Het verslag wordt met inachtneming van een aantal tekstuele aanpassingen vastgesteld.

Transcriptie

1 d.d. 18 augustus 14 UR/14/386 Aanwezig: Augusteijn, Balfoort, Van Diepen, De Kort, De Kruijff, Krol, Mioch (Voorzitter), Poletiek, Pullen, Schuppert, Weeda (Griffier), Wolters en Xasan, Afwezig: Bleijenberg, Spieksma, Fatah-Black, Hogenhuis. Gast: Marcel Vooijs /AZ (Agendapunt 3) 1. Opening De voorzitter opent de vergadering om 1.00 uur en heet iedereen van harte welkom, in het bijzonder de groep aankomende UR-leden op de publieke tribune. 2. Verslag vorige vergadering UR/14/ verslag 168 e UR-vergadering d.d. 23 juni Het verslag wordt met inachtneming van een aantal tekstuele aanpassingen vastgesteld. 3. Onderwijszaken Vooijs wordt gevraagd om een korte update te geven van de plannen voor de komende maanden en een vooruitblik te geven op het komende jaar. Strategisch plan De aanbevelingen van de Strategische Conferentie zijn opgenomen in het Strategisch Plan. De nieuwe versie wordt binnenkort besproken binnen het CvB en zal in het najaar besproken worden met de UR. De precieze planning is nog onbekend. Instellingstoets kwaliteitszorg Twee jaar geleden is de instellingstoets kwaliteitszorg zeer positief verlopen. Naar aanleiding van de aanbevelingen van de NVAO is er een plan van aanpak geschreven. Dit geeft een agenda voor de komende jaren om de kwaliteitszorg binnen de universiteit verder te verbeteren. Het plan van aanpak zal na de zomer besproken worden met de UR. Siriusprogramma De laatste Sirius-audit vindt in oktober plaats. Hierna volgt een eindbeoordeling. Voor 1 juli 1 moet er een eindrapport richting OCW, waarin verantwoord wordt wat er met de subsidiegelden van rond vijf miljoen is gedaan en wat er voor resultaten er zijn geboekt. Nadat de audit plaats heeft gevonden wordt de eindrapportage naar de UR gezonden. Vanuit de UR komt de vraag of de rapportage ook licht zal werpen op de stand van zaken met betrekking tot de prestatieafspraken met OCW rond excellentieprogramma s. Vooijs antwoordt dat de rapportage primair de prestatieafspraken met Sirius betreft maar dat hier wel het een en ander uit valt op te maken over de afspraken met OCW. Uit de UR komt de vraag of het klopt dat de subsidies in het kader van Sirius na 1 stoppen. Vooijs antwoordt dat dit inderdaad het geval is. De Sirius-gelden zijn echter bedoeld als opstartgelden. De middelen die nodig zijn om het excellentieonderwijs voort te zetten moeten uiteraard opgenomen worden in de begroting. Vooijs meldt verder dat de hiervoor te besteden extra middelen vanuit OCW in het kader van onderwijsintensivering tot 16 lopen. Indien er voldaan wordt aan de prestatieafspraken wordt deze financiering gecontinueerd. Er wordt vooralsnog van uitgegaan dat de financiering zal doorlopen. De peildatum voor de afspraken met OCW is 1 oktober 1. Universiteit Leiden heeft dus nog iets meer dan een jaar om aan de prestatieafspraken te voldoen. Werkplan diversiteit. Het werkplan diversiteit is gereed. Het wordt binnenkort binnen het CvB en de universitaire commissies besproken waarna het in oktober ter bespreking naar de UR zal gaan. 1

2 d.d. 18 augustus 14 1 Evaluatie studiekeuzecheck De evaluatie van de studiekeuzecheck zal in november beschikbaar zijn en zal dan ook in de UR besproken worden. Op basis van wat nu bekend is wordt er een projectvoorstel voorbereid en ook dit zal ter informatie naar de UR worden gestuurd. Het onderwerp zal omstreeks oktober/november worden besproken. BSA in 2 e jaar / Studieplan Het BSA in het tweede jaar en het in verband hiermee ingevoerde studieplan zullen nauwgezet worden geëvalueerd. Naar de inschatting van Vooijs zal dit onderwerp volgend voorjaar met de UR worden besproken. Harmoniseren cursus-evaluaties Alle cursussen worden geëvalueerd met behulp van een specifiek programma. Er wordt naar gestreefd om in de nieuwe versies van dit programma zo veel mogelijk wensen vanuit de faculteiten met betrekking tot de cursus-evaluaties te accommoderen. Ook wordt er gekeken of het mogelijk is om meer stroomlijning in de evaluaties aan te brengen zodat een aantal onderwerpen systematisch en universiteitsbreed aan de orde komen. De resultaten van dit project zullen naar inschatting in het begin van 1 in de UR worden besproken. De UR vraagt of er bij de cursus-evaluaties aandacht gaat zijn voor het niveau van Engels van docenten. Vooijs antwoordt dat dit zal worden meegenomen VGM-jaarrapport 13 UR/14/ VGM-jaarrapport reactie UR-commissie Personeelsbeleid, Studentenzaken & Internationalisering De discussie rond het VGM-jaarrapport spitst zich toe op milieubeleid. De voorzitter van de commissie PS&I meldt dat er niet gesproken kan worden van algemeen milieubeleid bij Universiteit Leiden. Wel wordt er veel gedaan om de universiteit duurzamer te maken, waarbij gekeken wordt wat bij welke dienst/faculteit haalbaar is. Vanuit de Raad komt de reactie dat het toch een goede zaak zou zijn voor de universiteit om duurzaamheidsbeleid te ontwikkelen. Ook bij het informeel overleg in het kader van het nieuwe instellingsplan is opgemerkt dat er geen universiteitsbreed beleid is op het gebied van duurzaamheid. Het voordeel van universiteitsbreed beleid is dat hier doelstellingen aan kunnen worden verbonden met een zeker ambitieniveau. Er wordt tegengeworpen dat er aan vastgesteld beleid hoge kosten verbonden kunnen zijn. Zonder dat er vast beleid is, is er meer flexibiliteit. Maar aan beleid met doelstellingen kun je nog steeds flexibele invulling geven. Bovendien is het voor de buitenwereld raar als er geen beleid wordt uitgedragen, zeker vanuit de maatschappelijke verantwoordelijkheid van een universiteit. Besloten wordt om de kwestie met het College te bespreken. De UR zal suggereren om doelstellingen te formuleren op het gebied van duurzaamheid. Ook zou dit beleid in het instellingsplan moeten worden opgenomen.. Jaarverslag kwaliteitszorg Onderwijs UR/14/892 - Jaarverslag kwaliteitszorg Onderwijs reactie UR-commissie Onderwijs & Onderzoek De commissievoorzitter van O&O adviseert de commissieleden van O&O van volgend zittingsjaar om bij iedere bijeenkomst structureel een willekeurige opleidingscommissie uit te nodigen om de gang van zaken bij de opleiding te bespreken. De commissie vindt dit belangrijk omdat dit punt naar voren is gebracht bij de instellingstoets kwaliteitszorg. Aangegeven werd dat in het kader van borging van onderwijskwaliteit er door de UR 2

3 d.d. 18 augustus 14 steekproefsgewijs gekeken kon worden naar opleidingsjaarverslagen. Het is daarnaast goed om met OLC s te praten om voeling te houden met de werkvloer. De UR heeft vanuit zijn informatierecht, recht op inzage in alle opleidingsjaarverslagen Naar aanleiding hiervan wordt opgemerkt dat de UR er wel voor moet waken dat er uitsluitend naar jaarverslagen wordt gekeken van opleidingen waar er problemen zijn. Er moet een goede selectie worden gemaakt. De Raad is de mening toegedaan dat er in de kwaliteitscyclus beschreven zou moeten worden hoe de terugkoppeling op de opleidingsjaarverslagen plaatsvindt. De huidige werkwijze zoals die aan de commissie is uitgelegd is als volgt: AZ verzamelt en leest alle jaarverslagen, vervolgens wordt van ieder jaarverslag een memo gemaakt. De vice-rector magnificus bespreekt dit met de onderwijsportefeuillehouder. De vraag is hoe de portefeuillehouder dit voorts met het faculteitsbestuur terugkoppelt. Een raadslid vraagt commissie O&O wat de toegevoegde waarde is van de opleidingsjaarverslagen bij de waardering van het jaarverslag kwaliteitszorg De commissie antwoordt dat het gehele document voor de universiteit in brede zin geldt, en derhalve een zeer algemeen stuk is. De opleidingsjaarverslagen zijn een goede bron van achtergrondinformatie. Vervolgens is de vraag of de opleidingsjaarverslagen het beeld van het jaarverslag kwaliteitszorg hebben beïnvloed. Naar mening van de commissie is het beeld wat het jaarverslag geeft bevestigd. Er lijkt geen sprake van een ambtelijke waarheid t.o.v. de werkelijkheid op de werkvloer. De commissie heeft benadrukt bij de ambtenaar dat het onwenselijk is dat het opleidingsjaarverslag een papieren tijger wordt. De portefeuillehouder van de faculteit kan andere belangen hebben dan het CvB. Wellicht heeft hij er geen belang bij om problemen op de faculteit te melden aan het College. Het is daarom van belang dat naast de UR het college zelf voeling houdt met wat er gebeurt op de faculteiten. Bovengenoemde punten worden meegenomen in de conceptreactie UR. Dit stuk zal worden ingebracht in de overlegvergadering van volgende week. 6. Regeling coördinatie crisisbeheersing UR/14/ instemmingsverzoek d.d. 14 juli 14 inzake aanpassing Regeling coördinatie crisisbeheersing UR/14/ Regeling Coördinatie Crisisbeheersing UR/14/28607 Crisisbeheersplan Universiteit Leiden -- advies UR-commissie Personeelsbeleid, Studentenzaken & Internationalisering De voorzitter van PS&I licht kort toe dat, omdat er verschillende crisisteams zijn op centraal en decentraal niveau, het vooral duidelijk moet zijn wie waarvoor en wanneer verantwoordelijk is. Uit het gesprek met de ambtenaar bleek dat er een duidelijk protocol is dat redelijk eenduidig is. Ongeacht welk crisisteam er in welk geval verantwoordelijk is, kan er doelmatig worden gehandeld. Andere crisisteams kunnen in geval van onderbezetting vrij eenvoudig bijspringen. De UR besluit in te stemmen met de regeling. Het advies van de commissie aan de UR hoeft niet gedeeld te worden met het CvB. Er zal een andere aanbiedingsbrief worden opgesteld waarin de nadruk wordt gelegd op het belang van heldere communicatie en samenwerking tussen de teams. Daar er reeds is ingestemd hoeft het onderwerp niet te worden besproken op de overlegvergadering. 7. Numerus fixus BA / Capaciteitsbeperking MA UR/14/ adviesaanvraag d.d. 2 juli 14 inzake numerus fixus bacheloropleidingen UR/14/ adviesaanvraag d.d. 1 juli 14 inzake capaciteitsbeperkingen masteropleidingen -- advies UR-commissie Personeelsbeleid, Studentenzaken & Internationalisering 3

4 d.d. 18 augustus In principe gaat de Raad akkoord met de voorgestelde numeri fixi en de capaciteitsbeperkingen. De UR heeft meer vragen bij de decentrale selectie bij de opleidingen van het LUMC. Aan de ambtenaar is een casus voorgelegd over dit onderwerp. De casus betreft de vraag wat er gebeurt met grensgevallen. Als er uit een groep studenten met exact dezelfde ranking moet worden geselecteerd, hoe vindt er dan selectie plaats? De vraag is in zeer algemene bewoordingen beantwoord door de ambtenaar en er is geen navraag gedaan. Er moet hier dus nog een antwoord op komen. De UR vraagt zich af of het wel gerechtvaardigd is dat aankomend studenten zelf de kosten dragen voor de deelname aan diverse tests die gebruikt worden in het kader van decentrale selectie. Het is de universiteit die de toelatingseisen stelt, dienen studenten daar dan voor te betalen? Tests in het kader van decentrale selectie, zoals de Biomedical Admission Test (BMAT), zijn veelal Engelstalig. De vraag is of deze tests doelmatige selectie-instrumenten zijn. Als aankomend studenten de Engelse taal niet voldoende machtig zijn, wordt het eerder een soort gok dan een echte test van de vereiste vaardigheden en motivatie. Ook zou je kunnen zeggen dat het eerder een soort taaltest is dan iets anders. Het is voor de UR van belang dat de criteria voor de toelating en daarbij met name de totstandkoming van de ranglijsten met de optelsom van alle toelatingscriteria, transparant zijn en voldoende helder worden gecommuniceerd naar de aankomend studenten. Vanaf volgend academisch jaar is loting geen optie meer. Er is dan in dit kader alleen nog decentrale selectie mogelijk. De Raad maakt zich zorgen over de mogelijkheid dat opleidingen hiervan afzien omdat de decentrale selectie teveel werk en/of kosten zou opleveren. Binnen de Raad ontstaat discussie over de mogelijkheid dat er in de toekomst een koppeling zal ontstaan tussen de instrumenten in het kader van matching aan de poort en decentrale selectie. Het gaat om verschillende onderdelen van de WHW maar het is niet ondenkbaar dat er een koppeling plaatsvindt omdat het in beide gevallen om vorm van voorsortering gaat. De Raad zal aangeven dat hij voortaan in een vroeger stadium betrokken worden bij de ontwikkeling van trajecten in het kader van decentrale selectie. Het is bekend dat bij interviews door een zekere groep mensen (bijvoorbeeld blank, westers en mannelijk) makkelijk een bias zou kunnen ontstaan in de zin van voorkeuren op het gebied van sociale afkomst, sekse en/of etniciteit. Gevraagd zal worden of er voldoende aandacht hiervoor is. Bovenstaande overwegingen zullen worden meegenomen in het concept-ur-advies ter bespreking in de overlegvergadering d.d. 2 augustus Logo Human Resource Excellence in Research UR/14/ concept-aanvraagdocument UR/14/ bijlage bij aanvraagdocument UR/14/ begeleidende notitie CvB d.d. 8 juli reactie UR-commissie Personeelsbeleid, Studentenzaken & Internationalisering De aanvraag van het logo is door het CvB aangegrepen als een goede gelegenheid om de bestaande verbeterpunten op HRM-terrein extra kracht bij te zetten. De Raad wil graag dat er aan de conceptreactie de vraag toegevoegd wordt of het logo voldoende meerwaarde geeft om de extra werkdruk die noodzakelijk is om aan alle gestelde normen te voldoen te rechtvaardigen. Ook zou er gewezen op moeten worden dat het proces rond het logo niet moet leiden tot een steeds groter, zichzelf in stand houdend proces, vergelijkbaar met de visitaties die ooit klein begonnen maar naar verloop van tijd steeds belangrijker, omvangrijker en arbeidsintensiever geworden zijn. 4

5 d.d. 18 augustus Ingekomen en verzonden stukken UR/14/28670 Brief SOZ inzake termijnbetalingen collegegeld -- Conclusies CvB-vergaderingen v.a. juni 14 1 Er zijn een aantal vragen gesteld n.a.v. de conclusies CvB welke behandeld zullen worden als rondvragen. Vanuit de Raad wordt positief gereageerd op de brief van SOZ over de communicatie rond de vijf termijnbetalingen van collegegeld.. Rondvraag - Rondvraag Universitair Belang inzake ICT-problematiek - Rondvraag Universitair Belang inzake voortgang website - Rondvraag Universitair Belang inzake nieuwe zakelijke NS-businesskaart - Rondvraag Universitair Belang inzake MOOC s en onderwijsintensivering - Rondvraag Abvakabo inzake stand van zaken boetes voor te laat inschrijven tentamens - Rondvraag Abvakabo inzake cao-ontwikkelingen - Rondvraag Abvakabo inzake SLA-tarieven - Rondvraag Abvakabo inzake BTW compensatie Heijmans - Rondvraag Abvakabo inzake addendum voor de ontsluiting van het Bio Science Park - UR-brede rondvraag inzake Studiekeuzecheck De voorzitter meldt dat deze vragen in principe in de Overlegvergadering van 2 augustus a.s. zullen worden beantwoord Sluiting De voorzitter sluit de vergadering om 16.2 uur.