Handleiding Online Personeel & Salaris Werkgever Versie Januari 2017

Transcriptie

1 Handleiding Online Personeel & Salaris Werkgever Versie Januari 2017

2 Inhoud

3

4 Inloggen? Je krijgt een vanuit ons softwarepakket Online Personeel & Salaris, met hierin de gebruikersnaam (je adres). We verzoeken je éénmalig het account te activeren door op de link in de te klikken. Hiermee wordt onder andere het IP-adres vastgelegd. 1. Je wordt nu meteen doorgestuurd naar Online Personeel & Salaris en gevraagd om je wachtwoord twee maal in te vullen. 2. Zodra bovenstaande actie is uitgevoerd, krijg je een bevestigingsmail dat het account is geactiveerd. 3. Vervolgens kun je inloggen door je adres en wachtwoord in te vullen en op inloggen te klikken. 4. Wil je op een ander moment inloggen en heb je de met de link niet bij de hand? Ga dan naar online.nmbrs.nl. Wachtwoord wijzigen Nadat je bent ingelogd, kun je het wachtwoord wijzigen. Hiervoor klik je op het pijltje rechtsboven en op Gebruiker profiel. Vervolgens verschijnt er een menu waarin je kiest voor Wachtwoord aanpassen.

5 Na het opgeven van het oude wachtwoord kun je (tweemaal) een nieuw wachtwoord opgeven. Zodra het nieuwe wachtwoord aan de voorwaarden voldoet zie je dat de getoonde eisen van rood naar groen verkleuren. Klik vervolgens op de knop Opslaan en het wachtwoord is gewijzigd. Let op: De eisen voor het nieuwe wachtwoord zijn: - Het mag niet gelijk zijn aan het voorgaande wachtwoord - Er moeten 6 14 karakters gebruikt worden - Er moet minimaal 1 cijfer gebruikt worden Naast de controle van het wachtwoord is er ook een tweede controle, via het IP-adres. Tijdens de eerste keer inloggen (en aanmaken van het wachtwoord) wordt automatisch het IP-adres van de computer opgeslagen. Als er de volgende keer vanaf dezelfde computer wordt ingelogd, dan herkent het systeem het IP-adres en kan er gewoon ingelogd worden. Als er echter van een andere computer wordt ingelogd, dan heeft deze computer een ander IP-adres en verschijnt de volgende melding: Tegelijkertijd wordt een verstuurd naar je adres. Door op de link in deze te klikken wordt het IP-adres toegevoegd aan de vertrouwde IP-adressen voor de desbetreffende login. Klik nu nogmaals op inloggen en het beginscherm wordt getoond. Door deze extra bescherming kan niet op basis van een bekend adres en (gegokt of afgekeken) wachtwoord ingelogd worden. Er zijn internet aanbieders die alleen een dynamisch IP-adres aanbieden. Dit wil zeggen dat je, elke keer als je verbinding maakt, een ander IP-adres kunt krijgen. Inloggen in Online Personeel & Salaris betekent dus dat je niet altijd met hetzelfde IP-adres inlogt. Consequentie hiervan is dat je vaker een zult ontvangen ter controle van het IP-adres. Meerdere inlogaccounts Indien je naast het persoonlijke account ook voor één of meerdere bedrijven een inlogaccount op hetzelfde e- mailadres hebt ontvangen, dan dien je wel ieder inlogaccount apart te activeren. Zodra dit gedaan is, kun je voortaan via één inlogaccount de gegevens van al deze accounts bekijken. Om deze andere gegevens te

6 bekijken kun je rechts bovenaan op het pijltje klikken en vervolgens kiezen voor Profiel wisselen. Nu kun je een keus maken welk account je wilt inzien. Kan ik vanaf iedere locatie inloggen in Online Personeel & Salaris? Ja, in principe kun je vanaf iedere locatie inloggen, je moet de eerste keer wel het voor ons onbekende IP-adres toevoegen aan je account. Wanneer je voor het eerst inlogt op een voor ons onbekende locatie wordt er door het systeem een gestuurd naar het bij ons bekende adres. Deze bevat een link, wanneer je hier op klikt geef je aan dat het akkoord is dat dit nieuwe IP-adres aan het inlogaccount wordt toegevoegd. Er zijn internet aanbieders die alleen een dynamisch IP-adres aanbieden. Dit wil zeggen dat je, elke keer als je verbinding maakt, een ander IP-adres kunt krijgen. Inloggen in Online Personeel & Salaris betekent dus dat je niet altijd met hetzelfde IP-adres inlogt. Consequentie hiervan is dat je vaker een zult ontvangen ter controle van het IP-adres. Met welke browsers kan ik deze site openen? Online Personeel & Salaris werkt het best in de volgende browsers: Google Chrome Mozilla Firefox 2.0+ Apple Safari 3.0 Inloggen met Internet Explorer 9.0+ is ook mogelijk, maar dan worden niet alle functionaliteiten van Online Personeel & Salaris correct getoond. De bedrijfslogin Kies bij het inlogscherm voor de bedrijfslogin. Als je al bent ingelogd, kun je kiezen voor Profiel wisselen (zie eerder in deze handleiding).

7 1. Start Bedrijfsinformatie Na het inloggen kom je bij het startscherm, hier vind je de informatie die wij over het bedrijf hebben vastgelegd. Je kunt hier zelf geen wijzigingen in doorvoeren. Wanneer er gegevens gewijzigd moeten worden neem je contact op met je salarisadministrateur, deze voert de wijzigingen voor je door. Naast de bedrijfsinformatie vind je hier ook de volgende dashlets (de verschillende onderdelen), deze worden hierna beschreven: Loonheffingen Verlofoverzicht Verzuimoverzicht Verlofaanvragen Verjaardagen Verzonden signalen Tijdregistratie Salarisdocumentviewer Loonaangifteviewer Pensioenexport Actiepunten bedrijf Documenten bedrijf Mutatieformulieren goedkeuren Mutatieformulieren indienen HR Documenten Rapporten HR Overzicht man/vrouw (bedrijf) Overzicht contracten (bedrijf) Overzicht afdelingen (bedrijf) Ieder dashlet kan geopend worden door op meer te klikken. Loonheffingen De informatie met betrekking tot de loonheffingen is hier opgeslagen, zoals het loonheffingennummer, de inhoudingsplichtige (het bedrijf) en de contactpersoon (meestal BECAUSE).

8 Verlofoverzicht Het verlofoverzicht toont het actuele verlof. Dus alle medewerkers die op het moment van inloggen verlof hebben worden hier vermeld. Verzuimoverzicht Het verzuimoverzicht toont het actuele verzuim. Dus alle medewerkers die op het moment van inloggen ziek zijn worden hier vermeld. Verlofaanvragen Alle nog niet goedgekeurde verlofaanvragen zijn hier zichtbaar. Het is daarbij niet van belang of het verlof door de manager of de bedrijfscontactpersoon goedgekeurd moet worden. Verjaardagen Alle verjaardagen van de week waarin is ingelogd Verzonden signalen Standaard krijg je hier de verzonden signalen van de afgelopen week te zien. Door op meer te klikken, kun je door middel van een filter voorgaande signalen van een bepaalde periode bekijken. Ieder signaal kan opnieuw verzonden worden, door op de gesloten envelop te klikken. Tijdregistratie De module tijdregistratie is een zeer eenvoudige projectadministratie. Indien je hier meer informatie over wenst te ontvangen, meld dit dan svp bij je salarisadministrateur. De informatie/handleiding zal dan zo snel mogelijk verzonden worden. Salarisdocumentviewer De salarisdocumentviewer wordt in hoofdstuk 3 helemaal uitgelegd. Loonaangifteviewer De loonaangifteviewer wordt in hoofdstuk 3 helemaal uitgelegd.

9 Pensioenexport De pensioenexportviewer wordt in hoofdstuk 3 helemaal uitgelegd. Actiepunten bedrijf Een actiepunt is te vergelijken met een geeltje, de zelfklevende memostickers die je iets helpen te herinneren. Je kunt op bedrijfsniveau actiepunten toevoegen. Hierbij kun je bijvoorbeeld denken aan een (niet cao gerelateerde) salarisverhoging welke geldt voor alle/enkele medewerkers. Je kunt ook op medewerker niveau een actiepunt toevoegen, daar komen we later op terug. Klik op de knop actiepunten: Klik dan op actiepunt toevoegen: Kies nu het type, ontbreekt het juiste type, dan kun je deze toevoegen door op de plus te klikken. Vervolgens vul je de actiedatum in, je krijgt automatisch 5 dagen voor deze actiedatum een melding. Deze melding krijg je zowel in het systeem (dashlet actiepunten) als via . Als je een actie hebt afgesloten, dan kun je dit vermelden door het veld afgesloten aan te vinken en de datum in te vullen. Het actiepunt wordt dan grijs. Als je niet op tijd reageert, dan wordt het actiepunt roze. Door deze kleurcodering kun je in één oogopslag zien, wat de status is van de actiepunten. Wij adviseren om afgesloten actiepunten uit het overzicht te verwijderen (je bewaart immers ook geen geeltjes als je ze niet meer nodig hebt). Dit kan, door op het kruisje aan het einde van de regel te klikken.

10 Documenten bedrijf Hier kun je documenten toevoegen aan het digitale dossier van het bedrijf. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het personeelsreglement, een voorgeschreven declaratieformulier of de CAO. Hiervoor klik je op meer : Vervolgens kies je voor Bedrijf Document toevoegen: Klik in het veld Sleep bestanden. en blader in het systeem naar het document dat je wilt toevoegen. Wanneer je dit document gevonden hebt kun je naar keuze dubbelklikken of openen kiezen. Vervolgens geef je aan welk document type dit betreft. Wanneer het type in deze lijst ontbreekt, kun je deze toevoegen met de plus. Je vult de overige velden in en kiest voor Opslaan. Alleen als je voor het type Medewerkerlogindocument kiest, is dit document zichtbaar voor alle medewerkers. Mutatieformulieren goedkeuren Hier staan de door de medewerkers ingediende mutatieformulieren. Er zijn drie categorieën: Aan jou toegewezen verzoeken: deze kun je aanklikken en naar keuze afkeuren, om verbetering vragen of goedkeuren. Een afgekeurd mutatieformulier wordt verwijderd en kan niet opnieuw gebruikt worden. De medewerker zal een nieuwe mutatie in moeten voeren. Een vraag om verbetering wordt gebruikt, als de omschrijving in de mutatie niet helemaal duidelijk is. De medewerker krijgt een kans om het formulier te verbeteren en opnieuw in te dienen. Een

11 goedgekeurd formulier wordt verwerkt in de administratie. Bij de keuze afkeuren of vraag om verbetering ontvangt de medewerker een . Niet toegewezen verzoeken: deze kun je openen door op de mutatie te klikken. Het formulier kan dan afgewezen of goedgekeurd worden, er kan ook om verbetering gevraagd worden. Toegewezen aan derden: deze formulieren zijn aan andere medewerkers (bv managers) toegewezen. Door er op te klikken kun je deze formulieren aan jezelf toewijzen en afhandelen. Mutatieformulieren indienen Hier heb je de mogelijkheid om digitaal mutaties in te dienen. Alle mutaties die je invoert worden meteen verwerkt, wat inhoudt dat ze direct door je salarisadministrateur ontvangen worden. De salarisadministrateur controleert de mutatie en voert deze vervolgens door in het systeem. De mutatieformulieren vind je rechtsboven in het scherm. Om een mutatie in te dienen klik je op het formulier dat je wilt invoeren. Voor alle mutatieformulieren geldt: let op de ingangsdatum! Mutaties kunnen met terug werkende kracht maar ook alvast van te voren ingevoerd worden, de zogenaamde TWK of toekomstmutaties. Daarom is het heel belangrijk dat de ingangsdatum goed wordt ingevuld. Alle wijzigingen die niet via een formulier doorgegeven kunnen worden, kunnen naar BECAUSE g d worden. Deze wijzigingen bij voorkeur verzamelen en maandelijks versturen. Nieuwe medewerker Dit zijn vier tabbladen om in te vullen plus eentje voor de bevestiging en verzending. Let op de rood omrande velden, deze moeten verplicht ingevuld worden. Tabblad 1 bevat de basis gegevens van de nieuwe medewerker.

12 Op het tweede tabblad, adres en contact, hoeven voor het adres alleen het huisnummer, een eventuele toevoeging en postcode ingevoerd te worden. Klik daarna op Zoek adres en Online Personeel & Salaris vult het adres aan. Op tabblad drie is het belangrijk dat je in het veld Default medewerker de juiste soort medewerker selecteert (Fulltimer, Parttimer, Oproepkracht of Stagiair). Daarnaast moet hier het rooster ingevuld te worden. Online Personeel & Salaris werkt met een tweewekelijks rooster, namelijk de oneven en de even weken. Beide weken moeten ingevuld worden. Voor een medewerker met een gelijkblijvend arbeidspatroon worden beide weken dus gelijk ingevuld. Dit rooster is nodig voor een correcte salarisberekening en voor het verlof en is niet

13 zichtbaar voor de medewerker. Vul hier ook de overige gegevens van het contract en functie, manager, afdeling en kostenplaats in: Op tabblad vier moet de keuze voor een vast, door de werkgever bepaald salaris of een salaris conform cao worden gemaakt. Indien de keuze Salaristabellen is, dan wordt hier automatisch de bij ons bekende cao ingevuld. Door op de pijl rechts van de cao te klikken, kun je ook een afwijkende cao selecteren Als er voor een salaristabel gekozen wordt is het mogelijk om periodieke verhogingen automatisch door te laten voeren. De periode waarin dit moet gebeuren vul je in bij het veld Periode automatische verhoging. Kies hier de maand en het éérstvolgende jaar van de verhoging.

14 Nadat het salaris is ingevuld moet ook het jaarloon BT gegenereerd worden, dit kan eenvoudig door op de knop Jaarloon bijzonder tarief genereren te drukken. Op ditzelfde tabblad kunnen ook eventuele vaste vergoedingen worden ingevuld, denk hierbij bijvoorbeeld aan de reiskosten woon-werk. Selecteer eerst het betreffende looncomponent en klik dan op + om het looncomponent toe te voegen. Vul het bedrag in (dit bedrag wordt niet op basis van het parttimepercentage herrekend, hier moet het te ontvangen bedrag ingevuld worden). Bij het invullen kan ook het veld pro rata aangevinkt worden, bij een gedeeltelijke maand zal het looncomponent herrekend worden.

15 Indien je een bijlage mee wilt sturen, dan kun je deze op het laatste tabblad uploaden, scrol hiervoor helemaal naar beneden. Ook eventuele opmerkingen kunnen hier worden toegevoegd. Na het invullen klik je op verzenden. Het systeem controleert vervolgens of alle verplichte velden zijn ingevuld. Indien je een verplicht veld hebt overgeslagen dan krijg je hiervan een melding en kun je het formulier niet versturen. Als alle verplichte velden gevuld zijn kun je het formulier verzenden.

16 Nadat je voor verzenden heeft gekozen, komt nog een controle vraag: Indien het invullen van het mutatieformulier onderbroken moet worden, klik dan op opslaan en sluiten en dan worden de al ingevoerde gegevens bewaard. Pas nadat op de knop verzenden is gedrukt wordt de mutatie verzonden naar je salarisadministrateur. De opgeslagen mutaties vind je onder de knop meer >> na de laatste openstaande mutaties onder de lijst met mutatieformulieren:

17 Kies nu voor het tweede tabblad: Opgeslagen : Na het verzenden komt de mutatie bij je salarisadministrateur en wordt deze gecontroleerd. Indien de mutatie wordt terug gestuurd, wordt dit door je salarisadministrateur in het systeem aangegeven. Je ontvangt hiervan tevens een . Na het aanvullen van de gegevens of het beantwoorden van de vragen kan de mutatie opnieuw ingestuurd worden en wordt deze opnieuw gecontroleerd. Wijzig adres en contact Kies eerst de juiste medewerker en de ingangsperiode van de mutatie. Een adreswijziging wordt op dezelfde wijze ingevuld als bij de aanmelding van de nieuwe medewerker. Wijzig functie Kies eerst de juiste medewerker en de ingangsperiode van de mutatie. Na de keuze van de medewerker worden automatisch de bekende gegevens ingevuld. Indien een van deze gegevens gewijzigd moet worden, kun je op de pijltjes rechts van het te wijzigen element klikken en de nieuwe gegevens selecteren. Let erop, dat de ingangsdatum ingevuld moet worden. Indien je geen keuze maakt, zal de huidige periode als ingangsdatum gekozen worden.

18 Personalia Kies eerst voor de juiste medewerker en de ingangsperiode van de mutatie. Hier kun je zowel de personalia van de medewerker alsook de relatiegegevens van de medewerker wijzigen. Wijzig salaris Kies eerst voor de juiste medewerker en de ingangsdatum van de mutatie. Net als bij het invoeren van een medewerker kan ook bij de wijziging van het salaris weer gekozen worden tussen een vast salaris of een salaris volgens de salaristabel van de cao.

19 Wijzig loonheffing Indien de medewerker het toepassen van de loonheffingskorting wil wijzigen dan kun je dat hier worden aangeven. Selecteer de medewerker. Een wijziging in het jaarloon BT komt zelden of nooit voor. Indien dit door omstandigheden wel nodig is, kan dat hier. Wijzig rooster Kies een medewerker, het bekende rooster wordt ingevuld. Online Personeel & Salaris werkt met een twee wekelijks rooster en beide weken moeten ingevuld worden. Voor een medewerker met een gelijkblijvend arbeidspatroon worden beide weken dus gelijk ingevuld. Dit rooster is nodig voor een correcte salaris- en verlofberekening en is niet zichtbaar voor de medewerker.

20 Variabele mutaties indienen Naast de hierboven genoemde mutatie van de vaste gegevens moeten er ook variabele gegevens aangeleverd worden. Als er veel variabele mutaties zijn, dan zullen wij hiervoor een Excelbestand aanleveren: De overige variabele mutaties kunnen via de naar aangeleverd worden. HR Documenten In het dashlet HR Documenten vind je verschillende overzichten: De dashboards geven met grafieken en lijsten snel inzicht vanuit verschillende standpunten: Headcount: hier gaat het om aantallen: medewerkers per afdeling, gewerkte uren, hoeveel in- en uitdiensttredingen etc.

21 Salaris: hier gaat het om bedragen: brutoloon per kostenplaats, gemiddeld bruto uurloon, werkgeverslasten etc. Verlof: hier gaat het om verlofuren: hoeveel is er opgenomen, hoeveel uren moeten er nog opgenomen worden etc. Verzuim: hier gaat het om verzuim: wat is het verzuim per afdeling/kostenplaats, wat zijn de verzuimpercentages etc. Voor dit dashboard is een aparte uitleg verkrijgbaar. Aarzel niet om hier naar te vragen. Daarnaast zijn er op het tabblad Overzichten meerdere uitgebreide overzichten met betrekking tot het verzuim beschikbaar. De overige overzichten (Headcount, Verzuimpercentage, Verzuimuren, Werkgeverskosten) zijn naar behoefte per afdeling, bedrijf, kostenplaats en kostenplaats/kostendrager beschikbaar. Het overzicht Medewerker kp/kd laat zien, wat de vaste kostenplaatsverdeling voor de betreffende maand is. Rapporten HR Op het tabblad Overzichten vind je de HR rapportages, deze staan al in een lijst vernoemd. Door op één van deze genoemde overzichten te klikken, opent dit overzicht direct. Klik je echter op het woord meer >> rechts onderin, dan heb je de keuze uit nog meer rapporten. Naast de standaard rapporten bestaat ook de mogelijkheid om zelf rapporten samen te stellen. Klik hiervoor op + Nieuw :

22 Selecteer de gewenst velden en geef het rapport een naam: Klik op Opslaan en Terug en genereer het rapport: Alle rapporten kunnen naar PDF en Excel gedownload worden. Indien gewenst kan ook een filter toegepast worden. Vergeet niet om na het instellen van een filter weer te genereren. Overzicht man/vrouw (bedrijf) Hier zie je in één oogopslag de verdeling tussen mannen en vrouwen in het bedrijf.

23 Door het dashlet via meer te openen kun je via het dropdownmenu kiezen voor de volgende opties: Medewerker Afdeling Medewerker Geslacht Medewerker Bepaald/Onbepaald Medewerker Kostenplaats (hier wordt alleen de hoofdkostenplaats getoond) Het totale overzicht kan naar Excel gedownload worden. Overzicht contracten (bedrijf) Hier zie je in één oogopslag de verhouding tussen de bepaalde en onbepaalde contracten in het bedrijf. Door het dashlet via meer te openen kun je via het dropdownmenu kiezen voor de volgende opties: Medewerker Afdeling Medewerker Geslacht Medewerker Bepaald/Onbepaald Medewerker Kostenplaats (hier wordt alleen de hoofdkostenplaats getoond)

24 Het totale overzicht kan naar Excel gedownload worden. Overzicht afdelingen (bedrijf) Hier zie je in één oogopslag de verdeling over de verschillende afdelingen in het bedrijf. Door het dashlet via meer te openen kun je via het dropdownmenu kiezen voor de volgende opties: Medewerker Afdeling Medewerker Geslacht Medewerker Bepaald/Onbepaald Medewerker Kostenplaats (hier wordt alleen de hoofdkostenplaats getoond)

25 Het totale overzicht kan naar Excel gedownload worden. 2. Output van de salarisadministratie tabblad Loonopdracht Op de startpagina én op het tabblad Loonopdracht heb je als werkgever de mogelijkheid om alle gegevens van de salarisadministratie in te zien via de Salarisdocumentviewer. Via de loonaangifteviewer zie je alle informatie met betrekking tot de loonheffingen. Tot slot vind je bij Pensioenexport de aangiftes die wij hebben ingezonden aan het pensioenfonds.

26 Salarisdocumentviewer Kies in de Salarisdocumentviewer eerst, welke run je wilt inzien door deze aan te klikken. Er ontvouwt zich nu een menu waarin alle beschikbare documenten van deze betreffende run genoemd worden (de laatste run staat automatisch uitgevouwen): Wanneer je klikt op het overzicht van je keuze wordt dit geopend. Ter informatie volgt hieronder een opsomming van de overzichten. Betaallijst Dit is een overzicht van alle betalingen van de betreffende maand, zowel kas- als bankbetalingen. Dit overzicht kan als PDF- en als Excel-bestand gedownload worden. Betaallijst cumulatief (op verzoek) Dit is een overzicht van alle betalingen van het hele jaar, zowel kas- als bankbetalingen. Dit overzicht kan als PDF- en als Excel-bestand gedownload worden. De betaallijst cumulatief wordt op verzoek getoond, neem hiervoor svp contact op met de salarisadministrateur. Journaalposten algemeen Voor alle journaalposten geldt, dat er een koppeling met vele financiële pakketten mogelijk is. Vraag hiernaar bij je salarisadministrateur. Hij/zij zal je ook kunnen helpen als er wijzingen doorgevoerd moeten worden. Het kan ook zo zijn, dat niet alle genoemde journaalposten zichtbaar zijn. Als er bijvoorbeeld niet met kostenplaatsen en kostendragers gewerkt wordt, zal deze journaalpost verborgen worden. Nadat je een journaalpost hebt geopend kun je rechtsboven voor iedere afdeling kiezen. Bij een download als PDF-, Excel- of tekst-bestand worden de kostenplaatsen/afdelingen/medewerkers achter elkaar in één bestand geplaatst. Nadat je de journaalpost hebt geopend kun je rechtsboven voor iedere gewenste afdeling/kostenplaats&kostendrager/kostenplaats/medewerker kiezen om deze op het scherm te bekijken:

27 Journaalposten afdeling Dit is de journaalpost uitgesplitst per afdeling, voor de betreffende maand.. Journaalposten afdeling cumulatief Dit is de journaalpost uitgesplitst per afdeling, vanaf januari tot en met de gekozen maand/periode. Journaalposten bedrijf Dit is de totale journaalpost van het hele bedrijf van de gekozen maand.. Journaalposten bedrijf cumulatief Dit is de cumulatieve journaalpost van het hele bedrijf vanaf januari tot en met de gekozen maand. Journaalposten kostenplaats/kostendrager Dit is de journaalpost uitgesplitst per kostenplaats én kostendrager. Journaalposten kostenplaats Dit is de journaalpost uitgesplitst per kostenplaats. Journaalposten kostenplaats cumulatief Dit is de cumulatieve journaalpost op kostenplaats vanaf januari tot en met de gekozen maand. Rechtsboven kan voor iedere kostenplaats gekozen worden.. Journaalposten medewerker Dit is de journaalpost per medewerker. Journaalposten medewerker cumulatief Dit is de cumulatieve journaalpost per medewerker vanaf januari tot en met de gekozen maand. Nadat je de journaalpost hebt geopend kun je rechtsboven voor de medewerker kiezen. Bij een download als PDF wordt iedere medewerker op een nieuwe pagina afgedrukt. Bij een download als Excel- of tekst-bestand worden de medewerkers achter elkaar in één bestand geplaatst. Loonstroken Dit zijn de loonstroken die bestemd zijn voor de medewerker. De loonstroken per medewerker kunnen naar wens per stuk (selecteer de medewerker rechts in het drop-down menu) of allemaal tegelijk gedownload worden (links). Bij de op het scherm zichtbare loonstroken is de naam alleen in het keuzevak zichtbaar, zodra de loonstroken gedownload worden staan de naam en de adresgegevens van de medewerker en van de werkgever vermeld. De laatste kolom op de loonstrook zijn de cumulatieven. Er is een uitleg van de loonstrook voor de medewerkers beschikbaar, vraag hier gerust naar.

28 Loonstroken Werkgever Deze loonstroken zijn bestemd voor jou als werkgever (en dus niet voor de medewerker). Het verschil zit in de laatste kolom op de loonstrook voor de werkgever: hier worden de werkgeverskosten weergegeven. Daarnaast worden ook alle werkgeverslasten getoond. Onderaan kun je de totale werkgeverskosten voor de medewerker zien. SEPA Dit bestand gebruik je om de betalingen aan te leveren bij de bank. Rechtsboven kun je de betaaldatum aangeven. Na het openen van SEPA kies je voor Download SEPA. Dit bestand sla je op. Vervolgens importeer je dit bestand bij de bank. Via Download PDF kun je het betaalbestand controleren. Standenregister per medewerker In het standenregister zie je per medewerker, per geselecteerd looncomponent het verschil tussen de huidige en de voorgaande maand/periode. Dit verschil wordt uitgedrukt als een bedrag én als een percentage. Zeker voor bedrijven met veel medewerkers adviseren wij om het overzicht in Excel te downloaden en een filter op de kolommen met de verschillen te plaatsen. Op die manier resteren alleen de medewerkers waar sprake is van een verschil. Standaard worden de volgende looncomponenten getoond: LC 1000 Bruto loon, LC 9900 Netto loon en LC Werkgeverslasten. Indien je dit wenst, is het uit te breiden met meerdere looncomponenten.

29 Verzamelloonstaat Dit is de gewone verzamelloonstaat. Verzamelloonstaat cumulatief Dit is de cumulatieve verzamelloonstaat. Werkkostenregeling In dit overzicht kun je controleren of je binnen de voorwaarden voor de WKR blijft. Uiteraard zijn hierin niet automatisch de kosten meegenomen welke je direct in de financiele administratie hebt verwerkt. Wanneer je deze aan je salarisadministrateur doorgeeft, zorgt hij/zij ervoor dat deze kosten toegevoegd worden. Het nog restende bedrag staat op de regel Ongebruikte vrije ruimte. Overzichten downloaden Er zijn bij elk overzicht mogelijkheden om te downloaden, de mogelijkheden verschillen per overzicht. Je kunt de beschikbare mogelijkheden altijd terug vinden via de knoppen links bovenaan in het scherm. Een download naar Excel zal altijd als een CSV bestand opgemaakt worden. Hierdoor is het bestand in bijna alle (financiële) pakketten te importeren. Loonstroken zichtbaar maken voor de medewerkers Je kunt de loonstroken op elk gewenst moment voor alle medewerkers zichtbaar maken. Ga hiervoor naar de salarisdocumentviewer of het tabblad Loonopdracht : Klik vervolgens op het gesloten envelopje naast de periode waarvan de loonstroken nog niet verzonden zijn:

30 Klik vervolgens op verzenden naar medewerkers : Klik op OK. De stroken zijn nu naar de medewerkers verzonden. Loonaangifte viewer Wanneer wij de aangifte voor je hebben verzonden, ontvang je een met daarin alle benodigde gegevens voor de betaling. Je hoeft dus niet in te loggen om de loonaangifte te kunnen betalen. Wil je graag de totale gegevens van de aangifte zien, dan ga je naar de loonaangifteviewer (op de tabbladen Start en Loonopdracht). In de Loonaangifteviewer zie je een overzicht van alle periodes. Klik op het vergrootglas rechts van de betreffende maand om alle gegevens van de loonaangifte te zien:

31 Je ziet nu de hele loonaangifte op het scherm. Indien gewenst kan de loonaangifte als PDF-document gedownload worden om te printen of op te slaan. Pensioenexport Hier is in één oogopslag de status van de pensioenexports te zien (aangemaakt/verzonden). Door op meer te klikken is informatie over iedere afzonderlijk aangifte te zien: periode, eventuele correctie en datum verzending (klik op de envelop). Verder is via het vergrootglas de aangifte zelf te downloaden. HR Documenten In het dashlet HR Documenten vind je verschillende overzichten:

32 De dashboards geven met grafieken en lijsten snel inzicht in de verschillende sectoren: Headcount: hier gaat het om aantallen: medewerkers per afdeling, gewerkte uren, hoeveel in- en uitdiensttredingen etc. Salaris: hier gaat het om bedragen: brutoloon per kostenplaats, gemiddeld bruto uurloon, werkgeverslasten etc. Verlof: hier gaat het om verlofuren: hoeveel is er opgenomen, hoeveel uren moeten er nog opgenomen worden etc. Verzuim: hier gaat het om verzuim: wat is het verzuim per afdeling/kostenplaats, wat zijn de verzuimpercentages etc. Voor dit dashboard is een aparte uitleg verkrijgbaar. Aarzel niet om hier naar te vragen. Daarnaast zijn er op het tabblad Overzichten meerdere uitgebreide overzichten met betrekking tot het verzuim beschikbaar. De overige overzichten (Headcount, Verzuimpercentage, Verzuimuren, Werkgeverskosten) zijn naar behoefte per afdeling, bedrijf, kostenplaats en kostenplaats/kostendrager beschikbaar. Het overzicht medewerker kp/kd laat zien, wat de vaste kostenplaatsverdeling voor de betreffende maand is. 3. Medewerkers startscherm Wanneer je gaat naar het tabblad Medewerkers kun je vervolgens één van de medewerkers selecteren. Hiervoor kun je in de zoekbalk zoeken op zowel (een deel van) de naam als het personeelsnummer. Vervolgens selecteer je de medewerker door erop te klikken. Hier kun je de informatie zien die voor de medewerker is vastgelegd. Het scherm is onderverdeeld in verschillende schermen (dashlets). Bij alle dashlets geldt: openen via meer. Door op Historie te klikken is de historie van het dashlet zichtbaar. Iedere wijziging wordt hier vastgelegd (per maand/periode). Door met de muis boven de i te gaan staan zie je wanneer en door wie de betreffende wijziging is vastgelegd. Door op de i te klikken wordt meer informatie over de wijziging getoond. De volgende dashlets zijn standaard zichtbaar (het kan zijn, dat de bedrijfslogin is aangepast aan jullie wensen en dat daardoor meer of minder dashlets beschikbaar zijn): Personalia Familie Dienstverband Rooster

33 Extra uren/dagen Loonbeslag Extra velden Beoordeling en Functionering Salaris Looncomponenten Loonheffingen Brancheregelingen Reserveringen Auto van de zaak Opleidingen Spaarloon/Levensloop Reiskostenvergoeding Verlof Verzuim Actiepunten medewerker Kostenplaats Medewerker login Verstrekkingen Documenten medewerker Ongevallen dossier Verzekeringen De verschillende dashlets worden hier onder beschreven. Personalia In het dashlet personalia zijn naast de stamgegevens van de medewerker ook het adres en IBAN vastgelegd. Wijzigingen kunnen via de mutatieformulieren (zowel medewerker als werkgever) doorgegeven worden. Familie Wil je graag de familieleden van de medewerker vastleggen, dan ga je naar de dashlet Familie, hier klik je rechts onderin op het woord meer. Vervolgens kun je zowel partner als kinderen vastleggen. Dienstverband Hier zie je achtereenvolgens het dienstverband, met de datum in (en eventueel uit) dienst. Daarna het contract of de opeenvolgende contracten. Tot slot nog de functie, afdeling en (medewerker)manager. Rooster Naast het tweewekelijkse rooster zie je hier ook de startdatum van het rooster, het parttimepercentage, aantal uren en dagen per week. Deze drie waarden worden op basis van het ingevulde rooster berekend.

34 Extra uren/dagen De uren/dagen van een oproepkracht worden hier weergegeven, net als de extra gewerkte uren van parttimers. Klik op de periode rechtsboven om deze aan te passen: Loonbeslag Stuur svp alle gegevens over een loonbeslag door naar je salarisadministrateur. Deze zal alles verwerken en vanaf de eerstvolgende run meenemen. De gegevens hiervan zullen in dit dashlet zichtbaar worden. Extra velden Zijn er zaken die je vast wil leggen voor de medewerkers, maar je bent deze nog niet tegen gekomen in het systeem? Hiervoor kun je de extra velden gebruiken. Deze extra velden dienen eerst door ons ingericht te worden, daarna kun je ze per medewerker vullen. Wil je deze velden gebruiken, neem dan voor de inrichting hiervan contact op met je salarisadministrateur. Beoordeling en functionering Deze dashlet gebruik je om beoordelings- en/of functioneringsgesprekken vast te leggen.

35 Ook kun je hier documenten toevoegen. Hierbij kun je denken aan een ondertekend beoordelingsformulier. Tevens heb je de mogelijkheid actiepunten toe te voegen, bijvoorbeeld de planning van het volgende gesprek. Als je wilt, dat de medewerker het formulier ook kan zien, dan moet je het type medewerkerlogindocument kiezen. Dan is het formulier zowel voor jezelf als ook voor de medewerker zichtbaar. Salaris Het huidige salaris is hier zichtbaar. Door op de knop Historie te klikken, kun je de voorgaande salarissen zien. Klik op de i voor de datum en inhoud van de betreffende salariswijziging. Looncomponenten Per maand/periode is hier zichtbaar welke vaste en variabele looncomponenten verloond zijn. Klik voor een andere maand rechtsboven op de periode en kies de gewenste maand (of het jaar). Let op: urencomponenten, zoals extra gewerkte uren, zijn hier niet zichtbaar. Loonheffingen Hier staan alle instellingen rond de loonheffingen (loonheffingskorting ja/nee) en de SVW lasten. Brancheregelingen Alle brancheregelingen (pensioen, cao regelingen) worden hier vermeld. Als er in jou bedrijf met twee verschillende cao s gewerkt wordt, dan zijn deze beide zichtbaar. In de eerste kolom is dan zichtbaar welke cao voor de betreffende medewerker actief is. Reserveringen Bij de reserveringen staan bijvoorbeeld het vakantiegeld, de eindejaarsuitkering maar ook cao gerelateerde reserveringen zoals het IKB en LBB (individueel keuze budget en loopbaanbudget). Auto van de zaak Alle gegevens van een auto van de zaak worden per medewerker getoond:

36 Opleidingen Deze dashlet gebruik je om de opleidingen van de medewerker vast te leggen. Indien het een opleiding betreft met een einddatum, dan adviseren wij je om een actiepunt toe te voegen. Hiervan krijg je 5 dagen voor de actiedatum een melding, zowel in het systeem als per . Spaarloon/Levensloop In dit dashlet wordt alle informatie rond een nog lopende levensloopregeling getoond. Reiskostenvergoeding Als een medewerker alle dagen op het kantooradres werkt, dan is het mogelijk om de reiskosten op basis van de reisafstand en het rooster (werkelijk of gemiddeld) te laten berekenen. Let op: dit is alleen mogelijk op basis van het bij ons bekende bedrijfsadres. Verlof Binnen Online Personeel & Salaris kun je de verlofadministratie van de medewerkers bijhouden. Aan het begin van het jaar of aan het begin van een dienstverband wordt door ons het verlofrecht voor het kalenderjaar bij elke medewerker toegevoegd. Vervolgens is het aan jullie of aan de medewerker om verlofopname of verlofopbouw te boeken. Iedere roosterwijziging wordt automatisch in het verlofrecht verwerkt, net als extra gewerkte uren. Als het verlofrecht over de extra gewerkte uren meteen uitbetaald moet worden, neem dan contact op met je salarisadministrateur. Natuurlijk is er ook een handleiding voor de medewerker, waarin precies wordt beschreven hoe hij/zij verlof kan boeken. Standaard zijn die vier groepen: Groep 1: wettelijk en bovenwettelijk verlof. Het saldo wordt altijd meegenomen naar het volgende jaar. Groep 2 en 3: deze groepen zijn naar keuze in te richten en het saldo wordt naar keuze per groep meegenomen naar het volgende jaar. Voorbeelden van verlof dat meegaat naar het volgende jaar: vitaliteitsverlof, tijd-voortijd uren, compensatie-uren. Voorbeelden van verlof dat niet meegaat naar het volgende jaar: seniorenverlof, feestdagenverlof. Groep 4: hier wordt al het bijzondere verlof geregistreerd. De medewerkers komen hier in de min. Dit saldo wordt standaard niet meegenomen naar het volgende jaar.

37 Verlof boeken door de werkgever Klik in de dashlet Verlof rechts onderin op het woord Meer >> In het volgende scherm zie je de verschillende verlofgroepen, zoals deze gelden binnen het bedrijf. Per verlofgroep kun je kiezen voor opname of opbouw, hiervoor zijn er twee knoppen. Om een verlofboeking te doen kies je een van deze knoppen. Vul de startdatum in, dit kun je doen door deze te typen, maar je kunt ook de kalenderfunctie gebruiken. Vervolgens vul je de einddatum in. Wanneer je het veld einddatum verlaat berekent Online Personeel & Salaris automatisch het aantal uren conform het rooster. Wanneer je het hier niet mee eens bent kun je in dit veld het aantal uren aanpassen. In het veld omschrijving kun je een eventuele omschrijving toevoegen. Vervolgens geef je de status aan.

38 Verlofaanvraag door de medewerker Indien de medewerker zelf verlof aanvraagt, dan wordt naar het ingestelde adres (contactpersoon en/of medewerker manager) de volgende gestuurd: Na het klikken op goedkeuren (of eventueel afwijzen ), wordt de aanvraag goedgekeurd en ontvangt de medewerker een . De persoon die het verlof goedkeurt wordt automatisch ingelogd en ziet het volgende antwoord: Je hoeft hier niets mee te doen, maar je kúnt via deze link ook inloggen. Verzuim In het startscherm van de medewerker vind je ook het verzuim. Wij kunnen voor iedere verzuimmelding een naar de arbodienst en/of bedrijfsarts/casemanager sturen. Met enkele arbodiensten is er ook een rechtstreekse koppeling mogelijk. In dit scherm zie je een overzicht van de ziekmeldingen die voor deze medewerker zijn gedaan. Hier kun je een van de ziekmeldingen selecteren als je het verloop wilt aanpassen. Betreft het een geheel nieuwe ziekmelding dan klik je rechts op de + Nieuwe verzuimmelding :

39 De velden op het volgende scherm vul je in met de juiste gegevens: Zijn alle gegevens ingevuld, dan klik je op opslaan. Nadat een ziekmelding is ingevoerd kun je deze op elk gewenst moment opnieuw openen om het verloop van de ziekmelding vast te leggen. Hiervoor ga je in het startscherm van de medewerker naar de dashlet Verzuim en klik je rechts onderin op Meer >> Nadat je de betreffende ziekmelding hebt geopend, zie je de mogelijkheid om de medewerker geheel of gedeeltelijk hersteld te melden. Daar onder staan de acties die betrekking hebben op de Wet Poortwachter. Per actiepunt kunnen de benodigde formulieren gedownload worden (zie verderop in de handleiding).

40 Herstelmelding: Wanneer de medewerker volledig hersteld is, kies je voor herstelmelding. Vervolgens vul je de hersteldatum in. Let er op, dat automatisch de huidige dag wordt opgenomen. Als de laatste ziektedag de voorgaande dag was, dan moet je dit aanpassen: Gedeeltelijk herstel: Wanneer de medewerker gedeeltelijk hersteld is, kies je voor Gedeeltelijk herstel. Vul het percentage dat de medewerker nog ziek is in, samen met de datum van de wijziging.

41 Wet Poortwachter: wanneer het een langdurend verzuim is, kun je gebruik maken van de actiepunten zoals die gedefinieerd zijn in het kader van de Wet Poortwachter. Hier kun je de gegevens van de casemanager vastleggen. Ook kun je hier de contactmomenten vastleggen, die er met de medewerker zijn geweest. Natuurlijk is het mogelijk extra actiepunten aan te maken. Door op het knopje download naast het betreffende actiepunt te klikken kun je de voor dit punt benodigde documenten downloaden. Dit zijn bijvoorbeeld formulieren van het UWV die ingevuld moeten worden, maar dit kan ook een omschrijving van de te verwachten acties zijn: Je kunt aan ieder verzuim de betreffende documenten toevoegen (correspondentie met de Arbodienst, reïntegratieverslagen, Plan van Aanpak etc), door op de knop met de paperclip te drukken.

42 Selecteer het bestand en druk op de knop Upload, vul daarna de overige velden in: Onterecht ingevoerd verzuim kan verwijderd worden door op het kruisje rechts in de regel van de ziekmelding te klikken: Actiepunten medewerker Op het startscherm van de medewerker vind je rechts bovenin de dashlet Actiepunten medewerker. Hierin kun je zaken vastleggen waar je bij deze medewerker aan moet denken. Bijvoorbeeld de salarisverhoging per een bepaalde datum dient wel/niet toegepast te worden. Wil je een actiepunt vastleggen, dan klik je rechts boven op de knop Actiepunten. Vervolgens kies je voor Actiepunt toevoegen. Je kunt ook het dashlet actiepunten openen. Klik dan op actiepunt toevoegen:

43 Je kiest eerst het type, ontbreekt het juiste type, dan kun je deze toevoegen door op de plus te klikken. Vervolgens vul je de actiedatum, je krijgt automatisch 5 dagen vóór deze actiedatum een melding. Deze melding krijg je zowel in het systeem als via . Als je een actie hebt afgesloten, dan kun je dit vermelden door het veld afgesloten aan te vinken en de datum in te vullen. Het actiepunt wordt dan grijs. Als je niet op tijd reageert, dan wordt het actiepunt roze. Door deze kleurcodering kun je in één oogopslag zien, wat de status is van de actiepunten. Wij adviseren om afgesloten actiepunten uit het overzicht te verwijderen (je bewaart immers ook geen geeltjes als je ze niet meer nodig hebt). Dit kan, door op het kruisje aan het einde van de regel te klikken. Kostenplaats In het dashlet Kostenplaats is zichtbaar welke kostenplaats(en) voor welk percentage aan de medewerker is/zijn gekoppeld. Naast de vaste kostenplaatsverdeling, zoals deze hier zichtbaar is, is het ook mogelijk om eventuele meeruren op een afwijkende kostenplaats te boeken. Vraag hiernaar bij je salarisadministrateur.

44 Medewerker login Rechts bovenin vind je de dashlet Medewerker login. Hier kun je de medewerker toegang geven tot ESS. Klik hiervoor rechts onderin het dashlet op het woord Meer >> Vul de volgende gegevens in: adres Voornaam Achternaam. De gegevens die in het systeem bekend zijn worden voor je ingevuld. Maak nu de keuze uit de onderstaande mogelijkheden; Alleen payslipviewer: alleen loonstroken per periode en per run. Medewerker Login basis: loonstroken per periode en per run, persoonlijke gegevens, verlof aanvragen. Medewerkerlogin uitgebreid: bovenstaande inclusief Documenten, verjaardagen afdeling/bedrijf, medewerker mutatieformulieren, verlof overzicht afdeling/bedrijf. Het kan ook zijn, dat er een aangepaste medewerkerlogin is aangemaakt. Kies dan deze, hier wordt altijd de naam van de werkgever gebruikt.

45 Online Personeel & Salaris vraagt om een bevestiging, klik op OK : Je ziet nu, dat de login is aangemaakt, maar nog niet is geactiveerd door de medewerker: Zodra de medewerker heeft ingelogd, zie je hier de laatste logindatum en -tijd. Soort medewerkerlogin wijzigen: Als de medewerker al een medewerkerlogin heeft, voor bijvoorbeeld alleen loonstrookinzage, en je wilt ook het verlof via de medewerkerlogin laten aanvragen of mutaties in laten dienen, dan moet je de oude medewerkerlogin eerst verwijderen en opnieuw met hetzelfde adres aanmaken. Als je dan zelf meteen op het vinkje activeren klikt, dan zal de medewerker bij de volgende keer dat hij/zij inlogt meteen de nieuwe mogelijkheden zien en kunnen gebruiken. Laat de medewerker wel weten, dat hij/zij een uit Online Personeel & Salaris ontvangt, maar dat hij/zij daar niets mee hoeft te doen. Als er een ander adres gebruikt wordt, dan moet de medewerker zich wel via de ontvangen aanmelden en een wachtwoord invoeren. Verstrekkingen Wanneer je zaken verstrekt aan de medewerker, welke eigendom zijn van het bedrijf, dan kun je deze hier vastleggen.

46 Je kunt een verstrekking al vastleggen op het moment dat deze wordt aangevraagd. Je vult dan het type en het item in. Vervolgens de aanvraagdatum, de status is dan In Aanvraag. Wanneer het daadwerkelijk wordt verstrekt aan de medewerker dan vul je de Verstrekkingsdatum in, de status verander je dan naar Uitgegeven. Wanneer de medewerker deze verstrekking weer inlevert, dan vul je de inname datum, de status verander je dan naar Ingeleverd. Met het vinkje bij Inname bij uitdienst kun je aangeven of deze verstrekking ingenomen moet worden wanneer de medewerker uit dienst gaat. Je krijgt hiervan dan een melding wanneer de uitdiensttreding wordt ingevuld. Documenten medewerker Onder de personalia van de medewerker vind je de dashlet Documenten Medewerker. Hier kun je documenten toevoegen aan het digitale dossier van deze medewerker. Hiervoor klik je rechts onderin de dashlet op het woord Meer >> Vervolgens kies je voor Medewerker Document toevoegen: Blader in het systeem naar het document dat je wilt toevoegen. Vervolgens geef je aan welk document type dit betreft. Wanneer het type in deze lijst ontbreekt, kun je deze toevoegen met de plus. Je vult de overige velden in en kiest voor Opslaan. Indien je kiest voor het document type Medewerkerlogindocument, dan is dit document ook voor de medewerker zichtbaar.

47 Houd er rekening mee, dat je ook documenten vanuit de verschillende dashlets kunt toevoegen. In dat geval zullen de documenten in een aparte map verzameld worden: verzuim bij verzuim en dienstverband bij dienstverband etc. Documenten die via het dashlet Documenten medewerker opgeslagen worden komen in de algemene map. De medewerker ziet alle voor hem/haar bestemde documenten op alfabetische volgorde. Ongevallendossier Een ongevallendossier kun je bijhouden in de dashlet Ongevallendossier. Hier klik je rechts onderin op het woord Meer >>. Ook hier kun je desgewenst documenten en actiepunten toevoegen. Verzekeringen Wil je graag de verzekeringen van de medewerker vastleggen, dan gaat je naar de dashlet Verzekeringen, hier klik je rechts onderin op het woord Meer >>. Vervolgens kun je de verzekeringen vastleggen. Indien gewenst kun je ook documenten of actiepunten toevoegen. Houd er svp rekening mee, dat deze gegevens voor de eigen administratie zijn en niet gekoppeld zijn aan de salarisadministratie. Nieuw wachtwoord voor ESS Is de medewerker zijn wachtwoord vergeten, dan kan hij zelf in het inlogscherm klikken op Wachtwoord vergeten. Een nieuw wachtwoord wordt dan automatisch toegestuurd. Vraagt de medewerker je om hulp, dan kun je het wachtwoord voor de medewerker wachtwoord resetten. Ga naar het dashlet medewerker login en druk op wachtwoord resetten :

48 Bevestig de keuze door op OK te klikken. De medewerker ontvangt vervolgens een met daarin de mogelijkheid om een nieuw wachtwoord aan te maken. Mocht dit niet het gewenste resultaat hebben, dan is het raadzaam om de medewerkerlogin te verwijderen en opnieuw aan te maken. Blokkeren toegang tot ESS Als je de toegang tot ESS voor de medewerker wil blokkeren, dan moet je de login verwijderen: Wijzigen adres medewerker Wijzigt het adres van de medewerker, dan dien je de medewerkerlogin te verwijderen en vervolgens een nieuwe medewerkerlogin aan te maken. Vergeet niet om de medewerkers de gebruikershandleiding te verstrekken welke je van ons ontvangen hebt. 4. Medewerker loonstroken Wanneer je de medewerker geselecteerd hebt, kun je ook naar het tabblad loonstroken gaan. Hier zie je de toekomstige loonstrook van deze medeweker. Je kunt ook de loonstroken van eerdere periodes oproepen, door de met de pijltjes naar een andere periode te klikken.

49 5. Medewerker kalender Op het grijze tabblad kalender vind je de kalender van deze medewerker van alles wat je in het systeem voor deze medewerker per datum hebt vastgelegd. Denk hierbij aan rooster, verlof en verzuim. Maar bijvoorbeeld ook actiepunten en verjaardagen. Door de kleurcodering is met één oogopslag te zien, wat er voor deze medewerker in de betreffende maand speelt.

50 6. Medewerker Overzichten Op het tabblad Overzichten vind je de overzichten van deze medewerker. Hier staan de loonstroken per periode en per run, maar ook een overzicht van de looncomponenten per periode en de Rapporten Looncomponenten. Dit zijn dezelfde documenten die op bedrijfsniveau voor zowel het hele bedrijf als voor alle medewerkers afzonderlijk opgeroepen kunnen worden. 7. Kalender Naast de kalender per medewerker is er ook een kalender op bedrijfsniveau. Hier zie je alles wat je in het systeem voor de medewerkers per datum hebt vastgelegd. Denk hierbij aan rooster, verlof en verzuim. Maar bijvoorbeeld ook actiepunten en verjaardagen.

51 8. Overzichten (tabblad) Rapporten HR Op het tabblad Overzichten vind je de HR rapportages, deze staan al in een lijst vernoemd. Door op één van deze genoemde overzichten te klikken, opent dit overzicht direct. Klik je echter op het woord Meer >> rechts onderin dan heb je de keuze uit nog meer rapporten: Medewerker Documenten: een overzicht van alle documenten die per medewerker zijn opgeslagen. Medewerker Auto vd Zaak: een overzicht van alle medewerker die een auto van de zaak hebben, met de gegevens van de auto Medewerker NAW lijst: naam adres woonplaats gegevens Medewerker opleidingen Medewerker uren & salaris (Headcount) Medewerker verjaardagslijst Medewerker verlofregistratie: per medewerker worden alle verlofregistraties van het lopende jaar getoond Medewerker verlofsaldo: voor verlofgroep 1 wordt het beginsaldo, de opnames, de opbouw en het eindsaldo getoond. Als je een overzicht van alle verlofgroepen wenst, kun je dit overzicht zelf aanmaken (zie hierna) Medewerker verstrekkingen Medewerker verzuimregistratie: de registratie van alle verzuim in dit jaar. Meer informatie is ook via de dashlets Verzuimmelding Overzicht en Verzuimregistratie Rapport te verkrijgen. Naast de standaard rapporten bestaat ook de mogelijkheid om zelf rapporten samen te stellen. Klik hiervoor op + Nieuw :

52 Selecteer de gewenst velden en geef het rapport een naam: Klik op Opslaan en Terug en genereer het rapport: Alle rapporten kunnen naar PDF en Excel gedownload worden. Indien gewenst kan ook een filter toegepast worden. Vergeet niet om na het instellen van een filter weer te genereren. Rapporten journaalposten Hiermee kun je een journaalpost tot in het kleinste detail downloaden. Bijvoorbeeld voor één bepaalde medewerker, waarbij per periode en/of run zichtbaar is, welke kosten er op iedere kostenplaats zijn geboekt. Het is ook mogelijk om een journaalpost over meerdere, aaneengesloten perioden te maken, waardoor bijvoorbeeld de journaalpost voor een gebroken boekjaar gemaakt kan worden. Vergeet niet om na het wijzigen van het filter de gegevens via Toon opnieuw te genereren.

53 Verzuimmelding overzicht Het verzuimmelding overzicht bestaat uit twee tabbladen: informatie en data. Informatie is een interactief overzicht, dat heel geschikt is voor presentaties aan groepen. Zodra dit overzicht geprint wordt, is rechts bovenaan zichtbaar op welke datum en door wie het is geprint. Op dit tabblad is ook de periode in te stellen, waarover de gegevens weergegeven worden. Hiervoor is iedere gewenste (aaneengesloten) periode te kiezen. Daarnaast kan naar keuze één of meerdere of zelfs alle afdelingen geselecteerd worden. Ditzelfde geldt ook voor het verzuim type. Na iedere wijziging wordt het overzicht opnieuw aangemaakt. 'Data' is de eigenlijke inhoud, op basis hiervan is de informatie opgesteld. Deze gegevens zijn via Excel te downloaden. In dit rapport is alles te vinden over het totale verzuim, zoals verzuimpercentages, -kosten en -uren. Als op dit tabblad voor het filter Laatst gebruikte filters wordt gekozen, dan zie je dezelfde gegevens als op het eerste tabblad. Eventueel kun je zelf nog meer filters aanpassen. Hiervoor is iedere gewenste (aaneengesloten) periode te kiezen. Daarnaast kan naar keuze één of meerdere of zelfs alle afdelingen geselecteerd worden. Dit zelfde geldt ook voor het verzuim type. Na iedere wijziging moet het overzicht opnieuw opgebouwd worden, klik hiervoor op Toon. Verzuimregistratie Rapport Het verzuimregistratie rapport bestaat uit twee tabbladen: Informatie en data. Informatie is een interactief overzicht, dat heel geschikt is voor presentaties aan groepen. Zodra dit overzicht geprint wordt, is rechts bovenaan zichtbaar op welke datum en door wie het is geprint. Op dit tabblad is ook de

54 periode in te stellen, waarover de gegevens weergegeven worden. Hiervoor is iedere gewenste (aaneengesloten) periode te kiezen. Daarnaast kan naar keuze één of meerdere of zelfs alle afdelingen geselecteerd worden. Dit zelfde geldt ook voor het verzuim type. Na iedere wijziging wordt het overzicht opnieuw aangemaakt. 'Data' is de eigenlijke inhoud, op basis hiervan is de informatie opgesteld. Deze gegevens zijn via Excel te downloaden. In dit rapport is alles te vinden over aantallen meldingen en dossiers. Als op dit tabblad voor het filter Laatst gebruikte filters wordt gekozen, dan zie je dezelfde gegevens als op het eerste tabblad. Eventueel kun je zelf nog meer filters aanpassen. Hiervoor is iedere gewenste (aaneengesloten) periode te kiezen. Daarnaast kan naar keuze één of meerdere of zelfs alle afdelingen geselecteerd worden. Dit zelfde geldt ook voor het verzuim type. Na iedere wijziging moet het overzicht opnieuw opgebouwd worden, klik hiervoor op Toon. Rapporten looncomponenten Via het dashlet Rapporten looncomponenten zijn drie overzichten beschikbaar: Looncomponenten per periode, per run en per run/periode. Looncomponenten per periode: dit is een overzicht van alle gebruikte looncomponenten met een verdeling over de verwerkte perioden. Een eventuele TWK (terugwerkende kracht berekening, een correctie in één of meer voorgaande maand(en)) wordt verwerkt in de maand waarin de correctie thuis hoort. Per periode zie je dus zowel het oorspronkelijke bedrag alsook eventuele latere correcties. Voorbeeld: de bijdrage ZKV is pas in maart, met een extra (correctie)run geboekt. Hier onder is te zien, dat deze bedragen in periode 1 en 2 zijn opgeteld (deze komen uit run 3 en 4). Looncomponenten per run: dit is een overzicht van alle gebruikte looncomponenten met een verdeling over de geboekte runs. Een eventuele TWK (terugwerkende kracht berekening, een correctie in één of meer voorgaande maand(en)) wordt verwerkt in de maand waarin de correctie is geboekt. Voorbeeld: de bijdrage ZKV is pas in maart, met een extra (correctie)run geboekt. Hier onder is te zien, dat deze bedragen in run 3 zijn opgevoerd. Je kunt hier niet zien, voor welke periode de bedragen zijn.

55 Looncomponenten per run/periode: dit is een overzicht van alle gebruikte looncomponenten met een verdeling over de verwerkte runs én perioden. Een eventuele TWK (terugwerkende kracht berekening, een correctie in één of meer voorgaande maand(en)) wordt getoond in de maand waarin de correctie thuis hoort, maar ieder component wordt per run gesplitst. Voorbeeld: de bijdrage ZKV is pas in maart, met een extra (correctie)run geboekt. Hier onder is te zien, dat deze bedragen per periode en per run zijn geboekt. Je kunt dus zien, dat run 3 een correctie is over zowel periode 1 alsook periode 2. Voor al deze rapporten geldt, dat ze zowel als PDF- alsook als Excel-bestand gedownload kunnen worden, naar keuze voor het hele bedrijf alsook gesplitst per medewerker. Looncomponenten per periode In dit rapport kun je gegevens per looncomponent oproepen. In onderstaand voorbeeld gaat het om LC 1000 Salaris, maar iedere gebruikte looncomponent kan hier getoond worden. In het staafdiagram is het totaal per maand/periode zichtbaar, onder de grijze balk staan de afzonderlijke medewerkers. Dit overzicht is naar Excel te downloaden.