Zo! Hoe? Centraal ontwikkelde examens Nederlandse taal en rekenen in het mbo. Let op: Errata. Leren vernieuwen

Transcriptie

1 Leren vernieuwen Hoe? Zo! Centraal ontwikkelde examens Nederlandse taal en rekenen in het mbo Let op: Errata A

2 Hoe? 1 Wat is de aanleiding voor dit boekje? 3 2 Wat komt er op ons af? 5 3 Wie zijn er betrokken bij het proces? 10 4 Wat kan ik er nu al aan voorbereiden? 14 5 Wat komt er kijken bij de planning van de examens? 18 6 Wat komt er kijken bij de uitvoering van de examens? 22 7 Wat komt er kijken bij de nazorg en de correctie? 26 8 Wat betekent dat voor ruimtes en werkplekken? 28 9 Wat betekent dat voor ict-beheer en -ondersteuning? Wat gaat dat allemaal kosten? Kunnen we alle stappen nog een keer doornemen? Waar kan ik terecht voor meer informatie? 45 2

3 1 Wat is de aanleiding voor dit boekje? Aanleiding De centraal ontwikkelde examens Nederlandse taal en rekenen komen snel dichterbij. De invoering van het centrale examen heeft grote gevolgen voor mbo-instellingen. Niet alleen onderwijsinhoudelijk, maar ook op organisatorisch en ict-gebied zullen instellingen zich goed moeten voorbereiden. Daarbij moeten vragen worden beantwoord zoals: Hoeveel studenten gaan per jaar examen doen? Hoeveel computers moet ik daarvoor reserveren? Hoe moeten we de examenlokalen inrichten? Met welke examensoftware wordt gewerkt? In welke periodes vinden de examens plaats? Mogen studenten het examen maken op de eigen laptop? Hoe wordt de correctie geregeld? Op welke manier telt het resultaat mee voor diplomering? Een antwoord op deze vragen is niet altijd goed te vinden. Vandaar dat het College voor Examens, sambo~ict en Kennisnet gezamenlijk dit boekje hebben ontwikkeld. Over dit boekje Deze uitgave van Hoe? Zo! geeft antwoord op veel vragen over de invoering van de centraal ontwikkelde examens (coe s) binnen het mbo. We focussen daarbij op de organisatorische, logistieke en facilitaire problematiek. Vaak wordt er voor antwoorden verwezen naar externe informatiebronnen. Want over dit onderwerp is al het een en ander geschreven. Dit boekje brengt veel van die informatie bij elkaar en zorgt voor overzicht. Voor wie? Deze publicatie is bedoeld voor iedereen die betrokken is bij de organisatie en uitvoering van de centrale examens: onderwijsmanagers, examenbureaus, examinatoren, ict- en facilitair managers. Hoe? Zoals de titel doet vermoeden is dit boekje opgebouwd uit vragen. Aan de hand daarvan worden keuzemogelijkheden geschetst en tips gegeven. Dit boekje beschrijft soms hoe het moet, soms hoe het kan. Er is meestal niet één pasklaar antwoord: instellingen hebben keuzevrijheid en moeten hier zoveel mogelijk gebruik van maken. Dit boekje geeft de kaders en de keuzes die mogelijk van toepassing zijn. Niet alle zaken over de uitvoering van de coe s zijn al concreet uitgewerkt. Het is voor alle partijen nieuw en er zullen zeker nog zaken worden bijgesteld naar aanleiding van de pre-pilots die in februari 2011 zijn uitgevoerd. Maar dat mag geen reden zijn voor uitstel; we moeten er nu mee beginnen. Dit boekje kan helpen bij het zetten van de eerste stappen. 3

4 Door wie? Deze publicatie is tot stand gekomen onder verantwoordelijkheid van drie partijen: het College voor Examens, sambo~ict en Kennisnet. Achterin is meer informatie te vinden over deze organisaties. Dit boekje is geschreven door Martijn Bijleveld, adviseur Onderwijs & ICT. Afstemming werkveld Het College voor Examens, het Steunpunt taal en rekenen mbo en de MBO Raad hebben in juni 2010 een werkconferentie Examinering taal en rekenen georganiseerd. In Utrecht en in Eindhoven zijn onderwijsinstellingen geïnformeerd en is met het mbo-werkveld gesproken over de invoering van de centrale examinering. Als vervolg hierop hebben sambo~ict en Kennisnet, in samen werking met het College voor Examens, in november 2010 een vraagsessie over de centraal ontwikkelde examens georganiseerd. De vragen die daarbij naar voren kwamen, zijn een belangrijke bron geweest voor de onderwerpen die we behandelen in dit boekje. De onderwerpen De Hoe? Zo!-reeks van Kennisnet is opgebouwd in de vorm van vragen en antwoorden. In deze uitgave over de centraal ontwikkelde examens Nederlandse taal en rekenen bespreken we achtereenvolgens de volgende vragen: Wat komt er op ons af? Wie zijn er betrokken bij het proces? Wat kan ik nu al voorbereiden? Wat komt er kijken bij de planning van de examens? Wat komt er kijken bij de uitvoering van de examens? Wat komt er kijken bij de nazorg en de correctie? Wat betekent dat voor ruimtes en werkplekken? Wat betekent dat voor ict-beheer en ondersteuning? Wat gaat dat allemaal kosten? Tot slot vatten we het proces nog een keer samen en zetten we de belangrijkste informatiebronnen overzichtelijk bij elkaar. 4

5 Hoe? Voor welke groepen studenten? Wanneer zijn de eerste examens? Wat betekenen die niveaus 2F en 3F? Welke periodes? Wat is de Wet Referentie niveaus? In hoeverre verdwijnt het instellingsexamen? 2 Wat komt er op ons af? Het mbo voert de komende jaren stapsgewijs centraal ontwikkelde examens Nederlandse taal en rekenen in. Vanaf zal deze examinering voorwaardelijk zijn voor de diplomering op niveau 4. Wat komt er op de instellingen af en hoe kunnen zij zich hierop voorbereiden? 5

6 Zo! Wet referentieniveaus Nederlandse taal en rekenen Op 1 augustus 2010 is de Wet referentieniveaus Nederlandse taal en rekenen in werking getreden. Vanaf cohort 2010 zijn daarmee de generieke taaleisen uit het brondocument Leren, Loopbaan en Burgerschap vervallen. De referentieniveaus taal en rekenen, zoals vastgelegd in de Wet referentieniveaus Nederlandse taal en rekenen, komen hiervoor in de plaats. In het daarmee samenhangende Examenbesluit beroepsopleidingen WEB wordt een groot aantal zaken geregeld op het gebied van de uitvoering en examinering van Nederlandse taal en rekenen binnen het mbo. Een belangrijk aspect hierin is de centrale examinering. De centraal ontwikkelde examens Nederlandse taal en rekenen worden digitaal afgenomen. De hierboven genoemde documenten zijn, voorzien van een toelichting, te vinden op de website steunpunttaalenrekenenmbo.nl. Voor welke groepen studenten? De centrale examinering start in voor de niveau- 4-studenten. Een jaar later, vanaf , doen ook de niveaus 2 en 3 mee met de centraal ontwikkelde examens (coe s). Voor niveau-1-studenten is nog niet besloten op welke manier zij worden geëxamineerd. De niveau-1-groepen doen in principe wel mee aan de pilotexamens voor mbo 2 en 3. Welke examenonderdelen? Het centraal ontwikkeld examen Nederlandse taal voor mbo 4 bestaat uit een toets over de onderdelen lezen en luisteren. Daarnaast neemt de instelling een eigen examen af, waarbij de volgende onderdelen worden getoetst: spreken, gesprekken voeren, schrijven en begrippenlijst/taalverzorging. Het centraal ontwikkeld examen rekenen omvat alle onderdelen van rekenen (getallen, verhoudingen, meten en meetkunde, verbanden). Het instellingsexamen rekenen komt daarmee te vervallen. Hoeveel examenperiodes? Verspreid over het schooljaar worden vooralsnog drie periodes van elk twee weken aangewezen waarbinnen de digitale examens kunnen worden afgenomen. De planning voor deze examenperiodes stelt het College voor Examens (CvE) vast in overleg met het mbo-veld. Voor de pilotjaren , voor niveau 4, worden de periodes in mei 2011 bekendgemaakt. Voor niveau 2 en 3 een jaar later. Wat komt er kijken bij de digitale afname? De instelling is verantwoordelijk voor de faciliteiten die nodig zijn voor een correcte afname. Het is begrijpelijk dat daarover veel vragen ontstaan: hoeveel werkplekken heb ik daarvoor nodig, welke eisen worden er aan deze werkplekken gesteld, wat zijn de eisen voor de hardware, welke software wordt gebruikt, wat betekent 6

7 het voor ict- beheer en -ondersteuning? Leidt de periodisering van de centraal ontwikkelde examens tot piekbelasting van de (examen) faciliteiten? Wat is de impact van de coe s op de planning en roostering van het onderwijs? Allemaal vragen die we in de volgende hoofdstukken gaan behandelen. Referentieniveaus De invoering van de centraal ontwikkelde examens voor Nederlandse taal en rekenen gaat gepaard met nieuwe referentieniveaus voor beide vakken. Hoewel dit boekje niet over de onderwijsinhoud gaat, hieronder toch enige achtergrondinformatie. De nieuwe referentieniveaus voor taal hebben betrekking op de volgende onderdelen: 1. Mondelinge taalvaardigheid gesprekken luisteren spreken 2. Lezen van zakelijke teksten 3. Schrijven 4. Begrippenlijst en taalverzorging Het centraal ontwikkeld examen Nederlandse taal omvat alleen de onderdelen luisteren en lezen van zakelijke teksten. De overige onderdelen worden getoetst door middel van een instellingsexamen. De mbo-instelling mag zelf bepalen hoe aan deze instellingsexamens vorm wordt gegeven. De referentieniveaus voor rekenen hebben betrekking op: 1. Getallen 2. Verhoudingen 3. Meten en meetkunde 4. Verbanden Het centraal ontwikkeld examen rekenen beslaat alle onderdelen en vervangt daarmee het instellingsexamen. De referentieniveaus 2F en 3F zijn beschreven in het Besluit referentieniveaus Nederlandse taal en rekenen, dat is vast gesteld na een advies van de commissie Meijerink. Deze referentieniveaus vormen het kader voor de exameneisen. Voor zowel Nederlandse taal als rekenen is voor de niveaus 2F en 3F een syllabus uitgegeven. Hierin zijn de onderdelen die centraal worden geëxamineerd, specifieker beschreven. Zie hiervoor de site van het steunpunt: steunpunttaalenrekenenmbo.nl. 7

8 Schema fasering mbo 4 Schema fasering mbo 2/3 Schema fasering mbo 4 (3F) cursusjaar wanneer activiteit vanaf maart e pilotjaar e pilotjaar februari 2012 zomer 2012 najaar 2012 voorjaar 2013 zomer najaar 2013 oefenen met voorbeeld examens op alle onderwijs instellingen 1 e periode afname pilotexamens op alle onderwijsinstellingen (substantieel aantal studenten)* 2 e periode afname pilotexamens op alle onderwijsinstellingen (substantieel aantal studenten) 1 e periode pilotexamens op alle onderwijsinstellingen (met in principe alle studenten) 2 e periode pilotexamens op alle onderwijsinstellingen (met in principe alle studenten) 3 e periode pilotexamens op alle onderwijsinstellingen (met in principe alle studenten) 1 e periode verplichte afname coe s voor alle studenten * Dit betreft per onderwijsinstelling een beperkt aantal locaties. Schema fasering voor mbo (1) 2, 3 (2F) cursusjaar wanneer activiteit e pilotjaar e pilotjaar december 2011 januari 2012 vanaf februari 2012 najaar 2012 voorjaar 2013 zomer 2013 najaar 2013 voorjaar 2014 zomer najaar 2014 syllabus beschikbaar (zie Steunpunt taal en rekenen mbo) pre-pilot op beperkt aantal instellingen (ook mbo 1) oefenen met voorbeeld examens op alle onderwijs instellingen 1 e periode afname pilotexamens op onderwijsinstellingen (substantieel aantal studenten) 2 e periode afname pilotexamens op onderwijsinstellingen (substantieel aantal studenten) 3 e periode afname pilotexamens op onderwijsinstellingen (substantieel aantal studenten) 1 e periode pilotexamens op alle onderwijsinstellingen (met in principe alle studenten) 2 e periode pilotexamens op alle onderwijsinstellingen (met in principe alle studenten) 3 e periode pilotexamens op alle onderwijsinstellingen (met in principe alle studenten) 1 e periode verplichte afname coe s voor alle studenten van mbo-2 en 3 8

9 Beroepsgerichte taal- en rekenvaardigheden In veel kwalificatiedossiers zijn beroepsgerichte taal en/of rekenvaardigheden opgenomen. Deze worden niet centraal getoetst, maar blijven deel uitmaken van het beroepsgerichte instellingsexamen. Denk daarbij aan specifieke rekenvaardigheden voor de mbo-4- opleiding verpleegkundige (verhoudingen berekenen) of aanvullende taaleisen die worden gesteld binnen de mbo-4-opleiding juridisch medewerker (juridische teksten lezen). Zie voor meer informatie de Handreiking instellingsexamens mbo via het Steunpunt, steunpunttaalenrekenenmbo.nl. 9

10 Hoe? Wie is waarvoor verantwoordelijk? Welke rollen onderscheiden we in het proces? Wie heeft de regie? Wat verandert er voor het examenbureau, voor roostermakers en docenten? 3 Wie zijn er betrokken bij het proces? 10

11 Zo! Wie voert de regie? Omdat het om digitale examens gaat, zijn instellingen wellicht geneigd om de afdeling ict het voortouw te laten nemen bij de organisatie. Hoewel ict een belangrijke factor is in dit proces, is dat niet verstandig. Beleg het eigenaarschap van dit project bij het onderwijs. En zorg dat alle relevante partijen erbij worden betrokken. Welke rollen en verantwoordelijkheden? Belangrijke rollen bij de uitvoering van de coe's zijn: examencommissie examensecretaris examenbureau roostermaker docent/surveillant corrector medewerkers ict en facilitair De examensecretaris is verantwoordelijk voor de probleemloze afname van de examens. Hij zorgt voor het importeren van de studentgegevens in de examensoftware en het toewijzen van de juiste examens aan de juiste kandidaten. Het examenbureau is verantwoordelijk voor de logistieke afhandeling van het proces en biedt daarbij ondersteuning aan de examensecretaris. Ook de verwerking van de resultaten valt onder de verantwoordelijkheid van het examenbureau. Bij de invoering van de coe's krijgen de medewerkers te maken met nieuwe werkinstructies. De surveillant is verantwoordelijk voor het toezicht tijdens de afname van de examens. De surveillant controleert de identiteit van de kandidaten, voorkomt fraude en treedt op bij problemen. Zo nodig wordt contact gezocht met de examensecretaris. Per toetsruimte treedt een van de surveillanten op als toetsleider. De examencommissie is binnen de instelling verantwoordelijk voor de examinering. Zij is ook verantwoordelijk voor de examenreglementen en procedures. De examencommissie zal zich moeten bezighouden met aanpassingen van de reglementen in verband met de digitale afname van de coe s. Naast de voorgeschreven regelingen en procedures kunnen er mogelijk nog aanvullende regels worden gesteld. Bijvoorbeeld om de kandidaten te verplichten om een eigen (goedgekeurde) koptelefoon mee te nemen naar het examen. Zo zijn er meer voorbeelden te bedenken. In het pilotjaar zullen de COE s taal en rekenen 2F en 3F alleen bestaan uit computerscoorbare vragen; correctie op de instelling is dus niet nodig. 11

12 De roostermaker reserveert de ruimtes gedurende de examenperiode. Hij zal moeten meedenken over de programmering en planning van het onderwijs. Omdat de examenperiodes voor de coe s veelal gedurende reguliere schoolweken vallen, moet er goed worden nagedacht hoe deze examens efficiënt zijn in te passen. De afdelingen ict en facilitair zijn verantwoordelijk voor de ondersteuning. Dat begint al bij de voorbereidingen. Denk daarbij aan: 1. huisvesting, ruimtes, inrichting werkplekken; 2. ict-systemen, netwerk, software-installatie en testen. Om tijdens de examenperiodes een vlekkeloze afname te kunnen garanderen, moet de helpdesk ict / facilitair voortdurend stand-by zijn. Op al deze aspecten gaan we verderop in dit boekje nog uitvoerig in. Wat is de rol van de docent? Docenten zullen bij de examinering worden betrokken in de rol van surveillant of corrector. Maar vergeet ook het voortraject niet: gedurende de pilotperiode, van 2011 tot 2013, hebben ze regelmatig te maken met de oefen- en pilotexamens en staan zij voor de uitdaging om hun niveau-4-studenten naar niveau 3F te brengen. Ook zullen zij deze studenten moeten blijven motiveren, want gezien het huidige instroomniveau houden we voorlopig rekening met tegenvallende resultaten. Naast de diagnostische waarde hebben de pilotexamens ook een praktische functie: de afname van de digitale examens verloopt logistiek gezien een stuk soepeler als de studenten er al ervaring mee hebben opgedaan. De examensecretaris De examensecretaris vervult een sleutelrol in de organisatie van de examens: als linking pin tussen het onderwijs, het examenbureau, de roosterkamer en de studentenadministratie. Hij importeert de studentgegevens en maakt de afnameplanning. Hij maakt daarvoor gebruik van speciale software (zie hoofdstuk 9). De examensecretaris is stressbestendig, flexibel, nauwkeurig, kan goed communiceren en kan lezen en schrijven met Excel. Enige ervaring met roostering en planning is een pre. Denk na welke medewerkers deze rol kunnen vervullen en train ze on the job. Daarvoor is in de aankomende periode volop gelegenheid, tijdens de oefen- en pilotexamens. 12

13 Rollen, verantwoordelijkheden Alleen benoemde contactpersonen rollen en zaken die moeten gebeuren, zijn TBV matrix [Kader] TBV matrix Communiceer de rollen en verantwoordelijkheden overzichtelijk bij elkaar te brengen in een TBV-matrix (taken, zodat iedereen binnen de organisatie weet bij wie bevoegdheden en verantwoordelijkheden). kan voor vragen enper opmerkingen. Dathij kanterecht bijvoorbeeld per deelproject, locatie of per team. Spreekeen ookvoorbeeld af wie er de instelling als Hieronder vannamens zo n TBV-matrix. contactpersoon optreden voor CvE, Cito en het Steunpunt. Expertgroep T&R Onderwijskundige Examensecretaris Roostermaker ICT / Falicitair Alet / Benno Martin / Jacco Esther / Marc Monique Inventarisatie aantal examankandidaten Basisonderwijsprogramma Onderzoek rooster systematiek Maken simulatierooster Simulatie afnameplanning Feedbacksessies met docententeam Inventarisatie bestaande computerruimtes bevoegd en verantwoordelijk 13 meedenken Alle benoemde rollen en zaken die moeten ge beuren, zijn overzichtelijk bij elkaar te brengen in een TBV-matrix (taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden). Dat kan bijvoorbeeld per deelproject, per locatie of per team. Hieronder een voorbeeld van zo n TBV-matrix. meewerken Joop / Fred

14 Hoe? Wat moet ik aanpassen aan mijn onderwijsprogrammering? Wat moet ik in mijn examenreglementen aanpassen? Wat moet ik in mijn roostering regelen? Wat moet ik in mijn administratieve organisatie aanpassen? Kunnen we de software testen? Wie moeten er voor de organisatie van het coe worden geschoold? Kan ik studenten laten oefenen? Wie moet ik informeren over deze ontwikkelingen? 4 Wat kan ik nu al voorbereiden? Wanneer zijn de pilotexamens? 14

15 Zo! Het is belangrijk om het hele proces eens goed te doorlopen. Hieronder zetten we de belangrijkste aspecten op een rij. Voor alle zaken geldt: u kunt er nu al mee beginnen! Allereerst: zorg voor een goede communicatie. Iedereen in de organisatie docenten en studenten moeten weten wat er op hen af komt. Begin daar nu mee, want ze krijgen waarschijnlijk dit schooljaar, uiterlijk volgend schooljaar, met de voorbeelden pilotexamens te maken. Zorg voor scholing van de directbetrokkenen. Het gaat daarbij om de examensecretaris, de surveillanten en de correctoren. Het College voor Examens organiseert vanaf september 2011 instructiesessies voor examensecretarissen en correctoren. Op de site van het Steunpunt is hierover meer informatie te vinden: steunpunttaalenrekenenmbo.nl. De instructie van de surveillanten moet de instelling zelf verzorgen. Bereid het instructie materiaal goed voor en gebruik èn evalueer dit telkens na de proef- en pilotexamens. Verdere voorbereidingen kunnen worden onderverdeeld in: 3. taken, verantwoordelijkheden; 4. administratieve organisatie; 5. examenreglementen; 6. onderwijsprogrammering; 7. onderwijslogistiek; 8. ict en facilitair. Op organisatorisch vlak heeft de invoering van de coe s een grote impact. Het is belangrijk dat de taken en verantwoordelijkheden goed zijn belegd. Zie hiervoor ook het vorige hoofdstuk. Communiceer wie waarvoor verantwoordelijk is. De invoering van de centraal ontwikkelde examens maakt veel los in de organisatie en medewerkers moeten weten waar zij terecht kunnen met vragen, suggesties en eventuele problemen. De invoering van centraal ontwikkelde examens gaat ook gepaard met nieuwe procedures op administratief gebied. Zorg ervoor dat de administratieve organisatie hierop is ingericht. Zorg voor goede werkinstructies voor het examenbureau en test deze tijdens de pilotperiode. In hoofdstuk 7 gaan we daar nader op in. De bestaande examenreglementen moeten worden aangepast in verband met de centraal ontwikkelde examens. Sommige zaken laten geen ruimte voor eigen interpretatie, andere zaken kan de instelling zelf regelen. In beide gevallen moeten ze worden vastgelegd in het examenreglement. Doe dat nu, want het huidige cohort niveau-4-studenten heeft er straks mee te maken! Raadpleeg hiervoor het Examenbesluit beroepsopleidingen WEB en het protocol, gepubliceerd door het CvE, op de website steunpunttaalenrekenenmbo.nl. Verder moet de instelling goed nadenken hoe deze centraal georganiseerde examens zijn in te passen in de bestaande onderwijs programma s. De periodisering van de coe s zal daarbij 15

16 een knelpunt vormen. Hoofdstuk 5 gaat in zijn geheel over de planningsproblematiek in samenhang met de centraal ontwikkelde examens. Als het moment van afname dichterbij komt, moeten de examenroosters worden gemaakt. Hoe pakt je dat onderwijslogistiek aan? Worden de examens centraal geroosterd, worden kandidaten door hun docenten aangemeld of kunnen zij zichzelf inschrijven? En wat is daarvoor nodig aan kennis, kunde en software? Mogelijk moeten de roostermakers overgaan naar een andere systematiek van roosteren. Het is verstandig om daar nu goed over na te denken, zodat het straks te organiseren is. Zie hiervoor hoofdstuk 5 en 6. En ten slotte speelt nog de vraag wat dit allemaal betekent voor ict en facilitair. De examens worden digitaal afgenomen en dat stelt eisen aan ruimtes, werkplekken, systemen en het netwerk. Wat is de impact op de bestaande investerings- en huisvestingsplannen? En wat betekent dit op het gebied van de ict-ondersteuning? Meer hierover in hoofdstuk 8 en 9. Examenreglement De inhoud van het examenreglement is voor een belangrijk deel voorgeschreven. Voor deze digitale examens is dat niet anders: hiervoor geldt het protocol voor afname, opgesteld door het College voor Examens. In dit protocol wordt geregeld hoe de organisatie moet omgaan met de (vertrouwelijke) examenbestanden, de organisatie van het examen, hoe te handelen bij afwezigheid of te laat komen van kandidaten, regelingen met betrekking tot herkansingen enzovoort. Het protocol is te vinden op de website van het Steunpunt: steunpunttaalenrekenenmbo.nl. Naast deze, van overheidswege vastgestelde kaders, kan een instelling zelf aanvullende bepalingen opnemen in het examenreglement. Denk na welke zaken u aanvullend wilt vastleggen en verwerk deze in het examenreglement. Bedenk dat de huidige instroom aan niveau-4-studenten er al mee te maken krijgt! Tip: kijk ook eens bij een v(mb)o school! De v(mb)o scholen hebben al veel ervaring opgedaan met het afnemen van digitale examens. Hoewel de problematiek niet voor 100 procent overeenkomt, is er veel kennis en ervaring te halen. Maak daar gebruik van! 16

17 Voorbeeld- en pilotexamens Voordat de centraal ontwikkelde examens voor alle mbo-studenten verplicht worden, worden ze eerst getest. In februari 2011 zijn op een aantal instellingen prepilot examens afgenomen, met een zeer beperkte groep studenten. De examens van de prepilot zijn beschikbaar als voorbeeldexamens. Deze kunnen alle instellingen op willekeurige momenten als oefenmateriaal gebruiken. In en worden binnen alle instellingen pilotexamens afgenomen. Deze pilotexamens zijn bedoeld om te testen of het niveau van het examen goed is en of de voorbereiding en afname soepel verloopt. De condities moeten zoveel mogelijk overeenkomen met de echte examens in De pilot examens voor Nederlandse taal mogen worden gebruikt als instellingsexamen voor de onderdelen lezen en luisteren. Is het onderwijs zèlf al zover? Veel instellingen maken zich zorgen over de te verwachten resultaten voor de centrale examinering, zowel voor Nederlandse taal als voor rekenen. De centraal ontwikkelde examens kunnen wat dat betreft confronterend zijn. Het is heel belangrijk dat studenten en docenten ervaring opdoen met de examens om in te kunnen schatten waar zij staan ten opzichte van de referentieniveaus. De voorbeeld- en pilotexamens zijn in dat licht bezien dus ook heel waardevol als diagnostisch instrument. Tot slot kennen we nog de proef-op-de-somtoets. Deze toets hoort bij de voorbereiding van de examinering en wordt uitgelegd in de gebruikershandleiding Examentester 2.9, zie de website: coe.cito.nl. 17

18 Hoe? Hoe lang duurt een examen? Hoe kan ik de coe s inpassen in mijn onderwijsprogramma? Inschrijven of indelen? In of naast het reguliere rooster? Wanneer vallen de examen periodes? Wat is het effect op de flexibiliteit in het onderwijs proces? Hoeveel examenperiodes per schooljaar? 5 Wat komt er kijken bij de planning van de examens? Kan ik nog flexibel diplomeren? 18

19 Zo! Drie periodes van elk twee weken Per schooljaar worden er drie periodes van elk twee weken vastgesteld waarbinnen de centraal ontwikkelde examens voor Nederlandse taal en rekenen kunnen worden afgenomen. De exacte data stelt het CvE vast, na overleg met het mbo-veld. Aan het onderwijs de opdracht om dit in te passen in de bestaande planning. Dit vormt een uitdaging voor het mbo-veld omdat de examenperiodes voor de coe s waarschijnlijk niet parallel zullen lopen met de binnen de instelling gebruikelijke onderwijs periodes, buffer- en toetsweken. Niveau 2 en 3 In schooljaar wordt begonnen met de niveau-4-examens. Een jaar later wordt dit uitgebreid met niveau 2 en 3. Er is nog niet besloten of de coe s voor niveau 2 en 3 in dezelfde periodes worden afgenomen als de niveau-4-examens. Het CvE overweegt om verschillende periodes te kiezen om piekbelasting binnen de onderwijsorganisatie te voorkomen. De duur van het examen Voor niveau-4 studenten geldt dat het examen Nederlandse taal en het examen rekenen 120 minuten duurt. Voor niveau 2 en 3 is de duur van beide examens vastgesteld op 90 minuten. Geldigheidsduur resultaat Vanuit de gedachte dat taal en rekenvaardigheden moeten worden onderhouden en de waarde van het examenresultaat na verloop van tijd afneemt, wordt de geldigheidsduur van de examenresultaten voor de coe s Nederlandse taal en rekenen mogelijk beperkt. Een definitief besluit hierover wordt verwacht bij het nieuwe Examenbesluit, waarover de instellingen in juni 2011 worden geïnformeerd. Planning en roostering De examenperiodes voor de coe s zullen vaak in reguliere schoolweken vallen. Dat is een uitdaging op het gebied van planning en roostering, Welke keuzemogelijkheden zijn er? In of naast het reguliere lesrooster? Worden de toetsmomenten meegeroosterd in het reguliere lesrooster, of werk je met een separaat toetsrooster? Indelen of inschrijven? Wijst de onderwijsorganisatie een examenmoment toe of kan de student zich inschrijven? In de eerste plaats de vraag: in of naast het reguliere lesrooster? Onderzoek de mogelijkheid om de coe s mee te roosteren in het reguliere lesrooster, rekening houdend met de gangbare tijdrasters. De verantwoordelijke docent geeft aan welke (groepen) studenten in aanmerking komen voor het betreffende examen en de roostermakers verwerken dit in het rooster. De computerlokalen worden gereserveerd voor de examens. De taal- en/of rekenlessen kunnen in de betreffende examenperiode vervallen. Bedenk dat deze manier van werken een goede communicatie tussen de docent/ arrangeur en de roostermaker vereist. Daarbij vraagt het veel kennis, ervaring en flexibiliteit van de roostermakers. 19

20 Als het niet haalbaar is om de examens in het reguliere rooster op te nemen, zal er gewerkt worden met een separaat toetsrooster, naast het reguliere rooster. Dit toetsrooster prevaleert en de deelname aan de examens zal in veel gevallen leiden tot (geoorloofde) afwezigheid ten opzichte van het reguliere lesrooster. Het voordeel van deze aanpak is dat het eenvoudig te plannen is. Nadeel is echter het daaruit voortvloeiende verzuim en de grote hoeveelheid administratieve handelingen in verband met de aan- en afwezigheidsregistratie. Bij een separaat toetsrooster is het mogelijk te kiezen voor het scenario dat de student zichzelf inschrijft voor een toetsmoment. Dit lijkt aantrekkelijk, maar bedenk dat deze mogelijkheid niet is ingebouwd in de gebruikte examensoftware. Dit proces van inschrijven gebeurt dus offline en de onderwijsinstelling moet dat zelf organiseren, al dan niet via een geautomatiseerd systeem. Een inschrijfmodule voor examens legt de verantwoordelijkheid voor deelname aan het examen bovendien bij de student. Durft je dat aan? Hoe ga je om met studenten die zich niet inschrijven? Hoe voorkom je inschrijvingen van studenten die nog niet klaar zijn voor examinering? Houd verder rekening met een lage bezettingsgraad op impopulaire momenten. Tot slot is ook een combinatie van scenario s mogelijk. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen de eerste poging en de herkansingen van toetsen uit voorgaande examenperiodes. Het eerste toetsmoment wordt voor de student ingepland en opgenomen in het lesrooster. De herkansingen gaan via een systeem van inschrijvingen, waarbij in een separaat toetsrooster de overgebleven toetsmomenten worden aangeboden. We hebben hierboven een aantal keuzemogelijkheden geschetst. Elke instelling moet hier zijn eigen afwegingen maken. Wat bij de een goed werkt, is bij de ander wellicht onwerkbaar. Mogelijk dat de scenario s binnen een instelling per domein of per locatie kunnen verschillen. Coe s en flexibel diplomeren Hoe verhouden de coe s zich tot de wens om flexibel te kunnen diplomeren? Op z n minst op gespannen voet! De beperking zit m vooral in de drie examenperiodes per schooljaar. Vervolgens moet je nog rekening houden met herkansingen. Hoe voorkom je dat de diplomering moet worden uitgesteld, omdat er nog een examen taal of rekenen moet worden afgenomen? Om dit risico te beperken, kan het verstandig zijn om de coe s voor taal en rekenen iets eerder in de opleiding af te nemen. 20

21 Aantal examenmomenten per dag De duur van de centraal ontwikkelde examens voor mbo 2 en 3 is vastgesteld op 90 minuten, de examens voor niveau 4 duren 120 minuten. Dat betekent in de praktijk dat er voor mbo 2 en 3 maximaal 4 examenmomenten per dag kunnen worden geroosterd. Voor niveau 4 kunnen maximaal 3 examens per dag worden gepland. Hierbij zijn we uitgegaan van normale werkdagen en een ruimingstijd van een half uur tussen de examens. Wanneer de examens moeten worden meegeroosterd in het reguliere lesrooster, dan bepaalt het bijbehorende tijdraster wanneer er kan worden gewisseld. Dat zal negatief uitwerken op het aantal te plannen examenmomenten per dag. Het aantal te plannen examenmomenten per dag heeft invloed op het benodigde aantal computers. Verruim je het aantal examenmomenten van drie naar vier per dag, dan levert dat een besparing van zo n 25 procent aan werkplekken en computers. Deze overwegingen kunnen aanleiding zijn om de openingstijden gedurende de examenperiodes te verruimen, door bijvoorbeeld ook de avonden, of zelfs de zaterdagen in te gaan zetten. Op deze momenten zouden dan bij voorkeur de herkansingen kunnen worden ingepland. Verderop in dit boekje gaan we in op een rekenhulp die het aantal benodigde systemen berekent aan de hand van enkele parameters. Het aantal examenmomenten per dag/week is daarbij een van de meest bepalende factoren. In hoofdstuk 10 leest u er meer over. Examineren in de avonduren: ook voor de BBL! Het verruimen van de openingstijden van de examenruimtes bespaart niet alleen werkplekken en computers maar het maakt ook de afnameplanning voor de BBL studenten een stuk eenvoudiger. Deze studenten zijn immers niet of nauwelijks in staat om tijdens de reguliere openingstijden naar school te komen. 21

22 Hoe? Kan ik koppelen met het (toets)rooster? Kan ik studentgegevens importeren? Wat is er geregeld voor studenten met een beperking? Wat als de techniek hapert? Welke ruimte is er om te improviseren? Wie controleert de (kwaliteit) van de uitvoering? 6 Wat komt er kijken bij de uitvoering van de examens? 22

23 Zo! De centraal ontwikkelde examens worden digitaal afgenomen. De software die daarvoor wordt gebruikt, is Examentester van Cito. In hoofdstuk 9 gaan we uitgebreid in op de installatie en het gebruik van deze software. Afnameplanning De eerste stap in dit proces is het importeren van de studentgegevens. Dat gebeurt door middel van het inlezen van csvbestanden. Er is echter geen koppeling met de roostersoftware. Dat betekent dat het maken van de afnameplanning voor een groot deel handwerk is. De examensecretaris zal de aangeleverde (groepen) studenten zelf moeten indelen op het juiste examenmoment, voor de juiste toets. Per toets zijn er tien verschillende versies per examenperiode. Het maken van de afnameplanning kan per groep, maar bedenk dat de groepsindeling voor de examens een andere kan zijn dan de reguliere klassen en lesgroepen. Het kan daarom handig zijn om in het csv-bestand met de studentgegevens ook de roosterinformatie met de examenmomenten voor taal en rekenen op te nemen. Daarvoor zouden in het csv-bestand de groep of categorievelden kunnen worden gebruikt. Wie dat Excelbestand aanmaakt, is afhankelijk van het gekozen scenario: bij indelen komt het vanuit de roosterkamer, bij inschrijven vanuit de elektronische leeromgeving of een ander inschrijfsysteem. Informeren studenten Het is belangrijk dat de studenten goed worden geïnformeerd over het examen. Niet alleen over het tijdstip en de locatie, maar ook over de gang van zaken in geval van ziekte, te laat komen enzovoort. Het is verstandig om het examenreglement in de bevestiging mee te sturen of er naar te verwijzen en de hoofdpunten kort samen te vatten. Voor een soepele afhandeling van het examen is het verder erg belangrijk dat ook de studenten ervaring hebben opgedaan met deze wijze van examinering, via voorbeeldexamens, pilotexamens en/of proef-op-de-somtoetsen. Opstarten examen Het opstarten van de examens is het meest storingsgevoelige moment. Enerzijds omdat er enkele inloghandelingen moeten worden uitgevoerd, anderzijds omdat er op dat moment grote hoeveelheden data over het netwerk gaan. U kunt er daarom voor kiezen om het inloggen en het opstarten van het examen te laten doen door de surveillanten. Bij binnenkomst worden de studenten naar de juiste werkplek gewezen en kunnen ze na het startsignaal zonder problemen beginnen aan het examen. Het alternatief is om de studenten zelf te laten inloggen op het systeem en zelf het juiste examen te laten selecteren. Dat zal in praktijk ook veel begeleiding vergen. Hoe dan ook, houd rekening met voldoende surveillanten en ondersteunende medewerkers om dit proces te begeleiden! 23

24 Surveillanten Voorafgaand aan en tijdens de afname controleren de surveillanten de studentgegevens; de naam van de student staat tijdens de toets op het beeldscherm. De surveillant speelt verder een belangrijke rol als eerstelijnsaanspreekpunt bij problemen met de computer, de software en het netwerk. Het is belangrijk dat de surveillanten geschoold zijn in het werken met de examensoftware, zodat ze studenten kunnen assisteren en eventuele problemen kunnen analyseren en doorspelen naar de helpdesk ict. Daarnaast moeten de surveillanten goed op de hoogte zijn van het examenreglement en het protocol. Tot slot moeten ze adequaat kunnen reageren bij calamiteiten. Wie houdt toezicht op de kwaliteit van de uitvoering? De onderwijsinstelling is verantwoordelijk voor de uitvoering van de examens. De onderwijsinspectie ziet toe op de hantering van het protocol en de kwaliteit van de uitvoering. Dat toezichtkader wordt uitgeprobeerd tijdens de pilotexamens en later vastgesteld. Wat is er geregeld voor studenten met een beperking? Voor studenten met een beperking komen er aangepaste examens. Voor dyslexie zal er waarschijnlijk een aangepaste tijdsduur gelden. Ook worden er aangepaste examens ontwikkeld voor studenten met visuele of auditieve beperkingen. De procedures voor de aanvraag van deze aangepaste examens maakt het College voor Examens in een later stadium bekend. Het kan handig zijn om de studenten met beperkingen in een aangepaste examenruimte te plaatsen, met meer mogelijkheden om te improviseren. Het is dan wel belangrijk dat de roostermakers en de examensecretaris weten voor welke studenten dat van toepassing is. Voor studenten die door zwaarwegende omstandigheden niet naar school kunnen komen, zijn er mogelijkheden om een offline toets af te nemen. Deze kan worden geïnstalleerd op een laptop en later, bij terugkomst in de school, worden gesynchroniseerd met de server. Zorg ervoor dat ook met dit scenario ervaring is opgedaan tijdens de proef en pilotexamens. Tip: zorg voor voldoende reservesystemen Als de techniek het laat afweten tijdens de afname van het digitale examen, moet de kandidaat snel kunnen uitwijken naar een ander systeem. De vuistregel is dat er in elke ruimte minimaal 10 procent reservesystemen aanwezig is. Plan de ruimte dus niet voor meer dan 90 procent vol! Heeft iedereen geoefend? De logistieke afhandeling van het examen verloopt een stuk soepeler als de studenten weten hoe het werkt en wat er wordt verwacht. Zorg er daarom voor dat alle studenten ruimschoots hebben geoefend met voorbeeldexamens. En laat de pilot examens de werkelijkheid zo dicht mogelijk benaderen. 24

25 Surveillanten Van de surveillanten wordt veel verwacht. Naast het kennen en kunnen toepassen van het examenreglement, zullen ze vaak optreden als eerstelijnsaanspreekpunt bij problemen met de computer, de software en het netwerk. Zorg voor een goede opleiding van de surveillanten. Het protocol De regels die van toepassing zijn op de digitale examinering zijn vastgelegd in het protocol voor afname, opgesteld door het College voor Examens. Dit protocol is te vinden via de site van het Steunpunt: steunpunttaalenrekenenmbo.nl Instellingsexamen Nederlandse taal Het centraal ontwikkeld examen Nederlandse taal voor mbo-4 bestaat uit een toets over de onderdelen lezen en luisteren. Daarnaast moet er de instelling nog een examen afnemen voor de onderdelen spreken, gesprekken voeren, schrijven en begrippenlijst/taalverzorging. Dit instellingsexamen kan op een ander moment, buiten de examenperiode voor de coe s, worden afgenomen. Zie verder Documenten en handreikingen van het Steunpunt op steunpunttaalenrekenenmbo.nl. Tip: export studentgegevens Neem in de export van de studentgegevens ook de afnamemomenten voor de examens op. Op die manier wordt het maken van de afnameplanningen in de examensoftware een stuk eenvoudiger! 25

26 Hoe? Hoeveel tijd kost het corrigeren? Wie bepaalt de cesuur? Hoeveel tijd zit er tussen de afname en de uitslag? Wie mag de examens corrigeren? Hoe vaak mogen studenten een examen herkansen? Hoe worden de examens gecorrigeerd? Op welke manier telt de uitslag mee voor het diploma? 7 Wat komt er kijken bij de nazorg en de correctie? 26

27 Zo! In het pilotjaar zullen de COE s taal en rekenen 2F en 3F alleen bestaan uit computerscoorbare vragen; correctie op de instelling is dus niet nodig. Van score naar cijfer Als de examensecretaris alle werkzaamheden heeft afgerond, inclusief het formeel afronden van de correctie, stuurt deze daarvan een bevestiging naar de centrale server van Cito. Nadat alle scores van alle instellingen binnen zijn, bepaalt het CvE de cesuur (de norm). Daarna genereert Cito de omzettingstabellen en verstuurt deze naar de instellingen. De instelling rekent de scores om naar resultaten en voert deze in in het cijfersysteem of examendossier. Vervolgens wordt de uitslag bekendgemaakt aan de studenten. Voor Nederlandse taal geldt dat het eindcijfer wordt bepaald door het gemiddelde van het centrale examen Nederlandse taal en het instellingsexamen. Voor rekenen is het eindcijfer gelijk aan het resultaat voor het coe rekenen. Voor de exacte toepassing van deze regels zie de website van het Steunpunt. Bij een onvoldoende resultaat voor een van beide examens kan er worden herkanst in een volgende examenperiode. In het examenbesluit is vastgelegd dat de instelling ten minste een herkansing moet aanbieden binnen de reguliere opleidingsduur. Het aantal herkansingen is in principe niet beperkt. Wanneer is de uitslag bekend Na afname van het laatste examen hebben de correctoren een week de tijd om de open vragen van het examen rekenen te corrigeren. Daarna zijn alle scores bij Cito bekend. Het CvE stelt na het einde van de examenperiode de norm vast. De omzettingstabel is uiterlijk vier weken na de laatste afnamedatum bekend. Aan de hand daarvan worden door het examenbureau de resultaten vastgesteld en ingevoerd in het examendossier. Dat betekent dat studenten, afhankelijk van het moment van afname en de snelheid van verwerking door het examenbureau, zo n vijf tot zeven weken moeten wachten op de uitslag van het coe Nederlandse taal en/of rekenen. Alle onvoldoendes herkansen? Een onvoldoende resultaat voor het centrale examen Nederlandse taal en/of rekenen wil niet altijd zeggen dat er ook herkanst moet worden. Het eindcijfer voor Nederlandse taal wordt namelijk bepaald door het gemiddelde van het coe en het instellingsexamen. En verder is er in het examenbesluit vastgelegd dat het eindcijfer van een van beide examens een vijf mag zijn. 27

28 Hoe? Welke eisen worden gesteld aan het meubilair en de ruimte? Welke ruimtes kan ik hiervoor gebruiken? Hoeveel werkplekken heb ik nodig? Kan ik in dezelfde ruimte tegelijkertijd taal en rekenen afnemen? 8 Wat betekent dat voor ruimtes en werkplekken? 28

29 Zo! Het organiseren van de centraal ontwikkelde examens voor Nederlandse taal en rekenen betekent nogal wat voor de mboinstellingen op het gebied van ruimtes en werkplekken. Rekenmodel werkplekken Om enig idee te krijgen van de impact op de organisatie is er bij dit boekje een rekenmodel ontwikkeld. Dit model kan helpen bij het bepalen van de benodigde hoeveelheid werkplekken per examenperiode. U weet dan in grote lijnen waar uw instelling rekening mee moet houden. In hoofdstuk 10 leest u er meer over. Flexibele werkplekken? De organisatie van de digitale centraal ontwikkelde examens - met de bijbehorende computerlokalen - staat op gespannen voet met de trend om eigen laptopbezit onder studenten te stimuleren en vaste computersystemen uit de instelling weg te nemen. Uitgangspunt bij deze digitale examens is echter dat de onderwijsinstelling verantwoordelijk is voor een veilige en vlekkeloze afname. Dat betekent dat u het beheer van de computers die gebruikt worden voor de digitale examens in eigen hand moet houden. Grote examenruimtes inrichten? Het organiseren van de centraal ontwikkelde examens kent parallellen met de centrale examinering binnen het vo, maar er zijn ook grote verschillen. Bij de coe s in het mbo gaat het om drie periodes per schooljaar. Dat maakt het inrichten van de sportaccommodatie als examenruimte een stuk minder aantrekkelijk. Bedenk daarbij dat de reguliere lessen in de examenperiode gewoon doorgaan, zelfs voor de examenkandidaten. Toch is dit een scenario dat serieus moet worden onderzocht. Er zijn diverse externe dienstverleners die het hele proces turn-key kunnen opleveren: van de verhuur en het installeren van de systemen tot het regelen van het netwerk en de stroomvoorziening. Je kunt daarin nog verder gaan door ook de ruimte extern in te huren, maar houd daarbij in gedachten dat de examens parallel lopen met, of ingepast worden in, het reguliere lesrooster. De reisafstand tussen de examen- en de schoollocatie mag dus niet te groot zijn om al te veel verstoringen van het reguliere rooster te voorkomen. De werkplek Met betrekking tot de werkplek stelt het protocol de eis dat fraude zoveel mogelijk wordt voorkomen. Dat kan op een aantal manieren: voldoende fysieke ruimte tussen de werkplekken, het afscheiden van werkplekken door schotten en het toekennen van verschillende versies van het examen aan kandidaten die dicht bij elkaar zitten. Die laatste optie is de taak van de examensecretaris die met behulp van de examensoftware de examens toewijst aan de studenten. Dit laatste scenario werkt natuurlijk alleen op een wat kleinere schaal. Aan het meubilair worden verder geen speciale eisen gesteld. Aangezien de tijdsduur van het examen onder de grens van twee uur blijft, is er geen wettelijke verplichting om aan de arbo-eisen te voldoen, hoewel deze wel als uitgangspunt zouden kunnen dienen. 29

30 Examens taal en rekenen in één ruimte? Om efficiënt te kunnen plannen en roosteren kan het handig zijn om de examens voor Nederlandse taal en rekenen gecombineerd in een ruimte aan te bieden. Voor is dat echter geen optie, omdat de tijdsduur van beide niveau-4-examens verschilt (90 en 120 minuten). Als in ook niveau 2 en 3 meedoen, zou dit echter wel kunnen omdat deze examens allemaal 90 minuten duren. Kandidaten met een beperking Voor kandidaten met beperkingen worden aangepaste examens aangeboden. Vanwege de extra zorg en begeleiding en de vaak aangepaste tijdsduur is het verstandig om hiervoor een aparte ruimte in te richten; een ruimte die geschikt is om te improviseren zonder dat de overige kandidaten hier hinder van ondervinden. Tip: stroomvoorziening Houd bij het inrichten van tijdelijke computerlokalen ook rekening met de stroomvoorziening. Als tientallen computers worden aangesloten op een normale stroomgroep, is er een grote kans dat de stoppen doorslaan. Tijdens een examen is dat natuurlijk rampzalig. 30

31 Hoe? Hoe kom ik aan de computers? Eigen laptops van studenten? Huur? Aanschaf? Hoeveel servers moet ik installeren? Welke software wordt er gebruikt? Wat moet ik vooraf testen? Kan het met een draadloos netwerk? Hoeveel systemen heb ik nodig? Waarom kan het niet web-based? Kunnen we met virtuele machines werken? Hoeveel kandidaten kunnen gelijktijdig examen doen? Hoe regel ik de ICTondersteuning? 9 Wat betekent dat voor ICT-beheer en -ondersteuning? 31

32 Zo! ict speelt een hoofdrol in het slagen van de digitale afname. Er wordt op diverse gebieden ict-ondersteuning gevraagd. Selectie, huur of aanschaf van de benodigde ict-systemen In de eerste plaats moeten er voldoende computers beschikbaar zijn voor de digitale afname. We hebben een rekenhulp ontwikkeld die kan helpen bij het inschatten van het benodigde aantal werkplekken (zie hoofdstuk 10). Wanneer er computers moeten worden bijgeplaatst, kan de afdeling ict adviseren bij de selectie van de computers, zowel in het geval van huren als bij aanschaf. De systeemeisen zijn te vinden in de handleidingen ExamenTester 2.9, via de website coe.cito.nl. Het gebruik van laptops Als er tijdelijk computers moeten worden bijgeplaatst, kan het handig zijn om daarvoor gebruik te maken van laptops. Deze moeten dan wel via een bedraad netwerk worden aangesloten; het gebruik van een draadloos netwerk wordt sterk afgeraden in verband met de grote hoeveelheid data die bij het opstarten van de examens over het netwerk wordt verstuurd. De eigen laptops van de studenten kunnen niet worden ingezet voor de examinering, vooral omdat er examensoftware moet worden geïnstalleerd en getest. Bovendien is de onderwijsinstelling verantwoordelijk voor een vlekkeloze afname en dat is met systemen in eigen beheer al ingewikkeld genoeg. Installatie en testen van de softwarepakketten Het softwarepakket TestCenter moet worden geïnstalleerd op de computers die gebruikt worden voor examinering. Er kan niet worden gewerkt in een virtuele omgeving: de software moet lokaal op de computer draaien. Omdat de installatie ervan drie keer per jaar op honderden systemen tegelijk moet gebeuren, verdient automatische softwaredistributie de voorkeur. Houd er rekening mee dat de naam of het IP-adres van de LocalServer en het poortnummer zijn opgenomen in de installatiebestanden van TestCenter; de versies van TestCenter verschillen dus per locatie (per LocalServer). Na installatie van de software of als er wijzigingen in de configuratie zijn aangebracht, is het belangrijk om de werking van het systeem te testen aan de hand van een testexamen: de FT toets. Op de computer van de examensecretaris moet de module Test- Manager worden geïnstalleerd. Via deze computer worden de studentgegevens geïmporteerd en de afnameplanningen ingevoerd. TestManager maakt verbinding met de LocalServer. Op de systemen van de correctoren moet het programma Correction Manager worden geïnstalleerd. CorrectionManager maakt rechtstreeks verbinding met de GlobalServer van Cito, via een beveiligde internetverbinding (https). 32

33 Alle benodigde examensoftware wordt kosteloos door Cito ter beschikking gesteld. Kijk voor meer informatie op de website coe.cito.nl. Installatie van de servers De toetsresultaten worden opgeslagen op een centrale server binnen de instelling, de LocalServer. Soms is het raadzaam, of zelfs noodzakelijk om per locatie een LocalServer in te richten. Op pagina 36 zijn de mogelijke scenario s beschreven. Ook op de site van Cito is meer informatie te vinden, zie coe.cito.nl. Kiest een instelling voor decentrale organisatie met meerdere LocalServers dan kunnen via de site van Cito de benodigde extra portalaccounts worden aangevraagd. Uitwisseling met Cito De LocalServers staan via een beveiligde internetverbinding in contact met de GlobalServer van Cito. Via deze verbinding vindt de synchronisatie en dataretour plaats. Bij deze verbindingen moeten bepaalde poorten worden opengezet in het interne netwerk. Een vorm van gegevensback-up is hiermee gewaarborgd, hoewel de instelling verantwoordelijk is voor het bewaren van de gegevens. Ontwikkelen van de export van student- en roostergegevens Het inschrijven, indelen of roosteren van de studenten voor de examens is een offline proces. Deze gegevens moeten worden over gebracht naar Examentester. Het programma TestManager bevat een importmodule waarmee studentgegevens via een csvbestand kunnen worden ingelezen. De afdeling ict kan behulpzaam zijn bij het ontwikkelen van een export vanuit bijvoorbeeld de roostersoftware ten behoeve van de import in Examentester (zie kader). Organiseren van de systeemcheck Het CvE eist van de instelling dat er een test plaatsvindt met een representatief aantal gelijktijdige examenkandidaten met behulp van het FT-examen. Op deze manier worden de computers en het netwerk getest in combinatie met ExamenTester. De instelling mag in principe niet meer studenten gelijktijdig examineren dan tijdens de systeemcheck aantoonbaar is waargemaakt. Het organiseren van een representatieve test is een hele logistieke operatie omdat daarvoor niet alleen de ruimtes en de computers moeten worden geregeld, maar ook de medewerkers en/of proefpersonen om de FTtoets gelijktijdig op te starten. Technisch en functioneel applicatiebeheer Voor de pakketten TestCenter, TestManager, CorrectionManager en de LocalServer moet het technisch beheer en het functioneel applicatiebeheer binnen de organisatie worden belegd. Het technisch beheer bij de afdeling ict; het applicatiebeheer mogelijk binnen een centrale onderwijsafdeling of het examenbureau. Gebruikersondersteuning door de helpdesk Ondanks alle voorbereidingen kunnen er tijdens de examens ictgerelateerde storingen en problemen optreden. De ondersteuning moet daarom goed worden geregeld zodat er hulp op afroep beschikbaar is en de gevolgen van verstoringen tot een minimum beperkt blijven. De helpdesk ict moet gedurende de 33