Doelarchitectuur Makkelijk Digitaal

Maat: px
Weergave met pagina beginnen:

Download "Doelarchitectuur Makkelijk Digitaal"

Transcriptie

1 Doelarchitectuur Makkelijk Digitaal Opgesteld door : Projectgroep Makkelijk Digitaal Datum: : Versie : 1.0 final Auteur : S.M.R. Salaroe

2 Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 Inleiding Aanleiding Doel Scope en toepassingsgebied Leeswijzer... 3 Hoofdstuk 2 Architectuur specificaties Uitgangspunten Principes en richtlijnen bedrijfsarchitectuur Organisatie Diensten en producten Processen Principes en richtlijnen informatie architectuur Medewerkers / Applicaties Berichten en gegevens Informatie uitwisseling Principes en richtlijnen technische architectuur Technische componenten Gegevensopslag Netwerk Principes en richtlijnen Beheer Principes en richtlijnen Beveiliging...13 Hoofdstuk 3 Streefbeeld Generiek procesmodel Soll situatie applicatie componenten...16 Hoofdstuk 4 Dwarsverbanden Omgevingswet Digitale duurzaamheid...17 Bijlage 1: Begrippenlijst...19 Bijlage 2: Omschrijving applicatiecomponenten...20 Bijlage 3: Opsomming principes en richtlijnen

3 Hoofdstuk 1 Inleiding Dienstverlening, klantgericht werken, digitaal werken, zaakgericht werken: deze termen zijn sterk met elkaar verbonden. Het project Makkelijk Digitaal raakt al deze aspecten. Het project Makkelijk Digitaal is onderdeel van het programma Excellente dienstverlening. Vanuit het programma wordt de samenhang bewaakt tussen: visie op dienstverlening bouwen aan persoonlijke ontwikkeling klantgericht werken Daarbij richt het project Makkelijk Digitaal zich vooral op de ondersteunende middelen (software, applicaties, koppelingen etc.) die nodig zijn om de BAR visie op dienstverlening mogelijk te maken en te ondersteunen. De naam Makkelijk Digitaal is de interne project naam. Het betreft hier wat binnen de overheid bekend staat als zaakgericht werken. Digitaal en zaakgericht werken biedt mogelijkheden om informatie te creëren, te bewerken, te gebruiken en beschikbaar te stellen. Door digitaler en zaakgerichter te werken dan we nu doen, in combinatie met goed informatiemanagement, kan de BARorganisatie efficiënter en transparanter werken. Onder andere omdat ambtenaren en andere belangstellenden minder tijd kwijt zijn om informatie te zoeken. Maar digitaal en zaakgericht werken brengt ook de nodige risico s met zich mee. Die waren er ook al in de huidige informatiehuishouding. Maar door gestelde organisatiedoelen en de ondersteunende informatievoorziening voor het zaakgericht werken is het probleem veel complexer. Onder andere doordat de huidige informatie systemen niet meer voldoen aan de verwachtingen van de BAR-organisatie. Het eindrapport Vooronderzoek Zaakgericht Werken (BAR-organisatie januari 2015) gaf inzicht en adviezen voor onder andere verdere uitwerking van onderdelen die gaan bijdragen aan de realisatie van het zaakgericht werken. In dit verband spreken we over een systeem of een combinatie van systemen dat zaakgericht werken gaat ondersteunen, het aandachtspunt van deze doelarchitectuur. De ambitie van de BAR-organisatie is om excellente dienstverlening te leveren, door beter digitaal samen te werken en ambtenaren binnen verschillende afdelingen waar mogelijk ook toegang te geven tot elkaars (digitale en zaak gerelateerde) informatie. En bovendien in de realisatie zo veel mogelijk gebruik te maken van generieke voorzieningen. 1.1 Aanleiding Sinds het uitkomen van het eindrapport Vooronderzoek Zaakgericht Werken is er veel gebeurd binnen de BAR-organisatie. Het is vooral veel duidelijker geworden wat er nodig is of wat nader uitgewerkt moet worden om zaakgericht werken te realiseren. De vraag hoe de BAR-organisatie dit kan realiseren heeft nog geen bevredigend antwoord gekregen. De werkgroep van het project Makkelijk Digitaal heeft sinds de oprichting van de groep al veel onderdelen aangepakt die worden genoemd in het eindrapport. Waarbij de nadruk zit aan de business kant van het zaakgericht werken. De technische kant heeft de focus gehad bij het invullen van het bestek waaraan de totale oplossing moet voldoen. Om een scherpe integrale visie op dienstverlening, bedrijfsvoering en informatievoorziening te bepalen heeft de BAR-organisatie als hulpmiddel vijf archetypen 2

4 beoordeeld waarin verschillende ontwikkelrichtingen van gemeentelijke organisaties worden beschreven. Sleutelwoorden uit de vanuit deze optiek ontwikkelde visie op dienstverlening zijn: betrouwbaar, betrokken, persoonlijk en modern. Er was behoefte aan een toekomstbeeld voor klantgericht en digitaal werken binnen de informatiehuishouding van de BAR-organisatie. Naar aanleiding daarvan heeft de projectleider van het project Makkelijk Digitaal, en namens de BAR-organisatie, opdracht gegeven tot het opstellen van deze doelarchitectuur. 1.2 Doel De doelarchitectuur fungeert als kader om bij besluitvorming bestaande voorzieningen en projecten voor nieuwe voorzieningen te toetsen op hun bijdrage aan het zaakgericht werken binnen een organisatie-breed samenhangende informatiehuishouding. De doelarchitectuur kan daarvoor op verschillende manieren worden toegepast: Toetsen of bestaande voorzieningen al voldoen aan de gewenste situatie; Bepalen wat er nog moet gebeuren om aan de gewenste situatie te voldoen; Ontwerpen van een projectportfolio om de gewenste situatie te realiseren; Als basis voor de projectstartarchitectuur van projecten. De doelarchitectuur bepaalt niet welke voorzieningen ontwikkeld of aangepast worden, dat wordt door de opdrachtgevers van de projecten bepaald. 1.3 Scope en toepassingsgebied De scope van deze doelarchitectuur betreft het project Makkelijk Digitaal. Oftewel de aspecten digitaal en zaakgericht werken. Een zaak is een samenhangende hoeveelheid werk met een gedefinieerde aanleiding en een gedefinieerd resultaat waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden. De doelarchitectuur is van toepassing op: applicatiecomponenten met de bijbehorende processen die een relatie hebben met het digitaal en zaakgericht werken; (digitale) zaak gerelateerde documenten in de vorm van één of meerdere bestanden die zijn ontvangen of gecreëerd door afdelingen bij de uitvoering van hun bedrijfsprocessen. Een applicatiecomponent is een modulair, installeerbaar en vervangbaar onderdeel van een systeem dat zijn inhoud afschermt en zijn functionaliteit blootstelt aan zijn omgeving via een verzameling koppelvlakken. 1.4 Leeswijzer In hoofdstuk 2 beschrijven we de eigenlijke inhoud van de architectuur in de vorm van principes en richtlijnen, alle voorzien van een onderbouwing en een beknopte beschrijving van de implicaties. Het in praktijk brengen van een architectuur is niet eenvoudig. Om hieraan handen en voeten te geven beschrijven we in hoofdstuk 3 een streefbeeld van het project Makkelijk Digitaal op het zaakgericht werken. Als eerste komt het generiek zaakproces aan bod. Daarna volgt de verwachte inrichting van de informatiehuishouding. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de referentiecomponenten uit GEMMA. Hoofdstuk 4 gaat in op de dwarsverbanden met de Omgevingswet en Digitale Duurzaamheid. 3

5 Om eenduidige communicatie te bewerkstelligen, vermelden we in bijlage 1 en 2 een overzicht van de in dit kader meest relevante begrippen. Hoofdstuk 2 Architectuur specificaties Conform de NORA en de GEMMA onderscheiden we de referentiearchitectuur naar drie deelarchitecturen, zoals in het NORA-9-vlaks-model gevisualiseerd (zie figuur 1). (Figuur 1: NORA-architectuurraamwerk voor bedrijfsinrichting) In de loop der tijd zijn er principes geformuleerd die betrekking hebben op het realiseren van het zaakgericht werken. Ze zijn onder meer vastgelegd in architecturen, standaarden (zoals GEMMA en NORA) en in beleidsdocumenten (zoals de Informatiearchitectuur BARorganisatie en Leidende principes en kernwaarden BAR2025 ). Dit hoofdstuk vat de belangrijkste richtinggevende principes samen als een overzicht. Dat geeft voor dit moment voldoende richting aan de doelarchitectuur Makkelijk Digitaal. Het is geen limitatieve opsomming die in de plaats komt van de principes in die documenten: die principes blijven van toepassing. 2.1 Uitgangspunten De doelarchitectuur geeft een nadere invulling aan beleidskaders en andere richtinggevende documenten die eerder door de BAR-organisatie zijn vastgesteld. 1. Digitaler werken Documenten direct in/uit Document Management Systeem; Processen worden digitaal ondersteund; Tijd & plaats onafhankelijke werken wordt ondersteund; 2. Kanaalonafhankelijker De voor een proces relevante informatie wordt geregistreerd en is centraal beschikbaar onafhankelijk van het kanaal van binnenkomst. 3. Goedkoper De jaarlijkse exploitatie kosten van de software gaan omlaag. 4

6 4. Beheerbaarder We kunnen zelf processen inrichten; de manier waarop is intuïtief. 5. Gebruiksvriendelijker Het gebruik van de applicatie is intuïtief. 2.2 Principes en richtlijnen bedrijfsarchitectuur De bedrijfsarchitectuur richt zich op de producten en diensten die een gemeente aan haar klanten wil leveren, de processen waarmee deze producten en diensten worden voortgebracht en de inrichting van de organisatie om dit te realiseren en te besturen Organisatie In een organisatie-architectuur staat hoe de organisatie en haar medewerkers zijn georganiseerd, evenals hun verbanden met externe partners en dienstverleners. Het kan ook gezien worden als een totale beschrijving van de missie, visie en doelstellingen van een organisatie, de structuur van een organisatie en haar relaties, de bedrijfsregels, taken en activiteiten. P01 Afdelingen werken digitaal. De bedrijfsprocessen van de afdelingen worden volledig digitaal uitgevoerd. Als papieren documenten worden ontvangen, worden die gedigitaliseerd ten behoeve van de digitale behandeling in het zaakproces. Dit principe draagt bij aan de BAR informatiearchitectuur, GEMMA en kernwaarden BAR2025: BP13: Processen worden gestandaardiseerd via generieke procesmodellen. GP5: Onze gemeente digitaliseert haar diensten en processen. KW BAR2025: Ons werk en onze organisatie is digitaal en Informatie gedreven. Dit kan betekenen dat alle huidige papieren stukken gedigitaliseerd moeten worden. Ook is denkbaar dat bestaande processen en systemen aangepast zullen worden. Dit principe vraagt om een verandering in houding en gedrag van de medewerkers. P02 Voor elke zaak is een verantwoordelijke benoemd. Het is noodzakelijk dat helder is welke organisatie-eenheid (van de BAR-organisatie) of organisatie (bij zaken die keten-processen betreffen) verantwoordelijk is voor de uitvoering van de zaak. De klant en andere betrokkenen bij de zaak kunnen die partij aanspreken op de voortgang en resultaten van de zaak. Dit principe vult het volgende NORA principe aan v.w.b. het zaakgericht werken: NP27: Eén verantwoordelijke organisatie - Voor elk proces zal één eigenaar benoemd moeten worden. - Van elke zaak dient de verantwoordelijke bepaald en vastgelegd te worden, direct bij het ontstaan van de zaak. Aangezien verwacht mag worden dat er voor zaken van gelijke soort één en dezelfde verantwoordelijke is, is het aan te bevelen om per zaaktype de verantwoordelijke vast te stellen. 5

7 2.2.2 Diensten en producten In een productarchitectuur worden de eigenschappen van het product of de dienst van een klant beschreven. Hierbij gaat het om uitspraken over een product of dienst zoals soort of type product in standaardcomponenten, de doorlooptijd van een product, etc. P03 Een zaak is zodanig opgezet dat, vanuit het perspectief van de klant, verwante producten en diensten met deze ene zaak afgenomen kunnen worden. Elke zaak loopt van klant (aanvraag) tot klant (levering). Niet de door de gemeente te leveren producten en diensten maar de vraag van de klant is leidend bij de afbakening van de zaak. De klant wordt daardoor niet belast met de wijze waarop de BARorganisatie de vervaardiging van haar producten en diensten heeft georganiseerd, hoe legitiem dan ook voor haar functioneren. En er ontstaat gebruiksgemak voor de klant: waar voorheen meerdere aanvragen nodig waren, kan nu met één aanvraag worden volstaan. Het principe is een uitwerking van NORA-principe: NP21: Bundeling van diensten Voor elke individuele (aan)vraag dient de BAR-organisatie te beoordelen om welke producten en diensten het gaat en de zaak daarop in te richten. Om te voorkomen dat dit bij elke individuele (aan)vraag beoordeeld moet worden, brengt de BAR-organisatie voor veel gevraagde (combinaties van) producten en diensten in kaart wie klant daarvan zijn Processen In een procesarchitectuur worden de processen, en hun samenhang, van een organisatie beschreven. Een procesarchitectuur richt zich op de primaire processen van een organisatie, de eisen die worden gesteld aan de processen en de samenhang tussen de processen. P04 Alle (aan)vragen van (potentiële) klanten worden zaakgericht afgehandeld, uitgezonderd vragen om informatie die direct beantwoord worden. Hiermee wordt eenduidig aangegeven dat alle (aan)vragen zaakgericht behandeld worden (behoudens de genoemde uitzondering), dat de zaakbehandeling begint bij het indienen van de aanvraag en eindigt met een voor de klant betekenisvol resultaat. Het principe is een uitwerking van NORA-principe: NP21: Bundeling van diensten Het kan herinrichting betekenen van bestaande (bedrijfs) processen en werkwijzen als ook een andere insteek van de betrokkenen daarbij: meer focus op de klant en op de aanleiding tot de zaak. R01 Vragen worden binnen de organisatie doorgestuurd, niet de klant. De visie op dienstverlening van de BAR kent o.a. persoonlijk als uitgangspunt. Dit betekent onder meer dat we willen vermijden dat klanten van het kastje naar de muur 6

8 worden gestuurd. We sturen dus liever de vraag intern door dan de klant. Richtlijn is afgeleid uit: - Visie op Dienstverlening van de BAR-Organisatie Dit vraagt om een kwalitatief sterke inrichting van de ondersteuning van het Klant Contact Centrum, de kennisbank aldaar, de expertise gebieden en bereikbaarheid van alle BAR-medewerkers. Hiernaast vraagt dit ook om het hoogste commitment en sturing op de opvolging van bijvoorbeeld (terug)belnotities. P05 Bedrijfsprocessen worden gestandaardiseerd en gebaseerd op generieke en landelijk beschikbare procesmodellen. Standaardisering of in dit geval uniformering van zaken over hoofdprocessen en bedrijfsfuncties heen is gewenst om klanten van verschillende zaken een eenduidig beeld te kunnen geven over de behandeling van hun zaken. Ook is het gewenst omdat interne betrokkenen snel en eenduidig een zaak kunnen interpreteren. Het voorkomt bovendien dat iedere aanvraag opnieuw bekeken moet worden op het hoe en wat van de afhandeling ervan en bevordert de consistentie en efficiëntie van de zaakbehandeling. Door bij het standaardiseren van bedrijfsprocessen ook het reduceren van complexiteit en het stroomlijnen van processen te betrekken, kunnen doelstellingen zoals hogere kwaliteit dienstverlening, flexibiliteit en kostenbesparing maximaal worden gerealiseerd. Het baseren van bedrijfsprocessen op generieke en/of landelijk beschikbare procesmodellen vergroot de genoemde eenduidigheid tussen de BAR gemeenten, maakt het opstellen van gemeente specifieke procesmodellen efficiënter en creëert kansen voor efficiëntere gemeente specifieke processen. Principe draagt bij aan de GEMMA en de BAR informatiearchitectuur: GP2: Onze gemeente gebruikt generieke processen en functies BP13: Processen worden gestandaardiseerd via generieke procesmodellen. Een en ander betekent het ontwikkelen van standaardproces, zaakmodellen (specificatie van de behandeling van zaken). Afstemmen van de bedrijfsprocessen op de landelijk modellen. R02 Registratie van een zaak is onafhankelijk van het kanaal van binnenkomst De klant is afhankelijk van het product vrij in zijn kanaalkeuze, er wordt wel gestuurd op het gebruik van digitale kanalen. Het registreren van een zaak is mogelijk via Balie, Telefoon, , Fysieke post, Internet, OLO, Apps, social media. Richtlijn is afgeleid uit: - Visie op Dienstverlening van de BAR-Organisatie Dit betekent dat we de voorzijde optimaal toegankelijk maken voor de klant en de achterzijde absoluut kanaalonafhankelijk inrichten met de nadruk op het digitale kanaal. 7

9 P06 Van elke zaak is bekend welke producten of diensten daarmee geleverd worden. Hiermee verbinden we een product of dienst met het bedrijfsproces, de zaak, waarmee dat product of dienst geleverd wordt. Daarmee wordt duidelijk hoe het product of dienst geproduceerd cq. geleverd wordt en wie daarbij betrokken zijn. Afspraken over het product of dienst en over de levering daarvan zijn op elkaar afgestemd zijn. Het principe is een uitwerking van NORA-principe: NP28: Afspraken vastgelegd Bij het starten van de zaak moet voor alle betrokken medewerkers bij die zaak duidelijk zijn welke producten en/of diensten beoogd worden met die zaak te leveren. Indien de gemeente naast een producten- en dienstencatalogus tevens een zaaktypecatalogus hanteert dan legt zij in de zaaktypecatalogus voor elk daarin opgenomen zaaktype de relatie naar de desbetreffende producten en/of diensten in de producten- en dienstencatalogus. Bij de start van de zaak van een bepaald zaaktype is hiermee bekend om welke producten en/of diensten het gaat. P07 Metagegevens worden vastgelegd Aan zaken en documenten worden verplicht kenmerken toegevoegd, waardoor de vindbaarheid wordt verhoogd. Principe is afgeleid van GEMMA: GP5: Onze gemeente digitaliseert haar diensten en processen. Zaken en documenten worden bij creatie direct voorzien van metadata en op dat moment en bij alle wijzigingen van inhoud of context wordt bepaald of het bewaard moet worden als archiefobject. 2.3 Principes en richtlijnen informatie architectuur De informatiearchitectuur gaat over de inrichting van de informatiehuishouding van de gemeenten. De informatiehuishouding betreft de applicaties, de gegevens en hun betekenis (het wat ), de services waarmee de gegevens kunnen worden opgeslagen, geraadpleegd etc. en de berichten die zorgen voor informatie-uitwisseling (het waar en wanneer ) Medewerkers / Applicaties P08 Zaakgericht werken wordt ondersteund door functionaliteit gericht op de besturing en uitvoering van de zaak. Eén van de kenmerken van zaakgericht werken is dat de voor de zaak relevante informatie toegankelijk is voor alle betrokkenen bij de zaak, ook voor de klant (voor zover privacy en openbaarheid geen beperkingen opleggen). De kern van die informatie betreft het proces, de planning, de voortgang en het resultaat. 8

10 Principe is afgeleid van GEMMA: GP5: Onze gemeente digitaliseert haar diensten en processen Het kunnen beschikken over die zaakfunctionaliteit en het daarmee ondersteunen van zaaksturing en (eventueel) -uitvoering is een gevolg van dit principe. Aan te bevelen is om te beoordelen in hoeverre geautomatiseerde ondersteuning zinvol is uit oogpunt van bijvoorbeeld frequentie van optreden van een zaak, kosten versus baten e.d. P09 Gebruik maken van generieke voorzieningen Afdelingen binnen de BAR-organisatie die een bepaalde functionaliteit nodig hebben, zijn verplicht een organisatie brede voorziening te gebruiken, als deze beschikbaar is. Dit zijn voorzieningen waarvan is vastgesteld dat ze organisatie breed toepasbaar zijn en kwalitatief van voldoende niveau. Principe is afgeleid uit informatiearchitectuur BAR: - BP4: Waar mogelijk kiezen voor generieke software oplossingen in plaats van specifieke oplossingen. Dit betekent dat inkoop/aanschaf van applicaties centraal wordt getoetst. Dit moet bewaakt worden door het centraal orgaan/afdeling en geborgd worden door het betrekken daarvan bij elke wens naar nieuwe functionaliteit in de BAR-organisatie Berichten en gegevens In de gegevensarchitectuur (ook wel informatiemodel genoemd) en de berichtenarchitectuur worden de objecten, berichten en hun gegevens in samenhang gespecificeerd. Tevens wordt aandacht besteed aan de afspraken die nodig zijn om gegevens vindbaar, toegankelijk en bruikbaar te maken en aan de wijze waarop betrouwbaarheid, authenticiteit en volledigheid van (digitale) informatie worden geborgd. P10 De klant kan op elk moment geïnformeerd worden over de status van de lopende zaak. Klanten verwachten een proactieve houding van de dienstverlener waarin de statusinformatie naar hen toe komt en opgevraagd kan worden wanneer het de klant schikt. De dienstverlener neemt onzekerheid weg door deze transparantie te bieden. Het principe is afgeleid van de NORA NP25: Transparante dienstverlening De NORA onderkent een groot aantal implicaties die voor zich spreken: De dienstverleningsprocessen zijn geautomatiseerd; De klant kan online 24/7 per week de status raadplegen; Statusovergangen zijn inzichtelijk gemaakt; Voor het bepalen van relevante voortgangsinformatie is de behoefte van de klant of doelgroep geïnventariseerd; De bijbehorende stadia in het uitvoeringsproces zijn eenduidig vastgelegd en gekoppeld aan het zaaknummer; 9

11 P11 Aan de voortbrenging van de dienst is een zaak gekoppeld die uniek identificeerbaar is en via alle kanalen beschikbaar en toegankelijk (transparant) blijft gedurende de geldigheidstermijn; Voortgangsinformatie wordt ontsloten via alle kanalen waarlangs de dienst wordt verleend én via de persoonlijke contactvoorzieningen van voorkeur van de klant (Via MijnOverheid.nl, e.d.); De klant wordt geïnformeerd over statuswijzigingen. Van elke zaak is betrouwbare informatie toegankelijk over zaakkenmerken, betrokkenen bij de zaak, geplande en bereikte statussen, resultaten van de zaak en op de zaak betrekking hebbende documenten, (al dan niet ruimtelijke) objecten en (eventueel) besluiten. Met dit principe geven we aan dat de zaak het verbindend element is tussen alle voor de zaak relevante informatie en dat al deze informatie in samenhang ontsloten moet kunnen worden. Principe is afgeleid van GEMMA: GP5: Onze gemeente digitaliseert haar diensten en processen Alle genoemde informatie dient geregistreerd te worden bij de betreffende zaak. Alle genoemde informatie dient ontsloten te kunnen worden door middel van de zaakidentificatie, de ruimtelijke locatie waarop de zaak betrekking heeft (indien van toepassing) en andere zaakkenmerken die voor de klant en/of de interne bedrijfsvoering betekenisvol zijn. Alle genoemde informatie over de zaak vormt samen het zaakdossier en moet als geheel beheerd en gearchiveerd worden. R03 De zaak is leidend voor de digitale duurzaamheid van alle voor de zaak relevante informatie. Digitale duurzaamheid is relevant voor alle over de zaak vastgelegde informatie. Niet alleen voor de aan de zaak gerelateerde documenten maar bijvoorbeeld ook voor de procesgebonden informatie. De relevantie betreft de verantwoording achteraf van de uitgevoerde zaak en de inhoudelijke aspecten van de zaak zoals besluiten. Richtlijn is afgeleid van GEMMA: - GP5: Onze gemeente digitaliseert haar diensten en processen De vastlegging van alle zaakinformatie moet duurzaam zijn. Alle zaakinformatie moet gearchiveerd worden overeenkomstig de eigenschappen en resultaten van de zaak. R04 Zaakgegevens worden geregistreerd, beheerd, ontsloten en verstrekt in overeenstemming met het Referentiemodel voor Gemeentelijke Basisgegevens over Zaken (RGBZ). Het Informatiemodel Zaken (RGBZ) is gericht op de informatievoorziening voor het behandelen en (achteraf) verantwoorden van zaken. Richtlijn is afgeleid van GEMMA: - GP4: Onze gemeente biedt de klant een goede informatiepositie 10

12 De consequentie van deze richtlijn is dat datamodellen van geautomatiseerde informatiesystemen opgezet zijn op basis van het RGBZ en dat berichten met zaakgegevens opgesteld zijn conform het, van het RGBZ afgeleide, berichtenmodel StUF- Zaken. R05 De vastlegging van afspraken over de uitvoering van gelijksoortige zaken vindt plaats door middel van een zaaktype. Zaakgericht werken vindt uitvoering door de behandeling van zaken. De beschrijving van een zaaktype legt de afspraken vast over de behandeling van gelijksoortige zaken. Richtlijn is afgeleid van de NORA en GEMMA: - NP28: Afspraken vastgelegd - GP4: Onze gemeente biedt de klant een goede informatiepositie Aangezien zaken bedoeld zijn om producten en diensten te leveren is het zeer wenselijk per zaaktype vast te leggen op welke producten en diensten, zoals gespecificeerd in de producten- en diensten-catalogus, deze betrekking hebben. Voor de hand liggend is om het definiëren en specificeren van zaaktypen vast te leggen in een zogenaamd zaaktypecatalogus. P12 Centrale documenten opslag in het document management systeem Afdelingen creëren of ontvangen verschillende bestanden bij de uitvoering van hun bedrijfsprocessen. Deze bestanden worden digitaal centraal opgeslagen en geraadpleegd. Principe is afgeleid van informatie-architectuur BAR: - BP18: Documenten worden centraal opgeslagen. Bestaande systemen moeten documenten uit kunnen wisselen met een document management systeem. P13 Tijd en plaats onafhankelijk werken wordt ondersteund Makkelijk Digitaal betekent voor medewerkers dat de juiste informatie (over klanten, over zaken) altijd en overal beschikbaar is. Principe is afgeleid van de BAR informatiearchitectuur en kernwaarden BAR2025: - BP18: Gegevens zijn plaats- en tijdsonafhankelijk beschikbaar. - KW BAR2025: Gegevens zijn plaats- en tijdsonafhankelijk beschikbaar. Het ondersteunende systeem voor het zaakgericht werken moet tijd- en plaats onafhankelijk gebruikt kunnen worden. Dit bij voorkeur 24x7 en middels toegang via de BAR-workspace. 11

13 P14 Gegevens worden hergebruikt Klanten worden niet gevraagd naar gegevens die de BAR-organisatie zelf al beschikbaar heeft of die eenvoudig toegankelijk zijn voor de BAR-organisatie. Reeds bekende gegevens worden indien mogelijk vooringevuld in formulieren, waarbij klanten de mogelijkheid krijgen om aan te geven of deze gegevens kloppen. Principe is afgeleid van de BAR informatiearchitectuur en GEMMA: - BP14: Hergebruik van bekende gegevens. - GP7: Onze gemeente hergebruikt gegevens. Er zijn basis- en kernregistraties ingericht voor gegevens die breed binnen de BARorganisatie worden gebruikt. Deze gegevens moeten, wanneer nodig, beschikbaar worden gemaakt in het zaak afhandelingsproces Informatie uitwisseling Samenwerking binnen de BAR-organisatie en met ketenpartners gaat gepaard met het uitwisselen van informatie. Om ervoor te zorgen dat informatie in de vorm van berichten kan worden uitgewisseld, moeten afspraken worden gemaakt. Deze zullen betrekking hebben op onder meer de vorm die een bericht heeft, de structuur en de betekenis van dat bericht. Zonder dergelijke afspraken kan het bericht en de daarin vervatte informatie niet door ontvangende applicaties worden begrepen en verwerkt. Afspraken over structuur en vorm van berichten kunnen worden vastgelegd in standaarden. Belangrijke aspecten zijn het routeren van berichten en het vindbaar maken van services. In de architectuur van de informatie-uitwisseling worden genoemde afspraken beschreven. P15 Specificaties op open standaarden baseren De specificaties van processen, applicaties, systemen en de informatie die zij uitwisselen, zijn gebaseerd op open standaarden (waar die beschikbaar zijn) zodat deze maximaal herbruikbaar zijn. Het Forum Standaardisatie publiceert een lijst met open standaarden waarvoor het pas toe of leg uit -principe geldt. Principe is afgeleid van de BAR informatiearchitectuur: - BP10: Diensten en gegevens worden ontsloten via open standaarden Applicaties en systemen moeten hieraan voldoen. Wanneer dit niet het geval is, zal er verklaart moeten worden waarom van dit principe is afgeweken. 2.4 Principes en richtlijnen technische architectuur Deze architectuur laag beschrijft het geheel van machines, opslagvoorzieningen, netwerkcomponenten en generieke applicaties. De technische architectuur is een middel om de uitwisseling van informatie tussen applicaties mogelijk te maken en een uitwerking van de servicegerichte architectuur. De principes in deze laag geven de richting aan waarin de technische infrastructuur moet evolueren. In de laag van de technische architectuur gaat het er om dat systemen fysiek worden verbonden, toegankelijk zijn voor elkaar en waar nodig voor de buitenwereld. Een en ander met de grootste zorg voor beveiliging. 12

14 2.4.1 Technische componenten De architectuur van de technische componenten beschrijft de intern in te zetten machines, platformen en netwerkvoorzieningen en de samenwerking daartussen, zowel voor wat betreft de werkplek (werkplekarchitectuur) als de gemeenschappelijk te gebruiken componenten en ondersteunende basisservices (IT-infrastructuur architectuur) Voor Makkelijk Digitaal zijn geen specifieke richtlijnen of principes voor dit onderdeel benoemd Gegevensopslag Aangezien data, waaronder documenten en geo-informatie, in toenemende mate door meerdere organisatie-eenheden worden gebruikt, zijn afspraken nodig voor de opslag van data. Dit betreft zowel data die gestructureerd worden opgeslagen in tabelachtige structuren (in relationele databases) als ongestructureerde data. De opslagarchitectuur beschrijft deze afspraken. Het omvat onder meer online storage, nearline storage en offline storage. Alle maken gebruik van een besturingssysteem en storage devices. Voor Makkelijk Digitaal zijn geen specifieke richtlijnen of principes voor dit onderdeel benoemd Netwerk De netwerkarchitectuur behandelt de fysieke verbindingen waarmee data van verschillende applicaties, die op gescheiden locaties kunnen staan, getransporteerd worden. De kunst is om het netwerk efficiënt te gebruiken en de betrouwbaarheid ervan op een hoog niveau te brengen en houden. De netwerk architectuur omvat onder meer DAN, LAN, WLAN, Telecom, Operating system en Network Devices. Voor Makkelijk Digitaal zijn geen specifieke richtlijnen of principes voor dit onderdeel benoemd. 2.5 Principes en richtlijnen Beheer Er zijn geen specifieke richtlijnen en of principes bekend voor het functioneel en technisch applicatiebeheer en voor het technische beheer van de infrastructuur. De bestaande afspraken binnen de BAR-organisatie over beheer zijn zonder meer van toepassing op applicaties en infrastructuur ter ondersteuning van het zaakgericht werken. Makkelijk Digitaal vereist geen specifieke kaders op dit terrein. 2.6 Principes en richtlijnen Beveiliging De kaders die de GEMMA biedt op het gebied van informatiebeveiliging zijn zonder meer van toepassing op Makkelijk Digitaal. Het is van belang dat bij de verstrekking van zaakinformatie rekening wordt gehouden met de openbaarheid van informatie en de uitvoering van de wettelijke bescherming van gevoelige informatie. P16 Persoonsgegevens worden volgens de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) beveiligt Explicieter dan voorheen dienen er technische en organisatorische maatregelen te zijn getroffen die de gegevensverwerking strikt beperken tot noodzakelijk en mogen persoonsgegevens in beginsel niet met een onbeperkt aantal natuurlijke personen gedeeld worden (Wbp/AVG). 13

15 Principe is afgeleid van de BAR informatiearchitectuur: - P22: Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG) als richtinggevend bij het inrichten van het informatiebeveiligings-beleid en de informatiebeveiliging van de BAR-organisatie Dergelijke technisch en organisatorisch maatregelen moet worden bepaald op basis van: - een interne PIA (privacy impact assessment) - een interne risicoanalyse(waar gekeken wordt naar o.a. Profilering, Vergeetrecht en Recht op dataportabiliteit) Hoofdstuk 3 Streefbeeld Dit hoofdstuk schetst het streefbeeld Makkelijk Digitaal op proces- en applicatie component niveau (de zogenaamde SOLL-situatie). 3.1 Generiek procesmodel In onderstaande figuur visualiseren we een willekeurig traject van klantvraag tot en met afronden op hoofdlijnen. (Figuur 2: zaakgericht werken procesmodel) De uitgangspunten en principes uit hoofdstuk 2 beschrijven gezamenlijk de gewenste situatie in 2018/2019. Hoe deze vorm krijgen in de onderdelen van de zaak wordt hieronder verder beschreven. Klantvraag De klant oriënteert zich op de beschikbare producten en diensten (in de producten- en dienstencatalogus) en dient een aanvraag voor één of meerdere producten en/of diensten in via het voor hem of haar op dat moment meest passende kanaal. De aanvraag wordt ontvangen via het desbetreffende kanaal. Intake Aangezien het om een aanvraag gaat die zaakgericht behandeld moet worden, wordt in de zaaktypecatalogus bekeken om welk zaaktype het gaat. Dankzij de daarin gelegde relatie naar de producten- en dienstencatalogus is dat direct bekend. Er wordt vervolgens een zaak van dit type gestart en de aanvraag wordt, met alle daarbij ingediende stukken, direct als document(en) geregistreerd en gekoppeld aan die zaak. Vastlegging van de zaak, zaakkenmerken en documenten vindt plaats met, voor deze activiteit, passende functionaliteit, ongeacht het kanaal (post, webformulier, fax, ) waarlangs de aanvraag is ingediend. Inclusief, indien van toepassing, de locatie of het ruimtelijk object waarop de zaak betrekking heeft. De klant wordt een ontvangstbevestiging gestuurd en wordt geïnformeerd over de geplande behandeltermijn. De afdeling bepaald waar de behandeling van de zaak komt te liggen. De leidinggevende van deze afdeling is de 14

16 verantwoordelijke zaakeigenaar. Hij of zij wijst een behandelaar aan van deze specifieke zaak. Behandelen De behandelaar beoordeelt of de aanvraag (met alle daarbij ingediende stukken) aan de indieningsvereisten voldoet. Zo niet, dan wordt daarover gecommuniceerd met de aanvrager. Leidt dat niet tot een behandelbare aanvraag, dan wordt de behandeling beëindigd. Alle communicatie die inmiddels heeft plaatsgevonden met de aanvrager is vastgelegd als informatie bij de zaak. Dat geldt ook voor de documenten die gecreëerd zijn tijdens het intakeproces. Alle informatie over de zaak is samenhangend en toegankelijk en kan als geheel gearchiveerd worden, op basis van de kenmerken van de zaak en van het bereikte resultaat. Voldoet de aanvraag wel aan de indieningsvereisten, dan verifieert de behandelaar met behulp van onder andere de zaaktypecatalogus (en de daarin gelegde relatie naar producten en diensten) of er wellicht verwante producten en diensten zijn die vanuit het perspectief van de aanvrager samen moeten hangen met het gevraagde product of dienst. Zo nodig neemt hij daarover contact op met de aanvrager en wordt de aanvraag daarop uitgebreid. Uiteindelijk leidt dit tot een geaccepteerde aanvraag (waarover de aanvrager wordt geïnformeerd) die heeft geleid tot een zaak die is opgezet vanuit het perspectief van de aanvrager in dit geval klant en waarvan aanvrager en gemeente een gedeeld beeld hebben voor welke combinatie van producten en diensten die zaak bedoeld is. Besluiten De behandelaar beoordeelt de aanvraag vervolgens op alle vereisten voor het kunnen en mogen leveren van de dienst(en) en/of product(en). Desgewenst vraagt hij anderen, andere afdelingen en/of andere organisaties om advies. Er zijn vooraf afspraken gemaakt over kwaliteit en tijdigheid van hun bijdrage aan de zaak. Er wordt voor gezorgd dat alle informatie voor en over de behandeling van de zaak bij de zaak wordt vastgelegd zodat deze informatie voor alle betrokkenen toegankelijk is. Indien zaakinformatie digitaal uitgewisseld moet worden dan vindt dit plaats op basis van het RGBZ en StUF-Zaken. Alle informatie over de zaak is in samenhang toegankelijk en biedt voldoende inzicht om een ontwerpbesluit over de levering op te stellen en tot besluitvorming daarover te komen. Alle hierbij gegenereerde informatie wordt tevens bij de zaak vastgelegd. De klant wordt geïnformeerd over de uitkomst van de besluitvorming. Leveren Wanneer er sprake is van positieve besluitvorming op de aanvraag, dan worden de overeengekomen producten en diensten geleverd. Zo niet, dan wordt een document als product geleverd waarin duidelijk gemaakt wordt dat en waarom de aanvraag niet gehonoreerd wordt. Desbetreffende informatie wordt aan de zaak toegevoegd. Tot slot wordt alle van de zaak vastgelegde informatie gearchiveerd, op basis van de kenmerken van de zaak en van het bereikte resultaat. Door de vastlegging van alle informatie bij de zaak is het eenvoudig om alle benodigde informatie te vergaren voor het (eventueel achteraf) verantwoorden van de wijze waarop het product(en) en dienst(en) geleverd is. Dezelfde vastlegging wordt tevens gebruikt om periodiek de behandeling van zaken te evalueren en waar mogelijk te verbeteren. Afronden Na het leveren van het product controleert de zaakeigenaar of de zaakinformatie compleet is. Alle informatie die niet langer van belang is voor de zaak wordt netjes vernietigd. De zaakeigenaar vult het resultaat van de zaak in en zet de zaak vervolgens door naar afdeling archief. 15

17 3.2 Soll situatie applicatie componenten In figuur 3 visualiseren we de benodigde applicatiecomponenten voor het project Makkelijk Digitaal. Hiervoor is gebruik gemaakt van de GEMMA 2 Informatie architectuurplaat met de bijbehorende referentiecomponenten gesorteerd op functionaliteiten. Met de GEMMA referentiecomponenten worden de gemeentelijke typen softwarepakketten (of applicaties) gedefinieerd. De definitie van een referentiecomponent is dat dit een type Applicatiecomponent is. De ArchiMate definitie van een applicatiecomponent is vervolgens: Een modulair, zelfstandig inzetbaar en vervangbaar deel van een systeem, dat zijn functionaliteit aanbiedt via goed gedefinieerde interfaces. Applicatiecomponenten stellen functionaliteit beschikbaar, die gebruikt wordt om de applicatiediensten mee te leveren. (Figuur 3: benodigde applicatie componenten project Makkelijk Digitaal ) Gedetailleerde omschrijving en toelichting van de getoonde applicatiecomponenten staan in bijlage 2. De rode applicatie componenten zijn componenten die nog gekozen en ingericht moeten worden conform de richtlijnen en uitgangspunten Makkelijk Digitaal. De groene componenten zijn aanwezig, ingericht en beschikbaar in de huidige BARarchitectuur. Bij de verdere invulling en realisatie van Makkelijk Digitaal worden deze groene componenten hergebruikt: 16

18 1. KOFAX (Scanning-en-imaging component) Component voor het digitaliseren van gegevens van een analoge naar een digitale gegevensdrager. 2. I-Navigator (Zaaktypecatalogus component) Component is voor opslag en ontsluiting van zaaktypegegevens. 3. Xential (Documentcreatie component) Component voor het aanmaken van documenten waarbij vaste teksten/templates worden gecombineerd met gegevens. 4. Key2DataDistributie 3x (Gegevensdistributie component) Component voor distributie van gemeentelijke basis-, en optioneel, kerngegevens naar afnemende applicaties binnen de gemeente. Het gegevensdistributiesysteem wordt gevoed vanuit applicaties die basis- en kerngegevens onderhouden. In de BAR-organisatie wordt gebruik gemaakt van drie Key2Datadistributie omgevingen omdat de BAR-organisatie werkzaam is voor drie gemeenten. 5. OpenTunnel (Servicebus component) Component voor het routeren, transformeren en eventueel orkestreren van berichten tussen applicaties. 6. Digikoppeling component Generiek toepasbaar component om te koppelen aan andere organisaties op basis van de Digikoppeling standaard. Hoofdstuk 4 Dwarsverbanden Makkelijk Digitaal raakt de gehele informatiehuishouding van de BAR-organisatie. Daarom is het van belang de samenhang met andere ontwikkelingen op ICT-gebied in de doelarchitectuur op te nemen. In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de dwarsverbanden met de omgevingswet en digitale duurzaamheid. 4.1 Omgevingswet De Omgevingswet, die naar verwachting in 2019 in werking treedt, integreert ongeveer 26 wetten op het gebied van de fysieke leefomgeving. Zaakgericht werken geeft grip op de uitvoering van een bedrijfsproces en maakt de informatie daarover transparant. Dit zijn belangrijke aspecten voor het uitvoering geven aan de Omgevingswet. Voor het merendeel lenen de bedrijfsprocessen zich goed voor zaakgericht werken aangezien het procesverloop van de uitvoering telkens min of meer hetzelfde is en de uitkomst van het proces in redelijke mate voorspelbaar is. Voor de overige bedrijfsprocessen biedt zaakgericht registreren, het documenteren van de uitvoering van een proces als ware het een zaak, toegevoegde waarde. 4.2 Digitale duurzaamheid Digitale duurzaamheid is het aandachtsgebied dat zich richt op het in de tijd gezien betrouwbaar, toegankelijk en bruikbaar houden van digitale overheidsinformatie. Zaakgericht werken als concept voor het organiseren van het werkproces en de bijhorende informatievoorziening, is slechts een middel. We noemen het vanwege de relatie met digitale dossiervorming en archivering. Het hedendaagse zaakgericht werken is een digitale manier van werken. Bij een zaak hoort een digitaal zaakdossier en dat moet op orde, volledig, betrouwbaar en goed toegankelijk zijn, tijdens de behandeling 17

19 van de zaak (dat wil zeggen tijdens de uitvoering van het werkproces) en erna als de zaak is afgedaan en het dossier gearchiveerd. Op die manier is goed digitaal informatiebeheer van essentieel belang voor zaakgericht werken. Maar in omgekeerde richting is er ook een belang. Digitale dossiervorming en digitale archivering zijn juist voor zaakgericht werken goed uitgewerkt en beschreven. Daarom ook kan de invoering van zaakgericht werken het digitaal informatiebeheer in een organisatie, waaronder digitale dossiervorming en archivering, op een hoger plan brengen. 18

20 Bijlage 1: Begrippenlijst Begrip Applicatiecomponent Bedrijfsproces Digitaal werken GEMMA Informatiehuishouding Klant Informatiebeheer NORA Zaak Zaakgericht werken Zaaktype Omschrijving Een applicatiecomponent is een modulair, installeerbaar en vervangbaar onderdeel van een systeem dat zijn inhoud afschermt en zijn functionaliteit blootstelt aan zijn omgeving via een verzameling koppelvlakken. Het proces waaraan met de zaak uitvoering wordt gegeven. Een bedrijfsproces loopt altijd van klant tot klant. Digitaal werken is werken waar u wilt en wanneer u wilt met altijd de juiste gedigitaliseerde bestanden bij de hand; op desktop, laptop, tablet of smartphone. GEMMA staat voor de GEMeentelijke Model Architectuur. Dit is de landelijke referentiearchitectuur voor gemeenten. Omvat de opslag, het beheer en de verstrekking van gegevens binnen een organisatie. Voor alle operationele bedrijfsprocessen vormt het fundament een adequaat ingerichte en professioneel gebruikte informatiehuishouding. De persoon of organisatie die een dienst in ontvangst neemt. Dit kan een burger, een (medewerker van een) bedrijf of instelling dan wel een collega binnen de eigen of een andere organisatie zijn. Informatiebeheer staat voor het opslaan, het bewaren en beheren en ontsluiten of (actief) leveren en waar nodig overdragen, verplaatsen, verwijderen of vernietigen van informatie. Informatiebeheer is gericht op het zorgvuldig en ongewijzigd bewaren van informatie. De Nederlandse Overheid Referentie Architectuur (NORA) is een set van overheidsbrede afspraken. Een zaak is een samenhangende hoeveelheid werk met een gedefinieerde aanleiding en een gedefinieerd resultaat waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden. Het voeren van regie op, en het uitvoeren van het gehele proces, van klantvraag tot en met het verlenen van de gevraagde dienst of uitgeven van het gevraagde product aan de klant, zodanig dat de samenwerking tussen de behandelaars van dat proces (de zaak) gericht is op een betekenisvol resultaat voor de klant en dat alle voor de zaak relevante informatie toegankelijk is en blijft voor betrokkenen bij de zaak. Generieke aanduiding voor alle zaken van dezelfde aard. 19

21 Bijlage 2: Omschrijving applicatiecomponenten Referentiecomponent Beschrijving Archiefbeheer component Archiefregistratie component Component voor het systematisch beheren en onderhouden van informatieobjecten. Component dat functioneert als een digitale archiefbewaarplaats voor blijvend te bewaren informatieobjecten Toelichting Het component ondersteunt het beheren van informatieobjecten tijdens de gehele levenscyclus vanaf het eerste ontstaan tot en met definitieve verwijdering via onder andere identificeren, classificeren, archiveren, bewaren en soms vernietigen daarvan. Het component ondersteunt het zorgvuldig omgaan met informatieobjecten zodat deze duurzaam toegankelijk blijven en te zijner tijd vernietigd worden als dit gewenst is. Informatieobjecten zijn zelfstandige eenheden van informatie die kunnen worden verwerkt en bewerkt (bijv. bestanden, documenten, databasegegevens en de daarbij behorende metagegevens). Het borgen van duurzame toegankelijkheid vereist soms speciale maatregelen zoals het eenmalig of vaker converteren van gegevens naar een duurza(a)m(er) opslagformaat. Bedrijfsproces beheer component (BPM) Digikoppeling component Documentcreatie component Documentenbeheer component Documentenregistratie component e-formulieren component Gegevensdistributie component Gegevensmagazijn component Component voor het definiëren, monitoren en analyseren van bedrijfsprocessen. Generiek toepasbaar component om te koppelen aan andere organisaties op basis van de Digikoppeling standaard. Component voor het aanmaken van documenten waarbij vaste teksten/templates worden gecombineerd met gegevens. Component voor het tonen en beheren van documenten. Component voor opslag en ontsluiting van documenten en daarbij behorende metadata. Component voor het ontwikkelen, publiceren, laten invullen, indienen en bevestigen van elektronische formulieren. Component voor distributie van gemeentelijke basis-, en optioneel, kerngegevens naar afnemende applicaties binnen de gemeente. Het gegevensdistributiesysteem wordt gevoed vanuit applicaties die basis- en kerngegevens onderhouden. Component voor opslag en ontsluiting van basis- en aangehaakte gegevens. Het component ondersteunt bij het inrichten en (laten) uitvoeren van werkzaamheden binnen gedefinieerde bedrijfsprocessen. Werkzaamheden kunnen worden uitgevoerd door actoren of applicaties. Een bij elkaar behorende verzameling processtappen wordt soms aangeduid met de term "workflow". Het component maakt het mogelijk om met behulp van voorgedefinieerde templates, tekstblokken en verwijzingen naar bronsystemen documenten op maat aan te maken. Het component biedt geautoriseerde gebruikers de mogelijkheid om aan te geven dat ze een document willen raadplegen, opslaan, wijzigen of verwijderen. De opslag en ontsluiting van documenten verloopt via het documentregistratiecomponent. Het component biedt applicaties de mogelijkheid om documenten gestructureerd en voorzien van de benodigde metadata op te slaan en te wijzigen, te verwijderen of aan de hand van een aantal zoekcriteria op te vragen. Het component biedt mogelijkheden om verschillende soorten formulieren te ontwikkelen met behulp van standaard bouwblokken en functionaliteiten (bijv. voor controles). Het component biedt ondersteuning voor het slim aanroepen van ontwikkelde formulieren (bijv. t.b.v. voorinvulling van al bekende gegevens), het tijdens invulling gebruik maken van functionaliteit die door andere systemen wordt geleverd (bijv. online betaling) en het tijdens invulling realtime opvragen van gegevens die elders zijn opgeslagen (bijv. via webservices). Het component wordt gevoed vanuit applicaties die basis- en kerngegevens onderhouden. Het component distribueert gegevens conform ingestelde abonnementen en distributieregels naar afnemende applicaties binnen de gemeente. Component voor opslag en ontsluiting van basis- en aangehaakte gegevens. 20

22 Identiteitregistratie component Managementinformatie component Mijngemeente component Relatiebeheercomponent (CRM) Scanning-en-imaging component Servicebus component Takenbeheer component Zaaktypecatalogus component Zakenafhandel component Zakenregistratie component Component voor de opslag en ontsluiting van identiteiten van gebruikers en de rechten die zij hebben. Component voor het ontwikkelen, publiceren en uitvoeren van managementanalyses en rapportages. Component dat via webtechnologie veilig toegang biedt tot persoonlijke informatie en gepersonaliseerde digitale dienstverlening. Component voor het optimaal onderhouden van relaties met klanten of organisaties. Component voor het digitaliseren van gegevens van een analoge naar een digitale gegevensdrager. Component voor het routeren, transformeren en eventueel orchestreren van berichten tussen applicaties. Component voor het beheren van taken die aan actoren zijn toegekend ('werkvoorraad'). Component voor opslag en ontsluiting van zaaktypegegevens. Component voor het afhandelen van zaken. Component voor opslag en ontsluiting van zaakgegevens. Het component legt vast welke identiteiten een gebruiker kent en welke gebruiksrechten van objecten, toegangsrechten en regels hieraan gekoppeld zijn. Het component wordt gebruikt in situaties waarin vastgesteld moet worden om welk subject het gaat en welke rechten het subject heeft voor gebruik van bepaalde systemen. Het component gebruikt diverse soorten bedrijfsgegevens om te komen tot analyses en rapportages die voor het management bruikbare sturingsinformatie oplevert. Het component kent authenticatie- en autorisatiemogelijkheden om derden toegang te geven tot persoonlijke informatie of dienstverlening. "Derden" kunnen bijvoorbeeld burgers, bedrijven, instellingen of ketenpartners zijn. Het component maakt het mogelijk om analoge gegevens om te zetten in digitale gegevens die eenvoudig toegankelijk zijn binnen bedrijfsprocessen. Wanneer het omzetten plaatsvindt op een geprotocolleerde en goedgekeurde manier kunnen ontstane digitale gegevens als voldoende authentiek worden beschouwd en kunnen de oorspronkelijke analoge gegevens desgewenst worden vernietigd. Het component ondersteunt het effectief en efficiënt uitwisselen van berichten tussen applicaties binnen en buiten de organisatie. Het component speelt hierbij de rol van 'makelaar' die bemiddelt tussen de berichtleverancier en de berichtontvanger. Het 'bemiddelen' omvat minimaal het ontvangen en afleveren van het bericht maar kan ook allerlei aanvullende functies omvatten (bijv. tussentijds transformeren van berichten). Het component ondersteunt bij het vastleggen en toekennen van taken en het monitoren van de uitvoering daarvan. Het component ondersteunt het opslaan en ontsluiten van zaaktypegegevens. Deze gegevens kunnen door applicaties worden gebruikt om voor zaken van een bepaald type de juiste gegevens of uit te voeren acties te bepalen. Systemen die intensief gebruik maken van zaaktypegegevens zijn zaakbeheersystemen en documentbeheersystemen. Opslag van zaaktypegegevens vindt bij voorkeur plaats conform het informatiemodel ZTC. Het component ondersteunt medewerkers bij het afhandelen van verschillende soorten zaken. Het component ondersteunt het opslaan en ontsluiten van gegevens over zaken van verschillende types. Opslag vindt plaats conform het RGBZ waarin entiteiten en onderlinge relaties zijn beschreven. 21

Bijlage 5.1 Zaakgericht (samen)werken en ondersteunende voorzieningen

Bijlage 5.1 Zaakgericht (samen)werken en ondersteunende voorzieningen Bijlage 5.1 Zaakgericht (samen)werken en ondersteunende voorzieningen Het uitvoering geven aan de Omgevingswet vindt plaats door het, veelal in samenwerking, uitvoeren van keten- en bedrijfsprocessen (zie

Nadere informatie

Digitale duurzaamheid

Digitale duurzaamheid Digitale duurzaamheid Verantwoording van publieke diensten Bij het leveren van publieke diensten maakt de overheid gebruik van publieke middelen. De overheid moet zich over de besteding hiervan tegenover

Nadere informatie

GEMeentelijke Model Architectuur GEMMA 2

GEMeentelijke Model Architectuur GEMMA 2 GEMeentelijke Model Architectuur GEMMA 2 Wordt het ook gebruikt? Het GEMMA portfolio GEMMA architectuurproducten Principes Informatiearchitectuur Procesarchitectuur en referentieprocessen (nu ook referentie

Nadere informatie

Visie op Digitaal Zaakgericht werken

Visie op Digitaal Zaakgericht werken Visie op Digitaal Zaakgericht werken Aanleiding om digitaal zaakgericht te gaan werken Digitaal Zaakgericht werken is een belangrijke ontwikkeling die al geruime tijd speelt binnen de overheid, en bij

Nadere informatie

Zaakgericht samenwerken. Visie en Koers

Zaakgericht samenwerken. Visie en Koers Zaakgericht samenwerken Visie en Koers 2009032816 We staan voor diverse ambities en knelpunten Burgers 7x24 inzicht in status aanvragen Efficiënter werken Borgen rechtmatigheid Inzicht bij medewerkers

Nadere informatie

RGBZ-werkgroep 8 mei Arjan Kloosterboer

RGBZ-werkgroep 8 mei Arjan Kloosterboer RGBZ-werkgroep 8 mei 2012 Arjan Kloosterboer Agenda 1. Opening en mededelingen 2. Hoofd- en deelzaken 3. Rollen in RSGB en procesmodellen 4. Klantcontacten 5. Documenttypen 6. ZTC 2.0 7. De Baseline Informatiehuishouding

Nadere informatie

Whitepaper Zaaksgewijs werken volgens BCT

Whitepaper Zaaksgewijs werken volgens BCT Handelsnaam van BCT automatisering BV KvK 14043652 postbus 300 6430 AH Hoensbroek heiberg 40 6436 CL Amstenrade t. +31 (0)46-442 45 45 f. +31 (0)46-442 47 30 info@bct.nl www.bct.nl servicedesk: t. +31

Nadere informatie

Presentatie NORA/MARIJ

Presentatie NORA/MARIJ Presentatie NORA/MARIJ 6 november 2009 Peter Bergman Adviseur Architectuur ICTU RENOIR RENOIR = REgie NuP Ondersteuning Implementatie en Realisatie Overzicht presentatie Families van (referentie-)architecturen

Nadere informatie

Eerste uitwerking strategisch thema 'Betrouwbare digitale informatie is de basis'

Eerste uitwerking strategisch thema 'Betrouwbare digitale informatie is de basis' Eerste uitwerking strategisch thema 'Betrouwbare digitale informatie is de basis' versie 30 augustus 2013 De beschikbaarheid van betrouwbare digitale overheidsinformatie is de basis voor het goed kunnen

Nadere informatie

Praktisch Implementeren van EA bij Gemeenten

Praktisch Implementeren van EA bij Gemeenten Praktisch Implementeren van EA bij Gemeenten Edwin de Vries 3 juni 2008 Praktisch Implementeren van Enterprise Architectuur bij Gemeenten Waarom Architectuur bij Gemeenten? Praktische aanpak Invulling

Nadere informatie

Verbinden. Bestuurlijke Samenvatting

Verbinden. Bestuurlijke Samenvatting Verbinden Bestuurlijke Samenvatting Verbinding Burgers en bedrijven verwachten dat de overheid er voor hen is in plaats van andersom. Ze willen samenhangende en begrijpelijke communicatie van de overheid

Nadere informatie

CORA 1.0 Bedrijfs- en ICT-referentiearchitectuur voor woningcorporaties

CORA 1.0 Bedrijfs- en ICT-referentiearchitectuur voor woningcorporaties CORA 1.0 Bedrijfs- en ICT-referentiearchitectuur voor woningcorporaties Hoe zorgen we ervoor dat we nieuwe diensten en producten soepel in onze bedrijfsvoering op kunnen nemen? Hoe geven we betere invulling

Nadere informatie

Slotbijeenkomst Pilot E-depot Utrecht. Hier komt tekst. Hier komt ook tekst. Utrecht.nl

Slotbijeenkomst Pilot E-depot Utrecht. Hier komt tekst. Hier komt ook tekst. Utrecht.nl Slotbijeenkomst Pilot E-depot Utrecht Hier komt tekst Metagegevens Metagegevens & & Architectuur Architectuur Hier komt ook tekst 22-1-2015 22-1-2014 Ben de Jong Kennis- en Kwaliteitscentrum Documentaire

Nadere informatie

Omgeving van de zaak in kaart. Modellen. Naamgeving. Omgeving van de zaak in kaart #KVAN11 1

Omgeving van de zaak in kaart. Modellen. Naamgeving. Omgeving van de zaak in kaart #KVAN11 1 Omgeving van de zaak in kaart Een schildering van een zoektocht Rienk Jonker 6 juni 2011 Modellen 6-6-2011 #KVAN11 2 Naamgeving 6-6-2011 #KVAN11 3 #KVAN11 1 Geconfronteerd met Digitaal werken (zaaksgewijs

Nadere informatie

Eindverslag Werkpakket Toetsing Utrechtse Referentiearchitectuur

Eindverslag Werkpakket Toetsing Utrechtse Referentiearchitectuur Eindverslag Werkpakket Toetsing Utrechtse Referentiearchitectuur Pilot e-depot gemeente Utrecht & Het Utrechts Archief 2014 1 2 INHOUDSOPGAVE 1 INLEIDING... 3 2 OPDRACHT... 5 3 RESULTATEN EN PRODUCTEN...

Nadere informatie

De kracht van Middelgroot. Klik hier voor praktijkvoorbeelden

De kracht van Middelgroot. Klik hier voor praktijkvoorbeelden De kracht van Middelgroot Klik hier voor praktijkvoorbeelden De kracht van het programma e-dienstverlening Wat is: Het programma e-dienstverlening? In de gemeente Waalwijk wordt gewerkt met een elektronisch

Nadere informatie

Meerjarenplan ICT

Meerjarenplan ICT Meerjarenplan ICT 2008-2012 ICT meerjarenplan Vooraf. Informatie ICT informeel in het voorjaar 2008 Besluitvorming ICT formeel bij de begroting Dienstverleningsvisie eind 2008 (richtinggevend) Programmaplan

Nadere informatie

Overzicht GEMMA en Ontwikkelingen GEMMA 2. Adviesgroep Informatievoorziening Jeffrey Gortmaker

Overzicht GEMMA en Ontwikkelingen GEMMA 2. Adviesgroep Informatievoorziening Jeffrey Gortmaker Overzicht GEMMA en Ontwikkelingen GEMMA 2 Adviesgroep Informatievoorziening 2-10-2015 - Jeffrey Gortmaker Wat is GEMMA? GEMMA staat voor de GEMeentelijke Model Architectuur Generieke Referentiearchitectuur

Nadere informatie

Verseon Explorer 2.4 Blocks

Verseon Explorer 2.4 Blocks Verseon Explorer 2.4 Blocks Opleiding medewerkers Gemeente Delft 2017 Circle Software Group B.V. dinsdag 28 november 2017 Delft Welkom Welkom Doel van vandaag Kennismaken met de verschillen in Verseon

Nadere informatie

ICT EN INFORMATIEBELEIDSPLAN

ICT EN INFORMATIEBELEIDSPLAN ICT EN INFORMATIEBELEIDSPLAN 2018-2023 VERSIE definitief Vastgesteld op : 14 augustus 2018 Directeur bestuurder 1 Inhoudsopgave 1. Inleiding 3 2. Doelstelling 3 3. Positionering ICT en Informatiebeleid

Nadere informatie

Aanbesteden, Architectuur en Complexiteit

Aanbesteden, Architectuur en Complexiteit ICT Forum Lokale Overheid 14 maart 2016 Informatiebeveiliging, samenwerking bij realisatie van maatregelen Aanbesteden, Architectuur en Complexiteit Rijk heeft ICT niet op orde Vervanging servers en Kantoorautomatisering

Nadere informatie

nemen van een e-depot

nemen van een e-depot Stappenplan bij het in gebruik nemen van een e-depot CONCEPT VOOR FEEDBACK Bijlage bij Handreiking voor het in gebruik nemen van een e-depot door decentrale overheden 23 juli 2015 Inleiding Dit stappenplan

Nadere informatie

Structuur in digitale chaos

Structuur in digitale chaos Structuur in digitale chaos een lijst van procesnamen is alles wat je nodig hebt! 23 september 2010 Ben de Jong 2 3 4 Risico: authenticiteit 5 Risico: onbetrouwbare toegang ondeskundig gebruik 2. Betrouwbaarheid

Nadere informatie

18 REDENEN OM TE KIEZEN VOOR CENTRIC PROJECTPORTAAL BOUW

18 REDENEN OM TE KIEZEN VOOR CENTRIC PROJECTPORTAAL BOUW 18 REDENEN OM TE KIEZEN VOOR CENTRIC PROJECTPORTAAL BOUW Versie: 1 Datum 21 april 2016 Auteur Peter Stolk Centric Projectportaal Bouw 1 Inhoudsopgave 1 Inleiding 2 Actuele informatie cruciaal 3 SharePoint

Nadere informatie

Concretere eisen om te (kunnen) voldoen aan relevante wet- en regelgeving zijn specifiek benoemd

Concretere eisen om te (kunnen) voldoen aan relevante wet- en regelgeving zijn specifiek benoemd >>> Overgang Maatstaf 2016 Onderstaand overzicht bevat de selectie van de geheel nieuwe eisen uit de Maatstaf 2016 en de eisen waarbij extra of andere accenten zijn gelegd, inclusief een korte toelichting.

Nadere informatie

15 / 22 september Kees Brouwer. Architectuur e-depot

15 / 22 september Kees Brouwer. Architectuur e-depot 15 / 22 september 2014 - Kees Brouwer Architectuur e-depot 2 Probleemstelling Probleem digitaal informatiebeheer niet op orde voldoen niet aan eisen archivering geen voorzieningen voor langdurige opslag

Nadere informatie

Kenmerk: MS/IV/2016/

Kenmerk: MS/IV/2016/ Inhoudsopgave Bekendmaking... 3 Procedure en tijdspad... 3 Overzicht planning... 3 1. Inleiding... 4 2. Probleemstelling... 4 3. Gewenste situatie en architectuur... 5 4. Waar is gemeente Haarlem naar

Nadere informatie

Ligt uw uitdaging in het aansluiten op de voorzieningen en de distributie van basisgegevens?

Ligt uw uitdaging in het aansluiten op de voorzieningen en de distributie van basisgegevens? INTEGRATIE PLATFORM Ligt uw uitdaging in het aansluiten op de voorzieningen en de distributie van basisgegevens? Met het Neuron Integratie Platform kunt u uw informatievoorziening op betrouwbare en efficiënte

Nadere informatie

De impact van de basisregistraties op de informatievoorziening van gemeenten

De impact van de basisregistraties op de informatievoorziening van gemeenten De impact van de basisregistraties op de informatievoorziening van gemeenten Op weg naar de Gemeentelijke Service Bus Danny Greefhorst Gemeenten worden geconfronteerd met allerlei ontwikkelingen die van

Nadere informatie

Informatiebeleid & ICT Financiën en control Facilitaire zaken. Financiële administratie. backoffice applicatie (buiten Klantcontacten

Informatiebeleid & ICT Financiën en control Facilitaire zaken. Financiële administratie. backoffice applicatie (buiten Klantcontacten Voorinvullen (sectorspecifiek) svoering Serviceregister en - intranet Aanvragen van een dienst of product, dan wel het indienen van een verzoek of een bezwaar GEMMA e-formulieren specificatie 1.3 Zaaktypen

Nadere informatie

Kanaalontwerp uitwerking. Lex Heerink Kanalen in Balans seminar Amstelveen, 2 december 2009

Kanaalontwerp uitwerking. Lex Heerink Kanalen in Balans seminar Amstelveen, 2 december 2009 Kanaalontwerp uitwerking De buurtfeestvergunning Lex Heerink Kanalen in Balans seminar Amstelveen, 2 december 2009 Kanaalontwerp? frontoffice backoffice Afstemming voorkant achterkant Architecturale impact

Nadere informatie

Pilotstarter Living Lab

Pilotstarter Living Lab Pilotstarter Living Lab Functionele E-mail Box & bewaring by design 21-02-2018 269.000.000.000 Per dag! Bron: The Radicati Group (www.radicati.com) Stelling De ongestructureerde aard van (e-mail)berichten

Nadere informatie

Programma Digitaal Werken. Introductie Programma Digitaal Werken (procesgericht werken) Arvid Janssen

Programma Digitaal Werken. Introductie Programma Digitaal Werken (procesgericht werken) Arvid Janssen Programma Digitaal Werken Introductie Programma Digitaal Werken (procesgericht werken) Arvid Janssen Hybride wereld Programma Digitaal Werken 2 Waar vind ik de juiste informatie? Centraal probleem Persoonlijke

Nadere informatie

SERVICECODE AMSTERDAM

SERVICECODE AMSTERDAM SERVICECODE AMSTERDAM Inleiding Stadsdeel Zuidoost heeft de ambitie om tot de top drie van stadsdelen met de beste publieke dienstverlening van Amsterdam te horen. Aan deze ambitie wil het stadsdeel vorm

Nadere informatie

GEMMA 2 Architectuurprincipes

GEMMA 2 Architectuurprincipes GEMMA 2 Architectuurprincipes Cocreatiesessie 3, maandag 18 mei 2015, Den Haag heo Peters Arnoud Quanjer Danny Greefhorst Jeffrey Gortmaker oine Schijvenaars Van GEMMA 1 naar GEMMA 2 Nieuwe ontwikkelingen

Nadere informatie

Gemeente Lichtstad. Het proces vanuit informatiekundig perspectief bezien

Gemeente Lichtstad. Het proces vanuit informatiekundig perspectief bezien Gemeente Lichtstad Het proces vanuit informatiekundig perspectief bezien De aanleiding 1 Ambities op gebied digitale dienstverlening 2 Chaos in de bestaande informatiehuishouding Incomplete dossiers Geen

Nadere informatie

Scenario s Zaakgericht werken

Scenario s Zaakgericht werken Scenario s Zaakgericht werken Inleiding... 2 Het doel achter Zaakgericht werken... 3 Randvoorwaarden voor invoering... 4 Scenario s voor de invoering van Zaakgericht werken... 5 1. Doelstelling... 5 2.

Nadere informatie

Factsheet Mozard Archief

Factsheet Mozard Archief Archivering met de Mozard Suite Factsheet Mozard Archief Mozard maakt het mogelijk de archiefprocessen volledig zaakgericht te ondersteunen. Een zaak is een hoeveelheid werk waarvan kwaliteit en doorlooptijd

Nadere informatie

SIMkcc. SIM klant contact centrum. Digitale dienstverlener voor e-gemeenten

SIMkcc. SIM klant contact centrum. Digitale dienstverlener voor e-gemeenten SIMkcc SIM klant contact centrum Digitale dienstverlener voor e-gemeenten klacht/melding belscripts kennisbank status aanvraag direct bestellen kosten antwoorden KCC openingstijden beleidsinformatie online

Nadere informatie

Dienstverlening Procesmanagement. Informatiemanagement. 18 september 2014

Dienstverlening Procesmanagement. Informatiemanagement. 18 september 2014 Dienstverlening Procesmanagement Informatiemanagement 18 september 2014 Veel vragen gesteld en beantwoord, zoals: Wat draagt informatiemanagement bij aan dienstverlening? Visie dienstverlening en digitaal

Nadere informatie

DATAMODELLERING ARCHIMATE DATA- & APPLICATIEMODELLERING

DATAMODELLERING ARCHIMATE DATA- & APPLICATIEMODELLERING DATAMODELLERING ARCHIMATE DATA- & APPLICATIEMODELLERING Inleiding In dit whitepaper wordt de datamodelleervorm ArchiMate data- & applicatiemodellering beschreven. Deze modelleervorm staat in verhouding

Nadere informatie

GEMMA 2 Informatiearchitectuur

GEMMA 2 Informatiearchitectuur GEMMA 2 Informatiearchitectuur Cocreatiesessie 2, maandag 18 mei 2015, IGLUU Den Haag Jeffrey Gortmaker (KING) Inhoud Plenaire Toelichting GEMMA 2 IA Plenaire discussie obv vragen Borrel Waarom GEMMA 2

Nadere informatie

Arrix Optimus, de SharePoint specialist Deel meer, doe meer!

Arrix Optimus, de SharePoint specialist Deel meer, doe meer! Arrix Optimus, de SharePoint specialist Deel meer, doe meer! brochure.indd 1 07-02-12 11:02 brochure.indd 2 07-02-12 11:02 Arrix Optimus, de SharePoint specialist Deel meer, doe meer! Arrix optimus is

Nadere informatie

DECOS EN STUF-ZAKEN VOOR FRONTOFFICE FUNCTIONELE BESCHRIJVING V2.1

DECOS EN STUF-ZAKEN VOOR FRONTOFFICE FUNCTIONELE BESCHRIJVING V2.1 DECOS EN STUF-ZAKEN VOOR FRONTOFFICE FUNCTIONELE BESCHRIJVING V2.1 Februari 2015 INHOUD 1 VERSIEBEHEER DOCUMENT 3 2 INLEIDING 4 3 VERZENDEN VAN LOPENDE ZAKEN NAAR FRONTOFFICE 5 4 GEEF ZAKEN PER BURGER

Nadere informatie

Zaakgericht werken in Venray

Zaakgericht werken in Venray Zaakgericht werken in Venray Zaakgericht werken doen we altijd al, vroeger analoog nu steeds meer digitaal. Deze overgang brengt een flinke uitdaging met zich mee. Immers om grip te krijgen op de processen

Nadere informatie

Gemeentelijke applicaties Omgevingswet en DSO

Gemeentelijke applicaties Omgevingswet en DSO Gemeentelijke applicaties Omgevingswet en DSO Provero, 29 mei 2018 Bas Hoondert Han Wammes VNG Realisatie Onderwerpen 1. Processen als vertrekpunt 2. Gemeentelijke processen en Digitaal Stelsel Omgevingswet

Nadere informatie

Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten & Logius & Gebruikersverenigingen / Samenwerkingsverbanden & Leveranciers

Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten & Logius & Gebruikersverenigingen / Samenwerkingsverbanden & Leveranciers ADDENDUM: betreffende het implementeren en gebruiken van de standaard Zaak en Document services incl. MijnOverheid / Lopende Zaken. (Addendum op de SAMENWERKINGSOVEREENKOMST KWALITEITSINSTITUUT NEDERLANDSE

Nadere informatie

Resultaten gesprekssessie 1 Elektronische Productinformatie

Resultaten gesprekssessie 1 Elektronische Productinformatie Resultaten gesprekssessie 1 Elektronische Productinformatie De gesprekssessie werd geopend met een korte inleiding over het onderwerp Elektronische productinformatie. Hierin werd onder andere geïllustreerd

Nadere informatie

GEMMA 2 Informatiearchitectuur Cocreatiesessie 1, donderdag 2 april 2015, Regardz de Eenhoorn, Amersfoort

GEMMA 2 Informatiearchitectuur Cocreatiesessie 1, donderdag 2 april 2015, Regardz de Eenhoorn, Amersfoort GEMMA 2 Informatiearchitectuur Cocreatiesessie 1, donderdag 2 april 2015, Regardz de Eenhoorn, Amersfoort Jeffrey Gortmaker (KING) Inhoud 14:30-15:00 Plenaire Toelichting GEMMA 2 IA 15:00-15:45 Discussie

Nadere informatie

De Omgevingswet brengt ons bij elkaar!? Arend van Beek, VIAG

De Omgevingswet brengt ons bij elkaar!? Arend van Beek, VIAG De Omgevingswet brengt ons bij elkaar!? Arend van Beek, VIAG Er is overlap en raakvlakken van verschillende vakdisciplines en de uitdagingen die daarbij horen. Een kans om zaken anders aan te pakken als

Nadere informatie

Norm 1: Bestuur en Beleid

Norm 1: Bestuur en Beleid Norm 1: Bestuur en Beleid De verantwoordelijkheden die het lijnmanagement namens het college van burgemeester en wethouders draagt voor de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van informatie zijn

Nadere informatie

Digitaal aanmelden, overdragen en inschrijven. Samenwerkingsplatform Informatie Onderwijs

Digitaal aanmelden, overdragen en inschrijven. Samenwerkingsplatform Informatie Onderwijs Digitaal aanmelden, overdragen en inschrijven Samenwerkingsplatform Informatie Onderwijs Inhoud 1. Sion 2. Uitgangspunten 3. Streefbeeld MBO 4. 1 Aanmelden : Aanmeldgegevens hergebruiken uit BRON 5. 2

Nadere informatie

Europese niet openbare aanbesteding Enterprise Content Management platform (ECM) Gemeente Sittard-Geleen Ser.16302

Europese niet openbare aanbesteding Enterprise Content Management platform (ECM) Gemeente Sittard-Geleen Ser.16302 Huidige situatie (IST) Hieronder is het applicatielandschap van de gemeente Sittard-Geleen op hoofdlijnen gevisualiseerd. De gemeente heeft meer dan 300 applicaties in gebruik; enkel de meest relevante

Nadere informatie

Besluit Informatiebeheer van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond

Besluit Informatiebeheer van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond Het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond: Gelezen het voorstel van de secretaris; Gelet op artikel 4 van de Arehiefverordening gemeenschappelijke regeling DCMR

Nadere informatie

BeheerVisie ondersteunt StUF-ZKN 3.10

BeheerVisie ondersteunt StUF-ZKN 3.10 Nieuwsbrief BeheerVisie Nieuwsbrief BeheerVisie 2015, Editie 2 Nieuws BeheerVisie ondersteunt StUF-ZKN 3.10 BeheerVisie geeft advies MeldDesk App Message Router MeldDesk Gebruikers Forum Nieuwe MeldDesk

Nadere informatie

DUTO Normenkader Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie

DUTO Normenkader Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie DUTO Normenkader Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie Erik Saaman (projectleider DUTO) NORA Gebruikersraad, 9 juni 2015 normenkader@nationaalarchief.nl Duurzaam toegankelijke overheidsinformatie

Nadere informatie

Platenset proces- en informatiearchitectuur

Platenset proces- en informatiearchitectuur GEMMA Platenset proces- en informatiearchitectuur Onderdeel van de GEMeentelijke Model Architectuur EGEM i-teams April 2009 Pagina 1 Toelichting op dit document EGEM i-teams heeft afgelopen periode in

Nadere informatie

Bijeenkomst Zaak- Documentservices

Bijeenkomst Zaak- Documentservices Bijeenkomst Zaak- Documentservices Michiel Verhoef en Jeffrey Gortmaker Utrecht 20 februari 2018 Agenda Welkom, mededelingen Notulen vorige vergadering Meerdere mengvormen van Materiële en Formele historie

Nadere informatie

bij het in gebruik nemen van een e-depot

bij het in gebruik nemen van een e-depot STAPPENPLAN bij het in gebruik nemen van een e-depot Bijlage bij Handreiking voor het in gebruik nemen van een e-depot door decentrale overheden December 2015 Inleiding Dit stappenplan laat zien welke

Nadere informatie

Referentie Architectuur Onderwijs Versie 2.0. Samenwerkingsplatform Informatie Onderwijs

Referentie Architectuur Onderwijs Versie 2.0. Samenwerkingsplatform Informatie Onderwijs Referentie Architectuur Onderwijs Versie 2.0 Samenwerkingsplatform Informatie Onderwijs Inhoud INLEIDING... 4 1. GEMEENSCHAPPELIJKE INFORMATIEHUISHOUDING... 5 1.1. Toelichting vraagstuk... 5 1.2. Voorgestelde

Nadere informatie

Duurzaam beheer en duurzame toegankelijkheid in GEMMA en Common Ground. Jan Koers

Duurzaam beheer en duurzame toegankelijkheid in GEMMA en Common Ground. Jan Koers Duurzaam beheer en duurzame toegankelijkheid in GEMMA en Common Ground Jan Koers Toekomstperspectief 1. 2. 3. 4. 5. Ontwikkelingen informatiesamenleving Actuele Ontwikkelingen Principes gegevensmanagement

Nadere informatie

Hyarchis.Net MKB. Hyarchis.Net MKB voor efficiënte ondernemers. Stroomlijn al uw digitale- en papierstromen

Hyarchis.Net MKB. Hyarchis.Net MKB voor efficiënte ondernemers. Stroomlijn al uw digitale- en papierstromen Hyarchis.Net MKB Hyarchis.Net MKB voor efficiënte ondernemers Stroomlijn al uw digitale- en papierstromen Heeft uw bedrijf door alle uitpuilende archiefkasten soms meer weg van een papieropslag? Kunt u

Nadere informatie

ICT Beheermodel informatiesystemen Drechtsteden Baseline inrichting ICT beheermodel Drechtsteden

ICT Beheermodel informatiesystemen Drechtsteden Baseline inrichting ICT beheermodel Drechtsteden Drechtsteden Technische Architectuur (DTA) ICT Beheermodel informatiesystemen Drechtsteden Baseline inrichting ICT beheermodel Drechtsteden Status : Definitief 1.0 Redactie : DTA Datum : 29-08-2007 1 Versiebeheer

Nadere informatie

Vergelijking verwerkingsregister AVG

Vergelijking verwerkingsregister AVG Vergelijking verwerkingsregister AVG Voor een gemeente in Noord-Nederland is een korte vergelijking gedaan van de verwerkingsregisters van en. Hierbij is met name gekeken naar het voldoen aan de wettelijke

Nadere informatie

Ordening van processen in een ziekenhuis

Ordening van processen in een ziekenhuis 4 Ordening van processen in een ziekenhuis Inhoudsopgave Inhoud 4 1. Inleiding 6 2. Verantwoording 8 3. Ordening principes 10 3.0 Inleiding 10 3.1 Patiëntproces 11 3.2 Patiënt subproces 13 3.3 Orderproces

Nadere informatie

Beleid Informatiebeveiliging InfinitCare

Beleid Informatiebeveiliging InfinitCare Beleid Informatiebeveiliging InfinitCare Wijzigingshistorie Versie Wie Wanneer Wat 2019-V001 Han Laarhuis 2019-03-04 Aanpassen aan nieuwe ISMS 2019 V096 Han Laarhuis 2016-03-21 Toevoegen Wijzigingshistorie

Nadere informatie

MELDDESK. Het systeem voor het registreren, afhandelen en rapporteren. van meldingen in de gemeente!

MELDDESK. Het systeem voor het registreren, afhandelen en rapporteren. van meldingen in de gemeente! MELDDESK Het systeem voor het registreren, afhandelen en rapporteren van meldingen in de gemeente! MELDDESK WANT UW BURGER IS TOCH GEEN BIJZAAK! MeldDesk is een toonaangevend informatiesysteem voor gemeenten

Nadere informatie

Ieder document direct beschikbaar

Ieder document direct beschikbaar Slide 1 Ieder document direct beschikbaar 4 februari 2016 1 Slide 2 Over Expansion Implementatiespecialist op gebied van digitale documentverwerking en archivering Verantwoordelijk voor volledig implementatietraject

Nadere informatie

Softcrow Trusted Electronic Services B.V. Privacy Verklaring. Pagina 1 van 9

Softcrow Trusted Electronic Services B.V. Privacy Verklaring. Pagina 1 van 9 Softcrow Trusted Electronic Services B.V. Privacy Verklaring Pagina 1 van 9 Inhoudsopgave 1. Inleiding 3 2. Softcrow Trusted Electronic Services 4 3. Soorten gegevens en hun doel 5 4. Opslag en Beveiliging

Nadere informatie

We zijn transparant over de kwaliteit van en tussen gegevensregistraties, geven inzicht in de betekenis van gegevens en we herstellen fouten in de

We zijn transparant over de kwaliteit van en tussen gegevensregistraties, geven inzicht in de betekenis van gegevens en we herstellen fouten in de We zijn transparant over de kwaliteit van en tussen gegevensregistraties, geven inzicht in de betekenis van gegevens en we herstellen fouten in de bronregistraties." Ter bevordering van de privacy wordt

Nadere informatie

Als u ervoor kiest om ons vrijwillig informatie te verschaffen, zullen wij deze informatie gebruiken in overeenstemming met ons Privacy beleid.

Als u ervoor kiest om ons vrijwillig informatie te verschaffen, zullen wij deze informatie gebruiken in overeenstemming met ons Privacy beleid. Privacy statement Your Professional Coach Als u ervoor kiest om ons vrijwillig informatie te verschaffen, zullen wij deze informatie gebruiken in overeenstemming met ons Privacy beleid. Your Professional

Nadere informatie

READ: de informatiestrategieaanpak van Steenwinkel Kruithof Associates (SKA)

READ: de informatiestrategieaanpak van Steenwinkel Kruithof Associates (SKA) READ: de informatiestrategieaanpak van (SKA) INLEIDING HET SPANNINGSVELD TUSSEN KORTETERMIJNVERWACHTINGEN EN LANGETERMIJNBEHOEFTEN In veel bedrijven volgen businessgerelateerde veranderingen elkaar snel

Nadere informatie

Voorwaarden Digilevering

Voorwaarden Digilevering Voorwaarden Digilevering 3 juni 2015 Plaatsbepaling De Voorwaarden Digilevering bevatten de specifieke voorwaarden die gelden tussen Logius en Afnemers en tussen Logius en Basisregistratiehouders bij het

Nadere informatie

Memorie van toelichting

Memorie van toelichting Memorie van toelichting Algemeen Informatie is een van de belangrijkste bedrijfsmiddelen van een gemeente. Toegankelijke en betrouwbare overheidsinformatie is essentieel voor behoorlijk bestuur : voor

Nadere informatie

De Digitale Corporatie

De Digitale Corporatie De Digitale Corporatie Operational Excellence of Customer Intimacy? Woningcorporaties worden digitaal. Streeft de digitale corporatie vooral Operational Excellence na of toch maximale klanttevredenheid?

Nadere informatie

Een andere aanpak: Informatiekundige ontwikkelingen komende jaren?

Een andere aanpak: Informatiekundige ontwikkelingen komende jaren? Een andere aanpak: Informatiekundige ontwikkelingen komende jaren? Theo Peters, KING. 11 april 2017 Waar zijn wij van. GEMMA architectuur Gegevens en berichten standaarden Leveranciersmanagement Architectuur

Nadere informatie

CIOT-bevragingen Proces en rechtmatigheid

CIOT-bevragingen Proces en rechtmatigheid CIOT-bevragingen Proces en rechtmatigheid 2015 Veiligheid en Justitie Samenvatting resultaten Aanleiding Op basis van artikel 8 van het Besluit Verstrekking Gegevens Telecommunicatie is opdracht gegeven

Nadere informatie

Beleid en Management. Postbeheer en Dossieropvolging

Beleid en Management. Postbeheer en Dossieropvolging Beleid en Management Postbeheer en Dossieropvolging EFFICIENTER, SNELLER EN BETER WERKEN Veel organisaties hebben dagelijks te maken met een grote stroom van papieren én elektronische post. Het kost veel

Nadere informatie

Handreiking Strategisch Informatie Overleg Decentrale Overheden

Handreiking Strategisch Informatie Overleg Decentrale Overheden Handreiking Strategisch Informatie Overleg Decentrale Overheden Wijziging Archiefbesluit 1-1-2013. Aanleiding: - moet aansluiten bij de informatiehuishouding Selectie van archiefbescheiden van een digitaal

Nadere informatie

Voorstel voor wijziging Informatiemodel ZTC

Voorstel voor wijziging Informatiemodel ZTC Voorstel voor wijziging Informatiemodel ZTC Van: Arjan Kloosterboer Datum: 5-9-2013 Ter bespreking in Expertgroep Informatiemodellen dd. 12-9-2013 In maart 2013 is de ZTC 2.0 gepubliceerd. Een onderdeel

Nadere informatie

Hieronder staat een voorstel voor het kennismodel voor de vernieuwde EAR wiki.

Hieronder staat een voorstel voor het kennismodel voor de vernieuwde EAR wiki. Kennismodel EAR wiki Het doel is een rijksbrede informatie-infrastructuur: De kaders en de generieke diensten en producten op het terrein van informatievoorziening en ICT die worden aangeboden aan organisaties

Nadere informatie

RAADSINFORMATIEBRIEF. 18R JrLĨL y

RAADSINFORMATIEBRIEF. 18R JrLĨL y RAADSINFORMATIEBRIEF TT -āâ 18R.00715 JrLĨL y Van college van burgemeester en wethouders Datum 6 november 2018 Portefeuillehouder(s) : Wethouder Becht Portefeuille(s) Contactpersoon Tel.nr. E-mailadres

Nadere informatie

Documenten en zaken op de kaart. Roadmap. Documenten en zaken op de kaart

Documenten en zaken op de kaart. Roadmap. Documenten en zaken op de kaart Roadmap Roadmap: Vandaag Vandaag Morgen Overmorgen De kaart als ingang naar het DMS, Geautomatiseerd Zaaksysteem situatie Documenten locaties inzien Ondersteuning voor werkprocessen Overal de juiste informatie

Nadere informatie

KlantVenster. Klantgericht werken met KlantVenster LAAT ICT VOOR U WERKEN! Een veelzijdig platform ter ondersteuning van uw bedrijfsdoelstellingen

KlantVenster. Klantgericht werken met KlantVenster LAAT ICT VOOR U WERKEN! Een veelzijdig platform ter ondersteuning van uw bedrijfsdoelstellingen KlantVenster Klantgericht werken met KlantVenster Een veelzijdig platform ter ondersteuning van uw bedrijfsdoelstellingen Een modulair opgebouwde oplossing, die de basis vormt voor online dienstverlening

Nadere informatie

Zaakgericht Werken - ochtendsessie

Zaakgericht Werken - ochtendsessie Zaakgericht Werken - ochtendsessie Corné Dekker, informatiearchitect, IenPM BV ISZF, IJlst, 11 april 2011 www.zaakgerichtwerken.nl 1 Schermvoorbeelden Schermvoorbeelden Mozard MidOffice Suite (Deventer,

Nadere informatie

Digitale Duurzaamheid & Enterprise Architectuur

Digitale Duurzaamheid & Enterprise Architectuur Digitale Duurzaamheid & Enterprise Architectuur Dr. Raymond Slot Lector Enterprise Architectuur Hogeschool Utrecht 9 November 2015 Lectoraat Architectuur voor Digitale Informatie Systemen Opleidingen Master

Nadere informatie

Mozard voor de omgevingsvergunning

Mozard voor de omgevingsvergunning VTH Suite Vergunningverlening, toezicht en handhaving De Mozard 'all in one' Suite is een softwareplatform voor het verbeteren van de dienstverlening en de interne bedrijfsvoering en kan meerdere organisaties

Nadere informatie

Privacy reglement. Pagina 1 van 9

Privacy reglement. Pagina 1 van 9 Privacy reglement Pagina 1 van 9 Inhoud Privacy reglement... 3 Wetgeving en definities... 3 Reikwijdte... 4 Verantwoordelijke... 4 Verwerkingen (Artikel 4, AVG)... 4 Doeleinden (Artikel 5, AVG)... 4 Rechtmatige

Nadere informatie

Inleiding. Welke gegevens centraliseren we? Kansrijk op weg naar Common Ground

Inleiding. Welke gegevens centraliseren we? Kansrijk op weg naar Common Ground Inleiding De gemeentelijke koepelverenigingen voor I&A professionals IMG 100.000+ en de VIAG hebben het initiatief genomen voor Common Ground. De VNG heeft dit initiatief omarmd en ondersteunt het van

Nadere informatie

BPM OD Maturity Model

BPM OD Maturity Model BPM OD Maturity Model VISION PAPER Vanuit de basis op orde naar samenwerken in de keten BPM Consult presenteert u 8 groeifasen richting succes voor uw omgevingsdienst Volwassenheid Omgevingsdienst Hoe

Nadere informatie

Baseline Informatiehuishouding Gemeenten

Baseline Informatiehuishouding Gemeenten Baseline Informatiehuishouding Gemeenten Themasessie SOD Dagvoorzitter Marjan Dik Presentatie: Margriet van Gorsel 26 April 2012 Programma 13.30 13.45 Introductie met stellingen () 13.45 14.00 Pas op de

Nadere informatie

Draagvlak, essentieel voor een succesvolle implementatie.

Draagvlak, essentieel voor een succesvolle implementatie. Draagvlak, essentieel voor een succesvolle implementatie. Agenda Medemblik in cijfers Medemblik heeft antwoord Uitdagingen Organisatorische verandering Documentstromen Implementatie van DMS Procesinrichting

Nadere informatie

Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst. Het Rotterdamse E-depot

Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst. Het Rotterdamse E-depot Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst Het Rotterdamse E-depot Stand van zaken Het Stadsarchief Rotterdam heeft twee opdrachten: Als informatiebeheerder van Rotterdam, klaarstaan voor de digitale

Nadere informatie

Wijziging Informatiemodel ZTC

Wijziging Informatiemodel ZTC Wijziging Informatiemodel ZTC Van: Arjan Kloosterboer Datum: 11-3-2014 Aan: Expertgroep StUF [aangepaste versie van notitie dd. 11-12-2013, met wijzigingen als zodanig gemarkeerd] In maart 2013 is de ZTC

Nadere informatie

Beheerste transformatie met behulp van Enterprise Architectuur

Beheerste transformatie met behulp van Enterprise Architectuur René van der Reijden Business Architect Pensioenfonds Horeca & Catering Beheerste transformatie met behulp van Enterprise Architectuur Voortdurend in verandering Economische Sociale Ontwikkelingen Politieke

Nadere informatie

Ant: B Dit is het doel van het proces.

Ant: B Dit is het doel van het proces. In welk proces vormt het voor aanpassingen in de informatievoorziening beschikbaar gestelde budget een mandaat voor besluitvorming? A: Contractmanagement B: Financieel management C: Transitie D: Wijzigingenbeheer

Nadere informatie

Selectie en vernietiging

Selectie en vernietiging Selectie en vernietiging Het wettelijk kader De ophef in 1998 over het vernietigen van dossiers van de Militaire Inlichtingen Dienst (MID), in de pers en in de Tweede Kamer, laat zien dat van overheidsorganisaties

Nadere informatie

KIM. Slimme acties ondernemen

KIM. Slimme acties ondernemen KIM Slimme acties ondernemen CONTROLE KWIJT? Herkent u dit soort ervaringen ook? Uw organisatie heeft allerlei systemen in huis, maar Niemand weet echt meer hoe het systeem exact werkt Voor kleine wijzigingen

Nadere informatie

Het Nederlandse voorbeeld van uit Gemma V-ICT-OR Kennisdag Architectuur Jeffrey Gortmaker, KING

Het Nederlandse voorbeeld van uit Gemma V-ICT-OR Kennisdag Architectuur Jeffrey Gortmaker, KING Het Nederlandse voorbeeld van uit Gemma2 08-02-2017 V-ICT-OR Kennisdag Architectuur Jeffrey Gortmaker, KING Ontwikkeling in GEMMA Wat is GEMMA? GEMMA staat voor de GEMeentelijke Model Architectuur Generieke

Nadere informatie

Digikoppeling adapter

Digikoppeling adapter Digikoppeling adapter Versie 1.0 Datum 02/06/2014 Status Definitief Van toepassing op Digikoppeling versies: 1.0, 1.1, 2.0, 3.0 Colofon Logius Servicecentrum: Postbus 96810 2509 JE Den Haag t. 0900 555

Nadere informatie