BASISBOEKHOUDEN VAN BEGIN- TOT EINDBALANS. Erik De Lembre Renate Caen Carine Coppens Carine Patfoort Sadi Podevijn. Tweede herziene editie

Transcriptie

1 BASISBOEKHOUDEN VAN BEGIN- TOT EINDBALANS Erik De Lembre Renate Caen Carine Coppens Carine Patfoort Sadi Podevijn Tweede herziene editie Antwerpen Cambridge

2 Basisboekhouden. Van begin- tot eindbalans. Tweede herziene editie Erik De Lembre, Renate Caen, Carine Coppens, Carine Patfoort en Sadi Podevijn 2013 Antwerpen Cambridge ISBN D/2013/7849/37 NUR 163 Alle rechten voorbehouden. Behoudens uitdrukkelijk bij wet bepaalde uitzonderingen mag niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, op welke wijze ook, zonder de uitdrukkelijke voorafgaande toestemming van de uitgever.

3 Woord vooraf Het boek Basisboekhouden is bedoeld voor iedereen die de dagelijkse verwerking van verschillende ondernemingsgebeurtenissen in de dubbele boekhouding wil begrijpen en zelf kunnen uitvoeren. Zoals de subtitel aangeeft, legt het boek op een duidelijke en gestructureerde manier uit wat er tussen begin- en eindbalans gebeurt en hoe de jaarrekening op het einde van het boekjaar vorm krijgt. Tot de dagelijkse verrichtingen behoren de aan- en verkopen, de finan ciële verrichtingen, de verrichtingen inzake personeel, de investeringen in materiële vaste activa en de financiering van de onderneming. Aan de hand van praktische voorbeelden en duidelijke schema s wordt de boekhoudpraktijk ervan uiteengezet. Tevens wordt aandacht besteed aan de basisprincipes van de btw en de verwerking ervan in de boekhouding. Om tot de balans en de resultatenrekening op het einde van het jaar te komen, moeten ook een aantal inventarisverrichtingen gebeuren. Het boek behandelt de inventarisverrichtingen inzake aanen verkopen, liquide middelen, de overlopende rekeningen, de controle op de waardering van vorderingen en schulden en de vaste activa. De resultaatbestemmingsverrichtingen en de boekingen betreffende de vennootschapsbelasting vormen het sluitstuk, waarna de jaarrekening wordt opgemaakt. Het boek Basisboekhouden vereist geen voorkennis op het vlak van boekhouden of jaarrekening. Het boek vertrekt van enkele erg eenvoudige principes over de werking van de balans en de resultatenrekening, om pas op het einde te komen tot het volledige officiële schema. Een uitgewerkt voorbeeld van de onderneming Sports loopt als een rode draad door het boek. Bij elk hoofdstuk wordt het voorbeeld verder aangevuld met nieuwe verrichtingen en worden een proef- en saldibalans en een voorlopige jaarrekening opgebouwd. Nadat in hoofdstuk 5 alle verrichtingen in de boekhouding van de onderneming Sports werden verwerkt, wordt het resultaat berekend en verdeeld, en wordt de definitieve jaarrekening opgemaakt. Achteraan in dit boek worden een rekeningenstelsel, een blanco journaalblad en een balans en een resultatenrekening volgens het volledige schema van de Balanscentrale opgenomen. Via kunt u het rekeningstelsel ook nog apart downloaden. Ga daarvoor naar de detailpagina van het boek Basisboekhouden, waar u onder het tabblad aanvullende informatie het rekeningstelsel zult vinden. v

4 Woord vooraf Bij het boek zijn elektronische oefeningen samen met de oplossingen apart verkrijgbaar. Een selectie van deze oefeningen is opgenomen achteraan in het boek. Docenten die het boek als verplicht studiemateriaal voorschrijven, kunnen gratis toegang krijgen tot de elektronische oefeningen. Raadpleeg hiervoor de website Met deze praktische aanpak willen de auteurs een boek op de markt brengen dat goed afgestemd is op de eisen en wensen van de professionele bacheloropleidingen waar boekhouden in het programma is opgenomen. Voor die opleidingen of afstudeerrichtingen waar een grondige kennis van dubbel boekhouden noodzakelijk is, vormt dit boek een ideale basis. Als de studenten de basisprincipes door en door beheersen, kan in de opleiding voortgegaan worden met een grondige studie van de jaarrekening aan de hand van de uitgaven in de reeks Handboek Boekhouden. Door de didactisch goed overwogen opbouw leent het boek Basisboekhouden zich ook uitstekend tot zelfstudie. Erik De Lembre Renate Caen Carine Coppens Carine Patfoort Sadi Podevijn vi

5 Over de auteurs Em. prof. dr. Erik De Lembre is emeritus hoogleraar aan de Faculteit Economie en Bedrijfskunde, vakgroep Accountancy en Bedrijfsfinanciering; hij startte in 1977 de publicatie van het Handboek Boekhouden. Hij is erebedrijfsrevisor, ererevisor erkend door de Commissie van Bank-, Financie- en Assurantiewezen en erevoorzitter van Ernst & Young België. Als voorzitter van het Hoger Instituut voor Accountancy en Fiscaliteit (instituut voor permanente vorming binnen de associatie Universiteit Gent) gaat zijn bijzondere interesse nog steeds uit naar het vakgebied jaarrekeningen. Renate Caen is vakgroepvoorzitter Logistiek Management en trajectbeheerder voor de afstudeerrichtingen Accountancy-Fiscaliteit en Logistiek Management aan de Arteveldehogeschool in Gent. Zij doceert aan de professionele bachelors Bedrijfsmanagement, de opleidingsonderdelen Computerboekhouden en Btw-, douane- en accijnswetgeving. Carine Coppens is vakgroepvoorzitter Financieel Management aan de Hogeschool Gent, faculteit Bedrijf en Organisatie. Zij doceert in de professionele bachelor Bedrijfsmanagement o.a. de opleidingsonderdelen Financiële analyse, Consolidatie en Personenbelasting en doet aan onderzoek binnen het domein van accountancy en fiscaliteit. Carine Patfoort is lector aan de Arteveldehogeschool in Gent, opleiding Bedrijfsmanagement en Officemanagement. Zij doceert aan deze professionele bachelors o.a. de volgende opleidingsonderdelen: Algemeen, Vennootschaps- en Analytisch Boekhouden en Administratieve Organisatie. Zij is tevens auteur van Administratieve Organisatie toegepast, uitgegeven door. Sadi Podevijn is secretaris-generaal bij de Commissie voor Boekhoudkundige Normen. Zij is tevens lid van de stuurgroep van het Hoger Instituut voor Accountancy en Fiscaliteit (instituut voor permanente vorming binnen de associatie Universiteit Gent). vii

6 WOORD VOORAF... OVER DE AUTEURS... v vii HOOFDSTUK 1 BASISBEGINSELEN VAN HET DUBBEL BOEKHOUDEN 1 INLEIDING DE BALANS Ondernemingsmiddelen of activa Ondernemingsbronnen of passiva Balansevenwicht DE RESULTATENREKENING EN DE RESULTAATBESTEMMING DE TOELICHTING EN DE BIJLAGEN BIJ DE JAARREKENING BASISELEMENTEN VAN HET REGISTRATIEPROCES Algemene principes Illustratie van de werking van balans en resultatenrekening De grootboekmethode De grootboekrekeningen Het journaal Proef- en saldibalans en resultaatbepaling Samenvatting ix

7 HOOFDSTUK 2 REGISTRATIE VAN DE AAN- EN VERKOOPCYCLUS 1 DE BELASTING OVER DE TOEGEVOEGDE WAARDE Begrip belastingplichtige en basisprincipes De belastbare activiteiten De levering van goederen Het verrichten van diensten De invoer De intracommunautaire verwerving van goederen De vrijstellingen van btw De maatstaf van heffing De btw-tarieven De aftrek van de btw (of aftrek van voorbelasting) De indiening van btw-aangiften en de betaling van de belasting Facturering medecontractant BOEKINGEN IN VERBAND MET AANKOPEN VAN GOEDEREN EN DIENSTEN Inleiding Administratieve organisatie van de aankopen In grotere ondernemingen In kleinere ondernemingen De boekhoudkundige verwerking van de aankopen Inleiding De onderneming als tussenpersoon Opname van de aankopen in het aankoopboek Individuele leverancierskaarten Boekhoudkundige analyse van de aankopen Inkomende factuur Inkomende creditnota Bijzondere gevallen Berekening factuurbedrag Afloop van de aankoopverrichting: betaling van de aankoopfactuur Betalingen via overschrijving Betalingen via kas Te betalen wisselbrieven Betalingen langs een andere weg Bijzondere gevallen Aankopen gefactureerd in vreemde valuta Aankopen van diensten en diverse goederen BOEKINGEN IN VERBAND MET VERKOPEN VAN GOEDEREN EN DIENSTEN Inleiding x

8 3.2 Administratieve organisatie van de verkopen In grotere ondernemingen In kleine ondernemingen De boekhoudkundige verwerking van de verkopen Inleiding Verkopen waarbij een factuur wordt uitgereikt aan de klant Verkopen waarbij geen factuur wordt uitgereikt aan de klant Onderverdeling van de opbrengstenrekening Boekhoudkundige analyse Uitgaande factuur Uitgaande creditnota Bijzondere gevallen Berekening factuurbedrag Afloop van de verkoopverrichting: ontvangst bedrag verkoopfactuur Ontvangsten via overschrijvingen Ontvangsten in kas Te innen wisselbrieven Bijzondere gevallen Verkopen gefactureerd in vreemde valuta Andere bedrijfsopbrengsten BOEKINGEN IN VERBAND MET FINANCIËLE VERRICHTINGEN Overdrachten van contanten Afhalen van contanten Overdracht van kas naar bank Overdracht van bank naar kas Verrichtingen tussen financiële instellingen onderling Betaalkaarten (Bancontact, Mister Cash, ) Kredietkaarten (Mastercard, Diners, American Express, Visa, ) Bij de kaarthouder Bij de begunstigde UITGEWERKT VOORBEELD: DE ONDERNEMING SPORTS HOOFDSTUK 3 REGISTRATIE VAN DE ANDERE ELEMENTEN VAN DE ONDERNEMINGS- CYCLUS 1 DE PERSONEELSCYCLUS Lonen en wedden Algemene begrippen Boekhoudkundige verwerking Vakantiegeld Begrip Boekhoudkundige verwerking Bestuurders, zaakvoerders en werkende vennoten xi

9 1.4 Eigenaar-handelaar Beslaglegging Voorschotten Personeelsadministratie met een erkend sociaal secretariaat INVESTERINGEN IN MATERIËLE VASTE ACTIVA Begrip Verwerving Afschrijvingen en waardeverminderingen Afschrijvingen Waardeverminderingen Realisatie van vaste activa Realisatie met verlies Realisatie met winst FINANCIERINGSSTROMEN Eigen vermogen Eigen vermogen door storting in contanten Eigen vermogen door inbreng in natura Schulden op meer dan één jaar Schulden op ten hoogste één jaar Voorschotten in R/C of kaskrediet DE BELASTING OVER DE TOEGEVOEGDE WAARDE Btw-verwerking in de dubbele boekhouding Verrekening met de btw-administratie via de btw-aangifte UITGEWERKT VOORBEELD: DE ONDERNEMING SPORTS Personeelsverrichtingen Investeringen en financiering HOOFDSTUK 4 AFSLUITVERRICHTINGEN (INVENTARIS) RESULTAATBEPALING OPSTELLEN VAN DE JAARREKENING 1 INLEIDING SPECIFIEKE INVENTARISVERRICHTINGEN Inventarisverrichtingen m.b.t. aankopen en verkopen Ontvangen goederen of diensten waarvoor de onderneming nog geen factuur heeft ontvangen: te ontvangen facturen Nog te ontvangen creditnota s Verkochte goederen waarvoor nog geen factuur is opgemaakt: Te innen opbrengsten Nog op te maken creditnota s xii

10 2.2 Inventarisbewerkingen i.v.m. voorraden Voorraadwijzigingen handelsgoederen (idem grondstoffen, hulpstoffen, onderaannemingen) Voorraadwijzigingen gereed product (idem goederen in bewerking, bestellingen in uitvoering) Waardeverminderingen Inventarisverrichtingen i.v.m. liquide middelen Kasverschillen Negatief saldo bankrekening Uitstel- en anticipatieposten: overlopende rekeningen Over te dragen kosten (rekening 49000) Over te dragen opbrengsten (rekening 49300) Toe te rekenen kosten (rekening 49200) Verkregen opbrengsten (rekening 49100) Besluit overlopende rekeningen Controle op de waardering van vorderingen en schulden Omrekeningsverschillen bij vreemde valuta Twijfelachtige vorderingen en waardeverminderingen Dubieuze vorderingen Afwikkeling Schulden Inventarisverrichtingen m.b.t. vaste activa Afschrijvingen Waardeverminderingen Voorzieningen voor herstellingen en onderhoud RESULTAATBEPALING EN -BESTEMMING De vennootschapsbelastingen De resultaatbestemming De rekeningengroep 14 Overgedragen winst (verlies) heeft geen beginsaldo Er is een verlies van het boekjaar Er is een winst van het boekjaar De rekeningengroep 14 Overgedragen winst (verlies) heeft een beginsaldo Er is een overgedragen verlies groter dan de winst van het boekjaar Er is een overgedragen verlies en een verlies van het boekjaar Er is een overgedragen verlies kleiner dan de winst van het boekjaar Er is een overgedragen winst en een winst van het boekjaar Er is een overgedragen winst groter dan het verlies van het boekjaar Er is een overgedragen winst kleiner dan het verlies van het boekjaar Resultaatverwerking van alle uitgewerkte voorbeelden OPMAKEN VAN DE JAARREKENING UITGEWERKT VOORBEELD: DE ONDERNEMING SPORTS xiii

11 HOOFDSTUK 5 HET WETTELIJK SCHEMA VAN DE BALANS EN DE RESULTATENREKENING 1 INLEIDING DE BALANS Bespreking van de activa Vaste activa Oprichtingskosten Immateriële vaste activa Materiële vaste activa Financiële vaste activa Vlottende activa Vorderingen op meer dan één jaar Voorraden en bestellingen in uitvoering Vorderingen op ten hoogste één jaar Geldbeleggingen Liquide middelen Overlopende rekeningen Bespreking van de passiva Het eigen vermogen Kapitaal Uitgiftepremies Herwaarderingsmeerwaarden Reserves Overgedragen winst (verlies) (+)/( ) Kapitaalsubsidies Voorschot aan de vennoten op de verdeling van het nettoactief Het vreemd vermogen Voorzieningen en uitgestelde belastingen Schulden op meer dan één jaar Schulden op ten hoogste één jaar Overlopende rekeningen Samenvatting DE RESULTATENREKENING Bedrijfsopbrengsten Omzet Wijzigingen in voorraad goederen in bewerking en bestellingen in uitvoering (toename +, afname ) Geproduceerde vaste activa Andere bedrijfsopbrengsten Bedrijfskosten Handelsgoederen, grond- en hulpstoffen Diensten en diverse goederen xiv

12 3.2.3 Bezoldigingen, sociale lasten en pensioenen Afschrijvingen en waardeverminderingen op oprichtingskosten, immateriële en materiële vaste activa Waardeverminderingen op voorraden, bestellingen in uitvoering en handelsvorderingen Voorzieningen voor risico s en kosten Andere bedrijfskosten Als herstructureringskosten geactiveerde bedrijfskosten Bedrijfswinst of bedrijfsverlies Financiële opbrengsten Opbrengsten uit financiële vaste activa Opbrengsten uit vlottende activa Andere financiële opbrengsten Financiële kosten Kosten van schulden Waardeverminderingen op vlottende activa Andere financiële kosten Winst (verlies) uit de gewone bedrijfsuitoefening vóór belastingen Uitzonderlijke opbrengsten Uitzonderlijke kosten Winst (verlies) van het boekjaar vóór belastingen Belastingen op het resultaat Onttrekking aan/overboeking naar de uitgestelde belastingen Belastingen Samenvatting De resultaatverwerking Verkorte schema s van de balans en de resultatenrekening Balans volgens het verkorte schema Resultatenrekening en resultaatbestemming volgens het verkorte schema UITGEWERKT VOORBEELD: DE ONDERNEMING SPORTS BIJLAGE: BTW-AANGIFTEFORMULIER OEFENINGEN Oefeningen bij hoofdstuk 1. Basisbeginselen van het dubbel boekhouden Oefeningen bij hoofdstuk 2. Registratie van de aan- en verkoopcyclus Oefeningen bij hoofdstuk 3. Registratie van de andere elementen van de ondernemingscyclus Oefeningen bij hoofdstuk 4. Afsluitverrichtingen (inventaris) Resultaat bepaling Opstellen van de jaarrekening BIJLAGEN Bijlage 1. Rekeningenstelsel Bijlage 2. Journaalblad Bijlage 3. Balans en resultatenrekening xv