Oost/kantoor Almelo ALMELO. Geachte heer,

Transcriptie

1 Oost/kantoor Almelo ALMELO > 1 Postbus ALMELO Telefoon Telefax Kennisgroep CAO Doorkiesnummer Datum 6 oktober 2008 Uw kenmerk Betreft Beoordeling CAO-bepalingen op fiscale aspecten Kenmerk Geachte heer, Namens de Belastingdienst beoordeel ik CAO-bepalingen op fiscale aspecten Het doel daarvan is onder meer dat werkgevers zo goed mogelijk in staat zijn om hun fiscale verplichtingen na te komen Via uw homepage op internet heb ik kennisgenomen van de op dit moment geldende CAO Universitair medische centra Het gaat om de bepalingen die voor de periode januari 2008 tot en met februari 2011 zijn afgesproken Ik heb deze CAO-bepalingen beoordeeld op fiscale aspecten Ik heb de beoordeling beperkt tot de in mijn ogen belangrijkste fiscale risico s In de bijgevoegde rapportage informeer ik u over het resultaat van deze beoordeling Wellicht ten overvloede vermeld ik dat u aan deze beoordeling alleen vertrouwen kunt ontlenen indien en voor zover fiscale aspecten expliciet worden benoemd De beoordeling heeft plaatsgevonden naar de wet- en regelgeving zoals die geldt per 1 januari 2008 Ik verzoek u om de deelnemers aan deze CAO van de inhoud van deze brief op de hoogte te stellen Ik ga ervan uit dat ik u hiermee voldoende geïnformeerd heb Indien u nog vragen of opmerkingen heeft, kunt u mij bereiken op telefoonnummer Uiteraard kunt u ook bij mij terecht als u informatie wenst over de fiscale aspecten van niet genoemde CAO-bepalingen Hoogachtend, Belastingdienst/Kennisgroep CAO-adoptie de inspecteur namens deze ON 334-1Z*1ED Bezoekadres In uw antwoord datum en kenmerk van deze brief vermelden Stationsstraat 5 ALMELO

2 2 Rapportage beoordeling op fiscale aspecten van de CAO Universitair medische centra, zoals afgesloten voor de periode 1 januari 2008 tot 1 maart 2011 Tenzij anders vermeld heeft de beoordeling alleen betrekking op de loonheffingen en op de afdrachtvermindering onderwijs zoals geregeld in de Wet vermindering afdracht loonbelasting en premie voor de volksverzekeringen (hierna: WVA) Deze rapportage bevat verwijzingen naar het Handboek Loonheffingen 2008 (hierna: Handboek) De Belastingdienst verstrekt het Handboek jaarlijks aan inhoudingsplichtigen/werkgevers Daarnaast verstuurt de Belastingdienst regelmatig Nieuwsbrieven en Mededelingen Daarin staan aanvullingen op het Handboek Een actuele versie van het Handboek kunt u raadplegen op de internetsite van de Belastingdienst (wwwbelastingdienstnl) De (loon)begrippen voor de diverse wetten waarop de loonheffingen zijn gebaseerd kunnen verschillen Ook voor de toepassing van de afdrachtverminderingen geldt dat soms sprake is van afwijkende begrippen Als sprake is van loon voor de loonheffingen en tevens van WVA-loon, dan gebruik ik de term loon Artikel 312 Vergoeding kosten scholing en opleiding Volgens het tweede lid van dit artikel beslist de werkgever op een aanvraag voor de vergoeding en kan hij daar nadere voorwaarden aan stellen Volgens het vierde lid ontvangt de werknemer die scholing en opleiding volgt voor een andere functie dan welke hij uitoefent, de vergoeding in beginsel achteraf De vormgeving van deze bepaling herbergt in fiscaal opzicht een risico De combinatie van voorwaarden en achterafbetaling maakt het mogelijk dat een werknemer pas in een later kalenderjaar dan waarin hij de kosten heeft gemaakt, een onvoorwaardelijk recht op vergoeding van die kosten krijgt Fiscaal kan een vergoeding van in een eerder kalenderjaar gemaakte kosten alleen dan onbelast blijven als de werknemer in dat eerdere kalenderjaar al een onvoorwaardelijk recht op die vergoeding had Artikel 313 Terugbetalingsverplichting kosten scholing en opleiding In dit artikel is een terugbetalingsverplichting uitgewerkt Vergoedingen in verband met een studie of een opleiding die een werknemer volgt behoren, voor zover er werkelijk sprake is van beroeps- of studiekosten, niet tot het loon Een gehele of gedeeltelijke terugbetaling van een vergoeding die niet tot het loon behoort, komt niet in mindering op het loon Zie de paragrafen 49 en 1744 van het Handboek Zie ook onderdeel 28 van het bijgevoegde besluit van 22 augustus 2007, nr CPP2007/1465M Artikel 314 Hardheidsclausule voor kosten scholing en opleiding Volgens dit artikel kan de werkgever in bijzondere gevallen waarin sprake is van kennelijke onredelijkheid afwijken van de in de voorafgaande artikelen opgenomen bepalingen Het verdient aanbeveling om in dergelijke gevallen tevens bijzondere aandacht te besteden aan de fiscale gevolgen van de afwijkende beslissingen Zo kan bijvoorbeeld het kwijtschelden of het negeren van een terugbetalingsverplichting tot loon leiden Artikelen 32 t/m 34 (Extra) persoonlijk budget Volgens deze artikelen hebben medewerkers, mede afhankelijk van hun geboortedatum, recht op een persoonlijk (extra) budget Het persoonlijk budget is bedoeld voor uitgaven ten behoeve van ontwikkeling Het extra persoonlijke budget is bedoeld voor duurzame inzetbaarheid Ten aanzien van beide budgetten is bepaald dat de aanwending voor zover mogelijk fiscaal onbelast zal geschieden Voor het persoonlijke budget geldt dat de werkgever bij de toekenning een ruimhartig beleid zal voeren Voor het extra persoonlijke budget geldt dat de werkgever zo min mogelijk restricties zal opleggen

3 3 Uit de tekst van de bepalingen blijkt dat de cao-partijen bij de aanwending van de budgetten oog hebben voor de fiscale grenzen In individuele situaties kunnen die grenzen worden overschreden door de eveneens voorgeschreven ruimhartigheid In voorkomende gevallen kan de werkgever de fiscale gevolgen van de aanwending van het budget, eventueel onder verwijzing naar deze brief, met de voor hem competente inspecteur afstemmen Artikel 46 Gratificatie bij ambtsjubilea Volgens het eerste lid van dit artikel heeft de werknemer bij het bereiken van zijn 25-jarig, 40-jarig en 50- jarig ambtsjubileum recht op een gratificatie Volgens het tweede lid is het aantal dienstjaren dat in burgerlijke overheidsdienst is doorgebracht bepalend voor het bereiken van een ambtsjubileum Volgens het derde lid tellen ook de jaren bij een bijzonder academisch ziekenhuis of bijzondere universiteit mee Fiscaal geldt dat gratificaties na het bereiken van een diensttijd van tenminste 25 jaar of van tenminste 40 jaar tot maximaal het loon over een maand zijn vrijgesteld Als deze vrijstellingen, bijvoorbeeld bij 25- jarige en 40-jarige ambtsjubilea, zijn benut geldt bij een 50-jarig ambtsjubileum geen vrijstelling meer Uitsluitend in de bijzondere situatie dat een werkgever bij het bereiken van een diensttijd van 50 jaar tevens gebruikt maakt van de vrijstelling na het bereiken van een diensttijd van ten minste 25 jaar èn deze vrijstelling nog niet eerder is gebruikt na 30 april 1994, kan de gratificatie bij een diensttijd van 50 jaar onbelast blijven Ik verwijs u naar onderdeel 26 van het bijgevoegde besluit van 22 augustus 2007, nr CPP2007/1465M Voor het bepalen van die diensttijd tellen in beginsel alleen die perioden mee gedurende welke de werknemer van - in materieel opzicht - dezelfde werkgever (bijvoorbeeld: de overheid) loon heeft genoten In bepaalde gevallen mag de diensttijd bij een andere werkgever meetellen, namelijk als dat maatschappelijk normaal is Zo telt diensttijd bij andere ziekenhuizen onder dezelfde cao (of de CAO Academische Ziekenhuizen) ook mee In geval van twijfel kan de werkgever, eventueel onder verwijzing naar deze brief, met de voor hem competente inspecteur overleggen Artikel 473 ev Toelagen onregelmatige dienst In de artikelen 473 tot en met 4735 is het recht op toelagen wegens onregelmatige dienst, inclusief overgangsregelingen uitgewerkt Deze toelagen behoren uiteraard tot het loon Voor de toepassing van de afdrachtvermindering onderwijs behoren deze toelagen echter niet tot het WVA-loon Artikel 474 ev Toelagen bereikbaarheids- en aanwezigheidsdienst In deze artikelen is het recht op toelagen voor bereikbaarheids- en aanwezigheidsdiensten geregeld Deze toelagen behoren, ook voor toepassing van de afdrachtvermindering onderwijs, tot het loon Voor de vaststelling van de deeltijdfactor tellen alleen de uren mee die de werknemer bereikbaar moet zijn als hij deze uren op de werkplek doorbrengt De werkgever mag deze uren bepalen door het percentage van het doorbetaalde loon te vermenigvuldigen met het totale aantal uren van de bereikbaarheidsdienst Voorbeeld Een werknemer ontvangt 10% van zijn loon voor een bereikbaarheidsdienst Als een dienst 20 uur duurt, mag de werkgever ervan uitgaan dat de werknemer tijdens deze bereikbaarheidsdienst 10% van 20 uur = 2 uur op de werkplek heeft gewerkt

4 4 Artikel 511 Reiskosten bij binnenlandse dienstreizen per openbaar vervoer Volgens het derde lid van dit artikel heeft de werknemer die ten behoeve van een dienstreis zijn eigen openbaar vervoerabonnement gebruikt recht heeft op een fictieve reiskostenvergoeding: het abonnement blijft buiten beschouwing Fiscaal is vanaf 1 januari 2006 de maximale onbelaste vergoeding van zakelijke kilometers, ongeacht het vervoermiddel, vastgesteld op 0,19 per kilometer Die normering geldt ook voor reizen per openbaar vervoer Bij reizen per openbaar vervoer mag de werkgever onder bepaalde voorwaarden ook de werkelijke reiskosten vergoeden Onder meer dient de werkgever de vervoerbewijzen van de werknemer in ontvangst te nemen en te bewaren Ik verwijs naar het besluit van 12 september 2008 nr CPP2008/1810M en naar paragraaf 1821 van het Handboek De werkgever mag ook de werkelijke kosten van een openbaar vervoerabonnement vergoeden Het is fiscaal echter niet toegestaan om vervolgens, in plaats van de (lagere) werkelijke, de (hogere) fictieve reiskosten te vergoeden De werkgever moet het fictieve deel van de reiskostenvergoeding volledig tot het loon rekenen Ik verwijs naar paragraaf 1823 van het Handboek Artikel 514 Verblijfkosten bij binnenlandse dienstreizen Volgens dit artikel heeft de werknemer onder meer recht op een kostenvergoeding ad 2,75 wegens kleine uitgaven tijdens een dienstreis Tenzij de reis korter duurt dan vier uur of de werknemer hem binnen de vestigingsplaats van het UMC maakt Wellicht ten overvloede wijs ik op het volgende In paragraaf 44 van het Handboek zijn de voorwaarden opgenomen waar een (vaste) kostenvergoeding in het algemeen aan moet voldoen Een werkgever moet een vaste vergoeding onder meer op een steekproefsgewijs onderzoek (kunnen) baseren Ik weet niet of en in hoeverre individuele werkgevers de in artikel 514 van de CAO opgenomen bedragen desgevraagd kunnen onderbouwen Zij kunnen dit desgewenst afstemmen met hun competente inspecteur, eventueel onder verwijzing naar deze brief In paragraaf 178 van het Handboek is opgenomen dat een werkgever zijn werknemers voor consumpties tijdens werktijd zonder nader bewijs een vergoeding van 0,55 per dag mag verstrekken In onderdeel 331 van het besluit van 22 augustus 2007, nr CPP2007/1465M staat dat een werkgever de vergoedingsregels van het Reisbesluit binnenland integraal mag toepassen op werknemers die vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden verkeren als ambtenaren op dienstreis Indien aan de voorwaarden in de genoemde besluiten is voldaan, is het in de CAO genoemde bedrag van 2,75 per dag niet bovenmatig Artikel 52 Buitenlandse dienstreizen Op grond van dit artikel heeft de werknemer bij dienstreizen naar het buitenland recht op een reis- en verblijfkostenvergoeding op basis van de voor de sector rijkspersoneel van toepassing zijnde regeling Voor de volledigheid verwijs ik ook bij dit artikel naar onderdeel 331 van het besluit van 22 augustus 2007, nr CPP2007/1465M Ook ten aanzien van buitenlandse dienstreizen geldt dat een werkgever de vergoedingsregels van het Reisbesluit buitenland integraal mag toepassen, mits zijn werknemers vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden als ambtenaren op dienstreis verkeren

5 5 Artikel 542 Tegemoetkoming verhuiskosten In dit artikel is de samenstelling en de maximale omvang van de verhuiskostenvergoeding geregeld Vergoedingen voor verhuiskosten behoren in het algemeen tot het loon voor de loonheffingen Als de verhuizing (voldoende) verband houdt met de dienstbetrekking mag de werkgever een vrijgestelde vergoeding betalen De samenstelling en de maximale omvang van de verhuiskostenvergoeding volgens de CAO stemmen niet helemaal overeen met de fiscale regelgeving Voor de fiscale regelgeving verwijs ik naar paragraaf 1748 van het Handboek Omdat een tegemoetkoming voor dubbele huur in de fiscale benadering onder de gemaximeerde overige kosten valt, behoort een op de CAO gebaseerde vergoeding mogelijk gedeeltelijk tot het loon voor de loonheffingen Artikel 57 Emolumenten Volgens dit artikel is de werknemer die inwoning verstrekt krijgt aan zijn werkgever een bedrag verschuldigd ter grootte van acht procent van zijn salaris, met een maximum van 140 per maand Voor sommige werknemers geldt een vast bedrag van 94 per maand De werkgever moet het verschuldigde bedrag maandelijks bij de uitbetaling van het salaris verrekenen Bij de toepassing van de bovenbedoelde regeling kunnen zich verschillende fiscale risico s manifesteren De werkgever die het genot van inwoning onjuist verloont loopt, mede gezien het repeterende karakter van de regeling, een fors risico Voor het juist kunnen toepassen van de fiscale regels moet de werkgever eerst vaststellen hoe de vorm van de huisvesting fiscaal kwalificeert: - is sprake van inwoning of is sprake van het bewonen van een (dienst)woning? - vindt de inwoning of bewoning al dan niet plaats ter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking? - is sprake van tijdelijke huisvesting buiten de woonplaats van de werkgever? Van inwoning is in het algemeen sprake bij vormen van niet zelfstandige huisvesting Bijvoorbeeld als de inwonende begeleider van een blijf-van-mijn-lijfhuis enkel over een kleine eigen slaapkamer beschikt en keuken, sanitair, woonkamer etc met de andere bewoners deelt In het bovenstaande voorbeeld maakt de samenhang tussen de functie van de werknemer en de woonsituatie aannemelijk dat de inwoning plaatsvindt ter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking In de situatie dat sprake is van tijdelijke huisvesting buiten de woonplaats van de werknemer hoeft de werkgever onder voorwaarden geen loon in aanmerking te nemen (zie paragraaf 1720 van het Handboek) Het risico bestaat dat een werkgever de vorm van huisvesting niet juist kwalificeert De fiscale gevolgen van de te onderscheiden vormen verschillen sterk Als eenduidige kwalificatie van de vorm van huisvesting niet mogelijk is kan de werkgever afstemming zoeken met de voor hem bevoegde inspecteur, eventueel onder verwijzing naar deze brief Omdat artikel 57 van de CAO expliciet van inwoning spreekt beperk ik mij hieronder tot de daaraan verbonden fiscale gevolgen en risico s Bij het verstrekken van inwoning is in beginsel sprake van loon in natura Voor het vaststellen van de hoogte van het loon is van belang of de inwoning al dan niet om het behoorlijk vervullen van de dienstbetrekking is Als de inwoning plaatsvindt voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking mag de werkgever volstaan met het in aanmerking nemen van normbedragen Voor 2007 luiden deze normbedragen: 148,50 per maand, 34,35 per week en 6,85 per dag

6 6 Als ook gezinsleden van de werknemer inwonen, worden deze normbedragen als volgt verhoogd: voor elk gezinslid van 18 jaar of ouder met 80%; voor elk gezinslid van 12 tot 18 jaar met 50%; voor elk gezinslid jonger dan 12 jaar met 30% (zie paragraaf 1723 van het Handboek) Als de inwoning niet plaatsvindt voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking mag de werkgever de normbedragen niet toepassen maar moet hij de economische huurwaarde (hierna: WEV) van de inwoning tot het loon rekenen Op het als loon in aanmerking te nemen normbedrag of de WEV mag de werkgever de eigen bijdrage van de werknemer in mindering brengen Deze eigen bijdrage mag niet tot een negatieve bijtelling leiden In artikel 57 van de CAO staat dat de werkgever de verschuldigde bijdrage met het salaris verrekent Wellicht ten overvloede merk ik op dat die verrekening met het nettosalaris moet plaatsvinden en niet met het brutosalaris Na de verrekening met het nettosalaris resteert, omdat het bedrag dat volgens de CAO maximaal voor verrekening in aanmerking komt lager is dan het fiscale normbedrag, een bedrag dat de werkgever als loon in natura in aanmerking moet nemen Voorbeeld: een werknemer zonder gezinsleden geniet inwoning Op grond van de CAO verrekent zijn werkgever maandelijks 140 met zijn nettoloon Omdat het fiscaal in aanmerking te nemen normbedrag 148,50 is, geniet de werknemer maandelijks 8,50 aan loon in natura Als ook de partner van de werknemer in zou wonen zou het loon in natura ((180% van 148,50) minus 140 =) 127,30 bedragen Artikel 631 Schadevergoeding bij roosterwijziging Volgens deze bepaling heeft de werknemer die door een roosterwijziging aantoonbaar financieel nadeel lijdt recht op een redelijke schadevergoeding In voorkomende gevallen behoort een dergelijke schadevergoeding mogelijk niet tot het loon De werkgever kan, eventueel onder verwijzing naar deze brief, in concrete gevallen uitsluitsel vragen aan de voor hem bevoegde inspecteur Artikel 713 Schadevergoeding bij intrekking vakantietoestemming Volgens deze bepaling kan de werkgever bij zwaarwegende belangen een eerder gegeven toestemming tot het opnemen van vakantie, zowel voor als tijdens die vakantie, intrekken Als de werknemer daar aantoonbaar financieel nadeel door lijdt heeft hij recht op een redelijke schadevergoeding Ik verwijs naar de fiscale aspecten bij artikel 631 van de CAO Artikel 922 Schadevergoeding aan werknemer Volgens deze bepaling kan de werkgever naar redelijkheid en billijkheid beslissen om schade te vergoeden die de werknemer tijdens het uitoefenen van zijn functie heeft geleden Ik verwijs naar de fiscale aspecten bij artikel 631 van de CAO Artikel 961 Vergoeding bijzondere ziektekosten Volgens de eerste twee leden van dit artikel kan de werkgever onder bepaalde voorwaarden de werknemer in bijzondere gevallen in verband met bijzondere ziektekosten een tegemoetkoming

7 7 toekennen Volgens het derde lid kan de werkgever nadere regels vaststellen De in het derde lid bedoelde nadere regelgeving kan tot de conclusie dwingen dat de werknemer feitelijk (een aanspraak op) een ziektekostenregeling krijgt Dat is met name zo als de werkgever regels zou formuleren waar de werknemer rechten aan kan ontlenen De waarde van (een aanspraak op) een ziektekostenregeling behoort tot het loon Ik verwijs naar de paragrafen 172, 1757 en 1758 van het Handboek Artikel 135 Toelage onregelmatige dienst arts-assistenten Dit artikel betreft het recht van arts-assistenten op een toelage voor onregelmatige dienst Ik verwijs naar de fiscale aspecten bij artikel 473 van de CAO Artikel 1591 Functiegebonden kosten academisch medisch specialisten Volgens dit artikel stelt de werkgever aan de academisch medisch specialist een budget beschikbaar ten behoeve van kosten die samenhangen met de uitoefening van zijn functie Het budget bestaat uit een jaarlijks vast bedrag (voor 2008: 4668) dat de specialist gedeeltelijk naar een volgend jaar kan overhevelen De specialist kan vervolgens, maximaal tot het beschikbare bedrag, zijn kosten bij zijn werkgever declareren In het tweede lid van de CAO is bepaald dat de specialist op verzoek van de werkgever de nota s van de declarabele kosten zal overleggen De fiscale gevolgen van het toekennen van dit budget zijn afhankelijk van het beheer Aanwending van het budget leidt in beginsel tot loon, tenzij de werkgever aan kan tonen dat sprake is van vrije vergoedingen Als de specialist enkel op verzoek van de werkgever nota s hoeft te overleggen loopt de werkgever die zonder dergelijke nota s declaraties vergoedt een fors risico Voor de toepassing van de Wet op de loonbelasting ligt de bewijslast dat het budget feitelijk is aangewend voor vrije vergoedingen bij de werkgever en niet bij de werknemer Artikel 165 Zakgeld tijdens beroepsvoorbereidende periode Volgens dit artikel ontvangt de leerling tijdens de beroepsvoorbereidende periode een zakgeld Volgens bijlage D bedraagt dit zakgeld 450 per maand Volgens een voetnoot op het artikel is de leerling niet in dienst van het UMC Wellicht ten overvloede merk ik op dat de leerling en het zakgeld voor de toepassing van de loonheffingen als werknemer respectievelijk loon kwalificeren Artikel 1744 Promotiebonus onderzoeker in opleiding Volgens dit artikel heeft de onderzoeker in opleiding die zijn promotie succesvol afrondt recht op een eenmalige gratificatie van 750 bruto Volgens de slotzin van dit artikel kan de werkgever er voor kiezen om het bedrag van de gratificatie uit te keren in de vorm van een netto onkostenvergoeding Ik verwijs naar de fiscale aspecten bij de artikelen 312 en 1591 van de CAO Indien en voor zover de werkgever een kostenvergoeding die in fiscaal opzicht tot het loon behoort als netto kostenvergoeding uitkeert, verstrekt hij nettoloon Artikel 183 Keuzemodel arbeidsvoorwaarden Volgens dit artikel kan de werknemer deelnemen aan een door de werkgever in overleg met de Ondernemingsraad vastgestelde meerkeuzeregeling In de tweede volzin staat dat de werkgever voor schriftelijke voorlichting over de gevolgen van bepaalde keuzes voor pensioen en sociale zekerheid zorgt

8 8 Vanuit fiscaal oogpunt staat het werkgevers en werknemers vrij om de overeengekomen beloning te wijzigen Daarbij is het belangrijk een situatie waarin sprake is van een wijziging van de overeengekomen beloning duidelijk te onderscheiden van de situatie dat sprake is van besteding van (al genoten) loon De vormgeving van de keuzemogelijkheid is van belang om sterk gelijkende situaties met verschillende gevolgen voor de loonheffingen van elkaar te onderscheiden De wijziging van de arbeidsbeloning dienen werkgever en werknemer te beschouwen en duidelijk vast te leggen als een wijziging van of een aanvulling op de arbeidsovereenkomst Anders dan bijvoorbeeld in artikel 184 van de CAO het geval is, schrijft artikel 183 van de CAO geen vastlegging in de vorm van een schriftelijke overeenkomst voor Als werkgevers en werknemers aan het wijzigen van arbeidsvoorwaarden onvoldoende aandacht besteden is het mogelijk dat de wijziging niet de beoogde fiscale gevolgen heeft Als sprake is van het besteden van loon, is het loon fiscaal reeds genoten, en wel direct voorafgaand aan of door de ruil Het loon is dan belast Het beleid dat de Belastingdienst hanteert over het wijzigen van beloningen is verwoord in het besluit van 7 december 2005, nr CPP2005/2518M