Voice Response Systeem KX-TVP50

Transcriptie

1 Voice Response Systeem KX-TVP50

2 In de huidige communicatiewereld speelt Internet en een belangrijke rol, echter de menselijke stem blijft het meest aanspreken bij het dagelijkse zakendoen. Met het KX-TVP50 Voice Response Systeem van Panasonic wordt er een nieuwe wending gegeven aan het verwerken van de telecommunicatie behoeften binnen de organisatie. De functionaliteiten die een Voice Response Systeem biedt, waren tot voor kort alleen bereikbaar voor de grotere bedrijven. Nu zijn deze functionaliteiten beschikbaar voor iedereen, dankzij de KX-TVP50. Functionaliteiten die geboden worden zijn oa. automatische telefoniste, automatische gespreksafhandeling en berichtgeving van een nieuwe boodschap. Mocht de standaard Engelse of Nederlandse tekst niet volstaan, dan kan het systeem eenvoudig aangepast worden aan de wensen van het bedrijf. En zodra de KX-TVP50 gecombineerd wordt met een digitale telefooncentrale van Panasonic, worden de functionaliteiten nog uitgebreider. Het Voice Response systeem

3 Standaard Functionaliteiten EEN SYSTEEM OM AAN UW EISEN TE VOLDOEN De KX-TVP50 kan aangepast worden aan de wensen van de organisatie. Zo kan aan elk cijfer van een telefoontoestel een andere functie worden toegewezen. Voorbeeld: Een beller kan zo eerst een begroeting horen, waarna er een of meerdere cijfers ingetoetst moeten worden om door het systeem gestuurd te worden in het Engels, Nederlands of andere taal. Uiteindelijk zal de beller dan bij de juiste afdeling, postbus of fax uitkomen, of er wordt een bericht weergegeven met vernieuwde verkoopinformatie. De mogelijkheden van de KX-TVP50 zijn bijna oneindig. De volgende standaard functionaliteiten worden ondersteund, welke gedurende of buiten kantooruren gebruikt kunnen worden. Voice Mail Service De KX-TVP50 ondersteund 30 postbussen* welke beveiligd zijn door middel van een wachtwoord. Elke postbus kan een maximum van 100 berichten bewaren. Zodra een beller de persoonlijke postbus bereikt, wordt de persoonlijke begroeting weergegeven (in een willekeurige taal) en kan er een bericht worden achter gelaten. Ook kan er een automatische back-up gemaakt worden van de berichten, indien gewenst. *Maximaal 32 postbussen inclusief de postbus van de systeembeheerder en de boodschapbeheerder. Automatische Telefoniste Service De KX-TVP50 kan aangepast worden aan de specifieke wensen van uw bellers. Bijv.: de beller krijgt een menu te horen en kan dan een selectie maken uit een aantal optie s. Het ene menu kan het andere menu opvolgen. Er kunnen 100 menu s worden aangemaakt, bestaande uit 8 niveau s. De boodschappen kunnen worden opgenomen in elke gewenste taal, de beller kan zelf kiezen in welke taal ze de boodschappen willen horen. Hiermee is er een 24-uurs service voor de bellers in elke gewenste taal. Er kunnen berichten worden weergegeven waarin: een adres vermeld wordt, de beller gevraagd wordt om een fax te versturen of ze kunnen worden doorgestuurd naar een collega voor aanvullende informatie. De KX-TVP50 ondersteunt zowel telefoontoestellen die gebruik maken van toonkiezen (DTMF) alsook toestellen die gebruik maken van puls. Dank u voor het bellen naar Panasonic. Voor Engels toets 1, voor Nederlands toets 2. 1 Wilt u informatie ontvangen over onze nieuwste produkten, toets 1, voor technische informatie, toets 2. Voor informatie over trainingen, toets 3. Wilt u ons een fax versturen toets 4. geschikt voor elk bedrijf!

4 Met de KX-TVP50 kan de beller zelf een toestel kiezen. Als dit toestel in gesprek is of niet wordt aangenomen, dan krijgt de beller 6 opties waaruit gekozen kan worden (dit is onderdeel van de afhandeling van incomplete gesprekken): 1. Een boodschap achterlaten 2. Doorverbinden naar een ander toestel (dit toestel neemt waar voor het toestel dat niet bereikt kan worden) 3. De betreffende partij laten omroepen 4. De betreffende partij een boodschap sturen via een pieper 5. Doorverbinden naar de receptioniste 6. Doorverbinden naar een ander toestel U kunt uw inkomende boodschappen screenen (Call Screening) of uw inkomende boodschappen kunt u laten verwerken door de service die de afhandeling van incomplete gesprekken verwerkt. Interview Service De KX-TVP50 heeft een soort van interview service. Er kunnen 10 vragen worden opgenomen en het systeem kan zo ingesteld worden dat op het moment dat er iemand belt deze automatisch naar deze postbus gestuurd wordt. Het systeem stelt de vragen en neemt de antwoorden van de beller op. Dit is een ideale funktie voor het aannemen van orders of bijvoorbeeld het screenen van sollicitanten of voor het plegen van marktonderzoek. Dank u voor het bellen naar de Panasonic bestellijn. Neemt u aub een momentje vrij om de volgende vragen te beantwoorden. Wat is uw naam? Hans Meijer Wat is uw telefoonnummer? Wat wilt u bestellen vandaag? 3 telefoontoestellen; model KX-T7536CE Wij zullen u informeren wanneer de goederen verzonden zijn. Nogmaals dank voor het bellen naar Panasonic. In gesprek Uw eigen voice mail box Doorverbinden naar de persoon die voor u waarneemt Doorverbinden Verkoop afdeling Laten omroepen Laten oppiepen Dank u voor het bellen naar Panasonic. Voor verkoop toets 1, voor service toets 2. Service afdeling Naar receptionist doorverbinden Doorverbinden naar een ander toestel Extra handige funkties Melding van een nieuwe boodschap D.m.v. deze funktie wordt er aangegeven dat een beller een boodschap heeft achtergelaten in uw postbus. Dit kan op 3 manieren worden weergegeven: - door de Boodschap wacht knop op uw toestel - door een boodschap naar uw pieper te sturen waarin staat dat uw postbus een nieuw bericht heeft of zelfs het te bellen nummer doorgeeft - door te bellen naar een telefoonnummer dat u zelf tevoren heeft doorgegeven Toepassingen Goed zakendoen begint met goede communicatie. Of het nu sales, service, reserveringen, marketing, advisering of technische ondersteuning betreft, de KX-TVP50 kan verbetering brengen in de manier waarop u communiceert. Zo kunnen orders 24 uur per dag automatisch worden aangenomen, berichten kunnen worden ontvangen als de telefoniste het druk heeft of een begroetingsboodschap kan worden achterlaten voor een klant in zijn/haar eigen taal.

5 Exclusieve Panasonic funkties Gespreksafhandeling op CLIP (Calling Line Identification Presentation) basis Dankzij deze functionaliteit worden inkomende telefoongesprekken doorgestuurd naar een postbus, toestel of service afdeling, afhankelijk van het meegestuurde CLIP nummer. Deze CLIP nummers worden vooraf ingesteld en kunnen willekeurige nummers (*) bevatten. Gespreksafhandeling helpt om de telecommunicatie binnen het bedrijf beter te structureren. Zo kan er bijvoorbeeld ingesteld worden dat wanneer een bepaald persoon belt, deze alleen doorgestuurd wordt naar een specifiek persoon. Of inkomende gesprekken uit Frankrijk kunnen naar een postbus worden geleid waarin een boodschap is opgenomen in het Frans. Of laat telefoongesprekken van familieleden door een service menu afhandelen welke alleen voor hen bereikbaar is. Zodra er een bericht achtergelaten is in uw postbus, kan de KX-TVP50 een melding verzenden naar bv uw GSM om aan te geven dat er een nieuw bericht wacht. ISDN Persoonlijke groet voor de Caller ID Elk nummer kan tot 4 persoonlijke begroetingen opnemen en deze toewijzen aan 8 Caller ID nummers welke met deze persoonlijke begroeting verwelkomd worden. Bijvoorbeeld: Er wordt een boodschap opgenomen in het Duits en toegewezen aan 8 Duitse klanten. Zodra er een van hen belt terwijl u niet beschikbaar bent, worden zij automatisch doorgestuurd naar de postbus met de Duitse boodschap. Live Call Screening Middels de Live Call Screening functie kunt u binnenkomende berichten beluisteren en direct besluiten om het gesprek aan te nemen of om een boodschap in te laten spreken in uw postbus. Het is vergelijkbaar met een antwoordapparaat welke direct op het buro is geplaatst. Goedenmiddag, Bernard, dit is Robert.... Goedenmiddag, Bernard, dit is Robert.... Gesprek uit Groningen Verkoopmedewerker Noord Nederland Spreek een bericht in.... piep! Gesprek uit Limburg Caller ID (CLIP) Naam aankondiging van een beller* Verkoopmedewerker Zuid Nederland Voor binnenkomende gesprekken, die aan een bepaald CLIP nummer gekoppeld zijn, kan er een naam ingesproken worden. Indien er een gesprek binnenkomt met dit CLIP nummer, zal de KX-TVP50 deze ingesproken naam laten horen: 1. Bij het weergeven van berichten van personen die bij dit CLIP nummer horen 2. Bij het doorsturen van berichten van personen die bij dit CLIP nummer horen naar een andere postbus 3. Bij een binnenkomend gesprek waarvoor u omgeroepen wordt via de externe omroepinstallatie 4. Indien de Live Call Screening functie ingesteld is *Kan ingesteld worden per nummer of voor het gehele systeem. Twee weg opname Elk telefoongesprek kan worden opgenomen (beide partijen worden opgenomen) in de eigen postbus. Een simpele druk op de Twee weg opname toets op het systeemtoestel is voldoende, om de opname te starten. Twee weg opname doorverbinden Elk telefoongesprek kan worden opgenomen (beide partijen worden opgenomen) in elke willekeurige postbus. Een goede oplossing voor telefonistes die berichten voor anderen aan moet nemen. Deze worden dan direct in de betreffende postbus geplaatst. geschikt voor elk bedrijf!

6 KX-TVP50 funktielijst Afdeling kiezen Algemene postbus Alternatieve toestelgroep Analoge systeemtoestel integratie Audio Omroep Automatische configuratie Automatische dag/nacht mode schakeling Automatische doorschakeling Automatische telefoniste Beantwoorden van de verzender Bellen van pieper Berichten doorverbinden Berichten ontvangstmode Berichten scannen Berichtenverzending intern Berichtenverzending status Boodschap groepsverzending (alleen systeembeheerder) Boodschap wacht indicator LED Boodschap wacht indicator telefoon/pieper Dag mode Digitale systeemtoestelintegratie Directe postbus toegang Externe boodschapverzending lijst Externe boodschapverzending service Externe boodschapverzending status Fax verzending, automatisch Faxbeheer Gesprek doorverbind status Gesprek wacht Gesprekscontroleren gebaseerd op CLIP Gespreksroutering gebaseerd op CLIP Gespreksservices Inkomende gesprekken Klantenservice, automatische telefoniste, voice mail, interview service Uitgaande gesprekken Bericht wacht melding, externe boodschap verzending Groepsverzendinglijst persoonlijk Groepsverzendinglijst systeem Incomplete gespreksafhandeling Intercom oproep melding Interview service Invoer terugbelnummer Klanten service Klanten servicerapport Live Call Screening Meertalige meldteksten Naamkiezen Naamweergave van beller Persoonlijk Naamweergave van beller Systeem Nacht service Persoonlijke meldtekst met CLIP Persoonlijke meldteksten Prive boodschap Service klassen (64 levels) Systeembeheer administratie rapporten Systeemcode toegang Systeemintegratie Systeemtijd Telefoniste overname mode Telefoniste service Tijd / Datum melding Toestelgroep Toestelnummerplan Vakantieservice Voice Mail service Wachtwoord beveiliging Weergave meldtekst na persoonlijke meldtekst KX-TVP50 Specificaties Lijn capaciteit Kies methode Flash CPC detectie Type van de lijn Extensie nummering Pauze Boodschapwacht LED Systeem opname tijd Aantal postbussen Aantal berichten Persoonlijk bericht lengte Boodschap bewaartijd 2 poorten (max.) Toon 100/300/600/900 msec (programmeerbaar) Geen/6.5/150/300/450/600 msec (programmeerbaar) Loop start 2 tot 5 cijfers (programmeerbaar) 1 tot 9 seconden (programmeerbaar) Programmeerbare DTMF volgorde Standaard 2 uur (max. 4 uur) Max. 32 (inclusief systeemmanager en boodschapbeheerder mailbox) Max. 100 per postbus (programmeerbaar) 8 tot 60 sec. (programmeerbaar) 1 tot 30 dagen (programmeerbaar) Maximale boodschap lengte Activiteit verslag Aansluitingen: Telefoonlijn Data poort Stroomvoorziening Stroomverbruik Afmetingen Gewicht 1 tot 6 minuten (programmeerbaar) Postbus lijst, serviceklassen lijst, systeem service rapport gespreksoverzicht, poort gebruik rapport, postbus gebruik rapport, geheugen gebruikrapport, faxontvangst rapport Modulair connector (4 draads bij systeemintegratie) RS-232C interface AC 100~240 V, 50/60 Hz Ongeveer 10 W 173 x 318 x 65 mm 1.2 kg Optionele accessoires KX-TVP52 Uitbreidingskaart voor 2 uur spraak Deze kaart dient in ieder geval geïnstalleerd te worden bij gebruik van 2 verschillende talen Haagtechno BV Postbus AE S-HERTOGENBOSCH Tel: (doorkiesnummer) Design en specificaties kunnen onderhevig zijn aan veranderingen zonder vooraf opgaaf van redenen. 3M110SK-TVP50.NL Gedrukt in Japan