Koninklijke BAM NBM. Elektronisch inkopen. Van theorie naar praktijk! Ir. I.M.P. Meuwissen 17/12/2003

Transcriptie

1 Elektronisch inkopen Van theorie naar praktijk! Ir. I.M.P. Meuwissen 17/12/2003

2 Inhoud Koninklijke BAM NBM nv Belang van inkoop Inkoop nu? Inkoop over 3 jaar? Hoe realiseren we deze droom? Wat levert het op? Kritieke succesfactoren 2

3 Koninklijke BAM NBM nv Utiliteitsbouw Woningbouw Industriële bouw Betonbouw Infratechniek Wegenbouw Railinfrastructuur Sprinklertechniek Automatisering Elektrotechniek Werktuigbouw 3

4 Belang van inkoop Omzet 2001: miljoen Inkoopaandeel: miljoen (71%) Netto winstmarge: 1,4% ( 41 miljoen) Besparingspotentieel in inkoop 2 à 5%? miljoen 4

5 Belang van inkoop Te benutten voor: Omzetvergroting door lagere inschrijfprijzen / hogere scoringskans Margevergroting door lagere kosten 5

6 Inkoop nu? Producten & Diensten Inkoopcomplexiteit: 150 resultaatverantwoordelijke BV s medewerkers en vrijwel even zovele inkopers tienduizenden leveranciers en onderaannemers en... nog meer producten en diensten! Vestigingen / Inkopers Leveranciers & Onderaannemers 6

7 Inkoop nu? Raad van Bestuur Inkoopcoördinatie Inkoopoverleg Betonbouw Inkoopoverleg Infratechniek Inkoopoverleg Wegenbouw Inkoopoverleg Utiliteitsbouw Inkoopoverleg Woningbouw Inkoopoverleg Techniek Inkoopoverleg Railinfrastructuur Inkopers / bestellers 7

8 Inkoop nu? Strategisch Geen resp. decentraal inkoopbeleid, beperkte coördinatie Onvoldoende inzicht in inkoop Vaak het wiel opnieuw uitvinden Veel verschillende / dubbele resources (databases,automatiseringssystemen, generalisten ) Beperkt gebruik van elkaars contracten o.b.v. vrijwilligheid Gezamenlijke huisstijl, verschillende inkoopprocedures: relatief versnipperde uitstraling 8

9 Inkoop nu? Tactisch Beperkte uitwisseling van kennis en informatie via inkoopoverleg / intranet / inkoopcoördinatie Leveranciers- en onderaannemerskeuze o.b.v. prijs en relatie Veel leveranciers voor hetzelfde productenpakket Meerdere contracten met dezelfde leveranciers met andere condities Tactisch Operationeel Specificeren Selecteren Contracteren / Bestellen Afroepen Levering Nazorg 9

10 Inkoop nu? Operationeel Projectmatig inkopen, veelal ad-hoc bestellen Werkwijzen van handmatig tot EDI: geen kostenbeheersing Te weinig aandacht voor leveranciersbeoordeling / structurele verbetering Tactisch Operationeel Specificeren Selecteren Contracteren / Bestellen Afroepen Levering Nazorg 10

11 Inkoop over 3 jaar? Strategisch Overkoepelend concernbeleid voor inkoop (incl. spelregels voor incompany kopen, organisatievorm, e.d.) Goed inzicht in inkoop Delen van functionele inkoopresources (databases, informatiesystemen, inkoopprocedures en capaciteit (specialisten)) Kennisontwikkeling (doorbouwen op inkoopkennis) Optimaal gebruik van raamcontracten o.b.v. penvoerderschap Meer uniformiteit en kracht in uitstraling naar de markt 11

12 Inkoop over 3 jaar? Tactisch Snel zoeken van inkoopinformatie (beleid, marktkennis, product- & leveranciersinformatie, specificaties, prijzen) via intranet Leveranciers- en onderaannemerskeuze o.b.v. totale kosten / kwaliteitsverhouding Bundelen van inkoopvolumes (raamcontracten) Tactisch Operationeel Specificeren Selecteren Contracteren / Bestellen Afroepen Levering Nazorg 12

13 Inkoop over 3 jaar? Operationeel Strategisch inkopen! e-procurement ter ondersteuning van de operationele inkoopfunctie: Inkoopinformatie en standaard documenten beschikbaar via intranet Elektronisch bestellen, bewaken, factureren en betalen Tactisch Operationeel Specificeren Selecteren Contracteren / Bestellen Afroepen Levering Nazorg 13

14 Inkoop over 3 jaar? Echter: Geen eenheidsworst! Bedrijven behouden hun eigen verantwoordelijkheid en identiteit maar werken optimaal samen (synergie) 14

15 Hoe realiseren we deze droom? Strategie Organisatie Richting geven Informatie Relaties Proces Waarde creëren Prestatiemeting Personeelsmanagement Kennismanagement Ondersteunen 15

16 Hoe realiseren we deze droom? Keuze ICT-voorzieningen ter ondersteuning van de processen ICT Assessment Training on the Job / (Incompany) opleiding Opleiding / Training Stroomlijnen werkwijzen Delen van informatie / Prestatiemeting Processen Keuze inkoopstrategie per item Toedelen TBV Analyse Strategie Analyse inkooppakket Bepaling besparingspotentieel Bewustwording / Visie Beleidskeuzes Centraal, decentraal of gecoördineerd inkopen Autonomie / Resultaatverantwoordelijkheid vestigingen Intranet en succesverhalen! Actieve verkoop van inkoop 16

17 Hoe realiseren we deze droom? Drie separate in elkaar grijpende verbetertrajecten: 1. Benutten schaalvoordelen (pilotprojecten) 2. Structureel verbeteren processen 3. Structureel verbeteren kennis en vaardigheden 17

18 Hoe realiseren we deze droom? Hierbij gebruiken we Intranet als middel om draagvlak voor verandering te creëren (door informatie-uitwisseling), met als doel uiteindelijk een middel te creëren om inkoop te ondersteunen (kennismanagement / uitvoering) Ontwikkelen door ondervinden! Ontwikkelen door ondervinden! 18

19 Hoe realiseren we deze droom? 1. Benutten schaalvoordelen Omzet en aantal afnemers per leverancier (crediteurenanalyse) Omzet, aantal afnemers en aantal leveranciers per product (externe info) en inkoopwijze Besparingspotentieel per product (benchmark) Bepalen moeilijkheidsgraad realisatie verbeterproject Bepalen prioriteiten Bepalen inkoopstrategie per product (portfolio) Uitvoeren verbeterprojecten 19

20 Verschil in prioriteit 40% Besparingspotentieel 0% Kantoorartikelen Lease-auto s Software Telefonie Werkkleding Restaurants / hotels Bakstenen Moeilijkheidsgraad realisatie Bouwmaterialen Prioriteit bij relatief eenvoudig te realiseren projecten met grootste besparingspotentieel Resultaat financiert structurele verbeteringen voor! - Omzet: 1,8 miljoen - Aantal leveranciers: 25 - Weinig structuur door: - standaardisatie pakket - keuze voor 2 leveranciers, Besparingspotentieel (prijs): 35% - eigen catalogus - bestellen via intra-/internet Besparingspotentieel:? 20

21 Verschillende strategieën Strategisch belang Hefboom Concurrentie Raamcontracten Routine Standaardisatie Procesvereenvoudiging Strategisch Samenwerking Knelpunt Risico-beheersing Alternatieven Complexiteit leveranciersmarkt 21

22 Verschillende niveau s Contracten op verschillende niveau s af te sluiten: Concern Sector Cluster Bedrijf Project Dus ook goed bepalen taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden per niveau! 22

23 Hoe realiseren we deze droom? 2. Structureel verbeteren processen Bepalen inkoopbeleid (mate van centralisatie, resultaatverantwoordelijkheid, prestatiemeting,...) Vormgeven inkooporganisatie (overlegstructuur) Toedelen taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden (bestellers, inkopers, penvoerders) Vormgeven processen en procedures (o.b.v. praktijkervaringen uit pilotprojecten) Opstellen standaard documenten / checklists Ondersteuning via intranet en bedrijfsautomatisering 23

24 ICT-ondersteuning? Tactisch Operationeel. Specificeren Selecteren Contracteren / Bestellen Afroepen Levering Nazorg - Productinfo - Normbladen - Specificaties - Behoeften - Online catalogus - Selectiecriteria - Beoordeling - Voorkeursleveranciers - Zwarte lijst - Wie levert wat - Offerteaanvragen - Onderhandel. / veilen - Standaard contract - Raamcontractinfo - Bestelform. - Electronisch bestellen - Standaard afroep - Electronisch afroepen - Voortgangsbewaking - Troubleshooting - Afwijkingsrapportage - Elektronisch Factureren en betalen - Klachtenafhandeling - Dossiervorming Communicatiemogelijkheden ( , fax, telefoon, brief), versiebeheer TVB, procedures, beveiligde toegang! Koppeling informatiesystemen (databases, internet, CD-foon, KvK, Wie levert wat, e.d.) 24

25 De ICT-oplossing? Een (mede) op Internet-technologie gebaseerde totale inkoop oplossing die het inkoopproces substantieel inzichtelijker en efficiënter maakt, en alle soorten automatiseringssystemen alle soorten inkoopprocessen (raamcontracten, veilingen, offerte-aanvragen) alle stappen in het inkoopproces alle soorten producten en diensten (fuzzy search) kan ondersteunen 25

26 Inter-/Intranet als enabler voor e-procurement Systeemarchitectuur Eigen systeem Presentatielaag Eigen systeem Eigen systeem... Leveranciers Internet Applicatie Database server Intranet Gebruikers Eigen systeem... Eigen systeem Order management Catalogue management Contract management Eigen systeem 26

27 Hoe realiseren we deze droom? 3. Structureel verbeteren kennis en vaardigheden Bepalen functie-eisen penvoerders / inkopers / bestellers (o.b.v. TBV) Assessment medewerkers Opleidings- en wervingsplan Opleiding en training (o.a. middels uitvoeren verbeterprojecten) 27

28 Wat levert het op? Prijsreducties zijn maar het topje van de ijsberg! 28

29 Wat levert het op? Proces Versnellen en verbeteren Minder dubbel = minder foutgevoelig Managementinformatie verbeteren Producten Meer productkennis Hogere kwaliteit, lagere prijs Innovatie Leveranciers Meer leveranciersinformatie Betere afstemming Minder kosten / risico 29

30 Wat levert het op? Leveranciers management Maximaliseren Leveranciers management Operationele taken Minimaliseren Operationele taken Contract management Maximaliseren Contract management Meer tijd voor belangrijke taken als leveranciersen contractmanagement Minder contracten per inkoper met meer diepgang Meer werkplezier / hogere productiviteit / effectiviteit 30

31 Wat levert het op? Inventarisatie Analyse inkooppakket Specificatie Waardeanalyse Standaardisatie (Raam)contracten Reductie Samenwerking Procesverbetering Regelkring Specificatie Inkoopvraag Concurrentie Leveranciersbeheer Totale kostenbeheersing Bundeling Verbruik Kosten / Kwaliteit Bepalen inkoopstrategie per item Risicovermindering / kwaliteitsverbetering Leverancierskeuze Beïnvloeden vraag Benutten inkoopvolume / concurrentie Vermindering aantal leveranciers Relatievorm Nieuwe samenwerkingsvormen Kostenvermindering Continue verbetering Innovatie Transactiekosten Logistieke kosten Life-cycle-costs Innovatie 31

32 Kritieke succesfactoren e-procurement strategie bepaald en geïmplementeerd Voldoende budget voor realisatie Voldoende capaciteit, kennis en vaardigheid voor ontwikkeling en gebruik Gewenste gebruikers hebben toegang tot en gebruiken intranet Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden helder Inkoopgerelateerde procedures / informatie geschikt voor automatisering (objectieve criteria, informatie gelijkwaardig,...) Uitwisseling met bestaande (inkoop-)automatiseringssystemen Beveiliging (content management systeem) 32

33 Elektronisch Inkopen: Middel géén doel! 17/12/2003

34 Bedankt voor uw aandacht! 17/12/2003