Eksamenbeleid. Administratiewe beleid. Datum gewysig 2016/05/04. Hersieningsdatum 2017/11/30. Uitvoerende Komitee goedgekeur 2016/11/30

Transcriptie

1 Eksamenbeleid Kriterium Administratiewe beleid Datum gewysig 2016/05/04 Hersieningsdatum 2017/11/30 Uitvoerende Komitee goedgekeur 2016/11/30 Toegewysde beampte Registrateur

2 Wysigings Datum Beskrywing Deur 2016/05/04 Saamgestel Ilze Bakker 2016/10/12 Hersien Ilze Bakker 2016/10/13 Hersien en gewysig AKK 2016/11/15 Goedgekeur met wysigings Senaat 2016/11/30 Goedgekeur met wysisings UK Eksamenbeleid (1)

3 INHOUD 1 Doel Omvang Verwysings Definisies Eksaminering Administrasie van eksamens Studentetoegang tot eksamenantwoordboeke Konsessies gedurende eksamens Eksamentoesig Eksamenvereistes Voorbereiding van die eksamenrooster Eksamenreëls... 9 Eksamenbeleid (1)

4 1 Doel Die doel van die beleid is om beginsels van finale eksaminering wat deel vorm van die assesseringsproses binne onderrig-en-leer uiteen te sit ten einde te verseker dat eksamens gekoördineerd uitgevoer en konsekwent hanteer word. 2 Omvang Hierdie beleid is veral van toepassing op alle gedoseerde afdelings binne Aros asook ondersteuningspersoneel en studente betrokke by enige aspek van die eksamenproses. Deur n billike, regverdige en deursigtige proses verseker Aros dat die integriteit van eksamens in stand gehou word wat tot die kwaliteit van die onderrig-en-leer-proses bydra. 3 Verwysings Aros-begrondingsdokumente 3.2 Assesserings- en modereringsbeleide 3.3 Ander relevante Aros-beleide 4 Definisies 4.1 Deelnamepunt verwys na deurlopende assessering wat in n bepaalde module afgehandel is en waarvoor assesseringsresultate toegeken is. 4.2 Eksamensessie is die spesifieke periode gedurende n dag waarin n eksamen in n spesifieke module afgeneem word. 4.3 Eksamentoelating verwys na n deurlopende assesseringspunt van ten minste 40% wat in n bepaalde module behaal is en wat die student toegang gee tot een of meer eksamengeleenthede. 4.4 Siekte eksamen verwys na n geskeduleerde eksamensessie vir studente wat weens siekte of dood van naasbestaandes nie van die eerste geleentheid vir die afhandeling van eksamens gebruik kon maak nie. In uitsonderlike gevalle kan studente wat nie van die eerste geleentheid gebruik kon maak nie, volgens die diskresie van die eksamenkoördineerder en indien nodig, die Registrateur, tot hierdie geleentheid toegelaat word. 4.5 Aanvullende eksamen verwys na n geskeduleerde eksamensessie vir studente wat volgens beleid outomaties daarvoor kwalifiseer. 5 Eksaminering 5.1 Eksaminering van modules vind plaas soos uiteengesit in die jaarboek en kan die vorm aanneem van formele geskrewe eksamens onder toesig (summatiewe assessering) of formatiewe assessering. 1 Ook gebruik gemaak van die Handleiding: Eksamenbeleid Universiteit van Kaapstad Eksamenbeleid (1)

5 5.2 Eksamens vir n spesifieke jaar vind plaas gedurende Junie-Julie of Oktober- Desember van die bepaalde jaar of as derde eksamengeleentheid tydens Januarie van die daaropvolgende jaar. 5.3 n Student kan vir die Senaatseksamen aansoek doen mits (a) (b) (c) (d) die student n finale jaar student is met slegs een uitstaande module; n student vir die module toegelaat is tot die eksamen; n student die eksamengeleentheid benut het; n student wat vir die aanvullende eksamen gekwalifiseer het, daarvan gebruik gemaak het. 5.4 Studente wat vir die Senaatseksamen kwalifiseer word vir kennisname aan die Senaat voorgelê word. 5.5 Studente wat vir die Senaatseksamen kwalifiseer se eksamenantwoordboeke word nagesien slegs tot op die punt waar die student se finale modulepunt 50% bereik. 5.6 n Senaatseksamen is nie van toepassing op LOND421, NAVT421 of enige praktiese onderwysmodules binne die diploma- of graadprogramme nie. 6 Administrasie van eksamens 6.1 Die eksamenkoördineerder is verantwoordelik vir die handhawing van sekuriteit en vertroulikheid gedurende die eksamenproses. 6.2 Sekuriteitsaspekte sluit die elektroniese versending van vraestelle tussen die dosent, Administrasie en die moderator in asook tydens die duplisering van eksamenvraestelle wat by Administrasie se eksamenafdeling gedoen word. 6.3 Eksamenvraestelle wat elektronies versend word, word met n wagwoord beskerm wat deur die eksamenkoördineerder aan eksaminators beskikbaar gestel word. Geen eksamenvraestelle mag elektronies aangestuur word sonder wagwoordbeskerming nie. 6.4 Administrasie se eksamenafdeling is nie verantwoordelik vir die duplisering of sekuriteit ten opsigte van klas- of semestertoetse nie. 6.5 n Kontrolelys wat die vloei van eksamenvraestelle van en na die dosent aandui, word op die administratiewe skyf bygehou vir deurlopende kontrole tydens die eksamenproses. 6.6 Na finale wysigings vanaf die moderator ontvang en aangebring is, word eksamenvraestelle finaal deur die eksaminator by Administrasie se eksamenafdeling afgeteken. 6.7 Elektroniese eksamenvraestelle word op n eksterne skyf gestoor wat in n toegesluite kluis bewaar word. Slegs gemagtigde administratiewe personeel het Eksamenbeleid (1)

6 toegang tot die kluis. Ter wille van sekuriteit word geen elektroniese eksamenvraestel op n gedeelde skyf geplaas nie. 6.8 Gedupliseerde eksamenvraestelle word in n toegesluite kluis bewaar met toegang deur slegs gemagtigde personeel. 6.9 Duplisering van eksamenvraestelle word deur twee administratiewe personeellede gedoen wat daartoe gemagtig is en geskied op n drukker waartoe geen ander personeellid toegang het nie Enige eksamenvraestelle wat foutief uitgedruk is of oortollige eksamenvraestelle wat deur eksamentoesighouers teruggehandig word, word gesnipper Die eksamenkoördineerder is verantwoordelik vir die duplisering, stoor en beskikbaarstelling van eksamenvraestelle aan eksamentoesighouers. Die Registrateur bly oorhoofs verantwoordelik vir alle sekuriteitsaspekte rondom eksamens Personeel met noue verwantskap aan studente word nie toegelaat om eksamenvraestelle te tik of te dupliseer nie Kopieë van eksamenvraestelle met memorandums en moderatorsverslae word na afloop van die siekte of aanvullende eksamen aan departementshoofde beskikbaar gestel wat vir n tydperk van 3 jaar by die departemente geargiveer moet word. 7 Studentetoegang tot eksamenantwoordboeke 7.1 Eksamenantwoordboeke word vir n tydperk van 3 jaar bewaar vir rekorddoeleindes. Bewaring geskied in harde kopie of elektroniese formaat. 7.2 Eksamenantwoordboeke word nie aan studente teruggehandig na afloop van n eksamen nie. 7.3 Studente word toegelaat om eksamenantwoordboeke te besigtig met die doel om daardeur n addisionele leergeleentheid te skep en nie om punte te onderhandel nie. 7.4 Studente kan aansoek doen om eksamenantwoordboeke te laat hermerk deur die voltooiing van n aansoekvorm en betaling van die nodige gelde daarvoor. Indien dit blyk dat n administratiewe fout begaan is in die toedeling van punte, word gelde betaal deur die student, teruggeskryf. 7.5 Aansoeke vir hermerk word deur Administrasie ontvang. Die antwoordboek, vraestel en memorandum word aan die departement beskikbaar gestel wat n geskikte kundige persoon aanwys om die hermerk te hanteer. 7.6 Studente kan aansoek doen om antwoordboeke te laat hermerk tot en met die skryf van die siekte of aanvullende eksamen, maar n tydperk van 30 dae na afloop van die siekte of aanvullende eksamen word toegestaan vir studente wat siekte of aanvullende eksamens wil laat hermerk. Eksamenbeleid (1)

7 7.7 Terugvoer oor die uitslag van n hermerk word deur Administrasie per e-pos aan die student deurgegee. 8 Konsessies gedurende eksamens 8.1 Aros is bewus daarvan dat studente met leer- of fisiese gestremdhede konsessies tydens eksamens benodig. Aansoeke van studente vir konsessies kan aan Studenteondersteuning gerig word wat met bewys van die nodige stawende opvoedkundige sielkundige verslae, toestemming aan 'n student met 'n leer- of fisiese gestremdheid toestaan. 8.2 Goedgekeurde konsessies word skriftelik aan Administrasie deurgegee met n uiteensetting van watter studente watter tipe konsessie benodig. Administrasie se eksamenafdeling is verantwoordelik om die logistieke reëlings ten opsigte van die konsessie te tref. 9 Eksamentoesig 9.1 Eksamentoesighouers word gewerf en opgelei deur Administrasie se eksamenafdeling. 9.2 Toesighouers word in die verhouding 1 tot 30 per lokaal aangewys. 9.3 Toesighouers ontvang n skriftelike kontrak en instruksies tydens opleiding vir die eksamentydperk wat hulle gekontrakteer word. Gelde betaalbaar vir dienste gelewer word deur Administrasie se eksamenafdeling aan Finansies beskikbaar gestel na afhandeling van die siekte of aanvullende eksamen. 9.4 Hooftoesighouers is verantwoordelikheid om enige onreëlmatigheid aan die eksamenkoördineerder deur te gee. Die eksamenkoördineer is verantwoordelik om alle onreëlmatighede aan die Registrateur te rapporteer. 10 Eksamenvereistes 10.1 Eksamenreëls met die vereistes vir eksamens word jaarliks gedurende die bekendstellingsprogram met nuwe eerstejaarstudente bespreek, in die jaarboek uiteengesit en is ook beskikbaar op e-klas Die berekening van finale punte van elke module word volledig in die jaarboek uiteengesit Finale punte word daagliks op e-klas beskikbaar gestel Uitslagstate vir die afgelope semester word na afloop van die siekte of aanvullende eksamen aan alle studente per e-pos beskikbaar gestel. Tweede of selfs derde partye wat deur die student aangewys is as gemagtigde persone tot hulle persoonlike inligting, ontvang ook die uitslae Terminering- en waarskuwingsbriewe word op soortgelyke wyse as in 10.4 hierbo genoem, aan studente en ander partye beskikbaar gestel. Eksamenbeleid (1)

8 10.6 Studente wat weens siekte of dood nie van die eerste geleentheid gebruik kan maak nie, sal deur middel van n siekte eksamen geleentheid daarvoor ontvang mits (a) (b) (c) die student daarvoor aansoek doen binne drie (3) dae na die amptelike eksamendatum; die student bewys kan lewer van siekte deur n doktersbrief waarin die dokter op grond van fisiese en eie beoordeling kan aantoon dat die student nie in staat was om te kon skryf nie (doktersbriewe is slegs geldig indien die student op die dag van die amptelike eksamen deur n dokter gediagnoseer is); die student bewys kan lewer van dood van n nabye familielid deur die lewering van n begrafnisbrief Die volgende gevalle word nie vir toelating tot n siekte eksamen oorweeg nie: (a) (b) (c) Afsprake vir bestuurderslisensie Sport- of kulturele toere Vakansiegeleentheid 10.8 Studente wat nie aan die akademiese vereistes vir toelating tot die aanvullende eksamen voldoen nie, sal nie toegelaat word om van die aanvullende eksamen gebruik te maak nie Studente wat van die siekte eksamen gebruik maak, se antwoordboeke word volledig nagesien Studente wat tot die aanvullende eksamen toegelaat word, se antwoordboeke word nagesien slegs tot op die punt waar die student se finale modulepunt 50% bedra n Amptelike uitslag kan gewysig word (a) indien 'n administratiewe fout begaan is; (b) indien n fout deur die eksaminator, moderator of nasiener begaan is; (c) indien n amptelike hermerk n verskil aantoon; (d) indien die AKK n besluit neem om punte te wysig op grond van n uitsonderlike geval of dispuut. 11 Voorbereiding van die eksamenrooster 11.1 Die eksamenkoördineerder stel n eksamenrooster op vir die aanvanklike sowel as siekte of aanvullende eksamens op grond van die volgende beginsels: (a) Daar kan verwag word dat n student twee eksamens op een kalenderdag kan aflê wat in opeenvolgende sessies kan geskied. Dit is toelaatbaar dat n student drie eksamens in 'n tydperk van 24 uur kan skryf. Waar moontlik sal gepoog word om die situasie tot die minimum te beperk. Eksamenbeleid (1)

9 (b) (c) Botsings moet sover moontlik vermy word en waar daar geen alternatief is nie, word die vraestelle direk na mekaar afgelê met n tydperk van n halfuur tussen die twee vraestelle, maar die student sal nie toegelaat word om die lokaal sonder toesig te verlaat nie. Waar moontlik sal gepoog word om die situasie tot die minimum te beperk. Modules wat deur n groot aantal studente geneem word, moet verkieslik aan die begin van die eksamentydperk afgelê word om voorsiening te maak vir die nasien en moderering van sodanige eksamenantwoordboeke Studente kan op versoek n persoonlike eksamenrooster by Administrasie verkry vir bewyslewering aan n werkgewer vir die datum en tyd waarop verlofvergunnings versoek word Studente is verplig om eksamens binne die geskeduleerde eksamenrooster af te lê. Geen vergunning buite die geskeduleerde amptelike eksamenperiode word toegestaan nie Die amptelike tydperk van die eksamen asook die siekte of aanvullende eksamens word in die voorafgaande jaar gedurende Desember aan alle eerstejaar- en senior studente beskikbaar gestel. Die gespesifiseerde eksamenrooster rondom module, tyd en lokaal word ongeveer twee maande voor die aanvang van die eksamen beskikbaar gestel Wysigings op die finale eksamenrooster kan slegs gemaak word deur die eksamenkoördineerder in oorleg met die Registrateur mits dit nie verdere botsings veroorsaak nie. 12 Eksamenreëls Die volgende reëls geld ten opsigte van eksamens: 12.1 Slegs studente wat oor eksamentoelating in n spesifieke module beskik, word vir eksaminering in daardie bepaalde module toegelaat Studente wat nie by die korrekte module of datum/tyd by die eksamenlokaal opdaag nie, sal nie toegelaat word om op n ander datum/tyd te skryf nie Studente mag slegs die eksamenlokaal betree onder toesig van die toesighouer Studente wat laat by n eksamensessie opdaag, sal slegs nog toegelaat word indien geen student die lokaal intussen verlaat het nie. Geen ekstra tyd is egter van toepassing nie Studente word in die eksamenlokaal volgens nommers geplaas Geen eet- of drinkgoed word in die eksamenlokaal toegelaat nie Studente mag slegs hulle studentekaart of ID-dokument, potlood, pen, liniaal en uitveër binne die eksamenlokaal inneem. Studente mag onder geen omstandighede n selfoon in hulle besit hê gedurende n eksamensessie nie. Eksamenbeleid (1)

10 12.8 Studente mag die eksamenlokaal verlaat n halfuur na die aanvang van die eksamensessie Studente wat nie n studentekaart of ID-dokument kan toon nie, sal nie toegelaat word om die eksamen af te lê nie Studente wat oor eksamentoelating beskik en na afloop van die eksamengeleentheid n eksamenpunt van meer as 40% behaal het, maar nie slaag nie, kwalifiseer outomaties vir die aanvullende eksamen. Sodanige studente moet outomaties aanmeld vir die skryf van die aanvullende eksamen. Kostes vir die skryf van die aanvullende eksamen bedra R200 wat op die student se rekening gehef word Studente wie se studie- of eksamengelde agterstallig is, se uitslae word geblok. Uitslae word slegs beskikbaar gestel indien agterstallige rekeninge vereffen is Studente word aan diskwalifikasie van die betrokke eksamen blootgestel indien: (a) (b) (c) enige boeke of papiere van watter aard ook al, buiten dit waarvan die student voorsien word, in die student se besit gevind word; ʼn ander student gehelp word of probeer word om hom te help of hulp kry of probeer om hulp van ʼn ander student te verkry of studente op enige manier met ʼn ander student in verbinding kry; n student n selfoon in sy besit het. Eksamenbeleid (1)