Verslag Kennisbijeenkomst NHW-beheerpilots. Georganiseerd in het kader van de pilot Samenwerken aan maatwerk en kwaliteit

Transcriptie

1 Georganiseerd in het kader van de pilot Samenwerken aan maatwerk en kwaliteit d.d. 28 oktober 2014 Inleiding Deze kennisbijeenkomst is georganiseerd binnen het programma NHW-beheerpilots. Doel is om de uitkomsten van de pilot Samenwerken aan maatwerk en kwaliteit te presenteren aan eigenaren en beheerders van de Nieuwe Hollandse Waterlinie. Verder biedt de bijeenkomst een platform voor discussie over de meerwaarde van technische beheersystemen binnen de NHW en de randvoorwaarden die ingevuld moeten worden om dergelijke systemen te laten functioneren. Introductie Beheerpilot Molenkade-GeoFort, door Lex Roeleveld, bureau Heggen In de eerste presentatie tijdens deze kennismiddag worden kort de achtergronden, het doel en het verloop van dit pilotproject behandeld. Het project werd geleid door bureau Elfenboom. Technische expertise en programma s werden ingebracht door bureau Elfenboom (groene elementen) en Bunker-Q (rode elementen). GeoFort en Staatsbosbeheer waren in dit pilotproject als exploitant resp. eigenaar betrokken. Het doel van het project was drieledig: 1. Onderhoudsplannen voor rode (GeoFort) en groene elementen (GeoFort en Molenkade) opstellen. 2. De eigenaren/exploitanten inzicht in de kosten van onderhoud verschaffen. 3. De onderhoudsprogramma s voor groen en rood aan elkaar koppelen. In het project is zo goed mogelijk aan de PPP benadering (People, Planet, Profit) invulling gegeven: People participatieve werkwijze, betrekken diverse partijen, Planet inzetten op duurzaam integraal beheer en monitoring van biodiversiteit, Profit efficiënt en effectief beheer d.m.v. onderhoudsprogramma s. Het project is als een pilotproject uitgevoerd. Geen rechte lijn van start tot einde maar testen, alternatieven beschouwen en nieuwe wegen bewandelen. Zo is het project ook bij de Liniewacht betrokken geraakt en zijn scenario s voor het werken met BOOM onderzocht en in uitvoering genomen. Pagina 1 van 9

2 De doelen zijn gehaald, hoewel het niet tot een volledige integratie van rood en groen is gekomen. De gegeven tijd binnen de Pilot is niet voldoende gebleken om deze ambitie" binnen deze periode geheel te kunnen afronden. De integratie van BOOM en methode BunkerQ blijft echter, ook na de pilot, op de agenda staan. Tijdens deze kennisdag doen de belangrijkste, bij dit pilotproject betrokken partijen, in het kort verslag van hun bevindingen. De methode Bunker-Q, door Volker Vlaming, bureau Bunker Q Het belang van goed onderhoud voor rood, oftewel vastgoed, hangt bij Forten vaak samen met het onderhoud van groen. Het beheer ervan vraagt daarom om een goed systeem. Bunker-Q heeft voor het onderhoud van rode elementen de methode Bunker-Q ontwikkeld. Hiervoor zijn rode elementen op micro niveau geïnventariseerd. De gebundelde informatie maakt een macro perspectief mogelijk. Door het bijstellen van onderhoudscycli en het uitstellen van werkzaamheden worden diverse onderhoudsscenario s zichtbaar. Door inhoudelijke en financiële gegevens van de uitvoering bij te houden worden de berekeningen steeds accurater. De methode Bunker-Q rekent met een opbrengstpotentieel, jaarlijkse investeringen en impulsinvesteringen gekoppeld aan de kosten en planning van onderhoud. Dit heeft betrekking op de instandhouding van gebouwen tijdens de gebruiksfase. Voor haalbaarheid van het gewenst onderhoud in relatie tot het beleid voor behoud van monumentaal vastgoed zijn diverse scenario s te generen waarbij de conditiemeting conform NEN 2767 is geïmplementeerd. Voor iedere locatie worden de componenten (ruimtes) gedetailleerd beschreven en op basis daarvan worden onderhoudsmaatregelen vastgesteld. Het budget en de planning van activiteiten vormen de basis voor uitvoering. Het dynamisch proces van onderhoud wordt door terugkoppeling actueel gehouden. De bouwkundige staat wordt in NL-SfB en Stabu codering gestructureerd. Locaties en objecten zijn uniek gecodeerd en gebaseerd op de inventarisaties NHW, uitgevoerd door Bunker-Q in Het ambitieniveau was om het onderhoud van alle groene en rode linie elementen in één systeem onder te brengen: Bunker-BOOM. Dit bleek echter binnen deze pilot niet haalbaar. Pagina 2 van 9

3 Beheerpilot Molenkade GeoFort - Samenwerken aan maatwerk en kwaliteit, door Robert Ceelen, bureau Elfenboom In deze pilot neemt de toepassing van het digitale beheerprogramma (BOOM - Beheer en Onderhoud Op Maat) een centrale plaats in. BOOM wordt als SAAS-oplossing, ook wel Software on Demand, aangeboden. Dit is de aanbieding van software als een onlinedienst. De klant hoeft de software niet aan te schaffen, maar sluit bijvoorbeeld een contract per gebruiker, eventueel in combinatie met andere parameters. De SaaS-aanbieder zorgt voor installatie, onderhoud en beheer, de gebruiker benadert de software over het internet bij de SaaS-aanbieder. BOOM is gericht op maatwerk in uitvoering van (groen)onderhoud. Kwaliteit in uitvoering vereist dat het onderhoud van de elementen gedetailleerd wordt beschreven en elementen op kaart zichtbaar zijn. De inventarisatiegegevens worden in BOOM weergegeven. Anderzijds is het wenselijk dat onderhoudsmaatregelen gebaseerd zijn op heldere doelen, op een goede vertaling van beleid en de wensen van betrokkenen. BOOM biedt de mogelijkheid om streefbeelden en afgeleide onderhoudsmaatregelen op te nemen en te muteren. BOOM is bovenal een methode, een participatieve manier van werken. In de procescyclus volgen planning, uitvoering, monitoring en bijstellen van het onderhoud, elkaar steeds op. Naast planning van onderhoud biedt BOOM de mogelijkheid de uitvoering te registreren, foto s op te slaan, geschiedenis van onderhoud vast te leggen, en begrotingen en bestekken op te stellen. Dit geldt in principe voor zowel de groene als de rode elementen onder de Methode Bunker-Q. In deze pilot is BOOM breed toegepast. De bij dit pilotproject betrokken partners presenteerden tijdens de kennismiddag hun ervaringen met BOOM. Pagina 3 van 9

4 Beheerpilot de Liniewacht, door Susanne Agterbosch, Stichting Landschapsbeheer Gelderland In dit pilotproject werken de Zoogdiervereniging en Stichting Landschapsbeheer Gelderland nauw samen. Het doel is de monitoring en het onderhoud en beheer van groepsschuilplaatsen en direct omliggende landschapselementen. Dit door middel van lokaal eigenaarschap en actieve betrokkenheid van de bewoners gestalte te geven. Landschappelijke, ecologische en cultuurhistorische waarden dienen in goede handen te zijn. Na werving via informatieavonden zijn er inmiddels ongeveer 30 mensen actief in het beheer en de monitoring van meer dan 100 elementen. Eind 2016 moet deze groep grotendeels zelfstandig kunnen draaien. Momenteel worden de vrijwilligers getraind in het monitoren van vleermuizen en het beheer en onderhoud van landschapselementen. Hierbij is extra aandacht voor ARBO, veiligheid en verzekering. Als organisatie Liniewacht werkt men op gronden van zowel Staatsbosbeheer, Waterschap Rivierenland als ook particuliere eigenaren. Daarnaast vindt afstemming plaats met andere vrijwilligersgroepen en ondernemers in het gebied zoals GeoFort, VleGel (Vleermuiswerkgroep Gelderland) en de Natuur- en Vogelwacht Culemborg. Voor monitoring van vleermuizen werkt men met speciaal hiervoor in BOOM ontwikkelde formulieren. Deze kunnen online ingevuld worden en per element worden opgeslagen. Ook onderhoudsplanningen kunnen met behulp van BOOM worden gemaakt en geactualiseerd. Kaarten voor de exacte werklocaties kunnen door vrijwilligers zelf worden geprint. Momenteel wordt het programma BOOM door de Liniewacht getest. In maart 2015 wordt e.e.a. geëvalueerd. Het is de bedoeling dat de Liniewacht volledig autonoom kan werken en de kwaliteit van onderhoud verzekerd is. BOOM is daarbij een goed instrument ter ondersteuning. Aangezien de Liniewacht niet over eigen middelen beschikt is de vraag welke partij de kosten gaat dekken die deze vrijwilligersgroep maakt bij het organiseren en uitvoeren van beheer en monitoring van NHW-objecten van derden. Denk aan uitvoeringskosten, aanschaf en onderhoud van gereedschappen maar ook bijvoorbeeld de abonnementskosten op BOOM. Pagina 4 van 9

5 Beheerpilot Molenkade-GeoFort, door Piet Hopman, Staatsbosbeheer Staatsbosbeheer heeft de afgelopen jaren uitgebreide ervaring met BOOM opgedaan tijdens het herstelproject Maasheggen. Binnen de NHW is Staatsbosbeheer eigenaar van liniegronden en forten, beide met groene en rode objecten. Staatsbosbeheer heeft als taak voor erfgoed, natuur en landschap te zorgen maar het ook voor publiek toegankelijk en beleefbaar te maken. Met de steeds beperktere middelen is efficiënt onderhoud een voorwaarde om genoemde doelen te realiseren. De ervaring van Staatsbosbeheer met BOOM is dat het gebruik ervan een beter overzicht biedt van alle onderhoudsmaatregelen en de planning van de werkzaamheden. Onderhoudswerkzaamheden kunnen gericht worden aangestuurd wat voor de kwaliteit van uitbesteed werk van groot belang is. Doordat de resultaten van de uitvoering bijgehouden worden, kan het onderhoud, wat een cyclisch proces is, waar nodig worden bijgesteld. Alle werkzaamheden worden in historie opgeslagen, waardoor effecten van ingrepen gemonitoord kunnen worden en gebiedskennis wordt opgebouwd. Deze is door het gebruik van BOOM ook beter overdraagbaar. Dit is belangrijk omdat de inzet van medewerkers steeds flexibeler wordt. Tot slot kunnen met BOOM kostenanalyses gemaakt worden. Dit kan leiden tot bijvoorbeeld fasering of aanpassing van de onderhoudswerkzaamheden. BOOM kent in de beheerpilot Molenkade-GeoFort voor Staatsbosbeheer ook beperkingen. In een druk werkprogramma zijn medewerkers niet genegen om voor een relatief klein, extensief beheerd terrein te investeren in het toepassen van een nieuw programma. Het gebied is te klein en de pilotfase ook te kort. Daarnaast is wel gebleken dat wanneer zich complexere beheersituatie voordoen BOOM wel uitkomst bied. Nuttig bleek het gebruik van BOOM voor het monitoren van vleermuispopulaties in groepsschuilplaatsen en de mogelijkheid om observaties over bijvoorbeeld geconstateerde gebreken te registreren en door te geven. Dit alles word gedaan door vrijwilligers en is door online gebruik van BOOM ook direct voor de boswachter zichtbaar. Daarnaast kan BOOM dienen als een verfijning van het SBB-programma CMSI. BOOM is met name een meerwaarde bij het beheer van complexe terreinen zoals forten en in geval meerdere partijen betrokken zijn bij de uitvoering. Pagina 5 van 9

6 Hoe houdt je de onderhoudskosten van een fort in de hand?, door Bart Bennis, GeoFort In deze presentatie worden de prioriteiten van de exploitant uiteengezet. Het belangrijkste voor de exploitant van GeoFort is: 1. De exploitatie draaiende houden, een enorme uitdaging die veel energie en middelen vergt. 2. Maximaal rendement uit minimale inzet halen. 3. Problemen voorkomen. Onderhoud van rood en groen zijn belangrijk. De exploitant is verplicht dit te doen, maar daarbij wordt nut en noodzaak wel voortdurend afgewogen; wat wel/niet, in welke mate, wanneer, door wie, financiering,.? Adequaat onderhoud is ook belangrijk voor de exploitatie. Uiteindelijk willen de bezoekers een mooi fort bezoeken en is de beleving van de bezoekers maatgevend. Dit zijn daarom ook belangrijke punten bij het vaststellen van het onderhoudsprogramma. Het pilotproject heeft inzichten gegeven in de hoeveelheid en diversiteit aan onderhoudsmaatregelen. Dit is gezien de omvang er van, de kosten die er mee gemoeid zijn én het feit dat de exploitant er niet echt in thuis is (en ook niet wil zijn), een belangrijk resultaat. Voor rood (bijdrage Bunker-Q ) is hierdoor een betere planning en begroting van het onderhoud mogelijk geworden. Hierdoor kunnen aanvragen voor financiering van onderhoud tijdig worden ingediend. Als extra is het component installaties meegenomen omdat dit voor de exploitant een grote meerwaarde heeft. Voor groen geldt dat het werken met BOOM meer inzicht in de uitvoering en kosten van onderhoud opgeleverd heeft. Het bijhouden van BOOM (actualiseren van gegevens) door de exploitant stuit op tijdsgebrek. Door BOOM kan het onderhoud wel gemakkelijk uitbesteed worden. BOOM helpt de exploitant te ontzorgen zodat deze zich op zijn kerntaken kan richten. Samenwerking met bedrijven als Avelingen Groep en Lander waaraan het groenonderhoud wordt uitbesteed biedt hierdoor betere kansen. Voorwaarde is wel dat de kosten daarmee niet hoger worden dan dat ze zijn indien onderhoud in eigen beheer wordt uitgevoerd. Pagina 6 van 9

7 Sociaal domein borgt duurzaam beheer van linieobjecten, door Gert-Jan Toonen, Avelingen groep Avelingen Groep voert kleinschalig, eenvoudig onderhoud uit aan linieobjecten. Denk daarbij aan maaien gras, snoeien struiken, knotten van wilgen e.d. Avelingen Groep zet hierbij mensen in die een afstand tot de arbeidsmarkt hebben en mensen in een uitkeringspositie. Dit past binnen de Participatiewet die 1 januari 2015 van kracht wordt. Met deze vorm van maatschappelijk verantwoord ondernemen ontzorgt Avelingen Groep exploitanten en eigenaren. Bovendien kan het bedrijf tegen een relatief lage prijs maatwerk bieden. Avelingen Groep is binnen de NHW actief op GeoFort en andere terreinen van Staatsbosbeheer en is bij het pilotproject betrokken geraakt op het moment dat er scenario s voor het gebruik van BOOM besproken werden. Een van de scenario s was dat GeoFort opdracht voor uitvoering van (groen) onderhoud verstrekt en het werk controleert, maar verder ontzorgt wordt door een extern bedrijf. In dit concrete geval is dat Avelingen Groep, dat binnen dit project kort met BOOM heeft kunnen werken. Aantrekkelijk aan BOOM is volgens Avelingen Groep dat de elementen online op kaart zichtbaar zijn met alle detailinformatie over elk element. Er kunnen selecties van onderhoudsregelen gemaakt worden waaraan tevens de kosten kunnen worden toegevoegd. De voorlopige ervaring van Avelingen met BOOM is dat het: 1. Overzichtelijk is en dat gegevens eenvoudig aan te passen zijn. 2. Een goed middel is om intern en met klanten plannen of werkzaamheden te bespreken (kaarten, foto s, tabellen). 3. Bijdraagt aan het goed aan kunnen sturen van medewerkers doordat een uitdraai van een kaart en tabel kan worden meegegeven. Uitgevoerde werkzaamheden worden op de uitdraai aangevinkt en op kantoor in BOOM verwerkt. 4. De financiële verantwoording naar de klant toe duidelijk en eenvoudig maakt doordat uitgevoerde werkzaamheden geregistreerd staan en gekoppeld zijn aan financiële kengetallen. Avelingen Groep zou graag langer met BOOM willen werken om de organisatie van het werk en de samenwerking met GeoFort (klant) goed te kunnen testen. Pagina 7 van 9

8 Discussie Het belang van het leveren van efficiënt en tevens maatwerk onderhoud word algemeen erkend. De NHW-objecten vereisen kwalitatief goed onderhoud. Deelnemers zijn het eens met de stelling dat er aan het complexe onderhoud van rode en groene linie-elementen een goed beheersysteem ten grondslag moet liggen om deze kwaliteit en maatwerk te borgen. Het bouwen aan gebiedskennis (historie van het onderhoud) werd hierbij als belangrijk genoemd. Met beheersystemen kan de aansturing van het werk goed geregeld worden. Tevens worden de randvoorwaarden van de beeldkwaliteit bewaakt en wordt de relatie tussen het onderhoud van vastgoed en groenbeheer gelegd. Een andere mogelijkheid die interessant gevonden word, is dat het ambitieniveau van het onderhoud aan wensen en mogelijkheden kan worden aangepast. Moet het schilderwerk om de x jaar gedaan worden of kan 1 of 2 jaar later ook, zonder bijzondere extra kosten? Een belangrijk punt van discussie was het onderhoud van beheersystemen zelf. Het wordt weliswaar als erg nuttig en gebruiksvriendelijk ervaren, maar het vergt wel 1) tijd om er mee te leren werken en 2) tijd om het bij te houden. Hier valt niet aan te ontkomen, maar deze druk kan op twee manieren verlegd worden: 1. Toepassing van beheersystemen op een groter schaalniveau. Zowel GeoFort als Molenkade zijn kleine objecten. Het leren werken met en invoeren van gegevens vergt een zekere schaal, waaraan in dit pilotproject, zo kan worden geconcludeerd, niet werd voldaan. 2. In het verlengde daarvan, ligt het ontzorgen van exploitanten. Bedrijven die onderhoud uitvoeren maken gebruik van het schaalvoordeel omdat ze beheersystemen kunnen gebruiken voor een groot aantal objecten. De administratie van de uitvoering kan dan tevens door hun via een beheersysteem verlopen. Bij dit alles staat buiten kijf dat een beheersysteem, enigszins los van het schaalniveau, een duidelijke meerwaarde heeft bij complexere onderhoudssituaties voor linie-elementen. Dit kan gaan om complexere objecten waar meerdere beheerders naast elkaar werken. Maatwerk wordt in een aantal onderhoudswerkzaamheden beter realiseerbaar doordat werkzaamheden tot op een groot detailniveau kunnen worden aangestuurd. Daarnaast kunnen bedrijven zoals Avelingen en Lander, die maatschappelijk verantwoord ondernemen, we werken marktconform maar hebben geen winstoogmerk. Passend werk staat centraal als middel om mensen op te leiden. Bij de NHW zijn in vrijwel alle gevallen meerdere, soms zeer uiteenlopende, partijen betrokken wat een participatieve benadering vereist. Waar overleg en samenwerking belangrijk zijn, blijkt BOOM als webbased programma in de praktijk een nuttig middel om de onderlinge communicatie te bevorderen. Pagina 8 van 9

9 CONCLUSIES Verslag Kennisbijeenkomst NHW-beheerpilots Iedereen is het eens over het feit dat er voor het complexe beheer van de Linie, een goed beheersysteem een vereiste is. Met name een web-based beheersysteem, dat zowel voor de rode als groene elementen maatwerk biedt, heeft voor de NHW grote voordelen. Een zeker schaalniveau is wel vereist. Hoe complexer de onderhoudssituaties of des te meer partijen betrokken zijn bij de planning en uitvoering van het beheer en monitoring, hoe eerder dat schaalniveau is bereikt. Wat er binnen deze pilot gerealiseerd is heeft die potentie en kan verder uit gewerkt worden. Een interessante optie daarbij is dat exploitanten ontzorgt worden wanneer het bijhouden van het beheersysteem bij de onderhoudsbedrijven komt te liggen. Daarnaast bied het voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt of uitkeringspositie een kans om ze gericht in te zetten binnen de beheervraag. Pagina 9 van 9