Raad aan de Raad Overdrachtsdocument gemeenteraad Breda

Transcriptie

1 Raad aan de Raad Overdrachtsdocument gemeenteraad Breda

2 RAADSGRIFFIE GEMEENTE BREDA FEBRUARI 2014 PAGINA 2

3 INHOUD 5 VOORWOORD 9 COMMUNICATIE EN INFORMATIE 17 BESLUITVORMING 27 TAKEN RAAD 45 ONDERSTEUNING RAAD 53 AANBEVELINGEN 57 BIJLAGEN PAGINA 3

4 1 PAGINA 4

5 VOORWOORD Het voorliggende overdrachtsdocument is bedoeld om alles wat de gemeenteraad van Breda in de periode heeft uitgevonden, ontdekt en ontwikkeld op het gebied van werkwijzen vast te leggen, zodat de opvolgers er hun voordeel mee kunnen doen. Als voorzitter en griffier van deze actieve gemeenteraad faciliteren wij dat proces natuurlijk met plezier. In het vorige overdrachtsdocument Raad aan de Raad uit 2010 stond terecht dat de raad al ruim 150 jaar bestaat en nog wel even zal blijven bestaan. Die zekerheid mag nooit leiden tot achterover leunen of onverschilligheid. Want de samenleving en onze stad is in beweging en dat vraagt ook aan de lokale bestuurders om constante aanpassing van hun manieren. Het uitvinden, ontdekken en ontwikkelen dat wij hiervoor noemden is de Bredase raad zeker niet aan komen waaien. De raadsleden en hun fractie- en commissievoorzitters hebben steeds bewust gezocht naar manieren om hun eigen vaardigheden, hun vergaderwijzen en de manier waarop met de ideeën en behoeftes van de stad wordt omgegaan tegen het licht te houden. De grootste winst van die inspanningen is misschien nog wel het feit dat de raad zichzelf dat proces heeft toegestaan: het hoefde niet in één keer goed te zijn, ook de oprechte poging heeft waarde gehad. Zo is bijvoorbeeld het proces om input vanuit de stad te verzamelen in de aanloop naar de behandeling van de Voorjaarsnota enkele jaren achtereen net weer anders ingestoken. Dat er in de komende jaren grote opgaven op de gemeente afkomen is duidelijk. De grote transities vanuit de rijksoverheid gaan veel betekenen voor gemeente, bestuurders en ambtenaren waarbij een aantal grote bezuinigingsopgaven nog kort achter ons ligt. De werkwijzen van de raad op het gebied van controleren, kaders stellen en volksvertegenwoordigen moeten alleen al door de enorme omvang van dat extra takenpakket anders worden. Maar los van die specifieke taken zien wij een veel fundamentelere verandering waar het lokale bestuur iets mee zal moeten doen. Veel verkiezingsprogramma s, ook landelijk, vermelden de 'kracht van de burger' die veel leidender moet zijn in onze samenleving. Of het achterliggende idee daarbij nu is het streven naar een kleinere overheid of het stimuleren van meer invloed van de burger op het handelen van de overheid, telkens zal er een oplossing gevonden moeten worden voor het laten doorklinken van die burgerkracht en die energie in de samenleving. In veel gevallen zal de gemeenteraad niet meer signalen ophalen om het werk vervolgens af te maken in de raadzaal, maar nog slechts waarnemen, doorverbinden met/overlaten aan andere partijen en overgaan tot de orde van de dag. Zo ontstaat feitelijk een vierde hoofdtaak voor raadsleden: verbindingen leggen. Als raadsvoorzitter en -griffier zullen wij met de raad meegroeien met de nieuwe manier van denken die hiermee gepaard gaat. Met veel genoegen presenteren wij u dit overdrachtsdocument, dat beschrijvingen bevat van werkprocessen op het gebied van vergaderen, agenderen, documenten verspreiden, PAGINA 5

6 en prioriteren. Het bevat daarnaast een aantal aanbevelingen aan de nieuwe raadsleden. Samen met het overdrachtsdocument zoals dat is aangeboden door het college van burgemeester en wethouders en dat met name de stand van zaken in de beleidsvelden en dossiers bevat, menen wij dat dit document een goede basis vormt voor de nieuwe raadsleden om zich in een korte tijd op hun nieuwe werk te oriënteren. P.A.C.M. van der Velden Raadsvoorzitter P. Piket Raadsgriffier LEESWIJZER Evenals aan het einde van de vorige raadsperiode heeft de raad ervoor gekozen om een overdrachtsdocument op te stellen. De functie van het overdrachtsdocument is tweeledig: het vormt een kennismaking voor nieuwe raadsleden 1 met de raadswerkzaamheden en het geeft richting aan de nieuwe raad op enkele aspecten waar continuïteit of aanpassing van beleid van belang wordt geacht. Voor wat betreft de kennismaking met de politieke instrumenten voor de raad is in bijlage 1 een instrumentenladder opgenomen. Dit overdrachtsdocument, dat is opgesteld door de raadsgriffie, kent vier hoofdthema s. Namelijk communicatie en informatie, besluitvorming, taken van de raad en ondersteuning van de raad. Aan elk thema is een afzonderlijk hoofdstuk gewijd. Elk hoofdstuk wordt afgesloten met enkele aanbevelingen aan de nieuwe raad. Aan het einde van het overdrachtsdocument zijn alle aanbevelingen van de zittende raad aan de nieuwe raad op een rij gezet. In de bijlagen is enige achtergrondinformatie opgenomen. Tot slot wordt bij meerdere thema s, onder de kopjes lees meer, verwezen naar achterliggende informatie die digitaal via links te raadplegen is. 1 Naast de raadsleden hebben in de raadscommissies ook commissieleden niet-raadsleden zitting. Gemakshalve wordt in dit rapport veelal de verzamelterm raadsleden gebruikt. PAGINA 6

7 PAGINA 7

8 2 PAGINA 8

9 COMMUNICATIE EN INFORMATIE In de afgelopen periode heeft de raad geïnvesteerd in een verdere professionalisering van de communicatie- en informatie. Het gaat dan om acties die erop zijn gericht om de inwoners van de stad niet alleen inzicht te geven in de werkzaamheden van de raad, maar ook te stimuleren met de raad in gesprek te gaan. Daarnaast gaat het ook om verbeteracties die meer de werkzaamheden van de raadsleden raken. In dit hoofdstuk gaat de aandacht uit naar de opvallendste resultaten op het terrein van communicatie en informatie. De variëteit hierbij is groot, en loopt uiteen van het inzetten van sociale media tot bijvoorbeeld de werkzaamheden van de raadswerkgroepen jeugd en politiek en de raadswerkgroep integriteit. INFORMATIEBRONNEN RAAD De gemeenteraad heeft voor de uitvoering van zijn werkzaamheden diverse informatiebronnen tot zijn beschikking (zie overzicht). Tijdigheid en volledigheid van informatie vormen belangrijke voorwaarden om het raadswerk goed inhoud te kunnen geven. Om een overload of een gebrek aan informatie te voorkomen moet er sprake zijn van een duidelijke structuur en voorspelbaarheid. De bronnen uit het overzicht hebben alle een eigen doelgroep en dynamiek, maar vullen elkaar ook aan. Raadsleden richten hun eigen werkwijze in naar behoefte en affiniteit, het betreft maatwerk. Hier volgt voor de belangrijkste (nieuwe bronnen) een korte beschrijving. INFORMATIE- BRONNEN RAAD Individueel Beperkte doelgroep Openbaar intern extern Digitaal Mail SMS-alert Intranet Dagmail Site Raadsinfo Weekmail Websitesite raad Facebook Twitter Niet digitaal Leestafel Geheim kastje Vergaderset Postbak fractie Bredase Bode SMS-alert Wanneer een bericht voor raadsleden urgent en van hoog belang is, verzendt de griffie een SMS-alert. Hierin wordt, vanwege de beperkte lengte, over het algemeen verwezen naar een andere bron waar informatie kan worden opgehaald. Vooral als zaken snel onder de aandacht moeten worden gebracht, wordt dit instrument toegepast. Om de effectiviteit te behouden wordt spaarzaam met de SMS-alerts omgegaan. Zo zijn in 2013 circa 10 SMS-alerts verstuurd. PAGINA 9

10 Intranet Ieder raadslid beschikt over een basiswerkplek-account (bwp). Daarmee beschikken zij thuis of op de fractiekamer over dezelfde ict-mogelijkheden als de werknemers van de gemeente Breda. Naast het gebruik van software hebben raadsleden hiermee ook een uniek gemeentelijk mailadres. De meeste raadsleden kiezen ervoor deze mail naar een zelf te kiezen adres door te zenden. Het bwp-account bestaat uit een inlognaam en een wachtwoord. Hiermee kunnen raadsleden op alle gemeentelijke pc s inloggen en gebruik maken van gemeentelijke software, hardware en informatiebronnen. Het account geeft ook toegang tot mail en de website Raadsinformatie. De accountgegevens zijn nodig om op afstand (thuis of via een mobiel apparaat) de gemeentelijke systemen te benaderen. Dagmail De dagmail vormt een belangrijke bron van informatievoorziening voor de raadsleden. Elke dag rond uur ontvangen raadsleden een mail met daarin een aantal vaste rubrieken: Persberichten (college) Breda Berichten (college) Besluitenlijst (conceptnotulen van commissie en raad) Artikel 41 vragen/antwoorden Mededelingen, relevante informatie voor bijvoorbeeld de commissievergadering van die dag (denk aan vragenhalfuurvragen, actualiteitenuurvragen, moties en amendementen, overzicht insprekers etc.) Uitnodigingen voor raad en raadscommissies, inclusief agenda Ingekomen stukken raad ter kennisname De dagmail bevat veel doorlink-mogelijkheden naar stukken op de website (indien openbaar en/of geagendeerd) of naar de website Raadsinformatie (wanneer de stukken een ander karakter hebben). De doelgroep voor de dagmail vormen de raadsleden, maar ook is besloten dat de pers deze dagelijks ontvangt. Raadsinformatie In december 2011 is de Sharepointsite Raadsinformatie ingericht. De doelgroep van deze site zijn de raadsleden en een selecte groep overige gebruikers (o.a. college, ambtelijke top). De site bevat een grote hoeveelheid informatie en mogelijkheden. Naast een historisch archief staan hier ook de stukken klaar voor de komende vergaderingen van raad en commissies. Over het algemeen zijn PAGINA 10

11 deze vergaderstukken al te vinden ruim voor het tijdstip dat de ontwerpagenda formeel wordt vastgesteld en raadsleden de fysieke stukken ontvangen of kunnen raadplegen. Naast de vergaderstukken bevat de site ook vele formats voor standaardproducten, zoals bijvoorbeeld vragen actualiteitenhalfuur, moties en amendementen, reglementen van orde, vergaderoverzicht en kalender met raadsactiviteiten.. Geheim kastje Ondanks de stelregel openbaar wat kan, blijft het noodzakelijk dat soms informatie en stukken geheim blijven. Die stukken liggen in het zogenaamde geheime kastje op de griffie. Het beleid rond geheime stukken is in 2012 aanzienlijk aangescherpt, en door de raad en het college vastgelegd in de Gedragslijn openbaarheid. Daardoor zijn de procedure en de status van geheime informatie duidelijk geregeld. LEES MEER Gedragslijn openbaarheid Website raad De website van de raad is onderdeel van de gemeentesite ( Doelgroep van de site is het algemene publiek. Naast algemene informatie en nieuws bevat het de agenda voor vergaderingen van commissies en raad, de openbare stukken, en genomen besluiten. Sociale media De raad is zowel op Facebook ( als op Twitter ( sinds deze raadsperiode actief. De griffie is verantwoordelijk voor de vulling. JAARMAIL In navolging van de dagmail voor raadsleden en de weekmail voor de partners in de stad, is in deze raadsperiode de jaarmail van de gemeenteraad geïntroduceerd. De jaarmail is een compact digitaal document, dat vol staat met in het voorgaande jaar ondernomen activiteiten en bereikte resultaten van de raad. Dit jaarverslag biedt een overzicht van de uiteenlopende werkzaamheden van de gemeenteraad, en bevat veel links naar achtergrondinformatie bij de belangrijkste thema s. De jaarmail is uitgebracht voor de periode maart 2010-maart 2011, maart 2011-maart 2012 en maart 2012-maart Bij de laatste is een Prezi opgesteld: een interactieve presentatie van filmpjes en foto s die een extra indruk geven van de werkzaamheden van de raadsleden. Voor het laatste jaar uit deze raadsperiode is geen afzonderlijke jaarmail opgesteld, maar is er uit praktische overwegingen voor gekozen om in dit overdrachtsdocument een overzicht PAGINA 11

12 op te nemen, waarin de werkbezoeken, moties en amendementen, en raad- en commissievergaderingen voor de gehele raadsperiode ( ) cijfermatig in beeld zijn gebracht (bijlage 2). LEES MEER Bijlage 2 overdrachtsdocument: Raad in cijfers ( ) Jaarmail maart 2010-maart 2011 Jaarmail maart 2011-maart 2012 Jaarmail maart 2012-maart 2013 Prezi Jaaroverzicht gemeenteraad Breda maart 2012-maart 2013 WERKGROEP JEUGD EN POLITIEK Een werkgroep binnen de gemeenteraad van Breda organiseert al sinds 2006 een aantal acties in het kader van jeugd en politiek. De onderliggende doelen van de werkgroep jeugd en politiek zijn: het bekender maken van de lokale politiek bij jongeren; het interesseren van jongeren voor de lokale politiek; het bevorderen dat jongeren/studenten gaan stemmen, en mogelijk zelfs het scouten van potentieel talent. Bijna alle raadsleden hebben inmiddels elk jaar door dit project rechtstreeks te maken met Bredase scholieren of studenten. In het 5 Vwo project leren de scholieren de wereld van de lokale politiek van binnenuit kennen. Door het zelf verzinnen van, het lobbyen voor en het indienen van een echt raadsvoorstel. Maar het project jeugd en politiek is meer. De participerende raadsleden vormen een aanspreekpunt voor de jongeren in de stad om de politiek te leren kennen. Het middelbaar beroepsonderwijs, het voortgezet onderwijs, maar ook het hoger beroepsonderwijs en de jongerenraad weten de raad inmiddels te PAGINA 12

13 vinden. Binnen de mogelijkheden die raadsleden en in het bijzonder de werkgroep jeugd en politiek hebben, wordt getracht jongeren te betrekken bij de lokale politiek. WERKGROEP INTEGRITEIT In december 2012 heeft de gemeenteraad actief het thema integriteit opgepakt. In de raadscommissie Bestuur is door fracties en college een bespreeknotitie Integriteit besproken, met als doel het borgen van integriteit in het bestuurlijk en ambtelijk handelen in Breda. Er is een werkgroep gevormd met raadsleden en ambtelijk vertegenwoordigers die aan de slag is gegaan met het uitzetten van een traject. Gemikt werd op besluitvorming door de gemeenteraad aan het einde van de raadsperiode. Het traject bestond uit drie stappen: Beeldvorming Onder voorzitterschap van de burgemeester ontvingen raadsleden, ambtenaren en vertegenwoordigers van de plaatselijke pers een stoomcursus over het begrip integriteit door dhr. Beckers, verbonden aan de Universiteit van Nijmegen. Met name werd ingegaan op de zogenoemde deugdethiek. Verdieping op de gewenste prioriteiten Door intervisiesessies van bestuurders en ambtelijk medewerkers in oktober 2013, verzorgd door dhr. Karssing van de Nyenrode Business Universiteit, ontstond een beeld op wat in Breda het meeste prioriteit heeft. Dat is eerder het aangaan van het gesprek met elkaar over integriteit dan het ontwikkelen van nog meer regels en gedragslijnen. Ook werd tijdens de intervisie duidelijk dat het mogelijk is om moresprudentie te ontwikkelen: een samenhangend geheel van oordelen en voorbeelden over wat in Breda in de huidige context integer is en wat niet. Het vastleggen van deze inzichten in een bouwstenennotitie Integriteit Deze bouwenstenennotitie is de laatste raadsvergadering van de periode vastgesteld door de gemeenteraad en kan daarmee een richtinggevend document zijn voor de komende jaren. Enkele acties van de in februari 2014 vastgestelde bouwstenennotitie zijn: 1. Door middel van periodieke intervisie door de gemeenteraad duurzaam het gesprek voeren over de toepassing van de regels (gedragslijn, codes politiek ambtsdragers, handreiking) in de dagelijkse werkpraktijk. 2. Actueel houden van de regelingen (codes, richtlijnen etc.). 3. Afstemming met het integriteitsbeleid voor ambtelijk medewerkers en partners van de gemeente. 4. De burgemeester, in de aangepaste Gemeentewet belast met de zorg voor bestuurlijke integriteit, brengt jaarlijks verslag uit over de voortgang in de bouwstenennotitie. 5. Aanwijzen van functionarissen binnen bestuur en ambtelijke organisatie die vertrouwenspersoon zijn voor politiek ambtsdragers respectievelijk ambtelijk medewerkers. 6. Vaststellen van een Handreiking Integriteit voor Raadsleden. Aanbeveling aan de nieuwe gemeenteraad is om in de komende raadsperiode de raadswerkgroep integriteit te continueren die samen met de burgemeester en ambtelijk stakeholders zicht houdt op/initiatief neemt in de voortgang in het realiseren van de bouwstenennotitie. PAGINA 13

14 AANBEVELINGEN Mede met het oog op de ambitie om papierloos te werken is het raadzaam om te blijven investeren in de verdere professionalisering van de interne communicatiehuishouding van de raad. Gedacht kan dan onder meer worden aan het intensiveren van het raadsinformatiesysteem. Hierbij moet ook aandacht zijn voor het inwerken en begeleiden van digitale raadsleden. Tevens zullen nieuwe digitale ambities van raadsleden verder worden verkend en (zo mogelijk) gefaciliteerd. Niet alleen de interne communicatie verdient de aandacht, maar er moet ook worden gezocht naar mogelijkheden en manieren om de lokale democratie in Breda aantrekkelijk en benaderbaar te houden en misschien zelfs aantrekkelijker te maken. Hierbij is niet zozeer de zichtbaarheid van de gemeenteraad als orgaan het uiteindelijke doel, maar veeleer de wederzijdse betrokkenheid tussen de inwoners en het bestuur. Hiertoe kan een breed palet van instrumenten worden ingezet. Dan gaat het niet alleen om de website van de gemeenteraad, de weekmail, de jaarmail en de sociale media, maar de interactie tussen raad en inwoner kan zeker ook worden vergroot door bijvoorbeeld te experimenteren met nieuwe vormen van consultatie/coproductie, het herinvoeren van het project 'gast in de raad' en deelname aan de 'Dag van de Democratie'. Daarnaast versterken de activiteiten van raadswerkgroepen zoals jeugd en politiek en integriteit de relatie tussen de raad en de inwoners van de stad. Aanbevolen wordt om in de komende raadsperiode de raadswerkgroep integriteit te continueren die samen met de burgemeester en ambtelijk stakeholders zicht houdt op/initiatief neemt in de voortgang in het realiseren van de bouwstenennotitie. PAGINA 14

15 Gemeenteraad, installatie 2010 PAGINA 15

16 3 PAGINA 16

17 BESLUITVORMING In de raadsperiode is de traditie van het vergaderen in een commissiemodel voortgezet. Wel is het aantal commissies, dat het voorbereidende werk voor de raad voor zijn rekening neemt, bij aanvang van deze periode teruggebracht van vijf naar vier commissies. In dit hoofdstuk wordt stilgestaan bij de ervaringen met dit commissiemodel, en worden ook lessen voor de toekomst getrokken. Om tot die lessen te komen zijn de commissievoorzitters gezamenlijk geïnterviewd. Vervolgens hebben de fractievoorzitters zich tijdens de laatste heisessie van deze raadsperiode, mede op basis van de aanbevelingen van de commissievoorzitters, uitgesproken over mogelijke aanpassingen van het Bredase vergadermodel. COMMISSIEVOORZITTERS Vanuit hun voorzitterschap zijn de commissievoorzitters bij uitstek in de positie te reflecteren op het huidige model van raadscommissies-gemeenteraad. De commissievoorzitters hebben deze raadsperiode uitdrukkelijk geïnvesteerd om de kwaliteit van het debat in de commissies te bewaken en te bevorderen. Zo hebben de voorzitters gedurende de IN DE RAADSPERIODE TELT DE GEMEENTERAAD VIER RAADSCOMMISSIES: BESTUUR RUIMTE MAATSCHAPPIJ ECONOMIE DAARNAAST IS DE TIJDELIJKE RAADSCOMMISSIE STRUCTUURVISIE IN HET LEVEN GEROEPEN. gehele raadsperiode na afloop van elke vergadercyclus hun ervaringen uitgewisseld en hebben zij trainingen gevolgd om hun wijze van leidinggeven aan vergaderingen te versterken. Daarnaast zijn in 2011 op initiatief van de commissievoorzitters aan de commissieleden enquêtevragen gesteld over het functioneren van de voorzitters. De commissievoorzitters hebben de resultaten gebruikt voor hun verdere ontwikkeling. Om te leren van andere vergadermodellen is bovendien in oktober 2013 een bezoek gebracht aan de gemeente Almere en de gemeente Oosterhout. Hierna heeft een groepsgesprek met de commissievoorzitters plaatsgevonden. De commissievoorzitters 2 hebben hierbij een aantal aanbevelingen geformuleerd, die kunnen worden gerangschikt naar de diverse fasen richting besluitvorming (voorbereiding, beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming). Deze aanbevelingen zijn vervolgens aan de fractievoorzitters voorgelegd op de heisessie van december Hieronder volgt allereerst een weergave van het groepsgesprek met de voorzitters, gevolgd door afspraken die tijdens de heisessie zijn gemaakt over het toekomstig vergadermodel voor de raad en de commissies. 2 Aan het groepsgesprek hebben de volgende voorzitters deelgenomen: Ine van Hasselt, Hanneke van Maanen, Piet Hein Scheltens, Reginald Kluijtmans en Frans Szablewski. PAGINA 17

18 Ine van Hasselt Hanneke van Maanen Frans Szablewski Reginald Kluijtmans André Lips [plv. raadsvoorzitter] [Maatschappij] [Ruimte] [Economie] [Bestuur] HUIDIGE COMMISSIEVOORZITTERS OUD- COMMISSIEVOORZITTERS Fase voorbereiding Linda van Beek Bart Vos Piet Hein Scheltens [Structuurvisie] [Bestuur] [Economie en Bestuur] Planning en werkdruk Uit het groepsgesprek blijkt dat de commissievoorzitters het wenselijk vinden dat zij meer regie krijgen op de agenda van de raadscommissies. De commissievoorzitters stellen meer overleg met het college over de (lange) termijnplanning op prijs. De verwachting is dat de voorzitters hierdoor ook meer invloed op de kwaliteit van de agendastukken kunnen uitoefenen. Daarnaast zal dit mogelijk pieken kunnen afvlakken en draagt dit bij aan een zekere voorspelbaarheid van de werkbelasting. Het idee wordt geopperd om in de nieuwe raadsperiode het coalitieakkoord in een termijnagenda te vertalen. In de optiek van de voorzitters kan een termijnplanning weliswaar meer inzicht verschaffen in de commissieagenda, maar brengt het geen verlichting in de druk op de vergadercyclus. In deze raadsperiode zijn telkens ad hoc oplossingen bedacht voor volle commissieagendas. De druk op de agenda's blijkt echter structureel. Vandaar dat de voorzitters vooral heil zien in het verhogen van de vergaderfrequentie. Dit kan op de volgende manieren: De vergadercyclus terugbrengen van zes naar vier weken. Als de frequentie wordt verhoogd, en de gemeenteraad één keer in de maand vergadert, ontstaat er ruimte om stukken eventueel door te schuiven. Bij een hogere vergaderfrequentie heeft dat minder verstrekkende consequenties voor de termijn van besluitvorming. Andere invulling raadsvergadering. Het verhogen van de vergaderfrequentie kan gepaard gaan met een andere vorm voor de raadsvergadering. De term 'mini-raad' wordt hierbij genoemd: een raad waarin de nadruk ligt op de besluitvorming, en minder op het (opnieuw) voeren van een politiek debat. PAGINA 18

19 Meer uitloopavonden inplannen. Een optie is ook om de huidige vergadercyclus van zes weken te handhaven, maar meer uitloopavonden in te plannen. Dat maakt het bijvoorbeeld mogelijk dat een bepaalde commissie, indien de agenda daarom vraagt, twee keer in een cyclus vergadert. Beschikbaarheid en kwaliteit vergaderstukken Het Reglement van Orde van de raadscommissies bepaalt dat de vergaderstukken 'zo mogelijk ten minste acht dagen' voor de vergadering aan de leden worden verzonden. In de praktijk blijkt deze regel niet altijd uitvoerbaar. Aanpassing van het Reglement van Orde (termijn verzending agendastukken) zou een oplossing kunnen zijn. De voorzitters nemen zich voor het college en de commissieleden strakker aan de regels te houden: alleen bij hoge uitzondering, en in overleg met de commissievoorzitter, wordt hiervan afgeweken. Door de late aanlevering van vergaderstukken is er nauwelijks tijd voor de voorzitters om te toetsen op kwaliteit, zoals op onder meer de status (advisering of bespreking), de volledigheid van de informatie, of op de vraag of het stuk rijp is voor behandeling. De voorzitters zien hier wel een rol voor zichzelf weggelegd. In hun ogen zijn vergaderstukken voor verbetering vatbaar. Gezamenlijke voorbereiding In de huidige praktijk bereidt iedere commissievoorzitter de vergadering individueel voor. Hierbij vindt weinig afstemming plaats met de collega-voorzitters. De commissievoorzitters vinden het wel nodig om gezamenlijk meer tijd te steken in de voorbereiding, maar zien daartoe nauwelijks mogelijkheden binnen de bestaande spelregels en het huidige vergadermodel. Gezien de termijnen van verzending en de ritmes van commissieavonden is daar geen tijd voor. Een gezamenlijk vooroverleg voor de raadscommissies werkt alleen indien de frequentie van de vergaderingen wordt verhoogd, aldus de commissievoorzitters. Ook meer inzicht in de termijnagenda wordt als belangrijke voorwaarde genoemd. Pas dan kan worden gestuurd op zowel de agendering als de kwaliteit van de stukken. Fase beeldvorming Informatieavond In het algemeen ervaren de commissievoorzitters het niet als problematisch dat werkbezoeken en informatiebijeenkomsten ad hoc worden georganiseerd, veelal op initiatief van het college en de stad. De voorzitters staan op het standpunt dat beeldvorming vooral een aangelegenheid is van individuele raadsleden en fracties. Vanwege de druk op de agenda s zien de voorzitters het echter als een uitdaging om meer structuur aan te brengen in de fase van beeldvorming tijdens de vergadercyclus. Het idee wordt geopperd om een vaste dag in de cyclus te reserveren voor werkbezoeken en informatiebijeenkomsten, een soort 'roadshow'. De initiatieven voor deze avond kunnen van zowel de stad, de raad als het college komen. Gedacht wordt aan openbare bijeenkomsten waarbij de inwoners van de stad welkom zijn, en die ook ruimte bieden voor informele ontmoeting en lobby. Hiermee wordt tevens een alternatief podium voor insprekers geboden. Het valt de commissievoorzitters namelijk op dat de inspraakbijdragen in de commissie nauwelijks van invloed zijn op de standpunten van de fracties. Informele ontmoetingen met raadsleden zijn hiervoor PAGINA 19

20 beter geschikt. Ter aanvulling dient de formele inspraakmogelijkheid in de commissievergaderingen te blijven bestaan. De voorzitters zijn van mening dat tijdens een vaste informatiebijeenkomst parallelle sessies kunnen worden gedraaid. Maar dat betekent dat de faciliteiten op het Stadhuis moeten worden aangepast. Het idee wordt aangedragen om deze informatiebijeenkomsten ook op locaties in de stad te organiseren. Ook hier geldt dat de facilitaire voorwaarden op orde moeten zijn. Fases oordeelsvorming en besluitvorming In het Bredase vergadermodel van commissie- en raadsvergaderingen lopen de fases van oordeels- en besluitvorming enigszins door elkaar. Bespreek- en adviesstukken worden bijvoorbeeld in dezelfde commissievergadering behandeld. De commissievoorzitters hebben hier geen moeite mee en willen deze flexibiliteit in het vergadersysteem behouden. Kwaliteit debat De commissievoorzitters zien het als hun taak om de kwaliteit van het politieke debat te verbeteren. Zij zien hiervoor diverse mogelijkheden: Tijdens de commissievergaderingen kan nog sterker worden gestuurd op spreektijd van zowel commissie- als collegeleden. Ook moet meer worden benadrukt dat technische vragen niet in de commissie moeten worden gesteld. In de aanloop naar de commissievergaderingen is hiervoor voldoende gelegenheid (een expliciet moment van beeldvorming kan hier ook aan bijdragen). Verder kan een andere setting in de raadszaal bijdragen aan de kwaliteit van het debat in de raadscommissies. De centrale plaats van het college leidt er wellicht toe dat er PAGINA 20

21 veel vragen aan de wethouders worden gesteld, en dat het debat tussen de commissieleden onderling minder uit de verf komt. Dit kan misschien worden doorbroken door de wethouders alleen achter de tafel plaats te laten nemen als een onderwerp uit hun portefeuille wordt besproken. Voor de andere collegeleden worden dan plaatsen gereserveerd op een van de ringen in de raadszaal. Tot slot pleiten de commissievoorzitters ervoor om meer te experimenteren met andere werkvormen binnen de commissievergaderingen. Naar hun mening hebben de voorzitters zich in deze raadsperiode op dit vlak behoudend opgesteld. Van belang hierbij is wel dat commissie- en collegeleden tijdig in deze experimenten worden betrokken. Het is aan de voorzitter om de regie op dit proces te voeren. De kennismakingen met andere vergadermodellen (Almere en Oosterhout) zijn de commissievoorzitters goed bevallen. Zij vinden het belangrijk om ook in de volgende periode op pad te blijven gaan om te leren van andere raden. Aanbevelingen commissievoorzitters 1. Werk met een (brede) termijnagenda om meer regie te krijgen op de commissieagenda's. 2. Verhoog de vergaderfrequentie om de druk op de vergadercyclus te verlichten. 3. In geval van verhoging van de vergaderfrequentie: verbeter de vergaderfaciliteiten in het Stadhuis en meer aandacht voor de ondersteuning van kleinere fracties. 4. Commissievoorzitters moeten zich strenger houden aan de termijn uit het Reglement van Orde en/of pas de termijn van de verzending van de agendastukken in het Reglement van Orde aan (meer dan 8 dagen). 5. Stel een gezamenlijk voorbereidingsoverleg van de commissievoorzitters met het oog op de komende cyclus van raadscommissies in. 6. Reserveer een vaste dag in de vergadercyclus voor werkbezoeken, inspraak en informatiebijeenkomsten. 7. Versterk de kwaliteit van het debat in de commissie door o.a. sterkere sturing op de spreektijd van commissie- en collegeleden, minder centrale placering van collegeleden in de raadscommissie, meer te experimenteren met alternatieve werkvormen in de raadscommissies, en gemeenteraden met andere vergadermodellen te bezoeken. HEISESSIE EN VERGADERMODEL Om de druk op de vergadercyclus te verlichten heeft het FVO, mede op basis van de reeks van aanbevelingen van de commissievoorzitters, tijdens de heisessie 2013 de raadsgriffie de opdracht gegeven om de mogelijkheden van parallelle commissievergaderingen uit te werken. Het FVO geeft hierbij de volgende suggesties mee: Op maandag kan vanaf uur worden gestart, op donderdag vanaf uur. Er kunnen meerdere commissies op één dag (middag en avond) worden ingepland. De mogelijkheid van een miniraad (hamerstukken) kan worden overwogen. Tijdens de vergadermiddagen en -avonden moet een maaltijd worden verzorgd. Dit betekent dat hiervoor meer middelen moeten worden ingezet. De ondersteuning van de kleinere fracties en de vergoedingen van de commissieleden moeten worden heroverwogen. De vergaderfrequentie hoeft niet per se te worden verhoogd (zes weken-cyclus): de raadscommissies behouden het huidige karakter. PAGINA 21

22 In de verkenning van de mogelijkheden dient ook aandacht te worden besteed aan een vaste dag voor werkbezoeken, informatiebijeenkomsten en/of inspraak. Verder heeft het FVO tijdens de heisessie de volgende beslissingen over het vergadermodel genomen: Om meer regie te krijgen op de commissieagenda's is het wenselijk dat er met een (brede) termijnagenda wordt gewerkt. Een eerste start zou de vertaling van het coalitieakkoord in een termijnplanning kunnen zijn. Belangrijke randvoorwaarde bij het parallel vergaderen vormt het verbeteren van de vergaderfaciliteiten in het Stadhuis. Voor wat betreft het tijdstip van verzending van de vergaderstukken moeten de commissievoorzitters zich strenger houden aan de termijn uit het Reglement van Orde. Bezien moet worden of het Reglement van Orde moet worden aangepast voor wat betreft de uiterlijke termijn van verzending van de agendastukken. Er wordt een gezamenlijk voorbereidingsoverleg van de commissievoorzitters met het oog op de komende cyclus van raadscommissies ingesteld. Dit geeft de voorzitters de gelegenheid om de vergadercyclus onderling met elkaar af te stemmen en voor te bereiden. Onderdeel hiervan vormt een toets op de kwaliteit van de beschikbare stukken. Het verdient aanbeveling om in de vergadercyclus een vaste dag te reserveren voor werkbezoeken, informatiebijeenkomsten en/of inspraak, op initiatief van stad, raad en/of college. Deze bijeenkomsten, met ook ruimte voor een informele ontmoeting, vinden in de regel plaats op het Stadhuis. De technische faciliteiten dienen hiervoor op orde te zijn. De kwaliteit van het debat in de commissie kan onder meer worden versterkt door: een andere placering van collegeleden in de raadscommissie (wethouders alleen achter de tafel indien onderwerp uit hun portefeuille wordt besproken); meer te experimenteren met alternatieve werkvormen in de raadscommissies, en bezoeken af te leggen aan gemeenteraden met andere vergadermodellen. NIEUW VERGADERMODEL Op basis van de door de fractievoorzitters geformuleerde randvoorwaarden heeft de griffie een drietal mogelijke vergadermodellen geformuleerd. Tijdens het FVO van 20 januari 2014 is de keuze van de fractievoorzitters gevallen op de variant vierweekse vergadercyclus (geen parallelle commissies). Met dit model, waarin wordt uitgegaan van de huidige commissiestructuur, wordt een pilot gedraaid tot januari Hierna volgt een evaluatie door het FVO. PAGINA 22

23 Vierweekse vergadercyclus (geen parallelle commissies) 1 Maandag Maandag Woensdag Donderdag Informatiebijeenkomsten Fractievoorzittersoverleg Overleg commissievoorzitters Raadsvergadering Informatiebijeenkomsten (evt. parallel): : extern (in stad) : maaltijd : intern (op Stadhuis) : evt. fractievergaderingen Raadsvergadering: 19.30: start raad 2 Maandag Informatiebijeenkomsten 3 Maandag Dinsdag Woensdag Donderdag Raadscommissie 1 Raadscommissie 2 Raadscommissie 3 Raadscommissie 4 Raadscommissies: 19.30: start commissies 4 Maandag Informatiebijeenkomsten De vergadercyclus is als volgt opgebouwd: In week 1 vindt het voorbereidingsoverleg tussen de voorzitters van de raadscommissies plaats. 3 In dit overleg komen aan de orde: - tijdigheid stukken ten behoeve van voorbereiding en behandeling; - volledigheid stukken (bijlagen/digitaal); - aanvullende informatiebehoefte; - controle vraagstelling en aard van het ter agendering aangeboden stuk; - omvang commissievergaderingen, opzet cyclus en eventueel inzet uitloopavond; - indien van oordeel dat stukken niet rijp zijn voor behandeling, in overleg treden met college; - vaststellen ontwerp agenda s. In week 1, 2 en 4 is de maandag gereserveerd voor werkbezoeken en informatiebijeenkomsten. Indien nodig kunnen deze bijeenkomsten parallel plaatsvinden. Bij een volle agenda met bijeenkomsten en bezoeken kan om uur worden gestart. In het algemeen is het idee om voor etenstijd (d.w.z. tot uur) bezoeken in de stad af te leggen, en na de maaltijd (vanaf tot uur) in te plannen voor interne (colle- 3 Voor het eerste FVO van de nieuwe raad zal een profielschets/instructie voor de nieuwe commissievoorzitters worden opgesteld. Ook tijdens de overdracht van de vorige raad is een dergelijke schets gemaakt. PAGINA 23

24 ge-) informatiebijeenkomsten die op het Stadhuis plaatsvinden. Vervolgens is er de mogelijkheid om de fractievergaderingen te houden. In week 3 vinden alle vergaderingen van de raadscommissies plaats, en wel op maandag-, dinsdag- woensdag- en donderdagavond. Aanvang: uur. Aan het begin van week 4 komt het FVO bijeen, ter voorbereiding op de agenda van de raadsvergadering. De raadsvergadering vindt plaats op de donderdagavond van week 1 (in de eerste cyclus is dat dan week 5). De aanvangstijd is dezelfde als bij de raadscommissies: uur. In dit nieuwe vergadermodel wordt tegemoet gekomen aan de suggesties uit de heisessie om één dag te reserveren voor werkbezoeken en informatiebijeenkomsten, een voorbereidingsoverleg voor de commissievoorzitters in te stellen, en indien nodig het aanvangstijdstip van de vergaderingen te vervroegen. Daarnaast wordt de vergadercyclus verkort, met als doel het verbeteren van de effectiviteit van de besluitvorming. Door de hogere vergaderfrequentie is het streven dat het politieke debat meer en meer in de raadscommissies wordt gevoerd, en niet in de raadsvergadering. Indien in de commissies dan ook moties en amendementen worden aangekondigd, kan de raadsvergadering meer het karakter van een miniraad (hamerstukken) krijgen. Indien tijdens de commissievergadering blijkt dat de politieke discussie nog niet af is, kan het onderwerp worden doorgeschoven naar de volgende cyclus. Dit heeft dan minder verstrekkende consequenties dan in een vergadercyclus van zes weken. Gezien de hogere vergaderfrequentie is in het nieuwe vergadermodel een uitloopavond niet nodig, en kunnen de commissies en de raad op een later tijdstip beginnen. AANBEVELINGEN Om de druk op de vergadercyclus te verlichten heeft het FVO besloten een nieuw vergadermodel in te voeren: een vierweekse vergadercyclus (zonder parallelle vergaderingen). Met dit nieuwe vergadermodel wordt invulling gegeven aan de wens van de raad om één dag te reserveren voor werkbezoeken en informatiebijeenkomsten, een voorbereidingsoverleg voor de commissievoorzitters in te stellen, en indien nodig het aanvangstijdstip van de vergaderingen te vervroegen. Het gaat om een pilot die duurt tot januari 2015 en die door het FVO zal worden geëvalueerd. Naast het invoeren van het nieuwe vergadermodel, inclusief een vaste dag voor werkbezoeken/informatiebijeenkomsten en een voorbereidingsoverleg voor de commissievoorzitters, hebben de fractievoorzitters tijdens de heisessie 2013 de volgende beslissingen genomen: Om meer regie te krijgen op de commissieagenda's is het wenselijk dat er met een (brede) termijnagenda wordt gewerkt. Belangrijke randvoorwaarde bij parallelle bijeenkomsten vormt het verbeteren van de faciliteiten in het Stadhuis. Bezien moet worden of het Reglement van Orde moet worden aangepast voor wat betreft de uiterlijke termijn van verzending van de agendastukken. PAGINA 24

25 De kwaliteit van het debat in de commissie versterken, onder meer door een andere placering van collegeleden in de raadscommissie, meer te experimenteren met alternatieve werkvormen in de raadscommissies, en bezoeken af te leggen aan gemeenteraden met andere vergadermodellen. PAGINA 25

26 4 PAGINA 26

27 TAKEN RAAD Kaderstellen, controleren en volksvertegenwoordigen. Dat vormen de drie hoofdtaken van de gemeenteraad. Dit hoofdstuk schetst de wijze waarop de raad in de afgelopen raadsperiode invulling heeft gegeven aan deze drie taken. Met het oog op de kaderstellende rol wordt aandacht besteed aan de takendiscussie, de pre-voorjaarsnotadebatten en diverse raadswerkgroepen (mondiaal beleid, re-integratie, decentralisaties sociaal domein, grondbeleid en stedelijke programmering, en regio) en de tijdelijke raadscommissie Structuurvisie. In het kader van de volksvertegenwoordigende rol zijn de werkbezoeken van de raad in kaart gebracht. Wat betreft de kaderstellende en controlerende rol wordt ingegaan op de werkzaamheden van de werkgroep cyclische producten. Tot slot komt de functie van de rekenkamer, als onafhankelijk controlerend orgaan van de gemeenteraad, aan de orde. TAKENDISCUSSIE In de raadsvergadering van 15 juli 2010 heeft de gemeenteraad ingestemd met het instellen van een werkgroep takendiscussie, bestaande uit één vertegenwoordiger per fractie, die de voorbereidingen en de uitvoering van de takendiscussie ter hand neemt. De takendiscussie heeft de fasen van beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming doorlopen. De fase van beeldvorming heeft vorm gekregen in de externe oriëntatie met de stad, die van november 2010 tot en met januari 2011 heeft plaatsgevonden. In gesprekken met de stad heeft de raad vragen gesteld, geluisterd en informatie verzameld. In het rapport Breda denkt mee heeft de werkgroep takendiscussie alle reacties, ideeën en beschouwingen gebundeld die door de inwoners, bedrijven en organisaties van de stad zijn aangedragen. De raad heeft voor deze takendiscussie gekozen voor een andere vorm van besluiten voorbereiden. In plaats van de reguliere voorbereiding via de raadscommissies heeft op 17 februari 2011 een openbare, oordeelsvormende bijeenkomst plaatsgevonden. Deze oordeelsvormende bijeenkomst gaf de politieke partijen meer ruimte voor een onderlinge uitwisseling, waarbij partijen elkaars argumenten hebben afgetast en aangevuld. De takendiscussie is afgesloten met een besluitvormende raadsvergadering op 22 maart Voor dit raadsdebat is geen raadsvoorstel ingebracht, maar de politieke discussie is gevoerd aan de hand van dertig moties die door de fracties zijn ingediend. Deze moties bevatten opdrachten aan het college om verdere invulling te geven aan de bezuinigingsopgave. Uiteindelijk zijn 17 moties aangenomen, nadat eerst ook het college van burgemeester en wethouders daarop heeft kunnen reageren. In de Voorjaarsnota 2011 heeft het college inzicht gegeven op welke wijze het college deze moties uitwerkt. LEES MEER Rapport 'Breda denkt mee' Overzicht moties takendiscussie PRE-VOORJAARSDEBATTEN De externe oriëntatie, zoals uitgevoerd tijdens de takendiscussie in 2010 en 2011, blijkt van waarde te zijn om de stad te betrekken bij de beleidsmatige kaderstelling. Ook in 2012 en 2013 keert dit expliciet contactmoment tussen de stad PAGINA 27

28 en de gemeenteraad terug. Als voorbereiding op het raadsdebat over de Voorjaarsnota heeft de gemeenteraad zowel in 2012 als in 2013 de Bredase organisaties, instellingen en ook individuele burgers uitgenodigd om in gesprek te gaan met raadsleden over het toekomstige gemeentelijke beleid. Waar moeten de accenten liggen? Welke keuzes moeten worden gemaakt? Welke onderwerpen hebben prioriteit? Hoe kan het beleid wellicht anders/beter? In de Voorjaarsnota wordt het gemeentelijk beleid voor de komende jaren (begroting) beschreven. Alle onderwerpen, suggesties en ideeën die op de gespreksavonden naar voren zijn gebracht, zijn verzameld en geordend in rapportages. In een extra vergadering heeft de gemeenteraad zowel in maart 2012 als maart 2013 in zogenaamde prevoorjaarsnotadebatten de input uit de stad besproken en aangegeven welke onderwerpen, keuzes en accenten daadwerkelijk de aandacht verdienen in de Voorjaarsnota. Een mini-enquête onder de fractievoorzitters over het proces pre-voorjaarsnota 2012 laat onder meer zien dat het belangrijk wordt gevonden dat de raad zich gezamenlijk oriënteert op de ideeën en suggesties van de inwoners van Breda, en dat raadsleden hierbij niet alleen een luisterende, maar vooral een actieve rol kunnen vervullen. De wijze waarop dit proces wordt ingevuld vraagt continue aandacht. Het gaat dan vooral om het strikter gescheiden houden van de fasen van beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming, het zorgen voor minder abstracte input uit de stad, het duidelijk communiceren van het verwachtingspatroon in de verschillende fasen van het proces, en het verbeteren van de wijze van terugkoppeling van de resultaten aan de deelnemers. PAGINA 28

29 LEES MEER 'Breda denkt mee'. Voorjaarsnota 2012 Breda, denk mee! Pre-voorjaarsnota 2013 WERKGROEP MONDIAAL BELEID De raadwerkgroep mondiaal beleid is in 2008 ontstaan als uitvloeisel van het initiatiefraadsvoorstel Werelds Delen dat in 2007 door de raad is aangenomen. Met dit voorstel wilde de gemeenteraad het beleid op het gebied van internationale solidariteit structureren. Tevens wilde men een bijdrage leveren aan het realiseren van de millenniumdoelen van de VN. In dat kader is Breda ook millenniumgemeente geworden. De werkgroep vormde ook in 2010 een klankbord voor de ambtelijke organisatie bij de verdere invulling en ontwikkeling van het programma Werelds Delen. Dit programma berust op drie pijlers: 1. Draagvlakverbreding en mondiaal bewustzijn; 2. Projectmatige samenwerking met lokale overheden gericht op kennisoverdracht; 3. Samenwerking met landen van herkomst. Ten aanzien van de nadere invulling van de tweede pijler heeft een delegatie vanuit Breda (waaronder ook twee leden van de raadswerkgroep) in november 2010 een bezoek gebracht aan Ekurhuleni. Met deze stad is Breda in 2008 een succesvol project aangegaan op het gebied van stadsvernieuwing en sociale huisvesting. Zo heeft het project inmiddels geleid tot een volledig stadsvernieuwingsplan voor een van de kernen van Ekurhuleni. Eind 2010 is een eerste aanzet gegeven voor een programma Werelds Delen Nieuwe Stijl dat, mede ook door de afname van het beschikbare budget, een meer projectmatige insteek zal krijgen. De pijlerbenadering zal daarbij worden losgelaten. In het kader van de takendiscussie zijn de werkzaamheden van de werkgroep opgeschort, tot de politieke discussie over dit onderwerp tot een raadsbesluit heeft geleid. WERKGROEP RE-INTEGRATIE De werkgroep re-integratie is eind 2010 opgericht naar aanleiding van de bespreking van het rapport van de Rekenkamer Breda over het reintegratiebeleid van de gemeente Breda. De werkgroep, samengesteld uit de woordvoerders werk en inkomen van alle fracties, heeft zich eerst laten informeren. Enerzijds door het stellen van vooral kwalitatieve vragen aan het college. Anderzijds heeft op 16 maart 2011 een informatiesessie plaatsgevonden met diverse partijen uit het werkveld: BSW Bedrijven, K-Pabel, Werk aan de Wijk, het werkgeversservicepunt Drechtsteden en het reintegratiebedrijf Fith. Na de informatievergadering heeft de werkgroep re-integratie een kaderstellende notitie opgesteld, getiteld Enkele uitgangspunten ten behoeve van een Bredase beleidsvisie Re-integratie. Met het oog op een nieuwe gemeentelijke beleidsvisie re-integratie heeft de werkgroep aandacht gevraagd voor de onderwerpen maatwerk en bejegening, effectiviteit en keuzes, werkgevers, welzijn, onderwijs, zorg en reintegratie en armoedebeleid. Bij elk van deze onderwerpen heeft de werkgroep enkele aanbevelingen aan het college geformuleerd. Daarnaast heeft de werkgroep het college gevraagd om de stand van zaken met betrekking tot de aanbevelingen van de rekenkamer over het re-integratiebeleid. Tot slot heeft de werkgroep het belang van het vaker evalueren en het periodiek volgen van het re-integratiebeleid onderschreven. Tijdens de vergadering van de raadscommissie Economie van 21 juni 2011 is de notitie van de werkgroep PAGINA 29

30 besproken. De notitie kon rekenen op brede steun van de raadscommissie. De voorzitter van de commissie Economie heeft namens de commissie de notitie aangeboden aan het college. LEES MEER Bespreeknotitie werkgroep re-integratie Enkele uitgangspunten ten behoeve van een Bredase beleidsvisie Re-integratie WERKGROEP DECENTRALISATIES SOCIAAL DOMEIN De werkgroep decentralisaties sociaal domein is in juni 2012 in het leven geroepen, met als doel het verbeteren van inzicht in zowel de afzonderlijke werking als de samenhang, keuzes en consequenties van de drie decentralisaties in het sociale domein (jeugdzorg, Participatiewet en begeleiding AWBZ). De werkgroep heeft onder meer praktijkvoorbeelden uit andere steden verzameld en is door de ambtelijke projectleiders bijgepraat over recente ontwikkelingen. Op 19 februari 2013 heeft een delegatie van de raad, op uitnodiging van het Stedelijk Overlegplatform Zorgaanbieders en Amarant, een werkbezoek aan twee zorginstellingen afgelegd. Dit met het oog op het verkennen van de doelgroep in het kader van de decentralisaties AWBZ en het scheiden van wonen en zorg. Begin 2013 heeft de werkgroep besloten haar werkzaamheden te beëindigen. Gezien het belang van het onderwerp is ervoor gekozen de informatie en de verantwoording over de decentralisaties uitsluitend via de vaste raadscommissies te laten lopen. WERKGROEP REGIO Vanaf het begin van de raadsperiode zijn alle raadsfracties vertegenwoordigd in de raadswerkgroep regio. Hiermee onderstreept de Bredase gemeenteraad het belang van de regionale samenwerking. De raad toont zich betrokken bij ontwikkelingen die de gemeentegrens overstijgen en de kansen die zich daarbij voordoen. Naast de fracties zijn ook de portefeuillehouder Regio en de programmamanager Regiozaken in de werkgroep vertegenwoordigd. Er worden zaken besproken die betrekking hebben op de positionering van Breda in de regio West- Brabant en de B5. Ook onderwerpen die in algemene zin de intergemeentelijke en bovenregionale samenwerking betreffen komen aan bod. De werkgroep komt in de regel zes keer per jaar bij elkaar, daags voorafgaand aan de zogenaamde West- Brabant-middagen. De werkzaamheden van de raadswerkgroep kunnen worden opgesplitst in drie onderdelen: ❶ PAGINA 30

31 Beeldvorming over actuele thema s en ontwikkelingen Aan de hand van de thema s geagendeerd voor de 2-maandelijkse regionale bestuurscommissies wordt de werkgroep geïnformeerd door de portefeuillehouder Regio over hetgeen de Bredase portefeuillehouders hierover inbrengen in de regionale bestuurscommissies. De werkgroep kan hier zelf ook richting aan geven. Overigens worden deze West-Brabantmiddagen vanaf 2014 vervangen door netwerkbijeenkomsten. Advisering aan gemeenteraad over belangrijke strategische documenten De werkgroep heeft de afgelopen raadsperiode een visie en zienswijze geformeerd op enkele belangrijke strategische documenten. Het betreft hier met name de Strategische Agenda West-Brabant (medio 2011) en het Rapport Krachtig Bestuur van de commissie Huijbregts (medio 2013). Deze zienswijzen zijn door de raad overgenomen en vastgesteld. Het mede initiëren van werkbezoeken De afgelopen raadsperiode heeft de gemeenteraad een aantal werkbezoeken gebracht aan collega s van regiogemeenten. Tijdens deze bezoeken hebben de raadsleden van de deelnemende gemeenten kennis gemaakt met diverse thema s en aandachtsvelden uit de regionale strategische agenda die in de gastgemeenten nadrukkelijk spelen. Naast de inhoudelijke informatieoverdracht blijkt dat het actief contact leggen en in gesprek zijn met collegaraadsleden uit andere gemeenten een duidelijke meerwaarde heeft naar de toekomst toe, als samen moet worden opgetrokken in processen waarbij regionale afstemming gewenst is. De werkgroep doet de volgende aanbevelingen richting de komende bestuursperiode, die zijn gericht op het versterken van de positie van gemeenteraden in de regio: 1. Het meewerken en meedenken aan het (door)ontwikkelen van een gezamenlijke (regionale) visie op regionale samenwerking. (Denk hierbij aan antwoorden op vragen als: Wordt het uitgangspunt regionaal wat moet en lokaal wat kan of regionaal wat kan en lokaal wat moet? Bij welke taken willen gemeenten samenwerken en welke taken blijven van de afzonderlijke gemeenten? Hoe wordt regie gehouden op taken waarop we samenwerken?). 2. Het bevorderen van betrokkenheid van gemeenteraden door het organiseren van radendagen waarbij van gedachte wordt gewisseld over actuele regionale thema s en hierbij te maken strategische keuzes. 3. Het bevorderen dat kaderstelling voor regionale samenwerking expliciet wordt opgenomen in de P&C-documenten van alle deelnemende gemeenten. 4. Nader onderzoeken wat de voor- en nadelen, mogelijkheden en onmogelijkheden zijn van het instellen van een regioraad naar bijvoorbeeld model Drechtsteden. De input van Breda kan wat betreft deze aanbevelingen voor nadere uitwerking en afstemming worden ingebracht in de regionale griffierskring c.q. in regionale raadsbijeenkomsten. Naast deze vernieuwende aanbevelingen is het ook belangrijk dat de werkgroep aandacht blijft vestigen op thema s en onderwerpen die in de afgelopen bestuursperiode reeds in gang zijn gezet: PAGINA 31

32 5. Kritisch zijn op de uitwerking en gevolgen van Redesign als nieuwe bestuurlijke werkwijze van de Regio West-Brabant. Met Redesign wordt beoogd dat de regio in een meer netwerkachtige opzet integraler en slagvaardiger zal kunnen gaan handelen. Aandacht voor de democratische legitimatie van de regio blijft door deze opzet zeer belangrijk. 6. Een vinger aan de pols houden bij de voortgang van de uitvoering strategische agenda. 7. Niet alleen focus op West-Brabant. Behalve een focus op West-Brabant wordt het, gezien de kansrijke ligging van Breda, ook steeds belangrijker dat er ook wat betreft samenwerking met B5, provincie en rest van Brabant nieuwe stappen worden gezet. Verder verdienen ook de relatief nieuwe samenwerkingsvormen als Deltriplatform, samenwerking met Zeeland en overleg met Rotterdams havenbedrijf en Antwerpen de komende bestuursperiode blijvende aandacht en nadere uitwerking. 8. Aandacht blijven houden voor de beeldvorming over Breda in de regio. De reeds in gang gezette beeldvorming open staan voor samenwerking en daarbij zichtbaar en beschikbaar zijn als partner zonder dwingend te zijn dient daarbij ook de komende jaren leidend te zijn. In bijlage 3 bij dit overdrachtsdocument worden de werkzaamheden van de werkgroep in de afgelopen periode alsmede de aanbevelingen voor de komende periode nader uitgewerkt. LEES MEER Bijlage 3 overdrachtsdocument: Overdrachtsdocument raadswerkgroep regio WERKGROEP GRONDBELEID EN STEDELIJKE PROGRAMMERING In de raadsperiode heeft het gemeentebestuur van Breda zich intensief bezig gehouden met de problematiek van het grondbeleid. Door de vastgoed- en woningmarktcrisis werd in deze periode duidelijk dat de waarde van gronden die het gemeentelijk Grondbedrijf in portefeuille heeft onder druk staat. De raad heeft, op voorstel van het college, enkele jaren achtereen forse afboekingen moeten doen op de balans die ten koste gingen van de reservepositie van de gemeente. De Bredase rekenkamer heeft in genoemde raadsperiode een rapport opgesteld Het Bredaas grondbeleid. Dit rapport bevat een groot aantal aanbevelingen aan zowel de gemeenteraad als aan het college. Kern van de aanbevelingen is: Zie grondbeleid, financiën en ruimtelijke ontwikkelingen in alle gevallen in samenhang met elkaar: stel bestuurders door integrale voorstellen in staat om financiële consequenties te betrekken bij ruimtelijke besluiten en andersom; PAGINA 32

33 Breng besluiten over losse ruimtelijke ontwikkelingen in verband met elkaar: beschouw systematisch in de besluitvorming de concurrentie of interactie tussen ontwikkelingen in diverse gebieden in de stad; Verstrek de raad een samenhangend geheel van ruimtelijke, programmatische en financiële gegevens over de lopende gebiedsontwikkelingen in de vorm van een MPG. De uitwerking van de wijze waarop de raad met alle rekenkameraanbevelingen is omgegaan, is verwoord in een amendement dat de raad op 21 maart 2013 heeft aangenomen bij de behandeling van het rekenkamerrapport. Kern van dit amendement is dat een deel van de aanbevelingen direct is overgenomen door de raad, terwijl voor een ander deel van de aanbevelingen is afgesproken dat de raad hier eerst zelf nader onderzoek doet alvorens deze al dan niet over te nemen. Dit nadere onderzoek naar een aantal rekenkameraanbevelingen is gebeurd na de instelling van de raadswerkgroep grondbeleid en stedelijke programmering. Het onderzoek bestond eruit dat in een serie met het college samen georganiseerde themasessies de aanbevelingen van de rekenkamer aan de hand van drie perspectieven bezien zijn: instrumenten van grondbeleid, inrichting besluitvorming rondom grondbeleid en risico(management) met betrekking tot grondbeleid. Ter afronding van dit onderzoek heeft de raad eigenstandig een rapportage met bevindingen opgesteld. Deze werkwijze, waarbij externe en ambtelijke expertise werd ingebracht, is alle betrokkenen goed bevallen en leverde belangrijke inzichten op. Deze inzichten zijn neergelegd in de vorm van het Pré-advies nota Grondbeleid met 23 aanbevelingen die zijn vastgesteld in de raad van 19 december De bestuurlijke oogst van de beschouwing van het grondbeleid in relatie tot stedelijke programmering in de periode bestaat dus uit: De overgenomen aanbevelingen uit het rekenkamerrapport Het Bredaas grondbeleid die zijn opgenomen in de lijst van toezeggingen van de raadscommissie Bestuur; De 23 aanbevelingen uit het Pré-advies nota Grondbeleid die deels zijn verwerkt in de in februari 2014 vastgestelde Nota Grondbeleid. De uitvoering van deze aanbevelingen zullen qua voortgang en implementatie in de nieuwe bestuursperiode worden gevolgd door de vaste raadcommissies. Voor een deel zijn de aanbevelingen van de rekenkamer en de raad zelf door het college verwerkt in de Nota Grondbeleid. Een ander deel van de aanbevelingen viel echter buiten de scope van deze nota, zoals het aspect cultuur. Aangezien het belang van het onderwerp grondbeleid/ stedelijke ontwikkeling ook in de raadsperiode naar verwachting groot zal zijn, wordt de nieuwe raad geadviseerd om: actief zicht te houden op het geheel aan overgenomen aanbevelingen door periodieke voortgangs-/themasessies met het college; specifiek gericht op de coalitievorming, zoals besloten in het Pré-advies nota Grondbeleid, met het oog op het inbouwen van checks en balances de beleidsvelden grondzaken, ruimtelijke ontwikkeling en algemeen financieel beleid niet in één wethoudersportefeuille te combineren; naast de informatieplicht van het college op dit punt, ook zelf intensief te blijven investeren in kennisontwikkeling over grondexploitaties, stedelijke programmering en - ontwikkeling en de relatie daartussen; PAGINA 33

34 de taak van integraliteits- en kwaliteitscontrole op raadsvoorstellen in elke vergadercyclus te borgen; dit kan een plaats krijgen in de instructie aan het commissievoorzitters- of fractievoorzittersoverleg (zie hoofdstuk Besluitvorming). LEES MEER Pré-advies aan gemeenteraad t.a.v. nota Grondbeleid 2014 Bijlage Pré-advies aan gemeenteraad t.a.v. nota Grondbeleid 2014 TIJDELIJKE COMMISSIE STRUCTUURVISIE De betekenis van de Structuurvisie Breda 2030 is tweeledig. Enerzijds beoogt de visie een stip op de horizon te zetten als een baken voor de gewenste ruimtelijke ontwikkeling in de stad. Anderzijds biedt de structuurvisie een samenhangend kader voor de keuzes die voor de korte en middellange termijn aan de orde zijn. De structuurvisie doet niet alleen uitspraken over de fysieke ontwikkelingen in de stad, maar legt ook een relatie met het fysieke beheer en de sociaal-maatschappelijke opgave in een compacte stad. ❷ Het proces van de ontwikkeling van de structuurvisie begon voor de raad al in december 2011 met het instellen van een tijdelijke raadscommissie die zich in aparte werkbijeenkomsten en -bezoeken specifiek op deze brede materie heeft georiënteerd en adviezen heeft uitgebracht bij de tussentijdse stappen waaronder de Keuzenota in februari 2013 en ten slotte het eindadvies over het raadsvoorstel tot vaststellen van de definitieve nota. Hierin wordt een uitvoeringsperspectief geschetst dat inzicht biedt in de financiële opgave op de langere termijn. In de nota is een overzicht opgenomen van de totale investeringsopgave van de gemeente voor de komende jaren. Uit dit plan zullen bij de nieuwe raadsperiode de (eerste) keuzes worden gemaakt, welke investeringen groen licht krijgen voor de periode om te worden uitgewerkt en gerealiseerd. Hiermee kan de gemeenteraad een integrale afweging maken op de programmering van alle investeringen (inclusief die behorende bij de Structuurvisie Breda 2030) in relatie tot de beschikbare financiële middelen. WERKBEZOEKEN In de afgelopen periode heeft de raad vele, gevarieerde werkbezoeken in de stad en de regio afgelegd. Het gaat om bijna honderd bezoeken door een delegatie vanuit de raad (zie overzicht). Het voornemen om in deze raadsperiode een jaarlijkse globale planning van werkbezoeken op te stellen, is nauwelijks van de grond gekomen. In de praktijk blijken de bezoeken toch vooral ingegeven door de politieke actualiteit. Vele bezoeken vinden plaats op uitnodiging van organisaties en instellingen uit de stad. Daarnaast PAGINA 34

35 worden ook vanuit het college, raadscommissies of raadswerkgroepen werkbezoeken georganiseerd ter voorbereiding van besluitvorming in raad en commissies. Ook de afgelopen jaren was het met regelmaat lastig om in de drukke raadsagenda ruimte voor werkbezoeken te reserveren. Vandaar dan ook de wens van de commissievoorzitters om meer structuur in de werkbezoeken (en informatiebijeenkomsten) aan te brengen. Zij opperen het idee om hiervoor een vaste dag in de cyclus te reserveren (zie hoofdstuk Besluitvorming). ❸ ❹ ❺ Foto s werkbezoeken: ❶ Steenbergen ❷ Bedrijventerreinen ❸ Politieteams ❹ Streetcup (dak- en thuislozen) ❺ Centrum voor Jeugd en Gezin PAGINA 35

36 Werkbezoeken raadsperiode [1] Maart maart 2011 (20) Maart 2011-maart 2012 (25) 1. Zaart 2. Centrum voor Jeugd en Gezin 3. Veiligheidshuis 4. Woningcorporaties 5. Surplus Welzijn 6. Brabants Zeeuwse Werkgeversvereniging 7. Amphia Ziekenhuis 8. Atletiekvereniging Sprint 9. Tweede Maasvlakte 10. Ruhr 11. Stads TV 12. Brabantse Delta 13. Politieteams 14. De Brug 15. NAC 16. Stichting Elisabeth 17. Coffeeshops 18. Gemeentelijke sportaccommodaties 19. Dinalog 20. Stichting Valkenhorst 1. BSW, K-Pabel, Werk aan de Wijk, reintegratiebedrijf Fith 2. De Driesprong 3. NAC 4. Politie Zuid-Oost 5. Lille (BCH2018) 6. Fietsexcursie Hoge Vucht, Doornbos en Linie 7. Princenhage 8. t Koetshuis (SMO) 9. Wooncorporaties 10. Speeddate Surplus Welzijn 11. Erkurhuleni (Zuid-Afrika) 12. Regiobezoek: Zundert, Alphen-Chaam, Baarle-Nassau 13. Via Breda 14. Brede school Noorderlicht/jeugdzorg 15. Beheer en onderhoud buitenruimte 16. Derde Wereldwerkplaats 17. Klokkenberg 18. Aanleggen tuin Mytylschool De Schalm 19. Stedelijk Platform Zorgaanbieders Breda (De Breedonk) 20. Vrijwilligersorganisaties (Nationale Vrijwilligersdag) 21. Jeugdinrichting Den Hey-Acker 22. Expertmeetings drugsbeleid 23. Biomassacentrale Dinslaken 24. Locatiebezoek Eindhoven (Stedelijk Kompas) 25. GGD

37 Werkbezoeken raadsperiode [2] Maart 2012-maart 2013 (20) Maart 2013-maart 2014 (31) 1. Bergen op Zoom en Steenbergen (regio) 2. Amsterdam (structuurvisie) 3. Amphia ziekenhuis 4. Heilig Hartkerk 5. Meelopen politie (horeca) 6. Streetcup Breda (straatvoetbal project daken thuislozen) 7. Peutax/Continental/KNV (taxivervoer) 8. Vrijwilligersbeleid (WIJ) 9. Oosterhout (regio) 10. Bestuurlijk Overleg Breda 11. Galderse Meren 12. Vereniging Commercieel Onroerend goed binnenstad Breda 13. Leerwerkbedrijf ATEA 14. Centrum voor Jeugd en Gezin 15. Vrijwilligersorganisaties (Nationale Vrijwilligersdag) 16. Rondrit bedrijventerreinen 17. Liniekwartier 18. Breda s Museum 19. Stedelijk Platform Zorgaanbieders Breda/Amarant (zorginstellingen) 20. Jeugd- en jongerenwerk 1. Reclassering 2. Provinciehuis Noord-Brabant 3. MOTI 4. Excursie Binnenstad 5. Via Breda, NAC-Teamplay (regio) 6. Tuinzigt (handhaving) 7. Amphia Ziekenhuis 8. Chassé Theater 9. Leerwerkbedrijf ATEA 10. Picknick Jongerenraad 11. VOF Achter de Lange Stallen 12. Kroonenberg groep (Achter de Lange Stallen) 13. Debatavond wijkraad Stadshart/Valkenberg 14. Sociale media training Arnhem-Nijmegen 15. Markant Onderwijs/INOS 16. Koninklijke Horeca Nederland 17. Buurtonderneming Amsterdam 18. BSV Boeimeer 19. BredaPhoto, Graphic Design Festival Breda, MOTI, Huis voor Beeldcultuur 20. Gemeenteraad Almere en Oosterhout 21. Alliantie voor Wonen 22. Dordrecht (regio) 23. Opgeruimd Breda (wijkdeals) 24. Weekendschool 25. Sportpark De Wisselaar 26. TechLog Campus 27. Voedselbank 28. Vrijwilligersorganisaties (Nationale Vrijwilligersdag) 29. De Stilte 30. Brandweerkazerne 31. Mezz PAGINA 37

38 WERKGROEP CYCLISCHE PRODUCTEN De in 2006 opgerichte werkgroep kwaliteitsverbetering cyclische producten heeft als doelstelling: het adviseren van de gemeenteraad over mogelijke kwalitatieve verbeteringen in de programmabegroting, het jaarverslag en de bestuursrapportages om aldus de raad beter in staat te stellen haar kaderstellende en controlerende rol uit te voeren. In de werkgroep zijn alle politieke fracties vertegenwoordigd. Daarnaast zijn ook de adviseurs van het Servicebedrijf lid van de werkgroep. Met deze brede bezetting wordt er, in een niet politieke setting, naar gestreefd om de beoogde doelstelling te realiseren. De werkgroep is een adviesorgaan van de raad. Traject ombouw begroting De werkgroep heeft in 2012 een meerjarig traject vastgesteld dat uiteindelijk moet leiden tot een volledig omgebouwde begroting. De opvatting was dat de huidige begroting erg intern (op de gemeentelijke organisatie en werkzaamheden) gericht is, terwijl die juist meer gericht moet zijn op maatschappelijke doelstellingen en te bereiken maatschappelijke effecten. Ook is in de huidige begroting de relatie tussen prestaties en benodigde middelen niet altijd inzichtelijk. De stappen die de werkgroep heeft afgesproken en waar in 2012 al een eerste aanzet voor is gegeven zijn: Ombouw en afstemming van de bestaande taakvelden in de begroting naar de nieuwe gemeentelijke organisatiestructuur; Inhoudelijke en financiële verbinding tussen programma s, taakvelden en de financiële begroting; Inhoudelijke uitwerking (in een programmabegroting) van de programma s aan de hand van de vastgestelde Bredase visies (o.a. structuurvisie) onder gelijktijdige afbouw van het aantal taakvelden; Het duidelijker leggen van een verbinding tussen beleid (programma s) en financiën; Uiteindelijk worden de programma s (opgenomen in een definitieve programmabegroting) het domein van de raad. De taakvelden worden het domein van het college. Preadvies bij jaarrekening De werkgroep heeft elk jaar op eigen initiatief een advies aan de raad geschreven bij de jaarrekening. Deze adviezen bevatten zowel een financiële als beleidsmatige analyse van de jaarrekening. Het advies is een belangrijk hulpmiddel om de jaarrekening beter te begrijpen en te doorgronden. Daarnaast bevatten de adviezen actiepunten voor en vragen aan het college. Advies over benoeming accountant Vanuit de werkgroep is medio 2010 een beoordelingscommissie benoeming externe accountant aan de slag gegaan. Deze commissie heeft een aanbestedingstraject opgesteld en doorlopen, dat heeft geresulteerd in de gunning van de accountantswerkzaamheden aan Ernst & Young Accountants tot en met boekjaar Overleg- en contactorgaan voor accountant en rekenkamer Gedurende deze raadsperiode heeft de werkgroep gefungeerd als overlegpunt tussen werkgroep, accountant en rekenkamer. Daarbij staat de onafhankelijkheid van met name accountant en rekenkamer buiten kijf. De werkgroep is het orgaan waar kennisoverdracht en afstemming tussen de drie organen kunnen plaatsvinden.

39 De ambities van de werkgroep voor de komende raadsperiode zijn: 1. Afronding traject ombouw begroting Het streven is om het traject ombouw begroting zo goed als mogelijk in 2014 af te ronden. De begroting 2015 zal dan een zo volledig mogelijk omgebouwde begroting zijn die voldoet aan de afspraken zoals die binnen de werkgroep zijn gemaakt. Uiteindelijk zullen ook de andere belangrijke Planning en Control-documenten (met name jaarrekening en bestuursrapportage) wat betreft opbouw en dus herkenbaarheid aansluiting moeten vinden bij deze omgebouwde begroting. De werkgroep zal gedurende dit traject ook het gebruik en de mogelijkheden van verdergaande digitalisering (denk bijvoorbeeld aan het gebruik van apps) zoveel mogelijk stimuleren. 2. Preadvies jaarrekening Het jaarlijkse opstellen van een pré-advies bij de jaarrekening zal ook de komende jaren worden gecontinueerd, eventueel met enkele aanpassingen in de opbouw. 3. Wet Revitalisering Generiek Toezicht In 2012 is de Wet Revitalisering Generiek Toezicht in werking getreden. Deze wet zet zich in op een versterking van de horizontale verantwoording en een afbouw van de verticale verantwoording en daarmee gepaard gaande toezichtslast. Met andere woorden: als de horizontale verantwoording van het college aan de raad over de uitvoering van de zogenoemde medebewindstaken (taken die gemeente namens een hogere overheid dient uit te voeren) goed is geregeld dan zal zowel de verantwoording aan het Rijk als de verantwoording aan de provincie door de gemeente over deze taken kunnen worden afgebouwd. Bedoeling is dat dit uiteindelijk leidt tot vereenvoudiging en kostenbesparing op het toezicht van de uitvoering van de gemeentelijke taken. De provincie is dus een van de actoren in het proces dat moet leiden tot een wijziging in de controlerelatie met de gemeente. Dit rechtvaardigt, zeker in de beginperiode na de invoe- PAGINA 39

40 ring van de wet, regelmatiger informeel/ a-politiek contact met de provincie rondom cyclische producten. 4. Intensiveren contact met accountant De raad is opdrachtgever van de accountant. De afgelopen jaren is het reguliere contact tussen accountant en raad vooral gericht geweest op: een toelichting op de tussentijdse managementletter naar aanleiding van de tussentijdse controle (november); een toelichting op het rapport van bevindingen naar aanleiding van controle op de jaarrekening (medio maart/april). Omdat er de komende jaren nog veel nieuwe regelgeving en daarmee gepaard gaande verantwoordelijkheden op de gemeente af komt, is het noodzakelijk dat de rol van de accountant als overdrager van kennis meer structureel wordt ingevuld. Er is al een aantal afspraken gemaakt met de accountant: structureel inplannen van periodiek overleg (kwartaal) tussen raadswerkgroep en accountant; schriftelijke kennisoverdracht via periodieke nieuwsbrief; inplannen 2 expertmeetings per jaar over aansprekende onderwerpen en/of (nieuwe) wetgeving. Overigens zal ook de komende bestuursperiode een aanbestedingsprocedure worden opgestart voor de benoeming van de accountant voor de jaren na Advisering over bestuurlijke behandeling cyclische producten De werkgroep wil de wijze van bestuurlijke behandeling van de cyclische producten verbeteren en is dan ook voornemens om medio 2014, in overleg met het college, een advies over een andere wijze van bestuurlijke behandeling van de cyclische producten uit te brengen aan het FVO. Belangrijk aspect hierbij is dat er op een aansprekende manier vroeg in het bestuurlijk behandelingsproces mondelinge informatieoverdracht van de inhoud van de documenten plaats dient te vinden. 6. Verbetering opbouw en kwaliteit bestuurlijke voorstellen Een doelstelling van de werkgroep is om te initiëren dat kwaliteit van raadsvoorstellen en raadsbesluiten verder wordt verbeterd. In de afgelopen bestuursperiode heeft de werkgroep hiertoe een bespreeknotitie aan het college voorgelegd. De werkgroep wil in de komende bestuursperiode in samenwerking met het college concreet inhoud geven aan bovengenoemde doelstelling. De bespreeknotitie kan daarbij dienen als hulpmiddel c.q. handreiking. REKENKAMERFUNCTIE De rekenkamer is, net als accountant, het vragenrecht en het eigen onderzoeksbudget, een belangrijk instrument waarmee de controle van de raad op het dagelijks bestuur kan worden ondersteund. De Bredase Rekenkamer heeft de laatste jaren diverse onderzoeken verricht: 2013 Klaar voor de start?, een onderzoek naar de transitie van de jeugdzorg 2013 Beheer en onderhoud van de openbare ruimte in Breda 2013 Rekenkamerbrief over het Jaarverslag 2012 van de gemeente Breda PAGINA 40

41 2013 Rekenkamerbrief over de stelselwijziging 2013 Het Bredaas grondbeleid: een onderzoek naar de informatievoorziening aan de raad, de grondexploitaties en de ruimtelijke programmering van de Gemeente Breda 2012 Rekenkamerbrief over het Jaarverslag Wijkontwikkeling in Hoge Vucht-Doornbos-Linie 2011 Rekenkamerbrief over het gemeentelijke Jaarverslag 'Werk aan werk', een onderzoek naar de effectiviteit en efficiëntie van het Bredase re-integratiebeleid in de periode 2004 tot en met 2009 Behalve grote onderzoeken (grondbeleid, wijkontwikkeling, openbare ruimte) worden kleinere, wat meer ad hoc-onderzoeken uitgevoerd, soms door de rekenkamer zelf en soms onder eindredactie uitbesteed. Een aantal onderzoeken en brieven van de rekenkamer is aanleiding geweest voor de gemeenteraad om intensieve trajecten te starten die ofwel tot aanpassingen in de gemeentelijke praktijk leiden, dan wel tot een intensievere bemoeienis van de gemeenteraad met bepaalde onderwerpen. Voorbeelden zijn het onderzoek naar het grondbeleid, openbare ruimte, en de wijkontwikkeling. De raad wil blijven werken aan het krachtig houden en krachtiger maken van de instrumenten van de raad. Op verzoek van de fractievoorzitters zijn tijdens deze raadsperiode de mogelijkheden verkend die er voor de gemeenteraad zijn om de wettelijk voorgeschreven rekenkamerfunctie (verder) vorm te geven. Dit heeft uiteindelijk geleid tot de afspraak dat na de installatie van de nieuwe raad er een kennismakingsgesprek met de Rekenkamer Breda wordt gevoerd door een delegatie van nieuwe raadsleden, de burgemeester en de griffier. Tijdens dit gesprek wordt gesproken over onder meer de wijze en timing van publicatie, uitgangspunten bij het communiceren met de media en de evaluatie van het doorlopen onderzoekstraject. Na een jaar wordt een dergelijk gesprek opnieuw gevoerd om de voortgang te bewaken. De constructie van een lokale onafhankelijke Rekenkamer wordt hierbij in tact gelaten. Daarnaast geeft het FVO aan dat het aan de raad is om te besluiten over de wijze waarop de onderzoeksresultaten van de rekenkamer naar buiten worden gebracht. De rekenkamer wordt dan ook gevraagd om voorafgaand aan een afronding van een onderzoek een procesvoorstel ter goedkeuring aan de raad (FVO) voor te leggen. PAGINA 41

42 LEES MEER AANBEVELINGEN De wijze waarop de raad zich, onder meer in het kader van de Voorjaarsnota, gezamenlijk oriënteert op de ideeën en suggesties van de inwoners van Breda vraagt continue aandacht. Het gaat dan vooral om het strikter gescheiden houden van de fasen van beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming, het zorgen voor minder abstracte input uit de stad, het duidelijk communiceren van het verwachtingspatroon in de verschillende fasen van het proces, en het verbeteren van de wijze van terugkoppeling van de resultaten aan de deelnemers. Het blijkt lastig om in de drukke raadsagenda ruimte voor werkbezoeken te reserveren. Vandaar de wens om meer structuur in de werkbezoeken (en informatiebijeenkomsten) aan te brengen. (Zie hoofdstuk Besluitvorming: een vaste dag voor werkbezoeken/informatiebijeenkomsten.) In de afgelopen raadsperiode zijn, op basis van de politieke actualiteit en behoefte, diverse raadswerkgroepen en ook een tijdelijke raadscommissie ingericht. Gezien het structurele karakter ligt het voor de hand de werkzaamheden van de werkgroepen jeugd en politiek (zie vorige hoofdstuk), cyclische producten en regio in de volgende periode te continueren. Daarnaast is het vanwege de bestuurlijke actualiteit raadzaam om de werkzaamheden van de werkgroep integriteit (zie vorige hoofdstuk) in de nieuwe raadsperiode voorlopig te voort te zetten. De werkgroep regio formuleert de volgende aanbevelingen om de positie van de gemeenteraden in de regio te versterken: het (door) ontwikkelen van een gezamenlijke visie op regionale samenwerking, het organiseren van radendagen, het opnemen van regionale samenwerking in P&C-documenten, en het onderzoeken van de merites van een regioraad-constructie. Daarnaast blijft de werkgroep zich richten op de uitwerking en gevolgen van Redesign als nieuwe bestuurlijke werkwijze, de voortgang van de uitvoering strategische agenda, het verbreden van de focus buiten West-Brabant, en de beeldvorming over Breda in de regio. Met het oog op het thema grondbeleid/stedelijke programmering wordt de nieuwe raad geadviseerd om: actief zicht te houden op de overgenomen aanbevelingen door periodieke voortgangs-/themasessies met het college; de beleidsvelden grondzaken, ruimtelijke ontwikkeling en algemeen financieel beleid niet in één wethoudersportefeuille te combineren; ook zelf intensief te blijven investeren in kennisontwikkeling, en de integraliteits- en kwaliteitscontrole op raadsvoorstellen te borgen. De ambities van de werkgroep cyclische producten voor de komende raadsperiode richten zich op het afronden van het traject ombouw begroting, het continueren van het preadvies bij de jaarrekening, de uitwerking van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht, het intensiveren van het contact met de accountant, het adviseren over de bestuurlijke behandeling van de cyclische producten, en het doorontwikkelen van de opbouw en kwaliteit van de bestuurlijke voorstellen. Na de installatie van de nieuwe raad wordt er een kennismakingsgesprek met de Rekenkamer Breda gevoerd door een delegatie van nieuwe raadsleden, de burgemeester en de raadsgriffier. Tijdens dit gesprek wordt gesproken over onder meer de wijze en PAGINA 42

43 timing van publicatie, uitgangspunten bij het communiceren met de media en de evaluatie van het doorlopen onderzoekstraject. Na een jaar wordt een dergelijk gesprek opnieuw gevoerd om de voortgang te bewaken. De constructie van een lokale onafhankelijke Rekenkamer wordt hierbij in tact gelaten. Daarnaast wordt de rekenkamer gevraagd om voorafgaand aan een afronding van een onderzoek een procesvoorstel ter goedkeuring aan de raad (FVO) voor te leggen. PAGINA 43

44 5 PAGINA 44

45 ONDERSTEUNING RAAD De ondersteuning van de raad komt op diverse manieren tot uiting. Belangrijke voorbeelden die in dit hoofdstuk de revue passeren zijn het raadssysteem, de reglementen van orde, het fractievoorzittersoverleg, en de werkgeverscommissie. Daarnaast gaat de aandacht uit naar de ondersteuning van de kleine fracties, papierloos werken, de inrichting van de raadszaal, de activiteiten in het kader van de verkiezingen en het werkplan van de raadsgriffie. RAADSSYSTEEM Binnenkort wordt het digitale vergadersysteem in de raadszaal ingrijpend aangepast. Naast een reguliere vervanging van hardware en upgrade van software wordt de functionaliteit verbeterd. Zo zal er meer flexibiliteit ontstaan om tijdens vergaderingen regie te voeren over de agenda, wordt digitaal stemmen mogelijk en worden tal van andere mogelijkheden en toepassingen toegevoegd of aanmerkelijk verbeterd. De mogelijkheden voor het uitzenden van de vergaderingen en het terugkijken worden op een andere wijze ingevuld. Daarmee zal deze dienst in ieder geval voor alle apparaten bruikbaar zijn. REGLEMENTEN VAN ORDE De vergaderingen van de raad en zijn raadscommissies verlopen volgens bepaalde spelregels. Die zijn door de raad, binnen de kaders van de Gemeentewet, zelf vastgesteld in het Reglement van Orde (RvO Raad) voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad c.q. het Reglement van Orde voor de raadscommissies (RvO Commissies). Daarnaast is er nog een Reglement van Orde voor het fractievoorzittersoverleg (FVO). In het RvO voor de raad zijn onder meer de rechten van de leden vastgelegd: indienen van moties en amendementen; PAGINA 45

46 ter vergadering doen van ordevoorstellen; indienen van een initiatiefvoorstel; verzoeken tot het houden van een interpellatie; stellen van schriftelijke vragen aan het college; vragen van inlichtingen over de uitoefening door het college van zijn bevoegdheden; stellen van actuele politieke vragen aan de fracties en/of het college aan het begin van een raadsvergadering, het zogeheten actualiteitenuur. Het RvO voor de raadscommissies geeft aan dat de vergaderingen in het openbaar worden gehouden, behoudens de in artikel 15 genoemde uitzondering. Er kan ook altijd worden ingesproken door inwoners of andere belanghebbenden. Naar analogie van het actualiteitenuur in de raad kennen de raadscommissies een vragenhalfuur bij aanvang van de vergadering. De commissieagenda s bevatten, na vaststelling van besluitenlijst van de vorige vergadering en de rondvraag, drie soorten punten: Adviesstukken. Deze worden in twee termijnen behandeld. Hierna volgt per fractie een advies aan de raad: voor, tegen of onthouding. Bespreekstukken, aangeleverd door het college of door een lid/fractie zelf. Deze worden in de regel in één termijn behandeld. Er volgt géén advies aan de raad. Stukken ter kennisname. Deze worden niet behandeld. Desgewenst kan een lid/fractie het stuk voorzien van een oplegnotitie en in de eerstvolgende vergadering laten agenderen. Net als in vorige raadsperioden zijn ook in de periode de reglementen van orde enkele malen gewijzigd, zoals bijvoorbeeld bij de invoering van het actualiteitenuur voor de raad. LEES MEER Reglement van Orde Gemeenteraad Reglement van Orde Raadscommissies Reglement van Orde FVO FRACTIEVOORZITTERSOVERLEG Het fractievoorzittersoverleg (FVO) is belast met de zorg voor de 'huishouding van de gemeenteraad': de interne werkwijze, het vergadersysteem, de inrichting van de raadzaal en de placering. De werkzaamheden van het FVO worden geregeld in het Reglement van Orde voor het fractievoorzittersoverleg. Elke vergadercyclus vergadert het FVO in het openbaar, onder meer over de door burgemeester en griffier voorbereide conceptraadsagenda met spreektijden. Daarnaast besluit het FVO bij bijzondere besluiten, zoals jaarrekening en begroting, over het proces van bestuurlijke besluitvorming. Het FVO stelt elk jaar in september/oktober het vergaderschema voor raad en commissies op. Ook jaarlijks wordt de conceptbegroting van de raad (dat deel van de gemeentebegroting dat de directe huishouding van de raad betreft) door het FVO voorbereid. Het FVO stelt voor de voorzitters van de raadscommissies instructies op en actualiseert die wanneer nodig. Elk jaar rond het zomerreces en voorafgaande aan gemeenteraadsverkiezingen voor het kerstreces, organiseert het FVO een zogenaamde heisessie. In die heisessie wordt besproken of de gekozen werkvormen en afspraken nog passen bij de tijd en omstandigheden. Indien nodig worden besluiten genomen over aanpassing hiervan. PAGINA 46

47 WERKGEVERSCOMMISSIE De gemeenteraad is werkgever van de raadsgriffier en de griffiemedewerkers. Het is in de praktijk niet werkbaar om met 39 leidinggevenden een richting voor de griffie te bepalen. Daarom heeft de Bredase raad aan het begin van deze raadsperiode conform de advisering en modelverordeningen van de VNG een werkgeverscommissie ingesteld, bestaande uit drie raadsleden, waaraan de werkgeverstaken zijn gedelegeerd. De burgemeester in diens rol van raadsvoorzitter is de vaste adviseur van de werkgeverscommissie en wordt bij alle vergaderingen uitgenodigd. De werkgeverscommissie heeft, eveneens op advies van de VNG, een groot deel van haar taken die voor het dagelijks leiding geven van belang zijn, doorgedelegeerd aan de griffier. Gedacht kan worden aan besluiten over opleidingen, verlof, werkplanning en het voeren van jaargesprekken. Er is een reglement van orde/verordening op de werkgeverscommissie opgesteld. ONDERSTEUNING KLEINE FRACTIES In de afgelopen raadsperiode hebben de fractievoorzitters enkele keren stilgestaan bij de positie van de kleine fracties in de gemeenteraad van Breda. Besloten is dat er onvoldoende draagvlak is om tijdens de raadsperiode de onderlinge afspraken hierover aan te passen. Wel is aangegeven dat het aan de nieuwe raad is om het geheel aan afspraken dat hierover is gemaakt, na de verkiezingen opnieuw te bezien. Daarom is het onderwerp ook geagendeerd voor de heisessie van december 2013, zodat de opbrengsten daarvan, in de vorm van eventueel uitgewerkte voorstellen, aan de nieuwe raad ter overweging kunnen worden voorgelegd in het overdrachtsdocument. De heisessie leert dat de fractievoorzitters in meerderheid van mening zijn dat in de afgelopen raadsperiode voldoende tegemoet is gekomen aan de kleinere fracties voor wat betreft de voordracht van commissieleden. Gewezen wordt onder meer op de mogelijkheid om uit de gehele kandidatenlijst te putten. Aanpassing van het Reglement van Orde op dit punt wordt dan ook niet noodzakelijk geacht. Daarnaast stemt het FVO ermee in dat het recht op het stellen van schriftelijke vragen (artikel 41 Reglement van Orde) ook wordt toegekend aan commissieleden-niet-raadsleden. De raadsgriffie zal deze aanpassing op het Reglement van Orde ter besluitvorming door de nieuwe gemeenteraad in april 2014 voorleggen. PAPIERLOOS WERKEN Tijdens de heisessie 2013 hebben de fractievoorzitters aangegeven in principe voor de volgende raadsperiode de volgende keuze voor te leggen: de standaard werkwijze moet papierloos zijn (digitale stukken als uitgangspunt voor raad, commissies en werkgroepen), waarbij leden tegen betaling (fractiebudget) papieren stukken kunnen ontvangen. Tegelijkertijd stellen de fractievoorzitters echter de volgende voorwaarden aan het papierloos weken: De technische voorwaarden om papierloos te werken zijn op orde. De nieuwe raadsleden moeten worden geadviseerd over de aanschaf van een device, en er moet aandacht zijn voor training, ondersteuning en instructie van de gebruikers. PAGINA 47

48 Er wordt een contactpersoon op het Stadskantoor aangewezen voor de technische ondersteuning van de raadsleden (24/7). Gezien deze voorwaarden heeft het FVO besloten een tussenstap op weg naar papierloos werken in te voeren. In deze overgangsfase heeft de raadsgriffie bij alle fracties geïnformeerd aan welke technische voorwaarden moet worden voldaan, alvorens tot papierloos vergaderen kan worden overgegaan. INRICHTING RAADSZAAL Tijdens de heisessie 2013 is de inrichting van de raadszaal aan de orde gesteld. Onderschreven wordt dat een aanpassing gewenst is, zodat meer invulling gegeven kan worden aan de onderlinge discussie tijdens de raads- en commissievergaderingen. Op basis van enkele alternatieven hebben de fractievoorzitters hun voorkeur uitgesproken voor een variant, waarin het blok van de raadsvoorzitter en de griffier tussen het spreekgestoelte en het blok voor commissievoorzitters en wethouders wordt geplaatst. Het voorkeurscenario van het FVO wordt verder uitgewerkt en na de installatie van de nieuwe raad uitgevoerd. VERKIEZINGEN Halverwege 2013 is de raadsgriffie gestart met de voorbereidingen van de gemeenteraadsverkiezingen op 19 maart De fractievoorzitters hebben hierbij aangegeven dat zij waarde hechten aan een breed pallet van activiteiten. Om de zichtbaarheid van de raad/lokale democratie te vergroten is het in het kader van de verkiezingen van belang dat de inwoners van Breda worden geïnformeerd over de gemeenteraad, de programma's en standpunten van politieke partijen en het verkiezingsproces. Hiertoe worden vele uiteenlopende instrumenten ingezet. Zo wordt bijvoorbeeld een Stemwijzer opgesteld die de mogelijkheid biedt om (via de website van de gemeenteraad) de eigen standpunten van de stad te vergelijken met die van de politieke partijen. Daarnaast wordt een Verkiezingskrant uitgebracht, die huis en huis wordt bezorgd, en worden ook informatieve redactionele stukken in de Bredase Bode geplaatst. Verder vormt het bedrijfsrestaurant van het Stadskantoor op 19 maart 2014 het toneel van de uitslagenavond. Via de website van de gemeenteraad wordt algemene informatie over de verkiezingen naar buiten gebracht. Te denken valt hierbij aan informatie over de gemeenteraad, verkiezingen, de programma s en de standpunten van de partijen, de kandidaten, links naar politieke partijen en de Stemwijzer, een overzicht van de verkiezingsdebatten etc. De verkiezingswebsite en sociale media (account gemeenteraad Twitter en Facebook) zijn er met name op gericht om de inwoners van Breda op de hoogte te houden van de verkiezingsactiviteiten. Tot slot wordt een veelzijdig inwerkprogramma voor raadsleden opgesteld. Hierbij gaat de aandacht uit naar de rollen, instrumenten en juridische kaders van de raad, de PAGINA 48

49 interne werkwijze van de raad en een eerste kennismaking met de (beleids-)inhoudelijke kant van het raadswerk en de daarbij behorende partners in de stad. RAADSGRIFFIER: PAUL PIKET COMMISSIEGRIFFIERS, PER : BESTUUR: TON SCHOENMAKERS MAATSCHAPPIJ: HEIDY SMIT ECONOMIE: MIRJAM HERTOGH RUIMTE: RUUD SCHOENAKER ONDERSTEUNING: GERA VAN ECK EN DANIËLLA DOEMAR GRIFFIEPLAN De raad wordt in al zijn taken ondersteund door de griffier, Paul Piket, en zijn bureau: de griffie. De griffier is de secretaris van de raad, alle raadscommissies én de werkgroepen. De griffier geeft gevraagd en ongevraagd advies aan de raad en helpt bij het goed uitoefenen van diens taken. De raadsgriffie telt zeven medewerkers: de griffier, vier raadsadviseurs en twee secretariële medewerkers. In nauw overleg met de werkgeverscommissie van de gemeenteraad, dat is belast met het werkgeverschap van de giffier en de griffiemedewerkers, is het Griffie werkplan 2013 opgesteld. Hiertoe zijn gesprekken gevoerd met meerdere raads- en commissieleden, maar ook met de gemeentesecretaris, een wethouder, een bestuursadviseur, een fractiemedewerkster en een journalist. In de interviews met de stakeholders zijn diverse suggesties tot verbering van het functioneren van de griffie gedaan. Deze ideeën hebben betrekking op het bewaken van de kwaliteit van de besluitvorming, het verbeteren van de commissiestructuur, het versterken van de vertegenwoordigende rol van de raad, het opstellen van een inwerkprogramma voor nieuwe raadsleden, het geven van feedback en coaching aan raads- en commissieleden en het verder faciliteren van de digitale ambities van de raad. Vertrekpunt voor het opstellen van het griffieplan zijn de ambities en prioriteiten van de raad. Zowel de suggesties uit de raad als de afspraken die tijdens de heisessie van het fractievoorzittersoverleg van september 2012 zijn vervolgens vertaald in concrete acties. Hierbij zijn de prioriteiten ondergebracht in drie pijlers. Namelijk in het werken als raadslid (persoonlijke ontwikkeling en aanloop naar nieuwe raad), besluitvorming (voorbereiding commissies en raad) en taken raad (meer specifiek de volksvertegenwoordigende en kaderstellende rol). Hoewel het de eerste keer is dat een griffieplan is opgesteld, moet het zeker niet de laatste keer worden. Het is de bedoeling dat het een dynamisch document wordt, dat meebeweegt met de eventueel veranderende prioriteiten van de nieuwe raad. AANBEVELINGEN Het recht op het stellen van schriftelijke vragen wordt ook toegekend aan commissieleden-niet-raadsleden. De raadsgriffie zal deze aanpassing op het Reglement van Orde ter besluitvorming door de nieuwe gemeenteraad in april 2014 voorleggen. In de nieuwe raadsperiode dient de standaard werkwijze papierloos te zijn (digitale stukken als uitgangspunt voor raad, commissies en werkgroepen), waarbij leden tegen betaling (fractiebudget) papieren stukken kunnen ontvangen. Er wordt pas overgegaan op papierloos werken zodra aan de volgende voorwaarden is voldaan: - De technische voorwaarden om papierloos te werken zijn op orde. PAGINA 49

50 - De nieuwe raadsleden moeten worden geadviseerd over de aanschaf van een device, en er moet aandacht zijn voor training, ondersteuning en instructie van de gebruikers. - Er wordt een contactpersoon op het Stadskantoor aangewezen voor de technische ondersteuning van de raadsleden (24/7). Het FVO vindt een aanpassing van de inrichting van de raadszaal gewenst, zodat meer invulling gegeven kan worden aan de onderlinge discussie tijdens de raads- en commissievergaderingen. Het voorkeurscenario van het FVO over deze aanpassing wordt verder uitgewerkt en na de installatie van de nieuwe raad uitgevoerd. Voor de aansturing van de griffie is het van belang dat de griffie met regelmaat een werkplan overlegt aan het fractievoorzittersoverleg. Het is de bedoeling dat het griffieplan een dynamisch document wordt, dat meebeweegt met de eventueel veranderende prioriteiten van de nieuwe raad. PAGINA 50

51 Griffie, december 2012 PAGINA 51

52 6 PAGINA 52

53 AANBEVELINGEN In dit hoofdstuk worden de aanbevelingen van de oude aan de nieuwe raad overzichtelijk op een rijtje gezet. De aanbevelingen uit de afzonderlijke hoofdstukken zijn letterlijk overgenomen. COMMUNICATIE EN INFORMATIE Mede met het oog op de ambitie om papierloos te werken is het raadzaam om te blijven investeren in de verdere professionalisering van de interne communicatiehuishouding van de raad. Gedacht kan dan onder meer worden aan het intensiveren van het raadsinformatiesysteem. Hierbij moet ook aandacht zijn voor het inwerken en begeleiden van digitale raadsleden. Tevens zullen nieuwe digitale ambities van raadsleden verder worden verkend en (zo mogelijk) gefaciliteerd. Niet alleen de interne communicatie verdient de aandacht, maar er moet ook worden gezocht naar mogelijkheden en manieren om de lokale democratie in Breda aantrekkelijk en benaderbaar te houden en misschien zelfs aantrekkelijker te maken. Hierbij is niet zozeer de zichtbaarheid van de gemeenteraad als orgaan het uiteindelijke doel, maar veeleer de wederzijdse betrokkenheid tussen de inwoners en het bestuur. Hiertoe kan een breed palet van instrumenten worden ingezet. Dan gaat het niet alleen om de website van de gemeenteraad, de weekmail, de jaarmail en de sociale media, maar de interactie tussen raad en inwoner kan zeker ook worden vergroot door bijvoorbeeld te experimenteren met nieuwe vormen van consultatie/coproductie, het herinvoeren van het project 'gast in de raad' en deelname aan de 'Dag van de Democratie'. Daarnaast versterken de activiteiten van raadswerkgroepen zoals jeugd en politiek en integriteit de relatie tussen de raad en de inwoners van de stad. Aanbevolen wordt om in de komende raadsperiode de raadswerkgroep integriteit te continueren die samen met de burgemeester en ambtelijk stakeholders zicht houdt op/initiatief neemt in de voortgang in het realiseren van de bouwstenennotitie. BESLUITVORMING Om de druk op de vergadercyclus te verlichten heeft het FVO besloten een nieuw vergadermodel in te voeren: een vierweekse vergadercyclus (zonder parallelle vergaderingen). Met dit nieuwe vergadermodel wordt invulling gegeven aan de wens van de raad om één dag te reserveren voor werkbezoeken en informatiebijeenkomsten, een voorbereidingsoverleg voor de commissievoorzitters in te stellen, en indien nodig het aanvangstijdstip van de vergaderingen te vervroegen. Het gaat om een pilot die duurt tot januari 2015 en die door het FVO zal worden geëvalueerd. Naast het invoeren van het nieuwe vergadermodel, inclusief een vaste dag voor werkbezoeken/informatiebijeenkomsten en een voorbereidingsoverleg voor de commissievoorzitters, hebben de fractievoorzitters tijdens de heisessie 2013 de volgende beslissingen genomen: PAGINA 53

54 Om meer regie te krijgen op de commissieagenda's is het wenselijk dat er met een (brede) termijnagenda wordt gewerkt. Belangrijke randvoorwaarde bij parallelle bijeenkomsten vormt het verbeteren van de faciliteiten in het Stadhuis. Bezien moet worden of het Reglement van Orde moet worden aangepast voor wat betreft de uiterlijke termijn van verzending van de agendastukken. De kwaliteit van het debat in de commissie versterken, onder meer door een andere placering van collegeleden in de raadscommissie, meer te experimenteren met alternatieve werkvormen in de raadscommissies, en bezoeken af te leggen aan gemeenteraden met andere vergadermodellen. TAKEN RAAD De wijze waarop de raad zich, onder meer in het kader van de Voorjaarsnota, gezamenlijk oriënteert op de ideeën en suggesties van de inwoners van Breda vraagt continue aandacht. Het gaat dan vooral om het strikter gescheiden houden van de fasen van beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming, het zorgen voor minder abstracte input uit de stad, het duidelijk communiceren van het verwachtingspatroon in de verschillende fasen van het proces, en het verbeteren van de wijze van terugkoppeling van de resultaten aan de deelnemers. Het blijkt lastig om in de drukke raadsagenda ruimte voor werkbezoeken te reserveren. Vandaar de wens om meer structuur in de werkbezoeken (en informatiebijeenkomsten) aan te brengen. (Zie hoofdstuk Besluitvorming: een vaste dag voor werkbezoeken/informatiebijeenkomsten.) In de afgelopen raadsperiode zijn, op basis van de politieke actualiteit en behoefte, diverse raadswerkgroepen en ook een tijdelijke raadscommissie ingericht. Gezien het structurele karakter ligt het voor de hand de werkzaamheden van de werkgroepen jeugd en politiek (zie vorige hoofdstuk), cyclische producten en regio in de volgende periode te continueren. Daarnaast is het vanwege de bestuurlijke actualiteit raadzaam om de werkzaamheden van de werkgroep integriteit (zie vorige hoofdstuk) in de nieuwe raadsperiode voorlopig te voort te zetten. De werkgroep regio formuleert de volgende aanbevelingen om de positie van de gemeenteraden in de regio te versterken: het (door) ontwikkelen van een gezamenlijke visie op regionale samenwerking, het organiseren van radendagen, het opnemen van regionale samenwerking in P&C-documenten, en het onderzoeken van de merites van een regioraad-constructie. Daarnaast blijft de werkgroep zich richten op de uitwerking en gevolgen van Redesign als nieuwe bestuurlijke werkwijze, de voortgang van de uitvoering strategische agenda, het verbreden van de focus buiten West-Brabant, en de beeldvorming over Breda in de regio. Met het oog op het thema grondbeleid/stedelijke programmering wordt de nieuwe raad geadviseerd om: actief zicht te houden op de overgenomen aanbevelingen door periodieke voortgangs-/themasessies met het college; de beleidsvelden grondzaken, ruimtelijke ontwikkeling en algemeen financieel beleid niet in één wethoudersportefeuille te combineren; ook zelf intensief te blijven investeren in kennisontwikkeling, en de integraliteits- en kwaliteitscontrole op raadsvoorstellen te borgen. PAGINA 54

55 De ambities van de werkgroep cyclische producten voor de komende raadsperiode richten zich op het afronden van het traject ombouw begroting, het continueren van het preadvies bij de jaarrekening, de uitwerking van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht, het intensiveren van het contact met de accountant, het adviseren over de bestuurlijke behandeling van de cyclische producten, en het doorontwikkelen van de opbouw en kwaliteit van de bestuurlijke voorstellen. Na de installatie van de nieuwe raad wordt er een kennismakingsgesprek met de Rekenkamer Breda gevoerd door een delegatie van nieuwe raadsleden, de burgemeester en de raadsgriffier. Tijdens dit gesprek wordt gesproken over onder meer de wijze en timing van publicatie, uitgangspunten bij het communiceren met de media en de evaluatie van het doorlopen onderzoekstraject. Na een jaar wordt een dergelijk gesprek opnieuw gevoerd om de voortgang te bewaken. De constructie van een lokale onafhankelijke Rekenkamer wordt hierbij in tact gelaten. Daarnaast wordt de rekenkamer gevraagd om voorafgaand aan een afronding van een onderzoek een procesvoorstel ter goedkeuring aan de raad (FVO) voor te leggen. ONDERSTEUNING RAAD Het recht op het stellen van schriftelijke vragen wordt ook toegekend aan commissieleden-niet-raadsleden. De raadsgriffie zal deze aanpassing op het Reglement van Orde ter besluitvorming door de nieuwe gemeenteraad in april 2014 voorleggen. In de nieuwe raadsperiode dient de standaard werkwijze papierloos te zijn (digitale stukken als uitgangspunt voor raad, commissies en werkgroepen), waarbij leden tegen betaling (fractiebudget) papieren stukken kunnen ontvangen. Er wordt pas overgegaan op papierloos werken zodra aan de volgende voorwaarden is voldaan: - De technische voorwaarden om papierloos te werken zijn op orde. - De nieuwe raadsleden moeten worden geadviseerd over de aanschaf van een device, en er moet aandacht zijn voor training, ondersteuning en instructie van de gebruikers. - Er wordt een contactpersoon op het Stadskantoor aangewezen voor de technische ondersteuning van de raadsleden (24/7). Het FVO vindt een aanpassing van de inrichting van de raadszaal gewenst, zodat meer invulling gegeven kan worden aan de onderlinge discussie tijdens de raads- en commissievergaderingen. Het voorkeurscenario van het FVO over deze aanpassing wordt verder uitgewerkt en na de installatie van de nieuwe raad uitgevoerd. Voor de aansturing van de griffie is het van belang dat de griffie met regelmaat een werkplan overlegt aan het fractievoorzittersoverleg. Het is de bedoeling dat het griffieplan een dynamisch document wordt, dat meebeweegt met de eventueel veranderende prioriteiten van de nieuwe raad. PAGINA 55

56 PAGINA 56

57 BIJLAGEN Bijlage 1 Instrumentenladder gemeenteraad Breda Bijlage 2 Raad in cijfers ( ) Bijlage 3 Overdrachtsdocument raadswerkgroep regio PAGINA 57

58 BIJLAGE 1 INSTRUMENTENLADDER GEMEENTERAAD BREDA WAT WIL IK? WELK INSTRUMENT? INSTEEK/AFSPRAKEN WELKE PROCEDURE? Advisering over in te zetten instrument en de benodigde inhoudelijke ondersteuning daarbij. Advies van de griffie. De griffier/ raadsadviseur zorgt ervoor dat alle relevante informatie beschikbaar is en ondersteunt het raadslid bij gebruik van het gekozen instrument. Neem contact op met de griffier of desbetreffende raadsadviseur. Feitelijke informatie over stuken/besluiten college. Vragen aan de griffie en/of rechtstreeks aan ambtenaren van het college. Alleen feiten, geen opvattingen mogen worden gevraagd; alleen als het eenvoudig, snel te beantwoorden is. Telefonisch rechtstreeks bij de griffie of de collegeambtenaar. Kwesties laten uitzoeken/verzamelen waarover deskundigheid bij ambtelijke organisatie zit. Ambtelijke bijstand (verordening). Als de beantwoordingveel tijd kost. Aanvragen bij griffier, die het opneemt met de gemeentesecretaris en evt. CMT. College wordt geïnformeerd. Verordening ambtelijke bijstand. Verduidelijking van feiten of vragen/ waardeoordeel van het college. Stellen van schriftelijke vragen (recht op informatie uit Gemeentewet). Van belang uitspraak van het college te krijgen, gaat om mèèr dan feitelijke informatie (van ambtenaren). Kort en duidelijk formuleren. Schriftelijk indienen bij de voorzitter van de raad via de griffie, per mail. Beantwoording moet binnen 30 dagen. (RvO raad, art. 41) Idem. Schriftelijk inlichtingen vragen aan college of burgemeester. Iets zwaarder en formeler dan stellen van schriftelijke vragen o.b.v. art. 41 RvO raad. De gestelde vragen en het antwoord zullen een agendapunt vormen voor de vergadering waarin de antwoorden worden gegeven. (RvO raad, art. 43) PAGINA 58

59 WAT WIL IK? WELK INSTRUMENT? INSTEEK/AFSPRAKEN WELKE PROCEDURE? Idem. Stellen van een mondelinge vraag in vragenhalfuur commissie aan een portefeuillehouder. Deze vragen moeten politiek relevant, goed geformuleerd zijn en betrekking hebben op het werkterrein van de commissie. Schriftelijk verzoek bij griffie indienen uiterlijk 24 uur voor aanvang commissie (format op Sharepoint). De commissievoorzitter besluit of de vragen worden toegestaan. (RvO raadscommissies, art. 24) Idem. Stellen van een actuele mondelinge vraag in het actualiteitenuur van de raad aan het college. Toets aan actualiteit, omvang en politieke relevantie. (NB: tegenhanger is vragen stellen aan fracties.) Schriftelijk verzoek bij griffie indienen uiterlijk 24 uur voor aanvang commissie (format op Sharepoint). De raadsvoorzitter besluit of de vragen worden toegestaan. (RvO raad, art. 42) Zelf een voorstel doen en een besluit van de raad over een belangrijk onderwerp verkrijgen. Initiatiefvoorstel. Raadslid vindt onderwerp zo belangrijk dat raadsbesluit voorbereiden niet aan het college wordt overgelaten. Voorstel moet (juridisch, financieel) zorgvuldig zijn voorbereid zodat het compleet is en voorzien van een dekking. Een initiatiefvoorstel wordt uiterlijk 48 uur voor de raadsvergadering schriftelijk bij de voorzitter via de griffie ingediend. Wordt aan de raadsagenda toegevoegd tenzij de raad oordeelt dat het eerst in de commissie moet worden behandeld of voor advies naar het college moet worden gestuurd. (RvO raad, art. 39) Idem. Oproep extra raadsvergadering. Met de raad over een actueel onderwerp spreken buiten het reguliere vergaderschema om. Zowel in commissie als raad heeft minderheid van de leden de bevoegdheid om een extra vergadering bijeen te roepen. Een raadslid kan een vergadering bijeen roepen als er steun is van 7 andere raadsleden. Het verzoek om een vergadering bijeen te roepen wordt bij de voorzitter ingediend die in overleg met het FVO dag en tijdstip en plaats van de vergadering vaststelt. PAGINA 59

60 WAT WIL IK? WELK INSTRUMENT? INSTEEK/AFSPRAKEN WELKE PROCEDURE? Raad gevoelens laten uitspreken of het college /de raad aanzetten tot een handeling. Motie Gaat over een onderwerp dat op de raadsagenda staat. Kan door de indiener kort mondeling worden toegelicht. Moties kùnnen desgewenst worden aangekondigd, dan aanlevering aan de griffie tijdig voor dagmail op de dag van de raad. Griffie zorgt voor repro en bericht aan college. Motie kan ook tijdens vergadering worden ingediend bij voorzitter. Over motie wordt gestemd voorafgaand aan stemming over het desbetreffende raadsvoorstel. (RvO raad, art. 37) Idem. Hoofdelijke stemming vragen Als het wenselijk wordt geacht dat het stemgedrag van alle raadsleden afzonderlijk zichtbaar is. De namen van alle raadsleden worden opgelezen waarna de leden met voor of tegen hun stem uitbrengen. (RvO raad, art. 30, lid 4) Wijziging van een conceptbesluit. Amendement Tekst van de wijziging van het beslispunt opnemen in tekst. Amendement vormt onderdeel van genomen, etv. voor bezwaar/beroep vatbaar besluit en moet daarom juridisch/ financieel worden voorbereid. Amendementen kùnnen evt. worden aangekondigd, dan aanlevering aan de griffie tijdig voor dagmail op de dag van de raad. Griffie zorgt voor repro en bericht aan college. Amendement kan ook tijdens vergadering worden ingediend bij voorzitter. Over amendement wordt gestemd voorafgaand aan stemming over het desbetreffende raadsvoorstel. (RvO raad, art. 36) PAGINA 60

61 WAT WIL IK? WELK INSTRUMENT? INSTEEK/AFSPRAKEN WELKE PROCEDURE? Ondervraging van het college of lid van het college. Interpellatie. Politiek gevoelig en zwaarwegend instrument. Vragen betreffen handelen van een lid van het college(leden). Vragen vooraf bekend maken. College moet voldoende voorbereidingstijd hebben. Verzoek moet 24 uur voor de raadsvergadering worden ingediend bij de voorzitter, tenzij spoedeisend. De interpellatie wordt in de eerstvolgende vergadering gehouden. De raad bepaalt op welk tijdstip tijdens de vergadering de interpellatie wordt gehouden. (RvO raad, art. 40) Zelf direct met de raad over een onderwerp spreken (debat). Agenderen brief of voorstel in raad. Brieven van college of van burgers die op de agenda van de raad staan. Gemotiveerd verzoek indienen bij de griffie of als ordevoorstel melden bij vaststellen van de agenda tijdens de raadsvergadering. Verzoek wordt in overleg met voorzitter/fvo z.s.m. ingepland. (RvO raad, art. 38) Idem. Onderwerp als bespreekstuk agenderen in raadscommissie. Aanvraag kan namens 1 of meerdere fracties worden ingediend en bevat een aantal vragen aan de andere fracties. Er wordt gewerkt met het standaardformulier voor bespreeknotities. Verzoek indienen bij de raadsadviseur van de griffie die het in overleg met de commissievoorzitter opneemt op de conceptagenda van de raadscommissie. Idem. Stellen van actuele mondelinge vraag in het actualiteitenuur van de raad aan de fracties. Toets aan actualiteit, omvang en politieke relevantie. Opportuun als vraagsteller niet mening van college, maar juist van overige fracties wil horen. Schriftelijk verzoek bij griffie indienen uiterlijk 24 uur voor aanvang commissie (format op Sharepoint). De raadsvoorzitter besluit of de vragen worden toegestaan. (RvO raad, art. 42) PAGINA 61

62 WAT WIL IK? WELK INSTRUMENT? INSTEEK/AFSPRAKEN WELKE PROCEDURE? Verzoek wijziging van de agenda van de raad. Ordevoorstel. Mondeling, eventueel kort toegelicht, voorstel over het verloop van de vergadering, bv. verzoek om schorsing of wijziging in de volgorde van agendapunten. De raad beslist direct over een ordevoorstel. (RvO raad, art. 38) In een commissie wordt gestemd over een ordevoorstel met de methode van het gewogen gemiddelde. Een onderzoek naar het door het college of de burgemeester gevoerde bestuur instellen. Raadsonderzoek. Zwaar politiek middel en vraagt het instellen van een onderzoekscommissie. Raad besluit. (Artikel 155a Gemeentewet) Idem. Second Opinion/ deskundig advies laten uitvoeren n.a.v. een door het college opgesteld conceptbesluit. Ondersteuning van controlerende rol raad, als er behoefte is aan bredere scope op alternatieven of gevolgen van een besluit. Raads-, resp. commissievoorzitter formuleert (evt. per motie) met griffier onderzoeksopdracht en legt deze aan raad resp. raadscommissie voor. Griffier verleent opdracht in raadsmandaat, bekostiging vanuit onderzoeksbudget raad. Geen procedure voor vastgelegd in RvO. PAGINA 62

63 BIJLAGE 2 RAAD IN CIJFERS ( ) 4 MOTIES ( ) INGEDIEND AANGENOMEN INGETROKKEN/VERWORPEN AMENDEMENTEN ( ) INGEDIEND AANGENOMEN INGETROKKEN/VERWORPEN De jaarreeksen lopen van maart tot maart, zie ook de jaarverslagen van de raad. Het jaar vormt hierop een uitzondering: gezien het tijdstip van publicatie van het overdrachtsdocument zijn de cijfers uit de maand februari 2014 niet meegenomen. PAGINA 63

64 AGENDASTUKKEN: TER KENNISNAME, TER BESPREKING EN TER ADVISERING ( ) TER ADVISERING TER BESPREKING TER KENNISNAME VERGADERUREN: RAAD (INCL. FVO) EN RAADSCOMMISSIES ( ) RAAD (INCL. FVO) RAADSOMMISSIES PAGINA 64

65 RAADSBESLUITEN, RAADSBRIEVEN, SCHRIFTELIJKE VRAGEN EN INSPREKERS ( ) INSPREKERS SCHRIFTELIJKE VRAGEN RAADSBRIEVEN RAADSBESLUITEN ACTUALITEITENUUR* EN VRAGENHALFUUR ( ) VRAGENHALFUUR ACTUALITEITENUUR *Actualiteitenuur is in 2012 ingevoerd, voorheen tweeminutendebat en mondelinge vragen. PAGINA 65