Visitatierapport De Vlashaard, Wevelgem

Transcriptie

1 Visitatierapport De Vlashaard, Wevelgem Visitatiegesprekken op 8 en 9 maart 2016 Visitatierapport van 20 juni 2016 V I S I T A T I E R A A D S O C I A L E H U I S V E S T I N G S M A A T S C H A P P I J E N

2 Prestatiebeoordeling SHM De Vlashaard Datum rapport: 20 juni 2016 Datum visitatiegesprekken: 8 en 9 maart 2016 Datum presentatie aan de raad van bestuur: 7 juni 2016 Erkenningsnummer SHM: 3431 Contactgegevens SHM: Vanackerestraat 43, 8560 Wevelgem. Tel: 056/ Fax: 056/41 22 Directeur: Karel Maddens Voorzitter: Agnes Baert Actieterrein voor de realisatie en de verhuur van sociale huurwoningen: Wevelgem Samenstelling visitatiecommissie: Brecht Vandekerckhove, commissievoorzitter Luc Joos, commissielid Gerard Van Bortel, commissielid Disclaimer: Dit visitatierapport bevat de door een visitatiecommissie vastgestelde prestatiebeoordeling van de door De Vlashaard geleverde prestaties. Het prestatieoordeel is gebaseerd op de output van de prestatiedatabank, door de SHM verstrekte gegevens en documenten, publieke gegevens en gesprekken met vertegenwoordigers van de betrokken SHM, huurders en lokale woonactoren. De visitatiecommissie beoogt het uitbrengen van een professioneel advies aan de SHM en de bevoegde minister en is niet verantwoordelijk voor eventuele onjuistheden in de door haar ontvangen gegevens. VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING SHM DE VLASHAARD PAGINA 2 VAN 58

3 INHOUDSOPGAVE 1. INLEIDING SAMENVATTING BESCHRIJVING VAN DE SHM EN HAAR OMGEVING BESCHRIJVING SHM BESCHRIJVING OMGEVING PRESTATIES VAN SHM DE VLASHAARD PRESTATIEVELD 1: BESCHIKBAARHEID VAN WONINGEN PRESTATIEVELD 2: KWALITEIT VAN WONINGEN EN WOONOMGEVING PRESTATIEVELD 3: BETAALBAARHEID PRESTATIEVELD 4: SOCIAAL BELEID PRESTATIEVELD 5: INTERNE WERKING EN FINANCIËLE LEEFBAARHEID PRESTATIEVELD 6: KLANTVRIENDELIJKHEID AANBEVELINGEN AANBEVELINGEN VOOR DE SHM AANBEVELINGEN VOOR DE DOOR DE VLAAMSE OVERHEID TE NEMEN MAATREGELEN AANBEVELINGEN VOOR HET VLAAMSE WOONBELEID GOEDE PRAKTIJKEN BIJ DE SHM BIJLAGE 1: OVERZICHT GEVOERDE GESPREKKEN BIJLAGE 2: LIJST MET VEEL GEBRUIKTE BEGRIPPEN EN AFKORTINGEN VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING SHM DE VLASHAARD PAGINA 3 VAN 58

4 1. INLEIDING 1.1. Dit visitatierapport bevat de door een visitatiecommissie vastgestelde prestatiebeoordeling van de SHM De Vlashaard De prestatiebeoordeling werd uitgevoerd conform het Draaiboek Prestatiebeoordeling SHM s, d.d. 5 juli 2012 ter uitvoering van artikel 27 van het besluit van de Vlaamse Regering van 22 oktober 2010 tot vaststelling van de aanvullende voorwaarden en de procedure voor de erkenning als sociale huisvestingsmaatschappij en tot vaststelling van de procedure voor de beoordeling van de prestaties van sociale huisvestingsmaatschappijen (verder: het Erkenningenbesluit). Meer informatie: Deze prestatiebeoordeling heeft tot doel: - de SHM s in staat te stellen hun eigen prestaties te verbeteren; - de minister alle relevante informatie te verstrekken voor de Vlaamse - transparante en eenduidige informatie te verschaffen over de werking van SHM s; - de minister toe te laten de prestaties van de SHM s te meten en te volgen De prestatiebeoordeling wil een zo objectief mogelijk beeld geven van de werking van de SHM. Daartoe wordt gebruik gemaakt van zoveel mogelijk objectieve en tussen de SHM s onderling vergelijkbare gegevens. De methode biedt evenwel ook ruimte voor interpretatie van deze gegevens tegen de achtergrond van de historiek van de SHM en van de lokale context De prestatiebeoordeling vertrekt van een aantal Strategische Doelstellingen, waaraan de SHM een bijdrage levert, en een aantal Operationele Doelstellingen, waarvoor de SHM verantwoordelijk is. Deze doelstellingen worden opgedeeld over 6 prestatievelden, met name: 1. de beschikbaarheid van woningen (SD en OD) 2. de kwaliteit van de woningen en de woonomgeving (SD en OD) 3. de betaalbaarheid (SD en OD) 4. het sociaal beleid (OD) 5. de interne werking en de financiële leefbaarheid (OD) 6. de klantvriendelijkheid (OD) 1.6. De operationele doelstellingen kunnen als volgt worden beoordeeld: - Uitstekend: de SHM levert uitzonderlijke prestaties met een voorbeeldfunctie voor andere SHM s; - Goed: de SHM levert prestaties die voldoen aan de vereisten; - Voor verbetering vatbaar: de prestaties van de SHM voldoen niet aan de vereisten; - Onvoldoende: de prestaties van de SHM voldoen niet aan de vereisten en de SHM werd op basis van een eerdere prestatiebeoordeling aangezet tot verbetering, maar deze verbetering is niet gerealiseerd tijdens de vooropgestelde periode; - Niet van toepassing (n.v.t.): deze operationele doelstelling is voor deze SHM niet beoordeeld. VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING SHM DE VLASHAARD PAGINA 4 VAN 58

5 1.7. Conform artikel 9.8 van het Draaiboek Prestatiebeoordeling SHM s formuleert de Visitatiecommissie een eindoordeel per prestatieveld. Dit eindoordeel komt overeen met de laagste score die is toegekend voor één van de operationele doelstellingen die tot dit prestatieveld behoren. Indien bijvoorbeeld voor het eerste prestatieveld de beoordeling voor alle operationele doelstellingen goed is en voor één operationele doelstelling voor verbetering vatbaar, dan is het eindoordeel voor dit prestatieveld voor verbetering vatbaar. De tabel in de samenvatting van het visitatierapport verduidelijkt hoe het eindoordeel is tot stand gekomen. Meer informatie over de totstandkoming van de beoordeling kunt u vinden in hoofdstuk 9 van het Draaiboek Conform artikel 35, 5 van het Erkenningenbesluit kan de visitatiecommissie bij de allereerste prestatiebeoordeling van een SHM voor elk van de prestatievelden enkel een eindoordeel 'uitstekend', 'goed' of 'voor verbetering vatbaar' geven De leden van de visitatiecommissie hebben bij de start van de visitatie een verklaring ondertekend waarin zij zich ertoe verbinden om tijdens de beoordeling onafhankelijk te handelen en geen ongewenste beïnvloeding bij hun oordeelsvorming toe te staan. De leden van de visitatiecommissie verklaren ook geen belang te hebben bij de uitkomst van dit visitatierapport. De visitatoren hebben bovendien geen, al dan niet persoonlijk, financieel, commercieel of ander belang bij de beoordeelde sociale huisvestingsmaatschappij, noch bij daaraan gelieerde bedrijven of organisaties. Het oordeel van de visitatiecommissie is ook tot stand gekomen zonder beïnvloeding door de betrokken sociale huisvestingsmaatschappij of andere betrokken partijen. Bij het voorleggen van het definitief visitatierapport aan de SHM en aan de minister herbevestigen de leden van de visitatiecommissie dezelfde verklaring. De onafhankelijkheidsverklaringen zijn opvraagbaar bij de Visitatieraad, via info@visitatieraad.be Dit visitatierapport werd geschreven met een ruim doelpubliek voor ogen. Om de toegankelijkheid te vergroten, vermijdt de visitatiecommissie het gebruik van afkortingen en specifieke vaktermen zoveel mogelijk. Toch kiest de commissie soms bewust voor het gebruik van vaktermen omdat het om uitdrukkingen gaat die juridisch een specifieke lading dekken, zo gekend zijn in de sector of omdat het gebruik ervan bijdraagt aan een vlottere leesbaarheid van het rapport. In bijlage 2 worden de meest gebruikte afkortingen en vaktermen kort toegelicht. Voor informatie over de verschillende actoren die werkzaam zijn in of raakpunten hebben met de sociale huisvestingssector verwijzen we graag naar de lijst van actoren die is opgenomen in het draaiboek prestatiebeoordeling. VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING SHM DE VLASHAARD PAGINA 5 VAN 58

6 2. SAMENVATTING De onderstaande tabel geeft per Prestatieveld (PV) en per Operationele Doelstelling (OD) een samenvatting van de beoordeling. Beoordeling PV 1 BESCHIKBAARHEID VAN WONINGEN Voor verbetering vatbaar OD 1.1 De SHM realiseert nieuwe sociale huurwoningen Goed OD 1.2 De SHM realiseert nieuwe sociale koopwoningen n.v.t. OD 1.3 De SHM brengt sociale kavels op de markt n.v.t. OD 1.4 De SHM verwerft gronden en panden om sociale woonprojecten en kavels te realiseren OD 1.5 De SHM stemt haar aanbod af op de noden van verschillende groepen Voor verbetering vatbaar PV 2 KWALITEIT VAN WONINGEN EN WOONOMGEVING Voor verbetering vatbaar OD 2.1 De SHM staat in voor de renovatie, verbetering, aanpassing of vervanging van het woningpatrimonium waar nodig OD 2.2 De SHM is milieuvriendelijk in functie van de betaalbaarheid Voor verbetering vatbaar OD 2.3 De SHM bouwt aanpasbaar Voor verbetering vatbaar Goed Goed PV 3 BETAALBAARHEID VAN WONEN Goed OD 3.1 De SHM bouwt prijsbewust Goed OD 3.2 De SHM verhuurt prijsbewust Goed PV 4 SOCIAAL BELEID Goed OD 4.1 De SHM zet zich in voor een zo goed mogelijke woonzekerheid Goed OD 4.2 De SHM voorkomt en pakt leefbaarheidsproblemen aan Goed OD 4.3 De SHM betrekt bewonersgroepen bij sociale huurprojecten en bij wijkbeheer Goed OD 4.4 De SHM biedt huisvestingsondersteuning aan bewoners Goed PV 5 INTERNE WERKING EN FINANCIËLE LEEFBAARHEID Voor verbetering vatbaar OD 5.1 De SHM is financieel leefbaar Goed OD 5.2 De SHM beheerst haar kosten goed Goed OD 5.3 De SHM voorkomt en bestrijdt huurdersachterstal, sociale fraude en domiciliefraude Goed OD 5.4 De SHM heeft en gebruikt een goed financieel plan Goed OD 5.5 De SHM streeft ernaar te evolueren naar een echte woonmaatschappij Goed OD 5.6 De SHM beschikt over een goed systeem van interne controle Voor verbetering vatbaar OD 5.7 De SHM is bereid tot verandering en verbetering Goed PV 6 KLANTVRIENDELIJKHEID Goed OD 6.1 De SHM informeert burgers snel en duidelijk Goed OD 6.2 De SHM informeert beleidsinstanties en andere organisaties snel en duidelijk Goed OD 6.3 De SHM meet de tevredenheid van klanten Goed VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING SHM DE VLASHAARD PAGINA 6 VAN 58

7 3. BESCHRIJVING VAN DE SHM EN HAAR OMGEVING 3.1 Beschrijving SHM Op 29 september 1994 ontstond de Coöperatieve Vennootschap SHM De Vlashaard uit de fusie van de Coöperatieve Vennootschap "Huis en Heerd" te Gullegem (313) en de NV "Wevelgemse Bouwmaatschappij Volksbelang" te Wevelgem (343). De nieuwe vennootschap kreeg het erkenningsnummer 343/1. De SHM is enkel actief in de gemeente Wevelgem. De gemeente en het OCMW zijn dan ook meerderheidsaandeelhouders van de SHM. De gemeente (22,5%) en het OCMW (38,8%) van Wevelgem hebben samen ruim 60% van de aandelen van de SHM. Daarnaast zijn ook het Vlaamse Gewest (12,5%) en de provincie (10,5%) aandeelhouder en is 15% van de aandelen in handen van particulieren. De raad van bestuur van de SHM bestaat uit 13 leden: 3 vertegenwoordigers van de gemeente (waaronder de voorzitter), 3 vertegenwoordigers van het OCMW, 6 particulieren en 1 vertegenwoordiger van de provincie. De directeur neemt - als niet stemgerechtigd lid - deel aan de vergaderingen van de raad van bestuur. De SHM heeft een dagelijks bestuur bestaande uit vier leden: 2 vertegenwoordigers van de gemeente, 1 van het OCMW en 1 particulier. De organisatie beschikt over 5 medewerkers: naast de directeur bestaat de organisatie uit een boekhouder, een maatschappelijk werker, een technisch-administratief medewerker, en een administratief medewerker die ook het onthaal, de inschrijving van kandidaat-huurders en de verhuur verzorgt. Het ontwikkelen van nieuwe projecten wordt opgevolgd door de directeur. Eind 2014 bezat de SHM De Vlashaard 743 woningen, waarvan 584 eengezinswoningen en 129 appartementen en 30 duplexen. Van dit patrimonium werd het grootste volume gerealiseerd in de periode , goed voor bijna 70% van het totale patrimonium, wat ver boven het Vlaamse gemiddelde zit. In tweede instantie beschikt de SHM ook over vrij veel patrimonium uit de jaren van na 2000 (ruim 20%). Zoals hierboven al aangegeven bestaat het patrimonium van De Vlashaard voor bijna 80% uit eengezinswoningen. Het grootste deel van het patrimonium telt 3-slaapkamers (bijna 50%) of 2- slaapkamers (bijna 30%) Slaapkamers Appartementen & duplexen Eengezinswoningen Totaal 0 slaapkamers slaapkamer 30 (4%) 69 (9%) 99 (13%) 2 slaapkamers 91 (12%) 129 (17%) 220 (30%) 3 slaapkamers 38 (5%) 324 (44%) 362 (49%) 4 slaapkamers 0 47 (6%) 47 (6%) 5 of meer slaapkamers 0 15 (2%) 15 (2%) Totaal 159 (21%) 584 (79%) 743 (100%) Tabel: Verdeling van woningtypologie en aantal slaapkamers, bron prestatiedatabank 2014 VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING SHM DE VLASHAARD PAGINA 7 VAN 58

8 Op 31 december 2014 bestond 40% van de gezinnen die een sociale woning huurden bij De Vlashaard uit 1 persoon. 75% van de SHM s heeft een hoger percentage huurders uit éénpersoonshuishoudens. Het aandeel huurders waarvan het gezinshoofd ouder is dan 65 (33%), het aantal huurders met niet-belgische gezinshoofden (9%) en het mediaan inkomen van de huurders ( euro) is vergelijkbaar met dat van de andere Vlaamse huisvestingsmaatschappijen. Naast de absolute voorrangsregels hanteert de SHM geen optionele voorrangsregels. Er is evenmin een lokaal toewijzingsreglement van kracht in het actieterrein 3.2 Beschrijving omgeving Zoals reeds is aangehaald bestaat het actieterrein van de SHM De Vlashaard enkel uit de gemeente Wevelgem. In de gemeente Wevelgem woonden eind huishoudens. De verwachting is dat dit aantal tegen 2025 zal stijgen naar en tegen 2030 zal teruglopen naar Van de inwoners in Wevelgem zijn er 20,9% 18- tot 34-jarigen, 40,4% 35- tot 64-jarigen en 19,2% 65-plussers. Deze leeftijdscategorieën zijn in de totale Vlaamse populatie op vergelijkbare wijze vertegenwoordigd. Het werkloosheidscijfer van de gemeente Wevelgem ligt 5,3% lager dan het Vlaamse gemiddelde van 7,5%. Ook het leeflooncijfer van 0,24% ligt lager dan het Vlaamse gemiddelde van 0,38%. De ééngezinswoningen zijn dominant in Wevelgem. Ook in vergelijking met heel Vlaanderen ligt aandeel appartementen erg laag (8,4% t.o.v. 26%). Daarnaast bestaat 37% uit gesloten bebouwingen wat fors hoger ligt dan het Vlaams gemiddelde (24%). Iets meer dan de helft van de woningen (54,5%) zijn open of halfopen bebouwingen, dit sluit aan bij het Vlaams gemiddelde. De mediaan verkoopprijs van een appartement in Wevelgem bedroeg in euro; voor gans Vlaanderen was dit euro. Een mediaan verkoopprijs wil zeggen dat er exact evenveel appartementen werden verkocht aan een hogere prijs, als aan een lagere prijs. Voor gewone woonhuizen ligt de mediaan op euro. In Vlaanderen bedroeg de mediaan verkoopprijs voor gewone woonhuizen in euro. De mediaan prijzen van gewone woonhuizen en appartementen zijn de voorbije 5 jaar gemiddeld met respectievelijk 19,4% en 39,0% gestegen. Er zijn met andere woorden sterke prijsstijgingen geweest, in het bijzonder voor wat betreft de appartementen. De mediaanprijs van de bouwgrond in Wevelgem bedroeg in euro per m². Dit is vergelijkbaar met het Vlaams gemiddelde (171 euro per m²), maar betekent wel een stijging met 24,3% t.o.v Bij de laatste voortgangstoets (december 2014) telde het actieterrein van De Vlashaard (Wevelgem) 6,2% sociale huurwoningen. Met reeds 78 woningen gerealiseerd, 2 woningen op de korte termijnplanning en 20 in uitvoering, moeten er nog 106 van de 206 woningen, die het BSO Huur voorop stelt, gepland worden. De Vlashaard is de enige sociale huurmaatschappij actief in de gemeente. Daarnaast verhuurt ook het OCMW een aantal sociale huurwoningen, net als het SVK De Poort (zie OD 1.4). Ook het OCMW hanteert de toewijzingsregels die van toepassing zijn bij SVK s. Voor de realisatie van sociale koopwoningen in Wevelgem staat de Zuid-West-Vlaamse Huisvestingsmaatschappij in. Van het BSO Koop van 95 woningen moeten er nog 73 woningen gepland worden. Het sociaal objectief van 5 sociale kavels, is met de realisatie van 23 sociale kavels reeds ruimschoots overschreden. VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING SHM DE VLASHAARD PAGINA 8 VAN 58

9 4. PRESTATIES VAN SHM DE VLASHAARD 4.1 PRESTATIEVELD 1: BESCHIKBAARHEID VAN WONINGEN SD1: De SHM draagt bij tot de beschikbaarheid van woningen, in het bijzonder voor de meest behoeftige gezinnen en alleenstaanden OD 1.1: De SHM (met huuractiviteiten) realiseert nieuwe sociale huurwoningen Beoordeling: goed De Vlashaard realiseerde in de periode nieuwe sociale huurwoningen. Dit staat voor een jaarlijks gemiddelde realisatie van 1,9% van het totaal woningpatrimonium en daarmee presteert de SHM beter dan 2/3 de van de Vlaamse SHM s. Bovendien zitten ook veel woningen in een voorbereidings- of uitvoeringsfase. Naast de 20 bijkomende woningen die in 2015 werden opgeleverd en verhuurd, worden er ook in september 2016 nog 8 woningen in gebruik genomen. Van nog eens 60 woningen is het voorontwerp goedgekeurd en 32 woningen zijn aangemeld. Op deze manier verwacht de SHM, op korte termijn, nog eens 100 bijkomende woningen te kunnen verhuren en lijkt ook het BSO-huur van de gemeente Wevelgem binnen bereik. Omwille van de sterke toename de laatste jaren en ook de toename die nog verwacht wordt, beoordeelt de visitatiecommissie de prestaties op deze operationele doelstelling als goed. - In de periode realiseerde de SHM 72 woningen: o Normandiestraat 33 woningen (vervangingsbouw 30 woningen in nieuwbouw 2 woningen in 2012) o Wittemolenstraat, Vrijstraat 7 woningen (nieuwbouw 2011) o Weiland 15 woningen (nieuwbouw 2013) o Tjokkenplein 16 appartementen en 1 woning (nieuwbouwbouw 2014) - De gemiddelde jaarlijkse realisatie van 14 woningen ten aanzien van de bescheiden omvang van het patrimonium betekende een realisatie van 1,9% nieuwe woningen ten opzichte van het totaal patrimonium. Vanuit dat oogpunt situeert De Vlashaard zich bij het beste derde van de SHM s in Vlaanderen. - Tegelijk is het belangrijk ook te kijken naar de realisaties in 2015 en de stand van het bouwprogramma op het ogenblik van de visitatie: o De SHM heeft in woningen in verhuring genomen in de Ezelstraat te Wevelgem. 8 woningen worden vanaf 2016 in verhuring genomen ( Vijverlaan). o In twee nieuwe projecten (Vinkestraat en Nieuwe Markt), waarvan het voorontwerp is goedgekeurd, worden in nieuwe woningen gerealiseerd. o Ten slotte zijn er ook nog twee nieuwe projecten aangemeld (Spoorwegstraat en Wallekouter), goed voor 32 woningen, waarvan de verhuring in 2019 wordt verwacht. - Het hoge aantal realisaties is het resultaat van een nauwe samenwerking met de gemeente Wevelgem, die aan de hand van het woonbeleidsplan, dat de gemeente i.s.m. met de intercommunale Leiedal heeft opgemaakt, de groei van het aantal en het type woningen nauwgezet opvolgt. In dit woonbeleidsplan worden alle mogelijke woonprojecten in de VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING SHM DE VLASHAARD PAGINA 9 VAN 58

10 gemeente alsook hun potentieel aandeel sociale huur- en koopwoningen in kaart gebracht, en in nauw overleg tussen gemeente en woonactoren ook verder opgevolgd en bijgestuurd in functie van de lokale behoefte. Op basis hiervan zijn onder meer in de deelgemeente Wevelgem een aantal inbreidings- en dorpskernvernieuwingsprojecten gedefinieerd, waarbij een hoog aandeel sociale woningen werden vastgelegd. Deze deelgemeente had immers, ten aanzien van de beide andere deelgemeenten (Gullegem en Moorsele), een veel lager aantal sociale woningen. De SHM was van bij de aanvang nauw betrokken bij de opmaak van het woonbeleidsplan in Wevelgem. Omgekeerd geven de gemeentelijke woonactoren ook aan dat de SHM de gemeente onmiddellijk betrekt bij een nieuw project of aangaande de ontwikkeling van de gronden die de SHM historisch in eigendom heeft (zie OD 1.4). - Het BSO huurwoningen werd in het actieterrein vastgelegd op 206 bijkomend te realiseren sociale huurwoningen. Bij de meest recente jaarlijkse meting van 2015 werd vastgesteld dat er 78 huurwoningen werden gerealiseerd. Dit is onder meer te danken aan de 48 bijkomende woningen die door het SVK worden verhuurd. De SHM De Vlashaard is bijgevolg slechts verantwoordelijk voor een toename van 30 woningen. Dit heeft te maken met een groot aandeel vervangingsbouw in de recente projecten (zie OD 1.4). Bij de voortgangstoets 2014 werd het groeiritme van het aantal sociale woningen in de gemeente Wevelgem als voldoende aanzien voor het behalen van het BSO. Met de projecten verder in de pijplijn zitten zal het BSO van Wevelgem ook verder vlot behaald kunnen worden. Naast het BSO heeft de gemeente Wevelgem ook het regionaal (RESOC) streefcijfer van 11% onderschreven als lange-termijnperspectief. OD 1.2: De SHM (met koopactiviteiten) realiseert nieuwe sociale koopwoningen Beoordeling: niet van toepassing De SHM is historisch gezien een maatschappij die huuractiviteiten uitvoert. De koopwoningen die in het actieterrein worden aangeboden, worden in overleg met de gemeente gerealiseerd door de Zuid-West-Vlaamse Huisvestingsmaatschappij. De samenwerking van De Vlashaard met deze maatschappij komt aan bod bij OD 5.5: evolueren richting een echte woonmaatschappij OD 1.3: De SHM (met koopactiviteiten) brengt sociale kavels op de markt Beoordeling: niet van toepassing De SHM is historisch gezien een maatschappij die huuractiviteiten uitvoert, waardoor dit onderdeel niet beoordeeld wordt. Recent heeft ze nochtans wel een aantal sociale kavels verkocht (14 kavels in de Groeningestraat en 13 kavels in de Ezelstraat), waardoor het sociaal objectief behaald werd. Omdat de SHM hiervoor niet langer beroep kan doen op projectsubsidies worden geen nieuwe sociale kavels voorzien. Ook deze prestaties van De Vlashaard komt aan bod bij OD 5.5. OD 1.4 De SHM verwerft gronden en panden om sociale woonprojecten en kavels te realiseren Beoordeling: goed De Vlashaard had eind 2014 bijna 37 ha grondreserve. Slechts 10% van de SHM s in Vlaanderen had op dat ogenblik een grotere grondreserve. Dit betreft een historische reserve die volledig is aangekocht in de jaren 70. Omdat veel van deze gronden niet inbreidingsgericht gelegen zijn, zijn de meeste van deze gronden noch voor de SHM, noch voor de gemeente prioritair te ontwikkelen. Vandaar dat de SHM vooral projecten die niet gelinkt zijn aan deze historische reserve ontwikkelt en gronden en panden verwerft in samenspraak met de gemeente met het VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING SHM DE VLASHAARD PAGINA 10 VAN 58

11 oog op het onmiddellijk realiseren van nieuwe sociale huurwoningen. Daarnaast onderzoekt de SHM bij grote renovatiewerken in haar patrimonium of ze via renovatie of vervangingsbouw meer wooneenheden op eenzelfde oppervlakte kan aanbieden, bijvoorbeeld door kleinere wooneenheden te realiseren. Gezien de ruime reserve en de blijvende actieve projectverwerving in overleg met de gemeente beoordeelt de visitatiecommissie de prestaties van De Vlashaard op dit onderdeel als goed, te meer omdat deze strategie volstaat om de nodige sociale woonprojecten te kunnen realiseren. - De SHM De Vlashaard heeft einde 2014, volgens de gegevens in de prestatiedatabank 37 ha grondreserve. Deze grondreserve bestaat uit 8 deelgebieden, waarvan de kleinste 2 ha en de grootste 13 ha groot is. Deze percelen betreffen allen historische reserves en zijn aangekocht in de jaren 70. Het woonbeleidsplan van de gemeente Wevelgem bepaalt waar de toekomstige woonontwikkelingen voorzien worden. Twee kleinere projectgronden (Vinkestraat 3,5 ha en Ezelstraat 2 ha) zijn opgenomen ter realisatie voor 2023, de overige worden na 2023 voorzien. De belangrijkste projecten (Nieuwe Markt en Spoorwegstraat) voor de SHM worden evenwel voorzien op gronden die ze nog dient te verwerven. Binnen het kader van de dorpskernvernieuwing van Wevelgem heeft de gemeente hier eigendommen verworven. Op het moment van projectrealisatie worden deze doorverkocht aan de SHM. - Omwille van het groot aantal woningen dat al op de planning staat en de historische grondreserve doet de SHM op dit moment geen bijkomende inspanningen tot verwerving van gronden. In het lokaal woonoverleg en vooral bij het vele informele overleg tussen gemeente en SHM worden evenwel steeds mogelijkheden tot nieuwe realisaties besproken en indien mogelijk speelt de SHM hier op in. - Daarnaast slaagt de SHM er ook in om via vervangingsbouw verschillende bijkomende woningen te realiseren. Zo werden in de Normandiestraat 33 woningen gerealiseerd waar er voorheen 18 woningen stonden. Ook in de Jan Breydelstraat werden 14 woningen gerealiseerd, terwijl er 12 werden gesloopt. Daarnaast heeft de SHM ook nog twee projecten in de pijplijn waarbij respectievelijk 4 (Vijverlaan) en 6 (Ommeloopstraat) woningen vervangen worden door telkens 8 woningen. Ook in het project t Vrije overweegt de SHM om 22 bungalows voor senioren te vervangen door een compactere typologie en zo ruimte te creëren voor extra wooneenheden. OD 1.5 De SHM stemt haar aanbod af op de noden van verschillende groepen Beoordeling: voor verbetering vatbaar De Vlashaard heeft samenwerkingsverbanden met het OCMW afgesloten en ook verschillende projecten op stapel staan waarbij een aanbod wordt voorzien voor specifieke doelgroepen. De woonprogrammatie wordt ook opgemaakt in overleg met de gemeente in functie van haar woonbeleidsplan. In het woonbeleidsplan staan de doelgroepen senioren en alleenstaanden centraal. Tegelijk zien we dat in de recent uitgevoerde projecten de typologie van de woning maar in beperkte mate op deze doelgroepen gericht is. Net omdat de ambitie om een aanbod te realiseren voor de geformuleerde doelgroepen onvoldoende zichtbaar is in de gerealiseerde projecten, oordeelt de visitatiecommissie dat de prestaties op deze doelstelling voor verbetering vatbaar zijn. - De Vlashaard heeft een woonpatrimonium dat voor 80% uit eengezinswoningen bestaat. Bijna 60% van de woningen van de Vlashaard tellen 3 of meer slaapkamers (zie ook 3.1 Beschrijving SHM). Op 31 december 2014 waren er 359 kandidaat-huurdersgezinnen ingeschreven op de wachtlijst. 50% van de kandidaat-huurders is alleenstaand. Omdat het VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING SHM DE VLASHAARD PAGINA 11 VAN 58

12 patrimonium nog onvoldoende is afgestemd op de wachtlijst, zien we in 2014 verhoudingsgewijs een lager percentage (40%) toegewezen woningen aan alleenstaanden. We zien dit ook vertaald in de wachttijd. Voor de toewijzingen die in 2015 zijn gebeurd (65), was de gemiddelde wachttijd voor de 1- en 2-slaapkamerwoningen (33) 33,5 maanden, terwijl voor 3- en 4-slaapkamerwoningen (32) de wachttijd 18 maanden bedroeg. Tegelijk toont onderstaande tabel dat de projecten die men de laatste jaren heeft gerealiseerd deze situatie niet bijsturen. De projecten die de komende jaren gepland zijn bestaan dan weer wel voor bijna 4/5 uit één- of twee-slaapkamerwoningen. Tabel: recente en nog te realiseren woningen volgens aantal slaapkamers. Periode van inhuurname 1 slaapkamer 2 slaapkamers 3 slaapkamers 4 slaapkamers Totaal % 29% 60% 2% % 70% 17% 5% Totaal % 51% 38% 4% - Deze bevindingen sluiten niet aan bij de visie die in het woonbeleidsplan van de gemeente Wevelgem is opgenomen, waarbij senioren en alleenstaanden als prioritaire doelgroepen worden aangeduid. De SHM had die visie nochtans overgenomen in haar eigen meerjarenbeleidsplan en Deze visie werd bijgevolg niet omgezet in realisaties, we vinden ook nergens (project)doelstellingen terug waar dit wel aantoonbaar wel het geval is. - Een belangrijk project waarmee De Vlashaard aan de doelgroep senioren wenst tegemoet te komen, bevindt zich binnen het dorpskernvernieuwingsproject aan het station. In het project Nieuwe Markt zijn er 23 tweeslaapkamer- en 6 éénslaapkamer-appartementen voor senioren voorzien. Naar aanleiding van dit project willen SHM en gemeente ook een toewijzingsreglement voor senioren opmaken. - In de renovatieprojecten van de SHM heeft De Vlashaard de visie om binnen bestaande wijken een grotere differentiatie van woningtypes te voorzien. Dit is reeds het geval in het Design & Build project in de Vijverstraat waarbij in een wijk van de jaren kleinere comfortabele woningen of duplexwoningen aangeboden worden zodat huurders van te grote woningen een geschikter alternatief kunnen vinden binnen de wijk. Met deze differentiatie van woontypologieën wenst de SHM vooral meegroei wonen op wijkniveau mogelijk maken. Dit wordt nog verder uitgewerkt in de wijk 't Vrije waar door grondruil een kwalitatievere herindeling van openbaar en privaat domein kan gerealiseerd worden met een verhoogd aanbod aan kleinere woningen op wijkniveau. Het project t Vrije in Moorsele kadert onder meer in het project MO² (zuurstof voor Moorsele). Dit is een samenwerking tussen OCMW en SHM en betreft een inclusieve woonzorgbenadering. Dit project wil onder andere via de afstemming van het woningaanbod in Moorsele een naadloos continuüm tussen zelfstandig wonen thuiszorg serviceflats en woonzorgcentrum realiseren (zie ook OD 2.3). Ook binnen de wijk Overheule, waar de SHM nog projectgronden heeft, zou hiervoor een deelproject gedefinieerd worden door de SHM. De visitatiecommissie apprecieert deze benadering, maar wijst er op dat de SHM deze woningen ook zal moeten opnemen in haar nog op te maken toewijzingsreglement, opdat ze daadwerkelijk ook zouden kunnen worden toegewezen aan de beoogde doelgroep. VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING SHM DE VLASHAARD PAGINA 12 VAN 58

13 - Daarnaast wenst men met MO² woningen te voorzien die buiten het sociaal huurstelsel verhuurt worden en dit voor specifieke (nog te bepalen) doelgroepen.. Aangezien op de raad van bestuur van 8 maart 2016 werd beslist om opnieuw 3 woningen ter beschikking te stellen van het OCMW als lokaal opvangingsinitiatief (LOI), is de resterende capaciteit (4 woningen) uiteraard beperkt. Voorheen had de SHM ook reeds drie woningen ter beschikking gesteld van het LOI, maar in overleg met het OCMW was dit stopgezet. Met de recente vluchtelingencrisis is deze vraag er echter opnieuw. Verder heeft de SHM slechts één woning die ze verhuurt buiten het sociaal huurstelsel. Deze woning wordt door het OCMW gebruikt als een buurtlokaal op het Wallaysplein. - Verder beschikt de SHM op dit moment over 6 rolstoelbezoekbare woningen. Binnen het Design en Build project in de Vijverlaan worden nog twee woningen voor rolstoelgebruikers ontworpen. De SHM heeft de intentie dit verder toe te passen in haar projecten. - Zo n kwart van de 3- tot 5-slaapkamerwoningen van de Vlashaard is onderbezet en dit volgens de definitie waarbij een onderbezette woning twee slaapkamers meer heeft dan de ideale bezetting. De SHM telt bijna 100 woningen waarbij een éénpersoonshuishouden een 3-, 4- Of 5-slaapkamer woning betrekt. De directie en de raad van bestuur van de SHM geven aan dat dit een moeilijk te verhelpen uitdaging is en dat men hier dus weinig actief beleid rond voert. Net op het moment dat de SHM veel nieuwe en kleinere wooneenheden voorziet, waarvan ook een heel aantal gericht op senioren, zou men toch verwachten dat de SHM dit aanbod gebruikt om een alternatief te bieden aan huurders uit de onderbezette woningen. De SHM is open en constructief ten aanzien van vragen en initiatieven op woon- en welzijnsvlak te Wevelgem. De SHM onderschrijft ook de visie van het Wevelgemse woonbeleid, waarin senioren en alleenstaanden als prioritaire huurders worden aangeduid. Toch moet de visitatiecommissie vaststellen dat deze visie niet terug te vinden in de realisaties van de laatste jaren, waar 3- slaapkamer woningen nog steeds het overgrote aandeel van de nieuwe woningen uitmaken. De visitatiecommissie beveelt de SHM dan ook aan om deze visie verder uit te werken en te concretiseren in concrete projectdoelstellingen. Het is aangewezen hierbij ook rekening te houden met de sterke onderbezetting in de huidige woningvoorraad. Het realiseren van een aangepast aanbod binnen de woonwijk gericht op deze bewoners kan er immers toe bijdragen dat de bestaande woningvoorraad een betere bezetting krijgt. Tegelijk zal dit moeten gepaard gaan met andere ondersteunende maatregelen, zoals een verhuisondersteuning. VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING SHM DE VLASHAARD PAGINA 13 VAN 58

14 PRESTATIEVELD 1: BESCHIKBAARHEID VAN WONINGEN doordeel: Voor verbetering vatbaar De Vlashaard realiseerde in de periode in verhouding tot haar patrimonium een behoorlijke productie aan nieuwe sociale huurwoningen. Ze heeft diverse projecten op stapel staan en is een actieve partner in het lokaal woonoverleg en in het behalen van het bindend sociaal objectief voor de gemeente Wevelgem. De SHM heeft een historische grondreserve van zowat 38 ha die ze concreet aanwendt in 2 kleinere projecten, maar die vooral een reserve op lange termijn blijft. De meeste nieuwe projecten die op stapel staan, kaderen in het woonbeleidsplan van de gemeente Wevelgem. Ze slaagt er op deze manier in om nieuwe projecten te blijven aanzetten. De SHM beschikt vooral over 3-slaapkamerwoningen waarvan een groot gedeelte onderbezet is, maar heeft een wachtlijst van vooral alleenstaanden waarbij ze aangeeft dat ze in nieuwe projecten prioritair wil inzetten op deze doelgroep. Tegelijk ziet de visitatiecommissie dit nog niet in de recente realisaties. Daarnaast heeft de SHM een beperkt aanbod van rolstoeltoegankelijke woningen, maar staat wel open ten aanzien van lokale woon-, welzijnsinitiatieven. VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING SHM DE VLASHAARD PAGINA 14 VAN 58

15 4.2 PRESTATIEVELD 2: KWALITEIT VAN WONINGEN EN WOONOMGEVING SD 2: De woningen zijn van goede kwaliteit OD 2.1 De SHM staat in voor de renovatie, verbetering, aanpassing of vervanging van het woningpatrimonium waar nodig Beoordeling: goed De Vlashaard hanteert bij de renovatie van haar woningen een duidelijke strategie van vervangingsbouw, totaal- en deelrenovatie en beperkte onderhoudswerken, en baseert zich daarbij op geregeld georganiseerde doorlichtingen van haar patrimonium. De ERP-doelstellingen voor dubbele beglazing en energiezuinige verwarmingsinstallaties zijn in tegenstelling tot de doelstellingen voor dakisolatie - bijna gehaald en de renovatieplanning stippelt een haalbaar traject uit voor het behalen van alle ERP-doelen tegen De SHM organiseert de onderhoudsen herstellingswerken op een adequate manier. De visitatiecommissie beoordeelt de prestaties op deze operationele doelstelling als goed. - Bij de fusie in 1994 is De Vlashaard gestart met een renovatieprogramma waarvoor eind van de jaren 90 een duidelijke, maar weinig gedetailleerde, strategie werd uitgewerkt: vervangingsbouw en/of totaalrenovatie van de woningen die dateren uit de jaren 50 tot 70 en deelrenovatie van meer recent patrimonium. Dit leidde tot vervangingsbouw in de Normandiestraat en de Jan Breydelstraat en grondige renovatie in wijken zoals Ter Walle, Wijnberg en Toekomststraat, waar al 40 woningen gerenoveerd zijn. Verspreid over het actieterrein werden ook deelrenovaties uitgevoerd in een 70-tal woningen. - Een recent planningsdocument Nieuwbouw Vervangingsbouw Renovatieplanning maakt een onderscheid tussen o te renoveren of te vervangen panden met bouwjaar ; o het renovatiedossier Wallaysplein waar voor 42 appartementen een uitgebreide renovatie gepland is; o o de dakrenovatie/isolatie van 213 woningen; een aantal werken buiten de ERP-programmatie 2020 (schilderwerken, dakterrassen en aanpak vocht- en condensproblemen). Het renovatiedossier voor het Wallaysplein is opgemaakt op basis van een grondige studie van de gebreken aan dat appartementsgebouw. Die studie was in 2014 onderdeel van een opdracht voor de opmaak van een globale inventaris van het huurpatrimonium van de Vlashaard en de fasering van renovatiewerken op het vlak van energiebesparende maatregelen en het verbeteren van de toegankelijkheid met aandacht voor duurzaam bouwen. Plaatsbezoeken aan een aantal typewoningen gaven inzicht in de staat van de woningen waarna diverse ingrepen konden worden afgetoetst op hun effect en kostprijs. Deze studie stuurt mee de beslissingen over de verdere aanpak van isolatie, ventilatie en constructieve problemen. Voorts beschikt De Vlashaard als sturende elementen in haar renovatie over een inventaris van de centrale verwarming in haar volledige patrimonium en over een digitale fiche per woning met (standaard)plaatsbeschrijving, foto s en AREI- en EPBattesten (attesten m.b.t. de veiligheid van elektrische installaties en de energieprestaties). Die fiches worden bij elke ingreep aangepast aan de nieuwe situatie. Het is een strategie van de SHM om bij het vrijkomen van woningen zo nodig vloerbekleding, keuken en badkamer te vervangen of te herstellen. De visitatiecommissie vindt dat De Vlashaard een goed zicht heeft op de staat van haar patrimonium en van daaruit de renovaties aanstuurt. - Een onderdeel van de onderhouds- en renovatieplanning is het behalen van de ERP-doelen tegen In totaal voldoet 45% van het patrimonium van De Vlashaard aan de drie VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING SHM DE VLASHAARD PAGINA 15 VAN 58

16 prioritaire normen van het ERP 2020-programma (dubbele beglazing, dakisolatie en energiezuinige verwarmingsinstallatie). De maatschappij bevindt zich daarmee in de staart van het peloton van Vlaamse SHM s, maar doet wel heel wat beter dan in de periode toen nog maar 25% van het patrimonium aan de drie normen voldeed. Bijna 100% van de woningen heeft inmiddels dubbele beglazing en 90% een energiezuinige verwarmingsinstallatie. Het probleem zit vooral in de dakisolatie, die nog moet worden aangebracht in 68 appartementen en 320 eengezinswoningen (samen 51% van het patrimonium). De SHM wijt die achterstand vooral aan historische keuzes en aan de financiële stimulansen die vanuit de overheid het laatst naar dakisolatie zijn gegaan. De werkzaamheden die nodig zijn om aan die normen te voldoen tegen 2020 zijn evenwel opgenomen in de financiële meerjarenplanning en zijn ook realistisch (zie ook OD 5.4). Een aantal werken zijn al aangevat en daarnaast is de renovatie van de 42 appartementen op het Wallaysplein aanbesteed en voor de dakrenovatie van 105 woningen is het uitvoeringsdossier klaar. - De Vlashaard beschikt niet over een eigen technische dienst en laat onderhouds-, herstellingsen beperkte renovatiewerken uitvoeren door diverse externe firma s. Na simulatie en vergelijking met een jaarlijks onderhoudscontract en werken in eigen regie, koos De Vlashaard ervoor om voor herstel, onderhoud en nazicht van elektrische en sanitaire installaties en onderhoud van centrale verwarming een omniumcontract af te sluiten met een externe firma. Voorts heeft ze raamcontracten voor de vervanging van cv-ketels en het plaatsen van vinyl en jaarcontracten voor onderhoud van appartementen en bureel en voor losse opdrachten (o.a. schilderwerken). Beide jaarcontracten zijn, net als het onderhoud van braakliggende percelen en tuinen van leegstaande woningen, uitbesteed aan sociale tewerkstellingsprojecten. Voor de stelselmatige vervanging van opritten ligt een jaarcontract klaar en voor de vervanging van badkamers werkt De Vlashaard met offertes. - Voor de renovaties die betrekking hebben op het behalen van de ERP-doelen beschikt De Vlashaard over een realistische financiële meerjarenplanning. De deelrenovaties en andere ingrepen werden in het verleden steeds opgenomen als investering of als gemiddeld groot onderhoud en herstel. Conform de normen van de VMSW wordt jaarlijks een provisie aangelegd in functie van de gemiddelde uitgaven van de voorbije jaren. Om kostenefficiënt te werken streeft de SHM er zoveel mogelijk naar om de ingrepen collectief uit te voeren op wijkniveau. De bestaande raamcontracten en een grondig vooronderzoek tijdens de opzegperiode zorgen ervoor dat de SHM vooraf een duidelijk beeld heeft van de vereiste investering per woning. - De gesprekken met actoren en huurders bevestigden de kwaliteitsproblemen in sommige oudere wijken maar leerden ook dat de SHM zeker in dringende gevallen snel reageert op klachten en probeert om de problemen zo vlug mogelijk te verhelpen, soms zelfs met een compensatie voor geleden ongemak. Meldingen van huurders komen terecht bij de technische medewerker van De Vlashaard die voor de afhandeling van het probleem contact opneemt met de aannemer en de huurder op de hoogte brengt van het tijdstip van interventie. Nacontrole op de uitgevoerde werken is er enkel voor grote werken; twee keer per jaar heeft de SHM ook een overleg met de aannemers om nog openstaande opdrachten te bespreken. Nacontrole is er niet voor kleinere mankementen; daarvoor rekent de SHM op de mondigheid van haar huurders, die zich doorgaans tevreden toonden over de klantvriendelijkheid, de kwaliteit van het werk en de interventiesnelheid van de aannemers. Dit alles neemt niet weg dat huurders soms het gevoel hebben dat aanslepende klachten zoals vochtproblemen niet worden opgevolgd. De visitatiecommissie suggereert de SHM om alerter om te gaan met dergelijke meldingen en huurders te informeren over de reden van uitstel of niet uitvoeren van herstellingen (zie ook 6.1). VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING SHM DE VLASHAARD PAGINA 16 VAN 58

17 OD 2.2: De SHM is milieuvriendelijk in functie van de betaalbaarheid Beoordeling: voor verbetering vatbaar De Vlashaard heeft geen duidelijke en consequent in de praktijk gebrachte visie op de bijdrage die zij kan leveren aan een beter milieu. In haar Beleidsplan wijst de SHM enkel op het belang van duurzaamheid en energiebesparende ingrepen, maar doelstellingen formuleert ze niet en hoe die principes zullen worden geïmplementeerd werkt ze niet uit. De inspanningen van de SHM met betrekking tot milieuvriendelijkheid blijven beperkt tot enkele ad hoc initiatieven die de maatschappij niet systematisch evalueert om er lessen uit te trekken en richtlijnen op te enten. De Vlashaard beschikt wel over een realistische ERP-meerjarenplanning die er op gericht is om de ERP 2020-doelstellingen voor het hele patrimonium te halen. De visitatiecommissie acht de prestaties van De Vlashaard voor deze doelstelling voor verbetering vatbaar. - In haar Beleidsplan zegt De Vlashaard dat het in de toekomst belangrijk zal zijn om stapsgewijs renovaties in het kader van duurzaamheid af te werken. Belangrijke aandachtspunten hierbij zijn energiebesparende ingrepen en aanpasbaar bouwen. Noch deze beleidsnota noch latere uitwerkingen bevatten evenwel een duidelijke visie van de SHM op milieuvriendelijkheid en derhalve ook geen doelstellingen daarvoor. Een impliciete visie op milieuvriendelijkheid blijkt ook niet uit haar nieuwbouw- en renovatieprojecten, behalve dan haar inspanningen om via renovatie en vervangingsbouw te voldoen aan de ERP2020- doelstellingen en haar gerichtheid op verdichting, inbreiding en wijkherwaardering. - De Vlashaard werkt in eerste instantie aan het bereiken van de prioritaire doelen van het ERP2020: dakisolatie, isolerende beglazing en energiezuinige verwarmingsinstallaties. Om die doelstelling te bereiken werkte ze een realistische meerjarenplanning uit die ze met een gediversifieerde maar planmatige aanpak uitvoert (zie OD 2.1). Van zowat 40% van haar patrimonium heeft De Vlashaard de EPC-waarde bepaald. De huurder krijgt een kopie van dat attest en als de SHM na uitgevoerde energie-ingrepen vaststelt dat de waarden nog hoog zijn, wordt de oorzaak opgespoord en worden maatregelen genomen of gepland (bv opname in de renovatieplanning ERP 2020). - Daarnaast neemt De Vlashaard een aantal geïsoleerde duurzaamheidsinitiatieven. In 2007 bouwde De Vlashaard in de wijk Kafhoek 6 woningen in houtskeletbouw. Zowel het gebruik van duurzame materialen als de snelheid waarmee deze woningen werden gebouwd zorgden voor een lage ecologische voetafdruk, maar de hoge kostprijs ervan deed de SHM afzien van een herhaling van dit project. In 2002 bouwde De Vlashaard al 3 woningen met warmwatervoorziening via zonneboilers, maar dit was niet het sein voor een veralgemeende toepassing; in een aantal geplande nieuwbouwprojecten voorziet de SHM nu wel thermische zonneboilers. Bij nieuwbouw- en renovatieprojecten maakt ze stelselmatig gebruik van regenwatervoorziening via een pompsysteem voor wc-spoeling, wasmachine en buitenkraan. In de gemeenschappelijke delen van haar appartementencomplexen installeert ze energiezuinige verlichting. - Naast de inspanningen om de ERP2020-doelen tijdig te bereiken, is de belangrijkste bijdrage die De Vlashaard op vlak van milieuvriendelijkheid levert te vinden in haar inbreidingsgerichte en verdichtende vervangingsbouw en de herwaardering van woningen en wijken. Een aantal voorbeelden ter illustratie: o De historisch oudste wijken van de SHM pakt ze globaal aan, ofwel via sloop en vervangingsbouw ofwel via globale grondige renovatie van de bestaande woningen. Dit leidde tot een opwaardering van deze wijken temeer dit vaak gekoppeld was aan infrastructuur- en omgevingswerken in samenspraak met de gemeente en de VMSW. VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING SHM DE VLASHAARD PAGINA 17 VAN 58

18 o o Ze koos voor gefaseerde projecten zodat de interne mutaties van de huurders op een beheersbare manier konden verlopen. Voorbeelden daarvan zijn de Jan- Breydelstraat-Toekomststraat-Nachtegaalstraat en de Normandiestraat. In de Normandiestraat had De Vlashaard 15 huurwoningen uit de jaren 50 waarvan het wooncomfort te wensen overliet en waarvan de zeer lange en dikwijls verwaarloosde achtertuinen meestal volgebouwd waren met koterijen. Na wederinkoop van 3 woningen koos de SHM voor vervangingsbouw: de 18 woningen maakten plaats voor 33 woningen die ze zo concipieerde dat er een grotere densiteit werd bereikt en het openbaar domein beter werd benut met voortuinstroken en de inrichting van een semipublieke achtertuin met losstaande garages. De Vlashaard heeft in het toenmalige herwaarderingsgebied Kafhoek te Moorsele gekozen voor diverse inbreidingsgerichte projecten waarbij ze bestaande krotwoningen inkocht en verving door nieuwbouw. Hierdoor werd deze totaal verloederde wijk terug opgewaardeerd. - De Vlashaard heeft in een groot deel van haar patrimonium in de deelgemeente Wevelgem en Gullegem in samenwerking met het OCMW een energiescan laten uitvoeren (veelal tegelijk met het plaatsen van een rookmelder); in Moorsele moet dat in de meeste woningen nog gebeuren. De SHM is met de resultaten van die energiescans zelf nog niet aan de slag gegaan. De visitatiecommissie adviseert de maatschappij om te onderzoeken hoe zij op basis van die gegevens de eigen milieu-ingrepen kan versterken en bewoners verder kan sensibiliseren voor een meer energiezuinig wonen. Op verzoek van de gemeente Wevelgem heeft De Vlashaard een braakliggend terrein ter beschikking gesteld aan een aantal inwoners voor de organisatie van een project van Samentuinen een tuin waar mensen samen ecologisch tuinieren. De visitatiecommissie stelt vast dat De Vlashaard milieuvriendelijkheid vooral vertaalt in ingrepen voor een meer energiezuinig patrimonium en inbreidingsgericht en verdicht bouwen. Een duidelijke visie en strategie heeft de maatschappij evenwel niet. Daarom beveelt de visitatiecommissie de SHM aan om vertrekkende van een evaluatie van de initiatieven die ze nu al neemt een visie en strategie op milieuvriendelijkheid in functie van betaalbaarheid uit te werken, daar zowel doelstellingen als richtlijnen voor ontwerpers voor te formuleren en (ook sensibiliserings)acties op te enten. Deze oefening zal de SHM toelaten om de initiatieven die ze thans neemt in perspectief te plaatsen en haar uitdagen om elders beproefde en gunstig geëvalueerde initiatieven te onderzoeken en die zo mogelijk te implementeren in de eigen werking. De visitatiecommissie suggereert de SHM ook om in samenwerking met het gemeentebestuur te onderzoeken of het gemeentelijk initiatief voor de opmaak van een duurzaamheidswijzer voor verkavelingen inspiratie kan bieden voor de renovatie- en nieuwbouwprojecten van de SHM. OD 2.3 De SHM bouwt aanpasbaar Beoordeling: voor verbetering vatbaar De Vlashaard beschikt niet over een duidelijke strategie op aanpasbaar bouwen of het meer flexibel inzetbaar maken van haar patrimonium en realiseerde in de periode ook maar 1 aanpasbare woning en 6 rolstoelbezoekbare woningen. In een aantal geplande nieuwprojecten zijn wel al enkele aanpasbare en aangepaste woningen voorzien. De visitatiecommissie beoordeelt de prestaties van De Vlashaard voor deze doelstelling als voor verbetering vatbaar. VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING SHM DE VLASHAARD PAGINA 18 VAN 58

19 - Van een sociale huisvestingsmaatschappij wordt verwacht dat zij een effectieve en efficiënte strategie heeft om haar patrimonium flexibel inzetbaar en toegankelijk te maken voor verschillende doelgroepen daarbij rekening houdend met rolstoelbezoekbaarheid en aanpasbaarheid. De visitatiecommissie heeft vastgesteld dat in de beoordeelde periode De Vlashaard geen dergelijke strategie had of er in de praktijk blijk van gaf. Er zijn evenwel aanwijzingen dat de SHM in haar projectontwikkeling thans meer aandacht heeft voor aanpasbaarheid of flexibele inzetbaarheid van haar patrimonium. - De Vlashaard bouwde in de periode op een totaal van 71 woningen slechts 1 aanpasbare woning, in het project Vinkestraat. Binnen haar huidige patrimonium heeft ze ook maar 6 rolstoeltoegankelijke woningen. Wel is het zo dat alle geplande nieuwbouwprojecten met gelijkvloerse duplexwoningen en appartementen met een lift, rolstoelbezoekbaar zullen zijn overigens een vereiste om financiering te kunnen krijgen. Het betreft de projecten Vinkestraat, Nieuwe Markt, Spoorwegstraat en de Design & Build projecten in de Vijverlaan, Ommeloopstraat en Boudewijnstraat. Ze plant ook 2 aangepaste gelijkvloerse appartementen in het project Nieuwe Markt en 2 aangepaste gelijkvloerse appartementen in het Design & Build-project Wallekouter. Voorts overweegt De Vlashaard om 12 duplexwoningen in de Vinkestraat (nog in voorontwerpfase) aanpasbaar te bouwen. - De gemeente Wevelgem subsidieert onderzoeken die onder andere de vzw Westkans uitvoert met betrekking tot de toegankelijkheid van woningen. De Vlashaard heeft daar tot op heden enkel een beroep op gedaan voor de screening van enkele basistypes van één- en tweeslaapkamerwoningen. Het doel van deze screening was om na te gaan of deze woningen konden gerenoveerd worden conform de vereisten van aangepaste woningen en modern wooncomfort. Op basis van deze studie besliste de SHM om in de wijk t Vrije in Moorsele te kiezen voor de sloop van de bestaande bungalowwoningen en de realisatie van een nieuwbouwproject, waarvoor over bouwtypes nog geen uitspraken zijn gedaan. Het is wel zo dat De Vlashaard het project kadert in het project MO². Dit project van OCMW Wevelgem, waarin De Vlashaard partner is, wil via afstemming en samenwerking komen tot een aanbod van woningen dat gedifferentieerd en kwalitatief is en naadloos de brug maakt tussen zelfstandig wonen thuiszorg serviceflats en woonzorgcentrum (zie ook OD 1.5). De visitatiecommissie adviseert de SHM om dit voornemen aan te grijpen voor de uitwerking van een strategie op aanpasbaarheid, toegankelijkheid en flexibele inzet van haar patrimonium. - Voorts wil de SHM naar eigen zeggen in de toekomst, vooral door de realisatie van een gemengd woningaanbod, meegroei wonen op wijkniveau mogelijk maken. De Vlashaard plant de uitwerking van deze visie onder meer in het Design & Buildproject op de wijk Ter Walle waar ze na sloop van verouderde woningen duowoningen realiseert, waarnaar ouderen op vrijwillige basis en gefaciliteerd door een verhuispremie en een huurkorting, kunnen verhuizen. - Huurders die omwille van verminderde mogelijkheden een aanpassing aan de woning vragen, krijgen van De Vlashaard de toelating om dat te doen, maar de SHM grijpt die vragen ook altijd aan om met de huurder te bekijken of een mutatie naar een meer geschikte woning geen betere optie is. Is een mutatie niet mogelijk en verhoogt een dergelijke aanpassing ook voor toekomstige huurders de toegankelijkheid en het comfort van die woning, dan doet De Vlashaard de investering soms zelf. In bungalowwoningen die bij frictieleegstand aan comfortverbetering toe zijn, vervangt de SHM het zitbad systematisch door een douche (gemiddeld een 2-tal per jaar). VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING SHM DE VLASHAARD PAGINA 19 VAN 58

20 De visitatiecommissie beveelt De Vlashaard aan om de inzichten die er zijn bij de raad van bestuur en bij directie en medewerkers - en waarvan zij eerste verwezenlijkingen zag in deelprojecten en plannen -, vast te leggen in een strategie voor de aanpasbaarheid en flexibele inzet van het patrimonium. Deze strategie kan de SHM vervolgens vertalen naar concrete uitgangspunten in de richtlijnen voor architecten. PRESTATIEVELD 2: KWALITEIT VAN WONINGEN EN WOONOMGEVING Eindoordeel: voor verbetering vatbaar De Vlashaard hanteert bij de renovatie van haar woningen een duidelijke strategie van vervangingsbouw, totaal- en deelrenovatie en beperkte onderhoudswerken en baseert zich daarbij op geregeld georganiseerde doorlichtingen van haar patrimonium. Een belangrijke uitdaging waar de SHM nog voor staat is de isolatie van de daken van een groot deel van haar patrimonium. De renovatieplanning die voorligt stippelt evenwel een haalbaar traject uit voor het behalen van alle ERP-doelen tegen De Vlashaard organiseert de onderhouds- en herstellingswerken op een adequate manier, maar de visitatiecommissie suggereert de SHM niettemin om alerter om te gaan met meldingen van mankementen en huurders te informeren over de reden van uitstel of het niet uitvoeren van herstellingen. De Vlashaard heeft geen duidelijke en consequent in de praktijk gebrachte visie op de bijdrage die zij kan leveren tot een beter milieu en ook geen effectieve en efficiënte strategie op het flexibel inzetbaar en toegankelijker maken van haar patrimonium. Voor geen van beide aspecten formuleert de maatschappij doelen. Daarom beveelt de visitatiecommissie de SHM aan om vertrekkende van een evaluatie van de initiatieven die ze nu al neemt en van de eigen inzichten een visie en strategie op milieuvriendelijkheid en aanpasbaar bouwen uit te werken, daar zowel doelstellingen als richtlijnen voor ontwerpers voor te formuleren en acties op te enten. Deze oefening zal de SHM ook toelaten om de initiatieven die ze thans neemt in perspectief te plaatsen en haar uitdagen om elders beproefde en gunstig geëvalueerde initiatieven te onderzoeken en die zo mogelijk te implementeren in de eigen werking. VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING SHM DE VLASHAARD PAGINA 20 VAN 58

21 4.3 PRESTATIEVELD 3: BETAALBAARHEID SD3: De SHM draagt bij tot de betaalbaarheid van woningen OD 3.1 De SHM bouwt prijsbewust Beoordeling: goed De gemiddelde kostprijs van recente nieuwbouw- en renovatieprojecten van De Vlashaard bleef beneden de subsidiabele kostprijsplafonds van de Vlaamse overheid. Omdat hierover nog geen vergelijkbare gegevens voor alle SHM s hebben, nam de visitatiecommissie een aantal steekproeven bij recente nieuwbouw- en renovatieprojecten. Bij renovatiewerken bleken meerwerken voor te komen, maar die waren moeilijk te vermijden. Hoewel de SHM daarvoor momenteel sterk afhankelijk is van externe architecten, heeft ze het bouwproces en de bouwkosten goed onder controle. Dit blijkt uit de uiteindelijke kostprijs van de projecten, die steeds onder de subsidiabele prijsplafonds bleef. Daarmee voldoet de SHM ook aan de vereisten waardoor de visitatiecommissie de prestaties als goed beoordeelt. - De visitatiecommissie kan voor het beoordelen van deze operationele doelstelling nog geen beroep doen op informatie die ze kan vergelijken met andere SHM s. De visitatiecommissie heeft daarom de gegevens van een aantal recente projecten bekeken. De visitatiecommissie heeft voor twee recent opgeleverde nieuwbouw huurprojecten nagegaan of het bestelbedrag van de werken onder het subsidiabel leningsplafond bleef, dat als norm in de sector wordt gebruikt. Als de SHM onder het subsidiabel leningsplafond blijft, kan ze de investeringen financieren met een voordelige (gesubsidieerde) lening. Overschrijden de werken het subsidiabel leningsplafond dan moet de SHM de overschrijding financieren met eigen middelen of via een duurdere (marktconforme) lening. - De visitatiecommissie heeft gekeken naar de kostprijzen van het project Weiland (15 woningen, opgeleverd in 2013), en het project Ezelstraat, (20 woningen en appartementen opgeleverd in 2015). Bij het project Weiland (Vinkestraat, Groeningestraat -19 eengezinswoningen en 16 kavels) kwam de kostprijssimulatie van het voorlopig ontwerp uit op 100,2% van de VMSW kostprijsnormen. Het definitieve ontwerp werd geraamd op 90% van de norm. De kostprijs bij voorlopige oplevering bleef gehandhaafd op de geraamde 90%. Bij het project Ezelstraat (12 woningen, 8 duplexappartementen en 5 garages) lag de raming van de kostprijs van het voorlopig ontwerp op 95% van het kostprijsplatform. Het bestelbedrag lag op 91% van de kostprijsnorm. Er is vrijwel geen sprake van meerwerken bij nieuwbouwprojecten. De visitatiecommissie heeft ook enkele renovatieprojecten geanalyseerd, en ook die bleven ook binnen de kostprijsnormen. Hier was echter wel vaker sprake van meerwerken, dus kosten die niet waren voorzien in het bestelbedrag. - Van SHM s wordt verwacht dat zij meerwerken bij nieuwbouw en renovatie voorkomen. De Vlashaard blijkt steeds beter in staat om bij nieuwbouw de meerwerken ten opzichte van het aanbestedingsbedrag te beheersen. Belangrijke impuls hiervoor was het aantrekken van een technisch-administratief medewerker in In 2014 was er in het geheel geen sprake van meerwerken. In de periode schommelden die meerwerken tussen de -1% (dus minderwerk) en +2% van het aanbestedingsbedrag. De visitatiecommissie vindt dit een mooi resultaat. - De kostenbeheersing bij renovatie is lastiger dan bij nieuwbouw, omdat men hier eerder onverwachte situaties tegenkomt. Goed vooronderzoek kan dit deels, maar vrijwel nooit helemaal, voorkomen. De Vlashaard is in staat gebleken om de meerwerken bij renovaties terug te brengen van een aanzienlijke post meerwerken van 35% in 2010 tot 7,5% in 2014 VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING SHM DE VLASHAARD PAGINA 21 VAN 58

22 (een overschrijding van euro op een totaalbedrag van euro). De Vlashaard stelt dat deze meerwerken niet te voorkomen waren, ook niet met beter vooronderzoek en toezicht. De visitatiecommissie vindt dat een groot deel van deze meerwerken inderdaad bij het opmaken van de plannen en het bestek moeilijk te voorzien waren. Bijvoorbeeld het verhelpen van stabiliteitsproblemen boven gewelven problemen die pas bleken bij het strippen van de muren en het verwijderen van asbest dat tijdens de werken werd aangetroffen. Andere meerwerken waren wellicht wél te voorzien, zoals het plaatsen van dampkappen. Dit was meer een lacune in het bestek. De Vlashaard gebruikt deze ervaringen om bestekken in samenspraak met de architect verder te verfijnen zodat meerwerken tot een minimum kunnen beperkt worden. - Voor de kostprijsbewaking van projecten is De Vlashaard sterk afhankelijk van de kennis van de externe architecten die zij hiervoor aanstelt. Zij zijn het primaire aanspreekpunt voor de aannemers en volgen de werven op. Bij de uitvoering van nieuwbouwprojecten lopen ook de contacten met de gemeente meestal via de architect. De afhankelijkheid van De Vlashaard van architecten voor het opvolgen van werven wordt door De Vlashaard zelf, maar ook enkele woonactoren, gezien als een kwetsbaar punt. In haar Beleidsplan constateert De Vlashaard zelf dat er op technisch vlak een duidelijke lacune is om de nieuwbouw- en renovatiedossiers tijdig en kwalitatief op te volgen. Dit werd tijdens de gesprekken met de directeur en met woonactoren bevestigd. De visitatiecommissie beveelt aan om op dit punt mogelijke samenwerking met andere huisvestingsmaatschappijen te verkennen, bijvoorbeeld door het bundelen van kennis, ervaring en personeelscapaciteit op het vlak van nieuwbouw en renovatie. - De Vlashaard heeft geen ontwerpnota waarin zij architecten richtlijnen meegeeft om kostprijsbewust te bouwen. Uit de bovengenoemde analyse van enkele recente projecten blijkt dat de SHM in staat is om binnen de normen te blijven. In tegenstelling tot veel andere SHM s, werkt De Vlashaard hierbij niet met een expliciete kostprijsgrens bij de ontwerpen (bijvoorbeeld 95% van het kostprijsplafond). Dergelijke instructies worden door de SHM vooral mondeling aan de architect doorgegeven. Gedurende het volledige bouwproces wordt op deze informele wijze aandacht besteed aan kostprijsbewust bouwen. In de contacten met architecten benadrukt De Vlashaard steeds het belang van een gunstige inplanting van woningen, de densiteit, diversificatie in de woningtypologieën, uniformiteit in materiaalkeuzes en technische installaties, en duurzame, budget- en onderhoudsvriendelijke materialen. De visitatiecommissie beveelt aan om de richtlijnen voor kostprijsbewust bouwen beter te borgen, bijvoorbeeld door ze vast te leggen in een schriftelijke ontwerpnota voor de architect. - De Vlashaard heeft oog voor verbeteringen die het bouwproces kunnen versnellen en daarmee kosten kunnen besparen. Dit blijkt onder andere uit haar deelname aan het Design & Build (D&B) initiatief van de VMSW. D&B is een veelbelovende aanpak voor locaties die snel ontwikkeld kunnen worden. Dat is het geval bij de vervangingsbouw van 4 huurwoningen aan de Vijverlaan in deelgemeente Gullegem. Deze woningen worden vervangen door 2 blokken van 4 duplexappartementen. De Vlashaard werkt hier met een typebestek, en een aantal door bouwfirma Damman uitgewerkte standaard woningtypologieën waarvan de kosten voldoen aan de prijsplafonds van de VMSW. D&B kan ook bijdragen aan het oplossen van de eerder geconstateerde lacune op technisch vlak omdat in deze samenwerkingsconstructie de aannemer nauwgezet de kwaliteit en realiseerbaarheid van het ontwerp beoordeelt. VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING SHM DE VLASHAARD PAGINA 22 VAN 58

23 OD 3.2 De SHM verhuurt prijsbewust Beoordeling: goed De Vlashaard verricht voldoende inspanningen om huurlasten zo laag mogelijk te houden. De SHM doet dat vooral door de kosten nauwlettend op te volgen en door het uitschrijven van periodieke prijsvragen om kosten onder controle te houden. De visitatiecommissie beoordeelt de prestaties van De Vlashaard als goed. - De woonlasten voor huurders bestaan uit drie componenten: de huurprijs (die afhankelijk is van het inkomen van de huurder en waarop de SHM dus geen invloed heeft), de huurlasten (waarop de SHM wel vat heeft) en de nutskosten voor elektriciteit, gas en water (waar een gedeelde verantwoordelijkheid ligt bij huurder en SHM). - Het mediaan equivalent netto belastbaar inkomen van huurders van De Vlashaard was in 2014, met ongeveer euro per jaar, ongeveer gelijk aan de mediaan van de gehele Vlaamse sociale huursector. De mediaan huurprijs van de eengezinswoningen bedroeg bij De Vlashaard 280 euro per maand; de mediaan huurprijs voor appartementen lag op 220 euro. Beide bedragen liggen onder de mediaan huurprijzen voor de hele sociale huursector. In vergelijking met geheel Vlaanderen, zijn de huurwoningen bij De Vlashaard dus lichtjes goedkoper. Dit wordt onder andere veroorzaakt doordat de gemiddelde marktwaarde van de woningen van De Vlashaard met 520 per maand, in 2014, lager ligt dan bij veel andere sociale huisvestingsmaatschappijen. Deze marktwaarde vormt de basis voor het berekenen van de huurprijs. - In 2014 bedroegen de huurlasten van De Vlashaard gemiddeld ongeveer 13 euro per wooneenheid per maand; ruim 60% van de SHM s had gemiddeld hogere huurlasten. Hierbij moet wel worden meegewogen dat huurlasten vooral voorkomen bij appartementen, onder andere door de energie- en onderhoudskosten voor gemeenschappelijke ruimten en liften De Vlashaard heeft relatief weinig appartementen (17% in 2014, terwijl de mediaan voor SHM s op ongeveer 40% appartementen ligt). - De huurlasten van appartementen bij De Vlashaard lagen in 2014 tussen de 13 euro (21 appartementen, St. Amandusdreef) en 24 euro per maand (12 appartementen Brugstraat met lift) voor het onderhoud van gemeenschappelijke delen (poetsen, groenonderhoud, schoonmaken, elektriciteit). In de periode 2010 tot en met 2014 zijn deze huurlasten bij De Vlashaard met gemiddeld 8% gestegen.. - Bovenop de huurlasten voor gemeenschappelijke delen, komen nog de algemene huurlasten (ook voor eengezinswoningen) voor het onderhoud van de CV (10,83 euro per maand in 2014) onderhoud sanitair (5,42 euro) en afstand van verhaal (0,67 euro). Deze bedragen zijn in de periode vrijwel stabiel gebleven. - De Vlashaard spant zich in om gemiddelde huurlasten zo laag mogelijk te houden. Dat doet zij door de ontwikkeling van de huurlasten nauwlettend per complex en per kostenpost op te volgen en waar nodig bij te sturen. De SHM probeert de kosten zo laag te houden door het organiseren van periodieke prijsvragen voor onderhoudscontracten voor Cv s en sanitaire installaties, onderhoud van gemeenschappelijk delen en brandverzekeringscontracten. De visitatiecommissie heeft waardering voor de kansen die De Vlashaard creëert door sociale economiebedrijven uit te nodigen voor dergelijke prijsvragen. Vaak met succes: zo onderhoudt sociale economiebedrijf WAAK uit Kuurne het gemeenschappelijk groen aan de Normandiestraat en het onderhoud van braakliggende percelen en tuinen van leegstaande VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING SHM DE VLASHAARD PAGINA 23 VAN 58

24 woningen. Sociale economiebedrijf Effect voert losse herstellingswerken uit, onder andere opfrissingswerken in leegstaande woningen, reinigen van goten, herstellen van sloten en rolluiken, klein schrijnwerk en het schilderen van traphallen. Sommige van deze werken zijn ten laste van de huurder en worden rechtstreeks betaald door De Vlashaard aan Effect en later gerecupereerd van de huurder. Het uurloon van Effect ligt met 20 aanmerkelijk lager ligt dan de tarieven van klassieke aannemers. - De Vlashaard stimuleert bewoners niet om het schoonmaken of onderhouden van gemeenschappelijke delen (bijvoorbeeld. het poetsen van gemeenschappelijke ruimten) zelf uit te voeren. Juist omdat de appartementencomplexen van De Vlashaard niet erg grootschalig en daardoor wellicht wat anoniem zijn, zou enige stimulans en begeleiding door De Vlashaard bewoners op dit vlak kunnen activeren. Binnenkort organiseert De Vlashaard een nieuwe aanbesteding voor het schoonmaken van gemeenschappelijke ruimten. Dit is naar de mening van de visitatiecommissie een kans om bewoners de keuze te bieden om het poetsen zelf te doen of toch weer uit te besteden. - Huurders waarmee de visitatiecommissie sprak hadden geen problemen met de hoogte van de aangerekende de huurlasten en de afrekening daarvan. Over de kwaliteit van de geleverde diensten zijn de huurders overwegend tevreden, zeker over de diensten van de firma Six die de verwarming en het sanitair onderhoudt. Ook woon- en welzijnsactoren krijgen geen klachten over de hoogte van de huurlasten. Uit het enigszins gedateerde Tweezijdig+ huurdersonderzoek uit 2008 blijkt dat ongeveer 90% van de huurders tevreden is met de brief over de afrekening van de huurlasten. - In samenwerking met het OCMW van Wevelgem zijn in het patrimonium van de SHM energiescans uitgevoerd. De Vlashaard heeft haar huurders schriftelijk geïnformeerd over deze mogelijkheid. Het is de bedoeling dat alle woningen een energiescan ondergaan. Tijdens de energiescans worden namelijk ook de wettelijk verplichte rookmelders geplaatst. De maatschappij houdt nauwgezet bij welke woningen al zijn bezocht en waar in de woning de rookmelder is geplaatst. - De Vlashaard brengt bij nieuwbouw energiezuinige verlichting aan in gemeenschappelijke ruimten. Dergelijke energiezuinige maatregelen zijn echter nog niet in het gehele patrimonium doorgevoerd. Huurders waarmee de visitatiecommissie sprak meldden bijvoorbeeld dat in sommige complexen nog sprake is van verlichting die dag en nacht brandt. De visitatiecommissie adviseert de SHM om dit nader te onderzoeken. VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING SHM DE VLASHAARD PAGINA 24 VAN 58

25 PRESTATIEVELD 3: BETAALBAARHEID Eindoordeel: goed De gemiddelde kostprijs van recente nieuwbouw- en renovatieprojecten van De Vlashaard bleven in de periode beneden de subsidiabele prijsplafonds. Voor het bewaken van de kostprijzen is de SHM wel erg afhankelijk van de architect en dit maakt de SHM kwetsbaar. De visitatiecommissie beveelt aan om op dit punt de meerwaarde van samenwerking met andere huisvestingsmaatschappijen te verkennen, bijvoorbeeld door het bundelen van kennis, ervaring en personeelscapaciteit op het vlak van nieuwbouw en renovatie. De huurlasten liggen laag bij De Vlashaard. De SHM verricht voldoende inspanningen om huurlasten ook laag te houden. De SHM doet dat vooral door de kosten nauwlettend op te volgen en door middel van periodieke prijsvragen de huurlasten zoveel mogelijk te beperken. VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING SHM DE VLASHAARD PAGINA 25 VAN 58

26 4.4 PRESTATIEVELD 4: SOCIAAL BELEID OD 4.1 De SHM zet zich in voor een zo goed mogelijke woonzekerheid Beoordeling: goed De visitatiecommissie beoordeelt de inzet van De Vlashaard voor de woonzekerheid van haar huurders als goed. De SHM beschikt daarvoor over verschillende procedures, die ook effectief worden toegepast. Er is een procedure huurdersachterstallen, een procedure omwoning (verwaarlozing van woning en tuin) en een procedure leefbaarheid. Voor elk van deze kwesties werkt De Vlashaard nauw samen met OCMW Wevelgem en CAW Zuid-West-Vlaanderen. Huurdersachterstal is door deze aanpak beperkt, maar het aantal uithuiszettingen is niettemin vrij groot en voor de SHM een aandachtspunt. - De Vlashaard beschikt over een procedure (sinds 2001) en stappenplan (2013) huurdersachterstallen voor zittende huurders. Beide documenten zijn evenwel niet helemaal gelijklopend. Bovendien blijkt uit het verslag van een overleg tussen De Vlashaard, OCMW Wevelgem en CAW Zuid-West-Vlaanderen dat aan de procedure nog enkele wijzigingen zijn aangebracht die hierin niet zijn opgenomen. OCMW Wevelgem is voor De Vlashaard de belangrijkste samenwerkingspartner bij de opvolging van huurdersachterstallen. De samenwerkingsovereenkomst dateert echter van De visitatiecommissie adviseert de SHM om de procedure, het stappenplan en de samenwerkingsovereenkomst te actualiseren en op mekaar af te stemmen. De visitatiecommissie suggereert om ook met het CAW de samenwerking rond huurdersachterstallen te expliciteren, zodat voor de beide partijen duidelijk is wat de SHM van het CAW mag verwachten. - De procedure huurdersachterstallen voorziet een eerste aanmaningsbrief bij 1 maand huurachterstal en stuurt bij aanhoudende achterstal een maand later een tweede aanmaning. In die brief licht de SHM de huurder ook in dat zij - bij niet betaling - het OCMW zal aanschrijven om de huurder een voorstel tot begeleiding bij de afbetaling van de huur te doen. In beide brieven krijgt de huurder ook het aanbod om zelf een afbetalingsplan voor te stellen. Reageert de huurder hier niet op dan wordt het dossier voor bemiddeling doorgestuurd naar het OCMW. Reageert de huurder ook niet op het aanbod tot bemiddeling vanuit het OCMW, dan wordt de procedure ingeleid bij het vredegerecht om tot een minnelijke schikking te komen. Nergens in de procedure is sprake van telefonische contacten of huisbezoeken, die er aldus SHM en welzijnsactoren - nochtans zijn. De visitatiecommissie adviseert de SHM om die interventies ook in de procedure op te nemen (zie ook OD 5.6). Zo wordt de procedure ook inzichtelijker, kunnen er bij de toepassing ervan geen misverstanden ontstaan en is ze transparant is voor haar raad van bestuur en partners. - De brieven die De Vlashaard in het kader van de procedure huurdersachterstallen stuurt naar haar huurders zijn weinig transparant, vooral door de soms onnodige en daardoor verwarrende informatie. De visitatiecommissie suggereert de SHM om de brieven aan een klare-taaltoets te onderwerpen. - In 2013, 2014 en 2015 samen werden 18 gezinnen uit huis gezet wegens huurachterstal, al dan niet in combinatie met leefbaarheids- of andere problemen. De huurdersachterstal van de zittende huurders bedroeg eind 2014 bijna euro en eind 2015 ruim euro. Uit de - volgens de visitatiecommissie zeer interessante - maandelijkse presentatie aan de raad van bestuur blijkt dat de achterstallige huren bij een eerste en tweede rappel slechts euro bedragen (voor alles samen 13 huurders), wat doet vermoeden dat er daarna bij een aantal huurders hoge bedragen worden opgestapeld. Dat wordt ook bevestigd door de soms VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING SHM DE VLASHAARD PAGINA 26 VAN 58

27 hoge huurdersachterstallen van huurders die uiteindelijk worden uitgezet (in 2015 bedragen tot euro en in een extreem geval zelfs meer dan euro). Ook het aantal uithuiszettingen ligt verhoudingswijs vrij hoog (gemiddeld 6 per jaar op een patrimonium van 743 woningen). Mede daarom suggereert de visitatiecommissie om na te gaan hoe ze de termijnen inzake de opvolging van huurdersachterstallen kan verkorten teneinde de achterstallige huur niet te laten oplopen en samen met het OCMW en het CAW na te gaan of er duidelijke redenen zijn voor het hoge aantal uithuiszettingen. De visitatiecommissie adviseert de SHM om op gezette tijdstippen samen met het OCMW de huurdersachterstallen en de stappen die samen worden gezet te evalueren en zo nodig bij te sturen. - Om uithuiszetting wegens overlast of problematisch woongedrag te vermijden beschikt De Vlashaard over twee procedures. De procedure omwoning heeft betrekking op de verwaarlozing van de woning en/of de tuin. Ze bestaat uit 5 duidelijke stappen: de melding van het probleem door eigen medewerkers, buren of partners, een plaatsbezoek, de opmaak van een stappenplan voor het aanpakken van het probleem (eventueel in samenwerking met een externe organisatie) en een tweede plaatsbezoek. Na dit tweede plaatsbezoek kan de SHM een verplichte begeleiding opleggen en start ze zo nodig een procedure bij het vredegerecht. De procedure is logisch en helder en levert volgens SHM, OCMW en CAW ook de gewenste resultaten op (zie cijfergegevens hieronder). De procedure leefbaarheid gaat onder andere over agressie, overlast en alcoholmisbruik. De procedure hanteert vergelijkbare stappen als in de procedure omwoning, maar er is een opvallend verschil: er moet een nieuwe klacht komen vooraleer er een tweede of zelfs een derde huisbezoek wordt gepland. De visitatiecommissie adviseert de SHM om in overleg met haar samenwerkende partners (OCMW, CAW, politie, buurtwerk) te onderzoeken of het inplannen van nieuwe huisbezoeken als opvolging van een vorig huisbezoek de aanpak van leefbaarheidsproblemen niet kan verbeteren. De SHM kan ook nagaan of een meer proactieve aanpak hier misschien soelaas kan brengen. We denken in dat verband aan meer gedecentraliseerd buurtwerk (in het vooruitzicht gesteld - zie OD 4.2) of responsabilisering van bewoners in de buurt. - Uit een presentatie aan de raad van bestuur in oktober 2015 blijkt dat er op dat moment 16 dossiers omwoning liepen, waarvan 1 in begeleiding bij het OCMW en 5 bij het CAW. Er liepen toen ook 9 dossiers leefbaarheid, waarvan 1 in begeleiding bij het CAW en 2 doorgegeven waren aan de advocaat om de procedure tot uithuiszetting in te leiden. In de voorbije 3 jaar was er slechts 1 uithuiszetting (2013) uitsluitend ten gevolge van problematisch woongedrag. De brieven die de SHM met betrekking tot omwoning en leefbaarheid stuurt naar de huurders zijn zakelijk maar correct. - De SHM peilt sinds 2013 naar de reden van vertrek van haar huurders. De belangrijkste redenen van huuropzeg zijn mutatie en overlijden van de huurder (bijna de helft van de opzeggen), gevolgd door uithuiszetting en verhuis naar een rusthuis. Andere categorieën zijn: intrekken bij partner of familie, de aankoop van een woning en het huren van een woning op de particuliere markt. OD 4.2 De SHM voorkomt en pakt leefbaarheidsproblemen aan Beoordeling: goed De visitatiecommissie beoordeelt de prestaties van De Vlashaard op deze operationele doelstelling als goed omdat ze blijk geeft van een duidelijke zij het niet uitgeschreven visie en strategie op het voorkomen en aanpakken van leefbaarheidsproblemen. De strategie is er in eerste instantie op gericht om snel en adequaat leefbaarheidsproblemen op het spoor te komen VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING SHM DE VLASHAARD PAGINA 27 VAN 58

28 en die aan te pakken, enerzijds door zelf in te grijpen op individuele cases en anderzijds, in samenwerking met andere partners, collectieve problemen aan te pakken. Voorts concipieert de SHM nieuwbouw- en vervangingsbouwprojecten zo dat ze samenleven faciliteren en hanteert ze een duidelijke strategie om in nieuwbouwwijken een goede sfeer en relatie tussen bewoners en met de SHM te creëren. - Globaal genomen doen zich in het patrimonium van De Vlashaard geen grote leefbaarheidsproblemen voor, zij het dat zich al in de jaren 90 op en rond het Wallaysplein een concentratie van leefbaarheidsproblemen aftekende. De SHM werkte samen met tal van partners acties uit om de leefbaarheid te verbeteren (een bevraging, de organisatie van activiteiten, de herinrichting van het binnenplein, de inrichting van een ontmoetingsruimte, deelrenovatiewerken). Sinds 2005 schakelde het OCMW een voltijdse buurtwerker in, maar in samenspraak met de partners bouwt ze die inzet nu af om proactief meer te kunnen inzetten op andere wijken in Wevelgem (zie ook OD 4.3). - Volgens De Vlashaard ligt haar eigen rol bij het voorkomen en aanpakken van leefbaarheidsproblemen in eerste instantie op het individuele niveau. Daarom organiseert ze in de proefperiode na drie maanden een eerste huisbezoek zo nodig gevolgd door nog meer bezoeken - dat onder meer peilt naar leefbaarheidskwesties (zie ook OD 4.4). Ze heeft ook goed uitgewerkte en empathisch gehanteerde procedures met betrekking tot problematisch woongedrag (zie OD 4.1). Ze heeft daarvoor een goede samenwerking met het OCMW (sociale dienst en buurtwerker) en de politie uitgebouwd. De huurders zijn daar doorgaans tevreden over, maar vragen toch meer controle en aanwezigheid in de buurten, iets waar het OCMW en de SHM nu met een meer gedecentraliseerde inzet van de buurtwerker werk willen van maken. - De Vlashaard is zich echter ook bewust van de impact die de vormgeving en de kwaliteit van haar patrimonium heeft op de omgeving en de sociale samenhang tussen bewoners. Daarom hecht de SHM bij de renovatie of vervangingsbouw van bestaande woningen en bij nieuwbouw steeds groter belang aan omgevingskwaliteit, sociale mix (huur-koop) en schaalgrootte van wooncomplexen en wijken. Voorbeelden daarvan zijn de Normandiestraat en de Jan Breydelstraat, waar in functie van een totale herwaardering van de wijk werd gekozen voor wederinkoop van een aantal woningen en vervangingsbouw. Dat is ook zo voor het project t Vrije in Moorsele waar ideeën voorliggen om door sloop van het bestaande patrimonium de openbare ruimte te optimaliseren en de densiteit te verhogen. De referentiebeelden en ontwerpideeën die worden gehanteerd in de presentatie die de SHM gebruikt om partners te overtuigen getuigen van grote aandacht voor omgevingskwaliteit en meer gemeenschapsvorming. Op het Tjokkenplein waar de SHM 48 huur- en koopwoningen en -appartementen realiseerde (recent gebouwd maar al veel langer geconcipieerd) plant ze fysieke ingrepen die deze wijk aangenamer moeten maken en beter laten aansluiten bij haar omgeving. Deze problematiek was overigens een van de aanleidingen voor het project Buurtgericht werken in nieuwe sociale woonwijken (zie hieronder). - Na een eerdere samenwerking in het kader van Tweezijdig+ (zie OD 4.3) sloten begin 2013 het OCMW van Wevelgem, De Vlashaard en Samenlevingsopbouw West-Vlaanderen een samenwerkingsovereenkomst af met als doel preventief in te zetten op leefbaarheid in sociale woonwijken via nieuwe werkvormen die buurtondersteunend werken op 3 sporen: relatie huurder-verhuurder, samenleven in de buurt en ondersteuning van bewonersinitiatieven (inzet van buurtwerk) en een betere respons op, doorverwijzing en aanpak van individuele vragen en noden. De uitkomst van dit project is vervat in een eindrapport Buurtgericht werken in nieuwe sociale woonwijken en leidde tot een aantal concrete initiatieven zoals een VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING SHM DE VLASHAARD PAGINA 28 VAN 58

29 heroriëntering van het buurtwerk naar inzet in meerdere wijken (in plaats van enkel op het Wallaysplein), de organisatie van een opendeurdag voor kandidaat-huurders van nieuwe woonwijken, de organisatie van kennismakings- en infomomenten, de organisatie van een buurtfeest in de Normandiestraat en de oprichting van een bewonersgroep op het Tjokkenplein. Daarnaast leidde dit project tot de uitbouw van een flexibel netwerk. Dit netwerk, dat bestaat uit de SHM, OCMW, CAW, stedelijke diensten en wijkagenten, buigt zich over gemeenschappelijke actiepunten en over specifieke dossiers. De Vlashaard heeft met dit project een draaiboek in handen dat ze kan hanteren voor een preventieve aanpak van leefbaarheidskwesties in nieuwe sociale woonwijken, maar tegelijk een goed instrument voor haar aanpak in bestaande woonwijken. De visitatiecommissie vindt dit een goede praktijk, die inspirerend kan zijn voor andere SHM s die voor dezelfde uitdaging staan. - De Vlashaard neemt in een context van zeer nauwe samenwerking met het OCMW en het gemeentebestuur van Wevelgem geen eigen leefbaarheidsinitiatieven die zich richten naar een groep van huurders. Ze is wel een erg loyale partner van die besturen, onder meer door het ter beschikking stellen van buurtlokalen op het Wallaysplein, Kwadries en de Sint- Amandusdreef en een terrein voor het project Samentuinen (zie OD 2.2). Omdat een aantal buurtinitiatieven in nieuwbouwwijken net door de faciliterende rol van de SHM in het verleden succesvol bleken te zijn maar sinds het wegvallen van die steun zijn gestopt, suggereert de visitatiecommissie de SHM om met bewoners uit die wijken te overleggen hoe zij binnen haar mogelijkheden die ondersteuning ook in de toekomst zou kunnen geven. De visitatiecommissie stelt bij De Vlashaard een impliciete visie en strategie vast met betrekking tot leefbaarheid. Ze adviseert de SHM om deze visie en strategie verder uit te werken en uit te schrijven om ze op die manier - in haar samenwerking met het OCMW en het gemeentebestuur - toekomstgericht te borgen en er nieuwe initiatieven op te enten. OD 4.3 De SHM betrekt bewonersgroepen bij sociale huurprojecten en bij wijkbeheer Beoordeling: goed De Vlashaard heeft haar visie of strategie op bewonersbetrokkenheid nog niet geëxpliciteerd, maar toont zich in haar dagelijkse praktijk bereid om bewoners een stem te geven in haar werking. Voorbeelden daarvan zijn het project Tweezijdig+ waaraan De Vlashaard een 10-tal jaren terug heeft meegewerkt, haar deelname aan de werking van de Contactburen op het Wallaysplein en de informatie- en inspraakmomenten in nieuwbouwwijken en bij renovatieprojecten. De visitatiecommissie beoordeelt de prestaties van De Vlashaard op deze doelstelling als goed. - In 2007 sloot De Vlashaard een samenwerkingsovereenkomst af met Samenlevingsopbouw West-Vlaanderen voor het uitwerken van een beleid voor beleidsparticipatie (fase 1) en het uitwerken van een draaiboek voor leefbaarheid in nieuwbouwprojecten (fase 2). Fase 1 omvatte een tevredenheidsmeting en - samen met een groep geïnteresseerde bewoners - de opmaak van een Ziezo-zakboekje en een informatiebrochure over de Vlashaard. Na dit traject is die bewonersgroep niet meer bijeengekomen, maar zijn er in Gullegem en Moorsele wel bewonersgroepen ontstaan, deels bestaande uit eigenaars-bewoners, waar De Vlashaard op dit moment echter geen structureel overleg mee heeft. Hier laat de SHM, volgens de visitatiecommissie, een kans liggen om bewonersbetrokkenheid te organiseren en eruit te leren voor andere wijken. VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING SHM DE VLASHAARD PAGINA 29 VAN 58

30 - Sinds 2005 zet OCMW Wevelgem op het Wallaysplein een buurtwerker in (zie ook OD 4.2). In die buurt is ook een bewonersgroep actief die al in 1999 ontstond onder de naam Contactburen. Tot op vandaag komt die bewonersgroep nog zowat maandelijks bijeen onder begeleiding van de buurtwerker. Ook de maatschappelijk werkster van De Vlashaard neemt deel aan de vergaderingen. Uit de verslagen van de bijeenkomsten blijkt een zeer actieve werking van die bewonersgroep, zowel op vlak van activiteiten (uitgaande van de bewoners of de deelnemende partners) als op vlak van communicatie met de SHM. Op de agenda komen naast dagelijkse beslommeringen en problemen die een antwoord vereisen van de maatschappij, ook meer structurele kwesties zoals de renovatieplanning van het patrimonium op het Wallaysplein. Nu het buurtwerk op het Wallaysplein wordt geheroriënteerd naar een mobiel buurtwerk dat behalve op deze locatie ook in andere wijken leefbaarheids- en bewonersinitiatieven wil ondersteunen, zal het voor De Vlashaard een uitdaging zijn om haar inspraakbeleid daar ook op te enten. - Binnen het samenwerkingsverband Buurtgericht werken in nieuwe sociale woonwijken (zie ook OD 4.2) was een belangrijk item het maximaliseren van kansen voor het uitbouwen van een informatie-, communicatie- en participatiebeleid. Dit resulteerde in het opzetten van infomomenten en het uitwerken van wijkinformatiebrochures voor de nieuwbouwprojecten Wittemolenstraat, Weiland en Ezelstraat, de organisatie van een buurtfeest in samenwerking met de bewoners in de Normandiestraat en de organisatie van 3 informatie- en inspraakmomenten op het Tjokkenplein. Op die inspraakmomenten werden bekommernissen van bewoners over de eigen woning, de gemeenschappelijke delen en het openbaar domein besproken en deed de SHM een terugkoppeling van de initiatieven die ze had genomen in antwoord op die bekommernissen. De visitatiecommissie vindt dit goede initiatieven waaruit de SHM kan leren om dit verder uit te rollen over haar andere wijken. Anderzijds denkt ze dat de SHM teveel van bewoners verwacht wanneer ze ervan uitgaat dat bewoners na een eenmalig collectief moment of een bewonersbijeenkomst zelf het initiatief zullen nemen tot bewonersorganisatie; daar is wellicht meer stimulans, ondersteuning en begeleiding voor nodig. - In 2013 organiseerden De Vlashaard, OCMW Wevelgem en Samenlevingsopbouw West- Vlaanderen een bevraging in de Normandiestraat en op het Wallaysplein. De bevraging op het Wallaysplein werd gehouden in functie van de eerder genoemde heroriëntatie van het buurtwerk. De bevraging in de Normandiestraat had dan weer als doel om uit de aanpak van het onthaal in de nieuwe woning en wijk te leren voor de verhuring bij de geplande nieuwe sociale woonwijken. Voorafgaandelijk waren er al enkele tussentijdse huurdersbijeenkomsten doorgegaan met de nieuwe bewoners. Concrete resultaten van deze bevragingen en de bespreking van de resultaten ervan waren: a. voor het Wallaysplein de aanstelling van een ontwerper voor de opmaak van een renovatiedossier, de opname van de buitenverharding (terrassen gelijkvloerse appartementen) in het bestek en een blijvende activiteit van de buurtwerker op het Wallaysplein, maar met de klemtoon op faciliteren en coördineren. Intussen is over de renovatieplannen ook al een eerste informatievergadering doorgegaan; b. voor de Normandiestraat (als proeftuin voor nieuwe sociale woonwijken): de organisatie van een opendeurdag voor kandidaat-huurders, het vlugger organiseren van een infomoment, een periodiek overleg met OCMW en politie, en bewoners sneller betrekken bij het plannen van de omgevingswerken. Dit laatste werd onder meer meegenomen op het Tjokkenplein waar het voorontwerp en het definitief ontwerp uitvoerig werden toegelicht op een bewonersvergadering en bewoners de kans kregen om nog aanpassingen te vragen weliswaar zonder veel resultaat. VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING SHM DE VLASHAARD PAGINA 30 VAN 58

31 De visitatiecommissie ziet in de initiatieven die De Vlashaard neemt om bewoners te informeren en hen bij haar beleid en praktijk te betrekken een grote bekommernis om de stem van de bewoner te laten horen. Dat wordt ook bevestigd door de actoren. De visitatiecommissie is anderzijds van oordeel dat er voor de SHM toch nog heel wat kansen zijn om bewonersparticipatie op een hoger niveau te tillen. Daarom adviseert ze De Vlashaard om - steunend op de ervaringen met de interessante initiatieven die ze nu al neemt haar beleidslijn op het vlak van bewonersbetrokkenheid verder uit te werken in samenspraak met haar partners. Belangrijke aandachtspunten daarbij zijn de rol van bestaande bewonersgroepen, de ondersteuning van potentiële en beginnende bewonersinitiatieven en het betrekken van bewoners bij renovatie- en herinrichtingsplannen van in de conceptfase tot en met de uitvoeringsfase. OD 4.4 De SHM biedt huisvestingsondersteuning aan bewoners Beoordeling: goed De Vlashaard biedt kandidaat-huurders een goede ondersteuning bij inschrijving en toewijzing. Nieuwe huurders worden tijdens de proefperiode bezocht en bij problemen verder opgevolgd en zo nodig begeleid. De Vlashaard doet bijzondere inspanningen voor het onthaal en de ondersteuning van nieuwe huurders in grote nieuwbouwprojecten en ze is partner in het project MO² dat zich in Moorsele richt op de uitbouw van een woonzorgnetwerk. De visitatiecommissie vindt de prestaties van De Vlashaard voor deze doelstelling goed. - Voor inschrijving op de wachtlijst moeten nieuwe kandidaat-huurders zich steeds aanmelden op het kantoor van de SHM (volgens actoren vanuit een reële bekommernis voor een goede woonstkeuze). De voorbereiding van de inschrijving kan echter ook op het OCMW, waar een maatschappelijke assistent kandidaat-huurders daarbij helpt. De SHM is partner in een project dat een vlottere gegevensuitwisseling voor de inschrijving van huurders moet mogelijk maken tussen OCMW s - SVK s en SHM s. Actoren getuigen dat De Vlashaard kandidaten die vanuit het SVK naar de SHM worden doorverwezen voor inschrijving, ook contacteert als ze nalaten om dat zelf te doen. Ze zeggen ook dat de SHM er alles aan doet om kandidaat-huurders op de wachtlijst te houden en dat ze reacties bij actualisaties goed opvolgt. - Bij toewijzing heeft de kandidaat-huurder de mogelijkheid om de woning te bezoeken. Soms krijgen kandidaat-huurders een woning te zien waar nog heel wat opknapwerk te doen is. Dit heeft het voordeel dat wanneer de kandidaat beslist de woning te willen huren er nog een aantal maanden nodig zijn om de werken uit te voeren. Dat laat de huurder toe om zijn vorige woning tijdig op te zeggen zonder veel risico op het betalen van dubbele huur (huur in de woning die hij verlaat en huur in de nieuwe sociale woning), een praktijk die de visitatiecommissie apprecieert. Omdat sommige huurders in het verleden echter verontwaardigd reageerden op de toestand van de woningen, gaat een medewerkster nu mee met de kandidaat-huurder als het een nog op te knappen woning betreft. De actoren en bewoners bevestigden dat dit doorgaans op een vlotte en correcte manier gebeurt. - Wanneer een huurder op het punt staat een woning te weigeren, wijst de SHM hem erop dat deze weigering de stopzetting van zijn eventuele huurpremie betekent en dat een tweede weigering de schrapping van de kandidatenlijst betekent. De kandidaat-huurder dient dan ook een verklaring te ondertekenen waarin hij bevestigt daarover ingelicht te zijn. De visitatiecommissie ziet hierin een goede praktijk waaruit andere SHM s kunnen leren. VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING SHM DE VLASHAARD PAGINA 31 VAN 58

32 - Een weliswaar beperkte recente bevraging in de Normandiestraat (17 respondenten) wijst op een goede ondersteuning van kandidaat-huurders bij inschrijving en toewijzing. De respondenten tonen zich doorgaans tevreden over de uitleg en de hulp die ze kregen (ook tijdens de wachtperiode en bij de toewijzing), over de keuzemogelijkheden, de toewijzingsbrief, het plaatsbezoek en de plaatsbeschrijving. Een eerdere (op dit punt minder gedetailleerde) bevraging in het kader van Tweezijdig+ (2007) bevestigt deze resultaten. - Nieuwe huurders ontvangen bij het ondertekenen van het huurcontract een huurdersmap met nuttige informatie over De Vlashaard en een voorstelling van het OCMW en CAW. Bij de plaatsbeschrijving krijgen huurders uitleg over de installaties in huis, neemt de SHM de meterstanden op en regelt ze de overdracht van elektriciteit, gas en water. - De Vlashaard heeft in 2008 een stappenplan uitgewerkt voor de begeleiding van de huurder tijdens de proefperiode. De maatschappelijke assistente gaat bij elke nieuwe huurder een eerste keer langs na 3 maanden en bespreekt er kwesties als huurdersachterstal, inburgeringen taalbereidheid, leefbaarheid en huurdersverplichtingen. Worden er geen problemen vastgesteld dan is er een tweede huisbezoek na 9 maanden; zijn er ook dan geen problemen dan volgt er geen nieuw huisbezoek. Stelt de maatschappelijke assistente wel problemen vast dan neemt ze die met de huurder door en is er een tweede huisbezoek de maand daarop. Zijn er ook dan nog problemen, dan krijgt de huurder een verplichte begeleiding door OCMW of CAW en gaat de maatschappelijke assistente van de SHM maandelijks op huisbezoek; na anderhalf jaar is er dan een definitieve evaluatie. Bij ernstige tekortkomingen na een eerste huisbezoek worden OCMW of CAW meteen ingeschakeld. - Door de zeer korte lijnen tussen huurders en verhuurder (het actieterrein is beperkt tot 1 gemeente) en de zeer nauwe samenwerking tussen OCMW en SHM detecteert De Vlashaard vrij snel de individuele problemen en nood aan ondersteuning van haar huurders. Ze heeft daarvoor ook een aantal procedures uitgewerkt en goede afspraken gemaakt met het OCMW (zie OD 4.1). Voor individuele dossiers is er ook zeer geregeld overleg tussen medewerkers van de SHM, het OCMW en het CAW. Zij getuigen allen van een vlot verloop. Daarnaast is sinds kort een 4-maandelijks overleg van start gegaan met de buurtwerker en het hoofd van de sociale dienst van het OCMW over knipperlichtsituaties ; ook met de politie is sinds kort een aanzet gegeven voor een structureel overleg. Er is recent afgesproken dat mits het akkoord van de huurder alle briefwisseling tussen SHM en een huurder met problemen in kopie naar de begeleidende dienst gaat. - De Vlashaard is partner in het OCMW-project MO² dat de uitbouw van een woonzorgnetwerk beoogt. De SHM verwijst kwetsbare bewoners door die binnen het woonzorgproject bijzondere aandacht vragen of nood hebben aan ondersteuning rond wonen. Daarnaast past ze de woonomgeving aan aan de zorgnoden van de bewoners, breidt ze haar patrimonium uit in Overheule en t Vrije en past ze de bestaande woningen aan (zie ook OD 1.5). - De Vlashaard beschikt niet over een eigen onderhoudsploeg en besteedt alle onderhouds- en herstellingswerken uit. Doorgaans zijn huurders daar tevreden over (zie OD 2.1). Meldingen van technische problemen worden genoteerd op een werkbon waarop de medewerkster aangeeft hoe dringend een ingreep is. Als de werkbon verzonden is, belt ze de huurders op om hen te informeren over het gevolg dat aan hun melding wordt gegeven. - Bij noodzakelijke verhuisbewegingen naar aanleiding van renovaties begeleidt De Vlashaard de huurders in de zoektocht naar een geschikte woning. Ze ondersteunt de noodzakelijke VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING SHM DE VLASHAARD PAGINA 32 VAN 58

33 verhuisbewegingen ook financieel via het verstrekken van een tegemoetkoming van 500 euro. De SHM probeert gedwongen verhuis omwille van renovatie zoveel als mogelijk te vermijden. - Alle actoren geven aan dat De Vlashaard getuigt van een grote sociale bewogenheid en dat ze een grote bereidheid toont tot oplossingsgericht denken in sociaal beleid en huurderskwesties. PRESTATIEVELD 4: SOCIAAL BELEID Eindoordeel: goed De Vlashaard weet, mede dank zij een procedure die ruimte laat voor afbetalingsplannen, de huurdersachterstallen te beperken. Omdat het aantal uithuiszettingen verhoudingsgewijs vrij hoog ligt en de procedure zelf niet zeer transparant is, suggereert de visitatiecommissie echter een evaluatie van deze aanpak. Om uithuiszetting wegens problematisch woongedrag te voorkomen beschikt de SHM over een procedure omwoning (verwaarlozing van woning en tuin) en een procedure leefbaarheid, die beide tot goede resultaten leiden. Voor zowel huurdersachterstal als problematisch woongedrag werkt De Vlashaard nauw samen met OCMW Wevelgem en CAW Zuid-West-Vlaanderen. De Vlashaard biedt kandidaat-huurders een goede ondersteuning bij inschrijving en toewijzing en ook tijdens de proefperiode reageert ze alert op mogelijke problemen die ze probeert op te lossen door regelmatige huisbezoeken en samenwerking met OCMW en CAW. De Vlashaard doet bijzondere inspanningen voor het onthaal en de ondersteuning van nieuwe huurders in grote nieuwbouwprojecten en ze is partner in het project MO² dat zich in Moorsele richt op de uitbouw van een woonzorgnetwerk. De Vlashaard geeft blijkt van een duidelijke zij het niet uitgeschreven visie en strategie op het voorkomen en aanpakken van leefbaarheidsproblemen. De strategie is er in eerste instantie op gericht om snel en adequaat leefbaarheidsproblemen op te sporen en die aan te pakken. Ze doet dat enerzijds door zelf in te grijpen op individuele cases en anderzijds in samenwerking met andere partners collectieve problemen aan te pakken. Een interessant initiatief van De Vlashaard is het stappenplan dat ze heeft ontwikkeld om in nieuwbouwwijken een goede sfeer en relatie tussen bewoners en met de SHM te creëren. De Vlashaard toont zich in haar dagelijkse praktijk bereid om bewoners een stem te geven in haar werking. De visitatiecommissie ziet kansen voor de SHM om haar bewonersparticipatie op een nog hoger niveau te tillen. Daarom adviseert ze De Vlashaard om haar beleidslijn op het vlak van bewonersbetrokkenheid verder uit te werken, met een grotere rol voor bewonersgroepen en een grotere betrokkenheid van bewoners bij renovatie- en herinrichtingsplannen. VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING SHM DE VLASHAARD PAGINA 33 VAN 58

34 4.5 PRESTATIEVELD 5: INTERNE WERKING EN FINANCIËLE LEEFBAARHEID OD 5.1: De SHM is financieel leefbaar Beoordeling: goed In de periode voldeed De Vlashaard in de meeste jaren aan de liquiditeitsnorm en de norm voor de netto winstmarge. De vrije cashflow uit de gewone bedrijfsvoering voldeed niet aan de norm doordat de netto kasstromen van nieuwe projecten negatief zijn en de kasstromen uit het bestaande patrimonium slechts een klein positief saldo opleveren. Dit is een structureel probleem van SHM s, zoals De Vlashaard, die actief zijn op het vlak van nieuwbouw en renovatie. De visitatiecommissie beoordeelt deze operationele doelstelling als goed. Doorlopende aandacht voor de financiële leefbaarheid blijft wenselijk. De financiële leefbaarheid van De Vlashaard is geanalyseerd op basis van de volgende vier indicatoren: liquiditeit, vrije cashflow, winstmarge en solvabiliteit. - De gecorrigeerde liquiditeitsratio in enge zin drukt de verhouding uit tussen de op korte termijn beschikbare middelen en de schulden die op korte termijn vervallen. Deze ratio geeft weer in welke mate de SHM in staat is om haar korte termijn financiële verplichtingen na te komen. Wanneer de ratio lager dan 1 is, stelt er zich op dit vlak dus een probleem. In 2014 bedroeg deze ratio voor De Vlashaard 1,72; ruim voldoende dus. Alleen in 2011 bevond de liquiditeitspositie zich eenmalig onder de norm, met een ratio van 0,82, onder andere door de voorfinanciering van investeringen. Volgens de financiële meerjarenplanning dalen de liquide middelen ook in de komende jaren verder door nieuwbouwprojecten waarvan de aflossing en rente naar verwachting hoger is dan de huurinkomsten. - De mate waarin de exploitatie van het patrimonium bijdraagt aan de versterking van de financiële positie van een SHM wordt gemeten aan de hand van twee financiële ratio s: de netto winstmarge en de netto vrije cashflow marge uit de gewone bedrijfsoefening. De netto winstmarge moet hoger zijn dan 0%, met andere woorden: de maatschappij mag geen verlies lijden. Bij De Vlashaard bewoog deze ratio zich in de periode 2010 tot en met 2013 tussen de +2% en -2%. De netto winstmarge daalde in 2014 aanzienlijk. In dat jaar veroorzaakten de gewone bedrijfsactiviteiten een verlies van -7,7%. Dit kwam doordat de hogere huurinkomsten door de aangroei van het patrimonium onvoldoende zijn om de stijgende afschrijvingen en financiële kosten (stijgende intresten) op te vangen. Dit werd echter gecompenseerd door eenmalige opbrengsten uit de verkoop van woningen en sociale kavels. Hiermee leverde de SHM ook een bijdrage aan het bereiken, en zelfs overtreffen, van het BSO sociale kavels. - De netto vrije cashflow marge uit de gewone bedrijfsvoering is de verhouding tussen de periodiek terugkerende uitgaven en de terugkerende inkomsten. Bij een netto vrije cashflow marge lager dan 100% zijn er meer inkomsten dan uitgaven. Hoe lager dit kengetal hoe meer de SHM zich in de veilige zone bevindt. Om de financiële positie van de SHM te kunnen versterken, mag deze ratio niet hoger liggen dan 85%. De netto vrije cashflow marge van De Vlashaard schommelde in de periode tussen de 97,5% en 101,5%, en voldeed dus de gehele visitatieperiode niet aan de norm. Volgens de financiële meerjarenplanning zal de netto vrije cashflow marge ook in de periode niet aan de norm voldoen. - De solvabiliteit is een vierde financiële ratio om de financiële leefbaarheid van een SHM te toetsen. De solvabiliteit wordt weergegeven als de verhouding van het eigen vermogen ten opzichte van het totale vermogen. Hoewel voor De Vlashaard sommige jaren in de periode verlieslatend waren, is de solvabiliteit met 10% stabiel gebleven. Een solvabiliteit van 10% wordt als een minimum beschouwd om de terugbetaling van vreemd vermogen aan de schuldeisers te waarborgen.. Omdat deze ratio sterk afhankelijk is van de historiek van VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING SHM DE VLASHAARD PAGINA 34 VAN 58

35 een SHM wordt het resultaat echter niet toegerekend aan de prestatie van de SHM: de visitatiecommissie beoordeelt de solvabiliteitsratio dus niet. - De kwetsbare financiële positie van De Vlashaard is mede het gevolg van de aanzienlijke investeringen die de SHM in het verleden heeft gedaan. In de eerste 10 jaar van haar bestaan na de fusie ( ) investeerde de maatschappij zwaar in de aankoop van gronden, leegstaande en verkrotte panden, en in een eigen bureelruimte. Daarnaast heeft zij met eigen middelen onderhouds- en renovatiewerken uitgevoerd. Vanaf 2002 besloot de maatschappij om de aankoop van gronden en leegstaande panden tot een minimum te beperken en zowel voor nieuwbouw- als voor renovatieprojecten een beroep te doen op financiering via leningen bij de VMSW. - De analyse van de ontwikkeling van de financiële ratio s over de afgelopen jaren, schetst een beeld van een maatschappij met een nu nog gezonde liquiditeitspositie die echter systematisch wordt ondergraven door de negatieve cashflow van nieuwe projecten. De vrije cashflow blijft volgens de meerjarenplanning ook in de komende jaren negatief, en holt de liquiditeitspositie verder uit van 2,4 miljoen euro in 2015 tot 1,1 miljoen euro in Voor De Vlashaard zijn incidentele opbrengsten uit de verkoop van huurwoningen en sociale kavels erg belangrijk. De raad van bestuur besteedt voldoende aandacht aan de kwetsbare financiële positie, bijvoorbeeld in het Beleidsplan OD 5.2: De SHM beheerst haar kosten goed Beoordeling: goed De Vlashaard beheerst haar kosten goed. De werkings- en onderhoudskosten per woning bewegen zich rond de mediaan in de sector. Meerwerken voor nieuwbouw zijn er vrijwel niet, en de meerwerken voor renovatie heeft de SHM de afgelopen jaren steeds beter onder controle gekregen. De frictie- en structurele leegstand is beperkt en de maatschappij heeft veel aandacht voor het onder controle houden van de eigen werkingskosten. De visitatiecommissie beoordeelt de prestaties van De Vlashaard op deze operationele doelstelling als goed. - Een huisvestingsmaatschappij kan haar kosten op een aantal manieren beheersen: zorgen voor een efficiënte werking die leidt tot lage organisatie- en onderhoudskosten, minimaliseren van meerwerken op nieuwbouw- en renovatieprojecten en minimaliseren van huurderving door leegstand. - De werkings- en onderhoudskosten van De Vlashaard behoorden in 2014 tot de middenmoot van de Vlaamse sociale huisvestingssector, met iets meer dan euro per woning per jaar. Door het aantrekken van een technisch-administratief medewerker vanaf 2013 zijn de personeelskosten wel iets (10%) gestegen. Een aantoonbare betere werking van de organisatie is het resultaat, vooral doordat onderhouds- en renovatiewerken nu beter kunnen worden voorbereid en begeleid. - De organisatie beschikt over 5 medewerkers: naast de directeur bestaat de organisatie uit een boekhouder, een maatschappelijk werker, een technisch-administratief medewerker, en een administratief medewerker die ook het onthaal, de inschrijving van kandidaat-huurders en de verhuur verzorgt. De personeelsbezetting is volgens de visitatiecommissie adequaat voor de omvang van het patrimonium van De Vlashaard; er wordt veel werk verricht met een beperkt aantal medewerkers. De SHM heeft een ratio van 6,7 bedienden per 1000 woningen; 70% van de SHM had eind 2014 in verhouding meer bedienden in dienst. VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING SHM DE VLASHAARD PAGINA 35 VAN 58

36 - De organisatie beschikt niet over een eigen technische dienst, maar besteedt al het onderhoud uit. De Vlashaard heeft een simulatie gemaakt van de kosten van het uitvoeren van onderhoud in eigen regie, en die vergeleken met de kosten van onderhoudscontracten met externe firma s. Uitbesteden bleek goedkoper. De Vlashaard sloot daarom een omniumcontract met een externe firma voor het herstel, onderhoud en nazicht van elektrische en sanitaire installaties, voor het onderhoud van Cv-installaties. Ook zijn er contracten met tal van andere firma s, bijvoorbeeld voor het poetsen van gemeenschappelijke ruimten en het vervangen van versleten vinyl in woningen. Onderhoudscontracten hebben een beperkte looptijd. Zo wordt voor het omniumcontract van de Cv-installaties in 2016, na drie jaar, een nieuwe prijsvraag georganiseerd. De SHM verwerkt haar ervaringen met het bestaande contract in het nieuwe type-bestek. - Eind 2014 stond 2,8% van het patrimonium, ofwel 21 woningen, structureel leeg in de regel betekent dit een leegstand langer dan 6 maanden. Ongeveer 40% van de SHM s had in dat jaar een lagere structurele leegstand. In 2012 en 2013 lag de structurele leegstand op een vergelijkbaar niveau. Hierdoor loopt de SHM reeds enkele jaren huurinkomsten mis, met een effect op de netto vrije cashflow marge (zie OD 5.1). De meeste woningen stonden leeg in afwachting van renovatie. Voor de helft van de woningen was de nieuwe verhuurdatum al bekend omdat de renovatie al was ingepland. - De frictieleegstand tussen twee verhuringen, daalde in de periode aanzienlijk. In 2010 en 2011 bedroeg de leegstand nog ruim 5%. In 2014 is deze gedaald naar 1,35%; 44% van de SHM s had een hogere frictieleegstand. Deze duidelijke verbetering kan waarschijnlijk worden toegeschreven aan de inspanningen van De Vlashaard om snel nieuwe huurders te vinden en de herstellingstijd bij verhuizing zo kort mogelijk te houden (Zie ook OD 4.1 en OD 5.3). OD 5.3: De SHM voorkomt en bestrijdt huurdersachterstal, sociale fraude en domiciliefraude Beoordeling: goed Door een adequate opvolging heeft De Vlashaard haar huurdersachterstallen in de afgelopen jaren verminderd van ruim 2% naar 1,5%. De maatschappij doet het nodige om sociale fraude en domiciliefraude te bestrijden. De visitatiecommissie beoordeelt de prestaties van de maatschappij als goed. De procedures voor huurdersachterstallen en domiciliefraude verdienen wel verdere uitwerking. - Eind 2014 bedroeg de huurdersachterstal bij De Vlashaard 1,52%; tweederde van de SHM s had een hogere achterstal. In 2011 bedroeg de achterstal nog 2,08% en deze is sindsdien gestaag gedaald. Huurdersachterstallen worden nauwlettend opgevolgd en ook telkens aan de raad van bestuur gerapporteerd (zie OD 4.1). De Vlashaard evalueert jaarlijks de achterstanden en besluit dan over eventuele afboeking en waardevermindering. - De Vlashaard beschikt over een procedure én een stappenplan voor de opvolging van huurdersachterstallen. De procedure bevat vooral richtlijnen voor het administratief verwerken van waardeverminderingen en afboekingen. De daadwerkelijke aanpak van achterstanden heeft de maatschappij uitgewerkt in het stappenplan. Beide documenten zijn niet gedateerd en bevatten ook geen informatie over of, en wanneer, ze door de raad van bestuur zijn goedgekeurd (zie ook OD 5.6). Bovendien blijkt dat de daadwerkelijke werkwijze niet overeenstemt met het stappenplan en de procedure. Zo is er ook telefonisch contact (terwijl alleen schriftelijke contactname is beschreven) en worden eerder afbetalingsregelingen getroffen dan alleen na minnelijke schikking. VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING SHM DE VLASHAARD PAGINA 36 VAN 58

37 - De visitatiecommissie adviseert om het stappenplan en de procedure te actualiseren of de praktijk af te stemmen op de beschreven werkwijze en daarin ook richtlijnen uit te werken voor afbetalingsregelingen (zie OD 4.1). - De Vlashaard beschikt over een procedure domiciliefraude in de vorm van een stappenplan. De procedure beschrijft de samenwerking met gemeente en wijkagent, maar bevat alleen de schriftelijke contactname die de SHM onderneemt, zoals het versturen van brieven. Er is in de procedure geen sprake van huisbezoeken, ontvangst op kantoor of telefonische contacten. De procedure gaat uitgebreid in op het eventueel inschakelen van de afdeling toezicht RWO, maar bevat geen enkele verwijzing naar dossiervorming en juridische stappen om bij domiciliefraude de huurovereenkomst te beëindigen als alle andere mogelijkheden zijn uitgeput. De procedure domiciliefraude is ook op andere onderdelen incompleet. Er wordt bijvoorbeeld geen melding gemaakt van de Kruispuntbank als instrument om mogelijke domiciliefraude op het spoor te komen. Het bestrijden en voorkomen van domiciliefraude is ook niet expliciet opgenomen in de taakomschrijving van de maatschappelijk medewerker. - De visitatiecommissie vindt dat De Vlashaard voldoende inspanningen verricht om domiciliefraude op te sporen, maar ziet mogelijkheden om die activiteiten verder op te voeren. De Vlashaard wordt aanbevolen om haar processen en procedures voor het aanpakken van huurdersachterstallen en domiciliefraude te vervolledigen. Voor de aanpak van domiciliefraude adviseert de visitatiecommissie om gebruik te maken van het Draaiboek Domiciliefraude zoals dat werd ontwikkeld door de afdeling toezicht van het agentschap IRWO in samenwerking met de VMSW. OD 5.4: De SHM heeft en gebruikt een goed financieel plan Beoordeling: goed De Vlashaard gebruikt het instrument van de VMSW voor haar financiële meerjarenplanning. Dit instrument bevat de kasstromen die samenhangen met het bestaande patrimonium en de geplande nieuwbouw-, onderhouds- en renovatieprojecten. Het instrument budgetteert alle verwachte uitgaven en inkomsten tot De Vlashaard gebruikt het financieel plan als beleidsinstrument, bijvoorbeeld door het verkennen van verschillende scenario s. Het plan wordt jaarlijks toegelicht aan de raad van bestuur. De visitatiecommissie beoordeelt de prestaties voor deze doelstelling als goed. - De SHM maakt gebruik van de dienstverlening van de VMSW voor het opstellen van haar financiële planning. Voor zover de visitatiecommissie kon nagaan, bevat die planning alle geplande nieuwbouw-, onderhouds- en renovatieprojecten. De planning maakt een onderscheid tussen de kasstromen uit het bestaande patrimonium en de kasstromen uit nieuwe projecten. Deze projecten sluiten aan bij het Beleidsplan De SHM analyseert na afsluiting van elk jaar haar inkomsten en uitgaven, maar heeft geen budgetbewaking op basis van een jaarbegroting gedurende het jaar. Tussentijdse budgetbewaking biedt nog mogelijkheden om kostenposten die zich ongunstig ontwikkelen bij te sturen. - Het financieel plan maakt een onderscheid tussen de inkomsten en uitgaven uit de historische werking en die uit nieuwe investeringen. Zoals bij OD 5.1 al is toegelicht, ondergraven de aflossingen en rentebetalingen van die nieuwe investeringen de financiële positie van de SHM. In een toelichting op de financiële meerjarenplanning constateert de VMSW dat de financiële prognoses wijzen op een structureel gezonde financiële situatie uit de VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING SHM DE VLASHAARD PAGINA 37 VAN 58

38 gewone bedrijfsuitoefening. De SHM beschikt door de exploitatie van haar bestaande patrimonium over historische reserves om de verlieslatendheid van nieuwe projecten op te vangen. De visitatiecommissie onderschrijft deze conclusie grotendeels, maar vindt dat de SHM actiever kan zoeken naar mogelijkheden om bijvoorbeeld op basis van haar aanzienlijke grondpositie haar financiële leefbaarheid te versterken (zie OD 1.4 en OD 5.1). - De Vlashaard is goed doordrongen van haar kwetsbare financiële positie. Dat vertaalt zich in veel aandacht voor de gevolgen van nieuwe investeringsprojecten. Van elk nieuwbouw- en renovatieproject wordt een simulatie gemaakt van de annuïteiten en rentelasten ten opzichte van de te verwachten huurinkomsten. De directeur volgde een training om het meerjarenplanningsinstrument van de VMSW te gebruiken voor het maken van die simulaties. Het dagelijks bestuur en de raad van bestuur bespreken de financiële meerjarenplanning en de simulaties, bijvoorbeeld simulaties waarin de SHM het verschil tussen de financiering van vervangingsbouw met eigen middelen en met leningen verkent. Een ander voorbeeld betreft de simulatie met verschillende woningtypes en de daaraan gekoppelde huurinkomsten voor het project Wittemolenstraat. - Net als bij het bewaken van de huurlasten analyseert De Vlashaard ook nauwgezet de kosten van de eigen werking. Bij het afsluiten van het boekjaar wordt door het dagelijks bestuur en de raad van bestuur een overzicht van de grootboekrekeningen met kosten en opbrengsten over meerdere jaren besproken. Hierdoor kan De Vlashaard nagaan of bepaalde uitgavenposten uitzonderlijke schommelingen vertonen en wat hiervan de reden is. De SHM bekijkt kosten en opbrengsten ook per woninggroep waardoor inzicht wordt verkregen in de spreiding van de kosten over het patrimonium. Deze analyses hebben er onder andere toe geleid dat De Vlashaard haar onderhoudscontract voor CV en sanitair heeft uitgebreid naar een omnium-contract waarin ook de kosten voor herstel zijn opgenomen (zie ook OD 3.2). OD 5.5: De SHM streeft ernaar te evolueren naar een echte woonmaatschappij Beoordeling: goed De Vlashaard heeft zich de afgelopen jaren ontwikkeld tot een huisvestingsmaatschappij met veel aandacht voor de sociale ondersteuning van individuele huurders. Zij werkt hiertoe goed samen met andere actoren en heeft een goede lokale inbedding in Wevelgem. De Vlashaard werkt daarnaast goed samen met een andere SHM voor het realiseren van gemengde huur/koop projecten. Voor de toekomst heeft zij een visie opgesteld over haar rol en autonome groei. De visitatiecommissie beoordeelt de prestaties van De Vlashaard op dit onderdeel als goed. De commissie vindt wel dat De Vlashaard intensiever de meerwaarde van samenwerking met andere SHM s kan verkennen. - Een SHM kan op verschillende manieren evolueren naar een echte woonmaatschappij, zoals door de uitbreiding van haar activiteiten op de sociale woningmarkt en door de samenwerking met andere SHM s. Maar ook door de verwijzing van huurders en kandidaathuurders voor bepaalde diensten naar welzijnsactoren, door verwijzing van kandidaatontleners naar erkende kredietmaatschappijen en door samenwerking met de private huurmarkt. Deze paragraaf bespreekt hoe De Vlashaard deze onderdelen heeft uitgewerkt en in welke mate ze zijn ingebed in een liefst uitgeschreven missie en visie. - Kenmerkend voor De Vlashaard is de 1-op-1 relatie met de gemeente Wevelgem en de nauwe samenwerking met lokale woon- en welzijnsactoren. De Vlashaard is nauw betrokken geweest bij het opstellen van het lokale Woonbeleidsplan (zie ook OD 6.2). Een van de uitgangspunten van dat woonbeleidsplan is de nadruk op bouwen in bestaand stedelijk weefsel. De Vlashaard levert daar een bedrage aan met diverse inbreidingsprojecten en VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING SHM DE VLASHAARD PAGINA 38 VAN 58

39 vervangingsbouw. Zelfs als dat betekent dat het aansnijden van haar eigen, meer landelijk gelegen, grondreserves minder prioriteit krijgt. De woonprogrammatie van De Vlashaard wordt opgemaakt in nauw overleg met de gemeente in functie van het woonbeleidsplan. - De Vlashaard werkt in veel gemengde projecten samen met de Zuid-West-Vlaamse Huisvestingsmaatschappij, die de sociale koopwoningen voor haar rekening neemt. De SHM heeft in de periode sociale kavels op de markt gebracht (verkavelingen Groeningestraat en Ezelstraat) en daarmee heeft ze meteen ook ruimschoots het BSO Kavel ingevuld. - De samenwerking in Wevelgem kenmerkt zich door frequente informele contacten tussen woon- en welzijnsactoren en lokale beleidsverantwoordelijken. Slechts eenmaal per jaar vindt onder de vorm van de Woonraad een meer formeel overleg plaats over het lokaal woonbeleid met een groot aantal actoren. De visitatiecommissie vindt de frequentie van formeel overleg over het lokaal woonbeleid te beperkt, maar de verantwoordelijkheid hiervoor ligt vooral bij de gemeente. - Het OCMW van de gemeente Wevelgem is de grootste aandeelhouder van De Vlashaard. Die sterke band is te herkennen in de nauwe samenwerking op het vlak van buurtgericht werken en de begeleiding van bewoners met betalingsachterstanden. De maatschappij werkt ook samen met het CAW voor de begeleiding van huurders met problematisch woongedrag. Verder is ook de samenwerking met het SVK De Poort sterk uitgebouwd en gericht op de doorstroming van SVK-huurders naar De Vlashaard (zie ook OD 6.2). - De SHM besteedt veel aandacht aan de sociale ondersteuning van individuele huurders (zie OD 4.4). Er wordt niet enkel op individueel dossierniveau goed samengewerkt tussen SHM, gemeente, CAW, OCMW en SVK, maar ook op meer strategisch niveau. Bijvoorbeeld op het vlak van de doorstroming vanuit SVK De Poort naar De Vlashaard, leefbaarheid, buurtwerking, noodopvang, woonbegeleiding, budgetbegeleiding en vermaatschappelijking van de zorg. De Vlashaard heeft volgens de actoren waarmee de visitatiecommissie sprak een sociale instelling: de SHM denkt en werkt actief mee aan het vinden van oplossingen (zie ook OD 6.2). - Er zijn ook enkele, bescheiden, kritische geluiden. Veel gesprekspartners waarderen de samenwerking met de SHM, maar getuigen ook van een ontwakend besef dat veel samenwerkingsafspraken wel erg informeel zijn geregeld. Van meer praktische aard is het bezwaar van enkele actoren dat door de krappe personeelsbezetting zij soms problemen hebben om contact te krijgen met medewerkers als zij op de baan zijn. - De raad van bestuur van De Vlashaard is voorstander van het handhaven van de 1-op-1 relatie met de gemeente Wevelgem en heeft een sterke voorkeur voor autonome groei richting de grens van woningen, de minimale schaalgrootte voor SHM s die de Vlaamse overheid nastreeft. Deze voorkeur wordt gedeeld door veel woonactoren en bestuurlijke mandatarissen waarmee de visitatiecommissie sprak. De voorkeur voor autonome groei wordt ook duidelijk in de Visienota Schaalvergroting uit juni Autonome groei om zelfstandig voortbestaan als woningmaatschappij van de gemeente Wevelgem te garanderen is het enige scenario dat in de nota is uitgewerkt. De nota bevat een inschatting van de realistische groei van het patrimonium in de komende jaren door autonome groei en door het overnemen van woningen of bouwprojecten van het OCMW. Het verkennen van samenwerking of fusie met andere huisvestingsmaatschappijen wordt alleen genoemd als plan B, als het voorkeurscenario onhaalbaar blijkt. VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING SHM DE VLASHAARD PAGINA 39 VAN 58

40 - De visitatiecommissie ziet de meerwaarde van de sterke band met de lokale besturen, maar beveelt de SHM aan om ook samenwerkingsvormen te verkennen voor activiteiten waar de huidige schaal van de maatschappij een knelpunt vormt. Denk daarbij aan de opvolging van nieuwbouwprojecten (zie OD 3.1) en het ontwikkelingen en van de website (zie OD 6.1). Een veelbelovende mogelijkheid is het lidmaatschap van De Vlashaard van Sociaal Wonen Zuid- West-Vlaanderen (SWZW), een netwerk van 10 sociale huisvestingsmaatschappijen. De samenwerking staat momenteel nog vooral in het teken van informatie-uitwisseling, er zijn nog weinig concrete samenwerkingsprojecten. De visitatiecommissie denkt dat De Vlashaard intensiever kan samenwerken met andere SHM s in dit netwerk, dus niet alleen samen praten, maar ook samen doen.. OD 5.6 De SHM beschikt over een goed systeem van interne controle Beoordeling: voor verbetering vatbaar De Vlashaard levert op veel onderdelen goede prestaties, maar kan onvoldoende aantonen dat zij de onderliggende beleids- en bedrijfsprocessen beheerst. De organisatie drijft op een directeur en medewerkers met veel ervaring, die goed op elkaar zijn ingespeeld, en die via korte lijnen de dagelijkse werking afstemmen. De beschrijving van beleids- en bedrijfsprocessen is adequaat, maar op onderdelen is nog verbetering mogelijk en nodig. De visitatiecommissie beoordeelt de prestaties op dit onderdeel als voor verbetering vatbaar. - Al sinds 2003 werkt De Vlashaard met een op schrift gestelde beleidsvisie, die zij regelmatig actualiseert. Het geldende beleidsplan ( ) is gedetailleerd en heeft de structuur van het Draaiboek Prestatiebeoordeling Sociale Huisvestingsmaatschappijen. De Vlashaard stelt in dit beleidsplan de volgende prioriteiten: 1. aanwenden grondreserves om gemengde sociale huisvestingsprojecten te realiseren; 2. renovatie en onderhoud bestaand patrimonium; 3. verhoging welzijn en leefbaarheid sociale huisvesting; 4. optimalisering werking De Vlashaard. - De Vlashaard benoemt in het beleidsplan duidelijk haar ambities, en werkt die voor nieuwbouw en renovatie ook concreet uit. Op deze onderwerpen vindt monitoring van voortgang en bijsturing plaats om de doelen alsnog te realiseren of de doelen zelf bij te stellen. Voor de andere onderwerpen (welzijn/leefbaarheid en interne werking) kan de SHM dat niet aannemelijk maken. Bij een goed uitgewerkte beleidscyclus past dat de maatschappij niet alleen ambities formuleert, maar de realisatie van die ambities ook samen met het bestuur van de organisatie evalueert. - De Vlashaard beschikt over een dagelijks bestuur dat bestaat uit de directeur, de voorzitter en 4 andere bestuursleden. Het dagelijks bestuur is belast met de voorbereiding van bestuursvergaderingen en komt ongeveer maandelijks bijeen. Het dagelijks bestuur heeft de bevoegdheid om gebruik te maken van het voorkooprecht. In de praktijk wordt hiervan slechts een enkele keer gebruik gemaakt. - De organisatie beschikt over beknopte taakomschrijvingen voor directie en medewerkers. Deze zijn echter niet voorzien van een datum waardoor het moeilijk valt na te gaan hoe actueel ze zijn. De taakomschrijvingen zijn niet altijd correct en volledig. Een aantal voorbeelden: de taakomschrijving van de technisch/administratief medewerker staat in document met de oude functietitel sociaal en technisch medewerker, het voorkomen van domiciliefraude is in geen enkele taakomschrijving opgenomen (zie ook OD 5.3). - De maatschappij heeft 5 ervaren medewerkers (inclusief de directeur). Alle medewerkers zijn goed op de hoogte van wat er van hen wordt verwacht. Personeelsleden van De Vlashaard VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING SHM DE VLASHAARD PAGINA 40 VAN 58

41 stemmen activiteiten doorlopend af in de frequente dagelijkse contacten. Het gehele team overlegt maandelijks, na de vergadering van de raad van bestuur. De directie gebruikt dit overleg om medewerkers te informeren over de bestuursbesluiten en om afspraken te maken over de uitvoering van die besluiten. - De dagelijkse werking van De Vlashaard wordt grotendeels geborgd door de jarenlange ervaring van directeur en medewerkers. Deze werking is echter kwetsbaar als personeelsleden langdurig uitvallen of vertrekken. De maatschappij beschikt over een flink aantal procedures, maar op basis van de gevoerde gesprekken kreeg de visitatiecommissie de sterke indruk dat deze procedures amper worden gebruikt door medewerkers zelf, en dat zij ook niet betrokken zijn geweest bij het opstellen ervan. Ook voor ervaren medewerkers kan het periodiek tegen het licht houden van procedures waardevol zijn, omdat het de mogelijkheid biedt om verbeteringen door te voeren en inefficiënte werkwijzen aan te passen. - De procedures van De Vlashaard zijn goedgekeurd door de raad van bestuur, maar dat is niet terug te vinden op de procedures zelf. Ze zijn meestal ook niet voorzien van een datum, waardoor het onduidelijk is of de procedure actueel is. - Alle financiële processen, zoals betalingen, debiteurenbeheer en loonadministratie, zijn vastgelegd in procedures. Procedures voor kritische bedrijfsprocessen, zoals inschrijvingen, toewijzingen, nieuwe verhuringen, opvolging herstellingen en einde verhuur hebben wij niet aantroffen. De visitatiecommissie vindt het opmerkelijk, én positief, dat de maatschappij wel veel sociale activiteiten heeft vastgelegd in procedures of stappenplannen. Dat is bijvoorbeeld het geval voor domiciliefraude, leefbaarheid, omwoning (= slecht woongedrag), huurdersachterstallen en controles in de proefperiode. De Vlashaard beschikt niet over instrumenten, zoals periodieke interne audits, om de naleving van procedures te waarborgen. - De SHM beschikt over een deontologische code voor bestuurders en voor medewerkers. Tijdens de gesprekken met medewerkers bleek de code bij hun vrijwel onbekend. - De visitatiecommissie begrijpt dat de mogelijkheden voor interne controle en borging bij een kleine organisatie zoals De Vlashaard beperkt zijn. Daarom beveelt de visitatiecommissie aan om doelen en kritische bedrijfsprocessen, samen met medewerkers, vast te leggen en de uitvoering ervan te monitoren op een manier die past bij omvang van de organisatie. Dit geldt ook voor de deontologische code. De SHM kan het beheer van de procedures verbeteren door ze te bundelen en te voorzien van een datum waarop de procedure door de raad van bestuur is vastgesteld. - De maatschappij beschikt over een adequate functiescheiding. Betalingsopdrachten worden gecontroleerd door boekhouder en directeur en voorzitter dienen beide betalingen te accorderen (4-ogenprincipe). Hiervoor beschikt de SHM over een detailleerde procedure voor inkomende facturen en betaalbaarheidsstelling. - De Vlashaard beschikt over een klachtenprocedure, maar de visitatiecommissie vindt dat de maatschappij de communicatie over deze procedure nog kan verbeteren. Huurders en zelfs medewerkers kennen de procedure amper. Ook wordt de procedure onvoldoende nageleefd. Zo is het klachtenrapport aan de Vlaamse Ombudsdienst, in tegenspraak met de procedure klachtenbehandeling, niet in het jaarverslag opgenomen. In klachtenprocedure staat bovendien dat de procedure in de infobrochure wordt opgenomen. Dat is niet het geval. De brochure vermeldt slechts dat klachten per aangetekende brief ingediend moeten worden waar de visitatiecommissie bovendien vraagtekens bij plaatst (zie OD6.1) -, maar geeft geen informatie over de behandeling van een klacht. Klachten zijn een gratis advies en de visitatiecommissie ziet ook wel dat de maatschappij wil leren uit klachten (zie OD 5.7). VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING SHM DE VLASHAARD PAGINA 41 VAN 58

42 OD 5.7: De SHM is bereid tot verandering en verbetering Beoordeling: goed De Vlashaard toont zich voldoende bereid en in staat tot verandering en verbetering van haar werking. Dat blijkt uit diverse initiatieven, zoals de vertaling van klachten en uitkomsten van huurderstevredenheidsmetingen in concrete verbeteracties. Ook het werken met beleidsplannen die de SHM periodiek vernieuwt, vindt de commissie een goed middel om verbeteringen door te voeren. De uitvoering, de monitoring en de evaluatie van die plannen kan beter en transparanter. De visitatiecommissie beoordeelt de prestaties van De Vlashaard op deze doelstelling als goed. - Op basis van bestudeerde documenten en de gevoerde gesprekken vindt de visitatiecommissie De Vlashaard voldoende werkt aan de verbetering van haar werking. De maatschappij heeft al enkele tevredenheidsmetingen gehouden en die ook gebruikt om verbeteracties door te voeren (zie OD 6.3). Ook de klachten gebruikt De Vlashaard om verbeteringen door te voeren. In de klachtenrapportage 2015 vermeldt de SHM bijvoorbeeld dat zij, naar aanleiding van een klacht, het takenpakket van de maatschappelijk werker heeft uitgebreid door met plaatsbezoeken meer preventief te gaan werken en te remediëren. - De beleidsplannen waarmee de SHM al 10 jaar werkt (zie OD 5.6) worden ook met medewerkers besproken, maar voor zover de visitatiecommissie kon nagaan, niet samen met hen opgesteld. Om het vermogen van de organisatie tot verandering en verbetering te versterken adviseert de visitatiecommissie om de traditie van de periodieke beleidsplannen voort te zetten, maar deze wel uit te bouwen tot een volledige PDCA 1 beleidscyclus, inclusief vertaling in doelen (plan) en acties (do), evaluatie van resultaten (check) en waar nodig bijstelling van acties of herformulering van doelen (act). - De Vlashaard kent geen periodieke functioneringsgesprekken waar medewerkers en directeur in onderlinge dialoog het eigen functioneren en dat van de leidinggevende kunnen bepreken en doelen kunnen afspreken. In gesprekken met medewerkers bleek hieraan wel behoefte te bestaan. De SHM kan deze gesprekken koppelen aan de hierboven beschreven PDCA-cyclus - Medewerkers ervaren voldoende ruimte voor opleidingen en trainingen. Meestal zijn dat scholingsmogelijkheden die de VMSW of de VVH aanbieden. Medewerkers krijgen voldoende ruimte om met verbetervoorstellen te komen en die ook uit te voeren. Dat blijkt uit kleine verbeterinitiatieven in de dagelijkse werking, zoals het aanleggen van een digitaal fichesysteem met informatie op woningniveau om het patrimonium te controleren en te beheren, en een analytisch boekhoudsysteem (dat onder andere toelaat om kosten op een laag detailniveau per complex te registreren en te analyseren). - De Vlashaard heeft oog voor maatschappelijke ontwikkelingen die haar doelgroep raken, dat blijkt bijvoorbeeld uit de de initiatieven die de SHM neemt in samenwerking met het OCMW, Samenlevingsopbouw en andere actoren, zoals de buurtgerichte aanpak bij nieuwbouwprojecten (zie OD 4.2) en haar deelname aan het MO² MO(Zuurstof voor Moorsele) project (zie OD 4.4). 1 PDCA staat voor Plan, Do, Check en Act en is een veelgebruikte methode om doelen op een gestructureerde manier om te zetten in acties en resultaten, en waar nodig bij te sturen. VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING SHM DE VLASHAARD PAGINA 42 VAN 58

43 PRESTATIEVELD 5: INTERNE WERKING EN FINANCIËLE LEEFBAARHEID Eindoordeel: voor verbetering vatbaar In de periode voldeed De Vlashaard meestal aan de norm voor de minimale omvang van de liquide middelen. De netto winstmarge en de vrije cashflow uit de gewone bedrijfsvoering voldeden in deze periode niet of niet altijd aan de norm. Doordat De Vlashaard actief is op het gebied van nieuwbouw en renovatie zijn ook in de toekomst de netto kasstromen van nieuwe projecten vaak negatief, terwijl de kasstromen uit het bestaande patrimonium slechts een klein positief saldo opleveren. Aandacht voor de financiële leefbaarheid blijft geboden. De Vlashaard beheerst haar werkings- en onderhoudskosten goed. Ze zijn passend voor de omvang en activiteiten van de organisatie. Meerwerken voor nieuwbouw zijn er vrijwel niet, en de meerwerken voor renovatie zijn steeds beter onder controle. De SHM neemt ook maatregelen om frictie- en structurele leegstand zo beperkt mogelijk te houden. Door een strikte opvolging heeft De Vlashaard haar huurderachterstallen in de afgelopen jaren verminderd. De maatschappij doet het nodige om sociale fraude en domiciliefraude te bestrijden. De procedures voor huurdersachterstallen en domiciliefraude verdienen wel verdere uitwerking. De Vlashaard gebruikt het instrument van de VMSW voor haar financiële meerjarenplanning duidelijk als beleidsinstrument, bijvoorbeeld door het verkennen van verschillende scenario s. Het plan wordt jaarlijks toegelicht aan de raad van bestuur. De Vlashaard heeft zich de afgelopen jaren ontwikkeld tot een huisvestingsmaatschappij die de sociale en technische kant van bouwen en beheren op een goede wijze combineert. De maatschappij heeft veel aandacht voor de sociale ondersteuning van individuele huurders en werkt hiertoe goed samen met andere actoren. De commissie vindt wel dat De Vlashaard intensiever de meerwaarde van samenwerking met andere SHM s kan verkennen. De Vlashaard kan onvoldoende aantonen dat zij haar beleids- en bedrijfsprocessen in voldoende mate beheerst. De organisatie drijft op een ervaren directeur en medewerkers, die goed op elkaar zijn ingespeeld. Echter deze werking is onvoldoende geborgd. De beschrijving van beleids- en bedrijfsprocessen is fragmentarisch. De Vlashaard toont zich voldoende bereid en in staat tot verandering en verbetering van haar werking. Dat blijkt uit diverse initiatieven, zoals de vertaling van klachten en uitkomsten van huurderstevredenheidsmetingen in concrete verbeteracties. Ook het werken met periodieke beleidsplannen vindt de visitatiecommissie positief, al kan de uitvoering en de monitoring van die plannen beter en transparanter. VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING SHM DE VLASHAARD PAGINA 43 VAN 58

44 4.6 PRESTATIEVELD 6: KLANTVRIENDELIJKHEID OD 6.1: De SHM informeert burgers snel en duidelijk Beoordeling: goed De kantoren van De Vlashaard zijn officieel twee halve dagen en één avond per week open, maar telefonisch bereikbaar tijdens de kantooruren. Uit de praktijk blijkt evenwel dat de huurders ook op andere momenten langs komen. Huurders en actoren geven aan dat de dienstverlening aan de balie en aan de telefoon vriendelijk is en men voldoende de tijd neemt om (kandidaat-)huurders te ontvangen en hun vragen te beantwoorden. Verder geeft men ook aan dat de SHM snel reageert op vragen van huurders. Tegelijkertijd geven huurders aan dat bij herstellingen of technische meldingen die meer tijd vragen het niet altijd duidelijk is of deze ook worden opgevolgd. De meeste brieven van de SHM zijn in klare taal geformuleerd, al zijn er een aantal brieven die op dit vlak nog wat aandacht vergen (zie OD 4.1). Er is een uitgebreide informatiefolder voor de huurders die samen met huurders is opgemaakt (2009). De SHM heeft een jaarlijkse huurderskrant maar geen website. Omwille van de ruime bereikbaarheid, de goede contacten met huurders en de algehele tevredenheid hieromtrent beoordeelt de visitatiecommissie de prestaties op deze operationele doelstelling als goed. Tegelijk zijn er zeker nog tal van mogelijkheden om de communicatie en informatie met huurders en kandidaat-huurders te verbeteren. - De Vlashaard heeft zijn kantoor in het centrum van Wevelgem en is maandag en woensdag open van 9.00u tot 11.30u en donderdag van 16.00u tot 19.00u. In de praktijk blijkt dat huurders ook op andere momenten langskomen en goed ontvangen worden. Het kantoor is goed bereikbaar met het openbaar vervoer, al is dit natuurlijk relatief vanuit landelijke deelgemeentes. Het kantoor is goed toegankelijk maar de ruimtes zijn niet altijd even uitnodigend of gebruiksvriendelijk als wachtruimte of ruimte voor discreet overleg. De telefonische bereikbaarheid komt overeen met de kantooruren. Zowel huurders als actoren vinden dat de medewerkers op aandachtige en rustige manier luisteren en helpen waar nodig. - De meeste brieven zijn opgemaakt in klare taal. Dat is echter niet het geval voor de brieven die verstuurd worden bij huurdersachterstal (zie 4.1). Vanuit die vaststelling suggereert de visitatiecommissie om op een structurele manier alle brieven die aan huurders gericht worden te screenen op begrijpbaarheid, eventueel met een panel van huurders. - Er is een uitgebreide brochure met info voor de huurders over de huur(prijsberekening), betaling, rechten en plichten van huurder en verhuurder, proefperiode, wat bij intrekken en bij vertrekken,. Deze brochure werd in 2009 opgemaakt samen met een bewonersgroep. Dit was het gevolg van het initiatief Tweezijdig+ dat werkte rond bewonersbetrokkenheid. Daarnaast heeft de SHM ook een kleine brochure voor kandidaat-huurders met info over de Vlashaard en de voorwaarden om ingeschreven te worden. - Ofschoon dit al een tijdje op de agenda staat heeft de SHM nog steeds geen website. Er is wel een jaarlijkse huurderskrant. In de huurderskrant staan vooral projectrealisaties en wijzigingen inzake de regelgeving die een impact kunnen hebben op de huurders. Daar waar de SHM met haar infofolder in coproductie met huurders in het verleden een goede aanzet heeft gegeven om communicatie op maat van haar bewoners te leveren zou ze dit opnieuw kunnen doen en de huurders mee engageren voor de input VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING SHM DE VLASHAARD PAGINA 44 VAN 58

45 van de huurderskrant en de nog op te maken website. Op die manier kan ze op maat van de huurders proactief en gericht informatie verschaffen. - De huurders worden tijdig en schriftelijk verwittigd van de geplande werken (bv. plaatsen rookmelders, onderhoud dakwerken, rioleringswerken, ). Bij grotere renovatieprojecten organiseert de SHM net als bij de inhuring van nieuwbouwprojecten infomomenten. Tegelijk waren er huurders die ons melden dat ze door het effectieve startmoment toch verrast werden en dat hierover mogelijks bijkomende afspraken gewenst zijn. - De SHM heeft een duidelijke procedure met termijnen van feedback voor klachten. In klachtenprocedure staat wel dat de procedure in de infobrochure wordt opgenomen. Dat is niet het geval. De brochure vermeldt wel dat klachten per aangetekende brief ingediend moeten worden de visitatiecommissie vind dit geen goede praktijk. De visitatiecommissie beveelt de SHM aan de klachtenprocedure toegankelijker te maken en dit als onderdeel van het leerproces te beschouwen. - De technische meldingen worden geregistreerd en opgevolgd, maar het is voor huurders die een melding hebben waarbij de herstelling langer op zich laat wachten (omdat er bijvoorbeeld een aanbesteding moet gebeuren) niet altijd duidelijk of die meldingen worden opgevolgd. De visitatiecommissie suggereert daarom om ook tussentijds te communiceren over de opvolging van meldingen of vragen. De visitatiecommissie raadt de SHM aan een instrument of procedure voor technische meldingen te ontwikkelen. Het aantal technische meldingen (jaarlijks ongeveer 900) bedraagt immers een veelvoud van het aantal klachten (4 klachten in 2014), waardoor de impact veel groter is. Het lijkt aangewezen om dit in een meer formele opvolging te gieten zeker voor deze herstellingen die langer kunnen duren, en hierin ook de communicatie met huurder op te nemen. (zie ook 5.6) De visitatiecommissie ziet dat de SHM goed en open communiceert met haar huurders, maar beveelt de SHM aan om niet langer te talmen bij de opmaak van een website. Men laat hier immers kansen liggen om heel gemakkelijk een heel grote en steeds groeiende groep van (kandidaat-)huurders te bereiken. Verder verdient ook de klachtenprocedure toegankelijker gemaakt te worden en kan een procedure aangaande technische en andere meldingen ook helpen de werking te stroomlijnen. OD 6.2: De SHM informeert beleidsinstanties en andere organisaties snel en duidelijk Beoordeling: goed Uit de gesprekken met de beleidsverantwoordelijken en de woon- en welzijnsactoren blijkt dat De Vlashaard goed communiceert over haar werking. Er is vrij veel en open overleg. Omdat de lijnen tussen de SHM en de gemeentelijke actoren heel kort zijn, gebeurt dit vaak op een informele manier. Hierbij wordt vooral de probleemoplossende ingesteldheid van de SHM sterk geapprecieerd. De visitatiecommissie beoordeelt de prestaties van De Vlashaard voor deze doelstelling daarom als goed. - De SHM is telefonisch bereikbaar tijdens de kantooruren. De actoren geven aan dat ze de directeur en alle medewerkers steeds vlot kunnen bereiken, dat zij voldoende tijd nemen en constructief zijn in alle gesprekken. - De Vlashaard is als sociale huurmaatschappij enkel actief in de gemeente Wevelgem. Deze 1-op-1 relatie wordt door alle gemeentelijke actoren sterk geapprecieerd. Op het lokaal VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING SHM DE VLASHAARD PAGINA 45 VAN 58

46 woonoverleg in Wevelgem is de directeur aanwezig. De meeste woonactoren geven aan dat de SHM op het lokaal woonoverleg open communiceert over haar werking. Op het lokaal woonoverleg wordt vooral een stand van zaken van de projecten doorgesproken, maar dit vooral ter kennisgeving. De meeste en belangrijke overlegmomenten situeren zich parallel in het dagelijks projectgericht of thematisch overleg. Het is vooral op deze overlegmomenten dat De Vlashaard zich als een actieve partner van het lokale woonbeleid opstelt. Dit geldt zowel voor het projectmatige aspect, waarbij de realisatie van nieuwe woningen de centrale focus vormt, alsook voor welzijnsaspecten. Zo heeft de SHM op spoedverzoek van de gemeente 3 woningen ter beschikking gesteld in het kader van een Lokaal Opvang Initiatief (LOI), om de recente verplichting van het opvangen van asielzoekers in te vullen. - Vanuit de stedenbouwkundige dienst van Wevelgem voelt men dat er een duurzame relatie met de SHM is opgebouwd. Er wordt voldoende gecommuniceerd. Men wordt vanaf het begin bij de ontwikkeling van projecten betrokken. De SHM heeft een vrij ruime en historische reserve grond in eigendom. Het langetermijnperspectief voor deze gronden werd gezamenlijk ontwikkeld binnen het gemeentelijk woonbeleidsplan en ook voor wat betreft de jaarlijkse bijsturing van dit woonbeleidsplan is de SHM nauw betrokken. - Ook het beleidsniveau toont zich positief over de werking van de SHM. Bij De Vlashaard is het beleid sterk vertegenwoordigd in de raad van bestuur van de SHM (zie ook hoofdstuk 3), bijgevolg is er een nauwe verwevenheid tussen beleid en SHM. Dit blijkt ook in de vooral informele informatiedoorstroming, en dit in beide richtingen. - De samenwerking met het OCMW bestaat uit regelmatige contacten en uitwisselingen over concrete dossiers, maar ook uit het opzetten van nieuwe initiatieven. Voor het overleg over concrete dossiers is sinds kort een 4-maandelijks overleg van start gegaan met de buurtwerker en het hoofd van de sociale dienst van het OCMW (zie ook OD 4.4). De samenwerking met het OCMW is ook opgenomen in het procedure huurdersachterstal. De meest intense samenwerking met het OCMW is er waarschijnlijk vanuit de wijkwerking. De wijkwerker van het OCMW werkt exclusief in de sociale woonwijken van de SHM. De samenwerking en wisselwerking met de maatschappelijk assistente van de SHM wordt wederzijds heel positief ervaren. De Vlashaard is tenslotte ook partner in het OCMWproject MO² (zie OD 1.5 en OD 2.3). - Ook met het CAW werkt de SHM intensief en goed samen. Er is de preventieve woonbegeleiding en is men ook zeer positief over de ingesteldheid van de SHM in gemeenschappelijke initiatieven die werden opgezet in het Kortrijkse, zoals de collectieve inschrijvingsmomenten waarbij kandidaat-huurders zich tegelijk voor alle SHM s kunnen inschrijven en doorverwijzing tussen de SHM s. - Dezelfde positieve evaluatie maakt ook het SVK. De samenwerking met de SHM is bijzonder open en de SHM blijkt één van de weinige partners in het werkingsgebied waar de doorstroming van huurders als werkelijk vlot kan beschouwd worden. Ook hier apprecieert men de openheid en vooral de oplossingsgerichtheid van de SHM. - Er is ook een goede verstandhouding met samenlevingsopbouw die mee betrokken zijn op de organisatie van het buurtwerk en de tevredenheidsmetingen onder de huurders (zie OD 6.3) - Verder communiceert De Vlashaard op een correcte en snelle manier met de VMSW, het agentschap Inspectie RWO en Wonen-Vlaanderen. VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING SHM DE VLASHAARD PAGINA 46 VAN 58

47 - Tenslotte merkt ook de huurdersbond op dat deze SHM duidelijk inspanningen levert om vragen te beantwoorden of rekening te houden met opmerkingen. Omwille van deze zeer open en constructieve ingesteldheid naar haar partners toe, beoordeelt de visitatiecommissie de prestaties op deze operationele doelstelling als goed. Tegelijk zien we dat er van de vele overlegmomenten en afspraken weinig verslagen zijn. Het is aangewezen een verslag op te maken van deze overlegmomenten. Op deze manier hebben die een formeler karakter en grotere afdwingbaarheid en wordt de opvolging ervan niet te sterk afhankelijk van de personen die het proces voeren. Indien er op dit moment zowel langs de zijde van de SHM als bij één van de vaste partners een sleutelfiguur uitvalt, dan gaat bijzonder veel kennis verloren voor een eventuele opvolger. OD 6.3: De SHM meet de tevredenheid van klanten Beoordeling: goed Voor deze operationele doelstelling wordt verwacht dat de SHM op een systematische en objectiveerbare manier peilt naar de tevredenheid van haar klanten. De visitatiecommissie trof bij de SHM drie verschillende tevredenheidsmetingen aan. In 2007 voerde Tweezijdig+ een bevraging uit bij alle bewoners, in mei 2013 gebeurde er een evaluatie van het buurtwerk op het Wallaysplein en in juli 2013 werd een bevraging van nieuwe huurders in de Normandiestraat georganiseerd. Voor deze twee laatste bevragingen werd beroep gedaan op het OCMW en Samenlevingsopbouw en deze kaderden in de optimalisering van de algemene benadering voor (ver)nieuw(d)e woonwijken en de evaluatie van de wijkwerking op het Wallaysplein. Omdat de SHM dus een traditie heeft in het meten van de tevredenheid van klanten en omdat visitatiecommissie uit verschillende verslagen van overlegmomenten waarop beide bevragingen besproken werden, kon vaststellen dat hieruit ook lessen werden getrokken, beoordeelt de visitatiecommissie de prestaties voor deze operationele doelstelling als goed. - In de bevraging van de nieuwe huurders van het project Normandiestraat werden 17 huishoudens van de 30 bewoonde woningen bereikt. Deze bevraging kadert in de ambitie van de SHM om bij (ver)nieuw(d)e wijken de banden met de huurder sneller aan te halen. De lessen die de SHM hieruit trok betreffen dan ook vooral de evaluatie van de processen die de SHM aangezet heeft bij het in gebruik nemen van de woonwijken: de organisatie van een opendeurdag voor kandidaat-huurders, het vlugger organiseren van een infomoment, een periodiek overleg met OCMW en politie en bewoners sneller betrekken bij het plannen van de omgevingswerken (zie ook OD 4.3). - Bij de bevraging van bewoners van het Wallaysplein kreeg men respons van 32 van de 41 huishoudens. Uit deze bevraging bleek dat de wijkwerking zijn nut bewezen had, maar nog steeds noodzakelijk was binnen de wijk. Vanuit deze conclusie heeft men beslist om naar een mobiele wijkwerking te gaan, waarbij de aanwezigheid op het Wallaysplein nog steeds gegarandeerd wordt, zij het niet langer fulltime. Naast het Wallaysplein worden nog drie andere wijken opgenomen in het systeem van mobiele wijkwerking. Een ander resultaat van de bevraging is de beslissing om de woningen op het Wallaysplein te renoveren en in die renovatieoperatie ook de buitenverharding (terrassen gelijkvloerse appartementen) op te nemen. Deze beide bevragingen zijn lovenswaardig maar fragmentarisch, in afwachting van het instrument dat de Vlaamse overheid ontwikkelt om de volledige werking bij alle huurders door te lichten, adviseert de visitatiecommissie de SHM om nog meer kansen aan te grijpen om feedback VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING SHM DE VLASHAARD PAGINA 47 VAN 58

48 te krijgen over haar patrimonium, werking en dienstverlening van bewoners, kandidaat-bewoners en stakeholders. Structureel tevredenheidsonderzoek bij de (kandidaat-)huurders kan de klantgerichtheid van een maatschappij verbeteren. Dit onderzoek kan verschillende vormen aannemen van deelmetingen bij kandidaat-huurders of vertrekkende huurders of bij huurders naar aanleiding van een herstelling, naar aanleiding van een nieuwe verhuring tot een algemene tevredenheidsmeting bij alle huurders. Verder kan ook het geregeld voeren van een constructieve dialoog met (kandidaat-)huurders en actoren een grote meerwaarde betekenen voor de SHM. RESTATIEVELD 6: KLANTVRIENDELIJKHEID Eindoordeel: Goed De kantoren van De Vlashaard zijn theoretisch 2 halve dagen en 1 avond per week open, maar uit de praktijk blijkt dat de huurders ook op andere momenten langskomen. De dienstverlening aan de balie en aan de telefoon is vriendelijk en men neemt voldoende de tijd om (kandidaat-)huurders te ontvangen en te beantwoorden. Ook uit de gesprekken met de beleidsverantwoordelijken en de woon- en welzijnsactoren bleek dat De Vlashaard goed en open communiceert over haar werking. Tegelijk ziet de visitatiecommissie toch nog mogelijkheden voor de SHM om beter en meer proactief te communiceren naar de huurders, bijvoorbeeld door de uitbouw van een website en een facebookpagina. De SHM heeft reeds meerdere tevredenheidsmetingen uitgevoerd en gaat hier ook werkelijk mee aan de slag. Toch is er nog ruimte voor een meer gestructureerde tevredenheidsmeting die de SHM toelaten nog beter haar eigen werking te evalueren. VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING SHM DE VLASHAARD PAGINA 48 VAN 58

49 5. AANBEVELINGEN 5.1 Aanbevelingen voor de SHM Op basis van de uitkomsten van de prestatiebeoordeling geeft de visitatiecommissie aan de SHM de volgende aanbevelingen: 1. Optimaliseer uw processen en doelen, beschrijf beter de uitvoering ervan, aangepast op een manier die past bij omvang van de organisatie (OD 5.6). Dit geldt in het bijzonder ook voor de procedure huurdersachterstallen (OD 4.1), de klachtenprocedure (OD 6.1), een procedure voor meldingen (OD 6.1) en domiciliefraude (OD 5.3). Dit geldt evenzeer voor de vele informele overlegmomenten en afspraken met de verschillende partners. Het is aangewezen om ook deze afspraken en overlegmomenten te formaliseren. (OD 6.2) 2. Werk uw visie op doelgroepen verder uit en concretiseer deze in projectdoelstellingen. Houd hierbij ook rekening met de sterke onderbezetting in de huidige woningvoorraad. (OD 1.5) 3. Werk nadrukkelijker een visie en doelstellingen voor nieuwbouw- en renovatieprojecten uit. Werk deze ook uit tot doelstellingen als richtlijnen voor ontwerpers. Dit dient onder andere te gebeuren op het vlak van duurzaamheid (OD 2.2), op het vlak van aanpasbaarheid en flexibele inzet van het patrimonium (OD 2.3) en kostprijsbewust bouwen in het algemeen (OD 3.1) 4. Beheer uw historische eigendommen strategischer door verkoop of grondruil te overwegen van locaties waar de mogelijkheden om te bouwen zeer onzeker of quasi onbestaande zijn. (OD 5.1) 5. Talm niet langer voor de opmaak van een website. De SHM laat hier kansen liggen om heel gemakkelijk een heel grote en steeds groeiende groep van huurders te bereiken. (OD 6.1) 6. Stroomlijn de inspanningen die u doet voor uw tevredenheidmetingen. Dit onderzoek kan verschillende vormen aannemen: van deelmetingen bij kandidaat-huurders of vertrekkende huurders over metingen bij huurders naar aanleiding van een herstelling tot een algemene tevredenheidsmeting bij alle huurders. Het instrument dat de Vlaamse overheid hiervoor heeft ontwikkeld kan hierbij uiteraard heel waardevol zijn. VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING SHM DE VLASHAARD PAGINA 49 VAN 58

50 5.2 Aanbevelingen voor de door de Vlaamse overheid te nemen maatregelen De visitatiecommissie adviseert de Vlaamse overheid om ten aanzien van SHM de volgende maatregelen te nemen: De visitatiecommissie heeft de sociale huisvestingsmaatschappij op de meeste onderdelen de beoordeling goed gegeven. De SHM is zeer open in samenwerking met haar partners, maar kan op organisatorisch vlak toch nog verbetering aanbrengen. De visitatiecommissie is er echter van overtuigd dat De Vlashaard de voorgestelde aanbevelingen en verbeterpunten zelfstandig en professioneel zal aanpakken en het visitatierapport als een volgende kans opneemt om haar werking te verbeteren. 5.3 Aanbevelingen voor het Vlaamse woonbeleid Op basis van de gesprekken tijdens de prestatiebeoordeling heeft de visitatiecommissie geen aanbevelingen aan het Vlaamse woonbeleid. 5.4 Goede praktijken bij de SHM Onder een goede praktijk verstaan we een werkwijze van een sociale huisvestingsmaatschappij die aantoonbaar resultaat heeft opgeleverd en die in een bepaalde context een zeer effectieve en efficiënte aanpak is gebleken en daarom als een voorbeeld onder de aandacht van andere SHM s en woonactoren wordt gebracht: 1. Begin 2013 sloten het OCMW van Wevelgem, De Vlashaard en Samenlevingsopbouw West-Vlaanderen een samenwerkingsovereenkomst af met als doel preventief in te zetten op leefbaarheid in sociale woonwijken via nieuwe werkvormen die buurtondersteunend werken op 3 sporen: relatie huurder-verhuurder, samenleven in de buurt en ondersteuning van bewonersinitiatieven (inzet van buurtwerk) en een betere respons, doorverwijzing en aanpak van individuele vragen en noden. De uitkomst van dit project is vervat in een eindrapport Buurtgericht werken in nieuwe sociale woonwijken en leidde tot een aantal concrete initiatieven zoals een heroriëntering van het buurtwerk naar inzet in meerdere wijken (in plaats van enkel op het Wallaysplein), de organisatie van een opendeurdag voor kandidaat-huurders van nieuwe woonwijken, de organisatie van kennismakings- en infomomenten, de organisatie van een buurtfeest in de Normandiestraat en de oprichting van een bewonersgroep op het Tjokkenplein. Daarnaast leidde dit project tot de uitbouw van een flexibel netwerk dat zich buigt over gemeenschappelijke actiepunten en over specifieke dossiers. De Vlashaard heeft met dit project een draaiboek in handen dat ze kan hanteren voor een preventieve aanpak van leefbaarheidskwesties in nieuwe sociale woonwijken, maar tegelijk een handvat om daaruit te putten voor haar aanpak in bestaande woonwijken. (OD 4.2) 2. Wanneer een huurder op het punt staat een woning te weigeren, wijst de SHM hem erop dat deze weigering de stopzetting van zijn eventuele huurpremie betekent en dat een tweede weigering de schrapping van de kandidatenlijst betekent. De kandidaathuurder dient dan ook een verklaring te ondertekenen waarin hij dit bevestigt. (OD 4.4) VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING SHM DE VLASHAARD PAGINA 50 VAN 58

51 BIJLAGE 1: OVERZICHT GEVOERDE GESPREKKEN Vertegenwoordigers SHM (directie, voorzitter en bijkomende leden raad van bestuur) - Agnes Baert, - voorzitter; - Geert Verschuere - bestuurslid; - Chris Loosvelt, - bestuurslid; - Karel Maddens, - directeur. Medewerkers SHM - Dirk Demeulemeester Boekhouding; - Inge Siwek, Technische dienst; - Sarah Lezy, Sociale dienst; - Johanna Buyse, Onthaal, inschrijvingen & secretariaat; Woonactoren: ambtenaren van gemeenten en provincie - Pieter Decruynaere; Diensthoofd RO Woonactoren: SVK s, OCMW s, CAW s en andere welzijnswerkers - Sarah Jacques, CAW Team preventieve woonbegeleiding; - Pieter Vanhoof, Huurdersbond; - Stefaan Oosthuyse, Secretaris OCMW; - Geert Matton, Verantwoordelijke huurdersbegeleiding SVK De Poort; - Sofie Delaere, Directeur sociale dienst OCMW; - Christoph Houttekier, Buurtwerker OCMW; - Tine Van Groenweghe, Samenlevingsopbouw West-Vlaanderen; Woonactoren: bewoners Met de huurders werd een gesprek georganiseerd. In totaal namen 11 personen uit 10 van de 45 uitgenodigde huishoudens deel. De namen van de huurders worden omwille van de privacy niet vermeld. Woonactoren: lokale beleidsverantwoordelijken (burgemeesters, schepenen) - Mathieu Desmet, Schepen RO en woonbeleid gemeente Wevelgem; - Frank Acke, OCMW-voorzitter en schepen sociaal beleid; VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING SHM DE VLASHAARD PAGINA 51 VAN 58

52 BIJLAGE 2: LIJST MET VEEL GEBRUIKTE BEGRIPPEN EN AFKORTINGEN Dit visitatierapport wil objectieve informatie geven over de prestaties van deze sociale huisvestingsmaatschappij. De voornaamste doelstelling van de visitatie bestaat er in om de SHM in staat te stellen haar prestaties te verbeteren. Vandaar dat dit rapport in eerste instantie de SHM als lezer voor ogen heeft en er dikwijls begrippen en afkortingen gebruikt worden, die voor een SHM zeer vertrouwd zijn, maar daarom niet voor elke lezer. Hieronder vindt u een alfabetische lijst van afkortingen en veel gebruikte termen, die u als lezer zullen helpen bij de lectuur van het rapport. Volledigheid is niet onze bedoeling. We willen in een of twee zinnen typische begrippen in de sociale huisvestingssector verduidelijken, zodat u een beter inzicht kan krijgen in de prestaties van deze SHM. Voor meer informatie verwijzen we graag naar de website Aankopen goede woningen: Een SHM heeft verschillende manieren om haar patrimonium uit te breiden. Naast nieuwbouw kan de SHM ook goede woningen aankopen op de privémarkt op voorwaarde dat er slechts minieme aanpassingen nodig zijn opdat de woning verhuurklaar zou zijn. Daarnaast speelt ook de aankoopprijs een belangrijke rol. Het subsidiabel plafond is identiek aan dat van een nieuwbouwwoning Aanmelding of aangemelde woningen: De aanmelding is de eerste verplichte stap om in aanmerking te kunnen komen voor een subsidie (NFS2, FS3, ). Daarvoor moet een SHM een project digitaal aanmelden bij de VMSW. Niet alle details moeten op dat moment bekend zijn en zelfs het aantal en type woningen kan nog wijzigen. Bedoeling van de aanmelding is dat de overheid zo snel mogelijk zicht krijgt op de projecten die SHM s in Vlaanderen op middellange termijn plannen. Aanpasbare woning /aanpasbaarheid: Voor meer detail verwijzen we naar het Glossarium en naar het Draaiboek. Het gaat om woningen die in overeenstemming met de C2008 (Concepten voor sociale woningbouw - Leidraad voor bouwheer en ontwerpers van de VMSW aanpasbaar is). Een aanpasbare woning biedt de mogelijkheid om de woning zonder al te grote ingrepen en tegen een lage kost aan te passen aan de gewijzigde noden van de bewoners. De maatvoeringen voor de aanpasbare woningen zijn afgeleid van de gebruiksruimten voor rolstoelgebruikers, maar deze zijn comfortabel voor iedereen. Voor een omschrijving van de criteria waaraan deze woningen moeten voldoen: zie C2008, p ( ). Actieterrein: Het actieterrein van een SHM is het gebied waarin de SHM woningen sociaal verhuurt of zal verhuren en/of sociale koopwoningen (of sociale kavels) realiseert, zal realiseren of heeft gerealiseerd in de voorbije 10 jaar. Het terrein wordt afgebakend door de gemeentegrenzen en het is de SHM die aangeeft in welke gemeenten zij sociale woningen en kavels zal verhuren of zal realiseren. De SHM kan zelf een onderscheid maken in welke activiteiten ze in welke gemeenten van haar actieterrein ontplooit of zal ontplooien. Gemeenten waar de SHM woningen ontwikkelt (aanmeldt) of verhuurt behoren automatisch tot het actieterrein. Actualisatie: elke SHM die sociale huurwoningen verhuurt houdt in een inschrijvingsregister (of wachtlijst genoemd) een lijst bij van kandidaat-huurders voor haar woningen. De SHM is verplicht om minstens elke twee jaar alle kandidaten aan te schrijven met de vraag of ze nog geïnteresseerd zijn, of ze nog voldoen aan de voorwaarden (bijvoorbeeld inkomen) en of hun gezinssituatie nog dezelfde is als bij de inschrijving. De kandidaat-huurders moeten binnen een bepaalde termijn de gevraagde gegevens te bezorgen aan de maatschappij, waarbij ze eventueel ook hun voorkeuren (bijvoorbeeld de ligging van of het type van de woning) kunnen aanpassen. Indien de SHM VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING SHM DE VLASHAARD PAGINA 52 VAN 58

53 geen antwoord ontvangt, verstuurt ze een herinneringsbrief aan de kandidaat-huurder met de vraag om alsnog de nodige gegevens te bezorgen. Indien de kandidaat-huurder niet reageert of niet meer aan de voorwaarden voldoet, worden hij geschrapt uit het register en verliest hij zijn plaats op de wachtlijst. ADL-woningen: Wanneer men zelfstandig wil leven, maar hulp nodig heeft bij de activiteiten van het dagelijks leven (ADL) (opstaan, zich wassen en aankleden, eten, iets vastnemen, iets oprapen, zich binnenshuis verplaatsen,..), kan men een beroep doen op een dienst voor zelfstandig wonen. De keuze om ADLwoningen te bouwen of ter beschikking te stellen is een beleidsbeslissing en SHM s kunnen hiervoor onder bepaalde voorwaarden beroep doen op bijzondere subsidies. Bijzondere sociale lening: Particulieren kunnen voor de aankoop, bouw, het behoud of renovatie van hun enige woning twee soorten sociale leningen sluiten: leningen verstrekt door de VMSW of het VFW en leningen verstrekt door Erkende Kredietmaatschappijen (EKM s). De door de VMSW of het VWF verstrekte leningen worden bijzondere sociale leningen genoemd omdat de Vlaamse overheid de financiering van die leningen subsidieert, waardoor de VMSW en het VWF lagere rentetarieven aanbieden dan de meeste private banken. Zowel de woning als de lener moeten aan bepaalde voorwaarden voldoen (zoals inkomensvoorwaarden, aankoopprijsvoorwaarden, ). Deze zijn nu reeds grotendeels gelijklopend en vanaf 2014 wordt verwacht dat deze voorwaarden van het VWF en de VMSW volledig identiek zullen zijn. Bij de VMSW noemen ze de bijzondere sociale lening een Vlaamse Woonlening en particulieren kunnen ze afsluiten aan het loket van een aantal SHM s in Vlaanderen. Het VWF noemt de bijzondere sociale lening een sociale lening. Meer informatie hierover vind je op en De door de VMSW en het VWF gehanteerde namen zorgen voor begripsverwarring, omdat er ook sociale leningen door EKM s worden verstrekt onder andere voorwaarden. Voor de financiering van deze sociale leningen voorziet de Vlaamse overheid enkel een gewestwaarborg en geen subsidie, wat een grote impact op de sociale rentevoet. De bedoeling van sociale leningen van EKM s is dat particulieren zonder veel spaargeld toch een eigen woning kunnen verwerven, zonder dat ze daarvoor meer rente moeten betalen, zoals dat gebruikelijk is bij private banken. De voorwaarden waaraan de particulier en de woning moet voldoen zijn minder streng voor een door een Erkende Kredietmaatschappij toegekende sociale lening dan voor een bijzondere sociale lening. Er zijn momenteel iets meer dan 30 EKM s verspreid over heel Vlaanderen. Meer informatie vind je op BSO of Bindend Sociaal Objectief: In het decreet houdende het Grond- en Pandenbeleid van 27 maart 2009 wordt per gemeente een Bindend Sociaal Objectief (BSO) inzake bijkomende sociale huurwoningen, sociale koopwoningen en sociale kavels opgenomen. De nulmeting is de situatie op 31 december 2007:. Via een voortgangstoets (in principe elke twee jaar) kent men het aantal bijkomende sociale huurwoningen, koopwoningen en kavels, die sinds 1 januari 2008 werden gerealiseerd. De eerste voortgangstoets gebeurde op basis van de situatie op 31/12/2011. CAW: Centrum Algemeen Welzijnswerk ( C2008: De C2008/Concepten voor sociale woningbouw is een leidraad voor bouwheer en ontwerpers. Onderwerpen zoals geïntegreerd ontwerpen, lokaal overleg, aanpasbaar en aangepast bouwen, EPB, akoestiek en onderhoud en renovatie worden uitgebreid behandeld. De C2008 is van toepassing voor elk project waarvoor een SHM een aanvraagdossier indient, net zoals voor elk voorontwerp dat een SHM indient. Meer info op : Convenant: overeenkomst waarin partijen afspraken vastleggen over beleid, doelstellingen en samenwerking. Wordt bijvoorbeeld gebruikt in het Nederlandse en Vlaamse stedenbeleid. VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING SHM DE VLASHAARD PAGINA 53 VAN 58

54 EPB: EPB staat voor 'energieprestatie en binnenklimaat'. Alle gebouwen in Vlaanderen waarvoor een stedenbouwkundige vergunning wordt aangevraagd of waarvoor een melding wordt gedaan, moeten aan bepaalde energienormen voldoen. Deze normen worden de EPB-eisen genoemd. De EPB-eisen hebben betrekking op de thermische isolatie, de energieprestatie, de netto-energiebehoefte voor verwarming, het binnenklimaat (ventilatie en oververhitting). Meer info op EPC: Het EPC of EnergiePrestatieCertificaat informeert potentiële kopers en huurders over de energiezuinigheid van de woning. Het EPC is verplicht vanaf het moment dat een woning te koop of te huur staat, zo niet riskeert de eigenaar een boete. Het attest wordt opgemaakt door een erkende energiedeskundige type A. Meer info: en op Erkenningenbesluit: Besluit van de Vlaamse Regering van 22 oktober 2010 tot vaststelling van de aanvullende voorwaarden en de procedure voor de erkenning als sociale huisvestingsmaatschappij en tot vaststelling van de procedure voor de beoordeling van de prestaties van sociale huisvestingsmaatschappijen. Zie 43 ERP 2020: De Vlaamse overheid wil tegen 2020 geen woningen meer hebben met enkele beglazing, zonder dakisolatie of met weinig energiezuinige verwarmingssystemen. Deze strategische doelstelling wordt kortweg het Vlaams Energierenovatieprogramma 2020 (ERP2020) genoemd (meer info in het Draaiboek). De gegevens van de patrimoniumenquête rond ERP2020 zijn in geaggregeerde vorm per SHM opgenomen in de prestatiedatabank. E-waarde of E-peil: De E-waarde geeft aan hoeveel energie een woning verbruikt. Hoe lager de E-waarde, hoe energiezuiniger de woning is. GSC of Gewestelijke Sociale Correctie: De gewestelijke sociale correctie (GSC) is een subsidiesysteem waarbij de Vlaamse overheid de objectieve tekorten van de huurinkomsten opvangt. Dit mechanisme dekt het verschil tussen de inkomsten van de SHM's en een aantal aanvaarde uitgaven. Het inkomen van de huurder is de belangrijkste factor voor het bedrag van de huurprijs. SHM s met een huurderspubliek met lage inkomsten zullen daardoor ook lagere huurinkomsten kennen. Om die lagere huurinkomsten te compenseren, ondersteunt de Vlaamse overheid SHM s met een subsidie. In 2011 had ongeveer een derde van alle SHM s recht op dergelijke subsidie. Huurdersachterstallen: Huurdersachterstallen zijn betalingsachterstallen van huurders aan de SHM. Het kan gaan om achterstal van huur, maar ook nog niet-betaalde huurlasten, bepaalde kosten voor werken of schade worden hierin opgenomen. Om de huurdersachterstallen vergelijkbaar te maken tussen SHM s worden alle niet betaalde facturen (aan huurders) gedeeld door alle (aan huurders) in dat jaar gefactureerde bedragen. Indicatoren: Een indicator heeft te maken met het meetbaar of telbaar maken van iets. Bij de prestatiebeoordeling van SHM s onderscheiden we omgevingsindicatoren, effectindicatoren en prestatie-indicatoren omgevingsindicatoren vertellen iets over de omgeving waarin een SHM zich beweegt. Een voorbeeld zijn het aantal huishoudens in het actieterrein. effectindicatoren meten in welke mate de strategische doelstellingen van het Vlaamse Woonbeleid worden bereikt. SHM s kunnen hieraan een bijdrage leveren, maar zijn meestal niet exclusief verantwoordelijk voor de realisatie ervan. Een voorbeeld is het BSO sociale huurwoningen. Het is de gemeente die de verantwoordelijkheid draagt voor de realisatie van dit BSO. De SHM kan zich hiervoor inschakelen als de gemeente dit wenst. prestatie-indicatoren meten in welke mate de operationele doelstellingen voor SHM s worden bereikt. Ze worden gegroepeerd per prestatieveld en per doelstelling kunnen VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING SHM DE VLASHAARD PAGINA 54 VAN 58

55 meerdere indicatoren voorhanden zijn. Tijdens de prestatiebeoordeling wordt bij voorkeur enkel gewerkt met indicatoren waarvan de waardes vergelijkbaar zijn tussen alle SHM s in Vlaanderen. Een voorbeeld van een prestatieindicator is de aangroei van het aantal sociale huurwoningen t.o.v. het bestaand huurpatrimonium. Intern huurreglement: Een intern huurreglement is een openbaar document ter uitvoering van de bepalingen van het kaderbesluit sociale huur. De SHM geeft hierin minimaal de concrete regels aan die een verdere invulling vereisen of op basis waarvan keuzes moeten worden gemaakt, en waarin in voorkomend geval de specifieke toewijzingsregels (vervat in het lokaal toewijzingsreglement) worden opgenomen (art. 1,16 kaderbesluit sociale huur). KSH of Kaderbesluit Sociale Huur: Besluit van de Vlaamse Regering van 12/10/2007 tot reglementering van het sociale huurstelsel ter uitvoering van titel VII van de Vlaamse Wooncode. De doelstellingen van dit besluit liggen vervat in een aantal kernbegrippen zoals uniformiteit, betaalbaarheid en woonzekerheid en legt de voorwaarden vast waaronder in Vlaanderen sociale huurwoningen verhuurd kunnen worden. (zie 03&param=inhoud). K-waarde of K-peil: De K-waarde bepaalt het globale niveau van de thermische isolatie van het gehele huis gebouw. Zij houdt rekening met de warmteverliezen via de buitenmuren, de daken, de vloeren en de vensters. Hoe lager de coëfficiënt, hoe beter het huis geïsoleerd is. Voor nieuwe of gerenoveerde woningen geldt in Vlaanderen een norm van maximaal 45 W/m²K. Vanaf 2014 wordt dit 40. Leegstand Hierin onderscheiden we structurele leegstand en frictieleegstand. Een woning wordt als structureel leegstaand beschouwd wanneer ze gedurende minimaal zes maanden leegstaat of zal leegstaan als gevolg van de geplande uitvoering van een renovatie- of bouwproject. Het is de SHM zelf die per woning aangeeft of de leegstand structureel is of niet. Elke woning die op 31/12 van een jaar geen huurder kent en niet door de SHM als structureel leegstaand werd aangeduid, wordt als frictieleegstaand beschouwd. NFS2/FS3: Op 1 januari 2008 trad het tweede nieuw financieringssysteem (NFS2) voor de realisatie door SHM s van sociale huurwoningen en de daaraan verbonden werkingskosten in werking. Voor de financiering van sociale huurprojecten kunnen SHM s vanaf dan een beroep doen op renteloze leningen (bij de VMSW) met een aflossingstermijn van 33 jaar. In dit systeem wordt ook gebruik gemaakt van zogenaamde NFS2 normen of plafonds. Daarmee wordt het maximaal bedrag per type bouwverrichting bedoeld dat door de overheid wordt gesubsidieerd met een renteloze lening. FS3 of derde financieringssysteem bouwt verder op de principes van NFS2 maar de subsidiabele plafonds werden vervangen door een uitgebreidere simulatietabel die nauwer aansluit bij de zeer verscheiden bouwvormen die SHM s realiseren. De aflossingen van de SHM bedragen in het begin van de aflossingsperiode minder dan op het einde (inflatiegericht afbetalingsschema) en de rentevoet is negatief. Dit wil zeggen dat de SHM in de realiteit minder moet terugbetalen dan het bedrag dat ze heeft geleend. OCMW : Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn OD of operationele doelstelling: Een OD of operationele doelstelling is een uit een strategische doelstelling afgeleide doelstelling voor SHM's, zo veel mogelijk geformuleerd in indicatoren die concreet maken hoe de strategische doelstellingen kunnen worden gerealiseerd. Doorgaans worden meerdere operationele doelstellingen afgeleid uit één strategische doelstelling. Operationele doelstellingen worden dus veel meer dan de strategische doelstellingen geformuleerd in termen van prestaties van de SHM s (omdat de SHM er zelf de verantwoordelijkheid voor draagt). Prestatiebeoordeling: De procedure voor de beoordeling van de prestaties van een SHM, desgevallend in vergelijking met een VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING SHM DE VLASHAARD PAGINA 55 VAN 58

56 voorgaande beoordeling, bestaande uit de volgende stappen die achtereenvolgens doorlopen worden: a) een meting van de prestaties van de SHM, b) een visitatie van de SHM, en c) de opmaak van een visitatierapport waarin de prestaties van de SHM worden beoordeeld. Prestatiedatabank: Digitale databank, waarin de omgevings-, effect-, en prestatieindicatoren van de SHM s zijn opgenomen Recht van voorkoop: De Vlaamse overheid heeft in bepaalde gebieden een 'recht van voorkoop'. Indien in dat gebied een woning of bouwgrond wordt verkocht, kunnen sommige instellingen van openbaar nut, zoals een SHM, een recht krijgen om die woning of bouwgrond aan te kopen tegen dezelfde voorwaarden om die vervolgens aan te wenden om sociale huurof koopwoningen of sociale kavels te realiseren. SD of Strategische doelstelling: Een SD of strategische doelstelling wordt rechtstreeks uit de Vlaamse Wooncode afgeleid en geeft een algemene beleidskeuze aan. De SHM s worden mee ingeschakeld om deze doelstellingen te bereiken en kunnen dus een bijdrage leveren in de realisatie ervan. De realisatie van strategische doelstellingen is evenwel niet exclusief voorbehouden voor SHM s, want ook andere (al dan niet woon-)actoren kunnen een bijdrage leveren. De mate waarin resultaten op de strategische doelstellingen worden bereikt, wordt gemeten a.d.h.v. effectindicatoren. Sociale last: Dit begrip is ingevoerd door het decreet Grond- en Pandenbeleid. Een sociale last in een bouwvergunning verplicht de verkavelaar of bouwheer ertoe handelingen te stellen opdat een sociaal woonaanbod wordt verwezenlijkt dat in lijn is met het op het verkavelings- of bouwproject toepasselijke percentage. In alle gemeenten waar nog niet is vastgesteld dat aan het Bindend Sociaal Objectief (BSO) is voldaan, moet een sociale last worden opgelegd bij bepaalde stedenbouwkundige en verkavelingsaanvragen. Bij kleinere verkavelings- en stedenbouwkundige aanvragen wordt er dus geen sociale last opgelegd. Rond sociale last is een zeer uitgebreide reglementering van toepassing (meer info op Sociale lening: zie Bijzondere Sociale Lening SVK s: sociale verhuurkantoren ( Toewijzingsreglement: De manier waarop beslist wordt wie welke sociale huurwoningen in Vlaanderen mag bewonen gebeurt volgens strikte regels, die in het Kaderbesluit Sociale Huur (KSH) worden vermeld. In deze regels is ook voorzien dat gemeenten in bepaalde gevallen en onder strikte voorwaarden ook bijkomende specifieke voorrangsregels voor toewijzing kunnen bepalen. Zo kan een gemeente rekening houden met de lokale binding van de kandidaat-huurders, met de woonbehoeftigheid van specifieke doelgroepen of met de verstoorde of bedreigde leefbaarheid in bepaalde wijken of een deel ervan (art. 26 kaderbesluit sociale huur ). UP of uitvoeringsprogramma: bevat alle verrichtingen in het kader van sociale woonprojecten (vb. sloop, renovatie, bouw, infrastructuur), ongeacht de aard van de initiatiefnemer, en ongeacht of het gaat om sociale huurwoningen, sociale koopwoningen of sociale kavels. Jaarlijks wordt een nieuw UP opgemaakt en goedgekeurd door de minister. Pas wanneer een project op een UP staat, heeft de SHM zekerheid over de mate waarin de overheid een deel van de kosten voor de realisatie van het project op zich neemt. Afhankelijk van het type project, de woningen en de initiatiefnemer, worden hiervoor verwervingssubsidies, projectsubsidies of rentesubsidies voorzien. VAPH : Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap ( Verhuring buiten sociaal huurstelsel: Een SHM heeft de mogelijkheid om een deel van haar sociale huurwoningen te verhuren buiten het sociaal huurstelsel. Daaraan zijn wel strikte voorwaarden verbonden. Verhuur buiten stelsel is mogelijk aan openbare besturen, welzijnsorganisaties of organisaties die de Vlaamse Regering daartoe erkent. Verzekering Gewaarborgd Wonen: De Verzekering Gewaarborgd Wonen is een verzekering voor VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING SHM DE VLASHAARD PAGINA 56 VAN 58

57 particulieren die werken en die een hypothecaire lening aangaan om een woning te bouwen, te kopen of te renoveren. De verzekering loopt over een periode van tien jaar en is volledig gratis want de Vlaamse overheid betaalt de verzekeringspremie. Er zijn geen inkomensgrenzen. Ingeval van onvrijwillige werkloosheid of arbeidsongeschiktheid, kan men een tegemoetkoming ontvangen in de aflossing van de hypothecaire lening. Deze tegemoetkoming is afhankelijk van het inkomen zelf, van het werkelijk geleden inkomensverlies, van het bedrag dat men maandelijks afbetaalt en van het E-peil van de woning. Meer informatie over de Verzekering Gewaarborgd Wonen vind je op Vlaamse Woonlening: zie Bijzondere sociale lening Voorrangsregels: Artikel 18 van het Kaderbesluit Sociale Huur (ook gekend als sociaal huurbesluit) bevat de regels volgens dewelke een SHM een sociale huurwoning toewijst. Er wordt achtereenvolgens rekening gehouden met : de rationele bezetting van de woning; de voorrangsregels en de chronologische volgorde van de inschrijvingen. VTE: voltijdse equivalent van een werknemer. Het is een rekeneenheid waarmee de omvang van een dienstverband of de personeelssterkte kan worden uitgedrukt. Vereenvoudigd gezegd vormen 2 halftijdse werknemers 1 VTE. Een voltijds werknemer en werknemer die 4/5 werkt, vormen samen 1,8 VTE. Wachtlijst: zie actualisatie VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING SHM DE VLASHAARD PAGINA 57 VAN 58

58 Koning Albert II-laan 19 bus Brussel T: WEBSITE: Visitatieraad Sociale Huisvestingsmaatschappij