Dt doet de Ondernemngsraad denken aan de kaasscaafmetode, waarvan et Managementteam just eeft gezegd, dat et MT de net wl gebruken. Verder s de Ondernemngsraad actef betrokken bj de ontwkkelng van de neuwe gesprekscyclus, reorgansateplannen van densten, et terugdrngen van et verzum en et arbobeled van de Tweede Kamer. 34

19 Wst u dat n 2008: Er kopjes koffe zjn verkoct? Er van algemeen overleggen geredgeerde woordeljke verslagen worden gemaakt? De totale plenare vergadertjd s toegenomen met 234 uur en 40 mnuten? De commsse Europese Zaken ver bjeenkomsten n et land organseerde waar Nederlanders en Kamerleden debatteerden over et Europese Verdrag en de toekomst van Europa? Er 161 mnder besloten commssevergaderngen waren dan n 2007? Het aantal bnnenlandse werkbezoeken ten opzcte van 2007 met 9 s afgenomen? De koffe- en snackautomaten overal zjn vervangen? Het aantal butenlandse werkbezoeken ten opzcte van 2007 met 20 s toegenomen? Het aantal bezoekers aan de publeke trbune en rondledngen s toegenomen met ? Er 13 pettes mnder zjn aangeboden dan n 2007? Het aantal ngedende wetsvoorstellen ten opzcte van 2007 s toegenomen met 71? Er 22 spoeddebatten meer waren dan n 2007? Het aantal bezoekers van ten opzcte van 2007 s toegenomen met ? Er op dre vodcasts van de Voorztter staan over verscllende aspecten van et werk van de Tweede Kamer? Openbare vergaderngen n de dre grote commssezalen n betere beeldkwaltet te volgen zjn op Het project Kamer Beter n Beeld de tweede plaats en een eervolle vermeldng eeft beaald bj de ICT Aanbestedngawards 2008? De ste s verneuwd? Er 1224 pc s zjn vervangen? De Bevelgngsdenst tot leerbedrjf van et jaar 2008 s utgeroepen? Er rum 350 evenementen zjn georganseerd? Iedereen een neuwe ouder voor de toegangspas eeft gekregen de s voorzen van een kopeerbevelgng? De nformatedossers op keer bekeken zjn? 1300 mensen un menng gaven over et rekenngrjden op de commssewebste van Verkeer en Waterstaat? Er 481 meer openbare commssevergaderngen waren dan n 2007? De Konnkljke portretten van Wllem I,II en III op Bnnenof 1a zjn gerestaureerd? De Eerste Kamer een voorlctngsflm eeft gemaakt over aar werk en aar leden, de relate met de regerng en de Tweede Kamer en de gebouwen van de senaat? Er op een vodcast te zen s over de totstandkomng van een wetsvoorstel? Er dre tentoonstellngen zjn georganseerd, over de Rumtevaart n Nederland, Democrate s een kunst en EU & JIJ? De langste plenare vergaderng op 5 november 15 uur en 15 mnuten duurde? De pc s sneller zjn en een groot beeldscerm ebben? De brocure Tweede Kamer aan et werk ook n bralle verkrjgbaar s? Bureau Onderzoek en Rjksutgaven 137 nottes voor de Tweede Kamer eeft gescreven? Er 160 nternetdossers op zjn geplaatst? 37

20 Colofon Dt s een utgave van de Tweede Kamer der Staten-Generaal Bezoekadres Plen 2 Den Haag Postadres Postbus EA Den Haag Tekst en ontwerp Denst Communcate Prnt Facltare Denst Fotografe Hans Kouwenoven Meer nformate Telefoon: Emal: publeksvoorlctng@tweedekamer.nl Vermengvuldgen van nformate ut deze publcate s net toegestaan zonder utdrukkeljke toestemmng van de utgever. Aprl