TijdWIJZER.

Transcriptie

1 TijdWIJZER Een overzicht van de mogelijkheden van ons softwarepakket Time-Wize en de hieraan te koppelen modules S L I M M E O P L O S S I N G E N V O O R U R E N M A N A G E M E N T D I E B I J I E D E R E O R G A N I S A T I E P A S S E N. TIJDREGISTRATIE WERKORDERREGISTRATIE PERSONEELSPLANNING URENVERANTWOORDING DATACOLLECTIE Wij zijn specialist in systemen voor urenmanagement. Dat betekent dat we organisaties en medewerkers optimaal willen adviseren en willen ondersteunen bij het plannen, registreren, organiseren en calculeren van werktijden en -uren. Zodat zij zoveel mogelijk tijd overhouden om bezig te zijn met hun kernproducten of dienstverlening. Want dáár halen zij hun voldoening uit. Dat je goed bent ingeroosterd, dat je salaris perfect klopt met je overuren en verlofdagen, dat zijn voorwaarden. De systemen en producten van Atimo zorgen dat daaraan wordt voldaan. Gevolg: procesverbetering, vermindering van personeelskosten en meer werkplezier. En dat geeft ons dan weer voldoening. Al sinds Computerweg 1, 3542 DP Utrecht T: E: verkoop@atimo.nl

2 URENMANAGEMENT IS MEER DAN UREN REGISTREREN MET EEN PRIKKLOK Met Atimo van tijdregistratie naar urenmanagement 2 Urenmanagement begint bij tijdregistratie: het vastleggen van de uren die je aanwezig bent. Door dit proces te automatiseren, worden de arbeidsuren verwerkt op basis van de vastgestelde regels. Ook hoef je stamgegevens niet meer dubbel in te voeren of zelfgemaakte urenstaatjes met de hand te verwerken. Het grootste pluspunt is echter dat je met de geregistreerde uren zovéél meer kunt dan alleen maar controleren op aanwezigheid! Zoals de uren uitsplitsen of verbijzonderen naar klant, (werk/productie)order, project of kostenplaats. Zo zie je beter waar de uren aan besteed zijn. Of je gebruikt de tijdregistratiegegevens als input voor andere toepassingen. Deze interfaces besparen veel tijd en mogelijk ook fouten. Dit is dan ook de reden dat wij systeemintegratie hoog in ons vaandel hebben staan. Tijdregistratie levert ook een kloppend overzicht van aanen afwezigen. Niet alleen van medewerkers maar indien gewenst ook van bezoekers. Dat is handig voor de receptiemedewerkers en kan dienen als input voor het calamiteitenplan. En waarom niet de standaardroosters uit het tijdregistratiesysteem gebruiken als basis voor de personeelsplanning? Je kunt hiermee zelf planningsschermen samenstellen, realtime zien wie er afwezig is en medewerkers plannen op kostenplaats of taak. Een andere mogelijkheid is dat je medewerkers en managers online toegang geeft tot hun eigen tijdregistratiegegevens met Employee en Management Self Service (e-hrm), oftewel ESS en MSS. Zij kunnen zo hun eigen uren managen. Ook vanaf hun smartphone. Dat scheelt HRM veel vragen, telefoontjes, formulieren en daarmee tijd! Urenmanagement Met onze oplossingen kun je als organisatie met tijd zovéél meer doen dan alleen maar tijdregistratie. Wij noemen dat: urenmanagement. Dé specialiteit van Atimo. Interesse? Neem een kijkje op onze website: Of bel ons voor meer informatie:

3 ROI URENMANAGEMENTSOFTWARE Wat levert het op? Time-Wize is een standaardapplicatie die wij klantspecifiek inrichten. Dit betekent dat onze software door iedereen anders ingezet kan worden en dat de Return On Investment (ROI) daarmee verschillend zal zijn. Toch durven wij in het algemeen te stellen dat de automatisering van het urenmanagement altijd zal leiden tot besparingen. En daarmee verdient het systeem zichzelf uiteindelijk terug! Geen handmatige berekeningen meer Traditioneel gezien is het bijhouden van de tijdregistratie een arbeidsintensief proces. Medewerkers maken hun eigen lijstjes met gewerkte uren en afwezigheden. Ze leveren deze in bij de salarisadministratie en deze moet de informatie verwerken. Dit kost veel tijd. Het Time-Wize systeem berekent automatisch voor je hoeveel uren de medewerkers aanwezig (en afwezig!) zijn. En levert zo een sluitende urenboekhouding op. Dit hoef je dus niet handmatig bij te Met software van Atimo: Geïntegreerde processen Stroomlijnen en optimaliseren van houden en te verwerken. Dat bespaart tijd en daarmee geld. Bijkomend voordeel is dat Time-Wize een deugdelijke tijdregistratie levert, zoals de arbeidstijdenwet voorschrijft. Minimale kans op fouten Bij de traditionele manier van tijdregistratie ben je afhankelijk van de accuratesse van de medewerkers die de uren bijhouden en verwerken. Het is immers mogelijk dat zij fouten maken bij het optellen van de uren, het afronden of het overnemen van de op de urenstaatjes ingevulde uren. De automatische berekeningen in Time-Wize zorgen ervoor dat de kans op fouten in dit systeem minimaal is. Hierdoor is er eigenlijk geen tijd en geld nodig om fouten te herstellen. Ook dat scheelt weer. Werkelijke uren Personeelskosten zijn vaak de grootste kostenpost voor een organisatie. Toch is juist hierin het minste inzicht. Uren worden niet objectief en Meer inzicht in productiviteit Verbeteren bedrijfsrendement eenduidig vastgelegd. En dat terwijl de factor tijd vaak erg gevoelig ligt. Medewerkers hebben hierover vragen als: Hoeveel verlof heb ik nog openstaan? Is mijn overwerk goed berekend? En in het verlengde daarvan: Klopt mijn loonstrookje eigenlijk wel? Hierover ontstaan soms onnodige discussies, onduidelijkheid en daarmee onvrede. Het voordeel van Time-Wize is dat onze software alle uren van medewerkers zeer accuraat registreert. Of deze nou op kantoor werken, thuis of onderweg. Hierdoor kan iedereen volledig op de cijfers vertrouwen. Medewerkers weten precies waar ze aan toe zijn qua uren en verlof. Als organisatie kun je de personeelskosten op een juiste manier beheren en sturen. En wie weet zelfs besparen op verborgen kosten als overwerkuren. Win/win-situatie Tel al deze besparingen bij elkaar op en zet ze af tegen de investeringen die horen bij de aanschaf van een urenmanagementsysteem. Het wordt dan al snel duidelijk dat het systeem zich niet alleen terug verdient, maar dat het zelfs kan leiden tot een positieve ROI! (administratieve) bedrijfsprocessen 3

4 ONDERSTEUNING VAN A-Z Atimo staat voor een full-service aanpak Wij bieden volledige ondersteuning gedurende het gehele traject én daarna. Dit begint al bij de zorgvuldige voorbereiding en begeleiding van de implementatie door onze deskundige en ervaren consultants. Zij zorgen er voor dat iedereen onze gebruikersvriendelijke Time-Wize software vanaf dag 1 goed kan gebruiken! Voorbereiding implementatie Tijdens de implementatiedagen stellen we het softwarepakket in volgens de specifieke wensen en eisen van jouw organisatie. Belangrijke vragen hierbij zijn: Welke koppelingen met andere systemen dienen er gemaakt te worden? Welke (cao-)regelingen gelden er in de organisatie? Welke gegevens wil je boven water halen voor de (management)rapportages? Ook geven we een korte uitleg bij de boekings- terminal(s): Hoe stel je deze in en hoe gebruik je ze? Software trainingen Onze software is erg veelzijdig. Daarom ontwikkelden wij specifiek voor de applicatiebeheerders van Time- Wize een basistraining en een gevorderden training. Zodat de beheerders snel aan de slag kunnen met de software. Eigen helpdesk Atimo heeft een helpdesk in huis. Daar kunnen gebruikers terecht met vragen over het Time-Wize pakket en/of de terminals. Onze consultants zorgen snel voor een antwoord. Zij kunnen via remote support op afstand meekijken op het beeldscherm van de Time- Wize gebruiker. En zo eventuele problemen analyseren en oplossen. De helpdesk is 24/7 online bereikbaar via de Atimo supportsite. Atimo supportsite Onze supportsite ontwikkelden wij speciaal voor de gebruikers van Time-Wize. Zij kunnen daar hun vragen en opmerkingen loggen via een supportticketsysteem. Hierin kunnen zij precies zien wat de status van de melding is. Tevens staat er op onze supportsite een aantal FAQ's en handleidingen, specifiek over het gebruik van Time- Wize en/of terminals. Technisch support in huis De technische supportmedewerkers van Atimo assembleren de terminals (klantspecifiek), verplaatsen softwaredatabases en zijn verantwoordelijk voor het ophangen, aansluiten en in bedrijf stellen van de hardware. Ook bij storingen staan deze technische medewerkers voor onze klanten klaar. Consultants Atimo helpdesk 4

5 WAAR MOET JE OP LETTEN BIJ DE AANSCHAF VAN EEN URENMANAGEMENTSYSTEEM? Het antwoord van onze consultants Software kan veel maar niet alles. Vuistregel is dat hiermee 95% van de regulier voorkomende zaken is te automatiseren. Houd dit in het achterhoofd als je op zoek gaat naar een urenmanagementsysteem. Toekomstgericht Daarnaast is belangrijk is dat de software kan meegroeien met je organisatie en dat de producten schaalbaar zijn. Je weet immers niet hoe je organisatie zich ontwikkelt in de toekomst. Deze kan groeien in omvang of qua diensten. Of er zijn wijzigingen in de CAO, bedrijfsregelingen of manier van werken. Je stapt bijvoorbeeld over naar Het Nieuwe Werken (HNW) of iedereen gaat flexibel werken. En je wilt niet in de positie komen dat je het systeem dan weer moet vervangen. Omdat het je niet meer past. Flexibiliteit Vaak gaat een nieuw systeem onderdeel uitmaken van een al bestaande ICT-omgeving. Daarom is het nuttig te weten of het systeem gemakkelijk te integreren is met andere software en systemen. Werkt de softwareleverancier daartoe samen met andere aanbieders op het gebied van interfaces? Dit voorkomt dat jij straks tijd en geld moet investeren in het ombouwen van systemen. Ondersteuning en advies Niemand zit te wachten op een systeem waar je niet goed mee uit de voeten kunt. Ga daarom op zoek naar een leverancier die je in het aankoopproces inhoudelijk goed kan adviseren. Vraag om een demo om met eigen ogen te zien of het systeem gebruikersvriendelijk is en logisch opgebouwd. Zoek uit hoe het zit met de ondersteuning bij het gebruik van het systeem. Is het systeem gemakkelijk in te richten op jouw specifieke organisatie? Zijn de gebruikers gemakkelijk te trainen? En hoe zit het met updates en upgrades? Wezenlijke vragen om het gebruikersgemak goed te kunnen peilen. Onderhoud Welke service biedt de leverancier van hard- en software mij? Wat zijn hierbij de voorwaarden? En wat kost mij dat dan? Vaak worden deze rechten en plichten vastgelegd in een SLA (Service Level Agreement). Vraag deze op bij de leverancier en lees hem goed. Bepaal ook binnen de eigen organisatie vooraf duidelijk wie, waarvoor en wanneer verantwoordelijk is. Dat kan veel gedoe achteraf schelen. Kwaliteit hardware Om de arbeidstijd accuraat te kunnen vastleggen, heb je kwalitatief goede terminals nodig. Een belangrijke vraag is of deze leesvormonafhankelijk zijn. Dus te gebruiken zoals jij dat wilt, met een pasje, een druppel of met vingerlezing. En ook voor verschillende toepassingen? Bijvoorbeeld ook voor werkorderregistratie naast de tijdregistratie. Hoe zit het met de communicatie tussen de terminal en de software? En hoe lang gaan de terminals mee? Zorg ervoor dat je het antwoord krijgt op deze vragen. Referenties Vaar niet blind op de verhalen van de leverancier. Vraag om een referentiegesprek met een bestaande klant over de service en producten die de leverancier aanbiedt. Die kan je immers uit eigen ervaring precies vertellen hoe het zit. 5

6 TIME-WIZE Een flexibel systeem voor succesvol urenmanagement Onze Time-Wize software Onze software heeft App op je Android smart- is zo flexibel dat deze bovendien bewezen een grote phone. verschillende CAO s en variëteit aan roosters, flexi- (bedrijfs)regelingen aan bele en variabele werktijden SaaS-toepassing (cloud) kan. Hierdoor kunnen wij aan te kunnen. Dit betekent Atimo Online is de SaaS garanderen dat voor dat alle medewerkers gebruik (Software as a Service)- iedereen altijd de juiste kunnen maken van dit toepassing. Hierbij draait de uren op de juiste plaats pakket, ongeacht werkplek, Time-Wize software in de staan. Wat ons betreft, is werktijden en de aard van het cloud bij het KPN Cyber dat dé basis om succesvol werk. Centrum. Wij nemen je hierbij uren te kunnen managen. de zorg uit handen voor back- Altijd en overal ups, updates en ander Alles in eigen huis Time-Wize is beschikbaar als technisch onderhoud van de Wij ontwikkelen Time-Wize in client/server-toepassing, software én desgewenst de eigen beheer. En daar ligt webtoepassing en in de cloud hardware. Uiteraard waarbor- onze kracht! Hierdoor kunnen als SaaS-toepassing: gen wij de beveiliging van je we immers snel inspelen op gegevens volgens de hoogste nieuwe ontwikkelingen in de Client/server-toepassing standaards. markt en wijzigingen in de Hierbij draaien sommige wetgeving. En ook goed aan- delen van Time-Wize op een Bij Atimo Online sluit je met sluiten bij suggesties en centrale server en andere ons een contract af voor een ideeën van de eindgebruikers delen op de werkplek van de vast bedrag per gebruiker per van Time-Wize. gebruiker. De gegevens wor- maand. den opgeslagen in een Naadloze aansluiting gestandaardiseerde database, Het gemak van de gebruiker zoals MS-SQL Express en MS- is onze leidraad. Daarom is SQL server. Time-Wize vanuit één database uit te breiden met mo- Webtoepassing (online) dules voor onder andere planning, kostenplaatsregistratie, werkordertijdregistratie en projecturen. Ook is Time-Wize Time-Wize Experience is de webtoepassing van Time- Wize. Hierbij gebruik je online kleine webapplicaties (wid- Time-Wize in de cloud? via interfaces te koppelen met bestaande systemen op het gebied van personeelsinformatie (HRM) en salarisver- gets) vanaf je eigen dashboard en ziet zo precies de gewenste informatie. Bespaar met Atimo Online op het softwarebeheer en daarmee op de kosten 6 werking en/of financiële en logistieke pakketten. Zo wordt Time-Wize een schakel in het bedrijfsproces. Te gebruiken op desktops en laptops, en via een mobiele internetverbinding als webapp op smartphones en tablets. Of via de Time-Wize Experience Lees meer hierover in de flyer op onze website!

7 URENMANAGEMENT IN DE PRAKTIJK De Time-Wize modules Time-Wize Of je Time-Wize nu gebruikt voor tijdregistratie, planning of het verantwoorden voor projecturen, je begint met de Time-Wize basismodule. Deze legt objectief de aan- en afwezigheid vast van medewerkers, uitzend- of inleenkrachten. Time-Wize biedt alle basisfunctionaliteiten, die je van een urenmanagementsysteem mag verwachten, zoals een (vakantie)jaarkaart, bezettingsoverzicht en diverse saldotellers. Time-Wize modules Time-Wize is modulair opgebouwd. Dit betekent dat je onze software vanuit één database kunt gebruiken voor tal van toepassingen: Tevens bieden wij een zelfstandige projecturenmodule voor urenverantwoording. Vanuit Time-Wize is het standaard mogelijk om lijsten (rapportages) te maken in onder andere Excel en pdf. Wil je deze rapportages automatisch in pdf- of Excelformaat genereren en ze bijvoorbeeld per versturen, dan is de Time-Wize List Spooler dé oplossing. Hiermee kan je ook als individuele medewerker (via ESS) je eigen lijsten vooraf definiëren. Time-Wize is ook leverbaar in een Engelse en Franse versie. Hierin zijn alle velden vertaald in het Engels of Frans waarbij ook de output in die talen wordt gegenereerd. Time-Wize Experience App: voor op de Android smartphone Medewerkers willen altijd en overal toegang tot hun uren. Ook vanaf hun smartphone. Dat kan met de Time-Wize Experience App. Deze is beschikbaar voor Android smartphones en gratis te downloaden in de Google Play Store. Met deze App heb je snel zicht op je gewerkte uren en verlofuren, kun je afwezigheden aanvragen en - in combinatie met de module webklok - mobiel klokken. Bij dat laatste is te zien vanaf welke locatie je dat doet. Een bericht sturen of je planning raadplegen kan ook. En als je planning wijzigt, ontvang je direct een melding in de app. Android app Time-Wize Experience App Om de App te kunnen ge- Bezoekersregistratie bruiken, is de module Time- Deskclock Wize Experience Mobile Employee Self Service nodig. Dat is onze webapp: (ESS) en Management een mobiele website geopti- Self Service (MSS) maliseerd voor smartphones. Interfaces De webapp biedt bijna Kostenplaatsregistratie dezelfde functionaliteit als de Planning Time-Wize Experience App Projecturen maar is niet offline beschik- Receptie baar. Je kunt de webapp via Webklok een mobiele internet- Werkorderregistratie verbinding direct gebruiken vanaf je Windows Phone, iphone, Android of Blackberry. 7

8 Time-Wize Experience Bezoekersregistratie vanaf de tablet Time-Wize Experience terminal (klok). Soms is het en management Bezoekersregistratie: een echter wenselijk dat mede- Met de ESS-module kunnen exact beeld van je bezoek werkers met zo min mogelijk medewerkers vanaf hun dash- Met onze bezoekersregistra- handelingen hun boekingen board hun eigen boekingen, tiemodule registreer je op voor aan- en afwezigheid of geplande roosters, berekende eenvoudige en efficiënte wijze op projecten rechtstreeks aan tijden en afwezigheden bekij- wie je organisatie bezoeken. de pc kunnen doen. Dit kan ken, printen en - afhankelijk Zo heb je altijd een actueel met de module Time-Wize van de autorisatie - wijzigen. en historisch bezoekers- Deskclock, in combinatie met bestand tot je beschikking. een biometrische USB-lezer. Managers gebruiken naast Medewerkers kunnen hun be- ESS de MSS-faciliteit. Hier- zoek vooraf aanmelden. Met De applicatie is via een pc mee kunnen ze onregelmatig- één druk op de knop druk je beschikbaar. Het enige dat de heden beoordelen en al dan bezoekerspassen af. Of maak medewerker hoeft te doen, is niet goedkeuren. Daarnaast je een overzicht van alle zich via een vingerscan aan- kunnen ze aanvragen voor aanwezige bezoekers, gekop- of afmelden. verlof en mutaties accorde- peld aan de ontvangende ren die medewerkers via ESS medewerker (de gastheer' of Time-Wize Deskclock werkt hebben ingediend. Als dit gastvrouw ). geïntegreerd in de Time-Wize gedaan is, krijgt de medewer- basismodule en is ook te ker een mail met het resul- Time-Wize Deskclock: gebruiken in combinatie met taat van de aanvra(a)g(en). boekingen via vingerscan de overige modules. Hij/zij kan de goedgekeurde op biometrische lezer verlofaanvraag dan makkelijk De tijdregistratie in Time- Time-Wize Experience ESS in zijn/haar (Microsoft Out- Wize verloopt meestal via en MSS: self service dash- look of Novell GroupWise) 8 boekingen op een boekings- board voor medewerkers agenda zetten.

9 De hrm-afdeling houdt via het op afdelingsniveau samengestelde dashboard totaaloverzicht over de uren, bezetting en bijvoorbeeld het ziekteverzuim binnen de organisatie. Op hun individuele dashboard houdt het management zicht op de urenverantwoording van de gehele organisatie. Ook kunnen ze naar eigen inzicht rapportages samenstellen over de bezettingsgraad, productieve uren, (ziekte)verzuim, inzet van inleners et cetera. Time-Wize Interfaces: koppeling aan HRM-systemen, ERP- en financiële pakketten Met deze module koppel je Time-Wize aan bestaande HRM- of ERP-systemen. De via Time-Wize verzamelde gegevens kunnen - realtime of semi-automatisch - dienen als informatiebron voor bijvoorbeeld personeelsinformatiesystemen, salarispakketten, ERP- en logistieke applicaties. Er zijn interfaces mogelijk met onder andere ADP, AFAS, Centric, CTB, Easylon, Exact, Loket.nl, MS Dynamics NAV, Oracle, Raet, SALAR Nederland, SAP en Unit 4. De modules Time-Wize Import en Time-Wize Export halen en brengen de gegevens: Time-Wize Import Hiermee importeer je realtime gegevens (onder andere n.a.w.-gegevens, ordernummers, begin- en eindtijden van medewerkers en orders via tussenbestanden) uit andere softwareapplicaties zoals kassabestanden, boardcomputers en toegangscontrolesystemen zoals die van ARAS. Afhankelijk van de mogelijkheden van het externe pakket kunnen gegevens vanuit een ascii-, csv-, xls-, of xmlbestand of uit een database worden verwerkt. Time-Wize Export Time-Wize Export exporteert realtime gegevens zoals afwezigheden, urenmutaties, gewerkte uren op orders, kostenplaatsen, ordertijden, aantallen en gereedmeldingen naar onder andere ERP-, logistieke en financiële pakketten. En als er een eigen database voorhanden is, kan dit via een databasekoppeling. Integratie met ARAS 9

10 10 Time-Wize HR-XML Deze module zorgt ervoor dat de in Time-Wize vastgelegde uren van uitzendkrachten na goedkeuring als elektronisch urenbriefje worden doorgestuurd naar de uitzendorganisatie. En wel in een standaard XML-formaat, dat voldoet aan de normeringen van ondermeer de ABU. Hierdoor maakt het niet uit met welke uitzendorganisatie je zaken doet. De HR-XML interface is uit te breiden met: Time-Wize Groepsaccordering Hiermee accordeer je de gerealiseerde uren van uitzendkrachten in één keer. De accordering is op verschillende niveaus (bevoegdheden) te definiëren: bijvoorbeeld teamleider, afdelingsmanager en afdeling personeelszaken. Time-Wize Kostenplaatsregistratie: verfijning werkuren naar kostenplaatsen, kostensoorten of productieeenheden Deze module registreert de kostenplaatswisseling van de medewerker, met andere woorden een verfijning van de gewerkte uren, maar dan uitgesplitst naar de verschillende kostenplaatsen, kostensoorten of productieeenheden. De wisseling als zodanig is op de boekingsterminal of de PC in te voeren, zowel direct als achteraf. Time-Wize Planning: voor een slimme personeelsplanning Met onze planningsmodule heb je realtime inzicht in de personeelsplanning. Hiermee kun je snel plannen op basis van ploegenroosters, tijdstippen, dagdelen, hele dagen, weken, kostenplaatsen en bewerkingen. Via de medewerkerspool zie je bovendien snel wie wanneer (extra) inzetbaar is. Handig om te weten als medewerkers vrij willen. En zij kunnen online opvragen waar en wanneer ze moeten werken. Time-Wize Projecturen: verfijning werkuren naar projectsoort Met deze module kunnen medewerkers van organisaties die uren op projecten moeten verantwoorden - het zogenaamde "tijdschrijven" - de aan het project bestede uren op hun PC achteraf invoeren. Zij doen de verantwoording decentraal. Deze is Voordelen Time-Wize Planning vanuit verschillende invalshoeken uit te lijsten en te totaliseren. Met deze module kun je ook de begroting per afdeling/ medewerker invoeren. Met onze planningsoftware win je tijd en je plant bovendien nauwkeuriger. Dat kan omdat Time-Wize Planning 24/7 realtime inzicht geeft in de planning van het (productie) proces. Hierdoor is een strakkere aansturing mogelijk en daarmee een mogelijke besparing op personeelskosten. Doordat Time-Wize niet branchegericht is, is de planning heel flexibel in te richten. Dat biedt ruimte voor heel diverse planningsissues. Je kunt in de planning meteen rekening houden met competenties/kwaliteiten. Dit zorgt voor een optimale inzet van medewerkers. De software geeft medewerkers meer inzicht en overzicht in hun planning. Dat geeft een hogere medewerkerstevredenheid. Door de combinatie met tijdregistratie kun je zien of de inzet van medewerkers (gewerkte uren) conform de planning is en hierop bijsturen. Meer info over Time-Wize Planning? Download de flyer op onze website!

11 Time-Wize Receptie: wie is aan- of afwezig Met deze module kun je meerdere gebruikers binnen het netwerk - bijvoorbeeld de receptie, telefoniste of bedrijfsleiding - een adequaat overzicht verschaffen van wie aan- of afwezig is. Dit aan- en afwezigheidsoverzicht is desgewenst te sorteren op afdeling en hiermee kun je een calamiteitenlijst printen. Indien gewenst, kan ook de reden van afwezigheid vermeld worden. Het receptiescherm is vrij definieerbaar waardoor op medewerkerniveau bijvoorbeeld kan worden aangegeven of iemand bhv-er is. Time-Wize Locatieaanduiding Als de organisatie gevestigd is op meerdere locaties dan is de module Locatieaanduiding handig. Met deze aanvullende module kun je op het aan- en afwezigheidsoverzicht zien op welke terminal/locatie de medewerker heeft geklokt. Indien gewenst, is dit op afdelingsniveau af te schermen. Time-Wize Presentiescherm Als verdere uitbreiding op de module Time-Wize Receptie (met of zonder locatieaanduiding) is er Time-Wize Presentiescherm. Hiermee kun je naar behoefte op één of meerdere plaatsen in je pand het aan- en afwezigheidsoverzicht op een (lcd- of plasma-) beeldscherm tonen. Afhankelijk van het formaat is de status van maximaal 100 medewerkers gelijktijdig in het scherm te tonen in twee kolommen naast elkaar (aanof afwezig-status). Time-Wize Urenverantwoording: de zelfstandige projecturenverantwoording Met deze zelfstandige applicatie kunnen medewerkers opgeven aan welke projecten zij tijd besteden. Time-Wize Urenverantwoording kijkt niet naar de aanwezige uren, de afwezigheden et cetera maar houdt slechts de uren op de projecten bij. Uiteraard kun je de resultaten van Time-Wize Urenverantwoording exporteren naar bijvoorbeeld de financiële administratie. Time-Wize Webklok: inklokken vanaf iedere werkplek Met deze module klokken medewerkers via de pc vanaf elke werkplek in. Zo zorgt Time-Wize ervoor dat de werktijd van elke medewerker wordt geregistreerd, ongeacht waar hij of zij werkt. Een prima oplossing voor organisaties met veel thuiswerkers en/of buitendienstmedewerkers of met kleinere nevenvestigingen. Deze module is eenvoudig te combineren met de overige Time-Wize modules. Time-Wize Receptie 11

12 Time-Wize Werkorderregistratie: verfijning gewerkte uren naar werkorder(s) Deze module is een volledig geïntegreerd onderdeel van Time-Wize. De medewerkers geven op de boekingsterminal het moment aan waarop zij starten met de werkzaamheden aan het betreffende ordernummer. Dit kan via het scannen van een barcode of het numerieke toetsenbord van de boekingsterminal. Hierbij worden onder andere vastgelegd de ordervoortgang en de uren die zijn gemaakt op een order, op een bewerking op de order of op een kostenplaats op de order. De module schrijft de gewerkte uren toe aan de betreffende werkorder (en/of kostenplaats). Via een importmodule kunnen ordernummers uit een extern pakket (bijvoorbeeld ERPsystemen) worden ingelezen. SNEL RAPPORTAGES MAKEN Time-Wize lijsten output Met Time-Wize maak je eenvoudig standaardlijsten, afhankelijk van de geactiveerde modules. Zoals onregelmatigheidslijsten per dag, jaaroverzichten, periodeoverzichten, daglijsten medewerkers, vakantieoverzichten, weeklijsten uitzendmedewerkers, ziekteverzuimanalyses per medewerker en overzichten leeftijd/dienstjaren. Naast de standaardlijsten leveren wij bij Time-Wize een lijstgenerator. Hiermee stel je gemakkelijk zelf lijsten samen. Crystal Reports SAP Crystal Reports is de wereldstandaard voor snelle en efficiënte rapportage. Met deze gebruiksvriendelijke rapportageoplossing maak je snel flexibele, veelzijdige en betrouwbare rapporten met een interactieve inhoud. Crystal Reports is optioneel leverbaar bij Time-Wize. Rapporteren met Crystal Reports 12

13 HARDWARE ATIMO Tijdregistratie- en toegangsterminals De basis van Time-Wize is het vastleggen van aan- en afwezigheid van medewerkers en uitzend- of inleenkrachten. Om dat te kunnen doen, leveren wij naast de Time-Wize software ook hardware in de vorm van tijdregistratieterminals. Onze software bepaalt de functionele inzetbaarheid van deze terminals. De terminals zijn - afhankelijk van het model - inzetbaar voor tijdregistratie, aan- en afwezigheidsregistratie, kostenplaatsregistratie, werkorderregistratie, datacollectie of toegangsbeheer. Atimo levert de volgende elektronische registratieterminals: ATR 10 en ATR 20 boekingsterminals aan- en afwezigheidsregistratie tijdregistratie werkorderregistratie kostenplaatsregistratie datacollectie ATR 15 black box terminal tijdregistratie kostenplaatsregistratie ATC 15 toegangsterminal toegangscontrole De terminals zijn eenvoudig in de bediening en leesvormonafhankelijk. Dat betekent dat ze te combineren zijn met verschillende leesvormen als: voorhoud (proximity), mifare (chipkaart), biometrie, keytouch en barcode. ATR 20 boekingsterminal NETWERKCONFIGURATIE EN DATABASE Time-Wize kan gebruik veiligheid, betrouwbaar- zoals internet en intranet. maken van gestandaardi- heid en consistentie van seerde databaseservers als gegevens met een mini- Wij plaatsen de Time-Wize MS-SQL Express en MS-SQL mum aan beheerskennis en software op de applicatie- server. Uiteraard is Time- -inspanning. server. Hierbij kun je er voor Wize ook via odbc op een kiezen om de communicatie database aan te sluiten. Doordat Time-Wize gebruik met de tijdregistratieterminals Time-Wize maakt hierbij maakt van een gestandaar- ook op deze server te laten gebruik van SQL. De be- diseerde databaseserver is ons draaien of om hiervoor een treffende databaseservers pakket te combineren met aparte PC toe te wijzen. leveren een optimale webapplicaties en technieken 13

14 De terminals zijn op verschillende manieren aan te sluiten: ethernet, ethernet master adapter, wireless ethernet-interface en GPRS interface. Neem contact met ons op voor meer informatie en/of de hardware-systeemeisen! Communicatieoverzicht Time-Wize (client/server- of webtoepassing) Communicatieoverzicht Time-Wize (SaaS-toepassing) april 2015 Atimo Personeelstechniek B.V. Computerweg DP Utrecht T: E: verkoop@atimo.nl I: