Presentatievaardigheden

Transcriptie

1 Presentatievaardigheden Volgens onderzoekers vindt 70 tot 80 % van onze communicatie door lichaamstaal plaats: lichaamstaal is de uitbeeldingskracht van het lichaam zonder woorden te gebruiken. Onze lichaamstaal zendt signalen uit over hoe wij over onszelf denken en hoe we over degene denken met wie we in gesprek zijn. Deze signalen, die verbaal (met woorden) en non-verbaal (met gebaren, houding, mimiek, etc) worden overgebracht, zijn bepalend voor het verloop van een gesprek en/of het uiteindelijke resultaat van een presentatie. Wanneer wij iemand voor het eerst zien, vormen wij ons een indruk van die persoon. We letten daarbij in volgorde van belangrijkheid op: het gezicht (vooral de ogen) de houding de stem de kleding Een eerste indruk maak je maar een keer. Daarom is het van belang om, meteen bij aanvang van je presentatie, te letten op de zaken die op de vorige pagina werden genoemd. Voorbeeld Op een bijeenkomst van bijna afgestudeerde studenten komt het hoofd P&O een presentatie houden om deze mensen te interesseren voor zijn organisatie. Hoewel hij, getuige zijn woordgebruik, enorm enthousiast is, blijkt uit de monotone manier van praten en zijn defensieve (pratend met armen over elkaar) lichaamshouding het tegenovergestelde. Het gevolg: vrij weinig interesse bij de studenten! Theorie Presentatievaardigheden - pagina 1

2 Kortom: Presenteer met rechte rug; Kies voor een open houding; Wees je bewust van het effect van je glimlach; Gebruik je handen! Starthouding: handen voor de navel; Kijk je publiek aan en durf ze naar jou te laten kijken. De houding van de presentator Ga staan (AS-stand) Verdeel je lichaamsgewicht over beide voeten Lichaam gestrekt Losse knieen, heel licht gebogen Schouders ontspannen - laten zakken Borst iets vooruit Handen losjes bij elkaar Adem Theorie Presentatievaardigheden - pagina 2

3 Aansluiten op toehoorders Mensen hebben verschillende manieren van denken en waarnemen. Dat komt tot uitdrukking in de gevoelens en het non-verbale gedrag en daar zijn patronen in te ontdekken. Om een breed publiek te kunnen boeien en in beweging te brengen met jouw presentatie, is het van belang om (zoveel mogelijk) bij alle manieren van denken en waarnemen aan te sluiten. Dit kun je doen door bij de voorbereiding jouw onderwerp ook van verschillende kanten en vanuit verschillende patronen te bekijken. De meest voorkomende patronen 1 zijn: Concept Motto: Alles begint met een idee. Structuur Motto: Samenhang creëert succes en blijvend resultaat. Gebruik Motto: Geef het handen en voeten. Concept Iemand die gericht is op het concept wil eerst de kern van de zaak begrijpen en theoretisch kunnen verklaren, voordat hij in beweging komt. Hij is gericht op principes en ideeën. De samenhang en praktijktoepassingen zijn van ondergeschikt belang. Voorbereiding: stel jezelf de Waarom-vraag en zorg dat je in je verhaal hier antwoord op geeft. Structuur Deze persoon kijkt altijd naar de samenhang van de zaak. Hij denkt in schema s, lijstjes en structuren. Hij houdt van overzicht over alle losse elementen en de onderlinge relaties. Hij verzamelt informatie en plaatst dit in verhouding tot elkaar. Voordat hij in beweging komt moeten alle variabelen en eigenschappen bekend en geordend zijn. Voorbereiding: stel jezelf de vragen Wat en Waar en zorg dat je deze punten in je presentatie verwerkt. Gebruik Deze persoon houdt van praktische, concrete toepassingen. Hij wil graag weten hoe het in de praktijk werkt. Hij gaat ervan uit dat men al doende leert en komt dus ook in beweging als hij nog niet alles weet of begrijpt. De principes of samenhang heeft hij niet nodig. Voorbereiding: stel jezelf de Hoe? Vraag en verwerk het antwoord in je presentatie. 1 Het is goed mogelijk dat één persoon een combinatie van patronen laat zien en daardoor bijvoorbeeld zowel in het theoretische kader als de praktijktoepassing geïnteresseerd is. Theorie Presentatievaardigheden - pagina 3

4 Omgaan met spreekangst Spreekangst is niet voorbehouden aan mensen die weinig presenteren. Sterker nog: ook ervaren presentatoren hebben te maken met spreekangst. Ze gaan hier alleen op een andere manier mee om. Als beginnende presentator heb je vaak het doel om spanningsloos te kunnen presenteren. Omdat het maar de vraag is of dat mogelijk is, maar ook omdat enige spanning zelfs noodzakelijk is voor een goede performance, is het verstandiger om spreekangst anders te benaderen in plaats van te proberen het kwijt te raken. Waar het dus om gaat is dat je de spanning weet te reguleren. Als we praten over negatieve spanning, dan bedoelen we daar vaak de oncontroleerbare spanning mee : trillingen van spieren en een hoorbare trilling in de stem, handen die hevig transpireren, de aandacht niet bij de presentatie kunnen houden. De andere spanning, de positieve spanning, is datgene wat je scherp, betrokken en enthousiast maakt in je performance. Deze spanning wordt ook wel pepstress genoemd. De Rationele Effectiviteits Training (RET), ooit ontwikkeld door de psycholoog dr. Albert Ellis, is een hulpmiddel bij het omgaan met negatieve spanning. Vaak denk men dat het een bepaalde gebeurtenis (bijv. het moeten houden van een presentatie) is die de negatieve spanning (ik ben zo nerveus en ga enorm transpireren!) veroorzaakt. Deze theorie gaat er vanuit dat de gevoelens (de negatieve spanning) niet worden veroorzaakt door de gebeurtenis op zich, maar door de gedachten die je over deze gebeurtenis hebt. Om dit duidelijk te maken, kan je het hieronder getoonde ABC-model gebruiken. A. Activating event : feiten en gebeurtenissen B. Beliefs : de gedachten C. Consequence : de gevoelens of emoties Theorie Presentatievaardigheden - pagina 4

5 Een voorbeeld A. Feiten en gebeurtenissen: Ik moet volgende week in een presentatie de directie overtuigen van B. Gedachten: De directeur kwam vorige week bij me langs en liet me weten enorm benieuwd te zijn naar mijn presentatie! Hij is dus tot de tanden gewapend! Ik hem niet voldoende ervaring om zo n groep mensen toe te spreken! C. Gevoelens en emoties: Ik zie er enorm tegenop, ik overtuig ze nooit. Ik kan het hele weekend niet in slaap komen. Vervolgens ga je na of de gedachten die je onder B genoteerd hebt rationeel zijn of juist niet. Je stelt jezelf de volgende vragen: Klopt dit wel? Is het niet overdreven? Als ik zo denk, worden mijn presentaties dan beter? Wat is het allerergste dat zou kunnen gebeuren? Is dat zo erg? Terug naar het voorbeeld Gedachte: De directeur kwam vorige week bij me langs en liet me weten enorm benieuwd te zijn naar mijn presentatie! Hij is dus tot in de tanden gewapend! Klopt dit wel? Is dit niet overdreven? De directeur zou natuurlijk ook oprecht geïnteresseerd in mij kunnen zijn, en zich echt kunnen verheugen op de sessie van volgende week. Misschien kwam hij zelfs even langs om me een hart onder de riem te steken omdat hij weet dat ik wat nerveus ben! Theorie Presentatievaardigheden - pagina 5

6 Spreekangst Een voorbeeld A ac9va9ng events B beliefs C consequence Plankenkoorts heeft iedereen! Hoe meer men het gevoel hee- beoordeeld te worden, des te groter de hoeveelheid spanning Waar komt angst vandaan? de gebeurtenis de ideeën en de fantasieën de emo9onele- of gedragsreac9e A de gebeurtenis Ik moet zo een presenta.e houden! B de ideeën en de fantasieën Ik heb er een hekel aan als iedereen naar me kijkt en ik heb vast onvoldoende kennis en dat merken ze! C de emo4onele- of gedragsreac4e Angs.g en zeer gespannen Spreekangst bestrijden (1) Stap 1 Beschrijf de A (gebeurtenis of situa:e) Ik moet volgende week in een presenta:e de direc:e overtuigen van Stap 2 Beschrijf de C (waaruit bestaat je gevoel en/of gedragsreac:e?) Daar zie ik enorm tegenop, want ik werk hier pas net en bovendien zit er zoveel ervaring in die direc:e, ik overtuig ze nooit! Bij de eerste de beste vraag krijg ik natuurlijk haperingen in mijn verhaal. Als ik het nu niet goed doe, dan kan ik het wel vergeten! Spreekangst bestrijden (2) Stap 3 Wat is de B? (welke gedachten veroorzaken je gevoel bij C?) De directeur gaf vorige week aan dat hij erg benieuwd was naar mijn presentade: hij is dus tot de tanden gewapend! Ik heb te weinig ervaring om voor zo n groep te spreken! Stap 4 Formuleer de gewenste C. Ik wil redelijk ontspannen kunnen toeleven naar een presentade en me niet het hele weekend zenuwachdg lopen maken. Bovendien wil ik in staat zijn om rusdg antwoord te geven op vragen uit de direcde, zonder te haperen. Spreekangst bestrijden (3) Stap 5 Daag irra4onele gedachten en gevoelens uit. Stel de volgende vragen over de gedachten die je hebt geformuleerd in stap 3: De directeur gaf vorige week aan dat hij erg benieuwd was naar mijn presenta4e: hij is dus tot de tanden gewapend! Ik heb te weinig ervaring om voor zo n groep te spreken! Kloppen ze wel? Is het niet overdreven? Stap 6 Vervang de overdreven gedachten die je in stap 3 hebt geformuleerd. De directeur kan natuurlijk ook oprecht benieuwd zijn naar mijn verhaal. Bovendien, ik werk hier inderdaad pas een jaar en dat weten zij ook. Mijn toekomst hangt er heus niet vanaf, en als ik hun vragen niet kan beantwoorden, dan zeg ik dat gewoon. Spreekangst bestrijden (4) Stap 7 Test je nieuwe gedachten (in fantasie of in werkelijkheid) en bekijk of je hierdoor beter kunt omgaan met de spanning. Hoe voelt het nou? Stap 8 Structureel blijven toepassen van deze stappen, opdat je met meer ontspanning aan het werk kan! OPDRACHT Verplaats jezelf in een situade waarin je een presentade moet houden en daar veel spanning bij ervaart. Loop met behulp van het schema de stappen door. Theorie Presentatievaardigheden - pagina 6

7 Het kop, romp, staartmodel Het resultaat van een presentatie hangt, zoals eerder besproken, af van een gedegen voorbereiding. Je moet weten wat je doelgroep is, je moet weten wat er speelt (emoties, kennis en ervaring etc) binnen een groep. Daarnaast is het zorgen voor een goede opbouw belangrijk zodat hetgeen je kwijt wilt een logisch verhaal vormt. Een presentatie bestaat uit drie gedeeltes: kop, romp en staart. In je voorbereiding kun je deze opbouw al invullen. De kop De kop is het startpunt van je verhaal. In deze eerste seconden zal je de aandacht van je publiek moeten weten te prikkelen. De aandacht komt namelijk niet altijd vanzelf. Met andere woorden: je zal een draagvlak moeten creëren voor de rest van je verhaal. Je kunt het vergelijken met een muzikant, die weet dat de eerste maten van zijn nummer direct moeten pakken wil hij zijn publiek vast blijven houden. De opening of aandachtverkrijger in een speech of presentatie is vaak een grap of een anekdote die uiteraard wel moet aansluiten bij de belevingswereld van de toehoorders. Het tweede gedeelte van de kop bestaat uit een inleiding waarin je kort het hoe en waarom van het onderwerp en/ of samenkomst vertelt. Geef bijvoorbeeld alvast aan wat de toehoorders ongeveer van jou kunnen verwachten: de opbouw en het doel van de presentatie. Geef daarbij aan, indien mogelijk, hoelang je presentatie zal duren. Tot slot kun je aangeven op welk moment de luisteraars vragen kunnen stellen (het omgaan met vragen uit het publiek wordt later in deze theorie besproken). Kortom: benadruk zo mogelijk tijdens de kop van de presentatie het belang voor de toehoorder. Hoe start ik mijn presentatie? Sommige presentatoren kunnen zich urenlang het hoofd breken over de start van hun presentatie. Op zich logisch, want de kop is een essentieel onderdeel van je performance en bepaalt in hoge mate de aandacht die je krijgt van je toehoorders. Theorie Presentatievaardigheden - pagina 7

8 Verkeerde aandachtstrekkers zijn de excuses: ik ben bang dat mijn pep-talk in het water zal vallen, de tijd van de voorbereiding was te kort. ik ben niet gewend voor een groep te staan maar toch zal ik proberen jullie duidelijk te maken dames en heren, ik hoorde gisteren een goed verhaal, tenminste ik hoop dat jullie het ook een goed verhaal vinden. Minder sterke aandachtstrekkers zijn de clichés: Goedenavond dames en heren Ik wil het graag met jullie hebben over Zoals jullie weten zal ik spreken over Het is voor mij een groot genoegen Ik zou jullie wat willen vertellen over Betere aandachtverkrijgers zijn: Verwijzing naar de plaats: het was in deze stad, dat er een begin gemaakt werd met Verwijzing naar de tijd: het is nu 5 jaar geleden dat Verwijzing naar een concrete gebeurtenis: In de krant heb je vanochtend kunnen gelezen Verwijzing naar een vorige spreker: zoals de directeur al zei Verwijzing naar het belang van de bijeenkomst: op ons rust de belangrijkste taak De romp De romp vormt het middelste stuk van je presentatie. Hierin vertel je de gang van zaken, de resultaten, de doelstellingen, de mogelijkheden van een bepaald product. Benadruk hierbij de voordelen die voor je publiek zinvol en overtuigend kunnen zijn. Theorie Presentatievaardigheden - pagina 8

9 De staart De staart is de hekkensluiter van je pre- sentatie. Het is niet verstandig om, in deze fase, nieuwe zaken aan te boren of op te roepen. Het is een vrij korte fase die bij de toehoorders het goede gevoel moet achterlaten. Het slot of de hekkensluiter moet een duidelijke relatie hebben tot het begin. De staart moet overtuigen, een glimlach op de gezichten toveren of zeer verrassend zijn, maar vooral indruk maken en blijven hangen. Voor de staart van je presentatie kan je kiezen uit de volgende vormen: De kern van je verhaal samenvatten Een laatste beroep doen op algemene menselijke gevoelens In één zin de actie die je los wilt maken, formuleren Eindigen met een levendig voorbeeld Een toekomstverwachting Een citaat, een uitroep Je slotakkoord moet in ieder geval een enthousiaste en positieve uitspraak zijn. Mindere staarten zijn: Dit was het Ik geloof dat dit het wel ongeveer was Ik ben uitgepraat Theorie Presentatievaardigheden - pagina 9

10 Performance In de presentatie is het belangrijk dat je houding, je bewegingen en je spreekgedrag het gesproken woord ondersteunen. Er is een aantal non-verbale aspecten die je presentatie extra kracht en overtuiging kunnen meegeven. We bespreken kort een aantal factoren die je tijdens de presentatie kunnen beïnvloeden. Zichtbare en hoorbare factoren Kijkend naar de verschillende factoren die een presentatie beïnvloeden, zal duidelijk worden dat, vanzelfsprekend, de hoorbare en zichtbare factoren een rol spelen. Kijk maar eens naar het volgende schema. ZICHTBAAR Oogcontact Houding Gebaren Bewegingen Gezichtsuitdrukkingen HOORBAAR Intonatie Articulatie Tempo Timing Volume Ademhaling De ademhaling is de motor van je stem. Ademhaling kan je zien en horen: het heeft dus invloed op zowel de zichtbare- als hoorbare factoren die je presentatie bepalen. In feite zijn er twee soorten ademhaling te onderscheiden: Hoge, oppervlakkige ademhaling (borstademhaling) Lage, ontspannen ademhaling (buikademhaling) De hoge ademhaling kan bij iedereen voorkomen: als je schrikt merk je meteen dat je ademhaling vooral in je borst voelbaar is. Voor sommige mensen is de hoge ademhaling echter een gewoonte geworden. Stress, spreekangst en vermoeidheid zijn hiervan vaak de oorzaken. Hoog ademen is een vermoeiende manier van ademen waarbij je je lucht ook niet efficiënt kunt gebruiken. Theorie Presentatievaardigheden - pagina 10

11 De lage adem, vanuit je buik dus, maakt je rustiger en helpt je ontspannen. Veel mensen die van nature hun buik intrekken hebben moeite met de lage adem. Toch zal je merken dat deze manier van ademen je enorm kan helpen bij het spreken voor groepen. Het is overigens zinvol om, enige tijd voordat je op moet, rustig te proberen om laag te ademen. Niet de hoeveelheid adem maar de wijze waarop je ademt is van belang voor de manier waarop je stem klinkt. Hoog ademen is op den duur vermoeiend voor jezelf en voor je publiek: je moet veel vaker ademen waardoor je je zinnen niet af kunt maken en je gejaagd overkomt op je publiek. Probeer het maar eens. Je zal merken dat je, bij een lage ademhaling, jezelf uiteindelijk veel rustiger en ontspannen gaat voelen. En dat komt je presentatie uiteindelijk alleen maar ten goede! Oogcontact Oogcontact is een belangrijk middel om je toehoorders bij je verhaal te betrekken en de individuele aandacht vast te houden. Een angstige spreker vermijdt vaak oogcontact. Hij doet de ogen naar boven, naar beneden of hij kijkt naar de zijkant. Een andere valkuil is het plakkend oogcontact : de spreker richt zich continue op één persoon in de groep waardoor de anderen zich onbelangrijk kunnen voelen en vervolgens hun gedachten laten afdwalen. Het beste is om te streven naar een oogcontact met de hele groep. Een manier die je daarbij kan helpen, is je ogen langzaam van links naar rechts, en van rechts naar links te laten gaan, en van voor naar achteren en van achteren naar voren. Naast het feit dat oogcontact een middel is om de toehoorders te betrekken bij je verhaal is oogcontact noodzakelijk om feedback van een groep te krijgen. Zitten de medewerkers te knikken of te knikkenbollen? Houding Een presentatie begint zodra de spreker opstaat van zijn stoel en eindigt op het moment dat de spreker weer zit en iemand anders aan het woord is. Een goede houding straalt enerzijds rust en zelfvertrouwen uit, leidt de aandacht niet af en zorgt er anderzijds voor dat de presentator zich op z n gemak voelt. Houding is een belangrijk onderdeel van je presentatie. Zorg ervoor dat je beide schouders in de richting van het publiek zijn gedraaid. Je armen los naast je lichaam of liever, de handen gevouwen voor het lichaam op de hoogte van de navel. Vanuit deze houding is het mogelijk ondersteunende gebaren te maken. Dit wordt al moeilijker als de armen voor de borst gekruist zijn (defensieve stand) of als de handen Theorie Presentatievaardigheden - pagina 11

12 achter de rug gevouwen zijn (officiersstand). Andere foutieve posities zijn het met de handen in de zakken staan, of het staan met de handen in de zij. Gebaren en bewegingen Er zijn twee typen gebaren te onderscheiden. Namelijk de intentionele (de ondersteunende) gebaren en de niet-intentionele gebaren. Intentionele gebaren onderstrepen het betoog. Daartegenover staan de niet-intentionele gebaren, hieronder vallen friemelen frutselen, krabben, spelen met een pen, etc. Deze gebaren worden vaak onbewust gemaakt om zich een bepaalde houding te geven. Ze leidden echter wel de aandacht van het onderwerp af. Intentionele gebaren zijn gebaren die je gesproken woord ondersteunen. Er is een duidelijk relatie tussen wat je zegt en het gebaar wat je daarbij maakt. Het maken van bewegingen zorgt vaak voor een dynamische en actieve presentatie. De beste beweging in de presentatie is de voorwaartse beweging. Zoek je toehoorders op, loop de groep in en maak contact. Gezichtsuitdrukking In de presentatie wil je enthousiasme overbrengen op de groep. Een gezichtsuitdrukking die geen enthousiasme uitstraalt, ondermijnt je overdracht. Zorg voor een glimlach hierdoor klink je vriendelijk en straal je enthousiasme uit. Intonatie De intonatie is de muzikale begeleiding van je presentatie. Dat betekent dat er, zonder een aansprekende begeleiding, veel meer kans is op luistermoeheid bij de toehoorders. Daarom is intonatie één van de belangrijkste aspecten met betrekking tot het spreken. Het volgende fragment is een goed voorbeeld om bovenstaande te illustreren. Vond je het interessant? ja... Laat maar, ik merk het al. Ik zeg toch ja! Ja, maar de toon waarop je het zegt... Het eenvoudige woordje ja kan je op talloze manieren uitspreken. Een instemmende ja is in dit voorbeeld eigenlijk wat de andere partij verwacht. Maar de toon kan ook ironisch, twijfelachtig, kwaad of vragend zijn. Al die stemmingen hebben zo hun invloed op de manier waarop weer gereageerd zal worden. Theorie Presentatievaardigheden - pagina 12

13 Denk ook eens aan de manier waarop je een hond zegt dat je hem gaat uitlaten. Ga je mee uit? kan voor de hond van een zelfde betekenis zijn als Jij mag niet mee, mits de intonatie hetzelfde is. Articulatie Een goede articulatie verlevendigt het spreekgedrag. Dit bereik je door zowel je onderkaak als je lippen en je tong te gebruiken. We noemen dit ook: voor in de mond spreken. Tempo Het tempo van de spreker is ook bepalend voor de mate waarop iemand blijft luisteren of juist niet. Te snel spreken leidt al snel tot haperende woorden. Je struikelt over je eigen zinnen. Je hebt geen tijd om adem te halen en duwt de woorden als het ware in elkaar. De toehoorders krijgen ook geen tijd om de informatie te verwerken. Maar ook het tegenovergestelde is mogelijk: de telescoop wordt zo ver uitgerekt dat je hele lange, uitgerekte woorden krijgt. Lees onderstaand voorbeeld eens hardop voor; de onderstreepte gedeelten extra uitgerekt uitspreken: De belangrijkste conclusie is dus dat het momenteel absoluut niet mogelijk is om het huidige software-pakket te integreren in de nieuwe applicatie Timing Timing heeft te maken met het nemen van pauzes op een bepaald moment. De lading die je zinnen of woorden krijgen, zijn door timing (zowel positief als negatief) te beïnvloeden. Eén zin kan verschillende betekenissen krijgen, alleen al door de timing: zo krijgt een zin precies de betekenis die jij van tevoren in gedachten had. Om te kunnen timen, moet je weten wat je wilt zeggen. Dat betekent dat je jezelf moet voorbereiden. Dat kan onder andere door af en toe eens te oefenen. Volume Stemverheffing is iets anders dan een luide stem. Iemand die alleen maar hard spreekt, kan agressief overkomen. Een zachte spreker werkt soms luistermoeheid in de hand. Het verheffen van de stem kan, net als bij de voorgaande factoren, de perceptie van de toehoorder beïnvloeden. Je kan een bepaald psychologisch effect bewerkstelligen: iemand tevreden stellen of overtuigen. Probeer bij belangrijke zaken (of woorden) eens te timen, je stem te verheffen of je intonatie aan te passen. Je zal merken dat het effect vergroot wordt. Theorie Presentatievaardigheden - pagina 13

14 De hiervoor beschreven factoren kunnen een monotoon klinkende presentatie voorkomen. Monotonie betekent zoveel als op een toon, vlak spreken. Maar monotonie kan ook ontstaan als iemand steeds maar weer dezelfde woorden gebruikt. Dan spreek je van monotonie in woordgebruik. Iemand die steeds dezelfde grapjes maakt, of dezelfde zinsbouw gebruikt, wordt ook sneller als monotoon ervaren. Of iemand die continue hetzelfde handgebaar maakt, monotonie in gebarentaal. En dat komt allemaal de bereidheid tot luisteren voor een ander niet ten goede. Het verbeteren van één van bovenstaande factoren leidt tot het verbeteren van het spreken en presenteren in het algemeen. Kortom: Probeer afwisselend te intoneren; Articuleer duidelijk door kaken, mond en lippen te gebruiken tijdens het spreken; Zorg voor een juiste timing, zeker bij belangrijke woorden; Spreek niet te snel; Een glimlachend gezicht leidt tot een vriendelijker en enthousiaste stem; Beweeg naar de groep toe; Gebruik alleen ondersteunende gebaren; Zorg voor een open houding; Sta rustig op en loop kalm naar de sprekersplaats; Maak oogcontact met de luisteraars en begin pas daarna met de aanhef (b.v. dames en heren ); Verdeel je evenwicht over twee benen en kies voor je handen een neutrale basishouding ongeveer op navelhoogte ; Niet teveel lopen en/of verstappen tijdens je presentatie; Kijk het publiek steeds aan; Gericht oogcontact maakt een zekere indruk en bovendien kun je zien hoe je presentatie ontvangen wordt; Geef elk deel van het publiek of elke luisteraar ongeveer even veel aandacht; Loop rustig terug naar je stoel. Theorie Presentatievaardigheden - pagina 14

15 Het vasthouden van aandacht Een spreker die de aandacht voelt verslappen tijdens zijn presentatie en daar niet op inspeelt, loopt het gevaar dat hij zijn doel niet behaalt. Er kunnen veel redenen zijn waarom de aandacht van de toehoorders kan verdwijnen. Dit kunnen factoren zijn die te maken hebben met de toehoorder zelf. Hierbij kun je denken aan de fysieke en geestelijke gesteldheid van de luisteraar. Het vervelende bij dat soort factoren is dat je er niet veel invloed op uit kan oefenen. Wel als die moeheid bijvoorbeeld te wijten is aan jouw performance en informatieoverdracht. Uiteraard probeer je er alles aan te doen om tijdens je presentatie aan ieders wensen en behoefte tegemoet te komen en daarmee voorkom je al het grootste risico van het verslappen van aandacht. Mochten er toch mensen in je publiek zitten waarvan je merkt dat ze de aandacht er niet meer bij hebben, dan zijn er verschillende dingen die je kunt doen. Zoek met je ogen continue contact op met je toehoorders. Hierdoor blijven ze bij de les en voelen ze jouw aandacht, en geven dit vervolgens terug; Vertel anekdotes die tot de verbeelding spreken; Het (bewust) laten vallen van stiltes komt de aandacht vaak erg ten goede! Beweeg naar de groep toe (lopen) en spreek mensen persoonlijk aan. Interactie opzoeken Ook het opzoeken van interactie is een manier om de aandacht vast te houden. Daarnaast kun je via interactie peilen of men je goed kan volgen. Dus, zit je op de juiste golflengte, is je verhaal niet te complex of te simpel etc. Zoek interactie op met het publiek door open vragen te stellen. Hierdoor betrek je de toehoorders bij je presentatie, denken zij na over het specifieke onderwerp en lok je dus betrokkenheid uit. Je vragen kunnen gaan over kennis: Wat denken jullie, in welk land is de consumptie van melkpoeder het hoogst? of Wat weten jullie al over deze nieuwe wetgeving?. Ook kunnen je vragen gaan over ervaring: Wie van jullie koopt wel eens boeken via internet? Ook kun je naar meningen vragen: Welke voor- en nadelen zien jullie aan het gebruik van dit nieuwe bestelsysteem?. Dit zijn slechts enkele voorbeelden: bedenkt zelf vooraf waarover je vragen wilt gaan stellen, waarom en wanneer. Theorie Presentatievaardigheden - pagina 15

16 Omgaan met reacties uit het publiek Sommige presentatoren hebben de meeste angst voor vragen en opmerkingen van het publiek. Plotseling beheersen ze de situatie niet meer: je weet immers nooit wat je kunt verwachten op deze momenten. Het is verstandig om aan het begin van je presentatie de door jou gewenste procedure kenbaar te maken: wanneer kunnen er vragen gesteld worden? Je kunt bijvoorbeeld voorstellen om vragen pas aan het eind van de presentatie te laten stellen. Misschien is er na afloop van je presentatie nog wel een ander moment (een borrel?) waarop je, in een meer informele sfeer, op vragen in kunt gaan. Door hier duidelijkheid over te verschaffen, verzeker je jezelf er in ieder geval van dat je zoveel mogelijk structuur hebt kunnen aanbrengen in de reacties die je uit het publiek krijgt. Over het algemeen zijn er twee soorten reacties mogelijk: de vragen en de opmerkingen; in dit hoofdstuk komt een aantal tips aan de orde om de omgang met deze reacties te vergemakkelijken. Drie soorten vragen Je kunt de vragen uit het publiek grofweg indelen in drie categorieën. De eerste categorie is die van de informatieve vraag. Bij een vraag om informatie kan je het beste kort en krachtig antwoorden. Het kan natuurlijk voorkomen dat je het antwoord op de vraag niet weet. Het is onverstandig om dan toch te proberen de vraag te beantwoorden. Eerlijk aangeven dat dit niet binnen jouw specialisme valt of dat je het antwoord op de vraag op een later moment zult geven (nadat je het hebt kunnen opzoeken). Je kunt natuurlijk altijd vragen of er andere aanwezigen zijn die het antwoord op de vraag kunnen geven. Tot slot: het verwijzen naar een instantie, informatiepunt of bron waar het antwoord wel te vinden is, is ook een manier om in ieder geval gedeeltelijk tegemoet te komen aan de wens om meer informatie. De meningsvraag is een vraag die ook voor kan komen. Bij dit type vragen wordt in feite gevraagd of jij je licht wilt laten schijnen over een bepaald onderwerp. Als jij op dat moment ook over dat betreffende onderwerp (of wat daar mee te maken heeft) spreekt, is het op zich natuurlijk logisch dat men jou vraagt om je mening. Je zou het als een compliment kunnen opvatten. Toch is het verstandig om niet altijd te diep in te gaan op de mening die je Theorie Presentatievaardigheden - pagina 16

17 gevraagd wordt. Het is namelijk goed mogelijk dat jouw mening niet door de groep wordt gedeeld; in dat geval verzand je al snel in een ja, maar -discussie. Met name als het gaat om meningen over anderen (concurrenten!) is het verstandig om enigszins neutraal te blijven. Aan de andere kant: het is ook niet de bedoeling om te draaikonten. Breng je mening ten minste genuanceerd. De laatste categorie wordt gevormd door de suggestieve vragen. Dit is meteen de gevaarlijkste vraag voor de voortgang van je presentatie. Iemand zegt je bijvoorbeeld: dat kunt u nu wel zeggen, maar u weet net zo goed als ik dat het alleen maar geld kost!. Op dat moment is de verleiding groot om de discussie aan te gaan met deze ene vragensteller. Discussies hebben lang niet altijd zin. Beter is het om je te richten op de boodschap die achter de inhoud van deze opmerking schuilt: kennelijk is er nogal wat twijfel bij deze man of vrouw. In veel gevallen wil iemand gewoon even zijn ei kwijt. Door even ruimte te maken voor de boodschap van deze persoon ik begrijp dat u niet zo enthousiast bent over, is het vaak als snel mogelijk om je presentatie weer op te pakken. Als de weerstand toch blijft hangen, is het niet verstandig om onverstoorbaar door te gaan met je verhaal. Als het merendeel van de zaal zich tegen je keert is het belangrijk om daar iets mee te doen. Je wilt immers dat je publiek iets doet met jouw informatie. Benoem de weerstand: ik merk dat er nog wat wordt doorgesproken over de vorige vraag. Zal ik doorgaan of is het verstandig dat we er toch nog even over praten?. Dit maakt het straks ook gemakkelijker om de draad van je verhaal weer op te pakken. Bespreek vervolgens de punten of zet ze op een flip-over vel en beloof dat je er aan het einde van de sessie op terug zal komen. Roep vragen op! Omgaan met vragen uit het publiek: gezien de bovenstaande tekst lijkt het misschien erg gevaarlijk. Feit is dat een presentatie in feite aan kwaliteit zal winnen als er voldoende interactie is met je publiek. Naarmate je meer ervaring hebt, je zekerder voelt in je presentatie, zal je merken dat je steeds meer gericht bent op het uitlokken van vragen. De angst voor vragen maakt dan plaats voor de angst dat er in het geheel geen vragen worden gesteld; de conclusie is dan al snel dat de presentatie niet interessant is geweest. Dat is overigens niet waar. Een zeer helder verhaal kan tot weinig vragen leiden. Bovendien is er, ook bij je publiek, een zekere moed nodig om de vraag te stellen. Theorie Presentatievaardigheden - pagina 17

18 Toch zal je merken dat je performance aan dynamiek wint op het moment dat je kan spelen met de vragen die voortkomen uit jouw presentatie. Tips Herhaal de vraag zodat iedereen in het publiek de vraag goed kan horen. Hiermee betrek je iedereen bij de vraag van een individu en bovendien controleer je of je de vraag goed hebt begrepen. Pas op met het beoordelen van vragen: dat heb ik net al uitgelegd, maar ik zal het nog maar een keer vertellen dan. Op deze manier kijkt iemand wel uit voordat hij de volgende vraag gaat stellen. Omschrijf vragenstellers zo neutraal mogelijk. Dus niet: die mevrouw met dat pluizige vaalgroene jasje Zijn er meerdere mensen die tegelijkertijd vragen stellen, geef dan een volgorde van antwoorden aan of zeg dat je na het beantwoorden van deze vraag graag de volgende vraag wilt horen. Geef aan dat je het beantwoorden van vragen gaat beëindigen: er is nog tijd voor drie vragen. Op die manier geef je mensen de kans om hun echt belangrijke vraag te stellen. Theorie Presentatievaardigheden - pagina 18

19 Visuele ondersteuning Hoe komt het toch dat een inhoudelijk middelmatige presentatie vaak juist goed aanslaat bij het publiek terwijl een presentatie die qua boodschap goed in elkaar zit de plank juist misslaat? In veel gevallen komt dit door het ontbreken van goede visuele ondersteuning. De juiste visuele ondersteuning verhoogt het rendement van je performance. Reden genoeg om je hierop voor te bereiden. Het onderstaande overzicht illustreert de mate waarin informatie wordt onthouden door je publiek: Dit betekent overigens niet dat je je presentatie vol moet stoppen met allerlei visueel aantrekkelijke hulpmiddelen. Alles wat je doet moet, vanzelfsprekend, je publiek dienen. In dit hoofdstuk bespreken we de belangrijkste hulpmiddelen en geven we tips die je kunt gebruiken bij het inzetten ervan. Whitebord / flip-over Het belangrijkste nadeel van een whitebord is wellicht het feit dat de presentator met zijn rug naar het publiek staat als hij erop schrijft. Toch valt dit nadeel in de praktijk wel mee. Als het niet te lang duurt kan dit juist een rustpunt zijn in de performance. Let er wel op dat je, bij het aanwijzen van opgeschreven informatie, niet voor het bord langs hoeft te gaan met je hand. Dat betekent dat je het bord zo neer moet zetten dat je, als je je publiek aankijkt terwijl je naast het bord staat, het bord kan aanwijzen met de arm die zich het dichtst bij het bord bevindt. Het echte nadeel van dit hulpmiddel is mogelijkerwijs je handschrift. Het schrijven op een whitebord is niet voor iedereen even eenvoudig. Theorie Presentatievaardigheden - pagina 19

20 Houd in ieder geval rekening met de volgende zaken: Blokletters zijn altijd beter leesbaar dan je eigen handschrift. Gebruik gelijnd of geruit papier: je handschrift gaat anders hangen. Stop met praten als je zaken opschrijft. Neem de tijd om de zaken op te schrijven; gehaastheid leidt vaak tot een slechter handschrift. Zorg ervoor dat de flip-over is aangepast aan je lichaamslengte Kies voor stiften met een brede, schuin afgesneden punt; hiermee wordt de tekst beter leesbaar op afstand. De beamer De beamer kan een prachtig middel zijn om je presentatie visueel te ondersteunen, maar het gebruik van een beamer kent ook zijn beperkingen. De belangrijkste beperking is de mens zelf. Realiseer je dat technische storingen je succes aardig kunnen verpesten. De wet van Murphy gaat vaak op bij beamerpresentaties: snoeren die niet passen, de laptop die weigert om signaal naar de beamer te zenden, netwerkstoringen: vaak gaat er van alles tegelijk mis. De belangrijkste tip: vertrouw alleen je eigen apparatuur. Je kan natuurlijk je eigen PowerPointpresentatie op je laptop zetten en vervolgens hopen op een goede beamer die in de zaal aanwezig is, maar het is beter om een en ander zelf van tevoren te testen! Voor het maken van duidelijke en prettig ogende dia s (slides) in Microsoft Powerpoint geldt het volgende: Houd je aan de 6 x 6 regel: maximaal zes woorden per regel en niet meer dan zes regels op een dia. Gebruik een schreefloze letter (dat is een letter zoals in de rest van de tekst, en dus niet zoals in deze regel is gebruikt) dit is beter leesbaar. De letters moeten goed leesbaar zijn: gebruik minimaal 20 puntsgrootte. Hou je aan de huisstijl van je organisatie: die is er niet voor niets. Wees voorzichtig met het gebruik van meerdere verschillende lettertypen. Je kunt je presentatie nog aantrekkelijker maken door gebruik te maken van kleuren. Zelfs bewegende beelden behoren tegenwoordig tot de mogelijkheden. Theorie Presentatievaardigheden - pagina 20

21 Toch is het niet de bedoeling om alle mogelijkheden van die je hebt, volledig te benutten tijdens je presentatie. Maak beperkt gebruik van inschuivende teksten, bewegende beelden en pas ook op met geluid. Als je bij elke verschijnende titel een fietsbelgeluid laat horen, kan dit je presentatie ongelooflijk storend maken. Stelregel: zorg voor eenheid in kleur en lay-out. Wijk hier vanaf als je iets wat echt belangrijk is, wilt laten opvallen. Mocht je tientallen dingen willen laten opvallen, dan is er overigens iets mis met je verhaal! ij een diapresentatie kun je niet ongemerkt een dia overslaan of een andere volgorde kiezen. Je moet de tijd nemen om de betreffende dia op te zoeken. Dit kost tijd en het is de vraag of het je presentatie goed doet. Er zijn nog steeds te veel presentatoren die overvallen worden door de dia die tevoorschijn komt als ze klikken op hun muis of afstandsbediening. Ken je presentatie! Tot slot: beamers kennen ook zo hun lichtopbrengsten. Lang niet alle beamers zijn in staat om, in een verlichte zaal, voldoende duidelijk te laten zien wat er op de dia staat. Je kan natuurlijk het licht uit doen, maar dit leidt weer tot het verliezen van het contact met je publiek. En ook voor beamers geldt: zet het beeld uit als je de dia niet meer nodig hebt. Het licht dat schijnt op je scherm trekt vaak meer aandacht dan jijzelf! Hand-outs Veel presentatoren maken voor hun toehoorders een hand-out. Vaak bestaat deze uit een printversie van de getoonde dia s. Bedenk vooraf niet alleen of je hand-outs mee wilt geven, maar juist ook wanneer je ze wilt geven. Vooraf: de deelnemers kunnen meeschrijven met de getoonde dia s, wat prettig is. Helaas kunnen ze ook gaan afdwalen of zien ze voortijdig de clou van iets waarover jij een vraag wilde stellen, waardoor het effect weg is. Achteraf: geen kans op afdwalen of clous die verklapt worden. Nadeel is wel dat de mensen niet mee kunnen schrijven. Zeker bij presentaties van technische/juridische/medische aard is dit soms lastig voor de deelnemers. Theorie Presentatievaardigheden - pagina 21