2. Verslag laatstgehouden bestuursvergadering (20 december 2007)

Transcriptie

1 VERSLAG van de vergadering van het bestuur van de Vereniging van Groninger Gemeenten (VGG) van donderdag 24 januari 2008, om 9.30 uur in het gemeentehuis van Winschoten te Winschoten. Aanwezig: - de heer C.J. Drost - de heer N. Bakker - de heer J.J.J. van Huffelen - de heer A. Rodenboog - mevrouw J.G. Vlietstra - de heer S. de Vries - de heer A.J. Veninga - mevrouw E. Wierenga Afwezig: - mevrouw J.A. Visscher 1. Opening door de voorzitter De voorzitter heet de aanwezigen welkom. Om uur schuift de heer Jaap Koster van BMC aan om te praten over het bestuurskrachtonderzoek. Mevrouw Vlietstra meldt dat zij wegens andere verplichtingen om uur moet vertrekken. De heer Drost is door het arrondissementsplatform jeugdcriminaliteit benaderd met de melding behoefte te hebben aan een vertegenwoordiger van de VGG. Met het vertrek van mevrouw Jonkman is mevrouw Visscher voor deze vertegenwoordiging benaderd. Mevrouw Visscher heeft nog niet op deze vraag gereageerd. De heer Drost vraagt mevrouw Vlietstra of zij belangstelling heeft deze vertegenwoordiging in te vullen. Wanneer mevrouw Visscher definitief nee zegt en de vertegenwoordiging niet al te veel tijd in beslag gaat nemen, wil mevrouw Vlietstra de VGG in het platform vertegenwoordigen. De heer Veninga meldt nog dat mevrouw Jonkman destijds heeft aangegeven dat het platform behoorlijk ambtelijk gericht is. Evengoed wordt bestuurlijke vertegenwoordiging zinvol geacht. 2. Verslag laatstgehouden bestuursvergadering (20 december 2007) Het verslag van 20 december 2007 wordt ongewijzigd vastgesteld. 3. Ingekomen en uitgegane stukken Naar aanleiding van de verzonden contributiefacturen voor het lidmaatschap van de VGG naar de Groninger colleges informeert de voorzitter of dit niet automatisch gaat. Het secretariaat verzorgt jaarlijks de verzending van deze facturen. 1

2 4. Stand van zaken bestuurskrachtonderzoek De door de Broederschap (van gemeentesecretarissen) verzamelde commentaren op hoofdlijnen van het bestuurskrachtonderzoek zijn, hoewel niet over de gehele linie, weinig rooskleurig. De verzamelde commentaren zijn voorafgaande aan de bestuursvergadering aan de bestuursleden verspreid. Naast de zorg over de kwaliteit is er zorg over de tijdsplanning. In de oorspronkelijke planning zou het onderzoek in maart/april zijn afgerond. De voorzitter acht het van groot belang dat het onderzoek voor de zomervakantie klaar is. Het is van belang de huidige stand van zaken en de gewijzigde planning met de provincie te bespreken, aldus de heer Veninga. De wisselende kwaliteit van de projectleiders van BMC en het feit dat het kastonderzoek niet altijd even goed is uitgevoerd, worden door de voorzitter als de kwetsbare punten benoemd die tot de huidige stand van zaken hebben geleid. Ook het presenteren van de resultaten van het kastonderzoek door een andere persoon als degene die het werkelijke kastonderzoek heeft uitgevoerd, is de kwaliteit niet ten goede gekomen. Het bestuur wil als boodschap aan BMC meegeven dat er zorgen bestaan bij de VGG over de voortgang en de communicatie. Als oplossing ziet het bestuur, dat nauw contact wordt onderhouden met het VGG secretariaat over inhoud, voortgang en communicatie. Besloten wordt dat gemeentesecretarissen ook welkom zijn op de bijeenkomst over communicatie rond het bestuurskrachtonderzoek. In het einddocument voor de VGG zullen ook clusters ter sprake komen, vooral ook gericht op de intergemeentelijke samenwerking. Een vraag voor BMC is of dit rapport gelijktijdig met de individuele rapporten komt. Terzijde meldt de heer Drost dat er een kennismakingsgesprek met de CdK de heer Van den Berg heeft plaats gevonden waarin ook is gesproken over het bestuurskrachtonderzoek en het verbinden van gevolgen aan de resultaten. 5. Voorbereiding ledenvergadering voorjaar 2008 De voorzitter informeert of er suggesties zijn voor een thema. De heer De Vries oppert een eerste verkenning (lokaal versus regionaal, geldstromen) over de Centra voor Jeugd en Gezin te laten presenteren. De overige bestuursleden kunnen zich helemaal vinden in dit voorstel en besloten wordt om na te denken welke spreker uitgenodigd kan worden. Een ander thema zal wederom de VGG zelf zijn. Hoewel versterking van het bureau wenselijk is, is een voorstel voor contributieverhoging nu nog te vroeg. Ook de stand van zaken van het bestuurskrachtonderzoek zal op de agenda komen. 6. Inventarisatiedocument Regio s en VGG Voor kennisgeving. 2

3 7. Portefeuille algemene zaken, specifieke Groningse aangelegenheden, secretariaat en asielzoekerszaken Naar aanleiding van het gesprek met de Broederschap meldt de heer Drost dat de Broederschap heeft aangegeven dat deze gaat bekijken welke ondersteuning er ambtelijk kan komen vanuit de gebieden. De heren Wiertz, Drost en Veninga gaan hiermee aan de slag. Op het gebied van asielzoekerszaken kan gemeld worden dat de provincie een conceptbrief heeft opgesteld naar aanleiding van de bijeenkomst in oktober De heer Veninga meldt dat de heer Groot via overal over is geïnformeerd. Bij de conceptbrief zit de bijlage voorgestelde regio-indeling pardonners waarbij enige verwarring is over de indeling van Bellingwedde, maar deze gemeente bekijkt per onderdeel bij welke regioindeling ze aansluiten. Besluit: In een brief vanuit het secretariaat wordt het college van gedeputeerde staten geïnformeerd dat zij voor portefeuillehoudersbijeenkomsten met voor hen interessante onderwerpen, een uitnodiging ontvangen. Om te voorkomen dat de agenda op dat moment geen ruimte meer biedt, worden de data van de portefeuillehoudersoverleggen wel vast doorgegeven. 8. Portefeuille milieu en mobiliteit Naar aanleiding van de verspreide brief van de gemeente Groningen onder de Groninger gemeenten merkt de heer Bakker op dat in het overleg met GS in november 2007 is afgesproken dat er na een ambtelijke inventarisatie een bestuurlijk overleg zou plaatsvinden. Dit is niet gebeurd. De heer Bakker neemt daarom contact op met de heer Bleker en mevrouw Visscher. Wat betreft de voorbereiding van het pho van 3 april a.s. heeft de heer Bakker over 14 dagen een overleg met mevrouw Pot. Dan heeft de VNG commissievergadering plaats gevonden. Na afstemming met Rika Pot komt de heer Bakker dan terug op de voorbereiding van het pho. Besluit: Volgende keer ook de verslagen van de VNG commissievergadering toevoegen. 9. Portefeuille financiën, ruimte en wonen De portefeuillehouder meldt dat de voorbereiding voor het pho loopt. De heer Havik van Libau heeft de heer Rodenboog benaderd met het verzoek de oude kaart van Groningen als agendapunt op te nemen. De heer professor Fons Asselbergs, rijksadviseur voor cultuur, komt dan een presentatie geven. 10. Portefeuille onderwijs, zorg en welzijn De portefeuillehouder is nu niet aanwezig, maar een volgende keer wil de voorzitter graag de positie van de GGD bespreken. 3

4 11. Portefeuille bestuur en veiligheid Omdat veel zaken ook al aan de orde komen in het regionaal college, vraagt mevrouw Vlietstra zich af of het zinvol is om daarnaast nog bijeenkomsten in VGG verband te organiseren. Om die reden worden er nog geen data vastgesteld voor portefeuillehoudersoverleggen. Er wordt wel nagedacht over een mogelijke invulling. De indruk bestaat dat het integraal veiligheidsbeleid weinig aandacht heeft, maar de portefeuillehouder meldt dat hieraan door het regionaal college wel degelijk wordt gewerkt en dat er workshops worden gegeven. 12. Portefeuille werk en inkomen De heer De Vries deelt mee dat de organisatie van het pho van 14 februari a.s. zo goed als rond is en dat hij de agenda vrijdag naar de heer Veninga stuurt, waarna deze door het secretariaat kan worden verzonden. In eerste instantie was het de bedoeling arbeidsparticipatie en de WSW te behandelen, maar eerstgenoemde is komen te vervallen. De heer Vollbehr houdt een presentatie tijdens het pho. Zowel de portefeuillehouders als de ambtenaren worden uitgenodigd. 13. Website De bestuursleden staan niet afwijzend tegenover het ontwikkelen van een nieuwe website van de VGG in eigen beheer, maar wensen wel eerst een nadere inventarisatie (hoe doen andere Provinciale Afdelingen dit, info vragen bij communicatieafdelingen gemeenten, tijd, kosten). 14. Rondvraag/w.v.t.t.k. De heer Rodenboog heeft met gedeputeerde Slager een overleg gehad over Elo Grunn en het belang voor de Groninger gemeenten van voortzetting van het project met ondersteuning van de provincie. Ondanks dat de einddatum van het project begin dit jaar feitelijk is verstreken blijft de provincie toch faciliteren in tijd en geld en wil de VGG meer bij dit project betrekken. Besluit: Elo Grunn ook als onderdeel opnemen op ledenvergadering. 15. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering en last een korte pauze in, waarna de heer Koster van BMC zal aanschuiven. Bestuurskrachtonderzoek Naar aanleiding van het gesprek tussen VGG, Broederschap en BMC op 18 januari jl. waar het ongenoegen over de gang van zaken rond het Groningse bestuurskrachtonderzoek is geuit, schuift de heer Jaap Koster van BMC aan bij deze bestuursvergadering. 4

5 Het bestuur wenst duidelijkheid over: - de einddatum van het onderzoek - de verdere communicatie rondom de stand van zaken De voorzitter meldt dat de vertegenwoordiger uit de gemeente Groningen niet aanwezig is, maar dat er wel een heldere boodschap vanuit Groningen is meegegeven, namelijk dat Groningen nog geen resultaten heeft gezien. oorzaak stand van zaken Oorzaak van de huidige stand van zaken is, aldus Koster, dat BMC zich heeft vertild in de omvang van het onderzoek. In november was het beeld bij BMC dat het proces wel loopt, maar een maand later bleek dat beeld totaal anders te zijn en toen is het besluit gevallen om het anders te gaan doen. De heer Koster meldt: de projectleiders hebben er niet voldoende bovenop gezeten. persoonlijke gesprekken Naar aanleiding van het gesprek van 18 januari, waarin is afgesproken om persoonlijk in gesprek te gaan met de gemeenten die zeer ontevreden zijn over het proces, worden de gespreksrondes met deze gemeenten nu gepland. Binnen nu en half februari zouden gesprekken plaats moeten hebben met de 9 gemeenten en de gemeente Groningen. planning BMC geeft aan de planning nu ook beter in beeld te hebben: - nieuwe einddatum is 1 juli gesprekken met de organisaties in februari/maart - atelierbijeenkomsten in maart/april - eindrapportage in mei/juni eindrapportage Het plan van BMC is om voor de 21 deelnemende gemeenten 21 rapporten te schrijven en de oplossingsrichtingen te bundelen in het overallrapport voor de VGG. Het verschil met de oorspronkelijke opzet is volgens de heer Koster dat nu ook een beeld wordt verkregen van het middenbestuur. Er wordt dus niet alleen gekeken naar de uitkomsten van de diverse clusters maar ook naar de provincie. Het is het bestuur niet geheel duidelijk wat er extra staat in het overall rapport. De vraag aan BMC is te omschrijven waarin het nieuwe overallrapport nu wezenlijk verschilt van de oorspronkelijke opzet. De voorzitter benadrukt dat er in de overallrapportage geen zaken kunnen staan die niet worden gemeld in de individuele rapportage per gemeente, wat dat betreft mogen de gemeenten niet verrast worden. De overallrapportage zou aan moeten sluiten op de rapportage van GS van 2006 (gaat ook over de clusters en samenwerking). Tot slot concludeert de voorzitter dat de oorspronkelijke inzet dienstverlening was, maar dat het onderzoek nu veel meer richting beleid is gegaan. De heer De Vries pleit er voor dat BMC wel de onafhankelijkheid en de kritische blik bewaart in het onderzoek. BMC zal ervoor zorgen dat de scherpte in de discussies tijdens de atelierbijeenkomsten in april, terug komt. 5

6 afspraken - minimaal 1 x per 2 weken telefonisch contact tussen de heren Koster en Drost - elke week mailcontact vanuit BMC naar secretariaat - proces helder maken naar de gemeenten is nu zeer belangrijk - de overige 11 gemeenten worden door de heer Koster met de heer Veninga besproken - iedere 2 weken een nieuwsbrief vanuit BMC over de status, proces in de hele provincie naar de burgemeesters of b en w. - apart gesprek om het communicatietraject te bespreken Stadskanaal, 31 januari