MailStore Server De standaard op het gebied van archivering

Transcriptie

1 MailStore Server De standaard op het gebied van archivering Na jarenlang succesvol gebruik in ruim bedrijven nu beschikbaar in versie 10. MailStore Server geldt inmiddels als de mondiale standaard voor archivering in bedrijven. Gemakkelijk te installeren en 100 procent betrouwbaar in iedere situatie.

2 1 12 Efficiënt management is niet alleen een van de meest belangrijke manieren om te communiceren. is ook een van de grootste en meest waardevolle informatiebronnen in het bedrijfsleven. Informatie die via wordt verzonden, wordt doorgaans niet elders opgeslagen, maar blijft gewoon in de postvakken van de medewerkers staan. Dit leidt tot een grote kennisopslag die een aantal jaar omspant en met de dag groter wordt. Voor zakelijk succes is het essentieel dat informatie goed wordt beveiligd, bijvoorbeeld met back-ups, dat er aan de wetgeving wordt voldaan en dat bronnen minder worden belast, terwijl werknemers er snel en gemakkelijk toegang toe krijgen. De fundamentele uitdaging Bedrijven hebben meestal goedwerkende servers of groupware-oplossingen tot hun beschikking voor de communicatie via . Deze systemen zijn echter niet ontworpen om gegevens gedurende lange periodes op te slaan, of ze massaal te verspreiden. Daardoor ontstaan er technische uitdagingen (functionaliteiten, bronnen en prestaties), juridische gevolgen of financiële beperkingen. Hoe werkt de archivering van ? Een archief dient te worden beschouwd als een verlengstuk van het reeds bestaande systeem. De beheerder definieert het archiefbeleid, bijvoorbeeld over welke s er moeten worden gearchiveerd, wanneer dat moet worden gedaan en of s, waarvan een kopie in het archief staat, mogen worden verwijderd. Het archief maakt een efficiënt management mogelijk van zeer grote gegevensvolumes. Het voorziet alle gebruikers in een onderneming ook van snelle, comfortabele toegang tot de gearchiveerde e- mails. Vertrouwd door meer dan organisaties in ruim 100 landen. MailStore Server ondersteunt vrijwel alle e- mailsystemen en archiveringsmethoden. Geïntegreerde en uiterst schaalbare opslagtechnologie, die geen SQL-server vereist. Minimale systeemvereisten. In slechts enkele minuten gemakkelijk in te stellen. Uiterst laag in onderhoud. Ondersteunde talen: Chinees (vereenvoudigd en traditioneel), Tsjechisch, Nederlands, Engels, Frans, Duits, Hongaars, Italiaans, Japans, Koreaans, Pools, Portugees, Russisch, Sloveens, Spaans en Turks.

3 2 12 Voordelen van het archiveren van e- mail Juridische en economische voordelen Naleving van wet- en regelgeving en ediscovery Bescherming tegen juridische risico's IT-kosten en -uitgaven verlagen Bedrijven moeten de uitdaging het hoofd bieden om te voldoen aan een stijgend aantal voorschriften over compliance, ediscovery en andere wetgeving. Hiervoor moeten ze hun verkeer op een centrale, complete en beveiligde wijze opslaan voor een bepaalde periode, en er tegelijkertijd voor zorgen dat s in een mum van tijd weer kunnen worden opgespoord. Door al hun te archiveren zijn ondernemingen ook beschermd tegen algemene juridische risico's. Het archiveren van maakt het mogelijk om s als bewijs in rechtszaken te gebruiken en om de afhandeling van klachten van klanten te verbeteren, doordat er meer informatie vanaf het begin beschikbaar is. Overbelaste servers, toenemende opslagkosten en complexe back-upen herstelprocessen zetten IT-afdelingen en hun budgetten onder enorme druk. MailStore Server verlaagt deze kosten permanent. Het schermt ook financiële risico's af die afkomstig zijn van gegevensverliezen of juridische geschillen. Totale bescherming tegen gegevensverlies 100% complete archivering Gebruikers kunnen belangrijke s naar keuze verwijderen, zonder dat dit wordt opgemerkt. Dat betekent dat uw onderneming dagelijks belangrijke gegevens kwijtraakt. Door alle bij ontvangst of verzending meteen te archiveren kunt u absoluut zekerstellen dat alle van uw onderneming wordt gearchiveerd. Onafhankelijk van lastige PST-bestanden PST-bestanden raken al snel beschadigd en zijn van grote invloed op de opslag- en back-upmogelijkheden. Bovendien kunnen ze uitgroeien tot een ware ediscovery-nachtmerrie. Met MailStore Server kunt u alle PSTbestanden van de onderneming centraal archiveren en back-uppen. Lagere opslagvereisten De werkbelasting van servers verminderen s kunnen volgens voorgeprogrammeerde regels uit de postvakken van mailservers worden verwijderd wanneer ze eenmaal

4 3 12 zijn gearchiveerd. Daardoor is het mogelijk om de werkbelasting van de server op een consequent laag niveau te houden. Bespaar tot 70% opslagruimte MailStore Server gebruikt ontdubbelen en compressie om de totale opslagvereisten te verminderen tot 30-70% van de server. Vereenvoudig back-up en herstel Verminder back-up en hersteltijden Herstel met één klik voor alle gebruikers Door de gegevensbelasting van de mailserver te verminderen kan deze veel sneller worden geback-upt en hersteld in geval van een storing. Gebruikers kunnen met een enkele muisklik uit archieven herstellen. De beheerder hoeft geen tijdrovend proces meer te doorlopen om ze uit de back-up te herstellen. Verhoogde productiviteit Bijzonder snelle toegang voor zoeken Hoge gebruikersacceptatie Eliminatie van postvakquota MailStore Server biedt uiterst snelle zoekfuncties op volledige tekst, voor s en alle types bestandsbijlagen. Toegang is ook mogelijk via de oorspronkelijke mappenstructuur. Een handige add-in voor Microsoft Outlook geeft gebruikers toegang tot hun archief. Deze integreert naadloos in hun normale werkomgeving. Door te archiveren hebt u geen postvakquota meer nodig om het gebruik van de opslagcapaciteit van een server te beperken. Onafhankelijkheid Onafhankelijkheid van servers Onafhankelijkheid van externe leveranciers De hoofdvraag bij het maken van een back-up van servers is de tijd die nodig is voor herstel wanneer servers een storing hebben. Tijdens deze storingstijd, die vaak uren of dagen kan duren, hebben de onderneming en de medewerkers geen toegang meer tot bedrijfskritische informatie. Wanneer een mailserver buiten dienst is of gegevens zijn kwijtgeraakt, heeft iedere gebruiker in de onderneming toegang tot alle s via het archief. Daardoor kunt u volledig zonder onderbrekingen uw werk blijven doen. Bij veel ondernemingen worden s niet lokaal opgeslagen onder de zeggenschap van de onderneming, maar op online externe servers. Dat betekent dat u uitsluitend op de back-uproutine van de provider moet vertrouwen en dat de provider in de toekomst ook nog bestaat. E- mails lokaal archiveren vormt een extra, handige back-upmethode.

5 4 12 Onafhankelijkheid van MailStore Alle s kunnen altijd in standaardindelingen uit het archief worden hersteld. Dit garandeert onafhankelijkheid op lange termijn; zelfs van MailStore zelf.

6 5 12 Geïntegreerde opslagtechnologie De kern van MailStore Server bestaat uit uiterst geavanceerde opslagtechnologie die geen externe databasesoftware vereist en onmiddellijk beschikbaar is na de set-up. Op basis hiervan kan een enkele MailStore Server-installatie tot 500 gebruikers en een snel toenemend aantal s zowel efficiënt als gemakkelijk gedurende een periode van jaren beheren. Als u MailStore Server met een aanzienlijk groter aantal gebruikers wilt inzetten, adviseren wij dat u contact opneemt met ons technisch supportteam voor het bespreken van uw individuele scenario. Efficiënte gegevensopslag Hoge schaalbaarheid Vanuit het perspectief van de gebruiker wordt het archief als één entiteit gepresenteerd, terwijl het intern uit een willekeurig aantal individuele archiefopslagen kan bestaan. Als de archiefopslag die momenteel wordt gebruikt voor het archiveren van nieuwe s zijn opslaglimieten nadert, kan een nieuwe archiefopslag automatisch worden gemaakt en worden gebruikt in het bestandssysteem. Met dit concept is flexibel opslagmanagement mogelijk. Het garandeert schaalbaarheid van grote hoeveelheden gegevens. Bespaar tot 70% opslagruimte MailStore Server gebruikt ontdubbelen om de totale opslagvereisten te verminderen. Dat betekent dat identieke MIME-delen (bijv. hoofdteksten van s of bestandsbijlagen) slechts één keer in het archief worden opgeslagen, ook als ze vaker dan één keer in de postvakken van gebruikers voorkomen. Daarnaast worden de ontdubbelde MIME-delen gecomprimeerd, waardoor de totale opslagvereisten worden verminderd tot 30-70% van de server. Extra functies Flexibel opslagmanagement Bescherming tegen knoeien Optioneel: SQL-server gebruiken Snelle opslag hardware, zoals SSD, is vaak duurder dan langzamere opslag hardware, zoals HDD. Met MailStore kunt u de kosten afstemmen op uw zakelijke behoeften. Zo kunt u archiefopslagen die veel worden gebruikt op snelle opslag hardware opslaan en archiefopslagen die minder vaak worden gebruikt op langzamere opslag hardware. MailStore Server maakt gebruik van SHA-hashes en past AES256- encryptie op de teksten en bestandsbijlagen van s toe. Dit verzekert dat er niet met gegevens kan worden geknoeid nadat ze zijn gearchiveerd. Indien vereist, kunnen ondernemingen die hun eigen infrastructuur al hebben, voor hun gegevensopslag ook Microsoft SQL Server of PostgreSQL gebruiken.

7 6 12 Flexibele archivering MailStore Server stelt u in staat om uw te archiveren, ongeacht welk systeem u gebruikt om ze op te slaan. Tijdens het archiveringproces worden er geen wijzigingen doorgevoerd in uw systeem en u heeft geen systeembeheertoegang nodig. Ondersteunde systemen en archiveringsmethoden 100% complete archivering Door alle bij ontvangst of verzending meteen te archiveren kunt u absoluut zekerstellen dat alle van uw onderneming wordt gearchiveerd. Ook als gebruikers s uit hun postvak verwijderen, zijn die s al gearchiveerd. Bestaande s archiveren MailStore Server stelt u in staat om uw bestaande uit postvakken, openbare mappen, gedeelde postvakken, clients en e- mailbestanden te archiveren (bijv. PSTbestanden). Ondersteunde systemen Microsoft Exchange Server 2003, 2007, 2010, 2013 en 2016 Microsoft Office 365 Google Apps Alle met IMAP of POP3 compatibele e- mailservers MDaemon, IceWarp en Kerio Connect PST, EML en andere bestanden clients zoals Microsoft Outlook en Mozilla Thunderbird Algemene informatie De werkbelasting van servers Mappenstructuren Authentieke archivering s kunnen volgens voorgeprogrammeerde regels uit de postvakken van mailservers worden verwijderd wanneer ze eenmaal zijn gearchiveerd. Daardoor is het mogelijk om de werkbelasting van de e- mailserver op een consequent laag niveau te houden. Zo kunnen s ouder dan 18 maanden uit de postvakken worden verwijderd wanneer ze eenmaal zijn gearchiveerd. Tijdens het archiveringsproces importeert MailStore Server de mappenstructuur zoals de gebruiker die voor het archief heeft opgezet. Daardoor wordt de oplossing in ondernemingen meer geaccepteerd. Bovendien verbetert het de bruikbaarheid van gearchiveerde gegevens. wordt gearchiveerd met MIME-compatibiliteit zonder gegevensverlies. Dit verzekert dat er aan de juridische vereisten is voldaan en betekent dat de gegevens ook buiten MailStore kunnen worden gebruikt.

8 7 12 Gebruikersbeheer s worden per gebruiker aan archieven toegewezen. Gebruikers kunnen op een van de volgende manieren worden aangemaakt: Handmatig Google Apps-integratie Active Directory-integratie Office 365-integratie Generieke LDAP-integratie Applicatie-integratie voor MDaemon-, Kerio Connect- iedere externe en IceWarp-integratie gebruikersdatabase. Bijzonder snelle toegang voor zoeken Gebruikers krijgen met gebruik van verschillende methoden toegang tot het archief en kunnen snel door hun s bladeren, dankzij een ongelofelijk krachtige zoekfunctie met volledige tekst. Dankzij MailStore Server is het niet meer nodig dat gebruikers stub-objecten en andere technologieën benaderen, die de prestaties van de server verlagen. MailStore Server biedt altijd een directe liveweergave van het archief, ongeacht het toegangspad.

9 8 12 Ondersteunde toegangspaden Integratie met Outlook Een handige add-in voor Microsoft Outlook geeft gebruikers toegang tot hun archief. Deze integreert naadloos in hun normale werkomgeving. De add-in zorgt voor alle essentiële functies, zoals zoeken met volledige tekst, toegang via de bekende mappenstructuur van de gebruiker en herstel met slechts één klik. De add-in kan volgens de groepsrichtlijnen worden gedistribueerd. MailStore Web Access MailStore Web Access geeft toegang tot het e- mailarchief met iedere webbrowser en vanaf ieder platform. MailStore Mobile Web Access Geïntegreerde Mobile Web Access verzekert dat moderne smartphones en tablets worden ondersteund (ios, Android, Windows Phone en Blackberry OS). MailStore IMAP-server MailStore Server heeft een geïntegreerde IMAP-server die IMAP-compatibele clients leestoegang biedt tot het archief. Dit is een comfortabele manier voor veel andere clients (zoals Mozilla Thunderbird) verspreid over alle besturingssystemen (zoals macos of Linux) en mobiele platformen voor toegang tot het archief. MailStore Client Van alle opties die toegang tot het archief bieden, bevat MailStore Client het grootste aantal functies: gebruikers kunnen niet alleen door hun s bladeren en deze bekijken, maar ook afhankelijk van hun rechten archiverings- en exporttaken instellen en uitvoeren. Productiviteitseigenschappen Krachtige zoekfunctie met volledige tekst Herstel met één klik Doorsturen en beantwoorden van gearchiveerde s Beveiligde HTML-preview Teamwerk MailStore Server biedt uiterst snelle zoekfuncties op volledige tekst, voor s en alle types bestandsbijlagen. Optioneel is toegang ook altijd mogelijk via de oorspronkelijke mappenstructuur. Gebruikers kunnen zelf uit het archief herstellen naar hun postvak. Gebruikers kunnen direct antwoorden op gearchiveerde s en deze doorsturen door ze rechtstreeks te openen in Microsoft Outlook of een andere client, zonder herstel. MailStore Server biedt een beveiligde HTML-preview van gearchiveerde s met een op een whitelist gebaseerde HTML-opschoonfunctie die speciaal is ontwikkeld voor MailStore. Toegang tot de archieven van andere medewerkers is mogelijk, afhankelijk van de rechten die zijn toegewezen.

10 9 12 Eigenschappen voor compliance Een uitgebreid technologieconcept waarborgt dat ondernemingen die MailStore Server gebruiken consequent aan de nalevings- en ediscovery-vereisten kunnen voldoen. Hiernaast voert een auditkantoor regelmatige certificering uit aan de hand van criteria uit internationaal erkende normen. Volledigheid Authentieke archivering Knoeibestendig Bewaarperioden Conservatoir beslag (Legal Hold) Opslaan in logboeken Auditortoegang ediscovery Exporteigenschappen MailStore Server maakt de complete archivering van alle binnen een onderneming mogelijk. kan bijvoorbeeld worden gearchiveerd voordat deze wordt doorgestuurd naar de postvakken van medewerkers. Een gearchiveerde is in elk opzicht identiek aan de oorspronkelijke . Deze kan, indien nodig, zonder verlies van informatie worden hersteld uit het archief. MailStore Server voorkomt dat er met gearchiveerde gegevens kan worden geknoeid door het genereren van SHA-hashwaarden uit e- mailinhoud en door gebruik van interne AES-256-encryptie. Gebruikers kunnen standaard geen s uit het archief verwijderen, tenzij de beheerder hun bevoegdheid uitdrukkelijk heeft gewijzigd. Ook kan een algemeen bewaarbeleid dat alle gebruikersrechten tijdelijk opheft, worden gedefinieerd. Als conservatoir beslag is ingeschakeld, kunnen er geen s uit het archief worden verwijderd, ongeacht alle andere mogelijke configuraties van gebruikersrechten en bewaarbeleid. MailStore Server gebruikt een geïntegreerde auditfunctie om wijzigingen en gebeurtenissen, die door de beheerder kunnen worden gedefinieerd, consequent in een logboek op te slaan. Een speciale gebruiker voor auditors biedt externe auditors de mogelijkheid tot toegang tot het archief. Het zoeken in een archief kan ook op bedrijfsniveau worden uitgevoerd als een ediscovery-procedure. Dit maakt het mogelijk om in één enkele stap de volledige portefeuille van een onderneming te doorzoeken. MailStore Server beperkt bedrijven niet tot een eigen bestandsindeling. Alle gearchiveerde kan op elk moment, in een enkele stap worden geëxporteerd.

11 10 12 Beheer-API Met behulp van de krachtige beheer-api kan MailStore Server in de bestaande IT-infrastructuur van bedrijven worden geïntegreerd. Zo kunnen specifieke workflows worden ingesteld en beheertaken geautomatiseerd of op afstand bestuurd met behulp van scripts of centrale IT-beheeroplossingen. Systeemvereisten. Ondersteunde besturingssystemen (32 bit- en 64 bit-versies) Microsoft Windows Vista SP2 Microsoft Windows 7 SP1 Microsoft Windows 8.1 Microsoft Windows 10 Microsoft Windows Server 2008 R2 SP1 en 2008 SP2 (Foundation, Standard, Enterprise, Datacenter) Microsoft Windows SBS 2008 SP2 Microsoft Windows SBS 2011 SP1 Microsoft Windows Server 2012 en 2012 R2 (Foundation, Essentials, Standard, Datacenter) Microsoft Windows Server 2016 (Essentials, Standard, Datacenter) Algemene informatie Er is geen aanvullende webserver (zoals Microsoft IIS) nodig (MailStore Server start zijn eigen HTTPserver op de juiste TCP-poorten). MailStore Server kan soepel worden uitgevoerd in virtuele omgevingen zoals VMware. MailStore Server kan soepel worden uitgevoerd in omgevingen met terminalservers. Microsoft SQL Server is niet nodig, maar kan worden gebruikt, indien vereist. Dimensionering van hardware Hoewel MailStore Server in de meeste gevallen 'out of the box' kan worden gebruikt, dienen grotere ondernemingen de oplossing binnen de context van hun bestaande IT-infrastructuur te bekijken en een korte planningsfase te implementeren. Raadpleeg voor meer informatie onze MailStore Server Help. Maak ook gebruik van de mogelijkheid om contact op te nemen met ons technisch supportteam voor het bespreken van uw individuele scenario.

12 11 12 Word een van de ruim succesverhalen MailStore Server is een van 's werelds vooraanstaande oplossingen voor archivering. Zijn klanten omvatten duizenden bedrijven in elk formaat en uit alle sectoren, alsmede overheden, bestuursinstanties en andere publieke instellingen. Wat zeggen onze klanten? Vanuit het perspectief van een IT-beheerder is MailStore eenvoudig te installeren en gemakkelijk te beheren. Qua aangeboden archiveringsmethoden is de oplossing enorm flexibel en opmerkelijk licht van gewicht. Ashley Hunt, Systems Coordinator PGA of Australia MailStore Server biedt een keur aan oplossingen die verbeteringen zijn ten opzichte van onze vorige benadering van archiveren. Al anderhalf jaar werkt het systeem perfect. Richard Edwards, Senior Systems Administrator Indianapolis Airport Authority MailStore krijgt de hoogste cijfers in klanttevredenheidsenquête Een internationale enquête die werd gehouden onder MailStore Server-klanten, bevestigt het hoge tevredenheidsniveau over de kwaliteit van onze producten en services. Ruim 570 ondernemingen reageerden op onze oproep en beoordeelden MailStore Server op documentatie, support, producteigenschappen vanuit het oogpunt van beheerders en gebruikers, en de prijs-prestatieverhouding. 97,6 procent van de deelnemers beoordeelde de stabiliteit als 'Zeer goed' of 'Goed', terwijl 94,4 procent een oordeel van 'Zeer goed' of 'Goed' velde over de prestaties van de softwareoplossing. De services die door het technisch supportteam werden geleverd, werden ook aan een onderzoek onderworpen. 93,0 procent van degenen die deelnamen aan de enquête beoordeelde de kwaliteit

13 12 12 van de support als 'Zeer goed' of 'Goed' en 94,2 procent beoordeelde de responstijden als 'Zeer goed' of 'Goed'. Download enquête: /en/whitepaper/mailstore-customersatisfaction-survey-2016-en.pdf Zijn er vragen? Ons team kijkt uit naar uw telefoontje of en zal u graag ondersteuning bieden bij alle vragen met betrekking tot MailStore Server. MailStore Software GmbH Cloerather Str Viersen Duitsland Tel.: Fax: sales@mailstore.com +49 (0) (Internationaal) +1 (800) (VS) +49 (0) Gratis 30-daagse proefversie en wekelijkse webinars: