Magic4Business Financieel

Transcriptie

1 Magic4Business Financieel Financieel administratiesysteem

2 De kracht van Magic4Business Financieel 3 Wie werken er met Magic4Business Financieel? 3 Mogelijkheden 4 Stamtabellen 6 Grootboek 7 Debiteuren/ crediteuren 10 Vaste activa 12 Kostenplaatsen/ Kostendragers 14 Rapportage 15 Telebanking (ERA) 17 Diversen 18 Minimale systeemeisen 19 Stamtabellen 6 BTW-tabel 6 Boeknamen 6 Rekeninggroepen 6 Grootboekschema 6 Rapportschema 6 Relaties 6 Vaste activa 6 Automatische journaalposten 6 Grootboek 7 Dagboeken 7 Journaalnummers 7 Direct of indirect boeken 7 Boeken in komende perioden 8 Dubbelzijdig boeken 8 Automatische BTW-afsplitsing Raadplegen en zoeken in bestanden Aanmaken nieuwe rekeningen en relaties tijdens het boeken Blokkeren rekeningen en dagboeken Memovelden 9 Automatische journaalposten 9 Debiteuren/ crediteuren Memovelden per relatie 10 Contactpersonen 10 Verzamelrekeningen 10 Vreemde valuta 10 Openstaande posten 10 Automatische betalingen en incasso Aanmaningen en rekeningoverzichten Talen 11 Vaste activa 12 Uitvoerige beschrijving activa 12 Losgekoppeld van het rekeningschema 12 Diverse berekeningsmethoden 12 Controle en wijzigen afschrijvingsbedragen tijdens de berekening Automatische boekwinst-/ verlies- boeking bij verkoop Diverse overzicht- en exportfuncties Koppeling met rapportage 13 Kostenplaatsen/kostendragers 14 Boekingen op meerdere kostenplaatsen per dagboekregel Begrotingen centraal geregistreerd, via de grootboekrekeningen Overzichten en opvragen informatie Rapportage 15 Algemeen 15 Consolidatie 15 Afronding 15 Koppeling met jaarrapportagemodule 15 Telebanking (ERA) 17 Diversen 18 Autorisatie 18 Import/Export cliënt 18 Back-up administratie 18 XML-Auditfile 18 BTW-aangifte 18 Mineralenregistratie (optie) 18 Inkoopregister (optie) 18 Minimale systeemeisen 19 Onze diensten 20 2

3 De kracht van Magic4Business Financieel Magic4Business Financieel is een krachtig, compleet en flexibel financieel pakket voor het gehele MKB. Deze oplossing biedt naast een moderne vormgeving alle functionaliteit die u van een modern financieel pakket mag verwachten. De modulaire opzet laat het pakket samenstellen naar behoefte. In de volledige vorm biedt het pakket alle componenten voor een complete financiële administratie, van grootboek tot rapportage (bijvoorbeeld de jaarrekening). De beschikbare modules zijn: Basismodule Vaste Activa Kostenplaatsen/Kostendragers ERA, inlezen en matchen van electronisch rekeningafschrift Rapportage Wie werken er met Magic4Business Financieel? Een groot aantal bedrijven in het MKB is u reeds voorgegaan in de aanschaf van Magic4Business Financieel van Magic Hands BV. Onder deze klanten bevinden zich ook een groot aantal administratiekantoren en accountantskantoren. Zij kiezen specifiek voor de programmatuur van Magic Hands BV, omdat het zeer gebruiksvriendelijk is en omdat het mogelijk is om zeer veel transacties te verwerken in een relatief korte tijd. Een ander groot voordeel is dat er geen tot weinig blokkades in de programmatuur zitten. Dit betekent in de praktijk dat u als gebruiker kunt bepalen wat wel en niet mag, uiteraard wel binnen de wettelijk gestelde grenzen. Indien u afwijkt van een reguliere methode zal er wel een signalering plaatsvinden maar geen blokkade. Enkele klanten van ons zijn: Huibers Accountants Van Dessel en Van Leeuwarden Accountants Scheer & Foppen K.N.M.I. Vink Barneveld En vele anderen 3

4 Mogelijkheden Basismodule Grootboek Vrij instelbaar rekeningschema, lengte nummer maximaal 10 posities Boekingen direct of indirect te verwerken, per boek instelbaar Boeken in journalen, voorzien van een uniek nummer Boekingsomschrijving maximaal 50 posities Mutaties binnen open perioden corrigeerbaar, voorzien van logboek inzake wijzigingen Begrotingen op grootboekrekeningniveau Memovelden per boeking Gegevens per periode/boekjaar te bewaren Toegang tot dagboeken en rekeningen instelbaar per gebruiker Dubbelzijdig boeken met BTW-afsplitsing, BTW aanpasbaar per boeking Automatische journaalposten, periodiek en vrij Ongelimiteerd aantal boekjaren en administraties, afsluiten niet verplicht BTW- en ICT-aangifte electronisch middels BAPI Boeken en rapporteren mogelijk in andere valutasoorten Andere gebruikerstalen zijn mogelijk Debiteuren/Crediteuren Uitgebreide N.A.W.-mogelijkheden, inclusief contactpersonen en mailingmogelijkheid Memovelden per relatie (debiteur, crediteur of prospect) Onbeperkte toewijzing van verzamelrekeningen Verwerking van vreemde valuta Clieop3 automatische betalingen en incasso Openstaande posten, historie en ouderdomsanalyse, aanmaningen en/of rekeningoverzichten Vaste activa Uitvoerige beschrijving activa Losgekoppeld van het rekeningschema Diverse berekeningsmethoden, fiscaal en commercieel Automatische boekwinst/verlies boeking bij verkoop Controle en wijzigen tijdens berekening mogelijk Diverse overzicht- en exportmogelijkheden Koppeling met rapportage Kostenplaatsen/Kostendragers Boekingen op meerdere Kostenplaatsen/Kostendragers per dagboekregel, indien gewenst volledig automatisch via verdeelsleutels Begrotingen centraal geregistreerd, via de grootboekrekeningen Tussentijdse Verlies&Winst rapportage per kostenplaats Rapportage Vrije indeling rapportschema, uitgebreide tekstmogelijkheden Lay-out gebaseerd op de wet op de jaarrekening In diverse valutasoorten af te drukken Winst & Verliesverslag gesplitst in resultaatanalyse, begroting, periodestaat en Winst & Verliesrekening Afronding op hele bedragen mogelijk Consolidatie Koppeling met jaarrapportagemodule voor accountants, met functionaliteiten als inlezen eindbalans cliënt, uitwerken kolommenbalans, afdrukken rapport en vele andere functies. Externe rapportagetool ten behoeve van 100% flexibele rapportage 4

5 ERA Elektronisch Rekening Afschrift (ERA) verwerking Diverse bankformaten worden ondersteund Ongeveer 80% automatische matching Gebruiksvriendelijke aflettermogelijkheden voor de niet gematchte posten Diversen Essentiële overzichten en opvragingen meerdere valutasoorten Mineralenregistratie Import/export administratie XML-Auditfile export Inlezen van OCR transactieregels 5

6 Stamtabellen Magic4Business Financieel bevat een verscheidenheid aan stamtabellen. Deze tabellen worden gebruikt om zo snel en efficiënt mogelijk tot de gewenste informatiestroom te komen. De kracht van de programmatuur zit er onder andere in dat u zelf deze tabellen kunt vullen en muteren, hierdoor is de benodigde ondersteuning minimaal. Enkele van deze tabellen zijn: BTW-tabel Via deze tabel worden op algemeen niveau de percentages en per administratienummer de verwerkingsrekeningen bepaald. Boeknamen Deze tabel dient voor het aangeven van de te gebruiken dagboeken en specifieke boekgerelateerde zaken als tegenrekening, indirect of direct boeken e.d. Rekeninggroepen De indeling van het rekeningschema, met name voor het bepalen van de subadministratierekening debiteuren en crediteuren en het koppelen van de bijbehorende verzamelrekeningen. Grootboekschema De basis van het systeem wordt gevormd door het rekeningschema. Bij het aanmaken van een administratie kan er een standaard rekeningschema gegenereerd worden. Rapportschema De onderverdeling van de grootboekrekeningen in hoofdrubrieken ten behoeve van de rapportage. Relaties Informatie betreffende debiteuren, crediteuren en prospects. Vaste activa Informatie betreffende aanschaf, afschrijvingen, etc. Automatische journaalposten Definitie van vaste, periodiek te verwerken journaalposten. 6

7 Grootboek Dagboeken Een groot deel van de te voeren financiële administratie bestaat in de regel uit het handmatige boeken van journaalposten, bijvoorbeeld het kasboek. De financiële module is ontworpen om een grote mate van vrijheid van schema en methode van boeken toe te laten, gekoppeld aan hoge betrouwbaarheid en traceerbaarheid van boekingen, dit wordt bewerkstelligt door een flexibele indeling van de dagboeken. Uw grootboektransacties zullen per dagboek worden gegroepeerd. Het boekingsprogramma Journaalnummers Er is gekozen voor het boeken van de mutaties onder een journaalnummer. Dit heeft als voordeel dat mutatieverslagen automatisch zijn genummerd en dat boekingen via het journaal- en regelnummer zijn te herleiden tot aan de bron. Uiteraard is ook het stuknummer ter beschikking voor het herkennen van een boeking. De journaalnummering kan automatisch opvolgend worden gegenereerd. Direct of indirect boeken Per boek kan worden gekozen voor indirect of direct boeken. Boekt men direct dan zal, na akkoordverklaring van de dagboekmutatie, deze onmiddellijk worden verwerkt in het grootboek en eventueel openstaande posten, etc. Belangrijk hierbij is, dat de boekingen altijd nog achteraf kunnen worden gewijzigd (mits de gebruiker hiervoor is geautoriseerd). Bij indirect boeken dient het dagboek via een aparte verwerkingsslag te worden geboekt in de administratie. 7

8 Boeken in komende perioden Indien gewenst kan worden geboekt in iedere toegestane periode. Magic4Business Financieel kent geen blokkades. Indien u een boeking met een datum, die buiten de geselecteerde periode valt, probeert in te boeken, wordt dit gewoon geaccepteerd. Wel wordt er een signalering gegeven. Dubbelzijdig boeken Dit houdt in dat in één boekingsregel zowel op de rekening als op de opgegeven tegenrekening geboekt wordt. De tegenrekening kan worden gekoppeld aan een boek, al dan niet als verplichting. Bij dubbelzijdig boeken blijft op de afzonderlijke grootboekmutaties de volledige journaalpost zichtbaar. Automatische BTW-afsplitsing Via deze optie kan via een in de boeking mee te geven code, het BTW-bedrag automatisch worden berekend en geboekt. Indien gewenst kan het berekende BTW-bedrag worden aangepast. Raadplegen en zoeken in bestanden Tijdens het boeken kan men rekeningen en/of relaties selecteren via bijvoorbeeld de zoeknaam. Verder kan actuele informatie uit het openstaande posten- en het grootboekbestand worden geraadpleegd. Openstaande postenscherm, per debiteur/crediteur Aanmaken nieuwe rekeningen en relaties tijdens het boeken Blijkt een rekening tijdens het boeken niet aanwezig te zijn dan kan de ontbrekende informatie worden aangemaakt zonder het boekingsprogramma af te sluiten. Uiteraard is dit alleen toegestaan aan gebruikers met voldoende rechten voor het opvoeren van dit soort stamgegevens (zie ook Autorisatie in het hoofdstuk Diversen). Blokkeren rekeningen en dagboeken Rekeningen kunnen volledig worden geblokkeerd voor gebruik binnen het boekingsprogramma, bijvoorbeeld verzamelrekeningen. Daarnaast kunnen dagboeken worden geblokkeerd voor bepaalde gebruikers en binnen de dagboeken welke rekeningen niet mogen worden gebruikt in combinatie met het dagboek. 8

9 Memovelden Via de memovelden per dagboekmutatie bestaat de mogelijkheid wetenswaardigheden betreffende de boeking te noteren, naast de normale boekingsomschrijving. Deze memovelden worden zichtbaar in onder andere het opvraagprogramma dagboekmutaties. Een plezierige bijkomstigheid is het feit dat de memoteksten buiten het boekingsprogramma kunnen worden gewijzigd en eventueel aangevuld. Automatische journaalposten Regelmatig terugkerende vaste boekingen kunnen worden opgenomen in een tabel. Deze tabellen kunnen periodiek worden verwerkt waardoor de boekingen volledig automatisch plaatsvinden. Indien wordt gewerkt met Kostenplaatsen/Kostendragers kan deze informatie in de tabel worden opgenomen. 9

10 Debiteuren/crediteuren De stamgegevens voor debiteuren en crediteuren maken het mogelijk relaties uitgebreid in het systeem vast te leggen, niet alleen voor het bijhouden van de openstaande posten, maar ook voor het verzenden van aanmaningen of rekeningoverzichten en het aanmaken van mailingbestanden. Ook kunnen prospects in het relatiebestand worden opgenomen. Relatiescherm Memovelden per relatie Via memovelden per relatie zijn diverse zaken betreffende de relaties vast te leggen. Deze memovelden zijn bijvoorbeeld op te roepen en bij te werken tijdens het opvragen van de openstaande posten. Contactpersonen Per relatie zijn 99 contactpersonen op te nemen, eventueel met functie, afdeling, titel, telefoonnummer, etc. Eén van de contactpersonen is aan te wijzen als hoofdcontactpersoon. De naam van deze contactpersoon zal dan bijvoorbeeld worden gebruikt als t.a.v. rubriek in de adressering. Verzamelrekeningen Verzamelrekeningen worden aan de debiteuren- of crediteurenrekeningen toegewezen middels de tabel rekeninggroepen. Via een definitie van een reeks (opeenvolgende) nummers wordt aangegeven of de reeks Debiteuren of Crediteuren betreft. Het systeem vraagt dan om toewijzing van een verzamelrekening (voor de totaalsaldi op de kolommenbalans). Op deze wijze is een ruim aantal groepen debiteuren en/of crediteuren te definiëren. Vreemde valuta In het pakket is een tabel opgenomen voor vreemde valuta. Deze tabel maakt het mogelijk bedragen om te rekenen naar de betreffende valuta en aanmaningen of rekeningoverzichten af te drukken in de valutasoort van de debiteur. Openstaande posten Vanuit de diverse boekingen, zowel via het dagboek als via externe journalen (bijvoorbeeld vanuit factureringen) worden automatisch openstaande posten bijgehouden door het 10

11 systeem. Vanuit de openstaande postenlijst worden diverse overzichten en opvragingen gegenereerd, waaronder aanmaningen, rekeningoverzichten, ouderdomsanalyse, etc. Bij het verwijderen van posten worden de gegevens automatisch aangemerkt als historische post. Automatische betalingen en incasso Vanuit de openstaande posten van de crediteuren kunnen te betalen facturen worden geselecteerd voor verwerking in Clieop3-formaat. Vanuit de debiteuren openstaande posten kunt u posten voor automatische incasso selecteren. Voor deze functies is een aantal speciale rubrieken (de verwerkingsinformatie) aan de openstaande posten toegevoegd, te weten: Datum betaalbaarstelling. Tekst betaalbaarstelling. Tekst voor Clieop3-verwerking en betalingskenmerk. Deze rubrieken zijn via een onderhoudsprogramma buiten het boekingsprogramma ongelimiteerd te wijzigen. Vanuit de betalingen- of incassoroutine kan, indien gewenst, een journaalbestand ten bate van verwerking in het grootboek worden gegenereerd. Aanmaningen en rekeningoverzichten Vanuit de openstaande posten van de debiteuren is het mogelijk aanmaningen en/of rekeningoverzichten te genereren. Middels een tekstentabel kunnen eigen teksten worden ingegeven, voor vijf verschillende aanmaningsniveaus en één niveau voor de rekeningoverzichten. Ten behoeve van deze aanmaningen /rekeningoverzichten kunnen per niveau teksten in verschillende talen worden ingegeven. Aan de hand van een vrij te bepalen factor kan het interval tussen de aanmaningsniveaus worden bepaald. Talen Per relatie kunt u aangeven welke voertaal de klant heeft. Met deze codering zal het programma automatisch uitgaande correspondentie in de klantspecifieke taal genereren. 11

12 Vaste activa Met de module Vaste Activa kunt u een complete subadministratie over uw bedrijfsactiva voeren. De module is zo flexibel mogelijk opgezet om er voor te zorgen dat uw bedrijfsvoering altijd past binnen de mogelijkheden. Uitvoerige beschrijving activa Het systeem biedt de mogelijkheid per activumgegeven een verscheidenheid aan rubrieken met betrekking tot aanschaf, restwaarde, verkoop en afschrijving vast te leggen. Door middel van een kostenverdeeltabel zijn de afschrijvingskosten te verdelen over de diverse afdelingen binnen de administratie (Kostenplaatsen/Kostendragers). Via een koppeling aan een rapportcode zijn de activagegevens in verschillende groepen in te delen. Losgekoppeld van het rekeningschema Er is geen vaste koppeling per bedrijfsmiddel aan het rekeningschema. Door een balans- en winst- en verliesrekening op te geven waar de afschrijvingen en correctie op de boekwaarde op plaats dienen te vinden wordt de koppeling naar het grootboek gerealiseerd. Diverse berekeningsmethoden De afschrijvingen kunnen plaatsvinden via de boekwaardemethode (annuïteit) of via de lineaire methode. Controle en wijzigen afschrijvingsbedragen tijdens de berekening Tijdens het berekenen van de afschrijvingsbedragen en voor het aanmaken van het journaal kunnen de berekende bedragen worden gecontroleerd en waar nodig worden aangepast. Het systeem geeft aan wanneer de restwaarde bereikt is. Automatische boekwinst-/verlies- boeking bij verkoop Aan de hand van de waarde van het bedrijfsmiddel op het moment van verkoop en aan de hand van de verkoopprijs wordt boekwinst/verlies bepaald. Een en ander resulteert automatisch in een journaalpost. Diverse overzicht- en exportfuncties De activagegevens zijn af te drukken middels een inventarislijst of afschrijvingsstaat. Deze afschrijvingsstaat is ook te exporteren naar een (extern) spreadsheetprogramma. Het afdrukken van deze lijsten kan plaatsvinden op verschillende volgordes, te weten: 12

13 Inventariscode. Sorteergegeven. Groepsomschrijving. Grootboekrekening balans. Afschrijvingsrekening balans. Afschrijvingsrekening winst/verlies. Koppeling met rapportage Een overzicht van de vaste activa is als geïntegreerd onderdeel van de rapportage af te drukken. 13

14 Kostenplaatsen/Kostendragers Door gebruik te maken van de module kostenplaatsen kunnen boekingen op winst- en verliesrekeningen naar één of meer Kostenplaatsen/Kostendragers worden doorgeboekt. Hierdoor kan men bijvoorbeeld de directe en indirecte kosten per afdeling zichtbaar maken. Tabel kostenplaatsen Boekingen op meerdere Kostenplaatsen/Kostendragers per dagboekregel Via de verdeelsleuteltabel is het mogelijk per winst- en verliesrekening een verdeelsleutel naar Kostenplaatsen/Kostendragers op te geven. Indien op deze rekening geboekt wordt zal automatisch de doorboeking naar de diverse Kostenplaatsen/Kostendragers plaatsvinden. Uiteraard is de verdeling in voorkomende gevallen handmatig aan te passen. Is er voor een bepaalde rekening geen verdeelsleutel opgegeven, dan kan men in het boekingsprogramma handmatig meerdere Kostenplaatsen/Kostendragers per boekingsregel opgeven. Begrotingen centraal geregistreerd, via de grootboekrekeningen Via het grootboekschema kan per rekening een begroting per periode worden opgegeven. Deze begroting is in de kostenplaatsmodule te benutten via het invoeren van verdeelsleutels per rekening. Overzichten en opvragen informatie De afdruk- en opvraagfuncties bieden opties als het afdrukken van de Kostenplaatsen/ Kostendragerstabel, de begrotingen per kostenplaats en de tabel betreffende de verdeelsleutels. Met betrekking tot reeds verwerkte gegevens kan een verslag van de mutaties worden afgedrukt, waarbij de keuze wordt geboden tussen de volgende afdrukvolgordes: Op kostenplaats / rekening. Op rekening / journaal. Op periode / kostenplaats. Op journaalnummer. Tevens kan er een kostenoverzicht, of een overzicht met kostenplaats verzameltotalen worden afgedrukt. 14

15 Rapportage De module rapportage geeft de mogelijkheid de cijfers van de kolommenbalans via zogenaamde rapportcodes te herschikken en af te drukken in de vorm van een jaarrapport. Standaard is deze module zeer goed te gebruiken voor tussentijdse rapporten en conceptuele uitdraaien. Via groepstotaal definities en uitgebreide tekstmogelijkheden is een zeer compleet rapport af te drukken. Tabel rapportage Algemeen Het programma afdrukken rapportage biedt de volgende opties: Instelbaar op decimalen. Afdruk in hoofd- of alternatieve valutasoort. Consolidatie. Balans. Winst & Verliesrekening. Winst & Verlies periodeoverzicht. Winst & Verlies resultaatanalyse. Winst & Verlies begrotingstaat. Toelichting op de balans. Toelichting op de Winst & Verliesrekening, eventueel inclusief begroting per rekening. Overzicht vaste activa (indien de module vaste activa is geactiveerd). Uiteraard worden op alle onderdelen van het rapport de cijfers van het voorgaande jaar afgedrukt, indien deze cijfers in het systeem beschikbaar zijn. Consolidatie De consolidatie zorgt voor een rapport dat samengesteld is uit de cijfers van meerdere administraties. Deze administraties worden eenmalig opgegeven binnen de hoofdadministratie, tevens kan informatie betreffende het elimineren van grootboekrekeningen worden opgenomen in de betreffende administraties. Het aankruisen van het vakje consolidatie in de selecties is vervolgens voldoende voor het produceren van een geconsolideerd rapport. 15

16 Afronding Zowel bij het afronden in verband met het laten wegvallen van centen als bij afronding inzake omrekening naar een alternatieve valutasoort draagt het programma zorg voor een correcte doortelling van het rapport in alle onderdelen. Dit is bereikt door een eventueel balansverschil door afronding tijdelijk te boeken op een vooraf opgegeven grootboekrekening in de W&V- groep. Koppeling met jaarrapportagemodule Magic4Business Financieel kan worden gekoppeld met een speciaal pakket voor jaarrapportage, Audition. Via dit pakket kunnen complete jaarrapporten worden gegenereerd en afgedrukt, indien gewenst in proportioneel schrift. Verder biedt het pakket opties als het inlezen van de eindbalansposten van een cliënt in diverse formaten, het uitwerken van de kolommenbalans, het produceren van brugstaten, exporteren van een journaalpost met wijzigingen, etc. Vrije rapportage middels StonefieldQuery Met StonefieldQuery kunt u alle data die is opgenomen in de administratie ontsluiten. De rapportagetool onderscheidt zich in een zeer flexibele en gebruiksvriendelijke manier van werken. U kunt als gebruiker helemaal zelf bepalen welke data u wenst te rapporteren en in welke vorm u dit wenst te doen. 16

17 Telebanking (ERA) Naast de standaardmogelijkheden voor het genereren van automatische betalingen en incasso-opdrachten is het mogelijk elektronische rekeningafschriften (ERA s) te importeren in de financiële administratie, via de optionele ERA-module. Kern van deze module is het zoveel mogelijk automatisch matchen van met name betalingen van uw klanten, via matching met het openstaande postenbestand. Ook handmatig coderen behoort tot de mogelijkheden. Na codering van de bankmutaties worden de gegevens omgezet in journaalposten en verwerkt in uw grootboek en openstaande posten. De standaard bestandsformaten van diverse banken worden ondersteund. 17

18 Diversen Aanvullend worden nog een aantal faciliteiten van het pakket nader belicht. Autorisatie Alle hoofdfuncties binnen het pakket zijn op beheerderniveau per gebruiker in- of uit te schakelen. Via deze functie is het pakket op maat te snijden per gebruiker en niet geautoriseerd gebruik van onderdelen van het pakket tegen te gaan. Import/Export cliënt Middels een functie in het pakket kan een volledige administratie worden uitgewisseld met andere computers, bijvoorbeeld met een laptop waarmee bij de cliënt de administratie kan worden verzorgd, of het inlezen van de volledige administratie van de cliënt voor einde periode of -jaarwerkzaamheden. Voorwaarde hierbij is de aanwezigheid van Magic4Business op beide systemen. Back-up administratie Het pakket is voorzien van de mogelijkheid een locale back-up van een administratie te maken. Deze back-up wordt geplaatst in de Magic4Business Financieel-werkdirectory en kan (automatisch) worden gekopieerd naar iedere gewenste locatie, zoals een diskette, CD- Writer station of netwerkmap. Via het back-uplogboek is het mogelijk een restore uit te voeren. Deze functie is specifiek bedoeld voor single-user gebruik. XML-Auditfile Het is mogelijk de administratie te exporteren in het standaard XML-Auditfile formaat. Dit kan dienen om bijvoorbeeld de Belastingdienst in staat te stellen een controle uit te voeren over uw administratie, maar ook als uitwisselingsformaat met andere pakketten, zoals analysesoftware van accountants. BTW-aangifte Het pakket is voorzien van een geïntegreerde BTW-en ICT-aangifte functie. Door middel van BAPI programmatuur kunnen de aangiftes worden verstuurd naar de Belastingdienst. Mineralenregistratie (optie) Dit subsysteem maakt het bij verwerking van de administratie voor agrarische bedrijven mogelijk tijdens het boeken van dagboekmutaties subboekingen inzake mineralenregistratie af te splitsen. De van toepassing zijnde grootboek-rekeningen worden als zodanig aangemerkt in het schema, waarna dient te worden verwezen naar een tabel met rekeneenheden. Tijdens het boeken signaleert het boekingsprogramma dat mineralenregistratie verplicht is voor een rekening en toont aan de hand van de gekoppelde rekenregel een boekingsvoorstel. Alle velden zijn aan te passen indien noodzakelijk. Na akkoordverklaring van de boeking wordt een en ander bijgehouden in een spaarbestand. Aan het einde van het (boek-) jaar is dit bestand af te drukken op diverse volgordes en met diverse selecties. Inkoopregister (optie) Via deze optie is het mogelijk binnengekomen inkoopfacturen te registreren en te fiatteren. Tijdens het registreren kan de journaalpost reeds worden opgemaakt, indien gewenst verdeeld over verschillende administraties. Deze journaalpost kan via het boekingsprogramma op eenvoudige wijze worden verwerkt, mits de inkoopfactuur is gefiatteerd. 18

19 Minimale systeemeisen Alle applicaties zijn zowel stand-alone als in een netwerkomgeving toepasbaar. Server Werkstation Printer Windows NT, 2000, 2003 en Small Business Server Minimaal: Pentium III, 128 MB intern geheugen en 300 MB vrije schijfruimte Alle Windows georiënteerde printers voor de meeste overzichten Alle applicaties zijn tevens operationeel onder Windows Terminal Server en Citrix. Aanbevolen: Pentium IV, 256 MB intern geheugen en 300 MB vrije schijfruimte Voor enkele overzichten Alle laserprinters met HP/Laserjet emulatie Alle naaldprinters met EPSON FX emulatie Inkjet printers Afwijkende printerdrivers op aanvraag CD-ROM drive 19

20 Onze diensten Magic/Standaard applicaties Magic Hands BV is een Magic Solution/Consulting Partner die zich ten doel stelt haar opdrachtgevers servicegericht te ondersteunen tijdens de gehele levenscyclus van hun Magic/Standaard applicaties. Service Level Agreements Magic Hands BV ontwikkelt en onderhoudt producten waarvan de standaardfunctionaliteit reeds is aangeschaft. Naast de configuratie en parametersering van de functionaliteit, verzorgt Magic Hands BV het gehele implementatietraject, waaronder ook de opleidingen voor uw organisatie. De meeste van deze activiteiten vinden plaats vanuit een Service Level Agreement. Magic Hands BV beschikt over een Service desk waar u terecht kunt voor adequate ondersteuning bij uw applicaties. Naast het ontwikkelen en onderhouden van standaard producten, blijkt regelmatig dat de geboden oplossingen aangepast moeten worden naar de behoeften van de klant. De medewerkers van Magic Hands kunnen op een snelle en adequate manier uw functionele wensen toevoegen aan de standaard producten. Al onze diensten bieden wij aan op basis van Application Lifecycle Management. Dit betekent dat wij u kunnen ondersteunen gedurende de volledige levenscyclus van de applicaties. Detachering Bij Magic Hands BV kunt u terecht voor een tijdelijke ondersteuning in kennis en vaardigheid. Een breed scala aan Magicians, van trainee tot senior projectmanager, staan voor u ter beschikking. Projecten Magic Hands BV voert zowel intern als op locatie projecten uit. Wij brengen projecten voor een diversiteit aan branches tot een goed einde. Hiervoor hanteren we Prince II en DSDM als methodieken. Magic/Pervasive Licenties Magic Hands BV is uw leverancier van alle benodigde Magic en Pervasive licenties. Tevens biedt Magic Hands BV u technische ondersteuning op deze licenties. Magic Webhosting Magic Hands is in staat om een breed scala van diensten op het gebied van internet, intranet, hosting, connectivity en communicatie oplossingen te bieden. Door op een slimme manier gebruik te maken van de verschillende diensten kunt u veel bereiken. Hierbij kunt u denken aan thuiswerkoplossingen, koppeling van verschillende vestigingen en andere flexibele oplossingen die uw organisatie slagvaardiger maken en waarmee u in staat bent uw kosten te reduceren. Stonefield Query Rapportage is steeds belangrijker in de moderne bedrijfsvoering. Alle data die u in uw bedrijfsapplicatie invoert, wilt u kunnen rapporteren. Stonefield Query biedt u een krachtige rapportagetool die zeer gebruiksvriendelijk is. Magic Hands BV is hiervan leverancier en ondersteunt het ook technisch. De Magic software biedt innovatieve oplossingen in een post 4GL ontwikkeltaal, waarmee uiterst productief en snel gewerkt wordt. Magic is bovendien platformonafhankelijk en geschikt voor e-commerce en ondernemingsbrede applicaties. Magic Hands BV is een Magic consulting en solutions partner. Dit garandeert een optimale kennis van alle Magic producten. Wij streven ernaar zoveel mogelijk gecertificeerde Magicians in dienst te hebben. 20

21 21

22 Overige Bedrijfsprocessen Magic4Business Financieel maakt onderdeel uit van de Magic4Business ERP oplossing. Dit betekent dat al uw bedrijfsprocessen door Magic Hands BV op een geïntegreerde manier kunnen worden geautomatiseerd. Geïnteresseerd? Bent u geïnteresseerd in onze oplossingen, neem dan contact op met de Sales van Magic Hands, bereikbaar onder het telefoonnummer of per , sales@magic-hands.com. Wij zullen dan een vrijblijvende afspraak met u maken om een demo te komen geven, waarin de mogelijkheden van het pakket met u doorgenomen worden. Daarnaast kunnen tijdens deze demo uw eventuele andere wensen die u aan het pakket stelt, besproken worden. Contact Magic Hands B.V. Parkerbaan MC Nieuwegein Postbus BH Nieuwegein T +31 (0) F +31 (0) W E sales@magic-hands.com